erekrytering Skolningsomgivning: Produktionsomgivning:

Transkript

1 erekrytering Skolningsomgivning: Produktionsomgivning: Detta är konfidentielt material och får inte användas eller överlåtas till en tredje part utan FCG Talent Oy:s skriftliga tillstånd.

2 START - Byt ditt lösenord - Inställningar - Språk - Inledningsbild - Anvisningar och material - Bruksanvisningar,.pdf (Ctrl + F) - Videoinstruktionen - Anvisningar och annat material - Skolningsomgivning Testpubliceringsplats för platsannonser är detsamma som kuntarekry.fi 2

3 ANVÄNDARRÄTTSNIVÅ - Användarrättsnivåns egenskaper - Administratören väljer nivån för användarna - Definiera rättigheter: Vilka funktioner kan användas Vilka moduler kan användas (erekrytering/vikarieregister/administration) På vilka enheter kan vikarieregistret användas - Det finns tiotals olika användarrättsnivåer - Man kan beställa sina egna användarrättsnivåer från kundtjänsten, tuki@fcgtalent.fi - Användarrättsnivåerna skapas enligt behov så många som behövs med de kombinationer av rättigheter som behövs med de benämningar som önskas 3

4 STARTSIDAN På startsidan väljer du funktionen som du behöver. Egna rekryteringslistor spara länkar Vyn är beroende av användarrättsnivå. 4

5 SKAPA NY REKRYTERING Namnge rekryteringen så att den senare är lätt att hitta (syns inte externt) 5

6 LÄGG TILL / TA BORT HANDLÄGGARE AV REKRYTERINGEN I rekryteringsplanen är det viktigt att ta med personer som deltar i rekryteringen Välj i vänster kolumn. 2. Välj även i mitten. 3. Lägg till 4. Till höger syns de valda 4. OK

7 PERSONENS REKRYTERINGSMÄSSIGA ANVÄNDARRÄTT: VAD FÅR PERSONEN GÖRA MED ANSÖKNINGARNA. Valet kan göras för var och en separat Man kan välja samma roll åt alla Alltid e-post när en ny ansökan kommer in 7

8 PERSONENS REKRYTERINGSMÄSSIGA ANVÄNDARRÄTT - (Bruksanvisningar > Rekryteringsvisa profiler) - Rollen bestämmer vad personen får göra med ansökningarna 8

9 ADMINISTRATIVA UPPGIFTER - Uppgifter till statistikrapporteringen - Kopierade uppgifter till arbetsplatsannonsen - Uppgifter som finns på flikarnas blanketter, sparas när man förflyttar sig från en flik till en annan - Ifall du avlägsnar dig från rekryteringens hanteringsvy utan att hantera andra flikar, kom ihåg att spara först med Spara. 9

10 GÖR EN ARBETSPLATSANNONS Välj här den version som du hanterar (om det finns flera) Annonsen kan kopieras, raderas, editeras, visas och utprintas samt skickas för kommentarer på e-post Med pennan blir texten större - Med Namnge på nytt -knappen kan du byta annonsens namn (syns inte externt). - Med Förhandsgranskning -knappen kan du skriva ut annonsen. - M-symbolen blir röd när du har skrivit maximalt antal tecken för te-tjanster.fi (detta tas upp även på nästa sida) 10

11 ARBETSPLATSANNONSENS MAX-TECKEN - Yrkesbenämning (TE-tjanster.fi) 50 - Arbetsbeskrivning (Kuntarekry.fi/se, TE-tjanster.fi) Tilläggsuppgifter ges av (namn, kontaktuppgifter, tidpunkt, övrigt) Anställning börjar (Kuntarekry.fi/se, TE-tjanster.fi) 40 - Lön (TE-tjanster.fi) 40 - Arbetets karaktär (Kuntarekry.fi/se)

12 ANSÖKNINGSBLANKETT Du kan göra ny ansökningsblankett, radera och namnge ansökningsblanketten på nytt 12

13 PUBLICERING Med te-tjanster.fi skickas annonsen till Krysset öppnar fälten som fylls i. Tid som annonsen syns på nätet. OBS ansökn.tidens slut (kl.) Alla offentliga.rekr. till Kuntarekry.fi Interna rekryteringar endast här Svenska och finska går till tepalvelut/tjanster.fi samtidigt. 13

