PROJEKTPLAN Djursholms Ridhus

Transkript

1 1(14) PROJEKTPLAN Djursholms Ridhus Fastighet: Djursholm 2:206 Uppdragsgivare: Fastighetsnämnden AVSLUTSSKEDE (Underlag till förvaltning) Beslutad Tekniska nämnden Danderyds kommun Upprättad Reviderad Tel Box 74 Fax Danderyd

2 PROJEKT/ VERKSAMHET...4 FASTIGHET...4 NUVARANDE VERKSAMHET...4 TIDIGARE VERKSAMHETER...4 NUVARANDE LOKALSITUATION...4 KONTRAKT/AVTAL...5 2(14) GÄLLANDE KONTRAKT...5 Lokaler...5 Bostad...5 NYA KONTRAKT/AVTAL...5 Lokaler...5 Bostad...5 TILLÄGGSHYRESAVTAL/VERKSAMHETSANPASSNINGAR...5 Lokaler...5 Bostad...5 FASTIGHETSNÄMNDEN...5 Tjänsteutlåtande...5 Beslut...6 UPPDRAGSBESKRIVNING...6 Bakgrund...6 Syfte...7 Mål...7 Avgränsningar...8 KONTAKTPERSONER...8,...8 Beställare/uppdragsgivare/ kund/ myndighet...8 Verksamhet...8 ORGANISATION...8 PROJEKTORGANISATION...8 Styrgrupp...8 Projekteringsgrupp...8 Referensgrupp...9 Entreprenör...9 TIDER...9 Önskemål från verksamheten...9 Tidplan byggnation...9 EKONOMI...9 Finansiering...9 Budget för program...9 Budget för produktion...9 Förslag till projektbudget...9 Kostnadsfördelning...10 Hyresoffert...10 Hyreskalkyl...10 UPPHANDLING...10 Avrop...10 KVALITET, MILJÖ OCH ARBETSMILJÖ...10 RISKER...10

3 INFORMATION (14) Fastighetsnämnden...11 Allmänheten/ Övriga...11 PROJEKTRAPPORTERING...11 Mötesanteckningar...11 Kostnadsprognos...11 Tidplan...11 Slutredovisning...11 Tidplan...12 MYNDIGHETER...12 STADSBYGGNADSKONTORET...12 Gällande plan...12 Bygglov...12 Tillgänglighet...12 ARBETSMILJÖVERKET...12 BRANDMYNDIGHETEN...12 SAKKUNNIGA...13 HANDLINGAR...13 HANDLINGAR...13 Utredningar...13 Relationsitningar...13 Ritningar och beskrivningar...13 Bygglovhandling...13 PROJEKTERINGSANVISNINGAR...13 CAD samordning...13 Ritningshantering...13 Projekteringsanvisningar...13

4 PROJEKT/ VERKSAMHET Projektnamn:Om- och tillbyggnad av Djursholms ridhus 4(14) Fastighet Beteckning: Djursholm 2:206 Objekt nr: 311 Adress: Populärnamn: Gärdestorp Djursholms ridhus Nuvarande verksamhet Det finns idag två olika intressenter: Gärdestorps ridskola: - Drivs sedan 1990 av Eva Ulf som hyr anläggningen av Danderyds kommun, tekniska kontoret. - Personalen består av 15 personer motsvarande 10 heltidstjänster. - Totalt 74 djur fördelat på 44 hästar och 30 ponnys uppsittningar i veckan varav ca 650 fritidselever. - Ca 3000 personer besöker anläggningen varje vecka. Djursholms Ridklubb: - Är en av de största ridklubbarna i Sverige och grundades medlemmar varav ca 500 aktiva. - 4 halvtidsanställda ledare. - Kommunens största förening avseende aktiva flickor. - Väntetid ca 1,5 år för att få börja rida. - Framgångsrika nationellt och internationellt inom dressyr och hoppning. - Har en längre tid bedrivit verksamhet för handikappade. - En av de främsta tävlingsarrangörerna i Sverige inom ridsport. Tidigare verksamheter I slutet av 1800-talet påbörjades ridverksamheten på Gärdestorp. Nuvarande lokalsituation 1984 utfördes en om- och tillbyggnad vilket resulterade i en för tiden toppmodern anläggning. De äldre delarna av stallarna berördes dock inte av dessa arbeten utan har sett likadana ut de senaste åren. Cafeterian byggdes om i början på 2000-talet. Sedan 1984 har verksamheten i princip fördubblats vilket lett till utrymmesproblem. Omklädningsrummen är idag fulla med skåp, lektionssalarna är otillräckliga, lokaler för skötsel av material är förlegade och otillräckliga.

