Datum Dnr Reviderad Verksamhetsplan och budget för Regionservice 2015 med plan för åren 2016 och 2017

Transkript

1 Servicenämnden Bo Hansson Kanslichef Datum Dnr (26) Reviderad Verksamhetsplan och budget för Regionservice 2015 med plan för åren 2016 och 2017 Postadress: Malmö Organisationsnummer: Besöksadress: Dockplatsen 26, Malmö Telefon (växel): Internet:

2 Datum (26) Innehållsförteckning 1 Inledning Uppdrag Verksamhetsriktlinje Vision och verksamhetsidé Värdegrund Långsiktig målbild Omvärldsanalys Chef- och medarbetarskap Miljöarbete Målkort Beskrivning av linjeorganisation Inledning Organisationsskiss Huvudkontor Kunddivision Division stora bygg Division AM Division FM Budgeterad resultaträkning för Sammanfattning Intäkter Kostnader Resultaträkning Målrelaterad ersättning Uppföljning och intern kontroll Inledning Genomförande Intern kontroll Rapportering... 26

3 Datum (26) 1 Inledning Fastighets- och servicenämnden beslutade att fastställa Regionservice preliminära förvaltningsuppdrag för år 2015 med utgångspunkt från planeringsförutsättningar för budget och verksamhetsplan för 2015 med plan för åren 2016 och till 2017 som beslutades av regionstyrelsen. Nu föreligger regionfullmäktiges beslut om Region Skånes Budget 2015 och verksamhetsplanering 2016 till Uppdrag Regionservice har att leverera lokaler och service samordnat inom tre funktionsområden: Fastighetsanknutna tjänster Verksamhetsanknutna tjänster Administrativa tjänster Regionservice tjänster Regionservice har under 2014 arbetat med att få en mer enhetlig definition inom alla funktionsområden av tjänster till samt att få en tydlig presentation över de tjänstepaket och tjänster som Regionservice levererar till kund. I arbetet har även gränssnittsfrågor tydliggjorts. I dagsläget finns fem grundpaket: Kontor Vårdavdelning Mottagning Specialistavdelning Vårdcentral/folktandvård För respektive paket finns ett antal bas- och tilläggstjänster som är anpassade för aktuell verksamhet. Under 2015 kommer arbetet med tjänstepaketering och prissättning av tjänster att utvecklas. Fokusområden för 2015 är att utbilda alla medarbetare i det som benämns serviceutbildning, att etablera en ny kundansvarsstruktur, att få baspaketen etablerade och att få en ny organisation implementerad. Hög driftsäkerhet är en viktig förutsättning för god hälso- och sjukvård i. Regionservice är som stöd- och serviceleverantör en viktig aktör som måste ha en hög drift- och leveranssäkerhet samt en kontinuitetsplanering för att motverka avbrott i organisationens verksamhet vid oförutsedda allvarligare avbrott eller katastrofer. Fastighetsanknutna tjänster Regionservice tjänster inom fastighetsanknutna tjänster är: Strategisk fastighetsutveckling Tillhandahållande av egenägd lokal Tillhandahållande av extern lokal

4 Datum (26) Kundtjänst fastigheter Överenskommen skyddsrond för gemensamma arbetsytor Regionservice hyr ut och förvaltar lokaler som äger samt ansvarar för planerat underhåll och fastighetsdrift. Regionservice hyr som s förstahandshyresgäst externt ägda lokaler samt hyr i sin tur ut lokalerna i andra hand till verksamheter. Inom Regionservice leder fastighetsutvecklingsavdelningen framtagandet av regionens fysiska utvecklingsplaner och skapar därmed en helhetsbild av s lokalresurser. Avdelningen har ett nära samarbete med Enheten för strategisk fastighetsutveckling på koncernnivå. s fastighetsbestånd har varierad ålder och kvalitet och behöver rustas upp och förbättras för att kunna möta nya vårdbehov. Region Skåne står inför stora om- och nybyggnationer, framför allt på sjukhusområdena Malmö, Lund och Helsingborg. Dessa stora investeringar får stora effekter på Regionservice organisation. Målet är att nya lokaler ska vara enkla att anpassa och bygga om när behoven förändras. Arbetet beräknas vara klart först efter år Sjukhusområde Helsingborg Målet är att skapa ett modernt akutsjukhus med flexibla lokaler som kan växa och växla över tiden. Projektet beräknas pågå under minst åtta år. Under 2015 sker: Inflyttning i evakueringspaviljonger Utbyggnad av parkeringshus Byggstart nya byggnaden Byggstart ombyggnation av en av huvudbyggnadens flyglar Sjukhusområde Malmö Dagens byggnader kan inte möta framtida krav på vårdlokaler. Lokalerna ligger utspridda vilket ger långa avstånd mellan verksamheterna. 2015: Rivning av byggnad 13. Plats för ny vårdbyggnad Rivning av byggnader 53 och 54. Plats för evakueringslokaler Kontrakt och uppförande av evakueringsbyggnader Sjukhusområde Lund I Lund pågår en tidig planeringsfas. Större delen av bebyggelsen på sjukhusområdet behöver anpassas för att möte framtidens vårdbehov. I den nära tiden sker: Översyn av hela området Fördjupning av fastighetsutvecklingsplanen

5 Datum (26) Uppstart lokalförsörjningsplan Tekniska utredningar inom infrastrukturen. Verksamhetsanknutna tjänster För verksamhetsanknutna tjänster finns följande tjänsteområden: Måltider Verksamhetstekniska tjänster Beställningstransporter Post och Paket Materialförsörjning Textilhantering Lokalvård Avfallshantering Bevakning, E-tjänstekort och brandskyddsutbildning Inredning Konferens Reception Helikopterflyglats Arbetsplats Med väl genomtänkta och genomförda tjänster ska Regionservice bidra till att skapa en god vård och ett mervärde för främst vården. Respektive tjänsteområde kommer att fortsätta att standardiseras för att få en enhetlig leverans oavsett var inom Regions Skåne leveransen sker. Fokus för utvecklingen för Regionservice verksamhetsanknutna tjänster under 2015 kommer att vara kvalitet och leveranssäkerhet. Arbete med att effektivisera tjänster kommer att fortsätta ske genom de resultat och slutsatser som bl.a. erhålls genom Benchmarkingprogrammet. Arbetet kommer även att ske tillsammans med vårdförvaltningarna för att fortsätta att identifiera och hitta lösningar på vilket sätt Regionservice kan bidra till att skapa mer tid för vård för vårdpersonalen. Av de förslag till större förändringar som kan komma att få störst genomslagskraft under 2015 är införandet av måltidsvärdar vid samtliga vårdavdelningar. Ett av syftena med detta uppdrag är att skapa positiva måltidsupplevelser för patienterna och möjliggöra en avlastning för vårdpersonalen. För att få en bättre kvalitet och leveranssäkerhet kan följande utveckling nämnas nya rutiner vad gäller hanteringen av avfall, nya och effektivare rutiner för beställning av prov- och patienttransporter samt beställning av poolbilar. Ytterligare fokusering behöver även genomföras vad gäller lokalvården och hur denna kan utvecklas i förhållande till vårdens krav. Administrativa tjänster För administrativa tjänster finns följande tjänsteområden:

6 Datum (26) HR-tjänster Ekonomitjänster Regionservice verksamhet bygger framförallt på dokumenterade och förankrade processer inom de obligatoriska basprocesserna i de båda kompetenscentrumen för HR respektive Ekonomi samt att tjänster säljs till kunder under kontrakterade former. Tjänsteportföljen är anpassad till verksamhetens behov och är utformad så att de går att jämföra med en eventuell extern marknad. För att kunna följa förbrukning per kund, per tjänst finns verktyg såsom tidsredovisning och är kopplade till kostnadsdrivare per process/enhet. Tydliga servicenivåer samt gränssnitt mot kund är viktiga och kommer att konkretiseras i kommandet tjänstekataloger. För att skapa incitament för olika kundgruppers tjänsteköp samt fortsätta de pågående förändrings- och utvecklingsarbetet, arbetar Regionservice med tjänsteområde och dess arbetssätt. Regionservice kommer även att fortsätta med den konsoliderade redovisningsprocessen. En intensifiering av pågående utvecklingsarbete tillsammans med kund kommer att ske inom Rekryterings- och kompetenscenter HR allt för att skapa förutsättningar för ett tydligare kundperspektiv. Genom en god kvalitet som samtidigt skapar mervärde, stödjer Regionservice utvecklingen av hela koncernens HR- och ekonomiprocesser. Processerna ger även verksamheterna/kunderna tillgång till en skalbar och flexibel service. 2 Verksamhetsriktlinje Regionservice anpassar verksamheten till kundernas krav och följer ägarnas krav som uttrycks i beslut, styrande dokument och regionövergripande policys. Gällande lagstiftning och myndighetsbeslut följs och systematiskt arbete för att kunna förutse och anpassa till framtida önskemål och krav sker. Till hjälp finns ledningssystem som gäller för all verksamhet inom förvaltningen och på alla orter som Regionservice verkar på. Regionservice är en förtroendegivande samarbetspartner till kunderna. Tillsammans strävar verksamheterna mot en värdeskapande och kostnadseffektiv verksamhet, som också bidrar till att tillfredsställa kundernas behov och önskemål. Förvaltningen verkar för ökad kompetens och förbinder sig att nå ständiga förbättringar av prestationen inom områdena kvalitet, miljö, arbetsmiljö, energi, brand och säkerhetsfrågor samt effekten av förvaltningsgemensamt ledningssystem. Genom en effektivare hushållning med naturens resurser ges bidrag till en minskad påverkan på miljön.

7 Datum (26) I verksamheten ska säkerställas att rätt information och att nödvändiga resurser finns för att nå angivna mål 3 Vision och verksamhetsidé s vision är Skåne livskvalitet i världsklass. s verksamhetsidé är står för hälsa, hållbar utveckling, innovation, tolerans och tillväxt. s kännetecken är är en direktvald och skattefinansierad aktör, vars uppdragsgivare är medborgarna. Organisation kännetecknas av kompetens, kreativitet, öppenhet, engagemang, ansvarstagande och kundorientering. Regionservice verksamhetsidé En bättre partner för vården 4 Värdegrund Regionservice värdegrund Vill Vågar Agerar Värdegrunden är en viktig komponent för den fortsatta utvecklingen. 5 Långsiktig målbild Regionservice långsiktiga målbild Kund Pålitlig och proaktiv servicepartner Verksamhet Ledande utvecklingsaktör inom verksamhetsområdet Medarbetare - Medarbetare med tydligt uppdrag med eget ansvar och inflytande Ekonomi God hushållning Genom att mer tid för vården ska frigöras, en tydlig leverans, en hög och jämn kvalitet, minskat antal driftstörningstimmar, ständiga förbättringar, energi- och miljöfokus i alla våra tjänster, enhetlighet och jämförbarhet samt kompetensutveckling ska Regionservice bli en bättre partner för vården. 6 Omvärldsanalys Omvärldsanalysen är framtagen utifrån Regionservice huvudprocesser och belyser: Händelser och trender nationellt, regionalt och globalt.

8 Datum (26) Olika aktörers roller i utvecklingen, deras ansvar, resurser och behov. Medborgaren/patienten har fått högre inflytande samtidigt som tilliten till samhällsinstitutioner minskat. Serviceverksamheten behöver fokusera på att serva patienten och se till helhetsupplevelsen för patienten. Kunderna/vården har stora besparingskrav som gör att det blir viktigt med följsamhet i servicen. Det finns risk för tomma lokaler samtidigt som det behövs stora investeringar i nya och befintliga lokaler. I framtiden kan det både bli färre kunder och vårdplatser. Sjukhusområdena blir mer av en galleriaverksamhet med fler aktörer. Medarbetaren vill se sin karriärmöjlighet i Regionservice. Det krävs nya kompetenser för att klara att leverera de tjänster som kärnverksamheten behöver. Många medarbetare behöver även bredda sin kompetens genom multiskilling. Det är viktigt att organisationen har förändringskraft och arbetar enligt våra processer och paketerade tjänster. fokuserar på styrning och ledning utifrån patientprocesser. För att avlasta vården är det viktigt att utveckla servicen. Tjänsterna skall vara standardiserade och utbudet styrt. Ett arbete är igångsatt 2014 med att etablera baspaket för vården och andra kunder. Implementering påbörjas under Världen utanför Sverige har etablerat Grön FM som är en modell för att mäta miljöbelastningen för FM-tjänster. Många FM-leverantörer satsar på smartare IT-stöd för att kunna leverera högre servicenivå till lägre pris. Även helhetslösningar som inkluderar både fastighet och service är i fokus. Externa total-fm leveranser finns i många länder. Framtagning av en nationell FM-standard pågår. Även i Sverige har externa total-fm leveranser blivit vanligare. Fler börjar paketera tjänsterna utifrån ett samlat kundbehov där många landsting/regioner arbetar med vårdnära service. Genom nätverket Best Service utvecklar Sveriges landsting och regioner FM-tjänster tillsammans samt genomför årligen en Landstingsbenchmarking för att lära av varandra. Under 2014 gav Best Service ut sin första skrift, Vårdnära service en viktig del i framtidens sjukvård. Skriften handlar om den del av servicen som sker i patientens närhet. Grundtanken är att frigöra tid till patientvård. Utvecklingen sker i samarbete med SKL. På Miljö/energiområdet är fokus framför allt på minskat koldioxidutsläpp och minskat svinn. Områden som energieffektivisering, avfallsminimering och förnybar energi är även de viktiga att arbeta med framöver. Regionservice behöver smarta IT- och informationssystem för att kunna vara konkurrenskraftig i FM-branschen. Det är stora datamängder som

9 Datum (26) måste analyseras på rätt sätt. RFID-taggar, molntjänster, sociala nätverk, mobilitet mm måste finnas med i framtida planer. Befintliga system stödjer inte processinriktad organisation och leverans, och är byggda för en betydligt mindre verksamhetsvolym, där varje uppskalning blir mycket kostsam och tidskrävande. På grund av systemens begränsade kapacitet lägger organisationen oproportionerligt mycket mantid på att få fram rätt information i rätt tid och detta skapar stor frustration i verksamheten. Det är heller inte möjligt att ur befintliga system få fram aktuell data för rätt plats i rätt tid, vilket skapar onödiga fördröjningar på möjliga åtgärder och svårigheter att koppla åtgärd till effekt. Under 2015 avser Regionservice att inleda förstudie för ett systemstöd som passar hela verksamheten, tillhandhåller rätt uppföljning och rapporter och kommunicerar väl med övriga system inom. Behov av IT-stödsförbättringar framgår även i granskningsrapport 2014 nr 4, Granskning av avtalsuppföljning. Där anger granskaren, revisionskollegiet, att brister i avtalsdatabasen i dagsläget ej utgör en ändamålsenlig och effektiv datakälla för avtalsuppföljning. Fastighetsanknutna tjänster Strategisk fastighetsutveckling Inför planering av förnyelse av fastighetsbeståndet behövs ett strukturerat arbetssätt i form av fastighetsutvecklingsplaner 1 och lokalförsörjningsplaner 2. Arbetssättet för utvecklingen av fastighetsbeståndet behöver möta de krav som en vård i kontinuerlig utveckling och hög förändringstakt ställer. Utformningen av vårdlokaler planeras idag betydligt mer medvetet utifrån hållbarhet, låg energiförbrukning och god resurshållning, viktiga delar sett ur ett livscykelperspektiv. står inför stora investeringsbehov i sjukvårdslokaler i en ekonomi med knappa resurser. I arbetet med det Regionala utvecklingsprogrammet 3 kommer hälso- och sjukvårdsfrågor att få en allt större betydelse och därmed kommer fastighetsutveckling att vara en del i Skånes utveckling. Förberedelsearbeten pågår för utvecklingen av sjukhusområdena i form av planprogramarbete i kommuner. Därtill kommer regionalt och nationellt konceptprogramför utformning av vårdbyggnader. Konceptprogram för hur service i vårdbyggnader ska utformas framgår i framtagna konceptprogram. Fastighetsutveckling medverkar med stöd och kompetens i investeringsprocessen samt utvecklar lokalplaneringsprocessen i syfte att stödja kundens arbete med lokaleffektiviseringar. 1 Lokalförsörjningsplaner - verksamheternas samlade behov av lokaler under de närmaste åren. 2 Fastighetsutvecklingsplaner Beskriver fastigheternas möjligheter, begränsningar och utvecklingspotential på lång sikt. 3 Regionalt utvecklingsprogram - vägledande för aktörer som verkar för Skånes utveckling.

10 Datum (26) I en trend mot ökad samordning av stöd och servicefunktioner krävs att fastighetsutvecklingsarbetet i idé- och behovsfasen arbetar med stöd- och service-konceptet för att säkerställa en effektiv försörjning inom och mellan sjukhusområdena. Förvalta fastighetsbeståndet Utvecklingsprojekten i Helsingborg, Malmö och Lund kommer att innebära en stor ansträngning och utmaning för Regionservice. Främst gäller det behovet av rekrytering av nya medarbetare, där Regionservice behöver attrahera medarbetare med erfarenheter från stora projekt. Svårigheter att rekrytera personal till Regionservice har fortsatt det senaste året. Lönenivåer ligger lägre än inom den privata sektorn och fördelarna med att få arbeta i en samhällsnyttig verksamhet och med tekniskt komplexa fastigheter väger inte upp detta. Regionservice behöver utarbeta nya verktyg för att stärka attraktiviteten. För att uppfattas som en professionell lokalförsörjningsorganisation är det avgörande att kundernas nya och ombyggda lokaler blir klara i tid och till rätt kostnad. Regionservice ska fortsätta arbetet med att vara en stabil byggherre med bra relationer till konsult- och entreprenadbranschen. Regionservice ska ha en hög beställar- och projektledarkompetens gentemot leverantörer och kunder. Regionservice ska arbeta aktivt med verksamhetsledningssystemet för att effektivisera lokalförsörjningsprocessen, introducera förändringar där optimeringsmöjligheter finns och utvärdera resultatet av de förändringar som görs. Förvaltning extern förhyrning Försäljningarna av vårdcentralerna i december 2013 har utökat mängden hyresavtal på extern förvaltning och arbetssätt för hur vi möter våra största hyresvärdar har utarbetats. Verksamhetsanknutna tjänster Paketeringen av Regionservice tjänster kommer att innebära ett tydligare beställningsförfarande för kunden jämfört med Innebörden är en ökad likformighet, jämnare leveranskvalitet och en positiv påverkan på resurseffektiviteten. Paketeringen samt överenskommelse om leverans kommer även bidra till en viktig tydlighet i vem som har ansvar för vad i varje enskild leverans. Krav på uppföljning av leverans kommer att öka. På samma sätt som under 2014 kommer frågeställningarna för 2015 att fodra politiska ställningstaganden för hur verksamheten ska bedrivas, i egen regi alternativt med hjälp av entreprenadlösningar. För verksamhetsanknutna tjänster finns behov av att arbeta fram korrekta

11 Datum (26) underlag som tydliggör för- och nackdelar med olika alternativ. Kopplat till detta kommer även medarbetarperspektivet att spela en framträdande roll under kommande år. Ur ett omvärldsperspektiv kommer slutligen s miljöprogram få betydelser vad gäller leveranserna. Konkret innebär detta att fordonsparken successivt uppdateras med miljömässiga fordon för att nå målet med helt fossilfria transporter Vidare kommer förestående avfallsupphandling att positivt bidra till dels miljömålen, dels tydligheten kring hur ska hantera avfallet. Administrativa tjänster Framtidens stödfunktioner måste i än högre grad fokusera på att leverera kvalité och mervärde till en lägre totalkostnad. Kraven på verksamhetsanalys och strategiskt inriktat stöd, ökar samtidigt som transaktionshanteringen måste effektiviseras. Dessa båda aspekter har varit en genomgående röd tråd under etablering av Regionservice gemensamma stödfunktion. Efter drygt fyra års verksamhet i drift bedöms GSF som en etablerad verksamhet och befinner sig nu i en andra fas efter att tagit hem initiala etableringsvinster. Fokus framöver blir att i än högre grand optimera processer och etablera en gemensam kultur som stödjer kontinuerliga förbättringar. Ur både ett medarbetar- och kundperspektiv ska mervärde fortsätta att skapas för hela organisationen och dess olika kundgrupper. Under året kommer servicepolicy och servicegrader att implementeras fullt ut, parallellt med införandet av en gemensam koordinerad specialistsupport. Detta för att få ett utökat kundfokus och en förbättrad tillgänglighet. Det är ytterst värdefullt med en enkel ingång för chefer och medarbetare inom för ett tillgängligare GSF. För att säkerställa denna viljeinriktning är det av största vikt att medarbetarna blir uppdaterade om de olika kundgruppernas framtida behov och utmaningar samt vad som är de olika kundgruppernas unika mervärde utifrån de standardiserade processerna. 7 Chef- och medarbetarskap Kompetenta och engagerade medarbetare, tillsammans med ett öppet arbetsklimat, arbetsglädje och en god arbetsmiljö är avgörande grundstenar och en förutsättning för att Regionservice ska kunna erbjuda kunderna en god leverans. Detta ska Regionservice chefer förmedla i sitt ledarskap. Att vara medskapare innebär till skillnad från ordet medarbetare något utöver det vanliga. En medskapare är med och skapar den utveckling som

12 Datum (26) Regionservice eftersträvar. Medskaparen är delaktig och tar ansvar för utvecklingen och bidrar med sin vilja och kompetens till att förverkliga tankar i handling. Detta bidrar också till trivsel på jobbet. Regionservice ska vara en attraktiv ar betsgivare för såväl nuvarande som framtida medarbetare samt vid varje tidpunkt ha rätt kompetens för att kunna möta ägarnas och kundernas krav samt behov av optimal serviceverksamhet i. Som en del i att uppnå detta genomförs under 2015 en utbildning under en dag jämte löpande information på arbetsplatsträffar för samtliga medarbetare i Regionservice. För att värdera utvecklingen genomför Regionservice årligen en nöjdmedarbetar-undersökning (NMI). 8 Miljöarbete Miljöfrågan är en av nutidens största utmaningar som måste lösas för att säkra jordens framtid. har ett omfattande miljöprogram som är en pusselbit på vägen. Regionservice, som driver ett flertal miljöpåverkande verksamheter, har ett stort ansvar att ligga på framkant för att följa miljöprogrammet. Det ska vara självklart att Regionservice är en förebild i s miljö- och klimatarbete. Bland de aktiviteter som planeras för det kommande verksamhetsåret ingår bland annat att energieffektivisera fastighetsbeståndet, bidra till minskande avfallsmängder från verksamheten, samt fortsätta införandet av införandet av andel ekologiska livsmedel. Under året är avsikten att öka antalet elbilar inom. 9 Målkort I kolumnen Regionservice mål anges nedbrutna mål för 2015 utifrån Regionservice långsiktiga målarbete. Medborgarperspektivet Nöjda medborgare Skåne ska vara en attraktiv, trygg, tillgänglig och växande region för boende, företag och besökare. Företag ska välja etablering i Skåne framför andra regioner i norra Europa. Medborgare och samarbetspartners ska känna stort förtroende för. Medborgare och samarbetspartners ska uppleva att kvaliteten på våra tjänster är god. Regionservice Nöjda kunder och medborgare Regionservice ska samordna leveranser för att ge säker vårdmiljö, prisvärda tjänster samt ett mervärde till kund Mätetal: Nöjdare brukare Index NBI = 3.4

13 Datum (26) Ta fram modell för mätning av NKI på strategisk nivå. (J/N) Verksamhetsperspektivet Regionservice En effektiv verksamhet med hög kvalitet Samordnad professionell serviceleverans. Skånes medborgare finansierar i huvudsak vår verksamhet och skåningarna är våra uppdragsgivare. Skattemedlen ska användas så att vi får bästa möjliga resursanvändning. Regionservice ska ha enkla och tydliga kontaktvägar samt en samordnad tjänsteutveckling. Mätetal: Ta fram baseline för att kunna mäta antal driftstörningartimmar (J/N) Implementera baspaket med regelbunden uppföljning. (J/N) Ligga topp 8 av 20 (övre kvartilen) på servicenivåer på bastjänster jmf med övriga medlemmar i Landstingsbenchmarkingen En drivande utvecklingsaktör ska vara den naturliga och samlande utvecklingsaktören i Skåne för att Öresundsregionen ska erbjuda livskvalitet och möjligheter i världsklass för såväl människor som företag Regionservice Miljömedveten leverans Regionservice ska arbeta med fossilfritt i fokus samt en minskad förbrukning med ökad nytta Mätetal: Energiförbrukning = 225 kw/m 2 Ekologiska livsmedel = ökning med 5% jmf med Bränsleförbrukning. Öka andelen fossilfritt bränsle med 5% jmf med 2014, samt uppnå måltal 60 % för Bidra till att minska mängden hushållsavall genom att implementera nytt avfallsavtal under 2015 där utökning av sortering av avfall möjliggörs. (J/N) 90% av cheferna ska uppfylla kompetenskrav miljö. (J/N) Medarbetarperspektiv Kompetenta, stolta och motiverade medarbetare. ska vara en attraktiv arbetsgivare som erbjuder meningsfulla, spännande och utvecklande arbeten. Kunskapsutveckling och innovation ska premieras. Regionservice Verksamhet och resultat i fokus Gemensam servicekultur ska ha chefer som tydliggör målen i dialog med medarbetarna och arbetar aktivt och strategiskt med kompetensförsörjning Regionservice ska genomföra Serviceutbildningen och fortsätta kulturbyggandet i verksamheten Mätetal: Reduktion av årligt sjuktal med 2% mot 2014 (24 dagar). Ökat NMI-värde med 0.5 enhet. 100 % av medarbetarna som är anställda dec 2015 ska ha gått Regionserviceutbildningen. 80 % av medarbetarna ska ha upplevt Regionserviceutbildningen positiv. APT-material kopplat till Regionserviceutbildningen ska vara genomgånget

14 Datum (26) på alla enheten. Regionservice Attraktiv arbetsgivare Regionservice ska implementera kompetensförsörjningsmodellen, stärka varumärket samt arbeta för en bättre karriärmöjlighet Mätetal: 80 % av Regionservice medarbetare ska känna att Regionservice möjliggör en professionell kompetensutveckling. Ökad NMI-mätetal - Kan du rekommendera Regionservice som arbetsgivare > 70% Ekonomiperspektivet Långsiktig stark ekonomi s ekonomi ska vara stark och ett flerårigt perspektiv är viktigare än de enskilda räkenskapsåren. Alla verksamheter som finansierar ska vara effektiva. Regionservice Uppnå reslutatkrav Mätetal: Uppnå resultatkrav Ta fram baseline för kostnad/volym av tjänster (J/N) Regionservice Transparens i prismodell och redovisning Mätetal: Utveckla baseline och uppföljning av nyckeltal (J/N) 10 Beskrivning av linjeorganisation 10.1 Inledning Regionservice är s stöd- och serviceförvaltning och består av medarbetare. Verksamheten är organiserad i fyra divisioner som stödjer det processorienterade arbetssättet Organisationsskiss Det arbete som genomförts under 2014 för att fortsatt utveckla stöd- och serviceverksamheten och för att möta behoven i har inneburit att en förändrad organisation tagits fram. Organisationen verkar från den 1 januari 2015.

15 Datum (26) 10.3 Huvudkontor På huvudkontoret finns följande stödverksamheter: Ekonomi HR Kommunikation Kansli Stödverksamheterna arbetar med både strategiska och operativa frågor inom respektive område med syfte att utveckla och stödja Regionservice fyra divisioner. Mål för 2015 Huvudkontoret kommer att arbeta med följande områden för att utveckla Regionservice: Genomföra Regionserviceutbildningen. Fortsätt utveckling av processarbetet med ständiga förbättringar genom t ex ett ökat nyttjande av AVIC. Ta fram kommunikationsstratregi och kommunikationsplan för Regionservice. Uppdatera krishanterings- och kriskommunikationsplan utifrån ny organisation samt anpassning till regionalt arbete. Implementera kompetensförsörjningsmodell för att säkerställa att kunskapen i organisationen kan möta behoven nu och framåt samt för att bidra till tydligare karriärvägar och utvecklingsmöjligheter för medarbetarna. Öka samordningen inom Huvudkontoret syftande till gemensamt stöd åt divisionerna 10.4 Kunddivision Kunddivisionen är en helt ny division och funktion som inrättats för att stärka Regionservice interna varumärke genom att säkerställa ett tidigt och nära samarbete mellan Regionservice som leverantör och kund. Initialt

16 Datum (26) kommer funktionen att fokusera på att skapa kundvärde för s kärnverksamhet som tillsammans med övriga förvaltningar och majoritetsägda bolag är Regionservice viktigaste kunder. Vår ambition är att stärka Regionservice position och uppfattas som konkurrenskraftiga. För att lyckas krävs ett långsiktigt och ett strategiskt genomtänkt arbete med fokus på utveckling och framgångsrikt agerande som leverantör. I rollen som leverantör av Regionsservice tjänsteerbjudande krävs att kundfunktionen inriktar sig på att få fram kundens prioriterade behov och få dessa tillgodosedda. Allt för att vinna ett långsiktigt förtroende och tillit då funktionen kan sägas vara kundens representant i Regionservice. Uppdrag Under de senaste åren märks en allt snabbare process från första förfrågan från kund till leverans av tjänster. Utvecklandet av kundspecifika tjänster och koncept blir allt viktigare för att kunna möta förvaltningarnas och de majoritetsägda bolagens alltmer komplexa och krävande behov. Detta medför att kraven på koordination och samordning mellan oss som leverantör och kund har blivit allt större och kräver en bredare kunskap för att lotsa kunderna rätt såväl i anpassning av tjänster som t ex tillhörande logistik. Utmaning blir att öka medvetenheten om Regionservice tjänsteerbjudande och samtidigt presentera gemensamma utvecklingsområden. Kundfunktionen skall kunna agera som resurs åt kontakter vad gäller nya idéer och genomförande av projekt samt ha förmågan att koppla samman rätt personer inom Regionservice som leverantör och i kundens verksamhet. Mål Under de kommande åren kommer kundfunktionen att målmedvetet arbeta med att långsiktigt bygga upp förtroende hos kund. Under 2015 kommer funktionen att framförallt fokusera på att etablera en tydlig och enhetlig mötesstruktur mellan Regionservice och förvaltningarna/majoritetsägda bolag som då också inkluderar en årlig strategisk planering för vilka dialoger och prioriterade område som skall hanteras under året. Likaså kommer arbetet med att säkerställa ett helt nytt arbetssätt utifrån nya uppdrag/behov att förstärkas och etableras. Även övergripande NKI kommer att vara ett prioriterat område där resultatet kommer att vara vägledande i den gemensamma strävan att i många områden uppfattas som en partner. Att uppfattas som en partner kan vara det som adderar mervärde till Regionservice tjänsteerbjudande. För att säkerställa att rätt mervärde skapas vid paketering av tjänsteerbjudande kommer kundfunktionen att arbeta med: ett medvetet sätt med både med stora och små kunder genom utsedda kundansvariga att vara en kundresurs för nya idéer och genomförande av projekt att skapa en god affärsrelation och trovärdighet samt tillit att säkerställa rätt kompetens i samarbete med kund att agera förebyggande

17 Datum (26) att skaffa kunskap om kunden och dess verksamhet att agera som intern och extern kravställare att säkerställa att serviceavtal tas fram att marknadsföra Regionservice genom kundinformation. Det finns stora utmaningar med att rekrytera framtida kompetens till Regionservice kundfunktion. Regionservice har idag relationer med Affärshögskolan i Malmö samt överväger att under året påbörja ett samarbete med Malmö Högskola alternativt Plushögskolan för att säkerställa en långsiktigt kompetensförsörjning inom facility management. Allt med beaktande av att det är en marknad under framväxt utifrån strategisk planering av stödfunktioner till kärnverksamheten Division stora bygg Division stora bygg är direkt underställd servicedirektören och ansvarar för de stora bygginvesteringar inom Helsingborg, Malmö och Lund sjukhusområde. Divisionen ansvarar för ledning, ekonomi, planering, samordning, uppföljning och kontroll av de byggprojekten. Inom division stora bygg finns även enheten fastighetsutveckling som stöttar regionen i strategiska byggprojekt och investeringsberedning, som en kompetensenhet för att säkerställa att vi ger vården ändamålsenliga lokaler. Uppdrag På uppdrag av Regionstyrelsen genom enheten för Strategisk Fastighets Utveckling (SFU) genomföra de byggnationer som krävs för att följa de framtagna och beslutade utvecklingsplaner för sjukhusområdena Malmö, Helsingborg och Lund. Personal Stora bygg är för närvarande 13 st anställda. Inom projekten finns en projektorganisation som Regionservice leder och där personal lånas in från Division AM till strategiska tjänster och utöver detta köpes konsultjänster. Inom kort finns behov att rekrytera huvudprojektledare för Lund sjukhusområde. Mål Verkställa de beslut som tagits i regionstyrelsen för de byggnationer som krävs för de nya sjukhusområdena i Helsingborg, Malmö och Lund Division AM AM- divisionens skall genom en effektiv lokalförsörjning frigöra större resurser för vården. AM divisionen skall möta kundens behov av kompetens och kreativitet när byggnadsbeståndet ska anpassas till nya strukturer och verksamheter. Detta sker bl a genom stöd i strategisk planering, i strukturplaner, genom medverkan i bygg- och investeringsprocessen samt vid försäljningar och uthyrningar

18 Datum (26) Tjänster AM divisionen arbetar med tillhandahålla ändamålsenliga lokaler tekniskt och ekonomisk förvaltning av fastighetsbeståndet förvaltning externa förhyrningar rationell drift och service av regionens fastigheter, hög driftsäkerhet. professionellt stöd för att kostnadseffektivt klara verksamhetens behov av förändringar och utveckling i anpassade lokaler Personal De utmaningar som finns med att rekrytera framtida kompetens inom Regionservice ansvarsområde, gör att AM divisionen genomför ett traineeprogram samt kompetensutvecklar medarbetare för att möta framtida behov och möjligheter till karriär inom Regionservice. Mål Övergripande mål för 2015 är att fortsätta utveckla processarbetet samt utveckla processmätetal syftande till en effektivare verksamhet. Utöver detta ska följande mål uppnås: Genomföra planerat fastighetsunderhåll med hänsyn till beslutad utökad ram på ytterligare 15 Mkr för Energieffektivisera fastighetsbeståndet genom att genomföra energieffektiviseringsprojekt med särskilt avdelad ram 30 Mkr Detta för att fortsätta arbeta mot 2020-målet för minskad energiförbrukning. Fortsätta att utveckla kundmötet i samarbete med KAM funktionen 10.7 Division FM Den nya FM divisionen är en sammanläggning av ett antal affärsområden under en gemensam divisionschef. Syftet med förändringen är att samla de dagliga leveranserna av service under ett ansvar. Aktuella affärsområden, i den nya division FM, som var och ett leds av en särskild affärsområdeschef, är: Skåneteknik inkl kundtjänst Skånetransport Skånetvätt Måltider Lokalvård Verksamhetsstödjande tjänster Personalpool Administrativa tjänster ekonomi Administrativa tjänster HR Tjänster

19 Datum (26) FM-divisionen arbetar i en rad olika delprocesser vilka samtliga syftar till att underlätta för vården genom: att leverera verksamhetstekniska tjänster att leverera transport och materialförsörjning att levereratextiltjänster att leverera positiva måltidsupplevelser att leverera lokalvård att leverera säker och tillfredsställande miljö att leverera ekonomitjänster att leverera HR-tjänster För att få till en effektiv leverans av dessa tjänster fordras att affärsområdena gemensamt samverkar medvarandra. Beträffande utveckling av tjänsterna gäller att dessa kommer att ses över utifrån synpunkter från vården, våra kunder, samt att medarbetares synpunkter i samband med arbetsplatsträffar o dyl kommer att tillvaratas. Personal Några särskilda rekryteringsproblem upplevs inte inom divisionen. Dock kommer särskilda insatser att riktas mot enskilda medarbetare i syfte att synliggöra interna karriärvägar. För att fortsätta på inslagen väg med förbättrat NMI-värde, det dynamiska fokustalet, kommer ytterligare kraft att läggas i samband med arbetsplatsträffarna för att om möjligt öka medarbetarskapet. Vidare kommer särskilt fokus att läggas på sjukfrånvaron som tyvärr inte minskat utifrån plan. Bl a kommer särskild uppmärksamhet att riktas mot korttidsfrånvaron och rehab-insatserna att intensifieras. Mål Utifrån de strategiska och förvaltningsmässiga målen har divisionens affärsområden arbetat med att konkretisera dessa. Dels till mål som gäller för samtliga affärsområden, dels till mål som är helt affärsområdesspecifika och därefter ned på varje enskild arbetsplats. Vad gäller de affärsområdesgemensamma målen har överenskommelse gjorts som att svara upp mot vårdens behov av en hög tillgänglighet, ett gott bemötande samt tydlighet i vad respektive leverans innehåller, Vidare kommer affärsområdena arbeta med att underlätta för vården att nå fram till ansvarig på ett så enkelt vis som möjligt samt att var lyhörd för att såväl ta sig an ytterligare uppgifter som att utveckla nya tjänster. Vad gäller att utveckla tjänsterna kommer dels viktiga leverantörskontakter att ytterligare underhållas, dels delar av divisionen att vara med i olika benchmarkingprogram.

20 Datum (26) Slutligen kommer målen att fokusera på att få till än mer miljömedvetna leveranser vad gäller upphandlingar, fossilfritt bränsle till s fordon, ekologisk patientmat, samt minskning av el- och kemikalieanvändning. 11 Budgeterad resultaträkning för Sammanfattning Regionservice budgeterade resultat för 2015 uppgår till 21,8 Mkr, vilket överensstämmer med av Regionfullmäktige beslutat resultatkrav för Servicenämnden. Detta belopp består av följande delar (+ för resultatkrav och för anslag/kompensation): Parkeringsverksamhet Faktureringsintäkt (AO GSF Ekonomi) Indirekt effekt av sänkning av internräntan Anslag för fastighetsutveckling Räntekostnader för ESS-mark Anlag för fossilfritt/miljösäkring fordonsparken Totalt +8,0 Mkr +11,0 Mkr +11,8 Mkr -3,5 Mkr -3,5 Mkr -2,0 Mkr +21,8 Mkr Parkeringsverksamheten förväntas att generera ett överskott på 8,0 Mkr för 2015 vilket är en del av förvaltningen resultatkrav. Faktureringsintäkten genereras från de patienter som betalar sina avgifter via faktura. Intäktsposten redovisas från och med 2012 på Regionservice inom division GSF och i budgeten för 2014 uppskattades intäkterna till 12,5 Mkr. Förutsättningarna har ändrats sedan Folktandvården blev ett regionägt bolag och själva behåller sina faktureringsavgifter. Resultatkravet avseende faktureringsintäkter har därför sänkts med 1,5 Mkr till 11,0 Mkr inför Sänkning av internräntan inför 2015 från 4 % till 2 % innebär lägre lokalkostnad för alla kunder och även för Regionservice egen verksamhet. Den lägre lokalkostnaden för Regionservice uppgår totalt till 11,8 Mkr och motsvarande överskott blir en del av resultatkravet. Regionservice erhåller anslag för följande verksamheter: Fastighetsutveckling (3,5 Mkr). ESS-räntekostnader, mark (3,5 Mkr). Satsning för fossilfri fordonspark (2 Mkr). Budget 2015 bygger på självkostnadspriser för Regionservice verksamheter. I självkostnaden ingår uppräkning av löner med mellan 2 2,6 % och uppräkning av externa leverantörsavtal. De verksamheter som ingick i överföringen av s försörjningsverksamhet till Regionservice 2012 har haft strukturella underskott sedan överföringen. Även dessa kostnader ingår i självkostnaden i budget 2015.

21 Datum (26) Internräntan sänks 2015 från 4 % till 2 % och ränteeffekten för hyran till den ej konkurrensutsatta verksamheten blir totalt 134 Mkr. Under 2015 kommer följande prismodeller att gälla: Hyresmodellen Prismodell för administrativa tjänster inom HR och ekonomi Finansieringsmodell för verksamhetsanknutna tjänster Från 2013 tillämpas en ny hyresmodell som innebär att alla lokaler, både ägda och inhyrda hanteras via Regionservice. Hyresmodellen innebär två olika hyresfördelningssystem dels för konkurrensutsatt verksamhet och dels för ej konkurrensutsatt verksamhet. Regionservice förväntade självkostnader är basen för beräkningen. Inför 2015 har regelverket uppdaterats och största förändringen innebär att tilläggsavtal tillämpas för investeringar som inte är strategiska. Det finns en befintlig prismodell för administrativa tjänster inom HR och ekonomi sedan bildandet av GSF, som har ett inbyggt rationaliseringskrav. I modellen finns inbyggda kostnadsdrivare som incitament för kunden att kunna påverka sitt pris samt ett krav på minskad administration genom ny organisation av vården. Under 2015 kommer en tillfällig finansieringsmodell att nyttjas för servicetjänsterna. Den innebär att regioninterna kunder och Folktandvården kommer att debiteras en fast kostnadsersättning. Externa kunder och kunder inom Regionservice debiteras utifrån faktiskt avropade volymer och enligt fastställd prislista. Koncernledningen tillför serviceverksamheten ett temporärt tillskott under 2015 på 40 Mkr. Utöver detta får Regionservice ett effektiviseringskrav på 20 Mkr. Regionservice har äskat och fått godkänt medel för programkostnader i samband med övergången till den nya tjänsteleveransen motsvarande 25 Mkr. Programkostnaderna är av engångskaraktär och ingår inte i priset till kunderna utan kommer att finansieras av koncernledningen. 10 Mkr finansieras som ett tillskott och 15 Mkr återsöks från IT-utvecklingsmedel Intäkter Den totala omsättningen i budget 2015 uppgår preliminärt till Mkr jämfört med Mkr i budget 2014.

22 Datum (26) Diagram: Budgeterad omsättning budget 2015, fördelning. Hyresintäkterna är den klart dominerande intäktsposten, 48 %. Intäktsvolymen för AM-divisionen och FM-divisionen är efter omorganisationen som trädde i kraft 1 januari 2015 ungefär lika stora. AMdivisionen har en intäktsvolym på Mkr och FM-divisionens är på Mkr. Förändringen beror på att affärsområde Skåneteknik (ingick tidigare i Fastighetsdivisionen) samt affärsområde GSF HR respektive Ekonomi (tidigare egen division) numera ingår i FM-divisionen. I omsättningen ingår Regionservice interna omsättning (inklusive motpart 4) Kostnader Den totala kostnadsmassan för 2015 beräknas uppgå till Mkr.

23 Datum (26) Diagram: Budgeterade kostnader 2015, fördelning. Lönekostnaden 2015 har i budgeten räknats upp med 2,6 % för personal anslutna till kommunal och övriga med 2,0 %. Uppräkning av kostnader från externa leverantörer har räknats upp med i genomsnitt 2 % utifrån bedömningar om prisutveckling på marknaden. Huvudkontoret täcker sina kostnader genom ett internt resultatkrav (OH-kostnad) som direktdebiteras divisionerna Resultaträkning Tabell: Sammandrag av Regionservice resultat i budget 2015 fördelad per division, Mkr (minusresultat avser anslag från koncernledningen). Organisation Intäkter Kostnader Externt Resultatkrav AM-divisionen FM-divisionen Division Stora bygg Division Kundansvar Huvudkontor Totalt Budgeten uppfyller kravet på ett positivt resultat motsvarande resultatkravet på 21,8 Mkr. En risk i budget 2015 avser den fasta kostnadsersättning som kunderna ska debiteras avseende servicetjänsterna. Volymer och kostnader måste följas noggrant för att leveransen av Regionservice tjänster inte ska upplevas som en fri nyttighet av kunderna.

24 Datum (26) Verksamheten som tillhandahåller servicetjänster (gamla Servicedivisionen) har blivit ålagda ett generellt effektiviseringskrav på 20 Mkr Målrelaterad ersättning En bra utformad målrelaterad ersättning (MRE) avser att öka service och kvalitet för kunder, patienter och medborgare. Den ingår som en del i ökat fokus av styrningen på kvalitet. Det är viktigt att notera att målen inom MREsystemet bara är en del av de mål som Regionservice följs upp på. MRE ska stimulera till förbättringar så långt ut i organisationen som möjligt och skapa engagemang bland alla medarbetare och öka fokus på dem vi är till för, patienten/kunden/medborgaren. Utgångspunkten är att servicen till våra medborgare ska öka. Inom Regionservice ska det på enhetsnivå finnas mål som fokuserar på relevanta utvecklingsområden eller områden där kvaliteten och servicen bör öka. Följande målområden kommer Regionservice ha som övergripande MRE-mål: Kundnöjdhet Minimera driftavbrott Tillgänglighet Hälsotal 12 Uppföljning och intern kontroll 12.1 Inledning Regionservice arbetar med uppföljning både på affärsområdesnivå, divisionsnivå och på förvaltningsnivå för att på ett systematiskt sätt övervaka, kontrollera, mäta och följa upp verksamhetens arbete. Uppföljningen ska även kontrollera att förvaltningen följer tillämplig lagstiftning och möta kraven som ställs på Regionservice rörande intern kontroll. Allt för att skapa fokus i det arbete förvaltningen åtagit sig i verksamhetsplan, förbättra uppföljningen av verksamheten, få uppföljning på om vidtagna åtgärder får avsedd effekt och få ett underlag till ständiga förbättringar Genomförande Division och Avdelning/Affärsområdesnivå På varje division/avdelning/affärsområde finns en mätplan kopplad till målen i verksamhetsplan/styrkort. I mätplanen finns särskilt markerade mätetal som används för intern kontroll. Uppföljningsarbetet börjar på divisions/affärsområdesnivå med minst månadsvis uppföljning av det egna målkortet och mätplanen. En del mål från verksamhetsplan/styrkort är inte objektivt mätbara, utan uppnås med hjälp av aktiviteter knutna till målet. Dessa mål kan om så önskas undantas

25 Datum (26) från mätplanen och följas upp med hjälp av en åtgärdslista kopplad till mötesprotokollen från avdelningsmötena. I mätplan och åtgärdslista kommenteras löpande i samband med avdelningsmöten, status på aktiviteter, avvikelser mot mål och mätetal samt beslut om åtgärder för att nå mål eller mätetal. Vidtagna åtgärder, förebyggande och korrigerande, följs upp av respektive chef för att säkerställa att effekten av vidtagen åtgärd blev den önskade. Är avvikelser mot mål eller mätetal betydande ska de lyftas till respektive divisions ledningsgrupp samt till förvaltningens ledningsgrupp. Detta görs genom färgmarkering och kommentarer i samband med måluppföljningen till ledningen. Måluppföljningen till divisionens ledningsgrupp samt förvaltningens ledningsgrupp görs första veckan i varje månad i Uppföljningsplan där följande färgskala används för att illustrera status. Målet klart Målet enligt plan Målet riskerar att ej nås, bör kommenteras Målet kan ej nås, skall kommenteras Målet ej relevant Målet ej påbörjat Varje mål på en division/affärsområde är en sammanvägning av de ingående aktiviteternas och mätetalens status. Betydande avvikelse markeras då med gult eller rött. Mål som är gula och röda kommenteras i särskild kommentarsruta och ges även ett åtgärdsförslag för att nå målet. Förvaltningsnivå Utvecklingsavdelningen sammanställer och gör ett sammanvägt resultat per mål utav divisionernas respektive mål till förvaltningens verksamhetsmål. Resultatet tas upp för beslut och åtgärd på följande ledningsgruppsmöte Intern kontroll Det interna kontrollarbetet, som är en del av mätetalsuppföljningen beskriven ovan, genomförs i den egna organisationen/avdelningen på den nivå där kontrollmomentet har en spegling till utvalda kontrollområden. Kontrollområden kommer från: Koncernledningen via anvisningar interna kontrollplaner. Identifierade förbättringsområden genom revisioner och avvikelserapporter. Genom riskanalyser av verksamhetens processer. Syftet med dessa utvalda mätetal är att de ska leda till:

26 Datum (26) 1. Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet. 2. Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten. 3. Lagefterlevnad, föreskrifter, riktlinjer mm. 4. Uppfyllelse av fastställda mål i plan och budget. 5. Skydd mot förluster eller förstörelse av tillgångar. 6. Eliminering eller upptäckt av allvarliga fel. 7. Ständiga förbättringar. Arbetet med intern kontroll ska leda till att förvaltningen kan kvalitetssäkra sina mål, inklusive verksamhetsmålen i handlingsplaner så att de uppfylls inom de kontrollområden som verksamheten valt ut utifrån en risk- och sannolikhetsbedömning Rapportering Månadsvis sker rapportering till koncernledningen utifrån följande: Medborgarperspektivet. Verksamhetsperspektivet. Medarbetarperspektivet. Ekonomiskt perspektiv. Nyckeltal. För delårsrapporterna och årsredovisning sker en fylligare redovisning till Koncernledningen samt till fastighets- och servicenämnden. Intern kontroll redovisas halvårsvis till nämnden samt vid årets slut till nämnden samt till koncernledning. Daniel Hedén Ordförande Helena Ohlsson Servicedirektör