Kungörelse kommunfullmäktige Västerviks kommun

Transkript

1 HANDLINGAR vid kommunfullmäktiges i Västervik sammanträde måndagen den 26 februari 2018 kl i Västervik Teater & Konferens, Spötorget, Västervik OBS! Starttiden 2018

2 Kungörelse kommunfullmäktige Västerviks kommun Kommunfullmäktige i Västerviks kommun kallas till sammanträde, måndagen den 26 februari 2018, kl , observera starttiden Plats: Bryggaren, Västervik Teater & Konferens, Västervik Ärendelista 26 februari Mötets öppnande, upprop och val av justerare 2. Allmänhetens frågestund 3. Antal ledamöter och ersättare i kommunfullmäktige under mandatperioden InIämnade frågor, interpellationer, motioner 5. Information om utlämning av surfplattor och tider för utbildning i digitala handlingar 6. Revisionsrapport om uppföljande granskning av IT-verksamheten och informationssäkerhet i Västerviks kommun 7. Övergripande information om IT-säkerhet 8. Revisonsrapporter om granskning av intern kontroll vid fakturering till kund samt vid utbetalningar svar 9. Revisionsrapport Granskning av verkställighet av fattade beslut svar 10. Revisionsrapport Styrning med riktlinjer och policydokument i Västerviks kommun svar 11. Revisionsrapport om granskning av intern kontroll vid utbetalningar av löner 12. Reglemente för den samordnade revisionen i Västerviks kommun ändring 13. Utökad hyra på nya Dalsgården 14. Policy för inköp av el för Västerviks kommunkoncern 15. Ägardirektiv 2018 för Västerviks Kommuns Förvaltnings AB och de helägda dotterbolagen Västervik Miljö & Energi AB, Västerviks Kraft Elnät AB, TjustFastigheter AB och Västerviks Bostads AB

3 Ägardirektiv 2018 för Västervik Resort AB 17. Förnyad grafisk profil för Västerviks kommun svar på återremiss 18. Omdisponering i investeringsplan Upphandlingspolicy för Hultsfred, Högsby, Mönsterås, Oskarshamn, Vimmerby och Västerviks kommun ändring 20. Arkivreglemente för Västerviks kommunkoncern ändring 21. Ersättning till röstmottagare och valnämndens ledamöter och ersättare vid de allmänna valen Ersättning till röstmottagare vid tillfälligt öppnade förtidsröstningsställen (institutionsröstning) vid de allmänna valen Utökade lokaler för högre studier vid Campus Västervik 24. Hyresavtal Plivit Tradehallen ändring 25. Kvalitetspolicy för Västerviks kommunkoncern 26. Motion om att upprusta väg 35 svar 27. Antalet tillfällen och avgifter för hushåll vid besök till kommunens återvinningscentraler förlängd svarstid 28. Medborgarförslag om tillgång till utedass/wc för äldre och funktionshindrade ändring av kommunfullmäktiges beslut , Inlämnade medborgarförslag 30. Valärenden 31. Anmälningar Kommunfullmäktiges sammanträden är öppna och allmänheten hälsas välkommen. På kan du följa sammanträdet direkt och även se det i efterhand. Vid sammanträdets början finns möjlighet att muntligt framföra frågor eller synpunkter till de förtroendevalda. Anmälan om detta och huvudsakligt innehåll på frågan sker till fullmäktiges ordförande kl på plats innan mötet. Frågor till Allmänhetens frågestund ska lämnas skriftligt senast den 21 februari Medborgarförslag kan lämnas in på kommunhuset, gärna på blankett. Läs mer om frågestunden och medborgarförslag på kommunens anslagstavla, Fabriksgatan 21 eller på där finns också blankett till medborgarförslag. 2 (3)

4 Handlingarna till fullmäktiges ärenden finns att läsa på kommunhuset, Fabriksgatan 21, Västervik, cirka en vecka före sammanträdet. Handlingar finns även på stadsbiblioteket och biblioteksfilialerna samt på Protokollet kommer att justeras på kommunstyrelsens förvaltning, Fabriksgatan 21, Västervik, torsdag 8 mars 2018, kl Ärende 3 Antal ledamöter och ersättare i kommunfullmäktige under mandatperioden justeras omedelbart på sammanträdet, dvs. 26 februari Förhinder att närvara vid sammanträdet skall omgående anmälas till respektive gruppledare. Västervik den 15 februari 2018 Dan Nilsson Ordförande Sofie Westerlund Sekreterare 3 (3)

5 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 4 (59) Kf 1. Mötets öppnande, upprop och val av justerare Harald Hjalmarsson (M) och Chrisel Alvarsson (C) står i tur att justera protokollet. Gustaf Molin (M), Angelica Katsanidou (S) och Carl-Henrik Eriksson (C) är reserver. Justeringen äger rum på kommunhuset, Fabriksgatan 21, Västervik, torsdagen den 8 mars 2018, kl Ärende 3, Antal ledamöter och ersättare i kommunfullmäktige under mandatperioden , justeras omedelbart på sammanträdet, 26 februari Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

6 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 5 (59) Kf 2. Allmänhetens frågestund Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

7 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 6 (59) Kf Ks Antal ledamöter och ersättare i kommunfullmäktige under mandatperioden Dnr 2016/ Kommunfullmäktige ska enligt kommunallagen senast i februari samma år som det är valår besluta om antalet ledamöter och ersättare i fullmäktige. Västerviks kommun beslutade , 8 om 57 ledamöter i fullmäktige samt att antalet ersättare bestäms till det högsta antalet som kommunallagen medger, vilket är hälften av de ordinarie ledamöternas antal. Valnämnden har behandlat ärendet , 15 och föreslår oförändrat antal ledamöter och ersättare. Fullmäktiges gruppledare beslutade 11 december 2018 att ärendet skulle remitteras till partierna. I kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 2 februari 2018 redovisas remissvaren från partierna. 26 februari 2018 behandlas ärendet av fullmäktige med omedelbar justering för att kunna skickas till länsstyrelsen under februari. Valnämnden föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att antalet ledamöter och ersättare i kommunfullmäktige förblir oförändrat, det vill säga 57 ledamöter och att antalet ersättare enligt det högsta antal som kommunallagen medger. Yrkande Ordföranden yrkar bifall till valnämndens förslag till beslut och finner att kommunstyrelsen bifallit yrkandet. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att antalet ledamöter och ersättare i kommunfullmäktige förblir oförändrat, det vill säga 57 ledamöter och att antalet ersättare enligt det högsta antal som kommunallagen medger. Handlingar i ärendet: Kommunstyrelsens beslut , 54 Kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 2 februari 2018 (utsänd tidigare) Valnämndens beslut , 15 (utsänt tidigare) Kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 10 november 2017 (utsänd tidigare) Länsstyrelsens i Kalmar län skrivelse 16 maj 2017 (utsänd tidigare) Justerandes sign Expedieras till: Länsstyrelsen i Kalmar län Valnämnden Kommunstyrelsens ledningskontor Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

8 Kommunsekreterare Sofie Westerlund Kommunstyrelsen Antal ledamöter och ersättare i kommunfullmäktige under mandatperioden Länsstyrelsen i Kalmar län har i skrivelse 16 maj 2017 meddelat att länsstyrelsen emotser besked från kommunerna i länet om antalet ledamöter och ersättare i fullmäktige samt indelning i valkretsar vid val till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige har behandlat ärendet avseende valkretsindelning och beslutade , 155, att i yttrande till länsstyrelsen föreslå att valkretsindelningen vid 2018 års allmänna val ändras till en valkrets. Beslut om antalet ledamöter och ersättare ska fastställas av kommunfullmäktige före utgången av februari månad, valåret, enligt nya kommunallagen (2017:725) (5 kap, 7-8 ) och kommunallagen (1991:900) (kap 5, 3-4 ), som länsstyrelsen hänvisar till i sin skrivelse. Länsstyrelsen ska därefter genast underrättas om beslutet. Ärendets beredning Kommunfullmäktiges presidium och gruppledarna i fullmäktige har fått information om ärendet på möte 9 oktober Kommunstyrelsens förvaltning har i skrivelse 11 november 2017 till valnämnden lämnat en redogörelse för bestämmelserna i kommunallagen (1991:900) om antalet ledamöter och ersättare i fullmäktige och hur stort antalet har varit i Västerviks kommun under mandatperioderna från Redogörelsen finns i bilagd skrivelse. Valnämnden beslutade , 15, att föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att antalet ledamöter och ersättare i kommunfullmäktige förblir oförändrat, det vill säga 57 ledamöter och att antalet ersättare enligt det högsta antal som kommunallagen medger. Kommunfullmäktiges presidium och gruppledarna i fullmäktige fick information om ärendet under gruppledarmötet den 11 december Gruppledarna fick frågan om de ville att ärendet remitteras till partierna i fullmäktige innan kommunstyrelsen behandlar ärendet inför beslutet i fullmäktige. Gruppledarna föreslog en remiss mot bakgrunden att alla partier i fullmäktige inte finns representerat i kommunstyrelsen. Ärendet remitterades till partierna med sista svarsdag 25 januari F:\KSF\Kserv\Sekretariat\Användare\Sofie\Missiv\ antal-ledamoter-ersattare-kf.docx

9 Remissyttranden från partierna i kommunfullmäktige Efter genomförd remissrunda har 7 av 10 partier svarat på remissen och av dessa föreslår 6 partier (C), (L), (KD), (MP), (S) och (V) oförändrat antal ledamöter, det vill säga 57 ledamöter. Ett parti (W) föreslår att kommunfullmäktige återgår till 63 ledamöter, vilket fullmäktige hade från mandatperioden fram till mandatperioden Av de partier som svarat på antalet ersättare är det ett parti (W) som föreslår att det ska vara så många ersättare som kommunallagen tillåter och övriga (C), (KD) och (S) svarar oförändrat antal. Högsta antalet ersättare i fullmäktige är enligt kommunallagen hälften av de ordinarie ledamöternas antal. Nedan följer en sammanställning av inkomna yttranden om antalet ledamöter och ersättare i kommunfullmäktige under kommande mandatperiod: Westerwikspartiet, , föreslår 63 ledamöter och så många ersättare som kommunallagen tillåter. Kristdemokraterna, , föreslår oförändrat antal ledamöter och ersättare, i vart fall inte minskas. Vänsterpartiet, , föreslår oförändrat antal ledamöter. Centerpartiet, , föreslår oförändrat antal ledamöter och ersättare. Miljöpartiet, , föreslår oförändrat antal ledamöter. Liberalerna, , föreslår oförändrat antal ledamöter. Socialdemokraterna, , föreslår oförändrat antal ledamöter och ersättare. Kommunstyrelsens förvaltning lämnar ovanstående redogörelse för politiskt ställningstagande. Anders Björlin Kommundirektör Elisabet Olsson Kanslichef 2 (2)

10

11

12 Kommunsekreterare Sofie Westerlund Valnämnden Antal ledamöter och ersättare i kommunfullmäktige under mandatperioden Länsstyrelsen i Kalmar län begär i skrivelse 16 maj 2017 in besked från kommunerna i länet om antalet ledamöter och ersättare i fullmäktige samt indelning i valkretsar vid val till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige har behandlat ärendet avseende valkretsindelning och beslutade , 155, att i yttrande till länsstyrelsen föreslå att valkretsindelningen vid 2018 års allmänna val ändras till en valkrets. Beslut om antalet ledamöter och ersättare enligt kommunallagen Kommunfullmäktige beslutar om hur många ledamöter som fullmäktige ska ha. Enligt kommunallagen 5 kap 3 ska beslutet fattas senast före utgången av februari månad under valåret samt om fullmäktige beslutar att antalet ledamöter i fullmäktige ska ändras, ska beslutet tillämpas först när val av fullmäktige förrättas nästa gång i hela landet. Kommunfullmäktige beslutar även om antalet ersättare i fullmäktige. Enligt kommunallagen 5 kap 4 ska det finnas ersättare för ledamöter i fullmäktige och att fullmäktige bestämmer antalet ersättare. Antalet ska utgöra en viss andel, dock högst hälften av det antal platser som varje parti får i fullmäktige. Beslutet ska fattas före utgången av februari månad valåret. Länsstyrelsen ska genast underrättas om fullmäktiges beslut om antalet ledamöter och ersättare. Antalet ledamöter och ersättare i kommunfullmäktige i Västerviks kommun Västerviks kommun hade sedan tillkomsten ledamöter till och med år 1991 och därefter 63 ledamöter fram till mandatperioden Kommunfullmäktige i Västerviks kommun beslutade , 8, att minska antalet ledamöter i fullmäktige från 63 till 57 ledamöter, samt att antalet ersättare bestäms till det högsta antal som kommunallagen medger, vilket är hälften av de ordinarie ledamöternas antal. C:\Users\aa1659\AppData\Local\Temp\WE4\ antal-ledamoter-ersattare-kf-redogorelse.DOCX

13 Kommunfullmäktiges presidium och gruppledarna i fullmäktige har fått information om ärendet på möte 9 oktober Valnämnden behandlar ärendet som slutligen beslutas av fullmäktige. Kommunstyrelsens ledningskontor lämnar ovanstående redogörelse för politiskt ställningstagande. Anders Björlin Kommundirektör Elisabet Olsson Kanslichef 2 (2)

14

15

16

17 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 7 (59) Kf 4. Inlämnade frågor, interpellationer, motioner Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

18 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 8 (59) Kf 4.a. Interpellation om vattenförsörjningen i Västerviks kommun Dnr 2018/ Leif Svensson (V) har 12 januari 2018 ställt en interpellation till kommunstyrelens ordförande Tomas Kronståhl (S) om vattenförsörjningen i Västerviks kommun. Interpellationen innehåller flera frågor om vattenförsörjningen och avlustas med vilken strategi som finns för vattenförsörjningen i kommunen. Interpellationen kommer att besvaras av Bo Jonsson (C), ordförande i Västervik Miljö & Energi AB. Ett interpellationssvar får överlåtas till ledamot i bolagets styrelse enligt nedanstående i kommunfullmäktiges arbetsordning: Om en interpellation avser förhållandena i ett sådant företag som avses i 3 kap. 17 eller 18 KL, får den ordförande till vilken interpellationen har ställts överlämna till en av fullmäktige utsedd ledamot i företagets styrelse att besvara interpellationen. Handlingar i ärendet: Leif Svenssons (V) interpellation 12 januari 2018 Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

19

20 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 9 (59) Kf 4.b. Interpellation om kostnader för konsultuppdrag 2017 Dnr 2018/ Mariann Gustafsson (V) har 10 februari 2018 ställt en interpellation till kommunstyrelsens ordförande Tomas Kronståhl (S) om kostnader för konsultuppdrag 2017 I interpellationen ställs följande frågor: Hur mycket pengar i kommunkoncernen användes 2017 till konsulter? På vems uppdrag används konsulter istället för egen arbetskraft? Handlingar i ärendet: Mariann Gustafssons (V) interpellation 10 februari 2018 Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

21

22 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 10 (59) Kf 4.c. Motion om cykelstrategi för Västervik Dnr 2018/ Tommy Ivarsson (SD) och Christer Molin (SD) har i skrivelse inkommen 25 januari 2018 lämnat en motion Motionärerna yrkar: - att ge kommunstyrelsens förvaltning i uppdrag att utarbeta en övergripande cykelstrategi med tillhörande stråk och prioriterade mål för förändringar i trafiken. Riskabla korsningar mellan bil- och cykeltrafik ska identifieras, - att planera åtgärder för genomförande i lämpliga etapper. Handlingar i ärendet: Tommy Ivarssons (SD) och Christer Molins (SD) motion inkommen 25 januari 2018 Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

23

24 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 11 (59) Kf 4.d. Motion om utveckling av anhörigvården i Västerviks kommun Dnr 2018/ Lars-Inge Karlsson (KD) har för Kristdemokraterna i skrivelse 15 januari 2018 lämnat en motion om utveckling av anhörigvården i Västerviks kommun. Motionären yrkar för Kristdemokraterna: - att utöka anhörigvården med en tjänst för att antalet äldre blir allt fler, och stödja anhöriga till personer med beroendeproblematik, ätstörningar och psykisk ohälsa, - att skapa ett anhörigcenter, gärna en lägenhet där det finns kök, samlingsrum och rum för enskilda samtal där anhöriga kan samlas i olika grupper med planerade olika teman, och öppet vardagar där också spontana besök kan tas emot och möjlighet att träffa andra anhöriga. Handlingar i ärendet: Kristdemokraternas genom Lars-Inge Karlsson (KD) motion 15 januari 2018 Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

25

26 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 12 (59) Kf 4.e. Motion om lokalsituationen på Marieborgsskolan Dnr 2018/ Johannes Regell (SV) har i skrivelse 23 januari 2018 lämnat en motion om lokalsituationen på Marieborgsskolan. Motionären yrkar för Socialisterna Välfärdsparitet: - att en plan för lösning av lokalfrågan tas fram snarast möjligt, - att denna plan utarbetas i samråd med personalen och elever på Marieborgsskolan. Handlingar i ärendet: Johannes Regells (SV) motion 23 januari 2018 Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

27

28

29 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 13 (59) Kf 4.f. Motion om upphandling av varor och tjänster Dnr 2018/ Harald Hjalmarsson (M) och Erik Torbrand (M) har för den moderata fullmäktigegruppen i skrivelse inkommen 31 januari 2018 lämnat en motion om upphandling av varor och tjänster. Motionärerna yrkar att kommunfullmäktige förtydligar ägardirektiven så att det framgår att köpta varor och tjänster ska upphandlas och att detta även gäller köp av varor och tjänster mellan de kommunala bolagen samt att kommunen rutinmässigt bjuder in företagen till informationsträffar där de får veta hur en offentlig upphandling fungerar och veta om vilka upphandlingar som är aktuella. Handlingar i ärendet: Moderata fullmäktigegruppens genom Harald Hjalmarsson (M) och Erik Torbrand (M) motion inkommen 31 januari 2018 Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

30

31 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 14 (59) Kf 4.g. Motion om att öka tryggheten genom att komplettera trygghetslarm med brandlarm Dnr 2018/ Harald Hjalmarsson (M) och Peter Johansson (M) har för den moderata fullmäktigegruppen i skrivelse inkommen 31 januari 2018 lämnat en motion om att öka tryggheten genom att komplettera trygghetslarm med brandlarm. Motionärerna yrkar att kommunstyrelsen ges i uppdrag att redovisa lösning, kostnad och finansiering för komplettering av samtliga hushåll inom kommunen som har trygghetslarm med rökdektor och brandlarm. Handlingar i ärendet: Moderata fullmäktigegruppens genom Harald Hjalmarsson (M) och Peter Johansson (M) motion inkommen 31 januari 2018 Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

32

33 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 15 (59) Kf 5. Information om utlämning av surfplattor och tider för utbildning i digitala handlingar Dnr 2009/ Kommunfullmäktige beslutade , 318, att från och med mars 2018 övergå till enbart digitala sammanträdes-handlingar för kommunfullmäktiges ledamöter och ersättare, att alla ledamöter och ersättare i kommunfullmäktige erbjuds möjlighet att teckna avtal med Västerviks kommun om lån av surfplattor. Beslutet innehåller även delar om finansiering för inköp av surfplattor och vilken ersättning som gäller för att arbeta med digitala handlingar med eller utan surfplattor från kommunen. Kommunsekreterarna Johan Hägglund och Mikael Åskog, kommunstyrelsens ledningskontor, informerar på kommunfullmäktiges möte om tidplanen och tillvägagångssättet för utlämning av surfplattor och utbildning i digitala handlingar. Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

34 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 16 (59) Kf 6. Revisionsrapport om uppföljande granskning av IT-verksamheten och informationssäkerhet i Västerviks kommun Dnr 2017/ Kommunens revisorer har i skrivelse 6 februari 2018 överlämnat en revisionsrapport om uppföljande granskning av IT-verksamheten och informationssäkerhet i Västerviks kommun. PwC har på uppdrag av kommunens revisorer genomfört granskningen och redovisar granskningen och dess resultat på kommunfullmäktige 26 februari Syftet med granskingen är att bedöma hur långt kommunen har kommit med att åtgärda de brister som framkommit i granskningen under Kommunens revisorer lämnar bedömning och rekommendationer till kommunstyrelsen i skrivelsen. Revisorerna framför även att de önskar att svar på revisionsrapporten i april Handlingar i ärendet: Kommunens revisorers skrivelse 6 februari 2018 med bilagd revisionsrapport från PwC daterad 13 december 2017 Expedieras till: Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

35 Till Kommunfullmäktige Granskning av IT-verksamheten och arbetet med informationssäkerhet i Västerviks kommun PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna genomfört en uppföljning av den granskning av kommunens IT-säkerhet som genomfördes under Syftet har varit att bedöma hur långt kommunen har kommit med att åtgärda de brister som framkommit i granskningen under Den övergripande bedömningen är att IT-verksamheten till viss del uppfyller den övergripande revisionsfrågan. Det finns ett bra säkerhetstänkande och kommunen har upprättat en handlingsplan samt vidtagit en rad åtgärder för att uppfylla erhållna rekommendationer från 2016 års revision. Västerviks kommun har efter revisionen som utfördes 2016 visat en tydlig ambition att uppfylla de rekommendationer som förmedlades vid den tidpunkten. Kommunen har genom detta visat en medvetenhet gällande vikten av god teknisk IT-säkerhet. Näst intill alla rekommendationer har tagits i beaktande och arbete för att fullfölja dem har påbörjats. Dock har vissa initiativ stannat av, främst på grund av tids- och resursbrist. Utifrån granskningsresultatet rekommenderar vi kommunstyrelsen att: Ta fram en koncernövergripande IT-strategi samt strategi för IT-säkerhet. Göra en kraftsamling för att komma till rätta med avsaknaden av och bristen på nödvändiga ITrelaterade dokument så som rutiner, regelverk, instruktioner, policy och handböcker. Kommunen bör påskynda uppgraderingen av klienter med äldre Windows versioner till nyare operativsystem, samt omgående uppdatera serversystem som har utgången s.k. end-of-life mjukvara. IT-miljön bör regelbundet skannas efter sårbarheter. Sårbarhetsskanning ger kommunen möjlighet att upptäcka sårbarheter och därmed agera innan interna och externa hot realiseras. Säkerställa att kommunikationskedjor och ansvarsförhållanden vid en händelse eller incident tydliggörs.