14 SPECIELLT OM ANNONSERING - Kuntarekry.fi/se uppdateras var 15 minut - Om du redigerar platsannons-fliken, uppdaterars annonsen när du klickar på Spara-knappen i övre högra hörnet - Te-tjanster.fi uppdateras varje timme - Om du redigerar annonstexten efter publiceringen, redigeras inte uppdaterar på te-tjanster.fi - Om du vill redigera texten i te-tjanster.fi, gör det i te-tjanster.fi med egna koder - Om du vill ta bort annonsen: redigera ansökningstiden så att tiden går ut efter 20 minuter Efter redigeringen, klicka på Publicera. Ta bort raderar inte annonsen från internet! 1. 14

15 ANSÖKNINGSTIDEN FORTSÄTTER - Ange ansökningstidens slut i Kuntarekry.fi publiceringen - Om annonsen inte finns på te-tjanster.fi mer efter den föregående ansökningstiden, ta bort publiceringen och skapa en ny publicering i tetjanster.fi - Ansökningstiden i Te-tjanster.fi måste ingå i kuntarekry.fi-publiceringens ansökningstid: - Starttiden samma eller senare än på kuntarekry.fi - Sluttiden samma eller tidigare än på kuntarekry.fi 15

16 REKRYTERINGSLISTNINGSVYN Med skiftnyckeln väljs vilka rekryteringar som visas och med vilka uppgifter Med tangenterna nere kan du styra åtgärderna till den valda rekryteringen Tabellen uppdateras, utprintas och kopieras i excel 16

17 FILTRERA LISTNINGEN 2. Välj filtreringarna dvs vilka rekryteringar som visas Välj tabellens kolumner dvs vad som visas om rekryteringarna

18 SPARA LISTNINGEN PÅ FRAMSIDAN 2. Välj filtreringarna dvs vilka rekryteringar som visas. 5. Namnge listningen som visas på framsidan Välj tabellens kolumner dvs vad som visas om rekryteringarna

19 ANSÖKNINGARNA - Listan på sökanden öppnas genom att man dubbelklickar på rekryteringsraden (eller med Öppna-tangenten) - Ansökan öppnas genom att man dubbelklickar på sökandens rad (eller med tangenten med ansökningens uppgifter 19

20 ANSÖKNINGARNAS ÅTGÄRDER Personens rekryteringsmässiga användarrätt som valts i rekryteringsplanen inverkar på vad man gör med ansökningarna. På flikarna finns uppgifter om rekryteringen, ansökningshanteringen samt meddelanden till sökanden. Med funktionen Be om kommentar skickas ansökningarna för kommentar till andra systemanvändare. Det här möjliggör ett sätt där förmannen som hanterar ansökningar inte behöver logga in i systemets fulla program och leta efter sin rekrytering för att kunna hantera ansökningarna. Förmannen kan logga in i systemets lättare version där en vy öppnas och där ansökningar direkt kan läsas, klassificeras och kommenteras. Enskilda ansökningars åtgärder görs här eller vid ansökningen. Funktionstangenterna finns hos båda. Här kan åtgärden göras på flera ansökningar samtidigt (t ex utskick av e-post) 20

21 ATT LÄSA ANSÖKNINGAR OCH KLASSIFICERINGEN Viktiga klassificeringar: 1. Behörighet 2. Lämplighet 3. Fas Föregående/ följande ansökan Fria kommentarer 21

22 ATT LÄSA ANSÖKNINGAR OCH KLASSIFICERINGEN Klassificering av arbetserfarenheten Väsentlig / lärarerfarenhet 22

23 SÖKANDESAMMANDRAG 3. Om ingen sparad version finns, görs en ny rapport 1. Av sparade sökandesammandrag väljs den lämpligaste. 2. Vid behov editeras sammandraget 23

