Övning Astrid Utvärderingsrapport

Transkript

1 Övning Astrid Utvärderingsrapport Regional samverkansövning i Kalmar län

2 Utvärderingsrapport övning Astrid Regional samverkansövning Kalmar län Diarienummer Utgiven av Länsstyrelsen Kalmar län Ansvarig enhet Krisberedskapsenheten Författare David Nordin, Länsstyrelsen Kalmar län Utvärderingsledare Lars Hillerström, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap

3 Förord Rent vatten för användande som dricksvatten ses ofta som något självklart och något som vi förväntar oss att ha tillgång till dygnet runt, året om. Denna resurs är nödvändig och livsviktigt och är något som samhället inte klarar sig utan några längre stunder. I och med vikten av denna resurs och kravet på tillgänglighet, är detta något som är högst skyddsvärt och som vi måste beakta inom flertalet verksamhetsområden och även värna om i ett flergenerationsperspektiv. Inom verksamhetsområdet krisberedskap är vikten stor av ett gediget förebyggande risk- och sårbarhetsarbete kring denna resurs samt planläggning och förberedelser för hur en faktisk inträffad störning eller kris ska begränsas och avhjälpas på bästa möjliga sätt. Då en olycka eller kris inträffar i allmänhet måste myndigheter, kommuner och andra berörda aktörer samverka och agera och då ska detta ske snabbt, effektivt och samordnat för att minska effekten av den inträffade samhällstörningen. För att vara effektiva och samordnade och ha rätt förutsättningar för att lösa krisen, måste aktörerna ha mycket god kännedom om varandra och vara väl samövade redan innan krisen. Under 2013 och 2014 har Länsstyrelsen i Kalmar samordnat ett projekt riktat mot dricksvatten och krisberedskap. Projektet ska bidra till att länets gemensamma krishanteringsförmåga kring dricksvattenstörningar tillföljd av CBRNE 1 -relaterade händelser stärks, samt att det skapas förutsättningar för samverkan mellan aktörer och expertnätverk. Projektet i sin helhet har drivits med stöd av Myndigheten för samhällsskydd och beredskap samt Livsmedelsverket. Som en del i projektet genomfördes den 27 november 2013 en regional samverkansövning, övning Astrid. Övningen gav möjlighet att öva samverkan på regional nivå samt att på ledningsnivå öva krishantering av en omfattande dricksvattenstörning i länet. Under övningsdagen deltog cirka 270 befattningshavare som övande i de medverkande aktörernas krisorganisationer runt omkring i länet, samt cirka 50 personer i den övningsorganisation som planerade samt bemannade motspelet under övningsdagen. Länsstyrelsen i Kalmar län tackar alla som varit delaktiga i planering, genomförande och utvärdering av övning Astrid Ana Norlén Beredskapsdirektör Länsstyrelsen Kalmar län 1 CBRNE, Chemical, biological, radiological, nuclear and explosives

4 Innehållsförteckning 1 BAKGRUND PLANERINGSPROCESSEN Strategi Uppstart Övande aktörer Planeringsorganisation Möten Kunskapsdagar Övningsdokument ÖVNINGENS SYFTE OCH MÅL Syfte Målformuleringsmetod Länsgemensamma mål ÖVNINGSBESKRIVNING Metod Övningsledningsorganisation Deltagare och funktioner Övningsverktyg Motspel Uppbyggnad UTVÄRDERINGSMETOD Svarsfrekvens Bedömning av måluppfyllnad UTVÄRDERING OCH MÅLUPPFYLLNAD Planeringsprocessen Övningsgenomförandet Måluppfyllnad Sammanfattning per mål BEDÖMNING SLUTSATSER OCH LÄRDOMAR Planeringsprocessen Övningsprocessen FÖRSLAG TILL FRAMTIDA FÖRBÄTTRINGAR OCH UTVECKLING Krisorganisationer och stabsarbete Samverkan Samordning Lägesbild Krisinformation Typfallet, dricksvattenstörning... 33

5 Länsstyrelsen Datum Ärendebeteckning Sammanfattning Denna rapport beskriver planeringen, genomförandet och måluppfyllnad av övningen Astrid. Som ett led i att öka länets samlade krishanteringsförmåga och beredskap vid en kris som drabbar länets dricksvattenförsörjning, planerade och genomförde Länsstyrelsen i Kalmar tillsammans med Kommuner, Landsting, Polis och Försvarsmakten den regionala samverkansövningen Astrid. Övning Astrid genomfördes den 27 november 2013 och cirka 270 personer deltog som övande samt cirka 50 personer i den övningsorganisation som stod för förberedande planering och övningsgenomförandet. Det övergripande länsgemensamma syftet med övningen och det projekt som övningen varit en del av, har varit enligt följande: Dricksvattenprojektet syftar till att föra samman expertnätverk och höja den gemensamma krishanteringsförmågan för en CBRNE-händelse som slår mot dricksvattenförsörjningen. Förutom att stärka länets förmåga för typhändelse har övning Astrid möjliggjort övning och utvekling av krishanteringsarbete med tillkommande arbetsområden så som ledning och samverkan, samordning, och informationssamordning. För att mäta var länet är någonstans i sitt krisförberedande arbete samt att skapa underlag för utveckling och förbättring har ett antal länsgemensamma mål tagits fram och legat till grund för övningsuppbyggnaden. Målen är enligt följande: En ökad förmåga, att genom samverkan, hantera oavsiktliga och avsiktliga CBRNE-händelser relaterat till dricksvattenförsörjning. o God förmåga att genom samverkan hantera en regional eller lokal CBRNErelaterad dricksvattenkris. o Grundläggande förmåga att skapa och förmedla lägesbild. o Grundläggande förmåga att samordna och sprida information internt och till behovsgrupper via medier och övriga informationskanaler. Utifrån aktörernas hantering av typfallet och agerande under övningen bedöms samtliga länsgemensamma mål vara uppfyllda. Av resultatet efter genomförd övning, har utöver måluppfyllnaden, ett antal punkter till fortsatt utveckling och förbättringsområden framkommit och sammansmälts.

