W i n T i d. Nyheter version och Dashboard version Logica Norge AS

Transkript

1 W i n T i d Nyheter version och Dashboard version Logica Norge AS

2 Innehållsförteckning OM DOKUMENTET DOKUMENTETS ANVÄNDNING... 4 VEM ÄR DOKUMENTET SKRIVET FÖR?... 4 UPPBYGGNAD OCH FÖRVARING... 4 ANSVARIG FÖR UNDERHÅLL AV DOKUMENTET... 4 NY LICENSFIL... 5 HUR DU LÄGGER IN LICENSFILEN... 5 RAPPORTER... 6 FRÅNVARORAPPORT DETALJERAD... 6 ANSTÄLLNINGS DATA... 9 REGLER FÖR SJUKFRÅNVARO (GÄLLER FÖR NORGE, ÖVERSÄTTS EJ) PASSORDSREGLER IMPORT/EXPORT IMPORT Planuppsätt för import Importtypuppsätt Manuell import EXPORT Resultat export uppsätt Frånvaros export uppsätt Schematid export uppsätt Manuell export Öppna loggfil WinTid WinTid - Nyhetsdokumentation Sida 2

3 Dokumenthistorik Datum Version Laget av Godkänt av Beskrivelse av ändring Amh Nyheter version och WinTid WinTid - Nyhetsdokumentation Sida 3

4 Om dokumentet 1.1 Dokumentets användning Dokumentet är en översikt över nyheter i version av WinTid och version av Dashboard. Vem är dokumentet skrivet för? Dokumentet är avsett för personer som använder WinTid och Dashboard. Uppbyggnad och förvaring Dokumentet arkiveras hos Logica Norge AS. Ansvarig för underhåll av dokumentet Logica Norge AS är ansvarig för att dokumentet blir underhållet. WinTid WinTid - Nyhetsdokumentation Sida 4

5 Ny licensfil OBS! Kunder som använder Dashboard och MinTid web tillsammans med WinTid, MÅSTE ha en ny licensfil vid uppgradering till version och Genom hänvisning till vår supportavdelning kommer ni att få tillsänd en ny licensfil som måste läggas in i Dashboard. Hur du lägger in licensfilen När du öppnar Dashboard i framtiden utan licens, ser bilden ut så här. Alltså utan några menyer. För att komma vidare nu måste du ha kört ett script (kommer med vid installationen, om du inte kört skripten stäng Dashboard och kör scriptet) Den nya licensfilen lägger Ni in på passade ställe på disken. Öppna därefter Hjälp och tryck om WinTid. Då kommer Ni hit WinTid WinTid - Nyhetsdokumentation Sida 5

6 Tryck på knappen för att hämta WinTid.lic. Tryck därefter på Add file, därefter på ok och close. Stäng och öppna applikationen, och alla menyer är tillbaka. Rapporter 2 nye rapporter är tillagda i menyn rapporter. Detta är Frånvarorapport detaljerad och Anställningsdata rapporterna. Frånvarorapport detaljerad Denna rapport ger dig detaljerad översikt över frånvaro för perioden du frågar om. I tillägg till att visa frånvaron för vald period visas datum och antal dager för frånvaron om den har börjat eller avslutats efter vald period. Välj frånvarorapport detaljerad under <Välj rapport>. WinTid WinTid - Nyhetsdokumentation Sida 6

7 Välj period, anställd/avdelning och de frånvarokoder du önskar. WinTid WinTid - Nyhetsdokumentation Sida 7

8 Exempel på rapport. Visar avdelning, namn, frånvaronamn, från och till datum för den period du har valt i uppsättningen. Därefter kommer 3 kolumner som visar frånvaron i timmar, dagar och dygn. ( Detta gäller Norge: Egenmeldingsdager kommer för IA-bedrifter att vara skilda från dagar och dygn i tillfällen där frånvaron har gått över en helg.) WinTid WinTid - Nyhetsdokumentation Sida 8

9 Anställnings data Rapporten visar en översikt över det som är registrerat på den anställde. Rapporten rekommenderas att skrivas ut i Excel. WinTid WinTid - Nyhetsdokumentation Sida 9

10 Välj de anställda du önskar ha med i rapporten och tryck ok. Exempel på rapport. P.g.a. bredden är skärmbilden delad i två: WinTid WinTid - Nyhetsdokumentation Sida 10

11 Regler för sjukfrånvaro (gäller för Norge, översätts ej) Skjermbildet gir deg opplysninger om hvilke regler som gjelder for fraværssjekk. Her går du inn og endrer verdier i henhold til det som er gjeldende for bedriften og Arbeidsmiljøloven. Skjermbilde for opplysning om sykmeldinger: Forklaring til feltene: Antall dager i arbeidsgiverperioden; Pr i dag er dette 16 dager. (Arbeidsmiljøloven) Fraværskode for sykmelding; Hent opp fraværskoden som benyttes for sykmelding fra nedtrekkslisten og trykk lagre. Fraværskode for aktiv syk; Hent opp fraværskoden som benyttes for aktiv syk fra nedtrekkslisten og trykk lagre. Fraværskode for gradert syk(redusert arbeidstid); Hent opp fraværskoden som benyttes ved gradert syk(delvis syk) fra nedtrekkslisten og lagre. Fraværskode for gradert syk(redusert kapasitet); Hent opp fraværskoden som benyttes ved gradert syk(redusert kapasitet) fra nedtrekkslisten og lagre. Fraværskode for avventende sykmelding; Hent opp fraværskoden som benyttes ved avventende sykmelding fra nedtrekkslisten og lagre. Minimum antall dager før sykmelding er tillatt; I henhold til Arbeidsmiljøloven må man arbeide i 28 dager etter nyansettelse før man får benytte sykmelding. Dette kan justeres i henhold til bedriftens personalpolitikk. Skjermbilde for opplysninger om sjekkpunkter: I henhold til Arbeidsmiljølovens 4-6 Særlig om tilrettelegging for arbeidstakere med redusert arbeidsevne, er det pliktig for bedrifter å gjennomføre oppfølging av sykmeldte arbeidstagere. Ved å legge inn sjekkpunkter her med dagnummer og tekst, vil dette bli meldt fra under arkfanen oppfølging i Dashboard. Dag nummer og tekst bestemmes i henhold til bedriftens personalpolitikk. Skjermbilde for opplysning om egenmelding: WinTid WinTid - Nyhetsdokumentation Sida 11

12 Forklaring til feltene: Fraværskoder for egenmelding; Hent opp fraværskoden som benyttes for egenmelding fra nedtrekkslisten og trykk lagre. Benytter bedriften 2 ulike egenmeldingskoder, hentes den andre opp i nedtrekkslisten nummer to. Varsel ved bruk av siste tillatte egenmelding; Ved å sette hake her, får man varsel om at siste egenmelding benyttes når man forsøker melde fravær. Varsel ved bruk av nest siste tillatte egenmelding; Ved å sette hake her, får man varsel om at nest siste egenmelding benyttes når man forsøker melde fravær. Man kan da varsle arbeidsgiver for å informere at det er en egenmelding igjen innenfor 12 mnd perioden. Varsel ved bruk av for mange egenmeldinger innen arbeidsgiverperioden; Huk av i feltet hvis du ønsker denne varslingen. Det vil da komme et varsel hvis du forsøker å registrere en egenmelding på en ansatt som ikke har arbeidet 16 dager, (arbeidsgiverperioden), siden siste egenmelding. Tell med antall tilfeller fra før eventuell sperret-til-dato; Når alle egenmeldinger er benyttet, kan arbeidsgiver nekte arbeidstaker rett til bruk av egenmelding inntil 6 måneder regnet fra dagen arbeidstaker fikk beskjed. Datoen for når arbeidstaker igjen har rett til egenmelding legger du inn under arkfanen innstillinger i persondata. Antall måneder man må være ansatt før egenmelding er tillatt; Loven sier at du skal være ansatt i 2 måneder før du har rett til egenmelding. Hvis det samme gjelder hos dere, setter du 2 måneder i dette feltet. Det er lov til å være snillere enn lovverket og man setter det som gjelder for din bedrift. Neste valg er å fylle inn regler i henhold til standard eller IA-avtale. Rett til antall egenmeldinger; Sett inn det som gjelder. Henholdsvis 4 for standard og 24 for IA. Maks antall dager i en egenmelding; Sett inn det som gjelder. Henholdsvis 3 dager for standard og 8 for IA. Skjermbilde for opplysning om sykt barn: WinTid WinTid - Nyhetsdokumentation Sida 12

