Fallstudie UNI2 Innovativ IT-Outsourcing när den är som bäst

Transkript

1 Innovativ IT-Outsourcing när den är som bäst

2 Copyright Xware AB. All rights reserved. xtrade is a registered trademark of Xware AB. Version (6)

3 Innovativ IT-outsourcing när den är som bäst Genom att förenkla och förbättra IT-verksamheten hos företag har UNI2 framgångsrikt lyckat sig göra ett namn ute på marknaden. IT-outsourcing företaget, som första gången såg dagens ljus 1997 i Danmark och är dotterbolag till Tele2 fungerar idag som stöd för ITverksamheten inom Kinnevikkoncernen. Idag finns företaget representerat i stora delar av Europa och fortsätter att vinna allt mer utrymme inom sitt marknadssegment. För affärsområdet Output Management, som huvudsakligen arbetar med hantering av fakturor och affärsdokument, har omsättningen ökat kraftigt de senaste månaderna. Kunderna tilltalas av de nedpressade priserna i kombination med den avancerade men ändå lättillgängliga funktionalitet som erbjuds. Nyligen utnämndes UNI2 till CTD (Certifierad Teknisk Distributör) och är idag en av endast ett fåtal e-faktureringsutställare på den svenska marknaden. För att kunna hantera det tilltagande meddelandeflödet har företaget valt att använda integrationsplattformen xtrade Business Hub. I dagsläget medverkar xtrade i databearbetningen inom så gott som samtliga av UNI2s verksamhetsområden. Erbjuder kunderna en enklare vardag Redan från allra första början präglades UNI2s verksamhet av höga ideal, man ville inta platsen som Skandinaviens mest innovativa leverantör av IT-outsourcing genom att göra vardagen enklare för människor som använder IT på sin arbetsplats. Med tjänsterna e-fakturering, e-arkivering och preprocessning tar UNI2 nu ett helhetsgrepp om företags kommunikationsprocesser. Tjänsterna som är särskilt passande för större företag med omfattande meddelandeutbyte, förbättrar meddelandeeffektiviteten betydligt. Håkan Klingensjö ITchef på UNI2 berättar, Nu slipper företag lägga ner både tid och energi på att hitta nya vägar för att förbättra sina IT-processer, utan allt sköts om av UNI2. Vi jobbar med datahantering oavsett vilket distributionssätt kunden vill ha. När man skickar ut en faktura, kan den antingen printas, skickas med posten, eller som e-faktura. Vissa företag väljer att skicka ett SMS eller en e-post bekräftelse till sina kunder om att fakturan är har gått iväg. Vi vill stödja alla dessa distributionssätt till kunden och till lägsta möjliga kostnad. Det är det som är hela vår affärsidé. Certifierad CTD Behovet av en meddelandeplattform blev uppenbart för UNI2 i samband med sin pågående certifiering till CTD. Som nyligen utnämnd distributör av e-faktura tog man sig nu an ett tjänsteområde med väldigt speciella förordningar, speciellt säkerhetsmässiga sådana. Eftersom UNI2s verksamhet omfattade många olika kommunikationsformer och parter, var det extra viktigt att den framtida plattformen kunde utväxla data mellan olika typer av informationssystem på ett enkelt och smidigt sätt oavsett protokoll och dataformat. Lösningen skulle dessutom fungera som portal för in- och utgående meddelanden och tillhandahålla avancerad EDI-funktionalitet för företagets övriga verksamhetsområden. För att möta alla dessa behov behövde UNI2 en plattform med bästa möjliga meddelandehantering. Efter ett lyckat Proof of Concept hittade man till slut sin lösning, xtrade Business Hub visade exakt upp den funktionalitet och säkerhet man behövde, Håkan Klingensjö berättar, xtrade medför en automatisering och säker överföring vilket är det absolut viktigaste. Eftersom det är en stabil plattform får kunderna följdaktigen en säkrare tjänst som dessutom är lätt att övervaka. Faktumet att så många som tre utav Sveriges sex e-faktura utställare använder xtrade som meddelandeplattform gjorde dessutom beslutet enklare. Version (6)

4 E-fakturering - en förlängning av tidigare tjänster Det nya tillskottet e-fakturering, som egentligen kan ses som en fortsättning på UNI2s tidigare tjänster, gör det möjligt för UNI2 att skicka e-faktura till privatkunder. Kundnyttan är uppenbar, istället för att skicka ut en pappersfaktura skickar man ut en e-faktura vilket medför både kostnadsbesparingar och smidigare flöde. Företagen behöver inte utveckla tekniska lösningar mot respektive internbank, istället fungerar UNI2 som ett nav för alla elektroniska transaktioner som utförs. För att bli accepterad och upplagd som e-faktura utskickare räcker det numera att CTD och bank aktiverar företaget i fråga samt genomför kontroller för att garantera att fakturorna är korrekta. Faktureringen är för närvarande det verksamhetsområde som kräver mest tid och utrymme hos UNI2. Som dotterbolag till UNI2 hanterar man idag en stor del av Tele2s faktureringar och planerar att successivt att plocka över ännu mer trafik, Vi behandlar ungefär 20 miljoner fakturor per månad och planerar att lägga in väldigt mycket volym till xtrade. Tanken är att vi så småningom ska hantera hela Tele2s produktion för Europa. I dagsläget har Tele2 cirka 30 miljoner kunder och skickar ut omkring 100 miljoner fakturor per år. Det är otroligt stora volymer det rör sig om, påpekar Håkan Klingensjö. E-arkivering elektronisk åtkomst till affärsinformation Inom EDI-området erbjuder UNI2 även tjänster för elektronisk arkivering och åtkomst av affärsdokument. Ännu idag använder många företag sig fortfarande av pappersdokument som skickas via posten. Detta tillvägagångssätt har ofta visar sig bli mer kostsamt och riskfyllt i längden eftersom affärsdokument faktiskt kan försvinna; papper placeras i pärmar som man flera år senare inte kan lokalisera på grund av dålig organisering. Med tjänsten earkiv kan företag med lätthet komma tillrätta med denna oordning och får möjlighet att höja ribban betydligt i form av ökad säkerhet, snabbhet och kostnadseffektivitet. Tjänsten passar alla slags företag som på ett smidigt sätt vill ha elektronisk åtkomst till sin affärsinformation men slippa lagra den fysiskt. Det som är bra med vårt e-arkiv är hur snabbt man kan hitta ett dokument som man har lagrat. Vår nya meddelandeplattform, xtrade, tillåter arkivering av alla typer av elektroniska filer vilket förhöjer kundnyttan. Kunden går in, söker efter sitt dokument med nyckelord och hittar dokumentet omgående. Är man van att jobba med pappersarkiv och gå in och leta i pärmar så är det som natt och dag, konstaterar Håkan Klingensjö. Version (6)

