PROTOKOLL. Protokoll fört vid månadsmötet den 2 november 2011

Transkript

1 PROTOKOLL Nr: Rev: Junsele Lions Club Protokoll fört vid månadsmötet den 2 november LP Anders N. hälsade alla välkomna till mötet. Uppropet visade att 12 var närvarande. Noterades att Lion; Gunnar, Leo, Evert, Thomas, Stig-Olof, Arne, Håkan, Johnny, Folke och Åke var frånvarande. 2. En bilaga till förra protokollet Aktivitetsplan för höst/vinter 2011 har inte publicerats på hemsidan. Inga övriga synpunkter anmäldes på föregående protokoll. 3. Rapporter 3.1 IR/PR Se punkt 5 val av Lucia som behandlades först med anledning av att Lions damer anordnat ett möte i anslutning till dagens månadsmöte. 3.2 Kassaförvaltaren Lion Leif A redogjorde för genomförda transaktioner under perioden samt att behållningen i kassorna är: aktivitetskassan ,73 kr samt administrativa kassan 14063,65 kr. Revision av föregående verksamhetsår har gjorts och revisorerna Lion Erik och Ingvar har beviljat styrelsen ansvarsfrihet. Alla transaktioner under föregående verksamhetsår samt för innevarande verksamhetsår redovisas på ett bifogat EXCEL ark (Bilaga 1 pdf). 3.3 Aktivitetskommittén redogjorde för kontakten och samarbetet med Sollefteå kommun (Åsa Westman) i samband med att flyktingfamiljer från Eritrea flyttat in i lägenheterna på Sven Edins väg i Junsele. Enligt Åsa Westman har kostnaderna för lägenhetrna i Junsele, som skall betalas av flyktingarna själva, blivit lägre än vad som tidigare varit fallet på andra orter. Mycket beröm har kommit Lions till godo i samband med flyktingmottagningen i Junsele. 3.4 Medlemskommittén Ulla Ramne deltog på dagens möte och återkommer med besked om hon vill bli medlem i Junsele Lion Club. Ambjörn Lindahl som besökte månadsmötet i juni kommer att delta på nästa månadsmöte (var sjuk i förkylning inför dagens månadsmöte). Han har för avsikt att söka medlemskap. 3.5 Hjälpkommittén Gunilla redovisade en kontakt med en flyktinglots från Näsåker och lämnade kontaktuppgifter till Anders. En uppföljning av vad flyktingfamiljerna eventuellt saknar bör genomföras. Elvy och Sven samordnar med Thomas hur och när kontakter med flyktingfamiljerna skall genomföras i samråd med representant från kommunen, tolk och eventuellt med den nya kontakten i Näsåker. 3.6 Festkommittén En höstfest med respektive den 11 november sker som en gemensam samling på Corner House kl Enligt dagens upprop har 18 personer anmält sig. Efter att vi kontrollerat med dem aktiva medlemmar som inte var närvarande på dagens möte varskor vi Corner om det slutliga antalet deltagare några dagar innan. 1 INDEX: Möte Nr. X +paragraf nr. (tex. Som i det här fallet 3-1) 1(2)

