Handbok för insatspersonal. Före, under och efter internationella insatser.

Transkript

1 Handbok för insatspersonal Före, under och efter internationella insatser.

2 Handbok för insatspersonal Före, under och efter internationella insatser Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) Kontaktperson: Anna-Karin Hamrén Formgivning: Advant Produktionsbyrå AB Tryck: DanagårdLiTHO Publ.nr: MSB390 - april 2012 ISBN:

3 Handbok för insatspersonal Före, under och efter internationella insatser. Boken tillhör: Namn:... Telefon:... E-post:...

4 Inledning 4

5 1. Inledning Att åka på insats för att stödja drabbade är lärorikt, utmanande och ofta annorlunda än det liv som du har hemma. Som insatspersonal är du, tillsammans med andra på MSB, avgörande för att genomföra en insats. Den här personalhandboken riktar sig till dig som ska åka ut på insats med MSB. Handboken innehåller konkreta svar och råd på frågor kring din anställning hos MSB. Som insatspersonal har du ett stort ansvar att aktivt söka information och svar på frågor som kan dyka upp under insats. De råd och riktlinjer som presenteras i den här handboken är generella och vid mer specifika frågor kontaktar du din projektledare för fortsatt diskussion. Handboken följer flödet vid en insats där du inledningsvis hittar tips på sådant du kan göra redan innan du åker på en insats. I kapitlet Under insats finns information som hjälper dig när du är ute på insats. Avslutningsvis finns information om sådant som händer efter du kommit tillbaka hem, som exempelvis återträff och hemkomstsamtal. Handboken går bra att läsa både som uppslagsbok och i kronologisk ordning från pärm till pärm. Texterna är fristående men ibland refererar de till varandra och för att få en fullständig bild kan man behöva läsa flera texter under olika rubriker. 5

6 Handboken är inte ett facit utan framförallt en vägledning. Till sist är det ditt omdöme och din erfarenhet som kommer att avgöra vilka beslut du fattar. Om MSB MSB:s uppgift är att utveckla och stödja samhällets förmåga att hantera olyckor och kriser. MSB bidrar till att samhället förebygger händelser och att ansvariga aktörer är beredda att hantera svårig heterna när de inträffar. När en allvarlig olycka eller kris inträffar stöder vi samordningen mellan inblandade aktörer och erbjuder resurser i form av experter och utrustning. Vi ska också se till att samhället lär sig av det inträffade. Ansvaret avser åtgärder före, under och efter en olycka eller en kris. Uppdraget spänner över hela hot- och riskskalan, från vardagens olyckor till stora katastrofer och gäller i Sverige och internationellt. MSB har därför beredskap för internationella såväl som nationella kris- och katastrofinsatser. Första insatsen genomfördes 1988 (av tidigare Räddningsverket) i samband med jordbävningen i Armenien. Sedan dess har drygt 4200 personer rekryterats till drygt 700 insatser i mer än ett 100-tal länder. Vad innebär det att arbeta för MSB MSB söker insatspersonal som känner ett starkt engagemang för sina medmänniskor, som vill utveckla och bidra med sina kunskaper till förmån 6

7 för dem som drabbats av konflikter och katastrofer. Många gånger ställs höga krav på flexibilitet och som insatspersonal kan du hamna i situationer där du snabbt behöver prioritera och tänka om. Insatsens förutsättningar kan variera beroende på exempelvis typ av insats, insatsland eller uppdragsbeskrivning. Du får stöd från MSB under insatsen Innan du åker ut på insats har du i regel fått en arbetsbeskrivning och en hel del information om vad som förväntas av dig under insatsen. För oss på MSB är det viktigt att du alltid känner att du kan få ett bra stöd för att du ska kunna göra ett bra arbete på plats. Vi hjälper dig gärna vid eventuella problem som kan uppstå och du är alltid välkommen att kontakta MSB. Det kan röra allt från frågor om din utrustning och ditt kontrakt till problem som har uppstått i arbetsgruppen, otydlighet från samarbetsorganisation eller förändringar i säkerhetsläget på plats. Om din projektledare inte har svaret på din fråga lotsar denna vidare din fråga till rätt funktion inom myndigheten. Du kan alltid komma i kontakt med MSB På MSB finns en beredskapsorganisation som dygnet runt kan hantera händelser och eventuella frågor från insatspersonal. Om det uppstår en situation där du behöver komma i kontakt med MSB utanför kontorstider ( svensk tid) ska du ringa till Tjänsteman i beredskap (TiB) som är den funk- 7

