Anne Seppänen förvaltningschef Marie Larsdotter bibliotekschef Krister Torssell kommunrevisor Mona Jansson sekreterare

Transkript

1 1(12) Plats och tid Ahlbäckssalen, onsdagen den 9 maj 2018 kl 09: Beslutande Ej tjänstgörande ersättare Ledamöter Helena Andersson (S), Ordförande Vanja Larsson (V), 1:e vice ordförande Kerstin Ernebrink (S) Aulikki Gåsfors (S) Barbro Lovang (MP) Håkan Berggren (M) Anders Lindblom (C) Im Nunez (MP) Gunhild Wallenius (V) Hans Gunnarsson (M) Anna-Lisa Eriksson (C) Övriga närvarande Justerare Anne Seppänen förvaltningschef Marie Larsdotter bibliotekschef Krister Torssell kommunrevisor Mona Jansson sekreterare Anders Lindblom Justeringens plats och tid Förvaltningshuset, tisdag den 15 maj 2018 Underskrifter Sekreterare Paragrafer Mona Jansson Ordförande Helena Andersson Justerare Anders Lindblom ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Instans Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Kulturkontoret Underskrift Mona Jansson

2 2(12) Ärendelista 14 Dnr 2018/00029 Information om gemensamt bibliotekssystem i Dalarna Dnr 2018/00008 Budgetuppföljning Dnr 2018/00028 Budget Dnr 2018/00024 Utnämning av Dataskyddsombud för kulturnämnden Dnr 2018/00026 Internkontrollplan för kulturnämnden Dnr 2018/00025 Kulturpris Dnr 2018/00010 Delegationer Dnr 2018/00007 Meddelanden

3 3(12) 14 Dnr 2018/00029 Information om gemensamt bibliotekssystem i Dalarna s beslut Informationen godkänns. Bibliotekschef Marie Larsdotter informerar om hur det framtida samarbetet kring ett gemensamt bibliotekssystem i Dalarna framskrider.

4 4(12) 15 Dnr 2018/00008 Budgetuppföljning 2018 s beslut Budgetuppföljningen godkänns. Periodbud. Utfall Avvikelse Budget, Helår Prognos, Helår Avvikelse Intäkt Kostn Netto Uppföljning Periodens utfall visar ett överskott 349 tkr. Överskottet beror på ej inkomna kostnader för studieförbund (kommer i maj) för perioden ca 151 tkr. Lägre kostnader för Meken i perioden avser lönekostnader för tjänst from 1/3-18 för 150 tkr. I utfallet finns även en intäkt för Pappotek 16 tkr som är pågående projekt. Prognosen för helår är att hålla budget. Vidtagna/Planerade åtgärder och effekter av dessa Eftersom vi för närvarande ser ut att hålla vår budget för 2018 så har vi inte vidtagit eller planerat några särskilda åtgärder. Hot/Möjligheter Pensionsavgångar 2017 skapade möjlighet för översyn av tjänster och en del organisationsförändringar som även delvis påverkar 2018.

5 5(12) 16 Dnr 2018/00028 Budget 2019 s beslut Godkänna budget Resultaträkning (tkr) Bokslut Budget Prognos Budget Intäkter Kostnader Nettokostnader Kommunbidrag, årsbudget Kommunbidrag, tilläggsanslag Budgetavvikelse Äskande om utökad budgetram s äskande inför 2019 är kr, vilket redovisas under rubriken Framtid/utmaningar. Verksamhetsbeskrivning s vision är att Smedjebacken skall vara en kulturkommun i framkant. Verksamhetsmålen ansluter till kommunens övergripande vision och mål. s uppdrag är att tillgodose invånarnas demokratiska rättighet till aktuella och relevanta bibliotek samt ett brett och fördjupat, kvalitativt kulturutbud. ska i alla verksamheter verka för innanförskap och integration. Inriktningen för biblioteksarbetet, med stöd i bibliotekslagen, är barn, ungdom och vuxna, social- och arbetsplatsbibliotek och skolbibliotek mot

6 6(12) grundskola och VBU Smedenskolan. Allmänkultur inrymmer en bred verksamhet med tonvikt på konst och kulturhistoria. Nämndens mål för biblioteken och allmänkulturavdelningen Tillgängliggöra litteratur, bildning, utbildning och information till alla. Främja intresset för litteratur och läsning. Tillgodose behovet av biblioteket som mötesplats. Skapa möjligheter för alla att uppleva kultur inom olika konstnärliga områden. Vidareutveckla kulturmötesplatsen MEKEN. Tillgängliggöra de kulturhistoriska besöksmiljöerna och arbetslivsmuseerna samt tydliggöra det industrihistoriska arvet. Mätbara mål Antal besökare och utlån (biblioteksverksamhet) Antal evenemang och besökare (allmänkulturverksamhet) Framtid/utmaningar Kommunfullmäktige beslutade hösten 2014 om regler för föreningsbidrag vars syfte är att främja ideellt arbete som utgör ett viktigt komplement till samhällets övriga resurser. Beslut om föreningsbidrag fattas av berörd nämnd. I en välkomnande kommun med trygghet, engagemang och framtidstro är det vår övertygelse att kultur har en betydande roll för samhällsutvecklingen och skapandet av innanförskap, god hälsa och ett ökat välbefinnande. För att kunna stötta människors engagemang och kreativitet inom kulturområdet och därigenom bidra till ett bredare utbud av föreningsliv äskar kulturnämnden om ett anslag med kronor.

