Regionfastigheter VERKSAMHETSBERÄTTELSE för perioden januari-augusti 2018

Transkript

1 Regionfastigheter VERKSAMHETSBERÄTTELSE för perioden januari-augusti 2018 Nya sjukhusområdet i Helsingborg 1

2 Innehållsförteckning Förord... 3 Inledning... 4 Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet... 6 En drivande utvecklingsaktör... 7 Attraktiv arbetsgivare En långsiktigt stark ekonomi Miljöredovisning Intern kontroll Krishantering och systematiskt risk och sårbarhetsarbete (SRSA) Bilaga

3 Förord Vem är du som läser delårsrapporten? Antingen jobbar du högt upp i organisationen och känner då troligtvis till mycket av det som står här redan. Eller så jobbar du längre bort från ledningen eller inom vården, med något helt annat än service och fastighetsfrågor, men påverkas dagligen av huruvida tvätt och mediciner finns på plats, eller om ventilationen fungerar som den ska. Eller så är du medborgare i Skåne och inser att det finns en verksamhet bakom vården, en verksamhet som är helt nödvändig för att vården ska fungera, men som du sällan hör om. Jag skulle säga att det här dokumentet kan hjälpa dig med ett par saker. Du kan här läsa om de enorma projekt som en regionekonomi bedriver. Men du kan också läsa om det jobb alla arbetare inom Servicenämndens område uträttar. Arbete som sällan nämns i vårdsammanhang där medicinska beslut och vårdpersonal står i förgrunden. Men vars arbete hade varit omöjligt om de inte kunde lita på att andra människor levererar byggnader som fungerar, mat till patienter eller städade rum som det går att ge vård i. Regionen har en budget på runt 40 miljarder och när vi nu investerar i nya sjukhusbyggnader inför framtiden gör vi det för över 50 miljarder. Det motsvarar två broar över Öresund. I Helsingborg har redan en sjukhusflygel invigts och arbetet fortsätter. I Malmö har två parallella byggen startat upp. Dels framtidens sjukhus och dels den byggnad som kommer att bli arbetsplatsen för merparten av Regionservice arbetare på orten. Bakom dessa projekt står hundratals människor. Det är projekt som kräver medverkan från vården. Vårdarbetare och servicearbetare måste få lämna synpunkter på vad som kommer att bli deras arbetsmiljö för många år framöver. Det görs också mycket för driften av fastigheter som du kan läsa om här. Vad har resultatet blivit med miljöarbetet? Hur ser vi på riskerna med oförutsedda händelser? Det har också gått mer än ett år nu sedan fastighets- och service-verksamheten delades upp. Förhoppningsvis är det nu lite lättare för både medborgare och medarbetare att veta vem som har ansvar för vad och var man ska kunna vända sig med synpunkter eller behov. Regionfastigheter har hand om alla byggnader, nybyggnation och hanterar förhyrning. Regionservice hanterar städ, tvätt, mat och leveranser. En helt ny personalkategori har introducerats, de så kallade servicevärdarna som deltar i vårdnära servicearbete. Ett stort antal arbetar nu också i kundcentret som servar hela regionen när frågor uppstår om drift och understöd. Digitaliseringen inom vården har länge diskuterats, men det är inom vårdnära service som det först blivit riktigt på allvar. Den kryptiska förkortningen CAFM innebär ett nytt sätt att arbeta. Vårdpersonal ska lätt kunna se var sängar eller utrustning finns och var servicearbetare har städat och förberett för patienter. Ansträngningar för att bli klar över vad som gjorts och var saker är, kommer att kunna läggas på viktigare saker framöver. Organisationen har också förändrats. Varje sjukhus har nu en tydligt ansvarig på plats ska göra det lättare att veta vem man vänder sig till med frågor om serviceverksamheten. Fler arbetar nu också heltid, något som efterfrågats av många inom personalen. Resandet med flyg har minskat. Budgeten har vissa enskilda poster som kräver mer arbete, men på totalen håller Servicenämnden sin budget. Orups fastigheter har sålts och verksamheten där kommer att ha tio år på sig att förbereda sin flytt till Lund. Detta är lite av vad Servicenämndens verksamheter har uträttat under året och den här redogörelsen pekar på den fortsatt positiva utveckling som varit under året. Margareta Dovsjö Ordf. Servicenämnden 3

4 Inledning Regionfastigheter ansvarar för ägande och utveckling av Region Skånes fastighetsbestånd, samt för de externa förhyrningar där Region Skåne är hyresgäst. Regionfastigheter har ett tydligt verksamhetsfokus utifrån de strukturella och verksamhetsmässiga förutsättningar som definieras av hälso- och sjukvården. Uppdraget innebär att ansvara för fastighetsförvaltning, fastighetsdrift, fastighetsunderhåll och lokalförsörjning (inklusive externa hyresavtal). Vidare ingår ansvar för ekonomisk, teknisk och juridisk förvaltning av Region Skånes fastighetsbestånd samt att företräda Region Skåne som hyresvärd gentemot externa hyresgäster och som hyresgäst i förhållande till externa hyresvärdar. Regionfastigheter ansvarar för den samlade planerings- och byggprocessen från behovsanalys till idrifttagande vid ny- och ombyggnationer i Region Skånes fastigheter vilket skapar goda förutsättningar för framtidens sjukvård. Arbetet med behovsanalys och planering ska ske i nära samverkan med berörd verksamhet. Regionfastigheter har en samordnande och stödjande roll. I uppdraget ingår ansvar för genomförandet av regionfullmäktiges och regionstyrelsens policys och riktlinjer för energieffektiviseringar och miljöförbättrande åtgärder i fastigheterna. Förvaltningen ansvarar för upphandlingar inom servicenämndens ansvarsområde och inom ramen för Region Skånes övergripande riktlinjer för upphandlingar. Regionfastigheter lägger kraft på den pågående förnyelsen av sjukhusområdena i Helsingborg, Malmö och Lund. Satsningarna kommer att pågå under många år framöver. Dagens lokaler för vården skiljer sig från dem som behövs om 50 år. Med tanke på att det byggs vårdlokaler som ska hålla för verksamhet ett halvt sekel måste byggplaneringen vara framtidsorienterad redan nu. Hög driftsäkerhet är en viktig förutsättning för god hälso- och sjukvård. Regionfastigheter måste därför ha en hög drift- och leveranssäkerhet samt en kontinuitetsplanering för att motverka avbrott i organisationens verksamhet vid oförutsedda allvarligare avbrott eller katastrofer. Året som gått viktiga händelser I början av maj 2018 påbörjades byggnationen av vårdbyggnaderna 35 och 36 på Malmö sjukhusområde. I slutet av augusti var det byggstart för Servicebyggnaden på sjukhusområdet i Malmö. Vårdbyggnader 08 och 70 på sjukhuset i Ängelholm är färdigställda och verksamheten har flyttat in i de nya lokalerna. Tågunderhållsdepån i Kärråkra, Hässleholm, gick från markarbeten till produktion av fastigheter. Den renoverade barnakuten på Centralsjukhuset i Kristianstad invigdes. Upphandlingen av entreprenad av stomme för plan 08-10, d.v.s. markarbete och de två första våningarna den nya vårdbyggnaden, byggnad 23, i Helsingborg blev klar vilken innebär att produktion startar efter sommaren. Östra flygeln i Helsingborg färdigställdes och verksamheten är inflyttad. Fysisk utvecklingsplanering startades för Lunds och Hässleholms sjukhusområden. Utredningsarbetet i FORTH-projektet (Framtidens Ortopedi i Hässleholm) startades. Upphandlingsenheten bidrog på nationell nivå när Regeringskansliet bjöd in till översyn av LOU 1 i syfte att förenkla regelverket. 1 LOU Lagen om offentlig upphandling 4