8 tion som ansvarar för att dygnet runt omvärldsbevaka och ha en uppdaterad bild av eventuella händelser som kan påverka säkerheten. Tjänsteman i beredskap - TiB + 46 (0) (samtalet kopplas via SOS Alarm AB, begär att få tala med Tjänsteman i beredskap på MSB) tib@msb.se MSB:s uppdrag - En god beredskap vid olycka eller kris MSB:s uppdrag från Sveriges regering är att utveckla och stärka samhällets förmåga att hantera olyckor och kriser lokalt, regionalt och nationellt. MSB:s resurser för internationella hjälp insatser är efterfrågade av EU, FN och andra nationella och internationella aktörer. Normalt bedriver MSB samtidigt internationella insatser, främst i Afrika, Asien och Europa. Formen, omfattningen och innehållet skiljer sig åt i varje insats. MSB har beredskap att snabbt initiera en insats och rädda människoliv efter en katastrof. En annan viktig del av MSB:s internationella arbete är att långsiktigt arbeta med katastrofriskreduceringsprojekt. MSB arbetar i dialog med internationella uppdragsgivare, finansiärer och andra samarbetsorganisationer för att säkerställa att verksamheten utvecklas i linje med efterfrågade behov. 8

9 MSB har upprättade så kallade Stand-by Partneravtal med samarbetsorganisationer som exempel vis OCHA, WFP, UNHCR, Unicef och UNDP. Avtalen reglerar roller och ansvar mellan MSB och mottagande organisation, till exempel vad gäller utsändande av personal. Dessa avtal och riktlinjer är bra hjälpmedel vid frågor under insatsen. Diskutera med din projektledare kring vad som gäller för den organisation du ska företräda under din insats. Exempel på områden där MSB är verksam: Humanitära insatser MSB:s beredskap för humanitära insatser innebär att myndigheten har kapacitet att mobilisera akuta räddnings insatser och stödinsatser till FN, EU och andra internationella organisationer. Insatserna kan bland annat innebära basläger för boende och kontor, samband-it, sjukvård, logistik och transport, vatten, sanitet och hälsa och sekondering av special ister. Minhantering MSB:s minhanteringsinsatser består framför allt av personal och materiel för olika typer av ammunitions- och minröjningsinsatser. MSB har beredskap och erfarenhet att genomföra Mine Risk Education i syfte att stödja mindrabbade länder med kunskap om risker förknippade med minor och icke-exploderad ammunition. 9

10 Stärkande av katastrofberedskap MSB:s uppdrag att genomföra insatser inom ramen för katastrofberedskap genomförs i form av stöd till katastrofutsatta länder att genomföra riskanalyser, att implementera åtgärder för att reducera risker samt att stärka sin egen beredskap för att agera vid katastrofer. Tidig återuppbyggnad Uppdraget att stödja tidig återuppbyggnad kan exempelvis vara återuppbyggnad av räddningstjänst, katastrofavfallshantering, vatten, sanitet och hygien. Civil konflikthantering MSB kan stödja civila insatser för konflikthantering med sekondering av personal och med materiellt stöd inom områdena logistik, IT, teknik, upphandling, administration och HR. Stöd till utlandsmyndigheter och personer med hemvist i Sverige Stödstyrkan är den styrka, som på uppdrag av Sveriges regering, snabbt ska kunna bistå utlandsmyndigheten och personer med hemvist i Sverige som drabbas av en allvarlig händelse utomlands. Styrkan, som ska kunna lämna Sverige inom tolv timmar, är flexibel och sätts samman utifrån de behov som finns när katastrofen inträffar. 10

