Gemensamma administrativa processer Redovisning av allmänna handlingar. Översikt

Transkript

1 administrativa processer Redovisning av allmänna handlingar Översikt Ansvar och av handlingar Arkivbeskrivning /Beskrivning av allmänna handlingar Sida 1 2 Hantera övergripande strategiska handlingar 3 Förbereda och genomföra möte 4 Dokumentera möte 5 Projekt och utredningar 6 Genomföra kvalitetsarbete, miljö- och kvalitetsledning 6 Förmedla information 7 Redovisa allmän handling 8 Registrera (diarieföra) allmänna handlingar och ärenden 9 Ärende- och dokumenthanteringssystem 10 Hantera inkommande överklagan Administrera IT-verktyg Registrera och hantera remisser och enkäter 12 Administrera egna lokaler och utrustningar 12 Avtal, skadestånds- och revisionsärenden 13 Genomföra upphandling och inköp, avsnitt under översyn 14

2 1 (17) administrativa processer Ansvar och av handlingar Förvaring av fysiska handlingar (pappershandlingar) sker hos Diariet; den tjänsteman som registrerar och förvarar ärenden och handlingar som hör till ärenden (pappershandlingar som diarieförs digitaliseras). Samordnad process; den förvaltning/enhet/tjänsteman som ansvarar för den samordnade processen (rekrytering, rehabilitering, personalakt), oavsett ursprungsförvalning. Chef; (gäller originalhandlingar av betydelse som inte ska förvaras på annat sätt, t ex kvitton, vissa protokoll). För överlämnande av handlingar till stadsarkivet och eventuell gallring ansvarar den som förvarar handlingen. Överlämnande av handlingar som ska bevaras kan ske då minst tre kalenderår passerat. Förvaring av digitala handlingar sker hos Staden eller hos leverantören eller i Lokal lagring på enhet på H: ( Mina dokument ) eller G: ( Gemensamt ). Extern lagringsenhet (USB-minne eller hårddisk). på Skrivbordet eller på enhet C: bör undvikas. För överlämnande av elektroniska handlingar till stadsarkivet och eventuell gallring ansvarar normalt objektsförvaltaren. Gallringsfrister hur länge ska handlingarna finnas kvar? Att gallra betyder att förstöra allmänna handlingar. För att handlingar (digitala eller i papper) ska få förstöras måste den finnas med i redovisningsplanen. Gallringsfrist kan vara: Vid Innebär att informationen kan gallras då den inte längre behövs för verksamhetens behov. 1 år, 3 år, 10 år Innebär att informationen ska finnas kvar i 1, 3 eller 10 kalenderår efter det år informationen skapades. Innebär att informationen ska finnas kvar för all framtid. Förvaring systematiskt eller i diariet innebär att handlingarna skall vara ordnade och märkta så att de enkelt kan hittas. förvarade handlingar kan vara strukturerade t ex i nummerordning, alfabetiskt eller efter ett objektsnamn. Filer, dokument, pärmar och mappar i katalogstrukturer ska ha en tydlig namnstandard för att kunna återsökas. Diarieförda handlingar kan återsökas genom ärendehanteringssystemet VÄHS. En tydlig och standardiserad ärendemening i kombination med andra sökbegrepp är avgörande för god sökbarhet. Observera att offentliga allmänna handlingar av rutinmässig karaktär och av ringa betydelse för verksamheten inte behöver diarieföres och kan gallras vid (ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m). Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens beständighet och som skyddar handlingen mot obehörig åtkomst och skada. Tillgång till digitala handlingar regleras bl a genom behörighetsnivåer och loggfunktioner, som anpassas efter handlingarnas innehåll. Motsvarande skydd för pappershandlingar uppnås genom i brand- och stöldsäkra arkivlokaler eller -skåp.

3 2 (17) administrativa processer Beskrivning av allmänna handlingar / arkivbeskrivning Upprättas enligt arkivlagen 6 samt offentlighets- och sekretesslagen kap.4:2 ORGANISATION Myndighetens namn Förvaltning avdelningar Västerås stad, Samtliga myndigheter (nämnder) 18 nämnden (15 förvaltningar) Tillkomstår - Uppgift De uppgifter som kommunen har enligt kommunallagen och övrig relevant lagstiftning samt de kommunala nämndernas reglementen. Kontaktperson/-er på förvaltningen Se respektive myndighets Plan för redovisning av allmänna handlingar (redovisningsplan) eller separat arkivbeskrivning TILLGÄNGLIGHET TILL MYNDIGHETENS HANDLINGAR Huvudsakliga register, Kommungemensamt ärendehanteringssystem (VÄHS). Övriga förteckningar och sökvägar och verksamhetssystem; se respektive myndighets sökvägar redovisningsplan. Tekniska hjälpmedel som allmänheten kan få använda för att ta del av allmänna handlingar Besöksdatorer i Kontaktcenter i stadshusets entré. Sekretess och gallring Uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar och lämnar till andra (hur och när) Uppgifter om gallring samt vanligaste sekretessbestämmelser som tillämpas framgår av myndighetens redovisningsplan. Se respektive myndighets redovisningsplan. Myndighetens rätt till försäljning av personuppgifter - Beskrivning upprättad: revidering:

4 3 (17) administrativa processer HANTERA ÖVERGRIPANDE STRATEGISKA HANDLINGAR Kommunfullmäktige Kommunstyrelse Nämnder/styrelser Arbetsordning Gäller kommunfullmäktige Reglemente Delegeringsordning Förtroendemannaregister (FREG) Register bevaras som ett ärende i KS diarium. Register efter beslutande organ samt på person. Uttag per sista december utom valår då uttag görs första oktober samt sista oktober. Val, avsägelse (ledamöter i nämnder m fl organ) Fastställs av kommunfullmäktige Strategisk plan Policy Handlingsplan Riktlinje Verksamhetsidé, verksamhetsplan Se även nedan under Kvalitets- och miljöledning.

5 4 (17) Kvalitetsredovisningar Se även nedan under Kvalitets- och miljöledning. Verksamhets- och årsberättelser eller på ämne Organisationsschema, organisationsbeskrivning Kan ingå i verksamhetsberättelse (diarieförs). Föreskrifter och instruktioner T ex lokala ordningsföreskrifter, lokala trafikföreskrifter Klagomålshantering och synpunkter FÖRBEREDA OCH GENOMFÖRA MÖTE Kallelse och föredragningslista Utskickade handlingar till ledamöter, kopior Vid Kopior av diarieförda handlingar. sekretessbelagda handlingar samlas in efter möte. På ämnet Ärende väckt av nämndledamot/nämnd På ämnet Motioner Finns endast i fullmäktige. Kan behandlas i nämnd som remiss. Reservationer (se not) Skrivs i sin helhet in i protokoll och underlaget gallras efter justering.

6 5 (17) Särskilda yttranden (se not) Närvaro-, arvodeslista DOKUMENTERA MÖTE Kommunfullmäktiges protokoll, optiskt medium Trycks och binds Skickas till KSS Lönecenter Skrivs i sin helhet in i protokoll och underlaget gallras efter justering. Sammanträdesrapport, intyg förlorad arbetsförtjänst, reseräkningar etc utgör underlag för ersättning (gallringsfrist 10 år hos Konsult och service Lönecenter). KF-sammanträden spelas även in och bevaras på optiskt lagringsmedia i av stadsarkivet fastställt filformat. Observera att protokoll ska bevaras i papper. Kommunstyrelsens protokoll Observera att protokoll ska bevaras i papper Nämnd/styrelseprotokoll Observera att protokoll ska bevaras i papper Protokollsutdrag (se not) Anslagsbevis (fullmäktige och nämnd/styrelseprotokoll) Arbetsutskottsprotokoll Beredningsutskottsprotokoll Vid Tillförs/registreras på det ärende som utdraget rör. Om protokollsutdrag inkommer endast för kännedom kan utdraget gallras vid och behöver ej registreras. Uppgift om vilken nämnd och var protokoll förvaras samt sammanträdes-, justerings-, uppsättnings- och nedtagningsdatum. Signeras vid uppsättning av receptionen, Fiskartorget. Skickas vid nedtagning till resp. nämnd som i protokollet fyller i uppsättningsoch nedtagningsdatum samt signerar. Anslagsbeviset Protokollen diarieförs. kan därefter gallras omedelbart. Observera att protokoll ska bevaras i papper.

