Kallelse till kommunstyrelsen

Transkript

1 Kanslienheten Helena Edenborg Kanslichef Kallelse Datum Tid: Onsdagen den 10 maj 2017 Kl. 08:30-09:00 Gruppmöten. Kaffe och smörgås serveras Kl. 09:00-11:00 Informationsärenden, stängt sammanträde Kl. 11:00 Beslutsärenden, öppet sammanträde Ca kl. 12:00 Lunch Plats: Bomans Hotell i Trosa, lokal Barken Gruppmöten: Majoritet: kl. 08:30 Socialdemokraterna, Miljöpartiet och Vänsterpartiet: kl. 08:30 Sverigedemokraterna: kl. 08:30 Kallelse till kommunstyrelsen Informationsärenden (stängt sammanträde) Dnr 1. Information om skolans utveckling och resultat (Muntlig information från skolchef Mats Larsson) 2. Information om Ostlänken (Muntlig information från koordinator för ostlänken Hans-Erik Eriksson) 3. Information om Regionbildning Sörmland (Muntlig information från kommunalråd Daniel Portnoff (M)) Till kommunstyrelsen (öppet sammanträde) 4. Kvartalsuppföljning och helårsprognos för Kommunstyrelsen 2017 Beslut i kommunstyrelsens arbetsutskott: Enligt förvaltningens förslag. 5. Kvartalsuppföljning och helårsprognos per mars 2017 Beslut i kommunstyrelsens arbetsutskott: Enligt förvaltningens förslag. 6. Investeringsmedel till reservserveranläggning Beslut i kommunstyrelsens arbetsutskott: Enligt förvaltningens förslag. 7. Svar på revisionsrapport Granskning av kommunens upphandlingsverksamhet KS 2017/77 KS 2017/78 KS 2017/79 KS 2017/31 Beslut i kommunstyrelsens arbetsutskott: Enligt förvaltningens förslag. 8. Reviderad delegeringsordning för kommunstyrelsen Beslut i kommunstyrelsens arbetsutskott: Enligt förvaltningens förslag. KS 2017/76 Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

2 TROSA KOMMUN Kallelse Sida 2(2) Kanslienheten Till kommunfullmäktige 9. Förvärv av aktier i Inera AB från SKL Företag AB Beslut i kommunstyrelsens arbetsutskott: Enligt förvaltningens förslag. 10. Revidering och komplettering av teknik- och servicenämndens investeringsbudget 2017 Beslut i kommunstyrelsens arbetsutskott: Enligt förvaltningens förslag med följande tillägg: Belysning Västerljungsrondellen, X tkr. Förslag till beslut på arbetsutskottets sammanträde: Daniel Portnoff (M): Bifall till förvaltningens förslag med följande tillägg: Belysning Västerljungsrondellen, X tkr. Beslutsgång: Ordföranden finner att kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar enligt förvaltningens förslag och med Daniel Portnoffs (M) förslag om tillägg. KS 2017/59 KS 2017/ Budget 2018 för samordningsförbundet RAR i Sörmland KS 2017/71 Övrigt 12. Anmälan av delegationsbeslut KS 2017/1 13. Övriga anmälningsärenden KS 2017/2 Daniel Portnoff Ordförande Helena Edenborg Sekreterare

3

4 Kommunstyrelsen Kommunkontoret Margareta Smith Ekonomichef Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer KS 2017/77 Kvartalsuppföljning och helårsprognos för Kommunstyrelsen 2017 Förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner för egen del kvartalsrapporten med helårsprognos. Sammanfattning och prognostiserat resultat för året. Kommunstyrelsen beräknas att för helåret 2017 redovisa ett mindre överskott relativt budget med 184 tkr. För politisk ledning beräknas ett överskott på 438 tkr varav den egna bufferten är 103 tkr. Kommunkontorets årsprognos pekar på ett underskott på -255 tkr. Trosa kommuns fortsätter växa i en takt som kräver god planering, stram uppföljning, omfattande anpassningar och utbyggnader. Kommunkontoret påverkas också av att verksamheten och kommunens organisation växer, vilket förklarar underskott på ekonomi- och personalenhet. Enheternas underskott balanseras upp med Kollektivtrafikens överskott om 1,35 Mkr. Ekoutskottet prognostiserar ett resultat på +52 tkr. Margareta Smith Ekonomichef Bilagor Verksamhetsberättelser Politisk ledning och Kommunkontor samt EKO-utskottet Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

5 Kommunstyrelsen/ Politisk ledning och kommunkontor Ordförande: Daniel Portnoff (M) Kommunchef: Johan Sandlund Totalt, tkr Budget Utfall Budget Prognos Avv. Budget helår 2016 helår 2016 helår 2017 helår 2017 prognos Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Personal Kapitalkostnader Övriga kostnader Nettoresultat Central buffert Ekonomisk analys - helårsprognos Politisk ledning beräknas redovisa +438 tkr i överskott relativt budget, varav den egna bufferten är 103 tkr. Kommunkontorets årsprognos beräknar ett utfall på -255 tkr relativt budget. Ekonomi- och personalenheten prognostiserar större underskott som balanseras med Kollektivtrafikens överskott om 1,35 Mkr. Viktiga händelser under året Under 2016 bekräftades att Trosa kommun med Vagnhärad är aktuell som stationsort för regional tågtrafik i den järnvägssatsning som Sverigeförhandlingen pekat ut. Förhandling om ett avtal samt ekonomiska villkor pågår för tillfället, tillsammans med övriga kommuner i Ostlänkenstråket. Ett avtal kan komma att underställas kommunfullmäktiges prövning senare under Trafikverkets planering av spårdragning inom kommunen pågår parallellt. För vilken gång i ordningen är oklart, men här kan åter meddelas; att en regionbildningsdiskussion pågår. Nu föreslås Landstingest Sörmland, Regionförbundet och länets kollektivtrafikmyndighet bilda Region Sörmland. Ett bildande är aktuellt till 1/ Under hösten 2017 genomförs för sjätte gången SCB:s medborgarundersökning. Tidigare år, , har Trosa kommun valt att göra undersökningen på våren, men SCB har valt att samla alla medborgarundersökningar till hösten. Under 2018 kommer Trosa kommun åter genomföra ett internt chefsförsörjningsprogram. Ansökningsprocedur, kandidaturval och mentorsmatchning kommer att genomföras under I januari 2018 inleds programmet som pågår under hela året. Programmet samordnas av personalchefen, med stöd av ledningsgruppen. Syftet med programmet är att bidra till Trosa kommuns och vår sektors framtida chefsförsörjning, något som är en strategisk utmaning för kommunsektorn de kommande åren. Inom kommunkontoret pågår nu rekrytering av ekonomichef för första gången på femton år. En uppgradering av ekonomisystemet planeras under året. Beslut om fördjupad koncernsamordning har fattats av kommunstyrelsen under förra året. Arbetet med genomförandet fortsätter under 2017 för att uppnå effektiviseringar och kvalitetsförbättringar inom såväl bolag som kommun, med särskild inriktning mot ekonomiområdet. IT-enheten fortsätter i hög omfattning sin samverkan med vårt numera helägda kommunala bredbandsbolag i takt med pågående utbyggnad. Efter sommaren deltar kommunen för femte gången i SKL:s gemensamma medarbetarenkät kallad HME (Hållbart Medarbetar Engagemang). Här har Trosa kommun en topplacering att försvara sedan tidigare års mätningar. Arbetet med ett mer hållbart och uthålligt Trosa kommun i händelse av samhällsutmanande kris fortsätter under En reservserveranläggning beräknas tas i bruk under året och den stora försvarsmaktövningen Aurora kommer genomföras i september med väsentliga delar inom kommunen. Trosa kommuns fortsätter växa i en takt som kräver god planering, stram uppföljning och omfattande anpassningar och utbyggnader. Särskilt förskole- och skolområdet brottas nu med kapacitetsproblem. Även kommunkontoret påverkas av att verksamheten växer, vilket förklarar underskott på ekonomi- och

6 personalenhet. På nationell nivå är utmaningarna av demografiska skäl stora på kommunsektorn och Trosa kommun. Orsakerna till detta beskrivs på annan plats i kvartalsuppföljningen.

7 Kommunkontoret Johan Sandlund Kommunchef Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer Dnr KS 2017/73 Kvartalsrapport med helårsprognos 2017 för kommunstyrelsens ekoutskott Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsens ekoutskott överlämnar kvartalsrapport 2017 till kommunstyrelsen 2. Kommunstyrelsens ekoutskott godkänner nämndens helårsprognos 2017 Ärendet Ekoutskottet ska ta ställning till kvartalsrapport med helårsprognos för Verksamheten löper som planerat och uppvisar ett nära noll resultat per sista mars. Inget överskridande av helårsbudgeten befaras. Johan Sandlund Kommunchef Bilagor Kvartalsrapport med helårsprognos 2017 för kommunstyrelsens ekoutskott. Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post:

8 Kommunstyrelsen/ EKO-utskottet Ordförande: Stefan Björnmalm (C) Kommunekolog: Elin van Doreen (nu föräldraledig) Totalt, tkr Budget Utfall Budget Prognos Avv. Budget helår 2016 helår 2016 helår 2017 helår 2017 prognos Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Personal Kapitalkostnader Övriga kostnader Nettoresultat Ekonomisk analys - helårsprognos Verksamheten löper som planerat och uppvisar ett nära noll resultat per sista mars. Bidrag från Energimyndigheten för energi- och klimatrådgivningen är ännu inte utbetalt men beräknas inkomma under april. Verksamhetens kostnader är inte är jämnt fördelade över året, men inget överskridande av helårsbudgeten befaras. Viktiga händelser under året Ekoutskottet fortsätter att driva verksamhet och projekt som främjar hållbar utveckling och uppfyller kommunens ambitioner som ekokommun. Ekoutskottet medfinansierar ett musselodlingsprojekt i Trosa kommun. Ecopelag som utför själva arbetet är en ekonomisk förening som arbetar med att undersöka förutsättningarna för näringsupptag med musselodling i Stockholms län. De utreder även vad det finns för möjliga användningsområden för musslorna som skördats. I dagsläget har man odlingar i Norrtälje-, Nacka och Haninge kommun. Ekologienheten verkar för att hålla kommunens miljöledningssystem aktivt och levande, vilket är ett långssiktigt arbete som innebär återkommande uppföljning och fortsatt utveckling. På grund av förändringar i stadsbidraget för energi- och klimatrådgivningen drivs denna fortsättningsvis gemensamt i Gnesta, Oxelösunds, Nyköpings och Trosa kommun. Värdkommun är Trosa. Bidraget innebär att det kan finnas möjlighet att utöka med en halvtidstjänst vilket ska utredas vidare. Beslutet om att ta över Kråmö naturreservat från Länsstyrelsen väntar på en rapport från den marina inventeringen som görs våren Det innebär att möjligheterna till att ombilda Kråmö till ett marint reservat kommer att ses över. Ett nytt reservatsbeslut och en ny skötselplan för Kråmö kommer därför tas fram tidigast 2017.

9

10 Kommunstyrelsen Kommunkontoret Margareta Smith Ekonomichef Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer KS 2017/78 Kvartalsuppföljning och helårsprognos per mars 2017 för kommunen Förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner kvartalsuppföljningen med helårsprognos per och lägger den till handlingarna. Ärendet Kommunallagen ställer krav på att kommunstyrelsen ska ha uppsikt av nämndernas verksamhet. Det här är årets första prognos som redovisas till Kommunstyrelsen. Prognosen per mars har ännu inte behandlats i samtliga nämnder. Skatteintäkterna har beräknats enligt Sveriges Kommuner och Landstings senaste prognos från 27 april Sammanfattning För kommunen totalt visar helårsprognosen per mars en positiv budgetavvikelse med tkr. Årets resultat har budgeterats till tkr. Det som främst bidrar till den positiva budgetavvikelsen är högre skattenetto och lägre kostnadsräntor på lån än budgeterat. Trosas invånare 1 november 2017 var 71 fler än budgeterat vilket bidrar med ökade skatteintäkter med 3,5 Mkr. Då kommunen växt med 1,2 % i snitt åren och med 2,79 % 1 november november 2016 får Trosa för första gången ersättning för så kallade eftersläpningseffekter. Under 2017 får Trosa tkr för eftersläpningseffekter från Skatteverket. Dessa öronmärks för att användas 2018 och har inte räknats in i kommunens balanskravsresultat. Prognos - delarna Alla kontor har, med stöd av ekonomienhetens ekonomer, gjort en kvartalsuppföljning per mars och beräknat helårsutfallet relativt beslutad budget. Ekonomienheten har sammanställt en bokslutsprognos för helåret Central buffert Då medel från eller till central buffert beslutas i samband med delårsbokslut varje år har en prognos räknats fram som baserar sig på faktiskt antal barn och gamla Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

11 TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 2(5) Kommunstyrelsen samt LSS-verksamhet nu under våren samt en prognos för året. Bufferten utökades från 9,3 Mkr 2016 till 14,3 Mkr Tkr Budget 2017 Prognos fördeln Budget central inkl buffert fördelning Årsprognos Budgetavvikelse Kommunstyrelse Politisk ledning och kommunkontor Ekoutskottet Central buffert Humanistisk nämnd Barnomsorg o utbildning Individ och familjeomsorg Kultur- & fritidsnämnd nämnd Vård- & omsorgsnämnd Teknik o service skatt Samhällsbyggnadsnämnd Miljönämnd Revision Kommungemensamma poster Varav resultatöverföring Tot skattefin verks Affärsdriv verks Finansiering inkl internränta Skattenetto Öronmärkning Totalt Trots att bufferten utökats med 5 Mkr 2017 saknas 5 Mkr i bufferten enligt prognosen. Fördelning till/från central buffert görs genom att budgetbeloppen korrigeras vilket illustreras i ovanstående sammanställning. De senaste årens stora befolkningsökning avspeglar sig i verksamheterna. Antalet förskolebarn och elever i grund- och gymnasieskola beräknas bli fler än budgeterat. Prognosen visar att förskola/skola ska kompenseras med 8,3 Mkr i samband med delårsbokslutet i höst. Vård- och omsorgsnämndens kostnader för funktionsnedsatta har ökat kraftigt sedan slutet av Prognosen för begäran från central buffert är 5,5 Mkr Föregående år fördelades 10 Mkr och året dessförinnan 11 Mkr för verksamheten. Nya ärenden på hösten ger helårseffekt året därpå. Budgeten för funktionshinderområdet utökades med 6 Mkr 2016 och ytterligare 5 Mkr Prognosen visar att antal invånare äldre än 65 år är fler än vad budgeten baseras på vilket motsvarar 5,6 Mkr från central buffert till budgetförstärkning av äldreomsorgen.

12 TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 3(5) Kommunstyrelsen Resultat Prognosen visar att verksamhetens nettokostnader i resultaträkningen förväntas bli 9,3 Mkr högre än budget. I verksamhetens nettokostnader ingår nämndernas externa kostnader och intäkter, pensionskostnader, resultatöverföring från 2016 samt avskrivningar. Skattenettot är 15,5 Mkr högre än budget varav 9 Mkr är ersättning för eftersläpningseffekter för stor befolkningsökning. 9 Mkr öronmärks för kommande år varför de inte räknas med i balanskravresultatet. Prognosen baseras på SKL:s prognos från 27 april. Nämndernas skattefinansierade verksamhet redovisar en prognos för året som är 2 Mkr högre än budget. Medel från kommunstyrelsens centrala buffert ansöks i samband med delårsbokslutet per augusti, men prognos har beräknats och räknats in där vi fördelat 19,3 Mkr från central buffert. Nämnder och styrelse Kommunstyrelsen +185 tkr Den politiska ledningen beräknas redovisa ett överskott med 439 tkr varav den egna bufferten är 103 tkr. Kommunkontoret beräknar ett underskott med -255 tkr. Kommunen har växt under en rad av år med utökad kommunal organisation som följd. Tröskeleffekter ser vi nu i den centrala administrationen vilket visas tydligast i prognosen för ekonomi- och personalenheten. Kollektivtrafikens positiva prognos med 1,35 Mkr väger upp enheternas underskott Humanistiska nämnden tkr Barnomsorg utbildning förväntas redovisa ett positivt resultat för året med tkr inklusive nämndens buffert samt prognostiserad utbetalning från central buffert. Volymerna har fortsatt att öka för språkcentrum som beräknar ett underskott med tkr trots att budgeten förstärkts med tkr sedan Resultatenheternas prognos för 2017 visar ett överskott med tkr inklusive resultatöverföringen från 2016 vilken var tkr. Individ- och familjeomsorgen redovisar en årsprognos med -500 tkr relativt budget. Utskottets egen buffert på tkr har räknats in i prognosen. Ett fåtal placeringar på institution och förstärkt familjehem rör barn som behöver långsiktigt stöd och omfattande insatser varför verksamheten prognostiserar underskott med tkr. Ekonomi- och vuxenenheten redovisar överskott.

13 TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 4(5) Kommunstyrelsen Kultur- och fritidsnämnden tkr Värdet på vissa anläggningar skrevs ner i samband med årsbokslutet för Det ger minskade kapitaltjänstkostnader som följd varför överskott ska redovisas för året. Uthyrning av kommunens kulturlokaler ger lägre intäkter än budgeterat. Vård- och omsorgsnämnden tkr Kostnaderna inom Vård- och omsorg har stigit markant från slutet av Fortsatt ökade behov inom äldreomsorgen beräknas ge ett underskott relativt budget med tkr inklusive kompensation från central buffert. I prognosen för äldreomsorgen räknar man med att resultatöverföringen från 2016 på 2,6 Mkr inte används under året. Fortsatt ökade behov och kostnader inom funktionshinderområdet prognostiserar underskott med tkr inklusive kompensation från central buffert. Underskottet beror på insatser för funktionsnedsatta som inte omfattas av LSS-lagstiftningen. Nämndens buffert på 2,6 Mkr har räknats in i prognosen. Teknik & servicenämnden +374 tkr Lägre kapitaltjänstkostnader än budgeterat är orsaken till överskottet. Samhällsbyggnadsnämnden +500 tkr Överskottet beror i första hand på högre intäkter än budgetrat inom bygglovsverksamheten. Miljönämnden +-0 Kommungemensamma poster tkr Finansförvaltningens kommungemensamma poster återfinns inom verksamhetens nettokostnader på resultaträkningen till skillnad från de finansiella kostnaderna och intäkterna. Resultatöverföring från 2016 till resultatenheterna inom förskola/ skola samt särskilt boende/hemtjänst svarar för tkr av underskottet. Avgiftskollektivet +-0

14 TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 5(5) Kommunstyrelsen Finansiering tkr Lägre låneräntor för kommunens lån svarar för överskottet. Finansen intäkter för internränta beräknas bli 1 Mkr lägre än budgeterat Skattenettot tkr Ökade skattenetto till följd av eftersläpningseffekter för ökad befolkning, 9 Mkr, har inte räknats in i ovanstående budgetavvikelse då dessa öronmärks till kommande år. Det positiva skattenettot beror delvis på att Trosa har 71 fler invånare än budgeterat vilket ger 3,5 Mkr högre skattenetto. SKL har tagit fram en ny prognos för fastighetsavgift, vilken är 1,3 Mkr högre än budget. Margareta Smith Ekonomichef Bilagor Resultat- och driftprognos, Nämndernas uppföljningar

15 RESULTATPROGNOS (TKR) Invånare Utdebitering kronor/skattekrona 21:26 21:26 21:26 21:66 21:66 Helårsprognos per mars Bokslut Budget Bokslut Budget Prognos Avvikelse Skatteprognos april Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Medfinansiering statlig infrastruktur Avskrivningar skattekollektivet Avskrivningar avgiftskollektivet Central buffert=1,5 % verks kostn Verksamhetens nettokostnad Skatteintäkter Slutavräkning skatt Inkomstutjämningsbidrag Kostnadsutjämningsavgift Regleringspost Utjämning LSS Generellt bidrag Strukturbidrag Nytt bidrag befolkningsvariabel Nytt bidrag flyktingvariabel Flyktingersättning Eftersläpningsersättning befolkning Fastighetsavgift Skattenetto Finansiella intäkter Finansiella kostnader Årets resultat Försäljning fonder/pensionsföräkring Öronmärkning Balanskravsresultat Resultatmål 2 % skattenetto

16 DRIFTPROGNOS (TKR) Marsprognos 2017 Budget Budget 2017 Prognos Avinkl progn fördelning central Kostnad Intäkt Netto buffert Kostnad Intäkt Netto vikelse Kommunstyrelse Politisk ledning Kommunkontor Ekoutskottet Central buffert * Humanistisk nämnd Barnomsorg o utbildning * Individ och familjeomsorg Kultur- o fritidsnämnd Vård- & omsorgsnämnd* Teknik o service skatt Samhällsbyggnadsnämnd Miljönämnd Revision Övr kommungem poster Pensioner Kommmungem Resultatöverföring Medfinansiering infrastruktur Tot skattefin verks Affärsdriv verks Finansiering Avräkning internränta Skattenetto Finansiella kostnader Öronmärkning Total *Prognos av fördelning från central buffert har gjorts. Beslutas i samband med delårsbokslut. Fördelning från central buffert görs genom budgetkorrigering under hösten efter beslut.

