Gruppen för öppen tillgång till vetenskapliga publikationer. Mötesanteckningar

Transkript

1 Datum/Date Dnr/Ref.no Gruppen för öppen tillgång till vetenskapliga publikationer. Mötesanteckningar Tid: Onsdagen den 6 september 2017, kl Plats: Närvarande: Anmält förhinder: Kungliga biblioteket, Karlavägen, Scheinrummet Astrid Söderbergh Widding (ordf.) Stockholms universitet, Wilhelm Widmark (vice ordf.), Stockholms universitet, Jonas Gilbert, Södertörns högskola, Jens Hjerling- Leffler, Sveriges unga akademi, Ericka Johnson, Sveriges unga akademi, Britta Lövgren, Riksbankens jubileumsfond, Jenny Samuelsson, Murberget Länsmuseet Västernorrland, Lisbeth Söderqvist, Vetenskapsrådet, Beate Eellend (sekr.) Kungliga biblioteket, Ulf Kronman (adj.) Maria Zetterström (ant.) Kungliga biblioteket Mats Viberg, Chalmers, Camilla Smith (adj.) Kungliga biblioteket 1. Mötet öppnas och dagordning fastställs Ordföranden öppnar mötet och dagordningen fastställs. 2. Mötesanteckningar från Mötesanteckningarna godkändes och lades till handlingarna. POST / MAIL BESÖK / VISITS TEL / PHONE FAX E-POST / MAIL / WEB Box 5039 SE Stockholm Humlegården, Stockholm kungl.biblioteket@kb.se SWEDEN Org.nr

2 3. Presentation Jenny Samuelsson, ny representant för specialbiblioteken ASW välkomnade JS som ny representant för specialbiblioteken i gruppen för öppen tillgång. JS har tidigare representerat SUHF och lärosätesbiblioteken i KB:s forumgrupp för open access. 4. Utredningsgrupperna och deras arbete BE informerade om att tillsättningen av deltagare i de fem utredningsgrupperna är avslutad. Gensvaret har generellt varit positivt och intresset för frågorna bland de olika aktörsgrupperna verkar stort. En KB-intern grupp för utredningarna har formerats, bestående av sekreterarna/skribenterna i respektive utredningsgrupp. Denna grupp kommer att träffas kontinuerligt för att säkra KB:s helhetsperspektiv på utredningsarbetet. JG påtalar att utredningsgrupp fem är bemannad med enbart män. Gruppen diskuterade kort könsfördelningen i de olika utredningsgrupperna, sett totalt och specifikt. Som helhet är fördelningen kvinnor/män acceptabel. För grupp nr fem bör KB vid en vakans undersöka möjligheten att tillfråga en kvinnlig representant. Gruppen diskuterade även möjligheten att ta in expertkunskaper i utredningsarbetet, t.ex för utredningsgrupp två. BE informerade om att denna möjlighet kommer att finnas om behov uppstår. Ingen fast tidsplan för utredningsarbeten finns än, den KB-interna gruppen ska enas om gemensam disposition för rapport och rekommendationer. En halvårsrapportering beräknas göras innan sommaren. Gruppernas utredningsarbete inkl. rekommendationer ska vara avslutat i slutet av Förslag finns att utredningsarbetet avslutas med en kick-off i början av 2019 där det sammantagna utredningsarbetet presenteras. 5. Kick-off för utredningsarbetet, 17 oktober 2017 BE informerade om upplägg samt målgrupper för kick-offen. Målgrupperna för kick-offen är i huvudsak utredningsgrupperna, gruppen för öppen tillgång, rektorer, bibliotekschefer, GD:ar och VD:ar vid forskningsfinansiärer och forskningsråd samt SUHF. Inbjudan har även skickats till UKÄ, Vetenskap & allmänhet samt Sv. Biblioteksförening. Även ett par politiker vid Utbildningsutskottet har bjudits in samt representanter från utbildningsdepartementet, näringsdepartementet och kulturdepartementet. Alla föreläsningar under kick-offen kommer att spelas in och publiceras på internet för att möjliggöra för alla intresserade att ta del av föreläsningarna. 2

3 Efter inspirationsföreläsningarna träffas de olika utredningsgrupperna för ett första möte. Lokaler är bokade på KB. Vid detta tillfälle ges samma instruktioner och grundläggande information till alla grupper. Löpande avrapportering till och dialog med gruppen för öppen tillgång kommer ske under hela utredningsarbetet. BE föreslog att KB-representanterna kan delta vid mötena för gruppen för öppen tillgång och ge korta rapporter. 6. Kommunikationskanaler för samordningsuppdraget JG lyfte frågan om hur utredningsgrupperna förväntas kommunicera sitt arbete utåt samt hur information om utredningsarbetet ska spridas löpande. BE informerade om att samordningsuppdraget för öppen tillgång kommer använda sig av en förnyad version av den tidigare så kallade OA-bloggen. Denna wordpress-sida har webadress och ska användas dels för generell information om och stöd för öppen tillgång samt även ge kontinuerlig information om samordningsuppdraget och därmed fungera som förstahandskanal för kommunikation för utredningsarbetet och andra aktiviteter inom samordningsuppdraget. JHL betonade betydelsen av att KB är tydlig gentemot deltagarna i utredningsgrupperna att denna kanal är den huvudsakliga kommunikationskanalen för utredningsarbetet. Till exempel kan deltagarna i utredningsarbetet bjudas in att skriva gästblogginlägg för att förmedla det pågående arbetet. 7. UKÄ:s nya regeringsuppdrag möjligheter till dialog med gruppen för öppen tillgång? BE tog upp UKÄ:s nya regeringsuppdrag gällande ansvar för kvalitetssäkring av forskning samt samordning av uppföljning och utvärdering av svensk forskning och ställde frågan till gruppen huruvida det finns ett behov av dialog mellan UKÄ kring dessa uppdrag och gruppen för öppen tillgång. Gruppen diskuterade denna fråga och enades om att det är bra att KB aktivt tar initiativ till någon form av samarbete med UKÄ. LS informerade om att UKÄ har i uppdrag att samråda med VR, vilket kan ge en ingång. ASW föreslog att gruppen för ÖT inväntar tillsättandet av en referensgrupp för uppdraget som för närvarande tillsätts vid UKÄ. Gruppen enades om detta samt gav BE i uppdrag att i oktober kontakta ASW och WW för vidare planering av hur en dialog med UKÄ kan initieras. Frågan tas upp igen vid nästa möte med gruppen för öppen tillgång d. 28 november. JG ställde frågan om detta bör samordnas med VR och deras samordningsuppdrag för öppen tillgång till forskningsdata. Gruppen beslutade att BE och LS tar upp detta med berörda handläggare på VR, vid nästkommande samrådsmöte. I sammanhanget informerade 3

