PROTOKOLL Tekniska nämnden

Transkript

1 sid 1 av 25 Plats och tid Asarumssalen, klockan 13:15 17:40, ajournering 14:45-15:10 Beslutande: Mats Dahlbom Ordförande (C) Britt Kilsäter Ledamot (M) Anneli Bengtsson Vice Ordförande (S) Lars Hasselgren Ledamot (M) Tor Billing Ledamot (SD) Magnus Dagmyr Ledamot (S) Jörgen Kronsell Ledamot (MP) Tjänstgörande ersättare: ersätter Jan-Erik Abrahamsson (S) Katrin Johansson (S) Patrik Engström tom 158 (S) Vakant plats (S) Mats Olausson tom 157 Bo Sandgren Per-Ivar Johansson from 158 Lennarth Malm from 159 (M) (S) (C) (L) Gunnar Fastén Stig Johansson Mats Olausson Patrik Engström (MP) (S) (M) (S) Övriga: Jonas Johansson Christer Martinsson Linda Holm Ida Schyberg Camilla Bengtsson Linnéa Persson Magnus Persson Per Ingströmer Per-Erik Karlsson Eva Persson Christina Svensson T.f. gatu- och parkchef VA-chef , VA-strateg , Processing , Ekonom 148, Utredningsingenjör 154 Fastighetschef 150, 155 Trafikingenjör Städchef Arbetsledare Sekreterare , Utses att justera: Britt Kilsäter (M) Paragrafer: , Justeringsdatum: Sekreterare Ordförande Justerande Christina Svensson Mats Dahlbom Britt Kilsäter

2 sid 2 av 25 Anslag/Bevis Organ: Tekniska nämnden Sammanträdesdatum: Datum då anslaget sätts upp: Datum då anslaget tas ner: Förvaringsplats för Rådhuset protokollet: Underskrift:

3 sid 3 av 25 Innehållsförteckning 146 Kommunalt vägunderhåll av, alternativt vägbidrag till enskild väg Skärpinge 1: / Kommunalt vägunderhåll av, allternativt vägbidrag till enskild väg för Häggarp 1:5, 1:6 och 1:8 2015/ Ny attestordning för tekniska nämnden 2016/ Anpassningar av internbudget / Redovisning reservvattentäkt 2015/ Tjänsteskrivelse utökat verksamhetsområde VA Brorstorp 2015/ Höjning av VA-taxa, brukningsavgifter / Nedtagning av träd på al mark 2016/ Uppsala 12 Hyreskontrakt för omsorgsförvaltningen i Citygallerian 2016/ s yttrande över förslag om gång-/cykelväg längs Graneforsdelen 2016/ Åtgärdsprogram för fastigheter med trafikbuller 2016/ Förordnande av nya parkeringsvakter 2016/ Information från städenheten / Sammanträdestider för tekniska nämnden / TN Dokumenthanteringsplan för Karlshamns 2016/ Beslutsuppföljning oktobersammanträdet 2016/ Redovisning av delegationsbeslut oktobersammanträdet 2016/ Handlingar för kännedom oktobersammanträdet 2016/ Information från presidiet /... 25

4 sid 4 av Kommunalt vägunderhåll av, alternativt vägbidrag till enskild väg Skärpinge 1: /2755 s beslut att begäran om alt vägunderhåll för Skärpinge 1:26 avslås med hänsyn till vägens undermåliga standard Väghållaren/fastighetsägaren ansöker om vägbidrag för 430 meter men har i telefonsamtal även önskat al skötsel av samma sträcka. Förhållandena är sådana att al skötsel av vägen inte kan komma i fråga. Villkoren för alt vägbidrag är uppfyllda för vägens anslutning till väg 15. Gatuenheten har mätt upp den aktuella sträckan till 301 meter. Vägbidrag utbetalas för varje påbörjat 50-tal meter varför alt vägbidrag för 350 meter bör beviljas. Tjänsteskrivelse från t.f. gatu- och parkchef Jonas Johansson Yrkanden Ordförande Mats Dahlbom (C) yrkar att begäran om alt vägunderhåll för Skärpinge 1:26 avslås med hänsyn till vägens undermåliga standard Beslutsgång Ordförande ställer frågan om nämnden beslutar i enlighet med sitt yrkande och finner att detta är nämndens mening. Väghållaren/fastighetsägaren med besvärshänvisning T.f. gatu- och parkchef Jonas Johansson