5 Spiltor och boxar är antingen för små eller har för låg takhöjd för att möta kraven i djurskyddslagen. 5(14) Kontrakt/Avtal Gällande kontrakt Lokaler Nuvarande kontrakt tecknades med Gärdestorps Ridskola 2001 och ska omförhandlas i samband med om- och tillbyggnad. Bostad Nuvarande kontrakt, för hyra av torpet, tecknades med Gärdestorps Ridskola 2001 och ska omförhandlas i samband med om- och tillbyggnad. Nya kontrakt/avtal Lokaler Nytt kontrakt med ny hyresnivå fr.o.m träffat inkl. avstående av besittningsskydd. Nytt avtal för arrende av Idavallen (del av Djursholm 2:228 och 2:232) är tecknat. Bostad Befintligt avtal har omförhandlats med en ny justerad hyresnivå inkl. avstående av besittningsskydd. Tilläggshyresavtal/verksamhetsanpassningar Lokaler Bostad Tjänsteutlåtande och beslut Tjänsteutlåtande TN 2009/ Kultur och fritidskontoret KFN 2009/ Kommunledningskontoret KS 2010/ FN 2012/ FN 2012/ Kommunledningskontoret KS 2010/ Utbildnings- och kulturkontoret KFN 2011/ Kommunledningskontoret KS 2010/ FN 2012/ Kultur- och fritidsnämnden KFN 2011/ Kommunledningskontoret KS 2010/ FN 2012/ FN 2012/ FN 2012/0002

6 Sammanträden för beslut Fastighets- och naturvårdsutskottet Kultur- och fritidsnämnden Kommunstyrelsen Fastighetsnämnden Fastighetsnämnden Fastighetsnämnden Kommunstyrelsens arbetsutskott Kultur- och fritidsnämnden Kommunstyrelsens arbetsutskott Fastighetsnämnden Kultur- och fritidsnämnden Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Fastighetsnämnden Fastighetsnämnden Fastighetsnämnden Kommunfullmäktige 89 6(14) Beslut Fastighets- och naturvårdsutskottet beslutade under sammanträdet den 2 februari 2009, 1, att ge tekniska kontoret i uppdrag att, tillsammans med samrådsgruppen, ta fram ett åtgärdspaket för ridhuset. Kultur- och fritidsnämnden beslutade under sammanträdet den 19 oktober 2010, 82, att tillstyrka förvaltningens förslag gällande investering av Djursholms ridhus och föreslog kommunstyrelsen besluta att tekniska kontoret påbörjar en projektering. Kommunstyrelsen uppdrog under sammanträdet den 29 november 2010, 179, åt tekniska nämnden att genomföra förstudie och programarbete avseende investering i Djursholms Ridhus utifrån angivna riktlinjer. Fastighetsnämnden uppdrog under sammanträdet den 11 oktober 2012, 74, åt tekniska kontoret att göra en förstudie med fokus på möjligheten att bygga nytt stall och eventuellt ridhus enligt Ågesta gårds koncept, i syfte att uppnå ett miljömässigt bättre ridhus med lägre driftskostnader och till en lägre totalkostnad. Fastighetsnämnden beslutade under sammanträdet den 13 december 2012, 94, att föreslå kommunstyrelsen att uppdra åt nämnden att påbörja projektering enligt alternativ 2 under förutsättningen att kommunfullmäktige anslår det begärda investeringsanslaget om 53 mkr. Fastighetsnämnden beslutade att tekniska kontoret ska återredovisa ärendet till nämnden i samband med färdigställande av projektering och förfrågningsunderlag. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade under sammanträdet den 21 januari 2013, 6, att remitterar ärendet, om- och tillbyggnad av Djursholms ridhus, till kultur- och fritidsnämnden för yttrande över fastighetsnämndens förstudie och program avseende alternativen 1 och 2, enligt kommunledningskontorets tjänsteutlåtande daterat

