Workflow-cykler för BIBSAM-konsortiet

Transkript

1 Workflow-cykler för BIBSAM-konsortiet Anna Lundén, samordnare, Kungliga biblioteket Sidnummer 1 På agendan Information om BIBSAM-konsortiet Workflow-cykler för BIBSAM-konsortiet Sammanfattning - problemområden Sidnummer 2

2 BIBSAM-konsortiets organisation KB är avtalspart, Riksbibliotekarien skriver på avtalen Fullmakt av deltagande institutionerna (samverkans-bibliotek) till KB BIBSAM-administratörerna är förhandlingsansvariga Styrgrupp med 9 ledamöter (7 från SUHF, 1 myndighet,1 KB-rep.) Kommunikation med målgruppen sker via: webben, publik och intern upphandlingslistan (mailinglist server) konsortiedagarna arbets-/referensgrupper vid specifika behov Sidnummer 3 Licensavtalens omfattning 2010 Ca 40 avtal Ett 100-tal resurser (tusentals e-tidskrifter!) Total omsättning ca 227,5 mkr E-tidskrifter: 184 MSEK, ca 81% av konsortiets omsättning Bibliografiska databaser: 22,3 MSEK E-böcker, referensverk: 6,5 MSEK Övrigt 14,3 MSEK Sidnummer 4

3 Licensavtalens utveckling % 75% Fördelning av förvärv på svenska forskningsbibliotek Tryckt material Kostnader för e resurser 2009 på svenska forskningsbibliotek uppdelat på avtalstyp 50% 25% 0% Övriga e resurser BIBSAM Centrala avtal genom BIBSAM 236 milj kr 68% Övriga avtal 110 milj kr 32% Fördelning av förvärv på svenska forskningsbibliotek BIBSAM Övriga e resurser 300 Tryckt material 250 Miljoner kronor Sidnummer Exempel på avtal Tidskrifter (förlag) topp-5 dyraste avtal: Elsevier ScienceDirect: 90 MSEK Wiley-Blackwell: 30 MSEK Springer: 20 MSEK Web of Knowledge: 9 MSEK Nature Journals: 8 MSEK Bibliografiska databaser Web of Knowledge, ProQuest Digital Dissertations, PsycINFO Uppslagsverk Nationalencyklopedin, Encyclopedia Britannica, Oxford Reference Online Övrigt Digitala Kartbiblioteket, Presstext, Mediearkivet Sidnummer 6

4 Licensverksamhetens arbetsuppgifter Förhandling villkor o. priser Förnyelser/omförhandlingar Nya produkter / marknadsbevakning Fakturering FTE- o. statistikinsamling Support/rådgivning till medlemmar Utvärdering, utveckling o. effektivisering Sidnummer 7 Procedur vid förnyelser/omförhandlingar/nya produkter Säljaktivitet alt. önskemål om nya produkter inkommer från institutionerna Skickar ut information om nya produkter, sätter upp testperioder Utvärderar intresset och första erbjudande från leverantörerna Förhandlar nästa avtalperiods pris/villkor med leverantören Diskussion om tillkomna/borttagna titlar Titellista publiceras på den publika webben Uppdaterade priser publiceras på den interna webben (mailutskick sker) Erbjudanden ska innehålla information om bl.a. procentuell prisökning, pris per institution, titellistor och ev. specifika avtalsvillkor Svarfristen är ca 2 veckor En institution kan gå med eller ur ett avtal på årsbasis vid varje årsskifte Avtalen (avtalsändringar) skannas in och publiceras på den interna webben Sidnummer 8

5 Cykel föromförhandingar/förnyelser o. nya produkter Januari Beställning-/ förnyelsebekräftelse skickas vidare till förlaget Svar mottas från institutionerna Erbjudanden publiceras Avtalen skannas in och publiceras Aktivering i länkservern (uppföljning på KnB uppdateringar) Kontakt o. informationsinhämtning från förlag Erbjudanden publiceras Förhandling med förlag Kontakt o. informationsinhämtning från förlag Statistik för utvärdering Förhandling med förlag Sidnummer 9 (e-)fakturering Leverantörsfakturor (pdf-format) ska vara utställda det året prenumerationen löper, dvs 1 januari. 60 dagars betalningsvillkor KB fakturerar (samlingsfaktura) deltagande institutioner i mitten av januari (30 dagars betalningsvillkor), en uppsamlingsfaktura på ev. eftersläntrare skickas ut i mars/april. Valutadifferens (+/-) räknas ut i augusti-september och kommuniceras till biblioteken. Över-/underskott regleras på nästkommande samlingsfaktura året därpå. Sidnummer 10

6 Januari Cykel för fakturering Leverantörsfakturor inkommer - 60 dgr Faktureringsunderlag skickas till leverantörerna Samlingsfaktura till institutionerna - 30 dgar Samlingsfaktura nr 2 till institutionerna - 30 dgar Valutadifferens beräknas o. kommuniceras Sidnummer 11 Statistik FTE-insamling från Högskoleverket NU-databas o. Statskalendern Användningsstatistik av e-resurserna sammanställs - underlag till SCB:s biblioteksstatisk Användingsstatisk av e-resurserna analysunderlag vid utvärdering av förlagens offerter Sidnummer 12

7 Januari Cykel för statistik Statistik sammanställs från förlagen publiceras på interna webben Institutionerna rapportera in statistik till SCB Statistik tas löpande fram för analys av leverantörernas offerter FTE-statistik från högskoleverkets NU-databas o. Statskalendern sammanställs Sidnummer 13 Omvärldbevakning Licensverksamheten har ett brett kontaktnät både nationellt och internationellt Licensverksamheten deltar i det nordiskt licenssamarbete Licensverksamheten deltar i ICOLC-konferenser/samarbetet Licensverksamheten deltar i TRANSFER Code of Practice-projektet Licensverksamheten deltar i COUNTER/SUSHI-samarbetet Licensverksamheten följer arbetet med KBART Licensverksamhetens medarbetare sitter med i vissa förlags Library Advisory Boards Deltar o anordnar kurser inom området dagens kurs ett ypperligt exempel! Sidnummer 14

8 Konferenser o. möten London Online Styrgruppsmöte Januari Styrgruppsmöte Konsortiedagarna ICOLC EU Frankfurt Book Fair ICOLC US UKSG Styrgruppsmöte Sidnummer 15 Styrgruppsmöte Nordisk Licensmöte Sammanfattning - problemområden Stor koncentration av aktivitet i sept-jan. Prenumerationskopplingar lärda sällskap Sen förlagsinfo pga. transfers Leverantörernas tjänsteresor = uteblivna svar Standardlicenser utan BIBSAMkonsortiets principer Bibliotekens behov att förnya hos agenten när förhandling drar ut på tiden Januari Sidnummer 16

9 Tack! BIBSAM-konsortiet på webben: Kontakta mig gärna för frågor: Sidnummer 17