6 Länsstyrelsen Datum Ärendebeteckning Kalmar län kommer fortsatt arbeta med de förbättringsområden som framkommit i samband med övning Astrid för att bli bättre och ännu effektivare hantera, begränsa och lösa en uppkommen samhällsstörning eller kris. Några exempel på förbättringsförslag som framkommit och skulle påverka krisberedskapen positivt i länet är: Utarbeta en regional stabsutbildning där representanter på lokal nivå exempelvis utbildas för att senare kunna vidareutbilda i andra eller egen organisation. Ta fram förslag och förankra generella regionala stabsrutiner i länet, exempelvis regional lägesbild, samverkansrutiner mm. Även den generella krishanteringsplanen måste förankras i länet och i respektive organisation för att skapa förståelse för agendan för regionala samverkansmöten. Det är av vikt att löpande och rutinmässigt göra en översyn av kontaktvägar och ingångar till respektive aktör som utgör en möjlig samverkanspartner. Kontaktlistorna bör även prövas. Telefon, RAKEL, E-post, Videomötesutrustning, mm. Tekniken för samverkan behöver ses över, anpassas och regelbundet prövas. Ett helhetstag måste göras i länet i form av regional behovsanalys. Det finns ett behov av att ta fram en rutin samt en mall för hur förstärkningsresurser ska hanteras, behov, egna resurser, inventering, distribuering, samverkan kring resursen etc. Även kunskap och erfarenheter bör ses och utgöra en förstärkningsresurs som samordnas och tillhandahållas av länsstyrelsen. Det finns ett behov av att fortsätta och utvecklat samarbete mellan kommun och kommunala bolag kring, risk- och sårbarhetsanalys, beredskapsplanering kopplat mot dricksvattenproduktion samt framtagande och utveckling av nödvattenplaner. Det finns även ett behov av att på länsnivå stödja kommuner och dricksvattenproducenter med detta. Inventera och sammanställa länets gemensamma materiella resurser som kan användas vid en dricksvattenstörning samt koppla en rutin för vidmakthållandet av denna. I de fall där det är möjligt bör en aktörsspecifik FAQ, där länsgemensamma frågor är samordnade, påbörjas och förberedas redan i ett tidigt skede. Mycket material finns redan framtaget och tillhandahålls av olika aktörer, dock måste detta samanställas och stuktureras. Under den faktiska händelsen

7 Länsstyrelsen Datum Ärendebeteckning kommer det vara svårt att i ett tidigt skede hinna med att producera denna typ av informationsmaterial. Länsgemensamma kriskommunikationsstrategier måste kommuniceras och förankras, inte bara i egen organisation, utan även hos länets aktörer. ITA nätverket skulle exempelvis kunna informera och vidareutbilda egen aktör. Vid mediaaktiviteter bör en samordning ske bland inblandade aktörer. I anslutning till presskonferenser bör ett pressmeddelande tillhandahållas och presskonferensen bör fokuseras och inriktas kring innehållet i detta meddelande.

8 Länsstyrelsen Datum Ärendebeteckning Förkortningar MSB Myndigheten för samhällsskydd och beredskap CBRNE Chemical, biological, radiological, nuclear and explosives LÖL Lokal övningsledare LUT Lokal utvärderare EXONAUT Webbaserat spelstödsprogram som tillhandahålls av MSB

9 Länsstyrelsen Datum Ärendebeteckning 1 1 Bakgrund Under 2012 uttryckte kommuner, landstinget och flera andra samverkande aktörer i Kalmar län önskemål om att bygga upp kunskap och ta tillvara nationella erfarenheter kring temat smittat dricksvatten. Utöver detta fanns även ett behov av att öva tillsammans för att upprätthålla och öka länets gemensamma lednings och samverkansförmåga. Enligt länets grundplanering genomförs en större samverkansövning vartannat år, d.v.s. denna gång senhösten Länsstyrelsen har sett som ett huvudsyfte, utöver kunskapsuppbyggnad och utveckling av regional ledning, att knyta samman olika berörda expertnätverk som berörs av dricksvatten- och CBRNE-frågan, bland annat miljö- och hälsa, VA/teknik, säkerhetssamordnare, räddningstjänst, kommunledning och kriskommunikation. Landstinget är en särskilt utpekad regional samverkanspart. Mot denna bakgrund genomfördes under 2013 två kunskapsdagar kring temat dricksvatten och krisberedskap samt den regionala samverkansövningen, övning Astrid. Inför övningen tillkom även en omfattande övningsplanering samt utvärdering, vilket denna rapport är ett resultat av. Cirka 270 befattningshavare runt om i länet övade på något sätt och var engagerade med att hantera den situation som övningen påbjöd. Utöver de övande deltog cirka 50 personer i planeringsorganisationen, motspel under speldagen och andra stödfunktioner som möjliggjorde övningen.

10 Länsstyrelsen Datum Ärendebeteckning 2 2 Planeringsprocessen 2.1 Strategi Planeringsprocessen och arbetet med övning Astrid har i stort följt den strategi och metodik som lyfts fram som ett exempel av övningsenheten på MSB. Länets planeringsorganisation har i samsyn och gemensamt arbetat fram och analyserat de olika stegen i planeringsprocessen som lett fram till gemensamt syfte, mål, scenario och slutligen genomförandet av övningen. Bild 1. Metodik för övningsplanering, övning Astrid. Bild från MSB Övningsenheten 2.2 Uppstart Den 31 januari 2013 genomfördes det initiala uppstartsmötet. En liten referensgrupp med representanter från länet arbetade utifrån den projektansökan som under 2012 skickats till MSB. Tankar och idéer lyftes fram och en initial inriktning kring övande aktörer och övningens utformning togs fram. Under detta möte diskuterades hur länet skulle uppnå det som efterfrågades i projektansökan samt hur detta kunde brytas ner och formuleras som övergripande syftet och mål för kommande övningsverksamhet. Initialt var det tänkt att tre övningar skulle genomföras, detta avgränsades efter mötet till ett tillfälle då tidsuttaget skulle blivit för stort för delar av de övande Referensgrupp Aktör MSB Livsmedelsverket/VM-byrån Länsstyrelsen Landstinget Hultsfreds kommun Nybro kommun Tabell 1. Referensgrupp

11 Länsstyrelsen Datum Ärendebeteckning Övande aktörer Efter att en avsiktsförklaring skickats ut till verksamma aktörer i länets krishanteringsråd, OmRådet, vilka har ett områdesansvar eller en samhällsroll som innebär krishantering, valde 16 aktörer att delta och engagera sig i övningen. Aktör Länsstyrelsen Kalmar län Landstinget Kalmar län Försvarsmakten Polisen Borgholms kommun Emmaboda kommun Hultsfreds kommun Högsby kommun Kalmar kommun Mönsterås kommun Mörbylånga kommun Nybro kommun Oskarshamns kommun Torsås kommun Vimmerby kommun Västervik kommun Tabell 2. Övande aktörer 2.4 Planeringsorganisation Planeringsorganisationen har utgjorts av representanter från samtliga övande organisationer. Varje övande aktör har haft en egen lokal övningsorganisation som bestått av lokala övningsledare och lokala utvärderingsledare, vilka har deltagit i planeringsarbetet och förberedelserna inför övningen. De lokala övningsledarna har dels haft till uppgift att företräda och förbereda den egna aktören inför övningen samt forma övningen så att den passar den egna organisationen. Den egna aktörens målformulering av delmål samt scenarioarbete med tillhörande inspel har också varit en omfattande och viktig arbetsuppgift. De lokala övningsledarna har bidragit till att ta fram både momentbeskrivningar och inspel för övningen i stort. 2.5 Möten Övning Astrid föregicks av en omfattande planering med flertalet planeringsmöten. Stor del av det förberedande arbetet inför planeringsmötena har genomfört hos respektive aktör.