2 3.7 IT-kommittén Nya annonseringar på hemsidan sker fortlöpande efter nya beslut. Se t ex pkt Junsele LC 50 år jubileumsfesten på Forum: Totalt deltog 66 personer på jubileumsfesten. Kritik vad det gäller samtidig servering av de olika tillbehören och för den långa väntetiden speciellt för dem som beställt fisk. Psalta Böners uppträdande under kvällen blev mycket uppskattat. Tackkort kommer att skickas ut den här veckan till de Lion klubbar som uppvaktade under jubileet. 5. Aktivitetsplanen för Höst/Vinter 2011: I höstens Aktivitetsplan 2011har luciaomröstningen reviderats med anledning av det bara är två luciakandidater i år. Enligt önskemål från de två kandidaterna önskar man inte genomföra en traditionell omröstning. I stället föredrar man lottdragning mellan de två kandidaterna. Detta medför att skyltar och annonsering 2 i VästraNytt måste omarbetas med påföljd att aktivitetsprogrammet förskjuts från den 4 november till den 18 november. Inga röstsedlar kommer att säljas. I stället får allmänheten lämna ett frivilligt bidrag i Lucia- lådan. Ett nytt tjänstgöringsschema gäller enligt gjorda ändringar i den bifogade Aktivitetsplanen för Höst/Vinter 2011 (Bilaga 2 Rev ). 6. Ansökan om ett Melvin Jones Diplom: Efter beslutet på förra månadsmötet att tilldela Jörgen Montan (ICA) ett Melvin Jones Diplom har Lion Leif lämnat en ifylld ansökan till distriktskassören som skickar den vidare med bifogad verifikation för gjord inbetalning av avgiften. Det är inte troligt att vi hinner få diplomet före jul. 7. Övriga Frågor: a) Begäran från Byalaget Forum om ett bidrag på 4000 kr för att kunna finansiera aktiviteter på nyårsafton: Beslut: Junsele Lions lämnar ett bidrag på 4000 kr för inköp av halssmycke till under året födda i Junsele. Utdelning av halssmycket görs av Lions president under en ceremoni på Forum som Byalaget Forum anordnar på Nyårsafton. b) Förslag från styrelsen att vi lämnar ett bidrag till Ungdomsgården för hyra av Bowlinghallen vid två tillfällen i höst och två under våren (6 banor x 1 timme x 4 ggr), totalt 24 ban- timmar a 100 kr. Beslut: Junsele Lions lämnar ett bidrag på 2500 kr till Ungdomsgården för hyra av bowlingbanor. c) Utdelning av Monarch Chevron Märken 50 år till Folke Jonson: Beslut: Lion Sven uppvaktar Folke och överlämnar 50-års märket till Folke. Utdelning av märken till övriga medlemmar i Junsele Lions görs på nästa månadsmöte enligt den registrering som gjorts till Lions medlemsregister se bilaga Avslutning: Festkommittén serverade en god måltid som även Lions damer var inbjudna till. Vid protokollet Sune Sandström Bilagor: 1. EXCELL ark Aktivitetskassan 2. Aktivitetsplan för Höst/Vinter Antalet medlems- år i Junsele Lion Club 2 Lion Gunilla, Sven och Ingvar ser till att skyltar och annonsering utformas enligt de nya förutsättningarna. 2(2)

3 Bilaga 1: Sida 1 Lions Aktivitetskassa Totalt År: År: År: År: År: År: Datum: Aktivitetskassorna Junsele Lions Saldo Debet Kredit Saldo Debet Kredit Saldo Ingångssaldo:(per verksamhetsår) xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx ,00 xxxxxxxx xxxxxxxx , Loppmarknad 10046, , , AG Gradin 1300, , Växelkassa 8000, ,00 0, Röda fjädern 0, Cancerfonden 10175, , Världens Barn , , Närradion 1100, , Verksamhetsplan 9085, , Tanzania , , Lucia 7685, , , Julgranar 4770, , Skinklotterier, Julglögg 2492, , , Skyltsöndagen 2345, , , Storån river 6750, ,00 600, Cykellotteri 1144, , , LCIF 0, Natashas Sommarläger 0, Pantkvitto 3566, , Junsele Marknad 2742, , , Hjälpkomittén 945,00 945, Övrigt 1192,50 250,00 942, Erik Nordiens Stipendiefond 460, , , Schackfyran , Haiti , Västar, Kepsar 6535, , Sångfåglarna 3542, , Spelkulan 3542, , Plastkassar , Barndiabetesfonden , Lions Mint 670,00 670, Jättarnas brud 6000, , Tyglejon 1087, , Grillotteri 0, , , , , Just.saldo E Nordiens Stipfond 0, Summa: xxxxxxxx , , , , , ,73 Konfidentiellt Junsele Lions

