Fallstudie Åhléns Integrationsplattformen som ger säkrare filhantering

Transkript

1 Integrationsplattformen som ger säkrare filhantering

2 Copyright Xware AB. All rights reserved. xtrade is a registered trademark of Xware AB. Version (6)

3 Åhléns Åhléns är inom många områden Sveriges ledande detaljhandelsföretag. Med imponerande 5 miljarder kronor i omsättning och med ett ihållande intresse i att erövra ny mark ser framtiden ljus ut för Åhléns. Under de senaste åren har förändringarna inom varuhuskedjan varit både många och omfattande. Med fokus på att nå ut till den mer trendmedvetna publiken har man satsat extra hårt på områden som media, mode, skönhet och inredning. Satsningar som inte bara påverkar försäljningssiffrorna utan också innebär stora omvälvande förändringar inne i Åhléns egna IT-system. För en verksamhet som har ett så pass brett utbud och samarbetar med ett mycket stort antal leverantörer innebär det naturligtvis mycket att hålla reda på i det stora systempusslet. Kritiskt informationsutbyte Åhléns-gruppen består idag av 79 varuhus, 90 KICKS butiker, 20 hembutiker varav 17 i Norge, 14 Lagerhaus-butiker samt en distributionscentral. Antalet enheter av alla kategorier är ständigt ökande. För en varuhuskedja i Åhléns storlek är smidig kommunikation A och O, både internt och externt. Åhléns är som de flesta andra företag helt beroende av fungerande datasystem. Viktiga överföringar måste komma fram i tid. För oss är det oerhört viktigt att viss information kommer fram i tid, och korrekt. Det som har med varuförsörjningen att göra, att varuhus och butiker får påfyllning av varor, är ett måste, säger IT-ansvarig på Åhléns, Conny Nordberg. Detta innebär i praktiken att leverantörerna så snabbt som möjligt skall få sina order. I samband med varuingångarna till säljenheterna skall elektroniska följesedlar finnas på plats, men även att filutbytet inte får ta för lång tid och informationen får inte försvinna. En fungerande integrationsplattform är avgörande för hur väl hela verksamheten kommer att fungera." Smidigare flöde Det är först nu som Åhléns har lyckats få bra kontroll på filkommunikationen menar Conny Nordberg. För några år sedan hade man en FTP-växel för all hämtning och lämning av filer mellan enheter och centralsystem. Lösningen var kostsam, krånglig och osäker. Alla nya system och partners som skulle kopplas in blev punkt-till-punkt-baserade. Den effektivitet som man till en början hade hoppats på med FTP-växeln uteblev och man blev istället varse att lösningen snarare saktade ner verksamheten än effektiviserade den. Åhléns insåg helt enkelt att man var tvungen att byta koncept och gå över till en integrationslösning som förenade och förenklade meddelandehanteringen mellan varuhus, butiker och centrala system istället för att komplicera den. Åhléns gick ut i upphandling av integrationsplattform som efter noga övervägande vanns av xtrade Business Communications Suite. Systemet hade en enkelhet som så många av konkurrenterna saknade men erbjöd ändå alla tänkbara kommunikationsprotokoll och filkonverteringsformat. I November 2003 installerades systemet hos Åhléns med målet att all filkommunikation så småningom kommer att gå genom plattformen, och att fungera som ett stödsystem för smidigare kommunikation. Version (6)

4 Lösningen, extern och internt Åhléns integrationsplattform består i grunden av xtrade Business Hub server och xtrade Business Connect. Det är ett klustrat system där kommunikationen sker via en hub ut till alla varuhus och butiker, samtliga utrustade med en xtrade Business Connect. Dessa satellitsystem kommunicerar med den centrala hubben (xtrade Business Hub) via xtrm-protokollet. Kommunikationen sker via Åhléns eget nätverk, detta för att hålla säkerheten på en så hög nivå som möjligt. Genom att sammanföra alla delar till en central knutpunkt där informationen skickas från ett ägande system till ett antal prenumererande system har man lyckats rationalisera hela meddelandeprocessen. Förutom den externa kontakten med de olika enheterna som nämts ovan går även all intern kommunikation via xtrade BCS. xtrade BCS ser till att all kommunikation mellan de interna systemen flyter på så att dessa enkelt och komplikationsfritt kan utbyta information med varandra. Behovet av konvertering av filformat är löst genom dels Symphonia, en produkt som också levereras av Xware, dels en egenutvecklad Linux-baserad lösning för mer komplicerade, logiska, konverteringar. Åhléns interna system som xtrade BCS binder samman: Personalsystem Ekonomisystem Kundklubbar Lageradministration System för varuhusbeställningar Leverantörsorder Data warehouse Intranät Webbtjänsten Åhléns.com Version (6)