12 Länsstyrelsen Datum Ärendebeteckning Planeringsmöte 1, 27 mars Under planeringsmöte 1 samlandes näst intill alla länets deltagande aktörer samt representanter från Livsmedelsverket och MSB. De punkter som diskuterades var bland annat ansvarsfördelningen under övningsprocessen och övningsambitioner. MSBs resursperson föredrog om hur SMARTA-mål formuleras och hur målen är lämpliga att knytas till den fortsatta planeringen av scenariot. Ett förslag på övergripande syfte och mål presenterades samt att arbetet med att formulera och ta fram syfte, mål och indikatorer för de egna övningsorganisationerna påbörjades. Aktörerna fortsatte arbetet med att ta fram eget syfte, mål och indikatorer hemmavid samt fick till uppgift att bestämma ambitionen för övningsdeltagande Scenariomöte 1, 7 maj Vid det första scenariomötet hade länsstyrelsen tagit fram ett utkast på ett grundscenario med förhistoria och momentindelningar utifrån de förslag som tidigare inkommit. Aktörerna arbetade vidare med att forma och utveckla förhistorian, scenariot och momenten samtidigt som de diskuterade hur scenariot skulle påverka egen organisationen och vilka konsekvenser detta skulle få till följd. Stor del av diskussionen bestod av att bestämma vad som är ett rimligt och trovärdigt scenario som samtidigt möjliggör att alla aktörer får öva på ett meningsfullt sätt Scenariomöte 2, 24 juni Under scenariomöte två förankrades förhistorian och scenariot utvecklades ytterligare samtidigt som momentbeskrivningarna fylldes på med information. Aktörerna påbörjade arbetet med att arbeta fram inspel och knyta dem till de olika momenten Planeringsmöte 2, 27 augusti Efter att övningens scenario med tillhörande förhistoria, moment och inspel börjat ta form lyftes behovet av vilket motspel och verktyg som skulle användas för att möjliggöra spelet. Då det bestämts sedan tidigare att MSBs övningswebb skulle användas som ett verktyg gavs varje aktör möjlighet att definiera det egna behovet av motspel och hur pass aktivt detta skulle vara Skrivarstuga, 9 september Under skrivarstugan arbetade aktörerna fram och förankrade inspel ner på detaljnivå. Inspelen delades gemensamt och det gavs möjlighet att låna inspel av varandra och forma om dem för egen organisation. Totalt skrevs 322 inspel, vilka kopplades mot de olika momenten. Inspelen skrevs in i spelstödsystemet och övningsverktyget Exonaut Avstämningsmöte, 21 november Inför övningen genomfördes ett avstämningsmöte där övningsstarten samordnades och stämdes av en sista gång samt att kvarstående frågor avhandlades.

13 Länsstyrelsen Datum Ärendebeteckning Aktörsvis avstämning Då övningsstarten var beroende av att Kalmar kommun, Kalmar vatten AB, Polisen, Landstinget och Smittskyddet samspelade kring de första inspelen, stämdes detta även av aktörsvis så att uppstarten av övningen skulle gå så friktionsfritt som möjligt. 2.6 Kunskapsdagar Inom det projekt som övning Astrid genomförts anordnades två kunskapsdagar. Syftet med kundkapsdagarna var att erbjuda en bredd av föreläsningar för att öka länets kunskap kring dricksvattenförsörjning och krisberedskap samt skapa förutsättningar för nätverkande och samverkan mellan olika forum och aktörer. Ett syfte var även att förbereda den personal som skulle öva. 2.7 Övningsdokument Dokumentation som tagits fram inför övningen, i planerings- och utvärderingsprocessen framgår av tabell 3. Samtliga dokument är upprättade av Länsstyrelsen med hjälp av övande aktörer. Dokument Inbjudan till övning Övningsbestämmelser Övningsledningsbestämmelser Utvärderingsbestämmelser Förhistoria Händelseförlopp Momentbeskrivningar Inspelsdokument Till dig som är övningsledare Till dig som ska övas Till dig som ska övas som kommunikatör Uppstart Landsting Uppstart Polis Användaruppgifter övningswebben Sambandskatalog Bilagor Avsiktsförklaring Syften och mål övande aktörer Genomgång efter övning Syfte och mål med indikatorer Momentbeskrivningar Förhistoria Utvärderingsenkät för planeringsprocessen Utvärderingsenkät för övningsdeltagare Utvärderingsprotokoll för lokala utvärderare Utkom i form av tre nyhetsutskick Övande, Övningsledning och Motspel Tabell 3. Övningsdokument

14 Länsstyrelsen Datum Ärendebeteckning 6 3 Övningens syfte och mål 3.1 Syfte Planeringsorganisationen arbetade fram ett övergripande länsgemensamt syfte som användes av hela övningsorganisationen. Utöver detta tog varje övande aktör fram egna individuella syften som anpassades för egen verksamhet. Länsgemensamt syfte: Dricksvattenprojektet syftar till att föra samman expertnätverk och höja den gemensamma krishanteringsförmågan för en CBRNE-händelse som slår mot dricksvattenförsörjningen. 3.2 Målformuleringsmetod Den modell som användes för målformulering är allmänt vedertagen och har använts under flertalet regionala övningar inom Länsstyrelsen samt av andra organisationer som bedriver övningsverksamhet. Det beslutades tidigt i planeringsprocessen att modellen skulle användas och övningsorganisationen arbetade utifrån modellen fram de länsgemensamma målen som övningen skulle komma att grunda sig på. Utöver länsgemensamma mål upprättade varje övningsorganisation egna mål anpassades för egen verksamhet. Vid målformuleringen har tre nivåer använts; grundläggande, god och mycket god. För de mål som eventuellt inte kunde uppnås vid utvärderingen, tillkom nivån bristande nivå. Individnivå Organisationsnivå Teoretiska Kunskaper Praktisk Färdighet Förmåga Mycket goda kunskaper Mycket god färdighet Mycket god förmåga Goda kunskaper God färdighet God förmåga Grundläggande kunskaper Grundläggande färdighet Grundläggande förmåga Bristande kunskaper Bristande färdighet Bristande förmåga Tabell 4. Modell för målformulering, övning Astrid De länsgemensamma målen är uppbyggda av fyra nivåer, ett övergripande mål som är nedbrutet till delmål. Varje delmål består av mål som i sin tur har indikatorer knutna till sig.

