Vägledning för partner/vuxen i sällskap DG ELECT-SEMINARIET 2017 CHICAGO, USA

Transkript

1 Vägledning för partner/vuxen i sällskap DG ELECT-SEMINARIET 2017 CHICAGO, USA

2 Innehåll Inledning 1 Avsnitt 1: Information om Lions Clubs International Historia och bakgrund 4 Konstitutionella områden 6 Internationellt huvudkontor 8 Avsnitt 2: Distriktsguvernörens år Distriktsguvernörens år 11 Ansvar för distriktsguvernörens partner/vuxen i sällskap 12 Namnbrickor 13 Klädsel 16 Protokoll 17 Distriktets ansvar som värd 20 Värd för internationella gäster 21 Avsnitt 3: Verktyg och resurser Verktyg och resurser 22 Lions Clubs Internationals huvudkontor 23 Organisationsschema för distrikt 27 Kraften i våra attityder 28 Tidsplanering 29 Att ta sig an och hantera förändring 31 Att använda Lions Clubs International webbplats 32

3

4 Inledning Välkommen till vägledningen för distriktsguvernörens partner/vuxen i sällskap Som partner/vuxen i sällskap till en distriktsguvernör kommer du att spela en viktig roll under de kommande månaderna och denna vägledning har utformats för att förbereda dig inför ett mycket intensivt år. På de kommande sidorna kommer du att: 1. Gå igenom organisationens historia och bakgrund. 2. Lära dig mer om DG Elect-seminariet och den internationella kongressen i Chicago, Illinois, USA, vilken är den officiella inledningen av distriktsguvernörens ämbetsår. 3. Lära dig mer om ansvar som partner/vuxen i sällskap till en distriktsguvernör. 4. Erhålla information om verktyg och resurser avseende det internationella huvudkontoret, instruktioner om LCI:s webbplats, kraften i positiva attityder, tidsplanering samt ta sig an och hantera förändring. Använd denna vägledning som ett verktyg, en förberedelsehandbok och en referensmanual under de kommande månaderna. Kom ihåg att när du uppfyller dina uppgifter i denna roll kommer det att bidra till framgångarna för din distriktsguvernör. Sidan 1

5 VI HJÄLPER 1917 var det en affärsman i Chicago vid namn Melvin Jones som hade en vision om en organisation som skulle kunna hjälpa människor i nöd. I dag är Lions Clubs International världens största hjälporganisation med drygt 1,4 miljoner medlemmar i mer än klubbar. Vision Att vara den globala ledaren avseende hjälpinsatser och humanitär service. Uppgift Att göra det möjligt för frivilliga att hjälpa till i samhället, tillgodose humanitära behov samt främja fred och internationell förståelse genom Lions klubbar. Sidan 2

6 Lions Clubs Internationals syften och etik Syften Att organisera, chartra och ha tillsyn över serviceklubbar under namnet Lions Clubs. Att samordna lionklubbarnas aktiviteter och standardisera administrationen. Att skapa och upprätthålla en anda av samförstånd mellan jordens folk. Att befrämja god samhällsanda hos alla medborgare. Att genom aktiva insatser på olika områden bidra till samhällets välfärd. Att förena klubbarna i band av vänskap, gott kamratskap och ömsesidig förståelse. Att utgöra ett forum där frågor av allmänt intresse må fritt och allsidigt dryftas, dock skall klubbarna i politiskt och religiöst hänseende vara neutrala. Att uppmuntra till duglighet och ansvarskänsla i både affärs- och yrkesliv. Etik Att betrakta din dagliga gärning som ett kall och sköta den på ett sätt som skapar tillit och förtroende. Att sträva efter att göra ditt arbete framgångsrikt. Du må betinga skälig ersättning för din möda, men icke söka vinna orättmätiga fördelar. Att icke köpa dina framgångar på en annans bekostnad. Var lojal mot dina medmänniskor och ärlig mot dig själv. Handla alltid osjälviskt. Om tvekan uppstår beträffande riktigheten i ditt handlingssätt uppträd då mot din nästa som du önskar att denne skulle uppträda mot dig. Gör vänskapen till ett mål, inte ett medel. Sann vänskap fordrar ingenting för egen del och får aldrig göras beroende av ömsesidiga tjänster. Fullgör dina medborgerliga plikter. Var lojal mot ditt land och ditt samhälle både i ord och i gärning. Ge frivilligt av din tid, arbete och insatser. Bistå dina medmänniskor i deras svårigheter. De sörjande behöver ditt deltagande, de svaga och nödlidande ditt stöd. Var försiktig med din kritik och frikostig med ditt beröm. Bygg upp istället för att riva ned. Sidan 3

7 Lions Clubs Internationals historia : Lions firar hundra år och sitt första århundrade av hjälpinsatser! : Lions inleder hundraårsjubileets hjälputmaning, ett globalt initiativ för att hjälpa 100 miljoner människor runtom i världen : LCIF inleder kampanj SightFirst II, för att samla in mer pengar till globala syninsatser : LCIF inleder kampanj SightFirst : Första året för fredsaffischtävlingen : Kvinnor kan bli medlemmar i Lions : LCIF bildas : Den första leoklubben bildades : "Vi tjäna" inrättas som Lions Clubs Internationals motto : Helen Keller ber Lions att bli "de blindas riddare i kampen mot mörkret" och LCI åtar sig uppgiften att tillhandahålla syninsatser till människor runtom i världen : Lions blir en internationell organisation tack vare bildandet av den första klubben i Kanada : The Association of Lions Clubs bildas av Melvin Jones, en affärsman i Chicago. Sidan 4

