Servicenämnden (23)

Transkript

1 Servicenämnden (23) Plats och tid Bibliotekets konferenssal, kl Beslutande Övriga närvarande Margareta Ivarsson (C), ordförande Thomas Bäckman (S) Maja Sundkvist-Kräutner (S) Hans-Inge Wall (S) Knut Magnusson (V) Nils Safferson (M) Lennart Lämgren (L) Henrik Smedberg (M) ersätter Birgitta Kahn (MP) Marianne Carlsson (KD) Johan Rosqvist, förvaltningschef Charlotte Gustafsson, verksamhetschef Lars Larsson (KD) Lars-Åke Tärnbro, trafikingenjör Fredrik Jarälv, enhetschef fastighetsenheten Lena Vesterlund, enhetschef lokalvårdsenheten Anna Alvkäll, enhetschef teknisk drift Peter Carlsson, enhetschef fritidsenheten Anna Bengtsson, fritidskonsulent Emil Florell, renhållningssamordnare Emilia Carlman, teknisk stabschef Helén Bergman, förvaltningssekreterare Utses att justera Marianne Carlsson Justeringens plats och tid Kontaktcenter, Underskrifter Sekreterare... Paragrafer: 1-22 Helén Bergman Ordförande... Margareta Ivarsson Justerande Marianne Carlsson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Servicenämnden Datum för anslagets uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Serviceförvaltningens kontor Underskrift... Helén Bergman

2 Servicenämnden Svn 1 Fastställande av föredragningslistan Föredragningslistan godkänns med följande justering: - Information från konferens om badhus tilläggs som extra ärende

3 Servicenämnden Svn 2 Månadsrapport Förvaltningschef Johan Rosqvist redovisar sjukfrånvaron Ekonomisk redovisning utgår då bokslutet ännu inte är färdigt. Sjuktal 2016 Sjuktal 2016 mer än 59 dagar Sjuktal 2016 ålder Servicenämnden godkänner redovisningen.

4 Servicenämnden Svn 3 Information från enheterna Enhetscheferna Fredrik Jarälv från fastighetsenheten, Lena Vesterlund, lokalvårdsenheten, Anna Alvkäll, teknisk drift samt Peter Carlsson, fritidsenheten presenterar sina verksamheter gällande vilka mål som ej uppnåtts under 2016 samt vilka utmaningar som väntar Muntligt Servicenämnden godkänner redovisningen.

5 Servicenämnden Svn 4 Mörmo IP Peter Carlsson, enhetschef fritidsenheten, informerar om Mörmo IP. Muntligt Servicenämnden tackar för informationen.

6 Servicenämnden Svn 5 Utegym vid Hammarö arena Peter Carlsson, enhetschef fritidsenheten, informerar om planerna på ett utegym vid Hammarö arena. KF Motion om att bygga nytt utomhusgym KS Återremitterat ärende rörande svar på motion om att bygga nytt utomhusgym Tjänsteskrivelse KF daterad 29 augusti 2016 Servicenämnden beslutar att placera utegymmet vid hinderbanan vid Hammarö arena.

7 Servicenämnden Svn 6 Dnr Flytt av 2016 års investeringsmedel till 2017 Johan Rosqvist, förvaltningschef, informerar om behovet av att förflytta investeringsmedel från föregående år till innevarande. Prognosen visar på att det finns en relativt stor andel beviljade investeringsmedel som ännu inte upparbetats. Det är till avgörande del en naturlig följd av att verkställigheten av investeringsprojekten i praktiken var möjlig att påbörja först under andra tertialen i år, samtidigt som ledtiderna i många projekt är relativt långa. Det är även så att det finns en viss eftersläpning i det ekonomiska utfallet. Avseende medel beviljade för 2016 finns enbart ett projekt som varken slutförts/påbörjats eller planerats och det är införskaffandet av ett nytt bokningssystem för idrottsanläggningar och övriga lokaler. Förvaltningen ser det inte som ekonomiskt försvarbart att avbryta pågående projekt och förordar således att de kvarvarande medlen i pågående projekt förs med till 2017 och framåt för att kunna fullfölja projekten. Tjänsteskrivelse daterad 29 december 2016 Beslutade investeringsmedel Servicenämnden föreslår kommunstyrelsen besluta att samtliga kvarvarande medel från beslutade ramar avseende de i bilagor redovisade investeringsprojekten flyttas med till 2017 och kommande år för att möjliggöra projektavslut för samtliga av dem. Sändlista KS

