ELBIT OY. Administration. Bruksanvisning LokalAdmin. Kuntarekry 6.4

Transkript

1 ELBIT OY Administration Bruksanvisning LokalAdmin Kuntarekry 6.4 Elbit Oy 2014 Page 1 of 35

2 Datum: juli 2014 Upphovsrätt 2014 Elbit Oy Programvara: "Elbit Skills version 6.4" Notera Elbit Oy förbehåller sig rätten till ändringar i programvaran och i detta dokument utan förhands- meddelande. Programvarulicens Elbit Skills programvara får endast användas enligt licensvillkoren. Ändringar i programvaran får ej göras utan skriftligt tillstånd av Elbit Oy. Garanti och ansvar Elbit Oy garanterar inte att kvaliteten eller funktionen i Elbit Skills programvara eller manual ska användas i något speciellt syfte. Programvarulicensen gäller för ett allmänt bruk. Elbit Oy eller av bolaget auktoriserad återförsäljare ansvarar inte för eventuell skada som användningen av programvaran kan ha örorsakat. Upphovsrätt Denna manual omfattas av lagen om upphovsrätt. Inga delar i manualen får kopieras utan Elbit Oy:s skriftliga tillstånd. Manualen är avsedd för intern utbildning i sådana organisationer som har Elbit Skills programvarulicens. Varumärken Microsoft och Windows är Microsoft Corporations registrerade varumärken eller varumärken i USA och/eller andra länder. Andra produkter och produktnamn kan vara varumärken eller registrerade varumärken som tillhör innehavaren. Page 2 of 35

3 Innehållsförteckning 1 Allmänt om administrationsmodulen Användaruppgifter Allmän verksamhetslogik i användaruppgifterna Administration av organisationsstrukturen Navigera i organisationsstrukturen Välj person till listan Valda personer för att bearbeta användaruppgifterna Lägg till en ny person Lägg till en ny enhet Redigering av enheter SMS faktureringsenhet Beskär/Kopiera enheter Att radera enheter och personer Överför personer till och återta från historien Överför personer och enheter Användarrapport Administration av användaruppgifter Välj personer i organisationsstrukturen till listan Valda personer Val av personer med sökfunktionen till listan Valda personer Radera personer i listan Valda personer Användning av listan Valda personer Bearbetning av en persons uppgifter Systemets användaruppgifter Byte av lösenord Reserverade objekt Meddelandemallar Allmänt om meddelandemallar Vyn med meddelandemallar Skapa en ny e-postmeddelandemall Vyn för att skapa meddelandemallen Att skapa en meddelandemall Brevpost till sökanden (= filbaserad meddelandemall) Att skapa brevmallar Lägg till brevmallen som meddelandemall i systemet Bearbetning av brevmallen i filformat Dokumentmallar Att skapa dokumentmallar Page 3 of 35

4 4.5.2 Lägg till dokumentmallen som meddelandemall Redigering av dokumentmallen Specialtecken i dokumentmallar Upprepning av arbetserfarenhets- och utbildningsuppgifter Upprepning av flera sökandes uppgifter Användningen av dokumentmallar Sparade rapporter Page 4 of 35

5 1 Allmänt om administrationsmodulen I administrationsmodulen upprätthålls organisationens struktur samt systemets användare. Här kan man också göra e-postmeddelandemallar och olika utskriftsmallar som rekryteringsmodulen och vikarieregistret behöver. Man går till administrationsmodulen genom att välja administrationsmodulens mellanblad. Administrationsmodulen innehåller sex delar och ger tillgång till följande funktioner: Användaruppgifter Ibruktagande av funktioner Reserverade objekt Meddelandemallar E-postpåminnelser Sparade rapporter Av dessa sex delar påverkas systemet endast av 1) Användaruppgifter 2) Ibruktagande av funktioner 3) Reserverade objekt och 4) Meddelandemallar. E-postpåminnelserna och sparade rapporter hör till systemets andra moduler. 2 Användaruppgifter I användaruppgifterna upprätthålls organisationens struktur samt systemets användare. Till användaruppgifterna kommer man genom att klicka på knappen Användaruppgifter i det gråa fältet, och följande vy öppnas: Page 5 of 35

6 2.1 Allmän verksamhetslogik i användaruppgifterna På vänstra sidan av användaruppgifterna finns fönstret med organisationsstrukturen och knappar för bearbetning av organisationen. Den högra sidan av vyn är avsedd för redigering av användarnas uppgifter. I organisationsstrukturen väljs personer till listan Valda personer till höger. Därefter väljs i samma lista den person eller de personer, vars uppgifter man vill bearbeta och därefter används önskade bearbetningsfunktioner för användaruppgifterna. Här nedan finns en bild av användaruppgiften efter att personer har valts i organisationsstrukturen till listan Valda personer. Bild: En person som valts i organisationsstrukturen till listan med Valda personer Page 6 of 35