5 Genom att knyta ihop hela kedjan från order och leverans till försäljning, så att så lite tid som möjligt går förlorad på vägen, har xtrade lyckats korta ned Åhléns ledtider och gjort att flödet fungerar smidigare. Detta är speciellt viktigt för en stor varuhuskedja som måste ha exakt koll på saldona i varje butik och varuhus, ner på lägsta nivå. Eventuella prisförändringar, information om varor i lager, samt om order och varuingång måste uppdateras i realtid. Om något inte går iväg blir kostnaden genast högre, något som i sin tur påverkar hela kedjan. Därför är just de säkerhetsmässiga aspekterna något som Åhléns fäste särskilt stor vikt vid när man valde mellan olika integrationslösningar. xtrade BCS har visat sig vara det idealiska valet för Åhléns. De tidskritiska transaktioner som genomförs säkerhetsställs bl a av xtrades starka loggning och händelsestyrning. Varje meddelande kan spåras och med lätthet följas i överföringen. Om en transaktion skulle misslyckas finns alltid möjligheten att kontrollera händelseförloppet. Med xtrade BCS har Åhléns lyckats få bättre kontroll över alla informationsflöden, order och leveranser, vilket kan behövas när enbart Åhléns City Stockholm har hela artiklar i sortimentet! Förväntningarna och resultatet Sedan i November 2003 har man implementerat systemet och migrerat all kommunikation från den gamla till den nya plattformen. Åhléns primära intention med integrationsplattformen var bl.a. att inledningsvis ersätta den existerande kommunikationen på företaget för att sedan gå vidare med det externa nätverket och det stora antal leverantörer man idag arbetar med. De interna förbättringarna är idag redan avklarade och de externa pågår. Några av de resultat som gjort sig gällande: En enda integrationskoppling Införandet av Åhléns nya system för varuhusförsörjningsplanering som är ett standardsystem gick med lätthet. Till skillnad från förut behövdes bara en enda integration mot EAI-plattformen, och man slapp det krångliga momentet att integrera varje del av systemet med alla de bakomliggande system som berördes. Infrastrukturella förändringar har överlag blivit enklare att genomföra. Ingen inhyrd konsulthjälp Ingen konsulthjälp har behövts på grund av att plattformen är så pass lätt att administrera. Gränssnittet är så enkelt att IT-avdelningen kan göra de anpassningar som krävs på egen hand, vilket innebär stora besparingar. Leverantörer, speditörer och samarbetspartners Utav de 300 svenska leverantörer som Åhléns idag skickar elektroniska order till har ett antal redan installerat xtrade Business Connect. Åhléns hoppas på att ännu fler kommer att följa samma väg, vilket skulle innebära ytterligare en rationalisering av informationsutbytet, inklusive fakturor, etc. Plattformen har enligt planerna successivt byggts ut, samtidigt som man utökat antalet systemprotokoll för de externa förbindelserna. Med detta har Åhléns kunnat öka sin tillgänglighet ännu mer gentemot sina många leverantörer, speditörer och samarbetspartners. Effektivare kommunikation Kommunikationen går fortare, är säkrare och är mer avskalad än tidigare. Risken med att något skulle inträffa har minimerats. På Åhléns har man varit mycket nöjda med sin xtrade-lösning, förutom de rent tekniska förbättringarna har det ekonomiskt sett visat sig vara en fördelaktig investering, menar Conny Nordberg, Vi har förflyttat oss till något som är bättre och mer utvecklingsbart, och redan på mindre än två år har vi kunnat räkna hem investeringen. xtrade är en kvalitetsprodukt när det gäller att flytta data och skapa nya relationer, konstaterar Conny Nordberg nöjt. Version (6)

6 Läs mer på Xware AB Sveavägen Stockholm tel , fax Xware AB är ett helsvenskt företag som funnits sedan Vi utvecklar och marknadsför högteknologisk programvara för säker och avancerad informationssamverkan i både civila och militära tillämpningar. Vårt produktkoncept xtrade Business Communications Suite används för att skapa informationssamverkan mellan kunder, leverantörer och parter i olika former av ehandels- eller B2B-lösningar där även trådlös kommunikation kan ingå. Lösningarna grundar sig på avancerade behov inom integration, EDI/Internet, kommunikation och säkerhet. Produkterna används i t ex VAN-tjänster, kommunikationstjänster, meddelandeväxeltjänster, infrastrukturlösningar och centraliserade eller distribuerade navtjänster samt logistiktjänster. Bland våra kunder finns t ex Försvarsmakten, WM-data, Strålfors, TNT, Åhléns, Dahl, IBS och Hogia. Version (6)