UTVÄRDERINGSBERÄTTELSE 2015

Transkript

1 FULLMÄKTIGE BILAGA 1 7 SAMKOMMUNEN FÖR EGENTLIGA FINLANDS SJUKVÅRDSDISTRIKT UTVÄRDERINGSBERÄTTELSE 2015 Revisionsnämnden operationer utfördes personer använde sig av tjänsterna Invånarantalet i Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt vid årsskiftet 2014/2015 Antalet vårddagar var Antalet poliklinikbesök var

2 Utgivare: Samkommunen för Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt Omslag: Kristiina Elo

3 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Sida 1 ORDFÖRANDENS ÖVERSIKT SAMMANDRAG TABELL ÖVER UTFALLET AV DE BINDANDE MÅLEN ÅR UTVÄRDERING AV UTFALLET AV SJUKVÅRDSDISTRIKTETS STRATEGI OCH BUDGETMÅL Ekonomiska mål Verksamhetsmål EKONOMISKA IAKTTAGELSER Budgetuppföljning Det ekonomiska stabiliseringsprogrammet Produktivitet ÖVRIGA IAKTTAGELSER Uppsättande och uppföljning av mål Plan för kvalitetsledningen Vårdgaranti Miljöprogram och miljökostnader Svenskspråkig service Samarbete med kommunerna och förberedelser för reformen UPPFÖLJNING AV TIDIGARE IAKTTAGELSER Övervakning av byggprojekt Inneluftproblem Fastighetsstrategi Beredskapsplanering Underteckningar Bilaga 1 Begrepp och förkortningar Bilaga 2 Revisionsnämndens verksamhet... 48

4 2 1 Ordförandens översikt Sjukvårdsdistriktet har under de senaste åren genomfört flera strukturella verksamhetsförändringar. År 2015 genomfördes "Ett sjukhus"-projektet då närsjukhusen i Salo, Loimaa och i Nystad anslöts till Åucs. En följd av förändringen blev att jourverksamheten förenades med Affärsverket för akutvård och jour. Ytterligare genomfördes en omfattande organisationsförändring inom resultatsområdet Teknik och underhåll. Avtalsförhandlingarna om samarbete med Loimaa och Nystad var en bra spelöppning för att befrämja social- och hälsovårdsreformen i landskapet. Med de strukturella förändringarna har man utöver en rationellare patientvård eftersträvat en kostnadseffektiv verksamhet. Kontrollen över sjukvårdsdistriktets ekonomi har inom de senaste två åren framskridit i rätt riktning. Förutom målsättningarna av Affärsverket för akutvård och jour har ungefärligt alla övriga bindande ekonomiska mål för år 2015 uppnåtts eller nästan uppnåtts. Man må dock beakta att samkommunens fullmäktige beviljade tilläggsanslag på 0,9 M för sjukvårdsdistriktets nettokostnader för år Dessutom fick Affärsverket för akutvård och jour 3,8 M och affärsverket Tyks-Sapa 8,1 M för nettokostnader över den ursprungliga budgeten. De strukturella förändringarna har dämpat ökningen av medlemskommunernas betalningsandelar. År 2015 var ökningen 2,7 %. Målet för det av fullmäktige godkända stabiliseringsprogrammet för åren är att ökningen av medlemskommunernas betalningsandelar högst ska bli 3,8 % om året. Att hålla sig inom stabiliseringsprogrammet förutsätter att ökningen åren fortsättningsvis hålls under 3 %. Ökningen åren var i genomsnitt 5 %, utvidgningen av verksamheten och verksamhetslokalerna medberäknade. Omfattande bygginvesteringar på Åucs sjukhusområde fortsätter. Byggandet av T3-sjukhuset genomförs åren med leasingsfinansiering. På grund av leasingsfinansieringen kommer man att hålla sig inom de i det ekonomiska stabiliseringsprogrammet angivna gränsvärdena för den maximala lånesumman. Lånesumman i och för sig återspeglar inte hur kostnadseffektiv verksamheten är. Genom investeringarna söker man klara inbesparingar av driftskostnader. Det finns stora utmaningar med anknytning till underhåll av fastigheterna och renoveringen av fuktighetsskador. Att renoveringsanslagen är otillräckliga innebär att byggnadernas renoveringsskulder ökar. Uppmärksamhet bör särskilt läggas vid underhållsresurserna och funktionalitet. Att man avstår från onödiga utrymmen minskar fasta kostnader. Utarbetningen av fastighetsstrategin blev tyvärr uppskjuten till år Också verksamhetsmålen förverkligades tämligen bra år Det finns ändå mycket att förbättra. Man måste t.ex. kunna få väntetiderna på samjouren till bedömning av vårdbehov och till läkare på en rimligare nivå än idag. Som ett bindande mål bör sättas upp att väntetiderna följer social- och hälsovårdsministeriets (SHM) riktvärden. Resultatet för personalens arbetsbelåtenhet var i sin helhet bättre än år Resultatet avslöjade dock missförhållanden som måste åtgärdas genom chefsarbete. Beträffande trakasserier och diskriminering bör man tillämpa nolltolerans. Planen om personalens välbefinnande på arbetsplatsen, uppföljning av dess utfall och analysering av dess effekt skall göras i samarbete med företagshälsovården. Uppskattningsvis sparar en snabb diagnos och snabbt påbörjande av vården kostnader i ett senare skede av behandlingen. Man måste få noggrannare information än idag som stöd för beslutsfattandet om hur stor kostnadseffektiviteten blir vid satsning på behandlingens första skede. Följaktligen kan man utarbeta en budget som på rätt sätt stöder förändring av verksamhetssätt samt ekonomi och resultatrik verksamhet. Nämnden konstaterar som slutsats att de åtgärder, som sjukvårdsdistriktets ledning vidtagit för att producera en högklassig och omfattande specialsjukvård i landskapet, förverkligar de mål som fullmäktige fastställt och möjliggör en smidig övergång till det framtida social- och hälsovårdssystemet. Reino Lindqvist ordförande för revisionsnämnden

5 3 2 Sammandrag Revisionsnämnden har i enlighet med sin uppgift bedömt om de av samkommunens fullmäktige fastställda bindande verksamhets- och ekonomiska målen för år 2015 har uppnåtts och om verksamheten ordnats på ett resultatrikt och ändamålsenligt sätt. Ytterligare har nämnden utvärderat utfallet av balansering av ekonomin och resurser av den gällande ekonomiplanen. Under punkt 3 i den här utvärderingsberättelsen föreställs sammanfattningsvis utfallet av de bindande målen för år 2015 i tabellform. Under punkt 4 utvärderas utfallet av sjukvårdsdistriktets strategi och budgetmål mera detaljerat. Vid utvärderingen av målutfallet har man bl.a. använt följande informationskällor: resultat som rapporterats i sjukvårdsdistriktets bokslut och verksamhetsberättelse för år 2015, protokoll samt intervjuer av ledande tjänstemän. Under punkt 5 behandlas ekonomiska iakttagelser om efterföljande av budgeten, utfallet av det ekonomiska stabiliseringsprogrammet och utveckling av produktiviteten. Under punkt 6 behandlas iakttagelser om verksamheten beträffande utvecklingen av uppsättandet och uppföljningen av mål, utarbetningen av planen för kvalitetsledningen, tillgången till vården, genomförandet av miljöprogrammet, utvecklingen av de svenskspråkiga tjänsterna samt samarbetet med kommunerna och förberedelserna inför social- och hälsovårdsreformen. Under punkt 7 behandlas uppföljning av iakttagelser i de tidigare utvärderingsberättelserna som gjorts av revisionsnämnden. Teman är övervakning av byggprojekt, inneluftproblem, sammansättning av fastighetsstrategin och beredskapsplanering. Bifogad till utvärderingsberättelsen finns en kort förteckning över begreppen och förkortningarna samt revisionsnämndens verksamhetsberättelse för år Revisionsnämnden : På bilden från vänster Merja Nurmio, Reino Lindqvist (ordf.), samkommunsrevisor Synnöve Niemi (föredragande och sekr.), Piki Kettinen, Antti Ääritalo (vice ordf.), Inkeri Backman, Birger Ehrnström (ers.) och Erkki Koskinen. Jukka Sirén fattas på bilden. Bild: Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt/kommunikationsenheten.

6 4 3 Tabell över utfallet av de bindande målen år 2015 Vid utvärderingen av målutfallet har revisionsnämnden bl.a. använt följande informationskällor: resultat som rapporterats i sjukvårdsdistriktets bokslut och verksamhetsberättelse för år 2015, protokoll samt intervjuer av ledande tjänstemän. Grön=uppnåddes, Gul=uppnåddes delvis eller nästan, Röd=uppnåddes inte Av fullmäktige godkända bindande ekonomiska budgetmål Ansvarig Styrelsen Mätningssätt/Målnivå (inkl. budgetändringar godkända av fullmäktige och ) Bindande nettokostnader för verksamheten (Samkommunen sammanlagt utan affärsverk) <470,8 M + 0,9 M = 471,7 M Räkenskapsperiodens överskott (Samkommunen sammanlagt utan affärsverk) >1,15 M Investeringsutgifter (Samkommunen sammanlagt utan affärsverk) <18,15 M Direktionen för Affärsverket för Verksamhetens bindande nettokostnader 56,1 M + 3,8 akutvård och jour 1 M = <59,9 M Direktionen för affärsverket Åbolands sjukhus Direktionen för Affärsverket Tyks-Sapa Rapporterat resultat i verksamhetsberättelsen Revisionsnämndens utvärdering av utfallet 473,65 M 473,65 M Skillnaden 2,1 M, = 0,4 % 0,5 M 0,5 M Skillnaden 0,6 M = 44,9 % 15,7 M 15,7 M 60,0 M 60,0 M Skillnaden 0,1 M = 0,2 % Räkenskapsperiodens överskott >1,0 M 0,72 M 0,72 M Skillnaden 0,3 M = 27,5 % Investeringsutgifter < Skillnaden =260 % Rörelseintäkter <66,63 M 71,3 M 71,3 M Skillnaden 4,7 M = 7 % Verksamhetens bindande nettokostnader <13,8 M 13,06 M 13,06 M Räkenskapsperiodens underskott < Skillnaden =2,4 % Investeringsutgifter < Skillnaden = 9,2 % Verksamhetens bindande nettokostnader 118,35 M + 125,8 M 125,8 M ,1 M = <126, 45 M Räkenskapsperiodens överskott Skillnaden Investeringsutgifter < 5,0 M 3,71 M 3,71 M Prissättningen av tjänster producerar serviceområdevis Uppnåddes inte Uppnåddes inte nollresultat Försäljning av tjänster till övriga sjukhus än sjukhus inom sjukvårdsdistriktet eller till medlemskommuner av sjukvårdsdistriktet ökar Försäljningen utanför distriktet ökade med 18,1 % Försäljningen utanför distriktet ökade med 18,1 % Medbit Oy Priserna får högst stiga med 1,5 % Uppnåddes Uppnåddes Västkustens Arbetshälsa Ab Bolaget gör en vinst. Uppnåddes Uppnåddes Bolagets servicepriser är konkurrenskraftiga i förhållande till övriga jämförbara serviceproducenter på området. Uppnåddes Uppnåddes 1 Från början av år 2015 överfördes verksamheten av förstahjälpspoliklinikerna på närsjukhusen och jouren på hälsovårdscentralerna från Åucs:s resultatområde till Affärsverket för akutvård och jour. Enligt budgeten var rörelseintäkterna och verksamhetskostnaderna av den överförda verksamheten 10,9 M.

7 5 1.1 Närsjukhusen erbjuder sådan specialiserad sjukvård som ofta behövs på befolkningsnivå och fortlöpande på individuell nivå som en del av god behandling och rehabilitering av långtidssjukdomar, samt kortvarig avdelningsvård i första hand för behandling av akuta hälsoproblem hos den äldre befolkningen. Dessutom produceras i närsjukhusen andra ändamålsenliga närtjänster för den specialiserade sjukvården samt separat överenskomna universitetssjukhustjänster som koncentrerats till ett visst närsjukhus. 1.2 Man ökar dagkirurgins proportionella andel inom sjukvårdsdistriktet. Krävande dagkirurgi utförs centraliserat på olika sjukhus. 1.4 Man beslutar om ordnandet av förlossningarna då jourförordningens slutgiltiga innehåll och tidtabellen för ikraftträdandet klarläggs Man ökar betoningen på öppen vård inom hela sjukvårdsdistriktet. 1.6 I Åbo samordnas tjänsterna med Åbo stads välfärdssektors egen specialiserad sjukvård. I målbilden med tidtabell ska ansvarsområdevis fastställas vilka tjänster inom specialsjukvården som behövs ofta på befolkningsnivå, och fortlöpande på individuell nivå som en del av god behandling av långtidssjukdomar och rehabilitering. Målbilden med tidtabell fastställs enligt varje ansvarsområde för vilka de övriga ändamålsenliga närtjänsterna som produceras på närsjukhusen kommer att vara. Fastställs målbilden med tidtabell ansvarsområdevis för vilka de universitetssjukhustjänster är som koncentrerats till ett visst närsjukhus genomförs verksamhetsförändringarna i enlighet med definitionen ovan. Fastställs en målbild för att producera krävande dagkirurgi centraliserat på olika sjukhus inom sjukvårdsdistriktet. Sammanställs en skild plan för ökandet av andelen dagkirurgi. Förlossningarna centraliseras till Åucs stamsjukhus senast , om socialoch hälsovårdsministeriet inte har beviljat undantagstillstånd för att fortsätta med dem. Antalet vårdplatser på bäddavdelningarna inom sjukvårdsdistriktet minskas minst i enlighet med produktionsplanen. Man strävar efter att överföra rehabiliteringsverksamheten från Pemar till gemensamma lokaler med Åbo stad. Arbetsgruppen som utrett samarbetet mellan sjukvårdsdistriktet och Åbo stads psykiatri får sitt arbete färdigt. Förändringarna till följd av "Ett sjukhus"- projektet genomförs 2015 och 2016 Operativ verksamhet på närsjukhusen delvis okoordinerad. Antalet dagskirurgiska åtgärder ökade, men den relativa andelen växte inte. Undantagstillståndet beviljades t.o.m. 7/2017, men förlossningarna centraliserades 12/2015. Minskats inom psykiatri och på Åucs Vakka- Suomi sjukhus och på Åucs Loimaa sjukhus sammanlagt med 61 platser Rehabiliteringsverksamheten överförd. Arbetsgruppens verksamhetsplan blev färdig och mellanrapporten av arbets- Av fullmäktige godkända bindande verksamhetsmål i budgeten 2 Åtgärdsprogrammets målsättningar Vad ska man göra i praktiken? Rapporterat resultat i verksamhetsberättelsen Närtjänster som erbjuds har fastställts enligt ansvarsområde och tidtabell har uppgjorts Revisionsnämndens utvärdering av utfallet Fastställda enligt ansvarsområde och tidtabellen uppgjord Fastställda enligt ansvarsområde och tidtabellen uppgjord Fastställda enligt ansvarsområde och tidtabellen uppgjord Förändringarna till följd av "Ett sjukhus"-projektet genomförs 2015 och 2016 Operativ verksamhet på närsjukhusen delvis okoordinerad. Antalet dagkirurgiska åtgärder ökade, men den proportionella andelen växte inte. Undantagstillståndet beviljades t.o.m. 7/2017, men förlossningarna centraliserades 12/2015 Minskats inom psykiatri och på Åucs Vakka- Suomi sjukhus och på Åucs Loimaa sjukhus sammanlagt med 61 platser Rehabiliteringsverksamheten överförd Arbetsgruppens verksamhetsplan blev färdig och mellanrapporten av arbetsgruppen 2 Obs! Numreringen av de bindande målen i tabellen följer den numrering som använts i budgeten för år Utfallet av de av fullmäktige godkända bindande mål har rapporterats i bokslutet och verksamhetsberättelsen för år 2015.