7 7(12) 17 Dnr 2018/00024 Utnämning av Dataskyddsombud för kulturnämnden s beslut Christer Granqvist utses till Dataskyddsombud för kulturnämnden. En ny dataskyddsförordning (Lag 2016/679 EU, benämnd GDPR) träder i kraft den 25 maj 2018 och ersätter personuppgiftslag (Lag 1998:204, PuL). I jämförelse med PuL ställer Dataskyddsförordningen högre krav på hur personuppgiftsbehandlingar hanteras och dokumenteras. Samtidigt med GDPR får Sverige en Kompletterande dataskyddslag. Dataskyddslagen ersätter inte GDPR utan är ett komplement med förtydliganden. Tidigare beslut om tillsättande av rollen personuppgiftsombud upphör att gälla den 25 maj 2018 på grund av att personuppgiftslagen (PuL) upphör att gälla och ersätts med Dataskyddsförordningen. För att kulturnämnden ska kunna uppfylla dessa krav på ett rättssäkert och effektivt sätt är det av avgörande betydelse med en tydlig och effektiv organisationsstruktur för arbetet. Organisationen klargör de olika rollerna och arbetsuppgifterna. I den nya Dataskyddsförordningen förstärks de enskildas fri- och rättigheter, de personuppgiftsansvarigas ansvar och skyldigheter förtydligas. Sanktionsavgifter kan delas ut från Datainspektionen om den personuppgiftsansvarige missköter sina uppgifter. är personuppgiftsansvarig (PuA) för sina verksamhetsområden. Dataskyddsförordningen föreskriver utnämning av ett dataskyddsombud hos kulturnämnden. Dataskyddsombudet är inte ansvarig för att PuA följer lagen. Respektive förvaltning/bolag bör utse en dataskyddshandläggare till stöd för dataskyddsombudet. PuA delegerar det övergripande ansvaret för arbetet med behandling av personuppgifter till förvaltningschef/vd eller motsvarande, vilken utser minst en handläggare för personuppgifter beroende på omfattning av personuppgiftsbehandlingar samt företagets organisation och storlek.

8 8(12) Dataskyddshandläggaren har en operativ roll. För detta uppdrag krävs relevanta resurser i form av tid för handläggaren. Handläggaren ska samråda med samt få råd och stöd av dataskyddsombudet i sitt arbete. Handläggaren upprättar med stöd av dataskyddsombudet registerförteckningen över personuppgiftsbehandlingar. Vidare lämnar handläggaren nödvändiga uppgifter/underlag till dataskyddsombudet. Beslutsunderlag Bilaga1, utdrag från Datainspektionen om dataskyddsombudets roll. Bilaga2, blankett för anmälan av dataskyddsombud till Datainspektionen.

9 9(12) 18 Dnr 2018/00026 Internkontrollplan för kulturnämnden 2018 s beslut Upprättad internkontrollplan för 2018 godkänns. Internkontrollplanen ska tas fram årligen och fastställas av ansvarig nämnd. s internkontrollplan 2018 lyfter sex processer/rutiner samt kontrollaktiviteter kopplade till dessa för att säkerställa den interna kontrollen. Beslutsunderlag Internkontrollplan 2018

10 10(12) 19 Dnr 2018/00025 Kulturpris 2018 s beslut utser Yvonne Johansson till 2018 års kulturpristagare. Motivering: Yvonne Johansson har en alldeles speciell drivkraft att med stort engagemang initiera och genomföra aktiviteter av olika slag. Hennes genuina intresse för Smedjebacken och smedjebacksbor, både barn unga och äldre, har resulterat i en mängd kulturupplevelser. Ibland har upplevelserna haft historisk utgångspunkt, ibland har de speglat samtiden. Tre nomineringar har inkommit till kulturförvaltningen inom nomineringstiden som varade t o m den 30 april Enligt reglerna för Smedjebackens kommuns kulturpris kan tidigare föreslagna personer komma ifråga för priset. Kulturpriset kan ha fler än en mottagare och då delas prissumman mellan dem. Kulturpriset delas ut i samband med nationaldagsfirandet på Norrbärke hembygdsgård den 6 juni 2018 och summan är SEK. Sluten röstning genomfördes av nominerade stipendiater mellan år

11 11(12) 20 Dnr 2018/00010 Delegationer 2018 s beslut Godkänna redovisningen av delegationsbeslut. Delegering av arbetsmiljöuppgifter med åtföljande ansvar lämnat av ordförande Helena Andersson till Anne Seppänen och Marie Larsdotter. Dnr

12 12(12) 21 Dnr 2018/00007 Meddelanden 2018 s beslut Lägga informationen till handlingarna. Protokollsutdrag från kommunfullmäktige: Antagen Policy och handlingsplan gällande alkohol, droger och missbruk dnr Protokollsutdrag från kommunfullmäktige: Antaget Arkivreglemente för Smedjebackens kommun dnr Protokollsutdrag från kommunfullmäktige: Översyn av nämndsorganisationen för mandatperioden dnr