Organisation Individ- och familjeomsorg

Transkript

1 Organisation Individ- och familjeomsorg

2 Metadata om dokument Dokumentnamn Organisation Individ- och familjeomsorg Dokumenttyp Utredning Omfattar Individ- och familjeomsorgen Dokumentägare Verksamhetschef Tomas Ahlin Dokumentansvarig Utvecklare utvecklingskontoret Publicering Beslutad Beslutinsats Arbetsmarknad- och socialnämnden Diarienummer 2017/3180

3 Innehåll 1 Organisation Individ- och familjeomsorg Sammanfattning Syfte Bakgrund Nuvarande organisation Mål Metod Hemmaplanslösningar Fas Hemmaplanslösningar Fas Fortsatta arbetet Mottagning och samordning Service och öppenvård Administration Omvärldsbevakning Jämförelse med andra kommuner Forskning Slutsats Förslag till nämnd Kommande åtgärder Organisation Individ- och familjeomsorg 3

4 1 Organisation Individ- och familjeomsorg 1.1 Sammanfattning Dagens individ- och familjeomsorg (IFO) i Borlänge har utmaningar i att möta Borlängebons behov genom insatser i egen regi. Det har resulterat i att IFO köpt externa tjänster, vilket riskerar att ge/ger sämre förutsättningar för uppföljning och kvalitetssäkring samt innebär höga kostnader. Under årens lopp har enheterna blivit så pass specialiserade inom sina områden att det i vissa situationer kan drabba helhetssynen. Ett stort förändringsarbete är nödvändigt för att klara att möta Borlängebons behov idag och i framtiden, på hemmaplan (där det är möjligt) och i egen regi med en ekonomi i balans. Förändringsarbetet kommer att ta tid då IFO är en organisation med stor tradition, höga specialistkunskaper och med en begränsad ekonomi. Individ- och familjeomsorgen behöver påbörja sin omorganisation genom att i ett första skede organisera all öppenvård och service under en och samma enhet. (Missbruksenhetens nuvarande myndighetsutövning och insatser berörs inte i detta första läge.) Under 2018 fokusera på att integrera enheten för ensamkommande barn i övrig myndighetsutövning och utförande av insatser, samlokalisera IFOs administration under en gemensam chef samt utveckla insatser i egen regi för att få ekonomin i balans. 1.2 Syfte Syftet är att utveckla Borlänges socialtjänst för att möta de som bor i Borlänge idag, och som kommer att bo här i framtiden, på ett bättre sätt än idag med en helhetssyn och med flera insatser i egen regi. 1.3 Bakgrund Socialtjänstens uppdrag är att utreda och bedöma Borlängebons behov av stöd för sin försörjning och för sin livsföring i övrigt. Bistånd kan sedan ges till den som har behov vilka inte kan tillgodoses på annat sätt enligt i huvudsak Socialtjänstlagen, SoL. I särskilda fall utreds och beslutas kring stöd och insatser bland annat enligt LVM och LVU. Beviljade insatser ska i huvudsak kunna ske inom ramen för kommunens egna verksamheter innan insatser utförs av externa vårdgivare eller av andra kommuner. Att ge stöd med insatser i egen regi ger ökad möjlighet för den enskilde att ha kontakter i känd miljö och närhet till sociala kontaktnät. En politisk önskan är att Borlängebons behov i första hand ska kunna tillgodoses i Borlänge. Kommunen har även ett krav på sina verksamheter att ha en budget i balans. Dagens individ- och familjeomsorg (IFO) i Borlänge har utmaningar i att möta Borlängebons behov genom insatser i egen regi. Det har resulterat i att IFO köpt externa tjänster, vilket riskerar att ge/ger sämre förutsättningar för uppföljning och kvalitetssäkring samt innebär höga kostnader. Under årens lopp har enheterna blivit så pass specialiserade inom sina områden att det i vissa situationer kan drabba helhetssynen. Organisation Individ- och familjeomsorg 4

5 1.3.1 Nuvarande organisation Idag har kommunens Individ- och familjeomsorg sex olika enheter; En närmare beskrivning av vilka verksamheter som ingår i respektive enhet idag hittas längst bak i dokumentet. 1.4 Mål Ett enat IFO med Borlängebon i centrum. Den Borlängebo som har behov av stöd via kommunens socialtjänst ska kunna ta emot kvalificerat stöd från kommunens egna verksamheter i första hand. Individ- och familjeomsorgen bör organiseras för att ge medarbetarna bättre förutsättningar att möta Borlängebons behov. Budget i balans genom att minska kostnaderna för köp av externa vårdplatser och andra externt utförda insatser till förmån för utvecklandet av insatser i egen regi på hemmaplan. 1.5 Metod Fas 1 startade i mars 2016 och avslutades i oktober En arbetsgrupp från IFO fick uppdraget att utveckla insatser i egen regi genom öppenvården för barn, unga och familj. Genom detta minska kostnader för externt köpt vård och öppenvård för barn, unga och vuxna i syfte att frigöra resurser till förstärkt öppenvård. Uppdraget var även att minska antalet kontaktpersoner till förmån för tydligare och mer professionella insatser. Fas 2 pågick mellan november 2016 och juni Uppdraget var att hitta förslag på hur IFO skulle kunna organiseras för att ge medarbetare bättre förutsättningar att möta Borlängebons behov på hemmaplan och i egen regi (där detta är lämpligt). I båda faserna har Borlängebons behov av insatser setts över. Man har inventerat vad som finns att tillgå inom den egna regin, vad som inte kan tillgodoses idag och vilka behov av insatser som kan uppstå i framtiden. Faktainsamling har bland annat skett genom diskussioner med medarbetare och kollegor på arbetsplatserna. I fas 2 skickades en enkät Organisation Individ- och familjeomsorg 5

6 ut till samtliga medarbetare inom IFO för att säkerställa att inget av Borlängebonas behov glömdes bort. Enkäten visade samma typer av behov som identifierats i de båda faserna. Det fortsatta arbetet har varit att bearbeta den information som framkommit under fas 1 och Hemmaplanslösningar Fas 1 Arbetsgruppen i fas 1 presenterade följande förslag: - Möte för samarbete ett forum mellan myndighet och öppenvård för att resonerar om möjliga lösningar på hemmaplan innan beslut fattas om att köpa insatser externt - Boendestöd möjliggöra stöd under hela dygnet, då detta saknas idag - Utreda de som anmält intresse för att vara familjehem avsätta resurser för att utreda Borlängefamiljer som anmält intresse om familjehemsuppdrag - Öka fokus på att arbeta hem barnet undvika att placeringar blir längre än nödvändigt - Kvalificerade kontaktpersoner anställa medarbetare för mer kvalificerade uppdrag och på så sätt bättre kunna säkerställa kvalitet och möjlighet att följa upp Hemmaplanslösningar Fas 2 Arbetsgruppen i fas 2 identifierade metoder, insatser, kompetenser som finns inom IFO idag. De konstaterade vilka av Borlängebons behov som IFO tillgodoser idag, vilka som inte kan tillgodoses och behov som kan komma att behöva tillgodoses i framtiden. Ett antal förslag om organisation av IFOs verksamheter togs fram förutsättningslöst. Av underlaget valdes tre alternativa organisationer ut för vidare bearbetning. Organisation Individ- och familjeomsorg 6

7 1.6 Fortsatta arbetet Utifrån de förslag som arbetats fram valdes två alternativa organisationer för fortsatt bearbetning. Under hösten 2017 har alla medarbetare inom IFO (ca 300 st) bjudits in till forum för att diskutera för- och nackdelar med de två förslagen. De har även fått lyfta förutsättningar för och konsekvenser av de olika förslagen. Medarbetarnas synpunkter är en del av underlaget till det slutgiltiga förslaget som presenteras inför nämnd. 120 medarbetare deltog i träffarna. Den operativa ledningen(med enhetschefer, samordnare och 1:e socialsekreterare) fick uppdrag att i arbetsgrupper se över former och arbetssätt för mottagning, formulera förslag på uppdrag för öppenvårdens service, identifiera/formulera vad administration är och att formulera dess uppdrag Mottagning och samordning Medarbetarna ser både fördelar och nackdelar med en gemensam mottagningsenhet. De fördelar som lyftes var i flesta fall till förmån Borlängebon, med bland annat enklare väg in och lättare samordning med en samlad expertis, medan nackdelarna i större utsträckning rör medarbetarna och arbetssätt. Som negativ konsekvens lyftes bland annat risken att specialistkompetensen minskar hos socialsekreterarna, att enheten blir för stor samt svårigheter att rekrytera medarbetare med bred kunskap. Arbetsgrupperna från den operativa ledningen kom enigt fram till att de inte ser något akut behov av att ändra formen för mottagningen i detta läge. Om en gemensam mottagning beslutas enligt något av förslagen så är det en förutsättning att mottagningen finns i nära anslutning till enheterna som de samarbetar med. Detta då det pågår ett vardagligt och ständigt samarbete i ärenden. Socialjour, boendesamordnare och samordnare för barnahus bör då ingå i mottagningsenheten. Oavsett val av organisation för IFO så kommer arbetsgrupperna fram till att en gemensam mottagningsenhet kan fungera som en samordningscentral. En bred kompetens kan då erbjudas när kollegor har en närhet till, och hjälper varandra. Mottagningen kan utse en samordnande enhet eller handläggare för det fortsatta ärendet. I övrigt ser den operativa ledningen att organisationen helst är uppdelad i specialistområden. Det finns en stor oro inför en organisation där myndighetsutövningen sker av generalister då specialistkompetens kan gå förlorad. De ser att en förutsättning för en god samordning är att chefer ställer tydliga krav på samordning och samverkan inom hela organisationen. Tydliga flödesscheman och rutiner behövs med tydliga syften, dagordningar och uppdrag. De behöver även en fysisk närhet till varandra. Organisation Individ- och familjeomsorg 7