5 Under första delen av 2018 har Regionfastigheter påbörjat införandet av en ny projektmodell för verksamhetsdriven fastighetsutveckling. Regionfastigheter förnyade under våren sina två certifikat, ett för miljö ISO och ett för energi ISO En övergripande energihandlingsplan för åren utarbetades under våren Utveckling av PTS 2 - organisation påbörjades. Köpeavtal gällande fd sjukhuset i Orup togs fram och försäljning beslutades av Regionfullmäktige i juni Regionfastigheter arbetar ständigt för att upprätthålla en hög driftsäkerhet som en förutsättning för god hälso- och sjukvård i Region Skåne. Dock går det inte alltid att undvika avbrott eller störningar i leveranser. Följande allvarliga händelser, med inverkan på verksamheter i fastigheterna, har inträffat under årets första åtta månader: Under januari 2018 grävdes en högspänningskabel av på sjukhuset i Lund i samband med kulvertarbete och orsakade ett längre strömavbrott. Extrem värme under sommaren innebar påfrestningar för patienter och medarbetare i Region Skånes lokaler. Inga större avbrott i kylproduktion eller distribution har inträffat men systemen räcker helt enkelt inte till vid en värmebölja av denna omfattning. Lokaler såsom operationssalar, sterilcentraler/förråd och läkemedelsrum prioriterades och inga allvarliga patientavvikelser har rapporterats, några planerade operationer har blivit utförda senare än planerat alternativt i annan sal än planerat. 2 PTS- Program för teknisk standard 5

6 Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet Regionfastigheter har genomfört en omorganisation där de centrala delarna är en delvis förändrad enhet för fastighetsutveckling och två nya enheter för ledningsstöd respektive HR. Målsättningen har varit att öka förutsättningarna för sammanhållna och kvalitativa planeringsförutsättningar, öka samordningen och tydligheten i den interna ledningen och styrningen samt fortsätta bygga upp det egna interna HR-stödet. Vidare har en förändring skett för att öka styrning och samordning av teknisk utveckling och teknisk förvaltning, där enheten för teknisk utveckling flyttats från tidigare stabsfunktion till division förvaltning. Inom Division Förvaltning har ekonomisk förvaltning delats upp i intern 3 respektive extern 4 förvaltning. Fokus har varit att arbeta med etablering och utveckling av kundmötet både för extern och intern förvaltning. En standardgränsdragningslista att utgå ifrån vid förhandling med externa fastighetsägare vid nya inhyrningar har tagits fram och tagits emot väl på marknaden. På sikt kommer detta att innebära mer lika gränsdragningslistor vid inhyrningar. Detta underlättar förvaltningen och medför enklare hantering i kundcenter och fastighetsdriften vid felanmälningar, vilket i sin tur innebär en ökad servicenivå och kvalité för kunden. Utbildning för kundcenter om gränsdragningslistor har genomförts. Detta ökar kvalitén vid hanterande av felanmälningar från verksamheter i inhyrda lokaler. Uppföljning av driftsäkerheten har intensifierats och följs primärt upp av teknisk förvaltning lokalt på driftmöten med fastighetsdriftentreprenören. Uppföljningen syftar till att Regionfastigheter tillsammans med driftentreprenören hela tiden ska ha uppmärksamhet på driftsäkerheten, att lära av varandra och därigenom minimera oplanerade störningar för dem som driver verksamhet i lokalerna. En gemensam serviceöverenskommelse med sjukvårdsförvaltningarna Sund och Kryh samt Skånes universitetssjukvård (SUS) för drift, skötsel och mätningar av luftkvalité i operationssalar och uppdukningsrum har i samråd arbetats fram under året. Serviceöverenskommelsen beräknas kunna undertecknas under hösten 2018 och vara fullt i drift under Detta kommer att innebära bättre kontroll av befintliga operationsmiljöer, bättre samarbete med verksamheterna med tydliga och snabba kommunikationsvägar vid driftstörningar och avvikelser. Arbete med att lyfta kvalitén på fastighetsdokumentation har genomförts och kommer att fortsätta. Exempel på förbättringar för kunden är bättre fastighetsområdeskartor, adresskartor och utrymningsplaner. För att identifiera och prioritera ytterligare utvecklingsområden inom verksamheten kommer en kundnöjdhetsmätning att genomföras. Planering inför denna mätning har påbörjats. Ett redan känt prioriterat utvecklingsområde inom vilket arbete redan påbörjats är idé- och behovsanalys i de tidiga skedena av ny- och ombyggnadsprojekt. Division Projekt har under 2018 arbetat intensivt med rekrytering av personal för att bemanna både NSX-projekten 5 men även förstärka upp personal till de övriga basprojekten. Rekryteringen är för samtliga enheter och personalkategorier. 3 Intern förvaltning förvaltning av Region Skånes egna lokaler 4 Extern förvaltning förvaltning av inhyrning i lokaler ej ägda av Region Skåne 5 NSX-projekten, samlingsnamn för projekten nya sjukhusområden i Malmö, Lund och Helsingborg 6

