Samordnad informationsarkitektur. Slutrapport

Transkript

1 Sida: 1 (16) Slutrapport Bilaga 1: Metodbeskrivning

2 Sida: 2 (16) Innehåll 1 Inledning Samordna processer och information <Processmodell> Fastställt kartläggningsområde <Värdeobjekt> Kartlägga processer i respektive organisation <Process> Processmodeller från respektive organisation <Värdeobjekt> Kartlägga begrepp i respektive organisation <Process> Begreppsmodeller från respektive organisation <Värdeobjekt> Ta fram förslag till samordnade process- och informationsmodeller <Process> Förslag på samordnade process- och informationsmodeller <Värdeobjekt> Gemensam genomgång och justering av process- och informationsmodeller <Process> Samordnade process- och informationsmodeller <Värdeobjekt> Webbpublicera samordnade process- och informationsmodeller <Process> Webbpublicerade process- och informationsmodeller <Värdeobjekt> Beskriva process- och informationsmodeller med metadata <Process> Beskriva process- och informationsmodeller med metadata <Processmodell> Fastställa och kvalitetssäkra termer och begrepp för metadatabeskrivning <Process> Kvalitetssäkrade termer och begrepp <Värdeobjekt> Strukturera upp termer och begrepp i en ontologi <Process> Ontologi <Värdeobjekt> Beskriva informationsresurser med metadata <Process> Process- och informationsmodeller maskinprocessbara, länkade och sökbara <Värdeobjekt> Metabegrepp modellering <Begreppsmodell> Processmodell <Begrepp> Preliminär processmodell <Begrepp> Samordnad processmodell <Begrepp> Process <Begrepp> Preliminär process <Begrepp> Samordnad process <Begrepp> Värdeobjekt <Begrepp> Preliminärt värdeobjekt <Begrepp> Samordnat värdeobjekt <Begrepp> Begreppsmodell <Begrepp> Informationsmodell <Begrepp> Term <Begrepp> Begrepp <Begrepp> Informationsobjekt <Begrepp>... 16

3 Sida: 3 (16) 1 Inledning På återfinns under rubriken Metodbeskrivning en processmodell med de olika delprocesserna för att kartlägga, samordna och tillgängliggöra samordnade process- och informationsmodeller. Dessutom återfinns där en konceptuell begreppsmodell som beskriver förhållandet mellan några av de viktigaste begreppen som används i modelleringsarbetet. Till varje modell, process och objekt i dessa modeller återfinns där också en beskrivning i text. Huvuddelen av texten i denna bilaga är hämtad från dessa modeller och innehållet i denna version av Metodbeskrivningen har därför också fått en likartad form som webbversionen. Detta innebär bland annat att innehållet nedan beskrivs modulärt och följer de flöden som visas i den inledande processmodellen. Rubrikerna har olika tillägg inom <taggar> som talar om vilken typ av objekt som beskrivs. <Processmodell> talar om att texten beskriver ett processflöde med flera ingående processer och värdeobjekt. <Process> talar om att texten beskriver en tydligt avgränsad process. Det vill säga en process med som har ett behov av, och som förväntas leverera, ett eller flera tydliga värdeobjekt. <Värdeobjekt> talar om att texten beskriver något av värde, som en process behöver för att fungera eller som en process förväntas leverera. Den konceptuella begreppsmodell som återfinns sist i denna metodbeskrivning beskriver de viktigaste av de begrepp vi använt i arbetet. Förutom att beskriva varje begrepp med text, försöker modellen även visa hur dessa begrepp relaterar till varandra.

