Datum Dnr Begäran om utökade investeringsmedel för CAFM-programmet samt verksamhetsutveckling inom Sakernas internet (IoT)

Transkript

1 Servicenämnden Mia Albin-Bah Programchef BESLUTSFÖRSLAG Datum Dnr (5) Servicenämnden Begäran om utökade investeringsmedel för CAFM-programmet samt verksamhetsutveckling inom Sakernas internet (IoT) Ordförandens förslag Servicenämnden föreslår regionstyrelsen följande 1. Regionstyrelsen utökar investeringsmedlen avseende Computer Aided Facility Management (CAFM) samt utökad verksamhetsutveckling inom IoT och Robotisering med totalt 63,2 miljoner kronor för perioden med finansiering ur regionstyrelsens utrymme för utrustningsinvesteringar. Sammanfattning har behov av en IT-plattform som stödjer fastighets- och serviceverksamheten och som uppnår de övergripande målen, bättre översikt och kontroll av utrustning, tydligare återkoppling och uppföljning och större transparens och effektivitet. Utifrån detta behov antogs Begäran om investeringsmedel för modernt IT-stöd, regionstyrelsen , 128, med en total budget på 54,4 miljoner kronor. Implementeringen av denna IT-plattform fortgår, men på grund av både interna och externa faktorer, krävs utökning av såväl tidplan som budget. I ärendet finns följande dokument 1. Beslutsförslag Regionservice digitalisering och utveckling Nyttoeffekter CAFM och IoT C:\pactdok\Servicenämnden\ \CAFM - utökad investeringsram\ u2 SN_Beslutsförslag.docx Postadress: Malmö Organisationsnummer: Besöksadress: Dockplatsen 26 Telefon (växel): Fax: Internet:

2 Datum (5) Beskrivning av ärendet och skälen för förslaget s utförare av service- och fastighetstjänster, Regionservice och Regionfastigheter, behöver smarta IT- och informationssystem för att uppnå visioner om att bli Den Bästa Partnern för Vården i Skåne och att Skapa Rum för Utveckling. Det är stora datamängder som måste analyseras på rätt sätt. Befintliga system stödjer inte en processinriktad organisation och leverans, och är byggda för en betydligt mindre verksamhetsvolym, där varje uppskalning blir mycket kostsam och tidskrävande. På grund av nuvarande systems (ett 20-tal) begränsade kapacitet lägger organisationen oproportionerligt mycket resurser på att få fram rätt information. Detta skapar stort merarbete i verksamheten. Det är heller inte möjligt att ur befintliga system få fram aktuell data för rätt plats i rätt tid, vilket skapar onödiga fördröjningar på möjliga åtgärder och svårigheter att koppla åtgärd till effekt. Idag utförs många av tjänsterna med hjälp av manuella metoder och verktyg. För att möta dagens och framtidens behov behöver man söka nya hållbara arbetssätt och använda digitaliseringens möjligheter. Regionservice och Regionfastigheters visioner är att bli Den Bästa Partnern för Vården i Skåne och att Skapa Rum för Utveckling. För att nå dit krävs en IT-plattform som ger förutsättningar för samordning, standardisering, effektiva flöden och långsiktig hållbarhet. Ambitionen är att bli bäst i Sverige på resursanvändning inom service- och fastighetstjänster, och som stöd behövs CAFM som plattform för att automatisera och effektivisera serviceprocesserna, samt understödja realtidsuppföljning och analyser. Beskrivning av uppkomna förändringar Under den pågående implementeringen har både interna och externa faktorer uppkommit som kräver utökning av såväl tidplan som budget Utökade verksamhetsbehov - avser aktiviteter och kostnader som är kopplade till ursprungskraven i kravställningen 2016 inför upphandling, där löpande verksamhetsutveckling har gjort att kraven blivit mer omfattande eller förändrats i takt med omvärldsutvecklingen Exempel på utökade verksamhetsbehov är: Omvärldsutvecklingen inom digitalisering har gett ökad nivå på krav och behov kopplad till användargränssnitt och användarupplevelse ur både ett kund- och verksamhetsperspektiv Självservice för beställning och felanmälan - fler tjänster är tillgängliga idag än vid tidpunkten för kravställande 2016 Omfattningen av datamigrering och integration har ökat i både kvantitet och komplexitet sedan kravställningen 2016 t.ex. integration av CAD (Computer Aided Drafting)-ritningar. Nya funktioner/behov - avser ökade kostnader utifrån nya identifierade behov på grund av omvärldsförändringar som uppkommit sedan upphandling/kravställning. Exempel på nya funktioner/behov är:

3 Datum (5) Beslut om Strategisk målbild för ekonomiprocesser i kommunicerades under hösten 2017 och medför ökade krav på t.ex. de inköpsprocesser som påverkar CAFM. En konsekvens av Strategisk målbild är att Raindance Marknadsplats utgör en ny och omfattande integration. GDPR ställer högre och mer omfattande krav på hantering av personuppgifter. Detta medför att omfattning gällande behörighetsstyrning och access till information blivit större än vid tidpunkten för kravställande 2016 s övergång till Office 365 medför nya integrationskostnader. Budget- och prognosmodul för hyreshantering Uppsättning och hantering av konstkatalog Kostnader för intern personal i CAFM-programmet - beräkningen är gjord enligt samma princip som används inom SDV (Skånes Digitala Vårdsystem)-programmet; resurskontrakt. Denna beräkningsprincip användes inte i beräkningen av kostnader för intern personal i den ursprungliga budgeten. Även förlängningen av tidplan från 2018 till 2020 (kvartal 1), utifrån utökade verksamhetsbehov och nya funktioner/behov, bidrar till en förlängd kostnad för intern personal. IoT - Genom implementeringen av CAFM-plattformen skapas förutsättningar för vidare digital utveckling av s verksamheter inom service- och fastighetstjänster och möjliggör effektivare arbetssätt med fokus på proaktivitet. Exempel på värdeskapande funktionalitet som möjliggörs: Ökar patientsäkerheten genom förbättrad planering av tvätt samt service- och underhåll av rullande material som rullstolar och sängar. Insamling av data från IoT-sensorer möjliggör evidensbaserade förbättringar som leder till ökad effektivitet och minskade kostnader. Insamling av ny och befintliga data från tekniska enheter/maskiner/ fastighetsutrustning gör att man kan arbeta med proaktivt underhåll och undvika kostsamma haverier och verksamhetsavbrott. Robotisering och Den digitala medarbetaren - Under 2018 implementerades detta projekt för administrativa tjänster inom Gemensam Servicefunktion (GSF) på Regionservice. Nu finns en infrastruktur redo som möjliggör uppskalning och utveckling av automatiska processer för hela. Ekonomiska konsekvenser och finansiering Det fortsatta införandet planeras för perioden (kvartal 1)

4 Datum (5) Kostnader Kapitalkostnad (ränta/avskrivning) 0,0 0,0-9,1-13,8-13,6-13,4-13,1-13,1-13,1-13,1-13,1-13,1 SaaS avgifter -0,7-1,1-1,4-1,4-1,4-1,4-1,4-1,4-1,4-1,4-1,4-1,4 Extern funktionell förvaltning -3,9-4,4-4,4-4,4-4,4-4,4-4,4-4,4-4,4-4,4-4,4-4,4 Nyttoeffekter Effektivisering 0,0 9,7 14,7 20,0 20,0 20,0 20,0 20,0 20,0 20,0 20,0 20,0 Standardiseringseffekt 1,0 2,0 2,0 2,0 2,0 2,0 2,0 2,0 2,0 2,0 2,0 2,0 Utfasning befintliga system 0,0 2,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 Summa -3,6 8,2 5,7 6,3 6,5 6,8 7,0 7,0 7,0 7,0 7,0 7,0 Ackumulerat -3,6 4,5 10,2 16,5 23,1 29,8 36,8 43,8 50,9 57,9 64,9 71,9 Kostnader Grundinvestering utökning med 63,2 miljoner kronor (se dokument Regionservice digitalisering och utveckling) utöver ursprunglig grundinvestering på 54,4 miljoner kronor, där även upphandlingskostnad för 2016 ingår. Av dessa 63,2 miljoner kronor avser 32,2 miljoner kronor finansiering av ökade kostnader för grundplattform CAFM utifrån utökade verksamhetsbehov, nya funktioner/behov samt förlängd kostnad för egen personal, och 31 miljoner kronor verksamhetsutveckling inom IoT. Avskrivningstiden är beräknad till 10 år, med start 2020, då hela plattformen beräknas vara implementerad. Extern funktionell förvaltning kostnader för leverantörsstöd till verksamheten i användning och support av plattformen. Software as a Service (SaaS) - avgift för tjänsten, är kostnader till leverantören för att tillhandahålla plattformen åt. Plattformen köps som en molntjänst, vilket innebär att betalar för tillgång och användning samt äger informationen. Beräknade nyttoeffekter De nyttoeffekter som tidigare beräknats, är trots konservativ beräkning, starka nog att även bära den utökade budgeten. Nyttoeffekterna är därmed oförändrade i sammanställningen. Investeringen kommer däremot att medföra ytterligare affärsnytta som kommer att påvisas efterhand som plattformen införs och därmed bevisas i praktiken. Periodiseringen är framräknad med utgångspunkt i utkast till projektplan för införande. Det förväntas någon fördröjning innan effekter kan ses på grund av tiden för förändring av arbetssätt samt införandet av enhetliga standardprocesser är mer krävande än det tekniska införandet. De nyttoeffekter som tidigare definierats faller inom: Effektivisering/Digitalisering - nyttoeffekt av införande av en obruten informationskedja för hela processen, från bygg till uppkopplade byggnader i drift och utförande av service i lokalerna. Merparten av byggprojekten, främst inom ombyggnad och underhåll, kommer använda plattformen under byggprocessen. Utöver enhetlighet i information och förbättrad möjlighet för uppföljning av projekt kommer även data att finns klar för digital överlämning till drift och förvaltning av byggnaderna. Detta ger både

5 Datum (5) nyttoeffekter i byggprocessen samt i överlämningsprocessen till fastighetsförvaltning. Nyttoeffekter kommer i form av tidseffektivisering både kalendertid och resurs för alternativ manuell registrering av data, ökad kvalitet på data, samt möjligheterna som ges när data är tillgänglig för byggnadens hela livscykel. Standardiseringseffekt - uppstår tidigt, ofta innan driftsatt lösning. Denna effekt uppstår när verksamheten börjar fokusera och uppmärksamma ett enhetligt och samordnat arbetssätt. Så snart det finns möjlighet att börja mäta och följa upp data kommer förbättringseffekten att påverka ytterligare. Utfasning av befintliga system - kommer att fortgå successivt och fortsätta tills den kompletta IT-plattformen är implementerad och verksamheten har ändrat sitt arbetssätt enligt nya standardiserade processer. Förändringslednings-arbetet har pågått sedan 2016 och förväntas vara genomfört senast två år efter införandet av lösningen. Befintliga system som kommer att fasas ut är t.ex. Alystra, Navison, Landlord, Serviceportalen och Jeeves. Finansiering Sammanställningen ovan visar en merkostnad de första 2 åren, där nyttoeffekterna ackumulerat uppväger merkostnaden efter 3 år. Juridisk bedömning Samråd med regionjurist har inte bedömts nödvändig. Miljökonsekvenser Ärendet bedöms inte medföra några direkta miljökonsekvenser, men implementeringen bedöms i förlängningen att ha indirekt positiv miljömässig påverkan genom t.ex. minskad pappersförbrukning då manuella processer ersätts med digitalt arbetssätt. Samverkan med berörda fackliga organisationer Samverkan/MBL-förhandling slutförs lokalt på Regionservice. Uppföljning Uppföljning sker i den löpande uppföljningsprocessen. Inger Rosenkvist Tolsved Ordförande Helena Skjeld Servicedirektör