Intern kontroll inom ekonomiskt bistånd

Transkript

1 Revisionsrapport Intern kontroll inom ekonomiskt bistånd Lena Brönnert Susanne Lindberg September 2018

2 Innehållsförteckning 1. Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfråga Revisionskriterier Avgränsning Metod Iakttagelser och bedömningar Övergripande styrning Processen för handläggning och utbetalning av ekonomiskt bistånd Verksamhetssystem och behörighet Uppföljning och övervakande aktiviteter Revisionell bedömning och rekommendationer Bilaga 1 - Processkartläggning September av 16

3 Sammanfattning har på uppdrag av revisorerna inom granskat om socialnämnden säkerställer en tillfredsställande intern kontroll vid handläggning och utbetalning av ekonomiskt bistånd. Granskningen visar att detta delvis uppfylls. Detta framförallt då de kontrollaktiviteter som utförs inte finns dokumenterade som tydliga rutiner. Kontrollmålen visar följande: Inom verksamheten finns en övergripande styrning som bedöms som ändamålsenligt och aktuell. I delårsrapporter och verksamhetsberättelse följs utfall av dessa aktiviteter för att nå målen. Kvalitetsgarantier formuleras i nämndens styrning. Vi har dock inte kunnat se hur dessa följs upp. Det finns rutiner för handläggning och dokumentation. Hänvisningen till Socialstyrelsens vägledning och normer säkerställer att aktuellt rättsläge följs. En processkarta med bilagor beskriver processen för utbetalning/avsläpp, vilket överensstämmer med vad som framkommer vid intervjuer. Det saknas dokumentation för att kontrollaktiviteter ska göras för att säkerställa att endast godkända och riktiga transaktioner bokförs och utbetalas. Kontroll av utbetalningar genomförs dock kontinuerligt, vilka även innebär en kontroll av beslut och journalföring i ett antal ärenden. Om överföring från försystem till huvudboken är fullständig och riktig går inte att bedöma då avstämning inte genomförs. Verksamhetssystemet i sig innebär inte ett stöd för en rättssäker handläggning. De rutiner och arbetssätt som beskrivits vid intervjuerna ger dock stöd för detta, vilket innebär kontroller och även kontinuerliga diskussioner i handläggargruppen. Dessa stöds dock inte av dokumenterade rutiner, vilket innebär en sårbarhet vid exempelvis personalomsättning på enhetschefstjänsten. Övervakande aktiviteter gällande behörigheter, en intern kontroll, görs då loggar tas fram för kontroll av att endast behöriga handläggare hanterar ärendet. Rutinerna är dokumenterade. Uppföljning sker också månadsvis av med hjälp av statistik som visar utbetalning per handläggare m.m. Efter genomförd granskning lämnas följande rekommendationer till nämnden: Tydliggör hur, och delge att uppföljning av nämndens kvalitetsgarantier görs. Vi ser detta som en förutsättning för att de ska vara styrande. Dokumentera de rutiner för kontrollaktiviteter som idag utförs för att säkerställa att endast godkända och riktiga transaktioner bokförs och utbetalas samt för kontroll av att handläggningen sker rättssäkert. Upprätta rutiner för avstämning av att överföring från försystem till huvudbok är fullständig och riktig.. Dokumentera de kontroller som har utförts av att utbetalningar sker korrekt. September av 16

