Intern kontroll Individ- och familjeomsorgen 2016 resultat och analys

Transkript

1 Individ och familjeomsorgen Intern kontroll Individ- och familjeomsorgen 2016 resultat och analys Intern kontroll - Kontrollområden Kontrollområdena framgår av nämndplan för Arbetsmarknads- och socialnämnden Kontrollerade områden valdes efter riskanalys genomförd under oktober 2015 av individ- och familjeomsorgens ledningsgrupp. Ej verkställda beslut inom IFO (antal). EKB (ensamkommande barn och unga) enhetens vårdkedja (antal insatsbeslut HVB/familjehem/konsulentstödda familjehem, antal tillgängliga HVB-platser) Personalomsättning barn- och ungdomsenheten (antal som börjat/slutat 2016, antalet aktuella vakanser, antalet genomförda avslutningssamtal, antalet sjukskrivningar) Bilagor Bilaga 1: rutin rapportering av ej verkställda beslut.

2 1. Bakgrund 1.1 Ej verkställda beslut Beviljade insatser enligt socialtjänstlagen (SoL) och lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) ska verkställas senast tre månader efter beslut. Kommuner är skyldiga att anmäla till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) om insatser inte verkställs inom denna tidsram. Arbetsmarknads- och socialnämnden ska på motsvarande sätt också rapportera om en insats har avbrutits och inte verkställts på nytt inom tre månader. En gång per kvartal ska nämnden inkomma med en rapport till IVO. Rapporten innefattar såväl övergripande information som enskilda individrapporter. Om IVO bedömer att den enskilde har fått vänta oskäligt länge på att ett beslut ska verkställas kan myndigheten ansöka om utdömande av en särskild avgift hos förvaltningsrätten. 1.2 EKB vårdkedjan Under 2015 hade situationen i omvärlden lett till att antalet ensamkommande barn- och unga i Borlänge ökat markant. Individ- och familjeomsorgen hade svårt att tillgodose antalet boendeplatser och tvingades använda sig av vårdföretag i rekryteringen av familjehem. I denna situation fanns både en risk att barnens behov inte skulle tillgodoses och en risk att kostnaderna inte skulle utvecklas i linje med en god ekonomisk hushållning. Mot bakgrund av detta beslutade Arbetsmarknad-och socialnämnden att en kommunal HVB verksamhet skulle byggas upp, ett uppdrag som gavs verksamhetschef för EKB i april EKB enheten byggdes upp under hösten Enhetens uppdrag innefattar ansvar för vårdkedjan från myndighetsutövning, boende och utslussverksamhet. 1.3 Personalomsättning Barn- och ungdomsenheten Nationellt, regionalt och lokalt i Borlänge kommun har det de senaste åren blivit allt svårare att rekrytera och behålla till barn- och ungdomsenheter. Svårigheterna avser framförallt som arbetar med att utreda och tillsätta och följa upp insatser kring barn och ungdomar. Under 2015 slutar barn- och ungdomsenhetens enhetschef, tre 1:e och flertalet och det finns en oro för hur enheten, om detta fortgår, ska kunna bedriva en rättssäker verksamhet. För att säkerställa rättsäkerheten har enheten under 2015 tvingats anställa konsultpersonal på både socialsekreterar- och chefstjänster. Nuvarande enhetschef startade sin tjänst i april 2016 och i började biträdande enhetschef sin tjänst. 2. Metod 2.1 Ej verkställda beslut Information om ej verkställda beslut har samlats in från datasystemet VIVA och i dialog med berörda enheter i samband med årets kvartalsvisa rapporteringsskyldighet till IVO. Kompletterande intervju med biträdande enhetschef på barn- och ungdomsenhetens har genomförts. Intern kontrollen redovisar en sammanställning av ej verkställda beslut från de två första kvartalen De två kvarvarande kvartalen rapporteras nämnden i november EKB vårdkedjan Information om antal insatsbeslut i respektive boendeform har inhämtats från datasystemet VIVA. Kompletterande intervju har genomförts med 1:e på EKB enheten. Tillgången av platser som förutsättning för en fungerande vårdkedja kartläggs utifrån verksamhetens perspektiv, inga enskilda ärenden har följts upp. 2.3 Personalomsättning Barn- och ungdomsenheten et som börjar/slutar, antalet vakanser och antal avslutningssamtal har samlats in i dialog med enhetschef barn- och ungdomsenheten och HR avdelningen i Borlänge kommun. Samlat innehåll av avslutningssamtal har getts av enhetschef på barn- och ungdomsenheten. Kompletterande intervju har genomförts med biträdande enhetschef på barn- och ungdomsenheten.