7 Samtliga enheter arbetar under hårt tryck för att klara resurssättning i pågående och kommande projekt, expertgrupper som ska stötta Upphandlingsenheten, med mera. En drivande utvecklingsaktör Under 2018 har arbetet med den fysiska utvecklingsplaneringen fortsatt, inte minst avseende sjukhusområdena i Lund och Hässleholm. Även arbetet med regionövergripande koncept och standardisering har fortgått och intensifierats, där arbetet med den generella vårdavdelningen kommit längst. Arbetet med PTS (programteknisk standard) genomgick under våren en strukturförändring och förstärktes genom en ny brukarrådsgrupp. Gruppen består av verksamhetsrepresentanter för de olika förvaltningarna. Denna grupp ska i huvudsak användas som remissgrupp för de krav, riktlinjer och funktioner som Regionfastigheter har. Syftet är att effektivt kvalitetssäkra leveransen av ändamålsenliga och långsiktigt hållbara lokaler och på så sätt spara både tid och pengar genom att göra rätt från början. En ny projektmodell för verksamhetsdriven fastighetsutveckling har arbetats fram, förankrats och införandet har påbörjats. Projektmodellen ger förutsättningar att bedriva projekt med hög kvalitet, bra metodik, tydliga roller, effektivitet och säkerställd dokumentation. Den kommer även att bidra till ett organisatoriskt lärande genom att underlätta överföring av erfarenheter. I oktober 2017 tog Servicenämnden beslut om en energistrategi för uppvärmning, kyla och drift av Region Skånes fastigheter samt verksamheterna i dessa för perioden år Inom ramen för strategin utarbetades en treårig rullande övergripande energihandlingsplan och under 2018 har aktiviteter påbörjats inom denna handlingsplan. Ett av Regionfastigheters mål i verksamhetsplanen för 2018 är att tydliggöra Regionfastigheters energistrategi och driva på utvecklingen inom energibolagen. Den av Servicenämnden fastställda strategin syftar till att vara en häv- och ledstång både på kort och lång sikt i Regionfastigheters energieffektiviseringsarbete samt utmana energibolagen i deras utvecklingsarbete. I början av året genomfördes en energidialog med de större energileverantörerna där strategin presenterades. Under dialogmötet gjordes en överenskommelse kring formerna för årligen återkommande strategimöten mellan Regionfastigheter och energibolagen. Samarbetet inom ramen för de åtta (8) tecknade avsiktsförklaringarna har utvecklats under året och hittills har fördjupat samarbete genomförts med tre av de stora energibolagen. Det fördjupade samarbetet har bland annat lett till att Regionfastigheter och Öresundskraft medverkar i ett EUfinansierat interregionalt projekt (Baltic Smart City) som leds av Hafen City University Hamburg. Inom ramen för projektet har Regionfastigheter och Öresundskraft bland annat utvecklat en modell för samverkan mellan en offentlig fastighetsägare och energibolag. Med början under hösten kommer modellen att börja tillämpas. Vidare bedriver Region Skåne tillsammans med Kraftringen projektet Hållbar sjukvård som genomförs inom kvinnosjukvården på Skånes universitetssjukvård i Lund. Projektet kommer att avslutas under hösten. 7

8 Hösten 2017 beviljades Regionfastigheter och EOn EU-medel för att genomföra ett interregionalt projekt (FUTURE) inom ramen för Greater Copenhagen. Ny teknik och digitalisering Teknikutvecklingen inom Regionfastigheter tar hänsyn till de nya möjligheterna som finns inom projekten CAFM 6 och SDV 7 i Region Skåne. Inom området vårdnära fastighetsteknik har ett arbete med effektivisering av patientkallelsesystemen startats. Genom att inför patientterminaler och mobila handenheter kan vårdresurser frigöras till viktigare uppgifter samtidigt som det blir en lugnare miljö både för patienter och medarbetare på avdelningarna. Virtual Reality (VR) används som metod för att visualisera projekterade lokaler. Verksamhetsföreträdare kan i arbetet med rumsfunktioner gå in i planerade rum virtuellt och påtala felaktigheter innan beslut tas. VR är ett komplement till ritningar och whiteboard. Det förstärker verksamhetens möjligheter att utforma framtiden lokaler och bidrar till bra planeringsförutsättningar. Pilotprojekt startades under perioden för införande av CoClass, en ny europeisk standard, för klassificering av byggdelar och egenskaper. Pilotprojektet, som görs i byggprojektet Servicebyggnad Malmö, syftar till att påvisa nytta för både byggprojekt och fastighetsförvaltning. Framtidens sjukvård För att möta framtidens vårdbehov pågår flera stora satsningar inom hälso- och sjukvården. Allra störst är satsningen på att bygga om de stora sjukhusområdena. Medarbetarnas och patientens perspektiv är utgångspunkt för allt från planering och konstruktion till val av utrustning och inredning. Lokalerna ska kunna förändras över tid och anpassas för framtidens vårdbehov och arbetssätt. Beslutade regionala planeringsprinciper för om- och nybyggnation av regionens vårdbyggnader vägleder i arbetet. Nya sjukhusområdet i Helsingborg (NSH) Östra flygeln har färdigställts och nästa på tur är Norra Flygeln. Upphandling kommer att genomföras hösten. Produktion av plan i byggnad 23 startas efter sommaren. Övriga projekt som till exempel infrastruktur och mediaförsörjning följer fastställda tidplaner. Ny projektchef har anställts och börjar sitt uppdrag i augusti. Huvudtidplan är daterad och sträcker sig för närvarande fram till oktober Budget som beslutades vid inriktningsbeslutet 2016 uppgår till 6,1 miljarder kronor. Under 2017 genomfördes en större organisationsförändring inom Regionfastigheter som bland annat resulterade i mycket hög personalomsättning inom projektet. I samband med den ökade personalomsättningen uppstod också osäkerhet inom såväl planering som prognostisering varvid tider förlängdes och kostnadsprognoserna ökade väsentligt. Efter beslut i den operativa styrgruppen för NSX-projekten våren 2018 genomförs nu en översyn av både planering och budget för projektet. 6 CAFM computer-aided facility management 7 SDV Skånes digitala vårdinformationssystem 8

9 Planeringen flyttas till ett mer kraftfullt programverktyg, Primavera, samtidigt kvalitetssäkras kostnadsuppskattningar och beräkningar och kalkyleras på nytt om så behövs. Detta arbete bedöms vara klart början av Nya sjukhusområdet i Malmö (NSM) Under våren 2018 nåddes en av projektets stora milstolpar, byggstart av vårdbyggnad. I månadsskiftet augusti/september är även byggstart av servicebyggnaden inplanerad. Projektorganisationen har förstärkts med en biträdande projektchef, som kommer att ha ansvar för samordning av byggprojekten och styrning av projektgemensamma funktioner. Under det senaste halvåret har två byggstarter med tillhörande ceremoni genomförts, dels för vårdbyggnaden (by 35 och 36) i maj och dels för den nya servicebyggnaden (by 57) i augusti. Detta innebär att två av de största projekten inom NSM nu har gått in i produktionsskede (endast grundarbete och platsgjuten stomme), parallellt med pågående fortsatta verksamhetsprocesser och projektering. Under hösten 2018 fortgår detaljerade kalkyl- och tidsplaneringsarbete i samverkan med upphandlade entreprenörer i syfte att kunna ingå uppgörelser för återstående byggnadsarbete gällande service- och vårdbyggnaden. Tidsmässigt arbetar NSM nu efter en gemensam huvudtidplan där den nya vårdbyggnaden tas i drift Q (by 35) och Q (by 36), medan den nya servicebyggnaden planeras vara i drift Q Utöver dessa projekt pågår arbetet med att planera och projektera för en uppgraderad teknisk försörjning inom teknisk infrastruktur. Detaljplanering av driftsättning och inflyttning i de nya byggnaderna återstår och förutsätter att produktionstidsplaner är överenskomna med respektive entreprenörer och att uppgörelseprotokoll kan ingås under höst och vinter I senaste prognos landar kostnaden på ca 11,9 miljarder kronor, jämfört med bygginvesteringsramen på 12,3miljarder kronor, vilket indikerar ett utökat behov av att aktivera den riskreserv som ingår i budgetramen. Projekten arbetar i den pågående kalkylprocessen med att identifiera kostnadsbesparingar, så att budgetramen för projektet kan hållas. Utrustningsinvestering är ännu inte äskad för de nya byggnaderna. Nya sjukhusområdet i Lund (NSL) Fastighetsutvecklingsplanen färdigställdes under januari Under våren har underlag för en lokalförsörjningsplan tagits fram i samarbete med berörda förvaltningar. Under hösten kommer fokus vara på framtagandet av en fysisk utvecklingsplan för Lund. Grävning inför kulverten under Baravägen har nått sitt maxdjup, gjutning av bottenplatta och väggar pågår. Kulvertundergångarna kommer att förbinda framtidens vårdlokaler, söder om Baravägen, med planerad servicebyggnad, norr om Baravägen. Projektering av påbyggnad av barnsjukhuset har påbörjats, även arbete med nästa kulvertetapp och projektering av servicebyggnad har påbörjats Även upphandlingar av projektering av ny servicebyggnad har påbörjats. Under 2018 har ett intensivt arbete med den fysiska utvecklingsplanen för området genomförts, den fysiska utvecklingsplanen kommer att presenteras under hösten NSL jobbar med planering i tidigt skede och har inte fastställd någon huvudtidplan ännu men planen är att påbyggnaden barnsjukhuset skall vara färdigställd innan 2021 och servicebyggnad innan