36 Vi förtoendevalda revisorer ställer oss bakom granskningens slutsatser och rekommendationer och överlämnar härmed granskningsrapporten. Vi önskar svar på rapportens rekommendationer samt vilka åtgärder som man planerar att vidta senast den 15 april För Västerviks kommuns revisorer Britt-Louise Åberg Källmark Ordförande Bilaga: Granskningsrapport 2 (2)

37 Västerviks kommun Granskning av IT-verksamheten och arbetet med informationssäkerhet i Västerviks kommun December 2017 Niklas Ljung Ida Ek 13 december 2017

38 Innehåll Sammanfattning Inledning Revisionsfråga och kontrollfrågor Metod Resultat Bilagor Innehåll Sammanfattning 3 Inledning 4 Revisionsfråga och kontrollfrågor 5 Metod 6 Metod (forts.) 7 Resultat 8 1 Generella observationer 9 2 Revisionell bedömning Kontrollfråga Kontrollfråga Kontrollfråga 3 13 Bilagor 14 3 Bilaga 1 - Intervjulista 15 4 Bilaga 2 - Förslag till genomgång av informationshantering och uppdatering av dokumentation 16 Västerviks kommun PwC 13 december

39 Innehåll Sammanfattning Inledning Revisionsfråga och kontrollfrågor Metod Resultat Bilagor Sammanfattning PwC:s övergripande bedömning är att IT-verksamheten vid Västerviks kommun till viss del uppfyller den övergripande revisionsfrågan. Västerviks kommun har efter revisionen som utfördes 2016 visat en tydlig ambition att uppfylla de rekommendationer som förmedlades vid den tidpunkten. Kommunen har genom detta visat en medvetenhet gällande vikten av god teknisk IT-säkerhet. Näst intill alla rekommendationer har tagits i beaktande och arbete för att fullfölja dem har påbörjats. Dock har vissa initiativ stannat av, främst på grund av tids- och resursbrist. Kommunen behöver fortsätta att utveckla sin förmåga att förebygga och hantera IT-säkerhetsincidenter. Exempel på områden som behöver förbättras är beredskapen inom IT-organisationen, förmågan att hantera hot och sårbarheter i IT-miljön samt ansvarsfördelningen för IT-säkerhetsområdet. Kommunen bör ta ett krafttag för att komma tillrätta med den bristande tekniska dokumentationen. För att göra detta behövs avsättas tid och resurser utöver den ordinarie verksamheten. Det är positivt att IT-verksamheten har upprättat kontrollpunkter för IT-säkerhet samt eliminerat viss del av det ursprungliga personberoendet genom att tillse att det finns minst två personer med god insyn i kritiska funktioner inom IT-verksamheten. Västerviks kommun PwC 13 december

40 Innehåll Sammanfattning Inledning Revisionsfråga och kontrollfrågor Metod Resultat Bilagor Inledning Revisorerna i Västerviks kommun har gett PwC i uppdrag att genomföra en uppföljning av den granskning av kommunens ITsäkerhet som genomfördes under Resultatet av den uppföljande granskningen presenteras i denna rapport. Bakgrund och syfte Under hösten 2016 genomförde PwC en granskning av IT- och informationssäkerhetsområdet inom Västerviks kommun på uppdrag av kommunens revisorer. Granskningen omfattade tre områden; Optimal IT-leverans, Teknisk IT-säkerhet, samt Ändamålsenlig Informationssäkerhet. Syftet med denna uppföljande granskning är att få en samlad bild och status på de åtgärder som kommunen vidtagit, alternativt arbetar med, för att möta de brister som granskningen 2016 påvisade för område 2, Teknisk IT-säkerhet. Följande granskningsfrågor för område 2 utvärderades 2016: Är Västerviks kommuns nuvarande IT-säkerhet tillräcklig för att minimera risker för obehörigt intrång av interna och externa aktörer? Uppfyller Västerviks kommun kraven för vad som anses god praxis gällande teknisk IT-säkerhet? Övergripande revisionsfråga och kontrollfrågor för denna granskning Revisionsfrågan och dess kontrollfrågor har sin grund i de rekommendationer gällande teknisk IT-säkerhet som förmedlades i samband med granskningen år Västerviks kommun PwC 13 december

41 Innehåll Sammanfattning Inledning Revisionsfråga och kontrollfrågor Metod Resultat Bilagor Revisionsfråga och kontrollfrågor Har Västerviks kommuns aktivt arbetat för att uppfylla de rekommendationer gällande teknisk IT-säkerhet som förmedlades i samband med den revision som utfördes år 2016 Kontrollfråga 1 Arbetar kommunen med IT-säkerhet på en nivå som anses tillräcklig för att förhindra interna och externa hot från att realiseras? Kontrollfråga 2 Har Västervik kommun en tillräcklig beredskap för att hantera IT-incidenter? Kontrollfråga 3 Finns erforderliga styrdokument och ansvarsfördelning gällande IT-säkerhet och incidenthantering? Västerviks kommun PwC 13 december

42 Innehåll Sammanfattning Inledning Revisionsfråga och kontrollfrågor Metod Resultat Bilagor Metod Granskningen har baserats på PwC:s metod ITM (IT Maturity analysis). Metoden bygger på fem områden som tillsammans representerar IT-verksamheten inom en organisation. Metoden tar även hänsyn till så kallad good practice inom IT generellt och jämför erhållet resultat med hur IT hanteras hos andra organisationer. Rekommendationerna från den tidigare rapporten ligger till grund för fokusgraden inom respektive område. Informationssäkerhet Finns det en tydlig målbild och ansvarsfördelning, för arbetet med informationssäkerhet? Hur arbetar man med att klassificera och kategorisera data samt känslig data? Finns det ett arbete för att förbereda organisationen på omställningarna med nya dataskyddsförordnigen (GDPR)? Teknisk säkerhet Hur arbetar organisationen med att utveckla och hålla sig á jour med den tekniska säkerheten? Hur säkerställer man säkerheten hos externa system? Hur kontrollerar och managerar man devices? Hur säkerställer man en fullgod säkerhet på laptops/plattor och mobiler. Är driftorganisationen ordentligt rustad att klara ett systemhaveri? Drift och utveckling Drift: Hur ser den dagliga driften ut? Hur arbetar man aktivt med leverantörsstyrning? Hur ser processer, rutiner, dokumentation samt loggföring ut för driftorganisationen? Utveckling: Hur ser utvecklingsarbetet ut? Finns det tydliga, processer, rutiner och dokumentation som reglerar arbetet? Organisation och personal Hur ser rollfördelningen ut inom organisationen? Finns det en tydlig ansvarsfördelning? Är bemanningen i driftorganisationen samt service-desk tillräcklig och har de rätt kompetens? Är organisationen strukturerad och uppbyggd för att inte hamna i beroende till nyckelpersoner? Utveckling och framtid Hur arbetar organisationen med förändringsarbete, utveckling och målsättningar? Finns det planer och strategier för att leda organisationen framåt? Finns tydliga mål och visioner från ledningen uppsatta och dokumenterade? Stort fokus Litet fokus Västerviks kommun PwC 13 december

43 Innehåll Sammanfattning Inledning Revisionsfråga och kontrollfrågor Metod Resultat Bilagor Metod (forts.) Insamling av data Följande metodik har använts för att samla in data: Intervjuer med nyckelpersoner i kommunen, (se intervjulista, bilaga 1) Inläsning och genomgång av tillgänglig dokumentation och styrande dokument. Avgränsning Erhållet material har granskats på en övergripande nivå. PwC har endast granskat den information som tillgängliggjorts för oss. Västerviks kommun PwC 13 december

44 Innehåll Sammanfattning Inledning Revisionsfråga och kontrollfrågor Metod Resultat Bilagor Resultat Västerviks kommun PwC 13 december

45 1 Generella observationer Innehåll Sammanfattning Inledning Revisionsfråga och kontrollfrågor Metod Resultat Bilagor Generella observationer Följande observationer är av övergripande art och inte direkt kopplade till en specifik kontrollfråga. Däremot är de viktiga för den övergripande förståelsen. IT-chefen går i pension om sex månader och kommunen har ännu inte tillsatt någon ersättare. Tillsätts denna roll i god tid så ges den nya personen chansen att sätta sig in i verksamheten ordentligt innan tillträde. Det är viktigt att den nya personen får tillgång till så mycket som möjligt av den erfarenhet och kunskap som den nuvarande IT-chefen besitter. IT-kundtjänst är sårbara när det gäller frånvaro. I de fall då en av tre anställda vid IT-kundtjänst är frånvarande så uppstår problem då man inte hinner med att hantera inkommande ärenden effektivt. Vår bedömning är att det är en stor nackdel att IT-kundtjänst inte sitter tillsammans med resten av IT-avdelningen. Framför allt innebär det att det inte blir en naturlig kunskapsspridning mellan IT-tekniker och kundtjänst och vice versa. Med hänsyn till det stora IT-beroende som finns i dagens moderna samhälle är det viktigt att beslutsfattare i kommunstyrelse och ledning har en god insyn och förståelse för området som sådant, men också avseende de risker och hotbilder som detta innebär. Det framkommer i granskningen att IT-och informationssäkerhetsområdet har svårt att få gehör för sina behov då det uppfattas vara många steg mellan de som arbetar med detta och kommunstyrelsen/ledningen. Det finns en risk att när informationen ska passera många steg innan den når beslutsfattare, så har den en benägenhet att byta karaktär/förvanskas. Erfarenheten visar att i de fall dessa funktioner finns i direkt anslutning till beslutsfattare och kan direktrapportera i relevant omfattning så ökar sannolikheten att korrekt information når fram, vilket leder till effektiva och snabba beslut där så krävs. Arbetet med GDPR tar en stor del av informationssäkerhetssamordnarens tid. Detta har bland annat inneburit att den informationssäkerhetsgruppering som startades med anledning av föregående revision har avslutats på grund av tidsbrist. Kommunens personal utbildas inte inom IT- och informationssäkerhet. Den nano-utbildning som skulle utformas för ändamålet har eftersatts på grund av resursbrist samt kostnader. Vår bedömning är att det var ett bra initiativ som bör återupptas i någon form. Det finns inga etablerade kvalitetsmått i form av SLA:er mellan förvaltningar och IT. Många applikationer är fortfarande fristående från kommunens AD. Detta leder till att behörigheter i dessa hanteras i applikationen snarare än centralt i AD. Detta innebär en risk eftersom kontrollen av relevanta behörigheter försvåras. Västerviks kommun PwC 13 december

46 2 Revisionell bedömning Innehåll Sammanfattning Inledning Revisionsfråga och kontrollfrågor Metod Resultat Bilagor Revisionell bedömning Övergripande revisionsfråga Har Västerviks kommuns aktivt arbetat för att uppfylla de rekommendationer gällande teknisk IT-säkerhet som förmedlades i samband med den revision som utfördes år 2016 Bedömning Vår övergripande bedömning är att IT-verksamheten till viss del uppfyller den övergripande revisionsfrågan. Det finns ett bra säkerhetstänkande och kommunen har upprättat en handlingsplan samt vidtagit en rad åtgärder för att uppfylla erhållna rekommendationer från 2016 års revision. Dessvärre har vissa av åtgärder inte kunnat genomföras fullt ut. Orsaken bakom detta har ofta varit brist på resurser i form av tid och pengar. Exempel på initiativ som har stannat av är informationssäkerhetsgruppen samt den nano-utbildning som skulle riktas mot användarna för att öka medvetandet gällande IT- och informationssäkerhet. Kommunen har minskat risken för personberoende genom att tillse att det finns minst två personer med god insyn i varje undergruppering inom IT-verksamheten. Utöver detta har man framförallt på undergrupperingen systemteknik tillsett att upprättad teknisk dokumentation är förståelig även för dem utan detaljerad insyn i deras rutiner. IT-infrastruktur har upprättat kontrollpunkter för centrala system i IT-miljön genom att implementera ett nytt system för loggning. Koncernövergripande IT-strategi samt strategier för IT-säkerhet saknas i dagsläget. Kommunen ligger dock i startgroparna för upprättande av en IT-strategi. Olika undergrupperingar inom IT har kommit olika långt när det gäller upprättandet av teknisk dokumentation. Det finns inget strukturerat verksamhetsövergripande arbete eller någon fastställd tidsplan för upprättandet av den dokumentation som saknas. Beredskapsfunktionen är något som fortfarande diskuteras. Kommunen har implementerat en lösning som gör det möjligt att kalla in personal vid behov. Denna lösning bedöms ej utgöra en fullgod jourfunktion då den förutsätter att IT-personal är nåbar via personlig telefon alternativt personlig , samt att det inte finns någon uttalad planering för vilken personal som förväntas vara tillgänglig. Kommunikationskedjor och ansvarsförhållanden vid en händelse eller incident är fortfarande otydliga. Västerviks kommun PwC 13 december

47 2.1 Kontrollfråga 1 Innehåll Sammanfattning Inledning Revisionsfråga och kontrollfrågor Metod Resultat Bilagor Kontrollfråga 1 Arbetar kommunen med IT-säkerhet på en nivå som anses tillräcklig för att förhindra interna och externa hot från att realiseras? Observationer I dagsläget använder kommunen Windows 7. Planen är att klienterna i samband med inköp av ny hårdvara skall uppgraderas till Windows 10 inom ett kvartal. Det finns ingen separat post i IT-budgeten avsedd för ITsäkerhet. Det finns ingen kontrollfunktion med ansvar för ITsäkerhet. Det finns personal med kompetens inom området men ingen som bär ett uttalat ansvar. Man har sedan revisionen år 2016 infört kontrollpunkter för centrala system i IT-miljön genom att implementera en lösning för loggning av dessa. IT-miljön scannas inte efter sårbarheter. Man har dock börjat titta på en produkt för ändamålet. Omvärldsbevakning bedrivs genom utskick från cert.se samt genom bevakning av media och sociala medier. Det finns ingen strategi för kartläggning av hot avseende ITsäkerhet. Nätet är segmenterat, men skulle kunna segmenteras ytterligare för högre nivå av säkerhet. I dagsläget förlitar man sig på accesslistor i nätverksswitchar snarare än på interna brandväggar. Rekommendationer Kommunen bör utöver att uppgradera klienter till Windows 10 fokusera på att uppdatera operativsystemet på de servrar som kör äldre Windows versioner. Dessa har nått end-oflife från leverantören och får därmed inte längre nödvändiga säkerhetsuppdateringar. En specifik post i IT-budgeten bör avsättas för IT-säkerhet. Genom detta tillses det att inköp av produkter som avser höja IT-säkerheten inte prioriteras ner till förmån för andra inköp. IT-miljön bör regelbundet scannas efter sårbarheter. Sårbarhetsscanning ger kommunen möjlighet att upptäcka sårbarheter och därmed agera innan interna och externa hot realiseras. För att höja säkerheten i nätverket rekommenderas kommunen att avveckla det nuvarande upplägget med accesslistor i switchar och istället placera interna brandväggar mellan olika zoner/segment. Västerviks kommun PwC 13 december

48 2.2 Kontrollfråga 2 Innehåll Sammanfattning Inledning Revisionsfråga och kontrollfrågor Metod Resultat Bilagor Kontrollfråga 2 Har Västerviks kommun en tillräcklig beredskap för att hantera IT-incidenter? Observationer Det finns inga formella styrande dokument för hantering av IT-incidenter. Ansvarsområden vid en IT-incident är inte fastslagna och kommunicerade. Kommunikationskedjor vid en IT-incident är otydliga speciellt då det är en tekniker som upptäcker något snarare än en användare som ringer in. Efter att IT-kundtjänst flyttades till en annan fysisk plats än övriga IT har det uppstått ett glapp vilket kan försvåra kommunikation vid händelser och incidenter. Kommunen har gjort en cost-benefit analys och utifrån denna gjort bedömningen att en IT-jour inte kan motiveras. Istället har IT-chefen konstant jour, och IT-personalen kan bli inkallad vid en händelse. De script som används i samband med backup har inte dokumenterats. Servermiljö och kataloger dokumenteras automatiskt via ett specifikt verktyg. Ett dokumenthanteringssystem skall köpas in. Rekommendationer Styrande dokumentation för hantering av IT-incidenter behöver upprättas. Dokumentationen bör inkludera ansvarsområden och kommunikationskedjor vid en ITincident. IT-kundtjänst bör sitta med övriga IT-avdelningen för att tillse effektiv hantering av händelser och incidenter. I dagsläget behöver man förlita sig på telefonkontakt för att få tag på rätt personer på IT, vilket inte anses hållbart. Kommunen behöver upprätta en jourfunktion med tydliga ansvarsförhållanden. Finns en sådan funktion på plats tillses det att större incidenter upptäcks och hanteras i tid. Att återläsa backup är en central del i hanteringen av många typer av incidenter. Kommunen bör därför utesluta personberoende gällande återläsningsförfarandet genom att tillse att backup-rutiner och script är tydligt dokumenterade, så att vem som helst på IT kan återläsa informationen. Kommunen bör införa en centraliserad lösning för lagring och åtkomst av dokumentation. Utöver att centraliserad lagring bidrar till att alla vet var dokumentationen finns att inhämta så ger ett sådant system en god överblick över vad som finns samt vad som behöver upprättas. Västerviks kommun PwC 13 december

