Bilaga A Kommersiella villkor Dnr: /2015 Förfrågningsunderlag

Transkript

1 Bilaga A Kommersiella villkor Förfrågningsunderlag stockholm.se Utbildningsförvaltningen Avdelningen för utveckling och samordning Hantverkargatan 2F Stockholm Växel

2 Innehåll 1. Bakgrund 6 2. Tjänsterna, Styrande Mål och Avtalets omfattning Tjänsterna Styrande Mål för Tjänsterna Avtalets omfattning och tolkning 9 3. Nyttjare av Tjänsterna Allmänt Avyttringar Leverantörens åtaganden Leverantörens helhetsansvar för Tjänsterna Servicenivåer och Servicekrediter Dokumentation Rapportering Arkitektur Leveransförutsättningar Leverantörens resurser Myndighetsgodkännanden, tillstånd och liknande Strategi- och styrdokument Ledande aktör Underleverantörer Leveransens ledning och organisation Kvalitetssystem och kvalitetsfrämjande åtgärder Samarbete med Stadens Administrativa Verksamheter Samverkan med Produktleverantör Samarbete med övriga leverantörer Lagar, förordningar och myndighetsföreskrifter Hållbar it Stadens åtaganden Allmänt Staden som avtalspart Stadens Resurser Införande av Tjänsterna Allmänt Särskilda områden Vissa påföljder vid försenat Införande Styrning och planering Förändringar och proaktivitet Ändringsprocessen Proaktivitet Generellt om Tjänsterna Volymer 28 2 (72) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter

3 9.2 Ingen exklusivitet under Införandet och Avvecklingen Arkivering Geografisk placering Licenser Konsulttjänster Användarvänlighet Utbildning Projekt Personal Allmänt Utbyte av personal Nyckelpersoner Ansvarsfördelning m.m Antidiskriminering Säkerhetskrav och kontinuitet Allmänna säkerhetskrav Ledningssystem för it-säkerhetsarbete Kontinuitet i verksamheten och krishantering Regler för arbete i Stadens lokaler Användande av teknik Hantering av lagringsmedia Ersättning och betalning Ersättning Ingen ersättning för felaktigt beställda Tjänster Fakturering och betalningsvillkor Felaktiga fakturor Dröjsmålsränta Valuta Sen fakturering Garanti eller annan säkerhet Benchmarking Ersättning vid resor Försäkringar Force Majeure Personuppgiftsbehandling Revision och sekretess Revision och kontroll Sekretess och allmänhetens insyn Immateriella Rättigheter Allmänt 48 Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 3 (72)

4 17.2 Stadens Material Leverantörens Material Tredjepartsmjukvara Öppen källkod Mjukvara som innebär inlåsningseffekter Generella utvecklingar Specifika utvecklingar Rättigheter till Stadens data Inrapporterad data Upparbetad know-how Förfoganderätt Stadens övriga samarbetspartners Påföljder, ansvar och ansvarsbegränsningar Brister i Leverantörens åtaganden Rättelse av brist i Leverantörens åtagande, rotorsaksanalys, avvikelsehantering Servicekrediter Innehållande av ersättning och nedsättning av Tjänsteavgifter Självinträde Brister i Stadens åtaganden Rätt att begära skadestånd Ansvarsbegränsningar m.m Skadeslöshetsåtaganden Ikraftträdande, Avtalstid och upphörande Villkor för Avtalets ikraftträdande Avtalstid och förlängning Förtida upphörande Villkor i samband med Avtalets upphörande Övrigt Språk Meddelanden Godkännanden Informationsplikt Lojalitetsplikt Överlåtelse av Avtalet Passivitet Bestämmelses ogiltighet Fullständig reglering Giltighet efter uppsägning Publicitet Exportlagstiftning Rubriker Tillämplig lag och tvistelösningsförfarande Tillämplig lag Inget avbrott i Tjänsterna Tvistelösningsförfarande 71 4 (72) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter

5 BILAGEFÖRTECKNING Bilaga 1 Begrepp och definitioner Bilaga 2 Deltagande förvaltningar Bilaga 3 Styrning och planering Bilaga 4 Kontinuerliga förbättringar Bilaga 5A Införande Bilaga 5B Leverantörens preliminära plan för Införandet Bilaga 6A Generella krav på Tjänsterna Bilaga 6B Hållbar it Bilaga 7A Tjänster för Digitala Enheter Bilaga 7B Service Desk Bilaga 7C Leveranser från GSIT 2.0-leverantören Bilaga 7D Servicenivåer Bilaga 8 Prislista Bilaga 9 Säkerhet Bilaga 10 Riktlinjer informationssäkerhet Bilaga 11 Benchmarking Bilaga 12 Faktureringsrutiner Bilaga 13 Underleverantörer Bilaga 14 Avveckling Bilaga 15 Garanti (om tillämpligt) Bilaga 16 Mall för operativt samverkansavtal med Produktleverantör Bilaga 17 Mall för operativt samverkansavtal med GSIT 2.0- leverantören Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 5 (72)

6 Mellan Stockholms stad, org.nr , för stadens pedagogiska verksamheters räkning enligt vad som framgår av Bilaga 2 (Deltagande förvaltningar), (nedan gemensamt kallade Staden ) och [namn], org.nr [nummer], nedan kallad Leverantören, har följande tjänsteavtal träffats avseende leverans av tjänster för it-service. Begrepp med inledande versal ska ha den betydelse som framgår av definitionslistan i Bilaga 1 (Begrepp och definitioner). 1. Bakgrund Staden strävar efter att Stockholms stad ska vara en av de mest attraktiva städerna i världen för medborgare, besökande och företagare. Målet är att skapa ett Stockholm som håller samman, är klimatsmart och ekonomiskt och demokratiskt hållbart. Detta är utgångspunkten för planeringen av all verksamhet i Staden. Inom Staden ansvarar utbildningsförvaltningen för den kommunala skolverksamheten, vilken omfattar grundskola (inklusive förskoleklass och skolbarnomsorg), grundsärskola, gymnasieskola och gymnasiesärskola. Utöver detta kvalitetssäkrar och informerar utbildningsförvaltningen både kommunala och fristående skolor och deras verksamheter. Arbetsmarknadsförvaltningen ansvarar för att skapa förutsättningar för att fler av Stockholms stads invånare ska kunna hitta ett arbete eller börja studera. Kulturförvaltningen ansvarar för den kommunala kulturverksamheten inom Stockholms stad, innefattande bland annat muséer, bibliotek och idrottsanläggningar. Staden har behov av it-stöd inom sin verksamhet. Staden har därför inom ramen för en offentlig upphandling enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling ( Upphandlingen ) upphandlat detta Avtal för Staden, varvid Leverantören har ingivit ett anbud ( Anbudet ) som beskriver hur Leverantören avser att utföra Tjänsterna. Anbudet har utvärderats av Staden och har legat till grund för Stadens beslut att ingå detta Avtal med Leverantören. Delar av Anbudet har inarbetats i Avtalet genom specifika referenser och bilagor. I samband med Upphandlingen upphandlar Staden även ett ramavtal avseende leverans av Digitala Enheter och Kringutrustning, med upphandlingsreferens /2015 (där varje sådant från tid till annan gällande ramavtal hädanefter benämns som ett 6 (72) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter

7 Produktavtal, och där varje sådan leverantör som Staden ingått sådana Produktavtal med hädanefter benämns som en Produktleverantör ). Staden, Leverantören och varje sådan Produktleverantör kommer att ha en omfattande samverkans- och samarbetsplikt gentemot varandra. Även Stadens Administrativa Verksamheter har genomfört en upphandling av gemensam it-service (GSIT 2.0), med upphandlingsreferens /2015, avseende arbetsplatstjänster, server- och applikationsdrift samt en service desk. Tjänsterna kommer att nyttjas till viss del av Staden och det är därför av särskild vikt att ett strukturerat samarbete ingås mellan Leverantören och Stadens Administrativa Verksamheter och dess leverantörer. Leverantören ska tillhandahålla Tjänsterna i enlighet med de krav som uppställts av Staden och på de villkor som anges i Avtalet. Mot bakgrund av det ovanstående har Parterna ingått detta Avtal. 2. Tjänsterna, Styrande Mål och Avtalets omfattning 2.1 Tjänsterna Parterna ingår detta Avtal i syfte att överföra driften av vissa delar av Stadens it-system till Leverantören, varefter Leverantören ska tillhandahålla Tjänsterna till Staden enligt de villkor som närmare beskrivs i detta Avtal. Staden uppdrar härmed åt Leverantören och Leverantören åtar sig att leverera och tillhandahålla Tjänsterna som ett helhetsåtagande. 2.2 Styrande Mål för Tjänsterna Nedanstående Styrande Mål, angivna utan inbördes prioritering, är av väsentlig betydelse för Staden under Avtalstiden. För tydlighets skull noteras att de Styrande Målen inte ska åsidosätta eller begränsa de specifika krav som anges i övrigt i Avtalet. Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 7 (72)

8 (a) Bättre lärande och resultat Leverantören ska sträva efter att Tjänsterna ska ge en it-service som följer och möjliggör utveckling och ett bättre lärande inom Stockholms stads pedagogiska verksamhet. (b) Innovation och kontinuerliga förbättringar Leverantören ska sträva efter att Tjänsterna ger Staden tillgång till en plattformsoberoende it-service som bidrar till en it-miljö som utvecklas i takt med den tekniska och pedagogiska utvecklingen genom innovation och kontinuerliga förbättringar. Leverantören ska sträva efter att Tjänsterna utförs genom vid var tid moderna, uppdaterade och på marknaden väl etablerade lösningar, samtidigt som dessa lösningar ska vara utformade för att minimera behovet av kortsiktiga investeringar och med en god kvalitet som över tid följer den tekniska utvecklingen. Dessutom ska Leverantören sträva efter att Tjänsterna snabbt kan anpassas till, och dra nytta av, den tekniska utvecklingen på it-området. (c) Kostnadseffektivitet Leverantören ska sträva efter att Tjänsterna tillgodoser Stadens behov av kostnadseffektiva it-tjänster över tid. Detta kräver att Leverantören kontinuerligt effektiviserar Tjänsterna i syfte att optimera kostnaden för Staden. (d) Enkel tillgång till ändamålsenligt digitalt innehåll Leverantören ska sträva efter att Tjänsterna möjliggör enkel och snabb tillgång till ändamålsenligt digitalt innehåll för Staden och Användare. Leveransen ska därför anpassas utefter olika användargruppers behov, och medge tillgång till digitalt innehåll oberoende av användarnas geografiska placering och tekniska förutsättningar. (e) Anpassning och hänsyn till varierande it-mognad och Stadens Lokala it-stöd Leverantören ska sträva efter att Tjänsterna är anpassade till och tar hänsyn till att olika Verksamhetsställen och Användare har en varierande grad av it-mognad och varierande lokalt it-stöd. (f) Miljö, hållbarhet och socialt ansvarstagande Leverantören ska sträva efter att Tjänsterna skapar förutsättningar för smarta och effektiva arbetssätt. Stockholms stad har en målsättning att verka för hållbar it. Det handlar både om att minska miljöbelastningen och om social hållbarhet. Vad 8 (72) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter

9 gäller den miljömässiga hållbarheten omfattar den exempelvis såväl energiförbrukning som materialval och kemikalieinnehåll. Parterna är överens om att uppfyllelsen av de Styrande Målen är av väsentlig betydelse för Staden. Leverantören är införstådd med vad de Styrande Målen innebär och anser sig kunna uppfylla dessa vid utförandet av Tjänsterna. Villkoren i detta Avtal ska tolkas och förstås på så sätt att de, så långt möjligt, ger effekt åt de Styrande Målen, vilket emellertid inte får innebära tolkning i strid med ordalydelsen i Avtalet. 2.3 Avtalets omfattning och tolkning Om handlingarna i detta Avtal samt övriga dokument enligt nedan, skulle innehålla sinsemellan motstridiga uppgifter ska de gälla i nedan fallande ordning: (I) Avtalshandlingar (a) Skriftliga ändringar och/eller tillägg till detta avtalsdokument (Avtalet exklusive dess bilagor) ingångna enligt avsnitt 8; (b) Detta avtalsdokument; (c) Skriftliga ändringar och/eller tillägg till bilagorna ingångna enligt avsnitt 8; (d) Bilaga 9 (Säkerhet) och Bilaga 10 (Riktlinjer informationssäkerhet) (e) Övriga bilagor i numerisk ordning med lägst nummer först. (II) Övriga dokument (f) Driftsdokumentationen, där den vid var tid senaste godkända versionen äger företräde framför tidigare versioner, och (g) Protokoll från förhandlingar; och (h) Förfrågningsunderlaget inklusive förtydliganden, kompletteringar samt frågor och svar. Vid inbördes motstridigheter inom ett dokument gäller i första hand den information som bäst uppfyller de Styrande Målen, i andra hand specifik information framför generell. Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 9 (72)

10 Vad som anges ovan i detta avsnitt 2.3 ska dock inte gälla om annat uttryckligen anges i detta Avtal eller om sammanhanget eller omständigheterna uppenbarligen tyder på annat. Villkor i dokument som medföljer leverans, exempelvis följesedlar eller i licensvillkor som är bifogade eller på annat sätt måste godtas vid installation av mjukvara (s.k. click-wrap-licenser), standardvillkor som medföljer i mjukvara som tillhandahålls som del av Tjänsterna, hänvisningar till villkor på hemsidor eller liknande handlingar ska dock aldrig gälla framför villkoren i detta Avtal om inte Parterna skriftligen överenskommit om detta i ett tilläggsavtal. 3. Nyttjare av Tjänsterna 3.1 Allmänt Leverantörens leverans av Tjänsterna ska ske till verksamheter inom de förvaltningar som nyttjar Tjänster under detta Avtal och som framgår av Bilaga 2 (Deltagande förvaltningar). Eventuella justeringar av sådana verksamheter, exempelvis vid omorganisationer, hanteras i enlighet med Ändringsprocessen. Leverantören kan inte neka sådan justering av verksamheter och tillkommande verksamheter ska äga rätt att nyttja Tjänster på gällande villkor och med tillämpning av gällande Tjänsteavgifter. 3.2 Avyttringar Staden kan från tid till annan komma att helt eller delvis avyttra viss verksamhet eller vissa enheter, vilket innebär att en sådan avyttrad enhet inte längre kommer att utgöra en del av Staden. I sådana fall ska Leverantören på Stadens skäliga begäran: (a) fortsätta att tillhandahålla Tjänsterna till den avyttrade enheten så länge Staden begär det, dock högst (12) månader, alternativt (b) ingå ett fristående avtal med den avyttrade enheten. 10 (72) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter

11 4. Leverantörens åtaganden 4.1 Leverantörens helhetsansvar för Tjänsterna Leverantören ska utföra Tjänsterna: (a) i enlighet med de tjänstebeskrivningar som anges i Bilaga 6A (Generella krav på Tjänsterna) samt Bilaga 7A (Tjänster för Digitala Enheter) och Bilaga 7B (Service Desk). (b) i enlighet med den Dokumentation som beskrivs i avsnitt 4.3, (c) i enlighet med överenskomna Servicenivåer som följer av avsnitt 4.2 samt Bilaga 7D (Servicenivåer), (d) i enlighet med de Styrande Målen som beskrivs i avsnitt 2.2, (e) i enlighet med övriga krav som följer av Avtalet, samt (f) med beaktande av krav som överenskommits vid beställning av Tjänsterna. Parterna har överenskommit om att tillämpa en funktionsorienterad kravspecifikation som utgår ifrån den funktionalitet som Staden förväntar sig att Leverantören ska tillhandahålla genom Tjänsterna. Specifikationerna anger därför inte i varje detalj hur samtliga Tjänster ska utföras eller vilka aktiviteter eller tekniska parametrar som ska uppfyllas för att respektive Tjänst ska anses utförd. Leverantören bekräftar att denne ska tillhandahålla Staden särskilda funktioner, och följaktligen ska beskrivningar av t.ex. specifika lösningar, metoder eller frekvenser inte tolkas på ett sätt som befriar Leverantören från dennes övergripande funktionsansvar. Leverantören ska ansvara för att Tjänsterna ska fungera som en helhet med hårdvara, infrastruktur och funktioner. Leverantören ansvarar för att Tjänsterna stödjer Användarna utifrån deras behov. Leverantören har föreslagit lösningar för att tillhandahålla Tjänsterna. Om en lösning är otillräcklig eller på annat sätt inte kan anses tillfredsställande för det rätta utförandet av Tjänsten ska Leverantören på egen bekostnad ansvara för att föreslå och implementera en justering av Tjänsten. Parterna är överens om att Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 11 (72)

12 Avtalad Specifikation kan komma att vidareutvecklas under Avtalstiden, exempelvis till följd av det kontinuerliga förbättringsarbete som ingår i Leverantörens åtagande under detta Avtal och specificeras i Bilaga 4 (Kontinuerliga förbättringar). Hänvisningar i Avtalet till i Bilaga 6A (Generella krav på Tjänsterna), samt Bilaga 7A (Tjänster för Digitala Enheter) och Bilaga 7B (Service Desk) ska därför inbegripa samtliga sådana justeringar som beslutats eller genomförts i enlighet med Avtalet. Leverantören har ett helhetsansvar för att Tjänsterna uppfyller Avtalets krav i fråga om funktion och kvalitet. Leverantören har därutöver ett fullständigt och odelat ansvar för att utföra alla åtaganden och förpliktelser som krävs för fullgörande av Tjänsterna, såvida det inte uttryckligen anges i Avtalet att Staden eller annan av Staden anvisad part ansvarar för viss fråga/åtgärd. Parterna har i Avtalet strävat efter att beskriva samtliga funktioner och egenskaper som Tjänsterna ska omfatta. Med hänsyn till det komplexa och omfattande område som Tjänsterna omfattar inser Parterna att det kan förekomma produkter, tjänster, funktioner och ansvarsområden som inte finns uttryckligen beskrivna i Avtalet, men som trots detta är nödvändiga för avtalat fullgörande av Tjänsterna, eller naturligen omfattas av Leverantörens helhetsansvar enligt Avtalet, och dessa ska ingå i Tjänsternas Avtalade Specifikation utan ytterligare kostnad utöver den avtalade Tjänsteavgiften. Detsamma gäller för ytterligare tjänster eller kringtjänster som, enligt God Branschpraxis, vanligtvis anses krävas för att rätteligen kunna utföra och tillhandahålla Tjänsterna. Avtalet ska därför även anses omfatta sådana produkter, tjänster, funktioner och ansvarsområden i den mån de är nödvändiga för att utförandet av Tjänsterna ska motsvara de krav som anges i Avtalet. 4.2 Servicenivåer och Servicekrediter Servicenivåer Parterna är överens om att specifika Servicenivåer ska gälla för Tjänsterna. Sådana Servicenivåer finns specificerade i Bilaga 7D (Servicenivåer) Mätning av Servicenivåer och Servicekrediter Leverantören ska implementera och uppdatera de verktyg och processer som är nödvändiga för att mäta Leverantörens prestation vid utförandet av Tjänsterna i förhållande till tillämpliga Servicenivåer. Alla mätningar ska ske så nära Användaren som möjligt, för att säkerställa att Användarens verkliga upplevelse av Tjänsterna mäts korrekt. Leverantören ska rapportera alla sådana 12 (72) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter

13 verktyg och processer till relevant samverkansforum. Relevant samverkansforum avser det forum inom vars ansvarsområde en viss fråga enligt vad som föreskrivits i Bilaga 3 (Styrning och planering) faller. Mätningen ska möjliggöra skriftlig rapportering på en sådan detaljnivå som är nödvändig för att kunna kontrollera prestationens överensstämmelse med Servicenivån. Utförandet av Tjänsterna och efterlevnad av Servicenivåerna ska mätas, och rapporteras till Staden på månadsbasis. Av Bilaga 7D (Servicenivåer) framgår bland annat vilka Servicenivåer som gäller och hur Servicekrediter ska beräknas. Till undvikande av missförstånd, Servicekrediter ska avräknas från Tjänsteavgifter och kreditering, när sådan ska äga rum, ska ske automatiskt, oaktat om Staden påkallar detta eller inte. Om Leverantören inte mätt eller rapporterat Servicenivåer ska avsnitt 4.4 tillämpas. Det maximala beloppet av Servicekrediter under en månad, ska aldrig överstiga femton (15) procent av det belopp som fakturerats för Tjänsterna samma månad Justering av Servicenivåer Staden får när som helst justera en Servicenivå som Staden har skäligt fog att anse inte styr mot uppfyllandet av de Styrande Målen. Den justerade Servicenivån ska godkännas och antas i enlighet med Ändringsprocessen Utbyte av Servicenivåer Om en särskild del av Tjänsterna, för vilken en Servicenivå fastställts, ersätts med ny teknik eller med en annan tjänst under Avtalstiden, ska Leverantören upprätta ett förslag på en Servicenivå för en sådan ny teknik eller ersättande deltjänst. Förslaget ska lämnas till Staden för granskning och godkännande. Servicenivån för den nya tekniken eller ersättande deltjänsten ska vara jämförbar med Servicenivån för tidigare tjänster som till syfte och funktion liknar den ersättande deltjänsten. Den nya Servicenivån ska godkännas och antas i enlighet med Ändringsprocessen. 4.3 Dokumentation Leverantören ansvarar för att erforderlig Dokumentation rörande Tjänsterna upprättas och hålls aktuell, samt för att etablera skriftliga Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 13 (72)

14 rutiner för hur detta ska ske. Leverantören ska tillhandahålla anvisningar för hur Staden ska kunna ta del av Leverantörens revisioner av Dokumentationen. Som en del av ovanstående dokumentationsarbete ska Leverantören ansvara för att dokumentera de detaljerade operativa och tekniska åtgärder som är relevanta för utförandet av Tjänsterna, inklusive en beskrivning av Parternas samarbete och en redogörelse för hur Tjänsterna ska utföras. Leverantören ska också tillhandahålla Staden Dokumentation på ett användarvänligt sätt, där det framgår hur Tjänster fungerar och används. Dokumentationen ska omfatta samtliga Tjänster och funktioner i leveransen, och den tekniska dokumentationen i den ska omfatta all teknisk utrustning, konfiguration och gränssnitt mellan Tjänsterna och andra delar av Stadens it-system. Dokumentationen ska vara skriven på ett sätt så att tredje part (eller Staden själva) med stöd av Dokumentationen ska kunna upprätthålla driften av Tjänsterna. Leverantören ska utveckla och regelbundet uppdatera Dokumentationen, men alla ändringar ska vara föremål för Stadens skriftliga godkännande innan de får genomföras. Leverantören ska säkerställa att Tjänsterna alltid utförs i enlighet med Dokumentationen. Vid motstridighet mellan bestämmelserna i Avtalet och Dokumentationen ska bestämmelserna i Avtalet ges företräde i enlighet med vad som stadgas i avsnitt 2.3. Leverantören ska upprätthålla och förvara Dokumentationen fram till Avtalets upphörande, varefter den kompletta Dokumentationen ska överlämnas till Staden. Ingen Dokumentation får raderas eller på annat sätt förstöras utan att Staden dessförinnan erbjudits möjlighet och skälig tid att ta hand om Dokumentationen. Leverantören ska tillhandahålla Staden kopior av all Dokumentation vid förfrågan. 4.4 Rapportering Leverantören ska mäta och rapportera uppgifter om de tillhandahållna Tjänsterna, eventuella ändringar av Tjänsterna, efterlevnad/bristande efterlevnad av Servicenivåerna, samt eventuella brister i efterlevnaden av bestämmelserna i detta Avtal. Leverantören ska vidare uppfylla kraven för rapportering som följer 14 (72) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter

15 av Bilaga 6A (Generella krav på Tjänsterna), Bilaga 7A (Tjänster för Digitala Enheter), Bilaga 7B (Service Desk) samt Bilaga 7C (Leveranser från GSIT 2.0-leverantören). Om Leverantören inte mäter utförandet av Tjänsterna på ett överenskommet sätt eller om Leverantören inte överlämnar rapporter till Staden i enlighet med vad som stadgas i detta Avtal, kommer Staden inte att kunna fastställa huruvida Tjänsterna utförts i enlighet med Avtalet (t.ex. om den tillämpliga Servicenivån uppnåtts). Följaktligen ska en sådan brist, när det rör sig om en Tjänst för vilken en Servicenivå fastställts, berättiga Staden till det maximala beloppet Servicekrediter för den aktuella Tjänsten avseende den månad under vilken mätnings- eller rapporteringsskyldigheten inte fullgjorts, i enlighet med avsnitt Rör det sig om Tjänst eller del av Tjänst som saknar Servicenivå ska Staden, om inte Leverantören kan visa att Tjänsten utförts utan väsentlig kvalitetsförsämring, berättigas till att sänka Tjänsteavgifterna/ersättningen för Tjänsten enlighet med avsnitt Staden ska berättigas att sänka Tjänsteavgifterna avseende sådan månad som Leverantören underlåtit att fullgöra sin mätningseller rapporteringsskyldighet. 4.5 Arkitektur Leverantören är medveten om att utformningen av tjänstearkitekturen är av väsentlig betydelse för Staden vid tillhandahållandet av Tjänsterna. Staden företar också en löpande strategisk it-planering som Leverantören vid behov ska delta i. Leverantören är vidare medveten om att Staden får göra ändringar i sin arkitektur samt i dess strategiska prioriteringar på det vis som anges i detta avsnitt 4.5. Med hänsyn till vad som anges ovan i detta avsnitt 4.5 ska Leverantören alltid tillhandahålla Staden en beskrivning över tjänstearkitekturen och informera Staden om vilken hårdvara och mjukvara som används vid tillhandahållandet av Tjänsterna (typ, tillverkare, egenskaper och annan relevant information) samt andra väsentliga omständigheter i leveransen. Leverantören ska informera Staden om dess användning av viss teknologi och lämna förslag på nyheter på marknaden som kan nyttjas för att förbättra Tjänsterna och/eller reducera kostnader. Leverantören ska även meddela Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 15 (72)

16 Staden i förväg om eventuella ändringar av tjänstearkitekturen eller av valet av använd hårdvara och mjukvara. Staden har dock rätt att besluta att en annan hårdvara, mjukvara och/eller tjänstearkitektur än den föreslagna ska användas om detta enligt Stadens uppfattning krävs för att uppfylla Stadens långsiktiga planer för Stadens itanvändning. Om Staden fattar ett sådant beslut måste Leverantören efterleva detta beslut, och de eventuella merkostnader som därigenom förorsakas Leverantören hanteras genom Ändringsprocessen, varvid det noteras att Leverantören ska vara skyldig att minimiera sådana kostnader i så stor utsträckning som detta är skäligen möjligt. 4.6 Leveransförutsättningar Inför ingåendet av Avtalet har Staden för Leverantören redovisat de förutsättningar som gäller för tillhandahållandet av Tjänsterna, inklusive de tekniska och organisatoriska förutsättningar, gränssnitt samt tjänste- och produktbehov som föreligger samt de påverkande inriktningsbeslut och målsättningar om förändringar som finns inom Staden. Leverantören bekräftar att: (a) denne har efterfrågat sådan information som Leverantören bedömt nödvändig för att kunna fullgöra sina förpliktelser enligt detta Avtal, (b) denne har mottagit den information som efterfrågats, alternativt medvetet tagit höjd för eventuellt avsaknad information, inför ingåendet av detta Avtal, (c) denne, i tillägg till vad som redan skett, självständigt kommer att ta del av sådant underlag och annan information eller på annat sätt skaffa sig erforderlig kunskap om förhållanden som är av betydelse för Tjänsterna samt självständigt verifiera denna information, (d) Staden har begärt att Leverantören utifrån sin expertis, fackmannakunskap och God Branschpraxis ska utvärdera och kontrollera Leveransförutsättningarna, samt att så har skett i enlighet med Stadens begäran. Mot bakgrund av vad som anges i detta avsnitt 4.6 ska Leverantören därmed anses ha, eller ha åtagit sig att på egen hand skaffa, nödvändig kunskap om leveransförutsättningarna och deras inverkan på utformningen av Tjänsterna. Därmed är Parterna också 16 (72) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter

17 överens om att det inte ska ske någon efterföljande verifiering av antaganden, justering eller liknande efter Avtalets ingående, såvitt avser vare sig leveransförutsättningarna, kraven på Tjänsterna, Tjänsteavgifterna eller i övrigt. 4.7 Leverantörens resurser Leverantören är ansvarig för att tillhandahålla Leverantörens Resurser som krävs för att Leverantören ska kunna tillhandahålla Tjänsterna, samt utföra Leverantörens övriga åtaganden, enligt detta Avtal, förutom i fall då detta Avtal uttryckligen föreskriver att Staden är ansvarig för att tillhandahålla en särskild tjänst, resurs eller åtgärd. 4.8 Myndighetsgodkännanden, tillstånd och liknande Leverantören ska anskaffa, behålla och bekosta samtliga de myndighetsgodkännanden, tillstånd och liknande som krävs för att Leverantören ska kunna utföra sina åtaganden i enlighet med detta Avtal. Avseende ansvaret för mjukvarulicenser och Immateriella Rättigheter, se avsnitt 9.5 och Strategi- och styrdokument Leverantören är medveten om att Stadens kommunfullmäktige från tid till annan kan komma att besluta om och lämna instruktioner avseende strategi- och styrdokument för Stadens verksamhet på itområdet. Leverantören åtar sig att följa samtliga sådana strategioch styrdokument som är gällande vid var tid under hela Avtalstiden. De strategi- och styrdokument som är gällande vid detta Avtals ingående framgår av Bilaga U 5 (Styrande dokument) i anbudsinbjudan Ledande aktör Leverantören ska utföra sina åtaganden fackmannamässigt och i enlighet med vad som kan förväntas av en ledande aktör inom det område som Tjänsterna omfattar, vilket även innebär att Leverantören alltid ska utföra sina åtaganden med iakttagande av Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 17 (72)

18 God Branschpraxis. Leverantören försäkrar också härmed att denne har nödvändig(a) kapacitet, resurser, skicklighet och erfarenhet för att utföra Tjänsterna där Parternas samarbete ska präglas av tidseffektivitet och med hänsynstagande till vardera Parts intressen Underleverantörer Leverantören får, om behov föreligger, anlita underleverantörer för utförande av delar av sina åtaganden enligt Avtalet. Leverantören ska dock alltid inhämta Stadens skriftliga godkännande innan Leverantören anlitar en underleverantör för utförande av en, enligt Stadens uppfattning, för Tjänsterna väsentlig funktion. I samband med ingående av Avtalet har Staden för vissa bestämda områden godkänt vissa av Leverantören angivna underleverantörer som utför för Tjänsterna väsentliga uppgifter, enligt vad som framgår av Bilaga 13 (Underleverantörer). Om Leverantören vill ersätta någon av dessa underleverantörer, inklusive genom att själv utföra de åtaganden som ålagts sådan/sådana underleverantörer, ska Stadens skriftliga godkännande först inhämtas. Sådant godkännande ska även inhämtas om Leverantören önskar använda en redan godkänd underleverantör för utförande av en del av Tjänsterna som underleverantören inte tidigare utfört. Staden har rätt att återta sitt godkännande avseende en underleverantör om: (a) underleverantörens prestation är bristfällig i något väsentligt avseende och Leverantören inte tillser att bristen rättas inom den skäliga tid som Staden anger, (b) Staden skäligen bedömer att underleverantören inte kan, eller kommer att kunna, uppfylla sina åtaganden, eller (c) det på grund av Gällande Rätt eller annan rättslig anledning finns skäl till detta. Om Staden återtar sitt godkännande avseende en underleverantör enligt ovan ska Leverantören så snart som skäligen är möjligt ersätta denna med en annan underleverantör som Staden godkänner eller själv påbörja utförandet av de uppdrag som underleverantören hade. Leverantören ansvarar för samtliga tjänster som underleverantörer utför som om Leverantören själv utfört tjänsterna. Av detta följer 18 (72) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter

19 också att underleverantörer i tillämpliga delar måste uppfylla de krav som ställs på Leverantören enligt detta Avtal, och att en brist hos en underleverantör att uppfylla ett krav i Avtalet är att anses som en brist hos Leverantören. I Leverantörens åtagande ingår även styrning, ledning och samordning av anlitade underleverantörer för att säkerställa att vad som anges i avsnitt 4.1 uppnås Leveransens ledning och organisation Leverantören ska under Avtalstiden säkerställa en egen organisation som har resurser och kapacitet att möta Stadens krav på samverkan centralt och lokalt samt tillämpa den organisation och ledning för Tjänsterna som krävs för att uppfylla Avtalet. Leverantören är införstådd med behovet av resurser för att uppfylla Stadens krav i dessa hänseenden på både central och lokal nivå. Leverantören ska, oberoende av om Leverantören anlitar underleverantörer för utförande av delar av Tjänsterna, alltid uppträda som representant för utförandet av Tjänsterna gentemot Staden Kvalitetssystem och kvalitetsfrämjande åtgärder Leverantören ska tillämpa skriftligt dokumenterade kvalitetssäkringsfrämjande rutiner som säkerställer att hela det avtalade åtagandet genomförs på ett sådant sätt att överenskommen omfattning och kvalitet uppnås och upprätthålls. Dessa rutiner ska vara baserade på senast tillgängliga erfarenhetsbaserade standard för leverans av it-tjänster, exempelvis senaste versionen av ITIL eller likvärdigt, och vara utformade i enlighet med ISO 9001 eller likvärdigt ledningssystem för kvalitetsarbete. Leverantören har inför Avtalets ingående tillhandahållit information om hur Leverantören efterlever kraven i detta avsnitt 4.13 och Leverantören ska säkerställa sådan efterlevnad under Avtalstiden. Leverantören ska på Stadens begäran tillhandahålla den information Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 19 (72)

20 och de dokument som Staden skäligen behöver för att kunna verifiera att Leverantören från tid till annan under Avtalstiden uppfyller sina åtaganden enligt detta avsnitt 4.13 (inklusive men inte begränsat till intyg som påvisar att Leverantören uppfyller dessa åtaganden) Samarbete med Stadens Administrativa Verksamheter Av särskild vikt är att Leverantören ingår ett strukturerat samarbete med Stadens Administrativa Verksamheter och med GSIT 2.0- leverantören, då GSIT 2.0-leverantören till viss del kommer att tillhandahålla tjänster åt Staden, såsom vissa e-posttjänster och en tjänst avseende Unified Communication för vissa Medarbetare i enlighet med vad som vidare anges i Bilaga 7C (Leveranser från GSIT 2.0-leverantören). Av stor vikt är även att den katalogtjänst som beskrivs i Bilaga 7A (Tjänster för Digitala Enheter) kan fungera tillsammans med Stadens Administrativa Verksamheters motsvarande katalogtjänst. Leverantören ska ingå ett samarbetsavtal med GSIT 2.0- leverantören, enligt avtal i Bilaga 17 (Mall för operativt samverkansavtal med GSIT 2.0-leverantören) Samverkan med Produktleverantör Leverantören och varje Produktleverantör kommer ha ett omfattande ansvar att agera lojalt och proaktivt för att etablera och upprätthålla en god och effektiv samverkan parterna emellan. Leverantören bekräftar att denne är införstådd med att dennes åtaganden under Avtalet ska genomföras i enlighet med vad som överenskoms i ett operativt samverkansavtal, samt att Leverantören ska ha projektledningsansvaret för samverkan med Produktleverantör. Dessa åtaganden är grundläggande och integrerade delar av Tjänsterna. Utöver det operativa samverkansavtal som nämns ovan under avsnitt 4.14, ska Leverantören även ingå ett operativt samverkansavtal i vilket kommer att regleras samarbetet med Staden och respektive Produktleverantör. En mall för detta operativa samverkansavtal återfinns i Bilaga 16 (Mall för operativt samverkansavtal med Produktleverantör). Det operativa samverkansavtalet ska ingås av Leverantören och den Produktleverantör som Staden tilldelat ett upphandlingskontrakt 20 (72) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter

21 efter en förnyad konkurrensutsättning enligt bestämmelserna om detta i Produktavtalet. Det operativa samverkansavtalet ska skriftligen godkännas av Staden. Leverantören är därvid medveten om att det antal Produktleverantörer med vilka Leverantören ska interagera kommer att variera över tid. Om det skulle uppstå oklarheter i ansvarsfördelningen mellan Leverantören och en Produktleverantör vid installation och integrationen av produkterna, ska Leverantören bära ansvaret för sådan oklarhet och dess konsekvenser såvida inte Leverantören kan visa att ansvaret för oklarheten ligger på Produktleverantör eller på Staden Särskilt om Leveranspunkt Leverantören ansvarar för tillhandahållandet av Leveranspunkt, och därmed förenliga kostnader hänförliga till Leveranspunkten. Leveranspunkt avser den eller de platser där utbyte av Digitala Enheter och Kringutrustning sker mellan Produktleverantör och Leverantören för vidare hantering av produkterna. Leverantören bär ansvar för de Digitala Enheter och Kringutrustning som Leverantören övertar från Produktleverantör vid Leveranspunkten, samt under hela den tid som Leverantören förfogar över produkterna, till dess att överlämning skett till något av Stadens Verksamhetsställen. Detta gäller även i det fall då Leverantören övertar Digitala Enheter och Kringutrustning från Staden för exempelvis reparation eller motsvarande. Leverantören ska inneha och vidmakthålla ett lämpligt och adekvat försäkringsskydd för sin verksamhet. Leverantören ansvarar för att Leveranspunkten är anpassad för det ändamål som åtagandet enligt detta Avtal innebär. Detta innebär exempelvis att Leverantören ska säkerställa att förhållandena vid Leveranspunkten (exempelvis avseende fukt, temperatur, möjlighet till lastning och lossning, distributionsflöden, behörighetskontroller och fysiska skydd, etc.) är lämpliga och ändamålsenliga för hantering och förvaring av de produkter som hanteras under detta Avtal. Leverantören ska då också beakta att förhållandena vid Leveranspunkten ska vara dimensionerade för de stora volymer av produkter som periodvis kan bli aktuella. Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 21 (72)

22 Leveranspunkten avser en eller flera fysiska platser och ska vara placerad/e inom Stockholms län Samarbete med Stadens övriga leverantörer Leverantören ska i god anda samarbeta med Stadens övriga leverantörer för att kunna integrera Tjänsterna med dessa leverantörers tjänster. Leverantören ska även för sådant syfte ingå sekretessavtal och/eller ett så kallat operativt samverkansavtal med sådan leverantör om Staden eller den andra leverantören begär det, under förutsättning att villkoren i dessa avtal är sådana att de rimligen kan accepteras av Leverantören. Villkoren ska i stort följa principerna som följer av Bilaga 17 (Mall för operativt samverkansavtal med GSIT 2.0-leverantören). Ett sådant samverkansavtal ska definiera de mål och ansvarsområden, samt gränssnitten däremellan, som gäller mellan Leverantören och tredje part, samt den samverkan som krävs, för utförande av leverantörernas respektive åtaganden enligt deras avtal med Staden. Leverantören har det operativa ansvaret för att samordna och identifiera när ett samverkansavtal ska ingås eller revideras i syfte att undvika oklarheter i gränssnitt som kan påverka Tjänsterna. Leverantören har även det övergripande ansvaret för att samordna samverkansparternas prestationer, i den mån de hänför sig till Tjänsterna. Om det skulle uppstå oklarheter vid Leverantörens samarbete med någon av Stadens övriga leverantörer, såsom oklarheter i ansvarsfördelningen mellan Leverantören och någon övrig leverantör, eller oklarheter vid integrationen av Tjänsterna med sådana leverantörer, ska Leverantören bära ansvaret för sådan oklarhet och dess konsekvenser såvida inte Leverantören kan visa att ansvaret för oklarheten ligger på övrig leverantör, eller på Staden Lagar, förordningar och myndighetsföreskrifter Leverantören ska utföra sina åtaganden i enlighet med Gällande Rätt. Leverantören ska hålla sig informerad om kommande ändringar av Gällande Rätt och i god tid före dess ikraftträdande anpassa Tjänsterna därefter, samt informera Staden om eventuella 22 (72) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter

23 förändringar av Tjänsterna som föranleds av detta. Eventuella förändringar av dessa krav och åtaganden hanteras i enlighet med Ändringsprocessen. Leverantören ska, utan dröjsmål informera Staden om Leverantören genom utförandet av Tjänsterna är föremål för föreläggande eller liknande åtgärd av myndighet Hållbar it Leverantören ska på ett strukturerat sätt arbeta med hållbarhetsfrågor, till exempel genom att tillämpa miljöledningssystem/standarder så som Svensk standard SS :2014 Ledningssystem för hållbar IT Vägledning eller annan likvärdig standard. Leverantören ska utföra sina åtaganden med ett socialt ansvarstagande. Leverantörer ska bedriva ett aktivt och systematiskt arbete för samhällsansvar som syftar till förenlighet med internationella konventioner samt nationella lagar i berörda länder. Leverantören har inför Avtalets ingående tillhandahållit information om hur Leverantören efterlever kraven i detta avsnitt 4.18 och Leverantören ska säkerställa sådan efterlevnad under Avtalstiden. Leverantören ska på Stadens begäran tillhandahålla den information och de dokument som Staden skäligen behöver för att kunna verifiera att Leverantören från tid till annan under Avtalstiden uppfyller sina åtaganden enligt detta avsnitt 4.18 (inklusive men inte begränsat till intyg som påvisar att Leverantören uppfyller dessa åtaganden). Ytterligare krav på hållbar it framgår av Bilaga 6B (Hållbar it). Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 23 (72)

24 5. Stadens åtaganden 5.1 Allmänt Staden åtar sig att: (a) tillhandahålla Stadens Resurser, inklusive Stadens Material, i skälig utsträckning för Leverantören att nyttjas uteslutande för leveransen till Staden, (b) utföra sina åtaganden med tillräckliga resurser, (c) informera och meddela Leverantören om kontaktpersoner samt ansvariga för sådana funktioner som berörs av Avtalet, (d) på begäran av Leverantören lämna denne tillträde till de lokaler hos Staden som är nödvändiga för utförande av Leverantörens åtaganden, (e) verka för att Leverantörens utrustning, som disponeras av Staden, hanteras med normal varsamhet och inte skadas med undantag för normalt slitage, (f) verka för att Leverantörens utrustning, som förvaras i lokaler som disponeras av Staden, inte skadas eller försvinner samt att denna utrustning är försäkrad, (g) svara för att Leverantören genom Parternas löpande samarbete får information om verksamhetsförändringar som påverkar Leverantörens utförande av Tjänsterna, samt (h) på begäran av Leverantören i rimlig utsträckning lämna uppgifter, meddela beslut samt i övrigt fortlöpande lämna de upplysningar om Staden och dess verksamhet, som är nödvändiga för att Leverantören ska kunna fullgöra sina åtaganden enligt Avtalet. 5.2 Staden som avtalspart I enlighet med vad som stadgas i Avtalet, har Staden rättigheter och skyldigheter mot Leverantören. Om inte annat särskilt stadgas i Avtalet, ska dessa rättigheter och skyldigheter utövas av Staden genom utbildningsförvaltningen. 24 (72) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter

25 Det noteras i detta sammanhang att utövandet av påföljder från Stadens sida ska ske centraliserat under utbildningsförvaltningens överinseende, företrädesvis genom tillämpning av de samverkansformer som följer av Bilaga 3 (Styrning och planering). En enskild enhet inom de deltagande förvaltningar som framgår av Bilaga 2 (Deltagande förvaltningar) har således inte rätt att på egen hand säga upp eller häva Avtalet eller göra gällande påföljder för den enskilda enhetens egna räkning. 5.3 Stadens Resurser Stadens Resurser får endast användas av Leverantören i syfte att tillhandahålla Tjänsterna till Staden och ska alltid användas på ett effektivt och varsamt sätt. Stadens Resurser tillhandahålls i befintligt skick utan några utfästelser eller garantier avseende skick eller användbarhet. När Leverantören inte längre behöver Stadens Resurser för tillhandahållandet av Tjänsterna ska Leverantören återlämna Stadens Resurser till Staden i väsentligen samma skick som vid mottagandet, med undantag för normalt slitage. I förhållande till de av Stadens Resurser som omfattas av Immateriella Rättigheter regleras Leverantörens tillgång till dessa i avsnitt 17. I den mån Staden behöver tillhandahålla ytterligare resurser eller tjänster, för att möjliggöra Leverantörens tillhandahållande av Tjänsterna under detta Avtal ska Leverantören bära kostnaderna för detta. Om inte annat uttryckligen överenskommits i detta Avtal ska detta ske till marknadsmässiga villkor. 6. Införande av Tjänsterna 6.1 Allmänt Leverantören har ansvaret för Införandet av Tjänsterna samt att detta sker på ett effektivt, välplanerat och punktligt sätt. Detta ska ske med ett minimum av störningar och avbrott i verksamheten eller Tjänsterna. Leverantören är medveten om att under Införandet kommer Staden att ha rätt att nyttja tjänster motsvarande Tjänsterna Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 25 (72)

26 från andra leverantörer (inklusive leverantörer inom Stadens egen organisation), för att Leverantören ska kunna införa Tjänsterna successivt. Närmare detaljer om Införandet av Tjänsterna och Leverantörens ansvar för Införandet av Tjänsterna framgår av Bilaga 5A (Införande) och av Bilaga 5B (Leverantörens preliminära plan för Införandet). 6.2 Särskilda områden Införandet för dessa områden antas bli komplext och kan kräva särskilda typer av arbetsinsatser med tätt samarbete med Stadens Centrala Beställarorganisation för planeringen. Följande områden kommer att kräva särskilt fokus vid Införandet. Katalogtjänst Identitetshanterings- och provisioneringstjänst (IDM) Realisering av samverkan med GSIT 2.0-leverantören Realisering av Stadens målarkitektur Etablering av Portal, beställningsrutiner, samverkan, rapportering, processer och uppföljning Ansvarsövertagande av Digitala Enheter som ägs av Staden Etablering av samverkan med Produktleverantör och leverans av Digitala Enheter och Kringutrustning Service Desk som SPOC för Staden Koordinering av avveckling av befintliga datorer Massbeställningar inför läsårsstart 2018 Leverantören ska för dessa områden genomföra specifik planering för att säkerställa en säker etablering och överföring samt övertagande utan allvarliga avbrott eller negativ påverkan på tidplanen. 6.3 Vissa påföljder vid försenat Införande Staden har rätt att innehålla betalning av den ersättning som ska utgå för respektive Milstolpe under Införandet samt rätt till vite vid leveransförsening enligt närmare bestämmelser i Bilaga 5A (Införande). För undvikande av missförstånd har Staden också rätt att påkalla de påföljder som följer av avsnitt 18.1 Brister i Leverantörens åtaganden. 26 (72) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter

27 7. Styrning och planering Parterna har ömsesidigt ansvar för och åtagande att etablera, bibehålla och löpande utveckla en rationell och adekvat samverkan. Parterna ska därför fortlöpande samarbeta med varandra avseende samtliga frågor som rör Tjänsterna och tillhandahållandet av Tjänsterna. Samverkan mellan Staden och Leverantören ska vara affärsmässig, lojal och utgå från Avtalets villkor och intentioner, samt de Styrande Målen. Samverkan mellan Staden och Leverantören sker på såväl central nivå med Staden, genom Stadens Centrala Beställningsorganisation, som på lokal nivå med de enskilda verksamheter och enheter som tar emot Tjänsterna. Leverantören ska på ett systematiskt sätt arbeta proaktivt för att förbättra tillhandahållandet av Tjänsterna. I detta ingår bland annat att kontinuerligt föra dialog med Stadens verksamheter för att säkerställa att de har rätt it-stöd. I arbetet förväntas Leverantören göra en kontinuerlig översyn av teknik, processer och nyttjande av tjänsteleveransen för att kunna föreslå förbättringar för effektivisering och på så sätt minska den totala kostnaden för Staden. Båda Parter har, som en del i detta åtagande, en skyldighet att delta i möten, både på övergripande nivå och för olika delar av Tjänsterna. Bestämmelser om forum, roller och ansvar hos Parterna för löpande och periodisk kommunikation, planering, uppföljning, avrapportering och utveckling av Tjänsterna framgår av Bilaga 3 (Styrning och planering). Eventuella förändringar av dessa krav och åtaganden hanteras i enlighet med Bilaga 4 (Kontinuerliga förbättringar). Möten ska, om annat inte skriftligen avtalats, hållas i Stockholm. 8. Förändringar och proaktivitet 8.1 Ändringsprocessen Justeringar samt ändringar/tillägg av/till Tjänsterna och nya Tjänster ska hanteras genom Ändringsprocessen som framgår av Bilaga 4 (Kontinuerliga förbättringar). För undvikande av tvivel ska Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 27 (72)

28 volymförändring exempelvis genom beställning eller avbeställning av Tjänst, inte anses som ändringar. En överenskommelse om tillägg till eller ändring av Avtalet ska, för att vara gällande, vara skriftlig och behörigen undertecknad av båda Parter. Oaktat att Parterna härigenom överenskommer om ett förfarande för att möjliggöra vissa ändringar av Avtalet är Parterna överens om att ändringar endast kan genomföras av Parterna i den utsträckning detta är förenligt med vid var tid gällande lagstiftning för offentlig upphandling. 8.2 Proaktivitet Oaktat att Parterna härigenom överenskommer om ett förfarande för att möjliggöra vissa ändringar av Avtalet är Parterna överens om att Leverantören ska arbeta proaktivt för att förbättra tillhandahållandet av Tjänsterna och kontinuerligt förbättra Tjänsterna samt främja användarnas produktivitet och samarbete inom Staden. 9. Generellt om Tjänsterna 9.1 Volymer Genom tecknande av detta Avtal, köper Staden under Avtalstiden från Leverantören tjänster för it-service vilket inkluderar tjänster för Digitala Enheter samt Service Desk enligt de beskrivningar som närmare följer av Avtalet, för Stadens samtliga Användares behov av Tjänster. I Stadens köp av Tjänster ingår också samtliga avtalsenliga åtaganden, såsom men inte begränsat till Införandet, säkerhet, styrning och planering samt kontinuerliga förbättringar. Under Införandet kommer Staden att närmare precisera de behov som respektive Användare har för att kunna materialisera och använda Tjänsterna. Staden kommer att ersätta Leverantören för Grundersättning och Rörlig Ersättning, som utgår för respektive Tjänst enligt Bilaga 8 (Prislista). De volymer som angivits i samband med upphandlingen som föregått detta Avtal är Stadens bedömning av vilka volymer som förväntas under Avtalstiden. Leverantören är medveten om detta och accepterar att Stadens behov och nyttjande av Tjänsterna kan komma att variera över tid, och därmed påverka volymer och den månatliga faktureringen. 28 (72) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter