Bilaga 5A Införande Dnr: /2015 Förfrågningsunderlag

Transkript

1 Bilaga 5A Införande Förfrågningsunderlag stockholm.se Utbildningsförvaltningen Avdelningen för utveckling och samordning Hantverkargatan 2F Stockholm Växel

2 Innehåll 1 Inledning Allmänt Struktur för Införandet Leverantörens införandeplan Tidpunkter för Införandet 5 2 Leverantörens åtaganden 6 3 Stadens åtaganden 7 4 Planering av Införandet 7 5 Etablering 8 6 Överföring av Tjänsterna 9 7 Projektavslut 10 8 Särskilda områden Allmänt Katalogtjänst Identitetshanterings- och provisioneringstjänst (IDM) Realisering av samverkan med GSIT 2.0-leverantören Realisering av Stadens målarkitektur Etablering av Portal, beställningsrutiner, samverkan, rapportering, processer och uppföljning Ansvarsövertagande av Digitala Enheter som ägs av Staden Etablering av samverkan med Produktleverantör Service Desk som SPOC för Staden Koordinering med avveckling av befintliga datorer Massbeställningar inför läsårsstart Organisation och samverkan Allmänt Projekt Projektområde för Etablering och Överföring Delprojekt Styrgrupper och samverkan Tester och Leveransgodkännande Allmänt Leverantörens tester Acceptanstest Leveranstest Leveransverifiering Ersättning för Införandet 19 2 (22) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter

3 12 Försenat Införande Leverantörens försening Stadens försening Innehållande av betalning och vite Avveckling av befintliga datorer Allmänt 22 Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 3 (22)

4 1 Inledning 1.1 Allmänt Definitioner som används i detta dokument har den betydelse som anges i Bilaga 1 (Begrepp och definitioner). I denna bilaga framgår krav rörande Införandet av Avtalet och Tjänsterna. Tjänsterna beskrivs i Bilaga 6A (Generella krav på Tjänsterna), Bilaga 7A (Tjänster för Digitala Enheter), Bilaga 7B (Service Desk) samt tjänsterna i Bilaga 7C (Leveranser från GSIT 2.0-leverantören). Enligt de Styrande Målen som gäller för Avtalet ska Tjänsterna införas på ett sätt som säkerställer ett effektivt, välplanerat och punktligt Införande med ett minimum av störningar och avbrott i Stadens verksamheter eller Tjänsterna. Denna bilaga är skriven utifrån antagandet att befintlig leverantör och Leverantören inte är densamma. Om den befintliga leverantören och Leverantören är samma företag ska Leverantören likafullt driva ett projekt i enlighet med förutsättningarna nedan för att säkerställa att leveransen fullt ut anpassas till de förutsättningar som gäller i detta Avtal. Leverantören ska vid Införandet ta i beaktande den avvecklingsplan som finns etablerad med befintlig leverantör avseende tidpunkter för avveckling av befintliga datorer. Införandet av Tjänsterna omfattar Stadens förvaltningar, enligt vad som framgår av Bilaga 2 (Deltagande förvaltningar). 1.2 Struktur för Införandet På övergripande nivå struktureras Införandet i form av ett projekt. Etablering och Överföring sker i form av olika delprojekt, exempelvis för respektive verksamhet eller per Tjänst. Delprojekten för Etablering och Överföring ska grupperas i fyra (4) Milstolpar. Indelningen sker utifrån delprojektens karaktär, omfattning och när i tid de ska utföras. Milstolparna ligger även till grund för ersättningen för Införandet enligt avsnitt 11 Ersättning för Införandet. 4 (22) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter

5 1.3 Leverantörens införandeplan Till denna Bilaga 5A (Införande) kommer Leverantörens beskrivning och preliminära plan, för hur Införandet ska genomföras, att bifogas som Bilaga 5B (Leverantörens preliminära plan för Införandet). Leverantörens beskrivning och plan för Införande ska baseras på Leverantörens metodik samt erfarenhet från införandeprojekt som liknar Införandet och följa den struktur och de krav som anges i denna bilaga. Den preliminära planen kommer att uppdateras och fastställas under planering av Införandet gemensamt mellan Leverantören och Staden. Staden ska alltid äga rätten att slutligt godkänna den framtagna planen, som efter Stadens godkännande blir den slutliga planen för Införandet och därmed ersätter Leverantörens preliminära plan för Införande. Leverantören ska redovisa en preliminär plan för Införandet inklusive projektorganisation. Planen ska följa den struktur och de krav som anges i denna bilaga. Planen ska innehålla föreslagna delprojekt samt ordning och beroenden mellan delprojekten. Planen ska innehålla Leverantörens förslag på tidplan och förslag på Avtalad Leveransdag för Införandets respektive delprojekt. Delprojekten ska vara beskrivna så att omfattning, organisation, kriterier för godkännande samt en tidsplan i vilken aktiviteter tydligt framgår. Delprojektplanerna ska beskriva beroenden till Staden, Stadens Övriga Leverantörer, Centrala Leverantörer och nuvarande leverantör. Den preliminära planen för Införandet ska innehålla beskrivningar av hur Leverantören planerar Införandet av de särskilda områden som nämns i denna Bilaga 5A (Införande). Av den preliminära planen ska tydligt framgå vilka förväntningar Leverantören har på Staden, nuvarande leverantör samt Stadens Övriga Leverantörer och Centrala Leverantörer. Planen ska på ett trovärdigt sätt visa hur Leverantören kommer säkerställa att Tjänsterna uppfyller Avtalade Specifikationer vid givna datum. 1.4 Tidpunkter för Införandet Överföring från befintlig leverantör av GSIT 1.0 (Volvo Information Technology) får påbörjas tidigast Överföring ska vara slutförd och samtliga berörda delprojekt ska ha uppnått Avtalad Leveransdag senast Beställning, leverans samt managering av surfplattor och smarta telefoner ska kunna påbörjas per eller senare datum som Staden beslutar, dock senast Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 5 (22)

6 Överföringen ska vara slutförd och samtliga delprojekt ska ha uppnått Avtalad Leveransdag senast Leverantörens åtaganden Leverantören är huvudansvarig för Införandet och ska därmed arbeta för att Införandet sker enligt den omfattning och den tidplan som anges i denna bilaga. Leverantören är ansvarig för att utföra alla uppgifter som, enligt God Branschpraxis, ingår i denna typ av införande och som krävs för att Leverantören ska införa Avtalet och Tjänsterna i tid, oavsett om dessa uppgifter explicit anges nedan eller inte. Leverantören ska bedriva Införandet på ett sådant sätt att störningar i Stadens verksamhet samt i Stadens Administrativa Verksamheter minimeras. Störning för Användare ska minimeras i möjligaste mån genom att bland annat planlägga kritiska aktiviteter till de perioder då belastningen i verksamheterna är låg. Det är av största vikt att Stadens verksamheter är informerade om förändringar som påverkar dem. Leverantören ansvarar för att aktivt, och efter överenskommelse med Stadens Centrala Beställarorganisation, kommunicera aktiviteter som påverkar verksamheterna. Under Införandet ska Leverantören samverka med befintlig leverantör, Stadens Övriga Leverantörer samt Centrala Leverantörer. Leverantören är ansvarig för att samverka och vara behjälplig vid planering av befintlig leverantörs avveckling. Leverantören ska etablera planer och rutiner för kommunikation, avvikelsehantering, kvalitetssäkring, test, riskhantering och liknande stödprocesser för att säkerställa ett effektivt Införande. Leverantören ska planera och säkerställa samtliga resurser som krävs för att utföra arbetet med Införandet. Leverantören ska vidare säkerställa att nödvändiga kunskaper samt färdigheter för tillhandahållandet av Tjänsterna identifieras och tas över från den befintliga leverantören. Leverantören är medveten och accepterar att tjänster, motsvarande Tjänsterna, innan Införandet har tillhandahållits av befintliga leverantörer samt att vissa Tjänster inte har förekommit. 6 (22) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter

7 Leverantören ska säkerställa att Leverantörens resurser får åtkomst till de system, verktyg och platser som krävs för att utföra arbetet under Införandet. Detta involverar Staden, befintlig leverantör samt Stadens Övriga Leverantörer och ställer därför krav på att dessa behov kommuniceras i god tid. Leverantören ansvarar också för att, under Införandet, följa Stadens säkerhetskrav i sitt arbete, enligt Bilaga 9 (Säkerhet) och Bilaga 10 (Riktlinjer Informationssäkerhet). 3 Stadens åtaganden Stadens ansvar vid Införandet begränsar sig till att tillhandahålla befintlig information och dokumentation om verksamheterna och system, samt att erbjuda tillgång till de nätverk och lokaler som krävs för Leverantörens arbete med Införandet. Staden ska genomföra de beställningar som krävs under Införandet. Staden ansvarar för att tillsätta Stadens projektorganisation för Införandet. 4 Planering av Införandet Som beskrivs i avsnitt 1.3 ska Leverantören i samverkan med Staden upprätta den slutliga planen för Införandet, vilken utgör en detaljerad plan där Införandets omfattning och avgränsningar framgår. Planeringen ska ta hänsyn till och samordnas med befintliga leverantörers plan för avveckling. Leverantören ansvarar för att minst, men inte begränsat till, följande kriterier ska vara uppfyllda under planeringen: den slutliga planen för Införandet har godkänts av Staden och bifogats som Bilaga 5B (Leverantörens slutliga plan för Införandet), projektdirektiv med mätbara mål samt en plan med en tydlig beskrivning av projektets omfattning och avgränsningar har upprättats, projektets styrgrupp för Införandet är tillsatt och första styrgruppsmötet har genomförts, Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 7 (22)