13 Forklaring til feltene: Fraværskode for sykt barn; Velg fraværskoden som benyttes for sykt barn fra nedtrekkslisten og lagre. Fraværskode for barnepasser syk; Velg fraværskoden som benyttes for barnepasser syk fra nedtrekkslisten og lagre. I de fleste bedrifter er dette en og samme fraværskode. Tilfeller telles i dager/timer; Sett inn det som måtte gjelde for din bedrift. Antall uker man må være ansatt før sykt barn er tillatt; I henhold til Folketrygdloven må man ha vært ansatt i 4 uker før man kan benytte seg av sykt barn. Regler for sykt barn etter at man har hatt permisjon Antall uker man må ha jobbet etter permisjon; Ved avbrudd i arbeidsforhold på over 14 dager må arbeidstaker på nytt ha vært i arbeid i minst fire uker før arbeidsgiver pålegges å betale omsorgspenger. Hvilke fraværskoder dette gjelder velges under Fraværskoder for permisjon. WinTid WinTid - Nyhetsdokumentation Sida 13

14 Passordsregler Skärmbilden används till att sätta kriterier för den enskilde anställda vid byte av passord. Reglerna som definieras i passordsuppsättet gäller för alla anställda i alla applikationer i WinTid-portföljen som kräver inloggning med användare och passord. När en användare loggar in med ett korrekt användarnamn, men fel passord, kommer detta att signaleras som ett fel vid påloggningsförsöket till databasen. Detta kan medföra att användarens passord blir spärrat då antalet fel påloggningsförsök på rad överskrider det maximala antal påloggningsförsök som passordsuppsättet tillåter.. OBS! Det är inte möjligt att återanvända ett passord innan du har bytt 4 gånger Minimum antal tecken i passord (1-16); Ange hur många tecken du önskar att passordet som upprättas skall innehålla. Antal felaktiga försök innan användaren spärras; Om en användare skriver fel passord, men riktig användarnamn mer än det antal som står i rutan, kommer passordet att bli spärrat av systemet Spärrat för skandinaviska tecken; Genom att sätta en bock i rutan, kan inte passordet innehålla bokstäverna å, ä eller ö. Krav på passord Måste innehålla minst en stor bokstav; Genom att sätta en bock i rutan, måste passordet innehålla minst en stor bokstav. Måste innehålla minst en liten bokstav; Genom att sätta en bock i rutan, måste passordet innehålla minst en liten bokstav. Måste innehålla minst ett tal; Genom att sätta en bock i rutan, måste passordet innehålla minst ett tal. Måste innehålla minst ett av följande tecken; I detta fält anger man vilka tecken man önskar passordet som upprättas skall innehålla. Antal valda krav som kan utlämnas vid uppbyggnad av passord; Anger max antal krav på passordets innehåll som inte behöver vara uppfyllt. Om man specificerar 0, måste ett passord innehålla alle regler för det som är uppsatt. Om man specificerar 1, kan ett valfritt kriterium väljas bort av användaren vid uppbyggnad av passord. WinTid WinTid - Nyhetsdokumentation Sida 14

15 Regler vid byte av passord Krav om regelbundet byte av passord; Används för att ange om det skall ställas krav på att användaren måste byta passord periodiskt. Passord måste bytas när det har gått följande antal dagar från sista bytet; Ange max antal dagar som kan gå mellan varje gång en användare måste byta passord. Passord kan inte byttas innan det har gått följande antal dagar från sista bytet; Ange det minsta antal dagar som det kan gå mellan var gång en användare byter passord. Användare varskos följande antal dager innan passordsbyte skall ske; Användare kommer att bli varnad i applikationen när passordet är i färd med att gå ut. Ange här det antal dagar på förhand du vill att användaren skall få besked. Hjälptext som visas vid passordsbyte; Innehållet i fältet visas för användaren på de sidor i applikationen där användaren kan ändra passord. Det måste vara en text med beskrivning av de krav på passord som passordsuppsättet kräver. Import/export För att få tillgång till menyn måste du gå in i uppsättning av programfunktioner under systeminställningar och hämta över till den uppsättningen som skall ha tillgång till import eller export. Import Skärmbilden för att importera anställda, saldo, indata, pfelt, jobbnummer och avdelningar. Importfilerna måste vare av XML-format Planuppsätt för import Här lägger du in det intervall som Dashboard skall se efter ny import. Importtypuppsätt Uppsätt för att lägga in detaljer angående import. WinTid WinTid - Nyhetsdokumentation Sida 15

16 Förklaring till fälten: Import typ; Välj vilken importtyp du önskar från rullistan. Hämta från katalog; Fälten är obligatorisk och måste fyllas ut. Hämta XML-filen genom att trycka på Backuppkatalog; Fältet är obligatorisk och måste fyllas ut. Hämta katalogen där du önskar att lägga den importerade filen genom att trycka på Ta bort gamla filer i backuppkatalogen; Fältet används för att bestämma om du önskar att ta bort tidligare backupper Planeringsplan innehåller olika funktioner som tillåter användaren till att välja önskemål för importen. Kontinuerlig; Är denna vald kommer importen att ske kontinuerligt i förhållande till antal minuter som satts upp i Planeringsplanen för import. Daglig; Väljs daglig måste också starttidpunkt läggas in. Importen kommer att ske på angiven tidpunkt. Veckovis; Väljs veckovis blir veckodagarna aktiva och det måste sättas in starttidpunkt och vilken (-a) dag(-ar). Månatlig; Väljs månatlig blir månaderna aktiva och det måste väljas starttidpunkt, månad och vilken dag i månaden. Manuell import Önskar man att köra en manuell import görs detta från menyn manuell import. Välj importtypen du önskar att genomföra från rullisten. Välj XML-fil som skall importeras genom att trycka på vid sidan av Fil som skall importeras. Välj vid sidan av Backupkatalog för att hämta katalog var backupfilen skall lagras efter avslutad import. WinTid WinTid - Nyhetsdokumentation Sida 16

17 Export Exportskärmbilden används till att göra exportfiler för resultat, frånvaro eller schematid. Resultat export uppsätt Resultat export uppsätt För att spara ett resultatuppsätt trycker du lägg till och skriver in namnet på uppsättet. Därefter följer du fälten och fyller ut. Urval; Här väljer du urvalskriterier som företag, avdelning, alfanumerisk avdelning för de som använder detta eller inte något urval. Val av godkänningsnivå vid överföring; Välj på om urvalet skall hämta alla resultat, godkänt av ledare eller godkänt av anställd. Regler for märkning; Önskar man at resultatet skall märkas efter överförning väljs antigen märk som godkänt eller märk som överfört. Resultattyp; Välj vilka resultat som skall läggas ut. Närvaro-, produktions- eller kostnadsställeresultat. WinTid WinTid - Nyhetsdokumentation Sida 17