8 6 1.7 Skapas en spetskompetensstrategi som förbättrar universitetssjukhusets konkurrensförmåga och främjar kompetensförmågan med sjukvårdsdistriktets kommunikationsstrategi. 2.1 Att servicesystemet fungerar i sin helhet stöds genom att utveckla konsultations-, utbildnings- och nätverksverksamhet, förankrad specialiserad sjukvård och vårdkedjor. 2.2 Man utvecklar multiprofessionella regionala verksamhetsmodeller (särskilt inom psykiatri och barnsjukdomar) som stöd för basnivåns arbete i förebyggandet och vården av barns, ungas och familjers marginalisering Åucs vårdlinjeorganisation på verksamhetsområde- och serviceområdenivå och den patientcentrerade servicemodellen utvecklas och förenhetligas vidare i enlighet med organisationen. Man genomför förenhetligandet av vårdpraxis och verksamhetssätt mellan verksamhetsområdena Åucs vårdlinjeorganisationsmodell med dess verksamhetssätt utvidgas att täcka hela sjukvårdsdistriktet. Ledarna för verksamhets- och serviceområdena ansvarar för tillgången till specialiserad sjukvård på hela sitt område och enhetligt samarbete med kommunernas social- och hälsovårdstjänster. 2.4 Man skapar mekanismer för de förtroendevaldas beslutsfattande med vilka man uppföljer och utvecklar den specialiserade sjukvårdens närtjänster så, att tjänsterna säkras och ordnas så att de stöder basnivåns social- och hälsovårdstjänster så bra som möjligt. 3. För att förbättra personalens rörlighet och arbetets produktivitet tas i sjukvårdsdistriktet i bruk målsättningsprogram och sporrande belöningssystem. Fattas principbeslut om samarbetet inom psykiatri. Inleds strategiarbete angående båda Strategierna blev färdiga Tas i bruk nya verksamhetsmodeller vid konsultations-, utbildnings- och nätverksverksamhet. Ökas förankrad specialsjukvård (specialläkarnas stöd till primärvården och stöd från universitetssjukhusnivån till närsjukhusen). Enheterna för pediatri, barnpsykiatri och ungdomspsykiatri utvecklar en gemensam och multiprofessionell verksamhetsmodell i samarbete med kommunernas primärhälsovård och socialtjänster för att främja förebyggandet av marginalisering. Ordnas utbildning och stöd baserad på lean-metoder för hela direktionen och förmannaskapet inom sjukvårdsdistriktet angående utveckling av processer och ledarskap. Ledarskapsprogrammen inom "Ett sjukhus"-organisationen löper smidigt. Görs upp planer för verksamhets- och serviceområdena för att förbättra samarbetet inom specialiserad sjukvård med kommunernas social- och hälsovårdstjänster. Fastställs närservicenämndens arbetssätt och föredragningspraxis Förankringsprocessen av strategin blivit beskriven, utvecklats ett nytt målsättningsprogram för sjukvårdsdistriktet och personalen informerats om det gruppen för lokaler och organisation Principbesluten angående psykiatri fattade 12/2015 Strategiarbetet påbörjades. Kommunikationsstrategin till styrelsen 11/2015 och spetskompetens -strategin 1/2016. Tagits i bruk nya modeller, förankringen minskat på behovet. Ingen betydande ökning av stöd till primärvården Projektet på gång, fortsätter år 2016 Ordnats 10/2015 och 11/2015 Ledarskapsprogrammen ännu delvis oklara. I de kommunspecifika planerna stora skillnader mellan kommunerna och verksamhetsområden Uppnåddes Utvecklats en målsättningsoch uppföljningsmodell. Kommits överens om BSC-modellen. Planeringsanvisningen för för lokaler och organisation Principbesluten fattade 12/2015 Startades Kommunikationsstrategin till styrelsen 11/2015 och spetskompetensstrategin 1/2016. Tagits i bruk nya modeller, förankringen minskat på behovet Ingen betydande ökning av stöd till primärvården Projektet på gång, fortsätter år 2016 Ordnats 10/2015 och 11/2015 Ledarskapsprogr ammen ännu delvis oklara I de kommunspecifika planerna stora skillnader mellan kommunerna och verksamhetsområden Uppnåddes Utvecklats en målsättnings- och uppföljningsmodell. Kommits överens om BSCmodellen. Planeringsanvisningen för ekonomi under behandling

9 7 4 En regional datasystemsspecifikation för säkerställande av ett enhetligt, regionalt täckande datasystem som baserar sig på påbörjad helhetsarkitektur samt eventuell upphandling startas i slutet av fullmäktigeperioden. I arbetet måste också beaktas riktlinjerna av Västkuststrategin. Man ökar patientens möjligheter till elektroniska tjänster. 5 Man sörjer för högklassig undervisning och forskning genom att genomföra specialansvarsområdets undersöknings- och vetenskapsstrategi samt undervisningsstrategi. 6b Sjukvårdsdistriktets stödtjänster (t.ex. lokalvård) ordnas för att förbättra helhetsekonomin tillsammans med ägarkommunerna och specialansvarsområdets aktörer. 6c Sjukvårdsdistriktets byggnadsbestånd sätts på trygg och ändamålsenlig nivå. Man avstår från onödiga utrymmen och lokaler. Beträffande alla utrymmen beaktas så ändamålsenligt utnyttjande av närsjukhusens utrymmen som möjligt samt användningsmöjligheter av gemensamma lokaler och apparater tillsammans med ägarkommunerna och Åbo universitet. 7 I dimensioneringen av nybyggnad bör beaktas den utrymmeskapacitet närsjukhusen erbjuder Sammanställs bindande och personliga mål enligt den nya modellen och det nya verksamhetssättet. Sjukvårdsdistriktets sporrande belöningssystem täcker strategiska, operativa och beteendemässiga områden och personalen har informerats om det. Det nya sporrande belöningssystemet förverkligas så som överenskommits 2014 medräknat bl.a. den snabba belöningen. (2016) Godkänns en regional verksamhetsmodell för informationshantering i enlighet med västkustens dataförvaltningsstrategi. Man binder sig till de kundreseprojekt som man tillsammans kommit överens om. Planeras hur kundresebaserade handlingssätt förankras i sjukvårdsdistriktets verksamhet. ekonomin under behandling. Anvisningen för årsplanering och överenskomna mätare fattas ännu Den snabba belöningen tagits i bruk och man fortsätter med denna praxis år Resultatpremie ska inte införas av ekonomiska skäl. Regional koordinationsgrupp fungerar och grundats en planeringsgrupp Godkänts två kundreseprojekt och planeringen påbörjats. Påminnelser per Anvisningen för årsplanering och överenskomna mätare fattas ännu Den snabba belöningen tagits i bruk och man fortsätter med denna praxis år Resultatpremie ska inte införas av ekonomiska skäl. Regional koordinationsgrupp fungerar och grundats en planeringsgrupp Godkänts två kundreseprojekt Påbörjats planeringen av de två första kundreseprojekt Tas i bruk sms-påminnelser. Tas i bruk medborgarkonto för förmedling av e-post till patienterna. textmeddelande förverkligas Medborgarkonto Genomförs 2016 I bruk i bruk. Självanmälnings- Självanmälningsprogram tas i bruk. Självanmälnings programmet i -programmet i pilotbruk pilotbruk. För Åucs specialanvarsområde sammanställd undervisnings- och skolningspolitik uppdateras enligt avtalet om ordnande av specialiserad sjukvård så, att den fortgår till år 2016 och så, att den också omfattar VSHP. ERVA-vetenskapsstrategin genomförs enligt en skild åtgärdsplan och tidtabell. Reds ut den bästa helhetsekonomiska verksamhetsmodellen för lokalvård. Reds ut den bästa helhetsekonomiska verksamhetsmodellen för ekonomiförvaltningens servicecentral. T3- och "Medisiina D"-projekten framskrider i enlighet med fattade beslut så, att man kan avstå från att använda U- sjukhuset år Man slutar använda sjukhusen i Pemar och Reso. Godkänts för åren av styrelserna på sjukvårdsdistrikten inom specialansvarsområdet 12/2015 Genomförts Utredningen utfärdats, i styrelsen 12/2014. Utredningen till styrelsen på våren 2016 Man kan sluta använda U- sjukhuset först år Användningen som sjukhus upphörde i augusti Godkänts för åren av styrelserna på sjukvårdsdistrikte n inom specialansvarsom rådet 12/2015 Genomförts Utredningen utfärdats, i styrelsen 12/2014 Utredningen till styrelsen på våren 2016 Man kan sluta använda U- sjukhuset först år Användningen som sjukhus upphörde i augusti År 2014 beaktats vid planeringen av T3. Beaktats Beaktats

10 8 Uppställda bindande verksamhetsmål för affärsverk och dotterbolag Ansvarig Mätningssätt/Målnivå Rapporterat resultat i verksamhets- Affärsverket för akutvård och jour (EPLL) Affärsverket Tyks-Sapa Affärsverket Åbolands sjukhus Medbit Oy Västkustens Arbetshälsa Ab Akutsjukvården på sjukvårdsdistriktets område produceras på ett för patienten tryggt sätt och genom att följa beslutet om servicenivån. En jourpatient får en bedömning av vårdbehovet och av brådskandegraden (triage) enligt ESI-klassificeringen alltid på mindre än 30 minuter. 1.3 Samjourerna på närsjukhusen överförs till Affärsverket för akutvård och jour för att uppnå fördel av en regional prehospital akutsjukvård. 1.3 Utfärdas en ändamålsenlig anvisning om i vilka situationer patienten ska remitteras från närsjukhusen till samjouren på T-sjukhuset 1.3 Utfärdas i samarbete med medlemskommunerna ett skilt serviceavtal om tjänsterna inom akutvården och jouren med beaktande av kommunernas behov av affärsverket. 6a Sjukvårdsrelaterade tjänster (t.ex. laboratorietjänster) ordnas i samarbete med Åbo universitets och specialansvarsområdets aktörer varvid man beaktar regional specialkompetens, effekt, helhetsekonomin samt hälsovårdssektorns innovations- och affärsverksamhetspotential. 6a Västkustsamarbetet framskrider i enlighet med avtalet om ordnande av specialiserad sjukvård inom specialansvarsområdet. 6a Grundas ett landsomfattande centrerat sållningslaboratorium Antalet patientskador ökar inte från den nuvarande låga nivån. berättelsen På distriktsnivå var servicenivån enligt servicenivåbeslutet 75,5 % (barn 97,1 %) Överfördes Utfärdats På distriktsnivå var servicenivån enligt servicenivåbeslutet 75,5 % (barn 97,1 %) Underteckningen blev uppskjuten till januari 2016 Utredning om verksamhetsmodellen av laboratorie- och avbildningstjänster blir färdig Revisionsnämndens utvärdering av utfallet Överfördes Utfärdats Underteckningen blev uppskjuten till januari 2016 Utredning om verksamhetsmodellen av laboratorie- och avbildningstjänster blir färdig Grundats fr.o.m Grundats fr.o.m Ersättningsbara Ersättningsbara 1 1 st 2014 och 1 st 2014 och 1 st st Servicepriser ska sänkas under årets lopp Uppnåddes Uppnåddes Tillgången till tjänsterna är i enlighet med det överenskomna Tjänsternas andvändbarhetsmål med skalan 0 10 är angående tjänsterna 9,0 och teknikens funktionalitet 7,5. Koncentreringen av serviceproduktionen och utvecklingsverksamheten för socialoch hälsovårdsreformens IT-system till bolaget framskrider under året. Bolagets verksamhet utvidgas på specialansvarsområdet. Nästan i enlighet med det som överenskommits Tjänsterna 9,4 och teknikens funktionalitet 7,2 och 7,5 Utredningarna getts, framskridit enligt överenskommen tidtabell Satakunda sjukvårdsdistrikts enhet för företagshälsovård överfördes till bolaget Nästan i enlighet med det som överenskommits Tjänsterna 9,4 och teknikens funktionalitet 7,2 och 7,5 Utredningarna getts, framskridit enligt överenskommen tidtabell Satakunda sjukvårdsdistrikts enhet för företagshälsovård överfördes till bolaget

11 9 4 Utvärdering av utfallet av sjukvårdsdistriktets strategi och budgetmål 4.1 Ekonomiska mål Utfall av samkommunens budget Iakttagelser: Man hade satt upp skilda ekonomiska mål för samkommunen och affärsverk. Det hade inte satts upp bindande ekonomiska mål för hela samkommunen affärsverk medberäknat. På hela samkommunens nivå (inkl. affärsverken) var överskridningen av budgetutgifterna 20,0 M (3,1 %). Också intäkterna ökade varpå de bindande nettokostnaderna överskreds till slut med 5,2 M (1,0 %) på samkommunsnivå. Samkommunens rörelseintäkter var 672,8 M. Verksamhetskostnaderna steg med 4,5 % från förra året. Åbo universitets laboratorium Utulab anslöts till affärsverket Tyks-Sapa år 2015 vilket ökade sjukvårdsdistriktets kostnader med 4,6 M. Den jämförbara ökningen av verksamhetskostnaderna var 3,7 % när man räknar med ökningen i verksamhetskostnaderna på grund av sammanslagningen av Utulab med samkommunen samt avskrivningen (1,6 M ) av försäkringsbolagsfordringar. Rörelseintäkterna var 14,5 M högre än väntat. Orsaken var bl.a. att antalet vårddagar och poliklinikbesök överskred budgeten. Antalet vårdperioder av patienter från medlemskommunerna var 3,0 % högre än planerat och produktionsmängden var 2,2 % större än väntat. Styrelsen nedsatte kommunfaktureringspriserna två gånger till följd av den ökade produktionen. Intäkterna från medlemskommunerna var 3,7 M högre än beräknat efter prisnedsättningarna. Medlemskommunintäkterna ökade med 2,7 % vilket föll inom ramarna för det ekonomiska stabiliseringsprogrammet. Det av samkommunens fullmäktige godkända ekonomiska stabiliseringsprogrammet tillåter en årlig ökning av medlemskommunernas betalningsandelar med högst 3,8 % i medeltal åren Samkommunen sammanlagt, utan affärsverk Iakttagelser: för samkommunen (utan affärsverk) hade satts tre bindande ekonomiska mål, av vilka ett uppnåddes och två uppnåddes nästan efter att tilläggsanslag beviljats. Fullmäktige ändrade budgeten så, att det beviljades ett tilläggsanslag på 0,9 M för samkommunens bindande nettokostnader. Efter ändringen var bindande nettokostnadsmålet för verksamheten 471,7 M. Utfallet var 473,65 M. Skillnaden jämfört med det målsatta utfallet var 2,1 M, dvs. 0,4 %. Räkenskapsperiodens överskottsmål var 1,15 M och utfallet 0,5 M. Skillnaden mellan överskottsmålet och utfallet blev 0,6 M. Samkommunens investeringsutgiftsmål uppnåddes. Affärsverket för akutvård och jour (EPLL) Iakttagelser: Av affärsverkets bindande ekonomiska mål uppnåddes två nästan tack vare ett tilläggsanslag, men två uppnåddes inte. Den ekonomiskt mest betydande avvikelsen var överskridning av rörelseintäkterna. Anslaget överskreds med 4,7 M (7 %). För fullmäktige lämnades inget ändringsförslag av rörelseintäkterna eftersom man ansåg att det är fråga om ett verksamhetsmål. Fullmäktige ändrade affärsverkets budget så, att det beviljades ett tilläggsanslag på 3,8 M för affärsverkets bindande nettokostnader. Det nya bindande nettokostnadsmålet var 59,9 M. Trots detta beviljade tilläggsananslag överskreds nettokostnaderna med en liten marginal på 0,1 M (0,2 %). Utfallet av räkenskapsperiodens överskottsmål blev 0,3 M mindre än målet och på investeringsutgifterna användes 0,1 M mer än reserverats i budgeten. En bidragande orsak till budgetavvikelserna var att samjourerna på närsjukhusen överfördes från Åucs:s resultatområde till Affärsverket för akutvård och jour från början av år Anslaget till affärsverket uppskattades för lågt vid uppgörande av budgeten. Enligt budgeten var rörelseintäkterna och verksamhetskostnaderna av den till affärsverket överförda verksamheten 10,9 M.