4 1. Inledning 1.1. Bakgrund Ekonomiskt bistånd är välfärdssystemets yttersta skyddsnät. Det ska säkerställa rätt till en skälig levnadsnivå vilket preciseras i riksnormen för försörjningsstöd. Det ska ge hjälp när de generella systemen är otillräckliga och ska träda in tillfälligtvis vid korta perioder av försörjningsproblem. Prövningen av ekonomiskt bistånd ska vara individuell och ta hänsyn till omständigheterna i det specifika fallet. I arbetet med ekonomiskt bistånd är socialtjänstens huvuduppgift att hjälpa personer så att de kan klara sin försörjning på egen hand. Den andra uppgiften är att ge ekonomiskt bistånd till dess att målet är uppnått. Utbetalning av ekonomiskt bistånd i uppgick år 2017 till 50,1 mnkr och för år 2016 till 47,1 mnkr vilket utgör en betydande kostnad. Förklaringen är fler hushåll med nya gotlänningar, som ännu inte kommit igång med sin etableringsersättning samt flera hushåll där dagarna med aktivitetsstöd från arbetsförmedlingen är slut. Totalt har antalet hushåll som får ekonomiskt bistånd dock minskat medan utbetalningarna per hushåll ökat. Den totala kostnaden inklusive personalkostnader m m har ökat med sex procent till 61,5 mnkr 2017, vilket dock är ett överskott mot budget om 3,9 mnkr. Utbetalning av ekonomiskt bistånd baseras på beslut som dokumenteras i kritiska verksamhetssystem där kraven på god säkerhet är av yttersta vikt. Konsekvenserna av bristande rutiner och kontroller kan få både ekonomiska och förtroendemässiga följder. Revisorerna har utifrån genomförd risk- och väsentlighetsanalys beslutat att granska den interna kontrollen inom verksamheten Syfte och revisionsfråga Granskningen ska besvara följande övergripande revisionsfråga: Säkerställer socialnämnden att det finns en tillfredsställande intern kontroll vid handläggning och utbetalning av ekonomiskt bistånd? Kontrollfrågor Övergripande styrning Finns det policys, riktlinjer och regler inom området som är ändamålsenliga och aktuella? Finns rutiner för att följa upp att styrningen efterlevs? Processen för handläggning och utbetalning av ekonomiskt bistånd Finns tydliga rutiner gällande godkännande och utbetalning? Finns det dokumenterade kontrollaktiviteter som säkerställer att endast godkända och riktiga transaktioner bokförs och utbetalas? Är överföring från försystem till huvudboken fullständig och riktig? September av 16

5 Verksamhetssystem och behörighet Är verksamhetssystem ändamålsenligt för att säkerställa en rättssäker handläggning? Säkerställs en god intern kontroll av behörighetsstruktur i berörda system? Uppföljning och övervakande aktiviteter Genomförs det löpande uppföljningar av utbetalningar? Finns det övervakande aktiviteter? 1.3. Revisionskriterier Revisionskriterierna utgör underlag till de bedömningsgrunder som uttrycks i kontrollmålen. Revisionskriterierna för denna granskning har hämtats ur följande: Kommunallagen Kommunal redovisningslag Socialtjänstlagen 1.4. Avgränsning En avgränsning görs så tonvikt ligger på bedömning av utformningen av processen och designen av kontrollerna. Under respektive intervju har vi eftersträvat att ta del av de underlag som finns för att bedöma om de är adekvata och kan utgöra underlag för test av kontroll Metod Granskningen har genomförts genom intervjuer med socialdirektör, avdelningschef för individ- och familjeomsorgen, enhetschef för stöd- och försörjningsenheten, ekonom, controller och systemförvaltare. Vidare har en genomgång av riktlinjer och regler kring processen för utbetalning av ekonomiskt bistånd gåtts igenom. En generell processkartläggning har gjorts utifrån följande områden: Övergripande information om processen inklusive övervakande kontroller Behörighetsadministration Ansökan Registrering Beräkning Beslut Utbetalning Uppdatering av huvudbok och avstämning mellan försystem och huvudboken Rekommendationer avseende identifierade brister har förts fram i rapporten. September av 16