8 Vår påverkan Det är omöjligt att endast i siffror mäta all den påverkan Lions medlemmar har runtom i världen, men statistiken nedan ger några prov på de många insatser som Lions medlemmar gör : Antalet människor runtom i världen som per mars 2017 har gagnats av Lions Clubs Internationals hjälputmaning som inleddes i juni Lions klubbar utmanades att genomföra hjälpprojekt inom fyra områden: Ungdom, syn, hungersnöd och miljö : Sedan dess start år 1990 har SightFirst-programmet haft en viktig roll i att minska global blindhet. SightFirst har hjälpt 30 miljoner människor att få bättre eller återställd syn : Lions har genom mässlingsinitiativet vaccinerat 41 miljoner barn mot mässling i Etiopien, Madagaskar, Mali och Nigeria, där mässling är den ledande orsaken till blindhet hos barn : Lions Quest, ett skolbaserat värdegrundsprogram som hjälper mer än 13 miljoner ungdomar : Antal doser av medicinen Mectizan som LCIF har distribuerat till människor i 15 länder för att behandla flodblindhet : Över 4 miljoner barn i nära 100 länder har deltagit i Lions fredsaffischtävling sedan den inleddes Sidan 5

9 Konstitutionella områden Lions Clubs International är indelad i sju konstitutionella områden. Dessa områden är: Konstitutionellt område I: - USA och tillhörande länder - Bermuda - Bahamas Konstitutionellt område II: - Kanada Konstitutionellt område III: - Sydamerika - Centralamerika - Mexiko - Öar i Karibiska havet Sidan 6

10 Konstitutionellt område IV: - Europa Konstitutionellt område V: - Orienten - Sydostasien Konstitutionellt område VI: - Indien - Södra Asien - Afrika - Mellanöstern Konstitutionellt område VII: - Australien - Nya Zeeland - Papua Nya Guinea - Indonesien - Öar i södra Stilla havet *En detaljerad lista över vilka länder och geografiska områden som ingår i varje konstitutionellt område finns i kapitel X i den internationella styrelsens policymanual på LCI:s webbplats. Sidan 7

11 Lions Clubs Internationals huvudkontor 300 W. 22nd Street Oak Brook, IL , USA Lions Clubs Internationals huvudkontor ligger i Oak Brook, Illinois, USA, och har cirka 275 anställda. Det internationella huvudkontoret är en viktig resurs för alla medlemmar. Du kommer antagligen att ha mer kontakt med vissa avdelningar än andra, men vi vill att du ska veta att samtliga divisioner och avdelningar vid det internationella huvudkontoret är redo att ge distriktsguvernörerna hjälp och råd när så behövs. Mer information om Lions internationella huvudkontor finns på sidan i denna vägledning. Sidan 8

12 DG Elect-seminarium Cirka 750 DG Elect från hela världen och deras respektive partner/vuxen i sällskap kommer att samlas i tre dagar före den internationella kongressen i Chicago, Illinois, USA, för att delta i DG Elect-seminariet Seminariet är utformat för att förbereda de inkommande distriktsguvernörerna att vara effektiva ledare i sina distrikt samt tillhandahåller den senaste informationen om vårt internationella tema Vi hjälper. Som partner/vuxen i sällskap till en DG Elect inbjuds du att delta i flera olika seminarier som till exempel öppningsceremonin, sessionen för partner/vuxen i sällskap, samtliga allmänna sessioner, avslutningssessionen och banketten. Vid seminariets registrering kommer du att erhålla ett paket innehållande DG Elect-seminariets och kongressens program, namnbricka, inbjudningar till mottagningar och annat användbart material. Kongressprogrammet innehåller en lista över alla evenemang samt tid och plats för dem. Sidan 9

13 Internationell kongress 2017 Chicago, IL, USA Över medlemmar från hela världen beräknas delta i Lions internationella kongress i Chicago, Illinois, USA. De internationella kongresserna ger medlemmarna möjlighet att framföra sina åsikter om organisationens framtid genom att rösta på tjänstemän, direktorer samt förändringar i stadgar och arbetsordning. Den internationella kongressen kommer även att erbjuda ett antal seminarier som behandlar frågor som är av intresse för medlemmarna samt flera underhållande evenemang som den internationella showen, den internationella paraden och en utställningshall. Du uppmuntras till att delta i alla kongressevenemang. Förutom plenarsessionerna kommer du att kunna lyssna till utmärkta talare och delta i intressanta program. Det är vid den sista plenarsessionen din distriktsguvernör kommer att avlägga en ed och ta bort DG Elect-bandet från sin namnbricka vilket symboliserar inledningen av ämbetsperioden som distriktsguvernör! Den internationella kongressen är en utmärkt möjlighet för partner/vuxen i sällskap till inkommande distriktsguvernörer att lära sig mer om Lions Clubs Internationals program och ha glädje av kamratskapet med andra medlemmar från hela världen. Det kommer verkligen att bli en minnesvärd start på ditt år som partner/vuxen i sällskap till en distriktsguvernör, så utnyttja möjligheterna och ha roligt! Kommande internationella kongresser 29 juni 3 juli 2018 Las Vegas, Nevada, USA 5 9 juli 2019 Milano, Italien juni 2020 Singapore juni 2021: Montreal, Quebec, Kanada Sidan 10

14 Distriktsguvernörens år Distriktsguvernörens ämbetsår kommer att kräva tid, tålamod, planering, ledarskap och uthållighet. Detsamma kan även sägas om året för partner/ vuxen i sällskap till en distriktsguvernör. Att vara informerad om hur mycket som krävs av dig och din distriktsguvernör kommer att hjälpa er båda att vara framgångsrika. Tillsammans kommer ni att träffa underbara människor, bilda nya vänskapsband, resa till nya platser, ha roligt och framför allt göra en skillnad. Sidan 11

