ANALYS OCH RAPPORTERING

Transkript

1 ANALYS OCH RAPPORTERING I KOMMUNAL VERKSAMHET För en kommun är det viktigt att beslut i organisationen tas på evidensbaserat underlag. Därför är kvalitetssäkring och konsekvent hantering av bakomliggande information lika viktigt som att skapa processer utan kritiska personberoenden. egbs consulting har under de senaste två åren hjälpt en kommun i Uppland med många värdefulla effektiviseringar av såväl verksamhetsuppföljning som kvalificerad rapportering med data från flera verksamhetskritiska datakällor. Här är en sammanställning av några genomförda rationaliseringar under 2011 och 2012, lösningar som levererar värde en lång tid framöver. ANALYSER Analys och Rapportering... 1 Personalstatistik... 2 Lönekartläggning... 2 Politikerportalen - ipad... 2 HR-info till Chefer - Dashboard... 3 Lagersaldon... 3 Fakturauppföljning... 3 Personalförmåner... 3 Registervård Agresso... 4 Nya rapporter för Procapita Individ och familjeomsorg... 4 Handläggarapport för Biståndshandläggare... 4 Kvalitetsrapport... 5 Analys av digital Nyckelhantering och Tidsuppföljning... 5 Gymnasieskolor Analys av nyckeltal... 5 Grundskolor Analys av nyckeltal... 6 Om egbs consulting... 6 Kontakt... 7 QlikView - Beslutsstöd och affärsanalys... 7 System... 7

2 PERSONALSTATISTIK Problem: Avsaknad av sammanställd statistik angående jämnställdhetsfrågor för presentation i årsredovisning, på intranät och i rapportering till Sveriges Kommuner och Landsting, SKL. Beskrivning av lösningen: Genom att hämta information från flera verksamhetssystem skapas en personalkartläggning för att uppfylla krav på statistik kring jämställdhetskartläggning. Nyckeltal: nyckeltal. Exempel på nyckeltal är Antal anställda, Heltidsanställda, Tillsvidareanställda, Visstidsanställda, Timanställda fördelat på Ålder, Kön, Övertid etc. Mottagare: Kommunledning Värde: Kontinuerlig tillgång till aktuell, kvalitetssäkrad och sammanställd statistik. LÖNEKARTLÄGGNING Problem: Bristfällig statistik gällande lönespridning inom grupper med likvärdigt arbete. Beskrivning av lösningen: Genom att sammanställa befintlig information och sätta upp en konsekvent mall för analys blir det enkelt att göra jämförande analyser med stor flexibilitet. Nyckeltal: Heltidslön Mottagare: Kommunledning, Fackliga representanter Värde: Minska omotiverad lönespridning inom grupper med likvärdigt arbete. POLITIKERPORTALEN - IPAD Problem: Otillräcklig tillgång till uppdaterade, aktuella siffror för övergripande kommuninformation såsom personalstatistik och löner. Beskrivning av lösningen: En anpassad sammanställd visualisering av befintlig data från befintliga QlikView-applikationer. Nyckeltal: Antal anställda, Heltidslöner, Sjukfrekvenser, Antal Chefer. Mottagare: Förtroendevalda Värde: Ökad tillgänglighet till beslutsunderlag rörande HR.

3 HR-INFO TILL CHEFER - DASHBOARD Problem: Svårighet att sprida HR-information i organisationen. Beskrivning av lösningen: En tydlig och lättillgänglig personalkartläggning tydliggör viktiga styrtal för chefer på olika nivåer. Nyckeltal: 12 st av HR typ (se Personalstatistiken). Mottagare: Ansvars- och förvaltningschefer Värde: Sprida HR information i organisationen för exempelvis uppföljning, styrning och jämförelse. LAGERSALDON Problem: Manuella, tidskrävande beräkningar gällande lager med risk för fel vid lagersaldon. Nyckeltal: Summa Köpt nytt, Köpt & Sålt mellan kommuner, lagersaldon Mottagare av lösningen: Inköpare och administration Värde: Alltid tillgängliga rapporter och teoretiska lagersaldon. FAKTURAUPPFÖLJNING Problem: Behov av förenklad hantering och kvalitetssäkring av attesterade fakturor. Beskrivning av lösningen: Samkörning av attesterade fakturor från ekonomisystemet och data från fastighetssystemet. Används av fastighetsekonomer för att följa upp avvikelser. Mottagare: Fastighetsförvaltningen Värde: Möjlighet att systematiskt hitta avvikelser i fakturering. PERSONALFÖRMÅNER Problem: Omständlig manuell hantering av personalförmåner. Beskrivning av lösningen: Utveckling av en automatiserad beställningsrutin för Friskvårdskuponger. QlikView samlar data från Heroma och från tidigare beställning från Friskvårdskuponger AB. Från dessa genereras nya beställningslistor utifrån uppställda kriterier. Mottagare: Personalavdelningen Värde: Förenkling av personalförmånshantering och ökad tydlighet gentemot berörd personal.

