Datum Dnr Utredning Materialförsörjning och Logistik

Transkript

1 Servicenämnden Martin Olefeldt-Söderberg Projektledare BESLUTSFÖRSLAG Datum Dnr (5) Servicenämnden Utredning Materialförsörjning och Logistik Ordförandens förslag Servicenämnden föreslår regionstyrelsen följande 1. Regionstyrelsen antar Vision materialförsörjning Regionstyrelsen ger servicenämnden i uppdrag att driva logistikprojekt för att säkra driftstart av centrallager 3. Regionstyrelsen tilldelar medel med 5 miljoner kronor för projektering av centrallagerlokaler 4. Regionstyrelsen anser frågorna, beslutspunkt 4, avklarad. Sammanfattning Utredningen har beaktat materialförsörjning och logistik ur ett helhetsperspektiv. En vision har skapats där frigjord tid för vård, rätt använd kompetens och mycket hög leveranssäkerhet är väsentliga delar. Ett projekt föreslås att starta för att till 2020 leverera en förbättrad materialförsörjning ur ett patientsäkert, ekonomiskt och miljömässigt perspektiv. I ärendet finns följande dokument 1. Beslutsförslag Vision materialförsörjning Fördjupning av utredning materialförsörjning & logistik Beskrivning av ärendet och skälen för förslaget Servicenämnden beslutade om att starta planering av lokaler för åkeri och hjälpmedelsdistribution där samordnad varudistribution motiverade en distributionscenterfunktion. C:\pactdok\Servicenämnden\ \Utredning Materialförsörjning och Logistik\ U3 SN_Beslutsförslag materiel o logistik.docx Postadress: Malmö Organisationsnummer: Besöksadress: Dockplatsen 26 Telefon (växel): Fax: Internet:

2 Datum (5) Regionstyrelsen fattade beslut om medel för planering av lokaler för distribution. Vidare beslutades även om att beakta behov av bussdepå i Lund samt centrallagerutredning. Detta då servicenämnden och kollektivtrafiknämnden hade inkommit med separata förslag om uppförande av nya lokaler för åkeri- och hjälpmedel respektive bussdepå i Lund. Regionstyrelsen såg i beslutsunderlaget att det fanns en samverkanspotential i de två projekten. Regionstyrelsen föreslog även att det särskilt skulle utredas om framtida ansvar för, roll och driftsform av centrallager. I det fall framtida driftsform av centrallagret påverkade uppförandet av nya lokaler för åkeri, hjälpmedelsdistribution och bussdepå skulle det införlivas i projektet. Regionstyrelsen beslutade att pröva huruvida det är förmånligt för att bedriva material- och laboratorieprovsvarstransporter mm i egen regi. Servicenämnden beslutade att föreslå regionstyrelsen att besluta om medelstilldelning med 8 miljoner kronor för projektering av lokaler för åkeri och hjälpmedel. Framtida centrallager Det framtida centrallagret föreslås drivas av. Motivet till föreslagen driftsform är att den stödjer visionen om materialförsörjning 2025 där bland annat frigjord tid för vården, mycket hög leveranssäkerhet, låg miljöpåverkan och uthållighet vid kris ingår. Förslaget skapar förutsättningar för anpassningsbarhet genom att äga logistisk infrastruktur. Nuvarande avtal upphör och ett nytt avtal för perioden till har annonserats. Det är först efter detta avtal avslutas som har möjlighet att förändra driftsform. Drift av centrallager är en del i att bygga upp en enhet med totalt ansvar för materialförsörjning och logistik i. Investeringar i lokaler, utrustning, IT-system och kompetens görs inom. Driftsekonomiska fördelar De ekonomiska förutsättningarna för drift i egen regi bedöms vara gynnsamma med betydande besparingspotential jämfört med nuvarande situation. En årlig kostnad för egen drift av centrallager bedöms hamna på cirka 23 Mkr/år i jämförelse med 2015 års utfall på 42 Mkr/år. Andra landstings centrallagerkostnader har analyserats och kostnaden är jämförbar oavsett drift i egen regi eller inte. De största kostnadsposterna vid drift av lager består av personal och lokaler. En automatiserad lösning har utretts och har visat sig kunna komprimera lagervolymen och därmed effektivisera flödet. Ergonomiska stationer kan byggas runt lagerpersonalen dit varorna förs och konsolidering sker av de olika flödena. Detta gör att arbetsmiljön främjas samtidigt som kvaliteten och effektiviteten på plocket ökar vilket borgar för låga driftskostnader.