7 7(14) Kultur- och fritidsnämnden beslutade under sammanträdet den 23 april 2013, 30, att: 1) Alternativ 1 inte är aktuellt att genomföra. 2) Att kommunstyrelsen ger fastighetsnämnden i uppdrag att förstudien/projekteringen ska omfatta avseende om- och tillbyggnad av Djursholms ridhus ska omfatta alternativ 2 och 3. 3) Utbildnings- och kulturkontoret, Djursholms Ridklubb och Ridskolan Gärdestorp AB förutsätts delta i denna fortsatta process. 4) Överlämna förvaltningens tjänsteskrivelse som sitt svar på remissen. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade under sammanträdet den 27 maj 2013, 70, att remittera ärendet till fastighetsnämnden med uppdrag att: 1) Genomföra programarbete avseende alternativ 3. 2) Jämföra och prioritera mellan aktuella alternativ utifrån kriterier enligt tjänsteutlåtandet KS Fastighetsnämnden beslutade under sammanträdet den 13 januari 2014, 3, följande: 1) Fastighetsnämnden beslutar för sin del att godkänna tekniska kontorets programarbete och överlämnar det till kommunstyrelsen för godkännande. 2) Fastighetsnämnden godkänner för sin del alternativ 2 för en om- och tillbyggnad av Djursholms ridhus, och föreslår kommunstyrelsen att uppdra till fastighetsnämnden att genomföra om- och tillbyggnad enligt alternativ 2. 3) Under förutsättning att om- och tillbyggnad godkänns enligt alternativ 2 av kommunstyrelsen föreslår fastighetsnämnden att hemställa hos kommunfullmäktige om investeringsanslag om X mkr för Djursholms ridhus enligt alternativ 2. Kultur- och fritidsnämnden beslutade under sammanträdet den 4 februari 2014, 13, att: 1) Tillstyrka fastighetsnämndens beslut att göra om- och tillbyggnaden av Djursholms ridhus enligt alternativ 2 där endast nuvarande manege sparas. 2) Ridskolan Gärdestorps AB, Djursholms ridklubb och utbildnings- och kulturkontoret aktivt ska delta i projektplaneringen. 3) Projektgruppen får i uppdrag att se över vilka provisoriska lösningar som kan bidra till att underlätta byggprocessen. Kommunstyrelsen beslutade 10 mars att: 1) Kommunstyrelsen beslut att bevilja fastighetsnämnden investeringsanslag om X miljoner kronor för genomförande av alternativ 2, nybyggnation av Djursholms ridhus. 2) Kommunstyrelsen beslut att bevilja fastighetsnämnden investeringsanslag om 56,3 miljoner kronor för genomförande av alternativ 2, nybyggnation av Djursholms ridhus. Kommunfullmäktige beslutade 31 mars

8 8(14) 1) Kommunfullmäktige beslut att bevilja fastighetsnämnden investeringsanslag om X miljoner kronor för genomförande av alternativ 2, nybyggnation av Djursholms ridhus. Fastighetsnämnden beslutade 4 september ) Fastighetsnämnden uppdrar till tekniska kontoret att avropa fas 2 av ramavtal samverkansentreprenad för om- och tillbyggnad av Djursholms ridhus samt delegera till fastighetschef eller, vid dennes frånvaro, teknisk direktör att teckna avtal med Skanska Sverige AB, upp till en kostnad om 3 miljoner kronor. 2) Ärendet skall återredovisas till fastighetsnämnden i samband med färdigställande av fas 2 innan bygget startar. Fastighetsnämnden beslutade 11 juni ) Fastighetsnämnden beslutar att avropa Skanska Sverige AB för fas 3 i projekt om- och tillbyggnad av Djursholms ridhus samt delegera till teknisk direktör eller, vid dennes frånvaro, fastighetschef att teckna avtal. Fastighetsnämnden beslutade 13 augusti ) Fastighetsnämnden föreslår kommunfullmäktige att tilldela ett tilläggsanslag för investering om 11,9 mnkr utöver tidigare anslag på 56,3 mnkr avseende om och tillbyggnad av Djursholms ridhus. Kommunfullmäktige beslutade 19 oktober ) Kommunfullmäktige beslutar i enlighet med kommunstyrelsen förslag 128/2015. Fastighetsnämnden anvisas 11,9 miljoner kronor i tilläggsanslag för investering i om- och tillbyggnad av Djursholms ridhus. Uppdragsbeskrivning Syfte Att säkerställa intressenternas behov av lokaler, tillgodose myndighetskrav såsom djurskyddslagen och tillgänglighetskrav, samt att åtgärda större tekniska brister i anläggningen. Mål En funktionsenlig anläggning som motsvarar krav och behov till en rimlig investeringskostnad. Projektet har uppnått målen.