15 Länsstyrelsen Datum Ärendebeteckning Länsgemensamma mål Övergripande mål för övning Astrid: En ökad förmåga, att genom samverkan, hantera oavsiktliga och avsiktliga CBRNE-händelser relaterat till dricksvattenförsörjning. För att kunna värdera det övergripande målet i stort och avgränsa det som skulle övas till vad som ligger inom de övande aktörernas ansvarsområden, arbetades tre delmål fram. Till vardera av delmålen togs underliggande mål och indikatorer fram. De slutliga indikatorerna för att mäta måluppfyllnaden framgår av utvärderingsprotokollet för lokala utvärderare Delmål med underliggande mål 1. God förmåga att genom samverkan hantera en regional eller lokal CBRNErelaterad dricksvattenkris Mycket god förmåga att behandla inkomna varningar och larm samt initiera arbete enligt krisplan Mycket god förmåga planera och genomföra samverkansmomenten enligt regional krishanteringsplan God förmåga att etablera och säkerställa samverkanskanaler med berörda aktörer 1.4. God förmåga att avropa och ge stöd. 2. Grundläggande förmåga att skapa och förmedla lägesbild Grundläggande förmåga att sammanställa lägesbild Grundläggande förmåga att kommunicera via WIS. 3. Grundläggande förmåga att samordna och sprida information internt och till behovsgrupper via medier och övriga informationskanaler Grundläggande förmåga att kommunicera tydliga grundbudskap och grundfakta Grundläggande förmåga att behandla kommunikationsaspekten vid stabsorientering och vid beslut om inriktning God förmåga att välja och använda kommunikationskanaler aktivt och kontinuerligt beroende på prioriterade behovsgrupper, enligt kommunikationsstrategi Grundläggande förmåga att kommunicera och delge medier relevant information Grundläggande förmåga att hantera och aktivera FAQ-bank Grundläggande förmåga att systematiskt omvärldsbevaka, analysera och förmedla resultat och slutsats vidare.

16 Länsstyrelsen Datum Ärendebeteckning 8 4 Övningsbeskrivning 4.1 Metod Den övningsmetod som valdes för övning Astrid var simuleringsövning med motspel, vilken består av två huvuddelar, övande aktörer och motspel. Inom en övad aktör kan vissa delar vara övande medan andra delar återfinnes i motspelet. Aktörerna får enbart kommunicera med varandra eller med motspelet, se bild 2, och har därför till sin hjälp en särskild övningssambandskatalog där det också framgår om mottagaren är övad eller finns i motspelet. Personliga kontaktuppgifter ska inte användas under övningen om det inte framgår av sambandskatalogen. Motspelet har dock möjlighet att kommunicera med den riktiga världen främst i syfte att inhämta information och relevant fakta. Motspelet använder en inspelslista och gör inspel till de övande aktörerna. För att respondera på ett inspel kan en övad aktör kommunicera med en annan övad aktör eller kommunicera med en aktör som finns i motspelet. En övad aktör får inte ta beslut och anse att dessa är utförda om det inte i verkligheten skulle krävas en kontakt med en annan aktör. Bild 2. Simuleringsövning med motspel, MSB 2013, Metodhäfte Metoden som valdes för att genomföra övning Astrid var förutbestämd och definierad i projektetansökan, vilket övningen utgjort en del av. Metoden valdes för att organisationen har goda erfarenheter av denna typ av övningsmetod, som möjliggör att flertalet engageras på samma gång. Metoden möjliggör även att samverkan kan övas på ett realistiskt sätt och att funktioner så som kommunikation och läge får bra förutsättningar att öva under realistiska förhållanden.

17 Länsstyrelsen Datum Ärendebeteckning Övningsledningsorganisation För att planera och genomföra övningen krävdes en övningsledningsorganisation. Under övningsdagen var cirka 50-tal funktionärer aktiva i olika roller för att säkerställa att de 270 övande befattningshavarna fick en bra och realistisk övning Övningsledning Under planeringen och övningsdagen ingick följande personer i den övergripande övningsledningen vilken höll samman övningen på länsnivå: Funktion Övningsansvarig Övningsledare Utvärderingsledare Motspelsledare Ansvarig media/allmänhet Motspelsstöd media/allmänhet Besöksvärd Logistik Namn Ana Norlén, Länsstyrelsen Ana Norlén, Länsstyrelsen Lars Hillerström, MSB David Nordin, Länsstyrelsen Ami Andersson, Länsstyrelsen Andreas Fogelström, Länsstyrelsen Ana Norlén, Länsstyrelsen Birgitta Martinsson, Länsstyrelsen Tabell 6. Övningsledning Lokal övningsledning Varje aktör hade en egen utsedd lokal övningsledning som bestod av lokal övningsledare och lokal utvärderare. De lokala övningsledarna var delaktiga i, och bidrog till en stor del av planeringen inför övningen. Aktör Lokal övningsledare LÖL Lokal utvärderingsledare LUT Länsstyrelsen Kalmar län Sigge Sundström Hanna Tidner Jenny Knuthammar Landstinget Kalmar län Eva Ingesson Stefan Gelebo Försvarsmakten Thomas Kristensson Thomas Kristensson Polisen Johan Bruun Johan Bruun Borgholms kommun Anders Sporrong Anders Sporong Emmaboda kommun Sten Bengtsson Pia Gustavsson Hultsfreds kommun Jonas Svensson Jonas Svensson Högsby kommun Claus Kempe Claus Kempe Kalmar kommun Peo Carlsson Peo Carlsson Mönsterås kommun Ingemar Idh Ingemar Idh Mörbylånga kommun Anders Sporrong Tommy Carlsson Tommy Carlsson Nybro kommun Kjell-Åke Svensson Anders Jegeman Oskarshamns kommun Marianne Norberg Ted Lindqvist Torsås kommun Hugo Sjöberg Nina Johansson Vimmerby kommun Tommy Lindström Tommy Lindström Västervik kommun Jörgen Svensson Jörgen Svensson Tabell 7. Lokal övningsledning

18 Länsstyrelsen Datum Ärendebeteckning Deltagare och funktioner Under övningen deltog 16 aktörer och cirka 270 befattningshavare övade. Aktör Funktion Antal övande Länsstyrelsen Kalmar län Krisorganisation 19 Landstinget Kalmar län Särskild sjukvårdsledning regional & lokal, Primärvård, Smittskydd, Landstingsservice, Informationsenheten Försvarsmakten Samverkansfunktion 2 Polisen Samverkansfunktion 2 Borgholms kommun Emmaboda kommun Hultsfreds kommun Krisledningsnämnd, Ledningsgrupp Krisledningsstab, Info, Räddningstjänst, Miljöverksamhet, Samhällsbyggnadskontoret, VAfunktioner, BEAB Krisledningsnämnd, Informationsfunktionen, Tekniska förvaltningen, Miljöenheten, Räddningstjänsten RCB, Emmaboda energi LiB Funktionen, Katastrofledningsgruppen, Upplysningsgruppen, Miljö & Byggnadskontoret, Kommunledning, ÖSK Högsby kommun 9 Kalmar kommun Mönsterås kommun Mörbylånga kommun Nybro kommun Oskarshamns kommun Torsås kommun Vimmerby kommun Västervik kommun Krisledningsnämnd, Krisledningsstab, Samhällsbyggnadskontor, Livsmedelsinspektörer, Ledningsfunktioner, Kalmar vatten AB Krisledningsnämnd, Kommunstyrelsen, Informationsavdelningen, Miljönämnd, Miljökontoret, Tekniska kontorets ledningsgrupp, VA-Avdelning, Räddningstjänsten Krisstab, Miljö o hälsa (inspektörer), VA-Ansvarig, Tekniska-avdelningen, ev. Krisledningsnämnd Kommunledning, Kommunchef, Krisledning, Stab, Kommunikatörer, Räddningstjänsten, Säksam, Samhällsbyggnadskontoret, Miljökontoret, Teknikförvaltning, VA-avdelningen, Nybro energi Informationsfunktionen, VA-gatuavdelningen, Räddningstjänsten, Ledningsgruppen, Miljöavdelningen Del av Kommunledning, Del av Krisledningsnämnd, Stab, Teknisknämnd VA, Räddningstjänst, Ledning, Administration, Information, Kommunikation, Bygg och miljönämnd, Miljö och hälsa Kommunledning, Krisledning, Informationsenheten, Ledning, VA-Avdelning, VEMAB VA, Krisledning, Krisinfo, Miljö & Bygg förvaltning, Räddningstjänst & Samhällsskydd, Västerviks Miljö & Energi AB Tabell 5. Övande aktörer. Ovan redovisade funktioner är hämtade från avsiktsförklaringen och kan skilja sig mot de som verkligen övade

