Fallstudie Apoteket Ökad effektivisering och säkerhet med e-recept

Transkript

1 Ökad effektivisering och säkerhet med e-recept

2 Copyright Xware AB. All rights reserved. xtrade is a registered trademark of Xware AB. Version (6)

3 Ökad effektivisering och säkerhet med e-recept I början av 2000-talet påbörjade Apoteket arbetet med att sätta samman en ny tjänstebaserad plattform för att förbättra servicen till sina kunder. Den tidigare egenutvecklade inhouse-lösningen för hantering av recept och läkemedel byggde på en decentraliserad miljö som innebar ett system på varje apotek, vilka i sin tur var ihopkopplade mot de centrala systemen. För att komma till rätta med problemet och kunna få den effektivisering och rationalisering som man var ute efter var Apoteket tvungen att byta ut delar av sin ITverksamhet. Man utvecklade ETC (Ett TjänsteCentrum), en central brevlåda där e-recept, ordrar och fakturor hämtas och lämnas ut av vilket Apotek som helst i Sverige. I dagsläget hanterar ETC-plattformen som mest 75 transaktioner per sekund och antalet ökar varje månad. För att uppnå stordriftsfördelar och prestandaökning tog man in hjälp utifrån. Efter en tids förhandlingar föll valet på WM-Datas BTS tjänst (Business Transaction Services). Under 2005 implementerades den nya lösningen vilket innebar att all systemförvaltning, utveckling & IT-support outsourcades till WM-data där en av de riktigt stora satsningarna var just på EDI. Idag sköts all meddelandehantering mellan Apoteket och deras kunder av BTS, som bygger på Xware plattformen xtrade Business Hub. Världsledande siffror Med sina 950 apotek utspridda från norr till söder ansvarar Apoteket idag ensamt för hela Sveriges läkemedelsförsörjning och omsätter ca 37 miljarder per år. Företaget sträcker sig till flertalet områden och ombesörjer dessutom rådgivning och information, läkemedelstillverkning, med mera. För att effektivt kunna administrera sin omfattande verksamhet har Apoteket under de senaste åren lagt extra energi på sin IT-sektion. Den senaste satsningen på EDI och speciellt då e-recept har slagit väl ut och idag är cirka hälften av de utskrivna recepten elektroniska, Leif Forsman, kundansvarig på WM-Data BTS berättar, Vi har idag via BTS/xTrade-systemet närmare receptmeddelanden/dygn, både recept och kvittenser, en ansenlig mängd. Jag skulle tippa på att vi har haft en 50 %-ig höjning sedan installationen. Med dessa siffror ligger Sverige i världstopp. Allra vanligast med e-recept är i Norrbotten där mer än 95 % av recepten från primärvården skickas elektroniskt. Stärker samarbetet med landstingen E-recept är ingen ny företeelse i sig utan har redan funnits i ett 15-tal år, men från början handlade det mer om gemensamma projekt mellan enskilda sjukhus och apotek på lokal nivå. Nationell vidd fick det först kring och sedan dess har utvecklingen gått i rask takt. Fördelarna med det elektroniska receptet är många. Förutom den självklara effektivitetsmässiga förbättringen har man på Apoteket även märkt av ett stärkt samarbete med landstingen. Systemet utvecklas kontinuerligt för att underlätta vardagen för både anställda som kunder. Personalen har fått en stabilare och snabbare hantering av elektroniska meddelanden. Vi ligger idag på en genomsnittstid för ett recept på ungefär fyra sekunder, berättar Leif Forsman. Tidsbesparingen med det nya systemet är en av de större fördelarna, med en besparing på en minut per e-recept (för både apotekspersonal och läkare) kommer man upp i otroliga timmar per månad, timmar som kan användas till andra sysslor. Version (6)