9 Avgränsningar Bostaden som benämns Torpet har ej ingått i entreprenaden 9(14) Kontaktpersoner, Avdelningschef: Förvaltare: Projektledare: Inhyrd byggledare: Projekteringsledare: Kristin Åberg Nilsson Per Henrik Bengtsson Per Blinck, Ulf Sjöstrand Torbjörn Frilund, Bylero AB Per-Axel Brånfelt, NOVAB Beställare/uppdragsgivare/ kund/ myndighet Fastighetsnämnden Verksamhet Djursholms ridskola Djursholms ridklubb Djursholms ridklubb Eva Ulf Susanne Martinelle Anna-Karin Laurell Organisation Projektorganisation Styrgrupp Ulf Sjöstrand, projektledare, tekniska kontoret Torbjörn Frilund, inhyrd byggledare, Bylero Håkan Arfwedson, fritidschef, utbildnings- och kulturkontoret Eva Ulf, nyttjare, Gärdestorps Ridskola AB (vid behov) Kristin Åberg Nilsson, fastighetschef, tekniska kontoret(om behov uppstår) Kenneth Sandin, projektchef, Skanska Petter Ekevärn, projektchef, Skanska fr.o.m Projekteringsgrupp Boris Juric, projektledare, tekniska kontoret Ulf Sjöstrand, projektledare, tekniska kontoret Torbjörn Frilund, inhyrd byggledare, Bylero Kenneth Sandin, projektchef, Skanska Petter Ekevärn, projektchef, Skanska Michel Damerji, platschef, Skanska Hans Lundell, platschef, Skanska Per-Axel Brånfeldt, projektansvarig, NOVAB Sofia Andréasson, arkitekt, Tema arkitekter

10 Referensgrupp En referensgrupp med representanter från Ridskolan och Ridklubben har sett och kommenterat skisser för om- och tillbyggnader. Entreprenör Skanska AB Tider Önskemål från verksamheten Viktigt att projektet utförs i etapper, för att säkerställa att verksamheten kan fortlöpa under byggtiden utan större inskränkningar. 10(14) Tidplan byggnation Tidplan fastslagen i samförstånd med entreprenör november Etapp 1 innebär nybyggnation av litet ridhus och karantänsstall samt flytt av befintligt traktorgarage, färdigt april Etapp 2 innebär rivning av befintliga byggnader, förutom stora ridhuset, samt nybyggnation i enlighet med fastslagna handlingar. Omarbetning av yttre ytor ingår till största delen i etapp 2, färdigt juli 2017 förutom återställning efter etablering och arbeten som inte kunnat utföras tidigare. Återställningen efter etableringen slutfördes under november Ekonomi Finansiering Den ekonomiska utredningen om hyresnivå har genomförts av kommunledningskontoret i samarbete med tekniska kontoret och kultur och fritidskontoret. Nuvarande hyresgäst har vid möte med representanter från kommunen den 23 augusti 2012 bedömt att de klarar en hyreskostnad om 1,5 1,7 miljoner kronor vilket skulle motsvara ca en tredjedel av den totala hyreskostnaden, två tredjedelar skulle då behöva finansieras av kultur- och fritidskontoret. Budget för program Enligt beslut Kommunstyrelsen är budget för programarbetet 5 mnkr. Budget för produktion Produktionskostnadskalkyl har genomförts för avstämning av projektbudget. Förslag till projektbudget Förslag till projektbudget och finansiering redovisas i tjänsteutlåtande Projektet har fått investeringsmedel om 56,3 miljoner kronor tilldelat av

11 kommunfullmäktig för genomförande av om och tillbyggnaden av Djursholms ridhus. Förslag till utökad projektbudget och finansiering redovisas i tjänsteutlåtande Projektet har fått utökad investeringsmedel om 11,9 miljoner kronor tilldelat av kommunfullmäktig för genomförande av om och tillbyggnaden av Djursholms ridhus. Utöver detta används 1 mnkr för drifteffektiviserings- och inomhusmiljöåtgärder och 1,2 mnkr för verksamhetsanpassning. Kostnadsfördelning Hyresoffert Kontrakts- och hyresdiskussion Med Eva Ulf har förts av Cecilia von Sydow i samråd med TK och K&F. Hyreskalkyl Hyreskalkyl har sammanställts och nytt hyreskontrakt har tecknats med Djursholms ridskola för hela anläggningens yta. Ridskolan hyr i sin tur ut yta till Djursholms ridklubb resp. hyr ut bostaden. 11(14) Upphandling Avrop Projektet Djursholms ridhus etapp 1-2 är genomfört som en totalentreprenad i samverkan, inom ramavtalet för ändamålet. Ramavtal för samverkan innebär riktpris med incitament. Gällande ramavtal är tecknat med Skanska AB. Kvalitet, miljö och arbetsmiljö En projektanpassad kvalitet- och miljöplan och arbetsmiljöplan har upprättats inför projekteringen. Till produktionen har miljökrav inarbetats i handlingar och kommunens miljömål är styrande i miljöplanen. Arbetsmiljöverkets riktlinjer för projektering är styrande i arbetsmiljöplanen. Länsstyrelsen regler för djurhållning och stallar har inarbetats i handlingarna under projekteringsfaserna. Representant från Länsstyrelsen har besiktigat samt utfört syner på plats, med godkännande som resultat. Under produktionen har verksamhetsmöten med entreprenör, verksamhet och tekniska kontoret genomförts kontinuerligt för att ta upp tidplan, arbeten som påverkar verksamheten, avstängningar och arbetsmiljörisker. Under produktionen har löpande miljö- och kvalitetsmöten genomförts.

