Synergi Användarhandbok för samordnare/bearbetare (kommun)

Transkript

1 Regionservice IT-avd Catarina Danielsson/Lotta Eriksson Synergi Användarhandbok för samordnare/bearbetare (kommun) 1

2 Rev Innehållsförteckning Rapportera ett ärende som bearbetare... 3 Skicka rapporten till annan ärendehandläggande enhet... 4 Bearbeta ärende - Ändra ärendetyp... 5 Bearbeta ärende Var och vad... 6 Bearbeta ärende Klassificering... 6 Bearbeta ärende - Riskbedömning... 8 Bearbeta ärende - Orsaksfliken... 8 Bearbeta ärende - Åtgärdsflik... 9 Bearbeta ärende - Avsluta ärendet Tips Symboler Support Frågor och svar

3 Rapportera ett ärende som bearbetare För att skriva en egen rapport måste du som bearbetare/samordnare klicka på Gå till förenklat. Fyll i aktuella parametrar. Information om vad som ska fyllas i, i de olika fälten finns under i vid respektive fält. 3 1

4 Skicka rapporten till annan ärendehandläggande enhet 1 2 När ett ärende har registrerats i Region Kronobergs avvikelsehanteringssystem Synergi och skickas till berörd kommun kommer det som ett mail till dig som MAS till din kommunamailadress (har du kommer mailet att komma dit). Sök upp ärendet med hjälp av ärendenumret som står i mailet. Är du själv samordnare skickar inte systemet något mail, utan du får söka fram ärendet och fortsätta jobba med det den vägen. 1. Börja med att Redigera ärende. 2. Ärendehandläggande enhet ändra till den enhet som rapporten skall skickas till. 4

5 Klicka Spara ärende 1 Bearbeta ärende - Ändra ärendetyp Börja med att - Redigera ärendet 1. Ändra ärendetyp valet av ärendetyp påverkar innehållet i listboxarna. Du kommer åt förklaringen till de olika ärendetyperna genom att öppna ett nytt Synergifönster när du är inne i ett ärende och därefter klicka på Nytt ärende 5

6 Bearbeta ärende Var och vad Börja med att händelsekategorisera ärendet. Här gör du en grov bedömning av ärendet, du kan välja på den nivå som är understruken. 2. Mina nyckelord här kan du själv ange namn på ditt ärende som du kan söka efter t ex fall, id-märkning mm. Bearbeta ärende Klassificering Här kan du ange detaljerad information om händelsen såsom i vilken process händelsen uppstod, involverade system och utrustning mm. 6

7 Om skada uppkommit (negativ händelse) fyller du i Faktiska konsekvenser under Allvarlighetsgrad. (Denna flik finns enbart med vid ärendetypen Negativ händelse.) Faktisk allvarlighetsgrad Klicka på Lägg till patientskada och fyll i de obligatoriska fälten (*) 7

8 Bearbeta ärende - Riskbedömning Ange hur stor sannolikhet det är för att händelsen upprepas och klicka därefter i rutmönstret för att ange vilken konsekvens det får om händelsen upprepas. Klicka i riskmatrisen för att få fram en siffra, upprepningsfrekvensen och möjlig vidare konsekvens multipliceras och man får på så sätt fram risken. Se vidare i SKL:s handbok för Risk- och händelseanalys. Bearbeta ärende - Orsaksfliken 1 8

9 1. Vad var orsaken till händelsen? Flera val möjliga. 2. Här har du möjlighet att själv skriva en orsak eller om du vill komplettera till vald orsak. U Fanns det brister i utbildning och kompetens? O Fanns det brister i den fysiska eller psykiska arbetsmiljön? T Var utrustning på något sätt involverad i denna händelse? P Fanns det brister i procedurer, rutinbeskrivningar eller riktlinjer? K Fanns det brister i den skriftliga och/eller muntliga kommunikationen/informationen? Länk till Socialstyrelsens sida om att Analysera avvikelser, här finns även länk till Risk- och händelseanalysboken. Bearbeta ärende - Åtgärdsflik Börja med att klicka på Lägg till åtgärd Typ av åtgärd här väljer du vilken typ av åtgärd som antingen vidtagits eller ska vidtagas. Beskriv din åtgärd med fritext. Frist för åtgärd - När åtgärden skall vara utförd Åtgärd vidtagen/annullerad när status ändras till slutförd fylls datum för åtgärd vidtagen/annullerad i automatiskt Åtgärdsanvarig - Vem som skall utföra åtgärden (kan enbart läggas på sin egen enhet). Om du vill lägga till ytterligare åtgärder klicka på Lägg till åtgärd. 9

10 Bearbeta ärende - Avsluta ärendet När du har bearbetat ditt ärende klart går du längst upp på sidan och ändrar status till Avslutat. Mail skickas då automatiskt till den som skrivit ärendet och den som är samordnare för den enhet varifrån ärendet kommer. Du kan även skicka ett ärende för kännedom, bocka då i Visa/lägg till mottagare av e- postmeddelande innan du sparar och här kan du lägga till person och meddelande. Tips När man klickar på nästa kommer man vidare till nästa flik och den flik som var öppen stängs. Genom att använda expandera alla eller minimera alla kan man välja att öppna och stänga samtliga flikar. 10

11 När man glömt att fylla i något och får stopptecken öppnas de fält man glömt att fylla i och fälten man glömt fylla i blir rödmarkerade. Symboler Beroende på hur man riskbedömer blir trafikljuset rött, gult eller grönt Bifogat dokument Patientskada Arbetsskada Brand Gasläcka Utsläpp till yttre miljö Medicinteknisk utrustning Symbol efter textrad indikerar information under fliken, se exempel Orsaker. Obligatoriska fält Information/förtydligande om vad som menas med fältet Datumkalender Datum fylls i enligt standard (yyyy-mm-dd) Textfält Listbox med valmöjligheter För att ta bort ett val, använd krysset Antal involverade personer Antal orsaker Antal åtgärder. Symbol med bock visar antal avslutade åtgärder. Symbol med ark och pil: underliggande ärenden. Symbol med bock visar avslutade underliggande ärenden. 11

12 Symbol med kugghjul och pil: underliggande åtgärder. Symbol med bock visar avslutade underliggande åtgärder. Kompletterande uppgifter. Support Första linjens support är IT-supporten på tfn Frågor och svar Se Synergis sida på interna webben, användarstöd/frågor och svar. Interna webben/it-användare/program/synergi 12