17 Kommunstyrelsen/ Politisk ledning och kommunkontor Ordförande: Daniel Portnoff (M) Kommunchef: Johan Sandlund Totalt, tkr Budget Utfall Budget Prognos Avv. Budget helår 2016 helår 2016 helår 2017 helår 2017 prognos Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Personal Kapitalkostnader Övriga kostnader Nettoresultat Central buffert Ekonomisk analys - helårsprognos Politisk ledning beräknas redovisa +438 tkr i överskott relativt budget, varav den egna bufferten är 103 tkr. Kommunkontorets årsprognos beräknar ett utfall på -255 tkr relativt budget. Ekonomi- och personalenheten prognostiserar större underskott som balanseras med Kollektivtrafikens överskott om 1,35 Mkr. Viktiga händelser under året Under 2016 bekräftades att Trosa kommun med Vagnhärad är aktuell som stationsort för regional tågtrafik i den järnvägssatsning som Sverigeförhandlingen pekat ut. Förhandling om ett avtal samt ekonomiska villkor pågår för tillfället, tillsammans med övriga kommuner i Ostlänkenstråket. Ett avtal kan komma att underställas kommunfullmäktiges prövning senare under Trafikverkets planering av spårdragning inom kommunen pågår parallellt. För vilken gång i ordningen är oklart, men här kan åter meddelas; att en regionbildningsdiskussion pågår. Nu föreslås Landstingest Sörmland, Regionförbundet och länets kollektivtrafikmyndighet bilda Region Sörmland. Ett bildande är aktuellt till 1/ Under hösten 2017 genomförs för sjätte gången SCB:s medborgarundersökning. Tidigare år, , har Trosa kommun valt att göra undersökningen på våren, men SCB har valt att samla alla medborgarundersökningar till hösten. Under 2018 kommer Trosa kommun åter genomföra ett internt chefsförsörjningsprogram. Ansökningsprocedur, kandidaturval och mentorsmatchning kommer att genomföras under I januari 2018 inleds programmet som pågår under hela året. Programmet samordnas av personalchefen, med stöd av ledningsgruppen. Syftet med programmet är att bidra till Trosa kommuns och vår sektors framtida chefsförsörjning, något som är en strategisk utmaning för kommunsektorn de kommande åren. Inom kommunkontoret pågår nu rekrytering av ekonomichef för första gången på femton år. En uppgradering av ekonomisystemet planeras under året. Beslut om fördjupad koncernsamordning har fattats av kommunstyrelsen under förra året. Arbetet med genomförandet fortsätter under 2017 för att uppnå effektiviseringar och kvalitetsförbättringar inom såväl bolag som kommun, med särskild inriktning mot ekonomiområdet. IT-enheten fortsätter i hög omfattning sin samverkan med vårt numera helägda kommunala bredbandsbolag i takt med pågående utbyggnad. Efter sommaren deltar kommunen för femte gången i SKL:s gemensamma medarbetarenkät kallad HME (Hållbart Medarbetar Engagemang). Här har Trosa kommun en topplacering att försvara sedan tidigare års mätningar. Arbetet med ett mer hållbart och uthålligt Trosa kommun i händelse av samhällsutmanande kris fortsätter under En reservserveranläggning beräknas tas i bruk under året och den stora försvarsmaktövningen Aurora kommer genomföras i september med väsentliga delar inom kommunen. Trosa kommuns fortsätter växa i en takt som kräver god planering, stram uppföljning och omfattande anpassningar och utbyggnader. Särskilt förskole- och skolområdet brottas nu med kapacitetsproblem. Även kommunkontoret påverkas av att verksamheten växer, vilket förklarar underskott på ekonomi- och

18 personalenhet. På nationell nivå är utmaningarna av demografiska skäl stora på kommunsektorn och Trosa kommun. Orsakerna till detta beskrivs på annan plats i kvartalsuppföljningen.

19 Kommunstyrelsen/ EKO-utskottet Ordförande: Stefan Björnmalm (C) Kommunekolog: Elin van Doreen (nu föräldraledig) Totalt, tkr Budget Utfall Budget Prognos Avv. Budget helår 2016 helår 2016 helår 2017 helår 2017 prognos Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Personal Kapitalkostnader Övriga kostnader Nettoresultat Ekonomisk analys - helårsprognos Verksamheten löper som planerat och uppvisar ett nära noll resultat per sista mars. Bidrag från Energimyndigheten för energi- och klimatrådgivningen är ännu inte utbetalt men beräknas inkomma under april. Verksamhetens kostnader är inte är jämnt fördelade över året, men inget överskridande av helårsbudgeten befaras. Viktiga händelser under året Ekoutskottet fortsätter att driva verksamhet och projekt som främjar hållbar utveckling och uppfyller kommunens ambitioner som ekokommun. Ekoutskottet medfinansierar ett musselodlingsprojekt i Trosa kommun. Ecopelag som utför själva arbetet är en ekonomisk förening som arbetar med att undersöka förutsättningarna för näringsupptag med musselodling i Stockholms län. De utreder även vad det finns för möjliga användningsområden för musslorna som skördats. I dagsläget har man odlingar i Norrtälje-, Nacka och Haninge kommun. Ekologienheten verkar för att hålla kommunens miljöledningssystem aktivt och levande, vilket är ett långssiktigt arbete som innebär återkommande uppföljning och fortsatt utveckling. På grund av förändringar i stadsbidraget för energi- och klimatrådgivningen drivs denna fortsättningsvis gemensamt i Gnesta, Oxelösunds, Nyköpings och Trosa kommun. Värdkommun är Trosa. Bidraget innebär att det kan finnas möjlighet att utöka med en halvtidstjänst vilket ska utredas vidare. Beslutet om att ta över Kråmö naturreservat från Länsstyrelsen väntar på en rapport från den marina inventeringen som görs våren Det innebär att möjligheterna till att ombilda Kråmö till ett marint reservat kommer att ses över. Ett nytt reservatsbeslut och en ny skötselplan för Kråmö kommer därför tas fram tidigast 2017.

20 Humanistiska nämnden/barnomsorg- Utbildning Ordförande: Helena Koch (M) Skolchef: Mats Larsson Totalt, tkr Budget Utfall Budget Prognos Avv. Budget helår 2016 helår 2016 helår 2017 helår 2017 prognos Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Personal Kapitalkostnader Övriga kostnader Nettoresultat Nettoresultat inkl just. från central buffert (beslut delår) Varav resultatöverföring Ekonomisk analys helårsprognos Helårsprognos totalt för Barnomsorg Utbildning Prognosen för Barnomsorg Utbildning inklusive nämnd beräknas för helåret 2017 till tkr inklusive Humanistiska nämndens buffert och justering mot central buffert utökades ramen till språkcentrum med 556 tkr och 2017 utökades ramen med 700 tkr. Dessa ramökningar täcker inte de senaste årens behovsökning och volymerna fortsätter att öka. Trosa kommuns kommunmottagning av flyktingar har ökat i volym de senaste två åren med mottagande av barnfamiljer. Helårsprognosen för språkcentrum visar på ett underskott på tkr. Under våren är antalet barn i förskola fler jämfört med budget. Inflyttningssiffrorna det senaste året och bostadsproduktionen indikerar fortsatt hög beläggning i förskolan. Höstens prognos på antalet barn i förskola visar även där en ökning av barn jämfört med budget. Sammantaget med förändringar av vistelsetid kommer detta innebära en budgetökning vid avstämning av central buffert. Inom skolbarnomsorg är antalet barn färre än budget medan höstens prognos pekar på ett något högre barnantal vilket totalt kommer att medföra en budgetminskning vid avstämning mot central buffert. Grundskolebarnen är under våren fler än budget och beräknas även under hösten bli fler än budget. Detta kommer att göra att budgeten kommer att ökas vid avstämning central buffert. Antal studerande på gymnasiet beräknas i denna prognos att på helår bli fler än budget vilket gör att budgetramen kommer att ökas vid avstämning mot central buffert. Prognosen är ytterst preliminär av flera anledningar. Prognosen är baserad på det antal barn som är skrivna i kommunen och som finns i gymnasieverksamhet och för hösten är den beräknad på de som finns i verksamhet och kommer att gå i åk 2 och 3 samt de elever som nu går i åk 9 och kommer att börja i gymnasiet till hösten. Eventuella avhopp är inte medräknade. Eftersom höstens antagning till gymnasiet inte är klar är prognosen därför beräknad på vårens snittkostnad vilket kan medföra både högre och lägre totalkostnad beroende på vad eleverna väljer för gymnasieprogram. Helårsprognos för resultatenheterna Resultatenheternas sammanlagda prognos för helåret 2017 visar på ett överskott på tkr, inklusive resultatöverföringen från 2016 på tkr. Flera av enheterna beräknar att använda hela eller delar av sitt överskott för att ha en budget i balans under Viktiga händelser under året Planeringsarbete pågår för utökning av antalet förskoleavdelningar i Trosa, i denna ambition ryms en satsning på att minska barngruppernas storlek. Intressenter finns för etablering av enskilt driven förskola. Trosa kommun har att etablera 52 personer inom Bosättningslagen under Till och med april har 18 personer etablerats vilket ställer stora krav på att hitta boende. Skolinspektionen genomför kommuntillsyn under april-juni, senaste tillsyn gjordes 2010.

21 Humanistiska nämnden/individ- och familjeomsorg Ordförande Helena Koch Ordförande Individ- och Familjeutskott Bengt-Eric Sandström Graham Owen Totalt, tkr Budget Utfall Budget Prognos Avv. Budget helår 2016 helår 2016 helår 2017 helår 2017 prognos Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Personal Kapitalkostnader Övriga kostnader Nettoresultat Ekonomisk analys - helårsprognos Individ och familjeomsorgen är uppdelat på enheterna Individ- och familjeutskott, Socialadministration, Ekonomi- och vuxenenhet, Familjehem/Kontaktpersoner, Barn- och familjeenhet samt Flyktingmottagning för ensamkommande barn. Individ- och familjeutskottet Utskottet har en buffert på tkr som ingår i helårsbudgeten. Utifrån det ekonomiska läget som uppstår i månadsuppföljningen äskar kontoret att använda utskottets buffert för att täcka ökade kostnader för placeringar av barn och missbrukare. Om nämndens buffert används blir prognosen för enheten enligt budget. Helårsprognosen är tkr. Social administration Under året beräknas det uppstår högre kostnader för service och uppdatering av verksamhetssystemet, Treserva. Vi kommer också att genomföra en utbildning av en egen utbildare i Treserva, för att senare kunna hålla i egna utbildningar. Helårsprognosen är -313 tkr. Ekonomi- och Vuxenenheten Kostnader för försörjningsstöd bedöms ge ett överskott och arbetsmarknaden för Trosas medborgare är för närvarande gynnsam. Försörjningsstöd till nyanlända flyktingar bokförs på flyktingmottagning. Helårsprognos på försörjningsstöd är tkr Kostnaderna för institutionsvård för vuxna missbrukare är på en något högre nivå än förra året. Vi eftersträvar att ge vård i egen regi men för några personer har missbruket varit så omfattande att institutionsvistelsen har behövts. Under året har vi haft tre Sol placeringar och ett LVM avslutades i januari. I alla placeringar är eftervården erbjuden hos vår egen alkohol och drogterapeut. Verksamheten fortsätter att ge största möjliga vård i egen regi. Helårsprognosen är tkr. Familjehem/kontaktpersoner Behovet av familjehemsplaceringar och kontaktpersoner ligger på något högre nivå än budgeterat. Det är för närvarande fyra placeringar som pågår och ett barn är placerat i familjehem där vårdnadsöverflytt har skett. Vi har också haft en ökning i behov av umgängesstöd varannan helg på uppdrag av Tingsrätten. Umgängesstöd äger rum på en förskola i Vagnhärad varannan lördag. Helårsprognos är - 81 tkr. Barn- och familjeenheten Under de två senaste verksamhetsåren har årets resultat förändrats markant med anledning av ett fåtal institutions- och förstärkt familjehemsplaceringar. Dessa placeringar rör barn som behöver långsiktigt stöd och omfattande insatser. Under första kvartalet 2017 fortsätter dessa placeringar. Konsekvensen är att antal vårddygn på HVB institution och förstärkt familjehemsvård är betydligt högre än budgeterat. Kostnaden för dessa placeringar är också betydligt högre än medelkostnad/dygn som finns i budget. Placeringar i förstärkt familjehem är placeringar som behöver pågå under en längre tid. Dessa placeringar innebär att vi behöver använda nämndens buffert för att täcka ökade kostnader. Helårsprognosen är tkr. Flyktingmottagning ensamkommande barn (inkl HVB Skogsgläntan) Verksamheten är finansierad genom statsbidrag. Det är för närvarande 55 barn placerade och återbetalningen sker oregelbundet i efterskott

22 vilket försvårar den ekonomiska uppföljningen av verksamheten. Trosa kommuns överenskommelse med Migrationsverket gällde fram till den 31 mars. Överenskommelsen innebär att under de första tre månader får vi ersättning för 75 boendeplatser plus tillägg för varje placerat barn. Under tiden april tom juni 2017 får vi ersättning för varje placerat barn med 1900 kr/dygn på HVB hem och de faktiska kostnaderna för familjehemsplaceringar. Migrationsverket bidrar också med en årlig verksamhets ersättning av 500 tkr och ersättning av utredningskostnader med antingen 31 tkr alternativt 39 tkr. Det finns en osäkerhet i prognosen med anledning av ändringar i ersättningssystemet frän 1 juli 2017 som innebär en sänkning till kr/dygn för asylsökande barn och barn under 18 år med tillstånd. Barn över 18 år får ersättning med 750 kr/dygn. Helårsprognosen är tkr. Viktiga händelser under året Vi har sett att det har varit betydligt lättare att rekrytera personal med rätt kompetens till tjänster inom främst Barn- och familjeenheten under året. Från juni månad blir kontoret fullt bemannat. Detta kommer att innebära ett minskat behov av personal från bemanningsföretag framöver. En ny enhetschef till barn- och familjeenheten påbörjade sin anställning i januari. Ett nytt ersättningssystem för ensamkommande barn trädde ikraft den 1 juli Det nya systemet kommer huvudsakligen att innebära en schablonersättning som är på en mycket lägre nivå än i nuvarande systemet. Vi har anställt en integrationsstrateg som påbörjade sin anställning i mars. Uppdraget är att utveckla vårt mottagande av nyanlända och ensamkommande barn och skapar strategier som underlättar integration i det nya samhället.

23 Kultur och fritidsnämnden Ordförande: Lena Isoz (M) : Cecilia Högberg Totalt, tkr Budget Utfall Budget Prognos Avv. Budget helår 2016 helår 2016 helår 2017 helår 2017 prognos helår Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Personal Kapitalkostnader Övriga kostnader Nettoresultat Ekonomisk analys - helårsprognos Kulturskola, bibliotek, allmän kultur, fritidsgårdar och idrottsanläggningar prognostiseras ett överskott om tkr i helårsprognos. Överskottet är hänförligt till minskade kapitaltjänstkostnader för Safiren jämfört budget. Minskningen är en följd av en nedskrivning som gjordes i samband med bokslut. Därutöver prognostiseras ett underskott om 100 tkr för budgeterade intäkter från fasta hyresgäster i Folkets hus som en följd av det faktum att lokalerna inte är uthyrda då de förts ska renoveras. Inför budget 2018 kommer budgetposten och ansvaret för den delen av folkets hus att flyttas till tekniska. Viktiga händelser hittills under året Vi har genomfört uppföljning av våra tjänstekoncessioner enligt den nya modellen. Vi har startat öppen kulturskola vilket är en uppsökande verksamhet i syfte att möta ungdomar som inte självmant hittar till Kulturskolan. Trosa Kvarn och Folkets hus i egen regi testevenemang har gjorts Författarbesök och barnteater på biblioteken Vi har detaljprojekterat Skate- och bikeparken i Trosa Projektering av ett nytt utegym mitt emot Safiren pågår Konstrundan har genomförts med stor framgång Vi har påbörjat utvärdering av bidragsreglerna Vi har inlett en omorganisation som innebär att vi samlar ansvaret för arbetet med kulturoch fritidsförningar under kulturchefen som även tar över ansvaret för fritidsgårdarna. I samband med detta tillsätts även gruppchefer. Vi påbörjar arbetet för att förändra och flytta ansvaret för rent fastighetsrelaterade frågor till tekniska enheten.

24 Vård- och omsorgsnämnden Ordförande: Martina Johansson (C) Vård- och omsorgschef: Per Uno Nilsson Totalt, tkr Budget Utfall Budget Prognos Avv. Budget helår 2016 helår 2016 helår 2017 helår 2017 prognos Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Personal Kapitalkostnader Övriga kostnader Nettoresultat Nettoresultat inkl just från central buffert (beslut delår) Varav resultatöverföring Ekonomisk analys - helårsprognos Totalt sett prognostiserar Vård- och omsorgsnämnden ett negativt resultat på tkr. Årsprognosen inkluderar nämndens buffert samt reglering mot central buffert. Inkluderat är också de 1-årssatsningar på 800 tkr som är kopplat till kompetensutveckling och att motverka social isolering. Huvudorsaken till det prognostiserade underskottet är ett större behov av hemtjänst än vad nämnden har budget för. Gemensam ledning och stöd inom vård- och omsorgsförvaltningen prognostiserar ett resultat på 200 tkr på vid årets slut. Myndighetsenheten vilken enbart avser personal och administration förväntas göra ett nollresultat. Årsprognosen för hela äldreomsorgen är tkr inklusive demografireglering. Avvikelsen beror på det ökade behovet av hemtjänst som ligger högre jämfört med budget. Prognosen för resultatenheten hemtjänst är 0 tkr inklusive föregående års resultatöverföring. Behovet av särskilt boende ligger i linje med lagd budget och i dagsläget finns inga icke verkställda beslut. Resultatenheterna säbo förväntas göra nollresultat och därmed ta med sig tidigare års upparbetade överskott oförändrat över till Funktionshinderområdet prognostiserar totalt sett ett negativt resultat på tkr inklusive reglering mot central buffert om tkr. Orsaken till att regleringen mot central buffert fortsätter beror på att fler ärenden tillkommit 2016 än reglerat i budget Hälso- och sjukvårdsenheten prognostiserar ett nollresultat. Dock ser man utmaningar framöver då antalet patienter ökar i takt med att vi blir fler äldre och det samtidigt blir allt svårare att rekrytera legitimerad personal. Tekniska hjälpmedel räknar med ett underskott på -800 tkr för helåret. Kostnaderna för tekniska hjälpmedel hänger ihop med det ökade behovet. Satsningen där arbetsterapeuter och sjukgymnaster jobbar aktivt med träning och hjälpmedel ökar kostnaderna men leder också till att fler kan bo hemma i ordinärt boende. Hjälpmedelscentralen gjorde 2016 en prisjustering som leder till ökade kostnader. Färdtjänst prognostiserar ett negativt resultat på -800 tkr. Vård- och omsorgsnämnden tog över funktionen för handläggningen av färdtjänst från juni 2016 och ser en ökning av antalet ansökningar samt att många ansöker om riksfärdtjänst. En översyn av färdtjänst- och riksfärdtjänstlagarna är påbörjad med syfte att bättre samordna all särskild kollektivtrafik och göra systemet mer kostnadseffektivt. Viktiga händelser under året Kajsa Fiska avslutade sin anställning I avvaktan på att den nye förvaltningschefen Fredrik Yllman skall tillträda i mitten av juni är myndighetschef Per Uno Nilsson tf produktionschef. Med hjälp av statliga pengar för ökad bemanning i äldreomsorgen har vi anställt 2 st arbetsterapeuter och 1 st sjukgymnast för att bedöma och erbjuda träning som ett komplement och alternativ till hemtjänst. Det förändrade arbetssättet innebär att

25 arbetsterapeuter gör aktivitetsbedömningar som stöd till biståndshandläggarnas beslut. Sjukgymnasterna gör en tidig bedömning och erbjuder fallpreventionsträning enligt en modell som heter Otago. Sammantaget går detta nu under beteckningen prerehab. Vi har blivit uppmärksammade i landet för detta och andra kommuner har hört av sig och vill veta mer om hur vi jobbar. Vi har också ökat bemanningen med en specialistutbildad sjuksköterska inom demensområdet. Viktig händelse är också att vi stärker stödet för personer med insatser enligt LSS. Vi har ändrat ansvarsfördelningen inom vår grupp och har nu en särskild sjuksköterska och arbetsterapeut som arbetar med bedömning och åtgärder för personer med funktionshinder. Utöver de redovisade åtgärderna gav vård- och omsorgsnämnden vid sammanträdet vård- och omsorgskontoret i uppdrag att utreda effekterna av att lägga ut personlig assistans på entreprenad. Återapportering görs vid sammanträdet den 2 maj Planering och kunskapsinhämtande av IBIC (individens behov i centrum) fortsätter då detta är ett system som är anpassat för att få ett gemensamt verktyg för utredning, dokumentation m.m. under hela ärendet från ansökan till utförande och uppföljning av en insats. IBIC/ÄBIC har sin grund i det internationella systemet ICF (koder för funktionstillstånd) som även används inom hälso och sjukvården. De IT satsningar som vi satsar på i år är dokumentationsappar för hemtjänstpersonal i ordinärt boende samt koppla upp LOV utförarna till dokumentationssystemet Treserva. Vidare tittar även äldreomsorgen på trygghetskameror som ett komplement till trygghetslarm och tillsynsbesök nattetid. Utbildningsinsatser och kompetensutveckling fortlöper kontinuerligt inom samtliga verksamhetsområden. Fokusområden är fortsatt demens, psykisk ohälsa, kost, basal omvårdnadskunskap och SIP (samordnad individuell plan). När det gäller psykisk ohälsa hålls interna första-hjälpen-utbildningar. Träningsåret för implementering av överenskommelsen Trygg och effektiv utskrivning pågår. Det som tillkommit under våren och fortsättningsvis är det parallellt löpande digitaliseringsprojektet vars huvudsakliga mål är bättre samordning av system och resurser för att möjliggöra rättssäkra och effektiva informationsoch kommunikationskanaler huvudmännen emellan. Den specialiserade sjukvården i hemmet (SSIH) som utförs av landstinget har nu startat. Vi ser fram emot att även den mobila äldreakuten kommer igång. Målet är att invånare i Trosa och Gnesta får sina behov av basala och specialiserade hälso- och sjukvårdsinsatser som ges i hemmet utförda på ett tryggt sätt. För att skapa ett gott samarbete för denna utveckling har en styrgrupp etablerats med representanter ifrån landstinget och kommunerna. Även satsningen för Psykisk hälsa PRIO fortsätter under året 2017 bl.a. med utvärdering av den lokala inventeringen som gjorts under senvintern. Personal För att möta det ökade behovet inom vård och omsorg är kompetensförsörjningen en prioriterad fråga. Förvaltningen ingår i Regionförbundets satsning Attraktiv arbetsgivare och Trosa har inom ramen för det projektet antagits som pilotkommun och får därigenom möjlighet att via projektmedel testköra en arbetsplatsförlagd utbildningsmodell. Modellen har tagits fram av Stiftelsen Stockholms läns Äldrecentrum som är ett kunskapscentrum för forskning, utveckling och utbildning inom äldreområdet. Modellen går under namnet ArbetSam. Utbildningen sker till stor del på arbetsplatsen men i kombination med lärarledd undervisning. Modellen lämpar sig för alla som inte har undersköterskeutbildning och till en början kommer platserna att rikta sig till nyanlända. Under våren har utbildning av språkombud skett och efter sommaren planeras att de första eleverna skall finnas på plats. Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) och Svenska Kommunalarbetareförbundet (Kommunal) lanserade ett partsgemensamt utvecklingsprojekt i februari 2017, för att fler inom välfärden ska arbeta heltid. Projektet, som pågår fram till 2021, syftar till att heltid ska vara det normala vid nyanställningar i kommuner, landsting och regioner. I Trosa kommun arbetar en partgemensam arbetsgrupp med frågan vilken startade 2016 och fortgår. Under 2016 steg sjuktalen inom vård- och omsorg. Det är framförallt inom de områden där behoven ökat som mest som ökningen skett. I det lokala arbetet på enhetsnivå finns den påbörjade satsningen tillsammans med PREVIA som påbörjades 2016 som stöd. Under de tre första månaderna har ej trenden brutits så frågan är fortfarande ytterst aktuell och följs på alla nivåer.

26 Ekologisk utveckling Förvaltningen befinner sig i dag på miljöledningsnivå 2. Nämnden tog beslut att anta Miljöledningssystem för Vård- och omsorgskontoret i Trosa Kommun enligt miljöledningsnivå 2. Under hösten 2016 togs nya mål fram vilka skall redovisas per delår. Beslut om en ny rese- och fordonspolicy är antagen och där vi inom förvaltningen nu ser en ökning av eldrivna fordon med stöd av denna vid upphandling av fordon.

