Redovisning av allmänna handlingar. översikt

Transkript

1 [Skriv text] Byggnadsnämnden reviderad översikt Stödprocesser gäller t o m 2008 sid Kärnprocesser myndighetsspecifika sid NÄMND 1 VERKSAMHETSSYSTEM 6 FÖRVALTNINGEN 2 PROJEKT/UTREDNINGAR 2 FASTIGHETSBILDNING 6 KVALITETS- OCH MILJÖLEDNING 2 Lantmäteriförrättning 6 INFORMATION 3 Fastighetsplan 7 STATISTIK 3 Gränsvisning 7 JURIDIK 3 Värdeintyg 7 HANTERING / REGISTRERING AV 4 Samråd 7 ALLMÄN HANDLING IT 5 UPPDRAG 7 REMISSER OCH ENKÄTER 5 Plan- och byggservice 7 LOKALER / UTRUSTNING 5 Lägeskontroll 8 PERSONAL Se resp. Kart- och GIS-uppdrag 8 EKONOMI Redovisningsplan Mät- och beräkningstjänst 8 GEOGRAFISK INFORMATION 9 Ortnamn Referenssystem 9 10 Lägenhetsregister 10 Gis-samordning 10 Observera att fr o m finns gemensamma redovisningsplaner för samtliga generella stödprocesser (dvs även för huvudgrupperna protokoll, organisation och lokaler/utrustning). Den nya redovisningsplanen heter Gemensamma administrativa processer. Sedan tidigare finns redovisningsplaner för medarbetarområdet (personal) samt för ekonomiområdet. Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens beständighet och som skyddar handlingen mot obehörig åtkomst och skada. Tillgång till digitala handlingar regleras bl a genom behörighetsnivåer och loggfunktioner, som anpassas efter handlingarnas innehåll. Motsvarande skydd för pappershandlingar uppnås genom i brand- och stöldsäkra arkivlokaler eller -skåp.

2 [Skriv text] Ansvar och av handlingar Förvaring av fysiska handlingar (pappershandlingar) sker hos Diariet; den tjänsteman som registrerar och förvarar ärenden och handlingar som hör till ärenden (pappershandlingar som diarieförs digitaliseras). Samordnad process; den förvaltning/enhet/tjänsteman som ansvarar för den samordnade processen (rekrytering, rehabilitering, personalakt), oavsett ursprungsförvaltning. Chef; (gäller originalhandlingar av betydelse som inte ska förvaras på annat sätt, t ex kvitton, vissa protokoll). För överlämnande av handlingar till stadsarkivet och eventuell gallring ansvarar den som förvarar handlingen. Överlämnande av handlingar som ska bevaras kan ske då minst tre kalenderår passerat. Förvaring av digitala handlingar sker hos I verksamhetssystem (hos Staden eller hos leverantören) eller i Lokal lagring på enhet på H: ( Mina dokument ) eller G: ( Gemensamt ). Extern lagringsenhet (USB-minne eller hårddisk). För överlämnande av elektroniska handlingar till stadsarkivet och eventuell gallring i verksamhetssystem ansvarar normalt objektsförvaltaren och för handlingar som lagras på H: och G: ansvarar den som skapat handlingen eller en av förvaltningen särskilt utsedd person. Gallringsfrister hur länge ska handlingarna finnas kvar? Att gallra betyder att förstöra allmänna handlingar. För att handlingar (digitala eller i papper) ska få förstöras måste den finnas med i redovisningsplanen. Gallringsfrist kan vara: Vid inaktualitet Innebär att informationen kan gallras då den inte längre behövs för verksamhetens behov. 1 år, 3 år, 10 år Innebär att informationen ska finnas kvar i 1, 3 eller 10 kalenderår efter det år informationen skapades. Innebär att informationen ska finnas kvar för all framtid. Förvaring systematiskt eller i diariet innebär att handlingarna skall vara ordnade och märkta så att de enkelt kan hittas. t förvarade handlingar kan vara strukturerade t ex i nummerordning, alfabetiskt eller efter ett objektsnamn. Filer, dokument, pärmar och mappar i katalogstrukturer ska ha en tydlig namnstandard för att kunna återsökas. Diarieförda handlingar kan återsökas genom ärendehanteringssystemet Ciceron. En tydlig och standardiserad ärendemening i kombination med andra sökbegrepp är avgörande för god sökbarhet. Observera att offentliga allmänna handlingar av rutinmässig karaktär och av ringa betydelse för verksamheten inte behöver diarieföres och kan gallras vid inaktualitet (ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m)