24 SÖKANDESAMMANDRAGETS INNEHÅLL Urvalskriterier= Vilka ansökningar ska med i sammandraget Frågeformulärets alla frågor kan fungera som sökkriterier i sammandraget. Exempel: Språkkunskaper> Svenska hämtar alla som svarat med Svenska på språkfrågan Fälten i den slutliga vyn= Vilka ansökningsuppgifter ska med i sammandraget Ansökningsdag > datum i det förgångna hämtar alla ansökningar Fas > Intervjuas hämtar alla som klassificerats i fas Intervjuas 24

25 SÖKANDESAMMANDRAGET SPARAS MED ETT NAMN Sammandragets namn, syns i menyn med sparade sammandrag Sammandraget syns endast vid den här rekryteringen Vilka enheter och användarkoder/ vem ser sammandraget i menyn Spara 1. 25

26 ETT SPARAT SAMMANDRAG KAN ÖPPNAS OCH EDITERAS Välj den rapport som passar bäst 26

27 EDITERA SÖKANDESAMMANDRAGET Ta bort Tillägga 1. Editera sökkriterier och/eller slutvyns fält Ta bort 2. Nytt sökandesammandrag 27

28 HANTERING AV TABELLEN I excel: På arbetsstationen öppnas ett val där kopiering i excel möjliggörs Klicka på rubriken så kommer listan i den ordningen som önskas. Tabellens knapp upptill styr funktionens tabell Också i sammandragsvyn kan man hantera ansökningar Välj alla> omfattar alla 28

29 UTSKRIFT Tangenten upptill styr funktionen i tabellen. Tangenten nedtill styr funktionen med kryss. Ger alltså en ansökan. 29

30 ATT LÄGGA TILL EN PAPPERSANSÖKAN Lägg till sökande, vyn öppnar sökandeportalen. Uppgifter sparas på ansökningblanketten och väljer därefter Skicka ansökan. Obligatoriska frågor ska besvaras. Den här funktionen frågar efter ankomsttiden för ansökan: datum och klockslag. Skriv in tiden när pappersansökan anlänt. 30

31 ANSTÄLLNINGFÖRSLAG Användning av Anställningsförslag påverkar statistikrapporterna: - Antal förslag - Rekryteringarnas hanteringstid För statistikrapporteringen räcker det att urvalsordningen sparas. Om blanketten för övrigt fylls i, kan anställningsförslaget utprintas/sparas som textfil via Dokumentmallarna. 31

32 ATT PRINTA UT DOKUMENT 3. Välj vilket dokument som ska printas ut 1. Välj vad du vill printa ut 4. Välj om resp. Ansökan sparas som egen fil eller om alla ansökningarna i en och samma fil. 2. Klicka på Dokumentmallarna 5. Välj webbläsare, vill du öppna eller spara. 32

33 FÖRKASTA OCH ANSTÄLL, SISTA FUNKTIONEN - Sökanden bör annulleras eller anställas för att man ska kunna avsluta rekryteringen - Välj sökande, en eller flera - Välj fas: Förkastad eller Anställd 33

34 STÄNG REKRYTERINGEN 1. Välj rekrytering en med ett kryss 2. Klicka på Stäng/Aktivera rekryteringen 3. Med Lägg till sökande kan du lägga till den valda personen 4. Välj rätta alternativ och klicka därefter på Spara 34

35 STÄNG REKRYTERINGEN - Stängningen ska göras för att personuppgifterna automatiskt ska kunna tas bort. Bevaras 2 år efter avslutande. - Stängningen förutsätter att ansökningstiden har tagit slut och att fasen för sökanden är Förkastad eller Anställd. - Rätten att stänga definieras med användarrättsnivåerna - Rätten att stänga hör till resp. rekryterings användarrättigheter - Stängningen kan inhiberas i sökandelistningen. 35

36 ARBETSBORDETS FUNKIONSTANGENTER Öppnar rekryteringens hanteringvy Öppnar dokumentets utskriftsmeny Syns hos sökanden i sökandeportalen Tar bort rekryteringen helt och hållet från systemet Öppnar sökandelistan Jag sköter den här rekryteringen. Det egna namnet syns i kolumnen med ansvarsperson Intern fas hör till organisationens interna kommunikation Att stänga en färdigt hanterad rekrytering. Stängda syns med filtrering Fas: Rekryteringen stängd. 36