Va gledning fo r distriktsguverno rens partner/vuxen i sa llskap

Transkript

1 Va gledning fo r distriktsguverno rens partner/vuxen i sa llskap

2 Innehållsförteckning Inledning 1 Avsnitt 1: Information om Lions Clubs International Historia och bakgrund 2 Konstitutionella områden 6 Internationellt huvudkontor 8 Internationella evenemang 9 Avsnitt 2: Distriktsguvernörens år Distriktsguvernörens år 12 Ansvar för distriktsguvernörens partner/vuxen i sällskap 13 Namnbrickor 14 Klädsel 16 Protokoll 17 Distriktets ansvar som värd 20 Värd för internationella gäster 21 Avsnitt 3: Verktyg och resurser Verktyg och resurser 22 Divisioner vid Lions internationella huvudkontor 23 Distriktets organisationsstruktur 26 Kraften i våra attityder 27 Tidsplanering 28 Att ta sig an och hantera förändring 30 Att använda Lions Clubs Internationals webbplats 31

3 Inledning Välkommen till vägledningen för distriktsguvernörens partner/vuxen i sällskap Som partner/vuxen i sällskap till en distriktsguvernör kommer du att spela en viktig roll under de kommande månaderna och denna vägledning har utformats för att förbereda dig inför ett mycket intensivt år. På de kommande sidorna kommer du att: 1. Gå igenom organisationens historia och bakgrund. 2. Lära dig mer om DG Elect-seminariet och den internationella kongressen i Honolulu, Hawaii, USA, vilken är den officiella inledningen av distriktsguvernörens ämbetsår. 3. Lära dig mer om roll och ansvar som partner/vuxen i sällskap till en distriktsguvernör. 4. Erhålla information om verktyg och resurser avseende allt ifrån det internationella huvudkontoret, instruktioner om LCI:s webbplats till kraften i positiva attityder, tidsplanering och acceptera och hantera förändringar. Använd denna vägledning för att lära dig mer, att förbereda dig och som ett referensmaterial under de kommande månaderna och kom ihåg att dina insatser kommer att bidra till framgångarna för din distriktsguvernör. Sidan 1

4 VI TJÄNA 1917 var det en affärsman i Chicago vid namn Melvin Jones som hade en vision om en organisation som skulle kunna hjälpa människor i nöd. I dag är Lions Clubs International världens största serviceorganisation med cirka 1,36 miljoner medlemmar i mer än klubbar i över 210 länder och geografiska områden. Vision Att vara den globala ledaren avseende samhällsservice och humanitär service. Uppgift Att göra det möjligt för frivilliga att tjäna i samhället, tillgodose humanitära behov samt främja fred och internationell förståelse genom Lions klubbar. Sidan 2

5 Lions Clubs Internationals syften och etik Syften Att organisera, chartra och ha tillsyn över serviceklubbar under namnet Lions Clubs. Att samordna lionklubbarnas aktiviteter och standardisera deras administration. Att skapa och upprätthålla en anda av samförstånd mellan jordens folk. Att befrämja god samhällsanda hos alla medborgare. Att genom aktiva insatser inom olika områden bidra till samhällets välfärd. Att förena klubbarna med band av vänskap, gott kamratskap och ömsesidig förståelse. Att utgöra ett forum där av allmänt intresse må fritt och allsidigt dryftas, dock skall klubbarna i politiskt och religiöst hänseende vara neutrala. Att uppmuntra duglighet och ansvarskänsla i både affärs- och yrkesliv. Etik Betrakta din dagliga gärning som ett kall. Sköt den på ett sätt som skapar tillit och förtroende. Sträva efter att göra ditt arbete framgångsrikt. Du må betinga dig skälig ersättning för din möda, men icke söka vinna orättmätiga fördelar. Köp icke din framgång på en annans bekostnad. Var lojal mot dina medmänniskor och ärlig mot dig själv. Handla alltid osjälviskt. Om tvekan uppstår beträffande riktigheten i ditt handlingssätt, uppträd då mot din nästa som du önskar att denne skulle uppträda mot dig. Gör vänskap till ett mål, icke ett medel. Sann vänskap fordrar ingenting för egen del och får aldrig göras beroende av ömsesidiga tjänster. Fullgör dina medborgerliga plikter. Uppfyll dem frivilligt genom att ge tid, arbete och medel. Var lojal mot ditt land och ditt samhälle både i ord och gärning. Bistå dina medmänniskor i deras svårigheter. De sörjande behöver ditt deltagande, de svaga och nödlidande ditt stöd. Var försiktig med din kritik och frikostig med ditt beröm. Bygg upp i stället för att riva ner. Sidan 3

6 Lions Clubs Internationals historia : USA:s president, Barack Obama, godkände lagförslaget om att hedra Lions Clubs internationals 100 år av hjälpinsatser i form av ett jubileumsmynt : LCIF inleder kampanj SightFirst II, för att samla in mer pengar till globala syninsatser : LCIF inleder kampanj SightFirst : Första året för fredsaffischtävlingen : Kvinnor kan bli medlemmar i Lions : LCIF bildas : Den första leoklubben bildas : "Vi tjäna" inrättas som Lions Clubs Internationals motto : Helen Keller ber Lions att bli "de blindas riddare i kampen mot mörkret" och LCI åtar sig uppgiften att tillhandahålla syninsatser till människor runtom i världen : Lions blir en internationell organisation tack vare bildandet av den första klubben i Kanada. 1917: The Association of Lions Clubs bildas av Melvin Jones, en affärsman i Chicago. Sidan 4