12 Risker Riskanalys har tagits fram i såväl program- som systemskede samt i produktionen gemensamt med entreprenören. 12(14) Information Fastighetsnämnden Fastighetsnämnden har informerats i enlighet med beslutsprocessen för investeringsprojekt. Allmänheten/ Övriga Anslag i belyst anslagstavla på plats samt i verksamhetens lokaler under byggtiden. Komplett handlingspärm i A3-format finns hos verksamheten och är tillgänglig för den som vill gå igenom byggnationens utformning. Närmaste grannfastigheterna har fått direkt muntlig information av ansvarig projektledare samt utdelning av skriftlig information i brevlådorna. Projektrapportering Projektledarrapport månatligen Projektrapportering har skett vid tekniska kontorets interna projektledarmöten. Mötesanteckningar Protokollförda och signerade byggmötesprotokoll finns i projektpärm. Tidplan Sista slutbesiktning av byggnader genomfördes i juli Slutredovisning Slutkostnaden är kronor. Se vidare bilaga Slutkostnadsredovisning. Tilldelade investeringsmedel är kronor. Slutkostnaden överstiger tilldelade investering medel med kr. Övrig finansiering är genomförd enligt beslutad fördelning: Investering Drifteffektiviseringsåtgärder kronor (Bergvärmeanläggning) Inomhusmiljöåtgärder kronor Tidplan Start av etapp 1 i september 2015, som färdigställts i slutet av mars 2016 för att säkerställa provisoriska stallar när befintliga rivs.

13 13(14) Start av etapp 2 i april 2016 med färdigställande i början av april Återflytt av verksamheten från provisorier och återställning av provisorier klart till semestern 2017 Myndigheter Länsstyrelsen Besiktigat och godkänt etapp 1 i april Besiktigat och godkänt etapp 2 i mars 2017 av komplett anläggning. Miljö och hälsa Varit på platsbesök hösten Anmälan är gjord av verksamheten för caféet före start. Platsbesök har genomförts efter anläggningen är färdigställd. Stadsbyggnadskontoret Gällande plan Stadsplanen 394 Bygglov Bygglov har erhållits för etapp 1-2. Startbesked har erhållits. Slutbesked har erhållits. Tillgänglighet Tillgänglighetsutlåtande visar på godkända lokaler. Arbetsmiljöverket Förhandsanmälan till Arbetsmiljöverket är inlämnad. Brandmyndigheten En brandbesiktning har genomförts under programskedet samt efter färdigställande av etapp 1 resp. 2 Brandskyddsdokumentation finns för projektet. Sakkunniga BAS P BAS U Per-Axel Brånfeldt, Novab Michel Damerji resp. Hans Lundell, Skanska AB Handlingar Samtliga handlingar finns i TRIX, kommunens digitala handlingsbas

14 Handlingar 14(14) Utredningar Radonmätning Miljöinventering byggnad Tillgänglighet Relationsitningar Relationsritningar för arkitekt, konstruktion, VVS, el, brand och landskap finns i TRIX i dwg och pdf-format Drift- och underhållsinstruktioner finns i TRIX och dessutom i tre omgångar pärmar. Besiktningsprotokoll finns i TRIX Ritningar och beskrivningar Ritningar och beskrivningar för förstudie, programskede, systemhandlingar, bygglovhandlingar, förfrågningshandlingar och bygghandlingar finns i projektmapp på kommunens server. Bygglovhandling Ansökan och tillhörande ritningar finns dels i w3d3 och dels i projektmapp på kommunens server Projekteringsanvisningar CAD samordning Danderyds kommuns CAD-manual har använts i projektet. Arkitekt i arbetsgrupp har varit utsedd att vara CAD-samordnare. Ritningshantering ibinder har använts för dokumenthantering under projektering och produktion. Projekteringsanvisningar s projekteringsanvisningar har använts som underlag för projektering.