49 2.3 Kontrollfråga 3 Innehåll Sammanfattning Inledning Revisionsfråga och kontrollfrågor Metod Resultat Bilagor Kontrollfråga 3 Finns erforderliga styrdokument och ansvarsfördelning gällande IT-säkerhet och incidenthantering? Observationer Det finns ingen formell IT-strategi, och inte heller någon dokumenterad strategi för IT-säkerheten. Kommunen har påbörjat en ansökningsprocess där man skall anställa personal med strategiskt ansvar för IT. Risken för personberoende har minskats genom att tillse att det finns minst två personer med kunskap inom respektive område inom IT. Under revisionen år 2016 påpekades det att rutiner och ansvarsområden bör kopplas till roller snarare än personer för att undvika personberoende. Man har dock valt att fortsätta koppla dessa till personer, vilket innebär att personberoendet i detta avseende kvarstår. Det finns en informationssäkerhetssamordnare, men ingen motsvarande roll för den tekniska IT-säkerheten. Vid socialförvaltningen finns en IT-ekonom med ansvarsområden gällande IT-säkerhet inom den förvaltningen. Liknande roller finns ej att finna inom övriga förvaltningar. Det har påbörjats arbeten att producera och revidera teknisk dokumentation. Detta sker dock inte enligt någon fastslagen tidsplan. Rekommendationer Kommunen behöver skyndsamt upprätta saknade strategier. Dessa är nödvändiga verktyg för att sätta riktningen för ett område inom en verksamhet. De tillser att alla inom verksamheten jobbar mot samma mål och fattar rätt beslut. Ansvarsområden bör kopplas till roller snarare än till personer. Är ansvarsområden kopplade till personer introduceras ett personberoende som kan försvåra arbetet då en person är frånvarande eller slutar. Kommunen bör införa en roll som har det övergripande ansvaret för IT-säkerhetsfrågor. Detta säkerställer att ITsäkerhetsfrågor drivs inom verksamheten och inte åsidosätts på grund av resursbrister av olika slag. I de fall det finns personer med tilldelade ansvarsområden och kompetens inom IT-säkerhet även inom förvaltningarna så ges möjlighet att säkerställa att dessa frågor även drivs och tas i beaktning på förvaltningsnivå. Kommunstyrelsen bör säkerställa att IT-organisationen får den hjälp och det stöd som behövs för att man skall komma till rätta med den bristande dokumentationen. Om tiden inte finns internt, så behöver kommunen överväga att ta in en extern resurs som ansvarar för samordningen av upprättandet. Ett förslag på upprättande och uppdaterande av information finns i bilaga 2. Västerviks kommun PwC 13 december

50 Innehåll Sammanfattning Inledning Revisionsfråga och kontrollfrågor Metod Resultat Bilagor Bilagor Bilaga 1 - Intervjulista Bilaga 2 - Förslag till genomgång av informationshantering och uppdatering av dokumentation Västerviks kommun PwC 13 december

51 3 Bilaga 1 - Intervjulista Innehåll Sammanfattning Inledning Revisionsfråga och kontrollfrågor Metod Resultat Bilagor Bilaga 1 - Intervjulista Namn Roll Verksamhet Peter Wahlin IT-tekniker IT-avdelningen Jörgen Olsson Systemägare Socialförvaltningen Therese Eriksson IT-ekonom Socialförvaltningen Kim Brink IT-tekniker IT-kundtjänst Per Larsson Samordnare IT-infrastruktur och lagring IT-avdelningen Fredrik Carlsson Informationssäkerhetssamordnare Enheten för räddningsskydd och samhällsskydd Lennart Nilsson IT-chef IT-avdelningen Västerviks kommun PwC 13 december

52 4 Bilaga 2 - Förslag till genomgång av informationshantering och uppdatering av dokumentation Innehåll Sammanfattning Inledning Revisionsfråga och kontrollfrågor Bilaga 2 - Förslag till genomgång av informationshantering och uppdatering av dokumentation Metod Resultat Bilagor 2. Skapa övergripande standard för organisationens informationshantering Standarden beskriver vad olika dokumenttyper skall innehålla, exempelvis: Versionshantering Dokumentansvar Revisonscykel 3. Processbeskrivning för hur dokumentation skall skapas, underhållas och avvecklas Inom respektive ansvarsområde upprättas de rutiner som är nödvändiga för att leva upp till organisationens krav. Exempelvis hur kvalitetsgranskning skall utföras eller hur fastställande av dokument av olika typer utförs. 4. Säkerställ en god struktur Struktur för dokumentation och information måste vara lättöverskådlig och lätt att hitta i även som nyanställd. 5. Inventering av befintlig information Skapa en lista på vilken dokumentation som saknas samt vem som är ansvarig för att ta fram informationen. Gör en prioritering! 1. Identifiera ägaransvar för samtlig information Klargöra vem, dvs, vilken roll som är ansvarig för vilken dokumentation. Exempelvis IT-chef, tekniker och informationssäkerhetsansvarig. 11. Projektavslut Avsluta projekt och överlämning till linjen Fastställande Fastställ den information som kräver detta Granskningsförfarande Granskning och second opinion på producerad och reviderad dokumentation. 6. Tidplan Sätta en tidplan utifrån prioritering, när dokumentationen bör vara uppdaterad och reviderad. 7. Påbörja uppdatering/ revidering Påbörja det faktiska arbetet med att uppdatera informationen 8. Klassning av dokument Fastställ informationsklass, besluta om revisionscykelns intervall och ev. granskningsförfarande, etc. Västerviks kommun PwC 13 december

53 2017 PricewaterhouseCoopers i Sverige AB. Att mångfaldiga innehållet helt eller delvis är förbjudet enligt lagen (1960:729) om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk. Förbudet gäller varje form av mångfaldigande genom tryckning, kopiering etc.

54 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 17 (59) Kf 7. Övergripande information om IT-säkerhet Dnr På kommunfullmäktige 26 februari 2018 blir det ett informationspass om IT-säkerhet, som bland annat innehåller exempel på hotbilder som kommuner kan möta i fråga om IT-säkerhet. Niklas Ljung, PwC, medverkar bland annat. Diskussionsfrågor lämnas till kommunfullmäktiges ledamöter och ersättare för genomgång vid en planerad ajournering i samband med fikapaus. Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

55 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 18 (59) Kf Ks Revisionsrapporter om granskning av intern kontroll vid fakturering till kund samt vid utbetalningar svar Dnr 2017/ Kommunens revisorer har i skrivelse 4 december 2017 lämnat över två revisionsrapporter till kommunfullmäktige. Granskningen gäller intern kontroll vid fakturering till kund samt intern kontroll vid utbetalningar. EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna genomfört granskning och skrivit revisionsrapporterna. Syftet har varit att bedöma om kommunstyrelsen säkerställer en ändamålsenlig kontroll i respektive process. I revisorernas skrivelse framgår att den övergripande bedömningen är att kommunen har ändamålsenliga processer. För att kommunstyrelsen ska anses säkerställa en ändamålsenlig kontroll behöver process- och rutinbeskrivningar och internkontrollplaner utvecklas. I revisionsrapporterna finns även några områden omnämnda där revisorerna ser att det finns förbättringsmöjligheter. Kommunstyrelsens förvaltning redovisar i skrivelse 22 januari 2018 ett förslag till svar på revisionsrapporterna. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna kommunstyrelsens förvaltnings svar 22 januari 2018 på revisionsrapporterna Granskning intern kontroll vid fakturering till kund samt Granskning intern kontroll vid utbetalningar. Yrkande Ordföranden yrkar bifall till kommunstyrelsens förvaltnings förslag till beslut och finner att kommunstyrelsen bifallit yrkandet. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna kommunstyrelsens förvaltnings svar 22 januari 2018 på revisionsrapporterna Granskning intern kontroll vid fakturering till kund samt Granskning intern kontroll vid utbetalningar. Handlingar i ärendet: Kommunstyrelsens beslut , 36 Kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 22 januari 2018 (utsänd tidigare) Kommunfullmäktiges beslut , 309 (utsänt tidigare) Kommunens revisorers skrivelse 4 december 2017 med bilagda revisionsrapporter (utsänd tidigare) Expedieras till: Kommunens revisorer Kommunstyrelsen Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

56 Administrativ chef Christer Lundh Kommunstyrelsen Svar till Revisionsrapporter om granskning av intern kontroll vid fakturering till kund samt utbetalningar Inledning PwC har på uppdrag av kommunens revisorer granskat intern kontroll vid fakturering till kund samt intern kontroll vid utbetalningar. Kommunfullmäktige beslutade , KF 107, att remittera ärendet till kommunstyrelsen för beredning av svar. Syftet med den första granskningen var att kontrollera om kommunstyrelsen har en ändamålsenlig kontroll i samband med fakturering mot kund. I sin första granskningsrapport finner revisionen att kommunen har en ändamålsenlig faktureringsprocess och att kommunen genom en betydande grad av integrerad systemanvändning och administrativ hantering minimerar risken för ofullständig fakturering. PwC ger två rekommendationer till förbättringar efter sin revision. Den första är att kommunen ska utveckla process- och rutinbeskrivningar med fokus på vad som kan gå fel tillsammans med tillskapande av regelbundna kontroller i förvaltningarnas interna kontrollplaner för att minimera risken för dylika fel. Enheten för kommunservice svar: Vi fortsätter det arbete som vi sedan något år tillbaka har startat när det gäller skapandet av process- och rutinbeskrivningar. Detta ligger helt i linje med det kvalitetsledningsarbete som pågår inom kommunen. Ansvarig för att detta sker är administrativ chef. Ekonomichefen ansvarar för att diskutera de interna kontrollplanerna med förvaltningarnas ekonomer så att även kontrollmoment avseende ekonomiska rutiner beaktas. Den andra rekommendationen är att förbättra kravhanteringen genom att förvaltningarna förbättrar sin rapportering av dröjsmål med betalningar till Enheten för kommunservice. Enheten för kommunservice svar: Vi instämmer i revisionens beskrivning av att förvaltningarnas återkoppling till EKS måste bli snabbare för att kommunens kravhantering ska bli effektivare. Det finns, av EKS, utarbetade skriftliga rutiner som ska följas. EKS kommer att gå ut och påminna förvaltningarna om dessa samt kräva snabbare återkoppling. Ansvarig administrativ chef. 1

57 I den andra granskningsrapporten var syftet att säkerställa att en ändamålsenlig kontroll görs i samband med utbetalningar. Även i denna granskning finner revisionen att kommunen har en ändamålsenlig process, men att den kan kan förbättras och utvecklas. PwC har identifierat följande förbättringsområden i sin granskning: Utvecklande av dokumenterade rutinbeskrivningar över processer och rutiner med kopplingar till kontrollaktiviteter utifrån en gjord riskinventering. Detta ger underlag för förvaltningarnas egen internkontrollgranskning Även här fortsätter vi det arbete som vi sedan något år tillbaka har startat när det gäller skapandet av process- och rutinbeskrivningar och som ligger i linje med kommunens pågående kvalitetsledningsarbete. Ansvarig för att så sker är administrativ chef. Ekonomichefen kommer att lyfta frågan kring förvaltningarnas interna kontrollplaner och vikten att sätta internkontrollmål utifrån en väsentlighet- och riskbedömning med kommunens ekonomer. Översyn av attest- och behörighetslimiter. En översyn görs årligen i förvaltningarna och därefter tas beslut i respektive nämnd. Vi anser att dessa rutiner fungerar bra för vårt arbete inom EKS, då vi efter beslut lägger upp behörigheter och limiter. Att komplettera reskontran för manuella betalningar med uppgift om beslutsattestant för att underlätta uppföljning och kontroll. Den efterfrågade kontrollmöjligheten finns, som revisionen påpekar, inte i dagens system. Vi undersöker om möjligheten kommer att finnas i en ny modul i systemet (Proceedo) som vi kommer att arbeta med i införandet av e-handel. Behöver vi kontrollera får det tills vidare göras via de manuella underlagen. Att med stöd av logglistor ur systemet regelbundet följa upp och kontrollera ändringar i fasta register, exempelvis nyupplagda leverantörer, ändring av gironummer och gjorda ändringar av beslutsattestanter och limiter. En dialog kommer att startas med förvaltningar och bolag under våren 2018 för att ta fram rutiner för uppföljning och kontroll. Logglistor kan bli ett stöd i detta arbete och de används redan idag för vissa kontroller, t.ex. vid uppläggning av nya leverantörer. Ansvarig administrativ chef. Att dröjsmålsräntor konteras som sådana i ekonomisystemet. Ansvar för att konteringen blir rätt ligger, enligt gällande rutiner, på varje beslutsattestant. Rutinerna är tydliga och måste efterlevas. Ekonomichefen kommer att lyfta denna fråga i koncernledningsgruppen och med kommunens ekonomer. Att införa rutiner så att larmlistor från Inyett blir föremål för uppföljning och kontroll och att dessa hinner ske innan fakturabetalning. Larmlistorna vi får från Inyett går idag till utsedda personer i respektive förvaltning som ska följa upp larmen. Inyett skickar också ut mail och larmar om bluffbolag och andra oseriösa leverantörer. Ekonomichefen ansvarar för att undersöka med Inyett om kontroll kan ske innan betalningen skickas till banken. När e-handelssystemet är på plats kommer inköpen att aktivt styras mot avtalsleverantörer. 2 (3)

58 Att se över rätten att beställa varor eller tjänster inom kommunens förvaltningar. Beställning av varor och tjänster sker utifrån den organisationsstruktur och delegation olika förvaltningar har valt. Detta för att få rationella och säkra rutiner för beställningar. I vissa fall kan det innebära att det kan finns flera personer som är behöriga beställare. Nuvarande rutiner kommer att revideras i och med att kommunen under 2018 inför ett e-handelssystem där en pilot startar under våren Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna kommunstyrelsens förvaltnings svar 22 januari 2018 på revisionsrapporterna Granskning intern kontroll vid fakturering till kund och Granskning intern kontroll vid utbetalningar. Anders Björlin Christer Lundh Christina Bäckström Kommundirektör Administrativ chef Ekonomichef 3 (3)

59

60

61 Revisionsrapport 2017 Västerviks kommun Granskning intern kontroll vid fakturering till kund Västerviks kommunrevisorer November 2017

62 Innehåll 1 Sammanfattning Inledning Syfte Metod Avgränsning Revisionskriterier Genomförd granskning Faktureras allt finns rutiner som säkerställer detta? Äldreomsorg Barnomsorg Tjänster utförda av Miljö- och byggnadskontoret Granskning Noteringar/kommentarer Fakturans innehåll att relevanta uppgifter ingår Fakturans innehåll Granskning/notering Hantering av betalningsbevakning och kravrutiner Granskning Notering/kommentar Internkontrollplan Sammanfattande bedömning Bedömning utifrån revisionsfrågan Identifierade förbättringsområden/rekommendationer...11 Sida 2 av 11

63 1 Sammanfattning EY har fått i uppdrag av kommunrevisionen i Västerviks kommun att granska den interna kontrollen i samband med fakturering till kund. Syftet är att bedöma om kommunstyrelsen har en ändamålsenlig kontroll i samband med fakturering mot kund. För att besvara frågan har följande fokusområden valts, faktureras allt, fakturans innehåll och hantering av för sent betalda och obetalda fakturor. Baserat på vår genomförda granskning av revisionsplanens tre fokusområden och valda enheter och tjänster gör vi bedömning är att kommunen har en ändamålsenlig faktureringsprocess. Bedömningen grundar sig på en betydande grad av integrerad systemanvändning mellan operationell verksamheten och administrativ hantering vilket minimerar risken för en ofullständig fakturering. Risker för felaktig fakturering är av traditionell natur och då kopplad till misstag av handläggare och att administrationen inte uppmärksammas på inträffade förändringar. För att kommunstyrelsen skall kunna sägas säkerställa en ändamålsenlig kontroll behöver process- och rutinbeskrivningar och därtill internkontrollplaner utvecklas. Våra identifierade förbättringsområden/rekommendationer är enligt följande: Utveckla process- och rutinbeskrivningar med fokus på vad som kan gå fel tillsammans med tillskapande av regelbundna kontroller i förvaltningarnas Interna kontrollplaner för att minimera risken för dylika fel. En effektiv kravhantering är beroende av snabb hantering med en konsekvent tillämpning av betalningspåminnelser/krav enligt gällande rutin. Nuvarande tillämpning indikerar på en förbättringspotential när det gäller att rapportera dröjsmål med betalningar till EKS för dess fortsatta hantering. Sida 3 av 11

64 2 Inledning 2.1 Syfte EY har fått i uppdrag av kommunrevisionen i Västerviks kommun att granska den interna kontrollen i samband med fakturering till kund. Syftet är att bedöma om kommunstyrelsen har en ändamålsenlig kontroll i samband med fakturering mot kund. För att besvara den övergripande revisionsfrågan har följande fokusområden valts: Faktureras allt finns rutiner som säkerställer detta Fakturans innehåll att relevanta uppgifter ingår Hantering av för sent betalda fakturor och obetalda fakturor 2.2 Metod Granskning har skett av relevanta styrdokument för att verifiera svar på revisionsfrågan samt genom intervjuer med Ekonomichef, Administrativ chef och personal på Enheten för kommunservice och relevanta förvaltningar med ansvar för faktureringsprocessen och/eller dess rutiner. Vår bedömning av den interna kontrollen gällande utbetalningar har gjorts med utgångspunkt av dessa intervjuer och styrdokument. Utöver detta har också stickprov av betalda och obetalda fakturor tagits för kontroll att rutiner och styrdokument följs. Rapporten innefattar väsentliga iakttagelser och bedömningar från utförd granskning. 2.3 Avgränsning Granskningen avgränsas till det ansvar som finns hos kommunstyrelsen. 2.4 Revisionskriterier I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Kommunallagen Lagen om kommunal redovisning/bofköringslagen Kommunfullmäktiges styrande dokument Granskningen har genomförts under perioden oktober november Samtliga intervjuade har beretts tillfälle att faktagranska rapporten. Sida 4 av 11

65 3 Genomförd granskning I detta avsnitt presenteras genomförd granskning avseende ovanstående tre fokusområden. Kommunförvaltningens externa fakturering kännetecknas såväl av fakturor av engångsnatur som fakturor som produceras regelbundet som till exempel kostnad för barnomsorg, mat, äldreomsorg etc. Som underlag för vår granskning sker inledningsvis en analys av kommunförvaltningens externa fakturering under 2016, uppdelad per förvaltning/verksamhet inklusive en kortfattad kommentar vad som avses. KS Samhällsbyggnad: Tomträtt/arrendefil 850 fakturor/kvartal, lokalbokningsfil 120 fakturor/månad. Tomtköavgift, kart o mättjänster, kartor, parkeringsböter. KS Räddningstjänst: Kostnader för utryckningar, automatlarm, inspektioner m.m. KS EKS fordon: Debiterade leasingkostnader till bolagen, skatter, försäkringar, däckhotell, samt administrativa avgifter. KS EKS kost: Mat som levereras till främst landstinget och hemtjänsten (privatpersoner) KS Kultur: Musikavgiftsfil 400/halvår samt avgifter för ej återlämnade böcker på biblioteket KS Övrigt: Upphandlingscentralen fakturerat andra kommuner för tjänster, Campus fakturerat för elever, administrativa tjänster åt bolagen, tele och IT-tjänster åt bolagen. Barn- och Utbildningsförvaltningen: Barnomsorgsfil 1900 fakturor/månad. Interkommunala ersättningar, ej återlämnade böcker, trasiga datorer, busskort. Socialförvaltningen: Äldreomsorgsfil 2000 fakturor/månad. Hyror till klienter, integrationsgruppen. Miljö- och byggnadskontoret: Livsmedelstillsyn 1fil/år. Bygglovsavgifter, övriga avgifter. 3.1 Faktureras allt finns rutiner som säkerställer detta? Med ovanstående analys av kommunförvaltningens externa fakturering som grund har vi valt att undersöka det bakomliggande tillvägagångssättet och rutin, från utförd kommunal tjänst till faktura, för följande verksamheter: Äldreomsorg (Socialförvaltningen) Barnomsorg (Barn- och utbildningsförvaltningen) Tjänster utförda av Miljö- och byggnadskontoret Sida 5 av 11