7 Vår påverkan Det är omöjligt att endast i siffror mäta all den påverkan Lions medlemmar har runtom i världen, men statistiken nedan ger några prov på de många insatser som Lions medlemmar gör : Varje år påverkar Lions globala servicekampanjer över människor på ett positivt sätt : Lions och LCIF har genomfört nära gråstarroperationer inom SightFirst-programmet : Lions och mässlingsinitiativets pilotprogram har vaccinerat nära 41 miljoner barn mot mässling i Etiopien, Madagaskar, Mali och Nigeria. Mässling är en av de ledande orsakerna till barnblindhet : Lions Quest, ett skolbaserat program som förbättrar barns färdigheter, har hjälpt mer än 13 miljoner unga människor : Antal doser av medicinen Mectizan som LCIF har distribuerat till människor i 15 länder för att behandla flodblindhet : Mer än fyra miljoner barn i nära 100 länder har deltagit i Lions fredsaffischtävlingen sedan den inleddes Sidan 5

8 Konstitutionella områden Lions Clubs International är indelad i sju konstitutionella områden. Dessa områden är: Konstitutionellt område I: - USA och tillhörande länder - Bermuda - Bahamas Konstitutionellt område II: - Kanada Konstitutionellt område III: - Sydamerika - Centralamerika - Mexiko - Öar i Karibiska havet Sidan 6

9 Konstitutionellt område IV: - Europa Konstitutionellt område V: - Orienten - Sydöstra Asien Konstitutionellt område VI: - Indien - Södra Asien - Afrika - Mellanöstern Konstitutionellt område VII: - Australien - Nya Zeeland - Papua New Guinea - Indonesien - Öar i södra Stilla havet * En detaljerad lista över länder och geografiska områden i respektive konstitutionellt område finns i kapitel X i den internationella styrelsens policymanual, vilken finns på LCI:s webbplats. Sidan 7

10 Lions Clubs Internationals huvudkontor 300 W. 22nd Street Oak Brook, IL USA Lions Clubs Internationals huvudkontor är beläget i Oak Brook, Illinois, USA, och där arbetar cirka 275 anställda, indelade i 11 divisioner. Det internationella huvudkontoret är en viktig resurs för alla lionmedlemmar. Även om ni kan komma att kommunicera mer med vissa avdelningar och divisioner, står varje division och avdelning vid huvudkontoret alltid till er tjänst. Mer information om Lions internationella huvudkontor, bland annat beskrivning av och kontaktinformation till divisionerna, finns på sidan i denna vägledning. Sidan 8

11 Internationella evenemang Under den första delen av detta spännande verksamhetsår inbjuds du till att delta i DG Electseminariet 2015 och den internationella kongressen i Honolulu, Hawaii, USA. Följande sidor ger en kort översikt över evenemangen. Innan du deltar i DG Elect-seminariet och den internationella kongressen bör du kontakta partners till nuvarande och tidigare distriktsguvernörer, eftersom de kan ge dig information om vad som förväntas av dig vid dessa evenemang. DG Elect-seminarium (Kan komma att ändras) Tisdag den 23 juni 2015 DG Elect registrering* Fotografering* Information för enkeldistrikt Onsdag den 24 juni 2015 Öppningsceremoni* Session för partner/vuxen i sällskap* Gruppseminarium Lunch Gruppseminarium Torsdag den 25 juni 2015 Allmän session 1: Internationellt tema* Gruppseminarium Lunch Gruppseminarium Fredag den 26 juni 2015 Gruppseminarium Lunch Gruppseminarium Allmän session: LCIF* Avslutningssession* Bankett* * Partner/vuxen i sällskap förväntas delta i detta evenemang vid DG Electseminariet Internationell kongress (Kan komma att ändras) Fredag den 26 juni 2015 Utställningshall och aktiviteter i kongresscentret Lördag den 27 juni 2015 Internationell parad Utställningshall och aktiviteter i kongresscentret Internationell show Söndag den 28 juni 2015 Första plenarsessionen Utställningshall och aktiviteter i kongresscentret Seminarier Måndag den 29 juni 2015 Andra plenarsessionen Utställningshall och aktiviteter i kongresscentret Seminarier Melvin Jones Fellows lunch Bankett för tidigare internationella presidenter/tidigare internationella direktorer Bankett för distriktsguvernörer/tidigare distriktsguvernörer Tisdag den 30 juni 2015 Röstning Sista plenarsessionen Installation av den internationella presidenten och distriktsguvernörer (Partner/vuxen i sällskap är inbjudna att delta i alla evenemang under kongressen). Sidan 9

12 DG Elect-seminariet Cirka 750 distriktsguvernörer från hela världen och deras respektive partner/vuxen i sällskap kommer att samlas i tre dagar före den internationella kongressen i Honolulu, Hawaii, USA, för att delta i DG Elect-seminariet Seminariet är utformat för att förbereda de inkommande distriktsguvernörerna att vara effektiva ledare i sina distrikt samt tillhandahåller den senaste informationen om presidentens tema Som partner/vuxen i sällskap till en DG Elect inbjuds du att delta i flera seminarier, till exempel: Öppningsceremonin, den speciella sessionen för partner/vuxen i sällskap, alla allmänna sessioner, avslutningssessionen och banketten. Vid seminariets registrering kommer du att erhålla ett paket innehållande DG Elect-seminariets och kongressens program, namnbricka, inbjudningar till mottagningar/frukostar och annat användbart material. Kongressprogrammet innehåller en lista över alla evenemang samt tid och plats för dem. Sidan 10

13 Internationella kongressen 2015 Honolulu, Hawaii, USA Mer än lionmedlemmar från hela världen beräknas delta i Lions Clubs Internationals internationella kongress i Honolulu, Hawaii, USA. De internationella kongresserna ger lionmedlemmarna möjlighet att framföra sina åsikter om organisationens framtid genom att rösta på tjänstemän, direktorer samt förändringar i stadgar och arbetsordning. Den internationella kongressen kommer även att erbjuda ett antal seminarier i olika ämnen, vilka är av intresse för medlemmarna, och även flera underhållande evenemang som den internationella showen, den internationella paraden och en utställningshall. Du uppmuntras till att delta i alla kongressevenemang. Förutom plenarsessionerna kommer du att kunna lyssna till utmärkta talare och delta i intressanta program. Det är vid den sista plenarsessionen din distriktsguvernör kommer att avlägga en ed och ta bort DG Elect-bandet från sin namnbricka, detta symboliserar början på hans/hennes år som distriktsguvernör! Den internationella kongressen är en utmärkt möjlighet för partner/vuxen i sällskap till inkommande distriktsguvernörer att lära sig mer om Lions Clubs Internationals program och ha glädje av kamratskapet med andra medlemmar från hela världen. Det kommer verkligen att bli en minnesvärd start på ditt år som partner/vuxen i sällskap till en distriktsguvernör, så utnyttja möjligheterna och ha roligt! Kommande internationella kongresser juni 2016 Fukuoka, Japan 30 juni 4 juli 2017 Chicago, Illinois, USA 29 juni 3 juli 2018 Las Vegas, Nevada, USA 5-9 juli 2019 Milano, Italien Sidan 11

14 Distriktsguvernörens år Distriktsguvernörens ämbetsår kommer att kräva tid, tålamod, planering, ledarskap och uthållighet. Detsamma kan även sägas om året för partner/vuxen i sällskap till en distriktsguvernör. Att vara informerad om hur mycket som krävs av dig och din distriktsguvernör kommer att hjälpa er båda att vara framgångsrika. Tillsammans kommer ni att träffa underbara människor, bilda nya vänskapsband, resa till nya platser, ha roligt och framför allt göra en skillnad. Sidan 12

15 Ansvar för distriktsguvernörens partner/vuxen i sällskap Som partner/vuxen i sällskap till en distriktsguvernör kommer du att ha ett antal uppgifter under det att du stödjer din partner under hans/hennes ämbetsår, till exempel: Uppfylla din roll som partner/vuxen i sällskap. Även om du inte är medlem i Lions är du nu partner/vuxen i sällskap till en distriktsguvernör. Som hans/hennes partner/vuxen i sällskap är det viktigt att du följer Lions idé och anda tillsammans med din distriktsguvernör. Uppgifter som partner/vuxen i sällskap kan omfatta: Vara värd vid program och/eller lunch för partner/vuxen i sällskap vid distriktets/multipeldistriktets evenemang, leda olika typer av ceremonier, presentera gäster vid evenemang etc. Om du är gäst vid ett speciellt evenemang kan din bordsplacering komma att vara vid honnörsbordet. Hjälpa din distriktsguvernör att hantera sitt åtagande avseende tid och energi i denna viktiga position. Distriktsguvernörens almanacka kommer att vara fulltecknad. Tala med din distriktsguvernör om kommande evenemang och möten. Kom även ihåg att planera in tid för privata aktiviteter, till exempel arbete, familj, semester etc. Mer information om effektiv tidsplanering finns på sidan 28 i denna vägledning. KOM IHÅG: Bär alltid din namnbricka (på höger sida) vid alla evenemang. Kom i tid till alla de evenemang du deltar i. Visa uppmärksamhet när du sitter vid honnörsbordet. Om du erhåller en gåva bör du vara beredd på att tacka för den. Använd tillgängliga resurser, till exempel: Distriktsrådet, guvernörsrådet, guvernörsrådsordföranden, tidigare distriktsguvernörers partner/vuxen i sällskap och Lions internationella huvudkontor i Oak Brook, Illinois, USA. Sidan 13

16 Lions Clubs Internationals namnbrickor Två blåa diagonala ränder Övre vänstra hörnet Kant i guld 7,5 cm bred x 5 cm hög Två blåa diagonala ränder Nedre högra hörnet Kant i guld 7,5 cm bred x 5 cm hög En blå diagonal rand Övre vänstra hörnet Kant i guld 7,5 cm bred x 5 cm hög En blå diagonal rand Nedre högra hörnet Kant i guld 7,5 cm bred x 5 cm hög Kant i guld 7,5 cm bred x 5 cm hög Internationell president Närmast föregående internationells president Tidigare internationell president Första vice president Andra vice president Internationell direktor Tidigare internationell direktor Administrativ tjänsteman Divisionschef Speciell medlem i kongresskommitté Kant i guld 7,5 cm bred x 5 cm hög Distriktsguvernör Sidan 14

17 Kant i guld 5 cm bred x 7,5 cm hög Tidigare distriktsguvernör Kant i guld 5 cm bred x 5 cm hög Vice distriktsguvernör Distriktssekreterare (Nuvarande och tidigare) Kant i guld 6,3 cm Distriktskassör (Nuvarande och tidigare) Distriktets sekreterare/kassör (Nuvarande och tidigare) Regionordförande (Nuvarande och tidigare) Zonordförande (Nuvarande och tidigare) Kant i guld 6,3 cm bred x 6,3 cm hög Guvernörsrådsordförande Tidigare guvernörsrådsordförande Sidan 15

18 Riktlinjer för klädsel Under din distriktsguvernörs ämbetsår kommer du finna att olika typer av evenemang kräver olika typer av klädsel. Tabellen nedan ger exempel på föreslagen klädsel vid olika typer av evenemang du och din distriktsguvernör kommer att delta i. Det är även en god idé att fråga dem som arrangerar evenemanget vilken klädsel som är lämplig. EVENEMANG DAMER HERRAR Formell Lång eller kort aftonklänning eller folkdräkt Svart eller vit smoking Informell Klänning, dräkt eller liknande som du normalt bär i en kyrka, teater eller restaurang Kostym Evenemang i multipeldistrikt/distrikt Enligt instruktioner från multipeldistrikt eller distrikt Ledig Långbyxor, kjol eller liknande som du normalt bär när du handlar eller reser. Shorts och jeans bärs normalt inte* Långbyxor, sportskjorta eller polotröja. Tröja eller blazer valfritt. Slips krävs inte* *Definitionen av ledig klädsel varierar i olika kulturer och styrs ofta av den typ av evenemang man deltar i. Håll dessa faktorer i minnet och använd gott omdöme när du väljer lämpliga kläder. Sidan 16