7 2.2 Administration av organisationsstrukturen Följande funktioner kan styras till organisationsstrukturen Lägg till en ny person Lägg till en ny enhet Byt enhetens namn Beskär/kopiera enheter Radera enheter och personer Flytta över personer till historien (= arkivering) Återanvändning av personer från historien (= från arkivet) Flytta personer och enheter Skapa besökarantalsrapport Navigera i organisationsstrukturen Genom att klicka på enhetens namn väljs önskad enhet och kan då kan öppnas och stängas. Den valda enheten markeras med grön färg och enhetens namn visas ovanför organisationsstrukturens fönster Välj person till listan Valda personer för att bearbeta användaruppgifterna För att kunna bearbeta användaruppgifterna klickar man på önskad persons namn. Enhetens alla personer kan väljas på en gång genom att klicka på dubbelpilen till höger vid enhetens namn. Personerna överförs endast från den enhet man klickat, personer i den klickade enhetens underenheter överförs inte. Page 7 of 35

8 2.2.3 Lägg till en ny person Att lägga till en ny person sker så att man väljer den enhet i organisationen till vilken personen hör och trycker på knappen Ny person. Blanketten nedanför öppnas och den nya personens uppgifter fylls i. Väsentliga uppgifter på blanketten är: Användarnamn, Lösenord, Namn, Enhet, Administrativa enheter, Användarrättsnivå och E-post. Övriga uppgifter på blanketten hör mer till andra moduler. En ny person skall åtminstone matas in med sin inloggningskod. Två personer kan inte ha samma inloggningskod. Systemet väljer enheten för den nya personen där han/hon antas höra och användarrättsnivån enligt den nivå som antas gälla Lägg till en ny enhet Att lägga till en ny enhet sker så att man väljer den enhet i organisationen under vilken den nya enheten ska vara och trycker på knappen Ny enhet. Blanketten nedanför öppnas och den nya enhetens uppgifter fylls i. När en ny enhet läggs till kan man markera enheten som en SMS-faktureringsenhet. På detta sätt kan man påverka sättet hur skickade textmeddelanden från systemet faktureras av organisationen. Page 8 of 35

9 Om man vill ge enheten namn på andra språk, väljer man önskat språk i språkmenyn och matar därefter in enhetens namn på detta språk. Om enhetens namn inte finns på något språk och användaren loggar in på respektive språk visas enhetens namn på finska. När namnen finns på önskade språk, lagras enheten och enheten syns i organisationsstrukturen Redigering av enheter Redigering av en enhet sker så att man väljer den organisationsenhet som ska bearbetas och därefter trycker man på knappen Behandla enhet. Ett fönster öppnas och den nya enhetens namn kan fyllas i. Detta fönster är detsamma som vid tillägg av en ny enhet och namnet kan ges på olika språk SMS faktureringsenhet När en enhet skapas och bearbetas kan man definiera enheten som s k SMS faktureringsenhet. På detta sätt kan man påverka sättet hur skickade textmeddelanden faktureras av organisationen. Om en enhet markeras som SMS-faktureringsenhet innebär detta, att enhetens och dess underavdelningars textmeddelanden faktureras specificerade enligt enheten, förutsatt att ingen underavdelning därunder markerats som faktureringsenhet. Skickade textmeddelanden länkas till enheterna på följande sätt: 1. Om ett textmeddelande skickas från vikarierekryteringsmodulen till sökanden från Sök från vikarieregistret, adresseras fakturan till avsändarens enhet 2. Om man har sökt en vikarie för vikariebehov och ett textmeddelande ELLER ett SMS skickas ut från sökandelistan, adresseras fakturan till den enhet där vikariebehovet är registrerat 3. Om man har gått via listan Vikarierekryteringar till sökandelistan och skickar ut här ett textmeddelande, adresseras fakturan till huvudorganisationen. 4. Om man i rekryteringsmodulen befinner sig vid en riktad rekryterings sökandelista och textmeddelandet sänds härifrån till sökandena, adresseras fakturan till huvudorganisationen Om t ex vikariebehovet skapats till sådan enhet som INTE markerats som faktureringsenhet i organisationens administration, söker systemet hierarkiskt i organisationsträdets övre del den första som är markerad som faktureringsenhet, och adresserar fakturan till denna enhet. Om systemet inte hittar en enda enhet som är markerad som faktureringsenhet, adresseras SMS-fakturan till huvudorganisationen Beskär/Kopiera enheter Enheterna kan kopieras inom organisationsstrukturen. Dessutom kan enheter och personer flyttas inom organisationsstrukturen från en plats till annan med Beskär -funktionen. Båda funktionerna sker så, att man väljer en enhet, vars underenheter skall kopieras/beskäras och trycker på knappen Beskär/Kopiera. Därefter öppnas ett fönster enligt nedan, där funktionen utförs. Page 9 of 35