4 Rev: Lions aktivitetsplan för höst och vintern 2011 Pos. Aktivitet/Beskrivning av ansvarsområde Ansvar: 1 Planeringsmöte: (med köpmännen inför skyltsöndagen om behov finns) Thomas L 2 Lucia 2011: Ordna annons i Västra tips inför novembernumret. Kandidater med foton även på Hemsidan. Lucia 2011 utses genom lottdragning. Skyltar med uppmaning att lämna ett frivilligt bidrag till Lions. Publicering vid behov av vinnande kandidat även i decembernumret och på hemsidan 2.1 Foton, röstsedlar och kassor placeras hos Västra spel & gotta, Margitas samt Brödboden efter överenskommelse. (Obs! betalning erläggs vid avlämning av ifylld röstsedel). Pris 10 kr per röstsedel. 2.2 Samordning av Luciaröstning - 2 timmars pass ggr. 6 dar enl. 2.3 Tjänstgöringslista. Thomas pratar med ICA inför skyltsöndagen och Lucia. Gunilla T Ingvar W. Leif A. 2.3 Tjänstgöringslista: Vid förhinder försök i första hand att byta pass med någon Fredag 4/ Ingvar W. Fredag 4/ Leo F. Åke Å. Lördag 5/ Anders N. Gunilla T. Lördag 5/ Rune B. Gunnar C. Fredag 11/ Erik E. Sune S. Lördag 12/ Tomas L. Elvy B.. Fredag 18/ Lars M. Lennart A. Lördag 1 9/ Leif A. Söndag 20/ Ingvar W. Reserver : Tomas L, Leif A. och Erik E. Anm: Om antalet timmar enligt pkt. 2.3 och 5.1 är mindre än 6 upptas man som reserv. Se fredag 4/11 kl till Lördag 12/11 kl Rösträkning lördag 19/11 (kl ) på JIF kansli Leif A. Leo F. 2.5 Inköp av tårta för uppvaktning av årets Lucia Leo F. 2.6 Luciakröning den 26/11, kl Luciatåg skyltsöndag den 27/11. Bokningar av Luciabesök och samordning av olika ansvar: Pälsar, klänningar, krona m.m Luciavagn, dragfordon, bilar Luciasmycken Kontakter med kyrkan - med kantor och kören Evert L/ 2.7 Tal i kyrkan, utdelning av Luciasmycket lördagen den 27 november kl Anders N. Siv L/ 2.8 Kollekt i kyrkan. Datum se pkt. 2.7 Erik E. Lars M. Lennart A. Ingvar W.

5 Pos. Aktivitet/Beskrivning av ansvarsområde 3 Granhuggning: Tre (3) granar per medlem. Leverans 23 nov. 15 dec. 120 kr per gran. Varav Utegranar : 1 per medlem behövs veckan före 1:a advent Ytterligare granar behövs till skyltsöndagen den 27/11 (1:a advent). Övriga granar levereras till Margita, som hjälper oss med försäljningen 4 Skyltsöndag den 27/11. Samordning kontakta aktivitetskommittén. Samling kl av tjänstgörande Lions iförd tomteluva och Lions-väst. Skyltfönstren avtäcks kl Luciakortegen startar kl enligt pkt Skyltar placeras ut veckan innan: Lion-julgranar säljs här! En ny gatupratare finns att tillgå i magasinet. Placeras vid Margitas (3) marknadsbord skall vara utplacerade till kl och iordningställas före kl den 27/11: El, värmeplatta, ljusslinga, juldekorationer, skarvsladdar, ljudanläggning (julmusik) m.m. 2 bord vid ICA Lions. 4.3 Tre (3) inslagna julklappar för ca 30 kr per styck ordnas av var och en. Säljs för 30 kr kl den 28/11 (se Tjänstgöringslistan enl. pkt. 5.1). Obs! med hänvisning till en incident som inträffat vill vi påminna om att det inte är lämpligt att använda föremål från Lions förråd som julklappar eller föremål som inte är värda 30 kr. 4.4 Godispåsar med bidrag från ICA, Västra Spel & Gotta samt OKQ8. Behov tidigare år ca. 100 st. Delas ut av Lejon tomten ca. kl (Lennart A.) 4.5 Liten julgran med belysning placeras i närheten av marknadsbordet den 25/11 (den 4/11?) Lionsgranar placeras ut till försäljning. 4.6 ICA-aktiviteter under skyltsöndagen, se nästa punkt (5) 5 ICA aktivitet skyltsöndagen - samordning: Skinklotteri 1, servering av kaffe och pepparkakor samt försäljning av julgranar, glögg, varmkorv 2 och julklappar från ett marknadsbord placerat utanför ICA. Kassaskrin med växel (Leif A.) för övrig försäljning (granar, julklappar och lotter). 5.1 Tjänstgöringslista: Vid förhinder försök i första hand att byta pass med någon. Söndag 27/ Gunilla T Elvy B. Anders N. Fredag 3/ Lars M Rune B. Sune S. Lördag 4/ Lennart A. Ingvar W Leo F. Gunnar C. Fredag 10/ Erik E Åke Å. Lördag 11/ Ingvar W. Gunnar C Anders N. Sune S. Fredag 17/ Lars M. Lennart A Leif A. Örian G Lördag 18/ Gunilla T. Elvy B Åke Å. Leo F. Ansvar Alla Lions Alla Lions Se pkt. 2 Ingvar W. Örian G, Sune. S Gunnar C. Alla Lions Gunnar C. Leo F. Lennart A. Lars M. Leif A. Reserver : Tomas L, Leif A och Erik E. Anm: Om antalet timmar enligt pkt. 2.3 och 5.1 är mindre än 6 upptas man som reserv. 1 Se instruktion JLC nr 1 Skinklotteri på vår hemsida- 2 Nytt för i år/förslag.