8 Leverantören har inkommit med bemanningsplan med namngivna Nyckelpersoner, Leverantören har satt sig in i befintliga leverantörers leveranser, i syfte att identifiera gap mellan befintliga leverantörers och Leverantörens tänkta leverans, Leverantören har etablerat kontakter med Stadens befintliga leverantörer samt med Stadens Övriga Leverantörer och Centrala Leverantörer, kriterier för Leveransgodkännande har definierats och överenskommits, och Avtalad Leveransdag för Införandet som helhet liksom Avtalad Leveransdag för respektive delprojekt under Etablering och Överföring har definierats och överenskommits. När samtliga kriterier är uppfyllda ska Leverantören genom dokumentation påvisa detta och inhämta skriftligt godkännande från Staden. Planeringen ska avslutas senast 60 dagar efter Avtalsdagen. 5 Etablering Leverantören ska genomföra nödvändiga förberedelser och etablera nödvändig infrastruktur, rutiner, processer samt verktyg för att kunna ta över ansvaret för Tjänsterna och börja tillhandahålla Tjänsterna enligt Avtalet. Leverantören ansvarar för att minst, men inte begränsat till, följande kriterier ska vara uppfyllda under Etablering: samverkan på affärsnivå, kontraktsnivå och tjänstenivå enligt avsnitt 5.2.1, 5.2.2, och i Bilaga 3 (Styrning och planering) har etablerats och samtliga sådana samverkansforum har hållit inledande möten, Leverantören har genomfört verksamhetskartläggning och informationsinsamling gällande exempelvis Tjänster, Användare och behörigheter som ligger som grund för Överföring, och Tjänster är förberedda för att kunna beställas och tillhandahållas enligt Avtalet. 8 (22) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter

9 När kriterierna ovan är uppfyllda ska Leverantören genom dokumentation påvisa detta och inhämta skriftligt godkännande från Staden innan Överföring av Tjänsterna får påbörjas. 6 Överföring av Tjänsterna Leverantören ska under Överföringen ta över ansvaret för Tjänsterna och säkerställa att Tjänsterna uppfyller avtalade villkor. Överföring av Tjänsterna kan exempelvis ske genom delprojekt per Verksamhetsställe eller per Tjänst som Leverantören och Staden bedömer mest lämpligt. Staden och Leverantören ska komma överens om vilka Tjänster och Verksamhetsställe som omfattas av respektive delprojekt under Överföringen. Överföring av en Tjänst eller ett Verksamhetsställe som är beroende av delprojekt inom Etableringen får inte genomföras förrän dessa delprojekt inom Etableringen är godkända. Leverantören ska granska och informera sig om respektive Verksamhetsställe för att ska skapa sig en förståelse för verksamheten och dess behov. Leverantören ska presentera rutiner för beställning, fakturering, uppföljning och mallar för respektive Verksamhetsställe. Vid behov ska Leverantören göra anpassningar för det specifika Verksamhetsstället, vilka ska godkännas av projektområdesnivån se avsnitt 9.3. Leverantören ska säkerställa att varje Verksamhetsställe gör sina beställningar enligt tidplan. Om beställningar dröjer ska Leverantören eskalera till projektområdesnivå, se avsnitt 9.3. Leverantören ansvarar för att minst, men inte begränsat till, följande kriterier ska vara uppfyllda under Överföringen: mötesstruktur och mötesfrekvens enligt Bilaga 3 (Styrning och planering) har överenskommits mellan Parterna och dokumenterats av Leverantören, och Effektiv Leveransdag per delprojekt har fastställts. För undvikande av tvivel hänvisas till de tidpunkter gällande Överföring som anges i avsnitt 1.4 Tidpunkter för Införandet. När kriterierna ovan är uppfyllda ska Leverantören genom dokumentation påvisa detta och inhämta skriftligt godkännande från Staden innan projektavslut får påbörjas. Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 9 (22)