3 3. Resultat 3.1 Ej verkställda beslut Första kvartalet /1 31/ Första kvartalet 2016 fanns sju stycken ej verkställda beslut. Av dessa gäller fem ärenden och två ärenden kontaktperson. Ålder (år) Beslutsdatum Typ av insats/bistånd Tid som vid kontrolltillfället hade förflutit från beslutsdatum Anledning till ej verkställt beslut Kontaktfamilj 6 månader Ej hittat Kontaktfamilj 6 månader Ej hittat Kontaktfamilj 5 månader Ej hittat Kontaktfamilj 5 månader Ej hittat Kontaktfamilj 5 månader Ej hittat Kontaktperson 4 månader Ej hittat kontaktperson Kontaktperson 4 månader Ej hittat kontaktperson Åtgärder Handläggare har kontinuerlig Barn och ungdomsenhetens familjehemsteam arbetar med att utreda er, kontaktpersoner och familjehem. Av rapport till nämnd i april 2016, diarienummer 2015/35861, framkommer att på grund av hög arbetsbelastning inte kunnat utreda i samma takt som behovet av er/kontaktpersoner uppstått. Detta tillsammans med svårigheter att hitta a personer till uppdragen har resulterat i att beslut ej verkställts och överskridit tidsgränsen på tre månader.

4 Andra kvartalet /4 30/ För andra kvartalet 2016 fanns inga ej verkställda beslut att rapportera. Kompletterade intervju Anne Holten, biträdande enhetschef Barn- och ungdomsenheten Det huvudsakliga skälet till att samtliga sju ej verkställda beslut kunde verkställas innan andra kvartalets rapportering är att enheten köpt in konsultpersonal. Rutin Det finns en uppdaterad rutin för inrapportering av ej verkställda beslut (bilaga 1). 3.2 EKB vårdkedjan Insatsform för samtliga aktuella ärenden EKB enheten insatsbeslut HVB och utslussboende insatsbeslut familjehem (kommunala) insatsbeslut familjehem (kommunala) i barnets nätverk Samtliga siffror ovan avser ett specifikt tillfälle i. insatsbeslut familjehem (konsulentstödda) Samtliga aktuella ärenden på EKB enheten Specificerat HVB placeringar platstillgång Borlänge kommun placerade barn och unga Platser Active stay Erlandsforsgården Thenstedsgatan Utsluss Extern vård utifrån barnets behov (+ 4 fristående lägenheter) (+ 4 fristående lägenheter) Samtliga siffror på placeringsantal ovan avser ett specifikt tillfälle i. Sammanlagt antal 2 81 (79 utan externt vårdbehov) Ej relevant 94 Sammanfattning av kompletterande intervju, Pernilla Svensson, 1:e EKB Läget inför 2016: Under 2015 kunde det hända att flera barn och ungdomar ankom dagligen och det var då utmanande att upprätthålla vårdkedjan. Ibland var det svårt att hitta en plats för barnen att bo överhuvudtaget, även om man vände sig till konsulentstödda verksamheter. Nuläget: Enheten har idag god tillgång på HVB platser. Enheten har idag tillgång till familjehem, tillgången skulle dock ej bedömmas som god då det inte finns någon bank av familjehem att tillgå. Plats på familjehem kan dock med hög sannolikhet erbjudas om ett sådant behov uppstår.

5 Från och med 1/ kommer ett nytt ersättningssystem till kommunerna träda i kraft. Detta innebär att Regeringen vill styra om kommunerna till att använda sig mer av kommunala familjehem på egen ort. Om kommunen inte kan erbjuda familjehem i den egna kommunen måste en överenskommelse med annan kommunen upprättas vilket antas bli en administrativ börda. Utifrån detta bedöms behovet av att rekrytera familjehem till en så kallad familjehemsbank vara av stor vikt för att undvika placeringar i andra kommuner. Det finns idag ingen oro för hur enheten ska kunna tillgodose barns grundläggande behov i form av en trygg boendeplats. Enheten har nu byggt upp en verksamhet med hela vårdkedjan från myndighet till HVB och utsluss. Verksamheten har idag 52 lediga platser av totalt 185 platser enligt avtalet med migrationsverket om hur många placeringar Borlänge kommun ska ta emot. Lag och föreskrifter: Enheten har under hela 2016 kunnat tillgodose barnens grundläggande behov och följa de lagar, föreskrifter och riktlinjer som styr verksamheten. Konsulentstödda verksamheter: I nuläget arbetar enheten med att, i samtliga fall där det är möjligt utifrån barnets behov, jobba hem barn som är placerade i konsulentstödda verksamheter till kommunala HVB eller familjehem. Hittills har enheten placerat om 46 av 80 barn och ungdomar till kommunala alternativ. Målet är att fortsätta detta arbete med fem barn i månaden. Syftet med detta är delvis en god ekonomisk hushållning men också ett långsiktigt perspektiv utifrån barnets bästa då kommunens utslussboende och stöd finns i Borlänge. 3.3 Personalomsättning barn- och ungdomsenheten som börjat under 2016 som slutat under 2016 et vakanser vakanser 1e avslutningssamtal (hittills 2016) sjukskrivningar ,5 1 (av 5 team) 3 2 heltid, 2 halvtid Sammanfattning av vad som framkommit i genomförda avslutningssamtal 2016 En upplevd hög arbetsbelastning Önskan om mer introduktion, stöd och styrning Önskan om uppskattning/förmåner; kompetensutveckling och friskvård. Önskan om fokus på basverksamheten innan utvecklingsarbeten/projekt Nöjda med trivsel, kollegor och ett hjälpsamt klimat på arbetsplatsen Sammanfattning av kompletterande intervju med biträdande enhetschef Anne Holten och enhetschef Lotta Olsson Just nu genomförs ett omfattande arbetsmiljöarbete på enheten där bland annat arbetsmiljöhjulet implementeras. Intervjuer görs med samtlig personal om deras hälsoläge och deras tankar om situationen på enheten. Syftet med intervjuerna är att skapa en attraktivare arbetsplats, att ta vara på personalens kunskap och tidigt upptäcka stödbehov om sådana finns. Det handlar om att ta vara på personalens åsikter medan de arbetar kvar istället för att det endast sker i form av avslutningssamtal.

6 Personalsituationen på enheten upplevs ej som helt stabil men som bättre än tidigare. Inhyrda konsulter finns kvar men inte i samma utsträckning som tidigare under året. Det har under 2015 och 2016 varit svårt att rekrytera såväl behöriga som 1:e. De nyrekryteringar som görs är ofta personer som är unga och nya i yrket. Många erfarna söker sig till privata alternativ där det är svårt att konkurera avseende lön och förmåner. Hösten 2016 började två medarbetare på nytillsatta tjänster, biträdande enhetschef och metodstödjare. I och med skapandet av ett nytt team på enheten, antivåldsteamet, behålls 1:e tjänsterna i barn och ungdomsgrupp vilket resulterar i mer arbetsledarstöd; färre per 1:e.

7 4. Analys 4.1 Ej verkställda beslut Under våren 2016 finns ett flertal ej verkställda beslut på barn- och ungdomsenheten, dessa hade samtliga verkställts sommaren 2016 och inga nya ej verkställda beslut hade tillkommit. Utifrån att det finns ett upparbetat arbetssätt, en ansvarig rapportör och en uppdaterad rutin har inget framkommit som tyder på att brister finns i själva inrapporteringen. Enheten berättar om svårigheter att hitta a uppdragstagare och en hög arbetsbelastning som skäl till att kontaktpersoner/er ej kunnat tillsättas inom tidsramen. En beskrivning som också kan ses i ljuset av den information som framkommit under punkt tre, personalomsättningen på barn- och ungdomsenheten. Uppkomna brister bedöms utifrån detta vara en del av en personalsituation som påverkar enheten i sin helhet. Det bedöms inte finnas något skäl att föreslå riskreducerande åtgärder specifikt kring arbetssättet med ej verkställda beslut. Avvikelser Att sju insatser inte kunnat verkställas inom tidsramen tre månader. Samtliga insatser är nu verkställda. 4.2 EKB vårdkedjan Insamlad information ger en bild av att läget på EKB enheten förändrats under Enheten kan idag erbjuda ensamkommande barn och unga som kommer till Borlänge en vårdkedja i egen regi. Enheten har byggt upp en kommunal HVB verksamhet. Det finns i nuläget ingen oro för att ej ha boendealternativ att erbjuda eller för att bli beroende av vårdföretag. Intern kontrollen har således ej kunnat identifiera några avvikelser i vårdkedjeprocessen under Personalomsättning Barn- och ungdomsenheten Att 15 personer börjat under 2016 på enhet med 43anställda (samtliga tjänster) visar att mer än en tredjedel av medarbetarna valt att lämna arbetsplatsen under Under 2016 har fler medarbetare börjat (15) än slutat (7) på enheten vilket skulle kunna visa på en viss positiv trend även om personalgruppen är fortsatt rörlig. Oavsett antal vakanser och antal nyanställda påverkar personalomsättningen idag enhetens verksamhet och kvarvarande personal. En ofullständig bemanning över tid kan riskera rättssäkerhet, försämra arbetsmiljön och försvåra verksamhetens möjlighet att fullfölja sitt uppdrag. Genomförda åtgärder Konsultpersonal har används för att säkerställa rättssäkerhet för barn och unga. Hösten 2016 anställs metodstödjare och biträdande enhetschef. Färre per 1:e i och med skapande av antivåldsteam. Hösten 2016 inleder enheten ett omfattande och systematiskt arbetsmiljöarbete. Avvikelser Fortsatt personalomsättning under 2016 Riskreducerande förslag Stärkt introduktion och strukturerat stöd till nyanställda (påbörjat i form av anställning av metodstödjare med bland annat detta uppdrag). Utökat stöd till enhetschef och 1:e i syfte att skapa förutsättningar för en stabil personalsituation på dessa positioner. (delvis genomfört i form av anställning av biträdande enhetschef hösten 2016 och påbörjat i och med beslut om att 1:e ska deltaga i kommunens utbildning i MCU (Medarbetardriven chefsstödd utveckling). Fortsatt uppföljning av personalsituationen till ledningsgrupp för Individ- och familjeomsorgen och i kommunens intern kontroll för 2017.