KALLELSE TILL UTSKOTTET FÖR STÖD OCH STRATEGI

Transkript

1 KALLELSE TILL UTSKOTTET FÖR STÖD OCH STRATEGI Ordinarie ledamöter kallas till sammanträde med utskottet för stöd och strategi, måndag den 22 augusti 2016 kl 9.00 i Leja, kommunhuset Ledamot som är förhindrad att delta, bör själv kalla sin personlige ersättare. OBS! Tänk på våra allergiker och använd inte starkt doftande sprayer, parfymer eller rakvatten! Vid besök till Lindesbergs kommunhus för närvaro vid sammanträde och justering av protokoll, anmäl detta i växel/reception. Bengt Storbacka Ordförande Helena Randefelt Sekreterare Ledamöter Bengt Storbacka (S) ordförande John Omoomian (S) Margareta Ahlm (S) Susanne Karlsson (C) 1:e vice ordförande Anniette Lindvall (M) Bengt Evertsson (MP) Mats Seijboldt (SD) Ersättare Irja Gustavsson (S) Daniel Andersson (S) Linda Andersson (S) Christina Pettersson (C) Lillemor Bodman (M) Göran Gustavsson ( - ) Per Söderlund (SD) Föredragningslista Nr. Ärende Dnr Föredragande Tid 1. Val av justerare Förslag till justerare: John Omoomian (S) med Mats Seijboldt (SD) som ersättare. Justering sker torsdag den 25 augusti 2016 klockan på sekreterarens rum. 2. Projektdirektiv för samordning av barn- och ungdomsarbetet i Lindesbergs kommun Linnea Hedkvist Välfärdsjobb Carian Fyrpihl Kostpolitiskt program Louise Auer Integrationsarbete Åsa Viggeborn 10.20

2 6. Information från förvaltningen Demokratidag - Linnea Hedkvist Heltidstjänser - Carina Fyrpihl Miljöstrateg - Christer Lenke Bergslagsakademin - Christer Lenke IT-organisation - Christer Lenke 7. Nämndernas verksamhetsberättelse januari-juni 2016 kommunledningskontor 8. Uppföljning av internkontroll januari juni 2016 kommunledningskontor 9. Internkontrollplan kommunledningskontor

3 1. Val av justerare Förslag: John Omoomian (S) med Mats Seijboldt (SD) som ersättare. Justering sker torsdag den 25 augusti klockan på sekreterarens rum. Sida 2 av 12

4 2. Projektdirektiv för samordning av barn- och ungdomsarbetet i Lindesbergs kommun Föredragande: Linnea Hedkvist 9.00 Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige beslutade i april 2014 att anta en ungdomspolitisk strategi som arbetats fram av en tillfällig ungdomsberedning. I strategin finns vision samt inriktningsmål för tre områden: Arbete/utbildning/boende, Samhörighet/fritidssysselsättning samt Inflytande/demokrati. Kommunstyrelsen beslutade i mars 2016 att uppdra till kommunchefen att utarbeta förslag till modell och arbetssätt för ett aktivt arbete med implementering av barnkonventionen och den ungdomspolitiska strategin. Folkhälsoteamet kommer att leda arbetet. Förslag till modell och arbetssätt redovisas vid utskottet för stöd och strategis sammanträde den 22 augusti Inför detta beslut hade kommunstyrelsens utskott för stöd och strategi diskuterat möjligheten och strategier för att barnsäkra de beslut som fattas i den kommunala organisationen. På uppdrag av kommunens revisorer har PWC under 2016 granskat hur barnkonventionen beaktas och tillämpas. Revisionsfrågan var: Är kommunstyrelsens styrning och uppföljning avseende barnkonventionen ändamålsenlig och säkerställs att barnkonventionen beaktas och tillämpas? I den rapport som lämnades till kommunstyrelsen i maj 2016 är revisorernas övergripande bedömning att kommunstyrelsen bör utveckla sin styrning för att säkerställa att barnkonventionen beaktas och tillämpas. Det är till exempel positivt att nämnderna redovisar sitt arbete med barnkonventionen i verksamhetsberättelsen, dock bedömer vi att förväntningarna på vad som ska ingå i redovisningen behöver förtydligas. Även tydligare former för dialog med barn och ungdomar behöver utvecklas. Vi ser det som positivt att flertalet utbildningstillfällen skett och att kännedomen om barnkonventionen ökat i kommunen sedan folkhälsoteamets projektår Sammantaget finns ett antal förbättringsområden som tydliggörs i rapporten. Kommunstyrelsen kan senast den 1 oktober 2016 lämna kommentarer till granskningen om vilka åtgärder nämnden planerar att vidta. Sida 3 av 12

5 Folkhälsoteamet inkom den 15 augusti 2016 med förslag till projektdirektiv för samordning av barn- och ungdomsarbetet i Lindesbergs kommun. Syftet med projektet är att samordna kommunens pågående och planerade barnoch ungdomsarbete för att uppnå effektivitet, samsyn, implementera ungdomspolitisk strategi och barnkonventionen i kommunens organsation samt att uppnå goda livsvillkor, levnadsvanor och hälsa för barn och ungdomar. Projektet ska leverera ett samordnat arbetssätt och strategier för det samlade barn- och ungdomsarbetet i Lindesbergs kommun. Ett förslag till reviderad ungdomspolitisk strategi ska tas fram och även inbegripa strategier för kommunens arbete med barnkonventionen Handlingar Projektdirektiv samordning barn- och ungdomsarbete förslag pdf (inkluderad nedan) Sida 4 av 12

6 Lindesbergs kommun Projektdirektiv 1(5) Projektnamn: Samordning av barn- och ungdomsarbetet i Lindesbergs kommun Projektägare: Kommunchef Christer Lenke Version 1 Projektnamn Samordning av barn och ungdomsarbetet i Lindesbergs kommun. Projektägare Kommunchef Christer Lenke. 1. Bakgrund, syfte, strategier och mål 1.1. Idé och bakgrund Folkhälsoteamet genomförde på uppdrag av kommunchefen projektet Barns och ungas uppväxtvillkor, levnadsvanor och hälsa i Lindesbergs kommun. Syftet med projektet var att skapa och implementera en långsiktig förvaltningsövergripande samverkan för att uppnå goda livsvillkor, levandsvanor och hälsa hos barn och unga samt unga vuxna, 0 25 år, i Lindesbergs kommun. I den SWOT-analys som genomfördes med förvaltningarna om barn- och ungdomsarbetet framkom följande: STYRKOR Stolthet Hög kompetens Viss samverkan SVAGHETER Brist på samverkan och samordning. (Inom förvaltningar, mellan förvaltningar, mellan kommunen och andra myndigheter/kommuner/landsting) Styrning och ledning från politiken Brist på vikarier och kvalitén på vikarier, Fsk gymn. Hög arbetsbelastning Brist på möten och dialog med barn och ungdomar Brist på kunnande och kompetens om varandras verksamheter. Fsk grsk gym vuxenutb. meningsfull fritid (röd tråd) MÖJLIGHETER Samverkan och samordning Kunskap om varandra Lokala utvecklingen och krafter. Lokal service och attraktivitet Barn och ungdomar själva

