Åstorps kommuns revisorer. Granskning av intern kontroll Revisionsrapport. Nr

Transkript

1 ABCD Nr Åstorps kommuns revisorer Granskning av intern kontroll 2015 Revisionsrapport Nr Granskningsrapporten är beställd av revisionen i Åstorps kommun genom: Bengt Sebring Mats Lindskog Bengt Joehns Harri Rosqvist Kristoffer Glinka Antal sidor 17

2 ABCD Åstorps kommun Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund och syfte 2 3. Frågeställningar 2 4. Revisionskriterier 2 5. Avgränsning 3 6. Metod 3 7. På vilket sätt arbetar kommunen med intern kontroll? 3 8. På vilket sätt bedrivs intern kontroll i respektive nämnd? Kommunstyrelsen Bedömning Bildningsnämnden Bedömning Socialnämnden Bedömning Kultur- och fritidsnämnden Bedömning Bygg och miljönämnden Bedömning Räddningsnämnden (gemensam nämnd med Klippans kommun) Bedömning Överförmyndarnämnden 13 Bedömning Sammanfattande bedömning 14

3 1. Sammanfattning Åstorps kommuns revisorer gav KPMG i uppdrag att granska kommunens arbete med intern kontroll. Ett flertal frågeställningar ställdes, vilka revisionen önskade svar på. Vi kan konstatera att Åstorps kommuns arbete med intern kontroll sker på ett ändamålsenligt sätt. Det finns en god och tydlig struktur avseende arbetet med riskbedömning och återrapportering av kontrollmoment. Vi uppfattar att den centrala arbetsgrupp som arbetar fortlöpande med utvecklingen av den interna kontrollen och strukturen för kontrollmiljön är lyhörd för förändringar och förbättringar. Vi anser att nämnderna bör öka fokuseringen på kärnverksamheten i den interna kontrollen och inte enbart administrativa stödfunktioner och rutiner. Det är viktigt att kontrollera områden som är väsentliga för att nå målen med verksamheten. Vi vill återigen påpeka att vissa funktioner som kontrolleras återkommande varje år bör kartläggas noggrant för att utveckla fasta kontrollstationer i processerna. Vi uppfattar att styrelsen och nämnderna följer kommunens reglemente och bedriver intern kontroll på ett ändamålsenligt sätt men att det finns tydliga förbättringsområden. 1 Kontrollmoment enligt uppdrag Sammanfattande iakttagelse 1.1 Gör nämnden risk och väsentlighetsanalys? Kommunstyrelsen och samtliga nämnder gör risk och väsentlighets- analys. 1.2 Upprättas en intern kontrollplan? Kommunstyrelsen och samtliga nämnder upprättar en intern kontrollplan. 1.3 Återspeglas riskerna i det interna kontrollarbetet/planen? I samtliga interna kontrollplaner återspeglas riskbedömningen. 1.4 Häver man risker som är identifierade? Samtliga nämnder och styrelsen identifierar förbättringsområde vid utförd kontroll. 1.5 Sker uppföljning och återrapportering? Samtliga interna kontrollplaner återrapporteras och följs upp. 1.6 Är den interna kontrollen relaterad till kärnverksamheten? Vi bedömer att det finns förbättringsmöjligheter inom detta område. 1

4 2. Bakgrund och syfte Åstorps kommuns revisorer gör en årlig uppföljning av kommunens arbete med den interna kontrollen. Vid revisionsmötet beställdes granskning av kommunens arbete med den interna kontrollen för Revisorerna önskar även en bedömning om kontrollområdena är relaterande till huvudverksamheten. 3. Frågeställningar Revisorerna vill ha svar på följande frågeställningar: På vilket sätt arbetar kommunen med intern kontroll? På vilket sätt bedrivs intern kontroll i respektive nämnd? Gör kommunstyrelsen och nämnderna risk- och väsentlighetsanalys? Upprättas det en intern kontrollplan? Återspeglas riskerna i det interna kontrollarbetet/planen? Hur häver man risker som är identifierade? Hur sker uppföljning och återrapportering? Är den interna kontrollen relaterad till huvudverksamheten? 4. Revisionskriterier Kommunallag (1991:900) I 6 kap. kommunallagen (SFS 1991:900) fastställs kommunstyrelsens och nämndernas ansvar vad gäller intern kontroll. 1 Styrelsen skall leda och samordna förvaltningen av kommunens eller landstingets angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet. 7 Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. 2

5 I 9 kap. 9 i ovan nämnda lag anges att revisorerna prövar om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. Interna regelverk och policyer Kommunen har sedan 2003 ett reglemente för intern kontroll. Reglementet stipulerar hur det interna kontrollarbetets skall bedrivas. COSO modellen Modellen försöker definiera begreppet, föreslår en struktur samt ger en beskrivning av de komponenter (kontrollmiljö, riskmiljö, kommunikation, kontrollaktiviteter och uppföljning) som ingår i den interna kontrollen. Modellen är numera även vedertagen inom offentlig sektor. 5. Avgränsning Granskningen avser, bildningsnämnden, bygg- och miljönämnden, kommunstyrelsen, kultur- och fritidsnämnden, räddningstjänsten, socialnämnden och överförmyndarnämnden. 6. Metod Dokumentstudie av relevanta dokument Intervjuer med tjänstemän (se bilaga) Frågeformulär 7. På vilket sätt arbetar kommunen med intern kontroll? Internkontrollen kan beskrivas som en process genom vilken kommunens styrelse och utskott, ledning och annan personal skaffar sig en rimlig säkerhet för att kommunens mål skall uppnås. Åstorps kommun har sedan en tid tillbaka en organisation för det interna kontrollarbetet där varje nämnd är ansvarig inom sitt verksamhetsområde och kommunstyrelsen som övergripande ansvarig i kommunen. Kommunledningskontoret samordnar och koordinerar internkontrollarbetet i kommunen och varje nämnd har en ansvarig för arbetet med intern kontroll på respektive förvaltning. Kommunstyrelsen erhåller en samlad rapportering av nämnderna och förvaltningarnas arbeta med intern kontroll. 3

6 Under hösten 2015 har kommunen påbörjat arbetet med att integrera den interna kontrollen med Stratsys (system för verksamhetsstyrning). Till våren kommer möten att hållas med leverantören för att infoga underlagen för de interna kontrollen i systemet. Man kommer under första året att använda sig av befintliga interna kontrollplaner som sedan skall följas upp via Stratsys. Nämnderna utgår från en bruttorisklista, utifrån denna lista görs bedömningar av vilka risker som finns för att verksamheten inte ska nå sina mål. Även riskbedömning utifrån processer och rutiner tas med i bruttorisklistan. Som underlag till bruttorisklistan ska även en dokumenterad risk- och väsentlighetsbedömning upprättas. Av vår granskning framgår att samtliga interna kontrollplaner för 2015 följer de stipulerade mallar som finns. Vi kan konstatera att det finns en god struktur för det interna kontrollarbetet i kommunen. Arbetet är väl dokumenterat och användningen av bruttorisklistorna gör att sannolikheten för att missa kontrollområden minskar såvida samtliga verksamhetsområden täcks in. Samtliga interna kontrollplaner är avrapporterade till respektive nämnd och kommunstyrelsen 2015/ På vilket sätt bedrivs intern kontroll i respektive nämnd? 8.1 Kommunstyrelsen 1 Kontrollmoment enligt uppdrag Ja Nej 1.1 Gör styrelsen risk och väsentlighetsanalys? 1.2 Upprättas en intern kontrollplan? 1.3 Återspeglas riskerna i det interna kontrollarbetet/planen? 1.4 Häver man risker som är identifierade? 1.5 Sker uppföljning och återrapportering? 1.6 Är den interna kontrollen relaterad till kärnverksamheten? 4

7 Kommentarer 1.1 För bruttorisklistan 2015 identifierades 10 riskområden. Utifrån dessa riskområden valdes 9 områden ut som kontrollområden. 1.2 I enlighet med kommunens reglemente upprättas en intern kontrollplan. Den interna kontrollplanen för kommunstyrelsen antogs (KFSD 2015/9) 1.3 Utifrån bruttorisklistan valdes de 9 kontrollområden ut som, enligt risk- och väsentlighetsbedömningen, var de mest väsentliga kontrollområdena. Fyra av områdena har identifierats tidigare och har också varit föremål för kontroll i tidigare interna kontrollplaner samt samt genom revisionens granskningar. Under 2015 granskades följande områden: representationsfakturor upphandling/avtal Personec P, kvittoredovisning via lönesystemet Netwise, telefoni Groupwise, e-post delegationsbeslut systematisk arbetsmiljöarbete brevpost inköpskort 1.4 Genom kontrollmomenten och metoderna för kontroll får verksamheten en indikation om vilka rutiner och arbetsmoment som behöver ses över och förändras. Vid kontroller hittades betydande avvikelser och brister på följande områden: granskning av representationsfakturor, upphandling/avtal, kvittoredovisning, BluStar (Netwise), Outlook (Groupwise e-post) och brevpost. Ett flertal förbättringsåtgärder skall genomföras och rutiner förändras. Ovanstående områden med brister kommer även vara ett kontrollområde för Vi vill framföra att det är av vikt att de områden där det har noterats återkommande brister bör åtgärdas genom exempelvis en processkartläggning där tydliga kontrollmoment infogas i processen. 1.5 Det sker en årlig uppföljning och återrapportering av den interna kontrollplanen. Vid uppföljningen beskrivs vilka metoder som har använts, resultatet av kontrollen och förslag på åtgärder. Uppföljning av 2015 års interna kontrollplan skedde (KFSD 2015/9) Bedömning Vi bedömer att kommunstyrelsen genomför en systematisk riskhantering genom arbetet med bruttorisklista. Vidare finner vi att kommunstyrelsen följer reglementet för intern kontroll. Det är positivt att kontrollområden som har eller har haft brister kvarstår i den interna kontrollplanen. Av uppföljningen framgår kontrollmetod och resultat samt 5

8 föreslagna åtgärder. Vi bedömer att det finns en tillfredställande intern kontroll beträffande gemensamma funktioner. Dock saknar vi riskbedömningar på kommunstyrelsens verksamheter såsom tekniska kontoret, integrationsenheten och medborgarkontoret. Vidare ser vi med fördel att kommunstyrelsen gör kontroll på områden som ingår i kommunstyrelsens uppsiktplikt, såsom nämnders och verksamheters följsamhet till gemensamma policyer. 8.2 Bildningsnämnden 1 Kontrollmoment enligt uppdrag Ja Nej 1.1 Gör nämnden risk och väsentlighets analys? 1.2 Upprättas en intern kontrollplan? 1.3 Återspeglas riskerna i det interna kontrollarbetet/planen? 1.4 Häver man risker som är identifierade? 1.5 Sker uppföljning och återrapportering? 1.6 Är den interna kontrollen relaterad till kärnverksamheten? Kommentarer 1.1 Utifrån en risk- och väsentlighetsbedömning identifierades tolv riskområden i bruttorisklistan. Utifrån dessa riskområden valdes sju områden ut som kontrollområden. 1.2 I enlighet med kommunens reglemente upprättas en intern kontrollplan. Den interna kontrollplanen för bildningsnämnden antogs (Dnr 2015/30) 1.3 Fyra av dessa har identifierats tidigare och har varit föremål för kontroll tidigare. Under 2015 granskades följande områden: leverantörsfakturor efterkontroll av barnomsorgsavgifter inskrivning till särskolan skolhälsovården utdrag ur belastningsregister skollagen kap 5 påminnelse av leverantörsfakturor 6

9 1.4 Genom kontrollmomenten och metoderna för kontroll får verksamheten en indikation om vilka rutiner och arbetsmoment som behöver ses över och förändras. För 2014 hittades avvikelse avseende rekvisitioner. Rutinerna har förändrats efter kontrollen. 1.5 Det sker en årlig uppföljning och återrapportering av den interna kontrollplanen. Vid uppföljningen beskrivs vilka metoder som har använts, resultatet av kontrollen och förslag på åtgärder Bedömning Vi bedömer att bildningsnämnden bedriver ett systematiskt arbete med den interna kontrollen genom användandet av bruttorisklistan. Nämnden följer reglementet för intern kontroll. Uppföljningen innehåller kontrollmetod, resultat och föreslagna åtgärder för att häva riskerna. Vi noterar att exempelvis efterkontroll av barnomsorgsavgifter återkommer som kontrollmoment. Vi anser att denna funktion inte behöver kontrolleras med den täta frekvens som görs idag då rutinen bör ha införlivats med kontrollstationer i processen för att säkerställa att rätt inkomstuppgift är inrapporterad. Det gäller även exempelvis kontrollmomenten för särskolan och skolhälsovården. Vi uppfattar att nämndens interna kontroll är relevant för kärnverksamheten, dock anser vi att nämnden kan öka fokuseringen på kontrollmoment som tydligare beaktar kärnverksamhetens mål. Vi bedömer att det finns en tillfredställande intern kontroll. 8.3 Socialnämnden 1 Kontrollmoment enligt uppdrag Ja Nej 1.1 Gör nämnden risk och väsentlighetsanalys? 1.2 Upprättas en intern kontrollplan? 1.3 Återspeglas riskerna i det interna kontrollarbetet/planen? 1.4 Häver man risker som är identifierade? 1.5 Sker uppföljning och återrapportering? Är den interna kontrollen relaterad till kärnverksamheten? Kommentarer 1.1 Utifrån en risk- och väsentlighetsbedömning identifierades 14 riskområden i bruttolistan. Utifrån dessa riskområden valdes 13 områden ut som kontrollområden. 7

10 1.2 I enlighet med kommunens reglemente upprättas en intern kontrollplan. Den interna kontrollplanen för socialnämnden antogs (Dnr SN 2015/6). 1.3 Av de 13 kontrollområden som valdes ut, vilka var mest väsentliga kontrollområdena enligt risk- och väsentlighetsbedömningen, hade endast en identifierats tidigare och varit föremål för kontroll. Under 2015 granskades följande områden: skydds- och förhandsbedömningar inom barn och familj utredningstid inom barn och familj kommunicering av beslut inom barn och familj uppföljning av beslutade insatser inom barn och familj grundutredningar och handlingsplaner inom försörjningsstöd ASI-utredningar i missbruksärenden 1 relevanta underlag, läkarintyg personkretsbedömningar inom LSS 2 samordnad individuell plan inom myndighetsenheten funktionshindersverksamheten genomförandeplan social dokumentation i form av löpande dokumentation rapportering av avvikelser inom funktionshinderverksamheten äldreomsorg genomförandeplan social dokumentation HSL 3 dokumentation 1.4 Genom kontrollmomenten och metoderna för kontroll får verksamheten en indikation om vilka rutiner och arbetsmoment som behöver ses över och förändras. I hälften av de kontrollerade områdena har förbättringsområden pekats ut. För de områden som behöver förbättras finns en tydlig ansvarig för att åtgärder vidtas. 1.5 Det sker uppföljning och återrapportering två gånger per år av den interna kontrollplanen. Vid uppföljningen beskrivs vilka metoder som har använts, resultatet av kontrollen och förslag på åtgärder. Socialnämnden är den enda nämnd som gör uppföljning varje halvår. Uppföljningarna skedde (Dnr Sn 2015/6) samt (Dnr Sn 2015/6) Bedömning Vi bedömer att socialnämndens interna kontrollarbete sker i enlighet med reglemente och instruktioner. Den interna kontrollplanen återrapporteras två gånger om året. 1 Addiction Severity Index, ASI, är en strukturerad intervju som innehåller frågor som är relevanta för en individs alkohol- och/eller narkotikaanvändning. 2 Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade 3 Hälso- och sjukvårdslag 8

11 Uppföljningen innehåller redogörelse och analys för respektive kontrollområde. Vidare finner vi att kontrollplanen ger tydliga uppdrag beträffande vem som är ansvarig för att åtgärder vidtas och vilka åtgärder som skall vidtas. Vi uppfattar att nämndens interna kontroll är relevant för kärnverksamheten. Vi bedömer att det finns en tillfredställande intern kontroll. 8.4 Kultur- och fritidsnämnden 1 Kontrollmoment enligt uppdrag Ja Nej 1.1 Gör nämnden risk och väsentlighetsanalys? 1.2 Upprättas en intern kontrollplan? 1.3 Återspeglas riskerna i det interna kontrollarbetet/planen? 1.4 Häver man risker som är identifierade? 1.5 Sker uppföljning och återrapportering? Är den interna kontrollen relaterad till kärnverksamheten? Kommentarer 1.1 Nämnden identifierade inga väsentliga riskområden utifrån bruttorisklista. 1.2 I enlighet med kommunens reglemente upprättas en intern kontrollplan. Den interna kontrollplanen för nämnden antogs (Dnr 2015/53) 1.3 Inga kontrollområden valdes ut från bruttorisklistan. Tre kontrollområden valdes ut som är gemensamma med bildningsnämnden då nämnderna har samma förvaltning. leverantörsfakturor utdrag ur belastningsregistret påminnelse av leverantörsfakturor 1.4 Genom kontrollmomenten och metoderna för kontroll får verksamheten en indikation om vilka rutiner och arbetsmoment som behöver ses över och förändras. 1.5 Det sker uppföljning och återrapportering av den intern kontrollplanen. Vid uppföljningen beskrivs vilka metoder som har använts, resultatet av kontrollen och 9

12 förslag på åtgärder. Uppföljning av 2015 års interna kontrollplan skedde (Dnr 2015/33) Bedömning Vi bedömer att kultur- och fritidsnämnden har ett systematiskt arbetssätt beträffande den interna kontrollen. Av uppföljningen framgår kontrollmetod och resultat samt föreslagna åtgärder. Vi uppfattar dock att nämnden inte har något kontrollområde som relaterar till dess kärnverksamhet. Nämnden bör öka fokuseringen på vilka eventuella väsentliga risker som finns för att nämndens mål med verksamheten inte uppfylls. 8.5 Bygg och miljönämnden 1 Kontrollmoment enligt uppdrag Ja Nej 1.1 Gör nämnden risk och väsentlighetsanalys? 1.2 Upprättas en intern kontrollplan? 1.3 Återspeglas riskerna i det interna kontrollarbetet/planen? 1.4 Häver man risker som är identifierade? 1.5 Sker uppföljning och återrapportering? Är den interna kontrollen relaterad till kärnverksamheten? Kommentarer 1.1 Nämnden har gjort en bruttorisklista utifrån en risk- och väsentlighetsbedömning. För bruttorisklistan identifierades sex riskområden. Utifrån dessa riskområden valdes fem områden ut som kontrollområden. 1.2 I enlighet med kommunens reglemente upprättas en intern kontrollplan. Den interna kontrollplanen för bygg- och miljönämnden antogs (Dnr 2015/11) 1.3 Utifrån bruttorisklistan valdes de fem kontrollområden ut, som var de mest väsentliga kontrollområdena enligt risk- och väsentlighetsbedömningen. Fyra av dessa har identifierats tidigare. Under 2015 granskades följande områden: attestregler leverantörsfakturor 10

13 internräkning bygglov - administration enligt PBL 4 administration av inkommande ärenden till miljökontoret 1.4 Genom kontrollmomenten och metoderna för kontroll får verksamheten en indikation om vilka rutiner och arbetsmoment som behöver ses över och förändras. Avvikelser beträffande attestregler, administration enligt PBL påträffades samt administration av inkommande ärenden till miljökontoret. Förbättringsåtgärder har föreslagits och kontrollmomenten kvarstår till nästkommande år. 1.5 Det sker uppföljning och återrapportering av den intern kontrollplanen. Vid uppföljningen beskrivs vilka metoder som har använts, resultatet av kontrollen och förslag på åtgärder. Uppföljning av 2015 års interna kontrollplan skedde (Dnr 2015/30) Bedömning Vi bedömer att bygg och miljönämnden har ett systematiskt arbetssätt beträffande den interna kontrollen. Nämnden upprättar en bruttorisklista såsom övriga nämnder. Det är positivt att kontrollområden som har haft eller har brister återkommer i den interna kontrollplanen. Av uppföljningen framgår kontrollmetod och resultat samt föreslagna åtgärder. Vi bedömer att det finns en tillfredställande intern kontroll. Dock vill vi framföra att vi med fördel ser att intern kontroll även sker på områden som kan påverka verksamheten ogynnsamt, exempelvis problem med kompetensförsörjning och implementering av nya system. Det sistnämnda påpekades i årsredovisningen för Räddningsnämnden (gemensam nämnd med Klippans kommun) 1 Kontrollmoment enligt uppdrag Ja Nej 1.1 Gör nämnden risk och väsentlighetsanalys? 1.2 Upprättas en intern kontrollplan? 1.3 Återspeglas riskerna i det interna kontrollarbetet/planen? 1.4 Häver man risker som är identifierade? 1.5 Sker uppföljning och återrapportering? Är den interna kontrollen relaterad till kärnverksamheten? 4 Plan- och bygglag 11

14 Kommentarer 1.1 Nämnden är en gemensam nämnd med Klippans kommun. Den gemensamma nämnden följer det interna kontrollarbetet som sker i Åstorp. Nämnden har gjort en bruttorisklista utifrån en risk- och väsentlighetsbedömning. För bruttorisklistan identifierades tre riskområden. Samtliga valdes ut, som kontrollområden. 1.2 I enlighet med Åstorps kommuns reglemente upprättas en intern kontrollplan. Den interna kontrollplanen för räddningsnämnden antogs (Dnr ) 1.3 Utifrån bruttorisklistan valdes samtliga kontrollområdena ut. Under 2015 granskades följande områden: insatstider övningar operativ personal tillsyn enligt LSO Genom kontrollmomenten och metoderna för kontroll får verksamheten en indikation om vilka rutiner och arbetsmoment som behöver ses över och förändras. Vid kontrollerna framkom inga avvikelser. Verksamheten noterar dock förbättringsområden. 1.5 Det sker uppföljning och återrapportering en gång per år av den interna kontrollplanen. Vid uppföljningen beskrivs vilka metoder som har använts, resultatet av kontrollen och förslag på åtgärder. Uppföljning av 2015 års interna kontrollplan skedde (Dnr ) Bedömning Vi bedömer att nämnden följer Åstorps kommuns reglemente, genomför bruttorisklista och följer upp kontrollplanen. Vid uppföljningen görs en beskrivning av kontrollmetoden, resultat presenteras och åtgärder föreslås. Dock noterar vi att det är identiska områden som granskas enligt intern kontrollplanen för 2015 som granskades Vår uppfattning är att dessa kontrollmoment bör finnas med som en naturlig del av verksamhetens uppföljning. Således bör de inte återfinnas som ett kontrollmoment vid kontrollplanen varje år. Uppfattar verksamheten att den har processer som är känsliga och behäftade med höga risker, bör kontrollfunktioner inrättas för att häva identifierade risker. Det är viktigt att den interna kontrollen även tar sikte på grundläggande funktioner som är viktiga för verksamheten. Ett exempel på detta är personalförsörjning och vad verksamheten gör för att tillgodose denna. 5 Lagen om skydd mot olyckor 12

15 8.7 Överförmyndarnämnden 1 Kontrollmoment enligt uppdrag Ja Nej 1.1 Gör nämnden risk och väsentlighetsanalys? 1.2 Upprättas en intern kontrollplan? 1.3 Återspeglas riskerna i det interna kontrollarbetet/planen? 1.4 Häver man risker som är identifierade? 1.5 Sker uppföljning och återrapportering? Är den interna kontrollen relaterad till kärnverksamheten? Kommentarer 1.1 Nämnden är nyligen inrättad för Nämnden har gjort en bruttorisklista utifrån en risk- och väsentlighetsbedömning. För bruttorisklistan identifierades tre riskområden. 1.2 I enlighet med Åstorps kommuns reglemente upprättas en intern kontrollplan. Den interna kontrollplanen för överförmyndarnämnden antogs Utifrån bruttorisklistan valdes samtliga kontrollområdena ut. Under 2015 skall följande områden granskas: post och ärendehantering Netwise - telefoni Outlook e-post 1.4 Vid uppföljningen av kontrollmomenten noterades avvikelse därför kommer detta kontrollmoment att kvarstå till nästa år. Med bakgrund av verksamhetens problematik rekommenderas samtliga kontrollmoment kvarstå till nästa år. 1.5 Det sker uppföljning och återrapportering av den intern kontrollplanen. Vid uppföljningen beskrivs vilka metoder som har använts, resultatet av kontrollen och förslag på åtgärder. Uppföljning av 2015 års interna kontrollplan skedde , 4. 13

16 Bedömning Överförförmyndarnämnden påbörjade sitt arbete Detta skedde efter en turbulent period inom överförmynderiverksamheten. Detta har medfört att samtliga rutiner beträffande nämndens funktion inte har fungerat, vilket kan bero vakanser i tjänstemannaorganisationen. Identifierade kontrollområden har betydelse för verksamheten. Samtliga utvalda kontrollmoment rekommenderas att kvarstå. 9. Sammanfattande bedömning Vår sammantagna bedömning är att kommunens interna kontrollarbete är ändamålsenligt. Kommunen har en god struktur i arbetet med intern kontroll. Men vi ser förbättringsområden i arbetet med riskbedömning. Vi ser med fördel att den centrala arbetsgruppen som finns för utvecklingen av den interna kontrollen lyfter frågeställningarna avseende kontrollområden för nämndernas kärnverksamheter. I dag finns ett fokus på kontrollfunktioner beträffande rutiner och funktioner av administrativ karaktär. Kontrollområden som berör kärnverksamhetens resultat, utförande och mål behöver lyftas fram. Vi noterar att ett flertal nämnder beskriver problem och utvecklingsområden i sina verksamhetsberättelser i årsredovisningen. Den interna kontrollen är ett verktyg för att styra och säkerställa att organisationens mål uppnås. Med tanke på detta bör kontroll göras av vilka processer som organisationen har för att uppnå målen. Ett exempel på en väsentlig risk för att en organisation inte skall nå sitt mål är bristen på personal med rätt kompetens. Det är därför viktigt att organisationen har rekryteringsoch anställningsprocesser som tar hänsyn till att personer med rätt kompetens anställs. En god intern kontroll minskar riskerna för att det sker misstag eller felaktigheter i verksamheten. Dock innebär det inte att man helt kan utesluta att fel eller misstags görs. Intern kontroll är en process genom vilken kommunens styrelse och nämnder, ledning och annan personal skaffar sig rimlig säkerhet för att kommunens mål uppnås. Kommunen har under senhösten påbörjat arbetet med att integrera intern kontroll i Stratsys. Under våren kommer underlag för uppföljningar av de interna kontrollplanerna att lyftas in i systemet. Detta gör det möjligt att framöver utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll. Vi uppfattar att nämndernas uppföljningar innehåller förslag på åtgärder utifrån respektive kontrollresultat, vilket ger förutsättningar för verksamhetsutveckling. Vi vill dock återigen framföra att vissa funktioner som kontrolleras återkommande varje år utan avvikelser bör kartläggas noggrant för att utveckla fasta kontrollstationer i processerna. 14

17 Vi rekommenderar att samma kontrollmoment endast återkommer årligen, om brister inom det område som kontrolleras skulle kunna medföra stora skada för verksamheten eller att avvikelserna är stora vid kontrollpunkten. Lars Jönsson Certifierad kommunal revisor 15

18 Bilaga 1 Kontaktade och medverkande tjänstemän Bildningsförvaltningen Ekonom Anna Bladh Socialförvaltningen Förvaltningschef Anna-Lena Sellgren Kommunstyrelseförvaltningen Administrativchef Anita Månsson Controller Annika Tublén Kommunjurist Eva Sturesson Bygg- och Miljönämnden Ekonom Simon Jaldefjord Räddningsnämnden Chef Staffan Winstedt Överförmyndarnämnden Administrativ chef Anita Månsson Kommunjurist Eva Sturesson 16