10 I Beskär/Kopiera fönstret väljer man först om man vill Kopiera eller Beskära. Anvisningstexten under berättar mer om funktionerna. Med kopiera- funktionen kopieras den valda enheten med underenheter till en annan gren i organisationsstrukturen och med Beskär -funktionen flyttas den valda enheten med underenheter och personer till en annan gren i organisationsstrukturen. När man valt om det gäller att kopiera eller att beskära, väljer man den slutliga enheten under vilken att kopiera/att beskära önskas och trycker på lagringsknappen Att radera enheter och personer Att radera enheter eller personer sker så att man väljer den enhet eller person som ska raderas och trycker på Ta bort -knappen. Systemet ber därefter om bekräftelse. OBS! Enheter med underenheter eller personer kan inte raderas. Personerna skall först antingen raderas eller flyttas till en annan enhet. Enheter raderas nerifrån upp, dvs först raderas underenheterna och därefter huvudenheterna. OBS! Om du raderar en person, försvinner alla uppgifter om personen i systemet. När raderingen har gjorts och åtgärden bekräftats, kan funktionen inte återkallas. Därför rekommenderas det starkt att personer inte raderas utan flyttas endast över till historien Överför personer till och återta från historien Överföring till historien innebär det att personen inte finns annanstans i systemets personsvalsdialoger. Personen finns alltså endast i användaradministrationen. En personen i historien kan inte heller logga in i systemet. Personuppgifter försvinner inte i databasen när man överfört personen till historien. Överföring av personer till historien och återtagande från historien sker så, att man väljer den önskade personen och trycker på knappen Flytta till historien eller Returnera från historien. Därefter ska överföringen bekräftas. Enhetens alla personer kan överföras till eller återtas från historien genom att välja önskad enhet och trycka på knappen Flytta till historien eller Returnera från historien. I fönstret för organisationsstrukturen finns bara aktiva personer. Detta innebär t ex det att när personer överförs till historien, försvinner de från organisationsstrukturen. Du kan se arkiverade personer när krysset tas bort vid rutan Gömma personer i historien ovanför fönstret med organisationsstrukturen. Page 10 of 35

11 Överför personer och enheter Personer och enheter kan flyttas uppåt och nedåt i strukturen med piltangenterna invid i organisationsstrukturen. Flyttning sker så, att man väljer den enhet eller person som ska flyttas, och trycker på piltangenterna. Så här flyttar man på utvalda enheter eller personer ett steg uppåt eller nedåt inom enhet. Med denna funktion kan man alltså inte flytta personer eller enheter från en enhet till en annan Användarrapport Användarrapporten fås så att den önskade enheten väljs i organisationsstrukturen och trycker på Användarrapport -knappen. En vy med användarmängderna i respektive enhet med underavdelningar öppnas. I användarrapporten finns underavdelningarna indragna och markerade med en stjärna. Användarmängden i rapporten berättar om användarmängdens enhet med underavdelningar. Page 11 of 35

12 2.3 Administration av användaruppgifter Administrationen av användaruppgifterna sker via listan 1) Valda personer till höger om användaradministrationsvyn. Först söker man personer antingen 2) i organisationsstrukturen eller upptill med 3) Sök -funktionen och bearbetar personuppgifterna på listan Valda personer. Därefter kan personuppgifterna bearbetas Välj personer i organisationsstrukturen till listan Valda personer För att kunna bearbeta användaruppgifterna klickar man på önskad persons namn. Enhetens alla personer kan väljas på en gång genom att klicka på dubbelpilen till höger vid enhetens namn. Personerna överförs endast från den enhet man klickat, personer i den klickade enhetens underenheter överförs inte. Page 12 of 35

13 2.3.2 Val av personer med sökfunktionen till listan Valda personer Om man inte vill söka personer i organisationsstrukturen, kan man leta efter dem också med Sök - funktionen i det gråa aktivitetsfältet ovan. Sökfunktionen öppnar en personvalsdialog där man kan leta efter personen antingen med sökfunktion eller enligt organisationsstruktur. Den mellersta kolumnen visar de personer vars uppgifter den inloggade användaren har rätt att bearbeta i administrationsmodulen. Om det finns många personer, indelas dessa alfabetiskt på eget mellanblad. Med knappen på grön botten finns mellanbladen i alfabetisk ordning ovanför kolumnen. I personvalsdialogen kan man leta efter personer till den mellersta kolumnen antingen med sökfunktionen eller enligt organisationsstrukturen. Sökfunktionen finns nere i vänstra hörnet av dialogen. Skriv personens namn eller en del av namnet i detta fält och tryck på enter eller knappen till höger om fältet, så visas de hittade personerna i mellersta spalten. I personvalsdialogen kan man söka personer i organisationsstrukturen så att man till vänster i Välj enhet väljer den önskade organisationens huvudnivå, varefter fältet Välj underenhet syns. Här kan man välja huvudenhetens underenheter. Så många underenhetsfält syns som det finns underenheter. Den mellersta kolumnen av personvalsdialogen visar alltid den valda enheten och personerna i underenheterna och personerna i kolumnen ändras enligt de enhetsval man gör. Personlistan minskar därmed när underenhetsval görs. När man hittat önskad person i personvalsdialogens mellersta kolumn, markeras personen som vald med ett kryss framför personens namn. Därefter flyttas personen med knappen Lägg till till de valda personerna i högra kolumnen. När alla önskade personer har flyttats till listan med valda personer till höger kolumn, kan dialogen stängas med OK-knappen. Därefter finns de utvalda personerna i användaradministrationen på listan för Valda personer. Page 13 of 35