5 sid 5 av Kommunalt vägunderhåll av, alternativt vägbidrag till enskild väg för Häggarp 1:5, 1:6 och 1:8 2015/2912 s beslut att Karlshamns övertar skötseln av enskilda vägen till fastigheterna Häggarp 1:5, 1:7 och 1:8 att boende och markägare vid nämnda väg kompletterar handlingar och inkommer med avtalsrättsliga underskrifter i ansökningshandlingar som uppdrar åt Karlshamns att överta skötselansvaret för nämnda väg Vägbidrag utgår för 465 meter väg till Häggarp 1:5 och Häggarp 1:7. En av fastighetsägarna ansöker om bidrag för 504 meter då han anser att vägen har denna längd. I följebrev framställs även önskemål om al väghållning. Då fullmakter eller dylikt som rör Häggarp 1:8 inte finns med i ansökan beaktas inte önskemålen för denna fastighet. En begäran om komplettering skulle inte förändra detta ställningstagande. Den aktuella sträckan uppmättes år 2008 av gatuenheten till 465 meter. Förhållandena har inte förändrats, varför ställningstaganden står fast och gatuenhetens bedömning baseras på 465 meter enskild väg. Villkoren för al väghållning är inte uppfyllda, alt vägbidrag bör även framöver betalas ut för 500 meter väg. Tjänsteskrivelse från t.f. gatu- och parkchef Jonas Johansson Yrkanden Ordförande Mats Dahlbom (C) yrkar att Karlshamns övertar skötseln av enskilda vägen till fastigheterna Häggarp 1:5, 1:7 och 1:8 och att boende och markägare vid nämnda väg kompletterar handlingar och inkommer med avtalsrättsliga underskrifter i ansökningshandlingar som uppdrar åt Karlshamns att överta skötselansvaret för nämnda väg Beslutsgång Ordförande ställer frågan om nämnden beslutar i enlighet med sitt yrkande och finner att detta är nämndens mening. Sökanden T.f. gatu- och parkchef Jonas Johansson

6 sid 6 av Ny attestordning för tekniska nämnden 2016/127 s beslut att anta ny attestordning för driftbudget och investeringsbudget från och med att attestordning för driftbudget och investeringsbudget upphör att gälla Ny attestordning för driftbudget och investeringsbudget krävs på grund av att verksamhetschef Jörgen Svensson har anställts. Tjänsteskrivelse med ny attestförteckning Förvaltningschef Daniel Wäppling Ekonom Susanne Andersen Ekonom Lisa Sunesson Ekonomihandläggare Camilla Bengtsson Abonnenthandläggare Liselotte Johansson Envar attestant Redovisningsenheten Löneenheten Systemförvaltare Jörgen Nilsson

7 sid 7 av Anpassningar av internbudget /3111 s beslut att godkänna fördelningen av minskad budgetram med 9,4 mnkr att enhetsledarna för de enheter som berörs av anpassningarna återrapporterar till tekniska nämnden var tredje månad Kommunfullmäktige har fattat beslut om förändrad budgetram för tekniska nämnden 2017 med 5,2 mnkr års anpassning på 4,2 mnkr kvarstår och inkluderas nedan. Nämndens uppdrag ska därför utföras inom ny budgetram. Anpassningar Budget 2017 Anpassn Oförutsedda utgifter Ökade intäkter Markförvaltningen Personalkostnader Städservice 420 Fastighetsservice 600 Gatuenheten 825 Driftservice Förvaltn.ledn./Kansli -115 S:a personalkostnader Övriga kostnader Måltidsservice 720 Fastighetsservice Sotningstjänsten Gatuenheten Driftservice 600 S.a övr. kostnader Total anpassning varav 4,2 mnkr även 2016 Anpassningarnas påverkan på kvalitén i de olika verksamheterna kommer att variera beroende på de beslutade åtgärderna.

8 sid 8 av 25 Tjänsteskrivelse från ekonomihandläggare Camilla Bengtsson och ekonom Lisbeth Sunesson Konsekvensbeskrivning från verksamhetsstrateg Anneli Karlsson Yrkanden Britt Kilsäter (M), Lars Hasselgren (M) och Mats Olausson (M) yrkar att enhetsledarna för de enheter som berörs av anpassningarna återrapporterar till tekniska nämnden var tredje månad. Beslutsgång Ordförande Mats Dahlbom (C) ställer frågan om det är nämndens mening att besluta i enlighet med Moderaternas yrkande och finner att detta är nämndens mening. Förvaltningschef Daniel Wäppling Ekonom Lisbeth Sunesson Ekonom Susanne Andersen Ekonomihandläggare Camilla Bengtsson Verksamhetschef Jörgen Svensson Verksamhetsutvecklare Anneli Karlsson Personalutvecklare Berith Håkansson Verksamhetschef, kost Christina Svensson Bitr. gatu- parkchef Jonas Johansson Skorstensfejarmästare Lars Strandberg Fastighetschef Magnus Persson Driftchef Mattias Pettersson Städchef Per-Erik Karlsson

9 sid 9 av Redovisning reservvattentäkt 2015/244 s beslut att godkänna informationen Karlshamns använder i dag Långasjön som vattentäkt men har ingen fungerande reservvattentäkt. Arbetet med att hitta en lämplig reservvattentäkt startades upp på nytt Behovet av en funktionell och hållbar reservvattentäkt blev tydlig hösten 2013 då det var extremt låga grund o ytvattennivåer i Södra Sverige. I år 2016 har vi också mycket låga vattennivåer som gör att vi har varit tvungna av göra avvikelse från tappningsbestämmelserna i Mien igen. Va-enheten har beslutat att undersöka vidare ett ytvattenintag eftersom man bedömer att vi behöver mer volym än endast ett reservvattenuttag och att undersökningarna har visat att osäkerheten i projektet inducerade förhållande är för stor. Tjänsteskrivelse från processingenjör Ida Schyberg Processingenjör Ida Schyberg VA-chef Christer Martinsson Förvaltningschef Daniel Wäppling Ekonomihandläggare Lotta Johansson

10 sid 10 av Tjänsteskrivelse utökat verksamhetsområde VA Brorstorp 2015/4594 s beslut att föreslå fullmäktige besluta om att listade fastigheter ska tas in i verksamhetsområde för vatten respektive spillvatten att anläggningsavgifter därefter beräknas enligt gällande taxa att efter beslut om antagande av utökat verksamhetsområde ge VA-enheten i uppdrag att skriftligen delge berörda fastighetsägare beslutet Kommunfullmäktige fastställde VA-planen för Karlshamns. I denna planlades utbyggnaden av vatten och spill till För att finansiering ska kunna ske genom gällande VA-taxa behöver verksamhetsområde för vatten och spill utökas till att omfatta berörda fastigheter. Kommunfullmäktige beslutar om verksamhetsområde för den allmänna VA-anläggningen i egenskap av huvudman. Tjänsteskrivelse från VA-strateg Linda Holm med bilagor Kommunfullmäktige Peter Hammarström, Entreprenadingenjör VA-strateg Linda Holm

11 sid 11 av Höjning av VA-taxa, brukningsavgifter /3473 s beslut att föreslå fullmäktige höja brukningstaxan för vattentjänster med 5 % att höjningen ska gälla från och med VA-enheten har ett ökande investeringsbehov avseende Långasjöns vattenverk, Sternö avloppsreningsverk och Mörrums avloppsreningsverk samt utbyggnad av avlopp utanför nuvarande verksamhetsområde m.fl. projekt. Investeringarna sker i enlighet med ens fastställda VA-plan. VA-enheten föreslår därför en höjning av brukningstaxan för vattentjänsterna från och med med 5 % på både fast och rörlig del. Detta innebär bland annat att kubikmeteravgiften för vatten och avlopp höjs från 15,53 kr/m 3 till 16,30 kr/m 3 och att den fasta avgiften för en normal villa (qn 2,5) höjs från kr per år till kr per år. Dagvattenavgiften höjs från 795 kr/år till 835 kr/år. Samtliga angivna avgifter är inklusive mervärdesskatt (moms). För en normalvilla som använder 150 m 3 /år blir det med föreslagen höjning ca 290 kr dyrare/år/fastighet, inklusive moms. Anläggningsavgifterna föreslås oförändrade under Tjänsteskrivelse från VA-chef Christer Martinsson Kommunfullmäktige VA-chef Christer Martinsson Förvaltningschef Daniel Wäppling Ekonomihandläggare Lotta Johansson Ekonom Susanne Andersen Ekonom Camilla Bengtsson