15 Ansvar för distriktsguvernörens partner/vuxen i sällskap Som partner/vuxen i sällskap till en distriktsguvernör kommer du att ha ett antal uppgifter under det att du stödjer din partner under hans/hennes ämbetsår, till exempel: Uppfylla din roll som partner/vuxen i sällskap Även om du inte är medlem i Lions är du nu partner/vuxen i sällskap till en distriktsguvernör. Som hans/hennes partner/vuxen i sällskap är det viktigt att du följer Lions idé och anda tillsammans med din distriktsguvernör. Uppgifter som partner/vuxen i sällskap kan omfatta: Vara värd vid program och/eller lunch för partner/vuxen i sällskap vid distriktets/ multipeldistriktets evenemang, leda olika typer av ceremonier, presentera gäster vid evenemang etc. Om du är gäst vid ett speciellt evenemang kan din bordsplacering komma att vara vid honnörsbordet. Hjälpa din distriktsguvernör att hantera sitt åtagande avseende tid och energi i denna viktiga position. Distriktsguvernörens almanacka kommer att vara fulltecknad. Tala med din distriktsguvernör om kommande evenemang och möten. Kom även ihåg att planera in tid för privata aktiviteter, till exempel arbeta, familj, semester etc. Mer information om effektiv tidsplanering finns på sidan 29 i denna vägledning. KOM IHÅG: Bär alltid din namnbricka (på höger sida) vid alla evenemang. Kom i tid till alla de evenemang du deltar i. Visa uppmärksamhet när du sitter vid honnörsbordet. Om du erhåller en gåva bör du vara beredd på att tacka för den. Använd dina resurser, till exempel distriktsrådet, guvernörsrådet, guvernörsrådsordföranden, tidigare distriktsguvernörers partner/vuxen i sällskap och Lions internationella huvudkontor i Oak Brook, Illinois, USA. Sidan 12

16 Lions Clubs Internationals namnbrickor Två blåa diagonala ränder Övre vänstra hörnet Kant i guld 7,5 cm bred x 5 cm hög Internationell president Två blåa diagonala ränder Nedre högra hörnet Kant i guld 7,5 cm bred x 5 cm hög En blå diagonal rand Övre vänstra hörnet Kant i guld 7,5 cm bred x 5 cm hög Närmast föregående internationell president Tidigare internationell president Första vice president Andra vice president Internationell direktor En blå diagonal rand Nedre högra hörnet Kant i guld 7,5 cm bred x 5 cm hög Tidigare internationell direktor Kant i guld 7,5 cm bred x 5 cm hög Administrativ tjänsteman Gruppchef vid LCI Divisionschef vid LCI Medlem i särskild kongresskommitté Kant i guld 7,5 cm bred x 5 cm hög Distriktsguvernör Sidan 13

17 Kant i guld 5 cm bred x 7,5 cm hög Tidigare distriktsguvernör Kant i guld 5 cm bred x 5 cm hög Vice distriktsguvernör Distriktssekreterare (Nuvarande och tidigare) Distriktskassör (Nuvarande och tidigare) Kant i guld 63 mm Distriktets sekreterare/kassör (Nuvarande och tidigare) Regionordförande (Nuvarande och tidigare) Zonordförande (Nuvarande och tidigare) Kant i guld 6,3 cm bred x 6,3 cm hög Guvernörsrådsordförande Tidigare guvernörsrådsordförande Sidan 14

18 Namnbrickorna som organisationen tillhandahåller skall vara försedda med Lions emblem, ha vit bakgrund, svart text och guldfärgad (tjänsteman), grön (vuxen i sällskap) eller blå (personal) kant. Namnbricka för den internationella presidenten och en vuxen i sällskap kan ha annan färg. Orden Spouse, Wife, Husband, Son, Daughter, Partner eller Partner in Service eller annat lämpligt ord kan ersätta Adult Companion. Namnbrickan bör bäras på höger sida på kavaj, blus eller liknande, så att när du hälsar på en person kan han/hon enkelt läsa vad som står på din namnbricka. Sidan 15

19 Riktlinjer för klädsel Under din distriktsguvernörs ämbetsår kommer du finna att olika typer av evenemang kräver olika typer av klädsel. Tabellen nedan ger exempel på föreslagen klädsel vid olika typer av evenemang du och din distriktsguvernör kommer att delta i. Det är även en god idé att fråga dem som arrangerar evenemanget vilken klädsel som är lämplig. EVENEMANG KVINNOR MÄN Formell Lång eller kort aftonklänning eller folkdräkt Svart eller vit smoking Informell Klänning, dräkt eller liknande som du normalt bär i en kyrka, teater eller restaurang Kostym Evenemang i multipeldistrikt och distrikt* Enligt instruktioner från multipeldistrikt/distrikt Ledig Långbyxor, kjol eller liknande som du normalt bär när du handlar eller reser. Shorts och jeans bärs normalt inte* Långbyxor, sportskjorta eller polotröja. Tröja eller blazer valfritt. Slips krävs inte.* *Definitionen av ledig klädsel varierar i olika kulturer och styrs ofta av den typ av evenemang man deltar i. Håll dessa faktorer i minnet och använd gott omdöme när du väljer lämpliga kläder. Sidan 16