12 10 Affärsverket Åbolands sjukhus Iakttagelser: Av affärsverket Åbolands sjukhus ekonomiska mål uppnåddes tre, och ett uppnåddes nästan. Verksamhetens bindande nettokostnader realiserades enligt målet. Räkenskapsperiodens underskott låg mycket nära målet. Överskridningen av investeringsutgifter var bara , vilket dock utgjorde 9,2 % av målet. Dessutom var ett bindande mål att servicepriserna nedsätts under året. Målet uppnåddes. Affärsverket Tyks-Sapa Iakttagelser: Av affärsverket Tyks-Sapas fem ekonomiska mål uppnåddes fyra efter att tilläggsanslag beviljats. Fullmäktige beviljade tilläggsanslag på 8,1 M för affärsverkets bindande nettokostnader, med vilket målet uppnåddes. Räkenskapsperiodens överskott var , vilket låg mycket nära nollmålet. Investeringsutgifterna blev inom ramarna för det uppsatta målet. Målsättningen var att prissättningen av tjänster serviceområdevis producerar nollresultat, men målet uppnåddes inte. Försäljningen av tjänster till övriga sjukhus än sjukhus inom sjukvårdsdistriktet eller till medlemskommuner av sjukvårdsdistriktet ökade däremot i enlighet med det uppsatta målet. Affärsverkets Tyks-Sapa ekonomi har behandlats mer omfattande i utvärderingsberättelsen under punkt 5.1 Budgetuppföljning. Medbit Oy Iakttagelser: För Medbit Oy ställdes ett bindande mål, som uppnåddes. Målet var att priserna högst får stiga med 1,5 %. Beträffande fortlöpande service förgick året planenligt och bolaget returnerade retroaktivt till sina kunder kostnadsbesparingarna som uppkommit genom centralisering av tjänster för att motsvara produktionskostnaderna. Bolagets omsättning var 47,3 M och räkenskapsperiodens vinst Västkustens Arbetshälsa Ab Iakttagelser: Båda bindande ekonomiska målen uppnåddes. Bindande mål var att bolaget gör en vinst. Målet uppnåddes. Den gångna räkenskapsperioden blev den första räkenskapsperioden med vinst i bolagets verksamhetshistoria. Bolaget har fastställda förluster på 0,4 M från två föregående år. Vinsten för den gångna räkenskapsperioden var Det andra ekonomiska målet var att bolagets servicepriser är konkurrenskraftiga i förhållande till övriga jämförbara serviceproducenter på området. Enligt utredningen var timpriserna för Västkustens Arbetshälsa Ab:s individuella och grupparbete i genomsnitt 19 % förmånligare jämfört med timpriserna för privata aktörer på marknaden. Slutsatser: Hanteringen av ekonomin har under de två senaste åren framskridit åt rätt håll. Tack vare av fullmäktige beviljade tilläggsanslag uppnåddes ett resultat som kan anses vara rätt bra i förhållande till budgetens storlek. Samkommunens fullmäktige inom sjukvårdsdistriktet beviljade för år 2015 tilläggsanslag på 0,9 M för nettokostnader till samkommunen utan affärsverk, 3,8 M till Affärsverket för akutvård och jour och 8,1 M till Affärsverket Tyks-Sapa. Det fanns endast på Affärsverket för akutvård och jour betydande brister i att uppnå de bindande ekonomiska målen. Detta kan åtminstone delvis förklaras med att det vid budgeteringen inte tillräckligt omfattande hade beaktats alla kostnader som orsakades av organisationsreformen varvid jourpersonalen på närsjukhusen anslöts till affärsverket. Rekommendation: Affärsverkets för akutvård och jour bindande mål för rörelseintäkter ingick i den bilaga till fullmäktiges beslut, i vilken verksamhetsmålen var uppräknade. På grund av detta ansöktes inte om tilläggsanslag av fullmäktige för överskridningen på 4,7 M av det bindande målet. Revisionsnämnden samtycker med revisorernas ställningstagande enligt vilket besluten om de bindande ekonomiska målen borde vara tydligare.

13 Verksamhetsmål Patient, klient och effektivitet Iakttagelser: Målen angående patient, klient och effektivitet uppnåddes ganska bra. Det mest problematiska var väntetiden på samjouren till bedömning av vårdbehovet och brådskandegraden, som är för lång. För Affärsverket för akutvård och jour hade satts ett mål att en jourpatient alltid kommer till triage-skötare (för bedömning av vårdbehov och brådskandegrad) inom mindre än 30 minuter. Målet uppnåddes inte. Utfallsprocenten hos vuxna var 75,5 % och barn 97,1 %. Efter att vårdbehovet blivit bedömt köade jourpatienterna ännu till skötare eller läkare, vilket ledde till att den slutliga väntetiden tidvis under veckoslutens rusningstider blev oskäligt lång (t.o.m. åtta timmar). För närvarande undersöks hur man kan förkorta väntetiderna. År 2015 inledde Åbo stad sin verksamhet på en kvällsmottagning av icke-brådskande patienter som man hoppas på att en aning minskar efterfrågan på affärsverkets samjour. I en publikation av Social- och hälsovårdsministeriet "Kvalitet och patientsäkerhet inom prehospital akutsjukvård och jourverksamhet - Från planering till genomförande och utvärdering (2014:7) har givits följande riktlinjer för väntetiderna på jouren: Tid till triage-skötare Nödfallspatienter under 1 minut, målet 100 % Övriga patienter under 10 minuter, målet 100 % Väntetid till läkarmottagningen Nödfallspatienter under 1 minut, målet 100 % Övriga patienter 80 % under 1 timme och 100 % under 2 timmar Totala väntetiden under 4 timmar. Ifall den totala väntetiden överskrider 6 timmar, bör man enligt rekommendation av Social- och hälsovårdsministeriet systematiskt evaluera orsakerna till det och söka efter lösningar för att kunna förkorta väntetiderna. I arbetsbelåtenhetsmätningen på hösten 2015 låg arbetstillfredsställelsen på affärsverket på en försvarlig nivå. Utvecklingen av sjukfrånvaroprocenten har dock minskat och den var 3,8 % år Enligt uppgifterna av verkställande direktören har man mött stora personalresursproblem på affärsverket. Det finns brist på läkare. Övertidsgränsen uppnås av de flesta läkarna redan i juni. Man har varit tvungen att år 2015 anställa 10 skötare med visstidsanställning utan vakans, såsom också år Rekommendationer: Väntetiderna på samjouren till triage-skötare och läkare bör fås på en för klienten rimligare nivå än idag. Som ett bindande mål bör väntetiderna sättas upp i enlighet med SHM:s riktvärden. Arbetsfördelningen mellan Åucs specialläkare och affärsverkets akutläkare bör tydliggöras med skriftliga anvisningar vars uppföljning bör övervakas. Processen bör utvecklas för att kunna förkorta jourpatientens väntetid. Uppmuntrande av personalens rörlighet mellan Åucs och affärsverken bör aktivare tas i bruk för att tackla rusningstider. Med tanke på patientsäkerheten bör man säkerställa att det finns tillräckligt med personalresurser också i rusningssituationer. Som ett bindande ekonomiskt mål för år 2015 hade satts att överflytta förlossningarna från Salo till Åbo senast , ifall Social- och hälsovårdsministeriet inte beviljar undantagstillstånd för att fortsätta med dem i Salo. Undantagstillståndet beviljades t.o.m. juli På Salo stads initiativ startades dock förhandlingar med sjukvårdsdistriktet och staden för att balansera stadens ekonomi. I förhandlingarna beslutade man sig bl.a. för att överflyttningen av förlossningarna genomförs senast i slutet av år Sjukvårdsdistriktets styrelse beslöt sig för att förlossnings- och barnavdelningens verksamhet på Salo sjukhus ska centraliseras till Åucs stamsjukhus senast i slutet av år 2015 så, att man vid denna förändring tryggar kontinuiteten av poliklinisk vård av barn- och kvinnosjukdomar och att man med de resurser som frigörs vid denna överföring genomför nya social- och hälsovårdstjänster med vilka det

14 12 förebyggs marginalisering av barn, vilka har förberetts i projektet Minskning av risken för marginalisering av barn i samarbete med specialsjukvården och basnivåns tjänster. Enligt 14 i jourförordningen ska kommunen eller samkommunen fr.o.m se till att det på ett sjukhus som sköter förlossningar minst ska skötas förlossningar per år. Ytterligare träder en mängd krav i kraft gällande bl.a. sjukhusets omedelbara färdighet för övervakning av ett foster och för bedömning av vårdbehovet av modern och barnet, omedelbar behandling, intensiv uppföljning samt av behandlingen förutsatta laboratorieundersökningar och blodtransfusioner. Revisionsnämnden behandlade överflyttningen av förlossningarna från Salo till Åbo i utvärderingsberättelsen år Revisionsnämnden konstaterade då att det av styrelsen i oktober 2014 fattade beslutet om att ansöka om undantagstillstånd för att fortsätta med förlossningarna i Salo inte stöder genomförandet av det ekonomiska stabiliseringsprogrammet. Förlossningarna överflyttades från Åucs Salo sjukhus till Åucs U-sjukhus Bild från prematuravdelningen. Bild: Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt. Målet att öka betoningen av poliklinisk verksamhet och minska bäddavdelningsplatser uppnåddes. Bäddavdelningsplatserna inom resultatområdet Psykiatri och Åucs Loimaa sjukhus och Åucs Vakka-Suomi sjukhus minskades när bäddavdelningarna på hälsovårdscentralerna och sjukhusen slogs samman fr.o.m Enligt verksamhetsberättelsen var minskningen sammanlagt 61 bäddplatser. Behovet av tilläggsminskningar kommer att utvärderas ännu på hösten Omfattningen av den specialiserade sjukvårdens närtjänster har förbättrats. Specialitetsregistreringar av poliklinikbesök på närsjukhusen har ökat betydligt. Närservicenämndens arbetssätt och föredragningspraxis fastställdes enligt målet. Som föredragande för nämnden fungerade Åucs sjukhusdirektör. År 2015 sammanträddes sju gånger. Sjukvårdsdistriktets stödtjänster (t.ex. lokalvård) ordnas för att förbättra helhetsekonomin tillsammans med ägarkommunerna och specialupptagningsområdets aktörer. Lokalvården fortsätter utvecklingsarbetet som egen verksamhet inom sjukvårdsdistriktet i enlighet med beslutet fattat av styrelsen år Utredningen om den bästa helhetsekonomiska verksamhetsmodellen för ekonomiförvaltningens

15 13 servicecentral och löneräkningen blev färdig i början av år På basis av resultatet är priset för egen produktion av tjänster konkurrenskraftig jämfört med köptjänster. Man kan ge respons och uppfölja patientbelåtenheten i realtid på sjukvårdsdistriktets internetsidor (adress På årsnivå rapporteras till sjukvårdsdistriktets styrgrupp, till samarbetsdelegation och som en del av Patientvårdens årsberättelse. Patientbelåtenheten låg 2015 på en bra nivå och den har utvecklats mot det ännu bättre i 16 frågor av 21. I följande påståenden var svararna lite mera sällan av samma åsikt än man satt upp som mål ( mål 90 %): Kom till behandlingen/undersökningen tillräckligt snabbt Fick tillräckligt med förhandsanvisningar och anvisningar om förberedelser inför behandlingen Behandlingen/undersökningen genomgicks enligt tidtabell De närstående/familjen beaktades tillräckligt Vårdbesluten fattades tillsammans med patienten Utrymmen var trivsamma. Kundrådets verksamhet inleddes som ny verksamhet i augusti Rådet rapporterar till sjukvårdsdistriktets styrgrupp två gånger om året. Under år 2015 har erfarenhetsexperters verksamhet planerats. Våren 2016 börjar rekryteringen av erfarenhetsexperter och på hösten deras utbildning och verksamhet i samarbete med ledningen för resultats-, verksamhets- och serviceområdena. Slutsats: Positivt är att man aktivare än förr via olika kanaler samlar information av kunderna, vilken utnyttjas när man utvecklar tjänsterna. Processutveckling Iakttagelser: Målen gällande processutvecklingen uppnåddes ganska bra. År 2015 var inledandet av "Ett sjukhus"-modell en central reform i vilken de tidigare regionalsjukhusen i Salo, Loimaa och i Nystad ändrades till Åucs närsjukhus i enlighet med det bindande målet. Ytterligare överfördes samjourer på regionalsjukhusen målenligt till Affärsverket akutvård och jour. Med anknytning till "Ett sjukhus" -organisationsreformen beslöt sjukvårdsdistriktets fullmäktige att godkänna omorganisering av bäddavdelningsverksamheten på Åucs Loimaa och Åucs Vakka-Suomi sjukhus samt bemyndiga styrelsen att närmare besluta om villkoren för verksamhetsöverföringen. Styrelsen godkände avtalshelheten i anknytning till det. Sammanslagningen av bäddavdelningarna på Åucs Loimaa och Åucs Vakka-Suomi sjukhusen samt Loimaa och Nystads hälsovårdscentraler fr.o.m innebar att vårdansvaret mellan specialsjukvården och primärhälsovården kan växla utan att patienten behöver flytta sig till en annan avdelning. Administreringsansvaret för sjukhusens bäddavdelningar överfördes till städernas primärhälsovård. Sjukhusens bäddavdelningar blev allmänna avdelningar där det finns patienter vars vårdansvar kan ligga antingen på specialläkare från Åucs eller stadens hälsovårdsläkare. Hälsovårdscentralen bär helhetsansvaret för avdelningen och patienternas rehabiliteringskedja. Enligt de i offentligheten publicerade uträkningarna minskar sammanslagningen av bäddavdelningarna på Åucs Loimaa och Åucs Vakka-Suomi sjukhus och på hälsovårdscentralen i Loimaa och Nystad det sammanlagda antalet bäddavdelningsplatser från 148 till 114 platser. Uppskattningsvis sparar Loimaa circa 2 M år 2016 och Nystad circa 0,9 M jämfört med verksamheten år Den största delen av vårdpersonalen på bäddavdelningen från Åucs Loimaa och Åucs Vakka-Suomi sjukhus överfördes till städerna med överlåtelseavtal.

16 14 Åucs Loimaa sjukhus som syns på bilden blev en del av Åbo universitetssjukhus vid "Ett sjukhus"- organisationsförändringen. Verksamheten på bäddavdelningarna omorganiserades i samarbete med Loimaa stads primärhälsovård. Bild: Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt. Målet var att ledarskapsprogrammen inom "Ett sjukhus"-organisationen fungerar smidigt. Målet uppnåddes endast delvis. Ledarskapsprogrammet finns, men anpassningen till den nya modellen är ännu på gång. På närsjukhusen fanns det ännu år 2015 oklarheter i någon mån i ansvarsrelationer. Det fastställda målet var att göra upp kommunvisa planer för verksamhets- och serviceområdena för att förbättra samarbetet inom specialiserad sjukvård. Målet uppnåddes delvis. Det fanns ännu stora skillnader mellan verksamhets- och serviceområdena i de kommunvisa planerna. Målet var att öka dagkirurgins proportionella andel. Målet uppnåddes inte helt. Antalet dagkirurgiska åtgärder ökade, men den proportionella andelen växte inte. Vårdpraxis har ändrats eftersom en del dagkirurgiska åtgärder har ansetts vara sådana som inte har någon effekt. T.ex. vissa skopier av knäna och axlarna bör lämnas outförda vilket minskar antalet prestationer. År 2015 borde en målbild ha fastställts för produktionen av centraliserad krävande dagkirurgi på varje sjukhus inom sjukvårdsdistriktet. Målet uppnåddes enbart delvis. På grund av organisationsförändringen var den operativa verksamheten på närsjukhusen delvis okoordinerad. Målet var att öka ibruktagandet av nya verksamhetsmodeller och att öka förankrad specialsjukvård. Målet uppnåddes delvis. Förankringen till närsjukhusen har dock ökats i enlighet med målet, men nästan inte alls till kommunernas basservice. T.ex. Åbo stad har framfört att det skulle finnas behov av att öka förankring till basservice. Åbo stads önskemål är förankrad specialsjukvård särskilt som konsultationer inom kirurgi och ortopedi. Samarbete med kommunerna har närmare behandlats i utvärderingsberättelsen under punkt 6.6 Samarbete med kommunerna och förberedelser inför social- och hälsovårdsreformen. Målet var att arbetsgruppen som utrett samarbetet mellan sjukvårdsdistriktets resultatområde Psykiatri och Åbo stads psykiatri får sitt arbete genomfört och att man fattar principbesluten om ärendet. Målet uppnåddes. Enligt planerna skulle Åbo stads psykiatri överföras till sjukvårdsdistriktets resultatområde

17 15 Psykiatri Administrativa sektionen beslöt sig i december för att anställa en chef för projektet fr.o.m Målet var att starta en regional datasystemsspecifikation för säkerställande av ett enhetligt, regionalt täckande datasystem som baserar sig på ett inlett övergripande arkitekturarbete samt eventuell upphandling i slutet av fullmäktigeperioden. Man borde ha ökat patientens möjligheter till elektroniska tjänster. Tre av etapperna uppnåddes och tre mål blev uppskjutna till år Planeringsarbetet för de två första kundreseprojekt har påbörjats. Ibruktagandet av sms-påminnelser blev uppskjutet till år Pilotbruk av självanmälningsprogrammet inleddes i slutet av året. Rekommendationer: Med organisationsförändringar eftersträvas effektivering av verksamheten. Nämnden anser det positivt att man under de senaste åren i samarbete med ägarkommunerna har kunnat få till stånd flera strukturella förändringar som redan har gjort och också i fortsättningen ska göra verksamheten inom sjukvårdsdistriktet mer effektiv och resultatrik. Genom gott ledarskap bör man säkerställa att alla nyttoaspekter som står till buds tas till vara. Personal, utveckling och förnyelse Iakttagelser: Målen beträffande personalen uppnåddes ganska bra. Genomförandet av målet beträffande uppsättande av mål blev inte färdigt. Utfärdandet av anvisningen för ekonomiplan, anvisningen för upprättande av årsplan och att komma överens om mätare sköts framåt till år Arbetsinsatsen ökade med 1,2 % år Arbetsinsatsen erhåller man genom att från dagarna under tjänsteperioden avdra alla frånvarodagar. Källa: Personaltjänster År 2015 var arbetsinsatsen av sjukvårdsdistriktets personal i kalkylmässiga tjänster Arbetsinsatsen ökade på samkommunsnivån med 3,3 % jämfört med år Man inrättade 19 nya vakanser. Åbo universitets laboratorium, Utulabs personal (78 personer) överfördes till Affärsverket Tyks-Sapa år 2015 i avtal om överlåtelse av affärsverksamhet. Tillväxten av arbetsinsatsen utan Åbo universitets Utulabs personal var 1,7 % och tillväxten av lönerna, belöningarna och lönebikostnaderna 3,6 %. Antalet årsverk var (i årsverket ingår semestrarna och det motsvarar ca. 10,5 mån arbete/person). Medelåldern hos personer som blev ålderspensionerade var 63,7 år.