10 Projektet håller budget inom de beslutade medlen. Attraktiv arbetsgivare Region Skåne ska vara en attraktiv arbetsgivare där verksamhet och goda resultat alltid står i fokus. Det innebär bland annat att erbjuda hälsofrämjande arbetsplatser, bra möjligheter till utveckling för medarbetarna och ett ledarskap som tar ansvar. Region Skåne ska erbjuda utvecklande och stimulerande arbete i god arbetsmiljö. Region Skåne ska vara en arbetsgivare som upprätthåller ett lyssnande, närvarande och tydligt ledarskap samt aktivt arbetar för att skapa jämställda arbetsplatser. Hälsofrämjande arbetsplatser En god och hälsofrämjande arbetsmiljö är en förutsättning för Region Skånes attraktivitet som arbetsgivare, och då även för en väl fungerande kompetensförsörjning. Sjukfrånvaron ska minska i Region Skåne Sjukfrånvaron för perioden , rullande 12- månader, är 10,0 dagar i snitt per anställd. Eftersom Regionfastigheter bildades den 1 januari 2017 finns inget värde för motsvarande period förra året. För helåret 2017 var sjukfrånvaron 10,8 dagar i snitt per anställd. Sjukfrånvaro , rullande 12 månader: Sjukfrånvaron till och med juni ackumulerat var 4,53 dagar i snitt per anställd, motsvarande värde 2017 var 5,30 dagar. Sjukfrånvaro i kalenderdagar per medarbetare: 2018 # # Differens Kvinnor 4,89 6,86-1,97 Män 4,14 3,81 0,33 Totalt 4,53 5,3-0,78 Sjukfrånvaron är fortsatt låg och ligger per augusti på strax under utfallet för helåret Utvecklingen av sjukfrånvaron följs upp månatligen. 10

11 Sjukfrånvaro i timmar: Sjukfrånvaro #Timmar #Timmar Diff %Nyckeltal %Nyckeltal Diff Total sjukfrånvarotid ,08% 2,49% -0,41% Sammanlagd ordinarie arbetstid Regionfastigheter arbetar kontinuerligt med hälsofrämjande insatser gällande den fysiska såväl som den psykiska och organisatoriska arbetsmiljön. Allt för att förebygga och begränsa sjukfrånvaron. En viktig del i Regionfastigheters arbete med en hälsofrämjande arbetsplats är den årliga medarbetarenkäten som kan medverka till tidig upptäckt av risker för ohälsa. Kontinuerlig verksamhet för att stödja en hälsosam arbetsplats är exempelvis: Riskbedömning av arbetsplatsen enligt SAM 8 Utsedda hälsoinspiratörer på arbetsplatser Under 2018 satsas på utveckling av chefs- och ledarskap, medarbetarskap och grupputveckling, ett arbete som kommer att fortsätta under Samtliga chefer har utbildats i grunderna i arbetsmiljölagstiftning för att tydliggöra arbetsmiljöansvaret. Ett arbete med att utbilda chefer i aktiva åtgärder för att motverka diskriminering och kränkande särbehandling kommer att påbörjar under hösten Den framtida kompetensförsörjningen ska säkras Kompetensförsörjningen är en av välfärdens stora utmaningar, i Region Skåne såväl som i övriga landet. Bara genom att vara en attraktiv arbetsgivare kan Region Skåne möta invånarnas behov och samtidigt erbjuda den bästa vården och servicen. Kompetensmixplanering En god kompetensförsörjning är central för att Regionfastigheter ska nå uppsatta mål och möta det stora kompetensbehovet vi ser framöver. Att attrahera, behålla och utveckla rätt kompetens är tre lika viktiga och samverkande delar. Regionfastigheter ska fortsätta utvecklas som en attraktiv arbetsgivare. En del i att vara en attraktiv arbetsgivare är att ha medarbetare som trivs och vill fortsätta att utvecklas och arbeta hos Regionfastigheter. Det finns stora möjligheter att erbjuda en karriär inom organisationen och även inom hela Region Skåne. Att ha medarbetare som ger en positiv bild av Regionfastigheter som arbetsgivare är den bästa marknadsföring går att få. Genom att satsa på utveckling av chefs- och ledarskap, medarbetarskap och grupputveckling är målsättning att skapa förutsättningar så att medarbetarna väljer att stanna. Detta arbete påbörjades under 2018 och kommer att fortsätta under Under 2019 kommer en kompetenskartläggning att genomföras, liksom den årliga revideringen av kompetensförsörjningsplanen. Regionfastigheter är en relativt liten organisation men med en specialisttät verksamhet som omfattar flera specialistområden varför uppgiftsväxling och kompetensmix inte är lika genomförbar som den kan vara inom andra verksamheter. Men en genomlysning hur en ökad mix av kompetenser kan öka förutsättningarna för en god kompetensförsörjning kommer att genomföras. En väg kan vara att avlasta medarbetare med spetskompetens för att använda rätt kompetens till rätt uppgift. 8 SAM Systematiskt arbetsmiljöarbete 11

12 Ett sätt att bredda rekryteringsmöjligheterna är att aktivt arbeta med att anställa olika generationer, att vara en attraktiv arbetsgivare även för yngre och äldre medarbetare, och att öka kunskapen om detta hos rekryterande chefer. En annan väg är att arbeta med juniora och seniora roller. Erfarenhet visar att medarbetare vill arbeta längre och den kompetensen ska tas tillvara på bästa sätt. För att marknadsföra Regionfastigheter för studenter som en framtida arbetsgivare medverkar förvaltningen t.ex. vid rekryteringsmässor på LTH. Ett aktivt arbete med att synas i sociala medier pågår men arbete pågår även för att synas i andra medier som t.ex. Framtidens karriär som riktar sig till ingenjörer. Utveckling av anställningsvolym och arbetad tid Antal anställda AOH 9 i augusti var 193, jämfört med periodiserad budget som är 209. I anställningsvolymen ingår även resurskontrakt i NSX-projekten som är tecknade med andra förvaltningar. Avvikelse mellan utfall och budget beror främst på färre resurskontrakt än budgeterat (-10,2 anställda AOH). Resterande avvikelse fördelas mellan både division Förvaltning (-4,8 anställda AOH) och division Projekt (-1,4 anställda AOH). Inom division Förvaltning finns det vakanta förvaltartjänster. Inom division Projekt saknas byggprojektledare, verksamhetsprojektledare och lokalplanerare. På grund av läget inom byggbranschen lyckas inte rekrytering genomföras i önskad takt. Budgeterad anställningsvolym avseende resurskontrakten är framtagen utifrån uppskattat ekonomiskt behov, omräknat till anställda AOH samt periodiserat jämt i 12-delar. Antal anställda enligt personalgrupp jämfört med föregående år: AIDEtikett_Txt AOH Anställda jan-jul 2018 AOH Anställda jan-jul ,4 167,4 Administratör, annan 16,2 13,8 Administratör, IT 1,0 Biomedicinsk analytiker 1,0 0,5 Fysisk samhällsplanerare/projektör/arkitekt 68,4 60,6 Handläggare, annan 28,4 25,3 Handläggare, ekonomi 6,7 4,5 Handläggare, information 1,6 Handläggare, IT 5,9 5,1 Handläggare, miljöfrågor 1,0 1,0 Handläggare, personal/löner 1,5 Handläggare, upphandling/inköp 4,6 3,0 Handläggare, övergripande verksamhetsplanering 8,6 7,7 Ingenjör, annan 10,6 9,7 Ingenjör, drift 3,0 3,0 Ingenjör, fastigheter 10,0 11,1 Ingenjör, hälso- och sjukvård 2,5 2,6 Ledning, administration 17,9 15,5 Ledning, annan 1,1 1,6 Ledning, hälso- och sjukvård 1,1 2,3 9 AOH Antal Anställda Omräknat till Heltid 12

13 Antal anställda AOH AOH # # # Diff Anställda AOH 189,4 167,4 22,0 Uppföljning anställningsvolym: Månad Utfall AnstAOH Budget AnstAOH Diff jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec En långsiktigt stark ekonomi Ekonomiskt ingångsläge Regionfullmäktiges beslut om resultatkrav för Servicenämnden uppgår till 60,0 miljoner kronor, varav 22,6 miljoner kronor är fördelat till Regionfastigheter. Resultat Resultatet per augusti uppgår till 93,6 miljoner kronor, vilket är 48,6 miljoner kronor bättre än budget. Prognos för helåret beräknas till 40,0 miljoner kronor, vilket överstiger förvaltningens årsbudget och resultatkrav med 17,4 miljoner kronor. Resultat per område, miljoner kronor Division mkr Ack Utfall Ack Budget Avvikelse Utfall/ Budget Budget 2018 Prognos 2018 Avvikelse Prognos/ Budget 1 Ledning och Stab 1,2-0,3 1,4-3,2-2,9 0,3 2 Division Förvaltning 92,8 40,7 52,1 23,5 41,0 17,5 3 Division Projekt -0,4 4,5-4,9 2,3 1,9-0,4 8 Projekt 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Totalt Regionfastigheter 93,6 44,9 48,6 22,6 40,0 17,4 13

14 De största avvikelserna mellan ackumulerat utfall och budget är: Kapitalkostnaderna är 38,4 miljoner kronor lägre än budget. Avvikelsen beror dels på försenade projektavslut och dels på att budget är periodiserad i tolftedelar medan utfallet för projekt som avslutas under året belastar resultatet under senare delen av året. Olika typer av fastighetsåtgärder har lägre utfall per augusti än budget. Detta beräknas arbetas upp under året. o Planerat underhåll ligger under budget med 11,2 miljoner kronor. o Kostnader för myndighetsåtgärder och energieffektiviserande åtgärder understiger budget med 6,6 miljoner kronor. o Iordningsställande av publika entréer, upparbetade kostnader är efter augusti 5,2 miljoner kronor lägre än budget. Lägre inhyrningskostnader än budget förbättrar resultatet med 3,3 miljoner kronor, vilket till största delen förklaras av stora kontrakt som har kontraktsstart senare under året medan budget är periodiserad i 12-delar. Det gäller byggnad 01 och byggnad 71 inom Ängelholms sjukhusområde och nya lokaler till Folktandvården i Lund respektive Kristianstad. Kostnader för fastighetsdriften är 2,8 miljoner kronor lägre än budget, vilket förklaras av lågt utfall för felavhjälpande underhåll. Mediakostnaderna (energi) är 12,8 miljoner kronor högre än ackumulerad budget för perioden. Det är framförallt el- och fjärrkylakostnaderna som överskrider budget som en följd av de extrema temperaturerna som har varit under sommarmånaderna. Budget motsvarar måltalet för 2018 som är 198 kwh/m 2. Trots minskad förbrukning sedan år 2016 finns det ett gap mellan verklig förbrukning och måltal. Personalkostnaderna är 13,2 miljoner kronor lägre än budget beroende på vakanta ej tillsatta tjänster samt lägre kostnader för resurskontrakt. Detta medför att även intäkten för debiterad tid i projekt understiger budget med 18,2 miljoner kronor, vilket både förklaras av ovanstående samt av att några medarbetare fick nya roller i samband med organisationsjusteringen där de inte debiterar tid längre. Resultatutveckling, miljoner kronor 14

15 Årsprognosen är förbättrad med 17,4 miljoner kronor jämfört med årsbudget och resultatkrav, de största förklaringsposterna är: Lägre kapitalkostnader på grund av framflyttade projektavslut, +31,0 miljoner kronor Ökade mediakostnader beroende på att förbrukningen överstiger det budgeterade måltalet samt en sommar med extremtemperaturer, vilket ger ökade kostnader för el och fjärrkyla -7,3 miljoner kronor. Ökade kostnader för fastighetsdrift (snö- och halkbekämpning) -2,8 miljoner kronor. Det har tillkommit nya hyreskontrakt och skett kontraktsändringar i befintliga avtal (ökade areor samt förlängda avtal) i externa lokaler efter att budget var satt. Detta medför ökad prognos avseende hyresintäkter med +12,7 miljoner kronor samt ökade inhyrningskostnader med -17,0 miljoner kronor. Den största förändringen är att IT och SDV-projektet (sammanhållen digital vårdmiljö) har flyttat till Medicon Village från Kioskgatan i Lund. Flytten innebär en utökning av antalet kvadratmeter. Personalkostnad och kostnad för inhyrd personal Personalkostnaderna per augusti uppgår till 100,5 miljoner kronor, vilket är 13,2 miljoner kronor lägre än budget. Jämfört med föregående år har personalkostnaderna för samma period ökat med 10,1 miljoner kronor. Personalkostnad per division, miljoner kronor Division Ack utfall Ack budget Avvikelse UT18/BU18 Ack utfall Avvikelse UT 18/UT 17 Ledning och Stab 21,0 22,5-1,5 19,1 1,9 Division Förvaltning 25,6 25,8-0,2 20,5 5,1 Division Projekt 47,5 54,9-7,4 44,1 3,4 Resurskontrakt 6,4 10,5-4,1 6,7-0,3 TOTAL 100,5 113,7 13,2 90,4 10,1 Regionfastigheter strävar efter att öka antalet anställda i de stora strategiska byggprojekten, och i gengäld minska antalet konsulter. Inom division Projekt saknas byggprojektledare, verksamhetsprojektledare och lokalplanerare. På grund av läget inom byggbranschen har Regionfastigheter inte lyckats rekrytera i önskad takt. Budgeterad anställningsvolym avseende resurskontrakten är framtagen utifrån uppskattat ekonomiskt behov, omräknat till anställda AOH samt periodiserat jämt i 12-delar. Sedan Regionfastigheter bildades 1 januari 2017 har det gjorts en del justeringar i organisationen. I samband med justeringarna har enheter och/eller enskilda medarbetare bytt organisationstillhörighet. Ledning och Stab har utökats med två projektcontrollers, en biträdande fastighetschef inom Ledning & Styrning, en HR-strateg samt en enhetschef för ledningsstöd. Delar av enheten för teknisk utveckling tillhörde tidigare Ledning och Stab. Denna är flyttad och samlad i enheten för teknisk utveckling inom division Förvaltning. Detta skapar förutsättningar för teknikspecialisterna att leda, driva och utveckla sina områden i nära samverkan med teknikförvaltarna. Ökningen inom division Förvaltning beror också på att det fanns vakanser bland de externa förvaltarna i början av förra året som är tillsatta nu. Två medarbetare har anställts till TDB 10 -projektet som i övrigt är bemannat med BAL 11 -anställda ungdomar. Division Projekt har ökat jämfört med förra året men inte i den takt som Regionfastigheter hade önskat vilket är beskrivet ovan. 10 TDB - tillgänglighetsdatabasen 11 BAL Yrkesintroduktionsavtal i syfte att erbjuda arbetslivsintroduktionsanställningar för ungdomar som står långt från arbetsmarknaden. 15

16 Övriga kostnader De totala kostnaderna uppgår till miljoner kronor. Den största kostnadsposten är kapitalkostnader (avskrivning och ränta), vilket utgör 31 %. Andra stora poster är kostnader för externa lokaler (inhyrningskostnader) som utgör 27 %, kostnader för fastighetsdrift och underhåll 12 % samt media 10 %. Cirkeldiagram kostnader (budget 2018) Kapitalkostnaderna kommer att öka de närmaste åren, vilket hänger ihop med de stora bygginvesteringar som Region Skåne genomför. Kapitalkostnaderna 2018 beräknas bli 8,3 % högre jämfört med förra året. Mediakostnaderna för 2018 beräknas bli högre än budget 2018 och utfall Regionfastigheter genomför energieffektiviserande åtgärder och investeringar, trots minskad förbrukning sedan 2016 finns det ett gap mellan verklig förbrukning och måltal. Budget 2018 motsvarar måltalet som är 198 kwh/m 2. Vid ingången av år 2018 var förbrukningen 210 kwh/m 2, efter juli har den ökat till 212 kwh/m 2. Inhyrningskostnaden ökar 2018 jämfört med tidigare år till största delen beroende på ett nytt ramavtal för Ängelholms sjukhusområde, som regionstyrelsen fattade beslut om redan Den totala inhyrningskostnaden ökade med 11% från åren 2017 till Posten övriga kostnader har ökat jämfört med föregående år. Detta beror på förändrad metod att fördela ut overheadkostnaderna till divisionerna (resultatneutralt). Rivningskostnader varierar över åren, för 2018 är de budgeterade till 52 miljoner kronor. Dessa finansieras av Finansförvaltningen och är resultatneutralt för Regionfastigheter. I samband med ny prismodell inom Regionservice ökade kostnaderna för lokalvård och avfallshantering, denna ökning är neutral för Region Skåne. Sjukhusförvaltningarna har fått motsvarande kostnadssänkning. 16

17 Åtgärder för att sänka kostnadsutveckling samt för ekonomi i balans Regionfastigheters ekonomi är i balans. Prognosticerat resultat för helåret är 40,0 miljoner kronor, vilket är 17,4 miljoner kronor bättre än årsbudget och resultatkrav för Nyckeltal Verksamhetsnyckeltal Ack Utfall Ack Utfall Bokslut 2017 Prognos 2018 Planerat underhåll/kvm Drift/tillsyn & felavhjälpande underhåll Budget 2018 Energiförbrukning kwh/kvm ** 198 Investeringar Strategiska investeringar över 100 miljoner kronor I nedanstående tabeller redovisas projektuppföljning per huvudprojekt i NSX-projekten. Inom respektive huvudprojekt följs budgeterade medel upp per delprojekt som startats upp löpande. NSH projektuppföljning per huvudprojekt, miljoner kronor Utfall före 2018 Utfall tom augusti 2018 Årsprognos 2018 H3000 Projektledning 57,8 9,2 21,6 H3100 By 02 Flygel Norra o Östra 528,3 75,5 105,1 H3110 By 02 Låghusdel 22,2 30,1 76,4 H3120 By 02 Flygel Södra och Västra 1,9 H3130 By 24 Evakueringsbyggnad 136,7-1,1-1,1 H3200 Nybyggnad By ,2 57,2 113,2 H3300 Områdesgemensamt 298,0 131,9 174,5 H3310 By 19 P-hus 47,4 H3400 By 24 3,4 SUMMA 1 375,9 302,4 489,7 NSL projektuppföljning per huvudprojekt, miljoner kronor Utfall före 2018 Utfall tom augusti 2018 Årsprognos 2018 H2222 LKL (exkl Genetik) 230,2 9,0 15,0 H4000 Hasslanda 13,6 2,0 2,0 H4001 Spårvagnsdepå 17,9 22,5 42,5 H4002 Infrastruktur/Hållplats 26,3 32,4 48,4 H1017 Reservkraften 165,5 13,5 23, NSL Genetik 22,2 27,7 43, Lund: NSL Servicebyggnad 1,1 8, Barnsjukvård etapp 1 1,1 2,0 5,3 SUMMA 476,8 110,2 188,5 Lund: NSL Servicebyggnad - beslut projektering 95 Mkr i RS Projektuppföljning nybyggnad av verkstadsdepån för Öresundståg i Kärråkra Hässleholm, miljoner kronor Utfall före 2018 Utfall tom augusti 2018 Årsprognos 2018 Totalt för samtliga huvudprojekt 147,3 311,3 733,1 17