20 Officiellt protokoll Här följer Lions Clubs Internationals officiella protokoll. Endast högtidstalaren måste uppmärksamma närvaro av alla dignitärer. Rangordning Lions skall uppmärksammas i följande ordning: 1. Internationell president 2. Närmast föregående internationell president/lcif-ordförande 3. Internationell vice president (enligt rang) 4. Tidigare internationell president (b) 5. Internationell direktor (Adjungerad styrelsemedlem)* (a) 6. LCIF:s förtroenderåd 7. Tidigare internationella direktorer (c) 8. GLT/GMT internationella koordinatorer, koordinator för familjemedlemskap och kvinnligt medlemskap (FWC) (a) 9. GLT/GMT konstitutionella områdesledare (a) 10. LCIF:s koordinatorer i regionen och området, FWC/GLT/GMT områdesledare och speciella områdesrådgivare/japans vice konstitutionella områdesledare (a) 11. Guvernörsrådsordförande (a) 12. Distriktsguvernörer 13. Huvudkontorets administrativa tjänstemän/konstitutionella områdets verkställande personal 14. Närmast föregående guvernörsrådsordförande 15. Tidigare guvernörsrådsordförande (a) 16. Multipeldistriktets FWC/GLT/GMT och LCIF-koordinatorer 17. Närmast föregående distriktsguvernör (a) 18. Vice distriktsguvernörer (enligt rang) 19. Multipeldistriktets kommittéordförande (a) 20. Tidigare distriktsguvernörer (a) 21. Multipeldistriktets sekreterare (frivillig) (a) 22. Multipeldistriktets kassör (frivillig) (a) 23. Distriktssekreterare (a) 24. Distriktskassör (a) 25. Distriktets FWC/GLT/GMT och LCIF koordinatorer (a) 26. Regionordförande (a) 27. Zonordförande (a) 28. Distriktets kommittéordförande (a) 29. Klubbpresidenter (a) 30. Närmast föregående klubbpresident (a) 31. Tidigare klubbpresidenter (a) 32. Klubbsekreterare (a) 33. Klubbkassör (a) 34. Multipeldistriktets sekreterare (anställd) (a) 35. Multipeldistriktets kassör (anställd) (a) 36. Distriktets administrativa sekreterare (anställd) (a) Sidan 17

21 * Adjungerade styrelsemedlemmar utsedda av den internationella presidenten till styrelsens kommittéer och LCIF:s verkställande kommitté ska introduceras och på annat sätt hälsas välkomna före medlemmar som har haft samma post. Deras adjungering ska nämnas under introduktionen. Förklaring av ovan använda koder: (a) När mer än en finns närvarande skall de alla uppmärksammas i alfabetisk ordning enligt första bokstaven i deras efternamn. Om första bokstaven är samma går du vidare till andra bokstaven och så vidare. Om efternamnen är identiska ska samma process följas för första förnamn. Om dessa är samma används mellannamnet. I det osannolika fall att de två namnen är identiska ska den med längsta medlemskapet i organisationen ha företräde. (b) När mer än en finns närvarande ska den som innehade posten senast ha företräde o.s.v. (c) När mer än en är närvarande ska företrädet vara samma som för de tidigare internationella presidenterna (se (b) ovan). I den händelse att mer än en tidigare internationell direktor som innehade sin post under samma tid finns närvarande skall reglerna under (a) användas. Allmän information: När en medlem har flera titlar ska den högsta titeln uppmärksammas. I områden som har andra befattningar än de ovan angivna ska dessa medlemmar uppmärksammas i enlighet med lokala seder, förutsatt att valda tjänstemän alltid uppmärksammas före utnämna tjänstemän. Det rekommenderas att Melvin Jones Fellows uppmärksammas som en grupp. När talare introduceras bör deras status som Fellows nämnas. Dignitärer som inte är medlemmar Dignitärer som inte är medlemmar bör ges företräde i enlighet med lokalt protokoll och/eller sed samtidigt som man kommer ihåg att om den som inte är medlem är huvudtalare bör han eller hon sitta direkt till höger om ordförande (se nästa sida). Placering vid honnörsbordet Presiderande tjänsteman eller mötets ordförande skall alltid placeras i mitten av bordet när det inte finns något podium, vilket visas som plats nummer 1 i följande illustration 1. Huvudtalaren skall ha plats nummer två, sedan andra liondignitärer i enlighet med den allmänna rangordningen. Om möjligt bör det vara samma antal platser till höger och vänster om ordföranden eller mötesledaren, som vanligtvis är klubbpresident, distriktsguvernör, guvernörsrådsordförande eller internationell president. Sidan 18

22 Illustration 1 (Publik) Enligt figur 2 är placeringen vid ett honnörsbord med podium så gott som densamma, förutom att mötesordförande eller mötesledaren alltid sitter till vänster om podiet (vänd mot åhörarna) och huvudtalaren till höger. Illustration 2 (Publik) S 7 S 5 S 3 S 1 Podium 2 S 4 S 6 S 8 S Illustration 2: När partner är närvarande bör de placeras på medlemmens vänstra sida om de sitter vid bordets vänstra sida respektive till höger om de sitter vid bordets högra sida. Ceremonimästare och mötessekreterare Vid vissa evenemang är ceremonimästaren någon annan än ordförande eller mötesledaren. I sådana fall bör han eller hon placeras i enlighet med lokala seder eller vid huvudbordets ena ände. Om hans eller hennes plats i den allmänna rangordningen dock fastställer en specifik plats (t.ex. han eller hon är en tidigare internationell president vid en distriktsfunktion) skall den gälla. I sällsynta fall finns det en mötessekreterare och då skall återigen lokala seder gälla. Flera honnörsbord Om det finns mer än ett honnörsbord skall bordet som står längst fram eller högst upp betraktas som det främsta bordet. Var uppmärksam på att medlemmar av samma rang inte sitter vid skilda bord. Presentationer vid honnörsbordet Presentation av personerna vid honnörsbordet bör inledas med mötets ordförande eller presiderande tjänsteman, därefter presenteras personerna i rangordning nedifrån och upp. När partner sitter vid honnörsbordet bör de presenteras med medlemmen först, till exempel "Tidigare internationell direktor Lars Svensson och hans hustru Lisa". Nationalsånger När officiella representanter i den internationella styrelsen, vare sig de är sittande eller ej, från ett annat land är närvarande vid ett evenemang där nationalsånger vanligtvis spelas, bör deras nationalsång också spelas. Sidan 19

23 Distriktets ansvar som värd Du och din distriktsguvernör kommer att vara värd för alla distriktsomfattande evenemang. Dessa evenemang kommer att variera i storlek och antal deltagare och det är viktigt att förstå generellt ansvar som värd för distriktets evenemang. Detta ansvar varierar i olika distrikt, så det rekommenderas att du talar med lämpliga företrädare för att ta reda på mer information om vad som gäller i just ditt distrikt. Presentationer Du kan utses till att presentera partner/vuxen i sällskap till besökande dignitärer. Ta reda på deras namn, korrekt uttal och titlar. Distriktsrådsmöten Distriktsrådsmöten är ett av de evenemang där du kan komma att spela en viktig roll. Som distriktsguvernörens partner/vuxen i sällskap är det ditt ansvar att välkomna distriktsrådets partner/vuxen i sällskap och se till att de kan bekanta sig med varandra. Distriktsrådsmöten varierar från distrikt till distrikt, så det är en god idé att kontakta partner/vuxen i sällskap till tidigare distriktsguvernörer för mer information. Distriktsmöten Om evenemang vid distriktsmötet planeras för partner/vuxen i sällskap bör du vara med i planeringsprocessen. Var aktiv och låt partner/vuxen i sällskap delta i lämpliga evenemang. Det kommer att uppmuntra dem att lära sig mer om Lions och det område där de bor och det kan även resultera i större deltagande av partner/vuxen i sällskap och fler medlemmar i distriktet. KOM IHÅG: Håll en nära kontakt med dem som ansvarar för distriktets evenemang, så att du och distriktsguvernören är informerade om ändringar och/eller uppdateringar av evenemangen. Vid de olika evenemang där partner/vuxen i sällskap deltar är det uppskattat om det finns namnbrickor till de partner/vuxna i sällskap som inte har någon. Om det är lämpligt kan aktiviteter bara för partner/vuxen i sällskap planeras in. Om du och din distriktsguvernör är värd för dignitärer eller andra gäster och ni inte kan skjutsa dem till evenemang och/eller flygplats utser ni andra medlemmar till att ansvara för denna uppgift. Sidan 20

24 Värd för internationella gäster Förutom att vara värd för distriktets evenemang kan du och distriktsguvernören komma att vara värd för internationella gäster. Varje distrikt har rätt att få besök av en internationell tjänsteman eller en direktor som huvudtalare under distriktsguvernörens år, så det är viktigt att förbereda inför den internationella gästens besök. Det huvudsakliga ansvaret faller på dig och din distriktsguvernör, men involvera även andra medlemmar i distriktet så att besöket blir framgångsrikt. Bjud in Lions internationella familj i multipeldistriktet (i förekommande fall) och andra lionledare, så att de kan träffa och underhålla den internationella gästen. Det finns allmänna riktlinjer för att stå värd för internationella gäster, men i många områden finns det även lokala traditioner som tillämpas vid besök av internationella gäster. Om du är osäker på hur man förbereder inför ett besök av en internationell gäst kontaktar du tidigare distriktsguvernörer och partner/vuxen i sällskap för att ta reda på hur de genomförde besöket. KOM IHÅG: Före besöket bör gästen erhålla information om mötet/evenemanget, till exempel en dagordning, lämplig klädsel och bakgrundsinformation om ditt distrikt. Om det förväntas att gästen ska framföra ett tal vid mötet/evenemanget bör han/hon erhålla förslag på ämnen och hur mycket tid som kommer att finnas till förfogande. När gästen anländer bör han/hon mötas av dig och distriktsguvernören vid flygplatsen, tågstationen, hotellet etc. Bekräfta alla detaljer kring besöket och låt gästen checka in på hotellet. Fundera över att genomföra en utflykt i området eller att delta i ett speciellt evenemang. Om ni planerar att överlämna en gåva till gästen, till exempel i form av en donation till LCIF i hans/hennes namn är mötet/evenemanget ett utmärkt tillfälle att överlämna den. Glöm ej bort att distriktsguvernören kort tid efter mötet/evenemanget bör skicka ett tackbrev till gästen. Kom ihåg att behandla gästen på samma sätt som du behandlar en familjemedlem eller nära vän. Gör allt det du kan för att gästen ska känna sig välkommen och uppskatta besöket. Sidan 21

25 Verktyg och resurser Följande sidor innehåller information som du kommer att ha nytta av under det kommande året. Verktyg och resurser i detta avsnitt omfattar: Kontaktinformation till Lions Clubs Internationals huvudkontor Sidan 23 Lions Clubs Internationals organisation Sidan 27 Kraften i våra attityder Sidan 28 Tidsplanering Sidan 29 Att ta sig an och hantera förändring Sidan 31 Att använda Lions Clubs Internationals webbplats Sidan 32 Sidan 22

26 Lions Clubs Internationals huvudkontor Kontaktinformation: Postadress: Lions Clubs Internationals huvudkontor 300 W. 22nd Street Oak Brook, IL USA Telefon: Kontoret är öppet för medlemmar och allmänheten från till lokal tid måndag till och med fredag. Grupper vid det internationella huvudkontoret DISTRIKT- OCH KLUBBSERVICE SAMT LEDARUTVECKLING Distrikt- och klubbadministration E-post: Hanterar administration av distrikt och klubbar över hela världen. Tillhandahåller språkservice på organisationens officiella språk. Utfärdar excellensutmärkelser till distriktsguvernörens team och klubbar. Belönar och stödjer klubbarnas utveckling genom att tillhandahålla Guiding Lion-programmet och utmärkelse för återuppbyggnad av klubb. Eurafrican Department är en viktig kommunikationsresurs för distriktsguvernörer. Ledarutveckling E-post: Utformar, utvecklar, genomför och utvärderar ledarskapsprogram, seminarier och konferenser på internationell nivå, multipeldistriktsnivå, distriktsnivå och klubbnivå. Tillhandahåller möjligheter till utbildning på webbplatsen (Ledarskapsresurscenter), kursplaner och resurser att använda lokalt. Stödjer och samarbetar med det globala ledarskapsteamet (GLT), för att finna och tillgodose behov inom utbildning och ledarutveckling runtom i världen. Sidan 23

27 GLOBAL UTVECKLING E-post: Serviceaktiviteter E-post: Stödjer medlemmarna när de genomför viktiga hjälpprojekt och aktiviteter genom att tillhandahålla resurser för projektplanering. Aktuella projektkategorier är bland annat för till exempel barn, ungdomar, hälsa och miljö samt för att främja internationella relationer. Dessutom även speciella initiativ såsom hundraårsjubileets hjälputmaning och läsprogrammet. Divisionen samlar även in information om medlemmarnas aktiviteter genom serviceaktivitetsrapporten. Denna information hjälper organisationen att visa hur medlemmarnas lokala insatser positivt påverkar globala prioriteringar. Divisionen för serviceaktiviteter består av avdelningen för program och serviceinitiativ samt avdelningen för leoklubbprogrammet. Marknadsföring och medlemskap Medlemskap E-post: Leder och initierar medlemmarnas och medlemskommittéernas insatser för att fastställa en standard för medlemskap och program, för att rekrytera nya medlemmar till organisationen. Ansvarar för GMT och verksamhetsfunktioner. PR E-post: Leder PR-aktiviteter som till exempel kontakten med allmänheten och media. Hanterar all ljud-/videoproduktion och tillhandahåller kreativa förslag gällande uppmärksammade evenemang och program, till exempel hundraårsjubileet och Lions dag med FN. Digital marknadsföring E-post: Leder, utvecklar och genomför marknadsföringsstrategier, för att stödja viktiga program inom organisationen, till exempel nya initiativ för klubbar, medlemmar och hjälpinsatser. Avdelningen marknadsför även program för erkänsla och andra viktiga program. Ansvarar för den grafiska avdelningen. Sidan 24

28 Kommunikation E-post: Leder all intern och extern kommunikation, annonsering, varumärkeshantering och organisationens budskap. Detta omfattar all kommunikation på nätet och tidningen LION. Finans E-post: KASSÖR, FINANSER OCH AFFÄRSVERKSAMHET Hanterar organisationens resurser, både personer och pengar. Hanterar genomförande av organisationens finansiella policy, till exempel bankverksamhet, överföring av medel, bokföringsfunktioner, kostnader och investeringar. Tillhandahåller finansiellt stöd till medlemmarna. Klubbrekvisita och distribution E-post: Ansvarar för lagerhållning, marknadsföring och försäljning av klubbrekvisita över hela världen. Hanterar organisationens licensprogram. Samordnar stöd till andra avdelningar som marknadsför, fakturerar, anskaffar och skickar ut Lions klubbrekvisita över hela världen. Kongress E-post: ANDRA GRUPPER VID DET INTERNATIONELLA HUVUDKONTORET Utvecklar, hanterar och samordnar alla större aktiviteter vid internationella kongresser, DG Elect-seminariet och den internationella styrelsens möten. Informationsteknologi E-post: Tillhandahåller IT-service såsom infrastruktur, medlemssystem, finansiella system, analyssystem för rapporter, webbplatser, till exempel MyLCI, kommunikationssystem, dokumenthantering, administration av information om tjänstemän och medlemmar, stöd till distrikt och internationella kongresser samt tekniskt stöd till personal och medlemmar (webbplatsen eller MyLCI). Sidan 25

29 Juridik E-post: Ansvarar för att upprätthålla organisationens globala varumärkesregistreringar, globala försäkringsprogram, riskhantering och domstolsärenden. Tillhandahåller vägledning och råd till medlemmar om organisationens stadgar och arbetsordning samt styrelsens policy, till exempel val i distrikt kandidatur till posten som internationell direktor, lösning på tvister och klagomål rörande stadgar. Webbplats: E-post: lcif@lionsclubs.org LIONS CLUBS INTERNATIONAL FOUNDATION Ansvarar för stiftelsens administration, till exempel marknadsföring, insamling, investeringar, beviljande av anslag i samarbete med förtroenderådet och den internationella styrelsen. Hanterar katastrofanslag, SightFirst-programmet, Lions Questprogrammet och andra humanitära anslagsprogram samt hanterar donationer och tilldelar utmärkelser. Sidan 26

30 Lions Clubs International Organisationsschema Sidan 27

31 Kraften i våra attityder Ju längre jag lever, desto mer förstår jag betydelsen av attityder i livet. Attityd...är viktigare än det förgångna, utbildning, pengar, omständigheter, misslyckande, framgång, vad andra människor tänker, säger eller gör...det anmärkningsvärda är att vi varje dag kan välja vilken attityd vi vill ha under just den dagen... Jag är övertygad om att livet är 10 % det som händer mig och 90 % hur jag reagerar på det. -Charles Swindoll, amerikansk präst och författare Varje dag stöter vi på människor, evenemang och omständigheter som kan påverka våra känslor, vårt uppträdande, tankar och handlingar kort sagt, det vi stöter på i livet kan påverka våra attityder. Vår attityd, oavsett om den är positiv eller negativ, har djupgående påverkan på vårt dagliga liv, våra framgångar och misslyckanden. Lyckligtvis har var och en av oss ett kraftfullt verktyg: Förmågan att välja vår attityd. Vanligtvis är det till störst nytta att välja en positiv attityd, men som partner/vuxen i sällskap till en distriktsguvernör kan du komma att träffa på människor, evenemang och omständigheter som gör det svårt att vara positiv. När du ställs inför dessa situationer bör du komma ihåg följande fördelar med en positiv attityd, vilka hjälper dig att välja rätt attityd. Fördelar med en positiv attityd: 1. Förbättrad världsuppfattning: En positiv attityd stärker din tolkning av människor, evenemang, kunskaper och omständigheter samt öppnar dörrar till nya möjligheter och inspirerar dig till att ha en vision om en framgångsrik och meningsfull framtid. 2. Bättre hälsa: Forskning visar att en positiv attityd kan ge bättre hälsa, bland annat: Bättre motståndskraft mot förkylningar, mindre risk för dödsfall på grund av depression, bättre hjärtkärlfunktion och till och med längre livslängd. 3. Förbättrade relationer: En positiv attityd kan bygga upp och stärka relationer med familj, vänner, arbetskamrater och medlemmar. 4. Förmåga att inspirera och motivera andra: Oavsett om det är att motivera andra att göra insatser, inspirera människor att nå framgångar eller bara ett visa erkänsla för ett väl utfört arbete kan din attityd göra en skillnad. 5. Större personlig potential: En positiv attityd ger helt enkelt positiva resultat. Med en positiv attityd kan du ha en vision om framtiden, sätta upp mål och arbeta troget för att uppnå dem, trots hinder och motgångar. Sidan 28

32 Tidsplanering Som partner/vuxen i sällskap till en distriktsguvernör kommer det att krävas mycket tid. Det du kan åstadkomma under 24 timmar beror på din motivation, din energi, dina färdigheter, din förmåga och andra resurser. Att hantera din tid på ett effektivt sätt kommer att ge dig mer tid under dygnets 24 timmar och du kan arbeta smartare, inte hårdare, för att uppnå dina mål. Tyvärr finns det många hinder som kan stå i vägen när vi försöker att hantera tiden på ett effektivt sätt. Detta avsnitt handlar om vanliga hinder mot effektiv tidsplanering och strategier för att komma tillrätta med dem. Hinder för effektiv tidsplanering Innan du börjar med att genomföra några strategier om att hantera din tid måste du först identifiera de hinder du kan stöta på. Se listan nedan. Hur många av dessa hinder gäller dig? Finns det andra hinder som kan komma att stå i vägen för effektiv tidsplanering? Otydliga mål och prioriteringar Inblandade personer kan inte organisera Brist på planering Distraherande faktorer och störande avbrott, till exempel telefonsamtal, personliga besökare/gäster, e-post Oförmåga att säga "Nej" Senfärdighet och oförmåga att fatta beslut Personliga åtaganden, till exempel familj Yrkesmässiga åtaganden, till exempel arbete Vara involverad i för många åtaganden samtidigt Stress och trötthet Strategier att hantera din tid När du nu har identifierat hinder mot effektiv tidsplanering i ditt liv kan du inleda arbetet att komma tillrätta med dem. Här följer några strategier för att komma tillrätta med hinder: 1. Sätt upp mål: Se till att dina syften och mål är specifika, mätbara, nåbara, realistiska och tidsbestämda. 2. Prioritera: Fastställ vilka uppgifter du bör göra själv, vilka som kan delegeras till någon annan eller genomföras senare. 3. Sätt upp tidsplaner: Ta först itu med de uppgifter som har kortsiktiga konsekvenser, därefter sätter du upp tidsplaner för de uppgifter som har långsiktiga konsekvenser. 4. Finn olika sätt att organisera uppgifterna: Använd lämpliga hjälpmedel, till exempel en kalender eller en dator, för att hålla ordning på uppgifter och möten. 5. Lär dig att säga "NEJ": Du måste inse att du inte kan göra allt och säg inte ja till att göra saker som du inte har tid med. 6. Fira framgångar: Ta dig tid att njuta av känslan av att ha uppnått ett mål. Du kan till och med belöna dig själv när du har slutfört en uppgift eller ett projekt. Sidan 29

33 Tankar om tidsplanering Det år som ligger framför dig och din distriktsguvernör kommer att vara fullt av uppgifter och åtaganden, men glöm inte bort vad som är viktigt i livet. Läs följande berättelse och fundera över "de stora stenarna" i ditt liv. De stora stenarna i livet En expert inom området tidsplanering talade en dag inför en grupp studerande i företagsekonomi och han använde följande illustration. Han stod framför gruppen och han tog fram en stor glasburk och ställde den på bordet framför sig. Sedan tog han fram ett dussin större stenar och placerade en efter in i glasburken. När glasburken var full och det inte fanns plats för fler stora stenar frågade han: Är burken full? Alla i klassen sade: Ja. Då sade han: Verkligen? Han sträckte sig då in under bordet och tog fram en burk med grus. Han hällde ner lite grus i glasburken och skakade på den, så att gruset föll ner i hålrummen mellan de stora stenarna. Sedan frågade han gruppen igen: Är burken full? Nu började klassen förstå. Troligen inte, sade en av eleverna. Bra!, svarade han. Han sträckte sig då in under bordet och tog fram en burk med sand. Han hällde ner sanden i glasburken och den föll ner i hålrummen mellan de stora stenarna och gruset. Återigen frågade han: Är burken full? Nej! skrek hela klassen. Återigen sade han: Bra! Sedan tog han fram en tillbringare med vatten och hällde i vatten i glasburken till dess att den var helt full. Sedan tittade han på eleverna och frågade: Vad är poängen med denna illustration? En elev räckte upp handen och sade: Oavsett hur fulltecknad din almanacka är kan du, om du verkligen försöker, alltid få plats med några saker till! Nej, sade talaren, det är inte poängen. Det som denna illustration visar är: Om du inte placerar de stora stenarna först i burken kommer du inte att få plats med alla. Vilka är de stora stenarna i ditt liv? Dina barn, din familj, din utbildning, dina drömmar, frivilliginsatser, vara lärare eller mentor för andra, göra saker som du verkligen älskar, tid för dig själv, din hälsa, din partner. Kom ihåg att placera dessa STORA STENAR i burken först, annars kommer du inte att få plats med dem. Om du oroar dig över de små sakerna (gruset, sanden och vattnet) kommer du att fylla ditt liv med att oroa dig över de små sakerna som inte spelar så stor roll och du kommer aldrig att hinna med att tillbringa tid med de allra viktigaste sakerna. När du har funderat en stund på denna berättelse ska du fråga dig själv: Vilka är de stora stenarna i mitt liv? Därefter placerar du dem först i glasburken. Sidan 30

34 Acceptera och hantera förändring Ämbetsperioden för din distriktsguvernör kommer säkert att medföra många förändringar. Vissa av dem kommer att vara enkla att acceptera, medan andra kan bli svårare. Detta gäller inte endast Lions och andra organisationer, utan även i det dagliga livet. En av de viktigaste faktorerna som kommer att hjälpa till att genomföra ett framgångsrikt år är att lära sig att acceptera och hantera de förändringar som sker samt att stödja din distriktsguvernör i att acceptera, hantera och att genomdriva förändringar. Trots de potentiella fördelarna med förändring är det många människor som är motståndare till förändring. Många människor är vana att utföra uppgifter och arbeta med processer på ett specifikt sätt, så de anser att förändring stör rutinen. Människor är vanligen motståndare till förändring på grund av att: De är oroliga inför det okända och oförväntade De ogillar avbrott i livet De är rädda för att inte kunna lära sig eller anpassa sig till förändringen De känner att de tappar kontroll Enligt Daryl Connor, författare till boken Managing at the Speed of Change, finns det sex stycken steg i samband med förändring: F Ö R Ä N D R I N G 1. Rädsla: Jag vet inte vad som kommer att hända. 2. Förneka: Förändring är inte nödvändig/jag tror inte att förändringen kommer att ske. 3. Ilska: Jag är arg över att jag måste förändra mig/jag är arg över att andra ber mig att förändra mig. 4. Förklara: Jag anser att förändringen är en bra idé, den är nödvändig eller löser ett problem. 5. Acceptera: Förändringen kommer att hända och den kan medföra nya möjligheter. 6. Tillväxt: Jag har en plan och jag ser fram emot förändringen. Hjälpa andra att acceptera och hantera förändring Under tider av förändring är det viktigt att leda människor från att undvika förändring till att acceptera förändring. Nedan finner du några sätt att genomföra denna övergång: Diskutera de fördelar förändringen kommer att medföra för de inblandade och för organisationen. Identifiera orsakerna till förändringen och diskutera hur de som är involverade kommer att vara en del av lösningen. Ge människor en vision av de resultat förändringen kommer att medföra, ge förklaringar och välkomna kommentarer. Involvera alla intressenter i genomförandet, så att de tar ansvar för och stödjer förändringen. Sidan 31

35 Förändring kan vara en smidig process om man tar sig an den med ett öppet sinne och en positiv attityd. Nästa gång du står inför en förändring kommer du inse att det är normalt att känna oro innan förändringen accepteras och se därefter fram emot de möjligheter och fördelar förändringen kommer att medföra. Källa: Conner, Daryl (1993). Managing at the Speed of Change New York: Random House. Att logga in på Lions Clubs Internationals webbplats För att kunna logga in på LCI:s webbplats måste du ha tillgång till en dator, vilken måste vara uppkopplad till internet. Lions Clubs Internationals webbplats innehåller mer än sidor med information, verktyg och resurser till din hjälp. Följ instruktionen nedan för att logga in på LCI:s webbplats: 1. Starta datorns webbläsare, till exempel Windows Internet Explorer, Netscape Firefox eller Apple Safari. Ange adressen högst upp på sidan: 2. När du har angivit adressen på adressraden trycker du på Enter-knappen på tangentbordet. Du kommer då att komma till Lions Clubs Internationals webbplats. (Detta är en bild av webbplatsens första sida). Sidan 32

36 3. Titta närmare på följande delar, vilket kommer hjälpa dig att utforska LCI:s webbplats: Denna meny kommer att vägleda dig på hela webbplatsen. Medlemscenter innehåller länkar till distriktsresurser. Om du vill börja om från början klickar du på hemikonen för att komma till den första sidan. *Den kanske viktigaste komponenten på LCI:s webbplats är sökrutan, vilken du finner i det övre högra hörnet på varje sida. Denna funktion ger dig möjlighet att ange nyckelord och sedan söka efter information på hela webbplatsen. Klicka på förstoringsglaset för att öppna sökrutan. Ange sedan nyckelord i sökrutan och klicka på förstoringsglaset. Sidan 33

37