12 sid 12 av Nedtagning av träd på al mark 2016/3436 s beslut att ge utredningsingenjören i uppdrag att ta fram ett dokument som underlättar hanteringen kring klagomål och eventuella förändringar i den bostadsnära skogen Parkenheten behandlar ärenden som berör träd på al mark. Vi får mycket synpunkter från allmänheten gällande träd. Dessa synpunkter förmedlas oftast genom mejl eller telefonsamtal. Vi upplever att det är resurskrävande att svara på dessa mejl/ samtal och dokumentera synpunkterna samt vilket område det gäller. Synpunkterna från allmänheten har ofta anknytning till att man tycker att träden orsakar en olägenhet pga. löv eller skugga. Parkenheten skulle vilja arbeta fram ett dokument, dit vi kan hänvisa de som ringer om träd. I detta dokument vill vi informera om vår arbetsgång i bostadsnära skog, träds sociala och biologiska värden och utifrån vad vi gör vår bedömning om de önskade träden kommer tas ner eller inte. Vi vill också hänvisa till ett dokument där den sökande beskriver var trädet/träden man vill ha ner finns, varför trädet bör tas ner, om man haft samråd med berörda grannar och en enkel skiss över området. Denna typ av dokument skulle underlätta för oss att koncentrera besiktning och nedtagning av träd till vintersäsongen. Tjänsteskrivelse från utredningsingenjör Linnéa Persson Yrkanden Ordförande Mats Dahlbom (C) yrkar att nämnden ger utredningsingenjören i uppdrag att ta fram ett dokument som underlättar hanteringen kring klagomål och eventuella förändringar i den bostadsnära skogen Beslutsgång Ordförande ställer frågan om det är nämndens mening att besluta i enlighet med sitt yrkande och finner att detta är nämndens mening. Utredningsingenjör Linnéa Persson T.f. gatu- och parkchef Jonas Johansson Beslutsuppföljningen

13 sid 13 av Uppsala 12 Hyreskontrakt för omsorgsförvaltningen i Citygallerian 2016/2948 s beslut att tekniska nämnden beslutar om att ge firmatecknaren i uppdrag att teckna ett hyresavtal för nya kontorslokaler på City Gallerian med en löptid om 15 år Reservationer Jörgen Kronsell (MP), Tor Billing (SD) och Mats Olausson (M) reserverar sig mot beslutet. Lars Hasselgren (M) och Britt Kilsäter (M) inlämnar följande reservation: har idag beslutat att godkänna ett hyreskontrakt som kommer att kosta en över 30 miljoner de närmaste 15 åren. Detta i ett läge där en redan går mot ett beräknat budgetunderskott på 20 miljoner för år 2016, enligt ens revisorer. Moderater i tekniska nämnden reserverar sig mot detta beslut. Detta på grund av att nämnden saknar en lokalförsörjningsplan. En lokalförsörjningsplan som klubbats i fullmäktige och överlämnats till tekniska nämnden som en vägledare för bland annat inhyrning av lokaler. Eftersom en äger över 3000 kvm ledig kontorsyta anser vi även att en i första hand skall undersöka och fylla egna ytor innan vi går ut och hyr in i dyra privata kvm. Som en tredje punkt vill vi även hänvisa till ens ekonomiska läge. Vår ekonomichef har på en budgetdag informerat om ens ekonomiska situation och att vi befinner oss i ett mycket allvarligt läge. Kommunens revisorer har också uttryckt sin oro över ens ekonomi. Med hänvisning till ens ekonomi anser Moderaterna att tekniska nämndens beslut inte är alekonomiskt försvarbart. Sedan juni 2012 finns det ett beslut i socialnämnden som anger att IFO:s verksamhet ska samlas i en gemensam lokal. Sedan dess fram till dagens datum har flertalet lösningar undersökts såsom Photomics lokaler, Bibliotekets gamla lokaler, kvarteret Älgen (vid bryggeritomten), möjligheten att bygga nytt samt citygallerian. Intentionen har hela tiden varit att ha en central placering i Karlshamn för största möjlighet till ikationer och tillgänglighet. Alla förslag till lösningar har fallit bort efter hand av olika anledningar och kvar finns idag lösningarna att bygga nytt och att teckna hyresavtal på citygallerian. I kostnadsbedömning som gjordes 2012 skulle investeringen för att bygga nytt exkl. markkostnader bli 29,4 Mkr. En investering i Citygallerian är 0 kr. Hyra inkl drift för att bygga nytt (2012 års siffror har räknats upp med 2 % årligen) skulle bli kr/kvm och för citygallerian beräknas kostnaden blir kr/kvm. Idag finns det inte mycket byggbar central mark i Karlshamns varpå det är svårt att hitta någonstans att bygga. Vidare ingår det inte markkostnader i de kalkylerade summorna ovan samt det råder viss osäkerhet i uppräkningen av byggkostnaden/investeringen då byggpriserna har stigit kraftigt de senaste åren.

14 sid 14 av 25 Att samla IFO:s verksamhet i en lokal är viktigt ur ett medborgarperspektiv och även ur ett arbetsmiljöperspektiv. Arbetet har pågått sedan 2012 och att skjuta detta längre fram i tiden är inte bra för verksamheten. I juni 2012 beslutade socialnämnden att ge förvaltningen i uppdrag att utreda möjligheten att samla all IFO:s verksamhet i en gemensam lokal. En första kostnadsbedömning gjordes då av Photomics gamla lokaler samt av att bygga en ny fastighet exkl. markkostnad. Våren 2014 tillsattes en konsultutredning inom omsorgsförvaltningen för att implementera en ny organisation. En del av denna omorganisation är att samla IFO:s verksamhet i en gemensam lokal. Mars 2015 tecknade Karlshamns avtal om att hyra lokaler i citygallerian för biblioteket. Detta gjordes efter det att försäkringskassan hade tecknat avtal med Karlshamnsbostäder om att hyra bibliotekets gamla lokaler på Ågatan. Juni 2015 lämnar Karlshamnsfastigheter en skrivelse där de föreslår att omsorgsförvaltningen ska titta på en annan lösning än att hyra in sig i lokalerna i kv Älgen. Augusti 2015 tecknades avtal om förgävesprojektering med fastighetsägaren till citygallerian. Utan denna hade projekteringen inte kommit igång och man hade inte fått kunskap kring vad en etablering på citygallerian skulle komma att kosta. Sommaren 2016 beviljade styrelsen startbesked för projekt 1134 samt inköp av fastigheten Rörmokaren 2 (gamla Photomic). Projekt 1134 avser flytt och etablering av arbetsmarknads verksamheter från fastigheten Pilen. Tjänsteskrivelse från fastighetschef Magnus Persson Socialnämndens protokoll Tjänsteskrivelse Nya lokaler för verksamheten utredning och beslut Fortsatt arbete efter Riskbedömning och konsekvensanalys Preliminär ritning Avtal om förgävesprojektering Protokoll Socialnämnden Förslag till beslut Karlshamnsfastigheter Firmatecknaren för Karlshamns Fastighetschef Magnus Persson

15 sid 15 av s yttrande över förslag om gång-/cykelväg längs Graneforsdelen 2016/2973 s beslut att föreslå styrelsen beställa en utredning över prioriterat utbyggande av gång- /cykelvägar längs statliga vägar i Karlshamns Innan styrelsen bestämmer hur man vill påverka Trafikverkets utbyggnadsplaner av det statliga gång-/cykelvägnätet bör utbyggas bör en utredning utföras. Graneforsvägen är en statlig väg med relativt lite trafik 570 fordon per dag (uppmätt 2004) och 5 % tung trafik. Från Froarpsvägen och 1 km österut finns i stort sett inga bostäder. I området kring Bruksvägen finns ett tjugotal fastigheter, vilka skulle kunna ha nytta av en gång-/cykelväg som ansluter till Bruksvägen, enligt bifogad skiss. Denna kommer att kosta ca 3 Mkr och vanligtvis kräver Trafikverket samfinansiering 50/50, vilket innebär en kostnad på 1.5 MKr för Karlshamns. Tidigare har det inkommit förslag om gång-/cykelväg längs Hokavägen. En cykelväg mellan Tostarpsvägen och Pölsekruvägen på 1200 m till en kostnad av ca 5 Mkr (2,5 MKr för Karlshamns ) skulle skapa betydligt större nytta eftersom ca 50 fastigheter kan dra nytta av denna. Den bör därför politiskt prioriteras före Elsebrånevägen. Det finns även andra statliga vägar med mycket bebyggelse som saknar gång-/cykelvägar som exempelvis Matvikshamnsvägen och Guöviksvägen. När cykelvägen längs väg 620 till Hällaryd och längs väg 557 till Vekerum färdigställts är det läge för en att driva ytterligare gång-/cykelvägsprojekt längs statliga vägar mot Trafikverket. Det är därför rimligt att styrelsen redan nu skapar sig en uppfattning om var det är viktigast att bygga gång-/cykelvägar. Tjänsteskrivelse från trafikingenjör Per Ingströmer Kommunstyrelsen Trafikingenjör Per Ingströmer Ekonom Lisbeth Sunesson