66 Barn- och äldreomsorg har valts för att de utgör väsentliga och klassiska områden inom en kommuns verksamhetsområde. Medan tjänster inom Miljö- och byggsektorn skulle kunna utgöra ett område inom kommunen där tjänster utförs utan direkt stödjande verksamhetssystem Äldreomsorg Inom Socialförvaltningen används verksamhetssystemet Treserva. Treserva är ett inom kommunal verksamhet processorienterat system, där alla grundprocesser i verksamheten stöds, från ansökan till genomförande. Äldreomsorgen inom Socialförvaltningen är indelad i fyra organisatoriska områden, där vart och ett av dessa är uppdelat i två debiteringsområden, ett för särskilt boende och ett för hemtjänst. Inom äldreomsorgen hanterar systemet Treserva således åtta debiteringsområden. Verksamhetssystemet matas med uppgifter om respektive brukares serviceinnehåll som exempelvis kost och logi, trygghetslarm, hemsjukvård, och-/eller serviceomvårdnad. Underlag för exempelvis debitering av hemsjukvård görs efter att sjuksköterskor och fysioterapeuter lägger beslut i Treserva, larm likaså. Som underlag för en korrekt avgiftsdebitering av brukarens serviceinnehåll finns regelbundna inlästa filer från Försäkringskassan, kompletterade med inkomstförfrågningar för övriga inkomster och utgifter. Med dessa uppgifter som underlag sker uträkningar vad respektive brukare skall betala för omvårdnaden, upp till maxtaxa. Om alla uppgifter inte delges Socialförvaltningen påförs brukaren maxtaxa. Alla debiteringar till brukare föregås av ett avgiftsbeslut. Varje vecka så uppdateras kommunens brukare i Treserva mot befolkningsregistret där exempelvis ändringar i civilstånd uppdateras. Faktureringen som handläggs av tre personer sker genom filöverföringar från Treserva. Systemet genererar uppkomsten av cirka 2000 fakturor månatligen. Risken för fel är framförallt kopplade till felaktiga beslut av handläggare eller att besluten inte verkställs med rätt datum, sett till själva nyttjandet av tjänsten Barnomsorg Barnomsorgen delas upp i förskola, fritidshem, fritidsklubb och pedagogisk omsorg. Inom Barn- och utbildningsförvaltningen används det administrativa verksamhetssystemet Extens. Underlag för barnomsorg utgörs av en ansökan där barnets namn och personuppgifter registreras in i Extens. Uppgifterna om ett barns vårdnadshavare kommer från Skatteverket som läses in i systemet regelbundet och per automatik. I Extens finns en rad kontrollstationer och med hjälp av folkbokföringsuppgifterna fångas exempelvis samboförhållande/andra inkomsttagare i hemmet. Sida 6 av 11

67 Maxtaxa tillämpas för barnomsorgen både i förskola och fritidshemmen. Inkomstuppgifter registreras regelbundet in i Extens och ligger till grund för reducerade avgifter. Ny/ändrad inkomst kontrolleras av skolassistent. För vissa inkomstuppgifter infordras intyg från exempelvis Socialförvaltningen. En centralt placerad handläggare tillser fakturering genom filöverföring en gång i månaden, då cirka fakturor genereras. Uppföljning av gjord fakturering kan löpande ske mot systemet Extens och budget. Risker för en ofullständig fakturering är framförallt kopplad till en felaktig utförd registrering eller missad registrering av handläggare för ett barn i den kommunala omsorgen Tjänster utförda av Miljö- och byggnadskontoret Miljö- och byggnadskontorets utför huvudsakligen livsmedelstillsyn på restauranger och beviljar bygglov. Tillsynen och bygglovsbesluten faktureras. På kontoret används två verksamhetssystem, Ecos och ByggR. Ecos är ett operationellt system för kommuner i sitt arbete med miljö- och hälsoskyddskontroller. ByggR är ett dito system för en automatiserad bygglovsprocess. Båda systemen tillhandahålls av programleverantören Sokigo. Båda verksamhetssystemen hanterar såväl ärenden administrativt under processen gång som genererar underlag för fakturering. Faktureringsprocessen inom kontoret är i huvudsak knuten till de båda systemen men även viss mindre manuell fakturering förekommer. På miljösidan används årsfaktura för de som har fasta årliga avgifter för året. Rörliga avgifter fakturas efter avslutat beslutsärende i systemet. På motsvarande sätt som de rörliga avgifterna på miljösidan, faktureras normala bygglovsärenden, bygganmälningar, avgifter för brandfarlig vara och sanktionsavgifter som uppstått under perioden. Faktureringsperioden är normalt ca två veckor med fakturering i batch. Detta görs också för att flera beslut tas i nämnd och blir inte beslutade med det korrekta beloppet innan dess. Fakturering i batch eliminerar risken för att ärenden försvinner mellan beslut och fakturering. Det som inte faktureras via de två systemen, utan sker manuellt, är exempelvis ersättning för kopior och dylikt. Omfattningen av denna verksamhet understiger 10 tkr per år. Närheten mellan handläggare och administratör minskar risken att utförda tjänster inte blir fakturerade Granskning Granskningen har genomförts genom studier av rutinbeskrivningar och kommunikation med ekonomipersonal och handläggare för att skapa en förståelse för att fakturahanteringen, med dess bakomliggande underlag och system som används i processen, sker enligt redogörelser i avsnitten ovan. Vid genomförandet av en granskning av faktureringsprocessen är det väsentligt att följa upp hur kommunen särskiljer sin externa fakturering från den interna. Inom Västerviks kommun sker extern- respektive intern fakturering i två olika moduler i ekonomisystemet. Modulen för internfakturering förhindrar, genom en tvingande motpartsredovisning i systemet, att en förvaltning kan tillgodogöra sig en intäkt utan att samtidigt mottagande förvaltning tillförs en kostnad. Sida 7 av 11

68 3.1.5 Noteringar/kommentarer Vår utförda granskning av tre väsentliga områden inom kommunförvaltningen vidimerar att enheterna använder sig av uteslutande hög grad av systemstöd, såväl operationellt som administrativt som underlag för sina respektive faktureringsprocesser. Härigenom bedöms risken för en eventuell missad fakturering som låg. Risker för en felaktig fakturering är som sedvanligt kopplad till misstag av handläggare och att administrationen inte uppmärksammas på inträffade förändringar. 3.2 Fakturans innehåll att relevanta uppgifter ingår Fakturans innehåll En faktura ska enligt bokföringslagen innehålla uppgift om bland annat: datum, när den sammanställts kund, till vem fakturan är ställd affärshändelsen, när den inträffat specifikation, vad fakturan avser belopp Krav på hur en faktura ska se ut finns även i annan lagstiftning än bokföringslagen. Enligt uppgift på Skatteverkets hemsida ska en faktura enligt mervärdesskattelagen dessutom bl a innehålla uppgift om: ett unikt löpnummer för varje faktura säljarens registreringsnummer till moms säljarens och köparens namn och adress varornas mängd och art eller tjänsternas omfattning och art beskattningsunderlaget (priset före moms) för varje momssats den eller de momssatser som gäller den moms som ska betalas Granskning/notering Genom intervjuer och observationer av fakturor utställda inom kommunens förvaltningar har vi kunnat säkerställa att kommunens utställda kundfakturor innehåller korrekt information i enlighet med gällande lagstiftning. 3.3 Hantering av betalningsbevakning och kravrutiner Inom Västerviks kommun tillämpas en gemensam kravhantering för kommunens förvaltningar och de kommunala bolagen med undantag av Västerviks Bostads AB som har eget ansvar för sin kravverksamhet. I kund-/kravhanteringen innefattas betalningsbevakning, utsändande av påminnelse- och kravbrev, utsändande av dröjsmålsfakturor, lämnande av anstånd, beviljande av avbetalningsplaner, inkassokrav samt eventuella rättsliga åtgärder och efterbevakning. Processen och gemensamma rutiner för dessa åtgärder finns nedtecknade i en beskrivning utfärdad 2017 av Sida 8 av 11

69 Enheten för kommunservice (EKS). Beskrivningen klargör på ett tydligt sätt, i text och flödesscheman, hela processen, gällande såväl gemensamma riktlinjerna som särskilda regler för vissa fordringstyper och verksamheter. Påminnelser/krav skickas ut med automatik 8 dagar efter förfallodag. Uppföljning av obetalda fakturor skall enligt rutinbeskrivningen ske regelbundet ute på förvaltningarna för att bestämma EKS:s vidare handläggning av fordran. Härtill bevakar EKS genom att ta ut en restlista per förvaltning/bolag över samtliga obetalda fakturor. Detta sker två till tre gånger per år och sänds ut i organisationen för kommentar inför beslut om åtgärd. Det är EKS som svarar för det praktiska arbetet i kravhanteringen men det är respektive förvaltning/bolag som är ytterst ansvariga för uppföljning av kundkrediter och förfallna kundfordringar innan nya leveranser tillhandahålls. Dröjsmålsränta debiteras i enlighet med räntelagen och debiteras från den dag som infaller 30 dagar efter det att faktura avsänts till dess full betalning sker. Debitering av dröjsmålsränta sker på nästkommande räkning, där så är möjligt. Annars tillämpas separat räntefakturering över ett visst minimibelopp. Ansökan om avbetalningsplan och anstånd prövas från fall till fall och sker normalt genom EKS:s försorg. Inkassokravshantering med vederbörligt överlämnande till Kronofogdemyndigheten sker i egen regi genom EKS:s försorg. Om en fordran kvarstår obetald, trots vidtagna åtgärder enligt rutinen för kravhantering, skickas fordran till extern part för långtidsbevakning. I samband med detta skrivs fordran av och bokförs som kundförlust Granskning Granskning har genomförts genom studier av process- och rutinbeskrivning samt intervjuer med ansvariga avseende hur förfallna fakturor hanteras i praktiken. Vi har vidare tagit del av den aktuella statusen av kommunförvaltningens obetalda fakturor. En genomgång av kommunförvaltningen reskontra per utvisar att 4,9 Mkr av totala kundfordringar om 13, 2 Mkr var förfallna till betalning (37%), med följande fördelning i förfallna antal dagar: Förfallet i dagar Tkr , , , , , , ,3 Analysen av obetalda fakturor förfallna mer än ett halvår utvisar att Samhällsbyggnadsenheten har en tvistig faktura visavi ett enskilt bolag om totalt tkr från november Förutom denna faktura, med en väsentlig inverkan på statistiken, svarar framförallt Socialförvaltningen för 936 tkr (varav äldreomsorgen 683 tkr), Barnomsorgen för 132 tkr och Miljöoch Byggnadskontoret för 228 tkr. Sida 9 av 11

70 En uppföljning av aktuell ärendebehandling utvisar aktiva inkassoärenden till ett värde av tkr. Antalet pågående avbetalningsärenden uppgår till 33 stycken med ett sammanlagt utestående värde om 638 tkr. I enlighet med vedertagna principer inom kommunen reserveras mer än ett år gamla obetalda fordringar som osäkra fordringar. Per delårsbokslutet var tkr av kommunförvaltningens utestående kundfordringar reserverade som osäkra kundfordringar i redovisningen Notering/kommentar En effektiv kravhantering är beroende av snabb hantering med en konsekvent tillämpning av betalningspåminnelser/krav enligt gällande rutin. Nuvarande tillämpning indikerar på en förbättringspotential när det gäller att rapportera dröjsmål med betalningar till EKS för dess fortsatta hantering. Erforderliga beslut om åtgärder sker ofta först efter att EKS konfronterat respektive nämnd med sin utkörda restlista för kommentar som grund. En tät kommunikation är vidare nödvändig mellan ansvarig förvaltning och EKS när det exempelvis gäller att rapportera om förändrade förutsättningar för debitering eller uppkomna tvister. 4 Internkontrollplan 2017 I samband med granskningen av denna granskning av faktureringsprocessen inhämtades organisationens egna interkontrollplaner för Vi har erhållit planer för Kommunstyrelsen, Barn- och utbildningsnämnden, Miljö och byggnadsnämnden samt Socialnämnden. Dessa har följts upp i vilken omfattning de inkluderar ekonomirelaterade åtgärder att vidta i allmänhet och faktureringsprocessen specifikt. Sammanfattningsvis kan vi konstatera att dylika planerade insatser är mycket sparsamt förekommande med en av nämnderna helt utan planerad åtgärd. Förhållandet skall ses mot bakgrund av att fastställt attestreglemente föreskriver att Internkontroll av rutinen bör genomföras stickprovsmässigt minst en gång per år av ekonomifunktionen inom respektive förvaltning. En orsak till den bristfälliga hörsamheten bedömer vi härrör till att potential finns till förbättringar vad gäller beskrivningar av processer och rutiner med tydliga kopplingar till erforderliga kontrollaktiviteter. Med dessa väl på plats klargörs syftet och förenklas arbetet med att upprätthålla en tillfredsställande internkontroll över faktureringsprocessen. 5 Sammanfattande bedömning 5.1 Bedömning utifrån revisionsfrågan Säkerställer kommunstyrelsen att en ändamålsenlig kontroll görs i samband med fakturering till kund? Baserat på vår genomförda granskning av revisionsplanens tre fokusområden och valda enheter och tjänster gör vi bedömning är att kommunen har en ändamålsenlig faktureringsprocess. Bedömningen grundar sig på en betydande grad av integrerad systemanvändning mellan operationell verksamheten och administrativ hantering vilket minimerar risken för en ofullständig fakturering. Risker för felaktig fakturering är av traditionell natur och då kopplad till Sida 10 av 11

71 misstag av handläggare och att administrationen inte uppmärksammas på inträffade förändringar. För att kommunstyrelsen skall kunna sägas säkerställa en ändamålsenlig kontroll behöver process- och rutinbeskrivningar och därtill internkontrollplaner utvecklas. 5.2 Identifierade förbättringsområden/rekommendationer Våra identifierade förbättringsområden/rekommendationer är enligt följande: Utveckla process- och rutinbeskrivningar med fokus på vad som kan gå fel tillsammans med tillskapande av regelbundna kontroller i förvaltningarnas Interna kontrollplaner för att minimera risken för dylika fel. En effektiv kravhantering är beroende av snabb hantering med en konsekvent tillämpning av betalningspåminnelser/krav enligt gällande rutin. Nuvarande tillämpning indikerar på en förbättringspotential när det gäller att rapportera dröjsmål med betalningar till EKS för dess fortsatta hantering. Växjö den 30 november 2017 Peter Bjureberg Auktoriserad revisor/certifierad kommunal yrkesrevisor Sida 11 av 11

72 Revisionsrapport 2017 Västerviks kommun Granskning intern kontroll vid utbetalningar Västerviks kommunrevisorer November 2017

73 Innehåll 1 Sammanfattning Bakgrund och syfte Bakgrund Syfte Metod Avgränsning Revisionskriterier Genomförd granskning Utbetalning av försörjningsstöd Granskning Noteringar Betalning av leverantörsfakturor Attest av fakturor Betalning av fakturor Granskning Noteringar Antal beslutsattester per anställd Granskning Noteringar Registeranalys leverantörsfakturor Internkontrollplan Sammanfattande bedömning Bedömning utifrån revisionsfrågan Identifierade förbättringsområden/rekommendationer...12 Sida 2 av 12

74 1 Sammanfattning EY har fått i uppdrag av kommunrevisionen i Västerviks kommun att granska den interna kontrollen i samband med utbetalningar. Syftet är att bedöma om kommunstyrelsen säkerställer att en ändamålsenlig kontroll görs i samband med utbetalningar. För att besvara frågan har följande granskningsområden valts; utbetalning av försörjningsstöd, betalning av leverantörsfakturor, antal attesterade fakturor per person. Utbetalning av löner granskas och återrapporteras i särskild rapport. Vår bedömning är att kommunen har en ändamålsenlig process inom detta område men den kan förbättras och utvecklas i enlighet med de förbättringsområden som vi framför i nedanstående avsnitt. För att kommunstyrelsen skall anses säkerställa en ändamålsenlig kontroll behöver process- och rutinbeskrivningar och internkontrollplaner utvecklas. Våra identifierade förbättringsområden/rekommendationer är efter genomförd granskning följande: Utveckla dokumenterade rutinbeskrivningar över processer och rutiner med tydliga kopplingar till kontrollaktiviteter utifrån en gjord riskinventering. Detta ger underlag för förvaltningarnas egen internkontrollgranskning. Översyn av attest- och behörighetslimiter. Reskontran för manuella betalningar bör inkludera uppgift om beslutsattestant för att underlätta för uppföljning och kontroll. Att med stöd av logglistor ur systemen regelbundet följa upp och kontrollera ändringar i fasta register, exempelvis nyupplagda leverantörer, ändring av gironummer och gjorda ändringar av beslutsattestant och limiter. Tillse att kontering att fakturerade dröjsmålsräntor av leverantör fortsättningsvis blir konterade som detta och inget annat. Säkerställa att larmlistor producerade av systemet Inyett blir föremål för uppföljning och kontroll och att dessa hinner ske innan fakturabetalning. Se över rutin för rätten att beställa vara eller tjänst inom kommunens förvaltningar. Sida 3 av 12

75 2 Bakgrund och syfte 2.1 Bakgrund I Västerviks kommun genomförs årligen en mycket stor mängd av utbetalningar till olika mottagare avseende exempelvis löner till anställd personal, dagliga utbetalningar till leverantörer och till bidragsmottagare. Processen för utbetalningar är såväl ur väsentlighet- som risksynpunkt ett naturligt område för revisionen att granska. 2.2 Syfte EY har fått i uppdrag av kommunrevisionen i Västerviks kommun att granska den interna kontrollen i samband med utbetalningar. Syftet är att bedöma om kommunstyrelsen säkerställer att en ändamålsenlig kontroll görs i samband med utbetalningar. För att besvara frågan ovan har följande granskningsområden valts: Utbetalning av försörjningsstöd Utbetalning av löner (Granskningen återrapporteras i särskild rapport) Betalning av leverantörsfakturor Antal attesterade fakturor per person 2.3 Metod Granskning har skett av relevanta styrdokument för att verifiera svar på revisionsfrågan samt intervjuer och korrespondens med Ekonomichef, Administrativ chef och personal på Enheten för kommunservice och relevanta förvaltningar med ansvar för aktuella rutiner. Vår bedömning av den interna kontrollen gällande utbetalningar har gjorts med utgångspunkt av dessa kontakter och styrdokument. Utöver detta har också erforderliga stickprov av betalda fakturor och utbetalda försörjningsstöd/bidrag tagits för att vidimera att rutiner och styrdokument följs. Granskningen har vidare inkluderat en uppföljning av i vilken omfattning organisationen utför självkontrollerande granskningsmoment i enlighet med utfärdade internkontrollplaner. Rapporten innefattar väsentliga iakttagelser och bedömningar från utförd granskning. Granskningen har genomförts under perioden oktober-november Samtliga intervjuade har beretts tillfälle att faktagranska rapporten. 2.4 Avgränsning Granskningen avgränsas till det ansvar som finns hos kommunstyrelsen gällande säkerställande av att en ändamålsenlig kontroll görs i samband med utbetalningar. Ingen bedömning görs således huruvida exempelvis försörjningsstöd bidrar till skälig levnadsnivå, huruvida stöd utbetalts i tillräcklig omfattning eller om beräkningen har skett på korrekt sätt. 2.5 Revisionskriterier I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Internt styrande dokument och kommunallagen. Sida 4 av 12

76 3 Genomförd granskning I detta avsnitt presenteras genomförd granskning. Denna rapport behandlar samtliga ovanstående nämnda granskningsområden, förutom processen för Utbetalning av löner. Granskningen av denna process avrapporteras särskilt i en separat rapport. Gällande granskningsområdet Betalning av leverantörsfakturor så har vår granskning, på revisorernas särskilda begäran, inkluderat en registeranalys av leverantörsreskontran. Resultatet av denna databaserade analys kommenteras kortfattat i kapitel Utbetalning av försörjningsstöd Socialförvaltningen använder sig av IT-systemstöd för sin omsorgsverksamhet. I systemet Treserva hanteras verksamheter som individ- och familjeomsorg, äldreomsorg, funktionshinder, kommunal hälso- och sjukvård. Enheten för arbete och kompetens hanterar försörjningsstöd, det vill säga ekonomiskt stöd till de som har behov och som uppfyller särskilda villkor. Förutom att systemet underlättar det administrativa arbetet möjliggör det för utvecklade statistikfunktioner för utvärdering. Alla underlag för betalningar som kommer från Treserva hanteras av respektive enhets administrativa assistenter. Ett underlag är alltid kopplat till ett individärende med beslut om insats. När det gäller beviljade bistånd enligt socialtjänstlagen så skrivs beslutsunderlag ut av särskilt ansvariga Beslutsdelegater. Av underlagen framgår; till vem, till vilket konto, vilket lagrum som biståndet beviljats utifrån, motivering av beslut, summa, datum, beslutdelegatens underskrift som en attest av att beslutsunderlaget är korrekt. Efter vederbörlig kontroll och godkännande lämnas underlaget över till en assistent inom förvaltningen som i sin tur ansvarar för att de beslutade bistånden registreras för utbetalning i Treserva och i en digital personakt. Underlag för utbetalningar når kommunens centrala kassa via systemet Treserva dagligen. Själva utbetalningen signeras av två personer i förening i kassan och går därefter vidare via giroinstitut till aktuell bidragstagare Granskning Granskning har baserats på begärda och erhållna process- och rutinbeskrivningar samt intervjuer med personal som arbetar inom processen för utbetalningar av försörjningsstöd med syfte att erhålla en förståelse av hur processen fungerar. Därefter har stickprov samt en walk through för utbetalningar av försörjningsstöd genomförts för att bekräfta vår förståelse av processen. Sida 5 av 12