18 16 Antalet personer i anställningsförhållande till sjukvårdsdistriktet minskade temporärt år 2013, men har sedan dess igen börjat öka. I antalet i tabellen ingår personer som varit på tjänste- eller arbetsledighet och deras vikarier. Källa: Administrativa centralen/personaltjänster År 2015 uppgjordes en spetskompentensstrategi som förbättrar universitetssjukhusets konkurrensförmåga och en kommunikationsstrategi som främjar kompetensförmågan i enlighet med det bindande målet. Styrelsen beslöt sig för att godkänna kommunikationsstrategin samt uppdatera den årligen under hösten. Spetskompetensstrategin blev godkänd av styrelsen och universitetskommittén utnämndes som styrgrupp för att handha att strategin förankras och verkställs. Forsknings- och vetenskapsstrategin inom specialansvarsområdet genomfördes planenligt. Det ordnades två skolningar baserade på lean-metoder för direktionen och förmän angående processutveckling och ledarskap så, som fastställts som mål. Med Lean-utbildningen eftersträvas att Åucs patientcentrerade servicemodell utvecklas på verksamhets- och serviceområdenivån och att vårdpraxisen och verksamhetssätt mellan verksamhetsområden förenhetligas. För att kunna förbättra personalens rörlighet och arbetets produktivitet hade fastställts målet att ta i bruk målsättningsprogram och sporrande belöningssystem inom sjukvårdsdistriktet. Målsättnings- och uppföljningsmodellen har utvecklats år Utfärdande av anvisningen för ekonomiplan, anvisning för upprättande av årsplan och att komma överens om mätare sköts framåt till år Utvecklingen av uppsättandet och uppföljningen av mål behandlas närmare under punkt 6.1 Uppsättande och uppföljning av mål i utvärderingsberättelsen. Uppmuntran till rörlighet ökades genom att ingå ett lokalt tjänste- och kollektivavtal. Avtalet kan tillämpas på arbetstagare vars uppgifter inkluderar att arbeta upprepat och regelbundet på flera än en av sjukvårdsdistriktets enheter. Förutsättningen är att det är minst 50 km mellan dessa verksamhetsställen. Rörlighetsbonus som togs i bruk år 2014 för vårdpersonalen har utbetalats till personalen på barnkliniken och enheten för avbildningen år Det handlade om ett tvåårigt försök som inte längre fortsätter. Kriterierna lindrades år 2015 men trots det blev användningen marginell. Den snabba belöningen togs i bruk och man kom överens om att fortsätta med denna praxis också år Man beslöt av ekonomiska skäl att avstå från prestationslön och ibruktagandet av motivationstillägg inom utvecklingsprojekt.

19 17 Rekommendation: Personalens rörlighet mellan sjukvårdsdistriktets olika enheter ska fortsättningsvis sporras också i det fall att man temporärt flyttar sig från ett verksamhets- eller resultatområde till ett annat, oavsett om det fysiska avståndet skulle bli kort (t.ex. från Åucs till EPLL). Då skulle varje enhet inte behöva anställa personal för att bemöta kortvarig högre efterfrågan. Läkarna och skötarna är utanför Timecon-arbetstidsuppföljningssystemet, uppföljningen av arbetstiden sköts för hand. År 2015 provades Timecon-arbetstidsuppföljning på vissa enheter. I de flesta övriga universitetssjukvårdsdistrikt täcker den automatiska arbetstidsuppföljningen också vårdpersonalen. Rekommendation: Automatisk arbetstidsuppföljning bör tas i bruk i så stor utsträckning som möjligt i hela sjukvårdsdistriktet. Operationssalens personal i sitt arbete. På bilden håller man på att utföra ett laparoskopisk avlägsnande av appendix på T-sjukhuset. Bild: Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt. Antalet sjukdagar per person har sjunkit under de senaste åren. År 2015 var antalet sjukdagar 14,3 dagar/person (år ,4, år ,0 och år ,1). Värt att notera är att 39 % av sjukvårdsdistriktets personal inte har varit frånvarande från arbetet en enda dag på grund av egen sjukdom år Funktionaliteten och tillgängligheten av företagshälsovården har förbättrats under de senaste ett par åren jämfört med situationen innan Västkustens Arbetshälsa Ab grundades. Ett återkommande problem har varit årliga överskridningar av anslaget för företagshälsovården. En bidragande orsak till budgetöverskridningen år 2015 var att det i budgeteringen inte tillräckligt hade beaktats att man på grund av tidigare bristande resurser nu varit tvungen att sköta tidigare ofullbordade uppgifter i efterhand, vilket inledningsvis höjer kostnaderna. Den obligatoriska servicenivån fastställs i lagen om företagshälsovård. Antalet sjukfrånvarodagar på sjukvårdsdistriktet är nästan /år. I fall man med genom en ökning av resurserna inom företagshälsovården kan minska antalet sjukfrånvarodagar, betalar tilläggsresursen sig tillbaka genom att sjukfrånvarodagarna minskas. Det kom fram i intervjuerna utförda av revisionsnämnden på hösten 2015 att både sjukvårdsdistriktet och Västkustens Arbetshälsa Ab hade var sin plan för välbefinnandet på arbetsplatsen inom sjukvårdsdistriktet vilket inte är ändamålsenligt. Planen för välbefinnandet på arbetsplatsen bör utarbetas i samarbete eftersom företagshälsovården har mycket information som bör utnyttjas vid planering av åtgärder. I planen för välbefinnandet på arbetsplatsen bör man komma överens om gemensamma mål och arbetsfördelning för att kunna genomföra dem. Rekommendation: Planen om personalens välbefinnande på arbetsplatsen, uppföljning av dess utfall och analysering av dess effekt skall göras i samarbete både med personalen och företagshälsovården.

20 18 Arbetshälsoinstitutet undersökte välbefinnandet på arbetsplatsen hos sjukvårdsdistriktets personal i september november Denna nationella undersökning nådde ca. 30 % av personalen inom den kommunala sektorn. Enligt resultaten skulle 78 % rekommendera Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt som arbetsgivare till sin vän. Arbetsbelastningen (bl.a. erfarenhet av för stor arbetsbörda) hade minskat jämfört med föregående undersökning, i resultaten syntes trötthet efter organisationsförändringen som trädde i kraft i början av året Också upplevelsen av osäkerhet inom arbetet hade minskat jämfört med undersökningen för två år sedan, men dock ökat jämfört med undersökningen för fyra år sedan. Kontrollen över arbetet hade förbättrats och den upplevda arbetsrelaterade stressen blivit mindre. Upplevelsen av rättvist beslutsfattande hade förbättrats och nöjdheten med stöd från förmannen låg fortsättningsvis på hög nivå. Påverkningsmöjligheterna vid förändring upplevdes dock ha blivit sämre och viljan att gå i pension hade ökat. Av alla sjukvårdsdistriktets enheter placerade sig resultatområdet Psykiatri bäst på olika delområden av välmåendet jämfört med hela undersökningsmaterialet (de olika delområdenas placering var 57-66, när den bästa riksomfattande placeringen = 100). De näst bästa resultaten inom sjukvårdsdistriktet nådde Åbolands sjukhus (placering 47-54) och Åucs (placering 44-52). I jämförelsen klarade sig resultatområdet Teknisk service (placering 14-57), resultatområdet Fastighetstjänster (placering 16-45) och EPLL (placering 22-23) klart sämre i välbefinnandet på arbetsplatsen än jämförelseenheterna. På resultatområdet Teknisk service och underhållstjänster genomfördes en omfattande organisationsförändring just före undersökningstidspunkten, vilket orsakade osäkerhet bland personalen. Det bildades en projektorganisation av T3-projektet på resultatområdet och resten bildade resultatområdet Teknisk service och underhållstjänster. Resultatområdet Fastighetstjänster lades ner. Ytterligare faktorer som orsakar missnöje inom tekniska och fastighetsbranchen är att löner och möjligheter för en karriärutveckling är bättre på den privata än offentliga sektorn. Man strävar efter att korrigera löneproblemet med hjälp av projektet om utvärdering av arbetsuppgifternas kravnivå i vilken för var och en i personalen fastställs en ny uppgiftsbaserad mållön på basen av arbetsbeskrivningen. Ytterligare har, enligt en utvärdering av chefen för resultatområdet, förmansresursena år 2015 varit betydligt överbelastade på grund av Läkemedelsförsörjningsbyggnaden, U-sjukhusets inneluftsrenoveringar och organisationsförändringen. Också personalens välmående på arbetsplatsen på Affärsverket för akutvård och jour påverkades negativt av de stora förändringar som genomfördes i verksamheten under de 12 senaste månaderna. Av sjukvårdsdistriktets enheter upplevdes förändringarna som störst just på affärsverket. Förändringarna hade dessutom på affärsverket upplevts vara mera till det sämre än i genomsnitt. Resultatet hörde nationellt till den lägsta tiondedelen. År 2015 överflyttades jourerna från närsjukhusen till affärsverket, vilket ökade vårdpersonalen med 79 skötare till 190. Trots sammanslagningen blev antalet läkare oförändrat, 28. När alla besöken inräknas var besöken år då de år 2014 var Besöksantalet ökade således med 40 %. Ytterligare lades jouren på Åucs Loimaa och Vakka-Suomi sjukhus ner, varför det har remitterats flera tyngre behandlade patienter till jouren i Åbo än tidigare. Det finns ingen övervakning eller bakjour under jourtiden i landskapen, och man utför inga undersökningar längre under jourtiden. Den tredje av de största förändringarna var att en regional mentalvårds- och missbruksenhet inledde sin verksamhet underställd affärsverket på samjouren i februari Ytterst oroväckande i sjukvårdsdistriktets resultat var siffrorna beträffande diskriminering och mobbning på arbetsplatsen. Andelen personer bland alla svarare som råkat ut för mobbning varierade mellan 15,5 % och 21,8 % på olika resultatområden inom sjukvårdsdistriktet. Personaltjänster kommer i sin verksamhet i framtiden att särskilt fästa uppmärksamhet vid att förebygga trakassering och diskriminering och man kommer att ordna utbildningstillställningar riktade till förmän om ärendet. Rekommendation: Vid förebyggande av trakasseri och diskriminering bör man i sjukvårdsdistriktets arbetsgemenskap tillämpa nolltolerans. Enligt arbetarskyddslagen "Om det i arbetet förekommer trakasserier eller annat osakligt bemötande av en arbetstagare som medför olägenheter eller risker för arbetstagarens hälsa, skall arbetsgivaren sedan han fått information om saken med till buds stående medel vidta åtgärder för att avlägsna missförhållandet". Man bör ordna utbildning för personalen om hur man identifierar trakassering eller osakligt bemötande och med vilka medel dessa ska avlägsnas.

21 19 Ekonomi och resurser Iakttagelser: Målen beträffande fastigheterna uppnåddes delvis. Ett av fullmäktige fastställt bindande mål var att sjukvårdsdistriktets byggnadsbestånd sätts på trygg och ändamålsenlig nivå. I intervjuerna utförda av revisionsnämnden har det framgått att anslaget för renovering av fastigheterna inte har kunnat höjas tillräckligt enligt behov. En orsak till de knappa anslagen har varit omfattande investeringar i nya utrymmen under de senaste åren. För koordinering av U-sjukhusets inneluftproblem anställdes en projektchef i februari 2015, men det finns inneluftproblem också i vissa andra byggnader. Byggnaden som används av Teknik och underhåll och den flygel av byggnaden som används av Administrativa centralen på stamsjukhusets område ska tömmas under år 2016 för renovering eftersom personalen har symtom orsakade av dålig inneluft. Fuktighetsskador i den nya Läkemedelsförsörjningsbyggnaden sysselsätter resultatområdet Teknik och underhåll fortsättningsvis en hel del vilket tar resurser från renoveringen av övriga byggnader. Inneluftproblem behandlas närmare i utvärderingsberättelsen under punkt 7.2 Inneluftproblem. Bindande målet för år 2015 var att byggandet av T3-projektet och "Medisiina D"-byggnaden framskrider i enlighet med besluten som fattats, så att man kan avstå från att använda U-sjukhuset år Målet uppnåddes delvis. Man kan avstå från att använda U-sjukhuset tidigast i slutet av år 2020 efter att T3- sjukhuset blivit färdigt. 3D-illustration på T3-sjukhuset som ska byggas intill T-sjukhuset ovanpå järn- och motorvägen. I T3-sjukhuset placeras i slutet av år 2020 Kvinnokliniken och Barn och ungdomskliniken, vilka flyttar dit från U-sjukhuset. Bild: Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt. På T3-sjukhuset placeras bl.a. Barn- och ungdomskliniken och Kvinnokliniken. Budgeten för projektet är 158 M och det förverkligas med leasingfinansiering. Projektplanen godkändes av fullmäktige i november I april 2015 beslöt sig styrelsen för att inrätta en projektorganisation för byggandet av projektet fr.o.m Val av planerare för T3-sjukhuset träffades av fastighetssektionen i maj Planeringsavtalen undertecknades i början av juni 2015 och samtidigt hölls det inledande planeringsmötet. Styrelsen beslöt att man kan avstå från att använda U-sjukhuset senast i slutet av år 2020.

22 20 T3-sjukhuset ska byggas mellan T2-sjukhuset och Medisiina D -byggnaden ovanpå motorvägen. Byggnadsarbetet av däcket ovanom motorvägen har startats i mars Byggandet av sjukhusbyggnaden inleds i början av året 2017 efter att däckkonstruktionen blivit färdig. Byggnadsarbeten färdigställs på hösten 2020 och utrymmena tas i bruk efter utrustning i slutet av år Målet var att man avstår från onödiga utrymmen och lokaler. Man borde sluta använda sjukhusen i Pemar och Reso år Man avstod från att använda byggnaderna för patientbruk i enlighet med målet i augusti 2015 men realiseringen av utrymmena har framskridit långsamt. Det har varit lugnt på fastighetsmarknaden och kommunerna där fastigheterna ligger har inte varit intresserade av att köpa sjukvårdsdistriktets utrymmen som blivit lediga. Genom att hyra ut utrymmen till utomstående har man kunnat täcka en del av underhållskostnaderna. Målet beträffande alla utrymmen var att beakta så ändamålsenligt utnyttjande av kretssjukhusens utrymmen som möjligt samt beakta användningsmöjlighet av gemensamma lokaler och apparater tillsammans med ägarkommunerna och Åbo universitet. Sammanslagningsprojektet av Psykiatrins utrymmen och organisation framskrider i samarbete med Åbo stad. Projektet "Medisiina D" är gemensamt med Åbo universitet. Det finns gemensamma utrymmen med kommunerna på Åucs Loimaa och Åucs Vakka-Suomi sjukhus. Åbo stad har önskat ett tätare samarbete särskilt beträffande planeringen av utrymmen som blir belägna i Åbo. I och med att förberedelserna inför social- och hälsovårdsreformen ännu är på gång är det vid beredningsskedet av utvärderingsberättelsen för närvarande oklart vad som ska hända med sjukvårdsdistriktets byggnader år Ett av alternativen kan vara ett nationellt fastighetsbolag som t.ex. Finlands Universitetsfastigheter Ab. Ett annat alternativ kan vara att sjukvårdsdistriket med fastigheterna överförs till landskapet som helhet. Landskapet skulle hyra utrymmen för social- och hälsovårdsväsendet i kommunägo från kommunerna. Åbo stad fattade ett självständigt beslut om social- och hälsovårdsreformens fastigheter på hösten Åbo stadsfullmäktige beslöt (Kv ) att grunda fastighetsbolaget Åboregionens social- och hälsovårdsfastigheter Ab dit stadens social- och hälsovårdsfastigheter överfördes före slutet av år Bolagets aktier ägs i inledningsskedet till 100 procent av staden. Enligt beslutet överlämnade Åbo stad i handel till bolaget några av de mest centrala målen som används av social- och hälsovården. Föremålet för överlåtelsen bildade sammanlagt 23 byggnader som används av social- och hälsovården som sammanlagt omfattade circa m 2. Priset på de överlåtna fastigheterna var 134,8 M. Rekommendationer: Att renoveringsanslagen varit otillräckliga innebär att renoveringsskulden för sjukvårdsdistriktets byggnader växer. Funktionaliteten av renoveringarna bör i framtiden utgöra ett särskilt utvecklingsobjekt. Försäljningen av onödiga utrymmen bör försnabbas. 5 Ekonomiska iakttagelser 5.1 Budgetuppföljning Iakttagelser: År 2015 följdes budgeten väl med hänseende till budgetens storlek, oavsett ett par undantag. Hanteringen av sjukvårdsdistriktets ekonomi har under de senaste åren utvecklats mot det bättre och kostnadstillväxten minskat. Fullmäktige uppställde i budgeten år 2015 sammanlagt 16 bindande ekonomiska mål för samkommunen utan affärsverk samt särskilt för varje affärsverk. Samkommunens fullmäktige inom sjukvårdsdistriktet beviljade för år 2015 tilläggsanslag på 0,9 M för nettokostnader till samkommunen utan affärsverk, 3,8 M till Affärsverket för akutvård och jour och 8,1 M till affärsverket Tyks-Sapa. Av de uppmjukade ekonomiska målen uppnåddes åtta och fem uppnåddes nästan. Tre mål uppnåddes inte:

23 21 Affärsverkets för akutvård och jour rörelseintäkter överskred det fastställda målet 66,6, M med 7 % (4,7 M ) Affärsverkets för akutvård och jour investeringsutgifter överskred det fastställda målet med Serviceområdenas prissättning inom Affärsverket Tyks-Sapa producerade inget nollresultat för serviceområdet, så som fastställts som mål. Förverkligade nettokostnader på samkommunsnivån utan affärsverk överskred anslaget med 2,1 M, vilket utgör 0,4 % av nettokostnadsanslaget. Med hänseende till budgetens storlek var avvikelsen så pass liten att målet kan anses vara nästan uppnått. Det hade inte satts upp några bindande ekonomiska mål för hela samkommunen affärsverken medberäknat. De förverkligade rörelseintäkterna av driftsekonomin inom hela samkommunen överskred anslaget med 20,0 M (3,1 %). Också rörelseintäkterna ökade, varpå de bindande nettokostnaderna slutligen överskreds med 5,2 M (1,0 %) på samkommunsnivå. En av de bidragande orsakerna till avvikelsen av de bindande nettokostnaderna var den tilltagande efterfrågan. Antalet skilda personer som fick tjänster år 2015 var 1,4 % större än år En annan bidragande orsak till avvikelsen är att ersättningsansvaret för patientförsäkringen blev flera miljoner euro högre än beräknat, vilket man fick information om först i slutet av året. I det skedet kunde man inte mer göra något för att förebygga överskridningen. I de intervjuer som utfördes av revisionsnämnden har utöver de ovan nämnda faktorerna tagits upp synpunkten att det vid uppgörandet av budgeten inte tillräckligt skulle ha beaktats lagstiftningens krav på förändring av verksamhetssätt mot en allt större betoning på det första skedet vid behandlingen av patienter. Detta har förorsakat ekonomiska utmaningar särskilt vid Affärsverket Tyks-Sapa och Affärsverket för akutvård och jour. En del av överskridningarna av budgeten kunde man täcka med tilläggsanslag beviljat av fullmäktige. Revisionsnämnden har också rapporterats att det fortsättningsvis förekommer deloptimering mellan sjukhusdistriktets affärsverk och olika resultatenheter vilket komplicerar eller förhindrar ändamålsenligt och ekonomiskt sambruk av resurser. Hanteringen av Affärsverket Tyks-Sapas ekonomi stod under året 2015 som särskilt föremål för intern kontroll. Interna revisionen utredde eventuella besparingsmöjligheter på Affärsverket Tyks-Sapa på uppdrag av sjukhusdirektören. I rapporten fästes uppmärksamhet vid användningen av laboratorie- och avbildningsundersökningar, arbetstidsersättningar, renoveringar på grund av inneluftproblem (1,9 M ), ledningens rapportering och datalagring. Åtgärdsförslaget lydde att ibruktagandet av verksamhetsmodeller som befrämjar funktionalitet och lönsamhet bör påskyndas, så som t.ex. textbehandling, digital diktering, taligenkänning, självanmälning av patienter, sms-service och automatiskt vårdsammandrag. Styrelsen behandlade en utredning av åtgärder att vidtas i syfte att anpassa samkommunens rörelseintäkter. Styrelsen beslöt sig då för att "förutsätta att inom samkommunen starta ett projekt för att bromsa kostnadstillväxten av Affärsverket Tyks-Sapas tjänster, resultaten framställs till styrelsen " I bakgrunden för projektet låg en misstanke om att det eventuellt fortsättningsvis utförs överlappande undersökningar av patienter och i något skede i vårdkedjan t.o.m. upprepade gånger i onödan. Man begärde en förteckning över de dyraste undersökningarna från övriga universitetssjukhus för att å ena sidan möjliggöra en jämförelse mellan olika enheter av bruket av undersökningar och å andra sidan av priserna. Det utreddes om det fanns innehållsmässiga avvikelser i verksamheten (t.ex. för många undersökningar) jämfört med övriga universitetssjukhus och om kostnadsavvikelsen beror på volymen eller ett högre pris. Styrelsen antecknade i enlighet med fattade beslut på mötet i december för kännedom de åtgärder som vidtagits i projektet för att bromsa kostnadsökningen av Affärsverket Tyks-Sapas tjänster. De sk. undersökningspaketen hade gåtts genom, gallrats och delvis slopats. Man hade gett nya anvisningar för avbildningen med vilka framför allt eftersträvas att minska antalet onödiga nativröntgenavbildningar och att minska kostbart undersökningsbruk under jourtid. Å ena sidan hade indikationsställningen av

24 22 undersökningarna skärpts och å andra sidan hade det lagts till konsultationsskyldigheter i anvisningarna för att adekvata undersökningar genast skulle bli utfärdade. Åtgärdernas helhetsinverkan hade enligt rapporten varit positiv men uppföljningstiden räckte inte till för att kunna bedöma omfattningen av inverkan. Enligt bedömningen kommer man sannolikt att dra en större nytta av jämförelsen mellan verksamhetsmässiga skillnader och deras inverkan. Resultaten av denna jämförelse kan utnyttjas först under år Rekommendation: Man måste bli av med deloptimeringen mellan resultatenheterna, vilken förhindrar förnuftigt sambruk av resurserna. Sjukvårdsdistriktets helhetsekonomi är det som är avgörande för utvecklingen av kommunernas betalningsandelar. Avbildnings-, laboratorie- och övriga undersökningars ändamålsenlighet bör säkerställas. Rationalisering av undersökningspraxis bör regelbundet tas upp på möten på arbetsplatsen och instruktioner till läkarna bör ges centraliserat. Vid uppgörandet av budgeten bör man beakta att patientens vårdprocess blir framtung. Det utförs flera undersökningar än tidigare av patienten redan i första skedet av behandlingen, för att man ska kunna fastställa en diagnos. Uppskattningsvis sparar en snabb diagnos och snabbt påbörjande av vården kostnader i ett senare skede av behandlingen. Man måste få noggrannare information än idag som stöd för beslutsfattandet om hur stor inverkan på kostnader en satsning på behandlingens första skede har på senare skeden av behandlingen, så att budgeten kan göras upp på ett sådant sätt att man på rätt sätt stöder en förändring av verksamhetssätt mot en mer kostnadseffektiv och resultatrik verksamhet. Det föreligger skäl att granska prissättningen av tjänster på jourtid vid Affärsverket Tyks-Sapa ur en helhetsekonomisk synvinkel. Man bör undvika att råka ut för en situation där de höga undersökningspriserna under jourtid av sjukvårdsrelaterade tjänster kan bilda ett förhinder för en snabb och smidig behandling av patienten och medföra tilläggskostnader på annat håll. Genom att utveckla ibruktagandet av ny teknik och processer bör man dämpa kostnadsökningen då efterfrågan ökar. Med den moderna avbildningsutrustningen eftersträvas att så snabbt som möjligt fastställa patientens diagnos. Bild: Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt.

25 Det ekonomiska stabiliseringsprogrammet Iakttagelser: Bokslutet och verksamhetsberättelsen från år 2015 innehåller ingen uppföljning av utfallet av det ekonomiska stabiliseringsprogrammet, i vilken utfallet av programmets mål skulle ha granskats på lång sikt. De genomförda strukturella förändringarna har haft en positiv inverkan på sjukvårdsdistriktets ekonomi som i de senaste åren har utvecklats i rätt riktning. Förverkligandet av stabiliseringsprogrammets mål kommer dock fortsättningsvis att kräva stora insatser. Fullmäktige godkände i samband med godkännandet av budgeten och ekonomiplanen för åren även ett ekonomiskt stabiliseringsprogram för de kommande tio åren. Syftet med det ekonomiska stabiliseringsprogrammet är att sanera den ekonomiska strukturen till en mera hållbar bas. Premissen är en måttlig årlig ökning av medlemskommunernas genomsnittliga betalningsandel, i genomsnitt högst 3,8 % åren Investeringsprogrammet bör anpassas så att beloppet av främmande kapital år 2021 maximalt blir ca. 200 M. En förutsättning för att nå målet för helhetsökningen av medlemskommunernas betalningsandelar är, med hänsyn till utvecklingen åren , att tillväxtprocenten av medlemskommunernas betalningsandelar åren i genomsnitt blir under 3 %. Den förverkligade årliga helhetstillväxten åren var i genomsnitt 5 %. Siffran innehåller utvidgningen av verksamheten (t.ex. akutvård och samjour). År 2015 var medlemskommunernas betalningsandel 2,7 % större än år I euro ökade medlemskommunintäkterna med 14,6 M jämfört med föregående år. Helhetstillväxtprocenter av medlemskommunernas betalningsandel åren (inkl. ibruktagandet av T-sjukhuset och all utvidgning av verksamhet, så som t.ex. akutvård och samjour), % , , , ,7 Årlig tillväxt i medeltal 5,0 Källa: Ekonomitjänster Den årliga tillväxten av medlemskommunernas kostnadsbaserade betalningsandelsbelastning på lång sikt framställs utan akutvård och hälsovårdsjour i följande diagram. Den kostnadsbaserade betalningsandelsbelastningen av verksamheten till medlemskommunerna är den samma som de bindande nettokostnaderna för samkommunen (Bindande nettokostnader = rörelseintäkter + avskrivningar + nettofinansieringskostnader, varav subtraheras alla övriga intäkter förutom intäkterna av medlemskommunerna). 5 3 Utbyggnaden av T-sjukhuset togs i bruk, vilket ökade lokalitetskostnader på årsnivå ca. med 10 M. Ytterligare överfördes samjouren och akutvården från kommunerna. Innehåller intäkterna som inkasserats från hälsovårdscentralerna för försäljningen av akutvården. Utan akutvård var tillväxten 8,5 %. 4 Obs! Innehåller intäkterna som inkasserats från hälsovårdscentralerna för försäljningen av akutvården. Utan akutvård var tillväxten 4,0 %. 5 Obs! I diagrammen har tillväxtprocenterna för åren 2012 och 2013 räknats exklusive tillväxten medfört av akutvården och Åbo hålsovårdscentraljour.

26 24 Tillväxtprocenterna har räknats jämförbart enligt följande: Tillväxten för år 2013 exklusive tillväxten medförd av akutvården Tillväxten för år 2012 exklusive hälsovårdscentraljour överflyttad från Åbo stad Tillväxten år 2004 exklusive fusionen av kirurgiska sjukhuset Källa: Ekonomitjänster/Vesa Lamminen Investeringsprogrammet bör enligt det av fullmäktige godkända ekonomiska stabiliseringsprogrammet anpassas så att beloppet av främmande kapital år 2021 maximalt blir ca. 200 M. Man har på ett välhanterat sätt kunnat minska på långtida lån. Stabiliseringsprogrammets mål för lånebeloppet uppnås, ifall man åren återbetalar minst 5,3 M varje år av lånebeloppet. Sjukvårdsdistriktets lånebelopp minskas av att man har beslutat finansiera T3-sjukhusets byggprojektet med leasing. Ifall projektet i sin helhet skulle ha finansierats med lånepengar, skulle detta ha inneburit återbetalningar på 31,6 M per år åren för att kunna uppnå stabiliseringsprogrammets mål. Enligt ekonomidirektörens utredning är leasingfinansieringen för projektet till sin ekonomiska påverkan lika förmånligt som låntagning. I diagrammet nedan framställs utvecklingen av lånestocken från år 2001 till år 2015.

27 25 Källa: Ekonomitjänster/Vesa Lamminen Källa: Ekonomitjänster/Vesa Lamminen Diagrammet ovan beskriver utvecklingen av soliditeten på lång sikt. Soliditeten och övriga nyckeltal beträffande samkommunens skuldsättning har efter att T2-sjukhuset blivit färdigt (år 2013) utvecklats mot det bättre. Vid tolkningen av nyckeltalen bör i fortsättningen beaktas att det följande stora byggprojektet, byggandet av T3-sjukhuset, genomförs med leasingfinansiering. Bygginvesteringen på 158 M som genomförs åren kommer inte att synas i lånebeloppet eller i övriga nyckeltal som beskriver soliditeten eftersom leasingfinansieringen enbart belastar sjukvårdsdistriktets rörelseintäkter. Nyckeltalens utveckling i balansräkningen Nyckeltal Soliditetsgrad, % 27,7 25,9 28,7 29,9 Skuldsättningsgrad, % 161,7 192,1 147,6 131,1 Relativ skuldsättning, % 65,6 64,0 54,8 49,2 Lånestock , M 268,9 307,6 259,2 231,9 Lånestock per invånare, Källa: Bokslutet och verksamhetsberättelsen för åren I slutet av året 2015 fanns det ett underskott i samkommunens balansräkning på 8,9 M. Med överskottet från år 2015 minskades underskottet med 1,1 M. Underskottet från år 2015 bör enligt lag täckas senast i slutet av år Enligt planen för täckning av underskottet har budgeten för år 2016 uppgjorts enligt ett resultat på nollnivån. Man planerar att täcka underskottet genom att göra upp budgetarna för åren så att de visar ett överskott på 2,0 M. I kommunallagen stadgas om de ekonomiska bedömningsförfarandena för samkommunen. Bedömningsförfarandet i samkommunen i 119 i kommunallagen ska för första gången tillämpas för underskottet i balansräkningen från år 2015, ifall underskottet inte har täckts i bokslutet för räkenskapsperioden Ifall samkommunen inte har täckt underskottet i samkommunens balansräkning inom den tid som det stadgas kan finansministeriet utse en utredare, efter att ha hört samkommunen och dess medlemskommuner, vars uppgift är att göra upp ett förslag för balansering av samkommunens ekonomi som ett avtal mellan samkommunen och medlemskommunerna. Utredaren bör vid uppgörandet av förslaget höra samkommunen och medlemskommunerna.

28 26 Rekommendation: Utfallet av det ekonomiska stabiliseringsprogrammet bör rapporteras årligen i bokslutet och i verksamhetsberättelsen. Vid rapporteringen av utfallet bör man kommentera huruvida programmets mål kommer att uppnås inom programperioden. 5.3 Produktivitet Iakttagelser: Åucs produktivitet förbättrades från år 2013 till år Institutet för hälsa och välfärd publicerade i mars 2016 en produktivitetsjämförelse mellan sjukhus för år Specialsjukvårdstjänsternas produktivitet på universitetssjukhusen, psykiatrin borträknad, sjönk med 1,3 % åren Universitetssjukhusens serviceproduktion och realkostnader steg i samma proportion från år 2010 till år Mellan åren ökade realkostnaderna lite mer än tjänsterna. Produktionen ökade med 2 % och kostnaderna med 3 %, vilket ledde till att produktiviteten sjönk på universitetssjukhusen. Sjukhusverksamhetens produktivitet på universitetssjukhusen Index 2010=100 Episodproduktivitet Universitetssjukhusen HUCS KYS OYS TAYS ÅUCS Sammanlagt Källa: THL statistikrapport 3/2016: Sjukhusens produktivitet 2014 Källa: THL statistikrapport 3/2016: Sjukhusens produktivitet 2014

29 27 Åucs produktivitet har under de senaste åren utvecklats mot det bättre. År 2013 lyckades man hejda en sjunkande trend i Åucs produktivitet som pågått i flera år och år 2014 växte produktiviteten så, att års 2010 nivå uppnåddes och överskreds en aning. De mest produktiva universitetssjukhusen år 2014 var Tays och Åucs. Båda universitetssjukhusens produktivitet överskred den genomsnittliga produktiviteten på sjukvårdsdistriktens sjukhus i Finland med 4 %. År 2014 överskred Åucs den genomsnittliga episodproduktiviteten på universitetssjukhusen med 2 % och den genomsnittliga DRG-produktiviteten med 6 % (diagrammen nedan). Källa: THL statistikrapport 3/2016: Sjukhusens produktivitet 2014 Ökningen av Åucs serviceproduktion från år 2010 till år 2014 var större än i universitetssjukvårdsdistriken i genomsnitt under samma tidsperiod. Serviceproduktionen på Åucs ökade med 10 % och i universitetssjukvårdsdistrikten i genomsnitt med 9 %. Största tillväxten av prestationsantalet på Åucs (av viktade perioder) skedde år Delvis var orsaken till tillväxten att det fästes särskild uppmärksamhet vid kvaliteten på registreringen av prestationer. Också t.ex. på Tays har förbättring av kvaliteten på registreringen varit en bidragande orsak till ökningen av prestationer under de senaste åren. Prestationsmängden på Tays ökade med 23 % från år 2010 till år Realkostnaderna på Åucs ökade med 8 % från år 2010 till år Kostnadstillväxten var mindre än i universitetssjukvårdsdistrikten i genomsnitt under samma tidsperiod. Rekommendationer: Arbetet med granskning av data har utförts väl och statistikfel har kunnat korrigeras. Det kräver fortlöpande arbete att säkerställa att statistiken förs korrekt. För att kunna öka produktiviteten borde man kunna dämpa ökningen av realkostnaderna så att de växer långsammare än ökningen av serviceproduktionsmängden.

30 28 6 Övriga iakttagelser 6.1 Uppsättande och uppföljning av mål Iakttagelser: År 2015 systematiserades uppföljningen och uppsättandet av mål. Fullmäktige hade fastställt som bindande mål för år 2015 att ta i bruk ett målsättningsprogram och ett sporrande belöningssystem inom sjukvårdsdistriktet för att kunna förbättra personalens rörlighet och arbetets produktivitet. Målnivån var, att - Förankringsprocessen av strategin har blivit beskriven, man har utvecklat ett nytt målsättningsprogram för sjukvårdsdistriktet och personalen har informerats om det - Man har ställt upp bindande och personliga mål enligt den nya modellen och det nya verksamhetssättet. År 2015 genomfördes följande ändringar i enlighet med målet i sjukvårdsdistriktets målsättningsprogram och uppföljning av dess utfall: - Resultat-, verksamhets- och serviceområden, affärsverk och administrativa tjänster gjorde upp en verksamhetsplan enligt modell BCS för år I målsättningsdiskussionerna mellan konsernledningen och ledningen på verksamhetsområdena i december 2015 prioriserades 1-3 mål på den strategiska nivån för uppföljning - Utfallet av de strategiska bindande målen för år 2015 uppföljdes var fjärde månad i delårsrapporter och rapporterades på olika nivåer i sjukvårdsdistriktets ledning: i fullmäktige, i styrelsen och i sjukvårdsdistriktets styrgrupp. Ekonomiska mål Målnivån för resultat-, verksamhets- och serviceområden och för affärsverk Målen för ansvarsområdet/enheten Personliga mål Godkännande av strategiska mål av fullmäktige Målen på strateginivån konkretiseras som verksamhetsmål Verksamhetsplaner för resultat-, verksamhets- och serviceområden och för affärsverk görs upp Målnivån för ansvarsområdena konkretiseras Personliga mål för kunnande sätts upp i utvecklingssamtalen Strategisk nivå Taktisk nivå Operativ nivå Organisationens nivåer Strategins planeringsprocess och planeringsuppgifter på organisationsnivå Processen för uppsättande av mål och för uppföljning av utfallet. Källa: Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt.

31 29 Uppsättandet av mål och uppföljningen av utfallet styrdes år 2015 av årsplaneringsseminarier i vilka deltog cheferna för resultat-, verksamhets- och serviceområdena samt för affärsverken och koncernbolagen. I seminariet i januari kom man överens om ansvarspersoner för de bindande målen och konkreta åtgärder för att målen uppnås. I maj gick man igenom nivån för uppnående av målen och samlade framtida utsikter för en ny strategirunda. I september rapporterades igen om utfallet av de bindande målen och samlades schabloner för uppsättning av mål för år Det finns ingen enhetlig modell för att ta med personalen i förankringsprocessen och uppföljningen av målen inom sjukvårdsdistriktet. Sättet hur personalen engageras varierar mellan olika enheter. Enligt utvärderingen som cheföverläkaren lämnat till revisionsnämnden har förändringarna i måluppställningsprocessen en positiv inverkan på ledningen av verksamheten och på hur systematisk och resultatrik verksamheten är. Förändringarnas inverkan syns i en enhetlig anvisning för verksamhetsplanering, rapporteringspraxis och efterföljning av dem i hela koncernen. Det bildas en gemensam uppfattning om strategiska val för hela koncernen. De bindande målen som gjorts upp enligt BSC-modellen ställer bestående mätbara mål som följs upp regelbundet. Vid regelbunden uppföljning kan vid behov göras korrigerande åtgärder för att de strategiska målen kan uppnås. År 2016 fortgår utvecklingsarbetet för måluppställningsprocessen projektmässigt. År 2015 stärktes också uppföljningen av utfallet av de bindande målen i dottersamfunden, dvs. koncernövervakningen inom sjukvårdsdistriktet. Den administrativa sektionens roll stärktes inom koncernövervakningen genom en instruktionsförändring som styrelsen fastställde Administrativa sektionens uppgift är att följa verksamheten inom dotter- och delägarsamfunden som hör till kommunkoncernen och vid behov lämna åtgärdsförslag om missförhållanden de upptäckt och vid behov rapportera till samkommunens styrelse. Koncerninstruktionen uppdaterades på fullmäktiges beslut På våren 2015 grundades som stöd för den administrativa sektionens arbete en koncernstyrningsgrupp som består av tjänstemän, vars centrala uppgift är att förbättra förutsättningarna för styrelsen och direktören för sjukvårdsdistriktet att leda koncernen och erbjuda en tillräckligt bred kompetens och tillräckliga resurser för ledning av koncernen. Gruppen rapporterar till direktören för sjukvårdsdistriktet. Den av tjänstemän bestående koncernstyrningsgruppens uppgifter är att: - följa dotterbolagens ekonomi och verksamhet ur ägarens synvinkel - utvärdera om de av fullmäktige fastställda målen för verksamheten och ekonomin har förverkligats - utvärdera hur intern kontroll, riskhantering och bra förvaltningssätt förverkligas i dottersamfunden - förbereda dottersamfundens övervakningsrapporter - förbereda linjeringar för samfunden som har anknytning till koncernstyrningen - utveckla processer för ägarstyrande och koncernövervakning - förbereda ärenden för administrativa sektionen beträffande ägarstyrning i enlighet med instruktioner av direktören för sjukvårdsdistriktet - rapportera om sina iakttagelser med överenskomna intervaller till direktören för sjukvårdsdistriktet. Slutsats: Revisionsnämnden anser det positivt att ledningen från olika organisationsnivåer engageras i vidare utsträckning än tidigare vid uppsättning av mål, och att utfallet av koncernmål uppföljs mera systematiskt än tidigare. Rekommendationer: Också personalen bör engageras aktivt i förverkligandet och uppföljningen av målen så att man bättre kan säkra att målen förverkligas. Genom att följa upp förverkligandet av målen mera systematiskt än tidigare bör man försäkra sig om att man reagerar i god tid på eventuella avvikelser och under årets lopp vidtar tillräckliga åtgärder för att uppnå de fastställda målen.

32 Plan för kvalitetsledningen Iakttagelser: År 2015 fanns det ännu ingen plan för kvalitetsledningen inom sjukvårdsdistriktet, vilken krävs enligt lagen. I hälso- och sjukvårdslagen från år 2010 och förordningen från år 2011 stadgas att en verksamhetsenhet inom hälso- och sjukvården ska göra upp en plan för kvalitetsledningen och för hur patientsäkerheten tillgodoses. Avsnittet om patientsäkerheten har funnits färdigt länge och det har uppdaterats senast år 2015, men beredningsarbetet för avsnittet om kvalitetsledningen inleddes först i april Direktören för sjukvårdsdistriktet utsåg då ny sammanställning för kvalitetsrådet inom sjukvårdsdistriktet och fastställde som en av dess uppgifter att upprätthålla sjukvårdsdistriktets plan för kvalitetsledningen i enlighet med hälso- och sjukvårdslagen. Det egentliga beredningsarbetet för planen för kvalitetsledningen har utförts i enheten för utvecklingstjänster. I oktober 2015 behandlade styrgruppen för sjukvårdsdistriktet tidsplanen för beredningen och utsåg ansvarspersoner inom gruppen för att säkra innehållet och verkställandet av planen. I enlighet med beslutet som fattades i oktober skulle planen för kvalitetsledningen behandlas igen i februari Fram till slutet av mars hade ärendet dock inte behandlats i styrgruppen. Enligt informationen som fåtts i april har beredningsresurserna utökats och avsikten är att planen blir färdig på sommaren Rekommendation: Man ska prioritera att få planen för kvalitetsledningen och patientsäkerheten inom sjukvårdsdistriktet färdig och reservera tillräckligt med resurser för att tillämpa den i praktiken. Genomlysningsapparaten (C-båge) i en av operationssalarna på T-sjukhuset. Bild: Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt.

33 Vårdgaranti Iakttagelser: I slutet av år 2015 var tillgången till icke-brådskande vård bättre inom Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt än i sjukvårdsdistrikten i genomsnitt. Patienter som väntade i över 6 månader på vård / invånare i medlemskommunerna Källa Institutet för hälsa och välfärd : Tillgång till vård inom specialsjukvården, situationen Enligt lagen bör man ha tillgång till icke-brådskande vård inom sex månader efter att vårdbeslutet fattats. Årets 2015 sista dag var antalet personer som väntat längre på vård än den lagstadgade maximala tidsfristen (sex månader) lite under en person/ invånare i Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt. Resultatet var bättre än i sjukvårdsdistrikten i genomsnitt. Medeltalet av alla sjukvårdsdistrikt var två personer/ invånare. I slutet av år 2015 var antalet patienter inom sjukvårdsdistriktet som väntat i över 6 månader på vård 51, när det i slutet av augusti hade varit 176. Kösituationen blev alltså bättre mot slutet av året, vilket dock delvis berodde på att statistiken justerades och statistikfel avlägsnades. En icke-brådskande remiss ska behandlas inom tre veckor enligt lagen. Under året hade behandlingen av 707 remisser inom sjukvårdsdistriktet tagit längre än den lagstadgade tidsfristen av tre veckor, vilket utgör 0,9 % av remisserna. Resultatet låg på samma nivå som i sjukvårdsdistrikten i genomsnitt år Medeltalet av alla sjukvårdsdistrikt var 0,8 %. Bedömning av vårdbehov av icke-brådskande behandling ska enligt lagen ske inom tre månader. Sista dagen av året var andelen patienter som hade väntat längre än i över tre månader på bedömningsbesök inom Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt mindre än i sjukvårdsdistrikten i genomsnitt, 2,5 %. Medeltalet av alla sjukvårdsdistrikt var över 4 %.

34 32 Antalet personer som väntade på bedömning av vårdbehovet i över 90 dygn (%) Källa Institutet för hälsa och välfärd : Tillgång till vård inom specialsjukvården, situationen Revisionsnämnden gjorde i november 2015 en enkät till cheferna för verksamhetsområdena för att utreda orsakerna till varför de i hälso- och sjukvårdslagen fastställda maximala tidsfristerna för patienternas väntetider på vård hade överskridits och varför det inom några specialiteter fanns flera överskridningar av vårdgarantin än i övriga sjukvårdsdistrikt. På basen av de svar som fåtts från cheferna för verksamhetsområdena hade största delen av de överskridningar av vårdgarantin som rapporterats till Institutet för hälsa och välfärd i augusti visat sig efter granskningen att vara fel antecknade. Dessa anteckningsfel hade begåtts i vårdenheterna. Vanligtvis var orsaken att man i enheten hade missat att anteckna i patientdatasystemet om patienten själv hade bett om att behandlingstidpunkten skulle skjutas upp. Andra orsaker var att det var fråga om en vård i serie eller ett kontrollbesök efter behandlingen. Då ska man inte föra överskridningen i statistiken. Den felaktiga informationen om öveskridningarna av vårdgarantin inom sjukvårdsdistriktet har offentliggjorts på Institutets för hälsa och välfärd internetsidor. Revisionsnämnden konstaterade att den felaktiga informationen lämnar en sämre bild av kösituationen och efterföljningen av vårdgarantin inom Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt än vad de i verkligheten är. Detta kan resultera i att patienter söker sig annanstans för vård och skadar dessutom sjukvårdsdistriktets offentlighetsbild. I den av styrelsen godkända kommunikationsstrategin konstateras att ett av insatsområdena inom kommunikationsutvecklingen är att öka Åucs och dess verksamhetsenheters ryktbarhet och förbättra tjänsternas välkändhet. I kommunikationsstrategin konstateras fortsättningsvis att vi vid kommunikation strävar efter att efterfölja principer enligt vilka vår egen kommunikation är öppen, pålitlig, på rätt tid, betjänande, förnyande, effektiv och förståelig. Pålitligheten innebär att man kan lita på de informationer som vi gett, att vi är uppriktiga. Ifall vi har delat ut felaktig information korrigerar vi den. Betjänande karaktär innebär att en bra kommunikation spelar en väsentlig roll i en betjäningssituation. Vi säkerställer att våra patienter och våra andra kunder får tillräcklig och klar information som stöd för sin behandling och uträttande av övriga ärenden.

35 33 Enligt kommunikationsstrategin lyder det målgruppsriktade centrala budskapet till patienterna: Vi har en yrkeskunnig och vänlig personal samt högklassiga tjänster varför det lönar sig att primärt välja vårt sjukhus som vårdenhet. Enligt hälso- och sjukvårdslagen får en person välja vilken behandlande verksamhetsenhet inom den kommunala specialiserade sjukvården han eller hon vill anlita, om en läkare bedömer att en person behöver specialiserad sjukvård. Vårdenheten ska väljas i samförstånd med den remitterande läkaren. Slutsats: Patienten har enligt hälso- och sjukvårdslagen möjlighet att anlita den vårdenhet han eller hon vill. Felaktiga vårdgarantiuppgifter skadar vårt centrala budskap till patienterna och kan resultera i att patienterna söker sig till vård annanstans på falska grunder, eftersom tillgången till vård inom vissa specialiteter hos oss enligt informationen som vi publicerat är sämre än i genomsnitt jämfört med övriga delar av landet. Rekommendation: I en konkurrenssituation måste synligheten förbättras i enlighet med linjeringarna i kommunikationsstrategin. Institutets för hälsa och välfärd sätt att föra statistik utgår ifrån övervakning av att lagen efterföljs. Från sjukvårdsdistriktets styrgrupp har man konstaterat att statistiken över kösitutationen i den rapporterade form som Institutet för hälsa och välfärd kräver varken tjänar daglig ledning eller patienten. Viktigare information för dessa grupper skulle vara det, när den första lediga mottagningstiden är, som kan bokas. Ifall den av lagen fastställda tidsfristen närmar sig, kan man i enheterna börja åtgärda kön redan i god tid på förhand innan tidsfristen överskrids. Av rapporterna som lämnats till tillsyningsmyndigheterna fås enbart i efterskott information beträffande det om det under en viss tidsperiod hade skett överskridningar av vårdgarantin, vilka stridit mot lagen. Dessa kan inte i efterskott åtgärdas av ledningen. På sjukvårdsdistriktets nätsidor finns en rapport om hur många personer som hade väntat på vård eller bedömning av vårdbehov längre än den av lagen fastställda tidsfristen inom varje specialitet. Ytterligare innehåller rapporten patienternas genomsnittliga väntetid för varje specialitet. På Åbolands sjukhus nätsidor har man redan en längre tid veckovis rapporterat om den egentliga väntetiden till olika åtgärder och till specialiteternas mottagningar (den första lediga mottagningstiden). Slutsats: Ett rapporteringssystem som bygger på den första lediga mottagningstiden, som avspeglar den verkliga väntetiden till en åtgärd eller behandling, skulle bättre tjäna patienten och den dagliga ledningen. Rekommendationer: Vid anteckning av patientens vårduppgifter ska man, i samband med att man försäkrar sig om att vårduppgifterna stämmer, säkerställa att man antecknar i datasystemet om patienten omfattas av vårdgarantin eller ej. Metoder för anteckningsskolning av personalen bör utvecklas. Ibruktagandet av ett rapporteringssystem baserat på den första lediga mottagningstiden och regelbunden publicering av rapporterna på sjukvårdsdistriktets nätsidor för patienterna ska övervägas. 6.4 Miljöprogram och miljökostnader Iakttagelser: Genomförandet av miljöprogrammet har inte varit systematiskt och det har varit utmanande att hitta finansiering för detta ändamål. För miljöprogrammets genomförande och behandling av miljörelaterade ärenden fanns det t.o.m. slutet av år 2015 inget anslag eller ingen heltidspersonal till handa. Uppgifterna har skötts som särskilda uppdrag inom sjukvårdsdistriktet och man måste ha förberett sig för miljökostnader i budgeten för varje enhet. Detta har till många delar fördröjt uppnående av målen i miljöprogrammet. Enbart en del av målen hade uppfyllts t.o.m. slutet av år 2015.