4 Sida: 4 (16) APM Samordna processer och information Kartlägga Fastställt kartläggningsområde Kartlägga processer i respektive organisation Processmodeller från respektiv e organisation Kartlägga begrepp i respektive organisation Begreppsmodeller från respektiv e organisation Samordna Ta fram förslag till samordnade process- och informationsmodeller Förslag till samordnade process- och informationsmodeller. Gemensam genomgång och justering av process- och informationsmodeller Samordnade processoch informationsmodeller Webbpublicera samordnade process- och informationsmodeller Webbpublicerade process- och informationsmodeller Tillgängliggöra Beskriva process- och informationsmodeller med metadata Process- och informationsmodeller maskinprocessbara, länkade och sökbara 2 Samordna processer och information <Processmodell> Med utgångspunkt från ett fastställt ett gemensamt kartläggningsområde genomförs parallella kartläggningar i de medverkande organisationerna. Efter att ha kartlagt motsvarande processområden i två eller flera organisationer utarbetar facilitatorn (den person som leder samordningsarbetet) ett "Förslag till samordnade process- och informationsmodeller". Modelleringsdeltagarna från de medverkande organisationerna sammanstrålar till sist i en samordningskonferens och arbetar igenom de föreslagna modellerna. Vid konferensen görs ändringar och justeringar i modellerna samtidigt som likheter verifieras och olikheter belyses och diskuteras. Modellerna publiceras därefter på en persistent URL och görs sök- och länkbara så som "Öppen länkad data". 2.1 Fastställt kartläggningsområde <Värdeobjekt> För att kunna genomföra en arkitektursamordning krävs att det verksamhetsområde som skall kartläggas är fastställt och att det finns ett uppdrag samt mandat från de medverkande organisationerna att genomföra kartläggningen. Praktiska förutsättningar som bör säkras är tillgången till en kontaktperson i varje medverkande organisation. Denne kontaktperson måste ha mandatet att samla en grupp av medarbetare som besitter nyckelkompetenser inom det område som skall kartläggas.

5 Sida: 5 (16) 2.2 Kartlägga processer i respektive organisation <Process> Samma processområde kartläggs i var och en av de medverkande organisationerna. Den kartläggningsmetodik som används utgår ifrån att ett processflöde är uppbyggt av ett växelspel mellan processer och värdeobjekt. En process definieras som det som utförs mellan det att processens behov av värdeobjekt börjar tillgodoses, tills dess att processen levererat det/de värdeobjekt som förväntas. 2.3 Processmodeller från respektive organisation <Värdeobjekt> Preliminära processmodeller av motsvarande processområden inom var och en av de medverkande organisationerna. Dessa modeller skall betraktas som skisser som sedan skall ligga till grund för processamordningen. 2.4 Kartlägga begrepp i respektive organisation <Process> Med utgångspunkt från de värdeobjekt som identifierats i "Processmodeller från respektive organisation" försöker begreppskartläggningen fånga de begrepp som används i och i samband med, det informationsutbyte som värdeobjektet representerar. 2.5 Begreppsmodeller från respektive organisation <Värdeobjekt> Preliminära begreppsmodeller som beskriver begrepp- och begreppssamband inom var och en av de medverkande organisationerna. Dessa modeller skall betraktas som skisser som sedan skall ligga till grund för de samordnade informationsmodellerna. 2.6 Ta fram förslag till samordnade process- och informationsmodeller <Process> Med utgångspunkt från de preliminära process- och begreppsmodeller som tagits fram i de medverkande organisationerna, sammanställer facilitatorn förslag på samordnade modeller. I denna process kommunicerar facilitatorn i huvudsak med deltagarna en och en i deras egenskap av specialister, beroende på vilka eventuella oklarheter som kvarstår efter kartläggningen. Webbpubliceringar och regelbundna uppdateringar gör det möjligt för deltagarna att följa och kommentera det framväxande materialet.

6 Sida: 6 (16) 2.7 Förslag på samordnade process- och informationsmodeller <Värdeobjekt> Ett av facilitatorn framtaget förslag till samordnade process- och informationsmodeller. 2.8 Gemensam genomgång och justering av process- och informationsmodeller <Process> Modelleringsdeltagarna från de medverkande organisationerna träffas och går igenom de av facilitatorn framtagna förslagen till modeller. Fel i modellerna justeras, likheter mellan de medverkande organisationerna verifieras och eventuella olikheter diskuteras och samordnas. Denna typ av samordningsaktivitet kommer förmodligen att krävas i någon form även efter det att det initiala samordningsarbetet avslutas. I takt med att modellerna utökas och fler kommuner ansluter sig kommer modellerna att behöva omarbetas löpande. Detta kan ske i ett nätverk av intressenter. Förutom de organisationer som medverkat i det ursprungliga arbetet så kan dessa intressenter även vara organisationer som ansluter sig till den framtagna referensarkitekturen. Antingen genom att bara använda den eller genom att komplettera eller på annat sätt bidra till referensarkitekturen. 2.9 Samordnade process- och informationsmodeller <Värdeobjekt> Samordnade process- och informationsmodeller som vunnit acceptans hos samtliga deltagare från de medverkande organisationerna Webbpublicera samordnade process- och informationsmodeller <Process> De samordnade process- och informationsmodellerna publiceras i HTML-format på en persistent URL. De flesta modelleringsverktyg erbjuder någon form av HTML-generering som möjliggör webbpublicering. Formatet på de publicerade modellerna måste tillåta att enskilda modeller och enskilda objekt kan adresseras individuellt. Modeller som skall ingå i en kommungemensam referensarkitektur måste publiceras på en URL som är garanterat persistent. Det vill säga en URL som kommer att finnas kvar under överskådlig tid. Detta för att göra det möjligt att länka till modellen utan att riskera länkhaveri Något som är en förutsättning för länkad data.

7 Sida: 7 (16) Då det kan vara svårt för en enskild tjänsteman att garantera persistens på en kommunal URL erbjuder "Samarkitektur" en garanterat persistent URL till de kommuner som önskar bidra till den kommungemensamma referensarkitekturen. Publiceringen sker då på "samarkitektur.skl.se/egnakommunensnamn/". För mer information om denna möjlighet kontakta Mats Gahnström, e-post : mats.gahnstrom@vasteras.se, telefon : Webbpublicerade process- och informationsmodeller <Värdeobjekt> Process- och informationsmodeller publicerade som HTML på en garanterat persistent URL. Formatet på de publicerade modellerna måste tillåta att enskilda modeller och enskilda objekt kan adresseras individuellt Beskriva process- och informationsmodeller med metadata <Process> Varje process- och informationsmodell består av mindre beståndsdelar, där varje beståndsdel har en egen persistent URL, som utgör en unik identifierare för respektive resurs. Resurserna ska märkas med metadata för att bli sök- och länkbara som öppen länkad data Beskriva process- och informationsmodeller med metadata <Processmodell> Nedbruten processmodell av processen Länka och indexera process- och informationsmodeller Fastställa och kvalitetssäkra termer och begrepp för metadatabeskrivning <Process> Innan man märker upp resurserna är det viktigt att fastställa och kvalitetssäkra de termer och begrepp man valt att använda när man benämner dem. Ett lämpligt sätt är att man kontrollerar och hänvisa till källor där begreppen definieras eller fastställs, exempelvis Skollagen eller Läroplanen om det gäller ett skolrelaterat område Kvalitetssäkrade termer och begrepp <Värdeobjekt> Termer och begrepp överensstämmer med lagstiftning, styrdokument och andra officiella dokument.

8 Sida: 8 (16) Strukturera upp termer och begrepp i en ontologi <Process> När man fastställt termer och begrepp ska de struktureras upp i en begreppsmodell, som man sedan använder vid metadatabeskrivningen. Begreppsmodellen bör vara uppbyggd så att den kan byggas ut med fler termer och begrepp från andra kommunala verksamhetsgrenar Ontologi <Värdeobjekt> Strukturerade termer och begrepp för metadatamärkning, länkning och återsökning Beskriva informationsresurser med metadata <Process> Avser indexering av resurserna med metadata såsom URL, titel, beskrivningstext, ämnesord osv, i ett metadataformulär som finns i katalogens uppmärkningsverktyg. När en resurs är uppmärkt och sparad blir dess metadata automatiskt tillgänglig som öppen länkad data för allmänheten via ett öppet API. Man kan även prenumerera på nya resurser via RSS och söka fram dem via katalogens söktjänst. Det finns en sökwidget tillgänglig för allmänheten att placera var som helst genom ett enkelt javascript Process- och informationsmodeller maskinprocessbara, länkade och sökbara <Värdeobjekt> Innebär att samtliga modeller och objekt är tillgängliggjorda som "Öppen länkad data". Öppna data Öppna data är digital information som är fritt tillgänglig för vem som helst att använda och distribuera. Öppna data ska kunna nås utan krav på betalning och man bör slippa registrera sig för åtkomst. I datats upphovsrättslicens anges om motkrav krävs och i så fall vilka. Det skulle exempelvis kunna vara att man måste ange upphovsmannen, eller att man inte får göra ändringar i data. Öppna data från myndigheter bör vara ständigt aktuell information. För att inte förlora sitt värde bör eventuella uppdateringar tillgängliggöras till allmänheten så fort som möjligt. Öppna data ska alltid tillhandahållas i öppna format.