18 Summerat; Valen för summerat är per period eller per dag. Format; Här måste det bestämmas om formatet skall ha fast längd, skiljetecken eller XML. Väljs skiljetecken måste det i även bestämmas vilket tecken som skall vara skiljetecken. Hämta skiljetecken från rullisten. Välj därefter vilka fält som skall vara med i utlägget. Obligatoriskt är anställningsnummer eller lönenummer, löneartstyp och resultat. Väljer man utlägget som fast längd är det i också nödvändigt att sätta in längd på fälten, höger- eller vänsterjusterat, fyllnadstecken, detta kan vara blank eller 0. Därefter kan det fyllas i fast värden/format vid val av resultat och vilka datafält som är valda. Om det er krav om heading eller avslutande text på utlägget, måste detta fyllas i under header och footer. Spara därefter uppsättet. Frånvaros export uppsätt För att göra ett frånvaro export uppsätt trycker du lägg till och skriver in namn på uppsättet. Därefter följer du fälten och fyller i. Urval; Här väljer du urvalskriterier som företag, avdelning, alfanumerisk avdelning for de som använder detta eller inte något urval. Val av godkänningsnivå vid överföring; Val på om urvalet skall hämta alla resultaten, godkänt av ledare eller godkänt av anställd. Regler för märking; Önskar man att resultaten skall märks efter överföring väljs antingen märk som godkänt eller märk som överfört. Format; Här måste det bestämmas om formatet skall ha fast längd, skiljetecken eller XML. Väljs skiljetecken måste det i tillägg bestämmas vilka tecken som skall vara skiljetecken. Hämta skiljetecken från rullisten. WinTid WinTid - Nyhetsdokumentation Sida 18

19 Välj därefter vilken fält som skall vara med i utlägget. Obligatoriskt är anställningsnummer eller lönenummer, löneartstyp, resultat i timmar eller dagar, startdatum och slutdatum. Väljer man utlägget som fast längd är det i tillägg nödvändig att sätta in längd på fälten, högereller vänsterjusterat, fyllnadstecken, detta kan vara blank eller 0. Därefter kan det fyllas i fast värd/format vid val av resultat och när datorfält är valt. Om det är krav på heading eller avslutande text på utlägget, måste detta fyllas i under header och footer. Spara därefter uppsättet. Schematid export uppsätt För att göra en schematid export uppsätt trycker du lägg till och skriver in namn på uppsättet. Därefter följer du fälten och fyller i. Urval; Här väljer du urvalskriterier som företag, avdelning, alfanumerisk avdelning for de som använder detta eller inte något urval. Format; Här måste det bestämmas om formatet skall ha fast längd, skiljetecken eller XML. Väljs skiljetecken måste det i tillägg bestämmas vilka tecken som skall vara skiljetecken. Hämta skiljetecken från rullisten. Välj därefter vilken fält som skall vara med i utlägget. Obligatoriskt är anställningsnummer daum och arbetstimmar. Väljer man utlägget som fast längd är det i tillägg nödvändig att sätta in längd på fälten, högereller vänsterjusterat, fyllnadstecken, detta kan vara blank eller 0. Därefter kan det fyllas i fast värde/format vid val av resultat och när datorfält är valt. WinTid WinTid - Nyhetsdokumentation Sida 19

20 Om det är krav på heading eller avslutande text på utlägget, måste detta fyllas i under header och footer. Spara därefter uppsättet. Manuell export Exporten börjar med att hämta upp aktuellt upplägg från rullisten i uppsättet. Välj önskad period från rullisten. Vill man först köra en förhandsvisning av exporten väljer du visa. Beroende av vilket urval du har satt upp i exporten, får du välja på företag eller avdelning. För att överföra filen, skriv in önskat filnamn eller välj fil genom att trycka överför.. Därefter väljer du Backup av fil till databasen Med underlag av vad som är valt i uppsättet lagras det en backupp av filen. Denna kan vid varje tillfälle ses i fliken backupp av fil till databasen. Välj önskat datum och tryck hämta. Filerna kan öppnas eller man kan skriva ut tabellen. WinTid WinTid - Nyhetsdokumentation Sida 20

21 Öppna loggfil Loggfilen loggar alle transaktioner som görs. WinTid WinTid - Nyhetsdokumentation Sida 21