11 11

12 Inför insats 12

13 2. Inför insats Tips & förberedelser inför insats Som medlem i MSB:s personalpool finns det en hel del saker som du kan förbereda inför en eventuell insats. Det är ofta väldigt snäva tidsramar och mycket som ska ordnas innan avresa, såsom hälsoundersökning, vaccination, visum med mera. Försök därför att lösa alla praktiska detaljer på hemmaplan i förväg. Det är också viktigt att du är mentalt förberedd på att med kort varsel kunna lämna nära och kära för att åka på insats. Tips på saker som kan vara bra att förbereda: Din arbetsgivare ska vara väl informerad om att du är medlem i MSB:s personalpool och att det oftast handlar om att åka med kort varsel. Hur långa insatserna är och hur snabbt du behöver åka varierar beroende på din kompetensprofil. Kontakta din personalhandläggare på MSB för mer information. Som medlem i MSB:s personalpool har du ett konto på inloggningssidan MyPages där du registrerar dina kontaktuppgifter, språkkunskaper, arbetslivserfarenheter, utbildningar och bifogar efterfrågade dokument. För frågor om MyPages, kontakta mypages@msb.se. Se till att du kontinuerligt uppdaterar din information på MyPages. Observera att certifi katen för säkerhetskurserna, Basic and Advanced Security 13

14 in the Field, endast är giltiga i tre år. Du ansvarar själv för att dessa är uppdaterade. Du hittar MyPages på (svenska) eller (engelska). Se till att hålla ditt pass uppdaterat och i gott skick. Det behöver vara giltigt minst sex månader efter beräknad hemkomst från insats, då detta är ett krav vid visumansökan. Läs mer under avsnittet Pass. Fundera över vem som kan ta hand om din bostad under en insats. Säkerställ att din hyresvärd/ bostadsrättförening har kontaktvägar för att nå dig om något skulle hända din bostad. Se över möjligheten att betala räkningar på distans. Till exempel kan autogiro vara en bra idé för löpande utgifter. Det tar ofta några veckor att ordna. För övriga räkningar som man inte kan använda autogiro för finns det möjligheten att lämna fullmakt till någon familjemedlem. Tala med din bank om detta. Se över hur du ordnar eventuell eftersändning av post. Håll ordning på din vaccinationsbok om du eventuella behöver förnya ditt vaccinationsskydd. MSB kan tillhandahålla skyddskor under din insats som en del av din personliga utrustning. Fundera på vilken typ av skor som passar den typ av insats som du förbereder dig på att delta i. Du kanske behöver andra typer av skor som bättre passar ditt uppdrag. Dessa skor bekostar du själv. 14

15 Ta hand om dig själv! Ju bättre du mår både fysiskt och psykiskt desto lättare har du att klara av olika omständigheter ute på insats. Ha tålamod! MSB vet aldrig på förhand vilka förfrågningar som kommer in. Ibland kan det gå långa perioder mellan förfrågningar inom vissa kompetensområden. Förbered dig mentalt på att vara flexibel. Du kan bli ombedd att utföra andra arbetsuppgifter som inte ursprungligen var tänkta när du en gång blev tillfrågad om en insats. Insatsprocessen MSB får en förfrågan om stöd En insats börjar vanligtvis med att en av MSB:s samarbetsorganisationer skickar en förfrågan om stöd via e-post till MSB. I samband med insatser inom katastrofreduceringsområdet börjar insatsen med en planeringsfas där MSB samarbetar med berörd nationell myndighet och/eller annan organisation. I planeringsfasen klargörs målsättningar och aktiviteter projektet ska innehålla. När en begäran om stöd har inkommit så görs en bedömning om MSB ska gå vidare med ärendet. Denna bedömning görs utifrån behovet av stöd, huruvida den faller inom MSB:s mandat och möjligheten att få extern finansiering. 15