5 Preprocessning optimering av affärsinformation Under preprocessningen bearbetas affärsdokumenten i UNI2s intelligenta serverlösning. Rådata (affärsdokument, fakturor, offerter, etc.) hämtas in från kunden för att sedan bearbetas och skickas vidare på ett säkert sätt till printshoparna. All intelligens finns i preprocessningen, vi förutser vad som ska hända i de kommande stegen och kan på så sätt minimera de kostnader som dyker upp, förklarar Håkan Klingensjö. Fortfarande väljer många företag att själva ta hand om fakturautskicken till sina utskriftsställen, något som faktiskt kan innebära komplikationer längre fram om man sedan väljer att byta printshop. Genom att själva stå för hanteringen går företagen även miste om den optimering som tillhandahålls via preprocessningen och som gör det möjligt att hålla låga priser, På UNI2 har vi ingen printtjänst inhouse utan vi handlar upp alla våra printshop tjänster, då utnyttjar vi även de stora volymer vi har via Tele2. Detta ger oss oerhört bra priser och avtal med printshoparna, vilket vi givetvis ser till kommer våra kunder till godo. Vi låter de göra vad de är bäst på, dvs. skriva ut dokument, ingenting annat, berättar Håkan Klingensjö. Även om UNI2s förmånliga avtal ger lägsta möjliga pris hos printshoparna, behöver inte nödvändigtvis företaget i fråga använda den printshop som föreslås, utan har själv möjlighet att styra om de preprocessade dokumenten till önskvärd printshop. Den tekniska lösningen För att kunna hantera dessa tre verksamhetsområden på bästa möjliga sätt har UNI2 har valt att använda en xtrade Business Hub lösning med frontend och backend. Lösningen är idealisk just för större företag där merparten av kommunikationen förväntas gå i egen regi. Eftersom xtrade är skalbar i flera dimensioner har UNI2 möjlighet att enkelt bygga på sin verksamhet allt eftersom meddelande-trafiken utökas. I denna särskilda xtrade lösning går all kommunikationen utifrån via en frontend som ligger exponerad ut mot Internet. Meddelandesäkerheten tryggas genom en säker tunnel som leder in till två backends där all viktig information finns tillgänglig. Upplägget ger UNI2 den höga säkerhetsnivå som krävs för denna typ av verksamhet och minskar avsevärt risken för eventuella angrepp. Via xtrades starka loggningsfunktionalitet och händelsestyrning kan dessutom alla sända filer med lätthet följas i överföringen och om något mot all förmodan skulle inträffa på vägen har UNI2 alltid möjligheten att kontrollera händelseförloppet. För att komma till rätta med meddelandekonverteringen valde UNI2 att ta in programvaran Symphonia Message Mapper. Med Message Mapper kan UNI2 snabbt och enkelt mappa, översätta och transportera mellan nya och existerande system. Programvaran är designad och utvecklad för att tillhandahålla bästa möjliga användarvänlighet och fungerar som en verktygslåda där man själv lägger upp direktiven. Framtidsutsikterna Fördelarna med att gå från pappersbunden information till elektronisk information har visat sig vara många, förutom de givna kostnadsbesparingarna kan kunderna även dra nytta av de administrativa fördelarna och få en bättre ordning på sina dokument. UNI2 stora framgångar visar på att det finns ett betydande behov hos företag att ständigt effektivisera sin verksamhet. Version (6)

6 Läs mer på Xware AB Sveavägen Stockholm tel , fax Xware AB är ett helsvenskt företag som funnits sedan Vi utvecklar och marknadsför högteknologisk programvara för säker och avancerad informationssamverkan i både civila och militära tillämpningar. Vårt produktkoncept xtrade Business Communications Suite används för att skapa informationssamverkan mellan kunder, leverantörer och parter i olika former av ehandels- eller B2B-lösningar där även trådlös kommunikation kan ingå. Lösningarna grundar sig på avancerade behov inom integration, EDI/Internet, kommunikation och säkerhet. Produkterna används i t ex VAN-tjänster, kommunikationstjänster, meddelandeväxeltjänster, infrastrukturlösningar och centraliserade eller distribuerade navtjänster samt logistiktjänster. Bland våra kunder finns t ex Försvarsmakten, WM-data, Strålfors, TNT Freight Management, Åhléns, Dahl, IBS och Hogia. Version (6)