Granskning av upphandling

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av upphandling Region Halland Bo Thörn Cert. kommunal revisor Carl-Magnus Stensson Cert. kommunal revisor

2 Sammanfattning Revisorerna i Region Halland har gett i uppdrag att granska upphandlingsprocessen. Revisionsfrågorna för granskningen är: Är Driftnämnd Regionservices styrning och uppföljning av upphandlingsprocessen ändamålsenlig? Är Regionstyrelsens styrning av upphandlingsprocessen ändamålsenlig? Vårt svar på den första frågan är att Driftnämnden i huvudsak har en ändamålsenlig styrning och uppföljning av upphandlingsprocessen. Denna bedömning är avgränsad till den stödfunktion för upphandlingar som Regionupphandling svarar för enligt Regionstyrelsens uppdrag till nämnden. Driftnämnden kan förbättra genomförandet av upphandlingar genom att utarbeta en uppdragsbeskrivning för objektsupphandlingar, liknade den för upphandling av ramavtal. Driftnämnden kan diskutera med företrädare för verksamheten på vilket sätt som arbetsgrupper kan fylla en funktion under avtalsperioden. Vidare kan nämnden överväga att införa en blankett där personer intygar att inga bisysslor eller jävsförhållande föreligger. Vårt svar på den andra frågan är att Regionstyrelsens styrning av upphandlingsprocessen inte är ändamålsenlig. Vi bygger vår bedömning på att Regionstyrelsen brister i ansvaret för den strategiska styrningen av upphandlingsprocessen. Vi rekommenderar Regionstyrelsen att se över och klargöra ansvaret för strategiska och övergripande frågor som avser inköp och upphandling, se över nu gällande policy för inköp och upphandling samt formulera uppdrag och ansvar för upphandlarforum. I avsnittet Revisionell bedömning lämnar vi mer utförliga kommenterar till granskningskriterierna. Region Halland

3 Innehållsförteckning INLEDNING 1 BAKGRUND 1 GENOMFÖRANDE 1 IAKTTAGELSER 3 ANSVARSFÖRDELNING I UPPHANDLINGSPROCESSEN 3 REGLEMENTE 3 UPPDRAG 3 INTERVJUER 3 STYRNING AV UPPHANDLINGSPROCESSEN 4 POLICY OCH RIKTLINJER 4 MÅL OCH BUDGET DELEGATION 6 INTERVJUER 6 MEDVERKAN I UPPHANDLINGSPROCESSEN 7 RIKTLINJER OCH UPPDRAGSBESKRIVNING 7 INTERVJUER 7 ÅTGÄRDER FÖR ATT MINSKA RISKER FÖR OEGENTLIGHETER OCH KORRUPTION 9 UPPDRAGSBESKRIVNING 9 INTERVJUER 9 REVISIONELL BEDÖMNING 10 ANSVARSFÖRDELNING I UPPHANDLINGSPROCESSEN 10 STYRNING AV UPPHANDLINGSPROCESSEN 11 MEDVERKAN I UPPHANDLINGSPROCESSEN 11 ÅTGÄRDER FÖR ATT MINSKA RISKER FÖR OEGENTLIGHETER OCH KORRUPTION 12 Region Halland