6 2. Iakttagelser och bedömningar Ansvar för handläggning av ekonomiskt bistånd finns inom socialnämndens individ- och familjeomsorg. Bokslutet för 2017 visade ett resultat om drygt 61,5 mnkr vilket är en positiv avvikelse mot budget med 3,9 mnkr. Förvaltningen organiseras i beställar- och utförarorganisation. Handläggning av ekonomiskt bistånd organiseras inom enheten för försörjningsstöd som finns i avdelningen för individ- och familjeomsorg. Här finns 16 tjänster som handläggare, två administrativa assistenter, två förste socialsekreterare och en enhetschef. Verksamheten har alla tjänster besatta. Förutom ansökningar om försörjningsstöd handläggs familjefridsärenden och dödsboanmälningar här, det senare utförs av en timanställd. Under 2017 genomfördes en enkätundersökning bland personer som varit i kontakt med verksamheten. Denna visade att en mycket hög andel upplevde att det var lätt att få kontakt med socialsekreterare (96 %) och var nöjda med det stöd som gavs (90 %) Övergripande styrning I nämndens verksamhetsplan för 2018 framgår att nämnden prioriterar ett antal aktiviteter utifrån regionfullmäktiges mål och utvecklingsområden. För varje aktivitet tydliggörs ansvar och mätbara mål sätts för att möjliggöra en mätning av om målet kan bedömas som nått. Ett av dessa områden är ökad rättssäkerhet och dokumentation, där aktiviteten är att säkra att alla medarbetare har kunskap kring dokumentationen. Det mätbara målet är att 100 % av samtliga medarbetare har detta. En annan aktivitet här är att införa systematisk dokumentationsgranskning, där målet är att detta genomförs inom alla avdelningar. Ansvarig för dessa är avdelningschefen. Dessa följs upp i vid delår och i verksamhetsberättelsen. I delårsrapport 1 1 framgår att arbete med att säkra att medarbetarna har goda kunskaper i dokumentation pågår utifrån ett framtaget utbildningsmaterial och genom att utveckla metoder i dokumentationsgranskning. I januari infördes möjligheter att söka ekonomiskt bistånd via e-tjänst. Nämndens protokoll från mars visar att 30 % av klienterna gått över till detta sätt. Förändringen innebär att sökande endast behöver träffa handläggaren i samband med den första ansökan och följande sker digitalt. Handläggningstiden beräknas kunna halveras och ett mål är satt att 50 % av ansökningarna ska ske digitalt. Detta har medfört ett förändrat arbetssätt som innebär färre kontroller och ett ökat förtroende för att sanningsenliga uppgifter lämnas. Detta har upplevts som positivt. I delårsrapporten följs även kostnader för ekonomiskt bistånd under årets månader samt orsakskoderna arbetslös, sjukskriven och övrigt för unga vuxna och vuxna, antal hushåll med ekonomiskt bistånd varav unga vuxna samt kostnader för ekonomiskt bistånd 1 Socialnämnden: Delårsrapport Fastställd Ärendenummer SON 2018/5 September av 16

7 Enligt intervjuerna har nämnden beslutat om en inriktning som säger att av de som uppbär ekonomiskt bistånd ska ett högre antal få sysselsättning. Nämndens protokoll från mars visar att nämnden ansökt om deltagande i SKL:s projekt Bryt långvarigt bidragsberoende, vilket innebär att ta del av aktuell forskning, kompetensutveckling, ledarskapsutbildning och att vara med i utvärdering gällande bedömningsinstrument och brukarmedverkan. Vi har tagit del av Kvalitetsgaranti för ekonomiskt bistånd. Här framgår att den som söker ekonomiskt bistånd har rätt att förvänta sig ; tystnadsplikt hos personalen, tid för personligt besök inom två veckor, att alltid kunna nå en handläggare under telefontid, att barns behov uppmärksammas vid bedömning, att bli bemött på ett bra sätt av kunnig och professionell personal, samt att få information om rättigheter. Dessa nämndes vid intervjuerna men det har inte framkommit att eller hur detta följs upp. Inom socialförvaltningen ges en skriftlig information 2 som berör mottagande av gåva, ersättning, belöning och förmåner från enskilda för att säkerställa en rättssäker handläggning. Vägledande rutiner finns digitalt 3 för dokumentation vid handläggning av ekonomiskt bistånd. Denna kan ses som ett förtydligande av lagstiftningen och övrigt regelverk som styr handläggningen. Här berörs skäl för en kontinuerlig dokumentation som ska vara lättbegriplig för den enskilde, att den enskilde ska upplysas om rättigheter och skyldigheter samt möjligheten att överklaga. Den ger även en struktur för den utredning som är grund för beslut om ekonomiskt bistånd. I detta dokument finns även de summor för högsta godtagbara kostnad för boende som nämnden uppges ha beslutat om 4. Vid intervjuerna framkommer att Socialstyrelsens vägledning vid handläggning och dokumentation är levande i verksamheten. Denna förtydligar lagstiftningen och ska underlätta den praktiska tillämpningen för den som arbetar med ekonomiskt bistånd. 5 Bedömning Inom verksamheten finns en övergripande styrning som bedöms som ändamålsenligt och aktuell. Nämnden har i målstyrningen prioriterat aktiviteter. Dessa ska följas upp genom att målen görs mätbara. I delårsrapporter och verksamhetsberättelse följs utfall av dessa aktiviteter för att nå målen. Kvalitetsgarantier formuleras i nämndens styrning. Vi har dock inte kunnat se hur dessa följs upp. Det finns rutiner för handläggning och dokumentation. Hänvisningen till Socialstyrelsens vägledning och normer säkerställer att aktuellt rättsläge följs. Hur detta följs upp framkommer i följande kapitel. 2 : Nyanställd i socialförvaltningen (odaterad) 3 : Dokumentation vid ansökan om försörjningsstöd Enligt nämndens beslut SON Socialstyrelsen (2013): Ekonomiskt bistånd. Handbok för socialtjänsten September av 16

8 2.2. Processen för handläggning och utbetalning av ekonomiskt bistånd En processkarta 6 (se bilaga) för att visualisera handläggningsprocessen vid nyansökan respektive återansökan av försörjningsstöd har tagits fram. Denna visar rutiner för fördelning av ärenden, kontakter med och information till den sökande, vilka steg handläggaren vidtar i handläggningsprocessen samt dokumentation. Denna kommenteras vid intervjuerna. Vid intervjuerna beskrivs handläggningsprocessen så här; Ansökan och registrering Mellan tre till åtta ansökningar inkommer per dag, ofta via telefonkontakt eller via digital ansökan. Vid en telefonintervju inhämtas information om bakgrund till ansökan, orsak till behov av ekonomiskt bistånd, egna lösningar på situationen, eventuella akuta behov, utgifter och ekonomiska medel. En provberäkning görs. Den information som lämnas i samband med denna leder till att cirka hälften inte fullföljer ansökan då det inser att de inte kommer att vara berättigade till bistånd. Härefter bokas ett personligt besök in inom 14 dagar för de sökande. Vid detta tillfälle ska den sökande ta med samtliga underlag och intyg samt en ifylld ansökan. En lathund finns för vilka dokument som ska efterfrågas. Vid intervjuerna framkommer att personliga besök är viktiga för att säkerställa att ansökan görs av en person som finns i landet. Utredning, beräkning och beslut Då samtliga underlag inkommit görs en utredning som utmynnar i ett beslut. Denna skickas till den sökande. Om beslutet innebär att bistånd beviljas har den sökande i regel tillgång till den beviljade summan dagen därpå. Handläggningen görs av en nybesökshandläggare. Om situationen påvisar ett långvarigt behov av bistånd flyttas ärenden till en annan handläggare. Information om fortsatta ansökningar, återansökan och en mall som ska användas ges via nätet men även vid personlig kontakt. Vid de följande ansökningarna efterfrågas underlag endast för situationer som innebär en förändring från föregående ansökan. Detta kan exempelvis vara ett nytt hyreskontrakt, ett aktuellt läkarintyg o dyl. Detta innebär att handläggaren litar på att de underlag som visats vid första ansökan fortfarande är gällande. Vid tveksamheter tas en kontakt och underlag efterfrågas. Detta arbetssätt är, enligt enhetschefen, överensstämmande med hur många andra myndigheter gör och har arbetats fram i syfte att nå målet om att hälften av återansökningarna ska göras digitalt. Vid behov av akut bistånd kan enheten bevilja ett kontantkort. Två av assistenter har behörighet att attestera detta, vilket kan beslutas av samtliga handläggare. Detta sker i fall där den sökande inte har något konto, vilket kan vara exempelvis en nyanländ person. Verksamheten kan även bevilja rekvisition för att handla matvaror. Utbetalning (avsläpp) Utbetalning initieras av ekonomiassistent efter att enhetschef har kontrollerat utbetalningar framtagna av handläggare (rutiner för detta beskrivs i kapitel 2.4). Ekonomiassi- 6 Flöde Medborgartjänst. Framgår inte vem som tagit fram denna eller när. September av 16

9 stenten skapar betalningsfil samt bokföringsfil. Vid betalningen till bank sker inloggning i internetbank där signering krävs av två personer vilket innebär att ytterligare en ekonomiassistent deltar. Processen för utbetalning benämns inom enheten som avsläppsprocessen. Uppdatering av huvudbok och avstämning mellan försystem och huvudboken Efter enhetschefens godkännande se ovan, skapar ekonomiassistenten en fil med bokföringstransaktioner som automatiskt förs över till redovisningssystemet. Denna fil innehåller inga personuppgifter varför de personer som har tillgång till huvudboken inte kan se vem som har erhållit ekonomiskt bistånd. Kostnaden för utbetalning av ekonomiskt bistånd redovisas på separat kostnadskonto men avstämning av saldot på kontot kontrolleras inte mot uppgifter i försystem. Bedömning En processkarta med bilagor beskriver processen för utbetalning/avsläpp, vilket överensstämmer med vad som framkommer vid intervjuer. Det saknas dokumentation för att kontrollaktiviteter ska göras för att säkerställa att endast godkända och riktiga transaktioner bokförs och utbetalas. Om överföring från försystem till huvudboken är fullständig och riktig går inte att bedöma då avstämning inte genomförs Verksamhetssystem och behörighet Rättssäker handläggning Verksamhetssystemet, LifeCare, är ett stöd för handläggning och dokumentation. Det innehåller dock inte funktioner som säkerställer en rättssäker handläggning. För detta förutsätts en kunskap hos respektive handläggare om de regler som finns i framförallt Förvaltningslagen, Offentlighets- och sekretesslagen samt Socialtjänstlagen och Socialtjänstförordningen. Om handläggaren har annan utbildning än socionomexamen ges en extern utbildning i socialrätt om 7,5 högskolepoäng. För att säkerställa en rättssäker handläggning ses de ärendegenomgångar som 1:e socialsekreterare gör cirka två gånger om året med respektive handläggare som viktiga. Kontroller görs även kontinuerligt av journalföring samt vid medarbetarsamtal. Rättssäkerhet berörs vid introduktion av nyanställda, som följs av en mentor under tre månader och då inte fattar egna beslut. Handläggare träffas initialt varje dag under en timma för att diskutera bedömningar. Vid arbetsplatsmöten, som sker ca var tredje vecka, diskuteras bland annat en aktuell dom fattad av högre instans, för att utveckla kunskap om rättsläget. Enhetschefen menar att handläggarna uppmuntrar sökande, som inte är nöjda med fattat beslut, till att överklaga beslut som den sökande inte är nöjd med. Processen från överklagan till beslut i högre instans beskrivs som relativt snabb (tre veckor). Antalet överklagningar har i år varit ca stycken. Av dessa har verksamhetens beslut fastställts i 96 % av fallen. September av 16

10 Behörighet Ansvarig chef ansvarar för tilldelning av handläggarens behörighet i verksamhetssystemet. Systemansvarig ansvarar för att ge behörigheten samt att ge utbildning. Handläggaren (förutom nyanställd) har behörighet att se och fatta beslut för sina aktuella ärenden. Förste socialsekreterare och enhetschef har tillgång till samtliga ärenden. Under semesterperioden har samtliga handläggare behörighet att se och fatta beslut i samtliga ärenden. Vid sökning på personnummer kan dock samtliga handläggare se aktuellt ärenden, enligt systemförvaltaren kan dock vissa ärenden undantas från detta. Vid nyanställningar och ändringar samt avslut meddelar ansvarig chef detta till systemförvaltningen via en e-tjänst och därefter genomför systemansvarig begärda förändringar. För att säkerställa att behörigheter är aktuella tas varje halvår samtliga anställdas behörigheter fram och skickas till respektive chef för genomgång. Om ett konto är inaktivt vilket det blir om det inte används under 30 dagar följs detta upp vid den avstämning som genomförs månadsvis avseende kontroll av konton som visstidsanställda innehar. Socialförvaltningen har tagit fram dokumenterade rutiner för behörighet till ProCapita/LifeCare, ändring och avslut. Systemansvarig genomför kontroll en slumpvis loggkontroll en gång i månad för att kontrollera att handläggarna endast tar del i de egna ärendena. Tre dagar väljs slumpvis där fem slumpvis valda handläggare kontrolleras. En loggkontroll görs även om det finns misstanke om att en handläggare otillbörligt tar del av ärenden. Bedömning Verksamhetssystemet i sig innebär inte ett stöd för en rättssäker handläggning. De rutiner och arbetssätt som beskrivits vid intervjuerna ger dock stöd för detta. Genom kontroller och även kontinuerliga diskussioner i handläggargruppen främjas lärande men ger även stöd för en likabehandling. Dessa stöds dock inte av dokumenterade rutiner, vilket innebär en sårbarhet vid exempelvis personalomsättning på enhetschefstjänsten. Övervakande aktiviteter gällande behörighet, en intern kontroll, finns då loggar tas fram av IT-avdelningen för kontroll av att endast behöriga handläggare tar del av respektive ärende. Rutinerna är dokumenterade. Uppföljning sker också månadsvis av med hjälp av statistik som visar utbetalning per handläggare m m Uppföljning och övervakande aktiviteter Vid intervjuerna framkom att nämnden månadsvis tar del av nyckeltal från verksamheten. Vi har tagit del av en rapport som visar utbetalt ekonomiskt bistånd, ekonomiskt bistånd till unga vuxna (18 24 år), ekonomiskt bistånd till vuxna, antal hushåll, antal nybesök från januari 1999 till maj Enligt intervjuerna tas statistik även fram som visar utbe- September av 16