9 Sida: 9 (16) Det är mycket fördelaktigt om informationen struktureras, genom att märkas upp med metadata och publiceras i ett maskinprocessbart filformat som följer en öppen standard (exempelvis XML). På så sätt kan informationen enkelt behandlas och utbytas med andra databaser, register, kataloger och söktjänster. Länkad data Länkad data är ett sätt att publicera strukturerad information, så att man kan följa kopplingar mellan informationsobjekt över flera källor. Ett vanligt sätt att skapa länkad data är genom att följa en standard som kallas RDF (Resource Description Framework). När öppen data publiceras som länkad data kallas den "öppen länkad data". I RDF-beskrivningen av respektive resurs kopplar man samman sin data med annan länkad data, som den kan tänkas passa ihop med. I detta fall har vi exempelvis valt att koppla samman data via ämnesord ifrån begreppsmodellen, med ord som förklaras i Wikipedia (se projektet DBpedia.org).

10 Sida: 10 (16) ACM Metabegrepp - modellering Legend Processmodell Beskrivs i kartläggningsfasen Beskrivs i samordningsfasen Preliminär processmodell samordnas i Samordnad processmodell Beskrivs i både kartläggnings- och samordningsfasen Process identifieras i Preliminär process samordnas i ingår i Samordnad process är beroende av levereras av identifieras i Preliminärt v ärdeobjekt Värdeobjekt samordnas i ingår i Samordnat v ärdeobjekt beskrivs i beskrivs i Begreppsmodell samordnas i Informationsmodell Term samordnas för identifieras i Begrepp omnämns med samordnas i representerar ingår i Informationsobjekt 3 Metabegrepp modellering <Begreppsmodell> En begreppsmodell med de mest centrala begreppen som används i kartläggnings- och samordningsarbetet, samt de grundläggande relationerna mellan dessa.

11 Sida: 11 (16) 3.1 Processmodell <Begrepp> Supertyp för: Preliminär processmodell, Samordnad processmodell Processmodellen är en grafisk representation som försöker fånga en verksamhets flöden och växelspelet mellan processer och värdeobjekt. Processmodeller publiceras i vyer. En vy kan vara specialiserad och endast täcka ett begränsat processområde. Men en vy kan också vara mer omfattande och beskriva samspelet mellan flera processområden. En mer omfattande vy kallas ibland processkarta. 3.2 Preliminär processmodell <Begrepp> Subtyp av: Processmodell Association till: (samordnas i) Samordnad processmodell Association från: Preliminär process (identifieras i) Association från: Preliminärt värdeobjekt (identifieras i) Avser de processmodeller vi tar fram i "Kartlägga processer i respektive kommun". De preliminära processmodellerna är inte tänkta att kommuniceras som en del av slutleveransen utan skall betraktas som preliminära skisser som utgör underlag för samordningsarbetet. 3.3 Samordnad processmodell <Begrepp> Subtyp av: Processmodell Association från: Preliminär processmodell (samordnas i) Association från: Samordnad process (ingår i) Association från: Samordnat värdeobjekt (ingår i) En "Samordnad processmodell" är resultatet av det samordningsarbete som inleds med den framtagandet av "Preliminära processmodeller. En "Samordnad processmodell" representerar en bild av processflödena som de medverkande organisationerna kunnat enas om.

