SAMMANTRÄDESPROTOKOLL. Skolnämnden

Transkript

1 1(22) Plats och tid Sammanträde KS-salen den 5 mars 2015 klockan 08:15 09:25, 09:50 11:40 Beslutande Närvarande ej tjänstgörande ersättare Övriga närvarande Ledamöter Ann-Christine Myrgren (S), ordförande Åke Hamrin (V), 1:e vice ordförande Anna Davis (M), 2:e vice ordförande Torgny Jarl (S) Rolf Rune Andersson (S) Rolf Gösta Andersson (S) Birgit Eldrot (S) Therese Jonsson (MP) Ninni Smedberg (MP) Fredrik S Olsson (M) Maja Carlgren (C) Ersättare Junia Eriksson (S) Hans Berglund (S) Göran Hådén (MP) Ingrid Hedström (FP) Veronica Boström (KD) Birgitta Wigren, förvaltningschef Rebecca Wikholm, nämndsekreterare Urban Wickman, verksamhetschef Härnön Lena Albonius, verksamhetsstrateg Pia Liljeström, utvecklingsstrateg Boel Wasell, controller 10:45 11:40 Ulrika Karlsson, strategisk chef för mångfaldsfrågor 10:20 11:40 Christer Melander, Hemfosa regionschef Norr 08:15 08:55 Henrik Hammarström, Colegica 10:20 10:40 Fred Nilsson, kommunalråd 08:15 09:25 Eva-Marie Öberg, facklig representant Kommunal Justerare Anna Davis Justeringens plats och tid Skolkontoret den 12 mars 2015 klockan 08:15 Underskrifter Sekreterare Paragrafer Rebecca Wikholm Ordförande Justerare Ann-Christine Myrgren Anna Davis ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Skolkontoret Underskrift Rebecca Wikholm

2 2(22) Ärendelista 24 Dnr 4423 Val av ledamot att justera protokoll Dnr 4424 Fastställande av föredragningslista Dnr 3723 Föregående protokoll Dnr Budgetuppföljning januari Dnr Intern kontroll för verksamhetsåret Dnr Nyckeltal Dnr Kontaktpolitiker för Grön Flagg Dnr 6288 Uppdrag Dnr 5288 Nya uppdrag Dnr 5427 Ärenden hos Skolinspektionen och Barn- och elevombudet Dnr 4780 Information och rapporter Dnr 4781 Anmälningsärenden Dnr 3727 Delegerade ärenden och delgivningar Dnr 4783 Övrigt... 22

3 3(22) 24 Dnr 4423 Val av ledamot att justera protokoll s beslut beslutar att utse Anna Davis (M) till justerare. att protokollet justeras klockan 08:15.

4 4(22) 25 Dnr 4424 Fastställande av föredragningslista s beslut beslutar att fastställa den föreliggande föredragningslistan.

5 5(22) 26 Dnr 3723 Föregående protokoll s beslut beslutar att lägga föregående protokoll från till handlingarna med följande ändring: - Veronica Boström (KD) erhåller korrekt efternamn i närvaroförteckningen. Beslutsunderlag s protokoll

6 6(22) 27 Dnr Budgetuppföljning januari 2015 s beslut beslutar att lägga budgetuppföljningen för januari 2015 till handlingarna Bakgrund Utfallet för januari 2015 visar på ett överskott på 2,2 mnkr. För perioden är det budgeterat ett överskott på 1,7 mnkr, vilket ger ett resultat för perioden på 0,5 mnkr i överskott. Anledningen till att skolförvaltningen har ett budgeterat överskott för perioden är att intäkterna i form av skolpeng följer elevströmningen vår och höst, medan kostnaderna är periodiserade utifrån när de förväntas uppkomma, dvs. exempelvis en högre personalkostnad i samband med lönerevision och semesterperioder. har för perioden 0,1 mnkr högre intäkter än budget, dessa avser bidragsintäkter för nystartjobb. Kostnaderna för perioden är 0,3 mnkr lägre än periodens budget. Personalkostnaderna är 2,0 mnkr högre än vad som budgeterats för perioden, övriga kostnader är 1,5 mnkr lägre. Utfallet för lokalkostnader är 0,6 mnkr lägre än vad som budgeterats för perioden, en kostnadsreduktion som ligger jämnt fördelad över förvaltningens förhyrda objekt.