7 Lindesbergs kommun Projektdirektiv 2(5) Projektnamn: Samordning av barn- och ungdomsarbetet i Lindesbergs kommun Projektägare: Kommunchef Christer Lenke Version 1 HOT Ekonomi i kommunen Neddragningar på personal Allmänna konjunkturen Bristande samverkan Brist på bostäder Myndigheters tolkningar av lagar och regler Brist förelåg alltså i samsyn och samordning av kommunens barn- och ungdomsarbete och kunskapen om varandras arbete var ofta bristfällig i förvaltningarna. Även fortsatta inventeringar visar samma sak. Samordning av kommunens barn- och ungdomsarbete behövs. Kommunfullmäktige beslutade i april 2014 att anta en ungdomspolitisk strategi som arbetats fram av en tillfällig ungdomsberedning. I strategin finns vision samt inriktningsmål för tre områden: Arbete/utbildning/boende, Samhörighet/fritidssysselsättning samt Inflytande/demokrati beslutade kommunstyrelsen om tillämpning av barnkonventionen i den kommunala organisationen samt prioritering av Artikel 2, 3, samt 28,3:e stycket. Kommunstyrelsen beslutade i mars 2016 att uppdra till kommunchefen att utarbeta förslag till modell och arbetssätt för ett aktivt arbete med implementering av barnkonventionen och den ungdomspolitiska strategin. Folkhälsoteamet kommer att leda arbetet. Förslag till modell och arbetssätt redovisas vid utskottet för stöd och strategis sammanträde den 22 augusti Inför detta beslut hade kommunstyrelsens utskott för stöd och strategi diskuterat möjligheten och strategier för att barmsäkra de beslut som fattas i den kommunala organisationen. På uppdrag av kommunens revisorer har PWC under 2016 granskat hur barnkonventionen beaktas och tillämpas. Revisionsfrågan var: Är kommunstyrelsens styrning och uppföljning avseende barnkonventionen ändamålsenlig och säkerställs att barnkonventionen beaktas och tillämpas? I den rapport som lämnades till kommunstyrelsen i maj 2016 är revisorernas övergripande bedömning att kommunstyrelsen bör utveckla sin styrning för att säkerställa att barnkonventionen beaktas och tillämpas. Det är till exempel positivt att nämnderna redovisar sitt arbete med barnkonventionen i verksamhetsberättelsen, dock bedömer vi att förväntningarna på vad som ska ingå i redovisningen behöver förtydligas. Även tydligare former för dialog med barn och ungdomar behöver utvecklas. Vi ser det som positivt att flertalet utbildningstillfällen skett och att kännedomen om barnkonventionen ökat i kommunen sedan folkhälsoteamets projektår Sammantaget finns ett antal förbättringsområden som tydliggörs i rapporten. Kommunstyrelsen kan senast den 1 oktober 2016 lämna kommentarer till granskningen om vilka åtgärder nämnden planerar att vidta.

8 Lindesbergs kommun Projektdirektiv 3(5) Projektnamn: Samordning av barn- och ungdomsarbetet i Lindesbergs kommun Projektägare: Kommunchef Christer Lenke Version 1 Den 26 augusti 2016 genomförs en demokratidag för unga år. Dagen är en del av den ungdomspolitiska strategin och syftet är att skapa en årlig mötesplats för ungdomar, tjänstepersoner och förtroendevalda där dagsaktuella och framtidsfrågor kan diskuteras Syfte Syftet med projektet är att samordna kommunens pågående och planerade barn- och ungdomsarbete för att uppnå effektivitet, samsyn, implementera ungdomspolitisk strategi och barnkonventionen i kommunens organsation samt att uppnå goda livsvillkor, levnadsvanor och hälsa för barn och ungdomar Strategier Arbetet ska utgå från följande lokala mål och styrdokument: Utvecklingsstrategi Beslut ang tillämpning av barnkonventionen, kommunstyrelsen 1999 Beslut vision och inriktningsmål Ungdomspolitisk strategi, kommunfullmäktige 2014 Avtal om samverkan i lokalt folkhälsoarbete Lindesbergs kommun Region Örebro län Därutöver tillkommer relevanta regionala och nationella styrdokument som berör barn- och ungdomspolitik Projektmål Projektet ska leverera ett samordnat arbetssätt och strategier för det samlade barn- och ungdomsarbetet i Lindesbergs kommun. Ett förslag till reviderad ungdomspolitisk strategi ska tas fram och även inbegripa strategier för kommunens arbete med barnkonventionen Effektmål och nyttoanalys Kommunstyrelsen ska på ett enkelt och överskådligt sätt kunna följa utvecklingen för kommunens barn och unga utifrån arbetssätt och inriktningsmål, kopplat till budgeterade medel Uppföljning Uppföljning av projektarbetet görs två gånger per år i kommunstyrelsens utskott för stöd och strategi Avgränsningar Projektet ska utgå från pågående barn- och ungdomsarbete i Lindesbergs kommun samt gällande mål och styrdokument

9 Lindesbergs kommun Projektdirektiv 4(5) Projektnamn: Samordning av barn- och ungdomsarbetet i Lindesbergs kommun Projektägare: Kommunchef Christer Lenke Version Målgrupper Det samlade barn- och ungdomsarbete samt reviderad ungdomspolitisk strategi samt barnkonventionen ligger till grund för hela kommunens planering och uppföljning och gäller därmed för samtliga nämnder, förvaltningar och kommunala bolag. 2. Leverans och utvärdering Förslag till samordnat arbetssätt och strategier för det samlade barn- och ungdomsarbetet i Lindesbergs kommun ska presenteras senast hösten Därefter får kommunstyrelsen ta ställning till hur ev fortsatt projektarbete ska organiseras och genomföras. 3. Projektorganisation 3.1. Projektledare Folkhälsoutvecklare Linda Sköldebrink, folkhälsoteamet norra Örebro län 3.2. Arbetsgrupp Kommunens övergripande strateggrupp 3.3. Styrgrupp Kommunchefens ledningsgrupp 3.4. Referensgrupp Kommunstyrelsens utskott för stöd och strategi 4. Tid- och aktivitetsplan Antagande av projektdirektiv i utskottet för stöd och strategi: 22 augusti 2016 Antagande av projektdirektiv i ledningsgruppen: 24 augusti 2016 Antagande av projektdirektiv i kommunstyrelsen: 20 september 2016 Inventering av pågående barn- och ungdomsarbete samt förslag till samordning: hösten 2016 Förslag utbildningsplaner barnkonvention och ungdomspolitik: hösten 2016 Förslag till reviderad ungdomsstrategi som inbegriper strategier för arbete med bankonventionen: hösten 2016 Löpande arbete med samordning, utbildning, demokratidag mm: våren och hösten 2017 Avstämning och diskussion om fortsatt projektarbete: hösten 2017

