KALLELSE TILL UTSKOTTET FÖR STÖD OCH STRATEGI

Transkript

1 KALLELSE TILL UTSKOTTET FÖR STÖD OCH STRATEGI Ordinarie ledamöter kallas till sammanträde med utskottet för stöd och strategi, måndagen den 24 augusti 2015 kl i Leja, kommunhuset Ledamot som är förhindrad att delta, bör själv kalla sin personlige ersättare. OBS! Tänk på våra allergiker och använd inte starkt doftande sprayer, parfymer eller rakvatten! Vid besök till Lindesbergs kommunhus för närvaro vid sammanträde och justering av protokoll, anmäl detta i växel/reception. Bengt Storbacka Ordförande Helena Randefelt Sekreterare Ledamöter Bengt Storbacka (S) ordförande John Omoomian (S) Margareta Ahlm (S) Susanne Karlsson (C) 1:e vice ordförande Anniette Lindvall (M) Bengt Evertsson (MP) Mats Seijboldt (SD) Ersättare Irja Gustavsson (S) Daniel Andersson (S) Linda Andersson (S) Christina Pettersson (C) Lillemor Bodman (M) Göran Gustavsson ( - ) Per Söderlund (SD) Föredragningslista Nr. Ärende Dnr Föredragande Tid 1. Val av justerare Förslag till justerare: John Omoomian (S) med Bengt Evertsson (MP) som ersättare Justering sker på kommunsekreterarens rum torsdag den 27 augusti klockan Finska som merit i Lindesbergs kommun Carina Fyrpihl Information; Måltidsenheten Omlastningscentral i Storå 4. Medlemskap i Partnerskap Bergslagsdiagoalen Gun-Marie Arvidsson Delår 2015

2 6. Uppföljning av internkontroll 7. Budget 2016, VP Information; Arkivet i Stripa 9. Information; Miljöstrateg 10. Meddelanden 11. Styrgrupp för utvecklingsstrategin OBS Endast ordinarie ledamöter och tjänstgörande ersättare Malin Sjöberg

3 1. Val av justerare Förslag; John Omoomian (S) med Bengt Evertsson (MP) som ersättare Justering sker torsdag den 27 augusti klockan på kommunsekreterarens rum Sida 2 av 13

4 2. Finska språket som merit i Lindesbergs kommun Carina Fyrpihl, 9.00 Ärendebeskrivning Lindesbergs kommun är sedan 2012 finskt förvaltningsområde. Arbetet med att få igång tvåspråkig service för den finsktalande befolkningen har påbörjats och den dl personer har visat intresse för arbetet. Samordnaren för finska som förvaltningsområde har i samarbete med ledningen för vård och omsorg sett över personalsituationen gällande finsk service och konstaterat att tvåspråkig personal inte finns på alla enheter där behov av detta kommer kunna uppstå. Styrgruppen för finska som förvaltningsområde beslutade den 1 juni 2015 att i en skrivelse till kommunstyrelsen lyfta fram den tvåspråkiga personalens kunnande som merit. Samordnaren för finskt förvaltningsområde inkom med en tjänsteskrivelse, daterad den 1 juni 2015, med förslaget att det finska språket ska kunna ses som en merit när anställda använder det i sin tjänst inom Lindesbergs kommun. Personalchefen inkom med en tjänsteskrivelse daterad den 3 juli 2015, där det framkommer att i samband med att en tjänst behöver tillsättas ska det alltid tas fram en kravprofil. Är finska ett krav ska detta framgå, är finska något som kan bedömas som en merit så kan det också skrivas i en annons. Detta gäller naturligtvis också andra språkkunskaper. Varje verksamhet måste göra en bedömning vid varje nyrekrytering vilket behov som finns. För medarbetare som redan arbetar i Lindesbergs kommun ska det även fortsättningsvis göras individuella bedömningar vad gäller alla meriter som gör att en medarbetare bidrar till verksamhetens utveckling. Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen besluta att: Finska språket ska kunna ses som en merit när det används i tjänsten inom Lindesbergs kommun Handlingar Sida 3 av 13

5 Förslag finska språket som merit.pdf (inkluderad nedan) Svar på finska språket som merit.pdf (inkluderad nedan) Sida 4 av 13

6

7

8

9 3. Information; Måltidsenheten - Omlastningscentral i Storå Föredragande: Gun-Marie Arvidsson ca 9.15 Sida 5 av 13

10 4. Medlemskap i Partnerskap Bergslagsdiagonalens fortsättning Ärendebeskrivning Bergslagsdiagonalen är ett pågående regionalpolitiskt samarbetsprojekt mellan 15 kommuner och berörda regionförbund. Projektet syftar till att genom aktiviteter för förbättrad väginfrastruktur understödja regionförstoring och stärka och utveckla det mellansvenska inlandets tillväxt och konkurrenskraft för näringsliv, turism och sysselsättning. Innevarande samarbetsavtal slutar i och med utgången av år Partnerskap Bergslagsdiagonalen har inkommit med en inbjudan till fortsatt samarbete under perioden Årsavgiften inkluderande väglobbying och turism är kronor per år. Kommunstyrelsen beslutade i oktober 2009 att delta i partnerskapet år med kronor per år, vilket finansieras ur kommunstyrelsens driftmedel. Kommunstyrelsen beslutade även i augusti 2012 att delta i partnerskapet år med kronor per år Handlingar Inbjudan bergslagsdiagonalen pdf (inkluderad nedan) Förbindelse om medfinansiering bergslagsdiagonalen.pdf (inkluderad nedan) Verksamhetsplan Bergslagsdiagonalen 2016.pdf (inkluderad nedan) Sida 6 av 13

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21 5. Delår Handlingar Delår kommunledningskontor.pdf (inkluderad nedan) Sida 7 av 13