7 6 (17) Se not Delegeringsbeslut / Lista över anmälda delegeringsbeslut Protokoll/minnesanteckningar från Ledningsgrupp motsv Kontorsmöten (se not) MBL-protokoll Samverkans- och samarbetsorgan, protokoll Skyddskommitté, skyddsrond protokoll PROJEKT OCH UTREDNINGAR 013 GENOMFÖRA KVALITETSARBETE, MILJÖ- OCH KVALITETSLEDNING Övergripande frågor. (se not) Lista på löpande delegationsbeslut (s k verkställighet) eller enskilt beslut vid enstaka ärenden. Kan gälla t ex utskott, tjänsteman eller förtroendevald (ordförandebeslut, enskild tjänsteman på delegation etc). SoL-ärenden (personakter) innehållande ordförandebeslut registreras endast i Procapita. Om minnesanteckningar/protokoll inte innehåller uppgifter av betydande värde kan noteringarna förvaras systematiskt samt gallras vid. Om diarieföring sker kan s.k. samlingsärende användas. Observera att protokoll ska bevaras i papper. MBL-protokoll som enbart rör en enskild person ska förvaras i personalakten och diarieföring behöver ej ske. Om ärende finns för t ex projekt ska projektprotokoll tillföras det ärendet. S.k. samlingsärende kan annars användas för olika typer av protokoll. Vid diarieföring anges projektets/utredningens ämnesbeteckning. Ett projekts handlingar, t ex uppdragsbeskrivning, delrapporter, protokoll, slutrapport m m registreras löpande (efter färdigställande). Ansvar för dokumentationen har den förvaltning och projektledare som leder arbetet/projektet eller den förvaltning man särskilt bestämmer.

8 7 (17) Vision och verksamhetsidé, kvalitetsarbete Policydokument / Miljöpolicy Rutiner (miljö- och kvalitetsledning) Interna revisioner /internkontroll (miljö- och kvalitetsledning) Vid Vid större förändringar sparas tidigare version Se även under rubrik Avtal, skadestånds- och revisionsärenden Externa revisioner (miljö- och kvalitetsledning) Se även under rubrik Avtal, skadestånds- och revisionsärenden 013 Certifikat 014 FÖRMEDLA INFORMATION Övergripande frågor På ämne Intern information (se not) 014 (se not) Extern information, tryck etc () Interna egenframställda broschyrer och informationsmaterial bevaras i ett exemplar. T ex personaltidningar, informationsbrev, kampanjmaterial etc Kan även vara bilaga till protokoll (ska då registreras). Om materialet finns som tryck ska det bevararas i pappersform. Mässmaterial, broschyrmaterial, reklamkampanjer, informationsmaterial, cykelkartor, kartor till allmänheten, tryck om större investeringar, målbilder m m bevaras i ett exemplar. Vissa tryck kan antas i nämnd (=diarieföres). Leveransplikt finns enligt lag för tryck samt elektroniska dokument i fysisk form som är allmänt spridda. Pliktexemplar skickas av tryckeriet.

9 8 (17) Webbsidor, hemsidor, Twitter, Facebook Uttag ska ske 2 ggr/år eller vid större förändringar. Ansvar för uttag av Västerås stads externa webb ( har Västerås stads informationschef. Ansvar för uttag av förvaltningsspecifika webbplatser, nämnd/förvaltningsspecifika Facebook- och Twitterkonton samt bloggar har respektive nämnd. Tillstånd för webbpublicering av bilder, blanketter för politiker och medarbetare Tillstånd för webbpublicering av bilder, blanketter för elever och brukare Politiker: hos Sk Medarb: hos KSS Skolexp. eller boendet (motsv.) Vid Vid Foto- och bildsamlingar / Vid Politiker: Gallras efter mandatperiod avslutats. Medarbetare: Gallras efter avslutad anställning eller på egen begäran om upphörande av tillstånd. Gallras vid efter upphörd giltighetstid (3 år). Bevarande- och gallringsfrågor hanteras i samråd med stadsarkivet. 006 REDOVISA ALLMÄN HANDLING Övergripande frågor Redovisning av allmänna handlingar (Redovisningsplan) med inledning (arkivbeskrivning) / Vid Upprättas enligt arkivlagen, 6 och offentlighetsoch sekretesslagen 4 kap. 2. Stadsarkivet bevarar arkivexemplar av varje version. Dock bör förvaltningen ha kvar olika versioner av nämndens plan under nämndens verksamhetstid.

10 9 (17) Arkivbeskrivning / Beskrivning av allmänna handlingar, blankett (ingår i redovisningsplanen). Upprättas av varje myndighet enligt Arkivlagen, 6 och offentlighets- och sekretesslagen 4:2. Arkivförteckning (förteckning över allmänna handlingar) Nytt 2012, retroaktivt från 2009: Diarielistor/arkivlistor över registrerade ärenden med handlingar som bevaras i pappersform (se anm. kolumn). Nytt 2012, retroaktivt från 2009: Lista över samlingsärenden Kvitto på allmänna handlingar överlämnade till Arkivmyndighet/stadsarkivet. Regler och riktlinjer för vid arkivering av handlingar, digitala eller analoga, finns att hämta på Portalen/Stadsarkivet. Överlämnande förvaltning behåller ett exemplar på förteckning och ett ex. överlämnas vid leverans av handlingar till Stadsarkivet. Rapport i VÄHS, dels efter ämneskod och dels efter ärendenummer. Rapporten medföljer leverans av handlingar till Stadsarkivet. T o m 2 ska listor tas fram för samtliga ärenden. Från 2009 enbart för de ärenden som innehåller handlingar som ska bevaras i pappersform. Varje diarieenhet ska ta fram en lista över de samlingsärenden man använt sig av i VÄHS under året. Listan underlättar överblick och sökbarhet. Lista kan t ex tas fram via Sökbyggaren om ordet samlingsärende används i ärenderubriken. Tillsänds varje förvaltning efter överlämnande av handlingar till Stadsarkivet. REGISTRERA (DIARIEFÖRA) ALLMÄNNA HANDLINGAR OCH ÄRENDEN Fullmakt att öppna inkommande post Se not Se not 1 år VÄHS= Västerås ärendehanteringssystem. Kan förvaras på papper eller skannas och förvaras elektroniskt i mapp utanför VÄHS. Gallring 1 år efter att personen slutat sin anställning på förvaltningen.

11 10 (17) Ärende- och dokumenthanteringssystem Metadata (registrerade uppgifter om ärenden och handlingar) Digitala handlingar till ärenden Gallras/bevaras enligt särskilt beslut (objektsansvarig ansvarar) Behörighet (VÄHS) 3 år Tidigast 3 år efter att behörigheten upphört. Särskilda rutiner gäller, kontakta objektsförvaltaren. Inkommande eller upprättade pappershandlingar som skannas in till VÄHS. Efter skanning Gallring ska ske av pappershandlingarna om skanning skett till ett av Stadsarkivet godkänt filformat samt om det inte: finns legala krav på egenhändigt undertecknande uppstått några informationsförluster vid jämförelse av den skannade bilden och pappersförlagan om skanning av andra skäl inte går att genomföra.

12 11 (17) - Inkommande eller upprättade pappershandlingar som skannas in till VÄHS som ska bevaras i papper (p g a krav på egenhändigt undertecknande) Handlingar som ska bevaras i papper och där registrering sker i VÄHS är Nämnd-/styrelseprotokoll Externa avtal/kontrakt (de kommunala bolagen är externa) Värdehandlingar (testamenten/donationshandlingar, köpebrev, pantbrev, aktiebrev) Lantmäteriförrättning Övriga handlingar som bedöms nödvändiga att bevara i pappersform Dessa pappershandlingar ska ordnas och förtecknas enl Stadsarkivets riktlinjer (se på Portalen). - Inkommande och upprättade digitala handlingar (t ex filformat.doc,.xls,.pdf) som registreras i VÄHS som är i ett icke arkivbeständigt filformat Txt-filer som uppstår vid skanning av pappershandlingar Vid Vid HANTERA INKOMMANDE ÖVERKLAGAN Gallring får ske under förutsättning att dessa handlingar konverterats till ett av Stadsarkivet föreskrivet arkivbeständigt filformat och under förutsättning att inga informationsförluster skett. Om detta inte uppfylls ska dessa handlingar bevaras i papper. Filerna får gallras då granskning och kontroll har skett av tiff-filen (den avbildade handlingen), för gallringsbeslut se ärende 2009/115 SA082. Inkommande överklagan av beslut prövas av myndigheten igen. Om beslut ej ändras vidaresänds överklagan i original till domstol för prövning. Överklagan skannas, men gallras ej efter skanning eftersom handlingen vidaresänds (i de flesta fall). 009 ADMINISTRERA IT-VERKTYG, övergripande frågor 011 Tillstånd och licenser, avtal Externa avtal ska bevaras i papper.

13 12 (17) 010 eller på ämne 010 eller på ämne 010 eller på ämne Systemdokumentation () Vid / Vid inaktu- Handböcker () alitet / REGISTRERA OCH HANTERA REMISSER OCH ENKÄTER Övergripande frågor Enkät/remiss och sammanställning av enkät/remiss (egna upprättade) Enkätsvar/remissvar, egna upprättade enkäter/remisser / Vid 010 eller på ämne Enkät/remiss, inkommande / Vid 010 eller på ämne Enkätsvar/remissvar, svar på inkommande / Vid 030 ADMINISTRERA EGNA LOKALER OCH UTRUSTNINGAR, allmänt 030 Utredningar/ planering, lokaler Ombyggnationer / ritningar, lokaler 030 Om ett IT-systemet ska bevaras ska även systemdokumentationen finnas kvar. Om ett IT-systemet ska bevaras ska manualer, handböcker, redbook e t c bevaras. Vissa enkäter/remisser anmäls i nämnd. Bedömning av enkäterna/remissernas värde (enl nedan) görs av registrator i samverkan med handläggare och/eller närmaste chef. Vid omfattande enkäter och remisser kan de enskilda svaren gallras vid då sammanställning är gjord. Registrering kan ske samlat (t ex antal inkomna svar). Inkommande enkäter och remisser av betydande värde bevaras, övriga gallras vid. Enkätsvar och remissvar av betydande värde bevaras, övriga gallras vid. Förvaltningens lokaler. Besiktningsprotokoll 3 år 3 år efter ny besiktning. Vissa förvaltningar förvarar protokollen i andra IT-verktyg.

14 13 (17) Handlingar rörande skötsel, underhåll/reparationer Vid Kan förvaras elektroniskt eller i papper. Inventarieförteckning Inventarier inköp, reparationer Vid AVTAL, SKADESTÅNDS- OCH REVISIONSÄRENDEN Kontrakt, avtal (externa utanför Västerås stad) Externa Överenskommelser, avtal (interna inom Västerås stad) Polisrapporter, stöld- och skaderapporter Polisanmälningar Ciceron/ KIA Försäkringsfrågor KIA Skade- och ersättningsfrågor KIA Revisioner, kommunrevisionen (V-ås stads revisorer) (se not) Observera att vid ev överklagan ska denna handling i original översändas till domstol. Vid upphandling, se rubrik Genomföra upphandling/inköp. Externa avtal ska bevaras i pappersform. Observera att de kommunala bolagen är externa. Externa avtal även kan benämnas t ex avsiktsförklaring etc. Nytt 2012: Observera att så kallade massavtal (t ex elevdatorer) kan gallras vid och behöver ej registreras. Se rutin på Insidan för att anmäla brott Skaderapportering sker i KIA. Rapportering sker i KIA. Större ärenden kan registreras som ett ärende i Ciceron. Rapportering sker i KIA. Större ärenden kan registreras som ett ärende i Ciceron.

15 14 (17) Nedanstående anvisningar är under översyn och kommer under hösten 2012 att omarbetas i ett separat projekt. GENOMFÖRA UPPHANDLING OCH INKÖP övergripande frågor Verksamhetssystem för upphandling/inköp UPPHANDLINGAR / INKÖP Externa avtal Kan börja som ett separat ärende i nämnd. 19:3, 31:16 19:3, 31:16 Vid Uppdrag Förfrågningsunderlag Annons, annonsunderlag Anmälan, deltagande i upphandling 19:3 Direktupphandling / Andra konkurrensutsättning? Purchase Vid Verksamhetssystemet (f n Allego) hanterar upphandlingen och upphandlingsunderlaget under upphandlingsfasen. Registrering ska initialt ske i VÄHS (dvs ärende skapas, ärendemening, handläggare etc med hänvisning till Allego). Handläggning sker därefter i Allego. Efter avslutad upphandling registreras och överförs handlingar till VÄHS enligt nedan. Gäller lägre summor. Verksamhetssystemet Purchase ska användas (se även redovisningsplanen för ekonomiområdet)

16 15 (17) Begäran om förfrågningsunderlag / Sändlista 19:3 Frågor kompletteringar/förtydliganden av förfrågningsunderlag / anbud 19:3 Offerter / anbud 19:3 antagna anbud (samt de som avstår) 19:3 1 år Gallras 1 år efter avtalsskrivning. Försent inkomna ej handlagda Avbrutna upphandlingar Öppningsprotokoll Utvärdering MBL-förhandling (förhandlingsprotokoll) 19:3 1 år 19:3 1 år 19:3 19:3 19:3 Gallras ett år efter beslut att avbryta upphandlingen. Tilldelningsbeslut - Upphandlingsprotokoll Efterannonsering efter antaget anbud

17 16 (17) Pressmeddelande Kan förekomma. Överprövning Skadeståndskrav 31:16 Observera; Alla utredningar handläggs av stadsjurist., 064 Avtal / Överenskommelse Externa avtal 062 Beställning / Beställningsbekräftelse Omförhandling / förlängning 19:3, 31:16 19:3, 31:16 19:3, 31:16 Reklamationer e t c Korrespondens under avtalsperioden 19:3, 31:16 Uppsägning av avtal Avtal som ej är ett led i ett upphandlings / inköpsärende, se under Avtal, skadestånds- och revisionsärenden. Externa avtal ska bevaras i papper. Observera att de kommunala bolagen är externa. Delar kan vara sekretess. Korrespondens av betydelse ska registreras. Under upphandling eller under avtalsperioden. AVROPSFÖRFRÅGAN (t ex Kommentus) 19:3 Hanteras ej i Allego

18 17 (17) Avropssvar Utvärdering 19:3, 31:16 19:3 Tilldelningsbeslut Överprövning Avtal/beställning Externa avtal 19:3, 31:16 Hanteras ej i Allego Externa avtal ska bevaras i pappersform. Observera att de kommunala bolagen är externa.