10 Lindesbergs kommun Projektdirektiv 5(5) Projektnamn: Samordning av barn- och ungdomsarbetet i Lindesbergs kommun Projektägare: Kommunchef Christer Lenke Version 1 5. Budget Projektet ryms inom befintlig budget har folkhälsoteamet förstärkts med en tjänst, folkhälsoutvecklare, där del av tjänsten är tänkt att arbeta med samordning av barn- och ungdomsfrågor i Lindesbergs kommun. 6. Riskanalys Risken är att projektet inte uppnår avsedd samordning av organisationens barn- och ungdomsarbete. Det är upp till projektledaren att se till att projektet syfte och mål uppnås. 7. Referenser Lindesbergs kommun, Beslut kommunstyrelsen ang tillämpning av FN:s barnkonvention. Lindesbergs kommun, Beslut kommunstyrelsen ang Avtal om samverkan för lokalt folkhälsoarbete mellan Hällefors kommun, Ljusnarsbergs kommun, Lindesbergs kommun, Nora kommun och Örebro läns landsting. Lindesbergs kommun, Beslut kommunfullmäktige ang Ungdomspolitisk Strategi Lindesbergs kommun, Beslut kommunfullmäktige ang Utvecklingsstrategi Vision År PWC, Revisionsrapport Granskning av kommunens arbete utifrån FN:s barnkonvention

11 3. Välfärdsjobb Föredragande: Carina Fyrpihl Sida 5 av 12

12 4. Kostpolitiskt program Föredragande: Louise Auer Ärendebeskrivning Kostchef Louise Auer informerade utskottet för stöd och strategi den 11 maj 2016 om avsaknaden av ett kostpolitiskt program i Lindesbergs kommun, som ett gemensamt måldokument för kommunens verksamheter. Idag arbetar kostenheten efter mål och riktlinjer, men ett kommungemensamt program att kunna hänvisa till saknas, 30 enheter ska kunna fungera helst på samma sätt. En vägledning behövs då med mål, riktlinjer och ansvarsfördelning. Verksamheten behöver en tydlig målsättning. Utskottet för stöd och strategi beslutade den 11 maj 2016 att ordförande ska tillsammans med kostchefen och stabschefen ta fram ett utkast till projektdirektiv för ett kostpolitiskt program som ska delges utskottet innan sommaren, för att utskottet ska kunna ta ställning till det vid sammanträdet den 22 augusti Ett projektdirektiv inkom från kostchefen den 15 augusti Syftet med ett Kostpolitiskt program ska vara att skapa ett gemensamt förhållningssätt till mat, måltider och måltidsmiljöer som främjar en hållbar utveckling. Det Kostpolitiska programmet ska vara ett verktyg för kvalitetssäkring för de som tillagar, hanterar och serverar mat eller möter matgäster i sitt arbete, samt för den som fattar beslut. Projektet förväntas komma fram till ett förslag på Kostpolitiskt program för Lindesbergs kommun som förmedlar en gemensam ståndpunkt till den mat som tillagas och serveras i kommunen. Programmet bör vara vägledande för hur kommunen ska agera i kost och miljöfrågor. Det tidigare politiskt tagna dokumentet Kvalitets- och servicenivå i Lindesbergs kommuns Måltidsenhet ersätts av det Kostpolitiska programmet. Sida 6 av 12

13 4.1. Handlingar Projektdirektiv kostpolitiskt program.pdf (inkluderad nedan) Sida 7 av 12

14 Lindesbergs kommun Projektdirektiv 1(4) Projektnamn: Införande av Kostpolitiskt Datum: Dnr program Projektägare: Gunilla Sandgren Version: 1 Projektnamn Införande av Kostpolitiskt program. Projektägare Stabschef Gunilla Sandgren. 1. Bakgrund, syfte, strategier och mål 1.1. Bakgrund Mat, måltider och goda matvanor är en stor och viktig del i folkhälsoarbetet. Levnadsvanor och livsstil påverkas av den miljö där människor lever och verkar: hemmet, skolan, boendet, arbetsplatsen och fritiden, men också av människors livsvillkor som utbildning, ekonomi och sysselsättning. Politiska beslut som syftar till att skapa stödjande miljöer och ett gemensamt förhållningssätt, samsyn och helhetsperspektiv i kommunens verksamheter är därför nödvändiga Riksdagens antagna proposition Mål för folkhälsan bör vara vägledande för kommunens folkhälsoarbete. Det övergripande målet är att skapa samhälleliga förutsättningar för en god hälsa på lika villkor för hela befolkningen som definieras i elva målområden varav målområde 10 berör goda matvanor och säkra livsmedel Vad vi äter, när vi äter och hur måltiderna serveras påverkar vår hälsa och välbefinnande både på kort och på lång sikt. För att främja goda matvanor behövs en bred satsning på olika nivåer i samhället där samtliga verksamheter drar åt samma håll med en gemensam målsättning. Lindesbergs kommun har tidigare antagit dokumentet Kvalitets- och servicenivå för Lindesbergs kommuns Måltidsenhet som kortfattat formulerar övergripande politiska mål för kommunens Måltidsenhet. Dokumentet berör viktiga mål och ambitioner samt servicenivåer för olika målgrupper och verksamheter. Dokumentet berör dock inte ansvarsfördelning för matgästens måltidsupplevelse eller en övergripande politisk viljeriktning i frågor inom området hållbar utveckling där inköp av ekologiska råvaror samt inköp av svenska råvaror upplevs viktiga och aktuella Syfte Syftet med ett Kostpolitiskt program ska vara att skapa ett gemensamt förhållningssätt till mat, måltider och måltidsmiljöer som främjar en hållbar utveckling. Det Kostpolitiska programmet ska vara ett verktyg för kvalitetssäkring för de som tillagar, hanterar och serverar mat eller möter matgäster i sitt arbete, samt för den som fattar beslut.

15 Lindesbergs kommun Projektdirektiv 2(4) Projektnamn: Införande av Kostpolitiskt Datum: Dnr program Projektägare: Gunilla Sandgren Version: Projektmål Projektet förväntas komma fram till ett förslag på Kostpolitiskt program för Lindesbergs kommun som förmedlar en gemensam ståndpunkt till den mat som tillagas och serveras i kommunen. Programmet bör vara vägledande för hur kommunen ska agera i kost och miljöfrågor. Det tidigare politiskt tagna dokumentet Kvalitets- och servicenivå i Lindesbergs kommuns Måltidsenhet ersätts av det Kostpolitiska programmet Förväntat resultat av projektet Lindesbergs kommun har infört ett Kostpolitiskt program där följande frågor behandlats: Riktlinjer för Måltidsenheten Syfte Vision Mål Utgångspunkter Riktlinjer för verksamheter inom Förskola och pedagogisk omsorg Skola och fritidshem Cafeterior Särskilt boende Hemtjänst Gruppbostäder Hållbar utveckling Vilka mål och ambitioner ska kommunen arbeta mot? Hur ska kommunen agera gällande inköp av ekologisk, närproducerat och svenska råvaror? Ansvarsfördelning och riktlinjer för olika verksamhetsnivåer - Samverkan och lärande - Delaktighet och inflytande - Pedagogiska måltider - Måltidsmiljöer - Uppföljning Projektet bör mynna ut i ett dokument som tydligt beskriver kommunens arbete med att kvalitetssäkra de måltider som tillagas och serveras inom Måltidsenheten. Dokumentet ska inkludera en ansvarsfördelning mellan olika verksamheter och förvaltningar för att säkerställa gästens måltidsupplevelse.

16 Lindesbergs kommun Projektdirektiv 3(4) Projektnamn: Införande av Kostpolitiskt Datum: Dnr program Projektägare: Gunilla Sandgren Version: Effektmål och nyttoanalys Följande effekter eftersträvas: - Ett gemensamt måldokument där kommunens service och tjänster gynnar medborgarnas livskvalitet och hälsa. - Riktlinjer för måltidsordning inom respektive verksamhet. - Riktlinjer och ansvarsfördelning för verksamheter som mottager och serverar mat. - Viljeriktning i frågor om hållbar utveckling. - Underlätta för politiker och beslutsfattare att göra och ta välgrundade prioriteringar och beslut Uppföljning Uppföljning bör ske två år efter införande. Revidering ska ske vart fjärde år och allt eftersom betydande verksamhetsförändringar äger rum Avgränsningar Projektet innefattar måltider som tillagas och serveras inom förskola och pedagogisk omsorg, skola och fritidshem, cafeterior, särskilt boende, hemtjänst och gruppbostäder. Projektet innefattar ingen utredning eller ställningstagande om vilka enheter som är eller ska vara mottagningsenheter respektive tillagningsenheter Målgrupper Pedagoger inom barnomsorg- och pedagogisk verksamhet, pedagoger inom grundskola och gymnasium, vårdpersonal på särskilt boende, gruppboende och hemtjänst, politiker och beslutsfattare. 2. Projektorganisation 2.1. Projektledare Kostchef Louise Auer Styrgrupp Utskottet för Stöd och Strategi Arbetsgrupp Louise Auer (kostchef), Marie Nybäck (nutritionist, Region Örebro län) och representanter från Måltidsenheten, Barn- och Utbildningsförvaltningen och Socialförvaltningen.

17 Lindesbergs kommun Projektdirektiv 4(4) Projektnamn: Införande av Kostpolitiskt Datum: Dnr program Projektägare: Gunilla Sandgren Version: Referensgrupp Kommunens Ledningsgrupp 2.5. Tid- och aktivitetsplan Hösten Projektplanering med Marie Nybäck. - Sammansättning av arbetsgruppen. - Sammankalla arbetsgruppen till projekt start. - Analys av utgångspunkt. - Möte/diskussion/brainstorming med utskottet för Stöd och Strategi. Våren och hösten Fortsatt arbete inom ramen för projektet Förslaget ska vara klart för politiskt antagande januari 2018.

18 5. Integrationsarbete Föredragande: Christer Lenke, Åsa Viggeborg Sida 8 av 12

19 6. Information från förvaltningen Dekomratidag - Linnea Hedkvist Heltidstjänser - Carina Fyrpihl Miljöstrateg - Christer Lenke Bergslagsakademin - Christer Lenke IT-organisation - Christer Lenke Sida 9 av 12

20 7. Nämndernas verksamhetsberättelse januari-juni 2016 kommunledningskontor 7.1. Handlingar KLKNamndernas verksamhetsberattelse januari-juni2.pdf (inkluderad nedan) Sida 10 av 12

21 Nämndernas verksamhetsberättelse januari-juni 2016 Kommunledningskontor

22 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning och viktiga händelser Ekonomi Verksamhet Måluppfyllelse... 5 Kommunal ekonomi, organisation och näringsliv... 5 Kommunal ekonomi i balans och effektivt resursutnyttjande Medborgarna upplever bra service med kvalité Demokrati, integration och internationella kontakter... 6 Kommuninvånarna har möjlighet att påverka sin tillvaro Miljö och folkhälsa... 7 Lindesbergs kommun är ett föredöme i planering och förverkligande av det hållbara samhället Planerade förbättringsåtgärder Sammanfattning till delårsrapporten... 8 Kommunledningskontor, Nämndernas verksamhetsberättelse januari-juni (9)

23 1 Sammanfattning och viktiga händelser Som en konsekvens av flyktingsituationen under hösten 2015 har ledningsorganisationen förstärkts med två tjänster, en integrationsstrateg och en integrationskoordinator. Syftet med förstärkningen är att utveckla det strategiska förvaltningsövergripande arbetet samt att förbättra situationen för de asylsökande personerna som finns i kommunen. Avtal har tecknats med ett företag som med start under året kommer att bygga ut fibernätet på landsbygden. Utbyggnaden sker med hjälp av statliga medel via länsstyrelsen. Ekonomienheten har under första halvåret startat två projekt för att effektivisera administrationen. Införande av budget och prognosmodulen i ekonomisystemet samt e-fakturor. Kanslienheten inför under 2016 ett nytt ärendehanteringssystem som skall öka digitaliseringen och effektivisera arbetet på enheten. Från och med 2016 övertog måltidsenheten tillagning för kompletta måltider för Tallåsen, Källgården och Ågården. Tidigare har måltidsenheten endast tillagat och skicka huvudkomponenten till dessa enheter. I och med denna förändring så flyttades produktionen från Storåskolans kök till Kyrkberget respektive Lindeskolans kök. Måltidsenhetens pooltjänster har ökat från tre till fyra för att kunna möta upp behovet vid frånvaro av ordinarie personal. I syfte att öka tillgången till personalsystemet för alla medarbetare oavsett anställningsform, har ett pilotprojekt gällande självservice för timanställda genomförts. Genomlysning av sjukfrånvaro och aktivt arbete för att förebygga ohälsa har varit och är ett stort fokusområde. Personalenheten har aldrig tidigare haft så hög arbetsbelastning kopplad till ohälsa, så som under våren Glädjande är att arbetet nu resulterat i att sjukfrånvaron vid halvåret har minskat. 2 Ekonomi Kommunledningskontorets helårsprognos visar ett underskott på 1,0 Mnkr som till största delen utgör ökade kostnader för telefoni och IT. Kanslienheten prognostiserar att budgeten för 2016 hålls. Ekonomienheten redovisar ett +- 0 resultat vid årets slut. Ekonomienheten inklusive bilpoolen visar ett överskott på 0,5 Mnkr som beror på att budgeterade medel för e-handel ej kommer att förbrukas under året. Övrig verksamhet inom ekonomienhetens område redovisar ett underskott på 0,5 Mnkr som avser ökade kostnader för försäkringar och avgifter till kommunförbund. Prognosen för IT-och teleenheten visar ett underskott på 1 Mnkr. Införandet av KNÖL-telefonin fördröjdes vilket tvingade fram fördyrande förlängningsavtal. Utbyte och uppgradering av datanätet och dess säkerhetslösningar medförde ökade konsultkostnader. Stadsnät dras fortfarande med höga kostnader. Måltidsenheten prognostiserar ett underskott på 0,3 Mnkr till följd av högre kostnader för mattransporter och personal i samband med övertagandet av produktion till socialförvaltningen (Tallåsen, Källgården och Ågården). Kostnaden för livsmedel är högre än beräknat. Personalenheten prognostiserar ett överskott på 0,3 Mnkr till följd av att ett antal utbildningar planeras till 2017 samt att en anställning sker under hösten och därmed generar överskott för första delen av Kommunledningskontor, Nämndernas verksamhetsberättelse januari-juni (9)

24 Driftsredovisning (netto) Verksamhet Utfall Ack budget Avvikelse Helårsprognos Budget helår Budgetavvikelse helår Kommunledning 2,2 2,3 0,1 4,9 4,9 0,0 Politisk verksamhet 2,8 3,3 0,5 6,6 6,6 0,0 Ekonomistyrning 0,7 1,1 0,4 2,3 2,3 0,0 Kanslienhet 5,3 5,8 0,5 11,7 11,7 0,0 Personalenhet 4,6 4,9 0,3 9,5 9,6 0,1 Ekonomienhet 2,7 3,5 0,8 6,6 7,1 0,5 Övrig verksamhet 0,8 0,1-0,7 0,7 0,2-0,5 IT-o teleenhet 9,1 7,2-1,9 15,4 14,4-1,0 Övrig verksamhet 1,6 1,4-0,2 2,9 2,9 0,0 Personalbefrämjande verksamhet 2,3 4,0 1,7 7,8 8,0 0,2 Måltidsverksamhet 0,7 0,2-0,5 0,9 0,6-0,3 Totalt 32,8 33,8 1,0 69,3 68,3-1,0 Investeringar Projektnamn Utfall period Helårsprognos Budget Budgetavvikelse helår Inventarier måltid, extra 0,0 0,5 0,5 0,0 E-tjänster 0,0 0,2 0,2 0,0 Säker kommunal ledningsförmåga 0,0 0,2 0,2 0,0 Ärendehanteringssystem 0,1 0,2 0,2 0,0 Utrustning måltid 0,0 0,5 0,5 0,0 Totalt 0,1 1,6 1,6 0,0 3 Verksamhet Kommunledningskontoret består av kommunledning, politisk verksamhet, ekonomistyrning/inköp, kanslienheten, ekonomienheten, personalenheten, IT- och teleenheten samt måltidsverksamheten. Kommunledningskontorets främsta uppdrag är att vara stödverksamhet till kärnverksamheterna som arbetar direkt mot medborgarna. Under våren har tre nya tjänster tillsatts inom kommunledning och kanslienheten - integrationsstrateg, integrationskoordinator och kommunikatör. Integrationsstrategen har en kommunövergripande funktion som arbetar långsiktigt med frågor inom området, som ska syfta till att de personer som kommer hit blir en del av samhället och kommer in i arbetslivet. Integrationskoordinatorns roll är att förbättra situationen för nyanlända och främja integrationsprocessen med särskild fokusering på gruppen asylsökande. Tjänsten ingår i ett projekt som tagits fram av Region Örebro Län och finansieras av Regionen tillsammans med Ljusnarsbergs och Lindesbergs kommun. Kommunikatören ska ha en övergripande syn på kommunens kommunikation, både internt och externt. De mål som går att mäta vid halvårsuppföljningen bedöms bli helt eller delvis uppnådda under året. Målet om kvalitetssäkrade kostnadseffektiviserade processer är kopplat till kommunledningskontorets stödverksamheter och ett arbete pågår ständigt med att utveckla och effektivisera processer för att underlätta arbetet för kommunens medarbetare, chefer, politiker och Kommunledningskontor, Nämndernas verksamhetsberättelse januari-juni (9)

25 medborgare. Målet bedöms bli helt uppfyllt under året. Målet om ett hållbart ekologiskt samhälle är främst riktat mot måltidsverksamheten och bedöms bli helt eller delvis uppfyllt under året. För målet att medarbetarna upplever goda arbetsmiljöförhållanden kan nivån på sjukfrånvaron göra att målet som helhet inte uppfylls. Sjukfrånvaron beror delvis på omvärldsfaktorer, eftersom sjukfrånvaron i regionen och riket följer samma tendens, men påverkas också av kommunens arbetsmiljöarbete och samverkan med andra aktörer. Gällande målet med ökad genomsnittlig syselsättningsgrad för kvinnor så pågår ett aktivt arbete, främst inom vård och omsorg. En fortsatt ökning ses och trenden är nu att både genomsnittlig sysselsättningsgrad ökar samt att andelen heltidstjänster ökar. Övriga mål går inte att bedöma, då indikatorerna mäts under hösten, men kontinuerligt arbete pågår i verksamheterna för att målen ska uppnås under året. 4 Måluppfyllelse Kommunal ekonomi, organisation och näringsliv Kommunal ekonomi i balans och effektivt resursutnyttjande. Nämndens mål Senaste kommentar Indikatorer Måluppfyllelse Medarbetarna upplever goda arbetsmiljöförhållanden Sjukfrånvaron är högre än 2015 års totala utfall men lägre än motsvarande siffra vid delåret Utvecklingen tyder ändå på att målvärdet inte kommer uppnås under året. Fortsatt arbete ute i verksamheterna fortgår för att öka arbetsförmågan. Samarbete med Försäkringskassan och företagshälsovården är en mycket viktig faktor som påverkar kommunens sjukfrånvaro. Medarbetarenkäten genomförs endast under hösten. Sjukfrånvaron för medarbetarna överstiger inte fem procent. År 2016 ska resultatet i medarbetarundersökningens fråga om uppföljning och utvärdering av mål vara 4 av 5 86 % Kostnadseffektivisera processer i kombination med kvalitetssäkring inom stödjande administration Målet är ännu inte uppnått, men bedöms uppnås under året. Av de system som planerats att tas i bruk under året är telefonilösningen genomförd och de övriga håller på att införas och förväntas vara i drift under hösten. I självservice är de allra flesta månadsavlönade inne i systemet, men når inte riktigt målvärdet på grund av tekniska problem. Däremot har timavlönade tillkommit i självservice inom funktionsstöd. Utöver detta sker kontinuerliga arbeten på samtliga enheter för att förenkla och effektivisera processer. Ett nytt ärendehanteringssystem ska tas i bruk under 2016 och hela kanslienheten ska introduceras i programmet för att kostnadseffektivisera processer och möjliggöra för en ökad digitalisering. Budget och prognos modulen i ekonomisystemet ska tas i bruk under 2016 som förväntas effektivisera arbetet både på enheten och inom andra verksamheter. 100 % Kommunledningskontor, Nämndernas verksamhetsberättelse januari-juni (9)

26 Nämndens mål Senaste kommentar Indikatorer En gemensam telefonilösning för Kommunerna i norra Örebro län som leder till en lägre kostnad för verksamheten och bättre kvalitet för medborgarna, ska vara införd under år Självservice ska för månadsavlönade uppgå till 100 procent under år Verksamhetens nettokostnader får inte överstiga 98 procent år 2014 och 2015 samt 96 procent år 2016 av skatter, utjämning och generella statsbidrag. 100 % 99 % Medborgarna upplever bra service med kvalité. Nämndens mål Senaste kommentar Indikatorer Möjligheten för medborgarna att nå kommunens medarbetare via telefon för att få svar på en enkel fråga ska öka. Måluppfyllelsen går inte att bedöma, då indikatorerna mäts i en undersökning som görs under hösten. För att förbättra resultatet från föregående år när det gäller telefoni har riktlinjerna för telefoni setts över och håller på att förankras i organisationen. År 2014 ska andelen lyckade kontakter med kommunen via telefon få direkt svar på en enkel fråga vara 75 procent. År 2014 ska 90 procent av medborgarna som tar kontakt få svar på en enkel e-postfråga inom två arbetsdagar. År 2014 ska 90 procent av medborgarna som tar kontakt med kommunen via telefon uppleva ett gott bemötande. Demokrati, integration och internationella kontakter Kommuninvånarna har möjlighet att påverka sin tillvaro. Nämndens mål Senaste kommentar Indikatorer Måluppfyllelse Måluppfyllelse Måluppfyllelse Kommunledningskontor, Nämndernas verksamhetsberättelse januari-juni (9)

27 Nämndens mål Senaste kommentar Indikatorer Kommunens kommunikation och dialog med medborgarna ska öka. Måluppfyllelsen går inte att bedöma, då indikatorn baseras på en undersökning som kommer att genomföras under hösten. År 2016 ska resultatet för kommunens information till medborgarna (informationsindex) på webbplatsen öka från 77 % till 80 % Miljö och folkhälsa Lindesbergs kommun är ett föredöme i planering och förverkligande av det hållbara samhället. Nämndens mål Senaste kommentar Indikatorer Måluppfyllelse Måluppfyllelse Genomsnittlig sysselsättningsgrad bland kommunens samtliga kvinnliga medarbetare har ökat från 89,8 procent år 2013 till 91 procent Måluppfyllelsen går inte att bedöma, då indikatorn följs upp på helår men prognosen är att både genomsnittlig sysselsättningsgrad för kvinnor samt att andelen heltider kommer att öka. Inom kommunledningskontoret pågår arbete på måltidsenheten för att öka sysselsättningsgraden. Sysselsättningsgraden bland kommunens samtliga kvinnliga medarbetare ska öka från 89,8 procent till 91 procent. Lindesbergs kommun är ett föredöme i planering och förverkligande av det hållbara samhället. Målet bedöms bli helt eller delvis uppfyllt under året. Andelen ekologiska livsmedel och säsongsanpassade grönsaker är uppfyllda och bedöms vara det även vid årets slut. När det gäller matsvinn kommer det är mätas under hösten, men det finns indikationer som tyder på att målvärdet kan vara svårt att nå fullt ut. 25 procent av kommunens inköpta livsmedel ska vara ekologiskt år Andel säsongsanpassade grönsaker och frukt ska uppgå till 80 procent. Matsvinnet skall minska med 10 procent/år 124 % 100 % Andelen kvinnor och män med god eller mycket god självskattad hälsa ska vara över 75 procent år Andelen miljöbilar, enligt nationell miljöbilsdefinition, i kommunens organisation ska vara 100 procent år Planerade förbättringsåtgärder Under året arbetar alla enheter inom kommunledningskontoret för utveckling och effektivisering av verksamheten så att förvaltningen ska kunna ge bättre stöd till verksamheterna. Utifrån resultatet i en serviceenkät som genomförts och intervjuer av nya chefer har stödverksamheterna påbörjat ett förbättringsarbete där målet är att tydliggöra enheternas uppdrag för att kunna ge ett bättre stöd till Kommunledningskontor, Nämndernas verksamhetsberättelse januari-juni (9)

28 verksamheterna framöver. Utöver det bedöms följande områden vara viktiga för kommunledningskontorets arbete: Byte av IT-plattform, från Novell till Microsoft, planeras att införas under Det förväntas leda till att långvariga avbrott/störningar, höga kostnader, eller förlust av data för kommunens verksamheter undviks. Den ökade sjukfrånvaron i kommunen kräver att förebyggande insatser genomförs kontinuerligt i verksamheterna. Det som behöver bli ännu bättre är fokus på det systematiska arbetsmiljöarbetet så att vi som arbetsgivare arbetar med att förebygga sjukskrivningar som är arbetsrelaterade. Det finns en klar koppling mellan ett bra systematiskt arbetsmiljöarbete med god arbetsmiljö och attraktivitet som arbetsgivare. Kommunen behöver förbereda sig för EU:s dataskyddsreform som träder i kraft första halvåret Reformen innebär förändringar i arbetssätt i hela kommunen kopplat till personuppgifter och datasäkerhet. Även ett kommunövergripande arbete med informationssäkerhet behöver utvecklas för att undvika förlust eller manipulation av data. Nyrekrytering av PA-konsult som ska stödja chefer främst inom skola och barnomsorg har genomförts. Det förväntas leda till en aktiv arbetsmiljöavlastning för rektorer och förskolechefer. Införande av nya verksamhetssystem för ärendehantering, ny modul för budget och prognos i ekonomisystemet, samt nytt system för inköp och e-handel förväntas kvalitetssäkra och effektivisera arbetet både för kansli, ekonomi och inköp samt underlätta arbetet i verksamheterna. Fiberutbyggnad för att stärka chansen att nå upp till målet om 90 procent fiberanslutning på landsbygden i Lindesbergs kommun. Utifrån utveckling och effektivisering av nämndadministrationen kommer utskicken av kallelser och handlingar till delar av kommunens nämnder, utskott och kommunfullmäktige göras elektroniskt genom surfplattor. En förbättringsåtgärd för måltidsverksamheten är att minska matsvinnet och mätningar av svinnet sker under året. Måltidsverksamhetens produktionsenheter ska ses över och planeras inför byggnationen av det nya produktionsköket i samband med byggnationen av ny högstadieskola. 6 Sammanfattning till delårsrapporten Kommunledningskontorets helårsprognos visar ett underskott på 1,0 Mnkr som till största delen utgör ökade kostnader för telefoni och IT. Som en konsekvens av flyktingsituationen under hösten 2015 har ledningsorganisationen förstärkts med två tjänster, en integrationsstrateg och en integrationskoordinator. Syftet med förstärkningen är att utveckla det strategiska förvaltningsövergripande arbetet samt att förbättra situationen för de asylsökande personerna som finns i kommunen. Avtal har tecknats med ett företag som med start under året kommer att bygga ut fibernätet på landsbygden. Utbyggnaden sker med hjälp av statliga medel via länsstyrelsen. Ekonomienheten har under första halvåret startat två projekt för att effektivisera administrationen. Införande av budget och prognosmodulen i ekonomisystemet samt e-fakturor. Kanslienheten inför under 2016 ett nytt ärendehanteringssystem som skall öka digitaliseringen och effektivisera arbetet på enheten. Från och med 2016 övertog måltidsenheten tillagning för kompletta måltider för Tallåsen, Källgården och Ågården. Tidigare har måltidsenheten endast tillagat och skicka huvudkomponenten till dessa enheter. I och med denna förändring så flyttades produktionen från Storåskolans kök till Kyrkberget respektive Lindeskolans kök. Kommunledningskontor, Nämndernas verksamhetsberättelse januari-juni (9)

29 I syfte att öka tillgången till personalsystemet för alla medarbetare oavsett anställningsform, har ett pilotprojekt gällande självservice för timanställda genomförts. Genomlysning av sjukfrånvaro och aktivt arbete för att förebygga ohälsa har varit och är ett stort fokusområde. Personalenheten har aldrig tidigare haft så hög arbetsbelastning kopplad till ohälsa, så som under våren Glädjande är att arbetet nu resulterat i att sjukfrånvaron vid halvåret har minskat. Under året arbetar alla enheter inom kommunledningskontoret för utveckling och effektivisering av verksamheten så att förvaltningen ska kunna ge bättre stöd till verksamheterna. Utifrån resultatet i en serviceenkät som genomförts och intervjuer av nya chefer har stödverksamheterna påbörjat ett förbättringsarbete där målet är att tydliggöra enheternas uppdrag för att kunna ge ett bättre stöd till verksamheterna framöver. Kommunledningskontor, Nämndernas verksamhetsberättelse januari-juni (9)

30 8. Uppföljning av internkotroll januari-juni kommunledningskontor 8.1. Handlingar KLK Uppfoljningsrapport internkontroll januari-ju2.pdf (inkluderad nedan) Sida 11 av 12

31 Uppföljningsrapport internkontroll januarijuni 2016 Kommunledningskontor

32 Innehållsförteckning 1 Inledning Sammanfattning av kontrollmiljön Uppföljning och testning av internkontroll... 4 Verksamhet... 4 Inköp... 4 Dagliga rutiner inom IT... 5 Test återläsning av backup... 5 Kontroll av inaktiva inloggningskonton... 5 Svarstider i kommunväxeln... 5 Hantering av egenkontroll... 6 Personal... 6 Anställningsavtal... 6 Löneskuld... 6 Legitimation... 6 Hantering av förlorad arbetsförtjänst för politiker... 7 Utbildningsplaner... 7 Ekonomi... 8 Behörighet och attestförteckning... 8 Fakturahantering vid representation,kurser och konferenser... 8 Egna ersättningar för kommunchef Slutsatser av uppföljning Förslag till beslut... 9 Kommunledningskontor, Uppföljningsrapport internkontroll januari-juni (9)

33 1 Inledning Internkontroll är en viktig del av styrningen och utvecklingen av verksamheten. Internkontroll syftar ytterst till att säkerställa att kommunfullmäktiges beslut och fastställda mål uppfylls genom att kommunstyrelsen, nämnder och bolagsstyrelser upprätthåller en tillfredsställande internkontroll, d.v.s. de ska med rimlig grad av säkerhet säkerställa att följande uppnås: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm 2 Sammanfattning av kontrollmiljön Processer/rutiner Risker Kontrollmoment Inköp Dagliga rutiner inom IT Test återläsning av backup Kontroll av inaktiva inloggningskonton Att målen inte uppfylls och kostnaderna ökar Att avtalen inte följs och kostnaderna ökar Att ramavtal inte följs och kostnaderna ökar Att de dagliga rutinerna inte genomförs eller dokumenteras enligt rutinlistan Att backup inte fungerar för våra IT-system Att personer som har slutat i kommunen har tillgång till kommunens servrar samt att kommunen betalar för mycket licenskostnader Att förvaltningarna följer riktlinjerna för hållbar upphandling Att ramavtal och rutiner gällande kemtekniska varor följs Att ramavtal och rutiner gällande kontorsmaterial följs Fungerar de dagliga rutinerna och dokumenteras dessa En fil från slumpmässigt valt system återläses Kontroll av inloggningskonton Svarstider i kommunväxeln Att svarstiderna blir långa Mätning av svarstid Hantering av egenkontroll Anställningsavtal Löneskuld Legitimation Hantering av förlorad arbetsförtjänst för politiker Utbildningsplaner Att personer som äter maten kan bli matförgiftade Att anställningsavtalet blir felregistrerat och att felaktig lön utbetalas eller felaktig LAS registrering Att löneskuld uppstår på grund av handlingar inte skickas in i tid alternativt frånvaro beviljas av chef i självservice försent Att legitimation saknas för tillsvidareanställda lärare. Att felaktiga belopp utbetalas för förlorad arbetsförtjänst Att personalen inte har kunskaper om regler och nyheter gällande hantering av livsmedel, som då kan leda till att personer som äter maten blir sjuka Att rutinen gällande egenkontroll följs Att skriftliga anställningsavtal registreras korrekt i Pa/lönesystemet Att kontrollera förekomst av löneskuld Att kontrollera att tillsvidareanställd lärare har legitimation Att rätt belopp är utbetalt Har utbildningsplanen för de anställda följts Kommunledningskontor, Uppföljningsrapport internkontroll januari-juni (9)

34 Processer/rutiner Risker Kontrollmoment Behörighet och attestförteckning Fakturahantering vid representation, kurser och konferenser Egna ersättningar för kommunchef Att för bred attest intervall är inlagt i ekonomisystemet för beslutattestanter Att gällande lagstiftning, skatteverkets regler och kommunens internkontrollreglemente inte följs Att kommunchefen attesterar egna ersättningar Att rätt attestintervall är lagt i ekonomisystemet utifrån sitt ansvarområde Att deltagare, syfte och kurs finns bifogat på fakturor som avser representation, kurser och konferenser Att kommunchefen inte har attesterat egna ersättningar 3 Uppföljning och testning av internkontroll Område: Verksamhet Processer/rutiner: Inköp Risker: Att målen inte uppfylls och kostnaderna ökar Kontrollmoment Resultat Kommentar Att förvaltningarna följer riktlinjerna för hållbar upphandling Inte kontrollerat Det har inte skett någon kontroll på halvåret, den kommer att ske på helåret. Det har tillsatts en inköpsgrupp under första halvåret där samtliga förvaltningar ingår, där kommunens upphandlare är sammankallade. De kommer att jobba med dessa frågor, så att riktlinjerna följs på rätt sätt. Risker: Att avtalen inte följs och kostnaderna ökar Kontrollmoment Resultat Kommentar Att ramavtal och rutiner gällande kemtekniska varor följs Ingen avvikelse Risker: Att ramavtal inte följs och kostnaderna ökar Kontrollmoment Resultat Kommentar Att ramavtal och rutiner gällande kontorsmaterial följs Ingen avvikelse Kommunledningskontor, Uppföljningsrapport internkontroll januari-juni (9)

35 Processer/rutiner: Dagliga rutiner inom IT Risker: Att de dagliga rutinerna inte genomförs eller dokumenteras enligt rutinlistan Kontrollmoment Resultat Kommentar Fungerar de dagliga rutinerna och dokumenteras dessa Ingen avvikelse Rutinlista kontrollerad. Inga betydande avvikelser fanns Processer/rutiner: Test återläsning av backup Risker: Att backup inte fungerar för våra IT-system Kontrollmoment Resultat Kommentar En fil från slumpmässigt valt system återläses Kontrollen utförs på helår. Processer/rutiner: Kontroll av inaktiva inloggningskonton Risker: Att personer som har slutat i kommunen har tillgång till kommunens servrar samt att kommunen betalar för mycket licenskostnader Kontrollmoment Resultat Kommentar Kontroll av inloggningskonton Kontrolleras på helår. Processer/rutiner: Svarstider i kommunväxeln Risker: Att svarstiderna blir långa Kontrollmoment Resultat Kommentar Mätning av svarstid Kontrolleras på helår. Kommunledningskontor, Uppföljningsrapport internkontroll januari-juni (9)

36 Processer/rutiner: Hantering av egenkontroll Risker: Att personer som äter maten kan bli matförgiftade Kontrollmoment Resultat Kommentar Att rutinen gällande egenkontroll följs Kontrolleras på helår. Område: Personal Processer/rutiner: Anställningsavtal Risker: Att anställningsavtalet blir felregistrerat och att felaktig lön utbetalas eller felaktig LAS registrering Kontrollmoment Resultat Kommentar Att skriftliga anställningsavtal registreras korrekt i Pa/lönesystemet Inte kontrollerat Kontrolleras bara vid helår. Processer/rutiner: Löneskuld Risker: Att löneskuld uppstår på grund av handlingar inte skickas in i tid alternativt frånvaro beviljas av chef i självservice försent Kontrollmoment Resultat Kommentar Att kontrollera förekomst av löneskuld Åtgärder Status Slutdatum Kommentar Tidigarelägga stoppdatum Pågående Processer/rutiner: Legitimation Risker: Att legitimation saknas för tillsvidareanställda lärare. Kommunledningskontor, Uppföljningsrapport internkontroll januari-juni (9)

37 Vad kan gå fel Legitimation är ett krav enlig skollagen för självständigt ansvar för undervisning och beslut om betyg Kontrollmoment Resultat Kommentar Att kontrollera att tillsvidareanställd lärare har legitimation Mindre avvikelse Vid uppföljning halvår 2016 saknade 2 % av lärare och förskolelärare legitimation. Åtgärder Status Slutdatum Kommentar Uppföljning Processer/rutiner: Hantering av förlorad arbetsförtjänst för politiker Risker: Att felaktiga belopp utbetalas för förlorad arbetsförtjänst Vad kan gå fel Felaktiga underlag för utbetalning av förlorad arbetsförtjänst Kontrollmoment Resultat Kommentar Att rätt belopp är utbetalt Åtgärder Status Slutdatum Kommentar Nya rutiner för företagare Ej påbörjad Processer/rutiner: Utbildningsplaner Risker: Att personalen inte har kunskaper om regler och nyheter gällande hantering av livsmedel, som då kan leda till att personer som äter maten blir sjuka Kontrollmoment Resultat Kommentar Har utbildningsplanen för de anställda följts Kontrolleras på helår. Kommunledningskontor, Uppföljningsrapport internkontroll januari-juni (9)

38 Område: Ekonomi Processer/rutiner: Behörighet och attestförteckning Risker: Att för bred attest intervall är inlagt i ekonomisystemet för beslutattestanter Kontrollmoment Resultat Kommentar Att rätt attestintervall är lagt i ekonomisystemet utifrån sitt ansvarområde Mindre avvikelse Kontroll av slumpmässiga beslutattestanter har utförts. 50 stycken stickprov har granskats. Attestförteckningen och attestintervallet i ekonomisystemet har kontrollerats mot varandra. Vid granskningen har ett fel upptäckts. En person har fått attest i ekonomisystemet men det finns ingen attestförteckning påskriven av förvaltningschef. Den nya rutinen med att "tanka" ut attestförteckningen ur ekonomisystemet fungerar bra. Till 2017 ska den införas på alla förvaltningar Åtgärder Status Slutdatum Kommentar Ny rutin för attestförteckning Ej påbörjad Ny rutin för attestförteckning Pågående Processer/rutiner: Fakturahantering vid representation, kurser och konferenser Risker: Att gällande lagstiftning, skatteverkets regler och kommunens internkontrollreglemente inte följs Kontrollmoment Resultat Kommentar Att deltagare, syfte och kurs finns bifogat på fakturor som avser representation, kurser och konferenser Kontroll av representation, kurser och konferenser görs till årsbokslutet. Åtgärder Status Slutdatum Kommentar Utbildning och information Ej påbörjad Kommunledningskontor, Uppföljningsrapport internkontroll januari-juni (9)

39 Processer/rutiner: Egna ersättningar för kommunchef Risker: Att kommunchefen attesterar egna ersättningar Kontrollmoment Resultat Kommentar Att kommunchefen inte har attesterat egna ersättningar Kontroll av kommunchefens egna ersättningar görs till årsbokslutet. 4 Slutsatser av uppföljning I de fall där det har funnits avvikelse har åtgärd planerats och kommer att genomföras under halvår Förslag till beslut Uppföljningen av internkontroll för delåret 2016 överlämnas till kommunstyrelsen. Kommunledningskontor, Uppföljningsrapport internkontroll januari-juni (9)

40 9. Internkontrollplan kommunledninskontor 9.1. Handlingar Internkontrollplan (Kommunledningskontor)2.pdf (inkluderad nedan) Sida 12 av 12

41 Internkontrollplan 2017 Kommunledningskontor