22 Nämndernas verksamhetsberättelse januari-juni 2015 Kommunledningskontor

23 1 Sammanfattning -- En ny organisation trädde ikraft 1 januari Kommunledningskontoret består av kommunledning, politisk verksamhet, ekonomistyrning/inköp, kanslienhet, personal- och löneenhet, ekonomienhet, IToch teleenhet samt måltidsverksamhet. Kanslienheten har genomgått stora förändringar under våren som ett led i den nya politiska organisationen. Samtliga sekreterare och registratorer har centraliserats till enheten och slagits ihop till gemensamt kansli för kommunstyrelsen, barn- och utbildningsnämnden och socialnämnden. Arkivgruppen har påbörjat samarbete med Ljusnarsberg och Hällefors. Flytten till Stripa är uppskjuten. Ekonomienheten har anpassat budget, ekonomisystem och redovisning efter den nya organisationen. Månadsuppföljningarna görs i uppföljningsverktyget Stratsys. Fler användare har utbildats i Stratsys och internkontrollen har sammanställts i verktyget. IT- och teleenheten har under våren genomfört en upphandling av en ny server/lagring/backuplösning. Under första halvåret har planering skett inför den gemensamma telefonilösningen. Under fösta halvåret skapades 400 nya användarkonton, 12 nya servrar tillkom och 9 servrar ersattes med nya. Strax över 200 datorer har installerats och levererats. Måltidsenheten har genomfört kostnadsbudgetering för all verksamhet, förskola, grundskola, gymnasiet samt för vård och omsorg. Avstämningar sker kontinuerligt. Kostchefen slutade sin tjänst under våren och nyrekrytering har skett. Förberedelse för hur kommunens framtida företagshälsovård ska säkerställas har planerats. Personalomsättning bland lönespecialister har inneburit mycket tid för rekryteringsarbete och introduktion inom gruppen. Mycket positivt att trots en mycket hög arbetsbelastning har en planering kunna gjorts för att säkerställa lönehantering för Linde Energi fullt ut från september månad. Tjänsteupphandlingar är något som har ökat allt mer inom kommunen under första halvåret. De upphandlingar som har skett under första delen av 2015 har genomförts utan några större problem. 2 Ekonomi Kommunledningskontorets prognos på helår för 2015 är ett underskott på 1,5 Mnkr. Politisk verksamhet redovisar totalt ett överskott på 0,1 Mnkr. Valnämnden visar ett överskott på 0,4 Mnkr för medel som avsatts till nyvalet. Kommunfullmäktige och kommunstyrelsen redovisar ett underskott på grund av ökade kostnader för sammanträden och förlorad arbetsförtjänst. Partistödet redovisar också ett underskott på grund av nya regler. Kanslienheten prognostiseras visa ett positivt resultat för 2015 på 0,3 Mnkr bland annat på grund av vakant kommunikatörstjänst. Inom personalområdet ses en negativ avvikelse 0,4 Mnkr för personalkostnader, vilket härrör sig till den personalomsättning som varit inom enheten. Facklig verksamhet har en negativ avvikelse om 0,1 Mnkr och personalbefrämjande verksamhet uppvisar ett överskott om 0,2 Mnkr. Ökade kostnader för företagshälsovård och facklig verksamhet beräknas under hösten. Personalkostnader inom enheten beräknas hålla på grund av minskad personalomsättning. Personal prognostiserar ett överskott på 0,1 Mnkr. IT- och teleenheten redovisar ett underskott på 2 Mnkr som beror på eftersläpande kostnader för stadsnät. Kommunledningskontor, Nämndernas verksamhetsberättelse januari-juni (6)

24 -- Driftsredovisning (netto) Verksamhet Utfall Ack budget Avvikelse Helårsprognos Budget helår Budgetavvikelse helår Kommunledning 1,9 1,7-0,2 3,3 3,3 0,0 Politisk verksamhet 2,9 2,9 0,0 5,8 5,9 0,1 Ekonomistyrning 0,9 1,3 0,4 2,5 2,5 0,0 Kanslienhet 5,2 5,3 0,1 10,4 10,7 0,3 Personalenhet 4,7 4,3-0,4 8,5 8,6 0,1 Ekonomienhet 2,7 2,7 0,0 5,5 5,5 0,0 Övrig verksamhet 0,5 0,1-0,4 0,2 0,2 0,0 IT- o teleenhet 6,7 6,9 0,2 15,1 13,1-2,0 Övrig gem verksamhet Personalbefrämjande verksamhet Måltidsverksamhet 1,5 1,4-0,1 2,8 2,8 0,0 2,5 2,7 0,2 5,4 5,4 0,0 0,1 0,2 0,1 0,7 0,7 0,0 Totalt 29,6 29,5-0,1 60,2 58,7-1,5 Investeringar Projektnamn Utfall period Helårsprognos Budget Budgetavvikelse helår Serverrum 0,1 0,0 0,0 0,0 Ärendehanteringssystem 0,7 1,2 1,2 0,0 Totalt 0,8 1,2 1,2 0,0 3 Måluppfyllelse Kommunal ekonomi, organisation och näringsliv Kommunal ekonomi i balans och effektivt resursutnyttjande. Nämndens mål Senaste kommentar Indikatorer Måluppfyllelse Medarbetarna upplever goda arbetsmiljöförhållanden Kanslienheten har under våren 2015 arbetat aktivt för att medarbetarna ska uppleva goda arbetsmiljöförhållanden genom flera genomförda aktiviteter. Enheten kommer att fortsätta arbetet under hösten med gemensamma aktiviteter. Målet förvändas vara uppfyllt vid årets slut. IT-enheten byter ut till höj- och sänkbara skrivbord. Vi arbetar för att så många som möjligt använder motionstimmen. IT-och teleenheten verkar för att alla kommunens medarbetare ska får den utbildning som krävs Sjukfrånvaron för medarbetarna överstiger inte fem procent. År 2016 ska resultatet i medarbetarundersökningens fråga om uppföljning och utvärdering av mål vara 4 av 5 82,2 % Kommunledningskontor, Nämndernas verksamhetsberättelse januari-juni (6)