19 Officiellt Protokoll Här följer Lions Clubs Internationals officiella protokoll. Endast huvudtalaren måste hälsa alla närvarande dignitärer välkomna. A. Rangordning Lions skall uppmärksammas i följande ordning: 1. Internationell president 2. Närmast föregående internationell president 3. Internationella vice presidenter (enligt rang) 4. Tidigare internationella presidenter (b) 5. Internationella direktorer (a) (styrelsemedlemmar)*/** 6. Tidigare internationella direktorer (c) 7. Regionala LCIF-koordinatorer och GMT/GLT områdesledare 8. Guvernörsrådsordförande (a) 9. Distriktsguvernörer 10. Organisationens verkställande administratör 11. Organisationens sekreterare 12. Organisationens kassör 13. LCIF:s verkställande administratör 14. Tidigare guvernörsrådsordförande (a) 15. Närmast föregående distriktsguvernör (a) 16. Multipeldistriktsordförande och -koordinatorer (inkl. LCIF, GMT och GLT) 17. Första vice distriktsguvernör 18. Andra vice distriktsguvernör 19. Tidigare distriktsguvernör (a) 20. Multipeldistriktssekreterare (vald befattning) (a) 21. Multipeldistriktskassörer (vald befattning) (a) 22. Distriktssekreterare (a) 23. Distriktskassörer (a) 24. Regionordförande (a) 25. Zonordförande (a) 26. Distriktsordförande och -koordinatorer inkl. LCIF-koordinatorer och GMT:s/GLT:s teamledare) (a) 27. Klubbpresidenter (a) 28. Närmast föregående klubbpresidenter (a) 29. Klubbsekreterare (a) 30. Klubbkassörer (a) 31. Tidigare klubbpresidenter (c) 32. Multipeldistriktssekreterare (Anställd) (a) 33. Multipeldistriktskassörer (Anställd) (a) Sidan 17

20 * Styrelsemedlemmar utsedda av den internationella presidenten till den internationella styrelsens kommittéer och LCIF:s verkställande kommitté skall introduceras och på annat sätt hälsas välkomna före de lionmedlemmar som har haft samma post. Under introduktionerna skall deras respektive post nämnas. När deras ämbetsperiod har upphört skall speciell erkänsla upphöra. ** Stadgar och arbetsordning samt lokal sedvänja och tradition i enkeldistrikt, distrikt och multipeldistrikt kan ändra på rangordningen och/eller innehåll av nummer 5, 6 och samt för att kunna ge erkänsla till tidigare adjungerade styrelsemedlemmar. Förklaring av ovan använda koder: (a) När mer än en finns närvarande skall de alla uppmärksammas i alfabetisk ordning enligt första bokstaven i deras efternamn. Om första bokstaven är samma går du vidare till andra bokstaven och så vidare. Om efternamnen är identiska skall samma process följas för första förnamn. Om dessa är samma används mellannamnet. I det osannolika fallet att de två namnen är identiska skall den med längsta medlemskapet i organisationen ha företräde. (b) När mer än en finns närvarande ska den som innehade posten senast ha företräde och så vidare. (c) När mer än en är närvarande ska företrädet vara samma som för de tidigare internationella presidenterna (se (b) ovan). I den händelse att mer än en tidigare internationell direktor som innehade sin post under samma tid finns närvarande skall reglerna under (a) användas. Allmän information. När en lionmedlem har flera titlar ska den högsta titeln uppmärksammas. I områden som har andra befattningar än de ovan angivna skall dessa medlemmar uppmärksammas i enlighet med lokala seder, förutsatt att valda tjänstemän alltid uppmärksammas före utnämna tjänstemän. Det rekommenderas att Melvin Jones Fellows uppmärksammas som en grupp. När talare introduceras bör deras status som Melvin Jones Fellow nämnas. B. Dignitärer som inte är lionmedlemmar Dignitärer som inte är lionmedlemmar bör uppmärksammas i enlighet med lokal etikett och/eller traditioner. Skulle gästtalaren inte vara lionmedlem bör hans/hennes bordsplacering vara omedelbart till höger om ordföranden. C. Placering vid honnörsbordet Presiderande tjänsteman eller mötets ordförande skall alltid placeras i mitten av bordet när det inte finns något podium, vilket visas som plats nummer 1 i följande illustration 1. Huvudtalaren skall ha plats nummer två, sedan andra liondignitärer i enlighet med den allmänna rangordningen. Om möjligt bör det vara samma antal platser till höger och Sidan 18

21 vänster om ordföranden eller presiderande tjänsteman, vilken vanligtvis är klubbpresident, distriktsguvernör, guvernörsrådsordförande eller internationell president. Illustration Enligt det som visas i figur 2 är placeringen vid ett honnörsbord med podium så gott som detsamma, förutom att mötets ordförande eller presiderande tjänsteman alltid sitter till vänster om podiet (vänd mot publiken) och huvudtalaren till höger. Illustration 2 (Publik) Podium När partner är närvarande bör de placeras på medlemmens vänstra sida om de sitter vid bordets vänstra sida respektive till höger om de sitter vid bordets högra sida. D. Ceremonimästare och mötessekreterare Vid vissa evenemang är ceremonimästaren en annan person än ordföranden eller presiderande tjänsteman. I sådana fall bör han/hon placeras i enlighet med lokala seder eller vid huvudbordets ena ände. Om hans/hennes plats i den officiella rangordningen dock fastställer en specifik plats, till exempel han/hon är en tidigare internationell president som deltar i ett distriktsevenemang, skall den gälla. I sällsynta fall finns det en mötessekreterare och då skall återigen lokala seder gälla. E. Flera honnörsbord Om det finns flera honnörsbord skall det som står längst fram eller står högst upp betraktas som det främsta bordet. Var uppmärksam på att lionmedlemmar av samma rang inte sitter vid skilda bord. F. Presentationer vid honnörsbordet Presentation av personerna vid honnörsbordet bör inledas med mötets ordförande eller presiderande tjänsteman, därefter presenteras personerna i rangordning nerifrån och upp. När partner sitter vid honnörsbordet bör de presenteras med medlemmen först, till exempel Tidigare internationell direktor Lars Svensson och hans hustru Lisa". G. Nationalsånger När gäster från ett annat land deltar som officiella representanter för den internationella styrelsen (antingen de är en sittande eller före detta medlem) i ett evenemang där det är vanligt att nationalsånger spelas, bör deras respektive nationalsånger också spelas. Sidan 19