7 7(22) I tabellen redovisas periodens resultat fördelat på olika intäkts- och kostnadsgrupper Periodens utfall jan Periodens budget jan Avvikelse mot budget jan Intäkter och kostnader (tkr) Skattemedel , ,9-138,6 Bidrag 2 539, ,5 320,2 Övriga intäkter 2 836, ,8-37,1 SUMMA INTÄKTER , ,2 144,5 Personalkostnader , , ,9 Köp av verksamhet , ,7 172,7 Lokalkostnader , ,1 643,1 Övriga kostnader , , ,5 SUMMA KOSTNADER , ,2 311,4 RESULTAT 2 184, ,0 455,9 I första beloppskolumnen visas de bokförda händelserna, i den andra de budgeterade händelserna och i den tredje visas skillnad mellan bokfört och budgeterat. I tabellen redovisas periodens resultat fördelat på nämndens olika verksamhetsformer. Verksamhetsform (tkr) Periodens utfall jan Periodens budget jan Avvikelse mot budget jan Nämnden 4,8-1,7 6,5 Skolkontoret* 627,6 48,7 578,9 Musik- & kulturskolan -112,3 40,1-152,4 Öppna förskolan -37,7 1,7-39,4 Förskola inkl. nattis 496,8 616,4-119,6 Pedagogisk omsorg 28,6 4,6 24,0 Fritids inkl. fokus & grundsärskolans fritids 101,9 78,3 23,6 Förskoleklass -86,3 57,8-144,1 Grundskola inkl. fokus & kusthöjden 356,9 388,6-31,7 Grundsärskola 166,1 15,5 150,6 Gymnasiet 305,1 421,5-116,4 Gymnasiesärskola 264,5 48,9 215,6 Eftis 68,9 8,6 60,3 RESULTAT 2 184, ,0 *Förvaltningsövergripande verksamheter 455,9 Då budget 2015 nyligen färdigställts (under februari månad) har verksamheten ännu inte hunnit fördela om kostnader för exempelvis personal så att de matchar budgeterade fördelningar. Skolkontorets överskott på 0,6 mnkr beror på att periodens budgeterade medel för ex. oförutsedda akuta fastighetsåtgärder, friskvårdsbidrag för anställda, måluppfyllelsepengar för volontärresor, avsatta medel för kulturplan och dylikt som ännu inte nyttjats.

8 8(22) Musik- och kulturskolans underskott beror på att personalkostnaderna för perioden överstiger budgeterad kostnad. Förskolans underskott beror främst på högre kostnader än budgeterat för personal. Underskottet för förskoleklass beror på något högre kostnader inom alla kostnadsslag mot för vad som budgeterats. Gymnasieskolans underskott beror på att försäljningen av platser, s.k. interkommunal ersättning, inte inkommit i den utsträckning som budgeterats för perioden. Gymnasiesärskolans överskott beror på att den interkommunala intäkten för januari överstiger budgeterat belopp, samt att faktura avseende köp av assistent inte hunnit inkomma. Beslutsunderlag Skolförvaltningens tjänsteskrivelse , SKN

9 9(22) 28 Dnr Intern kontroll för verksamhetsåret 2015 s beslut beslutar att godkänna förslag till intern kontroll för verksamhetsår 2015 enligt bilaga 1. Bakgrund Enligt kommunallagen ansvarar varje nämnd för att interna kontroller av verksamheten årligen genomförs. Syftet med intern kontroll är att säkerställa att organisationens mål uppfylls och att verksamheten bedrivs lagenligt. För att arbetet med intern kontroll ska bli en naturlig del av kommunens lednings- och styrningssystem måste det integreras i planerings- och uppföljningsprocessen. Det betyder bland annat att nämnden under en särskild rubrik i sina verksamhetsplaner ska redovisa hur det interna kontrollarbetet kommer att genomföras. Arbetet följs därefter upp i delårsrapporter samt i verksamhetsberättelsen. Skolförvaltningen bedömer att följande områden bör granskas under 2015: Barn och elevers måluppfyllelse Elever och föräldrars nöjdhetsgrad Rutiner för insamling av betyg satta av fristående skolor Rutiner för elever vars giltiga frånvaro överstiger 35 % under en månad Rutiner för överlämning av barn/elever mellan stadier och förskolor/skolor Beslutsunderlag Skolförvaltningens tjänsteskrivelse , SKN

10 10(22) 29 Dnr Nyckeltal 2015 s beslut beslutar att godkänna förvaltningens förslag till urval av nyckeltal att gälla för 2015 att redovisning av nyckeltalen sker enligt plan. Bakgrund Lena Albonius, verksamhetsstrateg, presenterade förslag till nyckeltal för De nyckeltal som använts för benchmarking under 2014 har utvärderats i enlighet med beslut i skolnämnden. Skolförvaltningen bedömer av flera skäl att antalet nyckeltal bör begränsas inför kommande år. Skolförvaltningen har i arbetet med nyckeltalen funnit att en del av måtten har varit svåra att använda som underlag för att dra några egentliga slutsatser om verksamheterna. Vidare har det stora antalet nyckeltal medfört svårigheter att precisera vilka mätningar som anses säga något om verksamheternas generella kvalitet i förhållande till andra jämförbara kommuner. Skolförvaltningen föreslår en minskning av antalet nyckeltal från 70 st till 31 st. Nyckeltalen har sorterats och fördelats under de verksamhetsområden som avses (förskola, grundskola, gymnasieskola samt kategorin personal). Varje verksamhetsområde/kategori beskrivs med 5-7 st mått på kvalitet. Dessa mått finns representerade i officiella statistikdatabaser vilket gör dem jämförbara med andra kommuner. Skolförvaltningen bedömer att nyckeltalen bör redovisas i direkt samband med att de sammanställts i de offentliga statistikdatabaserna.

11 11(22) Beslutsunderlag Skolförvaltningens tjänsteskrivelse , SKN

12 12(22) 30 Dnr Kontaktpolitiker för Grön Flagg s beslut beslutar att lägga informationen om kontaktpolitiker för Grön Flagg till handlingarna. Bakgrund Håll Sverige Rents Grön Flagg är en certifiering och ett pedagogiskt verktyg som ska ge ett aktivt och långsiktigt arbete för hållbar utveckling i skola och förskola. Ett av skolnämndens prioriterade mål för verksamhetsåret 2015 är miljöcertifiering av skolor och förskolor. De skolor och förskolor som vill börja arbeta med Grön Flagg måste ta kontakt med en lokalpolitiker som vill vara skolan eller förskolans kontaktpolitiker. Om skolan eller förskolan inte har en kontaktpolitiker så kan de inte delta i Grön Flagg. De ledamöter eller ersättare i skolnämnden som får en förfrågan om att bli kontaktpolitiker till kommunala skolor eller förskolor får själva ta ställning till förfrågan. Om en fristående förskola skickar en förfrågan om att bli kontaktpolitiker till en ledamot eller ersättare i skolnämnden så måste förfrågan avböjas. Detta har sin grund i att skolnämnden är de fristående förskolornas tillsynsmyndighet. Att ta på sig uppdrag som kontaktpolitiker till en förskola när ledamoten eller ersättare redan har ett uppdrag som tillsynsmyndighet kan inte anses som annat än olämpligt och medföra en jävssituation. Beslutsunderlag Skolförvaltningens tjänsteskrivelse , SKN

13 13(22) 31 Dnr 6288 Uppdrag s beslut beslutar att lägga uppdragslistan till handlingarna med följande ändringar och tillägg: Asyl 2014 Redovisningsdatum juni 2015 för perioden julidecember Schablonersättning 2014 Avslutat. Nyckeltal 2015 Se ärende Nyckeltal Bakgrund Asyl 2014 Skriftlig redovisning gällande Asylersättning 2014 för perioden januari till juni 2014 delgavs skolnämnden genom utskickshandlingarna. Schablonersättning 2014 Skriftlig redovisning gällande Schablonersättning 2014 för perioden juli till december 2014 delgavs skolnämnden genom utskickshandlingarna. Nyckeltal 2015 Se ärende Nyckeltal Beslutsunderlag Uppdragslistan, senast uppdaterad , samt redovisade uppdrag.

14 14(22) 32 Dnr 5288 Nya uppdrag s beslut Inga nya uppdrag vid dagens sammanträde.

15 15(22) 33 Dnr 5427 Ärenden hos Skolinspektionen och Barn- och elevombudet s beslut beslutar att lägga information om pågående ärenden hos Skolinspektionen och Barnoch elevombudet till handlingarna. Bakgrund Skolförvaltningen redovisar pågående ärenden hos Skolinspektionen och Barn- och elevombudet. Redovisningen innefattar nytillkomma och avslutade ärenden samt de händelser skett mellan sammanträdena i respektive ärende. Ett nytt ärende eller en ny händelse markeras för att underlätta uppföljningen. Beslutsunderlag Sammanställning av pågående ärenden hos Skolinspektionen och Barn- och elevombudet.

16 16(22) 34 Dnr 4780 Information och rapporter s beslut beslutar att lägga information och rapporter till handlingarna. Bakgrund Information från Hemfosa, Christer Melander, regionschef norr - Informerade om Hemfosa fastigheter där Christer arbetar som regionschef för norra delen. Företaget inriktar sig på att förvalta samhällsfastigheter, företaget blev även börsnoterade i mars 2014, vilket har gett en starkare finansiell ställning. - En fråga som ställdes var Hur ser de på det eftersatta underhållet? Hemfosa har inte någon tidplan, men de underhållsåtgärder som måste vidtas är identifierade. Företaget söker även ett samarbete med kommunen, men projektet är redan igång och offerter från företag inväntas inkomma om 2-3 veckor. - Ytterligare en fråga som ställdes var Hur ser gränsdragningslistorna ut mellan hyresgäster och hyresvärd? Företaget har inte hunnit gå igenom alla avtal, däremot är ambitionen att hyresavtal ska vara lätta att läsa och baserade på Hyresgästföreningens formulär. - Hemfosa arbetar med Gröna hyresavtal, vilket är en viljeyttring från båda parter att sänka energiförbrukningen och miljöpåverkan.

17 17(22) Urban Wickman, verksamhetschef Härnön - Informerade om Härnöns verksamhetsområde, dess enheter och personal. - Inom verksamhetsområdet finns det 6 stycken förstelärare, 5 av dem arbetar med läs- och skrivutveckling och en mot matematik. - Området har visat upp ett positivit resultat avseende den ökade måluppfyllelsen, plus att bokslutet för området visade på ett överskott. - Fråga om hur området hanterar droger, och då främst Landgrenskolan lyftes upp. Alla arbetar aktivt med att motverka droganvändandet, socialtjänstens fältare är aktiva på skolan samt skolkuratorn. Återkoppling delegationsordningen, Rebecca Wikholm - fattade beslut om att anta delegationsordningen vid det första sammanträdet för mandatperioden. Det uppstod frågor angående hur beslut enligt delegationsordningen kan överklagas. - En genomgång över hur beslut kan överklagas presenterades, samt vilka författningsbestämmelser som styr om ett beslut kan överklagas eller inte. Information om dokumenthanteringsplanen, Rebecca Wikholm - Skolförvaltningen har under det senaste året arbetat med att ta fram en ny dokumenthanteringsplan. Arbetsgruppen för dokumenthanteringsplanen har bestått av flera professioner, Stefan Berggren, kommunarkivarie, Elisabeth Pettersson, rektor, Carina Frånlund Wiksten, skoladministratör, Margareta Byström, registrator, Birgitta Nordell, verksamhetschef för elevhälsans medicinska insats, Kajsa Karnestrand, HR-strateg och Rebecca Wikholm, samordnare för arbetsgruppen. - Skolförvaltningens förslag till dokumenthanteringsplan är uppbyggd på SKL:s rekommenderade förslag till dokumenthanteringsplan för kommuner. Förslaget bygger på att olika processer genererar handlingar.

18 18(22) Information om lokalutredningen, Birgitta Wigren - Förvaltningschefen och verksamhetsstrategen har träffat alla berörda enheters skol/-föräldraråd för att informera om TM konsluts utredning. Antalet deltagare vid träffarna har varit lågt, men de som har kommit har visat stor förståelse. - Diskussionerna vid träffarna har till stor del handlat om kvalitet. - Verksamhetscheferna har träffat all personal och alla elever för att informera dem om TM konsults utredning. Ulrika Karlsson, strategisk chef för mångfaldsfrågor - Ulrika Karlsson är sedan den 2 januari anställd som strategisk chef för mångfaldsfrågor. Ulrika har tidigare arbetat inom Sundsvalls kommun. Ulrika informerade om vad hon arbetar med. Information om det kommungemensamma projektet om mottagning och etablering av nyanlända, Henrik Hammarström, Colegica - Informerade om det uppstartade kommungemensamma projektet för att utveckla mottagning och etablering av nyanlända. - Bakgrunden till att projektet har startats är för att vi ska hitta ett kommungemensamt grepp och genom att lyfta blicken över förvaltningsgränserna så kan vi hitta många förbättringar. - Henrik är projektledare och just nu pågår en kartläggning av nuläget och hur kommunens olika enheter arbetar med nyanlända. - Efter kartläggningen av nuläget ska det i nästa steg analyseras. Sedan följer en omvärldsanalys, för att sedan ta fram ett förslag på förbättringar. - Det operativa arbetet kommer att ske i projektgruppen, under arbetets gång kommer dialoger att föras med referensgrupper och medarbetare i olika konstellationer. Styrgruppen består av kommunens ledningsgrupp. - Ett detaljerat lösningsförslag ska presenteras i mitten av oktober Projektgruppens arbete kommer utgöra en solid grund för politiska diskussioner och eventuella politiska beslut.

19 19(22) Birgitta Wigren, förvaltningschef - Informerade om lönerevision för Alla chefer har under månaden genomfört RUS-samtal med alla medarbetare. - Informerade även om den planerade lösningen med en ny strategisk elevhälsochef. - Informerade om styrgrupp för e-samverkan. Förvaltningschefen är kommunens representant för e-samverkan. Innan september ska länets kommuner ha 10 stycken gemensamma e-tjänster, och varje kommun ska 100 egna e-tjänster. - Antal placerade asylsökande barn- och elever, sedan föregående sammanträde, är en elev i grundskolan. - Den 30 september 2015 kommer utbildningsminister Gustav Fridolin till regionen och han har valt att lägga sitt besök här i Härnösand. Mer information kommer att komma. Ann-Christine Myrgren, ordförande - Ledamöter och ersättare har delgivits skriftlig information från ordförande i handlingarna vid utskicket, se bilaga till protokollet. - Informerade även om de verksamhetsbesök som har gjorts sedan senaste sammanträdet. Åke Hamrin, 1:e vice ordförande - Informerade om deltagandet vid informationskvällen om drogen spice, Anna Davis deltog även. En historisk tillbakablick över arbetet mot drogerna. Drogflödet i Härnösands är konstant och tidiga upptäckter är ett signum för staden. - Kommunen bör införa en drogplan som är gemensam för alla skolor. Anna Davis, 2:e vice ordförande - Tog upp Landstingets projekt Tobaksfri Duo. - Informationskväll angående drogsituationen i Härnösand inbjuden av Studieförbundet vuxenskolan. Övriga inbjudna var föräldrar, polis och personal från kommunens fältgrupp. Bra information och diskussion.

20 20(22) 35 Dnr 4781 Anmälningsärenden s beslut Inga anmälningsärenden vid dagens sammanträde.

21 21(22) 36 Dnr 3727 Delegerade ärenden och delgivningar s beslut beslutar att lägga delegerade ärenden och delgivningar till handlingarna. Beslutsunderlag Redovisning av delegerade ärenden och delgivningar.

22 22(22) 37 Dnr 4783 Övrigt Ansvarig kontaktpolitiker för RIG Curlinggymnasiet Åke Hamrin blir ansvarig kontaktpolitiker för Curlinggymnasiet.