4 Inledning Bakgrund Fullmäktige har fastställt en inköps- och upphandlingspolicy som gäller för samtliga nämnder och styrelser. Regionstyrelsen svarar för att strategiskt styra och följa upphandlingsprocessen. Från och med 2012 ingår upphandlingsfrågorna i Regionservices ansvarsområde. En uppdelning av upphandlingsfrågor gjordes där specifika upphandlingsfrågor finansieras av de förvaltningar som anlitar upphandlingstjänster inom Regionservice. Övriga upphandlingstjänster finansieras av samtliga förvaltningar. Revisionsfrågan för granskningen är: Är Driftnämnd Regionservices styrning och uppföljning av upphandlingsprocessen ändamålsenlig? Under granskningen konstaterades att det föreligger brister i den strategiska styrningen av upphandlingsprocessen. Därför tillkom revisionsfrågan: Är Regionstyrelsens styrning av upphandlingsprocessen ändamålsenlig? Revisionskriterierna för denna granskning har hämtats ur följande: Fullmäktiges reglemente till Regionstyrelsen och Driftnämnden för Regionsservice Fullmäktiges inköps- och upphandlingspolicy Riktlinjer för inköp och upphandling. Med utgångspunkterna från dessa har följande kriterier formulerats: Ansvarsfördelningen i upphandlingsprocessen är tydliggjord Det finns en styrning av upphandlingsprocessen Beställare och slutanvändare medverkar i upphandlingsprocessen med analys av behov och kravspecifikationer Verksamheter (beställare/användare) medverkar i utvärdering av anbud och utformning av avtal Åtgärder vidtas för att minska risker för oegentligheter och korruption i upphandlingsprocessen Genomförande Granskningen avgränsas till att omfatta: den del av upphandlingsprocessen som avser framtagande av förfrågningsunderlag som avser ramavtal fem ramavtal med spridning på olika typer av varor och tjänster Region Halland 1 av 12

5 I granskningen har vi tagit del av styrande dokument för Region Hallands upphandlingsverksamhet samt dokumentation som avser de valda upphandlingarna. Vi har intervjuat upphandlingschefen, en upphandlingsansvarig per upphandlat ramavtal, materialkonsulent vid Regionupphandling samt beställarombud och deltagare i arbetsgrupperna. Vi har också intervjuat inköpscontroller vid Hallands Sjukhus. Region Halland 2 av 12

6 Iakttagelser Ansvarsfördelning i upphandlingsprocessen Reglemente Regionfullmäktige beslutade senast i september 2011 om Reglemente för Regionstyrelsens samt Driftsnämnden för Regionservice underställd Regionstyrelsen. Enligt reglemente för Regionsstyrelsen ligger det i styrelsens ledningsfunktion att ha det övergripande ansvaret för verksamheten genom underställd nämnd för Regionservice. Enligt reglementet för Driftnämnden för Regionservice är nämndens uppgift att genom internavtal erbjuda försörjnings- och stödfunktioner som ur regionens perspektiv ger bästa service till regionens verksamheter varigenom dessa kan fokusera på sina kärnverksamheter. Nämnden ansvarar för de uppdrag som ges av Regionstyrelsen. Vidare framgår att nämnden ske se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de riktlinjer som Regionfullmäktige eller Regionsstyrelsen har bestämt, de föreskrifter som kan finnas i lag eller annan författning. Uppdrag Regionsstyrelsen fastställde i oktober 2012 ett uppdrag till Driftsnämnden för Regionservice. I detta framgår att driftnämnden ska besluta om ett inriktningsdokument för den egna verksamheten som innehåller prioriterade mål och övergripande inriktningar. Förvaltningen ska upprätta en verksamhetsplan som beskriver genomförandet för att nå mål och inriktningar. Driftnämnden ska genomföra dialogmöten med övriga driftnämnder. Driftnämndens huvuduppdrag är att, med utgångspunkt från regionens övergripande mål, erbjuda stöd, däribland upphandlingsstöd. Övriga nämnder och styrelser har ett kundförhållande till driftnämnden för Regionservice, där stödfunktionen upphandling ingår. Vidare ska driftnämnden utveckla sina administrativa tjänster i samarbete med regionens övriga driftnämnder och dess förvaltningar. Driftnämnden får inget regionbidrag utan ska finansiera verksamheten med intäkter för utförda tjänster. Driftnämnden förväntas redovisa nollresultat. Driftnämnden ska söka möjligheter till effektiv samverkan med andra offentligt finansierade organisationer. Intervjuer Den ansvarsfördelning som finns idag innebär att Regionupphandling inom Regionservice svarar för en del i upphandlingsprocessen för Regionens upphandlingar och inköpsverksamheten. I princip svarar Regionupphandling för det administrativa stödet att genomföra upphandlingar medan verksamheterna har ansvaret för Region Halland 3 av 12