12 Sida: 12 (16) 3.4 Process <Begrepp> Supertyp för: Preliminär process, Samordnad process Association till: (är beroende av) Värdeobjekt Association från: Värdeobjekt (levereras av) Med process avser vi något som utförs i verksamheten. Namnet på processen bör innehålla ett verb. En bra minnesregel är att det skall gå att sätta ett "att" framför det namn vi ger processen (t.ex. att "Anta elev"). En process börjar när processens beroenden börjar tillgodoses och den upphör när den avlämnat förväntad leverans. För att en process skall vara motiverad måste den leverera någon form av mervärde. Detta mervärde representerar vi här med ett "Värdeobjekt". En process kan därför inte leverera en annan process utan processer och värdeobjekt måste alltid alternera. En bra minnesregel är "OPOPOPO" eller "objekt, process, objekt, process, objekt...". En process kan ofta brytas ned i mindre processer men med vår definition av "process" så krävs det att tydliga värdeobjekt levereras för att vi skall kunna avgränsa en process. De aktiviteter som föregår inne i processen utelämnar vi dock i detta samordningsarbete. Ur ett samordningsperspektiv är det betydligt viktigare att beskriva vad det är som kommuniceras mellan processerna än att beskriva hur det mer detaljerade arbetet i varje process går till. Hur ett arbete utförs kan divergera mycket beroende på person och verksamhetskultur. Vad en process behöver och vad den skall leverera är dock oftast det samma i alla kommuner, stora som små. 3.5 Preliminär process <Begrepp> Subtyp av: Process Association till: (identifieras i) Preliminär processmodell Association till: (samordnas i) Samordnad process Representerar en "Process" som identifierats i en av de medverkande organisationerna.

13 Sida: 13 (16) 3.6 Samordnad process <Begrepp> Subtyp av: Process Association till: (ingår i) Samordnad processmodell Association från: Preliminär process (samordnas i) Representerar en samordnad beskrivning av en "Process" som de medverkande organisationerna kan verifiera i den egna verksamheten. 3.7 Värdeobjekt <Begrepp> Supertyp för: Preliminärt värdeobjekt, Samordnat värdeobjekt Association till: (levereras av) Process Association från: Process (är beroende av) Ett "Värdeobjekt" representerar det mervärde en process levererar, alternativt något processen behöver för att kunna leverera. Ett värdeobjekt kan representera såväl saker som tjänster och informationsmängder. Ett värdeobjekt kan vara mer eller mindre sammansatt och komplext beroende på de krav värdeobjektet skall tillgodose. Värdeobjekten har en central betydelse i denna metodik. Värdeobjekten avgränsar processerna och drar därför upp ramarna för ett mer modulariserat systemstöd. Till värdeobjekten bör vi i framtiden också koppla beskrivningar av juridiska förutsättningar, ansvar och roller samt även tekniska standarder. I första skedet nöjer vi oss dock med att fokusera på de semantiska aspekterna av de värdeobjekt vi bedömer vara värdefulla för att verksamhetsprocesserna skall kunna leverera önskat resultat. 3.8 Preliminärt värdeobjekt <Begrepp> Subtyp av: Värdeobjekt Associeras till: (identifieras i) Preliminär processmodell Associeras till: (samordnas i) Samordnat värdeobjekt Associeras till: (beskrivs i) Begreppsmodell Representerar ett "Värdeobjekt" som kunnat identifieras i en av de medverkande organisationerna.

14 Sida: 14 (16) 3.9 Samordnat värdeobjekt <Begrepp> Subtyp av: Värdeobjekt Associeras till: (ingår i) Processmodell Associeras till: (beskrivs i) Informationsmodell Associeras från: Preliminärt värdeobjekt (samordnas i) Representerar en samordnad beskrivning av ett "Värdeobjekt" som de medverkande organisationerna kan verifiera i den egna verksamheten Begreppsmodell <Begrepp> Associeras till: (samordnas i) Informationsmodell Associeras från: Preliminärt värdeobjekt (beskrivs i) Associeras från: Begrepp (identifieras i) Begreppsmodellerna, som de tillämpas här, är framför allt att betrakta som skisser av nuläget i de medverkande kommunerna. Formen för denna preliminära begreppskartläggning kan vara mycket konceptuell. Det vill säga, den kan genomföras med en mycket fri modelleringsform. I detta skede är det framför allt viktigt att alla relevanta begrepp identifieras tillsammans med sina viktigaste relationer. Notera därför frikostigt även sådana begrepps som eventuellt kan vara irrelevanta. Bättre att få med ett begrepp för mycket än ett för lite. De begrepp som visar sig vara irrelevanta gallras senare i framtagandet av informationsmodellen. Begreppsmodellerna som sådana är inte tänkta att kommuniceras. De är enbart tänkta att ge underlag för framtagandet av de samordnade informationsmodellerna Informationsmodell <Begrepp> Associeras från: Samordnat värdeobjekt (ingår i) Associeras från: Begreppsmodell (samordnas i) Associeras från: Informationsobjekt (ingår i) I informationsmodellerna redovisar vi de informationsobjekt och relationer vi lyckas samordna. I informationsmodellerna försöker vi vara mer stringenta än i de preliminära begreppskartorna. Detta innebär att vi försöker koncentrera oss på de informationsobjekt som kan existera självständigt. Undantag från denna regel kan förekomma om den informationsmängd som tillförs anses viktig för att ge en korrekt bild av ett förhållande.

15 Sida: 15 (16) Informationsmodellerna innehåller förutom informationsobjekten även relationerna mellan informationsobjekten. Dessa anges med dubbel kardinalitet som anges i båda ändorna av relationen. Om relationen ansluter till ett informationsobjekt med tre streck ("gaffel") betyder det "många", om relationen har ett streck betyder det "1" (en/ett) och en cirkel betyder "0" (ingen). En gaffel som följs av ett streck utläses "en eller många, alltid minst en", en gaffel som följs av en cirkel utläses "noll, en eller många". Ett streck som följs av ett streck utläses "en och alltid en", ett streck som följs av en cirkel utläses "noll eller en". Utsagan, det vill säga det ord eller den fras som benämner relationen läses alltid från "gaffeln" (änden med många). Vi tillåter inte "många till många" det vill säga relationer där många objekt kan kopplas till många andra objekt. Istället försöker vi lösa upp sådana relationer genom att skapa ett relationsobjekt mellan de båda informationsobjekten. Namn på relationsobjekt skrivs med VERSALER Term <Begrepp> Associeras till: (samordnas för) Informationsobjekt Associeras från: Begrepp (omnämns med) Avser det ord eller flerordsuttryck vi använder för att kommunicera ett begrepp. Olika organisationer använder ofta olika termer för att benämna samma begrepp - synonymproblematik. Ett som regel svårare problem är dock när samma term används för att kommunicera olika begrepp - homonymproblematik. Fenomen som kräver speciell uppmärksamhet i sammanhanget är när begreppet bakom en term avgränsas olika. Ett annat fenomen som är vanligt är att subtypspecifika egenskaper kopplas till supertypen (felaktiga generaliseringar). I samordningsarbetet försöker vi finna en gemensam term för varje informationsobjekt vi lyckas ta fram gemensamma beskrivningar för. Termen måste vara unik i sin kontext. Detta kräver speciell uppmärksamhet då kommunal verksamhet, förutom att de tillhör den kommunala kontexten, även styrs av verksamhetsspecifik lagstiftning och olika statliga myndigheter.

16 Sida: 16 (16) 3.13 Begrepp <Begrepp> Associeras till: (identifieras i) Begreppsmodell Associeras till: (omnämns med) Term Associeras till: (samordnas i) Informationsobjekt Associeras från: Informationsobjekt (representerar) Begrepp är alltid privata. Olika människor och därmed olika organisationer definierar begrepp olika. Då begrepp kan vara mycket komplexa är det också ett misstag att tro att vi mer än undantagsvis kan nå fullständiga samordnade begreppsdefinitioner. Vi kan helt enkelt inte vara säkra på att vi förmått att se och beskriva alla dimensioner av ett begrepp. Det vi trots detta kan göra är att beskriva de aspekter av begreppet som vi bedömer är mest relevanta och sedan försöka samordna dessa. Dessa samordnade beskrivningarna har vi valt att koppla till "Informationsobjekt" Informationsobjekt <Begrepp> Associeras till: (ingår i) Informationsmodell Associeras till: (representerar) Begrepp Associeras från: Term (samordnas för) Associeras från: Begrepp (samordnas i) Det är till informationsobjekten vi kopplar de begreppsbeskrivningar som vi kan komma överens om. Observera att ett "Informationsobjekt", till skillnad från ett "Begrepp", i denna kartläggning, aldrig avser mer än det som är beskrivet och dokumenterat. Ett "Begrepp" har ofta konotationer som varierar från verksamhetskultur till verksamhetskultur och som är mycket svåra att fånga i en kartläggning. "Informationsobjekt" utger sig dock inte för att vara begreppet utan endast att beskriva valda aspekter av begreppet.