11 talning per handläggare, orsak till behov av ekonomiskt bistånd 7, antal beslut inklusive avslag, antal inledda insatser. Underlagen tas fram av controller som ställer dessa till ansvariga chefer. I dessa följs förändringar och trender som analyseras för att kunna planera verksamheten, avvikande trender följs även upp för vidare analys då de kan indikera felaktigheter. Enligt intervjuerna granskar nämnden slumpmässigt valda ärenden kontinuerligt utifrån olika teman. Detta kan handla om bedömningar gällande bistånd för tandvård, likabehandling eller hur barnperspektivet beaktas. Detta kan vi inte utläsa i nämndens protokoll. Varje vardagsmorgon kontrollerar enhetschefen de summor som ska betalas ut och ligger över sju tusen kronor. Antalet beslut som kontrolleras per dag varierar mellan ca Beslut fattade av mera oerfarna kan kontrolleras utöver dessa. Här kontrolleras även att avslag har motiverats. Om något inte ser korrekt ut görs inte utbetalningen innan vidare kontroll/rättelse har gjorts. Vid intervjuerna har det beskrivits hur dagliga kontroller gällande utbetalningar också innebär en granskning av dokumentation i ärenden. Enhetschefen följer även hur stor summa som totalt betalas ut i ärenden samt antalet beslut hos respektive handläggare. I processkartan 8 framgår även att en chef varje vardag tar fram en lista över slumpvis utvalda poster ur verksamhetssystemet och gör en kontroll av varje utbetalning. Om inga fel upptäcks ges besked via mail till ekonomiassistent om att utbetalningar kan ske. Detta verifierades inte vid intervjuerna. Beslut om bistånd som överstiger socialstyrelsens rekommenderade norm beslutas efter samråd med förste socialsekreterare, enligt delegation. Att detta skett kontrolleras av enhetschefen. Ytterligare som kontrolleras är att utbetalningen ställs till rätt person samt att handläggaren initierat en process för att den sökande ska nå egen försörjning. Enligt enhetschefen finns en medvetenhet om risker. En sådan kan vara att en fiktiv person skapas i systemet och att mindre summor kontinuerligt betalas ut till denna. Banksekretessen sätter dock gränser för vissa kontroller som ansvariga chefer kan se behov av att göra. Bedömning Kontroll av utbetalningar genomförs varje vardag av enhetschef vilka även innebär en kontroll av beslut och journalföring i ett antal ärenden. Detta stöds av processkartan men en otydlighet finns i denna kring vem av cheferna som ska utföra detta. Nämndens slumpmässiga granskning av ärenden månadsvis innebär en löpande uppföljning. 7 I enlighet med socialstyrelsens orsakskoder, försörjningshinder, vilka kan vara; arbetslös, sjukskriven, sociala skäl, ensamkommande, föräldraledig, avsaknad av barnomsorg, heltidsarbetande med otillräcklig inkomst samt tillfälliga bistånd (ex gällande tandvård, glasögon, hemutrustning etc). Till dessa finns i flera fall underkoder. 8 Processkarta, Avsläppet. Framgår inte vem som tagit fram denna, beslutat att den ska följas eller om den är aktuell. September av 16

12 Övervakande aktiviteter utförs vid enhetschefens genomgångar utifrån journalföring och framförallt bedömningar med respektive handläggare. I övrigt följs verksamheten genom ett antal nyckeltal som tas fram månadsvis för att visa trender och vara grund för analyser. September av 16