22 Distriktets ansvar som värd Du och din distriktsguvernör kommer att vara värd för alla distriktsomfattande evenemang. Dessa evenemang kommer att variera i storlek och antal deltagare och det är viktigt att förstå ert ansvar som värd för distriktets evenemang. Detta ansvar varierar i olika distrikt, så det rekommenderas att du talar med lämpliga företrädare för att ta reda på mer information om vad som gäller i just ditt distrikt. Presentationer Du kan utses till att presentera partner/vuxen i sällskap till besökande dignitärer. Ta reda på deras namn, korrekt uttal och titlar. Distriktsrådsmöten Distriktsrådsmöten är ett av de evenemang där du kan komma att spela en viktig roll. Som partner/vuxen i sällskap är det ditt ansvar att välkomna distriktsrådets partner/vuxen i sällskap och se till att de kan bekanta sig med varandra. Distriktsrådsmöten varierar från distrikt till distrikt, så det är en god idé att kontakta partner/vuxen i sällskap till tidigare distriktsguvernörer för mer information. Distriktsmöten Om evenemang vid distriktsmötet planeras för partner/vuxen i sällskap bör du vara med i planeringsprocessen. Var aktiv och låt partner/vuxen i sällskap delta i lämpliga evenemang. Det kommer att uppmuntra dem att lära sig mer om Lions och det område där de bor och det kan även resultera i större deltagande av partner/ vuxen i sällskap och fler medlemmar i distriktet. Tips för att hjälpa din distriktsguvernör med sin uppgift som värd Håll en nära kontakt med dem som ansvarar för distriktets evenemang, så att du och distriktsguvernören är informerade om ändringar och/eller uppdateringar av evenemangen. Vid de olika evenemang där partner/vuxen i sällskap deltar är det uppskattat om det finns namnbrickor till de partner/vuxna i sällskap som inte har någon. Om det är lämpligt kan aktiviteter bara för partner/vuxen i sällskap planeras in. Om du och din distriktsguvernör är värd för dignitärer eller andra gäster och ni inte kan skjutsa dem till evenemang och/eller flygplats utser ni andra lionmeldemmar till att ansvara för denna uppgift. Sidan 20

23 Värd för internationella gäster Förutom att vara värd för distriktets evenemang kan du och distriktsguvernören komma att vara värd för internationella gäster. Varje distrikt har rätt att få besök av en internationell tjänsteman eller en direktor som huvudtalare under distriktsguvernörens år, så det är viktigt att förbereda inför den internationella gästens besök. Det huvudsakliga ansvaret faller på dig och din distriktsguvernör, men involvera även andra medlemmar i distriktet så att besöket blir framgångsrikt. Bjud in Lions internationella familj i distriktet (i förekommande fall) och andra lionledare, så att de kan träffa och underhålla den internationella gästen. Det finns allmänna riktlinjer för att stå värd för internationella gäster, men i många områden finns det även lokala traditioner som tillämpas vid besök av internationella gäster. Om du är osäker på hur man förbereder inför ett besök av en internationell gäst kontaktar du tidigare distriktsguvernörer och partner/vuxen i sällskap för att ta reda på hur de genomförde besöket. Att komma ihåg när du står värd för besökare: Före besöket bör gästen erhålla information om mötet/evenemanget, till exempel en dagordning, lämplig klädsel och bakgrundsinformation om ditt distrikt. Om det förväntas att gästen ska framföra ett tal vid mötet/evenemanget bör han/hon erhålla förslag på ämnen och hur mycket tid som kommer att finnas till förfogande. När gästen anländer bör han/hon mötas av dig och distriktsguvernören vid flygplatsen, tågstationen, hotellet etc. Bekräfta alla detaljer kring besöket och låt gästen checka in på hotellet. Fundera över att genomföra en utflykt i området eller att delta i ett speciellt evenemang. Om ni planerar att överlämna en gåva till gästen, till exempel i form av en donation till LCIF i hans/hennes namn, är mötet/evenemanget ett utmärkt tillfälle att överlämna den. Glöm ej bort att distriktsguvernören kort tid efter mötet/evenemanget bör skicka ett tackbrev till gästen. Kom ihåg att behandla gästen på samma sätt som du behandlar en familjemedlem eller nära vän. Gör allt det du kan för att gästen ska känna sig välkommen och uppskatta besöket. Sidan 21

24 Verktyg och resurser Följande sidor innehåller information som du kommer att ha nytta av under det kommande året. Verktyg och resurser i detta avsnitt omfattar: Kontaktinformation till Lions Clubs Internationals huvudkontor Sidan 23 Organisationsstruktur för Lions distrikt Sidan 26 Kraften i våra attityder Sidan 27 Tidsplanering Sidan 28 Att ta sig an och hantera förändring Sidan 30 Besök på Lions Clubs Internationals webbplats Sidan 31 Sidan 22