27 Teknik och servicenämnden/skattefinansierad verksamhet Ordförande: Arne Karlsson (KD) : Cecilia Högberg Totalt, tkr Budget Utfall Budget Prognos Avv. Budget helår 2016 helår 2016 helår 2017 helår 2017 prognos helår Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Personal Kapitalkostnader Övriga kostnader Nettoresultat Ekonomisk analys - helårsprognos Våra skattefinansierade verksamheter, d.v.s. driftenheten, arbetsmarknadsenheten, skötsel och utbyggnad av gator och gång-/cykelvägar, parker och grönområden, kommunfastigheter, skogar, jakt, trafikföreskrifter, torgplatser och upplåtelser prognostiseras ett +/- 0 reslutat. Det prognostiserade överskottet om 394 kr är hänförligt till minskade kapitaltjänstkostnader för Högbergsgatan, Västra Långgatan och Vitalisskolan jämfört budget. Minskningen är en följd av nedskrivningar som gjordes i samband med bokslut. Osäkerhet kring fastighetsbudgeten med minskade intäkter från externa hyresgäster gör att vi i nuläget räknar med att nämndens buffert om ca 600 tkr går åt för att täcka intäktsbortfallet. Viktiga händelser hittills under året Arbetslösheten för ungdomar sjunker i Trosa och i övriga landet. 7 personer har fått anställning via arbetsvägledaren i kommunen. Vi arbetar aktivt för förbättrad administration och felanmälan genom digitala lösningar. Vi genomför gemensamma Vi genomför flera utvecklings- och utbildningsprojekt, träffar inom driftenheten i syfte att nå samarbete/ kundnytta och yrkesstolthet, Diet for a green planet/östersjövänlig mat. Projektet pågår under ett år och engagerar 15 personal och politiker från måltid, vård- och omsorg, förskola, ekologi, tekniska. Vi har på uppdrag av Länsstyrelsen genomfört röjning av träd på Borgmästarholmen Renovering av Trosa Vårdcentral går in i sista etappen Vi har projekterat och upphandlat ytskiktsrenoveringen av Tomtaklints förskola, Kyrkskolan Vi har detaljprojekterat och upphandlar ombyggnation av skolgården Hedeby/Fornby samt trafiksäkerhet på centrumvägen, lekpark Safiren och Spindelparken samt byggnation av ett utegym. Vi har projekterat och beställt en skolpaviljong till Skärlagsskolan som ska tas i bruk till höstterminen Vi har genomfört slutbesiktning av Skärgårdens förskola och påbörjar under våren arbetet med utemiljön Vi har projekterat för ett nytt frysrum på Tomtklintskolan som en följd av att antalet elever blir allt fler. Ansökan om muddring av Tureholmsviken Vi påbörjar arbetet för att förändra och flytta ansvaret för rent fastighetsrelaterade frågor från kultur och fritid till tekniska enheten. Investeringsuppföljning enligt separat dokument. Städ arbetar tillsammans med förskolorna (ingår ej i vår drift) för att organisera och utveckla städningen och rutinerna. Driftenheten organiserar sig för framtiden vilka blir våra uppdrag/ vilka kompetenser behöver vi

28 Teknik och servicenämnden/avgiftsfinansierad verksamhet Ordförande: Arne Karlsson (KD) : Cecilia Högberg Totalt, tkr Budget Utfall Budget Prognos Avv. Budget helår 2016 helår 2016 helår 2017 helår 2017 prognos helår Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Personal Kapitalkostnader Övriga kostnader Nettoresultat Ekonomisk analys - helårsprognos Verksamheterna vatten- och avlopp samt renhållning finansieras helt genom taxor. Tidigare underskott inom VA-verksamheten innebär att verksamheten innevarande år skall redovisa ett överskott om tkr, detta har budgeterats. Under förutsättning att inga större oförutsedda händelser inträffar bedöms det budgeterade resultatet nås. Inför budget 2017 har intäkterna på framför allt VA kollektivet antagits öka som ett resultat av att antalet abonnenter ökar. Vidare beräknas kapitaltjänstkostnaderna öka som en följd av större investeringar i överföringsledning samt ny vattentäkt. Renhållning Vi genomför för närvarande upphandling av renhållningen såväl omhändertagande som insamling Arbetet med en ny renhållningsförordning samt avfallsplan pågår Sluttäckningen fortlöper enligt plan Vi har fått godkänt från länsstyrelsen att flytta återvinningsstationen på Källvik Högre återvinningsgrad på Korslöt Investeringsuppföljning enligt separat dokument. Viktiga händelser under året Va-verksamhet Vi deltar i ett stort antal exploateringsprojekt som medför nya VA anslutningar såsom Väsby, Hagaberg och Hökeberga. Därutöver föranleder ett antal byggnationer tillkommande anslutningar och kommande övertag av anläggningar t.ex. HSBs byggnation på Trosalundsberget, byggnation i Åda Vi har tagit den nya överföringsledningen mellan Trosa avloppsreningsverk och Vagnhärad i drift. Vi har färdigställt en ny tryckstegringsstation på Häradsvallen Tofsö detaljprojekteras Ett antal nya områden regleras in i befintliga verksamhetsområden Arbetet med en ny VA-plan pågår och utgör grunden för kommande investeringsplanering Vi har arbetet fram ett nytt förslag till anslutningsavgift som anpassats efter rådande kostnadsläge samt investeringsbehov och plan.

29 Samhällsbyggnadsnämnden Ordförande: Tomas Landskog (M) Samhällsbyggnadschef: Mats Gustafsson Totalt, tkr Budget Utfall Budget Prognos Avv. Budget helår 2016 helår 2016 helår 2017 helår 2017 prognos Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Personal Kapitalkostnader Övriga kostnader Nettoresultat Ekonomisk analys - helårsprognos Samhällsbyggnadsnämnden redovisar ett positivt resultat på tkr per mars Detta beror i första hand på betydligt högre intäkter än budgeterat inom bygglovverksamheten. Kostnadssidan ligger i likhet med föregående år aningen över gällande budget och där är det i första hand räddningstjänst och bostadsanpassning som sticker ut. Det pågår för närvarande rekrytering av ytterligare en bygglovhandläggare till samhällsbyggnadskontoret. Detta kommer att innebära ökade personalkostnader för nämnden. Utöver detta finns det inget som indikerar att kostnaderna kommer att avvika kraftigt från aktuell budget vilket ger bedömningen att nämndens verksamheter har mycket goda förutsättningar att klara sig inom gällande budget för Ett övergripande arbete pågår också för att initiera plan- och exploateringsprocesser kring områden som är utpekade i den nya översiktsplanen. En större markanvisningstävling i anslutning till vårdcentralen i Trosa pågår Det höga bygglovtrycket under 2016 har fortsatt in på det nya året och i dagsläget finns det inga konkreta tecken på en avmattning. I Trosa fortsätter planeringen/exploatering för nya bostäder vid bland annat Trosalundsberget, Hökeberga, Trosaporten, Hagaberg, kvarteret Mejseln och Ådaområdet. I Vagnhärad sker utbyggnad av nya bostäder främst i centrala Vagnhärad, Väsby samt i Albyområdet. I Västerljung fortsätter byggnationen vid Hammarbyvägen och genom avstyckningar på landsbygden. Byggnation kv. Mejseln, Trosa. Viktiga händelser under året Omfattande planeringsuppgifter avseende större infrastruktur- och detaljplaneprojekt pågår. Gällande Infart västra Trosa är vägplanearbetet i ett intensivt skede och även arbetet med Ostlänken är mycket aktivt där val av ny spårlinje kommer att ske under våren.

30 Miljönämnden Ordförande: Dan Larsson (M) : Mats Gustafsson Totalt, tkr Budget Utfall Budget Prognos Avv. Budget helår 2016 helår 2016 helår 2017 helår 2017 prognos Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Personal Kapitalkostnader Övriga kostnader Nettoresultat Ekonomisk analys - helårsprognos Miljönämnden visar på ett negativt resultat på 132 tkr per mars månad vilket i första hand beror på att intäkterna är lägre än fastslagen budget samt att kostnader för köp av alkoholhandläggning från Nyköpings kommun saknar budgettäckning. Då intäkterna ofta underskrider budget i början av året är likväl bedömningen att nämndens verksamheter har goda förutsättningar att klara sig inom gällande budget för Viktiga händelser under året kommit till miljökontorets kännedom att det kan förekomma naturligt bly i marken inom vissa områden i kommunen. Miljökontoret har därför valt att gå ut med riktad information om detta till brunnsägare i det aktuella området med rekommendationer om att man analyserar sitt dricksvatten och vidtar åtgärder om det skulle visa sig att halten bly överskrider gränsen för otjänligt. Bly i dricksvattnet kan lätt åtgärdas genom att installera ett filter som renar vattnet från metaller. Miljökontoret är fortfarande i ett läge med förhållandevis ny personal vilket innebär att den ordinarie tillsynen prioriteras högt. Utöver detta har fokus bland annat legat på att skapa rutiner och checklistor för olika ärendetyper i syfte att underlätta handläggning samt att minska sårbarheten på kontoret. Nedskräpnings- och eldningsärende Den enskilda oförutsedda händelsen som generat mest arbete är en förorenad dricksvattenbrunn i närheten av Sund. Vattnet innehåller mycket höga halter av bly och utifrån detta ärende har det

31

32 Kommunkontoret Johan Sandlund Kommunchef Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer KS 2017/79 Investeringsmedel till reservserveranläggning Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen anslår 500 tkr i investeringsmedel för inköp och driftsättande av reservserveranläggning i kommunal lokal. 2. Kommunstyrelsen anvisar medel ur kommunstyrelsens investeringsreserv som därmed minskar från till tkr. Ärendet Trosa kommun, dess verksamhet och i förlängningen våra brukare och medborgare blir i allt högre utsträckning beroende av att Trosa kommun har fungerande ITkommunikation och driftsäkra mjukvaror och hårdvaror. I dagsläget finns en huvudserveranläggning lokaliserad i Trosa och en mindre reservinstallation i annan del av kommunen. Denna lösning har över tid varit tillräcklig, och huvudservern är reservkraftförsörjd sedan ett antal år. Hotbilden mot vår IT-miljö är dock komplex och föränderlig. Fokus har tidigare legat på att skydda vår information och våra system utifrån fysiska hot som brand, strömavbrott etc. Redundans och bra säkerhetsrutiner är därför en nödvändig del av en säker IT-miljö. Erfarenheter internationellt och nationellt visar att angrepp där den digitala informationen, tas som gisslan, förvanskas eller förstörs blir allt vanligare. Att återta kontrollen efter en sådan händelse kan vara både besvärligt, tidsödande och påfrestande för organisationen. Avsikten med föreslagen investering är att bygga upp en dubblett av den information och de system vi idag har på vår huvudserveranläggning. Johan Sandlund Kommunchef Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

33

34 Kommunkontoret Ekonomienheten Margareta Smith Ekonomichef Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer KS 2017/31 Svar på revisionsrapport Granskning av kommunens upphandlingsverksamhet Förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner ekonomichefens skrivelse som svar på revisionsrapporten. Sammanfattning Kommunens upphandlingsverksamhet har granskats av revisorerna. Syftet med granskningen var att översiktligt bedöma om kommunens upphandlingsverksamhet är ändamålsenlig och effektiv samt om tillräcklig intern kontroll föreligger kopplat till de upphandlingar som genomförs. Sammantaget bedöms att kontroll och uppföljning bör stärkas rörande upphandling och inköp. Mot bakgrund av vad som framkommit i granskningen ger Ernst & Young ett antal rekommendationer ställda dels till Kommunstyrelsen och dels till Teknik- och servicenämnden. Det här yttrandet avser Kommunstyrelsen. Rekommendation till Kommunstyrelsen: Säkerställ en enhetlig intern kontroll avseende upphandling och inköp, t.ex. avseende avtalstrohet. Inför nämndernas och styrelsens internkontrollplan för 2018 avser vi att säkra upp enhetlig internkontroll finns med i varje nämnds internkontrollplan. För uppföljning av exempelvis avtalstrohet förordas uppgradering eller ett nytt system. Ett system kopplat till ekonomisystemets leverantörsreskontra skulle underlätta kontroll avsevärt, men det kan även finnas andra systemvägar att gå. Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

35 TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 2(2) Kommunkontoret Ärendet Revisionen pekar på möjliga förbättringsområden, de områden som lyfts fram är nu föremål för diskussion inom kommunens ledningsorganisation. Vi delar revisionens syn på att det är angeläget att förbättra kontrollen av kommunens upphandlingsverksamhet. När det gäller kommunens internkontrollplaner samlar vi vid behov representanter från alla nämnder. Vi avser att göra det igen inför nästa års internkontrollplaner för att gemensamt komma överens om enhetlig intern kontroll där var och en förstår vikten av att kontroller görs löpande vad som bör kontrolleras. Då vi arbetar med koncernsamordning kommer även representanter från bolagen att bjudas in. För att den interna kontrollen ska kunna göras på ett tillfredställande sätt förordar vi uppgradering och/eller nytt system. Med nuvarande bristfälligt systemstöd kräver uppföljning av avtalstrohet avsevärda arbetsinsatser idag, om det ska låta sig göras och det med ganska låg kvalitet och träffsäkerhet. Vi förordar en programuppdatering och/eller ett nytt system. Det vore till gagn både för nämndernas verksamheter och för Kommunstyrelsen om det skulle vara ett system som är integrerat med ekonomisystemets leverantörsreskontra. Ekonomienheten kommer att återkomma till kommunstyrelsen med en projektplan och kostnadsberäkning av ett utvecklat systemstöd i samråd med kommunens upphandlingsfunktion. Margareta Smith Ekonomichef Bilagor Revisionsskrivelse Revisionsrapport Granskning av kommunens upphandlingsverksamhet, februari Beslut till Revisorerna

36

37 Revisionsrapport Genomförd på uppdrag av revisorerna Februari 2017 Granskning av kommunens upphandlingsverksamhet Trosa kommun

38 Innehåll Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Ansvarig nämnd och avgränsning Revisionskriterier Genomförande Kvalitetssäkring Mål och ansvar Mål Ansvar och organisation Styrdokument och verktyg för inköp och upphandling Upphandlings- och inköpspolicy för Trosa kommun Riktlinjer kring mutor och jäv Upphandlingshandbok Mallar för upphandling Dokumenthanteringsplan för upphandlingsprocessen Systemstöd Upphandling i verksamheterna Kultur-, fritids-, teknik- och servicekontoret Upphandling på övriga kontor Utbildning och information Samverkan Uppföljning och kontroll Rutiner för uppföljning Avtalstrohet Intern kontroll Stickprov Bedömning Svar på revisionsfrågorna Sammanfattande bedömning och rekommendationer...17 Källförteckning

39 Sammanfattning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna granskat upphandlingsverksamheten i kommunen. Syftet med granskningen har varit att översiktligt bedöma ändamålsenlighet och effektivitet i Trosa kommuns upphandling, samt att bedöma om tillräcklig intern kontroll föreligger kopplat till de upphandlingar som genomförs. Sammantaget bedömer vi att kontroll och uppföljning bör stärkas för att tillse en tillräcklig intern kontroll rörande upphandling och inköp. Ändamålsenliga stöd och verktyg för upphandling och inköp finns i stor utsträckning. Beslutad upphandlingspolicy, upphandlingshandbok samt upprättade mallar för dokumentation och uppföljning ger en god grundstruktur för genomförandet av upphandlingar. Det bör säkerställas att styrdokumenten revideras kontinuerligt. Upphandlingar genomförs i IT-stödet TendSign och kommunen nyttjar SKL Kommentus Inköpscentral för ramavtal vid behov. Kultur-, fritids-, teknik- och servicekontoret har under hösten 2016 förstärkts med en upphandlartjänst. Det ger goda förutsättningar att stärka kommunens arbete med upphandlingar och inköp. Genom att avtal över direktupphandlingsgränsen samlas i avtalskalendern finns delvis kunskap och kontroll om ingångna avtal. För en överblick över kommunens inköp bör även genomförda direktupphandlingar dokumenteras i avtalskalendern, i enlighet med dokumenthanteringsplanen. Det saknas kommunövergripande utbildning i upphandlingsfrågor. Punktinsatser görs avseende utbildningar och information i olika forum, dock utan kontinuitet. Avseende internkontrollarbetet är det främst kultur-, fritids-, teknik- och servicekontoret som har kontrollmoment avseende upphandling och avtal. Det saknas systematisk kontroll av t.ex. avtalstrohet. Det saknas även en systematisk avtalsuppföljning, utöver större projekt, vilket är en brist. I genomförd stickprovsgranskning framkommer brister i dokumentationen av direktupphandlade platser på konsulentstödda jour- och familjehem. Trosa kommuns blankett för dokumentation av direktupphandlingar har inte använts för de upphandlade platserna. Vi ser positivt på att socialkontoret påbörjat en upphandlingsprocess för konsulentstödda jour- och familjehem mot bakgrund av de upprepade avtal för direktupphandlade platser som tidigare tecknats. Mot bakgrund av vad som framkommit i granskningen ger vi följande rekommendationer: Kommunstyrelsen: Säkerställ en enhetlig intern kontroll avseende upphandling och inköp, t.ex. avseende avtalstrohet. Teknik- och servicenämnden: Tillse en komplett dokumentation av kommunens samlade upphandlingar och inköp, för att möjliggöra systematisk uppföljning och kontroll, t.ex. av hur stor del av kommunens inköp som sker utan upphandling. Säkerställ en systematisk avtalsuppföljning, i enlighet med upphandlings- och inköpspolicy. Rikta avtalskalenderns påminnelser till funktionsbrevlåda, för att säkerställa kontinuitet i händelse av personalomsättning. Säkerställ att samtliga avtal som ska finnas i avtalskalendern, finns i avtalskalendern, i enlighet med beslutad dokumenthanteringsplan. 3

40 Säkerställ att direktupphandlingar dokumenteras i enlighet med kommunens upphandlings- och inköpspolicy. Vidareutveckla stödet till kontoren, bland annat avseende inköps- och upphandlingskompetens samt dokumentation av upphandlingar. 4

41 1 Inledning 1.1 Bakgrund Revisionen har noterat att flera projekt inom det tekniska området har blivit dyrare än enligt plan. Kostnader i samband med upphandling av såväl varor som tjänster utgör en stor andel av kommunens kostnader. Lagen om offentlig upphandling ställer höga krav på korrekt hantering och på god beställar- och upphandlingskompetens. Vid felaktigt genomförda upphandlingar riskerar kommunen att drabbas av stora upphandlingsskadeavgifter. Granskningen syftar till att bedöma om upphandling utförs på ett ändamålsenligt sätt, utifrån lagen om offentlig upphandling. Ett mindre stickprov på upphandlingar tas i samband med granskningen. 1.2 Syfte och revisionsfrågor Syftet med granskningen är att översiktligt bedöma ändamålsenlighet och effektivitet i Trosa kommuns upphandlingsverksamhet med utgångspunkt i lagen om offentlig upphandling, samt att bedöma om tillräcklig intern kontroll föreligger kopplat till de upphandlingar som genomförs. I granskningen besvaras följande revisionsfrågor: Finns ändamålsenliga stöd och verktyg för upphandling/inköp som ger stöd och information vid upphandling/inköp? Nyttjas externt upphandlingsstöd vid stora upphandlingar, t.ex. vid byggentreprenader? Finns kunskap och kontroll om ingångna avtal i organisationen? Erhåller inköps-/upphandlingsansvariga kontinuerlig utbildning och information om förändringar i de lagar, regler och rutiner som styr verksamheten? Har kommunen egna kvalitetssäkringskontroller som säkerställer att upphandlingar sker affärsmässigt och i enlighet med gällande lagar och regler och är dessa ändamålsenligt utformade? Hur stor del av inköpen sker utan upphandling? 1.3 Ansvarig nämnd och avgränsning Granskningen avser kommunstyrelsen och teknik- och servicenämnden. 1.4 Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i granskningen för analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna kan hämtas ifrån lagar och förarbeten eller interna regelverk, policyer och fullmäktigebeslut. I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av lagen om offentlig upphandling samt av fullmäktiges beslutade riktlinjer för upphandling. 1.5 Genomförande Granskningen grundas på dokumentstudier samt intervjuer. Intervjuer har genomförts med: 5

42 , projektledare och upphandlare, kultur-, fritids-, teknik- och servicekontoret Skolchef Vård- och omsorgschef Avstämningar har även skett med ekonomichef samt socialchef. Ett mindre stickprov har även genomförts. En kartläggning av samtliga transaktioner under perioden 2015/ /10 har gjorts genom en databaserad registeranalys. Två upphandlingar har valts ut för översiktlig granskning av upphandlingsprocessen och huruvida dessa följer lagstiftningens krav på dokumentation. 1.6 Kvalitetssäkring Utöver vår interna kvalitetssäkring har samtliga intervjuade fått möjlighet att komma med synpunkter på upprättat rapportutkast. Detta för att säkerställa att revisionsrapporten bygger på korrekta fakta och uttalanden. 2 Mål och ansvar 2.1 Mål Ett av kommunfullmäktiges mål i Budget 2016 är att kärnverksamheterna (förskola, grundskola, gymnasium och äldreomsorg) ska vara kostnadseffektiva. Målvärdet är att kommunens kostnader ska vara i nivå med standardkostnad. Den politiska målsättningen för upphandlingsverksamheten som uttryckts i budget avsnittet styrdokument för nämnder och styrelser mandatperioden för teknik, gator och vägar - är vi vill förstärka vår upphandlingskompetens ytterligare och förbättra förutsättningarna att leda, följa och följa upp våra investeringsprojekt. Teknik- och servicenämnden har ett mål att måltiderna är ekologiskt hållbara. Detta ska uppnås genom att 60 % av livsmedelsinköpen i kommunen ska vara ekologiskt och/eller närproducerat till Utöver detta saknas specifika mål knutet till inköp och upphandling. 2.2 Ansvar och organisation Av reglemente för kommunstyrelse och nämnder framgår att kommunstyrelsen skall leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet. I de för kommunstyrelsen och nämnderna gemensamma bestämmelserna framgår att nämnd ansvarar för tecknande av avtal inom sitt eget verksamhetsområde. I reglementet för teknik- och servicenämnden fastslås att nämnden ansvarar för upphandlingar (enligt lagen om offentlig upphandling, LOU) som gäller fler än en nämnd samt tecknande av ramavtal. Vidare framgår att det ska göras på ett sätt som är rationellt och i linje med en hållbar utveckling och god ekonomisk hushållning. Kultur-, fritids-, teknik- och servicekontoret (i granskningen benämnt KFTS) genomför ramavtalsupphandlingar och kommungemensamma upphandlingar av varor och tjänster 1. Varje kontor ska informera KFTS om de behov av ramavtal som föreligger. Respektive facknämnd och dess förvaltningar/kontor ansvarar för verksamhetsspecifika inköp/upphandlingar utöver ramavtal, samt att bistå med verksamhetsspecifik kunskap i 1 Framgår av upphandlings- och inköpspolicy, som beskrivs i avsnitt 4 6