14 2.3.3 Radera personer i listan Valda personer Personen kan raderas från listan Valda personer genom att klicka på pilen framför personens namn. Hela listan kan tömmas på en gång genom att klicka på Töm -knappen nedtill Användning av listan Valda personer På listan Valda personer visas personernas namn, enhet, användarrättsnivå, förman och e-postadress. Listan kan sorteras genom att klicka på kolumnrubriken. Genast under listan finns funktionsknappar som förändrar personernas alla uppgifter på listan. Med knapparna kan man ändra personernas 1. roll (= Kompetensroll, nödvändig när kompetensadministrationsmodulen är i bruk) 2. sekundär roll (= Sekundär kompetensroll, nödvändig när kompetensadministrationsmodulen är i bruk) 3. förman (= Personens förman, inte nödvändig i Kommunrekry-systemet) 4. enhet (= Organisationsstrukturens enhet) 5. användarrättsnivå Page 14 of 35

15 Varje knapp ovan öppnar en meny där man kan välja önskat alternativ. Page 15 of 35

16 2.3.5 Bearbetning av en persons uppgifter När man väljer en person från listan Valda personer (klicka på en person), visas nedtill ett sammandrag av personens användaruppgifter. Sammandraget visar följande uppgifter: Namn: Efternamn Förnamn/användarkod Arbetsuppgift: Kompetensroller (inte relevant i Kommunrekry) Enhet: Enhet/Administrativa enheter Användarrättsnivå: användarrättsnivå Förman: Förmännens namn (inte relevant i Kommunrekry) Organisationsuppgifter: (inte relevant i Kommunrekry) E-post: e-postadress Genom att klicka på Redigera person -knappen nere till höger, öppnas blanketten där personens uppgifter kan bearbetas. Blanketten är densamma som öppnas när man lägger till en ny person i systemet, men med den skillnaden att fältet för lösenord finns inte på användaruppgifternas bearbetningblankett. Bearbetning av lösenord sker med egen funktion, som beskrivs senare i manualen. Page 16 of 35

17 2.3.6 Systemets användaruppgifter Bild av en persons användaruppgifter: De väsentliga uppgifterna på blanketten är: Inloggningskod, Lösenord, Namn, Enhet, Administrativa enheter, Användarrättsnivå och . Andra uppgifter på blanketten hör till andra moduler i systemet. En person skall åtminstone ha en användarkod. Två personer kan inte ha samma kod. Användarkod: Namn: Koden är valfri. Två personer kan inte ha samma användarkod. Systemet meddelar om man försöker använda en kod som redan är i bruk. Användarkoden används vid inloggning i systemet. Personens efter- och förnamn används överallt i systemet där personens namn syns. Namnet visas i formatet: Efternamn Förnamn. Enhet: Sekundära enheter: Enheten är organisationsstrukturens enhet där personen finns. Enheten är betydelsefull t ex gällande användarrätter (mer om användarrättsprofilen senare i manualen). Den skundära enheten är en uppgift som finns i användaruppgifterna. En person kan ha flera sekundära enheter. Informationen har stor betydelse gällande användarrätter. De administrativa enheterna påverkar t ex i vilka organisationer/enheter som administratörerna kan skapa inställningar i rekryteringsmodulen, skapa och publicera rekryteringar rekryteringsansvariga kan skapa och publicera rekryteringar förmännen kan registrera vikariebehov Page 17 of 35

18 osv(mer om användarrättsprofiler senare i manualen) Användarrättsnivå: Användarrättsnivån definierar hurdana behörigheter användaren har i systemet. Behörigheter skapas av systemets globala administratör, men här kan administratören välja vilka användarrättsnivåer användarna har. Användarrättsnivåerna och deras innehåll finns beskrivna senare i manualen. E-postadressen är en viktig användaruppgift som systemet använder i olika kommunikationssituationer. E-postfältet förses med endast en e-postadress Byte av lösenord Lösenordet kan bytas med funktionen Byt lösenord (användaren har t ex glömt den) i användaradministrationens gråa aktivitetsfält upptill. När man klickar på knappen i fråga öppnas vyn här nedan: I vyn kan man också behandla användares andra identifikationuppgifter, t ex LDAP kännetecken, men i kommunrekrysystemet har de ingen betydelse. I vyn ser användaren sådana personer vars lösenord får bearbetas. Ovanför namnlistan finns en bokstavsrad som man klickar på för att få en namnlista på de personer vars efternamn börjar på klickad bokstav. Välj önskad person på namnlistan och klicka nedanför på Redigera Skills-lösenord. Dialogen öppnas enligt nedan. Vid byte av lösenord ser man alltså inte användarens gamla lösenord utan endast det nya lösenordet kan ges. När lösenordet är bytt kan användaren logga in med det nya lösenordet i systemet och byta ett nytt till sig själv. Page 18 of 35