25 -- Nämndens mål Senaste kommentar Indikatorer för att kunna arbeta med datorer. Ekonomienheten har inför semester och ledigheter gått igenom rutiner och förbättrat backup för varandra genom att fler medarbetare lärt sig rutiner som måste fungera varje arbetsdag. Personal och löneenheten har gjort en plan för genomförande av medarbetarenkät i oktober. Plan för att säkerställa ny leverantör av företagshälsovård from 2016 gjord. Sjukfrånvaron inom Lindesbergs kommun följs upp månatligen och rapporteras till kommunstyrelsen. Varje chef i kommunen arbetar med att medarbetare ska känna till de mål som finns i verksamheten. Kostnadseffektivisera processer i kombination med kvalitetssäkring inom stödjande administration Flera aktiviteter är påbörjade på kanslienheten för att uppfylla målet, ingen av aktiviteterna är avslutade utan kommer enligt planerinen att avslutas under hösten Målet förväntas vara uppfyllt vid årets slut. Under första halvåret har fler medarbetare introducerats i uppföljningsverktyget Stratsys och kurser har genomförts. Ett projekt med att dokumentera ekonomisystemet har påbörjats tillsammans med konsult och övriga kommuner i länet. Ekonomienheten har tillsammans med företaget Refero inventerat momsåtersökningar mm och rutinerna kommer att vidareutvecklas. Ekonomienheten har påbörjat ett projekt med förstudie i e- handel och e-fakturor. De medarbetare som idag inte har självservice är anställda inom personlig assistans. Det föreligger tekniska problem för att kunna ha tillgång till självservice i dagsläget. Nya servrar upphandlade och tas i tas i drift under senhösten/vintern. Förberedelser för KNÖL-telefonin pågår för driftsättning under oktober. Nya mobiltelefoner (545 st) är beställda med leverans under augusti och byte under september. Kompetenshöjande kurs i mobil- och surfplattesupport har hållits. En ny kurs kommer att hålla under hösten. Planeringen för bytet av utrustningen i nätet pågår och kommer att påbörjas under oktober och slutföra det under 2016 Ett nytt ärendehanteringssystem ska tas i bruk under 2015 och hela kanslienheten ska introduceras i programmet för att kostnadseffektivisera processer och möjliggöra för en ökad digitalisering. Fem leverantörer med stor volym av fakturor ska anslutas till e- faktura under år En gemensam telefonilösning för kommunerna i norra Örebro län som leder till en lägre kostnad för verksamheten och bättre kvalitet för medborgarna, ska vara införd under år Självservice ska för månadsavlönade uppgå till 100 procent under år % 0 % 95 % Medborgarna upplever bra service med kvalité. Nämndens mål Senaste kommentar Indikatorer Måluppfyllelse Måluppfyllelse Möjligheten för medborgarna att nå kommunens medarbetare via telefon för att få svar på en enkel fråga ska Varje medarbetare är medveten om den aktivitet vi har för att uppfylla detta mål, att medarbetaren stämmer av med sina kollegor innan bortkoppling av telefon görs, och detta ska följas. Målet förväntas vara uppfyllt vid årets slut. År 2014 ska andelen lyckade kontakter med kommunen via telefon få direkt svar på en enkel fråga vara 75 procent. Kommunledningskontor, Nämndernas verksamhetsberättelse januari-juni (6)

26 -- Nämndens mål Senaste kommentar Indikatorer öka. För att öka nåbarheten via telefon har IT- och teleenheten deltagit på olika avdelningars APTer och informerat om vilka möjligheter som finns. Kommunen ska nå målen i den nationella IT-strategin Minst 90 procent av invånarna ska ha tillgång till fiberanslutning år Demokrati, integration och internationella kontakter Kommuninvånarna har möjlighet att påverka sin tillvaro. Nämndens mål Senaste kommentar Indikatorer Måluppfyllelse Måluppfyllelse Kommunens kommunikation och dialog med medborgarna ska öka. Kanslienheten har under våren 2015 arbetat aktivt för en ökad kommunikation och dialog med medborgarna. Två av tre aktiviteter är genomförda och den tredje är påbörjad. Målet förväntas vara uppfyllt vid årets slut. År 2015 ska resultatet i hur väl kommunen möjliggör för medborgarna att delta i kommunens utveckling öka från 57 procent till 67 procent Trygg social utveckling och livslångt lärande Lindesbergs kommun verkar aktivt för att minska ungdomsarbetslösheten. Nämndens mål Senaste kommentar Indikatorer Måluppfyllelse Ingen praktikant, arbetslös eller studerande har tagits emot av kansliet under våren på grund av tidsbrist, men målet förväntas vara uppfyllt vid årets slut. Vissa kök inom Måltidsenheten har haft praktikanter, t.ex. Lindeskolans centralkök. Varje enhet inom kommunledningskontoret tar emot en person per år som praktikant, studerande eller arbetslös Ekonomienheten har inte tagit emot någon praktikant under första halvåret Under våren 2015 har en student från Personalvetarprogrammet gjort sin verksamhetsförlagda utbildning vid personaloch löneenheten. En feriearbetare under 3 veckor på sommaren har utfört allehanda göromål inom kommunledningskontorets enheter. Varje enhet inom kommunledningskontoret tar emot en person per år som praktikant, studerande eller arbetslös. 80 % IT- och teleenheten kommer att ta emot en praktikant under hösten Kommunledningskontor, Nämndernas verksamhetsberättelse januari-juni (6)