43 upphandlingsprocessen. När behov föreligger av kommungemensamma inköp/upphandlingar ska dessa samordnas. I respektive nämnds delegeringsordning framgår vem som har delegerats beslutanderätt att genomföra upphandling för verksamheten inom givna budgetramar. I kommunstyrelsens delegeringsordning framgår att upphandling för verksamheten inom givna budgetramar är delegerat till produktionschef och vidaredelegerat till enhetschef. 2 Av teknik- och servicenämndens delegeringsordning framgår utöver detta att upphandling av centrala avtal samt kommungemensamma varor och tjänster är delegerat till produktionschef, vidaredelegerat till upphandlare, och ska ske i samråd med berörda förvaltningar. Detsamma gäller för upphandling över tröskelvärdena. Öppning av anbud är delegerat till produktionschef och vidaredelegerat till upphandlare. 3 Styrdokument och verktyg för inköp och upphandling 3.1 Upphandlings- och inköpspolicy för Trosa kommun Trosa kommuns upphandlings- och inköpspolicy antogs av fullmäktige i september 2015 och stadgar att inköp och upphandlingar skall främja användningen av förnyelsebara naturresurser. Upphandlingar ska präglas av affärsmässighet, effektivitet, samverkan, saklighet och objektivitet samt av miljö- och social hänsyn. Upphandlingar skall genomföras på ett sådant sätt att förtroendet för kommunen som en seriös upphandlare bibehålls. Anställd eller förtroendevald ska bland annat säkerställa att varor och tjänster köps med rätt kvalitet till lägsta kostnad och med minsta möjliga miljöpåverkan samt säkerställa att inköp och upphandling sker i enlighet med gällande lagstiftning och kommunens riktlinjer samt att de utförs med en god och långsiktig hållbar ekonomisk situation för kommunen. Samordnad upphandling beskrivs vara huvudregel. Samordning ska också ske med andra huvudmän om det ger ekonomiska eller andra fördelar. Av policyn framgår även ansvar för avtal och uppföljning, vilket beskrivs i avsnitt 7. Av upphandlings- och inköpspolicyn framgår att direktupphandling får användas då värdet av varan eller tjänsten understiger kr. 3 Direktupphandling får endast användas om ram- eller avropsavtal saknas eller om "synnerliga skäl" föreligger. 4 Sker upprepade direktupphandlingar av samma typ av vara eller tjänst bör ett ramavtal övervägas. Ett anskaffningsbehov får inte delas upp i mindre delar i syfte att komma under gränsen för direktupphandling. Minst tre leverantörer skall erbjudas möjligheten att inkomma med anbud vid direktupphandling. Dokumentation av den upphandlande enheten skall ske gällande tilldelningsbeslut, utvärdering inkl. värdet av kontraktet, vem som upphandlat och skäl till upphandlingen. Till hjälp finns dokumentationsmallar på kommunens intranät. Det framgår även krav på dokumentation för direktupphandlingar som överstiger kronor. 2 Denna delegation finns även för humanistiska nämnden samt vård- och omsorgsnämnden, vars upphandlingsorganisation beskrivs översiktligt i avsnitt Den 1/ infördes nya tröskelvärden, och direktupphandlingsgränsen går vid kr. 4 T.ex. ofrivillig brådska - maskinhaveri och liknande 7

44 3.2 Riktlinjer kring mutor och jäv Kommunstyrelsen antog i mars 2016 formellt SKL:s skrift Om mutor och jäv som styrdokument i Trosa kommun 5. Om mutor och jäv är en vägledning för anställda inom kommuner, landsting och regioner som förklarar hur lagen ser på mut- och jävsituationer. Vägledningen avhandlar exempelvis handel med inflytande samt gränsdragning mellan tillbörlig och otillbörlig förmån vid offentlig upphandling. Skriften innehåller även exempel på rättsfall. 3.3 Upphandlingshandbok Upphandlingshandboken 6 innehåller information om upphandlingsrättsliga principer, avtal och beloppsgränser, direktupphandling, upphandlingsförfaranden, upphandlingsprocessen, sekretess, rutiner vid mottagande av anbud och förvaring av upphandlingsärenden. Enligt intervjuade finns den att tillgå på kommunens intranät. I upphandlingshandboken beskrivs inköpsprocessen enligt nedan: 3.4 Mallar för upphandling Ett antal mallar är upprättade som stöd i upphandlingsarbetet, vilka beskrivs nedan. Trosa kommuns Blankett för dokumentation av direktupphandlingar ska fyllas i med information om upphandlande myndighet/enhet, beskrivning av avtalsföremålet, avtalets löptid och värde, leverantör/er, metod för konkurrensutsättning, anbudsgivare (förutom vinnande leverantör/er), anledning till att avtal ej ingåtts, kriterier/krav för utvärdering av anbud, kommentarer samt beställare/handläggare. Blanketten bygger på Konkurrensverkets blankett för direktupphandlingar. 5 Detta skedde efter att revisionen under sin granskning av kommunens skydd mot oegentligheter 2015 konstaterade att en tydligare hänvisning till skrifter bör ske. 6 Förvaltningsdokument, upprättat

45 Instruktion kravspecifikation för direktupphandling innehåller rubriker och tips som kan vara till hjälp vid författande av kravspecifikation. Dokumentet offertförfrågan direktupphandling kan användas som mall att skicka ut till leverantörer som vill lämna offert i direktupphandling. Mallen för avtalsuppföljning innehåller frågor om det ingångna avtalet som besvaras genom att kryssa i boxar. Mallen kan användas vid intern kontroll och innehåller exempelvis frågor kring om leverantören följer ingånget avtal, om inkomna klagomål gåtts igenom, om avtalstroheten på området är genomgången och om inköp, leveranser och fakturering fungerar enligt överenskommelse. 3.5 Dokumenthanteringsplan för upphandlingsprocessen Dokumenthanteringsplan för upphandlingsprocessen beslutades av teknik- och servicenämnden Av planen framgår exempelvis gallringsfrister och vilken dokumentation som ska diarieföras. Dokumenthanteringsplanen följer upphandlingsprocessens etapper. Det framgår att kopior på avtal från direktupphandlingar ska finnas i avtalskalendern. 3.6 Systemstöd KFTS hanterar upphandlingar i IT-stödet TendSign. Kommunen har också en digital avtalskalender (avtalsdatabas) som enligt produktionschef är uppdaterad med kommunens samtliga avtal över direktupphandlingsgränsen. Kontroll över att alla avtal kommer in i avtalskalendern säkerställs genom att endast KFTS har tillgång till upphandlingssystemet. När en upphandling ska annonseras så måste upphandlande kontor kontakta KFTS. Kopior på avtal från direktupphandlingar ska enligt dokumenthanteringsplanen finnas i avtalskalendern. Så är dock inte fallet, enligt intervjuade förvaras underlag för direktupphandlingar endast på respektive upphandlande kontor. En kommungemensam sammanställning av genomförda direktupphandlingar saknas. Engångsavtal, såsom specifika byggentreprenader, finns inte i avtalskalendern. Engångsavtal ska dock alltid diariefördas om de upphandlats (över direktupphandlingsgränsen), enligt produktionschef. Avtalskalendern har en påminnelsefunktion som skickar ut mailaviseringar när det närmar sig förlängning av avtal, exempelvis sex månader innan avtalet löper ut. Detta betonas av intervjuade som positivt. Ett förbättringsområde som lyfts är dock att aviseringar bör gå till en funktionsbrevlåda för upphandling istället för till en person, för att minska personberoendet. Det beskrivs en potential att förenkla och förbättra avtalskalenderns struktur för att lättare kunna navigera bland avtalen. 4 Upphandling i verksamheterna 4.1 Kultur-, fritids-, teknik- och servicekontoret Upphandlingsorganisationen består av produktionschef, projektledare samt en upphandlare. Den sistnämnda är en ny tjänst som tillsattes hösten Upphandlaren agerar som stöd åt övriga verksamheter och ansvarar för internutbildningar. Ett arbete pågår enligt intervjuade avseende uppdatering av TendSign samt styrdokument. 9

46 Arbetsuppgifterna som upphandlaren utför låg tidigare på produktionschef och teknisk chef. Projektledaren håller i upphandlingar kring större byggprojekt och byggentreprenader och har tidigare hanterat projekt i sin helhet. Upphandlaren kommer nu att sköta de upphandlingsrättsliga delarna med annonsering och formalia medan projektledaren ansvarar för utförandeprocessen. Tidigare anlitades konsulter till projektledarrollen vilket enligt intervjuade gav sämre kontinuitet. Intervjuade beskriver det som positivt att ha kunskapen i kommunen, vilket också var anledningen till att tjänsten skapades. Enligt produktionschef har stödet till kommunens övriga kontor i upphandlingsfrågor varierat över tid. Kontoren har klarat en del själva genom tillgängliga mallar och korta kontaktvägar vid behov. Ansvaret för att dokumentera avtal i verksamheterna åligger respektive verksamhetsansvarig. Kommunen har tidigare i stor utsträckning hanterat pappersanbud, men genom utveckling av TendSign kan nu anbud tas in elektroniskt. Förfrågningsunderlag kan även besvaras via IT-stödet. Detta innebär att kommunen nu uppfyller kommande krav på digital anbudsgivning. Upphandlaren stöder kommunens verksamheter i detta arbete. KFTS använder vanligtvis inte extern konsulthjälp vid upphandlingar. För projekteringshandlingar i byggprojekt anlitas externa tekniska konsulter. Trosa kommun använder i hög grad de samordnade avtal som hanteras av SKL Kommentus Inköpscentral. Enligt intervjuade är SKL Kommentus till stor hjälp och ger god tillgång till ramavtal. 4.2 Upphandling på övriga kontor En översiktlig granskning har skett av omfattningen och processen för verksamhetsspecifika upphandlingar inom skolkontoret samt vård- och omsorgskontoret Skolkontoret Enligt skolchef gör skolkontoret få egna upphandlingar, då avrop till stor del kunnat göras från befintliga avtal. Samordnad upphandling inom SKL Kommentus används också i stor utsträckning. Skolchef definierar ofta ett verksamhetsbehov, som KFTS sedan genomför upphandlingen utifrån. Skolchefen har vid något tillfälle haft behov av att göra en förenklad upphandling. Vid det tillfället efterfrågades stöd av den upphandlare som då var anställd i kommunen samt kommunens dokument för upphandling. I övrigt har skolkontoret förnyat de avtal som funnits sedan tidigare, bland annat avtal för skolläkare. I vissa fall beskrivs att avtal förlängts utöver giltighetstid. Mindre inköp och beställningar förekommer även utan upphandling, enligt skolchef. Stödet från KFTS upplevs som gott. Kunskapen kring frågor om upphandling och inköp på skolkontoret bland chefer och övrig personal beskrivs bli bättre över tid. Idag ser personalen vinster med att arbeta med frågorna, enligt skolchef Vård- och omsorgskontoret Enligt vård- och omsorgschefen initierar kontoret några större upphandlingar. Återkommande är upphandling av tjänstefordon och för tillfället pågår upphandling kring trygghetslarm i särskilda boenden. Förfrågningsunderlag har formulerats när granskningen genomförs för att lägga ut personlig assistans på entreprenad. Vård- och omsorgschefen har i upphandling av bilar och larm tagit hjälp av berörda enhetschefer. 10

47 Vård- och omsorgschef upplever att kontoret har gott stöd i upphandlingsfrågor från KFTS och bidrar med verksamhetsspecifik kunskap i samtliga upphandlingar. Vård- och omsorgskontoret har en gång använt sig av externt upphandlingsstöd, vid upphandling av trygghetslarm då en extern konsult anlitades för stöd i den tekniska kravställningen. KFTS produktionschef har varit behjälplig i arbetet med avtalskalendern. Vård- och omsorgskontoret stämmer av med KFTS om någon osäkerhet eller fråga finns rörande avtalen. Vård- och omsorgschefen bedömer att verksamheten har relativt bra kontroll på ingångna avtal. Ibland behövs dock hjälp med att tolka avtal som tecknats flera år tillbaka i tiden. Vård- och omsorgschef får signal från avtalskalendern när avtal är på väg att löpa ut. För några år sedan genomfördes ett arbete för att säkerställa att alla avtal fanns i kalendern. Vid kontrollen fanns samtliga avtal inlagda och kvalitetssäkringen upplevs genom detta som god. Det sker dock ingen löpande kontroll. 4.3 Utbildning och information Det finns idag ingen kommunövergripande utbildning där stöd och dokumentation kring upphandling och inköp presenteras. Enligt intervjuade sker utbildning främst vid behov och förändringar. KFTS ansvarar, vid efterfrågan eller på förekommen anledning, för att vid behov gå ut med information om upphandling vid chefsträffar. Vid två tillfällen årligen samlas alla nyanställda i kommunen för en utbildningsdag där bland annat upphandlingsoch avtalsfrågor avhandlas. Exempelvis visas det stöd som finns att tillgå på kommunens intranät. på KFTS skickar ut nyhetsbrev och nyheter på intranätet om förnyade eller förändrade avtal genom SKL. De korta kontaktvägarna i kommunen gör enligt intervjuade att kunskap kring upphandlingar och inköp lätt kan delas mellan anställda vid behov. Enligt KFTS produktionschef har utbildningsinsatser kopplade till upphandlingshandboken genomförts av KFTS under kommunens chefsdagar. Skolkontoret har en samrådspunkt för upphandling och inköp på ledningsgruppsmöten där en dialog förs kring aktuella frågor knutet till upphandling och inköp. Skolchef betonar att det snarare handlar om kollegialt stöd än om utbildning. Vid rekryteringar säkerställer skolchef att kunskap om upphandling och inköp finns hos den som är aktuell för anställning. På vård- och omsorgskontoret har vård- och omsorgschef samt två enhetschefer gått grundutbildning i upphandling och inköp. Kursen var praktiskt utformad för den typ av verksamhet som är bedrivs på vård- och omsorgskontoret vilket gjort den användbar exempelvis vid upphandling av personlig assistans. Enligt vård- och omsorgschef måste cheferna främst kunna arbeta fram bra kravspecifikationer och förfrågningsunderlag. Efter det kan upphandlingen hanteras av upphandlaren på KFTS. Vård- och omsorgschefen lyfter att det är en utmaning för vård- och omsorgskontoret att personalen måste ha grundkompetens inom området upphandling och inköp och hålla den aktuell. KFTS beskrivs vara till stor hjälp, men grundkompetens måste även finnas i verksamheten. 4.4 Samverkan Trosa kommun samverkar kring upphandling och inköp för att öka volymen i sina beställningar och på så sätt bli mer attraktiva hos anbudsgivare. Enligt intervjuade kan det vara svårt att få in bra anbud när kommunen upphandlar som ensam aktör på områden 11

48 där marknaden är het. Kommunen har alltid fått in anbud, ibland dock bara ett eller ett fåtal. Vid sådana fall har det hänt att anbud legat utanför kostnadsramen och lett till att projekt fått avbrytas. Trosa kommun ingår i kommunsamverkan med Nyköping, Oxelösund och Gnesta kommun. Nätverket för upphandling träffas ett antal gånger om året 7. Under träffarna sker erfarenhetsutbyte kring upphandlingar och kommunerna gör även gemensamma upphandlingar. Till exempel har en upphandling av storkök/livsmedel och renhållning genomförts tillsammans med Gnesta kommun. Enligt vård- och omsorgschef tar även vård- och omsorgskontoret hjälp av andra kommuner i större upphandlingar. Exempelvis har gemensamma upphandlingar gjorts med Nyköping kommun och Eskilstuna kommun gällande sjukvårdsartiklar 8. 5 Uppföljning och kontroll I kommunens upphandlings- och inköpspolicy fastslås att varje upphandlande förvaltning och enhet är skyldig att genomföra en systematisk uppföljning och utvärdering av genomförda upphandlingar, så att inköpsrutiner och upphandlingsverksamheten kontinuerligt förbättras. Den totala inköpsvolymen av varor och tjänster beskrivs vara en viktig del av prissättningen i kommande upphandlingar. Uppföljningen ska dokumenteras och kan sedan användas som underlag till kommande upphandlingar. Uppföljning ska ske minst en gång per år samt vid behov. Enligt upphandlingspolicyn ska statistik över gjorda inköp under pågående ramavtal föras för att underlätta kommande ramavtalsupphandlingar. Enligt upphandlingshandboken är ansvarig för avtalsuppföljningen avtalsansvarig eller utsedd avtalsanvändare. Redovisning av uppföljningen ska dokumenteras och registreras enligt gällande dokumenthanteringsplan och Trosa kommuns mall för avtalsuppföljning. Intervjuade på KFTS är osäkra på i vilken utsträckning mallen används i verksamheterna. Avtalsuppföljning beskrivs vara en process som ofta brister. 5.1 Rutiner för uppföljning Enligt produktionschef för KFTS görs avtalsuppföljningar av KFTS om köparen signalerar att den är missnöjd. Utvärdering sker när ramavtalsperioden går mot sitt slut och underlag ska tas fram för en ny upphandling. Byggmöten i samband med byggentreprenader hålls varannan vecka och protokollförs i enlighet med ABT Detta är en mycket viktig del i uppföljning av byggprojekten enligt produktionschef, då byggprojekten utgör en stor del av kommunens samlade kostnader avseende upphandling. Mötena utgör en löpande uppföljning. Driften av den tekniska verksamheten 10 i kommunen är utlagd på entreprenad och när granskningen genomförs följs kommunens driftavtal upp en gång i månaden. 7 I nätverket ingår personer som arbetar med upphandling från kommunerna, framförallt upphandlare. Gruppen består av ca 10 personer (Nyköping 4, Gnesta 3, Oxelösund 2, Trosa 1). Vid arbete med specifika upphandlingar kan personer från verksamheterna ingå i arbetsgrupper. 8 Med syfte att ha ett gemensamt sortiment oberoende om patienten ges vård i landstingets eller kommunens regi 9 Allmänna bestämmelser för totalentreprenader avseende byggnads-, anläggnings- och installationsarbeten 10 Exempelvis fastigheter, gator, vatten- och avloppsanläggningar och parker. 12

49 För kost och livsmedel används ett webbaserat system som heter COMPARE för upphandling och uppföljning av livsmedelsavtal 11. Intervjuad skolchef bekräftar bilden av avsaknad av systematiserad uppföljning av leverantörer och avtal. Om skolkontoret inte är nöjd med vad leverantörer levererar tas en kontakt med leverantören. Enligt vård- och omsorgschef sker uppföljningar av avtal när synpunkter eller klagomål kommer in. Så har nyligen skett avseende t.ex. transport av avlidna. Klagomål och synpunkter på leverantörer dokumenteras på socialkontoret hos ansvarig chef. Det finns inget särskilt system för detta, vård- och omsorgschef lyfter att ett system där klagomål och synpunkter samlas skulle vara värdefullt vid kommande upphandlingar. 5.2 Avtalstrohet Trosa kommun har inga övergripande kontroller för avtalstrohet. Enligt produktionschef kan påbud om särskilda kontroller om följsamhet mot ramavtal komma centralt från kommunens ekonomiavdelning. Ansvaret för att utföra kontrollen ligger sedan på respektive produktionskontor. Enligt intervjuad saknas en systematik i att utföra kontroller. Enligt skolchef arbetade skolkontoret för några år sedan intensivt med avtalstroheten i verksamheten. Uppföljning av avtalstrohet ingick som en del i ett besparingsarbete och skedde med stöd från ekonomikontoret. Skolkontoret visade sig i uppföljningen ha hög avtalstrohet. För närvarande finns dock ingen systematiserad uppföljning. Inom vård- och omsorgskontoret har genomgångar av avtalstrohet tidigare skett på chefsträffar, men idag sker enligt intervjuad chef ingen liknande uppföljning. Cheferna fick tidigare statistik på hur det såg ut avseende inköp utan upphandling per kontor. Enligt vård- och omsorgschef finns det kunskap i personalen om att allt ska upphandlas men att avsteg från detta kanske ändå sker. Skanning av fakturor sker på ekonomiavdelningen som på så vis får viss kontroll över ingångna avtal i pappersform. Enligt ekonomichef kontrolleras inte avtalstrohet i denna skanning. Kontrollen sker mer utifrån att kontrollera för bluffakturor, enligt produktionschef. Skanning sker ej av e-fakturor vilket utgör ca 40 procent av det totala antalet fakturor. Det sker ingen systematiserad avstämning mellan KFTS och ekonomiavdelningen, enligt intervjuade. Enligt intervjuade saknas dokumentation om andelen inköp som görs utan upphandling samt kostnader för detta. Exempel som lyfts är t.ex. beställningar gällande konferensanläggningar. 5.3 Intern kontroll Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens internkontrollarbete berör inte specifikt upphandling och inköp. Styrelsen har dock det övergripande ansvaret för att se till att det finns en god intern kontroll i kommunen. Teknik- och servicenämnden Teknik- och servicenämndens internkontrollplan för den tekniska enheten har ett antal kontrollmoment som berör inköp och upphandling. Rutin Kontrollmoment Ansvarig Metod Uppföljning Rapport till Risk 11 Inköpsportalen innehåller statistik för exempelvis avtalstrohet och andel ekologiska inköp. 13

50 Avtal saknas Inventera vilka eventuella avtal som saknas Beställning i förhållande till avtal Kunskap finns om vägledning och riktlinjer för mutor och jäv Teknisk chef Årligen check av inköp och avtal Avtal följs inte Personal har kännedom om vägledning för anställda Mutor Felaktig tilldelning Teknisk chef Utvärdering av anbud 1 gång/år 8 Teknisk chef Stickprov fakturor Vid attest av 15 mot avtal fakturor Teknisk chef Ta upp på APT 1 gång/år 16 Vid tilldelning 10 Övriga nämnder Humanistiska nämndens internkontrollarbete rörande upphandling och avtal för barnomsorg och utbildning sker utifrån kontrollmomentet att rutiner finns och följs för kontroll av verksamhetsavtal sägs upp och omförhandlas i god tid. Kontrollen genomförs en gång per år och rapporteras till produktionschef. För individ- och familjeomsorg saknas kontrollmoment avseende upphandling och inköp i internkontrollarbetet. Vård- och omsorgsnämndens internkontrollplan saknar kontrollmoment avseende upphandling och inköp. 6 Stickprov I granskningen har Trosa kommuns leverantörsreskontra för perioden januari 2015 oktober 2016 begärts ut. Under perioden uppgår den samlade summan av kommunens fakturor till kr. Den största posten utgörs av 4859 fakturor från Trotab till ett sammanlagt värde av kr. Den näst största är KPA Pensionsförsäkringar AB där värdet på de 22 fakturorna uppgår till kr. Totalt finns 2324 leverantörer i leverantörsreskontran. Inom ramen för granskningen har två upphandlingar, en med öppet förfarande enligt LOU samt en direktupphandling, granskats utifrån lagens dokumentationskrav. Upphandling av Åkerbergs Trafik AB i Vagnhärad genomfördes 2012 som ett öppet förfarande enligt LOU. EY har tagit del av förfrågningsunderlag, anbudsöppningsprotokoll, anbudsutvärdering, tilldelningsbeslut och avtal. Under annonseringstiden inkom två anbud; från Åkerbergs Trafik AB i Vagnhärad samt Samtrans Skol- & Handikapptransporter Stockholm AB. Båda uppfyllde samtliga ställda krav, Åkerbergs Trafik AB vann upphandlingen till följd av det mest ekonomiskt fördelaktiga anbudet. Av tilldelningsbeslutet framgår att upphandlingen gäller för en period av fem år med avtalsstart Avtalet kan förlängas med två år. Avtalet med Åkerbergs Trafik AB skrevs under av produktionschef för kultur, fritid, teknikoch servicekontoret i enlighet med delegationsbeslut i humanistiska nämnden. Uppdraget avser persontransporter för grundskolan inom Trosa kommun samt särskoleskjutsar. Av granskningen framkommer det inte några brister i dokumentationen. Granskad direktupphandling avser flera avtal som slutits med Nystartarna under 2015 och Upphandlingen avser konsulentstödda jour- och familjehem. Totalt har 119 fakturor inkommit från Nystartarna under perioden 2015/ /10 till ett sammanlagt värde av kronor. Avtalen för är skrivna per barn, vilket av socialchef uppskattas till totalt ca 18 under perioden. För samtliga avtal gäller 30 dagars föregående skriftlig 14