4 REGISTERVÅRD AGRESSO Problem: Svårighet att skapa sammanställd information från affärssystemet Agresso. Beskrivning av lösningen: Ge ökad tillgänglighet till informationen i verksamhetssystemet. Presentera resultaträkningar nettokostnadsrapport, trend samt transaktioner. Mottagare: Lönekontoret Värde: Systematisk metodik för att hitta fel och avvikelser och därmed nå ökad kvalitet på beslutsunderlag. NYA RAPPORTER FÖR PROCAPITA INDIVID OCH FAMILJEOMSORG Problem: Behov av ökad och flexibel åtkomst till information i socialtjänstens verksamhetssystem avseende vårdstatistik. Hitta en lösning som ersätter befintliga rapportsystem. Beskrivning av lösningen: Data från Procapita IFO presenteras i QlikView vilket ger en enkel vy för uppföljning. Mottagare: Chefer inom vård och omsorg Värde: Bättre beslutsunderlag och effektivare uppföljning av trender och avvikelser. HANDLÄGGARAPPORT FÖR BISTÅNDSHANDLÄGGARE Problem: Brist på sammanställd statistik för handläggarnas arbete vilket resulterar i suboptimalt resursutnyttjande och svårigheter i planering. Beskrivning av lösningen: Effektivisera arbetet för 100 handläggare på kommunen. Informationen stödjer även kvalitetsansvariga, gruppledare och sektionschefer. Applikationen visar sammanställd information om genomförda och kommande händelser. Genom att belysa avvikelser och stöd för fastställda processer för att hantera dessa deviationer ökar kvaliteten på genomfört arbete. Lösningen åskådliggör även handläggarnas arbetsbelastning och arbetsfördelning mellan olika handläggare vilket optimerar resursplaneringen. Mottagare: Vård och omsorgsavdelningen Värde: Bättre personalplanering och effektivare handläggning genom mer rationella processer.

5 KVALITETSRAPPORT Problem: Felaktigheter i verksamhetssystemen skapar merarbete och ger felaktiga underlag för beslut. Beskrivning av lösningen: Genom att enkelt och effektivt påvisa avvikelser samt varningsmärka troliga fel upprätthålls hög datakvalitet i verksamhetssystemet. Mottagare: Vård och omsorgsavdelningen Värde: Genom en systematisk övervakning av grunddata höjs kvalitet på såväl underlag som utfört arbete. ANALYS AV DIGITAL NYCKELHANTERING OCH TIDSUPPFÖLJNING Problem: Bristfälliga rapporter i befintligt verksamhetssystem (Phoniro). Beskrivning av lösningen: Visa avvikelser och visualisera konstigt data. Möjlighet att jämföra utförd tid mot beställd tid och tydliggöra stora differenser. Ge bättre kontroll på utförd tid i innevarande månad. Ersätta befintliga rapportsystem. Mottagare: Vård och omsorgsavdelningen Värde: Flexibla rapporter för analys och distribution. GYMNASIESKOLOR ANALYS AV NYCKELTAL Problem: Svårigheter att ta fram och visualisera det data som används för kvalitetsredovisning och intern uppföljning. Problem med att övervaka felaktigt inmatade data i verksamhetssystem Extens. Beskrivning av lösning: Såväl kommunens centrala controller som respektive skolas rektor har nu möjlighet att via QlikView få en aktuell status och historik för sin verksamhet. Varje rektor har också möjlighet att enkelt kontrollera de nyckeltal som skickas till SCB. Kommunens controller har även ett datakvalitetsäkringsdokument som används för att hitta felaktiga registreringar i verksamhetssystemet Extens. Nyckeltal: Elevmängd, Lärartäthet, Betygsstatistik, Nationella prov v.s. kursbetyg. Mottagare: Central skolledning och respektive skola Värde: Kvalitetssäkrad redovisning av centrala nyckeltal med minskad administration.