19 Länsstyrelsen Datum Ärendebeteckning Övningsverktyg För att ge de övande möjlighet att öva på ett bra och realistiskt sätt användes ett antal övningsverktyg. Övningsverktyg kan kort beskrivas som de hjälpmedel som underlättar och möjliggör planeringen inför övningen samt själva spelet under övningsdagen Övningswebben Övningswebben är ett utveckalt webbverktyg som används vid övningar för att bland annat simulera social interaktion via sociala medier men även hemsidor, bloggar och media. Verktyget används av de olika spelade funkperioderna för att interaggera med de övande. Webbplatsen drivs av Övningsenheten vid MSB. Under övning Astrid användes övningswebbens funktioner Xbook, Kvitter, bloggar samt kriswebbplatser. Motspelet och de övande publicerade ett stort antal inlägg på social media och övningens spelade media som bestod av de tre tidningar Bumerangen, Extrabladet och Nyhetsradion publicerades ett stort antal artiklar och reportage Exonaut Exonaut är ett digitalt spelstödssystem som kan användas både i planeringsarbetet och i genomförandet, där det används främst av motspelet för att leverera inspel till de övande. Även lokala övningsledare och lokala utvärderare kan använda systemet för att följa övningen. Exonaut är strukturerat och baseras på händelse, moment och inspel, kopplat mot tid. När motspelet spelar in ett inspel kan mottagandet kommenteras för att senare användas i utvärderingsarbetet. Olika behörigheter i systemet är kopplat till inloggningen. I förberedelsearbetet hade enbart övningsledningen tillgång till systemet och inspelen matades in av spelledaren utifrån det Exceldokument som användes för att skapa, samla och dela inspelen mellan de lokala övningsledarna. Under genomförandet hade samtliga personer i motspelet, lokala övningsledare och lokala utvärderare tillgång till systemet Sambandskatalogen Sambandskatalogen bestod av tre delar med indelningen; övande, övningsledning och motspel. Av sambandskatalogen framgick de kontaktuppgifter de övande lämnat innan övningsstart samt de kontakter som var fördefinierade i motspelet. Varje aktör hade som uppgift att säkerställa att uppgifterna var korrekta, ingen ytterligare kontroll genomfördes innan övningen Telefon och e-post En stor del av inspelen var direktriktade och avsedda att spelas in via telefon. Detta gjorde att det fanns ett stort behov av telefoner och anknytningar både för inkomande och utgående samtal. Under övningen användes även ett antal Gmail-konton för

20 Länsstyrelsen Datum Ärendebeteckning 12 allmänhet, media och övriga världen. I sambandskatalogen beskrevs och definierade vem eller vilken aktör de olika kontakterna representerades. 4.5 Motspel För att de som övade skulle få uppleva en fingerad verklighet och få respons på sitt arbete användes ett motspel. Motspelet representerade allmänhet, media, andra aktörer och organisationer som eventuellt skulle kunna utgöra en kontaktyta under en verklig händelse. Motspelet använde sig dels av de inspel som tagits fram, vilka riktades direkt mot de övande, men svarade även upp och interagerade efter de övandes handlingar och reaktioner Bemanning av motspel Motspelet bemannades av personal från länsstyrelsen, fackkunniga experter inom VA och kommunikation samt studenter och personal från Linnéuniversitetet. För att kunna öva kommunikation med allmänhet och hantering av media på ett realistiskt sätt krävdes ett motspel med viss erfarenhet av detta, vilket studenterna hade då de kom från Linnéuniversitetets Media managementprogram och Internationell kommunikation. För att bemanna och sätta upp samt organisera ett motspel av denna storlek krävs ett mycket stort förberedande arbete samt god planering. Det har varit av stor vikt och avgörande att ha en person i övningsledningen som varit avsatt för just denna uppgift Information till motspelet Det motspel som utgjordes av personal och studenter från Linnéuniversitetets bjöds innan övningen in till länsstyrelsen för en presentation av länsstyrelsen och krishanteringssystemet samt för att få mer information kring övningen och övningsteknik. För att motspelet snabbt skulle komma igång och få förutsättningar för att lösa sin uppgift under övningsdagen delades dokumentet Motspel ut vid övningsstart. Motspelsdokumentet bestod av ett flertal dokument som vände sig till respektive motspelsfunktion och beskrev saker som; den spelade rollen, tider under dagen, kontaktuppgifter, kommunindelning, övningstekniska system och användaruppgifter, sambandsmedel, mm. Detta gjorde att motspelet snabbt sattes i arbete och frågor kring teknik och samband minimerades Indelning av motspelsfunktioner Under övning Astrid delades motspelet upp i tre olika grupperingar, allmänhet, media, övriga världen och experter, vilka spelade andra ej övande myndigheter, aktörer och efterfrågade kontaktytor. Varje gruppering inom motspelet leddes av en redaktör som hade den övergripande kontrollen på arbetsfördelningen och spelade inspel. Motspelet utgjordes av ett 40-tal personer, vars funktion till en mycket stor grad möjliggjorde att det gick att öva på det tänkta sättet. Landstinget hade under

21 Länsstyrelsen Datum Ärendebeteckning 13 dagen ett eget motspel som bemannades av egen personal med rätt kompetens och kännedom om landstingets krisorganisation. Funktion Mediaspel Allmänhetsmotspel Redaktion Bumerangen Redaktion ExtraBladet Övriga världen och experter Tabell x. Redaktörer och sammanhållande för spelfunktioner Allmänheten Redaktör/Sammanhållande Ami Andersson, Länsstyrelsen Kalmar Helena Meldré, Linnéuniversitetet Åsa Dahlin, Kalmar Energi, Andreas Fogelström, Länsstyrelsen Kalmar Marie-Louise Elebring, Länsstyrelsen Östergötland David Nordin, Länsstyrelsen Kalmar För att få en bra struktur och kunna leda allmänhetsmotspelet och överblicka hur övningen avlöpte hos de övande, delades allmänhetsmotspelet in i fyra grupperingar. Varje grupp ansvarade vardera för tre kommuner. Detta gjorde att de övande fick variation samtidigt som motspelet var väl insatt i spelet gentemot de övande. Allmänheten använde telefon, e-post, X-book, kvitter och bloggar för att kommunicera. Allmänhetsmotspelet använde Exonaut för majoriteten av sina inspel dock gavs det utrymme för att reagera och återkoppla på responsen från de övande. Den del av allmänhetsspelet som kommunicerades på sociala media, twitter och bloggar byggde på inspelen men skedde under en friare form för att återspegla en verklig allmänhet Media Det mediala spelet bestod under dagen av två redaktioner, Bumerangen och ExtraBladet. Utöver tidningarna fanns en radio del, Nyhetsradion som var en radiodel kopplad mot de båda tidningarnas redaktioner och styrdes genom tidningarnas redaktörer. För att simulera riktig media gentemot de övande, arbetade redaktionerna, mestadels, självständigt och reaktivt utifrån de uppgifter som framkom genom allmänhetsmotspelet och från de övande själva. Redaktörerna hade dock tillgång till Exonaut och de inspel som de övande aktörernas övningsledning fördefinierat Övriga världen och experter Övriga världen och experter, utgjorde den kontaktyta som de övande hade möjlighet att vända sig till för att exempelvis nå andra myndigheter och privata aktörer, m.fl. Denna gruppering var även de som spelade inspel som krävde sakkunskap inom VA och inspel med myndigheter och andra statliga samhällsaktörer.

22 Länsstyrelsen Datum Ärendebeteckning Polis och Försvarsmakt Polis hade en mycket viktig roll under övningsdagen då deras inspel som var knutna till sabotaget, var av stor betydelse för övningens uppstart och fortsatt utveckling. Johan Bruun från Polisen utgjorde under dagen både spelad aktör men hade tillikauppgift att utgöra den ordinarie samverkansytan och stödet till Länsstyrelsen stab. Försvarsmakten deltog under planeringsfasen och deltog som samverkansyta i Länsstyrelsens stab under övningsdagen. 4.6 Uppbyggnad Övning Astrid baseras på ett fiktivt scenario bestående av en förhistoria och en händelse som initierar övningsstarten. Scenariot har vägts mellan att vara realistiskt och trovärdigt mot att skapa övningsförutsättningar och möjligheter för att aktivt engagera så många som möjligt av de övande Scenario Scenariot baseras på en händelse där flertalet kommuners dricksvattenförsörjning påverkas och störs tillföljd av ett genomfört sabotage. Dricksvattenledningsnätet saboteras avsiktligt i fyra av länets kommuner genom ett tekniskt sabotage, och på så sätt kontamineras dricksvattnet med avloppsvatten och blir obrukbart. Fyra av länets kommuner drabbas av sabotagen, Emmaboda, Hultsfred, Kalmar och Torsås, i resterande kommuner, Borgholm, Högsby, Mönsterås, Mörbylånga, Nybro, Oskarshamn, Vimmerby och Västervik är läget lite oklart om vad som händer. Vissa fynd görs, men det går inte påvisa att något faktiskt sabotage har genomförts. Provtagning visar att vattnet har varit rent och fritt från kontamineringar i närtid. Sabotagets utsträckning resulterar i ett mycket alvarligt läge för stor del av länets invånare samt störningar i samhällsviktig verksamhet på grund av det rådande sjukdomsläget som är resultatet av kontaminerat dricksvatten. I grova drag baserades scenariot på följande händelser: Datum\Tid Händelse 22/11, Sabotage genomförs i Hultsfred [HEMLIG] 22/11, Sabotage genomförs i Kalmar Torsås [HEMLIG] 23/11, Sabotage genomförs i Emmaboda [HEMLIG] 25/11 Invånare kring de platser där sabotage har genomförts börjar insjukna 26/11 Effekten av sabotaget märks nu markant i de kommuner som drabbats. 27/11 Hot verkställs och anspråk på pengar framförs Tidsförhållanden Övningen utspelar sig under faktiska tidsförhållanden. Vid övningsstarten den 27 november 2013, bedöms det uppspelade läget vara så pass alvarligt, att det förmodligen skulle resultera i att flertalet aktörer hade bemannat delar av sina krisorganisationer.

23 Länsstyrelsen Datum Ärendebeteckning Förhistoria För att skapa och framställa det läge som rådde vid övningsstarten användes en förhistoria. Förhistorian bestod av en öppen del samt en hemlig del som inte var känd för övningsdeltagarna och som låg till grund för den fortsatta händelseutvecklingen under övningsdagen. Den öppna delen skickades ut till övningsdeltagarna via E-post dagarna inför övningsstarten och bestod av tre artiklar vilka publicerades av de tidningarna som senare förekom som spelad media. Bild x. Förhistorian publicerades i form av tre artiklar och skickades ut dagarna innan övningen. Förhistorian skrevs och utvecklades utifrån det grundhändelseförlopp som planeringsorganisationen gemensamt tagit fram. Bild x. Händelseförlopp, förhistoria Grunden för förhistorian som delgavs i form av artiklar.

24 Länsstyrelsen Datum Ärendebeteckning Moment Utifrån scenariot och genom analys av aktörernas syften och mål delades huvudhändelsen in i moment samt kategoriserades där efter. Varje moment definierades med momentbeskrivning, syfte, tid och förmodad händelseutveckling. Totalt togs sju moment fram. Bild x. Händelseförlopp, moment Grunden för övningsdagen Momentindelning Moment Momentbeskrivning 1 Sabotage mot dricksvattenförsörjning Syfte Utlösa den händelsekedja som initierar de olika aktörernas krisberedskapsfunktioner samt verkar för att driva övningen under dagen. 2 Provsvar Syfte Starta delar av händelseförloppet i övningen samt ge fyra av de övande aktörer säkra besked utifrån provsvar, om hur det står till med kommunens vattenkvalitet. Momentet ska även ge förutsättningar att öva hur man tar emot, tolkar och agerar utifrån provsvar. 3 Orolig allmänhet Syfte Simulera den problematik och de kommunikationsbehov som uppstår vid en allvarlig störning i kommunal service. Momentet i sig kommer att pröva förmågan hur aktören kommunicera gentemot allmänheten som är kommunens och länets invånare, samt andra oroliga individer som har en relation till området som drabbats av störningen samt bemöta de eventuella reaktioner som kan uppstå. Momentet syftar även att pröva samordningsförmåga rörande kommunikation och lägesbeskrivning. 4 Förvärrat vårdläge primärvård Syfte Säkerställa patientsäker vård på acceptabel nivå. Öva kommunikationsvägar externt/internt och samverka med berörda aktörer. Öva beslutsvägar i den egna

25 Länsstyrelsen Datum Ärendebeteckning 17 organisationen. 5 Störningar i kommunal service, vård och omsorg Syfte 6 Näringsliv Syfte Pröva förmågan och möjligheten att samarbeta med kringliggande kommuner. Samverka med Landstinget, Länsstyrelsen och andra berörda myndigheter. Pröva förmågan att hantera uppkomna problem rörande personalförsörjning. Övas i att prioritera viktig verksamhet och humana världen. Hantera interinformationen i det aktuella läget. Öva beslut och stödjande åtgärder kopplat till näringslivet inom det geografiska ansvarsområdet vid en nödvattensituation. 7 Problem lantbruk och djurhållare syfte Inspel Lyfta fram problematiken kring osäkerheten om förorening/smitta i det kommunala vattnet påverkar lantbruk med djurhållning samt eventuella praktiska problem som detta kan innebära och att belysa praktiska problem med djurskötsel vid stort manfall. Den del som utgjorde och byggde upp scenariot för de övande och resulterade i aktiva åtgärder från motspelet, var övningens inspel. Totalt togs det fram 322 inspel vilka var fördelad på de sju olika momenten. Majoriteten av inspelen koncentrerades till momenten orolig allmänhet och störningar i kommunal service, vård och omsorg. Inledningsvis togs inspelen fram under de skrivarstugor som ingick som en del av planeringsaktiviteterna och där efter skrevs inspelen in i ett Exceldokument som snurrade två vändor hos de lokala övningsledarna, vilka hade möjlighet att låna inspel av varandra och anpassa spelet efter den egna övande aktörens behov. Inspelen bestod av mottagare, avsändare, tidssättning, inspel och kommentar. Slutligen skrevs inspelen in i spelstödssystemet Exonaut, där de lokala övningsledarna hade möjlighet att granska det sammansatta spelet innan övningsstarten. Tabell x. Händelsen definierades av sju framtagna moment. Moment Antal inspel 1 Sabotage 20 2 Provsvar 10 3 Orolig allmänhet Förvärrat vårdläge 23 5 Störningar i kommunal service, vård och omsorg 76 6 Problem näringsliv 32 7 Problem lantbruk och djurhållare 21 TOTALT 322 Tabel x. Antal inspel per moment samt

26 Länsstyrelsen Datum Ärendebeteckning 18 5 Utvärderingsmetod De mål som utvärderas i denna rapport är de länsgemensamma målen. Utvärderingsmetoden för övning Astrid bygger på både kvantitativ och kvalitativ metodik för insamling och sammanställning av utvärderingsinformation. Utvärderingsunderlaget har bestått av följande källor: Utvärderingskällor Utvärderingsenkät för övningsdeltagare Utvärderingsprotokoll för lokala utvärderare Utvärderingsenkät för motspel Dokumentation från övningen Observationer från övningsledningsorganisationen Stöd av dokumentet Genomgång efter övning Utvärderingsseminarium, genomfördes 21 januari 2014 Tabell 5. Utvärderingskällor för bedömning av måluppfyllnad Direkt i anslutning till övningen hade samtliga övande möjlighet att fylla i utvärderingsenkäten för övande för att ge sin bild av övningen samt värdera egen organisations resultat. 5.1 Svarsfrekvens Enskilda övande Av det totala antal övande om 270 personer, med undantag från Landstinget som deltog med 40 övande och använde sig av ett eget utvärderingsunderlag, svarade 179 övande. Då svarsfrekvensen för enskilda övande var 78 %, får detta anses utgöra ett representativt resultat Lokala utvärderare Av de 16 övande aktörerna svarade 14 av utvärderarna på utvärderingsprotokollet som var framtaget för att mäta måluppfyllnaden. De två aktörerna som inte svarade gjorde det på grund av att deras roll under övningen inte möjliggjorde denna typ av värdering i tillräckligt stor utsträckning. 5.2 Bedömning av måluppfyllnad Med hjälp av den insamlade utvärderingsinformationen samt observationer har en bedömning gjorts av hur vidare målen har uppnåtts. Utöver måluppfyllnaden har det insamlade utvärderingsmaterialet även utgjort en grund för analys av länets krishanteringsarbete och legat till grund för de dragna slutsatserna kring förbättringsområden.

27 Länsstyrelsen Datum Ärendebeteckning 19 6 Utvärdering och måluppfyllnad 6.1 Planeringsprocessen Samtliga aktörers lokala övningsledare var delaktiga i planeringsprocessen från start. Stor del av de lokala övningsledarna deltog på samtliga av de planeringsmöten som anordnades av Länsstyrelsen. De lokala övningsledarnas utvärdering av hur planeringsprocessen har upplevts redovisas nedan Tidsuttag och planering Majoriteten av de lokala övningsledarna gör bedömningen att de har lagt ner mer än 40 timmar på förberedelser under planeringsprocessen. Bedöm hur många arbetstimmar du har lagt ned på övningen under planeringsprocessen Mindre än 20 tim tim tim Mer än 40 tim 7 % 7 % 22 % 64 % De lokala övningsledarna upplever att de i stort har fått tillräckligt med tid för att förbereda övningen. I vilken utsträckning anser du att du fått tillräcklig tid för att arbeta med övningsförberedelser? I ingen I otillräcklig I tillräcklig I stor 21 % 71% 8 % De lokala övningsledarna upplever att de både haft tillräcklig insyn och tillräcklig möjlighet att påverka planeringsprocessen. I vilken utsträckning upplever du att du har haft insyn i planeringsprocessen? I ingen I otillräcklig I tillräcklig I stor 86 % 4 % I vilken utsträckning upplever du att du har haft möjlighet att påverka planeringsprocessen? I ingen I otillräcklig I tillräcklig I stor 100 %

28 Länsstyrelsen Datum Ärendebeteckning 20 De lokala övningsledarna bedömer att den dokumentation som tagits fram i samband med planeringsprocessen får anses som tillräcklig. I vilken utsträckning anser du att övningens dokumentation varit tillräcklig, t.ex. övningsbestämmelser, kallelser, mötesprotokoll mm? I ingen I otillräcklig I tillräcklig I stor 64 % 36 % Helhetsintryck av övningen Enligt de lokala övningsledarna är helhetsintrycket att övning Astrid har varit en mycket bra övning. Vilket är ditt helhetsintryck av övningen? Mindre bra Acceptabelt Bra Mycket bra 29 % 71 % 6.2 Övningsgenomförandet En stor del av de övande valde att svara på den enskilda utvärderingsenkäten, vilken ligger tillgrund för resultatet kopplat mot övningsgenomförandet Krisorganisationen Många av de övande anser att de är tillräckligt förberedda för att bemanna sin roll i krisorganisationen under övningen samt att övningen bidragit till att utveckla egen roll i krisorganisationen. I vilken utsträckning känner du dig tillräckligt förberedd inför övningen? Ingen utsträckning otillräcklig utsträckning Tillräcklig utsträckning Stor utsträckning 3 % 20 % 69 % 8 %