27 Miljö och folkhälsa -- Lindesbergs kommun är ett föredöme i planering och förverkligande av det hållbara samhället. Nämndens mål Senaste kommentar Indikatorer Måluppfyllelse Genomsnittlig sysselsättningsgrad bland kommunens samtliga kvinnliga medarbetare har ökat från 89,8 procent år 2013 till 91 procent Ett aktivt arbete pågår inom vård och omsorg för att öka den genomsnittliga sysselsättningsgraden hos medarbetare som så önskar. Sysselsättningsgraden bland kommunens samtliga kvinnliga medarbetare ska öka från 89,8 procent till 91 procent. 99,23 % Lindesbergs kommun är ett föredöme i planering och förverkligande av det hållbara samhället. Statistik saknas för första halvåret 2015 på andelen ekologiska livsmedel och säsongsanpassade grönsaker och frukt. Resultatet redovisas till bokslut procent av kommunens inköpta livsmedel ska vara ekologiskt år Andel säsongsanpassade grönsaker och frukt 4 Framtid Det nya ärendehanteringssystemet är upphandlat och ska tas i bruk i oktober. Systemet kommer att möjliggöra för en ökad digitalisering som i sin tur kommer att kostnadseffektivisera och frigöra tid för kanslienheten. Förslag till lokalisering av arkivverksamheten ska arbetas fram. Sjukskrivningarna har ökat i Lindesbergs kommun, dock är nivån fortfarande låg i jämförelse med övriga riket. En stor utmaning är att fortsätta arbeta med förebyggande arbetsmiljöarbete och därmed hålla nere sjukskrivningar, men också se det som en viktig faktor vid rekrytering. Ett förberedelsearbete för att ingå i gemensam nämnd för företagshälsovård och tolk- och översättarservice, med Region Örebro län, sker också under hösten. Ett fortsatt intensifierat arbete för att öka genomsnittlig sysselsättningsgrad för kvinnor kommer också ske. Personalenheten kommer under hösten att säkerställa lönehanteringen för Linde Energi. Ekonomienheten kommer under hösten att fortsätta arbetet med e-fakturor och e-handel. Enheten kommer också att arbeta med Budget- och prognosmodulen i ekonomisystemet. IT- och teleenheten behöver stöd i arbetet med framtagandet av servicenivåavtal, förvaltningsplaner och strategi. IT-enheten behöver optimera arbetsmetoderna, rutiner och processer för att kunna arbeta mer strukturerat, höja effektiviteten och förbättra kvalitén. Ett förslag till utvecklingsplan behövs tas fram. Enligt ny lagstiftning så måste kommunen från och med 1/ kunna ta emot e-fakturor. Detta kommer att under hösten och våren 2016 kräva ett arbete för att kunna leva upp till den lagstiftningen. I framtiden kommer även inköpsprocessen vara i behov att utvecklas för att säkerställa att vi gör inköpen så kostnadseffektivt som möjligt och enligt avtal. Kommunledningskontor, Nämndernas verksamhetsberättelse januari-juni (6)

28 6. Uppföljning av internkontroll 6.1. Handlingar Uppfoljningsrapport internkontroll Kommunledningskontor.pdf (inkluderad nedan) Sida 8 av 13

29 Uppföljningsrapport internkontroll Kommunledningskontor

30 1 Sammanfattning av kontrollmiljön Processer/rutiner Risker Kontrollmoment Inköp Att riktlinjen för hållbar upphandling inte följs Att ramavtal och rutiner gällande kemtekniska varor inte följs Att ramavtal och rutiner gällande kontorsmaterial inte följs Att målen inte uppfylls och kostnaderna ökar Att förvaltningarna följer de avtal på leverantörer som finns för kemtekniska varor Att förvaltningarna följer de avtal på leverantörer som finns för kontorsmaterial Att förvaltningarna följer riktlinjerna för hållbar upphandling Dagliga rutiner inom IT Test återläsning av backup Kontroll av inaktiva inloggningskonton Hantering av egenkontroll Anställningsavtal Löneskuld Legitimation Hantering av förlorad arbetsförtjänst för politiker Utbildningsplaner Att avtalen inte följs och kostnaderna ökar Att de dagliga rutinerna inte genomförs eller dokumenteras enligt rutinlistan Att backup inte fungerar för våra IT-system Att personer som har slutat i kommunen har tillgång till kommunens servrar samt att kommunen betalar för mycket licenskostnader Att personer som äter maten kan bli matförgiftade Att anställningsavtalet blir felregistrerat och att felaktig lön utbetalas eller felaktig LAS registrering Att löneskuld uppstår på grund av handlingar inte skickas in i tid alternativt frånvaro beviljas av chef i självservice försent Att legitimation saknas för tillsvidareanställda lärare. Att felaktiga belopp utbetalas för förlorad arbetsförtjänst Att personalen inte har kunskaper om regler och nyheter gällande hantering av livsmedel, som då kan leda till att personer som äter maten blir sjuka Fungerar de dagliga rutinerna och dokumenteras dessa En fil från slumpmässigt valt system återläses Att rutinen gällande egenkontroll följs Att skriftliga anställningsavtal registreras korrekt i Pa/lönesystemet Att kontrollera förekomst att löneskuld Att kontrollera att tillsvidareanställd lärare har legitimation Att rätt belopp är utbetalt Har utbildningsplanen för de anställda följts Behörighet och attestförteckning Att attestförteckningen inte följs Att rätt person attesterat fakturor enligt attestförteckningen Att för bred attest intervall är inlagt i ekonomisystemet för beslutattestanter Att rätt attestintervall är lagt i ekonomisystemet utifrån sitt ansvarområde Fakturahantering vid representation, Att gällande lagstiftning, Att deltagare, syfte och kurs finns Kommunledningskontor, Uppföljningsrapport internkontroll 2(6)

