WinTid g2 - användardokumentation

Transkript

1 6.8.0 WinTid g2 - användardokumentation Logica Norge AS WinTid g2_svensk Innehåll i

2 Innehåll WinTid g2 1 Logga in... 1 Personal... 2 Uppföljning och godkännande... 2 Anställda resultat... 7 Daglig Uppföljning och godkännande Personaldata Administrativa som inte registrerar egen tid Utlån Beräkning Ta bort tiddata Ta bort personal som har slutat Semesteröverföring Organisation Företag Avdelning Lönegrupp Ställningstyp Arbetstidsregler Avrundning Min/max övertidsgränser Rastregler Tillägg Övertidsregler Beräkningsscheman Helgdagsprofiler Kalender Upplägg av perioder Saldo-avrundning Kodregistre Frånvarokoder Övertidskoder Fasta övertidskoder Variabla tillägg Kategorier Löneartstabell Rapporter Jobbrapport Projekt/produktion Projekt Hitta ej avlevererade Fördela för andra Produktionsuppföljning Underhåll av jobb Produktionsuppsätt Ta bort jobb Flytta jobbresultat Systeminställningar Programuppsättning Ändra uppsettägare ii Innehåll WinTid g2_svensk

3 Uppsättning av programfunktioner Systeminställningar frånvarokoder Regler för sjukfrånvaro (frånvarokontroll) Definiera Personalupplysningar Kostnadställe inställning Lösenordsregler Beräkningsregler Systemdata Helgdagar Programkörning inställning Programkörning status Inläsningsstatus Definition av stämplingssträng Onlinesvar inställning Schemaserier Kalenderserier Telefonsupport inställning Import/export Import Export Manuell export Öppna loggfil Hjälp Logg ut WinTid g2_svensk Innehåll iii

4

5 WinTid g2 Logga in Logga in i WinTid g2 genom att ange användarnamn och lösenord. Användarnamn och lösenord är det samma för allade applikationer du är behörig till. Användarnamn och lösenord administreras under personal - tillgång och rättigheter. Användaren kan själv byta lösenord i MinTid. Systemet stödjer också single sign on. Detta finns beskrivat närmare i system- och driftsdokumentationen. WinTid g2_svensk WinTid g2 1

6 Personal Under menyn Personal finner du följande val: Uppföljning och godkännande Uppföljning och godkännande har byggts upp med två infallsvinklar för att lösa användarens uppgifter. Dessa två är visad i trästrukturen och är baserat på följande: Anställdorienterad uppgiftslösning Avdelningsvis orienterad uppgiftslösning I korta drag betyder detta att antingen så jobbar en användare med en anställd åt gången eller så jobbar han med en grupp av anställda. Trädstrukturen under är därför delad i två olika flikar. Uppgifter status Ändamålet med denna skärmbild är att få en översikt över anställda som har stämplat in, är ute (inte registrerad) eller om de är frånvarande. Under uppgifter visas de avdelningar som användaren är tilldelad via Tilldelning av anställda. En användare är antingen tilldelat anställda via den vanliga användartilldelingen som finns i Dashboard eller genom att han har fått fullmakt från en annan användare. Det sista betyder att påloggad användare får tillgång till denna användares anställda. Fullmakt finns närmare beskrivat i avsnittet användaruppsättning. Högra sidan visar de anställda som tillhör den avdelingen som är vald i trädstrukturen. I trädstrukturen på vänstra sidan visas de anställda som användaren har tilldelats. Här kan man välja visning av alla anställda eller endast anställda för en enskild avdeling. 2 WinTid g2 WinTid g2_svensk

7 I fältet för visning har man valt alla. Bilden visar alla anställda som påloggad användare är tilldelad. Anställda med status inne är markerade med grön färg, anställda som är ute är markerade med röd färg och anställda som är frånvarandeär markerade med gul färg. Anställda som har slutat kommer inte att visas i statusbilden. Det är möjligt att ändra visning till att visa endast närvarande eller endast frånvarande. Genom att markera en anställd visas en översikt nederst i skärmbilden med vilket schemanamn som gäller för innevarende dag, vilken kalender den anställde har tilldelats, hur många semesterdagar som har använts, hur många timmar i kompbanken och hur många timmar flextid. Timmarna är gårdagens ackumulerade saldo. Om det inte visas något beroende på fälten, betyder det att beräkning inte har körts. Om man högerklickar på en anställd, får man upp en meny som ger dig de olika flikarna för underhåll av en anställd. Uppgifter Uppföljning I denna skärmbild visas uppgifter som man kan och bör följa upp. Anställda som bör följas upp visas först när man trycker på en av knapparna nederst i skärmbilden. Anställda som har slutat visas inte i denna skärmbild. Här kan man ha daglig Uppföljning av sina anställda. Detta utgör underlaget för ett snabbare godkännande. Data som visas i skärmbilden är baserad på en egendefinierad inställning som görs i Uppföljningsinställning. Läs mer om inställning av Uppföljning under configuration - Uppföljningsinställning. WinTid g2_svensk WinTid g2 3

8 Genom att markera en av de anställda i listan kommer Uppföljningsvarning att visas i respektive varningsruta. Under kategorivarning visas namnet på den varning som är upprättat i Uppföljningsinställningen. I detta exempel är det varning för glömt in- och utregistrering. I fältet för glömt in- och utregistrering visas de datum som detta gäller. Frånvarovarning listar upp meddelande i förhållande till vad som är uppsatt i frånvarokontrollen i WinTid. Till exempel egenanmälning Om en anställd har använt för många egenanmälningar. Det är en egen ruta för behandlat där man kan sätta ett kryss när man har behandlat frånvaron. Frånvaron komme inte att listas nästa gång varning utförs. Glömt utregistreringskolumnen visar de anställda i översikten som har glömt utregistrering. I varningsrutan visas vilket datum som är fel. Glömt in- och utregistreringskolumnen visar de anställda som har glömt både in- och utregistrering. I varningsrutan visas vilket datum som är fel. Korrektioner visar antal Korrektioner inom den period som är angivet i inställningen,om kontrollvärden har överstigits. Ej godkänd visar en kolumn med bock för Ej godkända anställda. Genom att välja en anställd, visas de aktuella datum som inte har godkändstatus i fältet under Ej godkända. För att behandla dessa Uppföljningar, till exempel glömt utregistrering, högerklickar du på raden och går till underhåll för den anställde på det datum som det fanns en glömd utregistrering. När den glömda utregistreringen är rättat tas den bort från Uppföljningsöversikten nästa gång den körs. Uppgifter Uppföljning - Sänd e-post Det är möjligt att Sända e-post till en anställd eller en grupp av anställda i Uppföljning och godkännande. Menyvalet Sänd e-post... är tillgänglig från trädstrukturerna genom val av anställd eller avdeling. Genom val på avdeling, är det möjligt att sända gruppmail. Menyvalet är också tillgängligt i de listor där en anställd ingår. T.ex genom att högerklicka i listorna status-, Uppföljning- och godkännandeskärmbilden. Sänd epost... -valet tar användaren till skärmbilden som visas nedan. E-postadressen hämtas från E-postadressfältet i personal. Det rekomenderas att det är den anställdes huvud-e-postadress som läggas i detta fältet. Ändamålet med skärmbilden är att användaren skall kunna sända e-post till en anställd eller en grupp av anställda. Skärmbilden tas fram genom diverse högermenyer i Uppföljning och godkännande. 4 WinTid g2 WinTid g2_svensk

9 Uppgifter godkännande På denna sida skall användaren kunna godkänna resultat för de anställda för aktuell period. Kategorierna som visas är de som har valts i godkännandeinställningen. Kategorierna som bör visas är de som evt. påverkar en löneutbetalning. Om man väljer för många kategorier här, kan det leda till att det tar tid att hämta data. Läs mer om hur man gör en inställning under configuration godkänndeinställning. WinTid g2_svensk WinTid g2 5

10 På denna sida visas alla tilldelade anställda. Om det är anställda som slutat och som skall godkännas för innevarande period, kommer dessa att visas i godkännandesbilden. Du kan välja alla eller en tilldelad avdeling. Här kontrollerar användaren att timmarna till den anställda är riktiga och godkänner därefter. Är det önskvärt för användaren att kontrollerar att timmarna för den enskilda anställda är riktiga, kan användaren högerklicka på aktuell anställd och få upp en meny som ger dig flikar som ligger på anställdnivå. Efter att användaren har gått i genom resultaten för de anställda, kan användaren godkänna genom att trycka på godkänn period. Om anställd har godkänt sina egna resultat i MinTid, kommer kolumnen att ha blå färg. Om chef godkänner, kommer kolumnen att få grön färg. Under urval av resultattyp kan man också välja visning av kostnadsställe. Användaren kan i denna skärmbild godkänna alla kostnadsställeresultaten i förhållande till inställning och tilldeling av kostnadsställe i konfiguration. Om användaren är behörig att godkänna närvaro, kostnadsställe och jobb, så godkännas alla resultat. Dagen kommer att få status godkänt av chef och grön färg. När användaren godkänner kostnadsställeresultat här, kommer dagen att få status godkänt av chef. Chef behöver inte godkänna närvaroresultaten separat eftersom de automatiskt blir godkända 6 WinTid g2 WinTid g2_svensk

11 Uppgifter inlånade till kostnadsställe I denna skärmbild visas resultaten för den enskilda anställda dag for dag och specificerat på vilket kostnadsställe det har jobbats på. Är resultaten riktiga, kan ledare godkänna kostnadsställe Om anställda inte har jobbat på andra kostnadsställen, kommer dagen att bli godkänd i sin helhet och få status grön. Önskar man att skriva ut visningen, trycker man på knappen Skriv ut. Inlånade För de som skall godkänna kostnadsställe för inlånade anställda, väljer man att markera inlånade och tryck hämta. De anställa som har jobbat på inloggad användares kostnadsställe visas i översikten. Ägare av kostnadsställena (inloggad användare) kan godkänna resultaten om de är korrekta. Önskar man att skriva ut visningen, trycker man på knappen Skriv ut. Anställda resultat Ändamålet med skärmbilden är att användaren snabbtt skall få en översikt över registreringar som är gjorda på vald anställd för en vald period. Dessutom kan användaren godkänna perioden för den valda personen. WinTid g2_svensk WinTid g2 7

12 Sök; På vänstra sidan är det möjligt att söka upp enskilda anställda. Man kan söka på efternamnn, förnamn och anställningsnummer. Det är inte nödvändigt att ange * genom start eller slut av sök på namnet. Systemet lägger på * automatiskt. När sökkriterierna har lagts in, trycker man på sök eller enter. För nya sök, nollställer man fältet genom att trycka på knappen för nollställ. Resultat; Skärmbilden visar en översikt över resultat för den anställda som har valts i trädstrukturen. Skärmbilden hämtar automatisk innevarande period och perioden hämtas från angiven lönegrupp. Bilden visar de registreringar som är gjorda för den valda perioden. I fältet byt period kan man välja den period man önskar att se. Genom att högerklicka på ett valt datum, kan man välja gå till underhåll eller olika rapporter. Genom att dubbelklicka på en rad, kommer man till underhåll för det datum du valde. I denna skärmbild kan användaren också godkänna/avgodkänna hela perioden för den anställde. Anställda underhåll Skärmbilden visar en detaljerad översikt över alla registreringar som är gjorda på en angiven dag. Användaren kan från denna skärmbild starta underhåll av en angiven dag för den valda personen i trädstrukturen. Användaren kan också redigera tillägg, utföra resultatkorrektioner samt utföra godkännande av dagen. När användaren går direkt in i denna skärmbild, är gårdagens datum valt. Om användaren kommer från en annan anställd, kommer datum från den föregående anställda att vara valt. 8 WinTid g2 WinTid g2_svensk

13 I fälten för status dag kommer det en översikt som visar om dagen är beräknad, om dagen är fördelad, (gäller för de som använder projektfördelning) och om dagen är godkänd och godkänd på vilken nivå. Är det godkänt på anställdnivå, så är färgen blå. Är dagen delvis godkänd, gäller för de som använder kostnadsställe, så är färgen gul. När chef har godkänt en dag eller en period, är färgen grön. Om färgen för godkänt är röd, så är resultaten överförda till lön. Detta måste specifiseras i varje enskild löneintegration. Skall du byta datum klickar du på piltangenterna vid sidan av datumfältet. Den bläddrar dag för dag. Skall du tilbaka till en annan månad klickar du på nedåtpilen som gör att du kan byta från en månad till en annan. Byt schema; För att byta närvaro- eller produktionsschema för en anställd en dag, klickar du på knappen för Byt schema. Här visas en översikt över alla scheman som är tillgängliga. Välj schema genom att klicka på det du önskar och tryck ok. WinTid g2_svensk WinTid g2 9

14 I den mellersta bilden visas en översikt över de registreringar den valda anställde har gjorda på valt datum. T.ex in-, ut-, frånvaro, Byt jobb och övertidsregistreringar. Här kan användaren lägga in, redigera eller ta bort en eller flera registreringar på en enskild dag för vald anställd För att lägga till en registrering, tryck lägg till och skriv in tid och välj en registreringstyp från dropdownlistan. Skall du registrera övertid, sätt in en rad mellan in- och utregistreringen. Lägg in tid och välj registreringstyp övertid från lista och därefter övertidskod. Skriv in anledning om du önskar och därefter lagrar du registreringen. Tillgängliga övertidskoder sätts upp i applikationsinställningen. När det gäller registreringstyperna CA och CB, tillägg med och utan jobbnr, stöttas inte dessa i denna skärmbild. Dessa registreringstyper kan endast tas bort. Om det skall ändras eller läggas till nya tillägg, måste skärmbilden Tillägg, som är tillgänglig från Underhåll, användas. Skall du ta bort en registrering, väljer du aktuell registrering genom att markera raden som skall tas bort och trycker Borttag. 10 WinTid g2 WinTid g2_svensk

15 Den nedersta bilden visar resultaten för de kategorier du har upparbetat tid på. Detta kan vara närvaroresultat, resultat på kostnadsställe och eventuellt produktion. Närvaroresultat visas med svart skrift Kostnadsställeresultat visas med röd skrift Jobb/produktionsresultat visas med blå skrift Anställda underhåll - Resultatkorrektion Ändamålet med skärmbilden är att kunna lägga till eller dra ifrån värde på en vald kategori. Förhandsvisning; I den översta del av bilden är det en Förhandsvisning av de kategorierna den anställde har resultat på för den valda dagen. Lägg till värde på resultat; För att göra en Resultatkorrektion, så väljer du en kategori från fältet Välj kategori. I rad två är det valt flextid och det måste i tillägg väljs + eller i fältet för timmar. Fältet för dagar/antal blir aktivt om du väljer en kategori som räknar i dagar eller antal. Detta visas i rad 1. Därefter måste du knyta korrektionen mot de resultattyper som gäller för den anställda. Knytning mot närvaro är default avbockat. När de aktuella valen är gjort, spara urvalen. Fälten för uppdatera sum timmar och uppdatera sum övertid anger om resultatet också skall uppdatera sum timmar eller sum övertid. Valet gråas ut om den valda kategorin inte uppdaterar sum timmar eller sum övertid. För att ändra på en Resultatkorrektion, väljer du den rad som skall ändras från fältet lägg till värde på resultat. Detta visas nederst i skärmbilden med de resultat som blev ändrade under ny registrering. Gör de ändringarna som du önskar och spara för att lagra ändringarna. För att ta bort en Resultatkorrektion, väljer du från fältet lägg till värde på resultat den korrektionen som skall tas bort. Denna visas nederst i skärmbilden med de resultaten som blev gjort under ny registrering. Tryck därefter på borttag. Blanka ut blankar ut tabellen med de valen som är gjorda. WinTid g2_svensk WinTid g2 11

16 Stäng stänger skärmbilden utan att lagra. Anställda underhåll - Tillägg I denna skärmbild kan användaren underhålla tilläggsregistreringar på den enskilda anställda på ett valt datum. För att registrera ett variabelt tillägg, skriver du in korrekt antal och därefter väljer ett tillägg från dropdownlistan. De tillgängliga tilläggen från listan är angivna i applikationsinställningen till användaren. Inställningen styrs av de valda anställdas inställning. Om den anställda är kopplat till kostnadsställe i personalia, visas fast kostnadsställe. När du har registrerat det tillägg du skall, spara urvalen. Skall du ändra en registrering väljer du aktuell registrering genom att markera registreringen som skall ändras överst i fönstret. Denna registrering kommer att visas nederst och du gör de ändringarna som är nödvändigt och trycker spara. Skall du ta bort en registrering väljer du aktuell registrering genom att markera registreringen som skall tas bort i fönstret. Denna registrering kommer att visas nederst i bilden och du kan ta bort registreringen genom att trycka Borttag Nollställ blankar ut tabellen med de val som är gjorda. Stäng stänger fönstret. Anställda ackumulerade resultat Skärmbilden visar en översikt över ackumulerade resultat för vald period. De kategorier som visas är de som användaren har valt i applikationsinställningen resultatinställning. Läs mer om detta under configuration applikationsinställning. Ackumulerade resultat; Kategorierna som visas här är de som har valts i resultatinställningen. Kolumnenna visar innevarande period och totalt. Man kan byta period i lista för Byt period. Skriv ut; Skriver ut översikten från denna skärmbild. 12 WinTid g2 WinTid g2_svensk