16 sid 16 av Åtgärdsprogram för fastigheter med trafikbuller 2016/1240 s beslut att hos fullmäktige begära kr årligen för att minska trafikbullret för utsatta fastigheter Karlshamns har blivit uppmanade av Miljöförbundet Blekinge Väst att inkomma med ett åtgärdsprogram för fastigheter störda av trafikbuller. Miljöförbundet Blekinge Väst uppmanar Karlshamns att inkomma med ett åtgärdsprogram för fastigheter störda av trafikbuller och hänvisar till Infrastrukturpropositionen (prop. 1996/97:53). Eftersom 20 år passerat sen beslutet togs menar Miljöförbundet att det för Karlshamns s del är dags att gå in i etapp 2 och åtgärda fastigheter med en ekvivalentnivå vid fasad under 65 dba. Trafikenheten har därför tagit fram en lista med fastigheter med trafikbuller vid fasad på mellan 60 och 65 dba. Kostnaden för att åtgärda samtliga berörda fönster i dessa fastigheter ligger på ca kr. Det kan därför vara rimligt att styrelsen anslår kr per år för åtgärder för att minska trafikbullret för utsatta fastigheter. Listan betas succesivt av och vi börjar med att erbjuda fastighetsägare åtgärder som har en ekvivalentnivå vid fasad på 65 dba. Tjänsteskrivelse från trafikingenjör Per Ingströmer Kommunfullmäktige Trafikingenjör Per Ingströmer Ekonom Lisbeth Sunesson

17 sid 17 av Förordnande av nya parkeringsvakter 2016/3340 s beslut att förordna XXXXXXXXX och XXXXXXXX som parkeringsvakter Med stöd av Förordning (1987:26) om parkeringsvakter i er föreslås tekniska nämnden besluta att förordna XXXXXXXXX och XXXXXXXX att arbeta som parkeringsvakter i Karlshamns enligt avtal med Securitas i Karlskrona och i den omfattning som överenskommes. Tjänsteskrivelse från trafikingenjör Per Ingströmer Polismyndigheten, Region Syd, Malmö Securitas Sverige AB, Box 71, Karlskrona Trafikingenjör Per Ingströmer

18 sid 18 av Information från städenheten / s beslut att godkänna informationen Städchef Per-Erik Karlsson och arbetsledare Eva Persson informerar om städservice historia, dagens verksamhet och arbetsmiljö. Det görs många satsningar på utbildning av personalen. I juni 2016 blev städservice certifierade enligt Cradle to Cradle. Inom enheten finns också två gasbilar och två elbilar.

19 sid 19 av Sammanträdestider för tekniska nämnden /2993 s beslut att godkänna förslag till sammanträdesdagar 2017 Förslag till sammanträdesdagar tekniska nämnden 2017 enligt nedan. Onsdagar kl 13:15 25 januari, 22 februari, 15 mars, 26 april, 17 maj, 14 juni, 23 augusti, 20 september, 18 oktober, 22 november, 13 december Tjänsteskrivelse Ledamöter och ersättare Berörda tjänstemän Karlshamns s hemsida Kommunkansliet

20 sid 20 av TN Dokumenthanteringsplan för Karlshamns 2016/3397 s beslut att anta dokumenthanteringsplanen Kommunstyrelsen är ens lokala arkivmyndighet. Ansvaret för arkivvården delas med den gemensamma arkivmyndigheten Sydarkivera. Kommunstyrelsen ansvarar för att implementera de riktlinjer som Sydarkivera har beslutat om, beslutar om övergripande gallringsbeslut som gäller för hela koncernens samlade verksamhet efter samråd med Sydarkivera och ansvarar för vården av arkiv i den mån att dessa överlämnats till den lokala arkivmyndigheten. Kommunens förvaltningar har i samråd med Sydarkivera arbetat fram förslag till ny gemensam dokumenthanteringsplan. Planen utgår från en så kallad processbaserad arkivredovisning och är även anpassad till digitalt bevarande så att Sydarkivera ska kunna göra handlingarna sökbara. Förutom att beskriva hur de olika ala processernas handlingstyper benämns beskrivs också hur de ska hanteras, bevaras och gallras. Planen är indelad i 10 huvudprocesser. Huvudprocess 1 handlar om demokrati och ledning och huvudprocess 2 om intern service. Övriga huvudprocesser är samhällsservice, samhällsbyggnad, trygghet och säkerhet, miljö och hälsoskydd, skola, vård och omsorg, socialt stöd och slutligen kultur och fritid. Tanken är att samtliga nämnder (som är egna myndigheter och har ansvar för de handlingar som inte överlämnats till arkivmyndighet) ska anta planen som helhet och att framtida revideringar hanteras centralt av styrelsen även om nämnderna också måste anta revideringarna om de berör dem. På sikt bör en kunna besluta om ett generellt gallringsbeslut av pappershandlingar då strävan är att fånga allt digitalt. Dock kräver vissa handlingar fortfarande papper t.ex. protokoll och avtal liksom ett antal andra hanslingstyper där det finns lagkrav. Därför kommer styrelsen föreslås ge nämnderna i uppdrag att gå igenom sina arbetsflöden och se vilka handlingar som kräver underskrift på papper i syfte att stärka övergången till ett digitalt ärendeflöde. Inom en snar framtid kommer en revidering och komplettering av planen att ske så att även informationssäkerheten beaktas i dokumenthanteringsplanen. Tjänsteskrivelse från administrativ chef Jens Odevall Förvaltningschef Daniel Wäppling Verksamhetschef Jörgen Svensson VA-chef Christer Martinsson T.f. gatu- och parkchef Jonas Johansson

21 sid 21 av 25 Fastighetschef Magnus Persson Städchef Per-Erik Karlsson Driftschef Mattias Pettersson Verksamhetschef kostenheten Christina Svensson Skorstensfejarmästare Lars Strandberg Nämndsekreterare/registrator Christina Svensson För kännedom: Kommunstyrelsen

22 sid 22 av Beslutsuppföljning oktobersammanträdet 2016/8 s beslut att godkänna redovisningen Redovisning av beslutsuppföljning oktober Följande ärenden flyttas fram: Östralycke ombyggnad och upprustning av restaurangdel dnr 2014/3612 flyttas fram till Genomförandeplan kostutredning återrapportering dnr 2013/2363 flyttas fram till Europeiska socialfonden, projekt kostenheten dnr 2015/252 flyttas fram till Undermålig belysning vid Asarumsdalens förskola återrapportering och beslut om åtgärd dnr 2016/642 flyttas fram till Nämndinitiativ gällande Stadsteatern, Karlshamn återrapportering dnr flyttas fram till Information om lokalförsörjning flyttas fram till Tjänsteskrivelse Ordförande Mats Dahlbom Vice ordförande Anneli Bengtsson Förvaltningschef Daniel Wäppling Ekonom Susanne Andersen Ekonomihandläggare Camilla Bengtsson VA-chef Christer Martinsson VA-strateg Linda Holm VA-ingenjör Carina Fast Processingenjör Ida Schyberg Miljöingenjör Jesper Bergman Fastighetsingenjör Bodil Gustafsson Entreprenadingenjör Peter Hammarström Personalutvecklare Berith Håkansson Trafikingenjör Per Ingströmer T.f. gatu- och parkchef Jonas Johansson Fastighetschef Magnus Persson Fastighetsförvaltare Lars Persson Samordnare och enhetschef kostenheten Christina Svensson Ekonom Lisbeth Sunesson Verksamhetschef Jörgen Svensson

23 sid 23 av Redovisning av delegationsbeslut oktobersammanträdet 2016/8 s beslut att anmälda delegationsbeslut läggs till handlingarna Härmed anmäls delegationsbeslut fattade under perioden Tjänsteskrivelse med förteckning över fattade beslut på delegation.

24 sid 24 av Handlingar för kännedom oktobersammanträdet 2016/8 s beslut att godkänna redovisningen Härmed anmäls handlingar för kännedom under perioden Tjänsteskrivelse med förteckning

25 sid 25 av Information från presidiet / s beslut att godkänna informationen Vice ordförande Anneli Bengtsson (S) informerar från möte om barnkonventionen och borådet. Ordförande Mats Dahlbom (C) informerar från möte med brottsförebyggande rådet.