31 Processer/rutiner Risker Kontrollmoment kurser och konferenser Egna ersättningar för kommunchef skatteverkets regler och kommunens internkontrollreglemente inte följs Att kommunchefen attesterar egna ersättningar 2 Uppföljning och testning av internkontroll Område: Verksamhet Processer/rutiner: Inköp Risker: Att ramavtal och rutiner gällande kemtekniska varor inte följs bifogat på fakturor som avser representation, kurser och konferenser Att kommunchefen inte har attesterat egna ersättningar Kontrollmoment Resultat Kommentar Att förvaltningarna följer de avtal på leverantörer som finns för kemtekniska varor Inte kontrollerat Kontrollen om förvaltningarna följer avtalet som finns gällande kemtekniska varor kommer att ske under hösten för att säkerställa att kontrollen blir korrekt, på grund av att det används ett flertal olika slag när man konterar kemtekniska varor. Risker: Att ramavtal och rutiner gällande kontorsmaterial inte följs Kontrollmoment Resultat Kommentar Att förvaltningarna följer de avtal på leverantörer som finns för kontorsmaterial Mindre avvikelse Det finns en avtalad leverantör när det gäller kontorsmaterial, när kontrollen har skett i ekonomisystemet så finns det några fler leverantörer som det har köpts ifrån men det är endast av mindre belopp. Processer/rutiner: Dagliga rutiner inom IT Risker: Att de dagliga rutinerna inte genomförs eller dokumenteras enligt rutinlistan Kontrollmoment Resultat Kommentar Kommunledningskontor, Uppföljningsrapport internkontroll 3(6)

32 Kontrollmoment Resultat Kommentar Fungerar de dagliga rutinerna och dokumenteras dessa Ingen avvikelse En medarbetare inom IT-enheten gick i genom rutinlistan för och alla rutiner var utförda och avprickade enligt listan. Processer/rutiner: Test återläsning av backup Risker: Att backup inte fungerar för våra IT-system Kontrollmoment Resultat Kommentar En fil från slumpmässigt valt system återläses Ingen avvikelse Återläsning har gjorts av ist.db samt ist.log med lyckat resultat. Filerna har rätt storlek och ser riktiga ut. Ist.log kan man utläsa viss information ur trots att det är en databasfil. Processer/rutiner: Hantering av förlorad arbetsförtjänst för politiker Risker: Att felaktiga belopp utbetalas för förlorad arbetsförtjänst Vad kan gå fel Felaktiga underlag för utbetalning av förlorad arbetsförtjänst Kontrollmoment Resultat Kommentar Att rätt belopp är utbetalt Större avvikelse Intyg för förlorad arbetsförtjänst har kontrollerats för anställda och för företagare. Anställda inom Lindesbergs kommun har inte kontrollerats. Sex intyg utbetalade under 2015 från anställda och sex intyg utbetalade under 2015 från företagare har jämförts med ersättningsbestämmelserna för kommunalt förtroendevalda. Inga avvikelser har upptäckts bland utbetalningar till anställda. Samtliga inkomstbortfall har verifierats av arbetsgivare för varje sammanträde. Större avvikelse har upptäckts när det gäller företagare då inkomstbortfallet inte verifierats. Angivna timmar stämmer överens med angivna sammanträdesdatum och tider. Det är dock omöjligt med dagens rutiner att kontrollera Kommunledningskontor, Uppföljningsrapport internkontroll 4(6)

33 Kontrollmoment Resultat Kommentar företagets existens och vad det eventuella inkomstbortfallet blir. Åtgärder Status Slutdatum Kommentar Nya rutiner för företagare förlorad arbetsförtjänst Ej påbörjad Område: Ekonomi Processer/rutiner: Behörighet och attestförteckning Risker: Att attestförteckningen inte följs Kontrollmoment Resultat Kommentar Att rätt person attesterat fakturor enligt attestförteckningen Mindre avvikelse Internkontroll är gjord på attest av rekvisitioner som avser samtliga förvaltningar rekvisitioner är kontrollerade. 7 rekvisitioner saknar attest, 34 rekvisitioner är attesterade av personer som inte har beslutattest och 2 rekvisitioner saknas. Åtgärder Status Slutdatum Kommentar Information och utbildning Ej påbörjad Risker: Att för bred attest intervall är inlagt i ekonomisystemet för beslutattestanter Kontrollmoment Resultat Kommentar Att rätt attestintervall är lagt i ekonomisystemet utifrån sitt ansvarområde Större avvikelse Stickprov på 25 personer som har attesträtt i ekonomisystemet. 10 personer som granskats har för stort attestintervall på ansvarskoden i ekonomisystemet jämfört med attestförteckningen som upprättats Kommunledningskontor, Uppföljningsrapport internkontroll 5(6)

34 Åtgärder Status Slutdatum Kommentar Ny rutin för attestförteckning Ej påbörjad Slutsatser av uppföljning 4 Förslag till beslut Att genomföra de åtgärder som föreslås under kontroller som redovisar avvikelser. Till årsredovisningen kommer samtliga kontrollmoment att utföras och redovisas. Kommunledningskontor, Uppföljningsrapport internkontroll 6(6)

35 7. Budget 2016, VP Handlingar Namndernas budget 2016 VP (Kommunledningskontor).pdf (inkluderad nedan) Sida 9 av 13