6 Bilaga 1 Avtal 3 till samarbete mellan Lions club och ICA nära i Junsele inför julhelgen 2011 Med start skyltsöndagen den 27 november och därefter varje fredag/lördag fram tom lördagen den 17 december ordnas en mindre marknadsplats vid sidan av ICA:s entré. Den 27november samordnas aktiviteterna med skyltsöndagens övriga händelser. Platsen ordnas på ett trevligt sätt med marknadsbord, dukar och juldekorationer. Öppettid fyra (4) timmar under sammanlagt sju (7) dagar med början den 27/11. Aktiviteter: Allmänheten bjuds på kaffe och pepparkakor. Glögg till försäljning Försäljning av varmkorv (nytt för i år/förslag) Skinklotteri, en lottring per skinka och dragning ICA:s åtagande: Tillhandahålla varmt kaffe och pepparkakor. Tillhandahålla skinkor till lotteriet (7st valfritt: kokt eller rimmad). Lions åtagande: Ställa upp med två (2) Lions vid varje tillfälle. Servera kaffe och pepparkakor samt hjälpa till med kaffekokning när det behövs. Värma och sälja varm glögg och varmkorv som inhandlas på ICA. Sälja lotter som inhandlas på ICA. Ordna med engångsmuggar, skedar borddukar m.m. som inhandlas på ICA. Namnet på dagens vinnare meddelas ICA på en diskret lapp som placeras på disken där personalen skriver ut pantkvitton på glasflaskor. Gemensamma åtaganden: Marknadsföring och utformning av skyltar. Detta avtal gäller ett (1) år och omförhandlas inför varje julhelg. Avtalet godkänns för innevarande år: Junsele (godkänt och undertecknat av båda parter). ICA... Lions Junsele 3 Aktivitetskommitténs ordförande kontaktar ICA

7 Bilaga 3: Antalet medlemsår 1 Efternamn Förnamn Födelsedatum Medlemsdatum Årsnål-2011 Årsnål-2012 Årsnål-2013 Ahlberg Nils Lennart apr ja- 35 år Andersson Leif mar ja- 40 år Berglund Elvy maj Brohn Rune okt Carlsson Gunnar dec ja- 15 år Danielsson Stig-Olof maj Eriksson Erik mar ja- 30 år Finnilä Leo feb ja- 10 år Gradin Arne mar ja- 40 år Gradin Örian mar ja- 40 år Johansson Johnny apr ja- 10 år Jonson Folke nov ja- 50 år Lindgren Evert nov ja- 30 år Löfgren Thomas jan ja- 15 år Molin Lars feb ja- 10 år Nordström Anders nov ja- 15 år Rönnberg Håkan jan Sandström Sune dec Tjernberg Gunilla maj Ulander Sven feb ja- 35 år Westerlund Ingvar dec ja- 40 år Åkerström Åke feb Antal: 10 år:3 (2) år:4 (3) år: 1(0) år: 0 (0) år: 2 (1) år: 3 (2) år: 4 (4) år: 1 (0) år: 1 (1) 1 0 0