16 Insatsens längd De förfrågningar som MSB får från EU, FN eller andra samarbetsorganisationer handlar i regel om insatser på 3-6 månader. Vissa insatser pågår under flera år och då finns det fördelar om personalen kan delta i arbetet under 12 månader eller längre, alternativt under kortare perioder under flera år. För insatser inom GSFP (EU:s gemensamma säkerhets- och försvarspolitik) är kontraktstiden minst 12 månader. MSB kan i regel inte påverka insatstiden då det är den efterfrågande organisationens behov som är det styrande. Insatser som är på tio dagar upp till ett par månader finns men är mer sällan förekommande. Ofta rör det sig då om kortare rekognoseringsresor inför kommande längre projekt eller insats med Stödstyrkan eller SWIFT USAR (Swedish International Fast Response Team - Urban Search and Rescue). Val av insatspersonal Om MSB gör bedömningen att gå vidare påbörjas planering av insatsen. En projektledare och en personal handläggare blir utsedda och sedan påbörjas urvalet av insatspersonal. I de flesta insatser är det EU eller FN som gör det slutliga valet bland kandidaterna som nominerats för uppdraget. Vid de insatser där MSB har ett större helhetsansvar, som exempelvis vid längre kapacitetsutvecklingsprojekt inom katastrofriskreducering, så väljer MSB personal själv. 16

17 Därefter påbörjas insatsen och du som insatspersonal har framförallt kontakt med den utsedda projektledaren. Efter avslutad insats kommer du att bli inbjuden till återträff. Du blir även bland annat kontaktad av handläggare för psykosocialt stöd och kommer bli ombedd att göra en medicinsk undersökning. Olika insatstyper MSB stödjer samarbetsorganisationerna på olika sätt. Ibland i form av enskilda experter, så kallad sekondering, i andra fall med hela team för att exempelvis etablera en base camp. Men det kan också röra sig om större personalgrupper för att driva långsiktiga projekt, som att hjälpa myndigheter att förebygga eller hantera katastrofer. Vid den senare typen av insatser får MSB en generell förfrågan om stöd och det är sedan MSB som har det övergripliga ansvaret för insatsen. Det innebär bland annat att MSB inte får specifika uppdragsbeskrivningar för varje person i insatsen. De tas istället fram av handläggare på MSB. Sekondering Att vara sekonderad till en av MSB:s samarbetsorganisationer innebär att insatspersonalen anställs av MSB och ansluter till en befintlig organisation på en viss befattning. I de flesta fall finns en uppdragsbeskrivning (så kallad Terms of Reference, ToR) som beskriver vad personalen ska arbeta med 17

18 och vilken bakgrund som krävs för uppdraget. Behovet av insatsstöd kan, exempelvis beroende på förändringar i den humanitära situationen, snabbt komma att förändras. Därför kan detaljnivån och tydligheten i uppdragsbeskrivningen skilja sig åt och det är viktigt att du är flexibel och har förståelse för att det kan bli nödvändigt att utföra arbetsuppgifter som inte ingår i uppdragsbeskrivningen eller som inte är tydligt beskrivna. Uppdragsbeskrivningen är oftast det enda MSB har som underlag vid bemanning av personal till insats. Team När våra samarbetsorganisationer vill ha ett mer omfattande stöd än en enskild sekondering, så beskriver istället samarbetsorganisationen önskat resultat i form av kapacitet och utformning. Det kan exempelvis handla om att upprätta en vattenreningsanläggning, eller ge stöd för att utveckla landets egna resurser för långsiktig vattenrening. I ett sådant team bemannas alla befattningar, inklusive insatschef, av MSB. MSB ansvarar oftast också för att ta fram en uppdragsbeskrivning. Uppdragens längd kan variera från flera år till kortare uppdrag, exempelvis för en övning eller utbildning vid ett flertal tillfällen under flera år. Ett team kan bemannas för en kort insats (cirka 1-3 veckor) eller långvariga insatser (cirka 3-6 månader eller längre) där alla team-medlemmar byts ut löpande. Den geografiska placeringen av team-medlemmar kan variera. Som medlem i ett team är rollerna tydliga 18