36 Nämndernas budget 2016 VP Kommunledningskontor

37 1 Ramanpassning Ramanpassning Mnkr Budget 2016 VP 2017 VP 2018 Totalt Personliga befattningar -0,3-0,3-0,3 2 Behov Verksamhet Budget 2016 VP 2017 VP 2018 Behov totalt 4,0 2,4 2,9 Kommunledning Folkhälsa 0,3 0,3 0,3 IT-enheten Strategi och verksamhetsutveckling 0,3 0,0 0,0 Stadsnät 1,0 0,0 0,0 Övertagande av utrustning - stadsnät 0,3 0,3 0,3 Ökade kostnader befintliga servrar 0,5 0,5 0,5 Ekonomienheten Budget och prognos 0,3 0,0 0,0 E-inköp 0,5 0,5 0,5 Måltidsenheten Korttidsinventarier 0,5 0,5 0,5 Kanslienheten Val ,0 0,0 0,5 Partistöd 0,1 0,1 0,1 Kommunfullmäktige 0,2 0,2 0,2 Kommunledningskontor, Nämndernas budget 2016 VP (7)

38 Budgetram Nettoram Mnkr Budget 2015 Budget 2016 VP 2017 VP 2018 Kommunledning 3,2 3,2 3,2 3,2 Politisk verksamhet 5,9 5,3 5,3 5,3 Ekonomistyrning 2,5 2,9 2,9 2,9 Kanslienhet 10,7 11,1 11,1 11,1 Personalenhet 8,6 8,7 8,7 8,7 Ekonomienhet 5,5 5,5 5,5 5,5 Övrig verksamhet 0,3 0,3 0,3 0,3 IT- o teleenhet 13,1 12,5 12,5 12,5 Övrig gem verksamhet 2,8 2,8 2,8 2,8 Personalbefrämj. verksamhet 5,4 6,5 6,5 6,5 Måltidsverksamhet 0,7 0,9 0,9 0,9 Totalsumma 58,7 59,7 59,7 59,7 3 Investeringsbehov Projekt Budget 2016 VP 2017 VP 2018 Totalt 0,9 1,0 1,2 Naturbad Loppholmarna 0,0 0,0 0,0 E-tjänster 0,2 0,2 0,2 Säker kommunal ledningsförmåga 0,2 0,8 0,0 Elverk kommunhuset 1,0 Köksinventarier nya förskolor 0,5 4 Förutsättningar och verksamhetsförändringar Ramanpassning Besparingen, avseende personliga befattningar, sker under planperioden genom naturlig avgång i kombination med kartläggning av personernas nuvarande arbetsförmåga kopplad till behov i ordinarie verksamhet. Behov driftbudget Folkhälsa I samband med förlängning av folkhälsoavtal tom behöver kommunens medfinansiering ökas från 0,1 Mnkr till 0,4 Mnkr tkr, alltså 0,3 Mnkr. Strategi och verksamhetsutveckling För att kunna vara den framtida organisation som svarar för driften av kommunkoncernens IT-stöd krävs ett arbete med framtagande av förvaltningsplaner och en övergripande strategi. Vidare behöver IT-enheten optimera arbetsmetoder, rutiner och processer för att kunna arbeta mer Kommunledningskontor, Nämndernas budget 2016 VP (7)

39 strukturerat, höja effektiviteten och förbättra kvalitén. Ett konsultstöd för att under 2016 arbeta med dessa uppdrag föreslås till en kostnad av 0,3 Mnkr. Stadsnät samt övertagande av utrustning Återstående kostnader efter försäljning av stadsnätet tillkommer för kvarvarande bindningstider avseende nätverksutrustning samt kostnader till Lantmäteriet för att slutföra arbetet med registrerade ledningsrätter. Ökade kostnader befintliga servrar Nya system kräver fler servrar än tidigare. Ökat antal användare, ändrade arbetssätt och nya tillämpningar ställer också högre krav på kapacitet i befintliga servrar, vilket medför en utbyggnad under perioden. Ny teknik innebär visserligen att kostnaden per server blir lägre, men kravet på kapacitetsökning gör ändå att kostnaderna ökar. Budget- och prognos För att effektivisera arbetet med detaljbudget samt prognosarbetet föreslås att en budget- och prognosmodul införs i det befintliga ekonomisystemet under året. Konsultinsatserna beräknas till 0,3 Mnkr under E-inköp Idag skannas fakturorna externt och cirkuleras i ekonomisystemet till behöriga. För att införa ett e- handelssystem och e-fakturor som skickas direkt ifrån våra leverantörer krävs ny teknik och konsultinsatser. Enligt ny lagstiftning som börjar gälla 1/ måste kommunen kunna ta emot e- fakturor. Beställningar av varor och tjänster görs direkt med våra avtalsleverantörer i systemet. Korttidsinventarier - måltid Utbyte av inventarier i köken sker kontinuerligt och ytterligare medel behöver avsättas under planperioden. Val 2018 Genomförande av valet 2018 i Lindesbergs kommun beräknas kosta 0,5 Mnkr. Partistödet Nya regler för partistöd ger en ökad kostnad på ca 0,1 Mnkr. Kommunfullmäktige Ökade kostnader för arvoden och förlorad arbetsförtjänst. Behov investeringar Loppholmarna naturbad Föreslås att Mark- och miljödomstolens tillstånd om muddring i Bottenån för att iordningställa ett naturbad inte utnyttjas under planperioden. E-tjänster Utvecklingen går snabbt inom området. Som exempel diskuteras bland annat införandet av e- tjänstekort som kraftigt förenklar inloggning i system för de anställda. Inom socialförvaltningen planeras digitalisering av tjänster inom bl. a hemtjänsten. Bygg- och miljöförvaltningen undersöker möjligheterna till resfria möten. Inom länet pågår ett förberedande arbete för en gemensam e- utvecklingsnämnd. Tekniska åtgärder för säker kommunal ledningsförmåga Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, MSB, har genomfört utredningen "Kommunal Kommunledningskontor, Nämndernas budget 2016 VP (7)