3 [Skriv text] Hantering och registrering av vissa handlingstyper Avtal, överenskommelser och kontrakt etc Avtal eller överenskommelser (avsiktsförklaringar, uppgörelser, kontrakt) ska klassificeras i den process de tillhör. Detta gäller även påföljande avtalshantering som t ex uppsägning av avtal. Avtal som ingår i en upphandling ska registreras i upphandlingsärendet. En upphandling registreras i den nämnds diarium ärendet tillhör (även om Servicepartner utför upphandlingen på uppdrag). Man kan använda fältet dokumenttyp för att märka upp ett avtal om det inte framgår av t ex en ärendemening. Nedan följer några exempel på vanliga avtalstyper för att förtydliga tankesättet: Avtal som resultat av upphandling Genomföra upphandling Samverkansavtal (fackligt) Samverka och förhandla Serviceavtal kopiator eller andra kontorsmaskiner Hantera inventarier Hyresavtal/kontrakt byggnad/lokal/lägenhet Inhyrning eller Uthyrning Avtal vid extern samverkan Extern samverkan (nämnd/styrelsenivå) eller 2.x.0. Inom varje verksamhetsområde som börjar på 2 och slutar på 0, t ex 2.2.0, osv, ingår extern samverkan. Vid övrig samverkan se 3.0.2, osv. Projekt och utredningar Ett projekt ska klassificeras på den process projektet rör (inom den verksamheten). Handlingar i ett projekt följer av projektmodellen Pejl. Projektet registreras i den nämnds diarium som ansvarar för projektet (Servicepartner kan utföra projekt på uppdrag). Projekt som är övergripande för hela staden har en särskild referenskod. Sådana projekt klassificeras t ex på Verksamhetsutveckling. För att förbättra sökningen kan ordet projekt ingå i ärendemeningen eller som ett val i fältet dokumenttyp. Allmänt, övergripande, korrespondens etc Handlingar som i redovisningsplanen rör en övergripande fråga ska klassificeras på den process den tillhör. Även sådan som rör kontakter med allmänheten eller är benämnt korrespondens. Styrande dokument För styrdokument beslutade av fullmäktige, kommunstyrelse eller nämnd/styrelse (även bolagsstämma för bolag) används klassreferens T. ex vision, verksamhetsidé, policys, riktlinjer, handlingsplan, arbetsordning etc. Övriga styrdokument som ska bevaras klassificeras utifrån vilket verksamhetsområde de berör. För stödjande verksamheter används de beteckningar som slutar på 0, d v s osv. För kärnverksamheter används 3.0.1, osv. Övriga styrdokument kan t. ex röra sig om lokala handlingsplaner, rutiner, instruktioner, manualer etc.

