Dokument nummer: 1130 Sida 1 av 5 Uppgjort av: Hans Lavonius Revisionsnummer: 1 Godkänt av: Styrelse Datum:

Transkript

1 Sida 1 av KVALITETSLEDNING A B Kvalitetsledningens organisation Hantering av kvalitetsdokument A Kvalitetsledningens organisation Kvalitetsansvarig vid högskolan ansvarar för att utveckling och uppdatering av kvalitetsledningssystemet samt dokumenthantering sker på ändamålsenligt sätt.

2 Sida 2 av 5 B Hantering av kvalitetsdokument KAPITEL : 1. FÖRVARING AV ETS ORIGINALEXEMPLAR I PAPPERSFORMAT SAMT STYRD KOPIA PÅ INTRANET Originalexemplar: Kassavalv i kansli på Neptunigatan 17 (innehåller också säkerhetskopia i CD-format) Styrd kopia: På högskolans hemsida i pdf-format 2. ALLMÄNNA DIREKTIV DOKUMENTMALL: TYPSNITT: Tillhandahålls av kvalitetsansvarig Times New Roman 12 punkter DOKUMENTHUVUD: Dokument nummer: Sidnumrering: Uppgjort av: Godkänt av: Revisionsnummer Datum: Enligt innehållsförteckning Sida x av totalantal sidor inom kapitlet Fullständigt namn Instans som ska godkänna Anger antalet dokumentrevisioner (den första versionen onumrerad) Datum för godkännande HUVUDRUBRIK: FETA VERSALER: dokumentnummer BENÄMNING UNDERRUBRIKER: Underrubriker: Feta gemener ANDRA GRADEN: NORMALA VERSALER EXTERNA STYR Hänvisningar till externa styrdokument införs sist i INTERNA STYR Hänvisningar till högskoleinterna styrdokument införs sist i BILAGOR : Hänvisningar till övriga relevanta dokument som förvaras i dokumentkapitlets bilagedel.

3 Sida 3 av 5 3. DIREKTIV FÖR INFÖRANDE AV NYA DOKUMENT OCH FÖRÄNDRING AV BEFINTLIGA DOKUMENT NY RUBRIK? FASTSTÄLLANDE: INFÖRANDE I MASTERLISTA: INFÖRANDE AV INFORMATION OM FÖRNYADE Numreras och förs in i innehållsförteckning. Innehållsförteckning och masterlista behandlas enligt nedan. Eventuell helt ny sektion av kvalitetsledningssystemet beaktas också i DISTRIBUTIONSLISTA, dokument Dokument fastställs genom att de stämplas ORIGINAL och undertecknas av enligt i dokumenthuvud ansvarig. Samtidigt matas fastställandedatum in i dokumenthuvud. Alternativt kan protokollsutdrag från godkännande instans bifogas dokumentet. Fastställda dokument tillställs kvalitetsansvarig som pappersoriginal samt som WORDfiler. Masterlista med förändringslogg uppdateras och fastställs av kvalitetsansvarig, samt stämplas ORIGINAL, masterlista behandlas enligt nedan. Kvalitetsansvarig sparar aktuella godkända kvalitetsdokument som original i pappersformat i kassavalv i kansliet på Neptunigatan 17, samt tillställer IT-chefen dokumenten i WORD-format. IT-chefen gör aktuella dokument tillgängliga som styrda kopior på hemsida i pdfformat. IT-chefen ansvarar för att dokumentfilerna sparas centralt som WORD-filer och säkerhetskopieras. Efter varje årlig internrevision ombesörjer kvalitetsansvarig en säkerhetskopia i WORD-format på CD av kvalitetsledningssystemet som förvaras tillsammans med originalexemplaret. Enligt dokument 1020 informationsansvariga informerar berörda enligt dokument 1020 om förnyade dokument.

4 Sida 4 av 5 KAPITEL 9000: 1. FÖRVARING AV KAPITLETS ORIGINALEXEMPLAR SAMT EVENTUELLA STYRDA KOPIOR 2. ALLMÄNNA DIREKTIV DOKUMENTMALL: TYPSNITT: Tillhandahålls av kvalitetsansvarig Times New Roman 12 punkter DOKUMENTHUVUD: Dokument nummer: Sidnumrering: Uppgjort av: Godkänt av: Revisionsnummer Datum: Enligt innehållsförteckning Sida x av totalantal sidor inom kapitlet Fullständigt namn Instans som ska godkänna Anger antalet dokumentrevisioner (den första versionen onumrerad) Datum för godkännande HUVUDRUBRIK: FETA VERSALER: dokumentnummer BENÄMNING UNDERRUBRIKER: Underrubriker: Feta gemener ANDRA GRADEN: NORMALA VERSALER EXTERNA STYR Hänvisningar till externa styrdokument införs sist i INTERNA STYR Hänvisningar till högskoleinterna styrdokument införs sist i BILAGOR : Hänvisningar till övriga relevanta dokument som förvaras i dokumentkapitlets bilagedel.

5 Sida 5 av 5 3. DIREKTIV FÖR INFÖRANDE AV NYA DOKUMENT OCH FÖRÄNDRING AV BEFINTLIGA DOKUMENT NY RUBRIK? FASTSTÄLLANDE: INFÖRANDE I MASTERLISTA: INFÖRANDE AV INFORMATION OM FÖRNYADE Numreras och förs in i innehållsförteckning. Innehållsförteckning och masterlista behandlas enligt nedan. Dokument fastställs genom att de stämplas ORIGINAL och undertecknas av enligt i dokumenthuvud ansvarig. Samtidigt matas fastställandedatum in i dokumenthuvud. Alternativt kan protokollsutdrag från godkännande instans bifogas dokumentet. Masterlista med förändringslogg uppdateras och fastställs av berörd kvalitetskoordinator, samt stämplas ORIGINAL, masterlista behandlas enligt nedan.