40 ledningsplats" och lämnat förslag till tekniska åtgärder och förbättringar för säker kommunal ledningsförmåga i Lindesbergs kommun. Myndigheten finansierar 50 procent av kostnaderna. Åtgärderna innebär brandsläckning i Bullerberget (netto 0,2 Mnkr) och reservkraft i Bullerberget (netto 0,8 Mnkr). Säkerheten beträffande elförsörjningen i kommunhuset är inte tillfredsställande och där föreslås att ett reservkraftaggregat installeras (netto 1 Mnkr). Köksinventarier nya förskolor I Barn- och utbildningsnämndens budgetförslag äskas medel för nya förskolor. Måltidsenheten behöver då utrusta mottagningskök med inventarier. Kommunledningskontor, Nämndernas budget 2016 VP (7)

41 5 Nämndernas budget 2016 VP Målområden: Kommunal ekonomi, organisation och näringsliv Inriktningsmål: Kommunal ekonomi i balans och effektivt resursutnyttjande. Nämndens mål: Medarbetarna upplever goda arbetsmiljöförhållanden Nämndens mål: Kostnadseffektivisera processer i kombination med kvalitetssäkring inom stödjande administration Inriktningsmål: Medborgarna upplever bra service med kvalité. Nämndens mål: Möjligheten för medborgarna att nå kommunens medarbetare via telefon för att få svar på en enkel fråga ska öka. Nämndens mål: Kommunen ska nå målen i den nationella IT-strategin Målområden: Attraktivitet och infrastruktur Målområden: Demokrati, integration och internationella kontakter Inriktningsmål: Kommuninvånarna har möjlighet att påverka sin tillvaro. Nämndens mål: Kommunens kommunikation och dialog med medborgarna ska öka. Målområden: Trygg social utveckling och livslångt lärande Inriktningsmål: Lindesbergs kommun verkar aktivt för att minska ungdomsarbetslösheten. Nämndens mål: Varje enhet inom kommunledningskontoret tar emot en person per år som praktikant, studerande eller arbetslös Målområden: Miljö och folkhälsa Kommunledningskontor, Nämndernas budget 2016 VP (7)

42 Inriktningsmål: Lindesbergs kommun är ett föredöme i planering och förverkligande av det hållbara samhället. Nämndens mål: Genomsnittlig sysselsättningsgrad bland kommunens samtliga kvinnliga medarbetare har ökat från 89,8 procent år 2013 till 91 procent Nämndens mål: Lindesbergs kommun är ett föredöme i planering och förverkligande av det hållbara samhället. Kommunledningskontor, Nämndernas budget 2016 VP (7)

43 8. Information: Arkivet i Stripa Sida 10 av 13

44 9. Information; Miljöstrateg Sida 11 av 13

45 10. Meddelanden Handlingar Meddelanden pdf (inkluderad nedan) Sida 12 av 13

46 MEDDELANDEN (händelser) Utskottet för stöd och strategi Sida 1 (1) Lindesbergs kommun Kansliavdelningen Riktning Hid Besl.inst Info Ärendemening Diarienr Sammtr.dat Notering Handläggare Ut USS KS 172/ Ekonomisk månadsuppföljning /133 AKK Winess Bardeli Datasystem :55 Antal:1 HAMED

47 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 1 Kommunstyrelsen KS 172 Dnr. 2015/133 Ekonomisk månadsuppföljning 2015 Beslut Den ekonomiska rapporten för maj 2015 läggs till handlingarna. Samtliga nämnder och utskott uppmanas att följa budget. Ärendebeskrivning Sjukfrånvaron till och med maj 2015 påvisar fortsatt högre nivå än motsvarande period föregående år. Främst är det den stora ökningen inom socialförvaltningen, två procentenheter, som får genomslag på den totala sjukfrånvaron. Efter en ökning av arbetslösheten under 2015 års första månader visar april på en tydlig nedgång, där kommunens andel arbetslösa ungdomar minskar mer än regionens. På nationell nivå ser man också en tydlig minskning av arbetslösa ungdomar under april Arbetslösheten för utrikes födda ligger i april 2015 på 36,9 % i Lindesbergs kommun, jämfört med 33,1 % ett år tidigare. Utbetalt försörjningsstöd är cirka kronor högre i maj 2015 än i maj Resterande avvikelse på kronor 2015 jämfört med 2014 beror på en extra intäkt på ungefär kronor från Migrationsverket Det budgeterade resultatet på helår har försämrats till 14,4 Mnkr efter beslut i kommunstyrelsen den 26 maj 2015 för tilläggsanslag för feriearbete med 1 Mnkr och tilläggsanslag för Kom i jobb med 1 Mnkr, för beslut i kommunfullmäktige den 16 juni IT- och teleenheten redovisar ett underskott på 2 Mnkr som beror på eftersläpande kostnader för stadsnät. Budget för ett eventuellt extra val kommer inte att förbrukas, men övrig politisk verksamhet redovisar ett underskott. Likt tidigare prognos visar barn- och utbildningsnämnden ett underskott mot budget på hela 2015 med -5,5 Mnkr. I prognosen saknas underlag för Lindeskolans hela verksamhet. Socialnämnden visar en prognos på -6,0 Mnkr inom individ och familj som avser flera externa placeringar för barn- och unga samt vuxna än budgeterat. Justerande Utdragsbestyrkande

48 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2 Kommunstyrelsen Meddelas för åtgärd: Barn- och utbildningsnämnden Socialnämnden Tillväxtutskottet Utskottet för stöd och strategi Bergslagens miljö- och byggnämnd Justerande Utdragsbestyrkande

49 Styrgrupp för utvecklingsstrategi, OBS NÄSET!! Malin Sjöberg Endast ordinarie ledamöter och tjänstgörande ersättare Handlingar Projektdirektiv utvecklingsstrategi från 2017 version 2.pdf (inkluderad nedan) Sida 13 av 13

50 Lindesbergs kommun Projektdirektiv 1(3) Projektnamn: Revidering av utvecklingsstrategin Dnr 2015/280 Projektägare: Kommunchef Christer Lenke Version 2 Projektnamn Revidering av utvecklingsstrategin. Projektägare Kommunchef Christer Lenke. 1. Bakgrund, syfte, strategier och mål 1.1. Idé och bakgrund Att ha en utvecklingsstrategi med väl formulerade inriktningsmål som har mätbara och påverkbara indikatorer gör att det blir bättre kvalitet i kommunens arbete med ledning och styrning. Väl formulerade och tydliga inriktningsmål ökar också förutsättningarna för att nämndernas mål blir tydliga och distinkta. Eftersom en strävan finns att målen ska vara medborgarfokuserade och indikatorerna ska vara resultatindikatorer som visar på vilken kvalitet medborgarna får, kommer även resultatet medborgarna till gagn. Kommunfullmäktige antog år 2013 utvecklingsstrategi för åren Strategin är indelad i sex målområden med sammanlagt 15 inriktningsmål. Med anledning av att utvecklingsstrategin upphör att gälla efter år 2016 behöver en revidering göras Syfte Syftet med projektet är att se över nu gällande inriktningsmål och indikatorer, utan att göra för stora förändringar så att man inte kan följa utvecklingen över tid. Inriktningsmålen ska utvärderas genom mätbara indikatorer Strategier En utvecklingsstrategi antagen av kommunfullmäktige är grunden för styrning, ledning och uppföljning av kommunstyrelsens och nämndernas verksamheter. Strategin ska harmoniera med den regionala utvecklingsstrategi som antagits av regionfullmäktige Projektmål Projektet ska leverera ett förslag till utvecklingsstrategi med högst 15 inriktningsmål. Indikatorer ska anges och utgå i från/anpassas till de nyckeltal och redovisningar som kommunen lämnar till nationella institutioner. Detta innebär att kommunen kan göra jämförelser med andra kommuner. Målområden/målbilder ska utgöra underlag för kommunstyrelsen och nämndernas verksamhetsplanering. Projektet ska utgå från de nu gällande inriktningsmålen och börja med att utvärdera eventuella brister i målformuleringarna och hur målen utvärderas (indikatorerna). Det är väsentligt att nämnderna och bolagen naturligt kan bryta ner inriktningsmål till nämndmål/bolagsmål för sin verksamhet så att all verksamhet kan vara delaktig i att arbeta för att uppnå inriktningsmålen. Det är svårt annars att få en tydlig röd tråd mellan mål på alla nivåer och aktiviteter med

51 Lindesbergs kommun Projektdirektiv 2(3) Projektnamn: Revidering av utvecklingsstrategin Dnr 2015/280 Projektägare: Kommunchef Christer Lenke Version 2 följdproblemet att det inte blir en effektiv resultatstyrning. Hänsyn behöver också tas till trenderna i samhället utifrån en omvärldsanalys. En utgångspunkt är att antalet mål inte ska öka, eftersom en effektiv resultatstyrning förutsätter få mål Effektmål och nyttoanalys Kommunfullmäktige ska på ett enkelt och överskådligt sätt kunna följa kommunens utveckling utifrån inriktningsmålen kopplat till budgeterade medel Uppföljning Uppföljning av samtliga inriktningsmål i utvecklingsstrategin görs två gånger per år, i delårsbokslut per den 30 juni och årsredovisning Avgränsningar Projektet ska utgå från nu gällande utvecklingsstrategi Målgrupper Utvecklingsstrategin ligger till grund för hela kommunens planering och uppföljning och gäller därmed för samtliga nämnder, förvaltningar och kommunala bolag. 2. Leverans och utvärdering Förslag till ny utvecklingsstrategi ska lämnas till kommunstyrelsen för antagande senast i februari 2016 och kommunfullmäktige i mars Projektorganisation 3.1. Projektledare Kommunstrateg Malin Sjöberg Arbetsgrupp Kommunens övergripande analysgrupp som består av ekonom Anette Persson och utvecklingsstrategerna Lena Uvhagen och Björn Österby, samt utbildningskoordinator Anna Spalin. Övriga strateger knyts till arbetsgruppen vid behov Styrgrupp Kommunstyrelsens utskott för stöd och strategi 3.4. Referensgrupp Kommunchefens ledningsgrupp

52 Lindesbergs kommun Projektdirektiv 3(3) Projektnamn: Revidering av utvecklingsstrategin Dnr 2015/280 Projektägare: Kommunchef Christer Lenke Version 2 4. Tid- och aktivitetsplan Antagande av projektdirektiv i ledningsgruppen: april 2015 Antagande av projektdirektiv i utskottet för stöd och strategi: 25 maj 2015 Antagande av projektdirektiv i kommunstyrelsen: 15 juni Budget Förslag arbetas fram av projektledaren tillsammans med arbetsgruppen och styrgruppen under hösten Antagande av ny utvecklingsstrategi av kommunstyrelsen: senast i mars 2016 Antagande av ny utvecklingsstrategi av kommunfullmäktige: senast i april Projektet ryms inom befintlig budget. Extern konsult får anslås efter samråd med kommunchefen. 6. Riskanalys Risken är att projektets proportioner växer till att bli en total revidering av inriktningsmålen. Då försvinner långsiktigheten i målen. Det är upp till projektledaren att se till att projektet håller sig innanför ramarna. 7. Referenser Vision Utvecklingsstrategi , KF 68/2013. Regional utvecklingsstrategi. Mål- och resultat att utveckla mål- och resultatstyrning, Sveriges Kommuner och Landsting