Fakturaspecifikation. Fakturaspecifikation, export av fil. Användarmanual. Trafikverkets system för fakturaspecifikation

Transkript

1 Användarmanual Fakturaspecifikation Trafikverkets system för fakturaspecifikation Fakturaspecifikation, export av fil Export av detaljspecifikation för faktura Version 1.6,

2 Utgivare: Trafikverket Kontakt: Distributör: Trafikverket, Borlänge, telefon:

3 Innehåll 1 Allmänt Trafikverket Startsidan Övergripande funktionalitet Struktur Navigering Avancerad sökning Export av rapporter Rapporter Avgifter per tågnr Orderrapport Detaljrapport Bestridande Schemalagda rapporter, Tåg som saknar rapporterad vikt Fakturaspecifikation, export av fil I Version 1.6 har kapitel 2 uppdaterats gällande inloggning via trafikverket.se, Min sida extern anslutning. Tidigare information gällande inloggning via Banportalen har tagits bort då detta inte längre är möjligt. Användarmanualen baseras på en tidigare version av rapportverktyget vilket medför att bilder ej stämmer med de som finns i den senare versionen av rapportverktyget, däremot stämmer beskrivning av den information som rapporterna avser. I denna version har även kapitel 6, Exportera/Importera fil med EACopy, tagits bort då detta inte längre är möjligt att utföra.

4 1 Allmänt Från och med T11, införde Trafikverket ett nytt faktureringskoncept. För mer information om faktureringskonceptet vänligen se Fakturaspecifikation är ett webbaserat verktyg för att se specifikationer till respektive faktura. Fakturaspecifikationen visar kvantiteter för avgifterna, ej belopp. Fakturan innehåller kvantiteter och belopp. I Fakturaspecifikation finns fem olika rapporter samt två underrapporter. Rapporterna ger dig möjlighet att se information på olika sätt, från summeringar på övergripande nivå med möjlighet att söka vidare ned i detaljer till att se alla detaljer direkt. Rapporterna innehåller kolumner med information, dessa varierar mellan rapporterna och styrs även av vilka avgifter som är aktuella för orderns tåguppdrag. I förekommande fall kan korrigeringar utföras av hela eller delar av en order. Vid korrigering skapas en ny faktura och en ny order som har negativa värden för belopp samt kvantiteter. Samtliga rapporter finns för korrigeringar. Korrigeringar visas även för den order som har korrigerats genom att kolumnen Krediterad har uppdaterats med ett J, kvantiteter påverkas inte. Detaljposterna för en faktura kan även hämtas som en fil till den egna datorn. I dokumentet Specifikation av filformat beskrivs fil och kolumner. Beskrivning av kolumner gäller även för rapporterna. Dokumentet finns att hämta via Fakturaspecifikation, export av fil som du finner under Mina system. För att kunna se specifikationerna och för att hämta fil loggar du först in via Banportalen. Därefter kommer du att se Fakturaspecifikation samt Fakturaspecifikation, export av fil under Mina system. Behörighet krävs dels till inloggningen i Banportalen och dels till Fakturaspecifikation. Behörighet till Fakturaspecifikation, export av fil är kopplat till behörigheten för Fakturaspecifikation. För att det skall vara möjligt att använd någon av rapporterna i Fakturaspecifikationsverktyget, krävs i de flesta fall att ordernummer anges, dessa finns i en lista. Ordernumret anges även på fakturan, den hittar du på femte raden uppifrån till vänster på fakturan, se bild nedan. 1

5 2 Trafikverket Inloggning på trafikverket.se Inloggning på trafikverket.se sker via Logga in i det högra hörnet (röd cirkel). Klicka på Logga in. Du kommer åt de system du har behörighet till via länken Min sida - extern anslutning (röd cirkel) på sidan efter det att du har klickat på Logga in. Klicka på länken. 2

6 Markera radioknappen för Användarnamn + Lösenord + SMS (röd cirkel). Fyll i ditt Användarnamn och Lösenord i fälten (röd cirkel), exempel på värden är ifyllda nedan. Klicka därefter på Beställ SMS-kod (röd cirkel). SMS-koden skickas till din mobiltelefon. Ange sms-koden i fältet för denna (röd cirkel) och klicka sedan på Logga in(röd cirkel). 3

7 Ange SMS-kod i fältet (röd cirkel) och klicka därefter på Logga in (röd cirkel) 4

8 Du kommer nu till Min sida. I listan med Mina system (röd cirkel) visas de system som du har behörighet till. Klicka på Till systemet (röd cirkel) som finns efter Kling, fakturaspecifikation (röd cirkel) för att komma till inloggning till rapportverktyget. Du kan även hämta hem en fil som innehåller detaljer för en order, klicka på Till systemet (röd cirkel) efter Fakturaspecifikation export av fil (röd cirkel). Nu kommer du till inloggningen till rapportverktyget. Användarnamn och lösenord anger du i respektive fält (röd cirkel). De är detsamma som tidigare. Autentisering är Windows AD. Klicka sedan på Logga in (röd cirkel). 5

9 3 Startsidan Fakturaspecifikation startas från länken under Mina system, se kapitlet Trafikverket. Användarnamn och lösenord är samma som vid inloggning via Min sida extern anslutning. För Autentisering välj Windows AD. 6

10 4 Övergripande funktionalitet 4.1 Struktur Klicka på Dokumentlista för att visa alla rapporter/dokument mappar För att expandera mappar, tryck på + (plus) tecknet För att dölja underliggande mappar, tryck på (minus) tecknet 7

11 4.2 Navigering 1. Klicka på Visa. Genom att markera Vänster panel kan snabb navigering göras med hjälp av direkt inmatning fält 2. Klicka på Avancerat om du vill göra avancerad sökning. Se vidare i stycket Avancerad sökning 3. Den mest användbara panelen på vänster sidan är, Indata för användare. Klicka på ring 3 4. Indatakontroller, knappen vid ring 4, är användbar för Detaljrapport

12 4.3 Avancerad sökning 1. Ordernr är ett obligatoriskt val, detta markeras med den röda pilen, se cirkel 1. Den röda pilen byts ut mot en grön bock då värde har angetts i cirkel 4. Nedanför Ordernr finns ett antal valfria parametrar. Vilka val som finns varierar mellan olika rapporter. Genom att markera en valfri parameter kan ett fält visas för att ange värde eller en värdelista för val av värden. Vid angivande av värde är det viktigt att det är ett giltigt värde i ordern samt att det anges korrekt. Vid val av t.ex. Utgångsdatum ska datumet anges enligt följande samt finnas i ordern. Varje order avser en kalendermånad och detta anges med period, , vilket motsvaras av oktober. Ibland kan data behöva uppdateras i värdelista, detta utförs via knappen Uppdatera, två blå pilar intill cirkel 3. I bilden nedan har Operatör en värdelista. 2. Klicka på det ordernummer som du vill att rapporten ska ta fram, cirkel Klicka därefter på Lägg till från värdelista, cirkel 3. Ordernummer anges nu i fältet, cirkel Ett annat sätt är att dubbelklicka på ordernummer och då placeras det direkt i fältet vid cirkel 4. Ett annat alternativ är att själv ange ordernummer genom inmatning i fältet vid cirkel Kör fråga, cirkel 5, blir tillgänglig och får svart text då obligatorisk uppgift har angetts. Klicka på Kör fråga för att ta fram rapporten

13 4.4 Export av rapporter Rapporterna kan sparas på datorn (egen katalogen hos Trafikverket, exempelvis M:) i olika format som Excel, PDF och CSV. Välj Dokument (röd cirkel) och sedan Spara på datorn som (röd cirkel). Välj därefter önskat format genom att markera det. För instruktion om hur filen flyttas från den egna mappen hos Trafikverket, till den egna datorn (utanför Trafikverkets nätverk), se kapitel 6 i detta dokument. 10

14 5 Rapporter För närvarande finns fem rapporter samt två underrapporter; Avgifter per tågnr: en övergripande vy av alla avgifter per tåguppdrag och tågnummer. Möjlighet finns att söka vidare på detaljer för tåguppdrag och avgifter. Bestridande: ger dig möjlighet att söka fram avgifter vid invändning av, till exempel ett tåguppdrag, i en order. Kompletteras med information av dig och används som underlag. Detaljrapport: visar samtliga detaljposter som finns för en order. Orderrapport: visar de poster som finns på fakturan uppdelat per artikel. Detaljer visas i två drillrapporter som är kopplade till orderrapporten. Drillrapport, Ordrar till detaljer: visar detaljer för vald artikel och tåguppdrag. Möjlighet finns att söka vidare på detaljer för tåguppdrag. Drillrapport, Till/Från + Rapporterad vikt: visar detaljer för vald artikel och tåguppdrag samt den vikt som rapporterats. Tåg som saknar rapporterad vikt: visar tåguppdrag som saknar rapporterad vikt innan tågs avgång och avser tåguppdrag som ännu ej fakturerats, dessa finns ännu ej med på någon order. Drillrapporterna finns i mappen Underrapporter och Tåg som saknar rapporterad vikt finns i mappen Schemalagda rapporter. Samtliga rapporter startas genom att du dubbelklickar på raden eller symbolen för respektive rapport. Rad visas med vit eller ljusgrå färg och symbolen finns till vänster (röd cirkel). Genom att dubbelklicka på en mapp visas innehållet i mappen med dess rapporter. 11

15 Samtliga rapporter har ett rapporthuvud med fält vars innehåll baseras på utförda val. Fälten uppdateras då nya val görs via Avancerad sökning samt i Vänster panels Indata för användaruppmaning och Indatakontroller. Vilka val som är möjliga varierar för respektive rapport och det är viktigt att ange värden för val på ett rätt sätt. Vid felaktigt angivet värde visas inget resultat i rapporten. Datum anges enligt ÅÅÅÅ-MM-DD, Tåguppdrag kan ha varierat antal siffror medan tågnummer alltid består av sex siffror med inledande nollor. Nedan exempel på rapporthuvud för Orderrapport med val av Ordernr (röd cirkel) och Operatör TRAB (röd cirkel) via Indata för användaruppmaning. Om endast Ordernr hade angetts skulle fältet Operatör ha värdet Alla, nu visas valet TRAB i rapporthuvudet (röd cirkel) Trafik med Tåg AB TRAB TRAB

16 5.1 Avgifter per tågnr Rapporten, Avgifter per tågnr, ger en övergripande vy över alla avgifter per Tåguppdrag och Tågnummer. För att starta rapporten Avgifter per tåg dubbelklickar du på raden eller på symbolen för rapporten, se röd cirkel i figuren. 13

17 Nästa steg blir att ange vilket ordernummer du vill titta på. Det är obligatoriskt att ange ett ordernummer (röd cirkel). I detta exempel väljer vi ordernummer Om inte några Odernummer skulle visas i tabellen, klicka på ikonen med de två blå pilarna för att uppdatera värden (röd cirkel) i tabellen. När du valt ordernummer klickar du på Kör fråga (röd cirkel). Nu öppnas rapporten för valt ordernummer. Observera att det kan ta någon minut innan rapporten öppnas. 14

18 I exemplet nedan är det ordernummer som har avgifter för Olycksavgift, Spåravgift, Särskild avgift vid utebliven rapportering, Tågläge för godstrafik basnivå och Tågläge för tjänstetåg basnivå. Observera att det är olika avgifter beroende på tåguppdrag, endast de avgifter som är aktuella för respektive tåguppdrag visas. Om du vill titta enbart på avgifterna för ett tåguppdrag klickar du på de värden som är understrukna (röda cirklar). Observera att du klickar på blå pil upp (röd cirkel) för att komma tillbaka till originalrapporten. För att Avsluta och välja en annan rapport klickar du på det lilla gråa krysset i högra hörnet i SAP Business Objects. Obs! ej det röda krysset högst upp i högra hörnet på webbläsaren. Du kan också välja att stänga rapporten genom att välja Dokument till vänster och sedan Stäng. 15

19 5.2 Orderrapport Rapporten, Orderrapport, visar posterna som finns på fakturan uppdelat per artikel. För att starta rapporten Orderrapport dubbel klickar du på raden eller på symbolen för rapporten, se röd cirkel i figuren. Nästa steg blir att ange viket ordernummer du vill titta på. Det är obligatoriskt att ange ett ordernummer (röd cirkel). I detta exempel väljer vi ordernummer Om inte några Odernummer skulle visas i tabellen, klicka på ikonen med de två blå pilarna för att uppdatera värden (röd cirkel) och Ordernummer visas. När du valt ordernummer trycker du på Kör fråga (röd cirkel). Innan du kör fråga kan du också ange fler valfria kriterier för ditt urval. I bilden nedan kan Utgångsdatum tåguppdrag (start), Utgångsdatum tåguppdrag (slut), Utgångsdatum tågnr (start), Utgångsdatum tågnr (slut) samt Operatör väljas. Vid angivande av start- och slutdatum sker en sökning inom angivet datumintervall. Datum anges i formatet ÅÅÅÅ-MM-DD, Angivet datum måste avse motsvarande datumintervall som ordern har, en order omfattar en kalendermånad. Tåguppdrag kan ha varierat antal siffror medan tågnummer alltid består av sex siffror med inledande nollor. Det är viktigt att ange ett giltigt värde, anges ett felaktigt värde kommer rapporten att sakna innehåll. 16

20 Efter att du har klickat på Kör fråga öppnas Orderrapporten för valt ordernummer. Observera att det kan ta någon minut innan rapporten öppnas. Här visas nu alla artiklar som har använts under perioden. Du kan nu välja att drilla ner på en artikel genom att klicka på artikeln. Alla artiklar som har blå och understruken text är valbara. Här väljer vi den första artikeln Spåravgift (röd cirkel). Trafik med Tåg AB Nu öppnas en ny rapport i ett nytt fönster för den valda artikeln Spåravgift. 17

21 Nedan visas den nya rapporten, Drillrapport, Ordrar till detaljer. Detaljerna för artikeln Spåravgift visas och detta visas i rapporthuvudet (röd cirkel) samt i vänster panel (röd cirkel). Motsvarande rapport finns för varje artikel som ingår i Orderrapporten. I rapporten får du ytterligare detaljer för vald artikel och tåguppdrag genom att klicka på Detaljer (röd cirkel). Detaljer för samtliga tåguppdrag är valbara. Här väljer vi att visa detaljer för Tåguppdragid 23900, ett nytt fönster öppnas med en ny rapport, detaljrapport Trafik med Tåg AB Nu har vi kommit till Detaljrapporten och den innehåller detaljer för valt ordernummer, artikel och tåguppdrag. Notera att rapporthuvudet samt Vänster panel har uppdaterats enligt de val som gjorts. Ytterligare kolumner med information finns till höger i rapporten. Trafik med Tåg AB

22 Samtliga öppnade fönster (2st) ligger ovan på fönstret med Orderrapporten. När du vill Avsluta och komma tillbaka till orderrapporten är det bara att stänga ner de två öppnade fönstren. Sedan kan du välja en annan artikel eller avsluta rapporten. I Orderrapporten kan du också välja att drilla ner på detaljer för tågnummer genom att klicka på Sammanställning per tågnummer (röd cirkel) vid respektive artikel. Trafik med Tåg AB Nu öppnas ett nytt fönster för vald Sammanställning per tågnummer och artikel. I den nya rapporten, Drillrapporten Till/Från + Rapporterad vikt, får du detaljer om vilka tåguppdrag som omfattas av artikeln. I exemplet nedan valdes Sammanställning per tågnummer för spåravgift Trafik med Tåg AB I Orderrapporten kan du även välja Operatör i urval. Om det finns flera operatörer på en order framgår detta i en värdelista. I värdelistan anges först förkortningen för operatören och därefter följer ordernummer. En order med flera operatörer förkommer då flera gånger. Finns endast en operatör för ett ordernummer innebär detta att det endast förekommer en operatör på denna order 19

23 Klicka på nedåtgående pil vid fältet för Operatör (röd cirkel) enligt den första av två följande bilder nedan. Vid val av Operatör påverkas Orderrapportens innehåll till att enbart innehålla vald operatörs transaktioner. Detta slår även igenom på de två drillrapporterna Ordrar till detaljer samt Till/Från + Rapporterad vikt. I den andra bilden av de två följande har en operatör valts, jämför till exempel värden för Passageavgift Malmö, område D, i nedanstående bilder. I den nedre bilden finns avgiften inte med. Rapporthuvudet samt Vänster panel uppdateras också med gjorda val Trafik med Tåg AB

24 5.3 Detaljrapport Denna rapport innehåller alla detaljposter för en order. För att starta rapporten Detaljrapport, dubbel klicka på raden eller på symbolen för rapporten (röd cirkel). Nästa steg blir att ange viket ordernummer du vill titta på. Det är obligatoriskt att ange ett ordernummer (röd cirkel). I detta exempel väljer vi ordernummer Om inte några Odernummer skulle visas i tabellen, klicka på ikonen med de två blå pilarna för att uppdatera värden (röd cirkel) och Ordernummer visas. När du valt ordernummer trycker du på Kör fråga (röd cirkel). 21

25 Det går också att ange Artikelnr, Utgångsdatum tåguppdrag (start), Utgångsdatum Tåguppdrag (slut) Utgångsdatum Tågnummer (start) Utgångsdatum Tågnummer (slut), Tåguppdrag (start), Tåguppdrag (slut), Tågnr samt Operatör. Om du vill ange någon av dessa parametrar är det viktigt att veta att de finns med i det ordernummer du har angivit samt att värden för val anges på ett korrekt sätt. Om angivet värde saknas eller anges på felaktigt sätt kommer du inte att få något resultat i rapporten. Datum anges med ÅÅÅÅ-MM-DD, Tåguppdrag kan ha varierat antal siffror medan tågnummer alltid består av sex siffror med inledande nollor. Vid val av Operatör anges en värdelista och efter respektive operatör anges i vilket ordernummer de ingår. Markera urvalet Operatör och klicka därefter på Uppdatera värden. Nedan visas detaljrapporten med information för varje artikel i en order, ytterligare kolumner med information finns till höger. Bilden visar detaljrapport samt Indata för användaruppmaning i Vänster panel, denna väljs enligt markering (röd cirkel). 22

26 Detaljrapporten har ytterligare funktionalitet i Indatakontroller. Klicka på Visa, sedan markeras Vänster panel. Klicka på den tredje knappen i det nedre vänstra hörnet (röd cirkel). Stödtext för respektive knapp visas om muspekaren hålls över knapparna. Indatakontroller ger snabbare sökning av specifik information i detaljrapporten i och med att sökning sker direkt i den framtagna informationen. Först tas hela detaljrapporten fram genom att endast ange ordernummer som sökbegrepp. Sedan sker detaljerad sökning i den framtagna detaljrapporten genom markering av radioknappar eller check-rutor. Radioknappar ger sökning av ett specifikt värde. Checkrutor gör det möjligt att ange en eller flera värden genom att markera önskade checkrutor. För att återställa sökningar markeras Alla värden respektive Markera (alla). De parametrar som kan sökas på är Artikel, Utgångsdatum tåguppdrag, Utgångsdatum tåg, Tåguppdrag, Tågnr samt Operatör. Endast giltiga värden för vald order visas vid radioknappar och check-rutor. För att Avsluta och välja en annan rapport trycker man på lilla gråa krysset i högra hörnet i SAP Business Objects. Obs! ej det röda krysset högst upp i högra hörnet på webbläsaren. 23

27 5.4 Bestridande Denna rapport kan du använda om någon transaktion i en order inte stämmer överens med egna uppgifter, som till exempel att tåguppdraget var inställt i tid men ändå finns med i ordern. För att starta rapporten Bestridande, dubbelklicka på raden eller på symbolen för rapporten (röd cirkel). Nästa steg blir att ange viket ordernummer du vill titta på. Det är obligatoriskt att ange ett ordernummer (röd cirkel). I detta exempel väljer vi ordernummer Om inte några Odernummer skulle visas i tabellen, klicka på ikonen med de två blå pilarna för att uppdatera värden (röd cirkel) och Ordernummer visas. När du valt ordernummer trycker du på Kör fråga (röd cirkel). Ett tips är att till exempel ange start- och slutdatum för Utgångsdatum Tåguppdrag då detta kan bidra till att rapporten tas fram snabbare. Tänk på att ange datum som ÅÅÅÅ-MM-DD, samt att det finns i Ordern. Tåguppdrag kan ha varierat antal siffror medan tågnummer alltid består av sex siffror med inledande nollor. Vid felaktigt värde visas inget resultat i rapporten. 24

28 Du kan också ange uppgifter för Artikel, Utgångsdatum tåguppdrag (start), Utgångsdatum tåguppdrag (slut), Tåguppdrag (from), Tåguppdrag (tom), Tågnr (from) och Tågnr (tom) för att begränsa innehållet i rapporten ytterligare. Detta kan även utföras efter det att hela ordern har sökts fram genom att ange informationen i vänsterpanel och sedan utföra en ny körning (röd cirkel). Trafik med Tåg AB

29 I exemplet nedan vill vi bestrida tåguppdrag med utgångsdatum då detta var inställt i tid men har debiterats i ordern. I rapporten kommer då de avgifter som var aktuella för tåguppdraget att tas med och visas i kolumner (röd cirkel). Resultatet sparar du sedan som Excel. Välj Dokument (röd cirkel), Spara på datorn som och sedan Excel. Välj sedan Spara som och döp filen till ett lämpligt namn. I den sparade Excel-filen kompletteras därefter information i kolumnerna under rubriken Fylls i av Avtalskund. Ytterligare information kan läggas till under kolumnen Avtalskunds detaljbestridande. Spara ändringarna i Excel-filen och hämta den till din dator med hjälp av EACopy, se kapitel 6. 26

30 5.5 Schemalagda rapporter, Tåg som saknar rapporterad vikt Denna rapport innehåller tåguppdrag som saknar rapporterad vikt innan tågs avgång. Viktuppgifter som rapporterats till Opera under innevarande dygn visas ej i denna rapport. Denna rapport hämtar data från Lupp och avser ännu ej fakturerade tåguppdrag. Rapporten kan även skickas ut automatiskt, se mer information nedan. Rapporten visar alltid tåguppdrag 7 dagar bakåt i tiden och 1 dag framåt med utgångspunkt från dagens datum. Rapporten består av en Översikt och en Detaljrapport. För att starta rapporten Tåg som saknar rapporterad vikt, dubbelklicka på mappen Schemalagda rapporter (röd cirkel). Därefter dubbelklickar du på raden eller på symbolen för rapporten (röd cirkel). 27

31 Nästa steg blir att ange Tågägare, det är obligatoriskt att ange en Tågägare (röd cirkel). I detta exempel väljer vi TRV. Om inte några Aktörer skulle visas i tabellen, klicka på de blå pilarna vid Uppdatera värden (röd cirkel) och Aktörer visas. När du valt aktör klickar du på Kör fråga (röd cirkel). Nedan exempel på rapporten. TRV Automatiskt utskick av rapporten Tåg som saknar rapporterad vikt Rapporten kan även schemaläggas för automatiskt utskick till två e-postkonton. Vid automatiskt utskick bör det finnas en utsedd person som kan ändra i schemaläggning. Rekommendationen är att rapport beställs med utskick efter kl Kontakta fakturering.jarnvag@trafikverket.se för uppläggning. 28

32 5.6 Fakturaspecifikation, export av fil Underlaget för en order/faktura kan även hämtas som en fil och motsvaras av den information som finns i Detaljrapporten som innehåller alla detaljposter. Filen kan hämtas direkt till din dator och kan sedan till exempel öppnas i Excel. Det finns även en specifikation som beskriver vad de olika kolumnerna innehåller för information. Hämtning av fil sker via Min sida extern anslutning, under Mina system och länken Fakturaspecifikation export av fil. Klicka på länken 29

33 Efter att du har klickat på länken Fakturaspecifikation export av fil visas de tio senaste ordnarna samt en länk för specifikationen. Genom att klicka på länken Exportera (röd cirkel) startas hämtningen av filen. Detta kan ta lite tid beroende på hur stor filen är. Specifikationen, som beskriver kolumnernas innehåll, hämtas via länken Ladda ner specifikation för export-filen (röd cirkel). Trafik med Tåg Beroende på vilken webb-läsare du har på din dator kan följande bilder skilja sig åt från de du får men arbetsgången är densamma. I exemplet väljer vi att hämta order och klickar på länken Exportera som finns på motsvarande rad för denna order, se bild ovan. Nästa steg blir att ange var på din dator du vill spara filen. Högerklicka på den nedåtgående pilen vid Spara och välj sedan Spara som. 30

34 Filen har formatet.csv och filnamnet som anges motsvaras av den vi valt att exportera. Formatet som används för filen gör det möjligt att använda den till olika program, som till exempel Excel eller för att läsas in i en databas. Ange var på din dator du vill spara filen, klicka sedan på Spara. Ovan i bilden anges Microsoft Excel-fil med kommaavgränsande värden i fältet Filformat men den hämtade filen har formatet csv i grunden. Under den tid som filen hämtas visas information om hur mycket som har hämtats och då hela filen har hämtats visas information om att hämtningen har slutförts, se markeringar i nedanstående bilder. Två olika ordrar har använts som skiljer sig åt i filstorlek. Du kan välja att öppna filen direkt efter att hämtningen slutförts genom att klicka på Öppna (röd cirkel). 31

35 Filen öppnas i Excel och innehåller kolumner med data, dessa fortsätter även till höger. Förklaring för varje kolumn finns i Specifikationen som kan hämtas via länk på samma sida som hämtning av fil. Filen kan nu användas med de funktioner som finns i Excel. Ett eventuellt problem som kan uppstå är att Excel har begränsningar vad gäller mängden data som kan bearbetas. Om filen har för stor datamängd kommer ett meddelande om att Filen lästes inte in helt. Via Visa hjälp (röd cirkel) ges mer information om problemet. Vid klick på OK öppnas filen men den innehåller då inte all data som tillhör ordern. Informationen som finns i Visa hjälp, se nedan. Detta innebär att ni behöver utföra egen utveckling i något eget verktyg för att kunna använda dessa filer. Ett alternativ för stora filer kan också vara att öppna filen i Power Pivot i Excel som kan hantera större filer. 32