17 Anställd frånvaroplan Här kan användaren registrera, ändra eller ta bort framtida frånvaro. Underhåll planlagd frånvaro För att lägga in en ny frånvaro väljs aktuell frånvarokod från dropdownlistan. Frånvarokoderna som är tillgängliga har hämtats från applikationsinställningen till användaren. Välj fr.o.m. datum för när frånvaron skall starta och därefter lägger du in ett t.o.m. datum för när frånvaron är tänkt att avslutas. Lagra det inlagda frånvarot genom att trycka på ny för att lagra. I översikten över frånvaroplan visas historiska och framtida frånvaro. För att ändra väljs den frånvaro som skall ändras från listan. Detta kommer att visas i underhåll av frånvaro och du gör de ändringarna som är aktuella och trycker på Ändra för att lagra ändringen. Skall frånvaron tas bort väljs knappen för Radera. Nollställ blankar ut tabellen med de val som är gjorda. * För övrigt hänvisas till systemdokumentationen för en utförlig beskrivning av regler för registrering av frånvaro. Anställd sjuk-/fast frånvaro Här kan användaren registrera, ändra eller ta bort en sjukfrånvaro eller ett frånvaro med fast värde. WinTid g2_svensk WinTid g2 13

18 Frånvaro som skall underhållas; För att kunna lägga in en sjukfrånvaro, väljer man först om det är sjukfrånvaro eller frånvaro med fast värde. Väljer man sjukfrånvaro finns det möjlighet att haka av för att blockera flextid. Frånvaro med fast värde kan vara frånvaro där man skall registrera +/- tid på flextidssaldo. I detta läge kommer fältet för skruva av flextid att vara grå. I de tillfällen där anställda är deltidssjukskrivna finns det möjligt att lägga in decimaler i procent, till exempel 12,5. Underhåll frånvaro; I dropdownlistan väljs aktuell frånvarokod. Frånvarokoderna som visas är de som är valda i applikationsinställningen för användaren. Ange procent för frånvaron och därefter lägger du in fr.o.m datum och t.o.m datum och tryck på Ny för att lagra. Skall du ändra på en frånvaro, väljer du frånvaron i listan över. Detta kommer att visas i underhåll frånvaro och du gör de ändringar som är nödvändigt och tryck på Ändra för att lagra ändringarna. Är det en frånvaro som skall tas bort väljer du frånvaron från listan som därefter visas i underhåll frånvaro. När detta visas, väljer du knappen Radera. Det är inte tillåtet att ta bort sjukfrånvaro, eller fast frånvaro föri en period där det finns godkända dagar. Nollställ blankar ut tabellen för att kunna lägga in ett nytt frånvaro. * För övrigt hänvisas till systemdokumentationen för en utförlig beskrivning av regler för registrering av frånvaro. Daglig Uppföljning och godkännande Daglig Uppföljning och godkännande ligger också som en egen ikon. Tillgång ges från programfunktioner. Funktionen är skiftledarens verktyg för att se vem som har registrerat in, vem som har registrerat sig på ett jobb och vem han/hon har tillgänglig på skiftet. Det är påloggad skiftleders tilldelade anställda som visas i översikten anställda. Har denna skiftledare lånat in anställda till sitt skift, visas dessa nederst i översikten anställda. Beroende av vad som är angivet i daglig Uppföljningsinställning kommer även okända anställda att visas. Detta är anställda som har registrerat sig på jobb som denna chef ansvar för. 14 WinTid g2 WinTid g2_svensk

19 I daglig Uppföljning och godkännande har skiftlederen möjlighet till att: - Registrera IN/UT för de anställda - IN på frånvaro - Heldagsfrånvaro - Byt jobb (registrera för en eller flera samtidig) - Byta schema - Registrera tillägg För att registrera för en eller flera anställda IN eller Byt jobb, markera anställd(a) och högerklicka för att få menyn. Skall skiftledare registrera Byt jobb på flera anställda, väljs anställda genom att markera dom i trädstrukturen, högerklicka och Välj Byt jobb. WinTid g2_svensk WinTid g2 15

20 Genom att gå in i underhåll kan skiftledaren underhålla gårdagen eller tidligare dagar. Markera anställd(a), högerklicka och Välj underhåll. Skärmbilden som visas är underhållsbilden från Uppföljning och godkännande underhåll. Efter skiftledare har korrigerat dagen och beräknat, måste man välja uppdatera när man är tillbaka i skärmbilden Dalig uppföljning och godkännande. När gårdagen är korrigerad och beräknad, kan chef godkänna dagen. Valet godkänn är tillgänglig via höger mustangent. 16 WinTid g2 WinTid g2_svensk

21 Personaldata I denna skärmbild upprättas anställda och upplysningar om anställda. Anställd(a) knyts tillexempel mot företag, avdeling, kalender, lönegrupp och en eventuellt fast övertidskode. Påloggad användare kommer att se sina tilldelade anställda i Trädstrukturen på vänster sida. För att göra ändringar på en existerande anställd, klicka på aktuell anställd eller sök upp den anställda med hjälp av sökfälten överst till vänster. Lägg till ny anställd För att registrera en ny anställd, klicka på knappen Lägg till och sidan kommer att blankas ut. WinTid g2_svensk WinTid g2 17

22 Fälten markerade med, måste fyllas ut innan Spara blir aktiv. Lägg märke till att fälten för att lägga in kalender, lönegrupp och eventuellt en fast övertidskod är på samma sida. Du trycker på Lägg till för att få upp blanka fält och hämta upp värden i dessa fält. Tillgång och rättigheter I denna skärmbild registrerar du om den anställda skall ha tillgång till MinTid, WinTid g2, WinTid Office eller om vederbörande endast skall använda registreringsterminal. Om du sätter en Markering för att använda MinTid, kommer detta att aktivera rubrikerna MinTid inställning och projektinställning som måste fyllas ut för att kunna tas i bruk. Använder inte företaget projekt är det inte nödvändigt att fylla ut detta. Samma kommer att gälla om personen skall använda WinTid g2. Skall personen använda både MinTid och WinTid g2, kommer det att vara aktuellt att lägga in ett användarnamn och lösenord som skall gälla för båda applikationerna. 18 WinTid g2 WinTid g2_svensk

23 Har man licens för WinTid Office vill detta också vara ett val man måste bocka för att använda. Är personen en chef som skall ha tillgång till aktuella avdelningar, kostnadsställen och inställning i WinTid g2, underhålls allt på denna sidan. Produktion För företag som har licens med produktion, kommer fliken för produktion att vara aktiv. Här underhållas det som har med produktion att göra för den valda anställde. D.v.s. att här väljer du om personen skall ligga på fast jobb och om det skall läggas in jobb-begränsning. Jobb-begränsning betyder att personen har ett begränsat urval av jobb att välja mellan vid registrering av Byt jobb. Väljer du fast jobb blir fälten under aktiva och det måste läggas in ett aktivt jobb för personen. Väljer du föregående jobb behöver man inte lägga in något i fälten under, men systemet väljer det jobb du sist jobbade på. Kostnadsställe För företag som använder kostnadsställe, underhålls kopplingar av kostnadsställe för enskilda i denna skärmbild. WinTid g2_svensk WinTid g2 19

24 Egendefinierade upplysningar I denna skärmbild hämtas de fritexter som är upprättade i Systeminställningar och Definiera personalupplysningar. Här kan du välja att lägga till alla definierade upplysningar eller hämta en och en. Beroende på de definierade upplysningarna kan du under beskrivning lägga in till exempel namn och telefonnummer till närmaste anhörig, bilnummer till de anställda etc. Genom att trycka på skriv ut, skriver du ut upplysningarna som är registrerade. För att ta bort rader, markeres aktuell rad och tryck ta bort. Inställningar Denna skärmbild är inställningar för den enskilda anställda som avviker från vad som gäller för företaget. Detta är variabla tillägg, sjukanmälningar och sjukt barn. De fasta värdena sätts på företag. D.v.s. att skall det inte avvikas på något, står Använd regel angivet på företag. Här kan man också fylla in max övertid innan dispens för en anställd, avtalets överetidstak och anställda som har dokumentation för att använda flera sjukanmälningar än vad som är enligt reglerna, bör det registreras vad som gäller i fälten Sjukintyg efter antal dagar. Detta för att undvika fel information i frånvarokontrollen. Administrativa som inte registrerar egen tid Följande skärmbild är en översikt över användare av WinTid. Dessa användare skall endast administrera anställda från WinTid, de skall inte registrera egen tid eller frånvaro. 20 WinTid g2 WinTid g2_svensk

25 För att lägga in en ny användare, trycker du på Lägg till och får en blank bild. Fälten med utropstecken är obligatoriskaaoch måste fyllas ut innan du kan Spara. I tillägg måste det läggas in tilldelning av anställda för dessa användare, vilka rättigheter i förbindelse med godkännande och vilka program personen skall ha tillgång till. Detta väljs under programfunktioner. Använder företaget projektfördelning kan man i fälten för tillgängliga projekt lägga in begränsning på vilka projekt som skall vara tillgängliga för användaren. Detta är bra att göra för företag som har många projekt och där var användare har sitt område att förhålla sig till. Har företaget kostnadsställe, så skall man hämta upp vilka kostnadsställen användare skall ha möjlighet till att underhålla och eventuellt godkänna. Skall användaren ha tillgång till WinTid, måste det anges vilken inställning som användaren skall vara knuten till. WinTid g2_svensk WinTid g2 21

26 Utlån Utlån ligger också som en egen ikon. Tillgång ges från inställning av programfunktioner. Skärmbilden utlån skall användas av skiftledare för att: - Få en enkel översikt över skiften framåt i tid - Låna ut anställda till andra skiftledare. - Se vem som är inlånad respektive utlånad till andra skiftledare - Enskilt byta arbetstid framöver för tilldelade anställda samt anställda som är inlånade. Default visas datum från dagens datum och 14 dagar fram. Påloggad användare kan själv bestämma hur långt intervall han/hon kommer se genom att välja datum i datumfältet. Påloggad användare kommer att få översikt över sina anställda och vilket beräkningsschema de är knutna till. Texten på beräkningsschema är i utgångspunkten kortnamn. Har det inte registrerats kortnamn på beräkningsschemat kommer det vara beräkningsschemanamn som visas. Anställda som har registrerat planlagd frånvaro, kommer att ha en gul märkning för frånvaro på datum detta gäller. Inlånade anställda kommer att visas med grön markering. För att låna ut en anställd, markera aktuell dag och Välj användare från dropdownlistan och tryck på Låna ut. Den aktuella dagen kommer att bli markerad röd och med visning av användare-id. Det är möjligt att låna ut en anställd till flera användare. Färgen på dagen kommer då att bli rosa och genom att föra muspekaren över dagen, kommer en tool-tip visa vilka användare den anställda är utlånad till. För att låna ut flera dagar eller flera anställda samtidig, håll ctrl-tangenten inne medan du trycker på aktuella dagar. Man kan också utvidja ett utlån genom att ta tag i baren och dra ut. När man skall byta arbetstid på en anställd, markera aktuell dag(ar) och högerklicka. Du får då upp en ny meny som visar Byt arbetstid. Alla tillgängliga scheman kommer att visas. Beräkning Programmet användas för att beräkna flera anställda samtidig. Detta kan vara i förbindelse med ändringar som är gjorda och som man önskar att se resultaten för. Anställd urval 22 WinTid g2 WinTid g2_svensk

27 För att välja vem som skall beräknas, dubbelklickar man på önskad avdeling(ar) eller anställda. Välj önskat datum från fältet beräkna från datum. Knappen beräkna blir aktiv när datum är valt. Finns det oberäknade dagar före valt datum kommer dessa också att bli beräknade för valda anställda. Kalender urval Har man gjort ändringar på en kalender kan man köra beräkning för alla anställda som ligger på vald kalender. Välj önskad kalender genom att dubbelklicka. Vald kalender visas i det högra fältet. Välj önskat datum från fältet beräkna från datum. Knappen beräkna blir aktiv när datum är valt. Finns det oberäknade dagar innan valt datum kommer dessa också att bli beräknade för valda anställda. WinTid g2_svensk WinTid g2 23

28 Ta bort tiddata Funktionen är avsedd till att ta bort tidsdata för en eller flera anställda. Tillgång ges från Inställning av programfunktioner och valet kommer att ligga under menyn Personal. Välj från datum och till datum för perioden av de tidsdata som skall tas bort. Därefter väljer du anställda genom att dubbelklicka på önskad anställd. Skall man ta bort tidsdata för en hel avdeling, kan man dubbelklicka på avdelningsnamnet. Skulle det vara någon anställda som är vald som inte skall vara med ändål, markera dessa och tryck på Borttag. Personen försvinner då från den valda listan. När datum och anställda är valt, trycker man på Borttag. Alla tidsdata för valda anställda på valt datum blir nu borttaget. OBS! Dagen blir satt till oberäknad. Ta bort personal som har slutat Funktionen är för manuell borttagning av Personal som har slutat i företaget. Tillgång ges från Inställning av programfunktioner och visas från menyn Personal. 24 WinTid g2 WinTid g2_svensk

29 Anställda med slutat datum kommer att visas i listan. Markera personen du önskar att ta bort och tryck Borttag. Vald anställd blir borttagen från listan. Semesteröverföring Skärmbilden är avsedd till att göra semesteröverföring för anställda. Tilldelade avdelningar är tillgänglig på vänster sida. Dubbelklicka på önskad avdeling för att lista anställda. Här visas information på anställda vad gäller bettningsprocent, ålder, anställningsdatum och semesterinformation. - Anställda som fyller 60 år innevarande år kommer få 5 extra dagar med semester. Dessa är markerade med blå skrift. WinTid g2_svensk WinTid g2 25

30 - Anställda som får dagar stukna pga outnyttjad semester kommer att markeres med röd skrift - Anställda som redan har fått överförd semester kommer att vara markerade gröna. Dessa kommer inte att bli överförda flera gånger även om de ligger i översikten. Kolumnerna överförs, intjänat i år och rätt till i år är vita och det kan korrigeras genom att skriva i fälten för den enskilt anställda. Organisation Företag Här registreras företag och här anges värden som skall gälla för företag. D.v s. att regler för variabla tillägg och kostnadsställeinställning kan anges på företagsnivå. För att lägga in ett nytt företag, tryck lägg till. I firmanr lägger systemet till det nästa lediga nummret. Detta kan givetvis skrivas över. Efter lagring är det inte möjligt att göra ändringar på firmanr. Fyll därefter i namn på företag och de värdena som skall gälla för detta företag. Dessa värden kan ändras senere. Ett företag kan tas bort så länge det inte har använts på en eller flera anställda. Välj önskat företag för borttagning och tryck därefter ta bort. Avdelning Här upprättas nya avdelningar. I tillägg är det möjligt att ändra namn på redan existerande avdelningar. Tryck lägg till för att lägga in en ny avdelning. Lägg in avdelningsnr. Detta nummretkan man inte redigera efter lagring. Lägg därefter in avdelningsnamn. Namnet är redigerbart senere. En avdelning kan tas bort så länge den inte är använts på en eller flera anställda. Välj önskad avdelning för borttagning och tryck därefter Borttag. 26 WinTid g2 WinTid g2_svensk

31 Lönegrupp Lönegrupp anger regler i förbindelse med anställda med flextid eller anställda som går på fast tid. Här anges också regel för inställning av saldoavrunding och eventuellt regelinställning för övertid. För att lägga in en ny lönegrupp, tryck på lägg till. Fält med röd ikon måste fyllas it. En lönegrupp kan inte tas bort så länge den är använd på en eller flera anställda. Vid borttagning, Välj en lönegrupp och tryck ta bort. Arbetstidsordning Flextid; Markering här betyder att denna lönegrupp är för anställda med flextid. Fast tid; Markering här betyder att denna lönegrupp är för de som arbetar fast tid. Rubriken ogiltig frånvaro blir aktiv och i dropdownlistan väljer man vilken frånvarokod som skall användas för ogiltig frånvaro. Avlöning WinTid g2_svensk WinTid g2 27

32 Fastlön; Markering för om gruppen är fastavlönade. Timmlön; Markering för om gruppen går på timmlön. Rubriken för helgersättning blir aktiv och man kan här välja vilken kategori som skall gälla. Regler Inställning för saldo-avrunding; Från dropdownlistan väljs vilken periodtyp man vill att saldot skall avrundas efter. Regelinställning för övertid; Använder man regelinställning för övertid för en lönegrupp väljs det från detta dropdownlistan. Övertidsregel en dag; Här bestämmer man om man har lov till att använda en eller fleraövertidskoder per dag. Följande val finns i dropdownlistan: Hela dagen ses under ett: betyder att resultaten ges med endast 1 övertidsstämpling per dag. Övertid före och efter arbetstid hanteras separat: ger möjlighet till att få olika övertid innan och efter arbetstiden. Detta kan endast väljas där arbetstidens längd är större än 00:00 (alltså inte på fridagar). Där det endast är stämplat övertid innan arbetstid, kommer man inte få något för eventuellt övertid efter. D.v.s. man får flextid för företag som använder flextid. Övertidstämplingarna måste vara registrerade i zonen innan/efter arbetstid. Separat endast när olika koder har använts före och efter arbetstid: betyder att där det på dagen är registrerat endast 1 övertidskod kommer systemet att uppföra sig som att dagen ses under ett. Där det är registrerat 2 övertidskoder (en i zonen innan arbetstid och en i zonen efter arbetstid) kommer systemet att uppföra sig som för valet Övertid före och efter arbetstid hanteras separat. OBS! När man stämplar samma övertidskod både innan och efter arbetstiden, skall dagen beräknas som genom samlat. Multiplikationsfaktor vid övertid som skall multipliceras Faktor för ÖT1, ÖT2, ÖT3, ÖT4; Värden här kommer att påverka resultatet för övertiden där det för den använda övertidskoden är kryssat av för "Övertid multipliseras med faktor angett i lönegrupp". Sätter du exempelvis 1,5 i fältet ÖT1 kommer resultatet för övertid 1 bli multiplicerat med 1,5. Vilka saldon som visas vid registrering 1., 2., 3. och 4. Saldo som visas; I dropdownlistan hämtas de Kategorierna som man önskar skall visas vid registrering. Dessta ses på första sidan i MinTid och på stämplingsterminaler. Ställningstyp Användar man ställningstyp, läggs de in här. Arbetstidsregler Avrundning I denna skärmbild definieras regler runt avrunding av övertidsresultat. Detta kan vara avrunding med gräns eller avrunding med resthantering. 28 WinTid g2 WinTid g2_svensk