19 även om det kan finnas behov av att delta i andra arbetsuppgifter, framför allt vid kortare insatser. Bemanning av insats När en insats ska bemannas arbetar personalhandläggaren och projektledaren på MSB i nära samarbete för att kunna hitta den mest lämpliga kandidaten för ett aktuellt uppdrag. När personalhandläggaren söker i personalhanteringssystemet efter rätt personal för en insats så utgår han eller hon från uppdragsbeskrivningen (ToR). Det är därför viktigt att du mycket utförligt beskriver alla dina utbildningar och erfarenheter på MyPages. Vid förfrågan är ett snabbt svar viktigt Vi kontaktar dig, ofta via e-post, om du uppfyller de uppsatta kriterierna. Där får du information om uppdraget och om anställningsvillkoren. Vi ber dig också att återkomma med besked om du är tillgänglig för insatsen eller inte. Du har då allt mellan två till 24 timmar på dig att svara. Anledningen till den korta svarstiden är att vi enligt avtal med våra samarbetsorganisationer ska kunna lämna besked inom 72 timmar. Det är mycket viktigt att du hör av dig till oss oavsett om du är tillgänglig för insatsen eller inte. Om flera personer anmäler intresse för en sekonderingsinsats så nominerar vi de personer som bäst uppfyller de uppsatta kriterierna i uppdragsbeskrivningen. Det slutliga valet gör samarbets- 19

20 organisationen. Tänk på att MSB kan vara en av flera organisationer som nominerar personal till samma insats. Det är därför viktigt att ditt CV på MyPages noggrant beskriver dina erfarenheter och att du lämnar besked om intresse så snart som möjligt, då tid är en viktig framgångsfaktor för att bli utvald. Vid bemanning av insatser där MSB har ett helhet s - ansvar försöker MSB att blanda personal med tidigare insatserfarenhet med nya poolmedlemmar. MSB strävar också efter att få både män och kvinnor i insatsen. Nominering Efter det att du har blivit nominerad för en tjänst som sekonderad kan det dröja en tid innan du får besked om du är antagen eller inte. Det beror på att de nominerades CV:n skickas till samarbetsorganisationens huvudkontor, men att det slutliga valet ofta görs på det lokala kontoret i insatslandet. Du bör dock vara beredd på att kunna åka inom en vecka och ibland betydligt snabbare än så. Om du blir antagen till insatsen kommer personalhandläggaren att kontakta dig för att informera om en rad praktiska detaljer såsom visumansökan, hälsoundersökning, vaccinering och anställningsvillkor. Du bjuds sedan in till en informationsträff där du får information om uppdraget och där ni går igenom anställningsavtalet. Läs mer i avsnittet Informationsträff. 20

21 Anställningskontrakt Som insatspersonal för en insats med MSB kommer du att kontrakteras antingen via ett URA-avtal, vilket är vanligast, eller via MSB:s lokala avtal om anställningsvillkor vid internationella hjälpinsatser. Vilket avtal du kontrakteras via beror på insatsens karaktär. Samtliga avtal är semester- och pensionsgrund ande och innefattar ett försäkringsskydd under anställningen. I och med att MSB är en statlig myndig het betalar du skatt på lön och övriga tillägg som inte är skattebefriade enligt lag. MSB drar av skatten direkt på lönen. MSB bekostar vanligtvis boende och resor under insatsen om inte annat är uppgjort. Samtliga avtal med MSB innebär att du arbetar under förtroendearbetstid. Det innebär att MSB inte systematiskt kontrollerar den faktiska arbetade tiden. Det är istället upp till dig som anställd att ansvara för att utföra det arbete som din tjänst kräver och att se till att du får den vila du behöver. Någon särskild ersättning ges inte för förlorad vilotid. Samtliga avtal innehåller MSB:s uppförandekod och i samband med att du skriver under avtalet godkänner du även dessa regler. URA-kontrakt URA-avtal är det vanligaste avtalet för MSB insatspersonal. Avtalet är framtaget av Arbetsgivar verket för svenska statliga myndigheter med utlands- 21