4 Nöjda användare Flera undersökningar som gjorts visar att e-recept har blivit välmottaget av både kunder och användare, cirka 90 procent är nöjda. Lösningen uppskattas på olika sätt av olika användare. Vårdpersonal och apotekspersonal anger exempelvis att tidsvinsten och säkerheten är den största skillnaden från förut, medan kunderna främst pekar på den ökade smidigheten. E-recepten minskar även ner på felmarginalen eftersom apotekspersonalen slipper tyda svårlästa skrivstilar och kan lägga sin tid på andra viktiga arbetsuppgifter som att finnas där för sina kunder i fall dom behöver mer support i sin läkemedelshantering. I och med att e-receptet färdas i en obruten informationskedja från läkarens journal till Apotekets system märker man dessutom av tydiga säkerhetsmässiga förbättringar. Risken att ett recept förfalskas på väg till Apoteket är en omöjlighet. Lagring av e-recept En stor förändring och förbättring inom e-recept området inträffade efter en lagändring under våren 2005 då apoteken fick rätt att under en viss tid lagra e-recept. Via ett receptregister kan personalen numera lätt hålla under uppsikt vilka läkemedel på receptet har hämtats ut. Kunden behöver därför inte längre spara något fysiskt pappersrecept eftersom all information redan finns i systemet. Via den nya funktionen Mina läkemedel har kunden även möjlighet att efter varje läkemedelsuttag få en sammanställning med information om bland annat återstående giltighetstid, uttag med mera. Med hjälp av denna får både apotekspersonalen såväl som kunden lättare kontroll över utdelade läkemedel. Den tekniska lösningen Apotekets lösning för EDI-hantering utgörs av två delar, dels har man den egen utformade tjänsteplattformen ETC som fungerar som brevlåda för alla e-recept, ordrar och fakturor, dels har man xtrade och BTS som har hand om själva hanteringen/bearbetningen utav dessa elektroniska meddelanden. Kommunikationen mellan brevlådan och hanteringsfunktionen går via JMS, ett java baserat protokoll. Version (6)

5 E-receptets väg genom meddelandekedjan: Det elektroniska receptet måste passera genom flera olika steg innan det slutligen når Apoteket. Ett vanligt scenario kan exempelvis se ut som följer: 1. En läkare ute på landstinget genererar ett e-recept med sitt journalsystem. 2. E-receptet slussas vidare till en gateway som skapar ett EDI-meddelande i enlighet med rådande standard. 3. E-receptet signeras, eventuellt krypteras (känslig information) - och skickas därefter vidare över landstingens egna säkra nätverk Sjunet. 4. Via Sjunet kommer det in i BTS och xtrade oftast med X.400 protokollet. Här väntar dekryptering och kontrollering av sigill så att det säkerhetsmässigt är giltigt. Formatet som landstinget använt sig av konverteras till ett internt XML-format. 5. E-receptet skickas vidare till Apotekets ETC, deras centrala brevlåda, där det kontrolleras innehållsmässigt. 6. Om allt är i sin ordning skapas en kvittens från den centrala brevlådan som går tillbaka till BTS. 7. Kvittensen konverteras till det format landstingen vill ha, skickas med X.400 över Sjunet och vandrar sedan tillbaka genom kedjan. 8. Det färdiga receptet ligger och väntar på att kunden går till Apoteket (vilket apotek som helst) och hämtar ut sitt läkemedel. Apotekets EDI-tjänst i framtiden På Apoteket pågår intensivt arbete med att kontinuerligt bygga till nya funktioner och utveckla förbättringar till den befintliga tjänsten. Leif Forsman berättar att det just nu är mycket på gång, Dels vill Apoteket höja delen e-recept och successivt få bort pappersrecepten helt och hållet och dels jobbar man med att erbjuda sina kunder e-handel. En kommun ska kunna köpa plåster, medicin, m.m. till sina vårdhem via elektronisk överföring. Nyligen infördes dessutom en tilläggstjänst som gör det möjligt för kunderna att beställa hem sin medicin på webben och få det skickat med posten. På Apoteket har man hittills varit nöjda med sin BTS/xTrade-tjänst. Lösningen har uppfyllt samtliga av Apotekets systemkrav vad gäller protokoll, format, spårning, etc. Främst den höga funktionaliteten och prestandan har varit speciellt uppskattad vilket är a och o inom en bransch som denna. Om inte ett e-recept kommer fram som det ska och det blir fördröjningar kan det få allvarliga konsekvenser. Det kan trots allt vara liv det handlar om. Version (6)

6 Läs mer på Xware AB Sveavägen Stockholm tel , fax Xware AB är ett helsvenskt företag som funnits sedan Vi utvecklar och marknadsför högteknologisk programvara för säker och avancerad informationssamverkan i både civila och militära tillämpningar. Vårt produktkoncept xtrade Business Communications Suite används för att skapa informationssamverkan mellan kunder, leverantörer och parter i olika former av ehandels- eller B2B-lösningar där även trådlös kommunikation kan ingå. Lösningarna grundar sig på avancerade behov inom integration, EDI/Internet, kommunikation och säkerhet. Produkterna används i t ex VAN-tjänster, kommunikationstjänster, meddelandeväxeltjänster, infrastrukturlösningar och centraliserade eller distribuerade navtjänster samt logistiktjänster. Bland våra kunder finns t ex Försvarsmakten, WM-data, Strålfors, TNT Freight Management, Åhléns, Dahl, IBS och Hogia. Version (6)