25 Lions Clubs Internationals huvudkontor Allmän kontaktinformation: Postadress: Lions Clubs International 300 W. 22nd Street Oak Brook, IL USA Telefon: Kontoret är öppet för lionmedlemmar och allmänheten från till lokal tid måndag till fredag. Divisioner Club Supplies and Distribution Division Ansvarar för lagerhållning, marknadsföring och försäljning av klubbrekvisita över hela världen. Ansvarar för organisationens posthantering. Hanterar organisationens licensprogram. Samordnar avdelningar som marknadsför, fakturerar, anskaffar, skickar ut och inventerar Lions klubbrekvisita över hela världen. Kontaktinformation: E-post: Convention Division Utvecklar, hanterar och samordnar all logistik och alla större aktiviteter i samband med internationella kongresser, DG Elect-seminarier och den internationella styrelsens möten. Kontaktinformation: E-post: convention@lionsclubs.org District and Club Administration Division Hanterar administration av distrikt och klubbar över hela världen. Tillhandahåller språkservice på organisationens officiella språk. Utfärdar excellensutmärkelse till distriktsguvernörens team, klubbens excellensutmärkelse och stödjer klubbutveckling genom Guiding Lion-programmet och utmärkelser för återuppbyggnad av klubbar. Eurafrican Department är en viktig resurs för medlemmarna i distriktsguvernörens team. Kontaktinformation: E-post: districtadministration@lionsclubs.org Sidan 23

26 Membership Development Division Membership Development Division stödjer klubbar och medlemstillväxt genom att utveckla, implementera och genomföra strategier för att bilda nya klubbar och genomföra program om medlemstillväxt. Divisionen stödjer det globala medlemsteamet (GMT), som samarbetar med det globala ledarskapsteamet (GLT). GMT fokuserar på medlemskap, klubbtillväxt och klubbframgångar genom att genomföra initiativ och program som tillhandahålls av Membership Development Division. Kontaktinformation: E-post: Finance Division Hanterar organisationens resurser, det vill säga människor och pengar. Ansvarar för organisationens finansiella policy och verksamhet, till exempel bankonton, överföring av medel, bokföringsfunktioner och investeringar. Kontaktinformation: E-post: Information Technology Division Tillhandahåller teknologisk service, bland annat design av applikationer, mjukvaror, webbapplikationer, infrastruktur i närverk, teknisk support till interna och externa användare, sammanställer rapporter, gör dataregistrering och lagrar organisationens data om klubbar och medlemmar. Webbplats: Kontaktinformation: E-post: it@lionsclubs.org Leadership Division Utformar, utvecklar, genomför och utvärderar ledarskapsprogram, seminarier och konferenser på internationell nivå, multipeldistriktsnivå, distriktsnivå och klubbnivå. Tillhandahåller möjligheter till utbildning på webbplatsen (Ledarskapsresurscentret: samt kursplaner och resurser som används lokalt). Stödjer och samarbetar med det globala ledarskapsteamet (GLT) för att identifiera och tillgodose utbildnings- och utvecklingsbehov bland lionmedlemmar runtom i världen. Kontaktinformation: E-post: leadership@lionsclubs.org Legal Division Upprätthåller organisationens globala varumärkesregistreringar, det globala försäkringsprogrammet, riskhantering och domstolsärenden. Tillhandahåller vägledning och råd till Lions medlemmar om stadgar och arbetsordning samt den internationella styrelsens policy, till exempel distriktsval, kandidatur till posten internationell direktör, konfliktlösning och konstitutionella klagomålsärenden. Kontaktinformation: E-post: legal@lionsclubs.org Sidan 24

27 Lions Clubs International Foundation Ansvarar för stiftelsens administration, till exempel marknadsföring, insamlingar, investeringar, beviljande av anslag i samarbete med förtroenderådet och den internationella styrelsen. Ansvarar för nödfallsanslag, SightFirst-programmet, Lions Quest-programmet och andra humanitära anslagsprogram samt hanterar donationer och utmärkelser. Kontaktinformation: E-post: lcif@lionsclubs.org Public Relations and Communication Division Samordnar och förenar kommunikationsprogram, till exempel PR, intern och extern kommunikation, sociala medier, e-distriktshus, e-klubbhus och tidningen LION. Tillhandahåller stöd till redaktörer och service till organisationens alla bulletiner, vägledningar, handböcker och audiovisuella material. Kontaktinformation: E-post: pr@lionsclubs.org Service Activities Division Utvecklar resurser och hjälper medlemmarna att genomföra aktiviteter och projekt inom följande områden: Samhällsservice, katastrofberedskap och hjälpinsatser, miljöservice, hälsa och friskvård (inkluderar, syn-, hörsel- och diabetes), internationella relationer, Lions tillfällen för ungdom och Lions service för barn. Tillhandahåller verktyg till medlemmarna när de deltar i globala servicekampanjer, medicinska och humanitära hjälpinsatser och särskilda serviceinitiativ. Använder den information som mottas via serviceaktivitetsrapporterna på webbplatsen för att bedöma påverkan av Lions insatser och övervaka globala servicetrender för att ytterligare kunna förbättra LCI:s program och resurser. Divisionens Government and Partnership Relations Department hanterar och stödjer LCI:s kontakter med amerikanska federala myndigheter och lokala myndigheter i syfte att upprätta och stärka organisationens allianser samt öka synligheten bland befattningshavare och myndigheter runtom i världen. Kontaktinformation: E-post: programs@lionsclubs.org Sidan 25