10 7 Projektavslut Under projektavslut för Införandet sker avslutande aktiviteter såsom erfarenhetsåtervinning och sammanställning av dokumentationen. Leverantören ansvarar för att minst, men inte begränsat till, följande kriterier ska vara uppfyllda under projektavslut: all Dokumentation ska vara upprättad och tillgänglig för Staden, aktiviteter för erfarenhetsåtervinning har genomförts och dokumenterats, Leverantören ska ha överlämnat ansvaret från sin projektorganisation till drift- och förvaltningsorganisation, och slutrapport har godkänts av Staden. När kriterierna ovan är uppfyllda ska Leverantören genom dokumentation påvisa detta och inhämta skriftligt godkännande från Staden. Senast 60 dagar efter Effektiv Leveransdag för det sista delprojektet inom Överföring ska kriterierna enligt ovan vara uppfyllda. 8 Särskilda områden 8.1 Allmänt Införandet kommer att bli komplext, exempelvis genom de stora volymer Digitala Enheter som Leverantören kommer att hantera. Vissa områden kommer att kräva särskilt fokus vid Införandet. Införandet för dessa områden antas bli särskilt komplext och kan kräva särskilda typer av arbetsinsatser, samt ett tätt samarbete med Stadens Centrala Beställarorganisation. 8.2 Katalogtjänst Leverantören ska etablera Stadens katalogtjänst, beskriven i avsnitt 9 i Bilaga 7A (Tjänster för Digitala Enheter). Katalogtjänsten ska baseras på innehåll och tjänster i befintlig katalogtjänst, se Bilaga U3 (Nuläge och volymer) i anbudsinbjudan, följa Stadens målarkitektur, se Bilaga U4 (Målarkitektur) i anbudsinbjudan samt det preliminära ramverk som Stadens Centrala Beställarorganisation tar fram till den tidpunkt då Etablering 10 (22) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter

11 påbörjas. Detta preliminära ramverk ska överenskommas mellan Stadens Centrala Beställarorganisation och Leverantören, där Staden har beslutanderätt. 8.3 Identitetshanterings- och provisioneringstjänst (IDM) Leverantören ska etablera Stadens identitetshanterings- och provisioneringstjänst (IDM), enligt avsnitt 10 i Bilaga 7A (Tjänster för Digitala Enheter). Lösningen ska baseras på de funktioner och regelverk som finns i Stadens befintliga provisioneringslösning, se Bilaga U3 (Nuläge och volymer) i anbudsinbjudan, följa Stadens målarkitektur, se Bilaga U4 (Målarkitektur) i anbudsinbjudan samt det preliminära ramverk som Stadens Centrala Beställarorganisation tar fram till den tidpunkt då Etablering påbörjas. Detta preliminära ramverk ska överenskommas mellan Stadens Centrala Beställarorganisation och Leverantören, där Staden har beslutanderätt. 8.4 Realisering av samverkan med GSIT 2.0- leverantören Som beskrivs i Bilaga 7C (Leveranser från GSIT 2.0-leverantören) kommer vissa tjänster att tillhandahållas från GSIT 2.0- leverantören. Av särskild vikt är att Leverantören vid Införandet ska koordinera Införandet med det införande som GSIT 2.0-leverantören genomför för att tjänsterna till Användare ska fungera fullt ut. 8.5 Realisering av Stadens målarkitektur Stadens målarkitektur, se Bilaga U4 (Målarkitektur) i anbudsinbjudan, påverkar Införandets komplexitet då den innebär förändringar utifrån hur nuvarande it-miljö i Staden är uppsatt. Tidigare var Stadens it-miljö och Stadens Administrativa Verksamheters it-miljö gemensam, men i samband med Införandet sker en delning av dessa båda it-miljöer. Leverantören ska bedriva Införandet på ett sådant sätt att målarkitekturen realiseras. 8.6 Etablering av Portal, beställningsrutiner, samverkan, rapportering, processer och uppföljning Staden är en stor och komplex organisation vilket ställer krav på att Leverantören under Införandet tar höjd för att arbetet med Införandet av exempelvis Portalen, beställningsrutiner, samverkan, Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 11 (22)