18 NSM projektuppföljning per huvudprojekt, miljoner kronor Utfall före 2018 Utfall tom augusti Årsprognos H1112 Ersättningslokaler 759,3 0 0,1 H1113 Vårdbyggnad 644,1 387,4 667,5 H1114 Servicebyggnad 38,5 9,3 81,3 H1116 Teknisk infrastruktur 25,7 15,9 30,4 H1115 Projektövergripande NSM 39,0 9,0 7,0 H1157 Byggnad 57 58,4 80,5 80,5 SUMMA 1 565,0 502,2 866,8 Investeringar under 100 Mkr separata beslut Följande större projekt som pågår kan nämnas: Ombyggnad Klinisk kemi, Kristianstad (budget 10 miljoner kronor r och utfall hittills 13 miljoner kronor varav 9,8 miljoner kronor i år) SUS Lund: PET-CT 3 bygginvestering (budget 9 miljoner kronor och utfall 0,7 miljoner kronor, prognos 13,7 miljoner kronor) CSK 12, PET CT (budget 13,5 miljoner kronor, utfall 13,2 miljoner kronor, prognos 15,3 miljoner kronor) CSK byggnad 01 ombyggnad lung-, mag- och tarmmottagning (budget 50,5 miljoner kronor, utfall 20,4 miljoner kronor varav 16,6 miljoner kronor hittills 2018) SUS Lund, renrum till cyklotron (budget 11 miljoner kronor, utfall 7,8 miljoner kronor varav 6,7 miljoner kronor i år, prognos 13 miljoner kronor) Labmedicin Lund: CMD (lab lokaler) (budget 23 miljoner kronor, utfall 10,7 miljoner kronor varav 9,2 miljoner kronor i år) SUS Lund: Hudmottagning/OP 13 (budget 13 miljoner kronor, utfall hittills 1,6 miljoner kronor) SUS Malmö, byggnad 33, ombyggnad avdelning 10, kärlkirurgi (budget 14 miljoner kronor, utfall hittills 0,2 miljoner kronor) SUS Malmö, byggnad 63, ombyggnad hematologmottagning (budget 14 miljoner kronor, utfall hittills 0,2 miljoner kronor) SUS Malmö, byggnad 27, familje-bb (budget 18 miljoner kronor, utfall hittills 0,4 miljoner kronor) Labmedicin Lund: Klinisk kemi, F-blocket (budget 55 miljoner kronor, utfall hittills 0,1 miljoner kronor) Lokala byggpotter Projekt inom tidigare beslutade lokala potter före 2018 har ett årsutfall hittills på 28 miljoner kronor och en årsprognos på 58 miljoner kronor. Nya beslutade potter 2018 (totalt 62 miljoner kronor) har 13 miljoner kronor i utfall och en årsprognos på 25 miljoner kronor. Fastighetsägarinvesteringar Årets ram för fastighetsägarinvesteringar är 289 miljoner kronor. Hittills i år har 119 miljoner kronor arbetats upp, varav 88 miljoner kronor avser en eftersläpning i utfall på beslutade projekt från tidigare års ramar. Det finns en eftersläpning som i dagsläget bedöms till omkring 140 miljoner kronor. I dagsläget finns 120 pågående fastighetsägarinvesteringar av olika omfattning och komplexitet. 12 CSK Centralsjukhuset i Kristianstad 13 OP - operation 18

19 Större delavslut inom fastighetsägarinvesteringar under året är: Installation av nytt rörpostsystem SUS Lund (19,5 miljoner kronor) Ombyggnad av reservkraft sjukhuset i Ystad (8,9 miljoner kronor) Modernisering och effektivisering av ventilation i OP avdelningar i byggnad 10 i Landskrona (64 miljoner kronor) Ventilationsaggregat på CSK i Kristianstad (46,1 miljoner kronor) Scada (överordnat styrsystem för fastighetsautomation) SUS Lund (12,9 miljoner kronor) Sprinklerförsörjning, installation i Lund (14,9 miljoner kronor) Hissar i B-hall Centralblocket, SUS Lund (9,8 miljoner kronor) Ställverk i byggnad 23 sjukhuset i Landskrona (7,8 miljoner kronor) Ventilation i byggnad 23 SUS Lund (14,9 miljoner kronor) Energieffektiviseringar Det har under åren totalt tilldelats 235 miljoner kronor avseende satsningar på att åstadkomma energieffektiviseringar i Region Skånes lokaler. Jämfört med plan är det förseningar, av budgeterade medel har cirka 120 miljoner kronor hittills nyttjats. Årets utfall till och med augusti är 21 miljoner kronor och årsprognosen är drygt 50 miljoner kronor. Ett 60-tal investeringsprojekt är pågående i denna kategori. Kommentar: Kreditivräntan ingår inte i beloppen som redovisas ovan under uppföljning investeringsverksamheten, då denna ej beslutas/budgeteras ned på projektnivå. Miljöredovisning Regionfastigheters certifikat för energi och miljö, ISO och ISO , förnyades under våren. Energiledningssystemet kommer att integreras i Region Skånes övergripande miljöledningssystem och redan i oktober samordnas den externa revisionen till att gälla båda systemen. Förvaltningens hållbarhetsarbete är främst fokuserat till fastighetsbeståndet där en ny riktlinje för miljöarbete i olika byggprojekt presenterades för divisionernas ledningsgrupper under våren. Division projekt har anställt tre projektledare med inriktning VVS/Energi och satsar på utbildning av egen personal. Ett flertal projekt är registrerade för Miljöbyggnad och ambitionsnivån för energiaspekten är Guld och byggnadernas totala ambitionsnivå är Silver. Division Förvaltning arbetar aktivt med att ta fram, utreda och driva igenom energieffektiviseringsprojekt. Teknisk förvaltning samarbetar med Skåneteknik enligt det egna konceptet Energioptimering Silver. Erfarenhetsåterföring och kompetensöverföring sker kontinuerligt i enhetens kompetensgrupp. Arbete med sanering av farligt material i befintliga byggnader sker i samband med ombyggnad och enstaka större saneringar av framförallt PCB och asbest har genomförts separat. Vid ingången av år 2018 var den klimatkorrigerade energianvändningen 210 kwh/m 2 (BRA 14 ). Fram till och med juli 2018 har emellertid energianvändningen ökat till 212 kwh/m 2 (BRA) år. Ökningen kan delvis förklaras utifrån den mycket varma sommaren med ökade krav på avfuktning. 14 BRA, BRuksArea 19