8 Servicenämnden Svn 7 Dnr 2016/6 Lokala trafikföreskrifter om stannande och parkering vid Tranbärsvägen Serviceförvaltningen ser ett behov av att de tillfälliga lokala trafikföreskrifterna om stannande och parkering på Tranbärsvägen mellan Hallonvägen och Lingonvägen permanentas, för att bibehålla trafiksäkerheten i området. Tjänsteskrivelse daterad 8 december 2016 Yttrande från Polismyndigheten Region Bergslagen den 5 december 2016 Bilaga: Hammarö kommuns lokala trafikföreskrifter om stannande och parkering på Tranbärsvägen ( :019) Servicenämnden beslutar med stöd av 10 kap. 1 andra stycket och 3 första stycket trafikförordningen (1998:1276) om lokala trafikföreskrifter enligt bild :019.

9 Servicenämnden Svn 8 Dnr Optisk sortering av hushållsavfall Emil Florell, renhållningssamordnare, redovisar nuläget i planeringen av optisk sortering av hushållsavfall. Tjänsteskrivelse daterad 19 december 2016 (gemensam för samarbetskommunerna) Tjänsteskrivelse daterad 3 januari 2017 Servicenämnden beslutar att förorda optisk sortering som insamlingssystem för hushållsavfall. I det fall att vidare utredning påvisar att detta skulle ge påtagliga praktiska och/eller ekonomiska konsekvenser kan dock inriktningen komma att ändras till annat system med enbart möjlighet till utsortering av matavfall.

10 Servicenämnden Svn 9 Dnr Detaljbudget Johan Rosqvist, förvaltningschef, redovisar detaljbudget Hammarö kommun växer vilket innebär att trycket på servicenämndens verksamheter ökar. Viss kompensation har skett för detta inför 2017 avseende tillkommande kostnader för kost och lokalvård till nya förskoleavdelningar samt täckning för de utökade områden som lokalvården fått under Total ramökning för att möta detta inför 2017 är 2,6 mkr. Parallellt med detta ökar kommunens övergripande kostnader i form av bland annat kapitaltjänstkostnader för de nya anläggningar som byggs, vilket har föranlett ett sparkrav på samtliga av kommunens nämnder. För servicenämndens del innebar det en ramsänkning inför 2017 med 2,6 mkr. En besparing som i huvudsak hanterats inom kost-, fritids- och gatljusverksamheten. Den totala ramen är således inte sänkt, men budgetfördelningen mellan verksamheterna ser annorlunda ut. En bibehållen ram som möter ett växande behov innebär fortsatt tuffa utmaningar inom nämndens område. Tjänsteskrivelse daterad 3 januari 2017 Bilaga: Detaljbudget 2017 Bilaga: Antal anställda Bilaga: Diagram och tabeller Förslag Ordförande föreslår återremiss av ärendet till förvaltningen, i syfte att förtydliga beslutsunderlaget. Servicenämnden beslutar att återremittera ärendet till förvaltningen i syfte att förtydliga beslutsunderlaget. Ärendet ska redovisas vid nästkommande arbetsutskott.

11 Servicenämnden Svn 10 Organisation fastighetsenheten Servicenämnden tog beslut om en ny organisation av serviceförvaltningen. Med ett undantag är denna organisation sedan en tid tillbaka verkställd. Undantaget är att fastighetsenheten, av olika skäl, tillfälligtvis bibehållits. Förvaltningen ser dock i nuläget fler fördelar än nackdelar med att fortsatt bibehålla fastighetsenheten. Tjänsteskrivelse daterad 22 december 2016 Arbetsutskottets förslag till servicenämnden Servicenämnden beslutar att behålla nuvarande organisation av fastighetsenheten. Beslutet ska omprövas efter ett år, i januari 2018.

12 Servicenämnden Svn 11 Slutredovisning av projekt Förvaltningschef Johan Rosqvist ger slutredovisning av projekt. Slutredovisning parkbänkar Servicenämnden godkänner redovisningen.

13 Servicenämnden Svn 12 Redovisning av medarbetarenkäten Förvaltningschef Johan Rosqvist redovisar medarbetarenkäten. Medarbetarenkät Servicenämnden godkänner redovisningen.

14 Servicenämnden Svn 13 Dnr Förfrågan om inköp av vattenanläggning/distributionsnät från medlemmarna i Tye Vatten samfällighetsförening Medlemmarna i Tye Vatten Samfällighetsförening har inkommit med förfrågan om kommunen kan köpa in deras nuvarande vattenanläggning i samband med att anslutning tillgängliggörs dem till det VA-nät som kommunen nu bygger ute på Tye. Föreningen har lämnat tre förslag på ersättningslösningar med syfte att i samförstånd med kommunen finna en acceptabel ekonomisk lösning. Förvaltningen ser dock att tidigare avgöranden i VA-mål, andra kommuners tillämpningar samt uttalande av juridisk expertis inte påvisar att kommunen har någon strikt ersättningsskyldighet i ett ärende som detta. Tjänsteskrivelse daterad 8 november 2016 Tye Vatten Samfällighets inkomna förfrågan om inköp av vattenanläggning/distributionsnät Avgörande i VA-mål 16:2 Servicenämnden beslutar att: - inte ersätta Tye Vatten Samfällighet för onyttigbliven VA-anläggning - inte köpa in Tye Vatten Samfällighets VAanläggning

15 Servicenämnden Svn 14 Svar avseende revisionsrapport uppföljande granskning Kommunrevisionen har under hösten genomfört en uppföljning av tidigare genomförda granskningar. För servicenämndens del har uppföljning skett för de tidigare granskningarna: - Fastighetsverksamheten Granskning av VA-verksamheten 2014 Utifrån dessa granskningar har revisionen en iakttagelse de önskar svar på: det finns dock, vilket nämnden själv bekräftar, fortfarande ett behov av att utveckla en mer långsiktig underhållsplan för fastighetsbeståndet. Uppbyggandet av en ny underhållsplanering är ett pågående arbete där det relativt nyinförskaffade fastighetssystemet kommer uppfylla behovet så snart de nödvändiga uppgifterna på respektive fastighet förts in. Tjänsteskrivelse daterad 22 december 2016 Revisionsrapport: Uppföljning av tidigare granskningar 20 september 2016 Servicenämnden beslutar att lämna följande svar: Arbetet med en förnyad underhållsplan är påbörjat genom att ett nytt fastighetssystem köpts in där bland annat funktionen att upprätta långsiktiga strukturerade underhållsplaner finns med. Avsikten är att hantera underhållsarbetet via detta system så snart som möjligt men då det krävs ett omfattande inventerings- och inmatningsförfarande är rimligt införande först till underhållsplaneringen 2018 och framåt. Underhållsplanen kommer att uppföljas kvartalsvis. Sändlista Kommunrevisionen

16 Servicenämnden Svn 15 Äskande av utökade budgetramar yttre skötsel Hammarö kommun är en expansiv kommun, där nya bostadsområden ständigt kommer till. Utöver det pågår flertalet centrumnära projekt som ska göra Hammarö vackrare och mer inbjudande. Detta till trots har de behov som detta innebär i form av personal, material och maskiner med mera som behövs för att sköta detta getts ringa uppmärksamhet. Nuläget vad gäller bemanning innebär att allt det som byggs inte kommer att skötas och risken är därför påtaglig för kapitalförstöring. Det finns duktig personal inom förvaltningen som sörjer för den yttre skötseln men de är för få och det saknas dessutom kompetens som trädgårdsmästare eller motsvarande som är en förutsättning för att hålla långsiktigt fina grönytor, planteringar, träd, buskar och så vidare. För att nå en acceptabel nivå måste driftsbudgetens ram öka med ca 1 mkr, enligt erfarenhetsvärdet från 2016 inkluderat ca 550 tkr för att kompetenshöja förvaltningen med en trädgårdsmästartjänst eller motsvarande. Tjänsteskrivelse daterad 9 januari 2017 Servicenämnden äskar om utökade budgetramar om totalt 1 mkr för att täcka de behov som finns inom den yttre skötseln i kommunen.