3 Datum (5) Transporter Genom att förlägga lager, hjälpmedel och åkeri i samma lokal kan betydande miljömässiga och driftsekonomiska fördelar nås när det gäller transporter av gods. Beräknad effektivisering uppskattas till ca 2 Mkr/år. För varje mil ett åkeri eller centrallager avviker från tyngdpunkten för materialförsörjning ökar kostnaden enligt beräkningar med ca 3 Mkr/år. Ur ett ekonomiskt perspektiv är det avgörande att åkeriverksamheten lokaliseras på rätt geografisk plats ur materialflödets tyngdpunkt. Den reserverade marken i Lund är beräknad till att ligga optimalt enligt tyngdpunkt. Egen IT-infrastruktur Vid uppbyggnad av egen IT-infrastruktur skapas flera fördelar. Det innebär att affärsdata och leveransinformationen ägs av. Möjligheter skapas då att ruttplanera vilket ger ökad effektivitet för transporter. En annan viktig möjlighet är att på ett mer proaktivt sätt arbeta med produktleverantörerna. På detta sätt kan leveransstörningar tidigt avvärjas och alternativa material hittas i de riktigt kritiska fallen. Egen materialplanering säkrar en högre leveranssäkerhet. Materialförsörjningskedjan Utredningen har identifierat kritiska komponenter i materialförsörjningskedjan som bör ta kontroll över. Risker finns oavsett hur väl en kravspecifikation skrivs. Detta beror på att tjänsten är mycket komplex att kravställa och överföra från en part till en annan. Flödet via centrallager påverkar alla verksamheter som förbrukar material i och har därmed en kritisk roll för vårdproduktionen. Den potentiella vinst som konkurrensutsättning skulle kunna ge, bedöms inte uppväga de ökande riskerna för vårdproduktionsstörningar. Aktörer inom tredjepartslogistik har normalt sett relativt små incitament att utveckla logistiklösningen, de är ofta mycket försiktiga med kundunika lösningar eller att satsa på ny teknik (exempelvis automation) som skulle medföra förbättringar för en specifik kund. Företag på marknaden med stora materialflöden har på senare år valt att skapa egna centrallager då logistik och materialförsörjning bedöms som en kritisk process att ha kontroll över. Genom att skräddarsy egna lagerlösningar efter det egna materialflödets egenskaper har dessa företag också kunnat hitta effektiviseringar som gjort att investeringarna betalat sig. Samordnad varudistribution Det finns en samstämmighet från myndigheter och forskarsamhället att en stor andel lastbilar som trafikerar gator och vägar skulle kunna tas bort genom effektivare planering och ändrat beteende. Genom etableringen av ett lager där gods kan omlastas kan börja arbeta mer med samordnad varudistribution. Ett samlat distributionscenter skulle också

4 Datum (5) kunna ge nya möjligheter att erbjuda mindre lokala livsmedelsproducenter ett förenklat sätt att leverera sina produkter till och på så vis bidra till förverkligandet av visionen Matlandet Skåne. Roller och ansvar för materialförsörjning & logistik Ansvaret för driften av den framtida materialförsörjningsprocessen, där centrallager är en del, rekommenderas att successivt byggas upp inom Regionservice. En utveckling av rollerna mellan vårdförvaltningarna och avdelningarna för Hälso- och sjukvårdsstyrning och Koncerninköp vad gäller sortimentsarbetet kommer att behöva genomföras. Inom vårdförvaltningarna pågår just nu projekt för att på ett mer strukturerat sätt produktionsplanera vården. Det är väsentligt att ett digitalt informationsflöde byggs så att vården också kan kommunicera sitt behov av service och försörjning. Även här ser utredningen ett utvecklingsbehov som måste göras i samarbete med utvecklingen inom vårdens produktionsplanering. En ny logistikenhet med helhetsansvar för materialförsörjning som kopplar sina system sömlöst med vårdproduktionen kan i en framtida modell öka effektiviteten och minimera driftstörningstiden. Påverkan på lokaler För att inrymma centrallagerbehovet föreslås att de 2000 kvm av byggnaden som är möjliga att bygga genomförs. Kombinationen av funktioner för hjälpmedel, åkeri och lager ger en komplett och väl fungerande byggnad. Före detta Skåneförrådet hade lagerlokaler (exkluderat personalutrymme och kontor) på ca 3800 kvm. Genom en automationslösning kan behovet av lageryta komprimeras avsevärt. En utbyggbar automationslösning har utretts och är möjlig som ytterligare ökar flexibiliteten. Det är också möjligt att nyttja volymen i lagerlokalen där automationslösningen placeras på ett våningsplan ovanför godsmottagning. Detta effektiviserar inte bara lokalbehovet utan även de internlogistiska aktiviteterna. Ekonomiska konsekvenser och finansiering Finansiering av hela projekteringsskedet täcks av detta beslutsförslag. Så som utredningen föreslår att centrallager bör bedrivas finns gynnsamma ekonomiska fördelar från 2020 och framåt. Utredningen har beräknat den sänkta driftskostnaden till ca 20 Mkr per år i sänkt driftskostnad jämfört med 2015 års nivå. Ur ett godsvolymsperspektiv är Lund mittpunkten för s verksamheter och Hasslanda har därmed ett utmärkt läge att minimera driftskostnaderna för transporter. Genom att samlokalisera centrallager och åkeri elimineras transporten mellan de verksamheterna.

5 Datum (5) Placering av bussdepå på Gastelyckan istället för Hasslanda ger lägsta driftkostnad för Skånetrafikens busstrafik i Lund. Juridisk bedömning Samråd med regionjurist har inte bedömts nödvändig. Miljökonsekvenser För att nå en certifierad miljöbyggnad finns särskilda krav för lagerbyggnader. Det finns ett lagerbyggnader i Sverige som är certifierade vilka i projekteringsskedet kommer undersökas vidare för att nå en så låg miljöpåverkan som möjligt för dessa nya lokaler. Ur ett miljöpåverkansperspektiv bedöms alternativet med eget centrallager och distributionscenter lokaliserat optimalt utifrån s materialflödestyngdpunkt bidra till minskad miljöpåverkan. Genom ökad fyllnadsgrad genom samordnad varudistribution och optimerad lokalisering nås minskade utsläpp av växthusgaser och av kväveoxider och partiklar. Gestaltningskonceptet har visat på att ett maximalt utnyttjande av den värdefulla marken kan nås genom att nyttja både ytor under lagerbyggnad såväl som på höjden. s miljöprofil skulle stärkas om beslut fattas i enlighet med detta förslag. Samverkan med berörda fackliga organisationer Samverkan slutförs lokalt. Verksamhetsansvariga inom Skånetransport har redan informerat om projektet vid facklig samverkan. Uppföljning Projekteringsfasen förväntas pågå under resterande del av Beslut om medel för igångsättning av byggnationen planeras till Servicenämnden i november och till Regionstyrelsen i december Daniel Hedén Ordförande Helena Skjeld Servicedirektör