20 Detta då avfuktning sker genom att tilluften kyls (kylaanvändning/-produktion) ned till daggpunkten för utfällning av vatten för att därefter värmas upp (värmeanvändning) i eftervärmningsbatterier innan inblåsning. Den fossilbränslefria andelen av energianvändningen i Region Skånes egenägda fastigheter uppgick under år 2017 till 99,2 procent. Utfallet för år 2018 förväntas bli något bättre då Kraftringen sedan våren 2018 levererar 100 procent fossilbränslefri värme och kyla. Osäkerheten i prognosen ligger i leverans av fjärrvärme från EOn eftersom Regionfastigheter enbart har avtal om förnybar överskottsvärme till sjukhusområdet i Malmö. All el som används i fastigheterna är miljömärkt enligt Bra Miljöval. Under 2017 producerade de sex vindkraftverken i Hultsfred 66,8 GWh el. Hittills under 2018 har verken producerat 32 GWh vilket är 2,5 % under budget. Prognosen för 2018 är cirka 54 GWh. Intern kontroll Plan för intern kontroll P U Nämnd/Förvaltning/Styrelse/Bolag : Servicenämnden/Regionfastigheter År Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet 2. Drivande utvecklingsaktör 3. Attraktiv arbetsgivare 4. Långsiktigt stark ekonomi a) Attesthantering inkl. behörigheter b) Skattelagstiftning c) Fakturahantering d) Uppföljning av fastställd budget/plan e) Bisysslor f) Kompetensförsörjning g) Upphandling och inköp h) Verkställighet beslut 20

21 Kontrollmiljö Kontrollutförare, kontrollmetod, frekvens samt ansvar framgår av planen för internkontroll. Uppföljningen planen för intern kontroll är integrerad med Regionfastigheters ordinarie uppföljning och resultatet diskuteras i samband med ordinarie ledningsgruppsmöten. Resultatet följs även upp av nämnden i samband med redovisning av månadsrapport och verksamhetsberättelse för delår respektive helår. Riskbedömning Regionfastigheter har ett löpande riskarbete där risker kontinuerligt identifieras, värderas (sannolikhet*konsekvens), prioriteras och hanteras. Detta löpande arbete dokumenteras i separat och detaljerad mall med risker för arbetsmiljö, miljö, ekonomi mm. Riskhanteringen sker på alla nivåer inom Regionfastigheter, från förvaltningsledning ner till enhetsnivå. Årligen sammanställs detta riskarbete till ett underlag inför verksamhetsplanering och budgetering samt till planen för intern kontroll. Sammanställningen utförs av förvaltningsledning/stab. Nämnden tar aktivt del i riskarbetet i planerings- och uppföljningsarbetet. Kontrollaktiviteter Prioriterade risker redovisas i verksamhetens målkort och uppföljning sker varje månad. Åtgärder vidtas vid behov. Uppföljningen av framtagna målkort bidrar till en bättre måluppfyllelse för prioriterade risker. Info/Kommunikation Inom Regionfastigheter genomförs ett löpande riskarbete. Risker som inte hanteras på en underliggande nivå eskaleras till närmsta chef i linjen. Val av fokus på särskilda riskområden för riskhantering under året beslutas i samband med ledningens genomgång och kommuniceras ut i linjen från förvaltningsledningen. Övergripande risker diskuteras med nämnden. Underlag för intern kontroll tas upp som ett ärende i nämnden i samband med planerings- och budgetarbetet Uppföljning/utvärdering Uppföljning och rapportering görs varje månad genom verksamheternas ordinarie uppföljning av målkort. Uppföljningen under året har visat på vissa brister. I dialog med nämnden har Regionfastigheter tagit fram en plan för energieffektiviseringsarbetet. Krishantering och systematiskt risk och sårbarhetsarbete (SRSA) Regionfullmäktige har i mandatperiodens regionala krishanteringsplan beslutat att Region Skånes verksamheter systematiskt ska arbeta med risk- och sårbarhetsarbete (SRSA). Av beslutet framgår även att upphandlande enheter utifrån beställarens krav ska framställa kontinuitetskrav på leverantörer för att åstadkomma leveranssäkerhet. Detta för att skydda och kontinuerligt kunna bedriva verksamhet, med särskilt fokus på samhällsviktig och skyddsvärd verksamhet (kontinuitetsplanering). Det systematiska SRSA-arbetet ska innefatta riskhantering, kontinuitetshantering, planarbete och erfarenhetsåterföring efter händelser. Mål : Med utgångspunkt i verksamhetens uppdrag och mål identifiera: Skyddsvärd och samhällsviktig verksamhet inom det egna ansvarsområdet Kritiska aktiviteter som alltid måste fungera Risker och hot mot det som bedömts skyddsvärt Kritiska beroenden för det som bedömts skyddsvärt. Regionfastigheter arbetar utifrån Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps (MSB) vägledning om robusta sjukhus. Enligt den fastställda krishanteringsplanen ansvarar Regionfastigheter för fastighets- och lokalförsörjning till vårdverksamheten. 21

22 Kritiska aktiviteter som alltid måste fungera är försörjning av medier såsom el, vatten, gaser, värme, kyla, samt resurser i form av personal i beredskap för att kunna avhjälpa uppkomna fel. Bortfall av nödvändiga medier för vården är en risk Regionfastigheter alltid beaktar. Leveransavtalen för olika medier och tjänster är utformade ur ett säkerhetsperspektiv, där vårdverksamheten alltid ska prioriteras. Mål : Organisationen har regelbundet utbildat och övat relevant personal som berörs av arbetet med samhällsviktig samt skyddsvärd verksamhet. Organisationen har utbildat och övat relevant personal som berörs av arbetet med samhällsviktig verksamhet. Planering pågår för en gemensam övning med Regionservice under hösten Regionfastigheter deltar i övning i civilt försvar som arrangeras av Socialstyrelsen den 6 september. Krisledningsövning genomfördes under våren tillsammans med övriga förvaltningar i Region Skåne. Regionfastigheter deltar i en scenarieanalys som genomförs av KSM 15 den 26 september. Mål : Verksamheten genomför regelbundet bedömningar av risker och sårbarheter i verksamheten. Risk- och sårbarhetsanalyser görs kontinuerligt i samband med upphandlingar och i projekt. Regionfastigheters Krishanteringsplan, KHP, har uppdaterats i samband med omorganisation och omflyttningar. Mål : Verksamheten har beslutat och genomfört åtgärdsplan för hantering av identifierade och prioriterade risker. Identifiering av sårbarheter för samhällsviktig verksamhet har genomförts under våren Mål : Verksamheten nyttjar genomförd och dokumenterad konsekvensanalys av viktiga/kritiska produkter och tjänster. Risk- och sårbarhetsanalyser görs kontinuerligt i samband med upphandlingar och i projekt. Mål : Verksamheten har upprättat och dokumenterat en kontinuitetsplan. Kontinuitetsinventeringen bearbetas hos vårdförvaltningarna i en fördjupad analys och kommer ligga till grund för en åtgärdsplan för Mål : Verksamheten tar tillvara erfarenheter från inträffade händelser och övningar. Händelseanalysen efter elavbrottet den 24 januari 2018, på grund av en avgrävd högspänningskabel, har inneburit revidering och justering av rutiner och riktlinjer för arbete i mark. 15 KSM Området för Krisberedskap, Säkerhet och Miljö organisatorisk enhet inom Region Skåne 22