7 avtalen. Förvaltningschefer eller de som respektive verksamhetsnämnd har delegerat till skriver under avtalen. Enligt intervjuerna finns det en osäkerhet kring ansvarsfördelningen som avser de strategiska frågorna för Region Hallands upphandlingsverksamhet. Ansvaret för strategiska frågor har inte preciserats sedan upphandlingsverksamheteten flyttades över till Driftnämnden Regionservice. Exempel på strategiska frågor, där ansvaret är oklart idag, är uppgiften att se över Region Hallands hela inköps- och upphandlingsverksamhet, att se över presumtiva avtalsområden, att utveckla informationssystem till personer som gör inköp enligt ramavtal, att driva frågan om e-handel och att utveckla system för att följa upp och förbättra avtalstrohet. Enligt regionsdirektörens riktlinjer för inköp och upphandling finns ett upphandlingsforum som består av en representant per förvaltning. Denna ska träffas regelbundet för att diskutera upphandlingsfrågor ur ett helhetsperspektiv. Enligt intervjuerna har upphandlingsforum endast träffats sporadiskt de två senaste åren. Sammansättningen speglar heller inte den nuvarande förvaltningsorganisationen och alla verksamheter är inte representerade. Regionupphandling har tagit initiativ till att aktivera upphandlingsforum. Vid Hallands Sjukhus har två tjänster som inköpscontroller inrättats. Funktionen har utvecklats inom ramen för ett projekt som blev permanent från den 1 juli Funktionen kan närmast betraktas som att vara beställarrepresentant och påverkar verksamhetens medverkan i upphandlingsprocessen samt ansvarfördelningen mellan Regionupphandling och Hallands Sjukhus. Vidare ingår att vara stöd till sjukhusledningen i strategiska inköpsfrågor och är beställare av lager- och logistiklösningar till Hallands Sjukhus i samverkan med Logistikservice, Regionsservice. Någon överenskommelse om arbetsfördelning finns ännu inte. Enligt intervjuerna har behovet av dessa tjänster uppkommit som en följd av bristande strategiskt arbete och avsaknad av samordning från beställaren Hallands sjukhus. Regionsstyrelsen och Regionkontoret utövar i praktiken ingen strategisk styrning när det gäller upphandlingsverksamheten. Inom Hjälpmedelsnämndens förvaltning finns en funktion med uppgift att hålla samman arbetet med upphandlingar. Flertalet av upphandlingarna sker i samverkan med Region Skåne, Landstinget Blekinge och Landstinget Kronoberg. En av dessa svarar för att genomföra en upphandling och hos de övriga bildas arbetsgrupper med personal från verksamheten. Arbetsgrupperna medverkar främst i arbetet att ta fram underlag till kravspecifikationerna. Hjälpmedelsnämnden har delegerat till chefen för Regionupphandling att besluta i samordnade upphandlingar. Styrning av upphandlingsprocessen Policy och riktlinjer Region Hallands inköps- och upphandlingspolicy är beslutad av fullmäktige i juni Enligt denna svarar Regionstyrelsen för att strategiskt styra och följa upp Region Halland 4 av 12

