Nämndsadministration. Vägledning. Dokumenttyp: Diarienummer: Gäller fr.o.m: Tillsvidare. Giltighetstid: Samtliga förvaltningar

Transkript

1 Nämndsadministration Dokumenttyp: Vägledning Diarienummer: Gäller fr.o.m: Giltighetstid: Tillsvidare Dokumentet gäller för: Samtliga förvaltningar Dokumentansvar: Kommunsekreterare kommunledningsförvaltningen

2 Karlsborgs kommun Vägledning nämndsadministration 2(6) Inför AU och nämnd Kallelse Stäm av med ordförande att kallelsen är korrekt utformad. Lägg ut kallelse och handlingar på FTP server (står i reglementet hur många dagar innan sammanträde det ska kallas). OBS! Ej sekretess! Handlingens namn = vad ärenderubriken heter i kallelsen. Sekretesshandlingar lämnas till ordinarie ledamöter, i papper i nämndens postfack i receptionen. Delegationsbeslut och meddelanden sätts i pärm och visas på mötet om det innehåller sekretessuppgifter. Skicka mail till ordinarie ledamöter och till ersättare om att kallelse och handlingar finns att ladda ned i Ipad och att sekretesshandlingar finns att hämta i postfack. Lägg ut kallelse och handlingar på hemsida/intranät (ej sekretess), delegationsbeslut och meddelanden läggs inte ut på hemsida/intranät. Handlingens namn = vad ärenderubriken heter i kallelsen. Endast den senaste kallelsen med handlingar ska finnas på hemsida/intranät. Skicka mail till följande om att kallelse och handlingar finns att ladda ned från hemsida: Media sändlista (finns på sändlista i GroupWise) Revisorer sändlista (kommunens egna, finns på sändlista i GroupWise) Berörda fackförbund (CSG för kommunledningsförvaltningen och FSG för förvaltningarna) Berörda organisationer (ex. lantmäteriet för BN) Fronta Fronta intressant ärenden inför sammanträde på intranät, hemsida och Facebook (kontakta kommunikationsstrategen för Facebook). Närvarolista Ta med närvarolista till sammanträdet, finns för varje nämnd med aktuella ledamöter.

3 Karlsborgs kommun Vägledning nämndsadministration 3(6) Skriva protokoll Mall Använd gemensam mall för kommunen, finns i Word under personligt mall protokoll nämnder och på intranätet. Sidnumrering Sidnumrering är löpande under året för AU respektive nämnd. Paragrafer Paragraferna är löpande under året för AU respektive nämnd. Deltagare Om någon deltagare bara är med under del av mötet skriv då upp vilka paragrafer den är med på efter personens namn på första sidan, för endast ett ärende om flera ärenden. Om ersättare går in som ordinarie står ersättarens namn under beslutande, skriv tjänstgörande ersättare efter namnet och partibeteckningen. Anslag Datum för anslagets uppsättande = justerinsdag. Datum för anslagets nedtagande = tre veckor + en dag efter anslagets uppsättande. Bilaga Gör bilaga istället för att ange beslutsunderlag i de fall som handlingen ska leva självständigt exempelvis, styrdokument, taxor, tidplaner för sammanträden, detaljplaner mm. OBS! Bilagor ska ha löpnummerserie under året. Om ärendet först går till AU och sedan till nämnd blir det bilaga först i nämnd, likaså om ärende först behandlas i egen nämnd för beslut i KF blir bilaga först i KF. Tänk på att exempelvis styrdokument kan gälla först efter att överklagandetiden för beslutet löpt ut (tre veckor + en dag efter anslagets uppsättande, sätt gärna från 1:a i månaden). Antagandedatum och gäller från skiljer sig oftast åt. Använd försättsblad för styrdokument, mall finns i Word och på intranätet. Beslut ska sändas till I paragrafer/ärenden som beslutet inte tas i AU utan som går vidare till nämnd ska protokollsutdrag först sändas till berörd när nämnd fattat beslut (eller annan instans som exempelvis KF för taxor). Delegationsbeslut Viktigt att beslutet som redovisas kan härledas till vilket sammanträde som de redovisats på. Rutinen ser olika ut på förvaltningarna beroende på att olika verksamhetssystem används. Delegationsbeslut läggs ut i mapp på ftp i samband med kallelse till nämnd, om sekretess sätts de i pärm och visas på möte.

4 Karlsborgs kommun Vägledning nämndsadministration 4(6) I protokollet skrivs exempelvis: Inkomna delegationsbeslut delges ledamöterna. Det kan i protokollet hänvisas till dnr. Upprätta då ett dnr/år och för in de delegationsbeslut som rapporterats, eller så kan ett dnr per delegat upprättas och så fylls det på delegationsbeslut per delegat under det. Meddelanden I protokollet skrivs: Inkomna meddelande delges ledamöterna. OBS! Skriv inte ut rubriker på vilka meddelande som delges på sammanträdet. Meddelande läggs ut i mapp på ftp i samband med kallelse till nämnd. Viktigt att det i efterhand går att härleda till vilket sammanträde meddelandet rapporterats på. Upprätta exempelvis ett dnr/år och för in de delgivningar som delgetts såvida det i de olika verksamhetssystemet inte kan anges direkt på ärendet att det meddelats till nämnden och att det går att få ut en sammanställning på vilka meddelanden som varit till vilket sammanträde.

5 Karlsborgs kommun Vägledning nämndsadministration 5(6) Efter AU och nämnd Närvarolista Närvarolista i original ska till lönekontoret i Hova. Samordning sker, listorna lämnas till registrator på kansliet, Karlsborgs kommun. Registrator skickar sedan rapporterna varje fredag per post till Hova. Närvarolistan ska vara underskriven av sekreterare och budgetansvarig. Maila endast till handläggare i Hova om det är nära lönebryt och bråttom med utbetalning, agnes.brandels@gullspang.se. Skriv då på originalet vilket datum det är mailat. Protokoll Skriv ut protokollet och bilagorna på arkivbeständigt papper, enkelsidigt och färg. Justering Justering sker av de som utsetts som justerare på bestämd dag och tid. Om ledamöterna önskar, maila senast dagen innan justering ut protokollet till de som justerar. OBS! Tänk på att inte skicka sekretessuppgifter elektroniskt, dessa måste maskas alternativt skickas endast förslag till SN protokoll (AU beslutar oftast om individärenden och därför finns mycket sekretssuppgifter i AU protokoll samt att det ofta är förslag till beslut till SN i AU protokoll). Vissa nämnder, i överenskommelse med ordförande, lägger ut förslaget till protokollet till nämnden på ftp i samband med kallelsen. Anslag protokoll Skriv under anslag på originalet, kopiera första sidan, klipp av anslagsbiten och sätt upp på kommunens anslagstavla i entrén, sker samma dag som protokollet justerats. Expediering Beslutsexpediera till berörd inklusive bilaga, bifoga beslutsunderlag där det är aktuellt. INTERNT skickas mail med berörda paragrafer (var för sig). EXTERNT skriv namnteckning på utdragsbestyrkande om det skickas på papper, skicka eller maila paragrafen till berörda. Protokoll hemsida/intranät Publicera protokollet och eventuella bilagor (bilagorna ska vara namngivna och läggas separat) på hemsidan och intranätet. OBS! Ej sekretess, tänk på PUL. Dölj känslig information som kan vara kränkande, lägg inte ut beslutsunderlag, delegationslista eller meddelanden.

6 Karlsborgs kommun Vägledning nämndsadministration 6(6) Eventuellt något ärende till Facebook (Facebook via kommunikationsstrategen). E post Skicka mail till externa parter om att protokoll och bilagor finns på hemsidan Media sändlista (finns på sändlista i GroupWise) Revisorer sändlista (kommunens egna, finns på sändlista i GroupWise) Berörda fackförbund (CSG för kommunledningsförvaltningen och FSG för förvaltningarna) Berörda organisationer (ex. lantmäteriet för BN) Fronta Fronta intressant ärenden från protokollet efter sammanträde på intranät, hemsida och Facebook (kontakta kommunikationsstrategen för Facebook). Tänk även på att ärenden som tas på delegation kan vara intressanta att fronta. Ärenden som tagits på delegation kan frontas löpande.