4 BE och LS att kontinuerliga samrådsmöten mellan KB:s och VR:s samordningsuppdrag har inletts i september och kommer äga rum löpande varannan månad. 8. Förhandlingar med Elsevier WW informerade om status i de svenska förhandlingarna med Elsevier. En dialog med Elsevier om förnyade avtal där oakomponenter ingår har inletts, vid det första mötet stod dock klart att parterna står mycket långt ifrån varandra. Den 13 september äger ett högnivåmöte rum med representanter från Elseviers högsta ledning, Utbildningsdepartementet, VR samt Bibsamkonsortiets styrgrupp. Förhoppning finns att detta möte kan ge en öppning att diskutera oa-komponenter i avtalet med Elsevier. Om detta inte lyckas kan Sverige behöva gå samma väg som Tyskland och Finland och gå ut publikt med den svenska ståndpunkten. Även Norge är inne på samma spår och Universitetet i Oslo har initierat ett möte i höst med alla rektorer vid nordiska lärosäten för att diskutera en gemensam väg framåt i förhandlingarna. Gruppen diskuterade möjliga konsekvenser vid en strandad förhandling och WW betonade behovet att frågan behöver förankras vid varje lärosäte. Ett eventuellt initiativ till stöd från det svenska forskarsamhället behöver komma från forskarna själva. EJ och JHL tar med sig denna information och fråga till nästa akademimöte med Sveriges unga akademi. 9. Norges nasjonale retningslinjer for åpen tilgang BE informerade om Norges riktlinjer för öppen tillgång och att arbetet med svenska riktlinjer pågår på utbildningsdepartementet. LS informerade om att hon kommer delta på ett möte på VR med det norska Kunskapsdepartementet, där öppen tillgång är en av diskussionspunkterna. LS rapporterar från detta möte när gruppen träffas d. 28 november. 10. Liber statement on OA WW informerade om att den europeiska organisationen för alla forskningsbibliotek, LIBER Europe, har tagit fram fem principer som kan användas i förhandlingar med förlagen Open Access. Five principles for Negotiations with Publishers. Alla deltagande institutioner inom LIBER ställer sig bakom dessa principer. 11. Open Access i SwePub UK presenterade statistik över publiceringsdata gällande open access i SwePub. Informationen diskuterades i gruppen. UK har skrivit en rapport som skickas ut till deltagarna för input. UK berättade även om behov av framtida utveckling av SwePub-analys, 4

5 för att bättre kunna överblicka och utvärdera oa-utvecklingen. LS informerade om VR:s arbete med uppföljning utifrån data från Web of Science. LS skickar detta material till UK. 12. Rapport från gemensam workshop 31 maj samt Joint Nordic Workshop juni WW informerade om att resultatet från den gemensamma workshopen med Bibsamkonsortiets styrgrupp och gruppen för öppen tillgång som ägde rum 31 maj har följts upp på Bibsamkonsortiets styrgruppsmöte. Där framkom behov att arbeta vidare med definierade utmaningar och en ny gemensam workshop föreslogs äga rum ev. under våren Detta gillades av gruppen för öppen tillgång. KB återkommer i denna fråga. WW informerade även om att de joint nordic principles som tagits fram under den nordiska workshopen med licenshandläggare och oa-handläggare, som ägde rum juni, till stor del stämmer överens med LIBER:s principer. De nordiska länderna föreslås därför gå samman i ett gemensamt uttalande om stöd för LIBER:s principer. 13. Rapport från Open Science-event i Almedalen JHL rapporterade från det event som arrangerades av Sv. Biblioteksförening och Vetenskap & allmänhet, där öppen tillgång diskuterades. Eventet gav bra resultat och fick dessutom god respons från närvarande politiker. Viktiga diskussioner med förankring i verkligheten hölls och var överraskande bra, enligt JHL och ASW. JHL förmedlade att forskarsamhället driver och engagerar sig i omställningen till öppen vetenskap. 14. Övriga frågor ASW informerade om att forskningsfinansiärerna Formas och Vinnova blir medlemmar i Bibsamkonsortiet höst Detta gäller även Kungliga konsthögskolan. ASW gav gruppen möjlighet att ge feed-back på mötet. Deltagarna ansåg att det var bra att snabbt beta av många frågor, vilket skapar ett effektivt och vettigt möte. 15. Kommande möten 28 november kl Mötet avslutas Ordföranden tackade alla deltagare och avslutade mötet. 5