33 För att upprätta en ny avrundingsregel, tryck på Lägg till. Fält med röd ikon är obligatoriska fält och måste fyllas ut innan lagring. Daglig avrunding av övertid och mertid Avrunding till närmaste och med gräns; Här anges hur den intjänade övertiden skall avrundas (pr dygn). Fyll i värdena i fälten avrunding till närmaste och med gräns. Till exempelhar du jobb 2:15 övertid och det här står till närmaste lik 00:30 med gräns 00:10 kommer resultatet bli 2:30 övertid. Avrunding med resthantering; Genom att markera detta kommer högrasiden bli aktiv. I fältet avrund ned till anges värdet för vad det skall avrundas till. Genom eventuell rest, kan detta överföras till de Kategorierna som hämtas upp i dropdownlistad för rest ÖT1 osv överförs till. Avrunda varje övertidstyp för sig; Betyder att varje övertidskategori avrundas var för sig. Avrund beroende på total övertid; Betyder att total övertid räknas ut och användas som underlag för vad som skall avrundas. Lägg resultat på sista övertid; Endast synlig/tillgänglig när när man har valt Avrunda beroende på total övertid. När avrundingen gör att det skall läggas till tid, kommer den tillagda tiden att hamna på den sist användna kategori. Lägg resultat beroende på zoner i beräkningsschemat; Endast synlig/tillgänglig när man har valt Avrunda beroende på total övertid. När avrundingen innebär att det skall läggas till tid, kommer den tillagda tiden att komma på kategori beroende på schema motsvarande som om den anställda skulle ha jobbat den tillagda tiden. Daglig avrunding av tillägg Avrunding till närmaste och med gräns; Här anges hur de intjänade tilläggen skall avrundas (per dygn). Fyll i värdena i fälten avrunding till närmaste och med gräns. Till exempel har du 2:15 i tillägg och det här står till närmaste 00:30 med gräns 00:10 kommer resultatet bli 2:30 med tillägg. Min/max övertidsgränser I denna skärmbild definieras reglerna runt min och max värden för vad du måste ha arbetat innan du kan få övertid. Min och max styr hur länge du måste ha arbetat innan du kan få övertid och hur mycket övertid du måste arbeta för att få de olika övertidstilläggen. Min tid användas för att ange att du inte får övertid innan t.ex. du har arbetat 07:30 med betalt WinTid g2_svensk WinTid g2 29

34 tid (normaltid). Det betyder att även om du jobbar utöver arbetstidens slut och skall ha övertid efter klockslaget på dygnet, kommer du inte att uppnå detta innan du först har arbetat din normala dag. I fältet max. tid innan övertid sätter du hur mycket den anställda måste arbeta innan han skall få övertid, detta om den anställda har startat tidigt den dagen och har rätt till övertid efter att ha arbetat 7:30. Man kan slå av min/max regler när man registrerar ÖT-koder. Detta kan göras för varje enskild kod. För att upprätta en ny min/max-regel, tryck lägg till och det är klart till att börja fylla i värden på högra sida. Regel namn; Regelens namn som beskrivar vilken regel det är fråga om. Minkrav Använd fast värde som mingräns för normaltid; betyder att det inte jämförs mot arbetstidens längd, utan mot det du sätter in i fältet fast värde. Använd arbetstidens längd som minkrav för normaltid; Markering här betyder att personen måste arbeta lika många timmar som arbetstidens längd (satt i beräkningsschemat) innan det tjänas in övertid, oberoende av när på dygnet man arbetar. Minkrav ÖT 1; Antal timmar/minuter som anges här måste arbetas med denna övertidssats innan nästa sats kan träda i kraft. Minkrav ÖT 2; Antal timmar/minuter som anges här måste arbetas med denna övertidssats innan nästa sats kan träda i kraft. Minkrav ÖT 3; Antal timmar/minuter som anges här måste arbetas med denna övertidssats innan nästa sats kan träda i kraft. Maxgränser Använd fast värde som maxsgräns för normaltid; betyder att man inte jämför mot arbetstidens längd, utan mot det värde du sätter in i fältet Fast värde. Använd arbetstidens längd som Maxgränser för normaltid; Markering här betyder att den anställda får övertid efter att ha arbetat det antal timmar som är angivet som arbetstidens längd i beräkningsschemat. Normaltid överförs till; Genom valet Samlat (se avsnittet Nytt fält i lönegruppen för övertidsberäkning ) i lönegruppen och genom använd av ÖT kod inom normaltiden, kommer man i detta fall att först få 50 % ÖT därefter 100 % ÖT. Väljer man 100 % i fältet, kommer man få 100 % ÖT för ÖT inom normaltiden 30 WinTid g2 WinTid g2_svensk

35 Maxgränser ÖT 1; Antal timmar/minuter som anges här måste arbetas med denna övertidssats innan nästa sats kan träda i kraft. Maxgränser ÖT 2; Antal timmar/minuter som anges här måste arbetas med denna övertidssats innan nästa sats kan träda i kraft. Maxgränser ÖT 3; Antal timmar/minuter som anges här måste arbetas med denna övertidssats innan nästa sats kan träda i kraft. Regler när man använder åtskild beräkning innan och efter arbetstiden Använd regel för övertid före ordinarie arbetstid start; Om det är ikryssa här, så gäller regeln också genom beräkning av övertid före arbetstidens start. Gäller för användning av en eller två övertidskoder under dagen Använd regel för övertid efter ordinarie arbetstid slut; Omdet är ikryssat här, så gäller regeln också genom beräkning av övertid efter arbetstidens slut. Gäller för användning av en eller två övertidskoder under dagen Min övertid innan övertid registreras Krav till mintid för övertiden; Markering i fältet betyder att det ställs krav på mintid för övertid. I fältet för minkrav anges hur mycket övertid man måste arbeta för att få övertid. Stuken övertid överförs till; I dropdownlistan väljs den kategori som inte uppfylt resultatet skall registreras på. Rastregler Här kan man definiera regler runt behandling av rast. Det är möjligt att man för varje rast skall kunna registrera rastfrånvaro. Den enskilda anställda kan då följa med på hur mycket rast personen tar under en dag. Detta gäller onlineberäkning av rast. Välj Lägg till för att upprätta en ny rastregel. Fyll i regel namn och eventuellt om det skall vara rörlig rast eller fast rast. Rörlig rast; betyder att anställda kan välja att använda rasten eller inte. Fast rast; betyder att det dras av fast rast för alla anställda som är knuten mot denna regel i beräkningsschema. Generella behandlingsregler Frånvarokod för rast; För de som använder sig av rastregistrering, så väljs frånvarokoden för rast i denna dropdownlista. WinTid g2_svensk WinTid g2 31

36 Mintid för rast; Det skall inte dras rast innan man har arbetat mintiden. Detta kontrolleras mot Normaltid och Normal&Mertid i beräkningsschemat. (Inkluderar därmed frånvarotid som uppdaterar normaltid). Rastlängd; Här lägger du in tiden för hur lång rasten skall vara dvs rastens längd om man inte stämplar rast. Om man anger Rastlängd i beräkningsschemat kommer värdet där att överstyra det som ligger här. Min rast; Om man stämplar rast skall det alltid dras min för denna tid. Om det inte är angett (00:00) så beräknas det med värdet för Rastlängd. Max rast; Kan ta rast så länge utan att det är olovligt. Om man inte anger något (00:00) så beräknas det med värdet för Rastlängd. Dra max rast när raststämplingar saknas; Genom att sätta Markering här, kommer det att dras den tid som är registrerat i fältet för max rast. Behandlingsregler för schema med flex-zoner Avdrags-kategori för tid utöver max; Detta användas endast av scheman med flexzoner. Här läggas in vilken kategori tiden utöver Max rast skall dras från. Här finns en dropdownlista där man kan välja från kategori 2, 4 eller > Ge inte rast-flex vid övertid; Användas i förbindelse med flexzoner. D.v.s. att du behåller den flextid du har upparbetat i samband med rast. (Inte använt all rast). Flextid blir inte omgjort till övertid genom att stämpla övertidskod. Tillägg Här registreras de tillägg som skall användas i beräkningsscheman. Här görs all redigering för tillägg i denna skärmbild. Det betyder att en ändring som görs kommer att slå iegenom på alla scheman där detta tillägget är använt. Resultatkategori; Från dropdownlistan hämtas det tillägg upp som skall användas. Detta är kategorier så det är under kategorier du skriver in namn på tilläggen. Tilläggsnamn; Lägger in det samma som resultatkategori. Vilka typer av dagar tillägget skall ges på Skall ges på alla typer av dagar; Betyder att tillägget ges på de dagar som är registrerat som helgdagstyper under systeminställningar. 32 WinTid g2 WinTid g2_svensk

37 Skall bara gälla på speciella dagar; Genom att markera denna, blir dropdownlistan aktiv och man väljer vilken som skall gälla. Vilka veckodagar tillägget skall ges på Märk av vilka veckodagar tillägget skall ges på. Detta betyder att oavsett vilken veckodag helgdagen infaller på, så skall tillägget användas. Vilken tidpunkt tillägget skall ges på I fälten Från klockan och till klockan läggs tidpunkterna. I dropdownlistan bestäms om det är start föregående dygn, detta dygn eller nästa dygn. Avser tillägg som skall ges på natt. Beräkning av tilläggsresultat Ta bort tilläggstid mindre än; Lägg in aktuellt värde om man inte skall få tillägg som är mindre än det värde som anges här. Ta bort tilläggstid större än; Lägg in aktuellt värde om man inte skall få tillägg som är större än det värde som anges här. Redusera tillägget genom kategori; Genom att trycka på knappen, visas alla kategorier. Välj de kategoriernadu önskar och tryck ok. Det är inte möjligt att editere direkt i fältet, utan via valknappen. För att kategorin skall redusera tillägget, måste kategorin vara intjänad inom tidpunkterna som tillägget gäller. Ersättningstillägget som används genom markerad frånvaro; användas vid tillfällen där det skall användas ett annat tillägg när anställda är på frånvaro. Välj önskat ersättningstillägg från dropdownlistan. Övertidsregler Detta kan vara fördelsmässigt att använda där: Anställda har samma arbetstid (start- och slutid för skiftet), men att övertidsreglerna varierar beroende på vilken dagtyp det gäller. Ex.: Därsom övertiden varierar på vardagar, lördagar, söndagar/helgdagar, måste man vanligtvis produsera 3 beräkningsscheman. För att undvika att göra flera beräkningsscheman när det bara är övertidstyperna som varierar, är det möjligt att göra regelinställning som definieraar vilken typ av övertid som skall gälla på de olika veckodagarna. Vilket regelinställning de anställda skall knytas upp mot, avgörs i lönegruppen: I tillägg måste det vara satt en Markering i följande fält i gällande beräkningsscheman: WinTid g2_svensk WinTid g2 33

38 Lägg till regel och skriv in ett passande namn för övertidsregeln. I trädstrukturen lista alla dagtyper. Under varje dagtyp lägger du in varianter av övertidsregler. Detta görs genom att trycka på + på dagtypen, Välj knappen Lägg till en veckodagsregel och ge den ett namn. 34 WinTid g2 WinTid g2_svensk

39 Regel för veckodagar Helgdagstyper; Visar dagtypen Veckodag-regel namn; Ange namnet på regeln Veckodagar regeln gäller för; Sätt en Markering för de dagar regeln skall gälla. Min/max övertidsregel; Här aktiverar du också min/max-regel för inställningen. Har man valt Använd default kommer min/max-regeln i beräkningsschemat att gälla. Andra val överstyr det som ligger i beräkningsschemat. Beskrivning av resultatintjäning; Här läggs det in rader med tidpunkt för när de olika övertidszonerna skall gälla. (okvalificerad, kvalifiserad etc) Därsom det inte finns inställning för aktuell helgdagstyp på aktuella dagtyper, så användas beräkningsschemat som det är. Detta betyder att man kan göra scheman som ett vardagsschema med tillhörande övertidszoner och så låta bli att definieraa vanliga varddagar i inställningen. Beräkningsscheman I beräkningsschema definieras regelverket för hur en dag skall beräknas för en anställd. Vid definiering av ett beräkningsscheman, rekommenderas det att du först tecknar upp en tidslinje och markerar när du kan ha frånvaro, arbetstid, övertid, kärntid, paus etc. Beräkningsscheman består av 4 flikar. I grunddata definieras regler för flextid, flextid med zoner, fast tid, regler för arbete utöver midnatt och regler när schemat hamnar på en helgdag i kalendern. Beskrivning av grunddata Schemanr.; Beräkningsschemanummer. Detta är unikt, det kommer att säga ifrån att du inte kan ha två beräkningsscheman med samma nummer. Genom att kontrollera i listan till vänster i skärmbilden ser du vilka nummer som används. Schemanamn; Beräkningsschemanamn som beskrivar Vilket regelverk som schemat gäller för. Ett exempel kan vara Flextid varddag WinTid g2_svensk WinTid g2 35

40 Namn som visas i utlån; Här läggs in ett kortnamn för schemat som visas i arbetsplan. Arbetstidens längd; Här anger du hur lång arbetstiden är för detta schema. Typ av arbetstid Flextid mot arbetstidens längd; Om beräkningsschemat skall behandla flextid eller mätt tid (dvs. att intjänad tid skall jämföras mot längden på arbetsdagen), måste du markera det i detta fält. Flextid med zoner; Markering i fältet gör att flextid inte kommer att bli beräknat utifrån arbetstidens längd, utan vad du intjänar i flextidszonen. Fast arbetstid; Genom att markera av här, kommer det inte att vara möjligt att upparbeta flextid utöver arbetstidens längd. I samband med fast arbetstid är det övertid som gäller efter arbetstid. Regler för arbete över midnatt Schemat sträcker sig in i nästa dygn; Markera här om detta är ett schema som sträcker sig in i nästa dygn. Ett exempel kan vara nattschema som avslutar sin arbetstid morgonen efter. Scheman sträcker sig tilbaka i föregående dygn; Markera här om detta är ett scheman som skall gälla för föregående dygn. Hur långt in i nästa/föregående dygn schemat sträcker sig; Ange de timmarna du önskar att utvidga dygnet med. Regler när schemat hamnar på en helgdag i kalendern Byt detta schema mot schema angivet i helgdagsprofilen; Genom att sätta en Markering i fältet, blir schemat utbytt mot ett annat schema som är angivet i helgdagsprofilen. Detta kan vara schema som skall ge andra resultat på helgdagar, dag före helgdag eller liknande. Värde för helgersättning; Här lägger man in det antal timmar som skall utbetalas på helgdagen. Detta fält knyts automatiskt mot frånvarokoden för helgersättningen som är angivet i lönegruppen. Detta fältet i beräkningsschemat fungerar på alla dagtyper. Beskrivning av resultatintjäning Här definieras tidpunkterna som gäller i beräkningsschemat, beskrivning av vilka resultat man intjänar, hantering av frånvaro samt tillknutna regler. 36 WinTid g2 WinTid g2_svensk