29 Länsstyrelsen Datum Ärendebeteckning 21 I vilken utsträckning anser du att dagens övning har bidragit till att du utvecklats i din roll i krisorganisationen? Ingen utsträckning otillräcklig utsträckning Tillräcklig utsträckning Stor utsträckning 2 % 14 % 62 % 22 % Organisations aggerande Majoriteten av de övande anser att krisorganisationerna löser problemet de ställts inför. Lyckades organisationen med sitt uppdrag under övningen Ja Nej Delvis 83 % 17 % Helhetsintryck av övningen Enligt de övande har övningen varit bra och realistisk i tillräckligt utsträckning. Många anser även att det har varit givande att få möjlighet att öva. Vilket är ditt helhetsintryck av övningen? Mindre bra Acceptabelt Bra Mycket bra 2 % 9 % 67 % 22 % Utsträckningen som övningen bedrivits på ett realistiskt sätt Ingen utsträckning otillräcklig utsträckning Tillräcklig utsträckning Stor utsträckning 1 % 10 % 72 % 17 % Vikt av att ha deltagit i dagens övning? Oviktigt Mindre viktigt Viktigt Mycket viktigt 1 % 6 % 46 % 47 %

30 Länsstyrelsen Datum Ärendebeteckning Måluppfyllnad Måluppfyllnaden baseras på länets sammanvägda utvärdering av hur delmålen med tillhörande mål och tillhörande indikatorer har uppnåtts. Källan till resultatet är länets 12 övande kommuners bedömningar samt Länsstyrelse och Landsting. 1. God förmåga att genom samverkan hantera en regional eller lokal CBRNErelaterad dricksvattenkris. 1.1 Mycket god förmåga att behandla inkomna varningar och larm samt initiera arbete enligt krisplan. Indikatorer Ja Nej Delvis Reagerar på inkommen information, följer och vidtar åtgärd enligt planverk 77 % 23 % Aktiverar sin krisorganisation på ett strukturerat sätt, enligt plan 69 % 8 % 23 % Informerar egen organisation om initialt läge och det kommande regionala samverkansmötet 92 % 8 % 1.2 Mycket god förmåga planera och genomföra samverkansmomenten enligt regional krishanteringsplan. Indikatorer Ja Nej Delvis Samordnar internt och förbereder ståndpunkter inför regionalt samverkansmöte Deltar och delger information på samverkansmötet på ett tydligt sätt Sprider slutsatser från samverkansmötet till berörda funktioner i den egna organisationen Samordnar internt och förbereder ståndpunkter inför regionalt kriskommunikationsmöte 62 % 8 % 30 % 100 % 100 % 54 % 16 % 30 % Planerar och deltar på kriskommunikationsmöten på ett tydligt sätt 69 % 8 % 23 % Slutsatser från kriskommunikationsmöte sprids till berörda funktioner i den egna organisationen 54 % 8 % 38 % 1.3 Mycket god förmåga att behandla inkomna varningar och larm samt initiera arbete enligt krisplan. Indikatorer Ja Nej Delvis Samverkan etableras med primärt berörda aktörer 77 % 23 % Samverkan sker strukturerat, kontinuerligt och är ändamålsenlig 69 % 31 %

31 Länsstyrelsen Datum Ärendebeteckning 23 Länsövergripande samverkan är säkerställd 85 % 15 % 1.4 God förmåga att avropa och ge stöd. Indikatorer Ja Nej Delvis Behov av resurser och stöd analyseras av den egna aktören på ett strukturerat sätt Länsstyrelsen begär in, tar emot, analyserar och samordnar behov av förstärkningsresurser Kontinuerlig uppföljning och återkoppling om resursläget sker utifrån händelseutvecklingen och förändrade behov som identifierats Länsstyrelsen säkerställer och/eller återkopplar stöd inom önskat expertområde. 85 % 15 % 76 % 8 % 16 % 85 % 15 % 46 % 31 % 23 % 2. Grundläggande förmåga att skapa och förmedla lägesbild. 2.1 Grundläggande förmåga att sammanställa lägesbild. Indikatorer Ja Nej Delvis Aktören arbetar kontinuerligt med att skapa och upprätthålla en egen lägesbild. 54 % 46 % Aktören tar aktivt del av andra aktörers lägesbild. 84 % 16 % Lägesbilden är kontinuerligt tillgänglig för hela krishanteringsorganisation. Aktörer delger lägesbild kontinuerligt och/eller vid regionala samverkansmöten 23 % 23 % 56 % 92 % 8 % 2.2 Grundläggande förmåga att kommunicera via WIS. Indikatorer Ja Nej Delvis Aktören ansluter och deltar i den regionala händelsen i WIS. 92 % 8 % Aktören bevakar och fångar upp information från andra aktörer sker genom WIS. 92 % 8 % Loggar relevant information i WIS. 76 % 8 % 16 % Delger lägesrapporter i WIS. 77 % 23 %

32 Länsstyrelsen Datum Ärendebeteckning Grundläggande förmåga att samordna och sprida information internt och till behovsgrupper via medier och övriga informationskanaler. 3.1 Grundläggande förmåga att kommunicera tydliga grundbudskap och grundfakta. Indikatorer Ja Nej Delvis Aktörer arbetar kontinuerligt med att ta gram tydliga budskap och grundfakta om händelsen Aktören deltar aktivt i att det länsgemensamma arbetet med att ensa budskap och kriskommunikationsaktiviteter 76 % 8 % 16 % 61 % 8 % 31 % 3.2 Grundläggande förmåga att behandla kommunikationsaspekten vid stabsorientering och vid beslut om inriktning. Indikatorer Ja Nej Delvis Kommunikationsaspekten behandlas vid stabsorientering och vid beslut om inriktning och vägval av åtgärder. Aktören förmedlar sina behov och inriktning vid kriskommunikationsmöte Inom aktören förs kontinuerlig dialog om kommunikationsfrågor och omvärldsläget 76 % 8 % 16 % 58 % 25 % 17 % 66 % 17 % 17 % 3.3 God förmåga att välja och använda kommunikationskanaler aktivt och kontinuerligt beroende på prioriterade behovsgrupper, enligt kommunikationsstrategi. Indikatorer Ja Nej Delvis Det finns en struktur och prioritering för användning och bevakning av de olika kommunikationskanalerna utifrån behovsgrupper 54 % 23 % 23 % Egen personal informeras om läget 69 % 31 % Hemsidan uppdateras kontinuerligt 92 % 8 % Facebook används aktivt 69 % 8 % 23 % Telefonsamtal från allmänheten besvaras och hanteras 100 % Samordning mellan olika kommunikationskanalerna utnyttjas 76 % 16 % 8 % Återkoppling från kommunikationskanaler sker kontinuerligt inom stabsfunktionerna 61 % 16 % 23 % 3.4 Grundläggande förmåga att kommunicera och delge medier relevant information. Indikatorer Ja Nej Delvis Medier har en tydlig kommunikationskanal in till aktören 76 % 8 % 16 %