28 Lions Clubs International Distriktets organisationsstruktur Sidan 26

29 Kraften i våra attityder "Ju längre jag lever, desto mer förstår jag betydelsen av attityder i livet. Attityd...är viktigare än det förgångna, utbildning, pengar, omständigheter, misslyckande, framgång, vad andra människor tänker, säger eller gör...det anmärkningsvärda är att vi varje dag kan välja vilken attityd vi vill ha... Jag är övertygad om att livet är 10 % det som händer mig och 90 % hur jag reagerar på det." - Charles Swindoll, amerikansk präst och författare Varje dag stöter vi på människor, evenemang och omständigheter som kan påverka våra känslor, vårt uppträdande, tankar och handlingar kort sagt, det vi stöter på i livet kan påverka våra attityder. Vår attityd, oavsett om den är positiv eller negativ, har djupgående påverkan på vårt dagliga liv, våra framgångar och misslyckanden. Lyckligtvis har var och en av oss ett kraftfullt verktyg: Förmågan att välja vår attityd. Vanligtvis är det till störst nytta att välja en positiv attityd, men som partner/vuxen i sällskap till en distriktsguvernör kan du komma att träffa på människor, evenemang och omständigheter som gör det svårt att vara positiv. När du ställs inför dessa situationer bör du komma ihåg följande fördelar med att tänka positivt, vilket hjälper dig att välja rätt attityd. Fördelar med en positiv attityd: 1. Förbättrad världsuppfattning: En positiv attityd stärker din tolkning av människor, evenemang, kunskaper och omständigheter samt öppnar dörrar till nya möjligheter och inspirerar dig till att ha en vision om en framgångsrik och meningsfull framtid. 2. Bättre hälsa: Forskning visar att en positiv attityd kan ge bättre hälsa, bland annat bättre motståndskraft mot förkylningar, mindre risk för dödsfall på grund av depression, bättre hjärtkärlfunktion och till och med längre livslängd. 3. Förbättrade relationer: En positiv attityd kan bygga upp och stärka relationer med familj, vänner, arbetskamrater och lionmedlemmar. 4. Förmåga att inspirera och motivera andra: Oavsett om det är att motivera andra att vidta åtgärder, inspirera människor att nå framgångar eller bara ett visa erkänsla för ett väl utfört arbete kan din attityd göra en skillnad. 5. Större personlig potential: En positiv attityd ger helt enkelt positiva resultat. Med en positiv attityd kan du ha en vision om framtiden, sätta upp mål och arbeta troget för att uppnå dem, trots hinder och motgångar. Sidan 27

30 Tidsplanering Som partner/vuxen i sällskap till en distriktsguvernör kommer det att krävas mycket tid. Det du kan åstadkomma under 24 timmar beror på din motivation, din energi, dina färdigheter, din förmåga och andra resurser. Att hantera din tid på ett effektivt sätt kommer att ge dig mer tid under dygnets 24 timmar och du kan arbeta smartare, inte hårdare, för att uppnå dina mål. Tyvärr finns det många hinder som kan stå i vägen när vi försöker att hantera tiden på ett effektivt sätt. Detta avsnitt handlar om vanliga hinder mot effektiv tidsplanering och strategier för att komma tillrätta med dem. Hinder mot effektiv tidsplanering Innan du börjar med att genomföra några strategier om att hantera din tid måste du först identifiera de hinder du kan stöta på. Se listan nedan. Hur många av dessa hinder gäller dig? Finns det andra hinder som kan komma att stå i vägen för effektiv tidsplanering? Otydliga mål och prioriteringar Inblandade personer kan inte organisera Brist på planering Distraherande faktorer och störande avbrott, till exempel telefonsamtal, personliga besökare/gäster, e-post Oförmåga att säga "Nej" Senfärdighet och oförmåga att fatta beslut Personliga åtaganden, till exempel familj Yrkesmässiga åtaganden, till exempel arbete Vara involverad i för många åtaganden samtidigt Stress och trötthet Strategier att hantera din tid När du nu har identifierat hinder mot effektiv tidsplanering i ditt liv kan du inleda arbetet att komma tillrätta med dem. Här följer några strategier för att komma tillrätta med hinder: 1. Sätt upp mål: Se till att dina syften och mål är specifika, mätbara, nåbara, realistiska och tidsbestämda. 2. Prioritera: Fastställ vilka uppgifter du bör göra själv, vilka som kan delegeras till någon annan eller genomföras senare. 3. Sätt upp tidsplaner: Ta först itu med de uppgifter som har kortsiktiga konsekvenser, därefter sätter du upp tidsplaner för de uppgifter som har långsiktiga konsekvenser. 4. Finn olika sätt att organisera uppgifterna: Använd lämpliga hjälpmedel, till exempel en kalender eller en dator, för att hålla ordning på uppgifter och möten. 5. Lär dig att säga "Nej": Du måste inse att du inte kan göra allt och säg inte ja till att göra saker som du inte har tid med. 6. Fira framgångar: Ta dig tid att njuta av känslan av att ha uppnått ett mål. Du kan till och med belöna dig själv när du har slutfört en uppgift eller ett projekt. Sidan 28