8 upphandlingsprocessen inom Region Halland samt har ansvar för att övergripande samordna styrelser och nämnder när det gäller upphandling av varor och tjänster. Regiondirektören har fastställt Riktlinjer för inköp och upphandling. I denna anges att: upphandlingsfunktionen tar ansvar för den juridiska rådgivningen samt gör affärsmässiga bedömningar under hela upphandlingsprocessen verksamheten är ansvarig för såväl kravspecifikation som förfrågningsunderlaget i sin helhet ansvarig upphandlare leder upphandlingsprocessen för respektive upphandling Såväl policy som riktlinjer är skrivna med de förutsättningar som gällde före 2012 då upphandlingsfunktionen var organiserad inom Regionkontoret under Regionstyrelsen. I bilaga till policyn finns en beskrivning av ansvarsfördelningen för de som medverkar i upphandlingsprocessen. I denna anges roller och definitioner av ansvar för: beställaransvarig/avtalsansvarig: den som har avgörande ansvar för vad som skall beställas och till vilken kvalitet. Ansvarar för avtalet och eventuella tilllägg eller justeringar samt godkänner kravspecifikation. Beställarrepresentant: den som på beställaransvariges uppdrag praktiskt handlägger beställaransvaret och kravspecifikationen. Beställarombud: förvaltningarna utser var sitt beställarombud och företräder förvaltningsledningen. Deltar i upphandlingsforum. Utser personer som ska ingå i arbetsgrupp. Upphandlare: leder upphandlingsprocessen och upprättar upphandlingsplan. Är kontaktperson mot leverantörer och entreprenörer. Arbetsgrupp: medarbetare som har god kompetens och som representerar verksamheten. Ställer krav i arbetet med upprättandet av kravspecifikation. I arbetsgruppen ingår alltid beställarrepresentant. Avtalstecknare: nämnd/styrelse eller den som enligt delegation har rätt att skriva under avtal. Uppföljningsansvarig: beställaransvarig utser person som följer upp avtalet kvalitetsmässigt. Upphandlare, upphandlingsstrateg och jurist följer upp avtalstrohet, prisjusteringar, valutajusteringar, avtalsförlängningar mm. Vidare finns en uppdragsbeskrivning för arbetsgrupp samt en beskrivning av upphandlingsprocessen som tar utgångspunkt i de aktiviteter som sker i processen. I denna framgår ansvar och de dokument som är kopplade till respektive aktivitet. Mål och budget 2013 I målområdet miljö anges delmålet Inköpsvärdet av ekologiska/miljömärkta livsmedel, textiler och inredning ska öka med 5 procent jämfört med år Uppföljning av delmålet ska ske genom analys av årlig inköpsstatistik. Region Halland 5 av 12

9 Delegation Enligt delegationsbestämmelser för Regionsstyrelsen, , har Regionsstyrelsen ansvaret för strategiska upphandlingar. Verksamhetschef har rätt att fatta tilldelningsbeslut och teckna avtal i sådana upphandlingar. Enligt Allmänna bestämmelser för delegationsbeslut inom Driftnämnden för Regionsservice, , under rubriken upphandlingsfrågor beslutar förvaltningschefen om tilldelningsbeslut och tecknande av avtal inom driftsnämndens ansvarsområde, av samordnad upphandling av förrådsvaror samt av samordnad upphandling med annan kommun, landsting eller region. Tilldelningsbeslut och tecknande av avtal avseende samordnad upphandling (driftsanknuten och över förvaltningsgränserna) beslutas av den förvaltningschef inom Region Halland som avser att avropa störst del av avtalet. Tilldelningsbeslut och tecknande av avtal för upphandlingar som samordnas med andra regioner, landsting eller kommuner beslutas av förvaltningschefen vid Regionservice. Respektive driftnämnd beslutar om delegation för upphandlingar inom respektive förvaltning. Intervjuer Policy och riktlinjer har inte setts över och reviderats efter det att Driftnämnden för Regionsservice fått ansvar för stöd i upphandlingsfrågor. Upphandlingschefen för en dialog med Regionsstyrelsen, vilket lett fram till ett uppdrag att lämna förslag till direktiv för en översyn av inköpspolicyn. Upphandlingschefen avser att engagera upphandlingsforum i diskussion om förslaget till direktiven. Det är främst ansvaret för strategiska frågor som är oklart samt att utvecklingen av upphandlings och inköpsfunktionen som blir eftersatt som uppges vara viktigt att diskutera. Upphandlingar av ramavtal initieras formellt av att beställaransvarig eller beställarrepresentant skickar en anmodan till Regionupphandling. Beställarrepresentant säkerställer, via områdes- eller verksamhetschefer, att representanter utses till arbetsgrupperna. I praktiken bevakar Regionupphandling när det är aktuellt att förlänga avtal eller förnya upphandlingar av ramavtal. En dialog sker mellan beställare och upphandlare om tidplan och förutsättningar för upphandlingen. Upphandlaren upprättar sedan en upphandlings- och en tidplan som kommuniceras med beställarrepresentanterna. Regionupphandling har ingen förteckning över personer som kan göra inköp enligt ramavtal, vilket gör att det inte är möjligt att rikta informationen om bland annat nyheter. Inom Hallands Sjukhus finns i deras intranät en beskrivning av rutinen för inköp enligt ramavtal. Idag når Regionupphandling ut med information om nya avtal via nyheter på Region Hallands intranät. Det finns en databas men den förutsätter att man söker via ramavtal och leverantörer för att sedan komma till information om den produkt Region Halland 6 av 12

10 eller tjänst som är aktuell. Under hösten kommer databasen att föras över till Tend- Sign vilket också innehåller en sökfunktion. Medverkan i upphandlingsprocessen Riktlinjer och uppdragsbeskrivning Enligt Riktlinjer för inköp och upphandling finns ett upphandlingsforum med uppgift att diskutera upphandlingsfrågor som är intressant ur ett helhetsperspektiv. I Upphandlingsforum ingår en representant eller beställarombud per förvaltning. Inför varje upphandling tillsätts en arbetsgrupp. Gruppen leds av ansvarig upphandlare. Upphandlingsavdelningen har tagit fram en uppdragsbeskrivning för arbetsgrupperna. Beskrivningen har rubrikerna vårdens delaktighet, arbetsgruppens uppdrag, arbetsgruppens sammansättning, arbetsgruppmedlemmen, sekretess i arbetsgruppsarbetet vid pågående upphandling, arbetsgruppens sammansättning, möten, upphandlaren samt materialkonsulenten. Uppdragsbeskrivningen gäller främst upphandling av ramavtal för förbrukningsmaterial. En stor del i arbetsgruppens arbete består i att ta fram underlag till kravspecifikationen, medverka i att utvärdera inkomna anbud, testa och utvärdera produkter som ingår i upphandlingen samt anta produkter för avtal. Efter upphandlingen, under avtalsperioden, ska arbetsgruppen ha uppföljningsmöten en gång per år. Syftet är att under pågående avtalsperiod gå igenom reklamationer, fel och brister, förbrukningsstatistik samt ge förslag om och informera verksamheten om förändringar i avtalen. Medlemmar i arbetsgruppen ska också övervaka avtalstrohet inom sin enhet. Hjälpmedel ingår inte i upphandlingsforum. Hjälpmedel har ett kontinuerligt samarbete med Region Skåne, Landstinget Blekinge och Landstinget Kronoberg. Representanter från landstingen och regionerna träffas för att planera framtida upphandlingar och utbyta erfarenheter. Intervjuer Vi har valt följande upphandlingar för intervjuerna av verksamhetens medverkan i upphandlingsprocessen. Verksamhet Tandvård Hälso- och sjukvård Hjälpmedel Gemensamt Upphandling Dentalt förbrukningsmaterial Ultraljudsutrustning Undertrycksbehandling av sår Dynor POC-datorer Enligt intervjuerna har Upphandlingsforum endast varit sporadiskt aktivt de senaste årem. Alla vi intervjuat känner inte till att forumet finns. Enligt intervjuerna får de som ingår i arbetsgrupperna information om gruppens uppgift, LOU och upphandlingsprocessen, regionens policy och riktlinjer mm. Gruppens medlemmar medverkar i de väsentliga delar som ingår i uppdraget, Region Halland 7 av 12