12 rapportering, processer och uppföljning kommer att vara komplext. De beställningspaket och beställningsbara tjänster som ska finnas i Portalen ska implementeras under Införandet. Detta omfattar också faktureringsrutiner och fakturamatchning. Leverantören ska ta hänsyn till Produktleverantörs hyresperiod och synkronisera Leverantörens motsvarande Tjänsteavgifter. För undvikande av tvivel ska Leverantören för detta ha en nära samverkan med övriga relevanta parter, framförallt Produktleverantör och GSIT 2.0-leverantören. 8.7 Ansvarsövertagande av Digitala Enheter som ägs av Staden Leverantören ska under Införandet ta över ansvaret för de Digitala Enheter som ägs av Staden genom att exempelvis hantera enheterna, så som beskrivs i Bilaga 6A (Generella krav på Tjänsterna), och managera enheterna, så som beskrivs i Bilaga 7A (Tjänster för Digitala Enheter). Leverantören ska säkerställa att Tjänsterna fungerar avsett på de Digitala Enheter som ägs av Staden. För undvikande av tvivel omfattar ovan inte de datorer befintlig leverantör, Volvo Information Technology, ansvarar för att avveckla, vilket beskriv i avsnitt Etablering av samverkan med Produktleverantör och leverans av Digitala Enheter och Kringutrustning Leverantören ska under Införandet etablera samverkan och rutiner för leveranser av nya Digitala Enheter och Kringutrustning till Verksamhetsställen, enligt Bilaga 7A (Tjänster för Digitala Enheter). För detta ska Leverantören ansvara för att etablera rutiner och processer med Produktleverantör. Under Införandet ska Leverantören säkerställa att verksamheter får nya Digitala Enheter och Kringutrustning levererade. Detta förväntas i huvudsak att ske under Överföringen, se avsnitt 6, och leverans av nya Digitala Enheter och Kringutrustning ska koordineras med avveckling av befintliga datorer, se avsnitt Leverantören ska under Införandet, inom ramen för sin ersättning för Införandet så som beskrivs i avsnitt 11, etablera samverkan med en (1) Produktleverantör för hantering av nya Digitala Enheter och ny Kringutrustning. 12 (22) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter

13 Leverantören ska säkerställa att Tjänsterna fungerar som avsett på de nya Digitala Enheter och Kringutrustning som tillhandahålls av Produktleverantör. För undvikande av tvivel ska Leverantörens ersättning för att förbereda, konfigurera och leverera Digitala Enheter under Införandet ingå i Leverantörens ersättning för Införandet, se avsnitt Service Desk som SPOC för Staden Leverantören ska under Införandet av Service Desk överta ansvaret för Service Desk från Stadens befintliga leverantörer av servicedesk-tjänster, vilka beskrivs i Bilaga U3 (Nuläge och volymer) i anbudsinbjudan. Leverantören ska ha en nära samverkan med befintliga leverantörer av Service Desk, Elevsupport, ServiceCentrum och Support Skolplattform för att säkerställa en väl fungerande Service Desk i enlighet med Bilaga 7B (Service Desk). Därutöver ska Leverantören samverka med Stadens Övriga Leverantörer för att etablera rutiner och processer för support och ärendehantering, samt med GSIT 2.0-leverantören för hantering av ärenden gällande Centrala Leverantörer. Leverantören ska ansvara för att samordna och leda denna samverkan Koordinering med avveckling av befintliga datorer Stadens befintliga leverantör ansvarar för att omhänderta befintliga datorer som ersätts i samband med överföringen. Staden har tillsammans med Stadens befintliga leverantör av GSIT 1.0 tagit fram en avvecklingsplan för datorer som framgår av bifogade dokument i avsnitt Leverantören ska i sin planering av Överföringen ta hänsyn till avvecklingsplanen. Stadens syfte med att tillhandahålla nedanstående uppgifter är att underlätta för Leverantören att planera för Införandet och säkerställa att Leverantörens leverans av Digitala Enheter är koordinerad med avvecklingen av befintliga datorer för att Användarna alltid ska kunna nyttja Tjänsterna. Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 13 (22)

14 Det antal datorer som framgår i avvecklingsplanen avser de antal datorer som Stadens befintliga leverantör ska avveckla. Antalet datorer som ska avvecklas kan skilja något från det slutliga antalet som Leverantören ska tillhandahålla inom ramen för Avtalet. Staden vill understryka att de uppgifter som redovisas i avvecklingsplanen speglar ett nuläge och kan komma att uppdateras i slutliga planeringen av Införandet Massbeställningar inför läsårsstart 2018 Leverantören ska, om Införandet pågår vid läsårsstart 2018, som en del av avtalade Tjänster ansvara för hantering av massbeställningar, vilket syftar till att säkerställa att Verksamhetställen får beställda Digitala Enheter och Kringutrustning levererade vid läsårsstart. Hanteringen beskrivs närmare i avsnitt Rutin för massbeställningar inför läsårsstart i Bilaga 7A (Tjänster för Digitala Enheter). För undvikande av tvivel gäller detta även om Införandet är pågående vid tidpunkten. 9 Organisation och samverkan 9.1 Allmänt Leverantören ska ansvara för att etablera projektorganisation för Införandet. 14 (22) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter

15 Figur 1: Illustrativt exempel projektorganisation 9.2 Projekt På övergripande nivå struktureras Införandet i form av ett projekt med två (2) ingående projektområden och med underliggande delprojekt. Leverantören är ansvarig för att planera, driva, följa upp och rapportera projektet samt ingående projektområden och delprojekt i enlighet med planen för Införandet och detaljerade tidplaner samt att löpande rapportera till projektets styrgrupp. Projektet etablerar planer och rutiner för kommunikation, kvalitetssäkring, test, riskhantering och liknande stödprocesser för att säkerställa ett effektivt genomförande av införandeprojektet och uppfyllnad av målen med Införandet. Leverantören ska tillsätta Nyckelperson som införandeansvarig som är operativt ansvarig för ledning och samordning för Införandet, i enlighet med Bilaga 3 (Styrning och planering). 9.3 Projektområde för Etablering och Överföring Det ska finnas separata projektområden för Etablering och Överföring. Leverantören är ansvarig för att planera, driva, följa upp och rapportera båda projektområdena. Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 15 (22)

16 9.4 Delprojekt Leverantören ansvarar för att driva och leda delprojekten för Etablering och Överföring av Tjänsterna. Varje delprojekt ska ha en delprojektplan, vilken ska granskas och godkännas av projektområdet. Parterna ska, under planeringen, fastställa Avtalad Leveransdag för respektive delprojekt och senare genom testning och leveransverifiering fastställa Effektiv Leveransdag. Delprojektplanerna ska minst innehålla beskrivning av omfattning, organisation, kriterier för godkännande och tidsplan med aktiviteter. Av delprojektplanen ska också framgå till vilken av de fyra (4) Milstolparna enligt avsnitt 11 Ersättning för Införandet som delprojektet hör. Staden kommer att tillsätta erforderliga resurser centralt och lokalt för respektive verksamhet som kommer utgöra kontaktytor gentemot delprojekten. Leverantören ska arbeta med Staden centralt och lokalt för att säkerställa ett välfungerande Införande för samtliga Verksamhetsställen. 9.5 Styrgrupper och samverkan Projektet rapporterar till en operativ styrgrupp, vilken består av representanter från Leverantören och Staden. Den operativa styrgruppen säkerställer att projektet är i linje med den slutliga planen för Införandet. Den operativa styrgruppen är ansvarig för att ta beslut om projektet inom planens ramar. Den operativa styrgruppen rapporterar i sin tur till en formell styrgrupp bestående av representanter på kontraktsnivån från båda Parter. Den formella styrgruppen godkänner och beslutar om eventuella förändringar av planen samt godkänner projektets resultat. 10 Tester och Leveransgodkännande 10.1 Allmänt Följande tester ska genomföras: Leverantörens nödvändiga tester i Leverantörens utvecklings- och/eller testmiljö, Stadens Acceptanstester i produktionsliknande miljö, 16 (22) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter

17 Leverantörens Leveranstester i produktionsmiljö, och Stadens leveransverifiering i produktionsmiljö. Innan Överföring av Tjänsterna ska Leverantören i samråd med Staden och befintlig leverantör genomföra så kallade nollmätningar för tjänsterna som framgår av Bilaga 7A (Tjänster för Digitala Enheter) samt tillsammans med GSIT 2.0-leverantören för tjänsterna som beskrivs i Bilaga 7C (Leveranser från GSIT 2.0- leverantören). Nollmätningar innebär exempelvis att tiden för inloggning, eller svartider undersöks i den befintliga miljön. Under Överföringen av Tjänsterna ska Leverantören genomföra nya mätningar för att identifiera och kunna åtgärda eventuella försämringar gentemot nollmätningarna Leverantörens tester Leverantören ska genomföra nödvändiga tester i relevant utvecklings- och/eller testmiljö i syfte att säkerställa att Tjänster, system och applikationer fungerar som avsett. När Leverantören genomfört sina tester med godkända resultat ska Leverantören skriftligen meddela Staden att Acceptanstest kan påbörjas Acceptanstest Staden genomför Acceptanstester i syfte att säkerställa att Tjänsterna överensstämmer med Avtalad Specifikation inför driftsättning. Leverantören ska säkerställa att de Tjänster som är föremål för Acceptanstest är tillgängliga i produktionsliknande miljö. Acceptanstest ska påbörjas senast tio (10) Arbetsdagar efter Leverantörens skriftliga meddelande om godkända resultat av Leverantörens tester och pågå i högst 21 kalenderdagar. Staden ska utan dröjsmål under Acceptanstestperioden meddela Leverantören när levererade Tjänster avviker från Avtalad Specifikation. Godkänner Staden inte leveransen, kommer Staden skriftligen ange vilka avvikelser från Avtalad Specifikation som medför att leveransen inte godkänns. Leverantören ska åtgärda de avvikelser som föreligger från Avtalad Specifikation. Om Staden så begär och avvikelsen är väsentlig, ska nytt Acceptanstest genomföras. Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 17 (22)