51 uppsägningstid. Vid tiden för granskningen har en upphandlingsprocess startat gällande konsulentstödda jour- och familjehem. 12 Av granskningen framgår att dokumentation för direktupphandlingar saknas i upphandlingarna. Enligt upphandlings- och inköpspolicyn ska dokumentation av den upphandlande enheten ske gällande tilldelningsbeslut, utvärdering inkl. värdet av kontraktet, vem som upphandlat och skäl till upphandlingen för direktupphandlingar som överstiger kronor. Enligt socialchef har kontoret inte tidigare fyllt i blanketterna eller dokumenterat på ett systematiskt sätt. Vid tillfället för granskningen har dock en Rutin för placering på behandlingshem och konsultentstödda familjehem införts. Av rutinen framgår att om ramavtal eller upphandling saknas fyller socialchefen i dokumentation för direktupphandling. 12 Intervjuad socialchef beskriver att när Trosa kommun tog emot många ensamkommande barn under , var det mycket svårt att hitta placeringar. Kommunen tog då i första hand kontakt med de hem som är upphandlade av vårdförbundet Sörmland, det fanns dock sällan plats på dessa hem. Under senare tid har socialkontoret kunnat hitta lediga platser med upphandlade leverantörer. 15

52 7 Bedömning 7.1 Svar på revisionsfrågorna Nedan redovisas kortfattade svar på de revisionsfrågor som har ingått i granskningen. Delfråga Finns ändamålsenliga stöd och verktyg för upphandling/inköp som ger stöd och information vid upphandling/inköp? Nyttjas externt upphandlingsstöd vid stora upphandlingar, t.ex. vid byggentreprenader? Finns kunskap och kontroll om ingångna avtal i organisationen? Erhåller inköps- /upphandlingsansvariga kontinuerlig utbildning och information om förändringar i de lagar, regler och rutiner som styr verksamheten? Svar Ja. Genom upphandlingspolicy, upphandlingshandbok och övriga stöddokument bedöms ändamålsenliga stöd och verktyg finnas. Förbättringspotential finns dock avseende att förenkla användandet av avtalskalendern. Externt upphandlingsstöd har nyttjats vid något enstaka tillfälle, då avseende en teknisk lösning inom vård- och omsorgskontoret. Vid projektering i större byggprojekt har tekniska konsulter anlitats för att ta fram tekniska underlag. Delvis. Viss kunskap och kontroll finns genom att avtalen över direktupphandlingsgränsen är samlade i avtalskalendern. Enligt kommunens dokumenthanteringsplan ska även kopior på avtalen under direktupphandlingsgränsen sparas i avtalskalendern, vilket idag inte sker. Till viss del. Det sker ingen kontinuerlig utbildning för samtliga funktioner som ansvarar för att genomföra upphandlingar i kommunen. Punktinsatser görs av KFTS i olika forum, enligt intervjuade. för KFTS informerar genom nyheter på intranätet vid förändringar i lagar, regler och rutiner som behöver förmedlas till verksamheten. Upphandlingsansvariga på kontoren söker stöd och information från KFTS vid behov. 16

53 Har kommunen egna kvalitetssäkringskontroller som säkerställer att upphandlingar sker affärsmässigt och i enlighet med gällande lagar och regler och är dessa ändamålsenligt utformade? Hur stor del av inköpen sker utan upphandling? Till viss del. Det finns kvalitetssäkringskontroller i upphandlingsprocessen, exempelvis genom nyttjande av TendSign, samordnad upphandling via SKL och genom kommunsamverkan. Kommunen använder systemet COMPARE för utvärdering vid kost- och livsmedelsupphandling. Det genomförs ingen systematisk avtalsuppföljning, vilket är en brist. För specifika projekt och upphandlingar sker löpande uppföljning, men sammantaget sker uppföljning till största del vid klagomål och upptäckta brister från leverantörens sida. Avseende intern kontroll har teknik- och servicenämnden kontrollmoment gällande beställning i förhållande till avtal samt att erforderliga avtal finns. Vid granskning av ett urval av internkontrollplaner framgår att det inom humanistiska nämndens avdelning för barnomsorg och utbildning finns kontrollmoment för att rutiner finns och följs för kontroll av att verksamhetsavtal sägs upp och omförhandlas i god tid. För vård- och omsorgsnämnden saknas kontrollmoment avseende inköp och upphandling. Vid intervjuer framkommer att kontoren inte genomför några systematiska kvalitetssäkringskontroller. Kontroller görs främst vid missnöje med leverantörer. Det saknas systematisk uppföljning av avtalstrohet. Frågan är svårbesvarad då inköp utan upphandling inte följs upp. Det finns enligt intervjuade ingen samlad kunskap i verksamheterna kring hur många upphandlingar som görs utan upphandling eller kostnader i förhållande till inköpsvolym. 7.2 Sammanfattande bedömning och rekommendationer Syftet med granskningen har varit att översiktligt bedöma ändamålsenlighet och effektivitet i Trosa kommuns upphandling, samt att bedöma om tillräcklig intern kontroll föreligger kopplat till de upphandlingar som genomförs. Av granskningen framgår att det i stor utsträckning finns ändamålsenliga stöd och verktyg för upphandling och inköp. Beslutad upphandlingspolicy, upphandlingshandbok samt upprättade mallar för dokumentation och uppföljning ger en god grundstruktur för upphandlande verksamheter. Det bör säkerställas att styrdokumenten revideras kontinuerligt. Roller och ansvar i upphandlingsprocessen upplevs tydliga av intervjuade. Upphandlingar genomförs i IT-stödet TendSign och kommunen nyttjar SKL Kommentus Inköpscentral för ramavtal vid behov. KFTS har under hösten 2016 förstärkts med en upphandlartjänst, vilket bedöms positivt. Detta ger förutsättningar att stärka kommunens arbete med upphandlingar och inköp avseende utveckling av systemstöd och rutiner, kontroll och uppföljning samt stödet till verksamheterna. Genom att avtal över direktupphandlingsgränsen samlas i avtalskalendern finns delvis kunskap och kontroll om ingångna avtal. För en överblick över kommunens inköp bör även genomförda direktupphandlingar dokumenteras i avtalskalendern, i enlighet med dokumenthanteringsplanen. Avtalskalenderns påminnelsefunktion säkerställer att inlagda 17

54 avtal förlängs eller förnyas i tid. Påminnelsefunktionen riktar sig dock till enskilda anställda vilket kan utgöra en risk vid personalomsättning. Av intervjuer har även framkommit att en förenkling och förbättring av avtalskalenderns struktur efterfrågas. Det saknas kommunövergripande utbildning i upphandlingsfrågor, utöver viss information som delges nyanställda. Det görs punktinsatser med utbildningar och information i olika forum på förfrågan eller förekommen anledning. Intervjuade verksamheter lyfter ett behov av en god grundkompetens avseende upphandling. Avseende internkontrollarbetet är det främst KFTS som har kontrollmoment avseende upphandling och avtal. Det saknas systematisk kontroll av t.ex. avtalstrohet. Utöver större projekt genomförs ingen systematisk avtalsuppföljning, vilket är en brist. I genomförd stickprovsgranskning framkommer brister i dokumentationen av direktupphandlade platser på konsulentstödda jour- och familjehem. Trosa kommuns blankett för dokumentation av direktupphandlingar har inte använts för de upphandlade platserna. Vi ser positivt på att socialkontoret påbörjat en upphandlingsprocess för konsulentstödda jour- och familjehem mot bakgrund av de upprepade avtal för direktupphandlade platser som tidigare tecknats. Sammantaget bedömer vi att kontroll och uppföljning bör stärkas för att tillse en tillräcklig intern kontroll rörande upphandling och inköp. Mot bakgrund av vad som framkommit i granskningen ger vi följande rekommendationer: Kommunstyrelsen: Säkerställ en enhetlig intern kontroll avseende upphandling och inköp, t.ex. avseende avtalstrohet. Teknik- och servicenämnden: Tillse en komplett dokumentation av kommunens samlade upphandlingar och inköp, för att möjliggöra systematisk uppföljning och kontroll, t.ex. av hur stor del av kommunens inköp som sker utan upphandling. Säkerställ en systematisk avtalsuppföljning, i enlighet med upphandlings- och inköpspolicy. Rikta avtalskalenderns påminnelser till funktionsbrevlåda, för att säkerställa kontinuitet i händelse av personalomsättning. Säkerställ att samtliga avtal som ska finnas i avtalskalendern, finns i avtalskalendern, i enlighet med beslutad dokumenthanteringsplan. Säkerställ att direktupphandlingar dokumenteras i enlighet med kommunens upphandlings- och inköpspolicy. Vidareutveckla stödet till kontoren, bland annat avseende inköps- och upphandlingskompetens samt dokumentation av upphandlingar. Trosa den 2 februari 2017 Jakob Hallén Verksamhetsrevisor Anja Zetterberg Verksamhetsrevisor 18

55 Källförteckning Avtalsuppföljning, Trosa kommun (2015) Blankett för dokumentation av direktupphandlingar Delegeringsordning (Kommunstyrelsen ( ), Teknik- och servicenämnden ( ), Humanistiska nämnden (Barnomsorg Utbildning samt Individ- och familjeomsorg ), Vård- och omsorgsnämnden ( )) Dokumenthanteringsplan för upphandlingsprocessen - Dnr TSN 2015/62 Instruktion kravspecifikation för direktupphandling (2016) Internkontrollplan 2016 (Kommunstyrelsen, Teknik- och servicenämnden, Humanistiska nämnden, Vård- och omsorgsnämnden) Kommunfullmäktiges budget 2016 med flerårsplan Lathund för sammanställning efter skannade fakturor Om mutor och jäv Sveriges kommuner och landsting (2012) Redovisning av utförd internkontroll 2015 Teknik- och servicenämnden TSN 2015/33 Reglemente för intern kontroll (2016) Sammanställning av leverantörsreskontra under perioden 2015/ /10 Upphandlings- och inköpspolicy för Trosa kommun (2015) Upphandlingshandbok för Trosa kommun (2015) Utförd internkontroll - Kommunstyrelsen KS 2015/36 19

56

57 Kanslienheten Helena Edenborg Kanslichef Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer KS 2017/76 Revidering av delegeringsordning för kommunstyrelsen Förslag till beslut Kommunstyrelsen antar förslag till reviderad delegeringsordning för kommunstyrelsen. Ärendet För att underlätta hanteringen av försäljning av tomter föreslås det att kommunstyrelsens ordförande ska få besluta om försäljning av tomter understigande 5 mkr. Försäljningar som överstiger 5 mkr föreslås att kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar om. Nuvarande delegeringsordning saknar uppgifter om vem som har rätt att teckna avtal, därför föreslås delegeringsordningen kompletteras med det. När det gäller mark- och exploateringsärenden så har det tidigare varit felaktig ordning när det gäller vidaredelegering. Därför föreslås en rättning genom att ärendena delegeras till produktionschef som i sin tur vidaredelegerar till mark- och exploateringschef. Johan Sandlund Kommunchef Helena Edenborg Kanslichef Bilaga Förslag till reviderad delegeringsordning för kommunstyrelsen, (ändringar är gulmarkerade). Beslut till Författningssamlingen Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

58 Förslag till reviderad Delegeringsordning för kommunstyrelsen Reviderad av: Kommunstyrelsen 2017-xx-xx, x, dnr KS 2017/76 Dokumentkategori: Styrdokument Dokumenttyp: Regel

59 TROSA KOMMUN Kommunstyrelsen Innehållsförteckning Delegeringsordning för kommunstyrelsen... 2 Anmälan av delegeringsbeslut... 2 Återkallande... 2 Förhinder för delegaten... 2 Ärenden som inte får delegeras Allmänna ärenden... 3 Brådskande ärenden... 3 Utlämnande av allmän handling och utse personuppgiftsombud... 3 Arkiv I samråd med arkivmyndigheten... 3 Avtal... 4 Delgivning och föra kommunens talan... 4 Organisation... 4 Yttrande... 4 Personuppgifter... 5 Remittering av motion... 5 Trosa kommuns vapen... 5 Säkerhetsskydd Personalärenden... 7 Anställning... 7 Avstängning, disciplinpåföljd, uppsägning m.m Kurser, förmåner m m... 8 Tjänstgöring, arbetstid m m... 8 Kollektivavtal, förhandling, stridsåtgärder m m... 9 Arbetsmiljöansvar Ekonomiärenden Budgetfördelning, attesträtt och representation Avskrivning av fordran, avbetalning Överlåtelse av lös egendom, upplåning, utdelning av donationsmedel m m Folkbokföringsärenden, skatteärenden Upphandling Bidragsansökningar Förvaltning av markåtkomstbidrag Disponering av statsstöd kopplat till det finska förvaltningsområdet Mark- och exploateringsärenden Företräda kommunstyrelsen vid samråd Fastighetsreglering och fastighetsbestämning Förättning och åtgärd Avge yttrande Upplåta tomträtt och servitut Förvärv, överlåtelse och inlösen av fastighet Tilläggsavtal och inskrivningsåtgärd Försäljning av tomt

60 TROSA KOMMUN Kommunstyrelsen Delegeringsordning för kommunstyrelsen I delegeringsordningen framgår det till vilka tjänstemän styrelsen har gett rätten att besluta i olika ärenden i styrelsens ställe. Kommunchef är produktionschef i förhållande till kommunkontoret och kommunchef i förhållande till produktionschef. Det som benämns förvaltningschef i kommunallagen är att jämställa med kommunchef/produktionschef i denna delegeringsordning. Kommunchefen/produktionschef kan vidaredelegera beslutanderätten till annan tjänsteman. Den tjänstemannen kan i sin tur inte vidaredelegera till ytterligare tjänsteman. När kommunchef/produktionschef vidaredelegerat beslutanderätten till annan tjänsteman är det för att det är på den nivån beslutet är lämpligt att tas. Kommunchefen har ändå samma beslutanderätt som den beslutanderätten är vidaredelegerad till. Kommunchefen bör dock bara ta beslut i tjänstemannens ställe när den är frånvarande. Den tjänsteman som har beslutanderätt på vidaredelegering kan lämna ärendet för beslut till högre nivå för avgörande (t.ex. förvaltningschef eller styrelsen) då det t.ex. gäller ett principärende. Anmälan av delegeringsbeslut Beslut som fattas på delegering ska anmälas till styrelsen (se kap 6, 35 kommunallagen). Anmälan av delegeringsbeslut till styrelsen ska redovisas på nästa styrelsesammanträde. Återrapporteringen är viktig för att styrelsen ska kunna följa hur beslutanderätten används. Även den som fått beslutanderätt på vidaredelegering ska redovisa delegeringsbesluten på nästa styrelsesammanträde. Återkallande Styrelsen, kommunchef och produktionschef kan när som helst återkalla lämnad delegering. De kan också välja att ta beslut i ett ärende trots att beslutanderätten är delegerad, men kan i princip inte ändra ett beslut som är taget med stöd av delegering. Förhinder för delegaten Om den tjänsteman som har vidaredelegeringen är förhindrad att fatta beslut ska kommunchefen göra det i dess ställe. Om det endast är kommunchefen som har delegeringen och är förhindrad att fatta beslut ska styrelsens ordförande göra det i dess ställe. Ärenden som inte får delegeras 1. Kommunens nämnder kan själva besluta om delegering av beslutanderätt, men det finns vissa ärenden som en nämnd inte får delegera enligt kommunallagen, 6 kap 34 : 2. Ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet. 3. Framställningar eller yttranden till kommunfullmäktige liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats. 4. Ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. 5. Vissa ärenden som anges i särskilda föreskrifter. 2

61 TROSA KOMMUN Kommunstyrelsen Ärende Delegerat till Vidaredelegerat till Lagrum, kommentar m.m. 1. Allmänna ärenden Brådskande ärenden 1.1 Ta beslut i brådskande kommunstyrelseärenden KS ordförande KL kap 6 36 Utlämnande av allmän handling och utse personuppgiftsombud 1.2 Beslut att inte lämna ut allmän handling rörande kommunstyrelsens myndighetsbeslut Kanslichef TF 2 kap 14, SekrL 15 kap 4-6,12 Övriga beslut att inte lämna ut allmän handling 1.3 Yttrande vid överklagande av beslut att inte lämna ut allmän handling Kanslichef TF 2 kap 14, SekrL 15 kap 4-6, Beslut om att förordna personuppgiftsombud enligt personuppgiftslagen (PuL) Kommunchef Arkiv 1.5 Arkivansvarig enligt arkivreglementet Kanslichef 1.6 Utfärda instruktioner och riktlinjer för tillämpning av kommunens arkivregemente och arkivvården vid de kommunala myndigheterna i Trosa kommun 1.7 Beslut om gallring av rutinkarraktär Kanslichef Trosa kommuns arkivreglemente Kanslichef Trosa kommuns arkivireglemente 1.8 Fastställa dokumenthanteringsplan Kanslichef I samråd med arkivmyndigheten 3

62 TROSA KOMMUN Kommunstyrelsen Ärende Delegerat till Vidaredelegerat till Lagrum, kommentar m.m. Avtal 1.9 Underteckna avtal, förbindelser och andra rättshandlingar som beslutats av styrelsen Gäller i de fall styrelsen inte beslutat om annan delegat i ett ärende 1.10 Underteckna avtal och andra rättshandlingar som avser löpande ärenden inom det egna verksamhetsområdet Enhetschef Under förutsättning att ärendet inte är av principiell betydelse eller av större vikt Delgivning och föra kommunens talan 1.11 Mottagande av delgivning Kommunchef Registrator Vid sidan av kommunstyrelsens ordförande, se enhets reglementet Väcka och föra kommunens talan vid domstol och andra myndigheter, ingående av förlikning samt antagande av ackord, med rätt att sätta annan i sitt ställe Kommunchef Organisation 1.13 Mindre förändringar av förvaltningens organisation Kommunchef Yttrande 1.14 Avge yttrande över remisser från andra myndigheter och organisationer. Utskott under Kommunstyrelsen Gäller remisser med innehåll som ej bedöms ha stor betydelse för kommunens verksamhet, som ej bedöms vara politiska till sin karaktär eller ha ett stort intresse för kommunens politiker. Enklare remisser där sakkunskap efterfrågas, enkäter och dyl. räknas som verkställighet och besvaras av den tjänsteman som besitter sakkunskap i frågan. 4

63 TROSA KOMMUN Kommunstyrelsen Ärende Delegerat till Vidaredelegerat till Lagrum, kommentar m.m Beslut att inte yttra sig över remiss Kanslichef Gäller sådana remisser som i normalfallet underställs utskotten Yttrande vid samråd och utställning av detaljplan eller områdesbestämmelser 1.17 Yttranden som på grund av ärendets innehåll kan bedömas utan behandling i kommunstyrelsens utskott Enhetschef Te x besvarande av brev på kommunstyrelsens vägnar Personuppgifter 1.18 Utfärda riktlinjer för kommunens PuL-verksamhet 1.19 Lämna ut information enligt 26 i personuppgiftslagen Kanslichef Remittering av motion 1.20 Beslut om remittering till nämnder, beredningar och andra organ av motioner och andra ärenden för yttrande Kanslichef Delegeringsrätten gäller i de fall kommunfullmäktige inte fattat närmare beslut om motions handläggning. Andra ärenden avser remisser till kommunen från andra myndigheter och organisationer. Trosa kommuns vapen 1.21 Medgivande av rätt att använda Trosa kommuns vapen samt tolkning av kommunstyrelsens riktlinjer för detsamma. Kommunchef Informationsansvarig 5

64 TROSA KOMMUN Kommunstyrelsen Ärende Delegerat till Vidaredelegerat till Lagrum, kommentar m.m. Säkerhetsskydd 1.22 Placering i säkerhetsklass med stöd av säkerhetsskyddslagen och därtill hörande förordning 1.23 Beslut om registerkontroll med stöd av säkerhetsskyddslagen och därtill hörande förordning 1.24 Ingå säkerhetsskyddsavtal enligt säkerhetsskyddslagen Säkerhetsskydds chef Säkerhetsskydds chef Säkerhetsskydds chef 6

65 TROSA KOMMUN Kommunstyrelsen Ärende Delegerat till Vidaredelegerat till Lagrum, kommentar m.m. 2. Personalärenden Anställning 2.1 Förordnande av vikarierande kommunchef vid semester och/ eller tjänstledighet. 2.2 Anställning och förordnande av Kommunchef 2.3 Anställning av, förordnande av, ändring av tjänstgöringens omfattning och entledigande av KS ordförande KSau AB AB Enhetschef Övrig personal Kommunchef Enhetschef Avstängning, disciplinpåföljd, uppsägning m.m. 2.4 Avstängning och beslut om indragning eller innehållande av lön och andra förmåner kommunchef produktionschef - enhetschef - övrig personal 2.5 Disciplinpåföljd; skriftlig varning - kommunchef produktionschef enhetschef - övrig personal KS ordförande Kommunchef KS ordförande Kommunchef Enhetschef AB Efter samråd med personalchef. AB Efter samråd med personalchef. 2.6 Avveckling eller utköp av personal - Kommunchef - - enhetschef - övrig personal KS ordförande Kommunchef AB Efter samråd med personalchef. 7

66 TROSA KOMMUN Kommunstyrelsen Ärende Delegerat till Vidaredelegerat till Lagrum, kommentar m.m. 2.7 Uppsägning från arbetsgivarens sida p.g.a. arbetsbrist eller personliga skäl kommunchef produktionschef enhetschef övrig personal 2.8 Avskedande kommunchef produktionschef enhetschef övrig personal KS ordförande Kommunchef KS ordförande Kommunchef LAS 4, 7 Efter samråd med personalchef. LAS 18 Efter samråd med personalchef. Kurser, förmåner m m 2.9 Deltagande i kurs, konferens eller tjänsteresa utanför Sverige - förtroendevald KS - Kommunchef - - enhetschef - övrig personal KS ordförande KS ordförande Kommunchef Enhetschef Vid resor utanför Sverige för övrig personal ska samråd ske med produktionschef Användande av egen bil i tjänsten - Kommunchef - - enhetschef - övrig personal KSordf Kommunchef Enhetschef Tjänstgöring, arbetstid m m 2.11 Ändrad placering vid övertalighet, på egen begäran eller i andra fall - - enhetschef - övrig personal Kommunchef AB Efter samråd med personalchef 8

67 TROSA KOMMUN Kommunstyrelsen Ärende Delegerat till Vidaredelegerat till Lagrum, kommentar m.m Prövning rörande förbud mot utövande av förtroendeskadlig bisyssla - Kommunchef - - enhetschef - övrig personal KSordf Kommunchefen Enhetschef AB Efter samråd med personalchef. Kollektivavtal, förhandling, stridsåtgärder m m 2.13 Rätt att träffa kollektivavtal Personalchef 2.14 Förhandla på kommunens vägnar enligt gällande lagstiftning om förhandlingsrätt Beslut om tolkning av anställnings- och kollektivavtal 2.16 Beslut om fast tid för löpnade fackligt arbete 2.17 Beslut om riktlinjer för personalpolicies fastställda av kommunfullmäktige Personalchef Personalchef Personalchef Personalchef Arbetsmiljöansvar 2.18 Ansvar för att verksamheten drivs i enlighet med arbetsmiljölagen och föreskrifterna för arbetsmiljön. - kontoret - enhet 2.19 Ansvar för att det systematiska arbetsmiljöansvaret inom kommunstyrelsen fungerar Ansvar för att det inom kommunstyrelsens verksamhetsområde finns kompetens inom arbetsmiljöområdet Ansvar för att genomföra konsekvensbeskrivningar av hur arbetsmiljön påverkas av förändringar. Enhetschef 9

68 TROSA KOMMUN Kommunstyrelsen Ärende Delegerat till Vidaredelegerat till Lagrum, kommentar m.m Ansvar för genomförande av riskanalys, handlingsplan och uppföljning av det systematiska arbetsmiljöområdet på respektive enhet Ansvar för att följa upp arbetsmiljöarbetet inom övriga nämnders verksamhetsområde Kommunchef Enhetschef 10

69 TROSA KOMMUN Kommunstyrelsen Ärende Delegerat till Vidaredelegerat till Lagrum, kommentar m.m. 3. Ekonomiärenden Budgetfördelning, attesträtt och representation 3.1 Omdisponering av budget mellan objekt. 3.2 Åtagande eller disposition rörande högst tre prisbasbelopp och i enlighet med budget. (Exvis länsgemenesamma projekt). 3.3 Åtagande eller disposition av ekonomisk natur för den löpande verksamheten i enlighet med budget. KS ordf Ekonomichef Enhetschef 3.4 Företrädande av kommunen vid representation - högst ett halvt (0,5) basbelopp per tillfälle och inom budgetram -högst ett (1) basbelopp 3.5 Utse attesträttsinnehavare - förtroendevalda - tjänstemän 3.6 Utse tjänstemän med rätt att teckna kommunens plus- och bankgiro, checkar och andra motsvarande värdehandlingar KS ordf KSau Kommunchef Enhetschef Kommunchef Ekonomichef Se attestreglemente. Avskrivning av fordran, avbetalning 3.7 Avskrivning av fordran i bokslut - upp till ett (1) prisbasbelopp per motpart - upp till tre (3) prisbasbelopp per motpart KSau Ekonomichef 3.8 Överenskommelse om avbetalningsplan, som sträcker sig längre än 6 månader, för betalning av fordran Ekonomichef Överenskommelse om avbetalningsplan på 6 månader eller kortare sker genom verkställighet av behörig tjänsteman 3.9 Beslut om inkassoåtgärder vid avsteg från gällande riktliner för kravhantering. Ekonomichef 11

70 TROSA KOMMUN Kommunstyrelsen Ärende Delegerat till Vidaredelegerat till Lagrum, kommentar m.m. Överlåtelse av lös egendom, upplåning, utdelning av donationsmedel m m 3.10 Försäljning och annan överlåtelse av lös egendom inom kommunstyrelsens verksamheter Ekonomichef 3.11 Beslut om borgen inom av fullmäktige fastställd ram Ekonomichef Kommunchef 3.12 Skänka bort lös egendom till mottagare utanför kommunens organisation 3.13 Utsträckning, nedsättning, dödning, sammanläggning och relaxation av inteckning samt utbyte av pantbrev liksom därmed jämförlig åtgärd 3.14 Upplåning inom kommunfullmäktige beslutad låneram. Ekonomichef Ekonomichef Ekonomichef 3.15 Utdelning av donationsmedel Ekonomichef Folkbokföringsärenden, skatteärenden 3.16 Yttrande över folkbokföringsärende eller skatteärende 3.17 Överklagande av folkbokföringsärende eller skatteärende Ekonomichef Ekonomichef Upphandling 3.18 Upphandling för verksamheten inom givna budgetramar Enhetschef Upphandling ska alltid ske i enlighet med Lagen om offentlig upphandling (LoU) och kommunens upphandlings- och inköpspolicy. 12

71 TROSA KOMMUN Kommunstyrelsen Ärende Delegerat till Vidaredelegerat till Lagrum, kommentar m.m. Bidragsansökningar 3.19 Ansökan om externa medel (inklusive EU-medel) för projektoch utvecklingsarbete m m Enhetschef Kommunstyrelsen beslutar om ansökan då en ekonomisk motprestation krävs om medlen beviljas. Besluten ska alltid meddelas till ekonomienheten. Beviljade medel rekvireras av verksamhetsansvarig enhet Beslut om bidrag till organisationer - med högst kronor Kommunchefen - med högst kronor Utskott under kommunstyrelsen Förvaltning av markåtkomstbidrag 3.21 Beslut om naturvårdande åtgärder finansierade genom markåtkomstbidrag med ett belopp motsvarande max ett prisbasbelopp per år Ekoutskottet De år då ekoutskottet avstår från att disponera markåtkomstbidraget överförs finansieringsutrymmet till nästkommande år och möjliggör då beslut om max två prisbasbelopp. Disponering av statsstöd kopplat till det finska förvaltningsområdetag 3.22 Beslut om disponering av statsstöd kopplat till det finska förvaltningsområde Enhetschef Beslut om disponering av medel sker i samråd med samrådsgruppen för det finska förvaltningsområdet. 13

72 TROSA KOMMUN Kommunstyrelsen Ärende Delegerat till Vidaredelegerat till Lagrum, kommentar m.m. 4. Mark- och exploateringsärenden Företräda kommunstyrelsen vid samråd 4.1 Företräda kommunstyrelsen vid samråd med fastighetsbildningsmyndighet och därvid begära att ärende hänskjuts till kommunstyrelsen för prövning. Mark- och exploateringschef Mark- och exploateringschef FBL 4 kap 25 och 25a, AL 21 och 23, LrL 19 och 21 Fastighetsreglering och fastighetsbestämning 4.2 Rätt att påkalla fastighetsreglering, som behövs för att mark och vatten ska kunna användas för bebyggelse på ett ändamåligt sätt. Mark- och exploateringschef Mark- och exploateringschef FBL 5 kap 3, tredje stycket 4.3 Rätt att påkalla fastighetsbestämmning eller särskild gränsmärkning såvitt gäller område med detaljplan pcj områdesbestämmelser eller område beträffande vilket fråga väckts om upprättande av sådan plan eller sådana bestämmelser. Mark- och exploateringschef Mark- och exploateringschef FBL 14 kap 1 a, FBL 14 kap 16 Förättning och åtgärd 4.4 Godkänna förättning, förrättningsbeslut eller gränsutmärkning. Mark- och exploateringschef Mark- och exploateringschef FBL 15 kap Rätt att påkalla förrättning. Mark- och exploateringschef 4.6 Godkänna beslut eller åtgärd. Mark- och exploateringschef Mark- och exploateringschef Mark- och exploateringschef AL 18 AL 30, LrL 28 Avge yttrande 4.7 Avge yttrande till fastighetsmyndigheten enligt fastighetsbildningslagen, anläggningslagen och ledningsrättslagen samt att som kommunstyrelsens ombud delta i förrättningssammanträde. Mark- och exploateringschef Mark- och exploateringschef FBL, AL och LrL 14

73 TROSA KOMMUN Kommunstyrelsen Ärende Delegerat till Vidaredelegerat till Lagrum, kommentar m.m. Upplåta tomträtt och servitut 4.8 Upplåta tomträtt KSau JB 13 kap 4.9 Upplåta servitut i kommunens fastighet och tillförsäkra kommunen rätt till servitut i annans fastighet Mark- och exploateringschef Mark- och exploateringschef JB 7 och 14 kap Förvärv, överlåtelse och inlösen av fastighet 4.10 Förvärva och överlåta fastighet eller fastighetsdel genom köp, byte, gåva, fastighetsreglering eller inlösen enligt PBL under förutsättning att köpeskillingen inte överstiger kronor exklusive förrättningskostnader Mark- och exploateringschef Mark- och exploateringschef JB 4 kap. FBL 5 kap 4.11 Inlösa fastighet eller del därav till ett högsta belopp om kronor exkl. förrättningskostnader. Mark- och exploateringschef Mark- och exploateringschef FBL 8 kap, PBL 6 kap Tilläggsavtal och inskrivningsåtgärd 4.12 Besluta om tilläggsavtal till ingångna köpe- och exploateringsavtal, samt markanvinsningsavtal i syfte att underlätta genomförandet av sådant avtal Mark- och exploateringschef Mark- och exploateringschef 4.13 Vidta inskrivningsåtgärd Mark- och exploateringschef Mark- och exploateringschef JB 19 kap Försäljning av tomt 4.14 Försäljning av tomt understigande 5 mkr 4.15 Försäljning av tomt överstigande 5 mkr KS ordförande KSau 15

74

75 Kommunkontoret Ekonomienheten Margareta Smith Ekonomichef Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer KS 2017/59 Förvärv av aktier i Inera AB från SKL Företag AB Förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige: 1. Kommunfullmäktige beslutar att av SKL Företag AB förvärva 5 aktier i Inera AB för en köpeskilling om kronor, i enlighet med aktieöverlåtelseavtalet. 2. Kommunfullmäktige godkänner aktieägaravtalet och inträder som part i aktieägaravtalet genom redovisat anslutningsavtal. Ärendet Trosa kommun utvecklar fler och fler e-tjänster varför det är klokt att anta SKL Företag AB:s erbjudande om att förvärva av aktier i företaget som inriktar sig på utveckling av e-hälsa. Företaget Inera AB bildades 1999 och har hittills ägts gemensamt av alla landsting och regioner och verksamheten har varit inriktad på utveckling av e-hälsa. Verksamheten riktar sig till både invånare och medarbetare inom vård och omsorg. Genom bolaget sker samverkan kring gemensamma lösningar, gemensam infrastruktur och stöd för digitalisering. Bland de gemensamt utvecklade tjänsterna finns till exempel 1177 Vårdguiden, UMO (Ungdomsmottagning på nätet) och Journal via nätet. Frågan om ändrat ägande och ändrad verksamhetsinriktning för Inera AB har diskuterats under många år. Inte minst har företrädare för landsting och regioner uttalat sitt stöd för en förändring som innebär att verksamheten breddas och även omfattar kommunerna samt ger en närmare anknytning till SKL:s arbete med verksamhetsutveckling. Efter en omfattande förankrings- och beslutsprocess beslutade styrelsen för SKL den 7 oktober 2016 att godkänna att SKL Företag AB förvärvar merparten av aktierna i Inera AB. Samtliga landsting och regioner har sedan dess fattat beslut om att sälja 145 av sina 150 aktier i Inera AB. Efter den formella tillträdesdagen 16 Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

76 TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 2(2) Kommunkontoret mars 2017 kan nu landets kommuner erbjudas att köpa fem aktier vardera och bli delägare på samma villkor som landsting och regioner. Margareta Smith Ekonomichef Bilagor Beslutsunderlag kommunerna Bilaga 1 Aktieöverlåtelseavtal Bilaga 2 Anslutningsavtal Inera AB Bilaga 3 Aktieägaravtal Bilaga 4 Bolagsordning Bilaga 5 - Ägardirektiv Beslut till SKL Företag AB Ekonomienheten

77 Kommunens beslutsunderlag 1(6) Förvärv av aktier i Inera AB Sammanfattning Företaget Inera AB bildades 1999 och har hittills ägts gemensamt av alla landsting och regioner och verksamheten har varit inriktad på utveckling av e-hälsa. Verksamheten riktar sig till både invånare och medarbetare inom vård och omsorg. Genom bolaget sker samverkan kring gemensamma lösningar, gemensam infrastruktur och stöd för digitalisering. Bland de gemensamt utvecklade tjänsterna finns till exempel 1177 Vårdguiden, UMO (Ungdomsmottagning på nätet) och Journal via nätet. Frågan om ändrat ägande och ändrad verksamhetsinriktning för Inera AB har diskuterats under många år. Inte minst har företrädare för landsting och regioner uttalat sitt stöd för en förändring som innebär att verksamheten breddas och även omfattar kommunerna samt ger en närmare anknytning till SKL:s arbete med verksamhetsutveckling. Efter en omfattande förankrings- och beslutsprocess beslutade styrelsen för SKL den 7 oktober 2016 att godkänna att SKL Företag AB förvärvar merparten av aktierna i Inera AB. Samtliga landsting och regioner har sedan dess fattat beslut om att sälja 145 av sina 150 aktier i Inera AB. Efter den formella tillträdesdagen 16 mars 2017 kan nu landets kommuner erbjudas att köpa fem aktier vardera och bli delägare på samma villkor som landsting och regioner. Den ändrade inriktningen för bolaget finns formulerad i aktieägaravtal, bolagsordning och ägardirektiv. Styrningen över bolaget sker genom ägarråd och bolagsstämma. I bolagsstyrelsen finns 15 ledamöter, med politiska företrädare sex från kommunsidan, sex från landsting/regioner samt tre tjänstemän. Hittills har Ineras verksamhet alltså varit inriktad på hälso- och sjukvårdsområdet, men genom det breddade ägandet ska bolaget kunna verka inom betydligt fler verksamhetsområden, till exempel skola, omsorg och samhällsbyggnad. Genom att kommunen blir delägare i företaget, blir det möjligt att köpa tjänster från Inera AB, utan föregående upphandling (genom det så kallade Teckal-undantaget i upphandlingslagstiftningen). Som delägare kan kommunen också vara med och påverka utvecklingen av digitalisering i offentlig sektor. Ett breddat ägande ligger också i linje med SKL:s uppdrag är att främja och stödja samverkan mellan medlemmarna i verksamhetsutveckling genom digitala lösningar. Förslag till beslut Styrelsen föreslår fullmäktige besluta att 1. Av SKL Företag AB förvärva 5 (fem) aktier i Inera AB för en köpeskilling om kronor, i enlighet med aktieöverlåtelseavtalet.

78 2(6) 2. Godkänna i ärendet redovisat aktieägaravtal och att inträda som part i aktieägaravtalet genom redovisat anslutningsavtal. Bilagor: Aktieöverlåtelseavtal, bilaga 1 Anslutningsavtal, bilaga 2 Aktieägaravtal, bilaga 3 Bolagsordning, bilaga 4 Ägardirektiv, bilaga 5 Årsredovisning Inera AB 2015, bilaga 6 Bakgrund Inera AB Sveriges landsting och regioner har sedan många år samverkat kring gemensamma lösningar, gemensam mjuk infrastruktur och stöd för digitalisering, genom det gemensamma aktiebolaget Inera. Bolaget bildades redan 1999, då under namnet Infomedica, med syfte att utveckla e-hälsotjänster för invånarna. År 2000 grundade Landstingsförbundet, Svenska Kommunförbundet, Vårdföretagarna och Apoteket bolaget Carelink med ändamålet att utveckla och samordna infrastrukturtjänster. År 2007 förvärvades Carelink av dåvarande Sjukvårdsrådgivningen SVR AB (tidigare Infomedica). År 2010 bytte bolaget namn till Inera AB. Sedan starten 1999 har Inera utvecklats, genom företagsförvärv och utökade uppdrag, till att idag ansvara för ett 40-tal landstingsgemensamma tjänster och projekt. Inera AB ägs i dag av SKL Företag AB och landets samtliga 21 landsting och regioner. Bolaget har en omsättning på drygt 600 miljoner kronor (2016). Verksamheten riktar sig gentemot både invånare och medarbetare i vård och omsorg. Beredning på nationell nivå Frågan om en överlåtelse av Inera AB till SKL-koncernen har diskuterats under ett antal år. Inom ramen för SKL:s arbete med gemensamma digitala lösningar för kommuner, landsting och regioner lyftes denna fråga fram som ett sätt för SKL att på bästa möjliga sätt stödja och hantera samspelet mellan kommuner, landsting och regioner, och möjliggöra att även kommuner kan arbeta med och erbjudas gemensamma tjänster och lösningar från Inera AB.

79 3(6) Flera utredningar har gjorts för att säkra beslutsunderlaget. Hösten 2014 utfördes en förstudie (McKinsey) DELA: Samverkan för digitalisering i kommuner, landsting och regioner Beslutsunderlag för ett eventuellt förvärv av Inera. Hösten 2015 gjordes en juridisk utredning (Delphi) samt en revisionsutredning (Deloitte) kring Inera med syfte att finna en juridiskt och finansiellt hållbar förvärvslösning. Våren 2015 inrättades en styrgrupp för förändringsarbetet. Nätverken för landstingsdirektörer och kommundirektörer har fortlöpande informerats. Under våren och sommaren 2016 har förslag till bolagsordning, aktieägaravtal, ägardirektiv och aktieöverlåtelseavtal successivt utarbetats av kansliet med stöd av Cederquists advokatbyrå. Till kansliet har knutits en referensgrupp bestående av jurister från de tre största landstingen/regionerna (Stockholms läns landsting, Västra Götalandsregionen samt Region Skåne) och de fyra största kommunerna (Stockholms stad, Göteborgs stad, Malmö stad samt Uppsala kommun). Kommunaljuridiska, upphandlingsjuridiska och konkurrensrättsliga frågor har särskilt belysts, och en second-opinion på de upphandlingsrättsliga övervägandena har inhämtats. Gemensamt digitaliseringsarbete i offentlig sektor Digitaliseringen anses vara den enskilt starkaste förändringsfaktorn i samhället fram till år Digitaliseringen är också en av de främsta möjliggörarna för att höja kvaliteten, förbättra effektiviteten och möta invånarnas förväntningar på välfärden. Att använda digitaliseringens möjligheter är nödvändigt för att möta de utmaningar som kommuner, landsting och regioner står inför, och ett viktigt verktyg för att skapa en vassare och smartare välfärd. SKL lät under våren 2016 göra en SIFO-undersökning om hur invånarna ser på digitalisering i välfärden. Undersökningen visar att tre av fyra tillfrågade är positiva till att kommuner, landsting och regioner kommunicerar och erbjuder service digitalt. Nästan lika många, sju av tio, ställer sig positiva till att digitala pedagogiska verktyg används i skolundervisningen. Sju av tio är också positiva till vård, konsultation och behandling med digital teknik. Betydligt färre, bara två av tio, anser att kommuner, landsting och regioner lever upp till deras förväntningar. Det är hög tid att förbättra den digitala servicen, anser två av tre. Ur ett internationellt perspektiv tappar digitaliseringen i det offentliga Sverige fart. Denna trend går hand i hand med avsaknad av nationella initiativ, samordning och grundläggande förutsättningar såsom standarder för informationsutbyte. Med syfte att öka den digitala förnyelsen av det offentliga Sverige antog regeringen och SKL hösten 2015 en avsiktsförklaring Digitalt först. Digitalt först innebär att digitala tjänster ska, när det är möjligt och relevant, vara förstahandsval i den offentliga sektorns kontakter med dem som bor i Sverige, med organisationer och med företag. Digitalt

80 4(6) först innebär också att myndigheter, kommuner, landsting och regioner ska sätta invånaren och företagaren i centrum när nya tjänster tas fram. Kommuner, landsting och regioner uttrycker en önskan om och ser behov av och möjligheter med ökad samverkan och kraftsamling inom digitaliseringen. Att göra Inera AB till ett SKL-företag syftar samlat till att skynda på, stödja och möjliggöra en effektiv digitalisering i kommuner, landsting och regioner, som bidrar till att möta människors och verksamheters behov och förväntningar samt klara kvaliteten och effektiviteten i välfärden. Rätt använd kan digitaliseringen leda till bättre hälsa och lärande, högre tillväxt, fler jobb och en hållbar utveckling. SKL:s digitaliseringsarbete Centrala områden för kraftsamling och samverkan, som bidrar till att öka hastigheten, kvaliteten och effektiviteten i kommuners, landstings och regioners digitalisering är: Medlemsgemensamma digitala lösningar. Stärka medlemmarnas förmåga vid upphandling och gemensam kravställning. Stöd till förändringsledning och nya arbetssätt i medlemmarnas verksamheter. Medlemsgemensamma digitala lösningar I takt med tiden har det blivit tydligt att SKL:s och Ineras arbete i större utsträckning behöver hanteras i mer samordnat för att undvika suboptimerade insatser och öka nyttan för landsting och regioner. Genom Inera har landsting och regioner haft en gemensam plattform för den digitala utvecklingen, något som saknats för kommunerna. SKL har fått tydliga indikationer från kommunerna om att SKL bör agera för att ge liknande möjligheter för kommunerna, som för regioner och landsting. I grunden finns likartade behov av digitala tjänster för att stödja verksamheter, invånare och företag. Med samordnade och gemensamma digitala lösningar undviks också en alltför spretig flora av digitala tjänster som inte hänger ihop och som blir svåra för invånare och företag att överblicka och nyttja. Dessutom kan samarbete innebära sänkta utvecklings- och förvaltningskostnader, och utvecklingstakten kan höjas. Genom att förvärva Inera och därefter bredda ägandet, ökar förutsättningar för SKL att ta en större koordinerande roll och långsiktigt ansvar för gemensamma digitala lösningar inom alla verksamhetsområden, utan att själv behöva bygga upp all kompetens och de förmågor som detta kräver. Ineras infrastruktur och kompetens kan återanvändas till andra verksamhetsområden som medlemmarna ansvarar för och utgör därmed en viktig och unik strategisk resurs. Samtidigt är det viktigt att det är kommunernas, landstingens och regionernas behov som ska styra det som ska göras.

81 5(6) Stärkt förmåga vid upphandling och gemensam kravställning Kommuner, landsting och regioner uttrycker en önskan om bättre samordning och ökad kompetens inom digitalisering för att bli starkare i beställarrollen. Här efterlyses tydliga och genomarbetade standarder, gemensamma kravspecifikationer och gemensamma upphandlingar att ansluta sig till. SKL Kommentus stödjer idag SKL:s medlemmar med upphandlingskompetens och genom att samordna upphandlingar. Upphandlingar av it-stöd och digitala lösningar har till viss del skett genom åren, men bedömningen är att det finns ökade behov här. SKL Kommentus, SKL och Inera kommer därför att ha en närmare samverkan för att stärka medlemmarnas roll som beställare genom att arbeta gemensamt kring standarder, krav och upphandlingar. SKL Kommentus upphandlingskompetens kan bidra till gemensamma insatser där SKL eller Inera är ansvariga, eller där kommuner väljer att själva upphandla. Stöd till förändringsledning och nya arbetssätt Regeringens Digitaliseringskommission beskriver i sitt betänkande Digitaliseringens transformerande kraft vägval för framtiden, SOU 2015:91 att digitaliseringen innebär en omvälvande transformering av samhället. För offentlig sektor kan vi idag se exempel på i form av flippade klassrum, läkarbesök på nätet och digital deklaration. Att ställa om och transformera verksamheter utifrån principen om digitalt först kräver ledning och stöd. Kommuner, landsting och regioner har visat stort intresse av att få stöd i sin förändringsresa och i arbetet med verksamhetsutveckling med stöd av digitalisering. Det handlar om vägledning och stöd kring de nya arbetssätt som kan leda till större nytta både för den enskilde invånaren och företaget, men också för den egna förvaltningen och medarbetare. SKL behöver driva på och bidra till sektorns digitala transformation och nya arbetssätt, genom att stödja medlemmarna på denna förändringsresa. Genomförande Genomförandet av affären sker i flera steg. I ett första steg förvärvade SKL genom SKL Företag AB majoriteten av aktierna i Inera. Detta genom att samtliga landsting och regioner sålde merparten av sina aktier i Inera AB och nu äger fem aktier vardera. I ett andra steg erbjuds nu Sveriges alla kommuner att köpa aktier från SKL för att bli delägare i bolaget. Parallellt pågår ett tydligare utvecklingsarbete där SKL, Inera och SKL Kommentus samverkar inbördes och med kommuner, landsting och regioner för att kravställa, upphandla, utveckla och tillhandahålla gemensamma lösningar och tjänster, inklusive stöd i den förändringsresa som kommer att behövas.

82 6(6) Finansiering Inera AB har varit helägt av landsting och regioner, som vardera ägt 150 aktier i bolaget (totalt aktier). SKL Företag AB har köpt 145 aktier från respektive landsting/region (totalt aktier). Förvärvet har skett till bokfört värde, vilket per den 31 december 2015 var kronor per aktie (totalt 25,9 mnkr). Detta värde har varit oförändrat fram till överlåtelsedagen, 16 mars Nu äger SKL Företag AB 97 procent av aktierna, och landsting och regioner resterande 3 procent. Nu erbjuder SKL Företag AB respektive kommun att köpa 5 aktier, till bokfört värde kronor per aktie ( kronor). Om samtliga kommuner investerar i bolaget, kommer SKL Företag AB att få en återbetalning på 12,3 mnkr. Nettoinvesteringen för SKL Företag AB blir därmed 13,6 mnkr, motsvarande drygt 50 procent av det totala aktiekapitalet. Som ett led i överlåtelsen åtar sig SKL Företag att ge en förlustgaranti om 35 mnkr. I övrigt gör parterna inte några särskilda ekonomiska åtaganden i samband med affären. När det gäller bolagets finansiering, är projekten redan i dag i huvudsak självfinansierade. Det är innebörden av den affärsmodell som tillämpas och som avses tillämpas även i fortsättningen. Om ett projekt inte kan bära sina kostnader kommer konsekvensen ytterst att bli att projektet får läggas ned. I överlåtelseavtalet, som landsting och regioner skrivit under, ingår att de övergångsvis ställer ut vissa ekonomiska garantier att köpa tjänster för minst den summa som man köpt för i genomsnitt de tre senaste åren (år ). Detta ligger i linje med det åtagande landsting och regioner har i nuvarande aktieägaravtal för Inera AB, och är ett sätt att säkerställa att bolaget inte omgående ska hamna i ekonomiska svårigheter. Ett annat skäl är att Ineras modell för finansiering går från anslagsfinansiering till en ny finansieringsmodell (tjänstebaserad affärsmodell) som är under införande och har ännu inte införts fullt ut. SKL Företag AB tar genom den föreslagna ägar- och styrmodellen den ekonomiska risken för bolaget samtidigt som man genom aktieägaravtalet inte har ett dominerande inflytande över bolaget. Affären inkluderar också förändringar i övrigt när det gäller bolagets verksamhet och ägarstyrning. Vid den extra bolagsstämman den 16 mars 2017 antogs förslaget till ändrad bolagsordning. Nytt aktieägaravtal har utarbetats och godkänts av samtliga landsting och regioner, och kommunerna ska i samband med köp av aktier ansluta sig till detta (enligt anslutningsavtalet). Förslag till nytt ägardirektiv har tagits fram och beslutas vid ägarråd 21 april 2017, inför ordinarie bolagsstämma 7 juni 2017 (se bilagor).

83 Bilaga 1 AKTIEÖVERLÅTELSEAVTAL mellan SKL Företag AB och [KOMMUN] rörande INERA AB

84 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. BAKGRUND ÖVERLÅTELSE OCH TILLTRÄDE KÖPESKILLING VILLKOR FÖR TILLTRÄDET AV AKTIERNA KÖPARENS GARANTIER SÄLJARNAS GARANTIER BEGRÄNSNING AV SÄLJARNAS ANSVAR ÖVRIGT... 2

85 Detta aktieöverlåtelseavtal ("Avtalet") har denna dag ("Avtalsdagen") ingåtts av och mellan: A) SKL Företag AB, organisationsnummer ("Säljaren"); B) [KOMMUN] ("Köparen"). Envar av Säljarna och Köparen benämns i det följande var för sig som "Part" och gemensamt som "Parterna". 1. BAKGRUND 1.1 Säljaren äger aktier i Inera AB, organisationsnummer ("Bolaget") i vilket bolag samtliga Landsting och Regioner samt efter tillkommande köp ett antal kommuner äger aktier. 1.2 Säljaren är villig att till Köparen överlåta 5 (fem) aktier ("Aktierna") i Bolaget och Köparen önskar förvärva Aktierna från Säljaren. Aktiebrev avseende Aktierna har ej utfärdats. 1.3 Mellan befintliga aktieägare i Bolaget gäller ett aktieägaravtal ("Aktieägaravtalet") vilket Köparen genom särskilt anslutningsavtal ska biträda. 1.4 Mot ovanstående bakgrund har Parterna nu ingått detta Avtal. 2. ÖVERLÅTELSE OCH TILLTRÄDE 2.1 Tillträdet av Aktierna enligt detta Avtal ("Tillträdet") ska ske den dag som Parterna gemensamt bestämmer ("Tillträdesdagen"). 2.2 På Tillträdesdagen ska Säljaren överlåta Aktierna till Köparen och Köparen förvärva från Säljaren Aktierna mot att Köparen erlägger Köpeskillingen. 2.3 Aktierna överlåts med alla därtill hörande rättigheter och fria från alla belastningar, med undantag för belastningar som framgår av Bolagets bolagsordning respektive Aktieägaravtalet. 3. KÖPESKILLING 3.1 Köpeskilling

86 2 3.1 Köpeskillingen för Aktierna ska uppgå till kronor ("Köpeskillingen"). 4. VILLKOR FÖR TILLTRÄDET AV AKTIERNA 4.1 Tillträdet av Aktierna är villkorat av att Köparen senast vid Tillträdet biträtt Aktieägaravtalet enligt punkt 1.3 ovan. 5. KÖPARENS GARANTIER Köparen garanterar att Köparen är behörig att ingå och fullfölja sina åtaganden enligt Avtalet och Aktieägaravtalet såväl per Avtalsdagen som per Tillträdesdagen. 6. SÄLJARNAS GARANTIER 6.1 Säljaren lämnar följande garantier till Köparen ("Garantierna") vilka lämnas per Avtalsdagen och per Tillträdesdagen: (a) (b) Bolaget är ett svenskt aktiebolag som är vederbörligen registrerat i enlighet med gällande svensk lagstiftning; Aktierna är fullt betalda och Säljaren är ägare till Aktierna. 7. BEGRÄNSNING AV SÄLJARNAS ANSVAR 7.1 Vid brott mot någon av Säljarens Garantier eller vid annat brott av Säljaren mot detta Avtal har Köparen ersättning med ett belopp som motsvarar den Skada (krona för krona) som Köparen lidit på grund av brottet. 7.2 Detta avtal är den fullständiga och enda regleringen av Köparens förvärv av Aktierna och Köparen bekräftar att Köparen avstår från att göra gällande varje slag av anspråk till följd av förvärvet på annan grund än som anges i detta Avtal. 7.3 Vid brott mot någon av Säljarens Garantier eller vid annat brott av Säljaren mot detta Avtal har Köparen ersättning med ett belopp som motsvarar den Skada (krona för krona) som Köparen lidit på grund av brottet. 8. ÖVRIGT 8.1 Överlåtelse Part får inte överlåta, delegera, vidareavtala eller på annat sätt överföra eller pantsätta eller skapa någon belastning över några av sina rättigheter eller skyldigheter hänförliga till detta Avtal, utan att dessförinnan ha erhållit de andra Partens skriftliga medgivande. 8.2 Kostnader

87 3 Utöver vad som uttryckligen överenskommits enligt detta Avtal, ska alla kostnader och utgifter som uppkommit i samband med förhandlingen, förberedelsen och ingåendet av detta Avtal betalas av den Part som ådragit sig sådana kostnader och utgifter. Inga kostnader avseende transaktionen ska bäras av Bolaget. 8.3 Fullständig reglering Detta Avtal utgör Parternas fullständiga reglering av samtliga de frågor som Avtalet berör och detta Avtal ersätter samtliga tidigare skriftliga eller muntliga förhandlingar, avtal och överenskommelser rörande samtliga de frågor som Avtalet berör. 8.4 Ändringar Ändringar av och tillägg till detta Avtal ska endast betraktas som giltiga om de gjorts skriftligen och vederbörligen undertecknats av Parterna. Detta Avtal har upprättats och undertecknats i två likalydande exemplar av vilka Säljaren och Köparen tagit var sitt ett exemplar. DATUM: DATUM: [KOMMUN) SKL Företag AB

88 Bilaga 2 ANSLUTNINGSAVTAL TILL AKTIEÄGARAVTAL avseende INERA AB

89 1 1. BAKGRUND 1.1 SKL Företag AB, nedan benämnt "SKL Företag", äger aktier i Inera AB, org. nr , nedan kallat "Bolaget", i vilket bolag samtliga Landsting och Regioner samt efter tillkommande förvärv ett antal kommuner också äger aktier. 1.2 SKL Företag har genom köp från Landsting och Regioner förvärvat de aktier SKL Företag äger i Bolaget i syfte att bland annat kunna vidareöverlåta aktier i Bolaget till kommuner som ännu inte är aktieägare i Bolaget. 1.3 Mellan SKL Företag, Landstingen och Regionerna samt de kommuner som har förvärvat aktier i Bolaget gäller ett aktieägaravtal, nedan benämnt "Aktieägaravtalet", vilket fogats till denna Förbindelse, Bilaga Undertecknad kommun har genom särskilt avtal förvärvat aktier i Bolaget från SKL Företag. 1.5 Denna Förbindelse omfattar samtliga parts vid var tid innehavda aktier. 2. ANSLUTNINGSÅTAGANDE 2.1 Genom undertecknande av detta anslutningsavtal inträder undertecknade kommun som part i Aktieägaravtalet och ikläder sig samtliga rättigheter och skyldigheter i förhållande till övriga parter i Aktieägaravtalet. 2.2 Bestämmelserna i Aktieägaravtalets punkter 15 om meddelanden och 18 om överlåtelse ska tillämpas på motsvarande sätt avseende denna Förbindelse. Detta anslutningsavtal har upprättats i två exemplar, varav SKL Företag respektive undertecknade kommun erhållit var sitt. DATUM: DATUM: [KOMMUN] SKL FÖRETAG AB

90 Bilaga 3 AKTIEÄGARAVTAL avseende INERA AB

91 Bilaga 3 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Avsnitt Sida 1. PARTER BAKGRUND PARTERNAS MÅLSÄTTNING med bolaget FINANSIERING OCH VINSTUTDELNING PARTERNAS INFLYTANDE ÖVER BOLAGET ÄGARRÅD BOLAGETS STYRELSE STYRELSENS ARBETSFORMER VERKSTÄLLANDE DIREKTÖR REVISOR VALBEREDNING aktiebrev RÄTT FÖR FÖRVÄRVARE ATT TILLTRÄDA AVTALET FÖRKÖP MEDDELANDEN handlingsoffentlighet ÄNDRING av BOLAGSORDNING ÖVERLÅTELSE AV AVTALET AVTALSTID ÖVRIGT... 6

92 1 1. PARTER 1.1 Detta aktieägaravtal ("Avtalet") har ingåtts mellan nedan angivna parter och de parter som enligt vad som anges i Avtalet kan komma att tillträda avtalet; 1.2 SKL Företag AB ( ), (nedan benämnt "SKL Företag") 1.3 Samtliga landsting och regioner, enligt Bilaga 1.1 till Aktieöverlåtelseavtal. Samtliga ovan nämnda parter, samt eventuellt tillkommande parter, benämns nedan gemensamt "Parterna" och var och en för sig "Part", "Parten" eller, i förekommande fall "Tillträdande Part". 2. BAKGRUND 2.1 SKL Företag och de Parter som anges i punkt 1.2 och 1.3 äger sammantaget samtliga aktier i Inera AB, org. nr , nedan kallat "Bolaget". SKL Företag har genom köp från ett antal av Parterna enligt förvärvat de aktier SKL Företag äger i Bolaget. 2.2 Genom detta Avtal avser Parterna reglera sina mellanhavanden avseende ägandet av Bolaget och bedrivandet av Bolagets verksamhet. Vid bristande överensstämmelse mellan innehållet i bolagsordning och detta Avtal, ska Avtalets bestämmelser, Parterna emellan, äga företräde. Den bolagsordning som Parterna enats om har den lydelse som framgår av Bolagsordningen. 2.3 Detta Avtal omfattar samtliga Parts vid var tid innehavda aktier. 3. PARTERNAS MÅLSÄTTNING MED BOLAGET 3.1 Bolaget är efter SKL Företags förvärv av majoriteten av aktierna i Bolaget ett dotterbolag till SKL Företag. Syftet med att övriga Parter givits tillfälle att vara (eller i förekommande fall, bli) aktieägare är att, genom detta Avtal, tillförsäkra deltagande Regioner, Landsting och Kommuner ett avgörande inflytande över Bolagets strategiska mål och viktiga beslut. 3.2 I detta Avtal har införts bestämmelser om ett ägarråd ("Ägarråd") som ska utgöra det beslutsorgan i vilket samtliga Parter äger delta och som beslutar om ändring av bolagsordning, övergripande strategiska frågor och bolagsstyrning. Bolagets verksamhet ska bedrivas på ett sådant sätt att aktieägande kommuner och landsting kan utöva kontroll över bolaget motsvarande den som myndigheten utövar över sin egen förvaltning. Bolaget ska i huvudsak utföra verksamhet för ägarnas (eller andra enheter som ägarna utövar kontroll över) räkning. 3.3 Bolaget ska bedriva sin verksamhet i enlighet med dess bolagsordning samt i enlighet med från tid till annan antagna ägardirektiv, vilka ska gälla till dess beslut fattats om annat. 3.4 Bolaget ska så långt möjligt nyttja marknaden och föreliggande konkurrensförhållanden.

93 2 3.5 Bolaget ska inom ramen för självkostnadsprincipen enligt 8 kap. 3c kommunallagen agera affärsmässigt. Bolagets olika delverksamheter ska långsiktigt vara självfinansierade. 4. FINANSIERING OCH VINSTUTDELNING 4.1 Bolaget ska finansieras genom i Bolagets verksamhet genererade medel samt, vid behov, genom extern upplåning. Part är inte skyldig att tillskjuta medel till Bolaget, ställa säkerhet eller pant eller på annat sätt bidra till Bolagets finansiering på annat sätt eller i större omfattning än vad som uttryckligen anges i detta Avtal. 4.2 Parterna har enats om verksamhetsföremål och att Bolaget inte ska drivas i syfte att bereda vinst åt aktieägarna på sätt som anges i bolagsordningen, Bilaga SKL Företag avser som ett led i förvärvet av aktierna i bolaget att ställa ut en förlustgaranti gentemot Bolaget på ett belopp om maximalt 35 MSEK. Till undvikande av tvivelsmål noteras att SKL Företag samma sätt som övriga Parter, och enlighet med punkt 4.1 ovan, inte har något åtagande att därutöver tillskjuta medel eller att annars bidra till Bolagets finansiering. 5. PARTERNAS INFLYTANDE ÖVER BOLAGET 5.1 Parterna ska utöva sitt inflytande över Bolaget vid Ägarråd och bolagsstämma på sätt som anges i detta Avtal. 5.2 Parterna förbinder sig att vid bolagsstämma i Bolaget rösta i enlighet med de beslut och val som sker vid Ägarråd enligt detta Avtal. 5.3 Parterna är överens om att Bolagets verksamhet ska ledas av Bolagets styrelse som har att verkställa vad Parterna från tid till annan fastställer i ägardirektiv och genom beslut vid Ägarråd respektive bolagsstämma. 6. ÄGARRÅD 6.1 Parterna ska tidigast åtta och senast fem veckor före årsstämma i Bolaget sammanträffa vid ordinarie Ägarråd. Vid ordinarie Ägarråd ska beslut fattas om fastställelse av ägardirektiv med strategiska mål för Bolaget avseende nästkommande räkenskapsår; övriga vid årsstämma i Bolaget förekommande ärenden; val av ledamöter till valberedningen; samt annat ärende som Part initierat enligt punkt 6.2.

94 3 6.2 Envar Part äger att hos SKL Företag hemställa att ärende rörande bolaget ska behandlas vid Ägarråd. Sådan hemställan ska ha inkommit i så god tid att SKL Företag kan inta ärendet i kallelse till Ägarråd. 6.3 Annat Ägarråd än inför årsstämma får sammankallas av SKL Företag. SKL Företag är skyldigt att kalla till sådant Ägarråd om minst en tiondel (1/10) av samtliga Parter så begär. 6.4 SKL Företag kallar till Ägarråd och ska, om möjligt, tillse att deltagande vid Ägarråd ska kunna ske på distans. 6.5 För kallelse till Ägarråd ska följande gälla Kallelse till Ägarråd ska ske med brev på posten eller e-post till samtliga Parter ej senare än tre veckor före Ägarråd. Sådan kallelse ska innefatta förslag till dagordning. Förslag till beslut ska ange förslagets huvudsakliga innehåll, även förslag till ägardirektiv enligt Vid Ägarråd har Part så många röster som motsvarar antalet av sådan Part ägda aktier i Bolaget, dock att SKL Företag har lika många röster som samtliga övriga Parter tillsammans minskat med ett (1). 6.7 För giltigt beslut vid Ägarråd krävs att minst hälften (1/2) av de vid Ägarrådet företrädda rösterna röstar för beslutet samt att beslutet biträds av mer än en tredjedel (1/3) av de Landsting som är företrädda vid Ägarrådet samt mer än en tredjedel (1/3) av de kommuner som är företrädda vid Ägarrådet. 7. BOLAGETS STYRELSE 7.1 Bolagets styrelse ska bestå av lägst sex (6) och högst femton (15) ledamöter inklusive ordföranden. Suppleanter ska ej utses. 7.2 Minst 2/3 av ledamöterna i styrelsen ska utses bland representanter för aktieägande regioner, landsting och kommuner. Parterna är överens om att dessa ska representera samtliga delägande kommuner, landsting och regioner. 8. STYRELSENS ARBETSFORMER 8.1 Styrelsens arbetsformer ska fastställas i arbetsordningen för styrelsen vilken ska beslutas av styrelsen. 9. VERKSTÄLLANDE DIREKTÖR 9.1 Tillsättande och avsättande av Bolagets verkställande direktör beslutas av Bolagets styrelse.

95 4 10. REVISOR 10.1 Revisor i Bolaget ska vara samma revisor som i SKL Företag. Därutöver ska två lekmannarevisorer utses. Som lekmannarevisor ska utses revisor som valts för granskning av styrelsens och övriga nämnders verksamhet hos aktieägande kommuner, landsting eller regioner. 11. VALBEREDNING 11.1 Bolaget ska ha en valberedning bestående av högst sju (7) ledamöter valda vid Ägarråd Valberedningens uppdrag ska vara att till Ägarråd lägga fram förslag till styrelse, styrelseordförande, revisorer och lekmannarevisorer samt arvoden till dessa. Valberedningen ska eftersträva att styrelsen får en med hänsyn till Bolagets verksamhet, utvecklingsskede och förhållanden i övrigt ändamålsenlig sammansättning, präglad av mångsidighet och bakgrund i övrigt. Valberedningen ska härvid särskilt beakta styrelsens sammansättning med avseende på kön och etnicitet samt representativitet för aktieägande regioner, landsting och kommuner. 12. AKTIEBREV 12.1 Aktiebrev ska ej utfärdas. 13. RÄTT FÖR FÖRVÄRVARE ATT TILLTRÄDA AVTALET 13.1 Parterna är överens om att, oaktat vad som i övrigt anges i detta Avtal, samtliga regioner, landsting och kommuner i Sverige som inte redan är aktieägare, ska ges tillfälle att från SKL Företag förvärva aktie i Bolaget samt att sådan Tillträdande Part äger rätt att ansluta sig till detta Avtal utan övriga Parters särskilda medgivande Tillträdande Part ska tillträda detta Avtal genom särskilt anslutningsavtal som ska undertecknas av den Tillträdande Parten och av SKL Företag. 14. FÖRKÖP 14.1 Part (nedan kallad "Erbjudande Part") äger inte, helt eller delvis, överlåta sina aktier i Bolaget till tredje man utan att först skriftligen erbjuda SKL Företag att lösa av Erbjudande Part sålunda erbjudna aktier. Erbjudandet ska innehålla uppgift om antalet aktier som erbjuds till inlösen för en köpeskilling motsvarande akties kvotvärde SKL Företag ska inom sextio (60) dagar ("Acceptfristen") från erbjudandet meddela Erbjudande Part om förköpserbjudandet accepteras eller inte. Erbjudandet måste accepteras i sin helhet och inte endast delvis Har inte SKL Företag accepterat förköpserbjudandet innan utgången av Acceptfristen ska detta i sin helhet anses förkastat.

96 Accepteras förköpserbjudandet på sätt som ovan anges ska SKL Företag erlägga köpeskillingen för de erbjudna aktierna kontant senast trettio (30) dagar efter utgången av Acceptfristen. Äganderätten till förköpta aktier övergår den dag då köpeskillingen erlagts, varvid Erbjudande Part ska överlämna eventuellt utfärdade aktiebrev avseende de förköpta aktierna, vederbörligen endosserade, till SKL Företag Om förköpserbjudandet inte accepteras, eller om köpeskilling inte erläggs inom den tid som anges i punkten 14.4 ovan, ska Erbjudande Part ha rätt att överlåta förköpserbjudna aktier till tredje man under förutsättning att villkoren vid sådan överlåtelse ej är mer förmånliga för köparen än vad som hade gällt vid förköp enligt denna punkt 13. Såsom ytterligare förutsättningar gäller dels att sådan överlåtelse kommer till stånd inom sextio (60) dagar från utgången av Acceptfristen, dels att köparen i samband med sitt förvärv av aktierna skriftligen förklarar sig tillträda detta Avtal som part i Erbjudande Parts ställe. Utträdande Parts ansvar enligt detta avtal upphör ej dessförinnan. Inträde i detta Avtal förutsätter godkännande härtill av övriga Parter. 15. MEDDELANDEN 15.1 Meddelanden som enligt Avtalet ska lämnas skriftligen ska sändas med rekommenderat brev eller e-post till respektive Parts officiella adress Meddelandet ska anses vara motpart till handa: tre (3) arbetsdagar efter avsändandet, om avsänt med rekommenderat brev, den dag mottagaren bevisligen erhållit meddelandet, om detsamma översänts med e-post. 16. HANDLINGSOFFENTLIGHET 16.1 Bolaget ska tillämpa den s. k. offentlighetsprincipen i enlighet med vad som föreskrivs i lag och bolagsordning. 17. ÄNDRING AV BOLAGSORDNING Punkterna 3-4, 7-9, 12 och 14 i bolagsordningen får inte ändras utan godkännande av fullmäktige i minst 2/3 av de aktieägande regionerna, landstingen och kommunerna. 18. ÖVERLÅTELSE AV AVTALET 18.1 Part äger inte rätt att annat än då så följer av uttrycklig bestämmelse häri, utan skriftligt medgivande från behörig företrädare för övriga Parter, överlåta Avtalet eller sina rättigheter eller skyldigheter enligt Avtalet till annan.

97 6 19. AVTALSTID 19.1 Detta avtal gäller från och med dagen för Parts undertecknande och intill dess sådan Part inte längre är aktieägare i Bolaget. 20. ÖVRIGT 20.1 Detta Avtal reglerar med uteslutande av lag (1980:1102) om handelsbolag och enkla bolag uttömmande alla frågor som Avtalet berör. Detta Avtal har upprättats i 2 exemplar, varav Parterna erhållit var sitt. DATUM: DATUM: [KOMMUN) SKL Företag AB

98 Bilaga 4 BOLAGSORDNING (beslutad vid extra bolagsstämma ) 1. BOLAGETS FIRMA Bolagets firma är Inera AB. 2. SÄTE Styrelsen ska ha sitt säte i Stockholm. 3. FÖREMÅLET FÖR BOLAGETS VERKSAMHET Bolaget ska samordna, tillhandahålla och utveckla gemensamma tjänster och lösningar till stöd för digitalisering och verksamhetsutveckling i kommuner, landsting, regioner, samt bolag och organisationer som de utövar ett rättsligt bestämmande inflytande över, inom deras verksamhetsområden och ansvar. Bolaget ska inom ramen för de kommunalrättsliga principerna i 2 kap. 1-2 och 7-8 kommunallagen och självkostnadsprincipen enligt 8 kap. 3c kommunallagen agera affärsmässigt. Bolaget får bara när det är förenligt med den kommunala kompetensen och aldrig till större omfattning än tjugo (20) procent av bolagets omsättning tillhandahålla tjänster till andra än direkta eller indirekta aktieägare. 4. BOLAGETS SYFTE Bolagets syfte är inte att bereda vinst åt aktieägarna utan att bidra till en effektivisering och utveckling av landstingens, regionernas och kommunernas verksamhet genom samordnade lösningar med optimalt resursutnyttjande och hög kvalitet. I händelse av bolagets likvidation ska vinst och bolagets behållning, efter det att bolagets förpliktelser fullgjorts, fördelas mellan aktieägarna i förhållande till deras andel i aktiekapitalet. 5. AKTIEKAPITALET Aktiekapitalet ska utgöra lägst och högst kronor. Sid 1/3

99 Bilaga 4 6. ANTAL AKTIER Antal aktier ska vara lägst och högst stycken. 7. STYRELSE Styrelsen ska bestå av lägst sex och högst femton ledamöter. 8. REVISORER Bolaget ska ha lägst en och högst två revisor(er) med högst två ersättare. 9. LEKMANNAREVISORER Bolaget ska ha två lekmannarevisor(er) med högst två ersättare. 10. KALLELSE TILL BOLAGSSTÄMMA Kallelse till bolagsstämma ska ske genom e-post eller brev med posten till aktieägarna tidigast sex veckor och senast två veckor före stämman. 11. ÄRENDEN PÅ ORDINARIE STÄMMA (ÅRSSTÄMMA) På årsstämman ska följande ärenden förekomma till behandling: 1) val av ordförande vid stämman 2) upprättande och godkännande av röstlängd 3) val av sekreterare och en eller två justeringsmän 4) prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad 5) godkännande av förslag till dagordning för stämman 6) framläggande av årsredovisningen och revisionsberättelsen 7) beslut a. om fastställelse av resultaträkningen och balansräkningen, b. om dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen, c. om ansvarsfrihet åt styrelseledamöterna och verkställande direktör, 8) bestämmande av antalet styrelseledamöter samt i förekommande fall antalet revisorer, lekmannarevisorer och ersättare, 9) fastställande av arvoden åt styrelsen och i förekommande fall för revisorerna 10) val av styrelseledamöter samt i förekommande fall, revisorer, lekmannarevisorer och ersättare 11) val av styrelseordförande 12) annat ärende, som ankommer på stämman enligt aktiebolagslagen eller bolagsordningen. Sid 2/3

100 Bilaga BOLAGSSTÄMMANS KOMPETENS Beslut i följande frågor ska alltid fattas av bolagsstämman. 1) Årligt fastställande av verksamhetsinriktning med strategiska mål för de närmaste tre räkenskapsåren 2) Fastställande av rambudget för verksamheten 3) Ram för upptagande av krediter 4) Köp och försäljning av fast egendom 5) Bildande av bolag 6) Köp eller försäljning av bolag eller andel i sådant 7) Ställande av säkerhet 8) Beslut i annat ärende av principiell betydelse eller annars av större vikt för bolaget 13. BOLAGETS RÄKENSKAPSÅR Bolagets räkenskapsår ska vara kalenderår. 14. OFFENTLIGHET Allmänheten ska ha rätt att ta del av handlingar hos bolaget enligt de grunder som gäller för allmänna handlingars offentlighet i 2 kap. tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen. Om bolaget överlämnar verksamhet till privat utförare ska bolaget genom avtalet med utföraren tillförsäkra sig information som gör det möjligt att ge allmänheten insyn i den verksamhet som lämnas över. Sid 3/3

101 BILAGA (4) Lena Dahl Ägardirektiv för Inera AB förslag inför ägarråd och bolagsstämma Ägare SKL Företag AB äger 97 procent av aktierna i bolaget. Övriga aktier ägs av landsting och regioner. Samtliga kommuner ska ges tillfälle att köpa aktier i bolaget. Vid full anslutning från kommuner, landsting och regioner kommer det innebära att SKL Företag AB äger 50,8 procent av aktierna. Sveriges Kommuner och Landsting äger samtliga aktier i SKL Företag AB. SKL Företag AB är moderbolag i SKL:s bolagskoncern. Bolagets verksamhet Bolaget ska samordna, tillhandahålla och utveckla tjänster och lösningar till stöd för digitalisering och verksamhetsutveckling i kommuner, landsting, regioner, samt bolag och organisationer som de utövar ett rättsligt bestämmande inflytande över, inom deras verksamhetsområden och ansvar. Föremålet för verksamheten är angivet i bolagsordningen för bolaget. Bolaget får ej bedriva verksamhet som inte är förenlig med bolagsordningen. Bolaget får ej heller bedriva verksamhet som inte är förenlig med den kommunala kompetensen. Bolaget ska i första hand ta fram gemensamma tjänster och lösningar till stöd för digitalisering och verksamhetsutveckling inom områden där marknaden inte bedöms kunna tillgodose ägarnas behov och intressen. Bolaget ska så långt möjligt nyttja marknaden och föreliggande konkurrensförhållanden. Beslut som fattats av ägarrådet återfinns i bilaga. Bolagets styrning Bolaget är efter SKL Företags förvärv av majoriteten av aktierna i bolaget ett intressebolag till SKL Företag. Syftet med att övriga parter givits tillfälle att vara (eller i förekommande fall, bli) aktieägare är att tillförsäkra deltagande kommuner, landsting och regioner ett avgörande inflytande över bolagets strategiska mål och viktiga beslut. I aktieägaravtal har införts bestämmelser om ett ägarråd som ska utgöra det beslutsorgan i vilket samtliga parter äger delta och som beslutar om övergripande strategiska frågor och bolagsstyrning. Bolagets verksamhet ska bedrivas på ett sådant sätt att aktieägande kommuner, SKL Företag AB Postadress: Stockholm, Besök: Hornsgatan 20, Tfn: , Fax: Epost: info@sklforetag.skl.se, Postgiro: , Bankgiro: , Org nr:

102 2 (4) landsting och regioner kan utöva kontroll över bolaget motsvarande den som myndigheten utövar över sin egen förvaltning. Bolaget ska i huvudsak utföra verksamhet för ägarnas (eller andra enheter som ägarna utövar kontroll över) räkning. Verksamhetens finansiering Bolaget ska inom ramen för de kommunalrättsliga principerna i 2 kap. 1-2 och 7-8 kommunallagen och självkostnadsprincipen enligt 8 kap. 3c kommunallagen agera affärsmässigt. Bolagets olika delverksamheter ska långsiktigt vara självfinansierade. Bolaget får bara när det är förenligt med den kommunala kompetensen och aldrig till större omfattning än tjugo (20) procent av bolagets omsättning tillhandahålla tjänster till andra än direkta eller indirekta aktieägare. Bolagets syfte är inte att bereda vinst åt aktieägarna utan bidra till en effektivisering och utveckling av kommunernas, landstingens och regionernas verksamhet genom samordnade lösningar med optimalt resursutnyttjande och hög kvalitet. Strategier för koncernen Bolagen inom SKL-företagskoncernen ska skapa värde för SKL och dess medlemmar genom att stödja SKL:s verksamhetsidé: En fråga om demokrati. SKL är en medlemsorganisation för kommuner, landsting och regioner. Som arbetsgivar- och intresseorganisation driver vi deras frågor och erbjuder stöd och service. Vi väcker frågor, agerar kraftfullt och bildar opinion. Vårt uppdrag är att ge kommuner, landsting och regioner bättre förutsättningar för lokalt och regionalt självstyre. Målet är att utveckla välfärden. Det är en fråga om demokrati. SKL:s verksamhet styrs ytterst av kongressens inriktningsdokument som innehåller ett antal inriktningsmål för respektive kongressperiod. Varje år beslutar styrelsen i SKL om en verksamhetsplan och budget. Koncernens bolag ska bidra till förbundets inriktning och målsättningar.

103 3 (4) Koncerngemensamma riktlinjer Riktlinjer för Sveriges Kommuner och Landsting ska i möjligaste mån tillämpas i dotterbolagen. Följande riktlinjer ska ingå i ägardirektiv: SKL:s alkoholpolicy SKL:s policy om rökfri arbetstid. Ledande befattningshavare i dotterbolagen ska ha en uppsägningstid om minst 3 månader. Styrelse- och vd-utvärdering ska genomföras vartannat år och resultatet ska rapporteras till styrelsen i SKL Företag AB. Dotterbolagen ska genomföra medarbetarundersökningar vartannat år. Vid nominering av styrelseledamöter samt ledande befattningshavare i bolagen, bör en jämn könsfördelning eftersträvas så att andelen män respektive kvinnor blir minst 40 procent. Bolagen inom koncernen ska aktivt arbeta med hållbarhetsfrågor. Varje bolag ska ha en hållbarhetsredovisning. Styrelsen Styrelsen ska bestå av lägst 6 och högst 15 ledamöter inklusive ordföranden. Styrelseledamöterna föreslås av en valberedning vilken ska bestå av högst 7 ledamöter. Valberedningens uppdrag är att till ägarmöte lägga fram förslag till styrelse, styrelseordförande samt arvoden till dessa. Styrelsen svarar för bolagets organisation och förvaltningen av bolagets angelägenheter. Styrelsen ska fortlöpande bedöma bolagets ekonomiska situation. Styrelsen ska se till att bolagets organisation är utformad så att bokföringen, medelsförvaltningen och bolagets ekonomiska förhållanden i övrigt kontrolleras på ett betryggande sätt. Styrelsen ska se till att SKL Företag AB:s tidplaner för ekonomisk- och verksamhetsmässig rapportering kan följas. Styrelsen ska årligen fastställa en skriftlig arbetsordning för sitt arbete. I arbetsordningen ska det bl.a. anges hur ofta styrelsen ska sammanträda. Styrelsen ska i skriftlig instruktion ange arbetsfördelningen mellan styrelsen och den verkställande direktören.

104 4 (4) Verkställande direktör Styrelsen utser, i samråd med SKL Företag AB:s vd, en verkställande direktör för bolaget. Lön och övriga anställningsvillkor fastställs, i samråd med SKL Företag AB:s vd, av styrelsen. Styrelsen ska i en skriftlig vd-instruktion ange ansvar och befogenheter för vd. Om vd ska skiljas från sina uppgifter, ska samråd ske med SKL Företag AB:s vd. Bolagets utveckling Styrelsen ska uppmärksamma bolagets långsiktiga utveckling och anpassningsförmåga till nya krav och förutsättningar. Detta ska beskrivas i bolagets affärsplan. Investeringar Bolagets behov av investeringar ska framgå av investeringsbudgeten. Beslut om större investeringar ska ske i samråd med SKL Företag AB:s vd. Ekonomiska krav Verksamheten i bolaget ska bedrivas på affärsmässiga grunder och bidra till medlemsnytta. Som ekonomiska mål gäller följande: Lönsamhetsmål nettomarginal Nettomarginalen beräknas som resultatet efter finansiella poster i procent av rörelsens intäkter. Nettomarginalen ska under perioden uppgå till minst 3 procent. Kapitalstrukturmål soliditet Soliditet beräknas som eget kapital, inklusive obeskattade reserver exkl. skatt, dividerat med balansomslutningen. Soliditeten ska långsiktigt uppgå till minst 15 procent. Utdelning Bolaget ska inte lämna utdelning. Uppkommen vinst ska återinvesteras i bolaget och långsiktigt förbättra bolagets soliditet.

105

106 Kommunkontoret Margareta Smith Ekonomichef Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer KS 2017/80 Revidering och komplettering av Teknik- och servicenämndens investeringsbudget 2017 Förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till Kommunfullmäktige: 1. Kommunfullmäktige utökar Teknik och servicenämndens investeringsbudget 2017 med 8,15 mkr för a. Renoveringsprojektet Tomtaklints förskola inklusive personalentré b. Paviljong Skärlagsskolan c. Utredning av fortsatt utbyggnad av Skärlagsskolan. d. Utredning av köks- och matsalskapacitet. e. Nytt frysrum på Tomtaklintskolans kök f. Planerat underhåll av kommunens fritids-, frilufts- och föreningslokaler g. Konvertering till fjärrvärme på Trosa reningsverk h. Utökning av antalet parkeringsplatser i. Ställplatser för husbilar j. Utredning av kajen längs Trosaån k. Ny lösning för vatten och avlopp vid Gästhamnen l. Utredning av flytt av mottagningen på Korslöt m. Belysning Västerljungsrondellen 2. Fullmäktige godkänner att Teknik- och servicenämndens investeringsbudget för projektet Spindelparken tidigareläggs och flyttas från 2018 till i år Ärendet Teknik- och servicenämnden har funnit skäl att revidera investeringsbudgeten för 2017 avseende 13 projekt som samlats ihop till ett gemensamt ärende. Tomtaklints förskola. Behov av att byta ventilationsaggregat som försörjer 2 av avdelningarna samt byte av avdelningsköken. Golvuppbyggnaden måste rivas upp och ersättas. Skötrum och toaletter till barnen åtgärdas med ny planlösning. Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

107 TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 2(3) Kommunkontoret Paviljong Skärlagsskolan Budget för paviljong Skärlagsskolan beslutades utan en riktig kostnadsberäkning i den reviderade budgeten för Detta som en konsekvens av den stora befolkningsökningen under året och med ökat antal elever som följd. Skolpaviljongen innehåller 3 lektionssalar, 3 grupprum, toaletter och entré och den ska tas i drift från höstterminen Utredning av fortsatt utbyggnad av Skärlagsskolan Humanistiska nämnden har gett tekniska kontoret i uppdrag att påbörja utredning av fortsatt successiv utbyggnad av Skärlagsskolan. Utredning köks- och matsalskapacitet Antalet elever har och kommer att öka de närmaste åren och utbyggnad av skolor görs vilket kommer att få konsekvenser för såväl kök som matsalar. Nytt frysrum Tomtaklintskolans kök Befintligt frysrum är för litet och kylaggregatet är uttjänt. Planerat underhåll av kommunens fritids-, frilufts- och föreningslokaler Fastigheterna behöver underhållas varför en årlig underhållsbudget bör kopplas till dessa. Det är totalt kvm fastigheter/lokaler. Konvertering till fjärrvärme på Trosa reningsverk Reningsverket i Trosa uppvärms idag med eldningsolja. Genom att konvertera till fjärrvärme minskar såväl utsläpp av CO2 som uppvärmningskostnaderna. Investeringen har även ett framtida värde för eventuell annan användning av marken. Utökning av antalet parkeringsplatser Centrala Trosa behöver fler parkeringsplaster Ställplatser för husbilar Behovet ökar i Trosa och gräsytan utmed Gustavsbergsgatan mot Skärlagsvallen föreslås att grusas så att befintlig parkering förlängs. Utredning av kajen längs Trosaån Utredning bör göras för att identifiera underhållsbehov och förslag på reparationsåtgärder av kajen längs Trosaån. Ny lösning för vatten och avlopp vid Gästhamnen Ny lösning behövs för pumpstationen i gästhamnen som bland annat tillhandahåller vatten och avlopp till bår- och husbilsägare. Dagens pumpstation medför igensättning i pumpstationen och onödigt hård belastning av reningsverket. Utredning av flytt av mottagning på Korslöt återvinningsstation I samband med sluttäckning av Korslöt behöver privatmottagningen flyttas till annan plats. Belysning av Västeljungsrondellen Nu har man, efter flera år, hittat en möjlighet att belysa rondellen. Margareta Smith Ekonomichef

108 TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 3(3) Kommunkontoret Bilagor 1. Protokollsutdrag teknik- och servicenämnden , Tjänsteskrivelse Kultur-, fritids, teknik-, och servicekontoret

109 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 8(14) Teknik- och servicenämnden TSN 2017/25 Revidering och komplettering av investeringsbudget 2017 Beslut Teknik- och servicenämndens förslag till kommunfullmäktige: 1. Investeringsbudgeten för projektet Ytskikt Tomtaklints förskola inklusive entré utökas med X tkr. 2. Investeringsbudgeten för projektet paviljong utökas med X tkr. 3. I investeringsbudgeten avsätts X tkr för utredning av fortsatt utbyggnad av Skärlagskolan. 4. I investeringsbudgeten avsätts X tkr för utredning av köks- och matsalskapacitet. 5. I investeringsbudgeten avsätts X tkr för nytt frysrum på Tomtaklintskolan 6. I investeringsbudgeten avsätts X tkr för planerat underhåll på kommunens fritids- frilufts- och föreningslokaler. 7. I investeringsbudgeten avsätts X tkr för konvertering till fjärrvärme från eldningsolja i Trosa Reningsverk. 8. Investeringsbudgeten för projektet Spindelparken tidigareläggs från år 2018 till år I investeringsbudgeten avsätts X tkr för åtgärder för fler parkeringsplatser. 10. I investeringsbudgeten avsätts X tkr för ställplatser för husbilar. 11. I investeringsbudgeten avsätts X tkr för utredning av kajen utmed trosaån. 12. I investeringsbudgeten avsätts X tkr för ny lösning för vatten och avlopp vid Gästhamnen 13. I investeringsbudgeten avsätts X tkr för utredning av flytt av mottagningen på Korslöt. Ärendet Av olika skäl finns behov av att revidera ett antal projekt i investeringsbudgeten. Revideringen omfattar ändrad tidplan, beslut om utökad investeringsram för några projekt samt komplettering med nya projekt. Kopia till: Kommunstyrelsen Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

110 Teknik- och servicenämnden Kultur-, fritid-, teknik-, och servicekontoret Cecilia Högberg Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer TSN 2017/25 Revidering och komplettering av investeringsbudget 2017 Förslag till beslut Teknik- och servicenämndens förslag till kommunfullmäktige: 1. Investeringsbudgeten för projektet Ytskikt Tomtaklints förskola inklusive entré utökas med X tkr. 2. Investeringsbudgeten för projektet paviljong utökas med X tkr. 3. I investeringsbudgeten avsätts X tkr för utredning av fortsatt utbyggnad av Skärlagskolan. 4. I investeringsbudgeten avsätts X tkr för utredning av köks- och matsalskapacitet. 5. I investeringsbudgeten avsätts X tkr för nytt frysrum på Tomtaklintskolan 6. I investeringsbudgeten avsätts X tkr för planerat underhåll på kommunens fritids- frilufts- och föreningslokaler. 7. I investeringsbudgeten avsätts X tkr för konvertering till fjärrvärme från eldningsolja i Trosa Reningsverk. 8. Investeringsbudgeten för projektet Spindelparken tidigareläggs från år 2018 till år I investeringsbudgeten avsätts X tkr för åtgärder för fler parkeringsplatser. 10. I investeringsbudgeten avsätts X tkr för ställplatser för husbilar. 11. I investeringsbudgeten avsätts X tkr för utredning av kajen utmed trosaån. 12. I investeringsbudgeten avsätts X tkr för ny lösning för vatten och avlopp vid Gästhamnen 13. I investeringsbudgeten avsätts X tkr för utredning av flytt av mottagningen på Korslöt. Ärendet Ytskikt Tomtaklints förskola inklusive entré Projektet har funnits med i investeringsbudgeten sedan år Under förprojekteringen av projektet har det visat sig finnas behov av att byta ventilationsaggregat som försörjer 2 av avdelningarna samt byta avdelningsköken på förskoleavdelningarna. Hela golvuppbyggnaden måste rivas ut eftersom golvspånskivorna har spruckit på många ställen. Flera avdelningar saknar riktiga toaletter till barnen vilket innebär att skötrum och toaletter får en helt ny planlösning med nya golvbrunnar mm. Allt detta innebär att beslutad investeringsram om X tkr behöver utökas med X tkr för att inrymma ovanstående åtgärder. Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se