13 3. Revisionell bedömning och rekommendationer Granskningen visar att socialnämnden delvis säkerställer att det finns en tillfredsställande intern kontroll vid handläggning och utbetalning av ekonomiskt bistånd? Bedömningen har gjorts utifrån vad som framkommit vid respektive kontrollfråga. Dessa bedömningar sammanfattas nedan. Kontrollfråga Bedömning Motivering Övergripande styrning - Finns det policys, riktlinjer och regler inom området som är ändamålsenliga och aktuella? - Finns rutiner för att följa upp att styrningen efterlevs? Processen för handläggning och utbetalning av ekonomiskt bistånd. - Finns tydliga rutiner gällande godkännande och utbetalning? - Finns det dokumenterade kontrollaktiviteter som säkerställer att endast godkända och riktiga transaktioner bokförs och utbetalas? - Är överföring från försystem till huvudboken fullständig och riktig? Uppfyllt Delvis uppfyllt Uppfyllt Ej uppfyllt Ej uppfyllt Det finns en styrning ses som ändamålsenligt och aktuell i form av mål och aktiviteter. Kvalitetsgarantier formuleras i nämndens styrning. Det finns en styrning för handläggning och dokumentation. Hänvisningen till Socialstyrelsens vägledning och normer säkerställer att aktuellt rättsläge följs. Målstyrningen följs upp i vid delår och i verksamhetsberättelse. Vi har inte kunnat se att kvalitetsgarantierna följs upp. Styrningen gällande handläggning och dokumentation följs upp genom bland annat slumpvisa kontroller och ärendegenomgångar. En processkarta med bilagor beskriver rutiner för utbetalning/avsläpp, vilket överensstämmer med vad som framkommer vid intervjuer. De kontrollaktiviteter som utförs stöds inte av dokumenterade rutiner. De kontrollaktiviteter som utförs dokumenteras inte. Om överföring från försystem till huvudboken är fullständig och riktig går inte att bedöma då avstämning inte genomförs. September av 16

14 Verksamhetssystem och behörighet - Är verksamhetssystem ändamålsenligt för att säkerställa en rättssäker handläggning? - Säkerställs en god intern kontroll av behörighetsstruktur i berörda system? Uppföljning och övervakande aktiviteter - Genomförs det löpande uppföljningar av utbetalningar? - Finns det övervakande aktiviteter? Delvis uppfyllt. Uppfyllt Uppfyllt Uppfyllt Verksamhetssystemet i sig innebär inte ett stöd för en rättssäker handläggning. Rutiner, arbetssätt och kontroller ger dock stöd för detta. Kontrollerna stöd inte av dokumenterade rutiner, vilket innebär en sårbarhet vid exempelvis personalomsättning på enhetschefstjänsten. Övervakande aktiviteter, intern kontroll, görs genom att loggar tas fram av IT-avdelningen för kontroll av att endast behöriga handläggare har varit inne på ärendena. Rutinerna är dokumenterade. Uppföljning sker också månadsvis av med hjälp av statistik som visar utbetalning per handläggare m m. Kontroll av större och slumpvisa valda utbetalningar genomförs varje vardag av enhetschef vilka även innebär en kontroll av beslut och journalföring i ett antal ärenden. Detta stöds av processkartan men en otydlighet finns i denna kring vem av cheferna som ska utföra detta. Nämndens slumpmässiga granskning av ärenden månadsvis innebär en löpande uppföljning. Övervakande aktiviteter utförs vid enhetschefens genomgångar utifrån journalföring och framförallt bedömningar med respektive handläggare. Efter genomförd granskning lämnas följande rekommendationer till nämnden: Tydliggör hur, och delge att uppföljning av nämndens kvalitetsgarantier görs. Vi ser detta som en förutsättning för att de ska vara styrande. Dokumentera de rutiner för kontrollaktiviteter som idag utförs för att säkerställa att endast godkända och riktiga transaktioner bokförs och utbetalas samt för kontroll av att handläggningen sker rättssäkert. Upprätta rutiner för avstämning av att överföring från försystem till huvudbok är fullständig och riktig.. Dokumentera de kontroller som har utförts av att utbetalningar sker korrekt. September av 16

15 Carin Hultgren Uppdragsledare Lena Brönnert Projektledare September av 16

16 Bilaga 1 - Processkartläggning September av 16

17 September av 16