36 34 T.o.m. slutet av år 2015 har miljöärenden och -rapportering skötts av chefen för underhållstjänster och transportchefen vid sidan av egen tjänst. Hittills har det varit svårt att hitta resurser för koordinering av miljöärenden, utbildning av personalen samt producering av informationsmaterial om miljöärenden och avfallshantering. Fr.o.m. början av år 2016 ändrades situationen då man beslöt sig för att lägga ner vakansen för transportchefen och personen som skötte tjänsten utsågs till expert för att ta hand om avfallsoch miljöärenden. Sjukvårdsdistriktets styrgrupp utsåg chefen för underhållstjänster till ledare av miljögruppen som ska be enheterna att utnämna miljöansvariga personer och framlägga ett förslag till direktören för sjukvårdsdistriktet om att utse en miljöarbetsgrupp. Miljöarbetsgruppens första möte ägde rum på hösten Arbetsgruppens medlemmar har olika tolkningar om vilka uppgifter som gruppen har vilket gör arbetsgruppens arbete utmanande. Chefen för underhållstjänster har samarbetat med Åbo stad beträffande utbildning av miljöärenden (70 personer utbildade) och man har beställt utredningsarbeten från Åbo yrkeshögskola med anknytning till miljöprogrammet. För närvarande pågår en utomstående bedömning av en liten del av verksamheten. Miljörelaterade ärenden rapporteras i samband med bokslutet en gång om året. Enligt miljöbokslutet för år 2015 uppstod det 13,6 M miljökostnader. Kostnaderna sjönk med -1,6 % jämfört med förra året. Miljökostnaderna innehåller avloppsvattenavgifter och avfallstransporter och underhållstjänster av områden, elektricitet, uppvärmning, vatten samt byggnadernas och områdenas underhållsmaterial. Miljökostnaderna har mer än fördubblats från år 2006 till år T.ex. fastigheternas el- och uppvärmningskostnader har fördubblats under denna tidsperiod i takt med kvadratmetrarna (sammanlagt 5,2 M år 2006 och 10,2 M år 2015.) Avfallsmängden/vårddag har ökat från 6 kg år 2008 till 8 kg år De största orsakerna till ökningen av miljökostnaderna är prisförhöjningarna av elektricitet och uppvärmning och byggandet av det omfattande T2-sjukhuset utan att man samtidigt har kunnat avstå från att använda gamla utrymmen. År 2006 var Åucs rumsyta i kvadratmetrar m 2 och sedan år m 2. Övriga sjukhusbyggnaders rumsyta är oförändrad sedan år År 2014 hade sjukvårdsdistriktet sammanlagt m 2 utrymme. De nya utrymmena är vanligtvis energisnålare än de gamla. T3-sjukhuset som blir färdigt år 2020 kommer för sin del att öka antalet kvadratmetrar och miljökostnader. År 2006 var underhållskostnaderna/rumsareal-m 2 26,50 och år ,67. År 2006 var miljökostnaderna per behandlad patient 41 och år (inkl. patienterna på samjouren sedan år 2012). Lagstiftningen för avfallshantering ändras så, att 50 % av kommunalt avfall ska återvinnas. För närvarande kommer sjukvårdsdistriktet upp till ca. 20 %. Uppskattningsvis kommer det i lagen stadgade kravet åtminstone inte under år 2016 att uppnås, utan ca. 25 %. Enligt en uppskattning av chefen för underhållstjänster kommer förändringen i lagstiftningen att öka sjukvårdsdistriktets miljökostnader år 2016 med ca. 10 %. Tillväxten beräknas sedan vara ca. 5 % årligen såsom också hittills. Man har anfört klagomål över den regionala avfallshanteringslösningen i Egentliga Finland och man torde vara tvungen att sätta igång processen för anbudsförfarandet på nytt. Under tiden måste man ta till dyrare lösningar, vilket ökar kostnaderna för avfallshanteringen. Rekommendationer: Man bör systematiskt genomföra miljöprogrammet för att hejda tillväxten av miljökostnaderna och spara miljön. Man bör reservera tillräckligt med resurser för genomförandet av miljömålen, ett skilt anslag och en heldagsanställd personal. Anslaget och lönekostnaderna betalar sig sannolikt tillbaka i framtiden i besparade miljökostnader. Genom att man går över till att åtminstone i gemensamma utrymmen använda led-belysning och rörelsesensorer i stället för ljusavbrytare, skulle man kunna minska betydligt på elåtgången och -kostnader. Ca. 70 % av elåtgången består av belysningen. Elåtgången och uppvärmningen orsakar de största kolfotspåren.

37 35 Man behöver aktivt vidta åtgärder för att minska pappersförbrukningen. Ibruktagandet av elektriska handlingssätt borde sporras särskilt av miljöskäl. Genom elektriska arbetssätt faller onödiga arbetsfaser bort och avfallshanteringskostnaderna minskar. 6.5 Svenskspråkig service Genomförande av språkprogrammet Iakttagelser: Flera av språkprogrammets mål har inte uppnåtts eftersom det inte har reserverats resurser för detta ändamål eller utnämnts ansvarspersoner. Strategin för Västkustens miljondistrikt har godkänts av fullmäktige för de tre sjukvårdsdistrikten inom Åucs specialansvarsområde. Enligt den gemensamt godkända strategin har sjukvårdsdistrikten på Västkusten (Egentliga Finlands, Satakunda och Vasa sjukvårdsdistrikt) som gemensamt mål att bl.a. "säkerställa tillgången till tjänsterna inom specialsjukvården för svenskspråkiga personer på deras eget modersmål". Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikts språkprogram har godkänts av styrelsen redan I programmet konstateras att "Enligt 17 i grundlagen är finska och svenska Finlands nationalspråk. Offentliga maktens skyldighet är att ta hand om de sociala behoven av landets finska och svenska befolkning i enlighet med likvärdiga motiveringar. Inom specialsjukvården konkretiseras den här plikten både enligt lagen om specialiserad sjukvård och stadganden. Också i lagen om patientens ställning och rättigheter (patientlag) framhävs beaktande av patientens modersmål. Enligt 3 i patientlagen skall patientens modersmål i mån av möjlighet beaktas i vården och bemötandet." Ett av språkprogrammets mål är bl.a. att "Kommunikationen med patienten sker på hans eller hennes modersmål. Detta gäller både skriftlig och muntlig kommunikation. Vid behov hjälper kontaktpersonen för svensk service på den egna avdelningen eller någon annan bland personalen som behärskar svenska. Den skriftliga kommunikationen som ska ges på patientens modersmål innehåller kallelsebrev, vårdanvisningar, epikriser, broschyrer, skyltning och också information i elektronisk form." Uppnående av målen som fastställts i språkprogrammet har inte systematiskt rapporterats till styrelsen. Uppfyllandet av de språkliga rättigheterna inom sjukvårdsdistriktet övervakas av Nämnden för den språkliga minoriteten. Enligt uppgifter av föredragande av nämnden har de flesta av målen inte uppnåtts eftersom det inte har reserverats resurser för detta ändamål eller utnämnts ansvarspersoner. I språkprogrammet har fastställts som mål att "Den lagstadgade servicen som genomförs på båda nationella språken, finska och svenska, får inte lämnas utan beaktande på grund av bristande resurser. I budgeten bör beaktas tillräckliga resurser för att genomföra ett språkligt jämställt bemötande." Ett ytterligare mål är att "För varje resultatenhet utnämns en ansvarsperson vars uppgift är att uppfölja förverkligandet av språkprogrammet och stöda enhetens ledning med genomförandet av språkprogrammet. Dessa ansvarspersoner utgör ett nätverk vars mål är att ta ansvar för ett enhetligt genomförande av språkprogrammet. Uppföljning av kontaktpersonsverksamheten sköts på överskötarnivån och överskötare har ansvar för att en eller flera kontaktpersoner för svensk service har utnämnts på avdelningarna." Språkprogrammet är ambitiöst och det innehåller talrika delmål med tillhörande mätare, så som exemplen i följande tabell:

38 36 Mål Målnivåer Åtgärder Mätare Till sitt modersmål finsk- och svenskspråkiga patienter får vård på sitt eget modersmål. Det finns kontaktpersoner på varje vårdenhet som kan möta patienten på hans eller hennes eget modersmål. Kontaktpersonernas uppgifter är klart fastställda. Nätverket av kontaktpersoner uppdateras regelbundet. Kontaktpersonerna får en ersättning för sin arbetsinsats. Patientbelåtenhetsenkät Reklamationer Kundrespons Patienterna får tillräckligt med information på sitt eget modersmål. Alla skriftliga patientanvisningar finns tillhanda på båda språken (finska/svenska). Enheterna bär ansvar för att materialet skickas för översättning. Translatorerna har tillräckliga resurser för att kunna bemöta efterfrågan. Patientanvisningarna översatta/icke översatta. Patienterna får tillräckligt med information om sjukvårdsdistriktet och sjukhusen. Allt skriftligt material som är riktat till patienterna finns tillgängligt på båda språken (finska/svenska). Alla skyltar på sjukhusen finns på båda språken. Det finns en ansvarsperson för svenskspråkigt material på informationsenheten som samarbetar med translatorerna. Genomgång av nuläget och komplettering Källa: Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikts språkprogram, styrelsen Omfattning av svenskspråkig patientkommunikation Patientbelåtenhetsenkät Reklamationer Kundrespons På våren år 2015 ledde en flera månader lång kö av vårdresponser som skulle översättas till svenska och resursbristen som translatorerna hade påtalat till att flera personer sade upp sig. Till följd av detta gavs anvisningar enligt vilka man inte längre automatiskt översätter vårdresponsen till svenska för en svenskspråkig patient utan patienten blir tillfrågad på vilket språk han eller hon vill ha vårdresponsen. Anhopningen av vårdresponsöversättningar upphörde slutligen genom en förändring av verksamhetssätt som fastställdes , enligt vilken alla enheter inom sjukvårdsdistriktet slutade att rutinmässigt skicka vårdresponser hem till patienten och i stället råder patienter att använda Mina Kanta-sidor. Vårdresponsen skickas i pappersversion enbart på patientens särskilda begäran. Idag kan översättningsuppgifterna skötas kontrollerat. Elektronisk vårdrespons kommer enligt en bedömning att minska sjukvårdsdistriktets kostnader med hundratusentals euro på årsnivå. Rekommendation: Man bör genomföra det av styrelsen godkända språkprogrammet inom sjukvårdsdistriktet. Om genomförandet bör rapporteras årligen till styrelsen. Åbolands sjukhus byggnadsprojekt Iakttagelser: I december 2015 bereddes styrelsens beslut om Åbolands sjukhus byggnadsprojekt med onödig brådska. Brådskan försvårade noggrann beredning. Synpunkter framlagda av kommunerna och Nämnden för den språkliga minoriteten har inte i tillräcklig utsträckning beaktats vid beredningen. Direktören för sjukvårdsdistriktet utnämnde en arbetsgrupp vars uppgift bestod i att bereda utvecklandet av svenskspråkiga social- och hälsovårdstjänster i samarbete med kommunerna i Egentliga Finland. Arbetsgruppen hade i uppgift att utreda olika alternativ för tryggande av svenskspråkiga socialoch hälsovårdstjänster i landskapet samtidigt som målen för social- och hälsovårdsreformen uppfylls och att göra upp en verksamhetsplan i enlighet med social- och hälsovårdsreformen för att utveckla Åbolands sjukhus. Utöver representanterna från sjukvårdsdistriktet blev social- och hälsovårdscheferna i S:t Karins, Kimitoön, Pargas och Åbo tillkallade till arbetsgruppen.

39 37 Arbetsgruppen gavs en tidsfrist på bara en månad. Den för korta beredningstiden för en noggrann utredning har bl.a. kritiserats av Nämnden för den språkliga minoriteten som skickade ett brev om ärendet till styrelsemötet I brevet lyftes fram att kommunerna i Åboland önskar att byggnadsärendet bereds som en helhet på lång sikt så, att befolkningens språkliga rättigheter inom social- och hälsovården kan säkras. Kommunerna i Åboland har framfört att det kring Åbolands sjukhus bör byggas en enhet där vård ges på svenska. Därför anser kommunerna inte att det skulle föreligga skäl att i detta skede ändra Åbolands sjukhus organisation. Arbetsgruppens rapport behandlades av styrelsen på sammanträdet Styrelsen beslöt sig för att sjukvårdsdistriktet inte har förutsättningar för att framskrida i ärendet beträffande nybyggnaden som planeras vid Kaskisgatan. Styrelsen förutsätter att arbetsgruppens arbete fortgår, så att vården av svenskspråkiga patienter kan förbättras och att utrymmen för Åbolands sjukhus verksamhet kan planeras i enlighet med ekonomiplanens allmänna principer godkända av fullmäktige. Styrelsen förutsätter en mellanrapport om fortsatt beredning av utrymmena i maj Stiftelsen Eschnerska frilasarettet planerar en nybyggnad som ska byggas vid Åbolands sjukhus. Enligt planen skulle stiftelsen hyra ut utrymmena till Åbolands sjukhus, som syns i mitten på bilden. Bild: Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt. Affärsverket Åbolands sjukhus har berett ett byggnadsprojekt på sjukhusets nuvarande tomt i samarbete med Stiftelsen Eschnerska Frilasarettet. Den år 1919 grundade stiftelsen har som uppgift att stöda vårdinstitutioner eller åldringshem med donationer samt stöda hälso- och sjukvården i Åbo stad och dess närområden. Under årens lopp har bl.a. Åbolands sjukhus fått betydande ekonomisk stöd från stiftelsen. Stiftelsens vision är att förverkliga ett nytt sjukhus i Åbo centrum och att utöver fastighetsägande ge betydande donationer i enlighet med stiftelsens uppgift. Enligt planerna skulle stiftelsen låta bygga de utrymmen som Åbolands sjukhus behöver och hyra ut dem med förmånlig hyra till sjukhusets förfogande.

40 38 Rekommendationer: Det bör reserveras tillräckligt med tid för beredning av beslut så att besluten kan fattas på basen av tillräcklig information och ägarkommunernas synpunkter kan tas i beaktande. Sjukvårdsdistriktets beslutsrätt begränsas av 11 i grundavtalet, enligt vilken det "krävs för upplösande av samkommunens sjukhus, förflyttning av sjukhus till annan plats eller väsentlig ändring av verksamheten ett understöd om minst två tredjedelar (2/3) av det sammanlagda röstetalet för de närvarande representantmedlemmarna för delansvarsområdet för ifrågavarande sjukhus". Innan det fattas slutgiltiga beslut om nybyggnaden är det ändamålsenligt att vänta tills man inom socialoch hälsovårdsreformen och landskapsförvaltningsreformen slagit fast riktlinjer beträffande den svenskspråkiga befolkningens social- och hälsovårdstjänster. Välfungerande svenskspråkig och tvåspråkig service, som patienterna och ägarkommunerna är nöjda med, bör inte riskeras på kortsiktiga grunder. 6.6 Samarbete med kommunerna och förberedelser inför social- och hälsovårdsreformen Iakttagelser: Regleringsplanen inom social- och hälsovården i Egentliga Finland har systematiskt genomförts i samarbete med kommunerna i enlighet med hälso- och sjukvårdslagen. För den praktiska beredningen beträffande uppföljning av regleringsplanen inom social- och hälsovården och framlyftande av ändringsbehov ansvarar en permanent arbetsgrupp av experter vars ledare representerar Åbo stad. Expertarbetsgruppen ger kommunledarmötet årligen en uppföljningsrapport om planen samt ett eventuellt förslag om ändringsbehov. Via mötet skickas rapporten och eventuella ändringsförslag till att behandlas på kommunerna. Beträffande ändringar i regleringsplanen för ordnande av hälso- och sjukvård beslutar Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt. Kommunernas gemensamma bekymmer har att göra med en för stor kostnadsökning i förhållande till sjukvårdsdistriktets medlemskommuners ekonomi och en för sen tidtabell för beredningen av budgeten. I kommunala förhandlingar har kommunerna tagit upp att ur kommunernas synvinkel måste sjukvårdsdistriktets budget bli färdig i ett mycket tidigare skede än idag varpå informationen skulle finnas tillhanda för kommunernas egen budgetberedning. T.ex. beredningen av Åbo stads budget inleds redan på hösten 1,5 år före budgetåret. Budgeten för år 2016 blev godkänd på fullmäktigemötet i juni Sjukvårdsdistriktets styrelse godkände på sitt möte den på basis av utlåtandena beredda budgetramen för samkommunens driftsekonomi och investeringar för året Medlemskommunerna tillställdes beräkningar av betalningsandelarna som baserade sig på budgetramen Sjukvårdsdistriktets fullmäktige godkände budgeten i november Kommunernas budgetar har under de senaste åren baserat sig på en förmodan att kostnadsökningen blir mycket liten. Kommunernas gemensamma bekymmer riktar sig mot sjukvårdsdistriktets kostnadsökningskurva. Önskemålet är att man i sjukvårdsdistriktet skulle fortsätta nedskärning av kostnadsökningen genom att öka verksamhetens effektivitet. År 2015 fanns det i sjukvårdsdistriktets budget ett flertal mål beträffande samarbetet. T.ex. sammanslagningen av sjukvårdsdistriktets resultatområde Psykiatri och Åbo stads psykiatri har utretts. Enligt planerna skulle Åbo stads psykiatri överföras till sjukvårdsdistriktets resultatområde Psykiatri Arbetsgruppens mellanrapport beträffande beredningen av ärendet behandlades av styrelsen på sammanträdet Enligt responsen från Åbo stad har samarbetet särskilt mellan de högre ansvarspersonerna ökat hela tiden. Det finns ännu stora skillnader mellan verksamhetsområden och kliniker i hur samarbetet sköts, allt från äkta ömsesidig förhandling till ensidigt "dikterande". Samarbetet mellan närförmän skulle kunna ökas t.ex. genom att tillsammans planera gemensam skolning och likformig vård- och konsultationspraxis.

41 39 År 2015 lyckades man med Åbo stads åtgärder minska antalet klinikfärdiga patienter betydligt. Stadens expertläkare gjorde upp en noggrann plan tillsammans med sjukvårdsdistriktet över hur utskrivningsprocessen ska ske. Verksamhetssättet som togs i bruk år 2015 har ökat öppenheten och därigenom har man nått goda resultat. Också Åbo stads egen sjukhusverksamhet har blivit dynamisk. Tidigare har det funnits en kö på personer till stadssjukhuset då man inte har kunnat överflytta klinikfärdiga patienter dit. Antalet vårddagar för klinikfärdiga patienter från Åbo minskade med dessa åtgärder med 54 % från år Också faktureringen av vårddagar för klinikfärdiga patienter har minskat med 56 % från år Källa: Åbo stads välfärdssektor Enligt responsen från Åbo stad finns det i praktiken för stora fördröjningar innan en remiss kommer till primärhälsovården, när en patient överflyttas från specialsjukvården på primärhälsovårdens ansvar. Av denna orsak har det i primärhälsovården t.o.m. kunnat uppstå sådana situationer som riskerar patientsäkerheten, då man inte har kunnat ordna fortsatt vård på rätt sätt. Enligt sjukhusdirektörens åsikt bör man öka användning av Kanta-nätet i primärhälsovården eftersom alla patienters uppgifter nuförtiden fins i elektronisk form i Kanta-nätet. Därför är det inte längre ändamålsenligt att skicka någon skild remiss angående patienten till primärhälsovården. År 2015 var ett av sjukvårdsdistriktets bindande mål att öka förankrad specialsjukvård för basservice och regionala sjukhus. Enligt informationen från staden har specialsjukvården förankrats till Åbo stads primärhälsovård enbart inom specialiteten hudsjukdomar. Åbo stads önskemål är förankrad specialsjukvård särskilt som konsultationer inom kirurgi och ortopedi. Samarbete i form av konsultativ dialog och närutbildning vore önskvärt. Rekommendationer: Förankrad specialsjukvård till primärhälsovården bör ökas i enlighet med kommunernas behov. Användning av Kanta (Nationellt dataarkiv) -nätet och informationsväxling i övrigt mellan specialsjukvården och primärhälsovården bör aktivt främjas så att patientsäkerheten kan säkras vid överflyttning av patienten från specialsjukvården på primärvårdens ansvar. 7 Uppföljning av tidigare iakttagelser 7.1 Övervakning av byggprojekt Iakttagelser: År 2015 vidtogs åtgärder för att förbättra övervakningen av byggprojekt. På basen av erfarenheter av Läkemedelsförsörjningsbyggnaden beslöt fastighetssektionen i november 2015 om ändringar av verksamhetssätt för att säkra kvaliteten på byggprojekt.

42 40 Revisionsnämnden behandlade i utvärderingsberättelserna från år 2013 och år 2014 byggfel och fördröjningen av färdigställandet av Läkemedelsförsörjningsbyggnaden. Enligt den ursprungliga tidtabellen var det meningen att Läkemedelsförsörjningsbyggnaden skulle tas i bruk på våren På grund av byggfel har ibruktagandet fördröjts. På sommaren 2015 kom det igen fram nya stora problem orsakade av byggfel i Läkemedelsförsörjningsbyggnaden. Chefen för Affärsverket Tyks-Sapa och chefen för serviceområdet Läkemedelsförsörjning föreslog i sitt brev daterat den till direktören för sjukvårdsdistriktet att man skulle utnämna en projektchef för färdigställandet av Läkemedelsförsörjningsbyggnaden. Direktören för sjukvårdsdistriktet utnämnde tekniska direktören till projektchef för att ansvara för att byggnaden blir färdigställd och validerad i enlighet med Fimeas bestämmelser. Styrelsen behandlade fördröjningarna av färdigställandet och byggfelen för första gången Styrelsen fattade beslut om att den förutsätter att en utredning om orsaker och ansvarsförhållanden i anslutning till färdigställandet av Läkemedelsförsörjningsbyggnaden framläggs för styrelsen på mötet i oktober. Direktören för sjukvårdsdistriktet gav som uppgift till den interna revisionen att utföra utredningen. Styrelsens fastighetssektion som utnämnts för åren har behandlat överlåtelsesynen av Läkemedelsförsörjningens nybyggnad och godkänt slututredningarna av Läkemedelsförsörjningsbyggnadens ackord och överlåtelsesynen av ventilationsapparatur, kallapparater och kallrummen samt överlåtelsesynen av renrumsackord och de finansiella slututredningarna. Fördröjningen av färdigställandet av Läkemedelsförsörjningsbyggnaden har inte alls behandlats i styrelsens fastighetssektion sedan byggnaden överlåtits förrän i september 2015, nästan tre år efter att byggnaden överlåtits. Då hade fördröjningen av byggnadsarbetena redan hunnit behandlas i styrelsen och dessutom flera gånger i direktionen för Affärsverket Tyks-Sapa och i revisionsnämnden. Fastighetssektionen beslöt på basen av de lämnade rapporterna och utredningarna att produktionen av läkemedel i renrummet inte är möjligt under renoverings- och förändringsarbeten i de nuvarande utrymmen och att man tillfälligt bör flytta verksamheten till renrummen på det gamla apoteket så snart som det tekniskt är möjligt. Undersökningarna och utredningarna utvidgades att omfatta alla utrymmen i den nya Läkemedelsförsörjningsbyggnaden. Den interna revisionens utredning behandlades i styrelsen I samband med behandlingen av ärendet beslöt styrelsen att förpliktiga fastighetssektionen att i de byggprojekt som pågår för närvarande beakta de missförhållanden som framgår ur den interna revisorns utredning. Styrelsen förutsatte ytterligare att ersättningsfrågorna beträffande brister i Läkemedelsförsörjningsbyggnaden ska utredas och på basen av dem ska erforderliga krav ställas. Behandlingsskedet av ärendet skulle framställas för kännedom till styrelsen på mötet i december. För utredning av ersättningsansvarsfrågor har sjukvårdsdistriktet anställt en utomstående advokat efter styrelsemötet Ärendet rapporterades till styrelsen Den interna revisorns rapport framlades för fastighetssektionen , då fastighetssektionen beslöt att de på mötet föreslagna principer för säkerställande av byggkvaliteten bör efterföljas i nuvarande och blivande byggprojekt. Fastighetssektionen behandlade renoveringsskedet av Läkemedelsförsörjningsbyggnaden. Arbetsgruppen bestående av experter som utöver representanter från sjukvårdsdistriktets Läkemedelsförsörjning och Teknik och underhåll bl.a. består av representanter för Arbetshälsoinstitutet och de företag som gjort mätningar, har ansett avlägsnandet av golvmattan och spacklet i Läkemedelsförsörjningens utrymmen som en nödvändig renoveringsåtgärd för att kunna avlägsna mikrobväxten. Utredningarna och mätningarna avslöjar att det finns fuktighet och mikrobskador i stor utsträckning också i olika utrymmen under golvmattorna på olika våningar. Mikrobundersökningarna hänvisar på basen av artbestämning och mängd till att mikrobskadorna under golvmattorna har uppstått orsakade av fuktighetsskada. Mikrobbestämningarna har utförts av Åbo aerobiologiska enhet. Det finns

43 41 fuktighet också i golvet i läkemedelsrobotsrummet. Man är tvungen att demontera läkemedelsroboten och montera den på nytt efter renoveringarna. Detta är en krävande, långdragen och kostsam åtgärd. Renoveringen av de tillfälliga utrymmena för Läkemedelsförsörjningen och renoveringen av fuktighetsskadorna i Läkemedelsförsörjningsbyggnaden medför flera miljoner euro i extra kostnader. Enligt den preliminära tidtabellen ska rivningsarbeten genomföras på våren 2016 och golven renoveras i juni-november Valideringen av utrymmena och utrustningen skulle infalla i januari och validering av Läkemedelsförsörjningens verksamhet i de nya utrymmena i februari Sjukvårdsdistriktet har anställt en advokat för att ha hand om ärendet med konstruktören. I de av revisionsnämnden utförda intervjuerna har det bl.a. kommit fram att det efter planeringsskedet inte gavs någon roll i projektet åt utrymmenas användare. En del av byggfelen skulle kanske ha kunnat upptäckas och korrigeras redan under byggtiden om användarna då aktivare hade kallats för att bekanta sig med sina blivande arbetsutrymmen och man aktivare hade lyssnat på deras åsikter om iakttagelser som de gjort på byggplatsen. Ansvaret för byggkvaliteten bärs dock inte av användarna. Sjukvårdsdistriktets följande stora byggprojekt är T3-sjukhuset på vilket det byggs bl.a. utrymmen för Barnoch ungdomskliniken och Kvinnokliniken. Bygget påbörjades på våren Enligt de uppgifter som ordföranden för fastighetssektionen framlagt till revisionsnämnden strävar man efter att säkra kvaliteten på T3-sjukhusets byggprojekt genom att man grundat en egen organisation för projektet, gett instruktioner för dokumentering av kvalitetssäkringen och säkerställt tillräckliga övervakningsresurser. Fastighetssektionen följer upp projektet intensivt. Byggnadsinspektörerna av T3-sjukhusets byggprojekt köpes utifrån. Huvudövervakaren övervakar alla inspektörer. Fastighetssektionen övervakar projektets kvalitet och kostnader. Mellan fastighetssektionen och T3-projektchefen har det grundats en övervakningsgrupp till vilken bl.a. hör ordföranden för fastighetssektionen och en av medlemmarna. Beträffande kostnadsuppföljning har det utvecklats ett system för egenkontroll. Slutsatser: Åtgärder har vidtagits för att förbättra övervakningen av byggprojekt. Fastighetssektionen har ett förstärkt grepp om övervakning av kvaliteten, kostnaderna och tidtabellen på byggprojekten och man har uppdaterat anvisningarna om övervakningen. Rekommendationer: Användarna bör engageras mer under byggtiden och deras reparationsuppmaningar bör inom ramarna för uppgjorda planer utnyttjas effektivare än idag. 7.2 Inneluftproblem Iakttagelser: År 2015 anställdes en projektchef för koordinering av reparationer på U-sjukhuset. Antalet anmälningar om inneluftproblem minskade. Revisionsnämnden behandlade inneluftproblem senast i utvärderingsberättelsen år Nämnden konstaterade då att de rekommendationer som nämnden i utvärderingsberättelsen för år 2012 hade framlagt inte hade lett till tillräckliga åtgärder. Inneluftrelaterade problem i olika byggnader och särskilt på U-sjukhuset hade fortgående förvärrats. Rekommendationen var följande: - Tillräckligt med resurser bör reserveras för korrigerande åtgärder - Övervakning av byggarbeten bör ökas för att undvika byggfel - Byggfel bör förebyggas på förhand genom att göra upp noggranna anbudsbegäran och tätt övervaka byggandet och renoveringsarbeten - Byggtidtabellerna bör vara realistiska.

44 42 Styrelsen bemyndigade fastighetssektionen i november 2014 att anställa en utomstående visstidsanställd projektchef för att ansvara för U-sjukhusets underhåll och för att de utrymmen som används på U- sjukhuset skulle uppfylla de i arbetarskyddslagen fastställda krav. Projektchefen utnämndes i februari Att öka resurserna för planering och koordinering av renoveringarna på U-sjukhuset har minskat antalet anmälningar om inneluftproblem. Antalet anmälningar om inneluftproblem tilltog snabbt fram till år 2014, men minskade år Inneluftproblemssystemet visar efter ibruktagandet år 2011 sammanlagt anmälningar (situationen ) av vilka stycken riktats mot U-sjukhuset. År 2015 lämnades 428 anmälningar av vilka 249 riktades mot U-sjukhuset. I arbetarskyddets årsberättelse för år 2015 konstateras att vad gäller behandlingen av anmälningar om inneluftproblem förorsakade det stora antalet anmälningar och det ringa antalet handläggare problem. Anmälningarna om inneluftproblem innehåller anmälningar om symptom och behov av tekniska reparationer som man från och med slutet av år 2015 strävade efter att åtgärda med effektivare metoder. Anmälningarna upprepar också samma problem, dvs. det har utfärdats flera anmälningar av olika personer och/eller vid flera tidpunkter om ett och samma problem. Vid anmälning av inneluftproblem framhävdes fortsättningsvis förmännens roll som budbärare, företagshälsovårdens roll som skötare av symptomen och identifierare av orsakerna till dem samt den tekniska enhetens roll vid åtgärdande av renoveringsbehoven. Utveckling av antalet anmälningar om inneluftproblem fr.o.m. ibruktagandet av anmälningssystem. Källa: Arbetarskyddets årsberättelse Slutsats: Man kan flytta från U-sjukhuset till nya ersättande utrymmen tidigast i slutet av år 2020 efter att T3-sjukhuset blivit färdigt. Positivt är att resurserna för planering och koordinering av reparationerna har utökats. Rekommendation: Fortsättningsvis bör man se till att det också finns tillräckligt med resurser för renovering och tillfälliga ersättande utrymmen, så att man kan förebygga att personalen insjuknar pga. inneluftproblem medan man väntar på de nya utrymmena.

45 43 Utbyggnaden av T-sjukhuset togs i bruk år T-sjukhusets totalareal är m 2, varav utbyggnadens andel utgör m 2. Bild: Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt. 7.3 Fastighetsstrategi Iakttagelser: Långsiktig utrymmesplan och fastighetsstrategi har inte ännu gjorts upp. Revisionsnämnden konstaterade i sin utvärderingsberättelse år 2011 att sjukvårdsdistriktets fullmäktige hade godkänt som ett bindande mål för år 2012 att utrymmenas helhetsdriftsplan för åren är färdig. Revisionsnämnden bad styrelsen då påskynda långsiktsplaneringen av lokalerna och utarbetande av fastighetsstrategin. Beredningen av den långsiktiga utrymmesplanen eller fastighetsstrategin har inte framskridit. Sjukvårdsdistriktets styrgrupp behandlade en promemoria sammanställd av cheföverläkaren i vilken behandlas förbättring av strategisk styrning av fastighetsprojekt. I promemorian konstateras att det till sjukvårdsdistriktets fastighetsstock anknyts flera problem: "Fastighetsägande - Sjukvårdsdistriktet äger en oproportionerlig mängd skilda fastigheter (ca. 60 st.) och hyr ytterligare flera lokaler. Detta medför splittrad verksamhet och ineffektivitet som följd av det. - Den totala m 2 -ytan i sjukvårdsdistriktets ägo är påfallande stor i förhållande till nuvarande behov av bäddavdelningsvård ( brutto-m 2 ). - Sjukvårdsdistriktet äger flera fastigheter som det inte alls använder eller som är underutnyttjade, men som binder kapital och underhållskostnader.