17 Servicenämnden Svn 16 Förändring inom fastighetsenheten Kommunens lokalbestånd växer betydande varje år, trots detta har de personella resurserna inom fastighetsenheten inte utökats på många år. Behovet av en utökning i takt med den växande lokalytan är påtaglig för att bibehålla en kvalitativ skötsel som ger utlovad service till hyresgästerna och möjliggör en långsiktigt ekonomisk förvaltning av fastigheterna. Behoven av nya och utökade kompetenser är många men det mest akuta och även det klart mest ekonomiskt försvarbara är tillsättandet av en förvaltare. Ett tillsättande av en sådan tjänst skulle på kort tid bli lönsam då utökade resurser i ledningsförmågan inom enheten genererar större förutsättningar för sunda prioriteringar, uppföljningar samt täta kontakter med leverantörer och entreprenörer. Tjänsteskrivelse daterad 3 januari 2017 Servicenämnden beslutar att utöka fastighetsenheten med en tjänst som förvaltare. Tjänsten tillskapas inom befintlig ram.

18 Servicenämnden Svn 17 Bidragsregler service Förvaltningen framlägger ett förslag till bidragsbestämmelser för föreningsbidrag som hanteras av servicenämnden. Förslaget på bidragsbestämmelser baseras på tidigare dragningar och beslutade korrigeringar utifrån tidigare bestämmelser samt inspel från Karlskoga kommun Tjänsteskrivelse daterad den 13 januari 2017 Bidragsbestämmelser föreningsbidrag Servicenämnden beslutar att godkänna bidragsbestämmelser för föreningsbidrag. Under hösten 2017 kommer Karlskogamodellen att börja tillämpas, vilket innebär att dialogmöten kommer att genomföras med alla bidragsberättigade föreningar gällande den verksamhet de söker bidrag för Förvaltningen föreslår att alla föreningsbidragsansökningar ska gå till servicenämnden. I det fall ansökan är av den karaktären att servicenämnden inte kan tillgodose densamma inom de bidragsmedel nämnden har till förfogande, ska ansökan beredas och skickas vidare till KS.

19 Servicenämnden Svn 18 Information från konferens om badhus Peter Carlsson, enhetschef fritidsenheten, informerar om nuläget på Sätterstrands badhus, samt vad som sagts vid en konferens om badhus som han deltagit vid. Muntligt Servicenämnden tackar för informationen.

20 Servicenämnden Svn 19 Dnr Delegeringsbeslut Förvaltningen anmäler fyra delegeringsbeslut för perioden 10 december 2016 till och med 18 januari Förteckning över delegeringsbeslut under perioden 10 december 2016 till 18 januari 2017 Servicenämnden godkänner redovisningen av besluten.

21 Servicenämnden Svn 20 Studiebesök vid Hammarö ryttarförening Servicenämnden gör ett studiebesök vid Hammarö ryttarförening direkt efter ordinarie sammanträde. Ledamöterna får en presentation av föreningens verksamhet i nuläget, framtidsplaner och kommande investeringsbehov. Muntligt Servicenämnden tackar för informationen.

22 Servicenämnden Svn 21 Dnr Rapporter och information Följande anmäls: - Protokoll från arbetsutskottets sammanträde den 4 januari Ärendebalanslista skapad den 17 januari 2017 Rapport och information om följande ges: - Samverkansgruppens senaste sammanträde - Avtal - Luftförhållanden i kommunens lokaler: mätningar har utförts i Mörmo högstadieskola som har påvisat förhöjda värden av mikrobiell tillväxt. Paviljonger kommer att ordnas som en tillfällig lösning. - Reningsverkets luftförhållanden: mätningar kommer att utföras. - Översvämning på Hammarlunden VA-taxeutredningen är försenad. Tidigast nästa månad kommer rapporten. - Arbetstält vid Pekås/ICA står där tillfälligt eftersom Ellevio ska komma och koppla om elen. - Vinterväghållning Lillängshamnen: skylten som påvisar vinterväghållning är nu borttagen. Servicenämnden lägger rapporten och informationen till handlingarna.

23 Servicenämnden Svn 22 Övriga frågor - Behållarna med gratis hundbajspåsar som förvaltningen tillhandahåller medborgare i Hammarö kommun tas upp till diskussion. Servicenämnden beslutar att avveckla den fria tillgången på hundbajspåsar, med motiveringen att det finns andra mer prioriterade projekt och ärenden som dessa medel behöver användas till.