41 När du skall definiera de olika tidpunkterna, tryck Lägg till. En ny skärmbild öppnas och du väljer Typ tid från dropdownlistan och därefter fyller du i klockslagen. Upprepa detta tills du har lagt in alla kategorier som kommer att ge resultat för hela dygnet. Från dropdownlistan Typ tid väljs de olika beräkningstyperna. Arbetstid. Användas till att definiera arbetstiden för schemat. T.ex.Från kl Automatisk instämpling Används om de anställda skall stämplas in automatiskt på ett givet klockslag. Automatisk utstämpling. Används de anställda skall stämplas ut automatiskt på ett givet klockslag. Om de GLÖMMER att stämpla sig ut, läggs denna beräkningstypen in på önskat klockslag och den anställda får då detta som utstämplingsklockslag. Avrunding före/efter. Denna beräkningstyp kommer att värdera in/utstämplingstidpunktet och avrunda tiden till detta klockslag. Hur mycke avrunding du tillåter markerar du under kategorikolumnen genom att sätta fråntid och tilltid. Exempel: Arbetsdagen för en fasttidsanställd börjar klockan 08:00, men du kommer att tillåta och inte göra avdrag för den anställde om vederbörande kommer klockan 08:10, men samtidig inte ge övertid om vederbörande kommer in klockan 07:45. Lägg in denna beräkningstyp klockan 08:00 och sätt före till.00:15 och efter 00:10. All instämpling i detta intervallet kommer att ge intid lika med klockan 08:00 genom beräkning. Gör eventuelt motsvarande för arbetsdagens slut. Begränsad flextid. Denna beräkningstyp kan bara används i scheman som inte innehåller Normaltidszon, för till exempel lördag och söndagsschema. Genom användning av denna beräkningstypen, kan vederbörande upparbeta flextid till exempel på en lördag. Kärntid. Kärntid används bara som markering och påverkar inga beräkningsregler dvs. den påverkar inga kategorier. Kärntid markerar senaste tidpunkt de anställda kan börja och avsluta arbetsdagen. Stämpling inom kärntiden, kommer att bli markerad och kan tas ut i egna rapporter. Normal tid. Begrepet normaltid används som godkänd normalarbetstid. För fast arbetstid motsvarar detta längden på arbetsdagen och du markerar normaltid från den tidpunkt arbetsdagen skall börja för exempel kl. 07:00. Nästa beräkningstyp till exempel Övertid i zon 1 (för 50 % övertidstillägg) startas efter längden på arbetsdagen till exempel kl.16:00 om arbetsdagen är 8 timmar och det skall dras tid för rast. För flextidberäkning startas normaltiden från den tidpunkt de anställda kan börja arbetsdagen kl. 07:00. Nästa beräkningstyp startas på det tidpunkt de anställda inte under normala förhållande skall arbeta utöver kl. 18:00. Arbetad tid i detta tidsrum får kategoribeteckningen normaltid. Denna mäts mot längden på arbetsdagen (angivet på sida 1 i beräkningsschemat) och du får +/- på kategorin Flextid. Normaltid & Mertid. Används för deltidsanställda som skall ha mertid för tiden mellan arbetstidens längd och gränsen för att få övertid. En deltidsanställd som har 6 timmars arbetsdag (80 % anställning) får inte övertid förrän man har arbetat 8 timmar. När han beordras övertidsarbete skall han få 3 timmar mertid innan han får övertid. Övertid efter arbetstidens slut Detta är en speciell beräkningstyp som gäller tillsammans med en övertidskod 9 och bara för flextidregler. Den används om de anställda inte kan få övertid före ett bestämt klockslag till exempel kl oavsett hur länge de anställda har jobbat efter detta klockslag. Övertidssats 1. Används till att beskriva övergång från normaltid till första övertidszon. Normalt kommer detta att vara övertidstillägg 1, men du kan själv styra det till den kategori du måtte önskar. WinTid g2_svensk WinTid g2 37

42 Övertidssats 2. Används till att beskriva övergång från första övertidszon till nästa. Normalt kommer detta att vara övertidstillägg 2, men du kan själv styra det till den kategorin du önskar. Övertidssats 3. Används till att beskriva övergång från andra övertidszon till nästa. Normalt kommer detta att vara övertidstillägg 3, men du kan själv styra det till den kategorin du måtte önskar. Övertidssats 4. Används till att beskriva övergång från tredje övertidszon till nästa. Normalt kommer detta att vara övertidstillägg 4, men du kan själv styra det till den kategorin du måtte önskar. Rast. Om rast skall dras från arbetstiden (normaltiden), måste den läggs in som egen beräkningstyp. De som har betald rast, skall inte lägga in denna markering! Under kategori anger du längden och tiden som dras till exempel 00:30. Du kan lägga flera raster under en dag. Rastavdrag kan också styras med hjälp av speciella tillägg. Rastavdrag start. Denna markerar starten på en giltigt rastzon. Det är bara tillåtet med en sådan markering per rastzon i schemat. Rastavdrag slut är inte nödvändig då detta blir rastavdrag start + rastens längd. Beräkningstyp Ingen. Genom att använda denna beräkningstyp, kommer att arbetat tid i detta intervallet att läggs till en kategori som kallas Ingen. Denna kategori kan används till att visa tid upparbetat i tidszon där det inte skall vara möjligt att få godkänd arbetstid. Tillkommande tillägg I denna skärmbild knyts de olika tilläggen till valt beräkningsschema. Var uppmärksam på att det bara är möjligt att hämta och ta bort Tillägg knutet till beräkningsschema här. Redigering av Tillägg görs i skärmbilden Tillägg. Välj hämta Tillägg och du får översikt över de tillägg som är definierat i skärmbilden Tillägg. Dubbelklicka på de tillägg du önskar och Spara. Används i Skärmbilden visar en översikt över vilka kalendrar det aktuella beräkningsschemat är använt eller för vilka anställda det är använt som en korrektion eller om schemat används i outnyttjade helgdagsprofiler. 38 WinTid g2 WinTid g2_svensk

43 Helgdagsprofiler I helgdagsprofiler upprättas profiler som beskriver vilka beräkningsschema som skall användas för de olika helgdagstyperna. Genom upplägg av kalendrar knyter du dessa profiler till kalendern, så att rätt beräkningsschema läggas in på de helgdagar (typer) du har valt att ta med i profilen. I ett företagt kan du ha profiler för olika grupper av anställda som administration och produktion, men du kan också ha individuella profiler. Alla helgdagstyper och beräkningsschema måste vara definierade innan du kan upprätta helgdagsprofiler. Du måste upprätta helgdagsprofilen innan du kan lägga upp kalender. Du kan inte ta bort en profil som är i bruk i en kalender. Dag- och anställda med flextid För att lägga upp en ny profil för dag- och anställda med flextid trycker du lägg till. Skriv in namn för profilen. När du väljer helgdagstyper som skall gälla för upprättad profil, trycker du lägg till. I dropdownlistan hämtas aktuell helgdagstyp. Om man använder autoskiftkalender, lägger man in aktuellt klockslag i fältet för från kl. Under schema för närvaro och produktion hämtas schema som skall användas på vald helgdagstyp. Skall man kontrollera om schema skall bytas ut, måste det anges en Markering i kolumnen kontrollera i schema innan byte utförs. Detta kan vara typisk för anställda som är ledig påfasta helgdagar. WinTid g2_svensk WinTid g2 39

44 Skift- och deltidsanställda I företag som har produktion med kontinuerlig skiftgång, kan det vara så att det skall vara andra skiftscheman som skall gälla på de olika typdagarna. För att systemet skall sätta in rätt schema på en helgdag, upprättas egna profiler för skift- och deltidsanställda. På samma sätt som profil för dag- och anställda med flextid knyts också dess profiler till kalendern. För att upprätta en ny profil, väljer du lägg till och ger profilen ett namn. Därefter måste du trycka lägg till under helgdagstyp och hämta upp aktuell helgdagstyp. I dropdownlistan under från schema hämtar du upp det schema som den/de anställda använder på aktuell helgdagstyp. I till schema hämtar du upp det schema som det skall bytas till. Kalender Underhåll av en kalender består av fyra flikar. Du startar med att definiera grunddata, för att därefter sätta upp kalendrarnas cykel, därefter sommar cykel om förtaget byter till andra scheman när sommartiden inträffar. Siste fliken genererar (Lägger upp) kalendern. Kalendrarna läggs upp för ett år åt gången. Automatisk kalenderupplägg kan sätts upp i programköringsinställningen. Innan du kan lägga upp kalendrar, måste du ha definierat alla de beräkningsschema som i kalendern skall sättas tillsammans samt helgdagsprofilen som kalendern skall använda. För att lägga in ny kalender, tryck på Lägg till. Kalendernr och namn är unikt och måste fyllas i. Skall kalender ta hänsyn till helgdagar när kalender läggs upp är default markerat. Önskar du inte detta, måste markeringen tas bort. Profil för dag- och flextid; Välj vilken helgdagsprofil som skall hämtas Från dropdownlistan. Vid generering av kalender, kommer de helgdagar/spesialdagar som är definierade i profilen och lägga in de beräkningsscheman som är definierade för dessa helgdagstyperna. Profil för skift och deltidsanställda; Välj vilken helgdagsprofilsom skall gälla Från dropdownlistan. Vid generering av kalender, kommer de helgdagar/specialdagar som är definierade i profilen att få de beräkningsscheman som är definierade för dessa helgdagstyper. 40 WinTid g2 WinTid g2_svensk

45 Cykel Här definieras cykel för kalendern. Definiera hur många dagar det skall vara i cykeln och startdatum. Startdatum MÅSTE alltid vara en måndag. Vet du att du har en motsvarande kalender med lika cykel, sätt Markering i fältet kopiera cykel Från annan kalender. Dropdownlistan för kalender blir aktiv och du kan hämta den kalender som du vill kopiera ifrån. Välj därefter från vilket datum du önskar kopiera cykeln från. Kom ihåg att detta också MÅSTE vara en måndag. Tryck därefter upplägg av cykel. Sommarcykel Använder förtaget sommartid, dvs annan arbetstid på sommaren, är det nödvändig att definiera sommarcykel i kalendern. När sommartiden inträffar, kommer kalendern att lägga in det beräkningsschema som är satt till att gälla i definierad sommartid. När man har angett antal dagar i cykel, lagt in startdatum och slutdatum för sommartiden, trycker du på upplägg av cykel. Det läggs upp det antal rader som cykeln är satt till. Välj scheman under kolumnen scheman och tryck spara. Generera WinTid g2_svensk WinTid g2 41

46 När cykel är ifylld, är det klart att generera kalendern för hela året. Välj år i dropdownlistan och tryck generera. Kalendern läggs nu upp för det år som är valt. Default är det markerat för att kalendern skall läggs upp automatisk nästa år. D.v.s. att det sätts upp ett val i programkörning som gör att kalendern läggs upp för nästa år. Upplägg av perioder Upplägg av perioder bestäms utifrån vilka dagliga resultat du kommer att ackumulera. Dessa resultat kan vara grunddlaget för överföring till andra systemer som t.ex. lön. För att avgränsa och nollställa ackumulatorerna måste programmet veta start- och slutdatum för en period. Det kan upprättas olika perioder som de anställda följer via den lönegrupp de knyts till i personal. Perioddata omfattar både att upprätta perioder och bestämma hur kategorierrna (ackumulatorerna) skall behandlas genom övergång från en period. För att upprätta en ny period välj Lägg till. Fyll i periodtyp, namn och vilken typ det är, månatlig eller 14 dagars period. Upplägg av perioder 42 WinTid g2 WinTid g2_svensk

47 Startdatum; Lägg in giltigt startdatum för perioden du lägger upp. Slutdatum; Lägg in giltigt slutdatum för perioden du lägger upp. Startvärde periodnummrering; Perioderna måste ges unika koder. Koderna räknas upp fortlöpande från det värde du här anger som startvärde. Startvärde kan vara årtalet med en beräkningsfaktor t.ex der 01 räknas upp med det antal perioder som definieras. (Har man flera perioder som skall läggs upp, måste du använda startvärde till exempel osv.) Namngivning genom periodtyp månad; Välj vilken start du önskar för perioden. Årtal + månad. Börja med januari eller februari eller periodnummer + datum. Namngivning genom periodtyp 14 dagar; Välj vilken start du önskar för perioden. Årtal + vecka x/y eller periodnummer + datum. Generera perioder; När du är färdig med valen, trycker du på generera perioder. Perioderna kommer att läggs upp för det år du har lagt upp i datumfältet. Generering av perioder måste utföras varje år. Saldo-avrundning I denna skärmbild bestämmer du hur ackumulatorerna för de olika kategorierna stryks och när detta skall ske. Du kan stryka ackumulatorerna dagligen, veckovis, månatlig, periodisk eller årlig. I tillägg kan du definiera avvikande period dvs. enskilt datum då du vill nollställa ackumulatorn. Detta måste används för de som skall stryka flextid t.ex. varje kvartal. Genom stryking av timmar på en kategori, kan dessa överföras till en annan kategori. T.ex. kan timmar som stryks från flexsaldot föras över till en annan eller ny kategori som du kaller Struken flex. På det sättet tar du vara på timmar som stryks. Vänster sida visar de olika lönegrupperna du har. Välj en av lönegrupperna som du önskar att sätta upp ackumulator för. Tryck därefter på hämta kategorier. skärmbilden visar en översikt över de kategorier som är tillgängliga WinTid g2_svensk WinTid g2 43

48 Hämta över de kategorier du kommer att ackumulera genom hjälp av att dubbelklicka eller markera och tryck pil. När du har valt de kategorierna du önskar, trycker du ok Nu väljer du en och en av kategorierna du har valt och markerar den aktuella ackumulatorn. Till exempel för flextid kommer du att reducera månatlig till värdena 40 t och -10 t. I fältet för överskjutande kategori är det angivet struken flex. Detta betyder att timmar som blir reducerade i förhållande till denna ackumulatorn kommer att överföras till struken flex. Det är därför möjligt att finna igen timmar som har strukits för den enskilda månadaden. Kodregistre Frånvarokoder Skärmbilden används till att registrera frånvarokoder. Tryck Lägg till för att lägga till ny. Obligatoriska fält är markerade med röd ikon och måste fyllas ut innan lagring. Frånvarokoder som har använts kan inte tas bort. 44 WinTid g2 WinTid g2_svensk

49 Frånvarokod nr; Nummret är unikt och användas i samband med att anställda anger frånvarokod. Frånvarokod namn; Namnet på frånvarokoden. Namnet är unikt och visas i samband med att anställda anger frånvarokod. Räknas i; Ange om frånvarokoden skall räknas i timmar eller dagar. Frånvarotyp Vanlig frånvaro; Betyder att frånvaron räknas som vanligt och behåller flextid upparbetat före frånvaron. Uttag komp; Är frånvaron av den art att det skall dras från en konto, väljs detta. Saldo som komp tas från blir aktiv och du väljer aktuell kod från dropdownlistan. Frånvaron skall också uppdatera dessa resultat Normaltid (och därmed övertidsgrundlaget); Markeras här kommer frånvaron att också räkna upp normaltiden motsvarande frånvarotiden. Flextid som vid närvarotid; Markeras det här kommer flextiden att också räkna upp motsvarande frånvarotiden Flextid, men frånvaron kan inte ge plusstid; Markerar man här kommer inte frånvaron att ge plusstid på flextiden om du har arbetat mer än full dag. Frånvaron tar bort flextid; Markerar man här kommer frånvaron att dra all tid från flextiden. Tillägg; Om man markerar här, kommer eventuella tillägg att också bli beräknat under frånvaron. Övertid; Om man markerar här, kommer eventuell övertid att också bli uppdaterat under frånvaron. Produktion; Om man markerar här, kommer frånvaron att också räkna tid på den order vederbörandeär instämplad på. (Bara aktuellt för företag som använder Jobb/Produktionsmodulen). Använd ersättningstillägg; Markerar man här, kommer det Tillägg som är angivet i beräkningsschemat under Ersättningstilläggetsom användas vid markerad frånvaro att användas. T.ex. är det markerat för använd ersättningstillägg för frånvarokoden sjuk. Är vederbörande sjukanmäld kommer att han/hon att få ett annat Tillägg, (ersättningstillägg), än det som är ursprungligt angivet i beräkningsschemat. Begränsning av frånvarons varighet Max tillåten frånvarostid; Frånvarokoden ger giltig frånvaro för max den tid som sätts här. Efter denn tiden är det inte länger en giltigt frånvaro. Användas för exempel där du har betalt för tandläkarbesök i max 2 timmar. Står det 00:00 i fältet betyder det att det inte är någon maxgräns för denna frånvarokod. WinTid g2_svensk WinTid g2 45

50 Bara frånvaro innevarande dag; Är det markerat i fältet, kommer frånvaron bara att fungera för den dagen där frånvaron är registrerad. Regler för helgersättningen och rast Frånvaron skall ersätta helgersättning, Är det markerat i detta fält, betyder det att du inte får helgersättningen vid användning av denna frånvarokod. Rast skall inte dras om det finns andra möjligheter; I detta fält kan du bestämma vilka frånvarokoder som inte skall dra rast. Detta gäller inte när det är heldagsfrånvaro på frånvarokoden eller att frånvaron täcker hela rastzonen. Hur många procent av arbetsdagen måste vara frånvaro för att bli Halv frånvarodag; Ange aktuell procent för att ange hur mycke av frånvaron som skall räkna som halv frånvarodag. Aktuell i samband med frånvarorapporter. Hel frånvarodag; Ange aktuell procent för att ange hur mycke av frånvaron som skall räkna som hel frånvarodag. Aktuell i samband med frånvarosrapporter. Frånvarokod som anges om denna frånvaro skall börja nästa dag Frånvarokod nr; Ange frånvarokod nr för den aktuella frånvaron. Nr. är unikt. Frånvarokod namn; Ange frånvarokod namn för den aktuella frånvaron som skall gälla från nästa dag. Namnet är unikt. Övertidskoder Skärmbilden användas till att registrera registrera övertidskoder. Tryck Lägg till för att lägga till och registrera en ny övertidskod. Borttag av registrerade övertidskoder är bara möjligt för de koder som inte har använts. Övertidskod nr; Lägg in aktuellt nummer. Nummret är unikt. Övertidskod namn; Skriv in aktuellt namn. Namnet är unikt. Resultat övertiden genererar 46 WinTid g2 WinTid g2_svensk

51 Övertid ges som; Default är valet vanlig övertid. Dvs att resultat kommer att genereras på kategorier angivet i beräkningsscheman. Väljs det för exempel övertid till komp, kommer det att aktivera fältet för att övertidstillägget utbetalas och tillägget uppdaterar kompsaldot. Övertid multipliseras med faktor angivet i lönegrupp; Önskar man att övertidskoden skall multipliseras, markerar man i detta fält. Övertiden kommer att bli multipliserad med den faktor som är angivet i lönegruppen för den anställda. Deltidsanställdas mertid ges som; För deltidsanställda som jobb t.ex. 6 tim per dag och måste jobba 8 tim innan man kan få övertid. I detta fall kommer vederbörande att få 2 tim mertid om man väljer mertid i detta fält. Man kan också välja något annat än mertid till exempel flextid om den anställda önskar att timmarna skall gå till flextid i stället för mertid. Regler som är nödvändiga underlag för övertiden Min-regel; Skall denna övertidskod ta hänsyn till min-regel för övertid? Till exempel: En flextidsanställd jobb Från kl , hans vanliga arbetstid är 8 timmmar. Genom att det är angivet använd regel i schema och används inte för max regeln, kommer den anställda att få 3 tim på flextid och 1t ÖT genom att använda koden för övertid. Max-regel; Skall denna övertidskod ta hänsyn till max-regelen för övertid? Till exempel: Den samma anställda jobb Från kl och det är angivet använd regel i scheman för både min- och maxregel, kommer den anställda att få 4 tim i ÖT genom att använda koden för övertid. Använd regel för min övertid angivet i beräkningsscheman; Markerar man här betyder det att övertidskoden skall använda den min-/max- regel som är angivet i beräkningsschemat. Övertid efter tidpunkt angivet i beräkningsschemat; Knyter övertidskoden till linjen "Övertid efter arbetstidens slut" som sätts i Beräkningsscheman beskrivning av resultatintjäning. Denna hör tillsammans med ÖT kod 9 Sista normaltid-tidszon till övertid. Fasta övertidskoder Skärmbilden användas till att registrera Fast övertidskoder. Tryck Lägg till för att lägga till och registrera en ny Fast övertidskod. Borttag är endast möjligt för de koder som inte har använts. Fast övertidskod nr; Lägg in aktuellt nummer. Detta är unikt. Fast övertidskod namn; Namn på Fast övertidskoden. Namnet är unikt. WinTid g2_svensk WinTid g2 47

52 Antal timmar för Fasta övertider; Min antal timmar man skall få för inställelsen. Anges i timmar och minuter. Format 00:00. Står det 02:00 här kommer man att få 2 t för inställelsen för all närvarotid mindre eller lika med 2t. Är man längre än 2 t kommer resultatet att vara beroende av avrundingsregeln för schemat. (2t 18 minuter kommer att ge 2 t 18 min om det inte är någon avrunding den dagen och t.ex. 2t 30 minuter om det är avrundingsregel till närmaste 30 med gräns på 15). Det är inte möjligt att sätta att man max skall kunna få 2 t oavsett närvarotid, t. ex när man har varit närvarande i 3 t (I så fall måste man istället upprätta en övertidskod av typen Fast antal ). Resultat-typer inställelsen skall uppdatera Uppdatera närvaro; Inställelsen visas i stämplingsbilden under dagens resultat och ackumulerat resultat samt rapporter. Uppdatera kostnadsställe; Markerar man i detta fält aktiveras dropdownlistan uppdateringsmetod. Valen här är uppdaterar kostnadställe dagen startar med som betyder att det kommer att bli givet resultat på det kostnadsställe den anställda är knuten mot. Väljer man uppdaterar sist använda kostnadställe betyder detta att det ges resultat på det sista använda/registrerade kostnadsställe som den anställda har registrerat. Väljer man uppdaterar beredskaps-kostnadställe betyder detta att det blir registrerat resultat på det kostnadsställe som man är knutet till under beredskaps-kostnadställe i personal. Uppdaterar produktion; Markering i detta fält aktiverar dropdownlistan uppdateringsmetod. Valen här är uppdaterar jobben dagen startar med som betyder att resultatet kommer på den order som är angivet i Personal. Väljer man uppdaterar sist använda order betyder detta att det blir resultat på den sist använda ordern som den anställda har registrerat. Väljer man uppdaterar beredskaps-jobben kommer att det bli givet resultat på den jobben som är angivet som beredskaps-jobb i personal. Uppdaterar Tillägg; Markering i detta fält aktiverar dropdownlistan uppdateringsmetod. Valen här är tilläggsresultat lik inställelseresultat som betyder att tillägget blir uppdaterat med samma resultat som inställelsen. Väljer man uppdaterar tilläggsresultat lika närvarotiden betyder detta att tillägget blir uppdaterat med resultat lika den tid du har varit närvarande. Resultatkategori för inställelsen Resultatkategori följer zoner i beräkningsschemat; Betyder att resultatet blir givet i förhållande till de kategorierna som ligger i beräkningsschemat för dagen. Detta valet aktiverar dropdownlistan för resultatkategori i normaltiden. Registreras det Fast övertidskod i normaltiden kan du bestämma vilket resultat som skall ges i denna dropdownlistan. Resultatkategori i från instämplad tidpunkt; Betyder att resultatet bara ges på instämplad zon från beräkningsschemat. Detta valet aktiverar dropdownlistan för resultatkategori i normaltiden. Registreras det Fast övertidskod i normaltiden kan du bestämma vilket resultat som skall ges i denna dropdownlistan. Fast resultatkategori för hela inställelsen; Betyder att du kan bestämma vilken kategori som skall ges för inställelsen. Valet aktiverar dropdownlistan för resultatkategori och resultatkategori utöver inställelsen. Välj önskad kategori från dropdownlistan. Uppdatering av summeringskategoriene Uppdaterar sum tid; Markering här betyder att du kommer att uppdatera kategorin sum tid. Valet aktiverar dropdownlistan uppdateringsmetod som innehåller valen uppdaterar utifrån närvarotid. Detta betyder att om man har 1 t inställelse och man får utbetalt för 2 timmar, så blir närvarotid på sum tid 1 timme. Väljer man resultat lika med inställelseresultat betyder detta att om man har 1t inställelse och man får utbetalt för 2 timmar, så blir resultatet till sum tid 2 timmar. Uppdaterar sum tid reell; Markering här betyder att du kommer att uppdatera kategorin sum tid reell. Valet aktiverar dropdownlistan uppdateringsmetod som innehåller valen uppdaterar utifrån närvarotid. Detta betyder att om man har 1 t inställelse och man får utbetalt för 2 timmar, så blir närvarotid på sum tid reell 1 time. Väljer man resultat lik inställelseresultat betyder detta att om man har 1t inställelse och man får utbetalt för 2 timmar, så blir resultatet till sum tid reell 2 timmar. Uppdaterar sum ÖT; Markering här betyder att du kommer att uppdatera kategorin sum ÖT. Valet aktiverar dropdownlistan uppdateringsmetod som innehåller valen uppdaterar utiffrån närvarotid. Detta betyder att om man har 1 t inställelse och man får utbetalt för 2 timmar, så blir närvarotid på sum ÖT 1 timme. Väljer man resultat lika inställelseresultat betyder detta att om man har 1t inställelse och man får utbetalt för 2 timmar, så blir resultatet till sum ÖT 2 timmar. 48 WinTid g2 WinTid g2_svensk

53 Uppdaterar sum ÖT reell; Markering här betyder att du kommer att uppdatera kategorin sum ÖT reell. Valet aktiverar dropdownlistan uppdateringsmetod som innehåller valen uppdaterar utifrån närvarotid. Detta betyder att om man har 1 t inställelse och man får utbetalt för 2 timmar, så blir närvarotid på sum ÖT reell 1 time. Väljer man resultat lika inställelseresultat betyder detta att om man har 1t inställelse och man får utbetalt för 2 timmar, så blir resultatet till sum ÖT reell 2 timmar. Hantering av närvarotiden Ge resultat för närvarotiden i Tillägg till inställelsetiden; Markering här betyder att du får registrerad tid på närvarotid i tillägg till inställelsetiden. Valet aktiverar för hur du önskar att närvarotiden skall registreras. Resultatkategori för närvarotiden följer zoner i beräkningsschema; Närvarotiden ges utifrån kategorier i beräkningsschemat. Resultatkategori för närvarotid utifrån instämplad tidpunkt; Innebär att all tid beräknas i förhållande till den zon man stämplat in i. Närvarotid på fast kategori; Betyder att du kan bestämma vilken kategori som skall ges för närvarotiden. Valet aktiverar dropdownlistan för resultatkategori. Välj önskad kategori från dropdownlistan. Variabla tillägg Skärmbilden användas för att registrera variabla tillägg. Tryck Lägg till för att lägga till och registrera ett nytt variabelt tillägg. Borttagning av variabla tillägg är endast möjligt för de tillägg som inte har använts. Tillägg nr; Lägg in aktuellt nr. Nummret är unikt. Tilläggsnamn; Lägg in aktuellt namn. Namnet är unikt. Räknas i; Välj om tillägget skall räknas i timmar eller dagar. Uppdaterar också; Önskar du att tillägget skall uppdatera en resultatkategori i tillägg kan du välja önskad kategori från dropdownlistan. Kategorier Skärmbilden användas till att registrera kategorier. Tryck Lägg till för att lägga till och registrera en ny kategori. Borttag av kategorier är bara möjligt för de kategorier som inte har använts. WinTid g2_svensk WinTid g2 49

54 Kategori nr; Nummret är unikt och väljs av systemet när du trycker Lägg till. Kategori namn; Välj önskat namn. Namnet är unikt. Kategorin används; Betyder att kategorin används och det beräknas resultat på den. Kategori typ; Här bestämmer du om kategorin skall vara av typen flextid, normaltid, övertid eller Tillägg. Räknas i; Välj om kategorin skall räknas i timmar eller antal. Definiera innehåll; Under knappen Definiera innehåll är det möjligt att upprätta kategorier som skall bestå av en eller flera kategorier tillsammans. När det gäller kategorierna 95, 96, 97 och 98, används dessa till att definiera vilka kategorier som skall räknas upp. Ett exempel är kategorierna 95 och 96 som också användas till AML ÖT-rapport. 50 WinTid g2 WinTid g2_svensk

55 Upprättar man egna kategorier kan man definiera innehåll som används till att göra egna beräkningsregler som skall ge resultat på en egen definierad kategori. Löneartstabell Användas om du har automatisk överföring från WinTid till ett lönesystem. Det är här du bestämmer vilka kategorier som skall överföras till lönesystemet. Du kan definiera så många olika tabeller som du behöver. För att definiera en löneartstabell Välj Lägg till. WinTid g2_svensk WinTid g2 51

56 Löneartstabell nr; Skriv in nummer på löneartstabellen. Nummret är unikt. Löneartstabell namn; Skriv in önskat namn. Namnet är unikt. Lönearter; Välj Lägg till och du får upp en rad. Skriv in löneart som gäller för det lönesystemet du använder. I fältet för kategori hämtar du upp den kategori som passar till lönearten du valde. Fortsätt med att lägga till rader tills du har fått in alla de kategorierna du vill överföra resultat för till ditt lönesystem Öt-kriteria; Användas i de tillfällen när samma övertidskategori används flera gånger, men med olika lönearter. Eksportresultat visas som; Bestämmer hur kategorien skall läggas ut/visas i eksportfilen. Välj mellan timmar, dagar eller använd kategoriinställning. Rapporter Tillgång till olika rapporter ges från inställning av programfunktioner. I denna skärmbild kan användaren ta ut rapporter på sina anställda. Rapporterna är nu grupperade med undermeny. På detta sätt är det möjligt att tilldela rapporterna som skall vara tillgänglig för olika användare. Det är endast huvudgrupp som man kan tilldela på olika användargrupper. Om man väljer punkten Rapporter under användargrupp, kommer du att ha tillgång till alla rapporterna. Önskar du att ge tillgång endast till någon huvudgrupp av rapporter, måste du ta bort rapporter och därefter välja de huvudgrupperna du önskar. Når man väljer en rapport, kommer beställningen fungera på samma sätt som tidigare. Man kan göra urval på firma, avdelning, lönegrupp och anställd. 52 WinTid g2 WinTid g2_svensk

57 Rapporterna kan väljas att skrivas ut på 4 olika sätt. Ange visning: HTML:Rapporten visas i en webbrowser PDF:Rapporten visas som pdf EXCEL:Rapporten visas som ett Excel dokument i applikationen MS Excel. GRAFISK:Rapporten visas grafiskt. Valet är bara tillgängligt för frånvarorapporten I urval kan man välja köra rapport på anställda, avdelning, företag eller lönegrupp. Dubbelklicka för att göra ditt val. I fältet för koder/kategorier kommer det att vara samma funktion. Dubbelklicka på önskade urval. Frånvarorapport WinTid g2_svensk WinTid g2 53

58 Välj datum för rapporten, Välj de anställda eller den avdelingen du vill ta ut rapport för. Därefter väljer du frånvarokoder genom att dubbelklicka. Tryck därefter på ok. Under visas ett exempel på frånvarorapport. I frånvarorapporten kan man få fram både historiska och framtida frånvaro. Detta är frånvaro som har varit eller som skall vara för den perioden du har valt i datumfältet. Ett exempel på grafisk frånvarorapport Frånvarorapport detaljerad Denna rapport ger dig detaljerad översikt över frånvaron för den period du ber om. I tillägg till att visa frånvaron för vald period visas datum och antal dagar för frånvaron Om det har startat eller avslutats efter vald period. Välj frånvarorapport detaljerad under <Välj rapport>. Välj period, anställda/avdeling och de frånvarokoderna du önskar. 54 WinTid g2 WinTid g2_svensk

59 Exempel på rapport. Visar avdeling, namn, frånvarobeteckning, från och till datum för den perioden som du har valt i inställning. Därefter kommer 3 kolumner med visning av frånvaron i timmar, dagar och dygn. Semesterrapport Välj datum för rapporten, Välj de anställda eller den avdelingen du vill ta ut rapport för. Tryck på ok. Under visas ett exempel på semesterrapport. Semesterrapporten visar intjänad semester, semesterdagar i år, användna semesterdagar och sparade semesterdagar WinTid g2_svensk WinTid g2 55

60 Sjukfrånvarostatistik till SSB (OBS avsett för Norska kunder) Ändamålet med rapporten är att ge ett underlag för att kunna fylla ut scheman över egenanmäld frånvaro till Statistisk Sentralbyrå (SSB). Rapporten visar sjukfrånvarot summerat i förhållande till arbetat tid i en bestämd period efter givna regler. Det är möjligt att skrive ut 2 varianter av rapporten ut från vad som gäller för förtaget, egenanmälan standard eller egenanmälan IA. (Inkluderar Arbetsliv). I urvalet görs valen för Standard eller Inkluderande Arbetsliv. I Tillägg kan du välja Vilket kvartal och aktuellt år. OBS! Om du vet att det är tidligare anställda som har haft egenanmälan i perioden du ber om och dessa skall med i rapporten, måste du kom ihåg att ta med dessa i personurvalet. Anställdas timmar per projekt Rapporten är personorienterad och visar valda anställda med tilhörande projekttimmmar för den valda perioden. Rapporten listar alla projekt som det har förts timmar på oberoende om påloggad användare har tillgång till projekten eller inte. Detta för att rapporten är personorienterad. Rapporten kan sorteras på avdeling eller anställningsnr och listar projekt(jobb) i WinTid. Den visar total projekttid per anställd och totalt för rapporten. Välj aktuell period du önskar att ta ut rapporten för, vilken visning du önskar, (HTML, PDF, Excel eller XML). Därefter väljer du vilken sortering du önskar namn eller avdelning. Från kolumnen urval anställda väljer du vilka anställda/avdeling du skall ta ut rapporten för och därefter trycker du på Ok. Projektstatus Rapporten är projektorienterad och visar projekterade timmar inom vald period, sorterat på valt pfelt-nivå. När du väljer rapporten projektstatus, får du möjligheten till att välja vilka projektnivåer du kommer att ha i rapporten. Dropdownlistan visar antal pfelt-nivåer i WinTid. Här väljs vilken nivå (brytning) rapporten skall tas ut på. Sökknappen søker upp pfelt-värden för vald projektnivå. Sökningen tar hänsyn till fritextfiltrering i Personal i WinTid. I alla sök kan * användas som wildcard. Genom att välja avdeling, visas alla upp och du kan välja vilka du önskar att ta ut rapport för. Om du önskar att ta ut en rapport på alla, trycker du på knappen Välj alla. Knappen Rensa blankar ut alla hakene som har satts. 56 WinTid g2 WinTid g2_svensk

61 Timmar per projekt Rapporten är projektorienterad och visar projekt (jobb) timmar inom vald period och valda pfelt-värden. Om valet Visa anställda i projektet är markerat visas vilka anställda som har arbetat på projektet. Alla anställda visas oberoende av anställd-tilldelning i WinTid. Detta för att projektet är projektorienterat. Urvalsbilden på högersidan byggs upp ut i från hur många pfelt-nivåer WinTid har satts upp med. I exemplet nedan har WinTid satts upp med fyra pfelt-nivåer. Om du önskar att ta ut en rapport på alla, trycker du på knappen Välj alla pfeltboxsarna. Här kan du också trycka Rensa för att blanka ut valet du har gjort. Du kan också trycka på knappen Välj alla nederst i skärmbilden för att välja alla projekt. Eller Rensa alla för att blanka ut valen du har gjort. Registreringkorrektionsrapport I Registreringkorrektionsrapport kommer urvalen att fungera på samma sätt. Du väljer från och till datum och anställda/avdeling du kommer få ut på rapporten. Under visas ett exempel på Registreringkorrektionsrapport. Innehållet i rapporten är resultatkorrektioner som är gjorda i det datumintervall som är valt. Indatarapport Med indatarapporten kan du få dokumenterat om de anställdas registreringar är utfört på stämplingsterminal. Registreringarna läggs in och det läggs också in en rad med status, datum, tidpunkt, sekvensnummer och hela stämplingssträngen. Väljer man att ta ut rapporten i Excel, är det möjligt att sortera på de olika kolumnerna. Övertid med orsak Rapporten ger en översikt över de övertidstimmar som är arbetade för den perioden du väljer samt orsaken till varför det har arbetats övertid. Nedan visas ett exempel på overtidsrapport med orsak WinTid g2_svensk WinTid g2 57

62 Resultatrapport När det gäller resultatrapport, måste det i tillägg väljs vilket inställning som önskas. Dessa inställningar hämtas från godkännandeinställningen. Läs mer om hur du gör en inställning under programuppsättning - godkännandeinställning. Exempel på en resultatrapport. Kategorierna som visas i rapporten är de som är satt upp i inställningen Flex. Resultat pr dag Resultatrapport per dag listar dag för dag resultaten för vald period. Resultaten som visas är beroende av vilken godkännandeinställning som har valts när rapporten körs. Under visas ett exempel på resultatrapport per dag för vald period. Resultatrapport grupperad Rapporten krävs at det er skapat en innställning. Det gör man i programuppsättning- resultatinnställning. I exsemplet under er det skapat en övertidsrapport. 58 WinTid g2 WinTid g2_svensk

63 Saldorapport Rapporten visar ackumulerade saldon för de Kategorierna du väljer på valt datum. Välj datum, anställda och vilka kategorier du önskar att få rapport på. Tryck ok. Under visas ett exempel på saldorapport. AML rapport Rapporten ger dig översikt över arbetade timmar fördelade på övertidstimmar och överskridit i förhållande till reglerna som satts upp i inställningen. Se configuration och aml inställning för närmare detaljer. Under visas ett exempel på aml rapport utan detaljer. AML skift Rapporten ger dig översikt över arbetade timmar fördelade på övertidstimmar och överskridit i förhållande till reglerna som satts upp i inställningen. Denna rapport tar hänsyn till de olika skift den/de anställda är kopplad till. Man måste upprätta olika AML inställningar för olika skift. Rapport för revition Ändamålet med rapporten är att se vem som har godkänd sist på ledarnivå. Rapporten visar en översikt över vilka anställda som är godkända för den period du ber om och visar också vilka ledare som har godkänt anställda. Lönerapport Rapporten ger resultat utifrån vilken löneartstabell den anställda är knuten till. Dvs de kategoriernasom är inlagda i löneartstabellen och som är underlag för lön, är det som visas i rapporten. Det listas upp en rapport för varje löneartstabell. WinTid g2_svensk WinTid g2 59

64 Timlista Rapporten ger resultat för den enskilda anställda för önskad period. De anställda får på detta sätt dokumentation på när de har kommet och gått samt resultaten för varje dag i perioden på olika kategorier. Utdrag av timlista: Resultatkorrektioner Alla korrektioner som görs i WinTid loggas och kan skrivas ut. Rapporten resultatkorrektioner visar korrektioner utfört på dagliga resultat. Detta görs under Underhåll Resultat korrektioner. Du kan utföra korrektioner på alla kategorier genom att ändra dagens resultat. Tilläggsregistreringsrapport med beskrivning I tilläggsregistreringsrapport kommer urvalen att fungera på samma sätt. Användaren väljer från och till datum och anställda/avdeling som skall visas i rapporten. I tillägg väljs vilken typ du önskar. D.v.s. om rapporten skall visa tillägg som är registrerade på närvaro, jobb eller kostnadsställe. Under visas exempel på tilläggsregistreringsrapport med beskrivning. 60 WinTid g2 WinTid g2_svensk

65 Tilläggsregistreringsrapport Tilläggsrapport är en rapport som visar alla variabla tillägg som är gjorda manuellt och tillägg som genererats från beräkningsscheman. Nedan visas ett exempel på tilläggsregistreringsrapport Anställd data rapport Rapporten visar en översikt över hva som är registrerat på de anställda. Välj anställda du önskar med i rapporten och tryck ok. Exempel på rapport. Pga brädden är skärmbilden delad i två: Jobbrapport Jobbrapporten ligger som ett eget val under menyen rapporter. Rapporten ger möjlighet för att visa timmar arbetat på de olika jobben. I urvalet görs val på vad som skall visas och hur rapporten skall sorteras. Rapporten ger möjlighet till att visa antal och kassationer samt stämplingsdetaljer. WinTid g2_svensk WinTid g2 61

66 Under jobburval väljer du vilka jobb du önskar att rapportera. Tryck på knappen urval för att göra dina val. Om du har hämtat fel jobb, välj nollställ och börja om igen. Exempel på jobbrapport utan antal och kassationer och utan stämplingsdetaljer: Projekt/produktion Projekt Projektmodulen är ett verktyg för projektledare som skall följa upp timmfördeling på projekt. Modulen ger tillgång till följande huvudfunktionalitet: 62 WinTid g2 WinTid g2_svensk

67 Möjlighet att fördela timmar för anställda Möjlighet för att finna vilka anställda som inte har avlevererat timmarna Möjlighet för rapportuttag under menyn rapportering Hitta ej avlevererade I nedenstående skärmbild kan användaren söka fram de anställda som har veckor som inte är avlevererade. Från denna skärmbild kan chef markera anställd och gå till fördelningsbilden eller sända epost för att påpeka att den anställde inte har fördelat timmarna för aktuella veckor. Det är också möjligt för chef att sända epost till alla för att informera om att de inte har fördelat timmarna. Fördela för andra Skärmbilden ger användaren möjlighet att fördela tid på projekt. Sidan läser upp innevarande vecka genom förstagångsvisning, men användaren kan fritt lägga veckor tillbaka eller fram i tid för att fördela tid på tidligare och framtida veckor eller för att se på tidligare gjorda fördelningar. Detta görs genom att trycka på pilarna vid sidan av datumfältet. I projektinställning väljer man om det skall användas fakturatext. Projektfördelning med fakturatext används av firma som fakturerar vidare. Lägg in x antal timmar i ett projekt och skriv texten i fältet. Selektionsmode är sätt användare lägger till projekt i lista över projekt som det skall fördelas timmar på. Innehållet i fältet Lägg till projekt kommer att variera beroende av vad som är angivet i projektinställningen WinTid g2_svensk WinTid g2 63

68 Fördelning av timmar är baserat på projektinställningen. Det är den valda anställdes inställning i Trädstrukturen som används i uppbyggnaden av sidan, och inte inställningen till påloggad användare. Här är det också möjligt att högerklicka på en anställd och välja Sänd epost eller gå till resultat. För att hämta upp projekt som det skall fördelas på, klicka på Lägg till projekt och välj projekt. Fyll i timmar i de aktuella projekten som det har arbetats på och lagra. Projekt som har status färdig, kommer inte att vara synlig i filtreringslisa. Om det tidigare har registrerats timmar på ett färdigt projekt, kommer detta att visas som avslutat och det är inte möjligt att göra korrigeringar på det. När hela veckan är färdig, trycker du på knappen avleverera vecka. När du har avlevererat veckan, blir knappen Återta vecka aktiv. Den kan du trycka på om du skall göra ändringar. När hela veckan är inom en och samma månad visas knapparna Avlevera vecka och Öppna vecka. När veckan går över ett månadsskifte, och projektinställningen är konfigurerad till att ta hänsyn till månadsskifte, visas knapparna Avleverera vecka A, Avleverera vecka B, Öppna vecka A och Öppna vecka B. Detta gör det möjligt att avleverera timmar på alla dagar inom en månad i förbindelse med ett månadsskift genom att avleverera halva veckan. Har man registrerat ett projekt som det inte skall fördelas timmar på, kan detta tas bort genom att trycka på Ta bort. Det är inte möjligt att ta bort ett projekt där det är registrerat timmar på i den aktuella vecka. Produktionsuppföljning Ikonen kommer att vara tillgänglig för de företag som har produktionslicens. Har de tillgång kommer valet att ligga i WinTid konfiguration och ikonen kommer att bli synlig. I denna skärmbild kommer skiftledare att få en översikt över resultat för de anställda som har arbetat på påloggad skiftledares jobb. Detta gäller för företag som har produktionslicens och som har produktionsresulat. Skärmbilden visar jobb, anställda och antal timmar. Nederst i skärmbilden visas en översikt över totalt timmar produktion, totalt timmar övertid, total timmar giltigt frånvaro och total timmar ogiltig frånvaro. Anställda med röd skrift är okända anställda som har arbetat på ett jobb du står som ägare av. Dessa kommer att visas beroende av vad som är satt i daglig Uppföljningsinställning. Jobb som påloggad användare står som ägare av är jobb som är definierade i användarens fritext i personaldata. 64 WinTid g2 WinTid g2_svensk

69 Genom att klicka på detaljer övertid, kommer det att hämtas upp en rapport som visar övertidstimmar som har arbetats på valt datum. Genom att klicka på detaljer frånvaro, kommer en frånvarorapport för aktuellt datum att hämtas upp och visa giltiga och ogiltiga frånvaro för denna dag. Underhåll av jobb Menyen är tillgänglig för kunder som har produktion i sin lisens. I skärmbilden definieras de jobb som används. Antal pfelt måste först definieras under produktionsinställning. När pfelt är definierat, kommer att antal flikar med pfelten att visas. Upprätta de olika pfelten från de flikar du har tillgänglig. WinTid g2_svensk WinTid g2 65

70 66 WinTid g2 WinTid g2_svensk

71 När detta är gjort, går du till fliken jobb för att upprätta de jobb som skall användas. Välj Lägg till och jobb nr upprättas automatisk av systemet. Skriv in namnet på jobben och Välj Från dropdownlistan kombinationen du önskar till upprättat jobb. Det är också möjligt att importera jobb via vårt importprogram. Det är också möjligt att lägga in planlagd start och slut för upprättat jobb, budget timmar och antal och status för jobben. När fälten är ifylldat, tryck på Spara. Fortsätt arbetet för de jobb du önskar att lägga in. Produktionsuppsätt Här definieras antal pfelter som skall vara tillgänglig. Skriv in önskat namn på pfeltene. Dessa kommer att senere vara synliga i underhåll av jobb samt de ställen där produktionsfälten är synliga. Skärmbilden ger dig också möjlighet till att sätta värden för om anställda kan upprätta egna jobb eller färdigrapportera. WinTid g2_svensk WinTid g2 67

72 Ta bort jobb Från denna skärmbild kan ett eller flera jobb ta borts. När du öppnar bilden, får du ett val av hur du önskar att söka upp jobb. Hämta jobb via sökbilden. Tryck på knappen hämta och du får upp följande skärmbild Markera enskilda jobb genom att hålla ner Ctrl-tangenten och peka på jobben. Genom intervall användar du shifttangenten och klickar på första och siste jobb. När du har markerat önskat urval, tryck på Lägg till. De valda jobben kommer därefter att visas i skärmbilden. Markera alla jobb genom att trycka på den grå kolumn-fyrkanten i översta vänstra hörn. Välj därefter Ta bort markerade jobb. 68 WinTid g2 WinTid g2_svensk

73 Hämta jobb utan resultat, men inte de med status planlagt; Väljer man denna kommer du genom att trycka på Hämta att få upp alla jobb som har en annan status än planlagt. Hämta alla jobb utan resultat, också de med status planlagt.; Väljer man denna kommer du genom att trycka på Hämta att få upp alla jobb som är utan resultat och som i tillägg har status planlagt. Flytta jobbresultat Här ges det möjlighet för att flytta resultat från ett jobb till ett annat. Detta kan vara då man upprättar ett nytt jobb och kommer på att alla resultat skall överföras till det nya jobbet. Välj Från jobb genom att klicke i dropdownlistan eller för att söka upp ett jobb. Gör detsamma i fältet till jobb. Välj vilken jobb du önskar överföra till. När du är färdig, trycker du flytta data. WinTid g2_svensk WinTid g2 69

74 Systeminställningar Programuppsättning Genom att välja programuppsättning, kommer du att få tillgång till att definiera inställning, ändra inställning och ändra lösenord så länge detta har gjorts tillgänglig från användargruppen i inställning av programfunktioner. Användarinställning I denna skärmbild kan påloggad användare ändra lösenord för WinTid Dashboard och MinTid. Dessutom är det möjligt att ändra Användarinställningar. För att ändra lösenord till WinTid Dashboard och MinTid, skriver du in det gamla lösenordet i fältet för detta. Därefter skriver du in nytt lösenord i fältet för detta och skriver in det på nytt i fältet för bekräfta nytt lösenord. Tryck på knappen Spara för att lagra lösenordändringen. Om användarens lösenord har gått ut eller är satt till måste bytas av en administratör, kommer användaren att få ett meddelande om detta och får val om att ändra lösenord eller avbryta programmet. Följande skärmbild visas. 70 WinTid g2 WinTid g2_svensk

75 Under Användarinställningar knyter du användaren till de aktuella inställningar som läggs upp. Här kan man också ge fullmakt till en annan användare. Genom att ge fullmakt till en annan användare, kommer de anställda till den användaren som ger fullmakt att visas i fullmaktsinehavarens trädstruktur. Fullmaktsinehavaren kan därmed underhålla och godkänna en annan användares anställd. Detta kan till exempelvara i förbindelse med semester eller likande. Godkännandeinställningen I denna skärmbild läggs egendefinierade inställningar som skall visas under godkännandesbilden in. För att registrera en ny inställning, väljer du ett namn på inställningen och skriver detta i namnfältet. Därefter kan man markera att inställningen kan användas av andra. Det betyder att en annan användare kan vara knuten till din inställning eller kopiera de inställningarna du har gjort i sin egna inställning. De andra användarna kan inte göra ändringar på din inställning. Om man sätter en markering för Visa kostnadsställe default, betyder detta att det är kostnadsställe som default visas som rapporttyp i godkännandebilden. Om boxen inte är markerad, visas närvaro som default. Valet döljs för de installationer som inte har kostnadsställe som parameter. När du skall välja kategorier som du vill skall visas i godkännandebilden, markerar du kategorierna och flyttar över dem till högra kolumnen. Detta kan till exempel vara kategorier som skall godkännas av chef innan överföring till lön. Ordningsföljden för visning i godkännandebilden bestämmer du genom hjälp av pilarna som ligger till höger i fältet. När du har valt de Kategorier du önskar, trycker du på Ny för att lagra inställningen. För att ändra på en inställning, måste du välja inställning från vänstra kolumnen. De kategorierna du har valt för denna inställning visas helt till höger. Gör de nödvändiga korrigeringarna och tryck på Ändra för att lagra ändringen. För att ta bort en inställning, väljer du inställning från listan i vänstra kolumnen och trycker därefter på Radera. Nollställ blankar ut tabellen med de valen som har gjorts. Uppföljningsinställning Ändamålet med skärmbilden är att sätta upp en inställning för Uppföljning av de anställda. WinTid g2_svensk WinTid g2 71

76 För att lägga upp en egen Uppföljningsinställning, fyll in namn i namnfältet. Därefter markerar du av för de varslingar du önskar. Till exempel vill du att inställningen skall kunna användas av andra, frånvarovarning, varning om glömt in- och utregistrering. Här anger du också hur många dagar tillbaka du önskar kontrollen skall ske. Därefter markerar du av på varning om glömt utregistrering. Här kan du också sätta upp hur många dagar tilbaka du önskar kontrollen skall ske. Till höger kan du haka av för varning på hur många Korrektioner du tillåter på de anställda och hur många dagar tilbaka som skall kontrolleras. För inställning av kategorivarsel, måste du välja Ändra. Följande bild kommer att visas. För att registrera en kategoribevakning, väljer du en kategori från Kategorierna som visas, till exempel Flextid. Du vill att ha en varning på alla anställda som har Flextid över 2 timmar. Skriv in namn på varningen och därefter klickar du i fältet för resultat större än värde och väljer 2 timmar. Tryck Lägg till/ändra och kategorin lägger sig överst på listan med en markering för att det är inkluderat i inställningen. För att göra ändringar, markerar du kategorin som är inkluderat i inställningen och gör de ändringarna som du skall och trycker på Lägg till/ändra. För att ta bort en varning, markerar du kategorin och trycker på Ta bort. När du har valt de kategorierna du vill kontrollera, trycker du ok. Därefter måste du komma ihåg att trycka på Ny eller Ändra för att lagra denna kategorivarsel. 72 WinTid g2 WinTid g2_svensk

77 Applikationsinställningen I denna skärmbild sätter du in de tillgångarna du önskar att en användare skall ha under Management och underhåll av de anställda. I denna skärmbild konfigureras också inställningen till MinTid. För att definiera ent ny inställning, startar du med att skrive in ett namn i namnfältet. Därefter väljer du språk och om inställningen skall kunna användas av andra. Det betyder att en annan användare kan vara knuten till din inställning eller kopiera de inställningarna du har gjort in i sin egna inställning. De andra användarna kan inte göra ändringar på din inställning. Det nästa du måste göra är att Markera de registreringstyper du skall ha tillgång till. De vanligaste är In, Ut, Frånvaro in, Frånvaro ut, Frånvaro och eventuellt Kostnadsställe och Produktion för de kunder som använder detta. Därefter måste man välja övertidskoder, frånvarokoder och eventuellt tillägg som användaren skall ha tillgång till. I fältet för MinTid specifikt kan man markera de skärmbilder man vill skall vara tillgänglig för påloggad användare. Därefter väljer du vilken sida du önskar skall vara startsida. Om det skall ges gångtid på in- och utregistreringarna eller gångtid endast på första inregistrering, kan detta anges in i fälten för detta. Varighet på session betyder hur länge fönstret skall vara aktivt innan det krävs ny inloggning. I tillägg på denna inställning anges det om användaren skall ha tillgång till att godkänna resultat, om personen skall ha tillgång till redigering och om vederbörande skall ha tillgång till tilläggsregistrering. När dessa fält är ifyllda, trycker du på knappen Ny för att lagra inställningen. Inställningen som du har gjort visas i listan på vänster sida. De andra användarna har endast möjlighet till att kopiera inställningen. De kommer då få de samma avkrysningar, men det obligatoriskt att använda ett annat namn på inställningen. Resultatinställning; Här visas de Kategorier som visas i skärmbilden för ackumulerat resultat på den anställde. För att definiera en resultatinställning väljer du Ändra och följande skärmbild med visning av alla kategorierna kommer att visas. WinTid g2_svensk WinTid g2 73

78 För att registrera en kategoribevakning, väljer du en kategori från listan. Till exempel normaltid. Du väljer vilken resultattyp det skall vara från dropdownlistan. När du väljer resultattyp ackumulerade saldon, kan du välja att markera Totalsum räknas från dag/månad. Valet anger från vilken dag och månad i innevarande år den totala summan för saldot på vald kategori, skall räknas från. Om du väljer resultattyp ackumulerad frånvaro, kommer det att visas en ruta där du markerar om detta är en frånvaro som skall räkna upp värde från uppgett antal. Valet kommer bara att fungera för semester, sjukanmälan och sjukt barn. För att göra ändringar, markerar du kategorin som är inkluderat i inställningen och gör de ändringarna som du skall och trycker på Lägg till/ändra. För att ta bort en varning, markerar du kategorin och trycker på Ta bort. När du har valt de Kategorierna du skall, trycker du ok. Därefter måste du komma ihåg att trycka på Ny eller Ändra för att lagra denna kategorivarsel. Projektinställningen Ändamålet med skärmbilden är att sätta upp en inställning för projektfördelning för de anställda. Det är möjligt att skilja på att fördela tid beroende på beräknad tid eller fördela fritt med max antal timmar. I tillägg är det 3 valmöjligheter på hur projekt skall fördelas. Man knyter projektinställningen till den anställde i WinTid personaldata. 74 WinTid g2 WinTid g2_svensk

79 Kan godkänna före timmar är fördelade; Om man sätter en bock här, kan användaren godkänna sina timmar innan de är fördelad. Kan ange timmetyp; Bock i det här fältet ger tillgång att fördela timmar på olika kategorier. Kan ange fakturatext; Skall den anställda ha möjlighet att fylla i fakturatext vid fördelning av timmar, måste detta fält vara bockat. Fördelningsunderlag; Default är detta kategori 98 Arbetad tid. Om man vill ha fördelningsunderlag bara på övertidstimmarna, måste man välja summa övertid(kategori 99). Används summa övertid, är det bara övertidstimmarna som visas i fördelningsunderlaget i projektregistrering. Hur projekt väljs till fördelning Dropdownlista med tillgängliga projekt dropdownlistan med projekt som användaren kan välja att projektfordela på. Denna lista filtreras igenom eventuella registreringar i anställd_fritext. Om det inte görs någon filtrering igenom anställd_fritext, så visas alla projekt. Från resultatlista av sök på projektnamn och/eller pfelt-namn. - Visar fält man kan söka i till vänster, och resultat av sök till höger. Fältet Namn visas alltid. Detta fält kommer att söka på projektnamn. Därefter visas ett sökfält för alla pfelt som är i bruk. Namn på fälten är det som är angivett i motsvarande rader i databastabellen wtsystem. Sök i dessa fält kommer att ge träff på alla som refererer till ett pfelt som ger träff på söksträngen WinTid g2_svensk WinTid g2 75

80 Genom att sätta tillsammans pfelter. Visar sökfält för pfelter till vänster och en resultatlista för varje sökfält till höger. Fälten korresponderar till informationen om pfelter som är angivna i wt_system. Användaren måste välja projekt baserat på resultaten av sök på varje pfelt som utgjör projektet. Ut i från resultaten måste användaren därefter välja minst från pfelt1 (det översta fältet). I de fall projektet har referenser till flera pfelt måste det väljs från korresponderande resultatlista. I de fall där ett pfelt utslutes kommer detta att tolkas som att projektet INTE skall ha referens till detta fält. Sökvilkor Används vid sök på projekter i WinTid Office. 76 WinTid g2 WinTid g2_svensk

81 Daglig Uppföljningsinställning Ändamålet med skärmbilden är att sätta upp en inställning för användare som skall ha tillgång till Dagöversikt och Produktionsuppföljning. I inställningen skiljer du på om användare skall få se okända som har stämplat på användarens jobb. Påloggad användares jobb är jobb som är registrerat i fritext-fältet på personaldata i WinTid. Genom att sätta Markering i fältet för tillåt att underhålla okända anställda, så kan påloggad användare redigera anställda som har registrerat på hans/hennes jobb. AML inställning (OBS Endast för norska kunder) Ändamålet med inställningen är att sätta upp en AML-inställning för att kunna ta ut en rapport som visar övertidstimmar i förhållande till Arbetsmiljölagen kapitel 10 - Arbetstid. Här upprättas de inställningar som gäller för företaget. Värdena som ligger där ursprungligt är hämtat från Arbetsmiljölagen Kapitel 10 Arbetstid. Företag med avvikelseavtal måste göra egna inställningar för detta. Alla fält markerade med * måste fyllas ut. Skriv in önskat namn på inställningen och verifiera eventuellt ändra de inställningarna som står där. När det gäller rast, så säger arbetsmiljölagen att det skall dras en halv timmes rast om man arbetar mer än 2 t övertid. Genom att sätta 0,5 i fältet för rast, kommer det automatisk att dras en halv timme från timmarna som ligger i kolumnenn Övertid. Kom ihåg att också lägga in vilken veckodag som du önskar att rapporten skall hämtas från. Sätter du måndag kommer rapporten att hämta från och med datum en måndag x antal veckor tilbaka. Detta avhänger av hur många veckor du har satt i fältet Antal veckor i AML perioden. Om du önskar att inställningen skall kunna användas av andra användare i Dashboard, sätter du en Markering i fältet för inställning kan användas av andra. Tryck därefter ny. Du har nu gjort en inställning. Användaren som har upprättat inställningen har möjlighet till att ändra eller ta bort den existerande inställningen. Andra påloggede användare kan endast kopiera inställningen över till ett nytt som då blir deras eget. WinTid g2_svensk WinTid g2 77

82 Frånvarostatistik Under inställning för frånvarostatistik är det möjligt att skapa olika inställningar för att köra ut rapport över frånvaro. Är det en sjukfrånvarostatistik du skapar kommer denna att visa en översikt över antal dagar sjukfrånvaron och procentberäkning av frånvaron i en firma. Det är plats till fyra överskrifter och möjlighet till att lägga in varighet. Namn; Skriv in namn på inställningen. Inställning kan användas av andra; Bock betyder att andra har tillgång till att välja din inställning för att köra en rapport. Rapport namn; Namnet som visas som rubrik på rapporten Överskrift sjukfrånvaro 1; Skriv in överskrift som skal visas i kolumn 1. Varighet sjukfrånvaro 1 (from.); Skriv in första tal i varigheten av sjuk frånvaron som skal visas i kolumn 1. Bör samsvara med överskrift för sjukfrånvaro 1. Överskrift sjukfrånvaro 2; Skriv in överskrift som skal visas i kolumn 2. Varighet sjukfrånvaro 2 (from.); Skriv in första tal i varigheten av sjuk frånvaron som skal visas i kolumn 2. Bör samsvara med överskrift för sjukfrånvaro 2. Överskrift sjukfrånvaro 3; Skriv in överskrift som skal visas i kolumn 3. Varighet sjukfrånvaro 3 (from.); Skriv in första tal i varigheten av sjuk frånvaron som skal visas i kolumn 3. Bör samsvara med överskrift för sjukfrånvaro 3. Överskrift sjukfrånvaro 4; Skriv in överskrift som skal visas i kolumn 4. Varighet sjukfrånvaro 4 (from.); Skriv in första tal i varigheten av sjuk frånvaron som skal visas i kolumn 4. Bör samsvara med överskrift för sjukfrånvaro 4. Åldersgrupp 1-4; I dessa fält kan du sätta in de intervallen du önskar att separera frånvaron i när det gäller ålder. För at rapporten skal ge riktiga värden här är det nödvändigt att födselsdatum är lagt in i personal. Kategorier för frånvarande; Alla frånvarokoder är upplistade i detta fält. Välj de frånvarokoder du önskar att ha med i rapporten genom att dubbelklicka eller markera raden och använd pilknappen. Det rekommenderas att inte blanda sjuk frånvarokoderna med andra frånvarokoder, exv. semester och permission frånvaron. 78 WinTid g2 WinTid g2_svensk

83 Kategorier inte inkluderade i möjliga timverk/dager; I denna kolumn ligger alla frånvarokoderna. När du väljer frånvarokoder i första kolumn, tas de automatisk bort från denna kolumn. I denna kolumn skall du välja de frånvarokoder som inte skall uppdatera timverk/dagsverk. Detta kan exv. vara semester och permission utan lön. Antal timmar i dagsverk; Här lägger du i antal timmar som skall vara grundlag för uträkning av ett dagsverk exempel 7, 5. Resultatinställning Under resultatinställning skapar man olika inställningar av valda kategorier. Det är plats till sex olika kolumner i rapporten. Namn; Skriv in namn på inställningen. Rapport namn; Överskriften på rapporten Inställning kan användas av andra; Bock betyder att andra har tillgång till att välja din inställning för att ta ut rapporten. Kategorier kolumn 1-6; Skriv in överskrift för kolumnen. Bör samsvara med val av kategori i fältet. Resultat; Visar resultatet på kategorin för den perioden rapporten tas ut. Saldo; Visar saldo per sista dag i perioden som tas ut. Antal; Visar antalet för kategorin. Ändra uppsettägare När en användare slutar, kan man ha behov för att ändra på et uppsett som denna användaren har upprättat. Den användaren som upprättar uppsett är den som er ägare av uppsettet. Det betyder att det är kun denna användaren som kan göra olika ändringar. Om det så skulla var tilfällen där en annan användare måste göra ändringar, kan man ändra ägare i detta skärmbildet. Markera en eller flera rader och välj ny ägare i dropdown-listan. WinTid g2_svensk WinTid g2 79

84 Uppsättning av programfunktioner Skärmbilden ger dig tillgång till att definiera olika inställningar för att kunna begränsa tillgången för en användare till de olika funktionerna som finns i applikationen. Finns det användare som inte skall ha alla funktioner, måste man upprätta egna användargrupper för dem. Ange ett eget namn i Uppsättning namn. I dropdownlistan för moduler kan du välja vilken modul du kommer att hämta fram under Tillgängliga programfunktioner. Detta för att ge översikt om det inte skall gälla alla funktionerna. I vänstra fältet under Tillgängliga programfunktioner kommer alla funktioner att bli synliga beroende på vilket val som har gjorts i dropdownlistan för moduler. Om användargruppen Systemadministratör skall ha alla programfunktioner, markeras de och flyttas över till högra kolumnen för Valda programfuktioner. 80 WinTid g2 WinTid g2_svensk

85 Systeminställningar frånvarokoder I denna skärmbild definieras de koder som systemet specialbehandlar. Norska Regler för sjukfrånvaro (frånvarokontroll) Skärmbilden ger upplysningar om vilka regler som gäller för frånvarokontrollen. Här går du in och ändrar värden i förhållande till det som är gällande för företaget och Arbetsmiljölagen. Skärmbild för upplysning om sjukanmälningar: WinTid g2_svensk WinTid g2 81

86 Förklaring till fälten: Avtal nr; Ange ett nummer för avtalet. Avtal namn; Ange ett namn på avtalet. Antal kalenderdagar innan ny VAB; Ange hur många kalenderdagar innan ny VAB. Max antal karens pr senaste 12 mnd; Ange hur många karensdagar man kan ha innan dom senaste 12 månaden. Frånvarokod för karens; Välj giltig frånvarokod för karensdag. Frånvarokod för delvis sjuk 25 %; Välj frånvarokod för delvis sjuk 25 % från dropdownlistan och spara. Frånvarokod för delvis sjuk 50 %; Välj frånvarokod för delvis sjuk 50 % från dropdownlistan och spara. Frånvarokod för delvis sjuk 75 %; Välj frånvarokod för delvis sjuk 75 % från dropdownlistan och spara. Kodbyte; Om du önskar kodbyte från system, måste detta läggas upp. Tryck lägg till och välj från kod och till kod. Skriv in från vilken dag du önskar systemet skal byta frånvarokod. %-värde; Lägg inn %-värde för frånvaron. Typ dag räknare; Välj om frånvaron skall räkna arbetsdagar antingen kalenderdagar Definiera Personalupplysningar Här definieras upplysningstexter som kan hämtas in för varje enskild anställd i personalbilden. Detta kan vara upplysningar om mobilnummer till den anställda, närmaste anhörig osv. Tryck lägg till och skriv den texten du önskar. Lagra upplysningen och hämta därefter in den i personal. 82 WinTid g2 WinTid g2_svensk

87 Upplysningar som inte har använts kan tas bort. Översikt från skärmbilden egendefinierade upplysningar i personal: Kostnadställe inställning Användning av kostnadställe ger en möjlighet till att knyta resultat till ett kostnadställe. Detta om förtaget önskar att få en översikt över var kostnaderna finns. För att lägga upp kostnadställe, måste du först välja Lägg till inställning Fyll in inställningens namn och antal nivåer du önskar. Fält markerat med följande ikon måste fyllas ut. Tryck ok WinTid g2_svensk WinTid g2 83

88 Inställningen blir därefter listat på vänster sida. Välj inställningen du upprättat och nu måste du definiera de nivåene du önskar. I skärmbilden över är det en nivå Avdeling. Under definitioner lägger du till och definierar de avdelningar som skall användas i inställningen. 84 WinTid g2 WinTid g2_svensk

89 När du har lagt in de avdelningarna som skall användas som kostnadställe, måste du in och generera kostnadställen. Välj fliken Kostnadställen och tryck på Autogenerera kostnadställen. Har du flera nivåer här, så dubbelklickar du på de kombinationer du önskar och därefter generera kostnadställen. Systemet genererar nu kostnadställen utifrån de kombinationerna du valt. WinTid g2_svensk WinTid g2 85

90 Märk det genererade kostnadsstället och det kommer att visas i fälten på högra sida. För att ändra namn, skriv det namn du önskar i fältet för namn och spara ändringen. Lösenordsregler Skärmbilden användas till att sätta kriterier för byte av lösenord. Reglerna som definieras i lösenordinställningen gäller för alla anställda i alla applikationer i WinTid-portföljen som kräver inloggning med användarnamn och lösenord. När en användare loggar in med korrekt användarnamn, men fel lösenord, kommer detta att signaleras som ett fel i påloggningsförsöket till databasen. Detta kan medföra att användarens lösenord blir spärrat då antal fel påloggingsförsök på rad överskrider det maximala antal påloggningsförsök som lösenordinställningen tillåter OBS! Det är inte möjligt att ge en användar samma lösenord innan man har bytt 4 gånger Min antal tecken i lösenord (1-16); Ange hur många tecken som ett lösenord som upprättas skall innehålla. 86 WinTid g2 WinTid g2_svensk

91 Antal felaktiga försök innan användare blir spärrad; Om en användare skriver fel lösenord, men riktigt användarnamn mer än det antal gånger som står i rutan, kommer lösenordet att spärras av systemet Spärrad för skandinaviske tecken; Genom att sätta en markering i rutan, kan inte lösenordet innehålla bokstäverna att, ä eller ö. Krav till lösenord Måste innehålla minst en stor bokstav; Genom att sätta en markering i rutan, måste lösenordet innehålla minst en stor bokstav. Måste innehålla minst en liten bokstav; Genom att sätta en markering i rutan, måste lösenordet innehålla minst en liten bokstav. Måste innehålla minst ett tal; Genom att sätta en markering i rutan, måste lösenordet innehålla minst ett tal. Måste innehålla minst ett av följande tecken; I detta fält anger man vilka specialtecken man önskar att lösenordet som upprättas skall innehålla. Antal valda krav som kan uteslutas vid registrering av lösenord; Anger max antal krav på lösenordets innehåll som inte behöver vara uppfyllt. Om man specifiserer 0, måste ett lösenord innehålla alla regler för det som är uppsatt. Om man specifiserer 1, kan ett valfritt kriterie väljs bort av användaren vid inläggning av lösenord. Regler för byte av lösenord Det är krav om regelmässigt byte av lösenord; Användas för att ange om det skall ställas krav på att användaren måste byta lösenord periodisk. Lösenord måste bytas när det har gått följande antal dagar från sista byte; Ange max antal dagar som kan gå mellan varjer gång en användare måste byta lösenord. Lösenord kan inte bytas innan det har gått följande antal dagar från sista byte; Ange det minsta antal dagar som det ska gå mellan varje gång en användare byter lösenord. Användare varnas följande antal dagar innan lösenordsbytt skall ske; Användare kommer att bli varnad i applikationerna när lösenordet är på gång att gå ut. Ange här det antal dagar på förhand då användaren skall få besked att lösenordet skall bytas. Hjälptext som visas vid lösenordsbyte; Innehållet i fältet visas för användaren på de sidor i applikationerna där användare kan ändra lösenord. Det måste vara en text med beskrivning av de krav på lösenord som lösenordinställningen kräver. Beräkningsregler I denna skärmbild definieras olika beräkningsregler för systemet Regler för beräkning av inställelse WinTid g2_svensk WinTid g2 87