18 Staden kommer senast vid Acceptanstestperiodens utgång skriftligen meddela Leverantören huruvida Acceptanstesterna godkänns eller inte. Om Staden inte gett ett sådant skriftligt meddelande, ska Acceptanstesterna anses godkända tio (10) Arbetsdagar efter Acceptanstestperiodens utgång Leveranstest Efter att Staden meddelat att Acceptanstester har genomförts med godkända resultat kan produktionssättning ske med efterföljande Leveranstester. Leverantören ska genomföra Leveranstester för att säkerställa att produktionssättning fungerat på avsett sätt Leveransverifiering Efter att Leverantören meddelat att Leveranstest har genomförts med godkända resultat och att leveransverifiering kan påbörjas startar leveransverifieringsperioden. Leveransverifiering ska kunna ske per delprojekt. Leveransverifieringsperioden ska vara minst 30 kalenderdagar under vilken tillhandahållandet av Tjänsterna ska uppfylla Avtalad Specifikation för respektive Tjänst, där mätning av Servicenivå sker på överenskomna Tjänster. Leverantören ska senast fem (5) kalenderdagar efter leveransverifieringsperiodens slut tillhandahålla statistik över inträffade incidenter och händelser samt uppfyllnad av Servicenivåer i beslutat format för rapportering. På detta sätt visar Leverantören inte bara att Tjänsterna är etablerade utan också att mätning och rapportering fungerar i enlighet med Avtalet. Om Tjänsterna under leveransverifieringsperioden inte uppfyller Avtalad Specifikation, ska Staden skriftligen underrätta Leverantören om detta och i meddelandet ange vilka delar som inte uppfylls. Staden ska senast vid leveransverifieringsperiodens utgång skriftligen meddela Leverantören huruvida leveransverifieringen godkänns eller inte. Effektiv Leveransdag är den dag då: a) Tjänsterna och tillhandahållandet av Tjänsterna ingående i delprojekt godkänns av Staden, eller b) Leveransverifieringsperioden för delprojekt har upphört utan att Staden har gjort befogad anmärkning inom tio (10) Arbetsdagar efter leveransverifieringsperiodens utgång, eller 18 (22) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter

19 c) Leverantören har åtgärdat påtalade fel och brister, samt vid behov på nytt utfört Leveranstest och meddelat Staden att leverans har skett, varpå en ny leveransverifieringsperiod för delprojekt genomförts med godkänt resultat. 11 Ersättning för Införandet Allt arbete med Införandet ersätts genom en fast avgift enligt vad som framgår av Bilaga 8 (Prislista). Ersättning för Införandet betalas ut enligt följande: tio (10) procent betalas ut när planeringen är avslutad och godkänd av Staden, 70 procent betalas ut vid fyra (4) Milstolpar fördelade utifrån den slutliga planen för Införandet. Utbetalning sker först efter Effektiv Leveransdag för samtliga delprojekt kopplade till respektive Milstolpe. Den fjärde utbetalningen sker först efter Effektiv Leveransdag för det sista delprojektet, och 20 procent betalas ut när projektavslut är godkänd av Staden. Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 19 (22)