8 1.6.2 Service och öppenvård Medarbetarna har ingen gemensam syn avseende om öppenvården och servicen inom IFO ska vara separerad från myndighetsutövningen eller inte. I stora drag önskar de som har gemensamt ansvar för bistånd och insats att detta ska fortsätta medan de som arbetar med delat ansvar ser fördelar i en delning mellan myndighet och utförande av insatser. I avseende om servicen ska organiseras under samma ansvar för biståndsbedömda insatser är frågan lika tudelad. Den operativa ledningens arbetagrupper var oeniga i definitionen av service och stöd, som t ex om rådgivande samtal kan ges utan tidsgräns eller om samtal kan pågå i flera generationer. De är dock eniga om att individuellt anpassade insatser ska föregås av utredning, bedömning och beslut i enlighet med Inspektionen för vård och omsorg, IVO. Arbetsgrupperna uppger att öppenvården över lag borde vara gemensam, med undantag från missbruksenhetens verksamheter. Öppenvården bör finnas på samma ställe, för att enklare samordnas för Borlängebon. De ser gärna att insatssamordnare utses Administration Medarbetarna lämnade mycket få synpunkter kring administrationen och dess organisation. Som fördel nämns en minskad sårbarhet då de lättare kan täcka upp för varandra vid frånvaro. Nackdelen kan vara att det blir längre mellan administratörer och respektive enhet än idag. Administratörernas nuvarande arbetsuppgifter för de olika enheterna samt administrationen för IFOs övergripande behov har kartlagts. Operativa ledningen ser en nödvändighet i att prioritering och begränsning görs för vilka av dessa (eller andra) arbetsuppgifter som ska ingå i uppdraget. Enligt operativa ledningens arbetsgrupper bör administrationen samlokaliseras med en egen chef för att ta till vara deras samlade kompetens och möjliggöra samarbete inom administratörsuppdraget. Dock ser de att enhetsspecifika uppgifter, där specialkompetens är nödvändig, bör behållas på varje enhet. I en samlad administration kan man arbeta i team för att lära av varandra och täcka upp för varandra på ett bättre sätt än idag. 1.7 Omvärldsbevakning Jämförelse med andra kommuner I den egna omvärldsbevakning har IFO letat efter kommuner som har en gemensam mottagningsfunktion. Flera av kommunerna har valt att ha en separat mottagningsfunktion vad gäller ekonomisk bistånd, ofta beroende på att ekonomiska bistånd och övrig IFOverksamhet hanteras inom olika förvaltningar eller under olika nämnder. Sammanfattningsvis beskriver kommunerna ungefär liknande arbetsuppgifter inom ramen för gemensam mottagning. De ger råd och stöd, tar emot ansökningar, anmälningar, gör skyddsbedömningar och förhandsbedömningar i alla nya anmälningar. Anmälningar i pågående ärenden lämnas till utredningsgrupperna. Vissa mottagningsgrupper håller kvar ärenden vid hög belastning i utredningsgrupperna, en del gör kortare utredningar. Funktionen utåtriktat arbete med information till samarbetspartners, ligger inom ramen för mottagningsgrupperna. Mottagningsgrupperna sitter samlokaliserade och de mottagningsenheter som inte är samlokaliserade med utredningsgrupperna ser det som en brist. Alla handlägger alla typer av ärenden. Det vanliga är att ekonomiskt bistånd har en separat mottagningsfunktion. Organisationerna ser olika ut vad gäller innehåll av andra funktioner än mottagning. I enheten kan barnahussamordnare, socialjour, förebyggandeteam och krisstöd ingå. Ingen av kommunerna har gjort någon utvärdering men det som beskrivs som vinster är att utredningsenheterna kan utreda och följa upp Organisation Individ- och familjeomsorg 8

9 placeringar mm och inte behöver hantera det inflöde som hela tiden finns, att mottagningsenheten blir en gallringsfunktion. Dit kommer alla frågor och de kan direkt hänvisa vidare, en del behöver bara information, en del kan man avstyra genom att under en tid ha kvar ärendet i mottagningen under tiden som de aktiverar BUP, LSS, äldreomsorg, socialpsykiatri osv. En kommun beskriver att de upplever en ökad service till klienterna jämfört med innan Forskning Institutionen för socialt arbete i Umeå, vid Umeå universitet, publicerade 2010 en avhandling Skilda världar specialisering eller integration i socialtjänstens individ- och familjeomsorg (Marek Perlinski). Avhandlingen fokuserar på hur socialtjänsten har organiserat sig under de senare åren där man gått från att professionen arbetar som generalister till att bli uttalade specialister. Avhandlingen avslutas med en diskussion om hur IFO bör organiseras. utveckling harmonierar med den tilltagande specialiseringen inom svensk individ- och familjeomsorg, och kommer antagligen få ytterligare skjuts när nya lagar om särskild kompetens inom vissa arbetsområden, främst barnaskyddsärenden, får genomslags ute i kommunerna. (Perlinski, Umeå 2010, sid 81) Ändå är slutsatsen i avhandlingen att integrerad IFO-organisation är att föredra framför andra organisationsformer. Det är i den integrerade organisationen som helhetsperspektivet på klienten har störst möjlighet att förverkligas. Det förefaller mycket svårt att framgångsrikt bygga in helhetsperspektiv i en i grunden specialiserad organisation, d.v.s. oavsett typ av specialisering. Helhetsperspektiv kan bara förverkligas i den individuella relationen mellan klient och en kunnig och generalistiskt utbildad socialarbetare. I en sådan relation öppnas möjligheten för att socialarbetarens hela professionella kompetens kommer till användning. (Perlinski, Umeå 2010, sid 82) 1.8 Slutsats Ett stort förändringsarbete är nödvändigt för att klara att möta Borlängebons behov idag och i framtiden, på hemmaplan (där det är möjligt) och i egen regi med en ekonomi i balans. Förändringsarbetet kommer att ta tid då IFO är en organisation med stor tradition, höga specialistkunskaper och med en begränsad ekonomi. Det har visat sig att den höga specialiseringen inom socialtjänstens område har bidragit till att Borlängebon kan ha ärenden öppna hos flera olika enheter samtidigt. Vid aktualisering inom flera delar av organisationen kan behov bli svåra att tillgodose om gränserna mellan enheter är för skarpa. Individ- och familjeomsorgen bör gå mot en mer integrerad organisation, med högre generalistkompetens, för att möta Borlängebon med högre grad av helhetssyn. För att komma till rätta med den problematik som kan uppstå, och förhindra att det uppstår, så föreslås att förändringsarbetet görs i flera steg. I det första steget föreslås åtgärder där effekten även bör ge bättre balans i ekonomin. Förändringsarbetet måste fortsätta, med nuvarande utredningar, förslag och underlag som arbetsmaterial och beslutsunderlag. Stegvis förändring kan även innebära bättre förankring. De risker/nackdelar, som rör organisationsförändringen, som framkommit i träffarna med medarbetarna och genom den operativa ledningsgruppens arbetsgrupper behöver lyftas in i en risk- och konsekvensanalys. Individ- och familjeomsorgen behöver påbörja sin omorganisation genom att i ett första skede organisera all öppenvård och service under en och samma enhet (ej missbruk), med uppdrag att utveckla insatser i egen regi för att få ekonomin i balans. EKB integreras i nuläget till den nya enheten. sutövningen inom EKB kan på sikt överföras till BoU Organisation Individ- och familjeomsorg 9

10 när frågor om hur IFOs ekonomi påverkas av ersättningsnivåer och antal placerade ungdomar blivit mer tydligt. I takt med att placerade via EKB minskar så blir uppdraget till enhetschefer för BoU och den nya enheten att samnyttja EKBs myndighetsresurser. Syftet är att minska konsultkostnader för BoU. (Missbruksenhetens nuvarande myndighetsutövning och insatser berörs inte i detta första läge.) Socialjouren, som till viss del redan är integrerad i BoU genom samordnade av insatser, organiseras tillsammans med BoU för att ytterligare öka samarbetet mellan enheterna. Organisationen för administration och ledningsstöd är inte självklar. Ett förbättringsarbete är dock nödvändigt och att samordna alla administratörer under en ansvarig chef bedöms vara en åtgärd som stärker administratörens roll och arbetsmiljö. I väntan på det fortsatta arbetet bör ansvaret mellan cheferna fördelas utifrån nuvarande storlek på enhet. En närmare beskrivning av vilka verksamheter som kommer att ingå i respektive enhet hittas längst bak i dokumentet Förslag till nämnd Uppdrag ges till verksamhetschef att fortsätta arbeta för en förändrad organisation av IFO, för att ge medarbetarna bättre förutsättningar att möta Borlängebons behov. Samla all öppenvård och service (utom missbruksenhetens insatser) under en ansvarig enhetschef. Enhetschefen får uppdrag att utforma denna organisation från årsskiftet 2017/ Kommande åtgärder Efter beslut i nämnd kommer fortsatt arbete med IFOs organisation att ske med befintligt, och eventuellt tillkommande, underlag. Den nya enheten får i uppdrag att intensifiera arbetet med att starta upp insatser i egen regi med bland annat boendestöd, boenden och andra insatser som är svåra att tillhandahålla idag. Under 2018 ge enhetschefer för socialjour och BoU i uppdrag att utforma ett förslag hur socialjouren och BoU ska organiseras tillsammans. Under 2018 ge enhetschefer för den nya enheten och BoU i uppdrag att utforma förslag till organisation för myndighetsutövningen i den nya enheten (tidigare EKB). Organisation Individ- och familjeomsorg 10

11 Under 2018 ge enhetschefer för FÖRE och missbruksenheten i uppdrag att utforma förslag för hur och när administratörer och ledningsstöd inom IFO ska omorganiseras. Genomlysning av processer och ansvar kommer att utgå från systemsyn och Borlänge kommuns värdegrund. Förändringsarbetet behöver genomföras med stöd av kommunens utvecklingskontor, HRkontor och i samverkan med fackliga organisationer. De synpunkter som har lämnats genom träffar med medarbetare och i arbetsgrupper som rör arbetssätt inom och mellan enheterna kommer att hanteras i nästa steg då organisationens första steg är beslutad. Risk- och konsekvensanalyser kommer att upprättas efter hand som förändringar beslutas. Organisation Individ- och familjeomsorg 11

12 Dagens organisation Socialjour FÖRE Barnahus ligger direkt under Verksamhetschef Missbruk Öppenvård Missbruk EKB Öppenvård EKB BoU Öppenvård BoU Socialjour - Socialjour Ca 5 personer FÖRE - sutövning FÖRE - Budget- och skuldrådgivning - Administratörer Missbruk - sutövning missbruk - Öppenvård missbruk, bistånd och service - Bostad först - SIG - Avhopparverksamhet - Ex-it (missbruk unga) - Familjerådgivningen - Utslusslägenheter - Mjälgavägen - Thenstedtsgatan - Boenden - Härberget (akutboende) - Bostället - HVB (nystartat) EKB - sutövning EKB - Boendebehandlare - Boenden - Active Stay - Dalagatan - Talgoxen - Ritagatan - Akutboende - Hemmabehandling BoU - sutövning barn - sutövning unga - Familjehem - Familjerätt - Familjevåldsteam (delvis) Öppenvård barn och unga - Öppenvård barn och unga, bistånd och service - Familjevåldsteam (delvis) Ca 56 personer Ca 46 personer Ca 41 personer Ca 47 personer Ca 15 personer

13 Framtida organisation Barnahus ligger direkt under Verksamhetschef FÖRE Missbruk Öppenvård Missbruk BoU Nya enheten FÖRE - sutövning FÖRE - Budget- och skuldrådgivning Missbruk - sutövning missbruk - Administratörer - Öppenvård missbruk, bistånd och service - Bostad först - SIG - Avhopparverksamhet - Ex-it (missbruk unga) - Familjerådgivningen - Utslusslägenheter - Mjälgavägen - Thenstedtsgatan - Boenden - Härberget (akutboende) - Bostället - HVB (nystartat) BoU - sutövning barn - sutövning unga - sutövning EKB - Familjehem - Familjerätt - Familjevåldsteam (delvis) - Socialjour Nya enheten - Öppenvård barn och unga, bistånd och service - Familjevåldsteam (delvis) - Boendebehandlare - Boenden - Active Stay - Dalagatan - Talgoxen - Ritagatan - Akutboende - Hemmabehandling Ca 49 personer Ca 53 personer Ca 63 personer Ca 45 personer