11 främst kravspecifikation och utvärdering av anbud. Gruppen upphör vanligtvis sedan avtalen är tecknade. Det innebär att uppgiften att övervaka avtalstrohet inte utförs av dessa grupper. Enskilda personer kan dock svara på frågor och informera om avtalen inom sin verksamhet. Beställaransvarig, vanligtvis förvaltningschefer, godkänner förfrågningsunderlag innan annonsering samt skriver under tilldelningsbeslut och avtal. Inom Regionupphandling finns en materialkonsulent. Personen har en bakgrund inom vården och medverkar främst i upphandlingar av sjukvårdsmaterial, förbrukningsmaterial, städtjänster och kemikalier. I dessa fall stöder materialkonsulenten gruppernas arbete med att ta fram kravspecifikationer. I de fall som medicinsk teknik medverkar i upphandlingar är det vanligast att dessa svarar för att ta fram kravspecifikation till förfrågningsunderlaget. Den nyligen inrättade funktionen med inköpscontroller inom Hallands Sjukhus arbetar bland annat med frågor om logistik för förbrukningsmaterial och kartläggning av områden där nya avtalsområden kan bildas för upphandling. Vidare avser deras arbete att leda till att samordningen mellan de tre sjukhusen förbättras när det gäller upphandling och logistik av sjukvårdsmaterial. Funktionen uppges vara en länk mellan verksamhet och upphandling särskilt när verksamheten ska specificera krav i upphandlingar. Inom Hallands Sjukhus finns också två produktsamordnare. Dessa är koncentrerade på frågor om sortiment och kvalitetsuppföljning avsjukvårdsmaterial. Både inköpscontroller och produktsamordnare undersöker och bevakar avtalstroheten för köp av förbrukningsmaterial. Enligt inköpscontroller, har kommunikationen med Regionupphandling förbättrats. Under intervjuerna har framkommit önskemål om att verksamheten utvecklar tydligare beskrivning i beställningarna innan upphandlingsprocessen inleds. Detta skulle kunna vara direktiv från verksamheten inför att anmodan lämnas till Regionupphandling. De arbetsgrupper som bildats uppges fungera väl. Information och genomgång av uppdrag, upphandlingsprocessen och arbetsformer uppges vara tillräcklig. En genomgång sker vid första mötet. De intervjuade medverkar i att utarbeta kravspecifikation och i utvärdering av produkter och anbud. De uppger att stödet från upphandlarna är bra och att upphandlingsprocessen är kompetent genomförd. Det finns alltid en svårighet att bemanna arbetsgruppen med personal från vården. De intervjuade framhåller att kunskaper och engagemang i frågan är väsentlig för att upphandlingen ska kunna tillgodose verksamhetens behov. Efter det att en upphandling är avslutad upphör i regel arbetsgruppen. Enligt uppdragsbeskrivningen ska den som ingår i arbetsgruppen övervaka avtalstroheten och medverka i uppföljningsmöten en gång per år. Det är sällan som uppföljningsmöten genomförs där reklamationer, information och förändringar i avtalen behandlas. I praktiken är det var och en av medlemmarna i arbetsgruppen som själva avgör ambitionsnivån. Region Halland 8 av 12

12 I den samverkan som hjälpmedel har med övriga landsting och region medverkar en upphandlare från Regionupphandling. Enligt intervjuerna är det viktigt att denna medverkan från Regionupphandlingar har god kontinuitet. I dag fungerar detta bra. Personen inom hjälpmedel som samordnar upphandlingar svarar också för att information sprids om nya avtal, hanterar reklamationer och har uppföljningsmöten med leverantörer. De intervjuade från verksamheten uppger att de fått sina behov tillgodosedda genom upphandlingen. Det finns ett undantag som gäller dentalt förbrukningsmaterial där verksamheten inte är nöjd med utfallet och uppfattade att de inte fick gehör för sina önskemål. Upphandlingen inleddes 2010, var föremål för överklagande och gjordes om. I detta fall konstruerades 9 olika varukorgar med de mest frekventa produkterna som bildades för att utvärdera anbuden. Efter den andra omgången av upphandlingen tecknades ett avtal. Tandvården hävde avtalet efter en tid, vilket ledde fram till en förlikning med en kostnad på 3oo 000 kronor exklusive moms. Tandvården har fått bära kostnaden men anser sig inte ha orsakat den. Leverantören har sedan dess höjt priserna med procent. Arbetsgruppen har varit verksam under avtalsperioden med att samla in information. Gruppen har också fått klä skott för det besvär upphandlingen orsakade i verksamheten. Åtgärder för att minska risker för oegentligheter och korruption Uppdragsbeskrivning I uppdragsbeskrivningen för arbetsgrupper, under rubriken sekretess, anges att den som medverkar omfattas av sekretess och tystnadsplikt. Bland annat att sekretess gäller gentemot leverantörer samt att hänvisning ska ske till ansvarig upphandlare om leverantörer ställer frågor som har betydelser för upphandlingen. Intervjuer I den första informationen till arbetsgrupperna sker en genomgång av sekretess. I den checklista som Regionupphandling har för arbetsgruppen finns en punkt om jävsfrågor. Det är få av de intervjuade som anger att bisysslor och jävsförhållanden tas upp. Enligt intervjuerna framhålls vikten att medlemmarna inte deltar i något sammanhang där en leverantör står för kostnaderna. I de fall anbudsgivare ställer frågor till personer i en arbetsgrupp hänvisas alltid till upphandlaren. Inför en upphandling kan arbetsgruppen orientera sig om marknaden, material, produkter och funktioner genom att bjuda in leverantörer och göra studiebesök i andra landsting. I något fall har man noterat att enskild anställd med specialistkunskaper i det dagliga arbetet haft mycket kontakt med leverantör. Region Halland 9 av 12

13 Revisionell bedömning Revisionsfrågorna för granskningen är: Är Driftnämnd Regionservices styrning och uppföljning av upphandlingsprocessen ändamålsenlig? Är Regionstyrelsens styrning av upphandlingsprocessen ändamålsenlig? Vårt svar på den första frågan är att driftnämnden i huvudsak har en ändamålsenlig styrning och uppföljning av upphandlingsprocessen. Denna bedömning är avgränsad till den stödfunktion för upphandlingar som Regionupphandling svarar för enligt Regionstyrelsens uppdrag till nämnden. Vårt svar på den andra frågan är att Regionstyrelsens styrning av upphandlingsprocessen inte är ändamålsenlig. Vi bygger vår bedömning på att Regionstyrelsen brister i ansvaret för den strategiska styrningen av upphandlingsprocessen. Vi lämnar i det följande mer utförliga kommenterar till granskningskriterierna. Ansvarsfördelning i upphandlingsprocessen Regionsstyrelsen ansvarar, enligt fullmäktiges policy, för att styra och följa upp upphandlingsprocessen samt samordna styrelser och nämnder. Enligt granskningen utövar Regionstyrelsen eller regionkontoret inte någon aktiv strategisk styrning av upphandlingsfrågor och har inte behandlat det strategiska ansvaret för upphandlingsfrågor. Regionstyrelsen har gett uppdrag till Driftnämnden för Regionservice att svara för stöd i upphandlingsfrågor. Granskningen visar entydigt att Region Halland saknar en strategisk planering på övergripande nivå i Region Halland och att utvecklingen av upphandlingsfrågor är eftersatt. Placeringen av Regionupphandling i organisationen kan ha bidraget till bristande strategisk fokus. Upphandlingsforum är den funktionen där det kan föras övergripande diskussioner om att utveckla upphandlingsverksamheten. Denna har haft låg aktivitetsnivå, bland annat beroende på chefsbyten inom Regionupphandling. Vi ser positivt på att initiativ tagits till att aktivera Upphandlingsforum i väsentliga frågor för Region Hallands upphandlingsverksamhet. Enligt vår uppfattning bör Regionstyrelsen se över ansvar för, förtydliga uppdrag och sammansättning för Upphandlingsform. Att Hallands Sjukhus inrättat tjänster som inköpscontroller ses som en konsekvens av brister i den strategiska styrningen och det saknats en samordning hos beställaren Halland Sjukhus. Inrättandet av tjänsterna påverkar arbetsfördelning och samverkan mellan verksamhet och Regionupphandling. Lösningen, ur vårt perspektiv är varken rätt eller fel. Frågan bör dock diskuteras på övergripande nivå i regionen. Region Halland 10 av 12

14 Enligt intervjuerna är det inte helt klar uttalat var i Region Halland som uppgiften att förbättra och bevaka avtalstrohet ligger. Dels ingår det i upphandlingsprocessen där upphandlare följer upp avtalstrohet dels ligger det hos inköpcontroller inom Hallands Sjukhus. Vidare har beställaransvarig i verksamheten ett ansvar för avtalet där bland annat uppföljning ingår. Styrning av upphandlingsprocessen Region Hallands policy och riktlinjer för inköp och upphandling är inte omarbetade efter det att stödet för upphandlingsverksamheten fördes över till Driftnämnden för Regionsservice. Enligt vår bedömning bör policy och riktlinjer ses över. Vi ser positivt på att Regionsstyrelsen gett i uppdrag till chefen Regionupphandling att utarbeta direktiv till en översyn. De kommentarer vi lämnat ovan bör beaktas i översynen. I bilaga till inköps och upphandlingspolicyn finns ansvarsfördelning för de som medverkar i upphandling av ramavtal. Vidare finns en uppdragsbeskrivning för de arbetsgrupper som medverkar. Ansvarsfördelning och uppdragsbeskrivning uppfattas vara tydliga och tillräckligt som stöd för en väl fungerande process. Medverkan i upphandlingsprocessen I granskning har vi konstaterat att verksamheten medverkar i upphandlingsprocessen med analys av behov, med underlag för att utarbeta kravspecifikation samt medverkar i utvärdering av anbud och produkter. I huvudsak får verksamheten sina behov tillgodosedda. Hur medverkan av verksamheten ska organiseras framåt bör klargöras i kommande översyn av inköps och upphandlingspolicy. Frågan är föranledd av tillkomsten av inköpscontroller och behovet från verksamheten att kunna ställa genomarbetade krav som underlag i upphandlingar. Till exempel skulle funktionen som inköpscontroller kunna utökas och genom att också representera andra förvaltningar som använder förbrukningsmaterial inom hälso- och sjukvården. Uppdragsbeskrivning för arbetsgruppen är främst utarbetad som stöd för upphandlingar av ramavtal. Driftnämnden Regionservice bör överväga att utarbeta motsvarande uppdragsbeskrivning för objektsupphandlingar. I de objektsupphandlingar som görs kan man också överväga att ställa krav på verksamheten att tydligare ange de behov som ligger till grund för en anmodan om upphandling. Ansvarsfördelningen och roller i genomförandet av enskilda upphandlingar är klargjord. Arbetsgruppens roll under avtalsperioden, efter att en upphandling är avslutad, är beskriven i uppdragsbeskrivningen. Alla arbetsgrupperna är inte aktiva under avtalsperioden. Driftnämnden för regionservice bör diskutera med företrädare för verksamheten på vilket sätt arbetsgrupperna kan fylla en mer aktiv funktion under avtalsperioden. Det finns anledning att se över uppdragsbeskrivningen, bland annat för att anpassa ansvarsfördelning efter att inköpscontroller införts. Region Halland 11 av 12

15 Åtgärder för att minska risker för oegentligheter och korruption Vi har noterat att arbetsgrupperna får information om sekretess som gäller upphandlingsprocessen. Frågan om jäv och bisysslor har inte diskuterats i alla arbetsgruppen. För att göra arbetsgruppen uppmärksam på riskerna kan Driftnämnden för Regionservice överväga att införa en blankett där personer intygar att inga bisysslor eller jävsförhållande föreligger som påverkar den aktuella upphandlingen. Prövningen bör dock ligga hos beställarombudet eller den som utser personer som ska ingå i arbetsgrupperna. Bo Thörn Projektledare Christel Eriksson Uppdragsledare Region Halland 12 av 12