22 stationerad personal. Lönen regleras enligt MSB:s lönesättningsmodell och månadslön utgår. Läs mer om detta under avsnittet Lön. Under tjänst göring enligt URA är ditt tjänstgöringsställe specificerat med angiven stationeringsort. Stationerings orten kan ändras under insatstiden. MSB betalar ut ett merkostnadstillägg, som är landspecifikt, enligt det belopp som Skatteverket fastställer. Skatteverket kan fatta beslut om att höja eller sänka beloppet under pågående kontrakt. Möjlighet till semester finns under förutsättning att det stämmer överens med arbetet i insatsen. Läs mer under avsnittet Semester. Om du får förfrågan att arbeta för en annan arbetsgivare under den tid du är kontakterad via MSB är det viktigt att din bisyssla inte på något sätt konkurrerar med det uppdrag du har via MSB. Endast i undantagsfall godkänner MSB att du har en bisyssla. Det är din projektledare som avgör om det är möjligt för dig att kombinera det uppdrag du har för MSB med eventuell bisyssla. Med bisyssla menas arbetsuppgifter som du utför för annan organisation på din fritid eller under semester i insatslandet. Det är viktigt att inte ditt eller MSB:s förtroende gentemot samarbetsorganisationerna på plats i insatsen skadas. 22

23 MSB-kontrakt MSB:s anställningsavtal används vid kortare insats er där din stationeringsort inte kan fastslås. Det kan vara vid rekognoseringsuppdrag eller insatser för Stödstyrkan och/eller SWIFT USAR. Avtalet regleras då enligt det lokala avtalet om anställningsvillkor vid internationella hjälpinsatser. Din lön regleras enligt MSB:s lönesättningsmodell. Daglön utgår samt traktamente enligt belopp fastställda av Skatteverket med avdrag för eventuella fria måltider. Läs mer under avsnitt Lön och under Traktamente. Då dessa avtal används vid kortare insatser finns det inte möjlighet att ta ut semester under kontraktstiden. Istället utbetalas semesterersättningen med lönen. MSB-kontrakt vid deltidsarbete MSB:s anställningsavtal för deltidsinsats används vid insatser där du arbetar både i ditt hemland och i insatslandet under en period. Sådana insatser innebär oftast visst förberedande arbete som att färdigställa utbildningsmateriel som sedan ska användas på plats i insatsen. Då passar deltidsavtalet som reglerar både arbetstid i hemmet och i insatsen. Du får daglön och traktamente, med avdrag för eventuella fria måltider, för allt arbete utanför bostaden. Det vill säga i insatslandet, men även vid exempelvis möten inom Sverige eller tredje land. Traktamentesbeloppet fastställs av Skatteverket. För arbete på stationeringsorten, det vill säga i bostaden, utgår timlön. Lönenivåerna regleras i 23

24 enlighet med MSB:s lönesättningsmodell. Då dessa avtal används vid kortare insatstid finns det inte möjlighet att ta ut semester under kontraktstiden. Istället utbetalas semesterersättningen med lönen. Medföljande De allra flesta insatser sker i länder eller regioner dit det inte är lämpligt att ta med medföljande. Vid vissa insatser kan det dock finnas möjlighet att ta med familjen till stationeringsorten. Med familj avses i detta fall maka/make, registrerad partner eller sambo och barn under 19 års ålder som du har försörjningsplikt för. Med sambo avses person som under äktenskapsliknande förhållanden eller under förhållanden som liknar registrerat partnerskap bor tillsammans med arbetstagaren. För att få ta med anhöriga måste följande kriterier vara uppfyllda: 1. Uppdragets art ska vara sådant att det är rimligt för MSB att ersätta kostnader för medföljande. 2. Anställningsperioden ska vara minst 12 månader. 3. Säkerhetsnivån på stationeringsorten ska vara låg enligt MSB:s säkerhetsöversikt där nivåerna låg, medel och hög används 4. Eventuell mottagande organisation ska godkänna medföljande. 24