6 GRUNDSKOLOR ANALYS AV NYCKELTAL Problem: Grundskolan hade svårt att ta fram och visualisera det data som används för intern uppföljning av kommunens grundskolor. Det fanns också en vilja att visualisera resultatet från programmet språket lyfter. Nyckeltal: Elevmängd. Nationella prov, Slutbetyg, Terminsbetyg, Skillnad betyg och NP åk 6 o 9 Mottagare: Central skolledning och respektive skola Värde: Genom att läsa in och kvalitetssäkra data i QlikView har kommunen och respektive grundskola fått möjlighet att följa upp verksamheten utifrån centrala nyckeltal. Förändringen har också inneburit en förenklad administration. OM EGBS CONSULTING egbs hjälper företag och organisationer att bli framgångsrika genom beslutsstöd och digital samverkan. Tillsammans med kunden skapar vi en tydlig förståelse av beslutsunderlag i en effektiv plattform för ett internt samarbete. egbs arbetar uteslutande med lösningar baserade på världsledande produkter och har två huvudsakliga affärsområden: Affärsanalys och Digitalt samarbete. Bolaget grundades 2008 i Uppsala och har idag 36 medarbetare. Vi har kontor i Uppsala (huvudkontor) och Stockholm och en omsättning på 40 Mkr. Vi har AA-rating hos Soliditet. Målet för oss på egbs är att hjälpa våra kunder till en effektivare och smartare vardag. Vi utgår alltid från varje kunds unika förutsättningar och skapar en skräddarsydd projektplan tillsammans med kunden. Gemensamt för våra uppdrag är att vi sätter verksamhetsnyttan i centrum. Vår styrka ligger i en bred branschkunskap, erfarna konsulter och lösningar som baseras på beprövade produkter. På egbs tar vi helhetsansvar för uppdrag som kräver kvalificerad projektledning. Vi arbetar också med analys, utveckling och förvaltning i befintliga verksamhetslösningar. Med QlikView sammanställer, kvalitetssäkrar och visualiserar vi informationen som finns dold i verksamhetskritiska system. Tillsammans med kunden utformar vi ett ledningssystem som effektiviserar rapportering och ger nya möjligheter för analys.

7 KONTAKT Vill du diskutera någon av våra lösningar? Kontakta någon av våra duktiga medarbetare med god insikt i våra kommunala projekt. Greger Blomster, , greger.blomster@egbs.se Joachim Boivie, , joachim.boivie@egbs.se Tomas Fagerström, , tomas.fagerstrom@egbs.se QLIKVIEW - BESLUTSSTÖD OCH AFFÄRSANALYS QlikView är ett innovativt Business Intelligence-verktyg som erbjuder snabb, kraftfull och visuell analys av din verksamhet utan de begränsningar, höga kostnader och komplexitet som traditionella BIverktyg medför. QlikView är specialdesignat för affärsanvändare och tillhandahåller omedelbart den information och kunskap du behöver för att kunna agera snabbare. Genom många projekt med nöjda kunder kan vi idag säga att vi är ett av de ledande företagen i Sverige när det gäller QlikView. Med QlikView skapar egbs ett ledningssystem för uppföljning och analys av ekonomi, försäljning, verksamhet och personal. Med automatiserade dataflöden skapas ett system som alltid visar korrekt och uppdaterad information. egbs är QlikView-partner med certifierade och erkänt kvalificerade konsulter och arkitekter. SYSTEM QlikView kan hämta information från alla typer av verksamhetssystem. Vi använder huvudsakligen normal databasåtkomst (exempelvis ODBC) eller webservices. Informationen kan enkelt kompletteras i enklare datakällor som Excel eller kommaseparerade exporter. I projekten ovan hämtas information från flera av följande system: Heroma, Visma, LandLord, Agresso, Kommunens Antivirusdatabas, KommWeb 2.0, ProCapita IFO, Siebel, Phoniro, Extens.