19 3 Reserverade objekt Programvarans databastabeller och -fält har låsningsregler som förhindrar användarna att samtidigt bearbeta samma datainnehåll och eventuella felsituationer. Samtidig bläddring av uppgifterna är möjligt. Om datan är låst i bearbetningsläge meddelas användaren om han/hon bearbetar data som någon annan samtidigt redan behandlar. En del av programvaran kan av misstag ha blivit låst av en annan användare. En sådan situation kan uppstå om användaren har behandlat t ex en sökandes uppgifter och inte loggat ut med Logga ut -knappen utan stängt webbläsaren i krysset uppe till höger. Vyn Låsta objekt visar om något delområde är låst av någon användare och låsningen kan också öppnas i vyn. Vyn visar vem som har låst den, vilken enhet användaren finns på och vilken vy som är låst. Här kan administratören öppna låsningen och låsta uppgifter kan bearbetas igen. Om låsningen tas bort är det viktigt att man öppnar endast sådana låsningar som har uppstått av misstag. Om man tar bort låsningen när en användare håller på att bearbeta uppgiften, uppstår en situation där två personer samtidigt behandlar uppgiften. Vid samtidig redigering träder de förändringar i kraft som lagrats sist. Page 19 of 35

20 4 Meddelandemallar 4.1 Allmänt om meddelandemallar Meddelandemallar skapas i administrationsdelens Meddelandemallar. Meddelandemallarna kan skapas i organisationer som man har användningsrätt till. I systemet används meddelandemallar 1) för e-postmeddelanden som ska sändas till sökanden 2) för brevpostmeddelanden som sänds till sökanden 3) som dokumentmallar som kan användas för utskrivning/lagring av sökandens och rekryteringarnas uppgifter. I detta kapitel informeras mycket om meddelandemallarnas taggar eller enbart om taggar. Med hjälp av taggarna kan meddelandemallarna personifieras. Med taggarna kan meddelandemallen markeras med t ex mottagarens namn, som i det egentliga meddelandet till sökanden ersätts med sökandens namn. Exempel: Skriv i meddelandemallen en hälsning i e-postformat: Hej #etunimi#, När denna meddelandemall används som e-postmeddelande till sökande Matti Meikäläinen, får Matti e- post som börjar med: Hej Matti, Meddelandemallarna kan taggas med följande uppgifter: Uppgifter som sökanden har skrivit på ansökningsblanketten Sökandens behörighetsklassifikation Sökandens lämplighetsklassifikation Rekryteringsuppgifter: o uppgifter i ansökan om rekryteringstillstånd o rekryteringsplanens uppgifter o administrativa uppgifter o annonsens uppgifter o anställningsförslagets uppgifter o antal sökande o antal behöriga ansökande Avsändarens namn och e-postadress. Taggarna är systemspecifika. Vid skapande av meddelandemallar kan taggar väljas för meddelandemallarna från taggar som redan finns i systemet. Page 20 of 35

21 4.2 Vyn med meddelandemallar När man klickar på knappen meddelandemallar öppnas följande vy: Tabellen med Meddelandemallar till vänster innehåller meddelandemallar som användaren har rätt att se i systemet. Tabellen visar 1) meddelandemallens namn 2) organisationen som meddelandemallen gäller 3) systemets del där meddelandemallen är tillgänglig och 4) meddelandemallens typ (från filen med meddelandemallen eller en textbaserad meddelandemall). När man klickar på meddelandemallen på listan får man tilläggsuppgifter om meddelandemallen till höger samt meddelandemallens bearbetnings- och raderingsknapp. Page 21 of 35

22 4.3 Skapa en ny e-postmeddelandemall Vyn för att skapa meddelandemallen Gör en ny meddelandemall med knappen Lägg till under listan för meddelandemallar. Om användaren har rätt att skapa meddelandemallar till flera organisationer, väljs först den organisation meddelandemallen skapas i. Dialogen nedan öppnas därefter. Organisation: Offentlighet: Synlighet:: Meddelandemallens typ: Språk: Till vilken organisation skapas meddelandemallen Är meddelandemallen offentlig för alla I vilken systemdel används meddelandemallen. I systemets olika delar finns knappar som heter Dokumentmallar. Här väljer man den del där meddelandemallen syns. Väsentliga alternativ är: 1) Sökande (meddelandemallar som lagrats här syns i rekryteringsmodulen där ansökningarna behandlas) 2) Rekryteringens administration (meddelandemallar som lagrats här syns i hela rekryteringsmodulen) 3) Platsannons (meddelandemallar som lagrats här syns med knappens Förhandstitta vid arbetsplatshanteringen i rekryteringens administrativa vy) 4) Vikarieregister (meddelandemallar som lagrat här syns i hela vikarieregistermodulen) 5) OBS! Använda inte funktionen Allmän. En sådan meddelandemall syns överallt. När e-postmeddelandemall skapas, väljs Textbaserad meddelandemall Här väljer man det språk som meddelandemallen görs på. Språkvalet har inte så stor betydelse för sökanden, eftersom systemet sällan vet på vilket språk sökande vill ta emot meddelanden. Språkvalet är mer betydande vid systemets HR-Master egenskaper. Meddelandemallens namn: Det namn som meddelandemallen syns på i menyn Page 22 of 35

23 Meddelandemallens text: I detta fält skrivs meddelandet Meddelandemallens tagg: Lista på taggarna som är tillgängliga i systemet. I menyn ovan kan den långa tagglistan filtreras. När man väljer t ex Mottagaren (arbetstagare eller arbetssökande) i filtret, erhålls en lista med taggar som motsvarar ansökningsblankettens fält samt sökandens taggar med behörighetsklassifikationer Att skapa en meddelandemall Meddelandemallens text skrivs i reserverat fält för mallen. När man vill bifoga taggen vid meddelandet, klickar man på taggen i tagglistan. När man klickar på taggen kommer den alltid till slutet av meddelandet. Taggen kan dock klippas-klistras (tangentkombinationen Ctrl+x och Ctrl+v) till önskad plats i meddelandet. Taggen kan skrivas in i meddelandet också manuellt. OBS! Det är mycket viktigt att taggen skrivs exakt rätt. Bilden nedan visar ett exempel på Nej tack-e-postmeddelandemall. Vid användning av taggen i meddelandet är det viktigt att minnas hurdan data som underhålls i fälten. Taggarna är namngivna så att det är möjligt att kunna härleda sig till vilket datafält som är aktuellt. Dessutom lönar det sig att använda sådana taggar i meddelandena vars datainnehåll med stor sannolikhet är specifika. T ex i meddelandet ovan med taggen #recuppgiftsbenämning# avses rekryteringens administrativa uppgiftsfält med yrkesbenämningen. Vanligen skriver man uttryckligen yrkesbenämningen i fältet för yrkesbenämningen. Dessutom är det bra att minnas att den uppgift som ersätter taggen i det slutgiltiga meddelandet är utskrivet såsom det finns i systemet. Om det t ex finns ett skrivfel i en uppgift, följer det med som sådant i meddelandet. Det är t ex mycket allmänt att sökanden har skrivit sitt namn med små bokstäver, och då är namnet i meddelanden som han/hon får också skrivet med små bokstäver. Ibland skriver sökanden förnamn och efternamn i kors, och enligt detta exempel lyder Nej tack-meddelandet Hej Meikäläinen. När meddelandemallen är färdig, kan den lagras och finns därefter på listan med Meddelandemallar. Page 23 of 35

24 4.4 Brevpost till sökanden (= filbaserad meddelandemall) Att skapa filbaserade meddelandemallar innebär att man först skapar brevmallen med textbehandlingsprogram, som därefter bifogas som meddelandemall i systemet. Brevmallen skall lagras antingen i.rtf filformat eller.txt filformat. Av dessa är.rtf bättre eftersom man i.txt filformat endast kan använda begränsade textformuleringar. Om det är möjligt lönar det sig att göra.rtf brevmallarna med WordPad-programmet. Programmet finns i alla Windows-operativsystem och i programmenyn under rubriken Hjälpprogram eller Accessories. Oftast använder man Offices Word- program för att skapa brevmallar. Filen ska då lagras i.rtf-format. När man skapar en brevmall med Word kan problem i utprintningen uppstå. Detta beror på att Wordprogrammet förorsakar olika osynliga tecken och formateringar i dokumentet, vilket kan störa brevmallens utprintning. Brevmallar som skapas med Word lönar det sig alltid att, före slutlig lagring, kopiera till WordPad, lagra filen en gång till där och kopiera på nytt till Word och sedan lagra i.rtf format Page 24 of 35

25 4.4.1 Att skapa brevmallar Man skapar ett nytt dokument med textbehandlingsprogram, ställer adressfälten och rubrikerna på rätta platser och skriver brevet färdigt. Det lönar sig att utnyttja befintliga brevmallar. När man skriver de första brevmallarna behöver man inte använda sig av taggar utan skriver brevet som ett exempel till en person. Med tiden kan man skriva taggarna direkt in i brevmallen. Här nedan finns ett exempel på ett Nej tack-brev. Page 25 of 35

26 När brevmallen är färdig kan man komplettera med taggarna (en erfaren användare börjar skapa här). När man skapar den nya meddelandemallen kan man granska taggarnas exakta textformulering. Beakta också att meddelandets innehåll, använda formuleringar och kasusformer kanske måste ändras. Här nedan finns ett exempel på förra brevmallen med tillägg av taggar. Page 26 of 35

27 Sedan sparas brevmallen med önskat namn i.rtf-format. Sedan lönar det sig att brevmallen går t ex via WordPad till Word-filen. Största delen av Words osynliga utformningstecken försvinner då. Brevmallen kan förstås skapas med WordPad-programmet, men det här programmet stöder inte t ex användningen av sidhuvudena. Om brevmallen dessutom innehåller bilder eller loggan, är WordPad inte det bästa redskapet för behandlingen. Men om breven skrivs ut direkt på logopappret, behöver brevmallen ingen logga eller bilder. Det är inte alltid nödvändigt att gå via WordPad, men man kan inte veta på förhand när det är nödvändigt. Brevmall som gjorts med Word och går via WordPad sker t ex på följande sätt: 1. Öppna WordPad-programmet 2. Markera hela texten (Obs, hela texten, också alla tomma fält) i brevmallen som gjorts på Word och kopiera 3. Gå över till WordPad och bifoga den kopierade texten från brevmallen här 4. Spara brevmallens text på WordPad 5. Markera texten i WordPad och kopiera 6. Markera hela texten (Obs, hela texten, också alla tomma fält) brevmallen som gjorts på Word och klistra in den kopierade texten från WordPad på den 7. Spara brevmallen med Word i.rtf-format Lägg till brevmallen som meddelandemall i systemet När brevmallen är skapad, kan den klistras in som meddelandemall i systemet. Detta sker på samma sätt som tillägg av textbaserad meddelandemall. Synligheten definieras för meddelandemallen t ex Sökande och därefter väljs Meddelandemall från filen som meddelandemallens typ. Meddelandemallen förändras därmed lite och ser ut så här: Page 27 of 35

28 Meddelandemall i filformat ges namn och brevmallen som skapades finns med som en bifogad fil. Slutresultatet är t ex enligt nedan: Till sist trycker man på lagringsknappen och meddelandemallen är färdig för användning i systemet Bearbetning av brevmallen i filformat Om brevmallsfilen ska redigeras, skall 1) redigeringen först göras i brevmallen och sedan 2) lagras och tas via Wordpad och till sist 3) läggas in ovanpå den gamla i administrationen av mallar. Page 28 of 35

29 4.5 Dokumentmallar Med dokumentmallar avser man t ex sökandenas meritförteckningar, sammandrag av sökanden och rekryteringens slutrapporter. Dokumentmallarna görs långt på samma sätt som brevmallar Att skapa dokumentmallar Dokumentmallen skapas med textbehandlingsprogram som ett nytt dokument, där man planerar hur dokumentet skall se ut, placerar adressfälten och rubrikerna på rätta platser och skriver exempelinnehåll i dokumentet. Det lönar sig att utnyttja befintliga dokumentmallar. Här nedan finns ett exempel på en meritförteckningsmall Page 29 of 35

30 Exempel på intervjublanketten: Page 30 of 35

31 När dokumentmallen är färdig, sparas den med önskat namn i.rtf-format. Om dokumentmallen gjorts med Word, lönar det sig att öppna och spara den i WordPad och sedan igen i Word. Största delen av Words osynliga formateringstecken försvinner då. Brevmallen kan förstås skapas med WordPad-programmet, men det här programmet stöder inte t ex användningen av sidhuvuden. Om brevmallen dessutom innehåller bilder eller loggan, är WordPad inte det bästa redskapet för behandlingen. Men om breven skrivs ut direkt på logopappret, behöver brevmallen ingen logga eller bilder. Det är inte alltid nödvändigt att gå via WordPad, men man kan inte veta på förhand när det inte är nödvändigt. Brevmall som gjorts med Word och ska gå via WordPad sker t ex på följande sätt: 1. Öppna WordPad-programmet 2. Markera hela texten (Obs, hela texten, också alla tomma fält, använd Ctrl-A) i brevmallen som gjorts med Word och kopiera (Ctrl-C) 3. Gå över till WordPad och bifoga den kopierade texten från brevmallen här (Ctrl-V) 4. Spara brevmallens text på WordPad 5. Markera texten i WordPad (Ctrl-A) och kopiera (Ctrl-C) 6. Markera hela texten (Obs, hela texten, också alla tomma fält, Ctrl-A) i brevmallen iword och klistra in den kopierade texten från WordPad på den (Ctrl-V) 7. Spara brevmallen i Word i.rtf-format Lägg till dokumentmallen som meddelandemall När mallen är skapad kan den bifogas som meddelandemall i systemet. Mallen definieras av alternativen Sökande, Administration av rekrytering och Vikarieregister. Dokumentmallen Sökande finns i rekryteringsmodulen (här sparas t ex meritförteckningar) Dokumentmallen Administration av rekrytering finns i rekryteringsmodulen bakom knappen Dokumentmallar Dokumentmallen Vikarieregister finns i Vikarieregistermodulen bland alla dokumentmallar (OBS, endast vikariernas uppgifter på ansökningsblanketten kan skrivas ut) Därefter väljs meddelandemallens typ som Meddelandemall från filen. Meddelandemallens tillägg ändrar lite på formen och den ser ut enligt nedan. Page 31 of 35

32 Namn ges åt meddelandemallens fil och brevmallen som nyss skapats klistras in som bifogad fil. Slutresultatet är t ex enligt nedan: Tryck till sist på lagringsknappen och meddelandemallen är färdig för användning i systemet Redigering av dokumentmallen Om dokumentmallen i filformat måste redigeras, skall 1) redigeringen först göras i brevmallen, sedan 2) lagras och gå via Wordpad och slutligen 3) klistra in den som en ny bifogad fil på den gamla filen i administrationen av meddelandemallar Specialtecken i dokumentmallar Dokumentmallarna innehåller specialfunktioner/-tecken, som beskrivs i detta kapitel Upprepning av arbetserfarenhets- och utbildningsuppgifter I dokumentmallarna kan s k specialtecken användas för utskrivning av arbetserfarenhet och utbildningsuppgifter. Ett exempel på detta här nedan: I meritförteckningsmallen har följande markeringar gjorts för utskrivning av arbetserfarenhet: Arbetsgivare: Arbetsuppgift: Beskrivning: Tilläggsuppgifter: Startdatum: Avslutningsdag: #tyonantaja# #tyotehtavat# #tskuvaus# #tslisa# #tsalkoi# #tspaattyi# Page 32 of 35

33 De vertikala linjerna ovanför och nedanför arbetserfarenhetsuppgifterna betyder att sökandens alla uppgifter om arbetserfarenheten skrivs ut under varandra i meritförteckningen. Här nedan visas när sökanden har två registrerade arbetserfarenhetsrader: Arbetsgivare: Elbit Arbetsuppgift: Konsult Beskrivning: Som konsult arbetade jag Tilläggsuppgifter: Tilläggsuppgifter om jobbet skrivs här Startdatum: Avslutningsdag: Arbetsgivare: Elbit Arbetsuppgift: Kundservicedirektör Beskrivning: Som Kundservicedirektör arbetade jag Tilläggsuppgifter: Tilläggsuppgifter av kundservicedirektörens jobb Startdatum: Avslutningsdag: Upprepning av flera sökandes uppgifter I dokumentmallarna kan flera sökandes uppgifter upprepas. Här nedan ett exempel på detta: Sammandraget på sökanden innehåller följande markeringar: Rekryterings ID: Rekryteringens namn: Sökande: <&&&> Efternamn: Förnamn: Arbetsgivare: Arbetsuppgift: Beskrivning: Tilläggsuppgifter: Startdatum: Avslutningsdag: #recid# #recnimi# #sukunimi# #etunimi# #tyonantaja# #tyotehtavat# #tskuvaus# #tslisa# #tsalkoi# #tspaattyi# <&&&> -teckenkombinationen innebär att området nedanför teckenkombinationen kopieras i sökandens sammandrag vid så många sökanden som möjligt och som ska utprintas. Här nedan finns ett exempel på en utskrift med två sökande: Rekryterings ID: 123 Rekryteringens namn: Tillämpningskonsult, Elbit, 05/10 Sökande: Efternamn: Förnamn: Lepistö Jari Arbetsgivare: Elbit Arbetsuppgift: Konsult Beskrivning: Som konsult arbetade jag Tilläggsuppgifter: Tilläggsuppgifter om jobbet skrivs här Startdatum: Avslutningsdag: Page 33 of 35

34 Arbetsgivare: Elbit Arbetsuppgift: Kundservicedirektör Beskrivning: Som kundservicedirektör arbetade jag Tilläggsuppgifter: Tilläggsuppgifter om kundservicedirektörs jobbet Startdatum: Avslutningsdag: Efternamn: Förnamn: Meikäläinen Matti Arbetsgivare: Företag Arbetsuppgift: Titel Beskrivning: Beskrivning av jobbet Tilläggsuppgifter: Tilläggsuppgifter skrivs här Startdatum: Avslutningsdag: Användningen av dokumentmallar I rekryteringsmodulen finns knappar för Dokumentmallar Till startsidan från listningsvyn (aktivitetsfältet nedtill) Från vyn med hantering av ansökningar (aktivitetsfältet nedtill) Från CV-vyn (aktivitetsfältet upptill) Från vyn med administration av rekrytering (skapande och publicering, aktivitetsfältet upptill) I vikarieregistermodulen finns knappar för Dokumentmallar Från vyn med listning på vikariesökande (aktivitetsfältet nedtill) Från CV-vyn (aktivitetsfältet upptill) Om man väljer flera sökande vid utskriften eller om utskriften görs i vyn med rekryteringslistningen eller i rekryteringshanteringen (då flera sökande är utvalda) ser utskriftsdialogen ut så här: Utskriften görs så att man väljer den önskade mallen från menyn och startar utskriften med någondera knappen i dialogen nedtill. Spara separata filer innebär att om man skriver ut en dokumentmall som innehåller sökandens uppgifter, skapas en egen fil av varje arbetssökande Page 34 of 35

35 Spara i en fil innebär att om man skriver ut en dokumentmall som innehåller sökandens uppgifter OCH dokumentmallen innehåller <&&&> -upprepningstecken, skrivs sökandens uppgifter ut som ett dokument. OBS! Om man använder dokumentmallar utan sökandens uppgifter, spelar det ingen roll vilken knapp man väljer. Om man använder dokumentmallar med sökandens uppgifter, men inte <&&&> - upprepningstecken och väljer lagring i en fil, skrivs bara uppgifterna på en sökande ut. 5 Sparade rapporter Administrationdelens lagrade rapporter behövs inte i systemet. Page 35 of 35