25 5. Insatsfinansiären måste godkänna kostnaderna för medföljande. 6. De medföljande ska kunna inkluderas i samma säkerhetsarrangemang som den anställde. Om dessa kriterier är uppfyllda, kan MSB ersätta vissa kostnader som uppstår för arbetstagaren till följd av att familjen följer med till stationeringsorten. Tjänstledighet Om du har en ordinarie arbetsgivare samtidigt som du ingår i MSB:s personalpool tar du tjänstledigt under de perioder du åker på insats. Under insatsen anställs du av MSB. När du blir medlem i MSB:s personalpool får du information som du lämnar över till din arbetsgivare. Vi rekommenderar att du håller dialogen med din arbetsgivare levande för att snabbare kunna få ett besked om tjänstledighet när du blir tillfrågad om insatser. Ofta arbetar vi med mycket snäva tidsramar och behöver få besked om din tillgänglighet inom 2-24 timmar. För att du ska bli aktuell för ett uppdrag behöver vi veta att din arbetsgivare kommer att bevilja dig tjänstledigt om du blir vald. Det är dock viktigt att du inte formellt ansöker om tjänstledighet direkt, eftersom risken fortfarande finns att någon annan blir vald för uppdraget i vår eller våra samarbetsorganisationers urvalsprocess. 25

26 Under de perioder som du på förhand vet att din arbetsgivare inte kan bevilja dig tjänstledigt ska du registrera dig som ej tillgänglig på MyPages. Informationsträff Inför insats anordnas i de flesta fall en informationsträff dit du som insatspersonal blir kallad. Projektledaren ansvarar för att planera informationsträffen utifrån insatspersonalens tidigare erfarenheter. Syftet är att du ska få information om insatsen och ditt uppdrag. Du får praktisk information om exempelvis hur du rapporterar under och efter insatsen. Vid en informationsträff kan insatspersonal från flera olika insatser bli inbjudna. Vid större insatser med mycket personal från MSB är informationsträffen ett viktigt tillfälle att lära känna varandra. Tillsammans med din projektledare deltar vanligtvis följande funktioner på informationsträffen: Ansvarig personalhandläggare informerar dig bland annat om MSB:s uppförandekod och dokument som samarbetsorganisationen efterfrågar, exempelvis FN:s undertakings. Ni går även igenom ditt anställningskontrakt och du har möjlighet att ställa frågor om din anställning på MSB. Den medicinska koordinatorn informerar om hälsorisker och tillgängligt sjukvårdsstöd i insatsområdet. 26

27 Handläggaren för psykosocialt stöd presenterar det stöd du kan få inför, under eller efter insatsen. Det kan exempelvis vara att du upplever behov av samtalsstöd och stöd i konfliktlösning. Säkerhetsrådgivaren informerar om säkerhetsläget i det aktuella landet/regionen. Sakkunniga inom genus och miljö informerar hur du kan arbeta med dessa kvalitetshöjande perspektiv i insatsen. Vid informationsträffen har du möjlighet att pröva din personliga utrustning. Om tid finns så kan du åka till MSB:s förråd i Kristinehamn för att pröva ut din utrustning. Läs mer under avsnittet Utrustning senare i detta kapitel. Säkerhet MSB strävar efter att vara en trygg arbetsgivare. Det gäller för personal såväl i Sverige som utomlands. I samband med att MSB får en förfrågan om att skicka personal till en insats startar arbet et med att säkerställa personalens säkerhet. På enheten Omvärld och beredskap (BER) sker ett kontinuerligt arbete med att bevaka högrisk länder och regioner dit personal eventuellt kommer att skickas. På enheten arbetar bland annat Tjänsteman i beredskap (TiB), säkerhetsrådgivare, omvärldsanalytiker och omvärldsbevakare. 27