31 Tankar om tidsplanering Det år som ligger framför dig och din distriktsguvernör kommer att vara fullt av uppgifter och åtaganden, men glöm inte bort vad som är viktigt i livet. Läs följande berättelse och fundera över "de stora stenarna" i ditt liv. De stora stenarna i livet En expert inom området tidsplanering talade en dag inför en grupp studerande i företagsekonomi, och han använde sig av följande illustration. Han stod framför gruppen, tog fram en stor glasburk och ställde den på bordet framför sig. Han tog sedan fram ett dussin större stenar och placerade en efter en i glasburken. När glasburken var full, och det inte fanns plats för fler stora stenar, frågade han: "Är burken full?" Alla i klassen sade: "Ja." Då frågade han: "Är den?" Han sträckte sig in under bordet och tog fram en burk med grus. Han hällde ner lite grus i glasburken och skakade den, så att gruset föll ner i hålrummen mellan de stora stenarna. Sedan frågade han gruppen igen: "Är burken full?" Nu började klassen förstå. "Troligen inte", sade en av eleverna. "Bra!", svarade han. Han sträckte sig in under bordet och tog fram en burk med sand. Han hällde ner sanden i glasburken och den föll ner i hålrummen mellan de stora stenarna och gruset. Återigen frågade han: "Är burken full?" "Nej!" ropade hela klassen. Återigen sade han: "Bra!" Sedan tog han fram en tillbringare med vatten som han hällde i glasburken till dess att den var helt full. Sedan tittade han på eleverna och frågade: "Vad är poängen med denna illustration?" En elev räckte upp handen och sade: "Oavsett hur fulltecknad din almanacka är kan du, om du verkligen försöker, alltid få plats med några saker till!" "Nej", sade talaren, "det är inte poängen. Illustrationen lär oss att: Om du inte placerar de stora stenarna i burken först, kommer du inte att få plats med alla." Vilka är de "stora stenarna" i ditt liv? Dina barn, din familj, din utbildning, dina drömmar, frivilliginsatser, vara lärare eller mentor, göra saker som du verkligen älskar, tid för dig själv, din hälsa, din partner. Kom ihåg att placera dessa STORA STENAR i burken först, annars kommer du inte att få plats med dem. Om du oroar dig över de små sakerna (gruset, sanden och vattnet) kommer du att fylla ditt liv med att oroa dig över de små sakerna som inte spelar så stor roll, och du kommer aldrig att hinna spendera tid på de allra viktigaste sakerna. När du har funderat en stund på denna berättelse ska du fråga dig själv: Vilka är de "stora stenarna" i mitt liv? Därefter placerar du dem i glasburken först. Sidan 29

32 Acceptera och hantera förändring Ämbetsperioden för din distriktsguvernör kommer säkert att medföra många förändringar. Vissa av dem kommer att vara enkla att acceptera, medan andra kan bli svårare. Detta gäller inte endast Lions och andra framgångsrika organisationer, utan även i det dagliga livet. En av de viktigaste faktorerna som kommer att hjälpa till att genomföra ett framgångsrikt år är att lära sig att acceptera och hantera de förändringar som sker samt att stödja din distriktsguvernör i att acceptera, hantera och/eller till och med att genomdriva förändringar. Trots de potentiella fördelarna med förändring är det många människor som är motståndare till förändring. Många människor är vana att utföra uppgifter och arbeta med processer på ett specifikt sätt, så de anser att förändring stör rutinen. Människor är vanligen motståndare till förändring på grund av att: De är oroliga inför det okända och oförväntade De ogillar avbrott i livet De är rädda för att inte kunna lära sig eller anpassa sig till förändringen De känner att de tappar kontroll Enligt Daryl Connor, författare till boken Managing at the Speed of Change, finns det sex stycken steg i samband med förändring: F Ö R Ä N D R I N G 1. Rädsla: Jag vet inte vad som kommer att hända. 2. Förneka: Förändring är inte nödvändig/jag tror inte att förändringen kommer att ske. 3. Ilska: Jag är arg för jag måste förändra mig/för att andra ber mig att förändra mig. 4. Förklara: Jag anser att förändringen är en bra, den är nödvändig eller löser problem. 5. Acceptera: Förändringen kommer att hända och den kan medföra nya möjligheter. 6. Växa: Jag har en plan och jag ser fram emot förändringen. Hjälpa andra att acceptera och hantera förändring Under tider av förändring är det viktigt att leda människor från att undvika förändring till att acceptera förändring. Nedan finner du några sätt att underlätta denna övergång: Diskutera de fördelar förändringen kommer att medföra för de inblandade Identifiera orsakerna till förändring och diskutera hur de som är involverade kommer att vara en del av lösningen. Ge människor en vision av de resultat förändringen kommer att medföra och ge förklaringar Involvera alla intressenter i genomförandet, så att de tar ansvar för och stödjer förändringen. Förändring kan vara en smidig process om man tar sig an den med ett öppet sinne och en positiv attityd. Nästa gång du står inför en förändring kommer du inse att det är normalt att känna oro innan förändringen accepteras och se därefter fram emot de möjligheter och fördelar förändringen kommer att medföra. Källa: Conner, Daryl (1993). Managing at the Speed of Change New York: Random House. Sidan 30

33 Att logga in på Lions Clubs Internationals webbplats För att kunna logga in på LCI:s webbplats måste du ha tillgång till en dator, vilken måste vara uppkopplad till internet. Lions Clubs Internationals webbplats innehåller mer än sidor med information, verktyg och resurser till din hjälp. Följ instruktionen nedan för att logga in på LCI:s webbplats: 1. Starta datorns internetuppkoppling, till exempel Microsoft Windows Internet Explorer, Netscape Firefox eller Apple Safari. Ange adressen på adressraden högst upp på sidan. 2. När du har angivit adressen på adressraden trycker du på Enter eller Return-knappen på tangentbordet. Du kommer då att komma till Lions Clubs Internationals webbplats. (Detta är en bild av webbplatsens första sida). Sidan 31

34 3. Titta närmare på följande delar, vilka kommer hjälpa dig att utforska LCI:s webbplats: Ändra texten på webbsidan genom att klicka på en av dessa tre knappar. Klicka på det språk du föredrar. Om du vill börja om från början klickar du på Lions logotyp för att komma till den första sidan. Denna meny kommer att vägleda dig på hela webbplatsen. Länken Medlemscenter innehåller länkar till distriktsresurser. *Den kanske viktigaste komponenten på LCI:s webbplats är sökrutan, vilken du finner i det övre högra hörnet på varje sida. Denna funktion ger dig möjlighet att ange nyckelord och sedan söka efter information på hela webbplatsen. Ange nyckelord i sökrutan här sedan klickar du på den blå knappen för att söka efter information. Sidan 32

35 Noteringar: Sidan 33

36 Noteringar: Sidan 34

37 Lions Clubs International 300 W. 22nd Street Oak Brook, IL USA SW