92 Alla inställelser beräknas var för sig; Betyder att varje Fast övertidskod blir behandlad för sig. Inställelsen beror av föregående inställelse; Betyder att den kollar mot den första Fast övertidskoden denna dagen. Dvs att om den andra inställelsen är inom 2 t gränsen Från det första, så slås dessa ihop. Det blir inte 2 t ny inställelse. Kärntidregler Frånvarokod för ogiltig frånvaro i kärntiden; Från dropdownlistan hämtas den frånvarokod som skall användas vid de tillfällen då man inte har stämplat kärntiden. Spärr för in/ut i kärntiden; Markering betyder att det spärras för in- och utstämplingar i kärntiden utan att ange kod. Försöker man att stämpla in eller ut utan att ange frånvarokod, kommer stämplingen att bli avvisad och meddelande Inte tillåtet att stämpla i kärntiden visas. Byt in/ut med frånvaro; Betyder att om man stämplar in eller ut i kärntiden, så kommer detta att bytas ut med frånvaro in eller frånvaro ut stämpling. Frånvarokoden kommer att vara den som är vald i dropdownlistan. Generella beräkningsregler Avrunding görs FÖRE multiplikation; Måste värderas då du genom övertidsstempling både användar avrunding och multiplisering för att få riktig beräkning av komptidstimmar. Det kan vara olikak praxis om avrunding skall ske före eller efter multipliseringen. Markering betyder att avrunding sker före multiplisering. Frånvaro från dagen före skall fortsätta vid automatisk in; När en anställd är ute på frånvaro, kan det finnas olika principer för vad som skall prioriteras. Markering betyder att frånvaron från dagen före fortsätter dvs. prioriteras före automatisk IN. Det betyder att när frånvaron upphör, måste den anställda antingenn stämpla IN eller registrera en manuell IN-stämpling. Om man använder frånvaroplanen för att lägga in frånvaro, kommer detta att fungera automatisk. Detta rekommenderas. Det skall användas kostnadställe; Markering betyder att man skall använda kostnadställe och att inställning av kostnadställe blir tillgänglig. Startdatum för semesteråret; Standardvärde är xxxx. Den styr nollställning av semestersaldo och beräkning av semesterdager. Systemdata Per dags datum ger denna skärmbild en översikt över mailserver i företaget. Helgdagar Under helgdagar definieras det som skall vara helgdagstyper, fasta och rörliga helgdagar. Och därefter upplägg av helgdagar. Helgdagstyper För att lägga in ny helgdagstyp, tryck lägg till och skriv in namn och därefter lagrar du. 88 WinTid g2 WinTid g2_svensk

93 Fasta helgdagar För att lägga in en ny fast helgdag, trycker du Lägg till. Fält med röd ikon måste fyllas i innan lagring. Lägg in den helgdagstyp som skall gälla och tryck lagra. Rörliga helgdagar Här definieras de rörliga helgdagarna. Lägg till, skriv in namn och hämta typ av helgdag och därefter tryck på Lagra. Upplägg av helgdagar Efter att ha registrerat helgdagstyp, fasta och rörliga helger, måste dessa implementeras. I denna skärmbild hämtas därför upp vilket år som skall läggas upp och man trycker därefter på Lägg upp helgdagar för året. Om man gör ändringar i fasta och rörliga helgdagar, kom ihåg att helgdagar måste läggas upp på nytt i denna skärmbild. WinTid g2_svensk WinTid g2 89

94 Programkörning inställning Programkörning är en inställning av programm som körs med automatisk uppstart för att utföra ajourföring och underhåll. Detta kan vara beräkning av resultat och frånvaro och borttag av data. Vid installation är det inlagt ett set med programm alla skall använda. Det kan vara aktuellt att ändra på tidpunkten för start av programm och lägga in flera beräkningar under ett dygn då man jobbar nattskift. Det är programkörning på innlesingsserveren som startar programmen som är registrerat under programkörning inställning. När programmet skall köras Temporärt oanvändbart; Markering betyder att programmet inte skall köras. Veckodagar; Om du önskar att programmet skall köras på bestämda veckodagar, sätter du en Markering i de aktuella veckodagarna. Detta kan t.ex.vara alla veckodagar om det är ett program som skall köres varje dag. Månatlig; Användas i tillfällen då ett program bara skall köras en speciell dag i månaden. Datum; Användas i då ett program bara skall köras ett speciell datum per året. Parametrar För år; Detta värde används när programkörning skall lägga upp eller ta bort årskalender, helgdagar och kalendrar för nytt år. Antal dagar data behålls; Här bestämmer du hur länge du önskar att behålla tiddata. Mest naturlig är att behålla data för minst ett år bakåt i tiden. F.o.m och t.o.m anställningsnummer; Användas vid de tillfällen då du önskar att köra beräkningen för bara en anställd. Var programmet körs Maskin det körs på; Det är nödvändig att sätta upp maskinnamn på enhet som systemet skall köra på. Detta för att programkörning skall kunna starta. Senast utfört; Sätter datum för när programmet senast blev kört. Önskar du att köra det valda programmet på nytt, tryck på knappen Sätt tillbaka. Då startar programmet på nytt. 90 WinTid g2 WinTid g2_svensk

95 Programkörning status Här kan du följa med på statusmeddelande från de olika programm från programköringsinställningen som körts. Är det ett program som inte kördes korrekt, loggas detta i händelseslogg för vald service. Inläsningsstatus detta programm måste vara aktivt för att programkörning skall kunna köra sina servicer. Här visas också status för de stämplingsterminaler som är aktiva i förtaget. Stämplingsterminaler måste vara aktiva för att kunna ta emot och behandla stämplingar som görs av de anställda. Det är därför viktig att streamarna är startade för att kunna ta emot stämplingarna. Det kommer att vara en rad för varje terminal förtaget har. WinTid g2_svensk WinTid g2 91

96 Definition av stämplingssträng Här definieras det värden för uppbyggning av stämplingssträng. Detta är viktig för att stämplingsterminalerna skall kunna läsa riktig information från stämplingskortet som används. Informationen som kommer från stämplingsterminalen eller webstämpling ligger i ett block som läses in i indatatabellen. Stämplingsblocket har en standarduppbygnad för de olika funktionstangenterna. Stämplingssträng detaljer Antal siffror i kortnummer; Fyll i det antal siffror som används föt kortnummret. Antal siffror i frånvarokod; Fyll i det antal siffror som används för frånvarokoder. Antal siffror i övertidskod; Fyll i det antal siffror som används för övertidskoderna. Antal siffror för variabla Tillägg; Fyll i det antal siffror som används för variabla Tillägg. Antal siffror i beräkningsscheman; Om man använder byte av beräkningsschema på stämplingsterminalerna, måste man fylla i det antal siffror som gäller för beräkgningsscheman. Antal siffror i kalender; Om man använder byte av kalender på stämplingsterminalerna, måste man fylla i det antal siffror som gäller för kalendrar. Produktion Använder förtaget produktion är det viktig att fylla i information för antal pfelt som används. I Tillägg måste man välja om pfelten skall vara numeriska eller alfanumeriska. När det skall registreras producerat antal och kassationer; Fyll i det antal siffror som gäller om förtaget skall kunna registrera antal och kassationer på jobben. Kostnadställe Skall förtaget använda kostnadställe är det viktig att fylla i information för antal tecken för de olika kostnadsställenivåerna. I tillägg måste det definieras om kostnadsställenivåerna är numeriska eller alfanumeriska. Onlinesvar inställning Onlinesvar styr vad som skall visas när du stämplar. För de olika funktionstangenterna, kan du välja olika varianter av svar. Online betyder att registreringsterminalen har kommunikation med WinTid g2och sänder in stämpling och du får 92 WinTid g2 WinTid g2_svensk

97 svar från databasen med en gång. Vad för slags svar du önskar, väljer du här. Genom offline är det ingen kontakt med databasen, och den anställda får samma meddelande på registreringsterminalen oavsett vilken funktionstangent som används. Svar vid offline är antingen den ansställdes saldo eller texten Stämpling mottagen OK. Välj ett svar för inregistrering Anstälds namn; Visar namnet på vederbörande som stämplar. Anställds namn och saldo för kategori från lönegrupp; Visar namnet till vederbörande som stämplar samt saldon utifrån vad som är bestämt i vederbörandes lönegrupp. Anställds namn och saldo, kategori; Visar namnet till vederbörande som stämplar samt saldo för den kategori som är vald i dropdownlistan. Välj ett svar för utregistrering Anställds namn; Visar namnet till vederbörandesom stämplar. Online beräkning; Visar namnet till vederbörande som stämplar samt ackumulerat flexsaldo. Fast text; Här är det möjlighet till att lägga in en fast text till anställda som stämplar. Välj ett svar för jobbregistreringar Jobbnamn; Visar Vilket jobbnamn vederbörande har jobbat på. Pfelt 1-5; Visar namn på det pfeltet som är valt och som man har jobbat på. Schemaserier Schemaserier skall användas till att diffrensiera tillgång till beräkningsschema. Detta är aktuellt för de företag som har många beräkningsschema och som kanske har lagt upp nummerserier med hänsyn till exempel olika kontor/orter. För att lägga upp schemaserier gå in i menyn systeminställningar och välj schemaserier. Tryck lägg till för att få en blank rad och börja att skriva in fr.o.m nr. Fortsätt med t.o.m nr och därefter beskrivning/namn. Lagra därefter serien. Upprätta flera serier om det är aktuellt. När de olika schemaserierna är registrerade, skall dessa knytas mot användaren i personal. Se skärmbilder under kalenderserier. Kalenderserier Kalenderserier skall användas till att diffrensiera tillgång till kalendrar. Detta är aktuellt för de företag som har många kalendrar och som kanske har lagt upp nummerserier med hänsyn till exempel kontor/orter. WinTid g2_svensk WinTid g2 93

98 För att lägga upp kalenderserier gå in i menyn systeminställningar och välj kalenderserier. Tryck lägg till för att få en blank rad och börja att skriva in fr.o.m nr. Fortsätt med t.o.m nr och därefter beskrivning/namn. Lagra därefter serien. Upprätta flera serier om det är aktuellt. När de olika kalenderserierna är registrerade måste man in på användaren för att knyta användaren till aktuell/aktuella serier. I fälten för begränsning av schema och begränsning av kalendrar hämtar man serierna genom att trycka på välj schemaserier eller välj kalenderserier. Telefonsupport inställning För de som har licens för TESS, finns valet telefonsupport inställning tillgänglig från programinställning. Välj denna och dra den över till högre kolumnen för aktuell användargrupp. Vid nästa inloggning ges det tillgång till telefonsupport inställning. Detta finns under menyn systeminställningar. I inställningen lägger man upp vilka telefonkoder som skal gälla. Spara inställningen. 94 WinTid g2 WinTid g2_svensk

99 Import/export För att få tillgång till menyn måste du gå in i inställning programfunktioner under systeminställningar och hämta över funktionen till den användare som skall ha tillgång till import eller export. Import Skärmbild för att importera anställd, saldon, indata, pfelt, jobbnummer och avdelningar. Importfilerna måste vara av XML-format. Planeringsinställning för import/export Här lägger du in det tidsintervall som systemet skall bevaka om ny import och export skall ske. Importtypinställning Inställning för att lägga in detaljer gällande import. Förklaring till fälten: Import typ; Välj vilken importtyp du önskar från dropdownlistan. Hämta från katalog; Fältet är obligatorisk och måste fyllas ut. Hämta XML-filen genom att trycka på Backupkatalog; Fältet är obligatorisk och måste fyllas ut. Hämtat katalogen där du önskar att lägga den importerade filen genom att trycka på Ta bort gamla filer i backupkatalog; Fältet användas för att bestämma om du önskar att ta bort tidigare backup Planläggning innehåller olika funktioner som tillåter användaren att välja tidpunkter för imort. Kontinuerlig; Vid detta valt kommer importen att ske kontinuerligt i förhållande till antal minuter som är angivna i Planeringsinställning för import. Daglig; Väljs daglig måste också starttidpunkt läggas in. Importen kommer att ske på angiven tidpunkt. WinTid g2_svensk WinTid g2 95

100 veckovis; Väljs veckovis blir veckodagarna aktiva och man måste ange starttidpunkt och vilken dag. Månatlig; Väljs månatlig blir månaderna aktiva och man måste välja starttidpunkt, månad och vilken dag i månaden. Exporttypinställning Inställning för att lägga in detaljer gällande export. Förklaring till fälten: Exporttyp; Välj vilken exporttyp du önskar från dropdownlistan. Filstig; Fältet är obligatorisk och måste fyllas ut. Hämta stig vid att trycka på Filnamn; Fältet är obligatorisk och måste fyllas ut. Skriv namn på filen som skall skapas. Planläggning innehåller olika funktioner som tillåter användaren att välja tidpunkter för export. Kontinuerlig; Vid detta valt kommer exporten att ske kontinuerligt i förhållande till antal minuter som är angivna i Planeringsinställning för import/export. Daglig; Väljs daglig måste också starttidpunkt läggas in. Exporten kommer att ske på angiven tidpunkt. Varje vecka; Väljs veckovis blir veckodagarna aktiva och man måste ange starttidpunkt och vilken dag. Varje månad; Väljs månatlig blir månaderna aktiva och man måste välja starttidpunkt, månad och vilken dag i månaden. Datuminterval Senaste 14 dagarna (från i går); Letar efter inte-exporterade data från de sista 14 dagarna. Föregående månad; Letar efter inte-exporterade data x antal månader tillbaks. 96 WinTid g2 WinTid g2_svensk

101 Manuell import Önskar man att göra en manuell import görs detta från menyn manuell import. Välj importtypen du önskar att genomföra från dropdownlistan. Välj XML-fil som skall importeras genom att trycka på vid sidan av Fil som skall importeres. Välj vid sidan av Backupkatalog för att hämta katalog där backupfilen skall lagras efter import. Export Exportskärmbilden används till att göra exportfiler för resultat, frånvaro eller schematid. Resultat export inställning För att göra en resultatinställning trycker du Lägg till och skriver in namn på inställningen. Därefter följer du fälten och fyller ut. Urval Här väljer du urvalskriterier som företag, avdeling, alfanummerisk avdeling för de som använder detta eller inte något urval. Val av godkännandenivå vid överföring Val på om urvalet skall hämta alla resultat, godkänt av chef eller godkänt av anställd. Regler för märkning Önskar man att resultaten skall märkas efter överföring väljs antingen märk som godkänt eller märk som överfört. Resultattyp Välj vilka resultat som skall läggas ut. Närvaro-, produktions- eller kostnadsställeresultat. Summerat WinTid g2_svensk WinTid g2 97

102 Valen för summerat är per period eller per dag. Format Här måste man betsämma om formatet skall ha fast längd, skiljetecken eller XML. Väljs skiljetecken måste bestämmas vilket tecken som skall vara skiljetecken. Välj skiljetecken från dropdownlistan. Välj därefter vilka fält som skall vara med i utlägget. Obligatoriska är anställningsnummer eller lönenummer, löneartstabell och resultat. Väljer man utlägget som fast längd är det i tillägg nödvändigt att sätta in längd på fälten, höger- eller vänsterjusterat, utfyllnadstecken, som kan vara blank eller 0. Därefter kan det fyllas i fast värde/format genom val av resultat och om datumfält är valt. Om det är krav på heading eller avslutande text på utlägget, måste Detta fyllas i under header och footer. Lagra därefter inställningen. Frånvaro export inställning För att lägga in en frånvaroexportinställning trycker du Lägg till och skriver in namn på inställningen. Därefter följer du fälten och fyller ut. Urval 98 WinTid g2 WinTid g2_svensk

103 Här väljer du urvalskriterier som företag, avdeling, alfanummerisk avdeling för de som använder detta eller inte något urval. Val av godkännandenivå genom överföring Val på om urvalet skall hämta alla resultat, godkänt av chef eller godkänt av anställd. Regler för märkning Önskar man att resultaten skall markeras efter överföring väljs antingen märk som godkänt eller märk som överfört. Format Här måste man bestämma om formatet skall ha fast längd, skiljetecken eller XML. Väljs skiljetecken måste man bestämmas vilket tecken som skall vara skiljetecken. Välj skiljetecken från dropdownlistan. Välj därefter vilka fält som skall vara med i utlägget. Obligatoriska är anställningsnummer eller lönenummer, löneartstabell, resultat i timmar eller dagar, startdatum och slutdatum. Väljer man utlägget som fast längd man ange längd på fälten, höger- eller vänstrejusterat, utfyllnadstecken, detta kan vara blank eller 0. Därefter kan det fyllas i fast värde/format genom val av resultat och om datumfält är valt. Om det är krav på heading eller avslutande text på utlägget, måste detta fyllas i under header och footer. Lagra därefter inställningen. WinTid g2_svensk WinTid g2 99

104 Schematid export inställning För att lägga in en schematidexport inställning trycker du Lägg till och skriver in namn på inställningen. Därefter följer du fälten och fyller ut. Urval Här väljer du urvalskriterier som företag, avdeling, alfanummerisk avdeling för de som använder detta eller inte något urval. Format Här måste man bestämma om formatet skall ha fast längd, skiljetecken eller XML. Väljs skiljetecken måste det i anges vilket tecken som skall vara skiljetecken. Välj skiljetecken från dropdownlistan. Välj därefter vilka fält som skall vara med i utlägget. Obligatoriskt är anställningsnummer datum och arbetstid (timmar). Väljer man utlägget som fast längd måste manange längd på fälten, höger- eller vänstrejusterat, utfyllnadstecken, detta kan vara blank eller 0. Därefter kan man fylla i fast värde/format genom val av resultat och om man har valt datumfält. Om det är krav på heading eller avslutende text på utlägget, måste detta anges under header och footer. Lagra därefter inställningen. 100 WinTid g2 WinTid g2_svensk