28 När MSB får en förfrågan att exempelvis bemanna en insats görs en säkerhetsbedömning. Utifrån tillgänglig information om landet eller regionen och det uppdrag som ska utföras fattar MSB beslut om genomförande av insatsen. När du får en förfrågan om att åka på insats kan du få kort information om säkerhetsläget i det land du ska åka till från din personalhandläggare. Säkerhetsstödet från MSB sker framförallt inför en insats. När du är på plats är det du som har bäst möjlighet att avläsa säkerhetsläget och du har ett stort eget ansvar för din säkerhet. Du ska även ta stöd av mottagarorganisationens säkerhetsrådgivare. Strax före avfärd, ofta i samband med informationsträffen, finns möjlighet att få en säkerhetsgenomgång av personal från BER. Säkerhetsgenomgång Vid säkerhetsgenomgången inför din avresa kommer du få specifik information kring det land eller region du kommer att arbeta i. Informationen kan gälla exempelvis politisk situation, aktuell hotbild, risknivåer och annan viktig information som du behöver för att öka säkerheten under insatsen. Vid säkerhetsgenomgången har du möjlighet att ställa de frågor du funderar på. Informationssäkerhet Många av MSB:s insatser genomförs i länder eller reg i - oner där det pågår konflikter och det är av yttersta 28

29 vikt att du som insatspersonal hanterar all information med försiktighet. Att säkerställa att information inte kommer till fel mottagare är grundläggande för din säkerhet och ibland även för hela insatsens framgång. Med största sannolikhet kommer du under din insats att kommunicera med andra exempelvis via e-post, sociala medier eller telefon, och du ska vara medveten om att all informationsöverföring med enkla tekniska medel kan avlyssnas av annan part. Den information som du har ska alltid vägas in i ett större sammanhang. Detta betyder att din e-post, innehållande exempelvis information om planering av verksamhet eller eventuella problem som uppstår under en insats, kan bli en viktig pusselbit för någon annan i ett större sammanhang. Generellt ska du vara försiktig med detaljer kring platser, vart och hur du ska resa och politiska ämnen som kan anses vara känsliga. I vissa regioner är exempelvis risken för kidnappning större. Genom att lägga ut information via sociala medier på hur och när du ska förflytta dig mellan två platser så utsätter du dig för ökad risk att drabbas. Du ansvarar även för bilder och information som du skickar via e-post och telefon med innehåll som berör dina kollegor, vänner och lokal personal. Det är sådan information som gärningsmän behöver för att kartlägga och planera ett attentat, en kidnappning eller utpressningssituation. 29

30 Om du är sekonderad är det samarbetsorganisationens regler kring informationssäkerhet som gäller. Här kommer tips för ökad informationssäkerhet: Tänk alltid till innan du skickar något eller berättar något via telefon allt kan avlyssnas och användas mot dig, din arbetsgivare och kollegor. Diskutera med din projektledare vilken information som är okej att kommunicera. Informationsmaterial om säkerhet, exempelvis evakueringsplaner, ska alltid hanteras med mycket stor försiktighet. Var försiktig med information och bilder som kan avslöja din eller andras position. Begränsa användningen av politiskt känsliga ord eller namn då det kan räcka för att du ska vara intressant för ytterligare avlyssning. Använd exempelvis en extern hårddisk, USBsticka eller CD/DVD-skiva (lösenordskyddad) för back-up. Be din projektledare skicka med detta i din utrustning. Var försiktig med vad du säger i din mobil- eller satellittelefon. Genom att sätta upp egna basstationer kan den som vill avlyssna vad som sägs över mobilnätet. Detta har använts av såväl kriminella organisationer som stater. Du har administrationsrättigheter på den dator som ingår i din utrustning. Installera endast upphovsskyddade och välkända program. Und- 30