Sammanträdesprotokoll

Transkript

1 Sida 1 Plats och tid Kontorshotellets konferensrum Koppardalen kl 15,15 17,45 Beslutande Laila Borger, Ordförande Rune Berg Martti Hopponen Rut Johansson Kurt Kvarnström Kalle Hedin Leif Eriksson Lennart Karlsson Bo Brännström Övriga deltagande Örjan Bengs, ekonomichef, sekr Jan Näslund VD Kjell Lindberg, Kommunal Ann-Christin Suneson, Vision Roy Uppgård Gerd Svedberg Anders Eriksson Mats Myrén, Lekmannarevisor Utses justera Lennart Karlsson Justeringens plats och tid Gamla Byn AB, Underskrifter Sekreterare Paragrafer Ordförande Justerande.. Anslag Sammanträde Gamla Byn AB Datum Anslags uppsättande Anslags nedtagande Protokollets förvaring Gamla Byn AB, Corneliusgatan Örjan Bengs

2 Sida 2 ÄRENDELISTA 37 Föredragningslista 38 Föregående protokoll 39 Ekonomiska rapporter 40 Marknadsrapporter 41 Fortsa byggnationer 42 Intern kontroll 43 Rivning av Markusskolans gymnastikhus 44 VD- och styrelseutvärdering 45 Informationer

3 Sida 3 37 Föredragningslista Ordförande föredrar föredragningslistan. fastställa föredragningslistan

4 Sida 4 38 Föregående protokoll Ordförande föredrar föregående protokoll. godkänna protokollet

5 Sida 5 39 Ekonomiska rapporter Örjan Bengs föredrar finansiell rapport per den 30 april Örjan Bengs föredrar likviditetsrapport, resultatrapport, balansrapport och investeringsrapport per den 30 april Styrelsen diskuterar rapporterna. godkänna den finansiella rapporten godkänna likviditetsrapporten, resultatrapporten, balansrapporten och investeringsrapporten

6 Sida 6 40 Marknadsrapporter Örjan Bengs föredrar vakansrapporten för lägenheter per den 1 maj Vakansgraden är 6 st (0,6 %) för lägenheter varav 3 st lägenheter som Omsorgen tillsätter hyresgäster. Jan Näslund föredrar förändring av vakanserna för lokalerna Styrelsen diskuterar marknaden. godkänna informationerna

7 Sida 7 41 Fortsa byggnationer Jan Näslund informerar hur läget ser ut för Markusskolans idrottshall, Balders hage, gamla badhustomten, Milan 1, Härden 10, Abborren 14, Dalern1/Skillingen 8, ny förskola i Månsbo, Myran 2 samt Länsen 1. Styrelsen diskuterar de olika fastigheterna. godkänna informationen

8 Sida 8 42 Intern kontroll Örjan Bengs informerar en reviderad kontrollplan tagits fram för den interna kontrollen Rutin/System Kontrollmoment Kontrollansvarig Frekvens Metod Rapportering till Ekonomi Resultat/Budgetuppföljning Att ekonomisk ram Fakturahantering Attestrutiner innehålles VD Att rätt belopp utfakt Ekonomichef avs tjänster till kunder Att estrutiner följs Ekonomichef Inför varje ordinarie Enligt rutin Styrelse styrelsemöte kontroll Stickprov VD kontroll Stickprov VD Personal Lönehantering Verksamhet Policydokument Upphandlingar Byggprojekt Uppföljning av löne- Ekonomichef relaterade kostnader kontroll Stickprov VD Uppföljning av gällande policydokument typ finans-policy, uthyrningspolicy, jämställdhetsplan mfl VD Årligen Enligt rutin Styrelsen Uppföljning av gällande VD kontroll Stickprov Styrelsen Ramavtal och upphandlingar Uppföljning av avvikelser samt projektkostnad mot Projektledare budget Uppföljning av underhållsplan, under uppbyggnad Policydokument Teknisk Chef kontroll Enligt rutin VD kontroll Stickprov VD Styrelsen diskuterar den interna kontrollen godkänna den interna kontrollplanen

9 Sida 9 43 Rivning av Markusskolans gymnastikhus Jan Näslund informerar Avesta kommun Bildningsförvaltning beställt en ny idrottshall vid Markusskolan. För få plats med den nya idrottshallen måste den gamla rivas. En överklagan av rivningslovet har kommit in till Västmanland Dalarna miljö o Byggförvaltning. Upphandling av rivningsentreprenaden pågår och skall vara klar innan midsommar. Rivningen är planerad genomföras under skolans sommarlov så störningen blir minimal för verksamheten. Styrelsen diskuterar rivningen av Markusskolans gymnastikhus bevilja medel om totalt 3 miljoner för rivningen av Markusskolans gymnastikhus.

10 Sida VD- och styrelseutvärdering Laila Borger informerar Gunnar Hesse från Styrelseakademin föredrog VD- och styrelseutvärderingen under förmiddagen på ett intressant sätt. Innan styrelsemötet hade styrelsen (utan tjänstemän) en enskild överläggning i ärendet. Där bestämdes nästa styrelsemöte den 22 augusti skall vara en heldag och börja klockan 09,00. På mötet skall styrelsen diskutera omvärldsanalys, mål och strategi. nästa styrelsemöte börjar kockan 09,00 den 22 augusti

11 Sida Informationer Örjan Bengs informerar KrylBostäder AB varit i kontakt med Gamla Byn AB för få fram till vilket bankgiro de skall betala de kronor som ingick i förlikningen. Styrelsen diskuterar tvisten med KrylBostäder AB. Jan Näslund informerar bolaget köpt Orren 9 för 2,3 miljoner kronor och handlingarna skall skrivas under på onsdag den 14 juni Styrelsen diskuterar fastighetsaffären. Jan Näslund informerar på torsdag den 15 juni kommer en information om huskurage hållas på Star Hotell och alla styrelseledamöter är välkomna deltaga. Jan Näslund informerar koncernen sponsrat Masarna Speedway med kronor, Bridgeklubben med 800 kronor och IK Juno med 2628 kronor. Styrelsen diskuterar sponsringen. Örjan Bengs informerar hur utredningen omstrukturera Gamla Byn AB till ett allmännyttigt bostadsbolag fortskrider. Styrelsen diskuterar ägardirektivet göra om Gamla Byn AB till ett allmännyttigt bostadsbolag. godkänna informationen