20 12 Försenat Införande 12.1 Leverantörens försening Leveransförsening föreligger om en Effektiv Leveransdag inträffar senare än Avtalad Leveransdag, och detta beror på Leverantören eller något förhållande på dennes sida. Leveransförsening föreligger också om planeringen respektive projektavslut inte fullgörs inom överenskommen tidsram. Leverantören ska säkerställa att Effektiv Leveransdag inte infaller efter Avtalad Leveransdag för respektive delprojekt. Om Leverantören befarar att Avtalad Leveransdag inte kommer att nås, ska Leverantören skyndsamt a) informera Staden om anledningen därtill, b) informera Staden om konsekvenserna därav, och c) vidta alla rimliga åtgärder, inklusive tillhandahållande av extra resurser, som krävs för att säkerställa att delprojektet kan genomföras så snart som rimligen är möjligt. För tydlighets skull ska det noteras att ett meddelande om förväntad försening enligt ovan inte befriar Leverantören från det ansvar eller de skyldigheter som Avtalet ålägger denne vid försening. Om Leverantörens försening överstiger tio (10) veckor, har Staden rätt att säga upp Avtalet på saklig grund i enlighet med Huvudavtalet avsnitt (Stadens rätt att säga upp Avtalet på saklig grund) Stadens försening Vid försening som beror på omständigheter hänförliga till Staden enligt villkoren i Avtalet, ska Leverantören ha rätt att skjuta fram Avtalad Leveransdag för berört delprojekt i den utsträckning som sådan omständighet fördröjt Leverantörens arbete Innehållande av betalning och vite Om Leverantören är försenad, och denne inte har rätt att skjuta fram tidpunkten för leverans, har Staden rätt att innehålla betalning och utkräva vite från Leverantören i enlighet med vad som föreskrivs nedan. 20 (22) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter

21 Dröjsmål på grund av försening i ett delprojekt innebär inte per automatik en försening i projektet Innehållande av betalning Staden har rätt att innehålla betalning av den ersättning som ska utgå för Införandet under förutsättning att leveransförsening föreligger och att detta beror på Leverantören eller något förhållande på dennes sida. Stadens rätt att innehålla betalning av ersättning sträcker sig till dess att kriterierna uppfyllts och godkänts Vite Vite utgår för respektive delprojekt, under förutsättning att leveransförsening föreligger och att detta beror på Leverantören eller något förhållande på dennes sida. Vite vid leveransförsening i respektive delprojekt utgår med en (1) procent av det belopp som utgörs av ersättningen för den Milstolpe delprojektet tillhör, per påbörjad förseningsvecka. För det fall en Milstolpe innehåller flera delprojekt ska beloppet delas lika mellan samtliga i Milstolpen ingående delprojekten. För undvikande av tvivel ska exempelvis beloppet för vitesberäkning för försenat delprojekt som ingår i en Milstolpe som innehåller fyra (4) delprojekt anses utgöra en fjärdedel av ersättningen för den Milstolpen. Eventuella viten faktureras av Staden alternativt avräknas från ersättningen för Införandet Ersättning för merkostnader Om Staden på grund av Leverantörens försening behöver anlita tjänster från exempelvis tredje part, till exempel genom att begära en förlängd tjänsteleverans från en tidigare leverantör, har Staden rätt att utkräva ersättning för dessa merkostnader från Leverantören i den mån de överstiger vite som utgått för förseningen Maximalt vite och skadestånd Förseningsvite under Införandet kan maximalt utgå med det högsta av tio (10) miljoner kronor, alternativt med 15 procent av Leverantörens totala ersättning för Införandet. För undvikande av missförstånd gäller att om Leverantörens försening leder till skada för Staden, utgår skadestånd enligt Huvudavtalets avsnitt 18 (Påföljder, ansvar och ansvarsbegränsningar). Dock gäller att utbetalat vite ska avräknas eventuellt skadestånd. Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 21 (22)

22 Bilaga 5A Införande 13 Avveckling av befintliga datorer 13.1 Allmänt Till detta avsnitt har Staden bifogat sammanställningar i excelformat gällande Stadens avvecklingsplan av befintliga datorer samt lista över Stadens Verksamhetsställen. Staden vill understryka att de uppgifter som redovisas i detta avsnitt 13, inklusive bifogade sammanställningar i excelformat, speglar ett nuläge och kan komma att uppdateras i slutliga planeringen av Införandet Nuläge avvecklingsplan datorer befintlig leverantör av GSIT 1.0 I bifogad sammanställning i excelformat Nuläge Avvecklingsplan datorer befintlig leverantör av GSIT 1.0 framgår överenskommen avvecklingsplan för datorer med befintlig leverantör av GSIT Nuläge Stadens Verksamhetsställen I bifogad sammanställning i excelformat Nuläge Stadens Verksamhetsställen framgår Stadens Verksamhetsställen. 22 (22) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter