Användarmanual. MedControl PRO ett regiongemensamt avvikelsehanteringssystem

Transkript

1 Användarmanual MedControl PRO ett regiongemensamt avvikelsehanteringssystem

2 Innehållsförteckning 1 Avvikelserapportering i MedControl PRO Avvikelsehantering Roller i MedControl PRO Namnstandard Inloggning Inloggning för användare MED e-post Aktivera/byt lösenord för användare MED e-post Inloggning för användare UTAN e-post Ändra lösenord för användare UTAN e-post Utloggning Startsidan i MedControl PRO Start Pågående Att göra Registrera Snabbsök Registrera ett ärende Allmänt Registrera en VÅRDSKADA Registrera en ARBETSSKADA Registrera ett PATIENTKLAGOMÅL Registrera ÖVRIGA AVVIKELSER Efter registrering Hantering av avvikelser Faser Ärendeansvarigfasen Utredningsfasen Åtgärdsfasen Uppföljningsfasen Lex Maria handläggning Ytterligare berörda Process Avancerad sök Riskmatris Påminnelser Ärendeansvarigfasen Utredningsfasen Åtgärdsfasen Uppföljningsfasen

3 1 Avvikelserapportering i MedControl PRO 1.1 Avvikelsehantering Rapportering av negativa händelser, tillbud och klagomål är en skyldighet och ett ansvar för all personal inom hälso- och sjukvården. Den som upptäcker en avvikelse ska rapportera den i MedControl PRO som är ett webbaserat avvikelsehanteringssystem. Rapportering och analys av avvikelser är viktigt för att öka säkerheten i verksamheten för både patienter, personal och besökare. När en avvikelse inträffat eller riskerat att inträffa, ska vi fokusera på händelsen och på det system som lett fram till händelsen. Vi ska se det inträffade som en möjlighet att förbättra och öka säkerheten på sikt. 1.2 Roller i MedControl PRO MedControl PRO har ett antal givna roller i ärendehanteringen. Dessa roller avser ansvar för ärendehantering av avvikelser i MedControl PRO. De är de enda som kan läsa och/eller bearbeta ärendet. Om ett fält är tomt har ingen tilldelats rollen. Varje avvikelse har rollerna rapportör, ärendeansvarig, orsaksutredare, åtgärds- och uppföljningsansvarig samt ärendeansvarig enhets verksamhetschef och utredande enhets verksamhetschef. Ytterligare roller kan kopplas in på ärendet. En person kan ha en eller flera roller. Som rollinnehavare får du ett e-postmeddelande med en länk till ärendet, när du har ett nytt ärende att handlägga. När du klickar på länken kommer du till ärendet i MedControl PRO. Alla anställda inom regionen som har ett VGR-ID och en anställning i Katalog i Väst har behörighet att registrera avvikelser. 3

4 Rapportör Den som registrerar ärendet. Rapportören har endast läsbehörighet till ärendet. Ärendeansvarig Ärendeansvarig ansvarar för att avvikelsen utreds av rätt enhet. Den ärendeansvarige kan själv utreda och avsluta avvikelser eller tilldela ansvaret till andra personer/funktioner. Orsaksutredare Orsaksutredaren ansvarar för utredning av avvikelsen. Orsaksutredaren kan utse en kompletterande orsaksutredare. Kompletterande orsaksutredare Kompletterande orsaksutredare kan endast kommentera i fritextfältet och måste avsluta sin del innan utredningsfasen kan avslutas. Åtgärdsansvarig Åtgärdsansvarig ansvarar för att avvikelsen åtgärdas. Den åtgärdsansvarige ger dessutom förslag på åtgärder för att förhindra att liknande händelser återuppstår. Åtgärdsansvarig kan utse en kompletterande åtgärdsansvarig. Kompletterande åtgärdsansvarig Kompletterande åtgärdsansvarig kan endast kommentera i fritextfältet och måste avsluta sin del innan åtgärdsfasen kan avslutas. Lex Maria ansvarig Vid behov kan verksamhetschefen tilldela lex Maria ansvarig en roll i avvikelsen. Lex Maria ansvarig kan då läsa hela avvikelsen och dokumentera i fälten under lex Maria handläggning. Uppföljningsansvarig Uppföljningsansvarig ansvarar för uppföljningen av avvikelsen. Den uppföljningsansvarige ansvarar för att avvikelsen avslutas. Ärendeansvarig enhets verksamhetschef Ärendeansvarig enhets verksamhetschef tilldelas en roll utifrån värdet i fälten Upptäcktes på, Inträffat på eller Anställd vid. Ärendeansvarig enhets verksamhetschef har tillgång till sin verksamhets alla avvikelser. Verksamhetschefen kan läsa avvikelsen och kommentera i kommentarsfältet under Ytterligare berörda. Utredande enhets verksamhetschef Utredande enhets verksamhetschef tilldelas en roll utifrån värdet i fältet Händelsen utreds av. Utredande enhets verksamhetschef har tillgång till sin verksamhets alla avvikelser. Verksamhetschefen kan läsa avvikelsen och kommentera i kommentarsfältet under Ytterligare berörda. Utredande enhets verksamhetschef har behörighet att koppla in lex Maria ansvarig i ärendet. Medicinteknisk produkt/utrustning Om medicinteknisk produkt är inblandad tilldelas en roll i ärendet till berörd person utifrån värdet i fälten Upptäcktes på eller Inträffat på. Ansvarig person/funktion kan läsa avvikelsen och kommentera i kommentarsfältet under Ytterligare berörda. 4

5 Kvalitet/Utveckling Kvalitets/utvecklingansvariga tilldelas en roll i ärendet utifrån värdet i fältet Händelsen utreds av. Kvalitets/utvecklingansvariga kan läsa avvikelsen och kommentera i kommentarsfältet under Ytterligare berörda. Säkerhet/Miljö/Informationssäkerhet Säkerhet/Miljö/Informationssäkerhetsansvariga tilldelas en roll i ärendet utifrån värdet i Händelsen utreds av om fältet Typ av händelse är satt till Allmän säkerhet, Miljö eller IT/Informationssäkerhet. Säkerhet/Miljö/Informationssäkerhetsansvariga kan läsa avvikelsen och kommentera i kommentarsfältet under Ytterligare berörda. Process Processägare/Processansvarig tilldelas en roll i ärendet utifrån värdet i fälten Anställd vid och Tillhör Process. Processägare/Processansvarig kan läsa avvikelsen och kommentera i kommentarsfältet under Ytterligare berörda. Strålningsrelaterad händelse Om en strålningsrelaterad händelse har registrerats tilldelas en roll i ärendet till berörd person utifrån värdet i fälten Upptäcktes på eller Inträffat på. Ansvarig person/funktion kan läsa avvikelsen och kommentera i kommentarsfältet under Ytterligare berörda. Regionservice Om medicinteknisk produkt är inblandad tilldelas en roll i ärendet till berörd person/funktion. Ansvarig person/funktion kan läsa avvikelsen och kommentera i kommentarsfältet under Ytterligare berörda. HR HR ansvarig kan tilldelas en roll i ärendet. HR ansvarig kan läsa avvikelsen och kommentera i kommentarsfältet under Ytterligare berörda. För kännedom Vid behov av att skicka ett ärende för kännedom till ytterligare berörda kan fälten För kännedom användas. De personer/funktioner som tilldelas denna roll kan läsa avvikelsen och kommentera i kommentarsfältet under Ytterligare berörda. 1.3 Namnstandard Nedanstående namnstandard används för grupper/funktioner i rollfälten: Förvaltning (Ex: SU) Område (Ex: Omr 1) Verksamhet (Ex: Verksamhet Medicin) Enhet (Ex: Avdelning 321) ÄA (Ärendeansvarig) Exempel 1. SU Omr1 Medicin Avdelning 321ÄA Exempel 2. PV Södra Bohuslän PVO Partille Primärvårdsakuten Partille ÄA 5

6 2 Inloggning 2.1 Inloggning för användare MED e-post 1. Fyll i VGR-ID i fältet VGR-ID. 2. Fyll i lösenord i fältet Lösenord. Det lösenord som ska användas är inotes lösenordet, dvs webbmaillösenordet. 3. Klicka på Logga in. 4. I vissa fall måste man aktivera sitt inotes lösenord. Se rubrik När man har loggat in visas Startsidan i MedControl PRO. Se rubrik Aktivera/byt lösenord för användare MED e-post MedControl Pros lösenordshantering är kopplad till inotes, dvs. webbmail. Om användaren inte kan logga in kan användaren behöva aktivera sitt lösenord. 1. Klicka på länken Aktivera/byt lösenord. 2. Fyll i VGR-ID i fältet Loginnamn. 3. Fyll i nuvarande lösenord i fältet Lösenord. Klicka på Login. 6

7 4. Användaren har nu loggat in mot inotes. 5. Fyll i nytt lösenord i fältet Nytt lösenord. OBS! Det går bra att använda samma lösenord som man tidigare. Väljer användaren att byta lösenord till någonting nytt, byts även lösenordet till inotes, dvs. webbmail. 6. Upprepa det nya lösenordet i fältet Upprepa. Klicka på Spara. 2.3 Inloggning för användare UTAN e-post Fyll i VGR-ID i fältet VGR-ID. Fyll i lösenord i fältet Lösenord. Vid första inloggningen används personnumret som lösenord, använd formatet ÅÅMMDDXXXX. Detta måste ändras innan man kan logga in. Se rubrik 2.4. Klicka på Logga in. När man har loggat in visas Startsidan i MedControl PRO. Se rubrik 3. 7

8 2.4 Ändra lösenord för användare UTAN e-post För att ändra lösenord klicka på Ändra lösenord (för användare utan e-post). Fyll i VGR-ID i fältet VGR-ID. Fyll i personnumret i fältet Lösenord, använd formatet ÅÅMMDDXXXX. Fyll i nytt lösenord i fältet Nytt lösenord. Upprepa det nya lösenordet i fältet Bekräfta nytt lösenord. Klicka på Ändra lösenord. Klicka på Logga in. Fyll i det nya lösenordet i fältet Lösenord. Klicka på Logga in. 8

9 2.5 Utloggning För att logga ut klicka på länken Logga ut. Om användaren inte loggar ut, loggas användaren ut efter 90 minuter. Detta betyder att användaren är fortfarande inloggad i 90 minuter även om användaren har stängt webbläsaren. 9

10 3 Startsidan i MedControl PRO 3.1 Start Startfliken innehåller Nyheter, länk till den regionala webbsidan på intranätet för MedControl PRO, länkar till gamla MedControl samt fördefinierade sökurval. 3.2 Pågående Pågåendefliken innehåller alla pågående ärenden där användaren har en roll. Listan visas sorterad med det senaste längst upp. Listan visare även antal ärenden. Träfflistan visar ärendenummer, händelsebeskrivningen, vem som registrerat ärendet, vilket datum ärendet registrerades samt vilken fas ärendet är i. För att få en överblick av ärendet kan man klicka på krysset till vänster om ärendenumret och få fram en sammanfattning av ärendet. Då visas även händelsedatum, vart händelsen upptäcktes och/eller inträffades. Sammanfattningen visare även vem som är ansvarig för de olika faserna i ärendet. För att öppna ett ärende, klicka på ärendenumret. 10

11 3.3 Att göra Att göra fliken innehåller alla pågående ärenden där användaren har en roll och förväntas göra någonting just nu. Listan visas sorterad med det senaste längst upp. Listan visare även antal ärenden. Träfflistan visar ärendenummer, händelsebeskrivningen, vem som registrerat ärendet, vilket datum ärendet registrerades samt vilken fas ärendet är i. För att få en överblick av ärendet kan man klicka på krysset till vänster om ärendenumret och få fram en sammanfattning av ärendet. Då visas även händelsedatum, vart händelsen upptäcktes och/eller inträffades. Sammanfattningen visare även vem som är ansvarig för de olika faserna i ärendet. För att öppna ett ärende, klicka på ärendenumret. 3.4 Registrera Klicka på Registrera för att registrera en avvikelse. För mer information hur man registrerar ett ärende, se rubrik 4. 11

12 3.5 Snabbsök I detta fält kan användaren söka fram ärenden där användaren har en roll. Fyll i lämpliga fält och klicka på Sök Söka på ett ärendenummer För att söka fram ett specifikt ärende, fyll i ärendenummer i fältet Ärendenummer. Kan man inte hela ärendenumret finns det möjlighet att använda sig av *. T.ex. vill man söka fram ärenden mellan AV och AV-00019, fyller man i fältet Ärendenummer enligt nedanstående bild. Då söker man fram alla ärenden som börjar på AV Söka ärenden från ett visst datum eller period För att söka fram ärenden från ett visst datum, fyll i datumet i fältet Registrerad datum. För att söka fram ärenden från en viss period, fyll i datument i fältet Registrerad datum. 12

13 3.5.3 Söka på händelsebeskrivningen För att söka på ett visst ord/fras i händelsebeskrivningen, fyll i ordet/frasen i fältet Händelsebeskrivning omgivet av * Söka på avslutade ärenden För att sökningen även ska inkludera avslutade ärenden måste man välja Inkludera avslutade ärenden Avancerad sökning För att göra en avancerad sökning, klicka på länken Avancerad sökning. Se rubrik 6 för mer information Träfflistor 13

14 Träfflistan visar alla ärenden som uppfyller sökvillkoren. Listan visas sorterad med det senaste längst upp. Sökvillkoren visas längst upp på träfflistan. Listan visar även antal träffar. Träfflistan visar ärendenummer, händelsebeskrivningen, vem som registrerat ärendet, vilket datum ärendet registrerades samt vilken fas ärendet är i. För att få en överblick av ärendet kan man klicka på krysset till vänster om ärendenumret och få fram en sammanfattning av ärendet. Då visas även händelsedatum, vart händelsen upptäcktes och/eller inträffades. Sammanfattningen visare även vem som är ansvarig för de olika faserna i ärendet. För att öppna ett ärende, klicka på ärendenumret. 14

15 4 Registrera ett ärende I MedControl PRO kan man registrera flera olika typer av avvikelser, t.ex. vårdskada, arbetsskada, patientklagomål och säkerhet/miljö/it-avvikelse. 4.1 Allmänt Gulmarkerade fält och fält med en röd * är tvingande. Om något tvingande fält inte är ifyllt vid sparandet av ärendet, blir fältet rosa och måste fyllas i innan formuläret kan sparas. För varje sektion finns det en hjälptext. Klicka på?. En ny sida öppnas. 4.2 Registrera en VÅRDSKADA Klicka på Registrera för att påbörja en avvikelseregistering. En ny flik öppnas, Nytt ärende GRUNDINFORMATION Ärendenummer är tomt och fylls i när avvikelsen har sparats. Registrerad datum fylls i med dagens datum. Värden i fälten Registrerad av, Yrkeskategori och Anställd vid hämtas från Katalog i Väst. Om användaren har flera anställningar är fältet Anställd vid skrivbar och tvingande. 15

16 4.2.2 DEFINITION AV HÄNDELSE Händelsedatum sätts till dagens datum. Detta går att ändra. Veckodag ändras automatiskt utifrån värdet i fältet Händelsedatum. Fyll i Tidpunkt för händelse. Fältet är tvingande. 16

17 Antal i statistik sätts automatiskt till 1. Detta går att ändra. Fältet används när samma typ av händelse inträffar under en begränsad period, dvs. ett arbetspass. Fältet är tvingande. Patientklagomål ska användas vid registrering av patientklagomål. Vid registrering av vårdskada ska fältet ha värdet Nej. Vårdskada har ska vid registrering av vårdskada sättas till antingen Inträffat eller Kunnat inträffa. Fältet är tvingande. Arbetsskada har ska användas vid registrering av arbetsskador. Vid registrering av ärenden som endast är vårdskada ska fältet sättas till Ej aktuell. Fältet är tvingande. Patientens personnummer är tvingande om fältet Vårdskada har har värdet Inträffat. Rekommendation är att man alltid skriver i patientens personnummer för att underlätta utredningen. Patientens kön är också tvingande om fältet Vårdskada har har värdet Inträffat. Fältet ändras automatiskt utifrån värdet i fältet Patientens personnummer. Tillhör process används endast av vissa förvaltningar. Välj rätt process i listan. Fältet är tvingande. Fyll eventuellt i fältet Lab.remiss / blodkomponent / ärende / p-nr. Fältet kan användas för att fylla i ytterligare personnummer om mer än en patient är inblandad. Fyll i Patient/närstående informerad?. Fältet är tvingande. När fältet har värdet Ja öppnas ytterligare ett fält, Av vem. Välj enhet där händelsen upptäcktes i fältet Upptäcktes på. Fältet visar automatiskt den verksamheten användaren är anställd vid. Fältet är tvingande. o För att t.ex. välja en enhet från en annan verksamhet inom samma område klicka på områdesnamnet. Alla verksamheter på området visas. Klicka sedan på rätt verksamhet. Alla enheter på den verksamheten visas. Välj rätt enhet i listan. Beskriv händelsen så utförligt som möjligt i fältet Beskriv händelsen. Uppgifter som direkt eller indirekt kan härledas till person får inte skrivas i fältet. Om en produkt/utrustning är inblandad i händelsen, välj Ja i fältet Produkt/utrustning inblandad?. Om fältet har värdet Ja öppnas åtta nya fält. Fältet Typ av produkt är tvingande. Om händelsen är en strålningsrelaterad händelse, välj Ja i fältet Strålningsrelaterad händelse. Fyll i Förslag till förbättring. I detta fält kan rapportören ange möjlig orsak till händelsen och förslag till förbättringar. Fältet är tvingande FILER Det är möjligt att bifoga filer till ärendet. Klicka på Bläddra. Välj rätt fil och klicka på Öppna. Skriv eventuellt en kommentar i fältet Kommentar och klicka på Lägg till. 17

18 OBS! Glöm inte att klicka på Lägg till annars sparas inte filen till ärendet Spara/Skicka Klicka på Spara/Skicka för att spara ärendet. När ärendet har sparats visas en kvittens. Ärendet har nu fått ett ärendenummer och ett e-postmeddelande har skickats till en ärendeansvarig utifrån enheten i Upptäcktes på. Ett e-postmeddelande har även skickats till ansvarig person/funktion om fältet Typ av produkt har värdet Medicinsk produkt/utrustning och/eller fältet Strålningsrelaterad händelse har värdet Ja Skriv ut Om behov av att skriva ut ärendet finns, klicka på Skriv ut. 18

19 4.3 Registrera en ARBETSSKADA Klicka på Registrera för att påbörja en avvikelseregistering. En ny flik öppnas, Nytt ärende GRUNDINFORMATION Ärendenummer är tomt och fylls i när avvikelsen har sparats. Registrerad datum fylls i med dagens datum. Värden i fälten Registrerad av, Yrkeskategori och Anställd vid hämtas från Katalog i Väst. Om användaren har flera anställningar är fältet Anställd vid skrivbar och tvingande DEFINITION AV HÄNDELSE 19

20 Händelsedatum sätts till dagens datum. Detta går att ändra. Veckodag ändras automatiskt utifrån värdet i fältet Händelsedatum. Fyll i Tidpunkt för händelse. Fältet är tvingande. Antal i statistik sätts automatiskt till 1. Detta går att ändra. Fältet används när samma typ av händelse inträffar under en begränsad period, dvs. ett arbetspass. Fältet är tvingande. Patientklagomål ska användas vid registrering av patientklagomål. Vid registrering av arbetsskada ska fältet ha värdet Nej. Vårdskada har ska vid registrering av vårdskada sättas till antingen Inträffat eller Kunnat inträffa. Fältet är tvingande. En vårdskada kan rapporteras i samma ärende som en arbetsskada. Arbetsskada har ska användas vid registrering av arbetsskador. Vid registrering av arbetsskada ska fältet sättas till Inträffat eller Kunnat inträffa. Fältet är tvingande. Patientens personnummer är tvingande om fältet Vårdskada har har värdet Inträffat. Rekommendation är att man alltid skriver i patientens personnummer för att underlätta utredningen. Patientens kön är också tvingande om fältet Vårdskada har har värdet Inträffat. Fältet ändras automatiskt utifrån värdet i fältet Patientens personnummer. Fyll eventuellt i fältet Lab.remiss / blodkomponent / ärende / p-nr. Fältet kan användas för att fylla i ytterligare personnummer om mer än en patient är inblandad. Välj enhet där händelsen inträffade i fältet Inträffade på. Fältet visar automatiskt den verksamheten användaren är anställd vid. Fältet är tvingande. o För att t.ex. välja en enhet från en annan verksamhet inom samma område klicka på områdesnamnet. Alla verksamheter på området visas. Klicka sedan på rätt verksamhet. Alla enheter på den verksamheten visas. Välj rätt enhet i listan. Beskriv händelsen så utförligt som möjligt i fältet Beskriv händelsen. Uppgifter som direkt eller indirekt kan härledas till person får inte skrivas i fältet. Om en produkt/utrustning är inblandad i händelsen, välj Ja i fältet Produkt/utrustning inblandad?. Om fältet har värdet Ja öppnas åtta nya fält. Fältet Typ av produkt är tvingande. 20

21 Om händelsen är en strålningsrelaterad händelse, välj Ja i fältet Strålningsrelaterad händelse. Fyll i Förslag till förbättring. I detta fält kan rapportören ange möjlig orsak till händelsen och förslag till förbättringar. Fältet är tvingande FILER Det är möjligt att bifoga filer till ärendet. Klicka på Bläddra. Välj rätt fil och klicka på Öppna. Skriv eventuellt en kommentar i fältet Kommentar och klicka på Lägg till. OBS! Glöm inte att klicka på Lägg till, annars sparas inte filen till ärendet Spara/Skicka Klicka på Spara/Skicka för att spara ärendet. När ärendet har sparats visas en kvittens. Ärendet har nu fått ett ärendenummer och ett e-postmeddelande har skickats till en ärendeansvarig utifrån enheten i Anställd vid. Ett e-postmeddelande har även skickats till ansvarig person/funktion om fältet Typ av produkt har värdet Medicinsk produkt/utrustning och/eller fältet Strålningsrelaterad händelse har värdet Ja. 21

22 4.3.5 Skriv ut Om behov av att skriva ut ärendet finns, klicka på Skriv ut. 22

23 4.4 Registrera ett PATIENTKLAGOMÅL Klicka på Registrera för att påbörja en avvikelseregistering. En ny flik öppnas, Nytt ärende GRUNDINFORMATION Ärendenummer är tomt och fylls i när avvikelsen har sparats. Registrerad datum fylls i med dagens datum. Värden i fälten Registrerad av, Yrkeskategori och Anställd vid hämtas från Katalog i Väst. Om användaren har flera anställningar är fältet Anställd vid skrivbar och tvingande DEFINITION AV HÄNDELSE 23

24 Händelsedatum sätts till dagens datum. Detta går att ändra. Veckodag ändras automatiskt utifrån värdet i fältet Händelsedatum. Fyll i Tidpunkt för händelse. Fältet är tvingande. Antal i statistik sätts automatiskt till 1. Detta går att ändra. Fältet används när samma typ av händelse inträffar under en begränsad period, dvs. ett arbetspass. Fältet är tvingande. Patientklagomål ska ha värdet Ja vid registrering av patientklagomål. Rapporterad av ska fyllas i om det är en patient eller närstående som anmält klagomålet. Namn/Återkoppla till, Telefon-/mobilnummer, Adress, postnummer, ort och E- postadress ska fyllas i med kontaktuppgifter till patient/närstående om personen i fråga inte vill vara anonym. OBS! E-postadressen ska ej användas för att skicka information eller återkoppling till patienten/närstående. All kontakt ska tas via telefon. Typ av patientklagomål ska fyllas i. Fältet är tvingande. Patientens personnummer ska fyllas i om patienten/närstående inte vill vara anonym. Rekommendation är att man alltid skriver i patientens personnummer för att underlätta utredningen. 24

25 Patientens kön ska fyllas i. Fältet är tvingande. Fältet fylls i automatiskt om fältet Patientens personnummer har ett värde. Tillhör process används endast av vissa förvaltningar. Välj rätt process i listan. Fältet är tvingande. Fyll eventuellt i fältet Lab.remiss / blodkomponent / ärende / p-nr. Fältet kan användas för att fylla i ytterligare personnummer om mer än en patient är inblandad. Välj enhet där händelsen inträffade i fältet Inträffade på. Fältet visar automatiskt den verksamheten användaren är anställd vid. Fältet är tvingande. o För att t.ex. välja en enhet från en annan verksamhet inom samma område klicka på områdesnamnet. Alla verksamheter på området visas. Klicka sedan på rätt verksamhet. Alla enheter på den verksamheten visas. Välj rätt enhet i listan. Beskriv händelsen så utförligt som möjligt i fältet Beskriv händelsen. Uppgifter som direkt eller indirekt kan härledas till person får inte skrivas i fältet. Om en produkt/utrustning är inblandad i händelsen, välj Ja i fältet Produkt/utrustning inblandad?. Om fältet har värdet Ja öppnas åtta nya fält. Fältet Typ av produkt är tvingande. Om händelsen är en strålningsrelaterad händelse, välj Ja i fältet Strålningsrelaterad händelse. Fyll i Förslag till förbättring. I detta fält kan rapportören ange möjlig orsak till händelsen och förslag till förbättringar. Fältet är tvingande FILER Det är möjligt att bifoga filer till ärendet. Klicka på Bläddra. Välj rätt fil och klicka på Öppna. Skriv eventuellt en kommentar i fältet Kommentar och klicka på Lägg till. OBS! Glöm inte att klicka på Lägg till, annars sparas inte filen till ärendet Spara/Skicka Klicka på Spara/Skicka för att spara ärendet. När ärendet har sparats visas en kvittens. 25

26 Ärendet har nu fått ett ärendenummer och ett e-postmeddelande har skickats till en ärendeansvarig utifrån enheten i Inträffade på. Ett e-postmeddelande har även skickats till ansvarig person/funktion om fältet Typ av produkt har värdet Medicinsk produkt/utrustning och/eller fältet Strålningsrelaterad händelse har värdet Ja Skriv ut Om behov av att skriva ut ärendet finns, klicka på Skriv ut. 26

27 4.5 Registrera ÖVRIGA AVVIKELSER Enligt beskrivning nedan kan man registrera t.ex. säkerhet/miljö/it-avvikelse. Klicka på Registrera för att påbörja en avvikelseregistering. En ny flik öppnas, Nytt ärende GRUNDINFORMATION Ärendenummer är tomt och fylls i när avvikelsen har sparats. Registrerad datum fylls i med dagens datum. Värden i fälten Registrerad av, Yrkeskategori och Anställd vid hämtas från Katalog i Väst. Om användaren har flera anställningar är fältet Anställd vid skrivbar och tvingande DEFINITION AV HÄNDELSE 27

28 Händelsedatum sätts till dagens datum. Detta går att ändra. Veckodag ändras automatiskt utifrån värdet i fältet Händelsedatum. Fyll i Tidpunkt för händelse. Fältet är tvingande. Antal i statistik sätts automatiskt till 1. Detta går att ändra. Fältet används när samma typ av händelse inträffar under en begränsad period, dvs. ett arbetspass. Fältet är tvingande. Patientklagomål ska användas vid registrering av patientklagomål. Vid registrering av avvikelse rörande IT, säkerhet och miljö ska fältet ha värdet Nej. Vårdskada har ska vid registrering av en avvikelse rörande IT, säkerhet och miljö ha värdet Ej aktuellt. Fältet är tvingande. Arbetsskada har ska vid registrering av en avvikelse rörande IT, säkerhet och miljö ha värdet Ej aktuellt. Fältet är tvingande. Patientens personnummer ska fyllas i om en patient varit inblandad. Patientens kön ändras automatiskt utifrån värdet i fältet Patientens personnummer. Fyll eventuellt i fältet Lab.remiss / blodkomponent / ärende / p-nr. Fältet kan användas för att fylla i ytterligare personnummer om mer än en patient är inblandad. Välj enhet där händelsen upptäcktes i fältet Upptäcktes på. Fältet visar automatiskt den verksamheten användaren är anställd vid. Fältet är tvingande. o För att t.ex. välja en enhet från en annan verksamhet inom samma område klicka på områdesnamnet. Alla verksamheter på området visas. Klicka sedan på rätt verksamhet. Alla enheter på den verksamheten visas. Välj rätt enhet i listan. Beskriv händelsen så utförligt som möjligt i fältet Beskriv händelsen. Uppgifter som direkt eller indirekt kan härledas till person får inte skrivas i fältet. Om en produkt/utrustning är inblandad i händelsen, välj Ja i fältet Produkt/utrustning inblandad?. Om fältet har värdet Ja öppnas åtta nya fält. Fältet Typ av produkt är tvingande. Om händelsen är en strålningsrelaterad händelse, välj Ja i fältet Strålningsrelaterad händelse. Fyll i Förslag till förbättring. I detta fält kan rapportören ange möjlig orsak till händelsen och förslag till förbättringar. Fältet är tvingande. 28

29 4.5.3 FILER Det är möjligt att bifoga filer till ärendet. Klicka på Bläddra. Välj rätt fil och klicka på Öppna. Skriv eventuellt en kommentar i fältet Kommentar och klicka på Lägg till. OBS! Glöm inte att klicka på Lägg till, annars sparas inte filen till ärendet Spara/Skicka Klicka på Spara/Skicka för att spara ärendet. När ärendet har sparats visas en kvittens. Ärendet har nu fått ett ärendenummer och ett e-postmeddelande har skickats till en ärendeansvarig utifrån enheten i Upptäcktes på. Ett e-postmeddelande har även skickats till ansvarig person/funktion om fältet Typ av produkt har värdet Medicinsk produkt/utrustning och/eller fältet Strålningsrelaterad händelse har värdet Ja Skriv ut Om behov av att skriva ut ärendet finns, klicka på Skriv ut. 29

30 4.6 Efter registrering När användaren är klar med arbetet i MedControl PRO, måste användaren logga ut. Detta görs genom att klicka på länken Logga ut. Om användaren inte loggar ut är användaren fortfarande inloggad i 90 minuter, även om användaren har stängt webbläsaren. Det finns ingen möjlighet för rapportören att ändra den information som har registrerats. Behövs ärendet kompletteras med information, kontakta ärendeansvarig. Öppna ärendet antingen genom kvittensen eller Pågåendefliken. Klicka på ärendenumret. Gå till delen ÄRENDEANSVARIG. Klicka på e-postknappen. Ärendeansvariges e-postadress visas i fältet Till. Skriv lämpligt Ämne och Meddelande. När ärendet sparas skickas e-postmeddelandet. 30

31 5 Hantering av avvikelser När ärendet har registrerats skickas ärendet till en ärendeansvarig. Vem som blir ärendeansvarig sätts automatiskt beroende på olika villkor i registreringsdelen. Avvikelser rörande arbetsskada eller risk för arbetsskada skickas till ansvarig enligt fältet Anställd vid. Avvikelser rörande vårdskada eller risk för vårdskada skickas till ansvarig där händelsen upptäcktes. Avvikelser rörande både vårdskada och arbetsskada skickas till ansvarig enligt fältet Anställd vid. Avvikelser rörande patientklagomål skickas till ansvarig där händelsen inträffade. Avvikelser rörande övriga ärenden skickas till ansvarig där händelsen upptäcktes. 5.1 Faser Ett ärende är uppdelat i fem olika faser: ärendeansvarigfasen, utredningsfasen, åtgärdsfasen, uppföljningsfasen och avslutadfasen. Vilken fas ärendet är i visas med statussymbolen,. Fas Ärendeansvarig Utredning Åtgärd Uppföljning Avslutad Status 5.2 Ärendeansvarigfasen Ärendeansvarig är ansvarig för att skicka ärendet för utredning. För att öppna ärendet kan ärendeansvarig antingen klicka på länken i e-postmeddelandet som skickats efter registreringen, öppna ärendet från fliken Att göra eller öppna ärendet från fliken Pågående Öppna ärendet Öppna ärendet från e-postmeddelande Öppna e-postmeddelandet. Klicka på ärendenumret. Ett nytt webbfönster öppnas med inloggningsruta till MedControl PRO. Logga in. Ny flik öppnas med ärendet Öppna ärendet från Att göra Logga in i MedControl PRO. Klicka på fliken Att göra. Klicka på ärendenumret. Ny flik öppnas med ärendet Öppna ärendet från Pågående 31

32 Logga in i MedControl PRO. Klicka på fliken Pågående. Klicka på ärendenumret. Ny flik öppnas med ärendet GRUNDINFORMATION Ärendenummer innehåller ärendets ärendenummer. Registrerad datum visar datumet då ärendet registrerades. Värden i fälten Registrerad av, Yrkeskategori och Anställd vid visar information angående rapportören av ärendet och är hämtat från Katalog i Väst. Status visar i vilken fas ärendet befinner sig i. Om ärendet är i ärendeansvarigfasen visas DEFINITION AV HÄNDELSE DEFINITION AV HÄNDELSE innehåller den information som rapportören har registrerat. Vissa fält är skrivbara för ärendeansvarig utifall att ytterligare utredning visar att inrapporterad information inte stämmer, t.ex. patientens personnummer. Det finns dock ingen möjlighet att ändra i textfälten Beskriv händelsen och Förslag till förbättring. Skulle dessa fält behöva kompletteras ska detta göras i ärendeansvariges kommentarsfält. 32

33 Ärendeansvarig har även möjlighet att ändra fälten Vårdskada har och Arbetsskada har om rapportören har valt fel i dessa fält ÄRENDEANSVARIG Kommentera avvikelsen i journalfältet Kommentar. Om komplettering av fälten Beskriv händelsen och Förslag till förbättring behövs ska detta skrivas av ärendeansvarig i fältet Kommentar Klassificering av VÅRDSKADA, PATIENTKLAGOMÅL, ÖVRIGA AVVIKELSER Välj den enhet/verksamhet som ska utreda avvikelsen i Händelsen utreds av. Fältet visar automatiskt den verksamheten användaren är anställd vid. Fältet är tvingande Klassificering av ARBETSSKADA Välj den enhet/verksamhet som ska utreda avvikelsen i Händelsen utreds av. Fältet visar automatiskt den verksamheten användaren är anställd vid. Fältet är tvingande. 33

34 Göra arbetsskadeanmälan? visas om fältet Arbetsskada har har värdet Inträffat. Om fältet har värdet Ja öppnas en länk till blanketter på intränätet. Fältet är tvingande YTTERLIGARE BERÖRDA Möjligheten finns att skicka ärendet vidare till ytterligare berörda. Rollfältet Ärendeansvarig enhets verksamhetschef tilldelas automatiskt utifrån vad rapportören har registrerat. o Om verksamhetschefen behöver ta ställning till avvikelsen, klicka på e- postknappen. Verksamhetschefens e-postadress visas i fältet Till. Skriv lämpligt Ämne och Meddelande. När ärendet sparas skickas e- postmeddelandet. Det finns möjlighet att skicka ärendet vidare för kännedom genom att välja berörd person i fälten För kännedom 1 4. Alla rollpersoner samt användare som någonsin loggat in i MedControl PRO finns valbara i dessa rollfält. Ställ markören i rollfältet och skriv personens namn, t.ex. Mari Jonsson. En lista visas över personer med detta namn. Klicka på namnet. Namnet visas nu i rollfältet. OBS! Glöm inte att klicka på e-postknappen för att skicka ett e-postmeddelande till vald person. Personens e-postadress visas i fältet Till. Skriv lämpligt Ämne och Meddelande. När ärendet sparas skickas ett e-postmeddelande till vald person. Fältet Kommentar innehåller kommentarer från rollpersoner i YTTERLIGA BERÖRDA. 34

35 5.2.8 FILER Det är möjligt att bifoga filer till ärendet. Klicka på Bläddra. Välj rätt fil och klicka på Öppna. Skriv eventuellt en kommentar i fältet Kommentar och klicka på Lägg till. OBS! Glöm inte att klicka på Lägg till, annars sparas inte filen till ärendet Spara/Skicka Klicka på Spara/Skicka för att spara ärendet. När ärendet har sparats visas en kvittens. När ärendet har sparats skickas ett e-postmeddelande till ärendeansvarig på den enhet som ska utreda avvikelsen. E-postmeddelandet skickas inte om utredande ärendeansvarig är samma som påloggad användare Skriv ut Om behov av att skriva ut ärendet finns, klicka på Skriv ut. 35

36 5.3 Utredningsfasen Orsaksutredaren är ansvarig för att utreda avvikelsen. Orsaksutredaren kan även skicka ärendet till en kompletterande orsaksutredare. För att öppna ärendet kan orsaksutredaren antingen klicka på länken i e-postmeddelandet som skickats från ärendeansvarig, öppna ärendet från fliken Att göra eller öppna ärendet från fliken Pågående Öppna ärendet Öppna ärendet från e-postmeddelande Öppna e-postmeddelandet. Klicka på ärendenumret. Ett nytt webbfönster öppnas med inloggningsruta till MedControl PRO. Logga in. Ny flik öppnas med ärendet Öppna ärendet från Att göra Logga in i MedControl PRO. Klicka på fliken Att göra. Klicka på ärendenumret. Ny flik öppnas med ärendet Öppna ärendet från Pågående Logga in i MedControl PRO. Klicka på fliken Pågående. Klicka på ärendenumret. Ny flik öppnas med ärendet Handläggning När ärendeansvarig har valt enhet i Händelsen utreds av och sparat ärendet tilldelas rollen som orsaksutredare till den som är ärendeansvarig för den utredande enheten. Orsaksutredaren kan antingen utföra utredningen själv eller skicka ärendet till en annan utredare inom sin egen enhet Vidarebefordra ärendet till en annan orsaksutredare Gå till ORSAK. Ställ markören i rollfältet Orsaksutredare och skriv personens namn. En lista visas över personer med detta namn. Klicka på namnet. Namnet visas nu i rollfältet. 36

37 För att få en lista över alla valbara kanditater, skriv * i fältet. Klicka på Spara/Skicka. När ärendet har sparats skickas ett e-postmeddelande till orsaksutredaren GRUNDINFORMATION Ärendenummer innehåller ärendets ärendenummer. Registrerad datum visar datumet då ärendet registrerades. Värden i fälten Registrerad av, Yrkeskategori och Anställd vid visar information angående rapportören av ärendet och är hämtat från Katalog i Väst. Status visar i vilken fas ärendet befinner sig i. Om ärendet är i utredningsfasen visas DEFINITION AV HÄNDELSE DEFINITION AV HÄNDELSE innehåller den information som rapportören har registrerat. Vissa fält är skrivbara för orsaksutredaren utifall att ytterligare utredning visar att inrapporterad information inte stämmer, t.ex. patientens personnr. Det finns dock ingen möjlighet att ändra i textfälten Beskriv händelsen och Förslag till förbättring. Skulle dessa fält behöva kompletteras ska detta göras i orsaksutredarens kommentarsfält Resultat av orsaksutredning. 37

38 Orsaksutredaren har även möjlighet att ändra fälten Vårdskada har och Arbetsskada har om rapportören har valt fel i dessa fält ÄRENDEANSVARIG ÄRENDEANSVARIG innehåller kommentarer från den som är ärendeansvarig för ärendet. Rollfältet Ärendeansvarig visar vilken enhet som är ärendeansvarig för ärendet. Fältet Kommentar kan innehålla kompletterande information som behövs för utredningen av ärendet Klassificering av VÅRDSKADA, PATIENTKLAGOMÅL, ÖVRIGA AVVIKELSER Händelsen utreds av visar vilken enhet som utreder ärendet. Om ärendet har skickats till fel enhet för utredning finns möjlighet att ändra detta. Klicka på Öppnaknappen. Välj rätt enhet och klicka på Spara/Skicka. När ärendet sparas tilldelas ärendeansvarig på vald enhet en roll som orsaksutredare och ett e-postmeddelande skickas. Om även åtgärdsansvarig och uppföljningsansvarig ska ändras, måste detta göras manuellt. Fältet är tvingande. 38

39 Orsak till händelsen är en flervalslista. Klicka på en rubrik för att komma åt koderna. Välj kod(er) som beskriver orsaken till händelsen. Möjlighet finns att välja flera koder. Fältet är tvingande. Riskmatrisen fylls i genom att klicka på rätt ruta. Ett kryss visas i rutan. För en beskrivning av Allvarlighetsgrad och Sannolikhet för upprepande klicka på länken. Ett nytt fönster öppnas. Om någon av de röda rutorna fylls i skickas ett e- postmeddelande till verksamhetschefen när ärendet sparas. Matrisen är tvingande Klassificering av ARBETSSKADA Händelsen utreds av visar vilken enhet som utreder ärendet. Om ärendet har skickats till fel enhet för utredning finns möjlighet att ändra detta. Klicka på Öppnaknappen. Välj rätt enhet och klicka på Spara/Skicka. När ärendet sparas tilldelas ärendeansvarig på vald enhet en roll som orsaksutredare och ett e-postmeddelande skickas. Om även åtgärdsansvarig och uppföljningsansvarig ska ändras, måste detta göras manuellt. Fältet är tvingande. Göra arbetsskadeanmälan? visas om Arbetsskada har har värdet Inträffat. Om fältet har värdet Ja öppnas en länk till blanketter på intränätet. Fältet är tvingande. Orsak till händelsen är en flervalslista. Klicka på en rubrik för att komma åt koderna. Välj kod(er) som beskriver orsaken till händelsen. Möjlighet finns att välja flera koder. Fältet är tvingande. 39

40 Orsak till arbetsskada visas om Göra arbetsskadeanmälan? har värdet Ja. Fältet är en flervalslista, dvs. möjligheten finns att välja flera koder. Fältet är tvingande. Riskmatrisen fylls i genom att klicka på rätt ruta. Ett kryss visas i rutan. För en beskrivning av Allvarlighetsgrad och Sannolikhet för upprepande klicka på länken. Ett nytt fönster öppnas. Om någon av de röda rutorna fylls i skickas ett e- postmeddelande till verksamhetschefen när ärendet sparas. Matrisen är tvingande ORSAK Rollfältet Orsaksutredare visar vem som är orsaksutredare för ärendet. Utredning planerad visar datumet då orsaksutredningen bör vara klar. Datumet sätts två veckor från dagen då ärendeansvarig har skickat ärendet för utredning. Datumet kan ändras. Utredning klar fylls i när utredningen är klar. Datumet sätts till dagens datum. Orsaksutredaren kan skicka ärendet till en kompletterande orsaksutredare. Alla rollpersoner kan väljas som kompletterande orsaksutredare. Se rubrik I kommentarsfältet Resultat av orsaksutredning ska resultatet av orsaksutredningen beskrivas. Fyll i Händelseanalys om en händelseanalys ska initieras eller ej. Om fältet har värdet Bör initieras måste fältet sättas till Avslutad eller Ej aktuellt innan ärendet kan avslutas. Om händelseanalysen avslutas före orsaksutredningsfasen är avslutad kan orsaksutredaren samt verksamhetschefen ändra fältet till Avslutad eller Ej aktuellt. Endast verksamhetschefen kan ändra fältet i åtgärds- och uppföljningsfasen. Om fältet har värdet Bör initeras skickas ett e-postmeddelande till verksamhetschefen när ärendet sparas. Fältet är tvingande. Till lex Maria ansvarig för bedömning? fylls i av verksamhetschefen om ärendet ska skickas till chefläkaren för bedömning. Fältet visas om Vårdskada har har värdet Inträffat eller Kunnat inträffa Lägga till kompletterande orsaksutredare Välj Ja i fältet Krävs kompletterande orsaksutredare?. Tre nya fält öppnas. Välj kompletterande orsaksutredare i fältet Kompletterande orsaksutredare. Ställ markören i rollfältet och skriv personens namn, t.ex. Mari Jonsson. En lista visas över personer med detta namn. Klicka på namnet. Namnet visas nu i rollfältet. Fältet är 40

41 tvingande. För att få en lista över alla valbara kanditater skriv * i fältet. Fyll i datum då kompletterande utredningen bör vara klar i Kompl. utredning planerad. Den kompletterande orsaksutredaren kan endast skriva i kommentarsfältet Resultat av orsaksutredning. När ärendet sparas skickas ett e-postmeddelande till den kompletterande orsaksutredaren ÅTGÄRD Orsaksutredaren kan ändra åtgärdsansvarig till en rollperson på den utredande enheten UPPFÖLJNING Orsaksutredaren kan ändra uppföljningsansvarig till en rollperson på den utredande enheten YTTERLIGARE BERÖRDA Rollfältet Utredande enhets verksamhetschef tilldelas automatiskt utifrån den enhet ärendeansvarig har valt i Händelsen utreds av. o Om verksamhetschefen behöver ta ställning till avvikelsen, klicka på e- postknappen. Verksamhetschefens e-postadress visas i fältet Till. Skriv lämpligt Ämne och Meddelande. När ärendet sparas skickas e- postmeddelandet. Det finns möjlighet att skicka ärendet vidare för kännedom genom att välja berörd person i fälten För kännedom 1 4. Alla rollpersoner samt användare som någonsin loggat in i MedControl PRO finns valbara i dessa rollfält. Ställ markören i rollfältet och skriv personens namn, t.ex. Mari Jonsson. En lista visas över personer med detta namn. Klicka på namnet. Namnet visas nu i rollfältet. 41

42 OBS! Glöm inte att klicka på e-postknappen för att skicka ett e-postmeddelande till vald person. Personens e-postadress visas i fältet Till. Skriv lämpligt Ämne och Meddelande. När ärendet sparas skickas ett e-postmeddelande till vald person. Fältet Kommentar innehåller kommentarer från rollpersoner i YTTERLIGA BERÖRDA FILER Det är möjligt att bifoga filer till ärendet. Klicka på Bläddra. Välj rätt fil och klicka på Öppna. Skriv eventuellt en kommentar i fältet Kommentar och klicka på Lägg till. OBS! Glöm inte att klicka på Lägg till, annars sparas inte filen till ärendet Spara/Skicka Klicka på Spara/Skicka för att spara ärendet. När ärendet har sparats visas en kvittens. Om fältet Händelseanalys har värdet Bör initieras skickas ett e-postmeddelande till verksamhetschefen för den utredande enheten. Om Riskmatrisen har värdet 3 skickas ett e-postmeddelande till verksamhetschefen för den utredande enheten. 42

43 Avslut av orsaksutredningsfasen När orsaksutredningen är klar ska fältet Utredning klar fyllas i. Alla fält som är tvingande vid avslut av orsaksutredningsfasen blir gula och/eller en röd * visas bredvid. Den kompletterande orsaksutredningen måste vara klar innan orsaksutredningsfasen kan avslutas. När ärendet har sparats sätts datumet i Utredning klar till dagens datum och ett ett e- postmeddelande skickas till åtgärdsansvarig. E-postmeddelandet skickas inte om åtgärdsansvarig är samma som påloggad användare Skriv ut Om behov av att skriva ut ärendet finns, klicka på Skriv ut. 43

44 5.4 Åtgärdsfasen Åtgärdsansvarig är ansvarig för att avvikelsen åtgärdas. Åtgärdsansvarig kan även skicka ärendet till en kompletterande åtgärdsansvarig. För att öppna ärendet kan åtgärdsansvarig antingen klicka på länken i e-postmeddelandet som skickats från orsaksutredaren, öppna ärendet från fliken Att göra eller öppna ärendet från fliken Pågående Öppna ärendet Öppna ärendet från e-postmeddelande Öppna e-postmeddelandet. Klicka på ärendenumret. Ett nytt webbfönster öppnas med inloggningsruta till MedControl PRO. Logga in. Ny flik öppnas med ärendet Öppna ärendet från Att göra Logga in i MedControl PRO. Klicka på fliken Att göra. Klicka på ärendenumret. Ny flik öppnas med ärendet Öppna ärendet från Pågående Logga in i MedControl PRO. Klicka på fliken Pågående. Klicka på ärendenumret. Ny flik öppnas med ärendet Handläggning När orsaksutredaren har avslutat orsaksfasen påbörjas åtgärdsfasen. Om åtgärdsansvarig är annan än orsaksutredaren skickas ett e-postmeddelande till åtgärdsansvarig när orsaksutredaren har avslutat orsaksfasen. Åtgärdsansvarig kan antingen utföra åtgärden själv eller skicka ärendet till en annan person inom sin egen enhet Vidarebefordra ärendet till en annan åtgärdsansvarig Gå till ÅTGÄRD. Ställ markören i rollfältet Åtgärdsansvarig och skriv personens namn. En lista visas över personer med detta namn. Klicka på namnet. Namnet visas nu i rollfältet. 44

45 För att få en lista över alla valbara kanditater, skriv * i fältet. Klicka på Spara/Skicka. När ärendet har sparats skickas ett e-postmeddelande till åtgärdsansvarig GRUNDINFORMATION Ärendenummer innehåller ärendets ärendenummer. Registrerad datum visar datumet då ärendet registrerades. Värden i fälten Registrerad av, Yrkeskategori och Anställd vid visar information angående rapportören av ärendet och är hämtat från Katalog i Väst. Status visar i vilken fas ärendet befinner sig i. Om ärendet är i åtgärdsfasen visas DEFINITION AV HÄNDELSE DEFINITION AV HÄNDELSE innehåller den information som rapportören har registrerat. 45

46 5.4.5 ÄRENDEANSVARIG ÄRENDEANSVARIG innehåller kommentarer från den som är ärendeansvarig för ärendet. Rollfältet Ärendeansvarig visar vilken enhet som är ärendeansvarig för ärendet. Fältet Kommentar innehåller kommentarer från ärendeansvarig Klassificering av VÅRDSKADA, PATIENTKLAGOMÅL OCH ÖVRIGA AVVIKELSER Händelsen utreds av visar vilken enhet som utreder ärendet. Orsak till händelsen innehåller koder som beskriver orsaken till händelsen. Inköpsområde visas endast för användare som är anställda på Regionservice. Fältet visas om Produkt/utrustning inblandad? har värdet Ja. Riskmatrisen beskriver Allvarlighetsgraden och Sannolikheten för upprepande. För en beskrivning av riskmatrisen klicka på länken. Ett nytt fönster öppnas. Åtgård är en flervalslista. Välj kod(er) som beskriver åtgärden. Möjlighet finns att välja flera koder. 46

47 5.4.7 Klassificering av ARBETSSKADA Händelsen utreds av visar vilken enhet som utreder ärendet. Göra arbetsskadeanmälan? visas om Arbetsskada har har värdet Inträffat. Om fältet har värdet Ja visas en länk till blanketter på intränätet. Orsak till händelsen innehåller koder som beskriver orsaken till händelsen. Orsak till arbetsskada visas om Göra arbetsskadeanmälan? har värdet Ja. Fältet innehåller koder som beskriver orsaken till arbetsskadan. Inköpsområde visas endast för användare som är anställda på Regionservice. Fältet visas om Produkt/utrustning inblandad? har värdet Ja. Riskmatrisen beskriver Allvarlighetsgraden och Sannolikheten för upprepande. För en beskrivning av riskmatrisen klicka på länken. Ett nytt fönster öppnas. Åtgård är en flervalslista. Välj kod(er) som beskriver åtgärden. Möjlighet finns att välja flera koder. 47

48 5.4.8 ORSAK Rollfältet Orsaksutredare visar vem som är orsaksutredare för ärendet. Utredning planerad visar datumet då orsaksutredningen bör vara klar. Utredning klar visar när utredningen avslutades. Fältet Krävs kompletterande orsaksutredare? visar om ärendet kräver en kompletterande orsaksutredare. Rollfältet Kompletterande orsaksutredare visar vem som är kompletterande orsaksutredare för ärendet. Kompl. utredning planerad visar datumet då den kompletterande orsaksutredningen bör vara klar. Kompl. utredning klar visar när den kompletterande utredningen avslutades. Kommentarsfältet Resultat av orsaksutredning beskriver resultatet av orsaksutredningen. Fältet Händelseanalys visar om en händelseanalys ska initieras, är ej aktuell eller är avslutad ÅTGÄRD Rollfältet Åtgärdsansvarig visar vem som är åtgärdsansvarig för ärendet. Åtgärd planerad visar datumet då åtgärden bör vara klar. Datumet sätts 45 dagar från dagen då orsaksutredaren har avslutat utredningsfasen. Datumet kan ändras. Åtgärd klar fylls i när åtgärden är klar. Datumet sätts till dagens datum. Åtgärdsansvarig kan skicka ärendet till en kompletterande åtgärdsansvarig. Alla rollpersoner kan väljas som kompletterande åtgärdsansvarig. Se rubrik I kommentarsfältet Beskrivning av genomförda åtgärder ska de genomförda åtgärderna beskrivas. Svar till patient/närstående visas om fältet Patientklagomål har värdet Ja. Fältet är tvingande. Svar lämnat visas om fältet Svar till patient/närstående har värdet Ja. Fältet är ett datumfält. 48

49 Lägga till kompletterande åtgärdsansvarig Välj Ja i fältet Krävs kompletterande åtgärdsansvarig?. Tre nya fält öppnas. Välj kompletterande åtgärdsansvarig i fältet Kompletterande åtgärdsansvarig. Ställ markören i rollfältet och skriv personens namn. En lista visas över personer med detta namn, t.ex. Mari Jonsson. Klicka på namnet. Namnet visas nu i rollfältet. Fältet är tvingande. För att få en lista över alla valbara kanditater skriv * i fältet. Fyll i datum då den kompletterande åtgärden bör vara klar i Kompl. åtgärd planerad. Den kompletterande åtgärdsansvarig kan endast skriva i kommentarsfältet Beskrivning av genomförda åtgärder. När ärendet sparas skickas ett e-postmeddelande till den kompletterande åtgärdsansvarige UPPFÖLJNING Åtgärdsansvarig kan ändra uppföljningsansvarig till en rollperson på den utredande enheten YTTERLIGARE BERÖRDA Det finns möjlighet att skicka ärendet vidare för kännedom genom att välja berörd person i fälten För kännedom 1 4. Alla rollpersoner samt användare som någonsin loggat in i MedControl PRO finns valbara i dessa rollfält. Ställ markören i rollfältet och skriv personens namn, t.ex. Mari Jonsson. En lista visas över personer med detta namn. Klicka på namnet. Namnet visas nu i rollfältet. 49

50 För att få en lista över alla valbara kanditater skriv * i fältet. OBS! Glöm inte att klicka på e-postknappen för att skicka ett e-postmeddelande till vald person. Personens e-postadress visas i fältet Till. Skriv lämpligt Ämne och Meddelande. När ärendet sparas skickas ett e-postmeddelande till vald person. Fältet Kommentar innehåller kommentarer från rollpersoner i YTTERLIGA BERÖRDA FILER Det är möjligt att bifoga filer till ärendet. Klicka på Bläddra. Välj rätt fil och klicka på Öppna. Skriv eventuellt en kommentar i fältet Kommentar och klicka på Lägg till. OBS! Glöm inte att klicka på Lägg till, annars sparas inte filen till ärendet Spara/Skicka Klicka på Spara/Skicka för att spara ärendet. När ärendet har sparats visas en kvittens. 50