4 Västerås stad 1 Byggnadsnämnden , reviderad Sid 1-5, se gem. plan för adm process er Ämnes -kod STÖDPROCESSER Klass referens 101 KOMMUNFULLMÄKTIGE OCH KOMMUNSTYRELSEN, övergripande 5) Kommunfullmäktiges protokoll med register Tryck, video Kommunstyrelsens protokoll med register Arbetsgivardelegationens protokoll I registret ingår förteckning över motioner, interpellationer, fråga Delegeringsbeslut, förteckning Ligger som protokollsärende. Ordförandebeslut Ligger som protokollsärende. Förteckning, förtroendevalda Varje förändring dokumenteras NÄMND, övergripande 5) Nämndens protokoll Arbetsutskott, Utskott Presidium Beredning etc Bilagor till protokollen ingår normalt i de diarieförda handlingarna och ska ej förvaras separat. Kallelse / dagordning bevaras om register ej finns. Nämndens delegeringsbeslut med bilagor 002 Reglemente Delegerings- och beslutsordning, attesträtt Arbetsordning

5 Västerås stad 2 Byggnadsnämnden , reviderad Ämnes -kod Verksamhetsidé, verksamhetsplanering Mål- och handlingsprogram, policies (övergripande) Klass referens Val, avsägelse Förteckning, förtroendevalda Varje förändring dokumenteras 101 FÖRVALTNINGEN, övergripande frågor 5) T ex Verksamhets- och årsberättelser Minnesanteckningar/protokoll Ledningsgrupp motsv Minnesanteckningar/protokoll Kontorsmöten, arbets- och projektgrupper Minnesanteckningar/protokoll Samverkans- och samarbetsorgan MBL-protokoll (021) Skyddskommitté Organisationsschema, organisatoriska förändringar Föreskrifter, instruktioner (t ex brand och bombhot) Not PROJEKT/UTREDNINGAR, övergripande frågor 5) Vid diarieföring anges ärendets ämnesbeteckning. 013 KVALITETSARBETE, MILJÖ- OCH KVALITETS- LEDNING, HANDBÖCKER övergripande frågor Vision och verksamhetsidé, kvalitetsarbete Policydokument 5)

6 Västerås stad 3 Byggnadsnämnden , reviderad Ämnes -kod Klass referens Rutiner (miljö- och kvalitetsledning) Vid större förändringar sparas tidigare version Författningar, planer, handbok (miljö- och kvalitetsledning) Interna revisioner (miljö- och kvalitetsledning) Vid inaktualitet Externa revisioner (miljö- och kvalitetsledning) 10 år Se not 014 INFORMATION, övergripande frågor 5) Intern information 1 år Extern information, tryck etc Egna broschyrer, informationsmaterial bevaras i ett exemplar. Egna broschyrer, informationsmaterial bevaras i ett exemplar. Webbsidor, hemsidor Uttag sker 2 ggr/år eller vid större förändringar Annonser / annonsunderlag 1 år 012 Not STATISTIK, övergripande 5) Ärendespecifikt framtagen statistik återfinns på resp ämne JURIDIK, övergripande frågor 5) Kontrakt, avtal (externa) Överenskommelser, avtal (interna) Polisrapporter, stöld- och skaderapporter 3 år Försäkringsfrågor Skade- och ersättningsfrågor Revisioner Vid upphandling, se rubrik Upphandling/inköp

7 Västerås stad 4 Byggnadsnämnden , reviderad Ämnes -kod Klass referens 006 HANTERING / REGISTRERING AV ALLMÄN HANDLING, övergripande frågor 5) Verksamhetssystem (Redovisningsplan) Vid inaktualitet Upprättas enligt Arkivlagen, 6 Stadsarkivet bevarar arkivexemplar av varje version Diarium (handlings- och ärenderegistrering) rubrik Rapporter ur systemet Registrerade ärenden i kronologisk ordning efter diarienummer Rapporter ur systemet Registrerade ärenden efter ämnesplanen Ärendeblad / Granskningsblad (registrerade uppgifter i/om ärendet med alla händelser) Bevaras digitalt. Om digital arkivering ej sker skall listor bevaras som pappersutskrift. Bevaras digitalt. Om digital arkivering ej sker skall listor bevaras som pappersutskrift. Postlista (händelselista) 1 år Inkommande handlingar, kronologiskt Fullmakt att öppna inkommande post Personal -akt 006 Arkivering, allmänna frågor 5) Kvitto från Stadsarkivet på överlämnade handlingar Arkivförteckning (kopia på den förteckning som lämnas till Stadsarkivet vid överlämnande av handlingar).

8 Västerås stad 5 Byggnadsnämnden , reviderad Ämnes -kod 006 Klass referens Arkivbeskrivning, blankett samt redovisningsplan Upprättas enligt Arkivlagen, IT, övergripande frågor 5) Tillstånd och licenser Vid inaktu- Handböcker alitet / Om systemet bevaras digitalt bevaras manualer, handböcker, redbook e t c Se not Se not Se not 010 REMISSER OCH ENKÄTER, övergripande frågor Remisser och enkäter som upprättats av förvaltningen med yttranden/sammanställningar Yttranden/utlåtanden över andras remisser/enkäter Verksamhetsspecifika remisser/ enkäter återfinns på huvudärendet. Se redovisningen av kärnprocesser LOKALER / UTRUSTNING, allmänt 5) Kontrakt, avtal (interna och externa) Ombyggnationer / ritningar, lokaler Utredningar/ planering, lokaler Besiktningsprotokoll 3 år Efter ny besiktning Vid Skötsel, underhåll/reparationer inaktualitet Vid upphandling, se rubrik Upphandling/inköp Inventarieförteckning Vid Inventarier inköp, reparationer inaktualitet

9 Västerås stad 6 Byggnadsnämnden , reviderad Klassreferens Ämneskod KÄRNPROCESSER VERKSAMHETSSYSTEM (rubrik) Trossen Handläggningssystem för förrättningsärenden se not Förvaltas och ägs av Lantmäteriverket i Gävle. Arken Gränssnitt för skannade förrättningsakter _ Originalakter hos Stadsarkivet. Se nedan för instruktioner om bevarande/gallring. Väskan Kartbas GIS Vid inaktualitet / Beställda produkter bevaras. Dessutom bevaras Kartprodukter; Utflyktskartan, Atlas, Västeråskartan, och Ögonblickskartan (se under rubriken Tryckta kartor). Övriga ev handlingar som skall bevaras utreds separat i samråd med Stadsarkivet. Balk se not Förvaltas och ägs av Lantmäteriverket i Gävle. Ortnamnsdatabas FASTIGHETSBILDNING (rubrik) Lantmäteriförrättning Ansökan, handläggning i Trossen Förrättningsakt Arken Upprättas enligt Fastighetbildningslagen. Aktrester gallras efter 2 år. Upprättas digitalt, arkiveras analogt.

10 Västerås stad 7 Byggnadsnämnden , reviderad Klassreferens Plantolkning i samband med upprättande av detaljplan (samrådsmöte) Ämneskod _ Fastighetsplan Gränsvisning Uppdrag _ Återställande av förkommet gränsmärke Samrådsmöte med stadsbyggnadskontoret. Dokumenteras av dem. Nybildade enl Plan- och bygglag (PBL) Upphävande enl PBL. Fakturering enligt fastställd taxa. Underlag gallras efter ett år. Återställande enl Mätningskungörelsen (MK). Tillförs fastighetsakten Värdeintyg på fastighet Beställning Uppgifter ur fastighetsregister. Intyget skickas till beställaren. Fakturering enligt fastställd taxa. Underlag utgallras efter ett år Övriga fastighetstekniska uppdrag Kundbeställningar (t ex rådgivning, servitutsfrågor etc) Fakturering enligt fastställd taxa. Ärendet diarieföres. Underlaget gallras efter ett år Plangenomförande (detaljplaner) Genomförandebeskrivning Samrådsmöten _ Ingår som en del av Stadsbyggnadskontorets (Sbk) detaljplaneringsprocess. Förvaras i akt hos Sbk. Samrådsyttranden (detaljplaner) () Yttrandet diarieföres på Stadsbyggnadskontoret. Underlag gallras efter två år UPPDRAG (rubrik) Plan- och byggservice (rubrik)

11 Västerås stad 8 Byggnadsnämnden , reviderad Klassreferens Ämneskod 3,4,2 244 Grundkarta (uppdrag från Stadsbyggnadskontoret) Förslag om förändrad markanvändning Enl MK. Överlämnas till Stadsbyggnadskontoret. Ärendet diarieföres. Underlaget gallras efter två år Fastighetsförteckning (fastighetskarta) Beställning Enl MK. Kan visa servitut, samfälld mark e t c. Utföres ofta på uppdrag av Sbk. Ärendet diarieföres. Underlaget gallras efter ett år Nybyggnadskarta ( vanlig och förenklad) / situationsplan (visar nybyggnationsförslag och läget då ny byggnad finns) Enl MK och PBL. Levereras till kund och Stadsbyggnadskontoret. Fakturering enligt fastställd taxa. Ärendet diarieföres. Underlaget gallras efter två år Husutstakning, fin- och grov- Beställning Beräkning för utstakning/bygglovgranskning Koordinater Väskan vid inaktualitet Enligt MK. Fakturering enligt fastställd taxa. Utförs i fält. Nytt 2010: Underlaget gallras efter två år. Preliminär / förmodad situation. Gallras då inmätning är gjord efter genomförandet Lägeskontroll (beställning) protokoll till Sbk och kund Läge enligt bygglovet / lägen efter genomförande Ärendet diarieföres. Underlaget gallras efter två år. Enl MK. Skickas till stadsbyggnadskontor och kund Kart- och GIS-uppdrag m m Egna skriftliga offerter Beställningar Digital produkt Ärendet diarieföres. Den beställda digitala produkten gallras efter 3 år.

12 Västerås stad 9 Byggnadsnämnden , reviderad Klassreferens Tryckta kartor Egna offertförfrågningar, svar på dessa Egna beställningar Kartprodukter Utflyktskartan Atlas Västeråskartan Ögonblickskartan Ämneskod Väskan De framtagna produkterna bevaras i minst två arkivexemplar. Uttag av kartprodukterna skall ske vart 3:e år. Kartprodukterna bevaras i dels pappersformat och dels i pdf-format Mät- och beräkningstjänster, uppdrag Mät- och beräkningsuppdrag Mätningsuppdrag Interna uppdrag åt KLM Beräkning och visualisering Den beställda digitala produkten gallras efter 3 år Nytt 2010: Underlaget gallras efter två år , , GEOGRAFISK INFORMATION (rubrik) Avtal om nyttjanderätt Avtal om systemförvaltning/underhåll åt andra förvaltningar m m Policys för sponsring, nyttjande i skolor etc Ortnamn (rubrik) Namnärende, förslag Kvartersnamn, förslag & beslut Namnärende för beslut i BN. Kvartersnamn anmälan om delegationsbeslut till BN. Ärenden diarieföres även på Stadsbyggnadskontoret. A jourhållning Digitala data väskan Särskild datafångst Digitala data väskan

13 Västerås stad 10 Byggnadsnämnden , reviderad Klassreferens Fotogrammetri Flygfoton Ämneskod Foton av tätorten vartannat åt, av kommunen var 4:e år. Foton bevaras i TIFF- eller jpg-format. Ortofounderlag i skåp A505, övriga i stadsarkivet. Referenssystem Stomnät (underlag) Koordinatberäkningar, papper (underlag) Digital punktbas Punktbeskrivningar, digitala dokument Vid inaktualitet Rum A505, pärm Stadsarkivet (äldre) Ingår i Väskan (filserver) Nytt 1/9 2009: Lägenhetsregister (rubrik) Á jourhållning, lägenhetsregister Balk Uppdatering sker kontinuerligt i systemet Korrespondens, beslut etc - underlag Ciceron 1 år Utgör underlag till uppgifter i systemet Balk. Registrering sker på ett samlingsärende årsvis , 3.0.2, GIS-samordning Remisser och samarbetsavtal