77 3.1.2 Noteringar Vi har i vår granskning noterat att kassapersonalen i samband med utanordningen av betalningen inte har tillgång till bakomliggande betalningsunderlag till den fil systemet har producerat för utbetalning. Alla underlag för utbetalningar kvarstannar på Socialförvaltningen av sekretesskäl. Förhållandet medför begränsningar jämfört med en normal internkontrollkedja. 3.2 Betalning av leverantörsfakturor Attest av fakturor Det efterfrågade och erhållna attestreglementet fastställdes av fullmäktige Reglementet stipulerar att fler än en person ska vara inblandad i händelsekedjan från beslut till verkställd utbetalning. I reglementet klargörs allmänna områden som syfte, omfattning och ansvarsroller med innebörd om vilka steg som skall vidtas för mottagningsattest och beslutsattest. Rutinerna och den praktiska hanteringen för dessa moment finns nedtecknade i kommunens ekonomihandbok. Attestreglementet föreskriver även steget Behörighetsattest. Detta steg är enligt reglementet avsett att utgöra en kompletterande kontroll som kan utföras genom stickprov i två kontrollmoment: Att granska att beslutsattestant har rätt att attestera. Att granska att attestantens åtgärder är i överensstämmelse med budget och de beslut och riktlinjer som fullmäktige och nämnd fastställt. Ett område som reglementet föreskriver bör ingå i det internkontrollarbete som varje nämnd/styrelse har att genomföra i enlighet med reglementet för internkontroll. Vi kommenterar organisationens efterlevnad av detta kontrollsteg under avsnitt 4, Internkontrollplan 2017, nedan. Vår granskningsansats gällande attest av fakturor tar sin inriktning på det förstnämnda momentet och hur denna kontroll tillgodoses i systemet och inom förvaltningarna. I avsnitt 2.4 gör vi en närmare analys av registrerade beslutsattestanters gjorda attesteringar under perioden januari-september Betalning av fakturor Leverantörsfakturor via scanning Fakturor ställda till kommunen skickas till en scanning-central som automatiskt fördelar ut fakturorna elektroniskt till respektive mottagare som mottagningsattesterar fakturorna, efter att erforderliga kontroller har utförts. Fakturaoriginalen kvarstannar och arkiveras på scanningcentralen. Mottagningsattestanten slutför även kontering av fakturan. Härefter väljs relevant, ur i systemet på förhand inlagd beslutsattestant, varefter fakturan elektroniskt sänds iväg till denne. Beslutsattestanten gör de kontroller som är lämpliga, för att avgöra om kostnad och kontering i sin helhet är korrekt, varefter beslutsattest sker i systemet. Beslutsattestanter och dess limits läggs in i systemet av central systemförvaltare, efter beslut från förvaltningarna. Socialförvaltningen sköter dock själva denna registrering. Systemet tillgodoser per automatik att mottagningsattestant och beslutsattestant inte är en och samma person. Som framgår av avsnitt nedan, så har drygt fakturor med ett sammanlagt fakturavärde om 731 Mkr hanterats i systemet under perioden januari-september Sida 6 av 12

78 När fakturor har beslutsattesterats klassificeras fakturorna i systemet om till status klara för utbetalning. Från systemet skapas en betalningsfil av de fakturor som både är mottagningsattesterade och beslutsattesterade. Efter en översiktlig rimlighetskontroll och signering av två personer i förening i kassan, går filen vidare till giroinstitut för utbetalning, vilket sker dagligen. Giroinstitutet ombesörjer sedan betalningar i takt med fakturornas registrerade förfallodatum. Leverantörsfakturor via manuell betalning Ankommande leverantörsfakturor som av olika skäl går utanför scanningen hanteras i separat leverantörsreskontra som manuella betalningar. Under perioden januari-september 2017 har allegat om totalt 87 Mkr registrerats som manuella betalningar. Anledningen till detta är framförallt att de avser sekretessfakturor från av omsorgen anlitade leverantörer vilka registreras via systemet Treserva, i enlighet med ovanstående beskrivning i avsnitt 2.1 ovan. En betydande andel av allegat registrerade i reskontran för manuella betalningar avser härtill utanordningar av betalningar till fristående för- och grundskolor genom Barn-och utbildningsförvaltningens försorg. Tidigare hanterades dessa betalningar via utställda fakturor från leverantörerna, men på grund av fakturornas och underlagens skiftande kvalitet beslutades att ersättning till leverantörerna skulle ske via utanordningar från kommunen. Felaktigheter i den tidigare faktureringen noterades exempelvis för fel i antal barn/elever, barn/elever som ej var folkbokförda i kommunen och fel avstämningspunkter. Underlagen för utanordningar sker nu på basis av elevsystemet Extens genom en avräkning den 15 varje månad, med en korrigerande funktion för en månad bakåt i tiden. Underlagen för ersättning sammanställs och genomgår sedvanliga kontroller och mottagningsattesteras och beslutsattesteras innan de går till Enheten för kommunservice för en manuell registrering i reskontran för manuella betalningar. Efter rimlighetskontroll och signering av två personer i förening i kassan går filen vidare till giroinstitut för utbetalning. Detta sker dagligen Granskning Granskningen har genomförts genom intervjuer med ekonomipersonal för att skapa en förståelse för utbetalningsprocessen av leverantörsfakturor samt de system som används i processen. Vidare har stickprov på fakturor ingått i granskningen för att kontrollera att dessa hanteras utifrån erhållen förståelse för utbetalningsprocessen. Urval av stickprov har skett på basis av genomförda registeranalyser av reskontrorna, se vidare avsnitt 3 nedan. Härtill har speciell uppmärksamhet ägnats åt rutinen för den sidoordnade rutinen för manuella betalningar. En genomgång av alla leverantörer med saldon överstigande 500 tkr i reskontran för manuella betalningar vidimerar att dessa härrör till omsorgsleverantörer hanterade i systemet Treserva eller till de utanordningar till friskolor som sker genom Barn- och utbildningsförvaltningens försorg. Granskningen har inte heller för övrigt resulterat i några väsentliga anmärkningar Noteringar Vi noterar att varken attestreglementet eller de rutinbeskrivningar vi har erhållit, omnämner bakomliggande rutin innan faktura från leverantör erhålls, det vill säga vem som har rätt att företa beställningar. Detta bedöms vara en väsentlig brist, eftersom en tillfredsställande internkontrollkedja alltid bör ta sin utgångspunkt i klargöranden av beställningsrättigheter. Sida 7 av 12

79 Reskontran för manuella betalningar saknar uppgift om beslutsattestant. Till skillnad från den reskontra som har sin grund i scanningen, där beslutsattesten hanteras i systemet, registreras alla ingående uppgifter för den manuella reskontran för hand, dock inte vem som beslutsattesterat. Denna återfinns bara på det underliggande allegatet. Förhållandet innebär bland annat att ingen efterföljande uppföljning av attestanter, liknande den som vi gör i avsnitt 2.3 nedan, kan ske. Efterfrågade och erhållna rutin- och processbeskrivningar avseende utbetalningar utvisar att förbättringspotential finns, såväl vad gäller beskrivningar och aktualitet som för identifiering av riskområden och kompenserade kontroller härför, se vidare avsnitt 4 nedan. I samband med granskningen noterades att ingen systematisk uppföljning och kontroll sker av gjorda ändringar av data i olika register som exempelvis nyupplagda leverantörer, gironummer och attesträtter. Detta kan och bör genomföras regelbundet med hjälp av logglistor från datasystemet i syfte att förstärka den interna kontrollen. Vi noterar att kommunen sedan tre år tillbaka i tiden använder sig av en särskild programvara, Inyett, som automatisk scannar av alla utbetalningsfiler. Systemet är programmerat att larma för en rad tänkbara incidenter som exempelvis dubbelbetalningar av fakturor, överskridanden av satta beloppsspärrar, betalningar till ej godkända leverantörer (avsaknad av F-skatt), kända blufföretag etc. Användandet av dylika program utgör naturligtvis ett starkt internkontroll-verktyg så länge det säkerställs att larmlistorna blir föremål för en adekvat uppföljning och granskning och att detta hinner ske innan fakturan har gått iväg för betalning. Ett mått på en fungerande betalningsrutin kan utgöras av storleken på bokförda dröjsmålsräntor. För kommunens del kan vi dock konstatera att det bokförda beloppet på kontot för dröjsmålsräntor endast uppgår till 25 tkr och därmed inte speglar det verkliga förhållandet. Detta eftersom konteringsansvariga i en väsentlig omfattning väljer att kontera debiterade dröjsmålsräntor på samma konto som den inköpta tjänsten /varan avser. 3.3 Antal beslutsattester per anställd Nedanstående granskning syftar till att ge underlag för en bedömning av hur attestansvaret är organiserat inom kommunen Granskning Utifrån en begärd och erhållen fil över samtliga i scanning-systemet registrerade leverantörsfakturor under perioden januari-september (171003), har en analys vidtagits av registrerade beslutsattestanter. Nedan visas en sammanställning över de personer som har attesterat högsta totalbelopp under perioden samt en procentuell fördelning över hur stort antal fakturor respektive person har attesterat. Sida 8 av 12

80 Sammanställningen i matrisen ovan utvisar de personer som attesterat största samlade totalvärdet av fakturor under mätperioden, (> 10 Mkr). Dessa tretton personer har tillsammans attesterat fakturor till ett sammanlagt värde, inklusive mervärdesskatt, om 527,4 Mkr vilket motsvarar ca 72 procent av det totala fakturavärdet under perioden. Matrisen på nästa sida visar de anställda som har attesterat flest fakturor i kommunen under mätperioden. Dessa tio personer attesterade totalt fakturor vilket motsvarar en snittattestering om sju fakturor dagligen. (Beräknat efter 165 arbetsdagar under mätperioden). Spannet mellan dessa tio personer utvisar ett högsta snitt om nio attester/dag och ett lägsta snitt om fem attester/dag. Sida 9 av 12

81 Våra gjorda iakttagelser har lämnats över till Ekonomichefen som ett underlag för utvärdering och eventuell översyn av organisationens attestreglemente. De kommentarer vi fått är att de med högst antal avser verksamhet med naturligt stort flöde av fakturor samt att de med högsta beloppen avser chefsbefattningar med högsta nivåer för beslutsattest. I matrisen nedan presenteras de attestanter som har attesterat färre än 10 fakturor under mätperioden. Följande kommentar har erhållits dessa kan vara semestervikarier under en kortare period eller att man har en eller ett par årliga fakturor som man ansvarar för Noteringar Efter genomförd analys kan vi konstatera att kommunens hantering av flödet kring leverantörsfakturor går genom en koncentrerad krets av personer. Vi kan dock konstatera att bland de personer som attesterade flest fakturor under perioden utgjorde en snittfaktura för dessa personer ca 22 tkr vilket kan vara en indikation på att se över fördelningen av beslutsattester utifrån ett väsentlighetsperspektiv. Att reskontran för manuella betalningar saknar uppgift om attestant anser vi vara en brist. Detta eftersom kontroller i efterhand av attester svårligen låter sig göras. Om registreringen i reskontran även beaktar vem som är beslutsattestant så skulle attestreglementets krav på Behörighetsattest (efterföljande kontroll om beslutsattestanters behörighet) med lätthet kunna utföras i likhet med vår analys ovan. Som det nu är måste man vid efterföljande kontroll titta på respektive underliggande allegat. Sida 10 av 12

82 4 Registeranalys leverantörsfakturor Vi har genomfört IT-baserad granskning avseende såväl reskontran för scannade fakturor som reskontran för manuella betalningar. Båda analyserna har omfattat alla fakturor registrerade i respektive system under perioden januari-september Analyserna har bland annat omfattat: Beloppsstratifiering per faktura/leverantör Kontroll av ingående moms per faktura/aggregerat per leverantör Aggregering av fakturor per leverantör och period Identifiering av eventuella leverantörer med flera gironummer Identifiering av eventuell förekomst av dubbla fakturor Kontroll avtalsleverantörer Leverantörssökningar, exempelvis jurister Sorteringar på beslutsattestanter Vid sidan av den genomförda och kommenterade analysen av beslutsattestanter i avsnitt ovan, har de övriga analyserna inte resulterat i några väsentliga iakttagelser eller konsterade felaktigheter. Viss problematik angående registrering av moms har konstaterats. Problemområdet som är känd på Enheten för kommunservice uppges vara relaterad till scanningen. Våra noterade avvikelser har lämnats över till enheten för utredning och åtgärd. 5 Internkontrollplan 2017 I samband med granskningen av processen för utbetalningar inhämtades organisationens egna interkontrollplaner för Vi har erhållit planer för Kommunstyrelsen, Barn- och utbildningsnämnden, Miljö och byggnadsnämnden samt Socialnämnden. Dessa har följts upp i vilken omfattning de inkluderar ekonomirelaterade åtgärder att vidta i allmänhet och utbetalningsprocessen specifikt. Sammanfattningsvis kan vi konstatera att dylika planerade insatser är mycket sparsamt förekommande med en av nämnderna helt utan planerad åtgärd. Förhållandet skall ses mot bakgrund av att fastställt attestreglemente föreskriver att Internkontroll av rutinen bör genomföras stickprovsmässigt minst en gång per år av ekonomifunktionen inom respektive förvaltning. En orsak till den bristfälliga hörsamheten bedömer vi härrör till att potential finns till förbättringar vad gäller beskrivningar av processer och rutiner med tydliga kopplingar till erforderliga kontrollaktiviteter. Med dessa väl på plats klargörs syftet och förenklas arbetet med att upprätthålla en tillfredsställande internkontroll över processen för utbetalningar. Värt att notera är vidare att ingen nämnd har kontroller inlagda i sina internkontrollplaner för att utvärdera rätten att beställa en vara eller tjänst. Kommunens användande av programvaran Inyett för automatisk avscanning av alla betalningsfiler är en bra kontrollåtgärd så länge det säkerställs att programvarans producerade larmlistor blir föremål för en adekvat uppföljning och granskning och att detta hinner ske innan fakturan har gått iväg för betalning. En efterföljande kontroll som mycket väl kan ingå i egna kontrollplaner tillsammans med kontroll av logglistor över ändringar i fasta register. Sida 11 av 12

83 6 Sammanfattande bedömning 6.1 Bedömning utifrån revisionsfrågan Säkerställer kommunstyrelsen att en ändamålsenlig kontroll görs i samband med utbetalningar? Vår bedömning är att kommunen har en ändamålsenlig process inom detta område men den kan förbättras och utvecklas i enlighet med de förbättringsområden som vi framför i nedanstående avsnitt. För att kommunstyrelsen skall anses säkerställa en ändamålsenlig kontroll behöver process- och rutinbeskrivningar och internkontrollplaner utvecklas. 6.2 Identifierade förbättringsområden/rekommendationer Våra identifierade förbättringsområden/rekommendationer är efter genomförd granskning följande: Utveckla dokumenterade rutinbeskrivningar över processer och rutiner med tydliga kopplingar till kontrollaktiviteter utifrån en gjord riskinventering. Detta ger underlag för förvaltningarnas egen internkontrollgranskning. Översyn av attest- och behörighetslimiter. Reskontran för manuella betalningar bör inkludera uppgift om beslutsattestant för att underlätta för uppföljning och kontroll. Att med stöd av logglistor ur systemen regelbundet följa upp och kontrollera ändringar i fasta register, exempelvis nyupplagda leverantörer, ändring av gironummer och gjorda ändringar av beslutsattestant och limiter. Tillse att kontering att fakturerade dröjsmålsräntor av leverantör fortsättningsvis blir konterade som detta och inget annat. Säkerställa att larmlistor producerade av systemet Inyett blir föremål för uppföljning och kontroll och att dessa hinner ske innan fakturabetalning. Se över rutin för rätten att beställa vara eller tjänst inom kommunens förvaltningar. Växjö den 30 november 2017 Peter Bjureberg Auktoriserad revisor/certifierad kommunal yrkesrevisor Sida 12 av 12

84 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 19 (59) Kf Ks Revisionsrapport Granskning av verkställighet av fattade beslut svar Dnr 2017/ Kommunens revisorer har i skrivelse 15 november 2017 överlämnat EY:s revisionsrapport Granskning av verkställighet av fattade beslut till fullmäktige. EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna genomfört en granskning av verkställighet av fullmäktiges beslut. Syftet har varit att bedöma om kommunstyrelsen verkställer av fullmäktige fattade beslut och om det finns ändamålsenliga bevaknings- och återrapporteringsrutiner. Med anledning av revisionsrapporten poängterar revisorerna några utvecklingsområden. Utvecklingsområdena omnämns i revisorernas skrivelse, t.ex. bör fullmäktige besluta om att definiera omfattning och former för nämndernas återrapportering av verkställande av de uppdrag som fullmäktige lämnat. Kommunstyrelsens förvaltning redovisar i skrivelse 23 januari 2018 ett förslag till svar på revisionsrapporten. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna kommunstyrelsens förvaltnings svar 23 januari 2018 på revisionsrapporten Granskning av verkställighet av fattade beslut. Yrkande Ordföranden yrkar bifall till kommunstyrelsens förvaltnings förslag till beslut och finner att kommunstyrelsen bifallit yrkandet. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna kommunstyrelsens förvaltnings svar 23 januari 2018 på revisionsrapporten Granskning av verkställighet av fattade beslut. Handlingar i ärendet: Kommunstyrelsens beslut , 52 Kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 23 januari 2018 (utsänd tidigare) Kommunfullmäktiges beslut , 260 (utsänt tidigare) Kommunens revisorers skrivelse 15 november 2017 med bilagd revisionsrapport om granskning av verkställighet av fattade beslut (utsänd tidigare) Expedieras till: Kommunens revisorer Kommunstyrelsen Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

85 Kanslichef Elisabet Olsson Kommunstyrelsen Revisionsrapport Granskning av verkställighet av fattade beslut förslag till svar Kommunens revisorer har i skrivelse 15 november 2017 överlämnat EY:s revisionsrapport Granskning av verkställighet av fattade beslut till kommunfullmäktige. EY har genomfört granskning på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna. Syftet har varit att bedöma om kommunstyrelsen verkställer av fullmäktige fattade beslut och om det finns ändamålsenliga bevaknings- och återrapporteringsrutiner. Kommunfullmäktige har , 260 beslutat att remittera revisionsrapporten till kommunstyrelsen för beredning för svar till kommunfullmäktige senast februari Revisionsrapporten Enligt revisionsrapportern bedöms de arbetssätt och rutiner som finns för att bevaka och fånga upp fullmäktigebeslut som tillfredsställande eftersom det finns en regelbundenhet i avstämningarna. Bedömningen är att det finns rutiner för att minska sårbarhet samt minimera att beslut faller mellan stolarna. Enligt rapporten så visar granskningen att kommunstyrelsen delvis verkställer fullmäktiges fattade beslut. I de fall där besluten inte har verkställts har kommunstyrelsen uppgett anledningar till varför verkställandet pågår, alternativt inte har skett. I revisionsrapporten lämnas som avslut följande rekommendationer till kommunstyrelsen: 1. Bered fram ett ärende för beslut i fullmäktige som definierar omfattning och formerna för nämndernas återrapportering av verkställande av de uppdrag som fullmäktige lämnat. - Givet att ärende bereds fram, se till att erforderliga justeringar görs i kommunstyrelsens och övriga nämnders reglementen. 2. Definiera begreppet verkställighet. 3. Ta fram standardiserade beslutstexter för formulering av uppdrag, tidsangivelse för återrapportering av uppdrag och återrapportering av verkställighet. F:\KSF\Kserv\Sekretariat\Användare\Koppling winess\ks utkast\ revrapport-verkstallighet-fattade-beslut-svar.docx

86 Förslag till svar på revisionsrapporten 1. Att de beslut som kommunfullmäktige fattar också verkställs i organisationen är lika självklart som att så sker när beslut fattas av andra politiska församlingar eller av enskilda personer med delegerad beslutanderätt. Verkställandet är förstås en förutsättning för att demokratin ska verka ut i organisationen. Återrapportering av verkställigheten av fullmäktiges beslut är, om det ska ske för samtliga fattade beslut, ett omfattande administrativt arbete. Kommunstyrelsens förvaltnings förslag är att stickprov sker och följs upp i samband med den interna kontrollen. Förslagsvis kan till exempel tio beslut per år, slumpvis utvalda, kontrolleras om de är verkställda och detta återrapporteras i samband med övrig intern kontroll. Om den interna kontrollen visar att beslut inte verkställs så kan ytterligare åtgärder krävas. Förändringar i styrelsens och nämndernas reglementen krävs inte för detta förslag. Hur verkställigheten kontrolleras hanteras istället i det årligen återkommande beslutsärendet om intern kontroll. 2. I revisionsrapporten påtalas att begreppet verkställighet kan tolkas olika och att det därför behöver definieras. Ett exempel som lyfts fram är när en motion behandlas. Ska beslutet anses verkställt när svaret har lämnats eller när de eventuella åtgärderna som anges i svaret är genomförda, undrar EY i rapporten. Följande definition av verkställighet föreslås: Ett beslut har verkställts när det som framgår av det aktuella beslutet har genomförts/utförts. I exemplet när en motion behandlas gäller då följande. En motion kommer för beslut till kommunfullmäktige vid två tillfällen. Först beslutar kommunfullmäktige att kommunstyrelsen ska bereda ärendet och ta fram ett förslag till svar. Det beslutet får anses verkställt när svaret har tagits fram och redovisats för fullmäktige. När fullmäktige sedan beslutar om svaret och eventuella åtgärder så är detta beslut verkställt antingen - direkt när beslutet är fattat om beslutet är att avslå motionen (ingen verkställighet av beslutet krävs), eller - när de åtgärder som framgår av motionen har genomförts om beslutet är att bifalla hela eller delar av motionen. 3. Ett förslag till kommunövergripande tjänsteskrivelsemall är under framtagande och i den finns rubriken Uppföljning och utvärdering. Under denna rubrik ska det framgå om beslutet ska följas upp och utvärderas och i så fall hur och när. Något särskilt tillägg om verkställigheten föreslås inte i mallen. Detta med anledning av förslaget att uppföljning av verkställighet, utöver det som redan sker i delårsrapporter och andra uppföljningsdokument, ska ske genom stickprover i internkontrollen. I mallen finns också standardiserade beslutsmeningar. 2 (3)

87 Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna kommunstyrelsens förvaltnings svar 23 januari 2018 på revisionsrapporten Granskning av verkställighet av fattade beslut. Anders Björlin Kommundirektör Elisabet Olsson Kanslichef 3 (3)

88

89 Till Kommunfullmäktige Rapport gällande Granskning av verkställighet av fattade beslut EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna genomfört en granskning av verkställighet av fullmäktiges beslut. Syftet har varit att bedöma om kommunstyrelsen verkställer av fullmäktige fattade beslut och om det finns ändamålsenliga bevaknings- och återrapporteringsrutiner. Granskningen har visat att kommunstyrelsen delvis verkställer fullmäktiges fattade beslut. Fem uppdrag och två fördjupade uppdrag kommer inte att vara verkställda vid årets slut. Av totalt 142 medborgarförslag och motioner har 122 (86 %) besvarats inom ettårsgränsen. Av de totalt 25 bifallna medborgarförslag och motioner har 13 verkställts (52 %). Rörande uppdrag som inte lämnats i kommunens budget har 16 (76 %) verkställts. Kommunstyrelsen har uppgivit anledningar till varför verkställande av beslut pågår, alternativt varför beslutet inte har verkställts. Samtidigt har svar givits varför verkställandet av vissa beslut inte har återrapporterats. Fullmäktige får i delårsrapport och årsredovisning redovisning av verkställandet av uppdrag som lämnats i budget. Därtill redovisas obesvarade medborgarförslag och motioner två gånger per år. Även om Uppdragslistan gjorts tillgänglig får fullmäktige i formell mening ingen löpande återrapportering av verkställande av beslut. Återrapportering görs dock när uppdrag återkommer för beslut. Totalt 12 beslut har givits tidsangivelser när beslutet ska återrapporteras till fullmäktige. Vi revisorer vill, med granskningen som grund, poängtera följande utvecklingsområden: Bered fram ett ärende för beslut i fullmäktige som definierar omfattning och formerna för nämndernas återrapportering av verkställande av de uppdrag som fullmäktige lämnat.

90 Givet att ärende bereds fram, se till att erforderliga justeringar görs i kommunstyrelsens och i övriga nämnders reglementen. Definiera begreppet verkställighet. Ta fram standardiserade beslutstexter för formulering av uppdrag, tidsangivelse för återapportering av uppdrag och återrapportering av verkställighet. Revisorerna önskar svar från Kommunstyrelsen senast För Västerviks kommuns revisorer Britt-Louise Åberg Källmark Ordförande Bilaga: Revisionsrapport Granskning av verkställighet av fattade beslut 2 (2)

91 Revisionsrapport 2017 Genomförd på uppdrag av revisorerna November 2017 Västerviks kommun Granskning av verkställighet av fattade beslut

92 Innehåll 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Ansvarig nämnd Avgränsning Genomförande Revisionskriterier Kommunallagen (1991:900) Arbetsordning för Västerviks kommunfullmäktige Beskrivning av de typer av beslut som ska verkställas Uppdrag lämnade i kommunens budgetar Övriga beslut som föranleder åtgärd Granskningsresultat På vilket sätt säkerställs att kommunstyrelsens beslut verkställs? Återrapporteras verkställandet av beslut till fullmäktige på ett tillfredsställande sätt Hur återrapporteras avvikelser från beslut till fullmäktiges? Granskning av fattade beslut Medborgarförslag och motioner Övriga beslut som föranleder en åtgärd Svar på revisionsfrågor Vår bedömning...16 Bilaga 1: Källförteckning

93 1. Sammanfattning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna genomfört en granskning av verkställighet av fullmäktiges beslut. Syftet har varit att bedömning kommunstyrelsen verkställer av fullmäktige fattade beslut och om det finns ändamålsenliga bevaknings- och återrapporteringsrutiner. Granskningen har visat att kommunstyrelsen delvis verkställer fullmäktiges fattade beslut. Fem uppdrag och två fördjupade uppdrag kommer inte att vara verkställda vid årets slut. Av totalt 142 medborgarförslag och motioner har 122 (86 %) besvarats inom ettårsgränsen. Av de totalt 25 bifallna medborgarförslag och motioner har 13 verkställts (52 %). Rörande uppdrag som inte lämnats i kommunens budget har 16 (76 %) verkställts. Kommunstyrelsen har uppgett anledningar till varför verkställande av beslut pågår alternativt varför beslutet inte har verkställts. Samtidigt har svar getts varför verkställandet av vissa beslut inte har återrapporterats. Såväl arbetssätt och rutiner syftar till bevakning och att fånga upp fullmäktigebeslut. Arbetssätten bedöms som tillfredsställande eftersom det finns en regelbundenhet i avstämningarna. Bedömningen är att det finns rutiner för att minska sårbarhet samt minimera att beslut faller mellan stolarna. Fullmäktige får i delårsrapport och årsredovisning redovisning av verkställandet av uppdrag som lämnats i budget. Därtill redovisas obesvarade medborgarförslag och motioner två gånger per år. Även om Uppdragslistan gjorts tillgänglig får fullmäktige i formell mening ingen löpande återrapportering av verkställande av beslut. Återrapportering görs dock när uppdrag återkommer för beslut. Kommunstyrelsen bör, i enlighet med arbetsordningens 36, bereda fram ett ärende till kommunfullmäktige som definierar formerna för nämndernas återrapportering av verkställandet av uppdrag som fullmäktige lämnat. Vidare bör begreppet verkställighet definieras, så att det är definierat när ett beslut som föranleder en åtgärd ska anses vara verkställt. Totalt 12 beslut har getts tidsangivelser när beslutet ska återrapporteras till fullmäktige. 1 Vår rekommendation är att kommunstyrelsen, i sin beredning inför fullmäktige, i görligaste mån specificerar datum när beslut ska vara verkställda och när återrapportering ska ske. Enligt oss ger tydligt formulerade beslut om när ett beslut ska vara verkställt och återrapporterat bättre förutsättningar för ansvarsutkrävande och uppföljning. För att effektivisera ärendehandläggningen bör standardiserade beslutsmeningar tas fram. Utifrån granskningsresultatet rekommenderar vi kommunstyrelsen att: Bered fram ett ärende för beslut i fullmäktige som definierar omfattning och formerna för nämndernas återrapportering av verkställande av de uppdrag som fullmäktige lämnat. Givet att ärende bereds fram, se till att erforderliga justeringar görs i kommunstyrelsens och i övriga nämnders reglementen. Definiera begreppet verkställighet. Ta fram standardiserade beslutstexter för formulering av uppdrag, tidsangivelse för återapportering av uppdrag och återrapportering av verkställighet. 1 Siffran ökar om ettårsgränsen beaktas i och med att den indirekt anger en tidsangivelse. 2

94 2. Inledning 2.1. Bakgrund Ett beslut i en politisk församling innebär oftast att någon form av åtgärd ska utföras. För att åtgärden ska kunna utföras måste beslutet vara klart formulerat i protokollet. Beslutet bör, om möjligt, innehålla uppgift om när åtgärden senast ska utföras och/eller träda i kraft. Ett viktigt led i beslutsprocessen är att besluten expedieras snarast möjligt samt att uppföljning av att besluten verkställts och eventuella avvikelser från beslutet rapporteras till beslutsfattarna. Kommunallagen reglerar inte hur beslutsexpediering ska ske utan respektive kommun måste finna sina egna former för detta. I beslut som utgör myndighetsutövning finns däremot i förvaltningslagen vissa grundläggande regler om hur beslut ska kommuniceras (och expedieras) till berörd part. Varje kommun behöver ha en tydlig process för verkställighet och uppföljning av ärenden. Revisorerna har bedömt det som angeläget att granska hur kommunstyrelsen verkställer fullmäktigebeslut och om styrelsen har ändamålsenliga bevaknings- och återrapporteringsrutiner Syfte och revisionsfrågor Granskningens syfte är att bedöma om kommunstyrelsen verkställer av fullmäktige fattade beslut och om det finns ändamålsenliga bevaknings- och återrapporteringsrutiner. I granskningen besvaras följande revisionsfrågor: På vilket sätt säkerställs att kommunfullmäktiges beslut verkställs? Återrapporteras verkställandet av beslut till kommunfullmäktige på ett tillfredsställande sätt? Vem ansvarar för att så sker? Hur återrapporteras avvikelser från beslut till fullmäktige? Har kommunstyrelsen relevanta bevaknings- och uppföljningsrutiner? 2.3. Ansvarig nämnd Kommunstyrelsen Avgränsning Granskningen omfattar 163 beslut som fullmäktige har fattat under perioden januari maj Granskningen omfattar inte beslut i samband med fastställande av övergripande mål (strategisk plan) och budget. Urval av ärenden har gjorts utifrån kriteriet att beslutet ska innehålla ett uppdrag eller på annat sätt föranleda en handling. Det innebär att vi har valt bort följande beslutskategorier: Administrativa beslut, exempelvis fastställande av sammanträdestider. Beslut som innebär att inget arbete ska utföras eller att arbete ska avslutas, Beslut vars verkställande kan förutsättas, exempelvis beslut om befattningar. Beslut om godkännande av redovisningar, rapporter, remissyttranden och revideringar. 3

95 Vidare avgränsas granskningen till beslut som rör de verksamheter som sorterar under kommunstyrelsen 2.5. Genomförande Granskningen har genomförts genom intervjuer och dokumentstudier. Vi har intervjuat kommunstyrelsens ordförande, kommundirektör, kanslichef och fullmäktiges sekreterare. Vi har granskat styrdokumentprotokoll under ovan angiven period. För de beslut där det inte framgår av protokoll att de har verkställts och/eller återredovisats har vi ställt frågor till berörda tjänstemän. Samtliga intervjuade har fått möjlighet att komma med synpunkter på rapportutkastet. Detta för att säkerställa att revisionsrapporten bygger på korrekta fakta och uttalanden. 3. Revisionskriterier 3.1. Kommunallagen (1991:900) 3 kap. 14 anger att nämnderna bereder fullmäktiges ärenden och ansvarar för att fullmäktiges beslut verkställs. Enligt 15 ska nämnderna redovisa till fullmäktige hur de har fullgjort sådana uppdrag som fullmäktige har lämnat till dem med stöd av 10 första stycket och 12. Fullmäktige ska besluta om omfattningen av redovisningen och formerna för den. Enligt Dalman m.fl. som författat kommentarer till kommunallagen, torde årliga redovisningar inte vara tillräckliga. 2 6 kap. 23 anger att det särskilt åligger kommunstyrelsen att verkställa fullmäktiges beslut och i övrigt fullgöra de uppdrag som fullmäktige lämnat över till styrelsen. 5 kap. 23 anger att motion får väckas av en ledamot. Medborgarförslag får även väckas av den som är folkbokförd i kommunen, om fullmäktige beslutat det. Enligt 5 kap. 33 bör motion eller medborgarförslag beredas så att fullmäktige kan besluta inom ett år från det att motionen eller medborgarförslaget väcktes. Om beredningen inte kan avslutas inom denna tid, ska detta och vad som framkommit vid beredningen anmälas till fullmäktige inom samma tid. Fullmäktige får då avskriva motionen eller medborgarförslaget från vidare handläggning Arbetsordning för Västerviks kommunfullmäktige Arbetsordningen antogs och senaste ändringen beslutades Vid tidpunkten för granskningen är arbetsordningen för fullmäktige tillgänglig i den författningssamling som finns på kommunens hemsida. Enligt 12 bestämmer ordföranden efter samråd med vice ordförandena när fullmäktige ska behandla ett ärende, om inte annat följer av lag. 13 anger att styrelsens, övriga nämnders och beredningars förslag till beslut eller yttranden i de ärenden som tagits in i kungörelsen bör tillställas varje ledamot och ersättare före sammanträdet. Ordföranden bestämmer i vilken omfattning övriga handlingar ska tillställas ledamöter och ersättare före sammanträdet. 2 Dalman, Lena mfl (2011): Kommunallagen med kommentarer och praxis, SKL Kommentus Media och Sveriges Kommuner och Landsting. Stockholm. Femte upplagan. S

96 Av 30 framgår kraven för en motion, som väcks genom att den ges in till styrelsens kansli, eller vid ett fullmäktigesammanträde. Styrelsen ska två gånger varje år redovisa de motioner som inte har beretts färdigt. Redovisningen ska göras på fullmäktiges ordinarie sammanträden i april och oktober. Den som är folkbokförd i kommunen får enligt 31 väcka ett medborgarförslag, genom att lämna in det till styrelsens kansli eller vid ett fullmäktigesammanträde. Paragrafen anger kraven på medborgarförslaget. Medborgarförslaget ska beredas så att fullmäktige kan fatta beslut inom ett år från att förslaget väcktes. Fullmäktige kan i vissa fall överlåta till styrelsen eller annan nämnd att besluta i ärendet. Om fullmäktige har överlåtit ärendet till en nämnd gäller inte samma beredningskrav. På fullmäktiges ordinarie sammanträden i april och oktober ska även styrelsen och övriga nämnder redovisa medborgarförslagen som inte har beretts färdigt. Av 35 framgår att om fullmäktige inte beslutar något annat, avgör styrelsen hur de ärenden som fullmäktige ska behandla ska beredas. 36 anger att fullmäktige beslutar om omfattningen och formerna för nämndernas återredovisning av uppdrag som fullmäktige lämnat. Närmare bestämmelser anges i respektive nämnds reglemente. 42 anger att utdrag ur protokollet ska tillställas de nämnder, andra organ och personer som berörs av besluten i protokollet. 4. Beskrivning av de typer av beslut som ska verkställas Fullmäktige har under perioden sammanträtt i genomsnitt nio gånger per år. Hittills under 2017 har fullmäktige sammanträtt sex gånger. På dessa sammanträden har fullmäktige fattat beslut som föranleder en åtgärd av kommunstyrelsen, såsom uppdrag, svar på motion eller på medborgarförslag Uppdrag lämnade i kommunens budgetar I kommunens budget 2017 fastställs uppdrag för respektive inriktningsområde som respektive nämnd och bolag ska konkretisera, utveckla och anpassa till sina respektive verksamheter. Inriktningsområdena är attraktiv kommun för boende, företagande och besökande. hållbar och resultatorienterad verksamhet och ekonomi i koncernen ge förutsättningar för ett hållbart arbetsliv som anställd i Västerviks kommun en hållbar samhällsutveckling med balans mellan sociala, ekonomiska och miljömässiga faktorer. För varje uppdrag ska de finnas en samordningsansvarig funktion. Som tabellen nedan visar ska kommunstyrelsen själv, eller tillsammans med bolag alternativt med annan nämnd, verkställa 18 uppdrag. I siffran ingår de uppdrag som uppdragits till ledningskontoret, vilken är en del av kommunstyrelseförvaltningen. Utöver dessa uppdrag ska kommunstyrelsen verkställa sex fördjupade uppdrag under inriktningsområdena. Två av dessa fördjupade uppdrag ska kommunstyrelsen samordna. 5

97 Tabell 1 Kommunstyrelsens uppdrag enligt budget 2017 Inriktningsområde: Attraktiv kommun för boende, företagande och besökande Kommunen ska vara säker och trygg att bo i Utveckla och förbättra information och kommunikation med invånare och företag (ledningskontoret/kommunstyrelsen) Utveckla och arbeta för ett attraktivt boende med brett och varierat utbud av bra bostäder i kommunen (Kommunstyrelsen/Västerviks Bostads AB) Södra infarten ska prioriteras för att möjliggöra en byggstart under 2018 Ta fram förslag till hur stråket från Kulbacken till Hamngatan i Västervik kan utvecklas med särskild redovisning av centrumbad och utveckling av varmbadhuset till en resurs för kulturlivet mm i kommunen (Kommunstyrelsen/Tjustfastigheter AB) Ta ett helhetsgrepp kring Bökensvedsområdet med avseende på fritid, idrott, kultur, handel, skola och boende (Kommunstyrelsen/Västerviks Bostads AB och barn- och utbildningsnämnden) Utreda struktur och ansvar gällande fastighetsfrågorna i kommunen (ledningskontoret) Utreda och påbörja implementeringen av ett verksamhetsledningssystem (ledningskontoret) Möjligheten till mötesplatser för ungdomar i norra och södra stadsdelarna ska utredas Utreda möjligheterna till fritt WiFi i och i anslutning till kommunala lokaler Särskilt beakta miljö- och byggnadsnämndens roll i den framtida näringslivsstrategin Fördjupade uppdrag Fokuserade insatser för att minska ungdomsarbetslösheten Regionförstoring genom stärkt infrastruktur och förbättrade kommunikationer Utökat utbud av eftergymnasiala utbildningar Hållbar och resultatorienterad verksamhet och ekonomi i koncernen Fördjupade uppdrag E-tjänster (uppdraget gäller samtliga nämnder där kommunstyrelsen samordnar) Ge förutsättningar för ett hållbart arbetsliv som anställd i Västerviks kommun Genomför den nya HR- och kommunikationsorganisationen och implementera det nya arbetssättet med identifierade fokusområden och aktiviteter som styr mot fokusen Kommunikativa, delaktiga medarbetare (ledningskontoret) Inarbeta ett yttre ramverk för personalförmåner i kommunkoncernen Förbättra samverkansformerna med de fackliga organisationerna (ledningskontoret) Fördjupade uppdrag Beakta personalens önskemål om full sysselsättningsgrad (uppdraget gäller samtliga nämnder där kommunstyrelsen samordnar) En hållbar samhällsutveckling med balans mellan sociala, ekonomiska och miljömässiga faktorer Fokus på hållbarhets- och miljöstrategiska frågor med särskilda utvecklingsinsatser och åtgärder för minskad klimatpåverkan, minskad övergödning och satsningar på lokala giftfria kretslopp Fokus på hållbarhets- och folkhälsostrategiska frågor genom framtagande av en ny Folkhälsoplan för kommunen för prioritering av framtida utvecklingsinsatser och åtgärder Arbeta för att kommunkoncernens energiförbrukning till stor del ska vara förnyelsebar Fördjupade uppdrag 6

98 Beakta personalens önskemål om full sysselsättningsgrad (uppdraget gäller samtliga nämnder där kommunstyrelsen samordnar) Av detaljbudget/verksamhetsplan 2017 för kommunstyrelsen framgår att verkställande av åtta uppdrag, som fullmäktige gett i tidigare års budgetar, pågår (se tabell nedan). Tabell 2 Kvarstående uppdrag från fullmäktiges budgetar perioden Budget Uppdrag 2016 Ta fram förslag till hur stråket från Kulbacken till Hamngatan i Västervik kan utvecklas med särskild redovisning av centrumbad och utveckling av varmbadhuset till en resurs för kulturlivet med mera i kommunen. Inrätta en föreningsgala med syfte att uppmärksamma föreningslivets olika bedrifter och insatser under året Utred principer för styrning av det årliga löneutrymmet. Inför e-handelssystem inom ramen för Inköpscentralen. Bevaka och aktivt driva på det förändrade huvudmannaskapet för sjötrafiken. Utreda och föreslå åtgärder för ridskoleanläggningarna i Överum, Gamleby och Västervik avseende arbetsmiljö och djurskyddsbestämmelser. Redovisa förslag till byggnation av sporthall med fullmått på lämplig plats i Västervik Sluta ett genomförandeavtal med Trafikverket avseende en sydlig infart till Västervik inkluderande bland annat framtagande av en arbetsplan. Arbetet med arbetsplanen ska starta Utöver renodlade uppdrag i fullmäktiges budget ska, enligt vår bedömning, också kommunstyrelsens och övriga nämnders budgetar likställas med ett uppdrag tillika åtagande. Alltså ska budgetarna hållas i enlighet med fullmäktiges beslut. Sammantaget lämnas i fullmäktiges budget renodlade uppdrag och ekonomiska åtaganden för kommunstyrelsen att verkställa samt återredovisa verkställandet av Övriga beslut som föranleder åtgärd Våra granskningar visar att under perioden januari maj 2016 fattade fullmäktige 163 beslut som föranledde åtgärd av kommunstyrelsen. Medborgarförslag: 100 st Motioner: 42 st Uppdrag: 21 st 5. Granskningsresultat 5.1. På vilket sätt säkerställs att kommunstyrelsens beslut verkställs? Ansvar för verkställandet Reglementet anger att kommundirektören, på uppdrag av kommunstyrelsen och inom kommunstyrelsen angivna riktlinjer, ska svara för den löpande förvaltningen av kommunstyrelsens angelägenheter och verkställighet av kommunstyrelsens beslut. 7

99 Rutiner och arbetssätt Dokumenten Ärendebalanslistan och Uppdragslistan uppges av de intervjuade vara centrala dokument i hanteringen av uppdragen och ärendena som ska behandlas av kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Enligt kanslichefen använder kansliet Ärendebalanslistan för att löpande bevaka ärenden som ska till kommunstyrelsen respektive kommunfullmäktige för beslut. Ärendena som ska till fullmäktige särskiljs från övriga ärenden genom att de kursiveras. Enligt Rutiner för utskick till KS och Checklista till KS ska Ärendebalanslistan gås igenom med kommundirektör senast fredag inför ärendeberedning 3. Det betyder att Ärendebalanslistan gås igenom var fjortonde dag. Kommunstyrelsens ordförande närvarar också i den mån denne har möjlighet. Ärendebalanslistan uppdateras då av en av de två kommunsekreterarna 4 genom att ärenden läggs till eller plockas bort (flyttas till ett senare sammanträde). Uppdatering kan även ske vid ärendeberedning där kommunstyrelsens presidium, kommundirektör, kommunstyrelseförvaltningens chef, kanslichef, ekonomichef, HR- och kommunikationschef, kommunikatör och i viss mån enhetschefer i kommunstyrelsens förvaltning deltar. Alla kommunsekreterare deltar normalt. Kanslichefen beskriver att uppdrag eller beslut som ska återredovisas följs upp genom Uppdragslistan. Där anges ärende, diarienummer, beslutsdatum, när ärendet ska redovisas, kommentarer, ansvarig och status 5. De uppdrag som ska återredovisas förs över till Ärendebalanslistan inför varje genomgång med kommundirektören. Checklistan till KS anger att uppdaterad Uppdraglista ska tillgängliggöras på kommunens intranät inför varje utskick till kommunstyrelsen. Både tjänstemän och förtroendevalda har behörighet till intranätet och kan således hålla sig informerade om uppdragens status, vilket enligt flera av de intervjuade bidrar till en god transparens. Även Rutiner för utskick till KS och Årshjul 2017 ärenden kommunstyrelsen och fullmäktige uppges av de intervjuade vara styrande. Enligt Rutiner för utskick till KS ska uppdragslistan uppdateras efter varje gång kommunstyrelsen respektive kommunfullmäktige sammanträtt. Årshjulet motsvarar en lista över ärenden som beslutas årligen, men också andra ärenden som i syfte att hålla bevakning på när dessa ska behandlas. Årshjulet är enligt uppgift publicerat på kommunens intranät och således tillgängligt för tjänstemän och politiker. Enligt Rutiner för utskick till KS och Checklista till KS ska protokollet expedieras efter kommunstyrelsens respektive kommunfullmäktiges sammanträde. Expediering ska ske genom att ärendet scannas och mejlas i möjligaste mån när e-postadress finns till. Den kan både vara extern eller intern Ärendehanteringssystemets bevakningsfunktioner Enligt uppgift finns möjlighet att lägga bevakning på ärenden i ärendehanteringssystemet Winess. Funktionen används i olika stor utsträckning av de som använder systemet och inte enligt någon systematik. Främst används funktionen som en påminnelse för handläggaren som ska bereda ärendet. 3 Ärendeberedningen är 20 gånger under Som är sekreterare på det aktuella kommunstyrelsesammanträdet 5 Status kan vara pågår, delvis klart och klart. 8

100 I kommunens budget 2016 anges verksamhetsledningssystem och nytt ärendehanteringssystem som koncerngemensam satsning. Flera av de intervjuade menar att ett nytt ärendehanteringssystem kommer att stärka ärendehanteringen som helhet och erbjuda förbättrade möjligheter till bevakning och uppföljning av ärenden Återrapporteras verkställandet av beslut till fullmäktige på ett tillfredsställande sätt Ansvar för återrapportering Dokumentet Handläggning av ärenden till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige rutiner och ansvar anger att handläggaren ansvarar för tilldelade ärenden. Om handläggaren har synpunkter på handläggningen eller datumet då uppdraget ska vara utfört, ska denne återkoppla till den tjänsteman som gett uppdraget. I ansvaret ingår att se till att ärendena kommer upp till kommunstyrelsen samt att säkerställa att handlingarna är avstämda med chef och kommundirektör/förvaltningschef och överlämnad till kommunsekreteraren i tid Uppföljning av uppdrag lämnade i budget Budget 2017 anger att mål och uppdrag ska följas upp i budgetuppföljning per den sista augusti (delårsrapport) och i årsredovisningen. I dessa rapporter samt i delårsrapport per sista april ska även ekonomin följas upp. Kommunstyrelsen ska även löpande följa upp ekonomin genom månadsvisa rapporter. Enligt en av intervjupersonerna ger den månatliga rapporteringen en god uppföljning om hur kommunstyrelsen och kommunen som helhet följer budget. I Kommunens delårsrapport januari-augusti 2017 redovisas uppföljning av kommunstyrelsens uppdrag och fördjupade uppdrag. För varje uppdrag anges om uppdraget verkställts alternativt en prognos för om det kommer verkställas innan årets slut, samt en kommentar. Enligt uppföljningen, och som tabellen nedan visar, har nio uppdrag verkställts vid delårsrapporteringen. Fem uppdrag prognosticeras att vara verkställda vid årets slut. Fem uppdrag prognosticeras att inte att vara verkställda vid årets slut. Gällande fördjupade uppdrag har fem verkställts medan två är prognosticerade att inte vara verkställda vid årets slut. Tabell 3 Uppföljning av uppdrag i kommunens delårsrapport januari - augusti 2017 Uppdrag och fördjupade uppdrag Uppdraget uppfyllt Prognos för om uppdraget har uppfyllts vid årets slut Attraktiv kommun för boende, företagande och besökande Kommunen ska vara säker och trygg att bo i Nej Ja Utveckla och förbättra information och kommunikation med invånare och Ja Ja företag (ledningskontoret/kommunstyrelsen) Utveckla och arbeta för ett attraktivt boende med brett och varierat utbud Ja Ja av bra bostäder i kommunen (kommunstyrelsen/västerviks Bostads AB) Södra infarten ska prioriteras för att möjliggöra en byggstart under 2018 Ja Ja Ta fram förslag till hur stråket från Kulbacken till Hamngatan i Västervik kan utvecklas med särskild redovisning av centrumbad och utveckling av varmbadhuset till en resurs för kulturlivet mm i kommunen (kommunstyrelsen/tjustfastigheter AB) Nej Nej 9

101 Ta ett helhetsgrepp kring Bökensvedsområdet med avseende på fritid, idrott, kultur, handel, skola och boende (kommunstyrelsen/västerviks Bostads AB och barn- och utbildningsnämnden) Utreda struktur och ansvar gällande fastighetsfrågorna i kommunen (ledningskontoret) Utreda och påbörja implementeringen av ett verksamhetsledningssystem (ledningskontoret) Möjligheten till mötesplatser för ungdomar i norra och södra stadsdelarna ska utredas Utreda möjligheterna till fritt WiFi i och i anslutning till kommunala lokaler Ja Ja Särskilt beakta miljö- och byggnadsnämndens roll i den framtida näringslivsstrategin Fördjupade uppdrag Fokuserade insatser för att minska ungdomsarbetslösheten Ja Ja Regionförstoring genom stärkt infrastruktur och förbättrade Nej Nej kommunikationer Utökat utbud av eftergymnasiala utbildningar Ja Ja Hållbar och resultatorienterad verksamhet och ekonomi i koncernen Fördjupade uppdrag E-tjänster (uppdraget gäller samtliga nämnder där kommunstyrelsen samordnar) Ja Ja Ge förutsättningar för ett hållbart arbetsliv som anställd i Västerviks kommun Genomför den nya HR- och kommunikationsorganisationen och implementera det nya arbetssättet med identifierade fokusområden och aktiviteter som styr mot fokusen Nej Nej Kommunikativa, delaktiga medarbetare (ledningskontoret) Nej Nej Inarbeta ett yttre ramverk för personalförmåner i kommunkoncernen Ja Ja Förbättra samverkansformerna med de fackliga organisationerna Nej Nej (ledningskontoret) Fördjupat uppdrag Förbättra samverkansformerna med de fackliga organisationerna Nej Nej (ledningskontoret) Beakta personalens önskemål om full sysselsättningsgrad (uppdraget gäller samtliga nämnder där kommunstyrelsen samordnar) Ja Ja En hållbar samhällsutveckling med balans mellan sociala, ekonomiska och miljömässiga faktorer Fokus på hållbarhets- och miljöstrategiska frågor med särskilda utvecklingsinsatser och åtgärder för minskad klimatpåverkan, minskad övergödning och satsningar på lokala giftfria kretslopp Ja Ja Fokus på hållbarhets- och folkhälsostrategiska frågor genom framtagande av en ny Folkhälsoplan för kommunen för prioritering av framtida utvecklingsinsatser och åtgärder Arbeta för att kommunkoncernens energiförbrukning till stor del ska vara förnyelsebar Fördjupat uppdrag Beakta personalens önskemål om full sysselsättningsgrad (uppdraget gäller samtliga nämnder där kommunstyrelsen samordnar) Delårsrapport för kommunstyrelsen januari-augusti 2017 anger att verkställandet pågår av de 8 uppdrag som lämnats i tidigare års budgetar. I jämförelse med ovan uppföljning redovisas ingen prognos om uppdraget har uppfyllts vid årets slut eller kommentar till verkställandet. Nej Nej Nej Nej Ja Nej Ja Ja Nej Ja Nej Ja Ja Ja Ja Ja 10

102 Av reglemente för kommunstyrelsen framgår ingen närmare bestämmelse som arbetsordningens 36 hänvisar till rörande omfattning och formerna för återredovisning av uppdrag som fullmäktige lämnat. Enligt reglemente för kommunstyrelsen ska styrelsen löpande informera fullmäktige om de beslut som fattats i anledning av medborgarförslag. Likt bestämmelsen i arbetsordningen ska redovisning av obesvarade medborgarförslag, som inte avgjorts inom ett år från det att förslagen väcktes i fullmäktige, ske vid fullmäktiges sammanträden i april och oktober. Under perioden januari 2014-april 2017 har fullmäktige behandlat sju redovisningar av obesvarade motioner och medborgarförslag. Redovisningarna har behandlats på följande sammanträden: Redovisningen per 31 mars 2017, som behandlades på , visade att 14 motioner var obesvarade varav två äldre än ett år. 36 medborgarförslag var obesvarade men ingen äldre än ett år. 20 av totalt 50 motioner och medborgarförslag har tilldelats handläggare. Redovisningen anger diarienummer, ärendetitel, handläggare och uppläggningsdatum. Uppgifter om när motioner och medborgarförslag planeras att besvaras anges inte. Av intervjuer framgår att ledningskontorets ärendecontroller ansvarar redovisningarna. Under den föregående mandatperioden, som också framgår av protokollen under 2014 och , redovisades ärenden, status för handläggning och verkställighet av fullmäktiges beslut till fullmäktige. Enligt uppgift har rutinen ersatts med Ärendebalansen. Uppdragslistan och Årshjulet uppges också vara dokument som säkrar ärendehanteringen. Av intervju framgår också att återredovisning av verkställighet görs när fullmäktige särskilt begärt det Hur återrapporteras avvikelser från beslut till fullmäktiges? Utöver ovan beskrivna uppföljningar, som återrapporterar eventuella avvikelser, anger budget 2017 att vid befarad och/eller konstaterad budgetavvikelse är nämnden skyldig att vidta åtgärder så att anslaget kan hållas. I det fall nämnden planerar eller har vidtagit åtgärder för att hålla budgeten ska dessa också redovisas i den löpande uppföljningen 7. En av de intervjuade lyfter fram investeringspolicy med riktlinjer för investeringsverksamheten. Riktlinjerna anger att om faktisk kostnad för investeringsprojektet överstiger beslutad budget för projektet och avvikelsen är väsentlig ska redogörelse lämnas för avvikelser. Redogörelse för samtliga projekt överstigande 50 prisbasbelopp 8 ska ske till 6 Redovisningarna finns upptaget i följande protokoll: , , , , , Åtgärder som innebär väsentliga avsteg från de av fullmäktige antagna målen får inte vidtas utan fullmäktiges beslut. 8 Prisbasbelopp 2017 är kronor. 11

103 kommunstyrelsen 1 gång per tertial inkluderat i kommunens delårsrapport. Om delårsrapport per sista april eller augusti som avses anges inte. Av intervjuer framgår att om förutsättningarna för att verkställa ett fullmäktigebeslut ändrats, bereds ett ärende fram till kommunstyrelsen och sedermera fullmäktige för ändring av det ursprungliga beslutet. Denna arbetsgång uppges dock vara ovanlig, under föregående och denna mandatperiod har endast ett sådant beslut fattats; Granskning av fattade beslut Under den granskade perioden har fullmäktige fattat 163 beslut: Medborgarförslag: 99 Motioner: 43 Uppdrag: 21 I dessa beslut har vi analyserat följande Om medborgarförslaget respektive motionen besvarats inom föreskriven tid. Om bifallet medborgarförslag respektive bifallen motion har verkställts, och om det gjorts någon återrapportering till fullmäktige. Om uppdraget har en getts en bortre gräns när det ska verkställas och återrapporteras till fullmäktige. Om uppdraget har verkställts. Om uppdraget återrapporterats till fullmäktige. Vi har sammanställt granskade beslut i bilaga 2. Där finns också kortfattade svar från kommunen avseende de beslut som ska verkställas och om återrapportering gjorts av verkställandet Medborgarförslag och motioner Som tabellen nedan visar besvarades 89 medborgarförslag och 33 motioner inom ett år. Av övriga 10 medborgarförslag besvarades 9 stycken inom ett år medan en tog mer än två år att besvara. Rörande motioner besvarades sju stycken efter mer än ett år, två stycken efter två år. Motionen nr 154 är obesvarad och passerat ettårsgränsen. 9 medborgarförslag och 7 motioner tog mer än ett år att besvara. Även motion nr 156 har passerat ettårsgränsen. Svar på den ska enligt Ärendebalanslistan behandlas av kommunstyrelsen den 11 september Dessa beslut är oförenliga med såväl kommunallagens bestämmer som fullmäktiges arbetsordning. Tabell 4 Besvarade respektive bifallna medborgarförslag och motioner Besvarade medborgarförslag och motioner Besvarades inom ett år Besvarades efter mer än ett år Besvarades efter mer än Obesvarad Medborgarförslag 89 st 42, 43, 52, 60, 68, 71, 72, 74, 75, två år 39 Motion 33 st 33, 34, 58, 64, 77, 79, 89 46,

104 Bifallna medborgarförslag och motioner Har verkställts Verkställande pågår Har ej verkställts Medborgarförslag 28, 56, 104, 108, 69, 67, 131, 113, 127,132, 137 Motion 3, 35, 45,105,116 19,120,138,151, ,106,107, 84 Verkställande ej aktuellt 11 medborgarförslag har bifallits, av dessa har 8 verkställts. Verkställande av ett bifallet medborgarförslag pågår medan två inte har verkställts. Varför ena medborgarförslaget (nr 131) inte har verkställts uppges vara att exploateringen ännu inte färdigställts. Samtliga 99 svar på medborgarförslag har återrapporteras till fullmäktige, i nästintill samtliga fall har kommunstyrelsens svar anmälts under punkten anmälningar där fullmäktige godkänt eller lagt anmälningarna till handlingarna. I andra fall har kommunstyrelsen berett svar som fullmäktige sedan beslutat utifrån. För de bifallna medborgarförslagen har fullmäktige inte begärt återrapportering av verkställandet. Utöver den återrapporteringen har ingen övrig återrapportering gjorts rörande att medborgarförslaget verkställts, eller att verkställande pågår alternativt inte gjorts. Bifallna motioner uppgår till 14 stycken. Av dessa har fem motioner verkställts och verkställande av fem motioner pågår. Tre motioner har inte verkställts, anledning till varför de inte verkställts har uppgetts vara att aktualitetsprövning av översiktsplanen kommer att ske under 2018 (nr 85) och överklagat beslut (106). När det gäller motion nr 84 uppges den inte längre vara aktuell då regionsarbetet har avstannat. När det gäller återrapportering har 42 motioner har återrapporterats till fullmäktige genom att fullmäktige beslutat om svar på motionen. För samtliga bifallna motioner, med undantag för nr 45, har fullmäktige inte beslutat om återrapportering av verkställandet. Dock har verkställande av motionen nr 35 återrapporterats till fullmäktige (se understrykning). Likt ovan har ingen övrig återrapportering gjorts avseende verkställande av bifallna motioner Övriga beslut som föranleder en åtgärd Under den granskade perioden har fullmäktige fattat 21 beslut som föranleder en åtgärd av kommunstyrelsen. Besluten har varit att kommunstyrelsen ska avlämna förslag eller yttrande, genomföra, inrätta redovisa, ta fram, uppdra, uppmana, återrapportera och återremittera. Har verkställts 1, 9, 10, 32, 44, 80,124,128, ,145,146, 155,156, 157, 159 Tabell 5 Verkställighet av uppdrag Uppdrag Verkställande Har ej Verkställande Återrapporterat pågår verkställts ej aktuellt 143,144,158, 160, 153, 8 1,9,10,32,44, 80,141,142, 145,155,157, Ej återrapport erat 8,124,128, 143,144, 146, 153, 156, 158, 159, 16 uppdrag har verkställts och verkställande av fyra uppdrag pågår. Ett har inte verkställts och anledningen till det uppges vara att det kommer verkställas inom kort. Rörande uppdrag nr 8 har förutsättningarna för uppdraget ändrats varav det inte är aktuellt att verkställa det. 13

105 Vi ser en korrelation mellan verkställda uppdrag och återrapportering till fullmäktige, 11 uppdrag av de som har verkställts har också återrapporterats till fullmäktige. Fyra stycken uppdrag som verkställts har verkställandet inte återrapporterats till fullmäktige. I dessa fall uppges fullmäktige inte begärt någon återrapportering av verkställighet. Rörande uppdrag som håller på att verkställas eller inte ha verkställts har ingen återrapportering gjorts avseende status på verkställandet. I dessa fall har fullmäktige heller inte begärt någon återrapportering. Totalt 16 beslut (medborgarförslag, motioner och uppdrag) håller på att verkställas eller inte har verkställts. Av dessa finns besluten nr 107,120,151,152 och 153 upptagna i Uppdragslistan. Status i verkställandet i övriga 11 beslut finns således inte dokumenterat och heller inte redovisat i någon form till fullmäktige. Totalt 12 beslut (medborgarförslag, motioner och uppdrag) har getts tidsangivelser när det ska återrapporteras till fullmäktige 9. Det är bara beslut nr 44 som inte återrapporterades i enlighet med beslutad tidsram Svar på revisionsfrågor Nedan beskrivs i komprimerad form svaren på revisionsfrågorna och de bedömningar som görs utifrån respektive revisionsfråga. Därefter redogörs för slutsatser och svar på den övergripande revisionsfrågan. Revisionsfråga På vilket sätt säkerställs att kommunfullmäktiges beslut verkställs? Svar Beslut om uppdrag fångas upp och dokumenteras i Uppdragslistan. Remitterade medborgarförslag och motioner fångas också upp och dokumenteras i Ärendebalanslistan. Dokumenten gås igenom med regelbundenhet. Bevakningsfunktionen av ärenden i ärendehanteringssystemet används i olika utsträckning och det finns ingen systematik i användning av funktionen. Vidare används Årshjulet för bevakning av ärenden. Rutiner och systemfunktionen verkar för att vissa uppdrag och beslut besvaras och återrapporteras inom beslutad tid. Granskning av beslut visar att av 99 medborgarförslag har 89 besvarats inom ett år. Av övriga 10 har nio besvarats efter mer än ett år och ett efter mer än två år. Av 43 motioner har 33 besvarats inom ett år. Av övriga 10 har sju besvarats efter mer än ett år och två efter mer än två år. En motion är obesvarad. Rörande uppdrag och fördjupade uppdrag i budget har nio uppdrag verkställts och ytterligare fem kommer att vara verkställda innan årets slut. Fem fördjupade uppdrag har verkställts när granskningens genomförts. Rörande övriga uppdrag har 16 av 21 verkställts. Verkställandet pågår av fyra uppdrag och ett har inte verkställts. Förutsättningarna för att verkställa ett uppdrag har ändrats varav det uppgetts inte vara aktuellt att verkställa det. 9 Beslut nr 1, 8, 9, 10, 32, 44, 80, 126, 145, 153, 154 och

106 Återrapporteras verkställandet av beslut till kommunfullmäktige på ett tillfredsställande sätt? Delvis. Utifrån vad fullmäktige beslutat rörande återrapportering av verkställande har uppdrag och fördjupade uppdrag lämnade i fullmäktiges budget följts upp och återredovisats i Delårsrapport per januari-augusti Redovisning av obesvarade medborgarförslag och motioner har under den granskade perioden redovisats två gånger per år. Samtliga remitterade medborgarförslag har besvarats och återrapporterats till fullmäktige. Av 42 motioner har 41 besvarats av fullmäktige och på så sätt återrapporterats. För de totalt 25 bifallna medborgarförslag och motioner har fullmäktige inte begärt återrapportering av verkställandet. Återrapportering av verkställande till fullmäktige har dock gjorts i ett beslut. Av de 16 uppdrag som verkställts har 11 återrapporterats. För övriga uppdrag, oavsett om det har verkställts eller inte, har ingen återrapportering gjorts. Vem ansvarar för att så sker? I Uppdragslistan anges status i verkställandet av fyra motioner/uppdrag. Status i verkställandet av övriga medborgarförslag/motioner/uppdrag beskrivs inte i något dokument och fullmäktige får heller ingen återrapportering av det. Undantag är de som återkommer för beslut i fullmäktige. Kommundirektören svarar för verkställigheten av kommunstyrelsens beslut, och ansvarar således även för återrapportering av den. Handläggaren ansvarar för tilldelade ärenden och ska tillse att ärenden är avstämda med berörda tjänstemän och kommer upp till kommunstyrelsen. Hur återrapporteras avvikelser från beslut till fullmäktige? Ärendecontroller ansvarar för redovisning av obesvarade medborgarförslag och motioner. Avvikelser från budget, uppdrag och fördjupade uppdrag återrapporteras i delårsrapport per augusti och årsredovisning. För uppdrag och fördjupade uppdrag som inte verkställts per delårsrapport ges en prognos om det har verkställts vid årets slut. Även kommentar ges till verkställandet. Medborgarförslag och motioner som avviker från ettårsgränsen redovisas två gånger per år. Investeringsprojekt vars faktiska kostnad avviker överstiger budget och avvikelsen är väsentlig ska redogörelse lämnas. Om det avvikande projektet överstiger 50 prisbasbelopp lämnas en redogörelse till kommunstyrelsen som sedan återrapporteras till fullmäktige. Har kommunstyrelsen relevanta bevaknings- och uppföljningsrutiner? Uppdragslistan tillgängliggörs för fullmäktiges ledamöter och ersättare men återrapporteras inte till fullmäktige som ett beslutsärende. Avvikelser i verkställandet av vissa medborgarförslag/motioner/uppdrag rapporteras inte till fullmäktige. Delvis. Uppföljning och återrapportering av kommunstyrelsens budget, uppdrag och fördjupade uppdrag bedöms som relevanta. Även redovisning av obesvarade medborgarförslag och motioner bedöms som relevanta. 15

107 Arbetssätt och processer syftar till att bevaka och med regelbundenhet stämma av beslut och uppdragens status. Flertalet dokumenterade rutiner syftar till att fånga upp beslut, som ska upp för nytt beslut eller redovisning av något slag. Dessa bedöms som relevanta. Dock saknas en rutin för uppföljning av verkställande av beslut, som återrapporteras till fullmäktige Vår bedömning Syftet har varit att bedöma om kommunstyrelsen verkställer av fullmäktige fattade beslut och om det finns ändamålsenliga bevaknings- och återrapporteringsrutiner. Granskningen har visat att kommunstyrelsen delvis verkställer fullmäktiges fattade beslut. Fem uppdrag och två fördjupade uppdrag kommer inte att vara verkställda vid årets slut. Av totalt 142 medborgarförslag och motioner har 122 (86 %) besvarats inom ettårsgränsen. Av de totalt 25 bifallna medborgarförslag och motioner har 13 verkställts (52 %). Rörande uppdrag som inte lämnats i kommunens budget har 16 (76 %) verkställts. Kommunstyrelsen har uppgett anledningar till varför verkställande av beslut pågår alternativt varför beslutet inte har verkställts. Samtidigt har svar getts varför verkställandet av vissa beslut inte har återrapporterats. Såväl arbetssätt och rutiner syftar till bevakning och att fånga upp fullmäktigebeslut. Arbetssätten bedöms som tillfredsställande eftersom det finns en regelbundenhet i avstämningarna. Bedömningen är att det finns rutiner för att minska sårbarhet samt minimera att beslut faller mellan stolarna. Fullmäktige får i delårsrapport och årsredovisning redovisning av verkställandet av uppdrag som lämnats i budget. Därtill redovisas obesvarade medborgarförslag och motioner två gånger per år. Även om Uppdragslistan gjorts tillgänglig får fullmäktige i formell mening ingen löpande återrapportering av verkställande av beslut. Återrapportering görs dock när uppdrag återkommer för beslut. Kommunstyrelsen bör, i enlighet med arbetsordningens 36, bereda fram ett ärende till kommunfullmäktige som definierar formerna för nämndernas återrapportering av verkställandet av uppdrag som fullmäktige lämnat. Vidare bör begreppet verkställighet definieras, så att det är definierat när ett beslut som föranleder en åtgärd ska anses vara verkställt. 10. Totalt 12 beslut har getts tidsangivelser när beslutet ska återrapporteras till fullmäktige. 11 Vår rekommendation är att kommunstyrelsen, i sin beredning inför fullmäktige, i görligaste mån specificerar datum när beslut ska vara verkställda och när återrapportering ska ske. Enligt oss ger tydligt formulerade beslut om när ett beslut ska vara verkställt och återrapporterat bättre förutsättningar för ansvarsutkrävande och uppföljning. För att effektivisera ärendehandläggningen bör standardiserade beslutsmeningar tas fram. I upphandling av nytt ärendehanteringssystem bör funktioner såsom bevakning, uppföljning, färdigformulerade beslutsmeningar beaktas i bedömning av systemets kapacitet. Detta för ytterligare skapa en ärendeprocess som är rättssäker, ändamålsenlig och effektiv. Utifrån granskningsresultatet rekommenderar vi kommunstyrelsen att: 10 Medborgarförslag och motioner är typexempel där begreppet verkställighet kan tolkas olika. Ska ett medborgarförslag eller en motion anses vara verkställt när nämnden eller fullmäktige beslutat om ett svar? Eller ska ett bifallet medborgarförslag eller en bifallen motion anses vara verkställt när åtgärderna, som fullmäktige beslutat, genomförts. 11 Siffran ökar om ettårsgränsen beaktas i och med att den indirekt anger en tidsangivelse. 16

108 Bered fram ett ärende för beslut i fullmäktige som definierar omfattning och formerna för nämndernas återrapportering av verkställande av de uppdrag som fullmäktige lämnat. Givet att ärende bereds fram, se till att erforderliga justeringar görs i kommunstyrelsens och i övriga nämnders reglementen. Definiera begreppet verkställighet. Ta fram standardiserade beslutstexter för formulering av uppdrag, tidsangivelse för återapportering av uppdrag och återrapportering av verkställighet. Västervik 3 november 2017 Andreas Halvarsson Verksamhetsrevisor Anders Hellqvist Verksamhetsrevisor 17

109 Bilaga 1: Källförteckning Arbetsordning för Västerviks kommunfullmäktige. Västerviks kommun Budget 2017, ekonomisk planering visioner, prioriteringar och resurser Checklista till KS Delårsrapport för kommunstyrelsen januari augusti 2017 Detaljbudget/verksamhetsplan 2017 för kommunstyrelsen Handläggning av ärenden till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige rutiner och ansvar Investeringspolicy med riktlinjer för investeringsverksamheten Kommunens delårsrapport januari augusti 2017 Reglemente för kommunstyrelsen Rutiner för utskick till KS Uppdragslistan Årshjul 2017 ärenden kommunstyrelsen och fullmäktige Ärendebalanslistan Kommunfullmäktiges protokoll 22 maj december april november mars oktober februari september december juni och 2 juli november april oktober mars september februari juni maj april mars januari december november oktober september juni maj april mars februari januari 2014 Kommunstyrelsens 65 stycken protokoll under perioden

110 Bilaga 1: Sammanställning av granskade beslut I nedanstående bilaga används följande färgmarkeringar för att visa typer av beslut Beslut som benämns uppdrag har blåmarkerats. Medborgarförslag och motioner som inte bifallits och hanterats utan anmärkning har grönmarkerats. Bifallna medborgarförslag och motioner har markerats med khaki-grön-färg. Medborgarförslag och motioner som inte besvarats inom ett år har rödmarkerats. Nr Ärende Dnr Kommunfullmäktige s beslut 1 5 Redovisning av granskningsrapporter 2014/ rapporten remitteras till Kommunstyrelsen för yttrande senast 15 maj Aktivitet efter beslut Kommunstyrelsen beslutade att godkänna kommunstyrelsens förvaltnings förslag till yttrande över kommunrevisionens granskning av samhällsbyggnadsenheten. Protokollförd återrapportering till KF Ja. Fullmäktige beslutade att godkänna kommunstyrelsens förvaltnings förslag till yttrande över kommunrevisionens granskning av samhällsbyggnadsenheten. Kommentar Verkställt, återrapporterat 2 7 Motion om att möjliggöra ökad upphandling av närproducerade livsmedel 2014/ remittera motionen till kommunstyrelsen för beredning. Kommunstyrelsen beslutade att föreslå kommunfullmäktige att med redogörelsen i kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 9 juni 2014 förklara motionen om att möjliggöra ökad upphandling av närproducerade livsmedel besvarad. Ja. Fullmäktiges beslutade att anse motionen besvarad. Ingen anmärkning 3 8 Motion om cykelpumpstation i centrum 2014/ remittera motionen till kommunstyrelsen för beredning. Kommunstyrelsen beslutade att föreslå kommunfullmäktige att besvara motionen med vad som anförts ovan och att motionen därmed är bifallen. Ja. Fullmäktige beslutade att bifalla kommunstyrelsens förslag. Verkställt, men ej återrapporterat. 4 9 Motion om att skapa en ateljé med rullande utställningar på vårt landmärke nya vattentornet 2014/ remittera motionen till kommunstyrelsen för beredning. Enligt uppgift har motionen verkställts. Kommunstyrelsen beslutade att föreslå kommunfullmäktige att avslå motionen om att skapa en ateljé med rullande utställningar på nya vattentornet. Nej. Fullmäktige har inte begärt återrapportering av verkställandet. Ja. Fullmäktige beslutade att avslå motionen. Ingen anmärkning 1

111 Nr Ärende Dnr Kommunfullmäktige s beslut 5 10 Motion om att skapa 2014/ remittera motionen till utrymme till bättre 97- kommunstyrelsen för trafikföring 109 beredning. utmed Albert Tengersväg mellan Allén och Folkparksvägen Aktivitet efter beslut Kommunstyrelsen beslutade att föreslå kommunfullmäktige avslå motionen om att skapa utrymme till bättre trafikföring utmed Albert Tengersväg mellan Allén och Folkparksägen. Protokollförd återrapportering till KF Ja. Fullmäktige beslutade att avslå motionen Kommentar Ingen anmärkning 6 11 Motion om förbud mot kött från religiöst slakt och implementering av kontroll av detta 2014/ remittera motionen till kommunstyrelsen för beredning. Kommunstyrelsen beslutade i enlighet med Kommunstyrelsens förvaltnings förslag. Ja. Fullmäktiges beslutade den att avslå motionen. Ingen anmärkning 7 12 Motion om vikten av att kommuner måste ha möjlighet att lägga veto mot oljeoch gasutvinning 2014/ remittera motionen till kommunstyrelsen för beredning. Kommunstyrelsen beslutade med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse att avslå motionen om vikten av att kommuner måste ha möjlighet att lägga veto mot olje- och gasutvinning. Ja. Fullmäktige beslutade att avslå motionen. Ingen anmärkning 8 15 Höjning av hemsändningsbidrage t från 1 januari Inrättande av tillfällig beredning för arvodes- och partistödsfrågor m.m 2013/ / /3) samt att uppdra åt kommunstyrelsens förvaltning att inför arbetet med budget 2015 utreda kostnaden för att ta bort gränsen på 2 km. (4/4) att beredningens förslag till beslut avlämnas i tid så att fullmäktige kan besluta senast vid junisammanträdet Enligt uppgifter har förutsättningarna ändrats. Istället för varje kommun beslutar om en gräns gör nu regionförbundet det. Samma regler gäller för hela regionen. Därför blev frågan om att utreda kostnaden för att ta bort gränsen inte länge aktuell. Kommunfullmäktige beslutade att (2/2) uppdra åt kommunstyrelsens förvaltning att återkomma med förslag till kommunalt arvode för vigselförrättare. Nej. Fullmäktige begärde ingen återrapportering. Ja. Fullmäktige beslutade att anta bestämmelser för ersättning till borgerliga vigselförrättare att gälla från 1 maj Ej aktuellt att verkställa uppdraget, ej återrapporterat Verkställt, återrapporterat Inrättande av tillfällig beredning för landsbygdsfrågor 2014/ (1/4) att inrätta en tillfällig landsbygdsberedning under 2014 med syfte att ta fram ovan beskrivna landsbygdsprogram Kommunfullmäktige valde ledamöter Ja. Verkställt, återrapporterat 2

112 Nr Ärende Dnr Kommunfullmäktige s beslut Medborgarförslag om 2013/ Bifalla presidiets sammanbindning av 574- förslag om att befintliga 109 överlämna förslaget cykelbanor för ökad till kommunstyrelsen trafiksäkerhet för beslut och besvarande Medborgarförslag om att flytta staket vid Lysingsbadet för ökad framkomlighet Medborgarförslag om att utveckla ett nytt handelsområde i gamla Järnetområdet 2013/ / Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen och Västerviks Resort AB för beslut och besvarande. Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande. Aktivitet efter beslut Kommunstyrelsen beslutade i enlighet med kommunstyrelsens förvaltnings förslag att förklara medborgarförslaget besvarat. Kommunstyrelsen beslutade i enlighet med kommunstyrelsens förvaltnings förslag till beslut att medborgarförslaget anses besvarad. Kommunstyrelsen beslutade att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteskrivelse 19 juni 2014 förklara medborgarförslaget om att skapa ett handelsområde vid gamla Järnet i Västervik besvarat. Protokollförd återrapportering till KF Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige godkände anmälningen. Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige godkände anmälningen. Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige godkände anmälningen. Kommentar Ingen anmärkning Ingen anmärkning Ingen anmärkning Medborgarförslag angående att införa en städdag i Västerviks centrum Medborgarförslag att skapa en multihall Medborgarförslag angående en träbro för cyklister och fotgängare 2014/ / / Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande. Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande. Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande. Kommunstyrelsens beslutade att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 1 september 2014 förklara medborgarförslaget besvarat. Kommunstyrelsens beslutade att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 17 september 2014 förklara medborgarförslag besvarat. Kommunstyrelsen beslutade den att med hänvisning till ovanstående redogörelse förklara medborgarförslaget om en träbro för cyklister och fotgängare besvarat. Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige godkände anmälningen. Ja. Kommunstyrelsens svar , 335 anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige godkände anmälningen. Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige godkände anmälningen. Ingen anmärkning Ingen anmärkning Ingen anmärkning

113 Nr Ärende Dnr Kommunfullmäktige s beslut Motion om 2014/ remittera motionen till kollektivavtal inom 155- kommunstyrelsen för kommunens färdtjänst 109 beredning Aktivitet efter beslut Med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse beslutade kommunstyrelsen att förklara motionen om kollektivavtal inom kommunens färdtjänst besvarad. Protokollförd återrapportering till KF Ja. Fullmäktige beslutade att förklara motionen besvarad. Kommentar Ingen anmärkning Motion om I Västervik skiter vi inte i Östersjön 2014/ remittera motionen till kommunstyrelsen för beredning. Kommunstyrelsen beslutade med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse att besvara motionen om I Västervik skiter vi inte i Östersjön samt att kommunfullmäktige genomför en information om ärendet i motionen. Ja. Fullmäktige beslutade att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 22 augusti 2014 förklara motionen besvarad. Ingen anmärkning Svar på motion om rätt till full sysselsättningsgrad med möjlighet till deltid Medborgarförslag om att samtliga medarbetare i Västerviks kommun, inklusive arbetstagare inom Daglig verksamhet, erbjuds tillgång till fritt bad i kommunens simhall 2011/ / Fullmäktige beslutade att -att uppdra åt kommunstyrelsen att tillsätta en projektgrupp med uppdrag att tillsammans med de fackliga organisationerna ta fram ett förslag till hur medarbetare i Västerviks kommun ska få rätt till heltid med möjlighet till deltid -att därmed förklara motionen som besvarad. Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen i samverkan med socialnämnden för beslut och besvarande. Enligt uppgift har en projektgrupp tillsatts och jobbar med frågan. Kommunstyrelsen beslutade att med socialnämndens yttrande , 106 över medborgarförslaget om att samtliga medarbetare i Västerviks kommun erbjuds fria bad förklara medborgarförslaget besvarad. Nej. Fullmäktige begärde ingen återrapportering. Ja. Kommunstyrelsens anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige godkände anmälningen. Bedömts som bifallen motion. Verkställande pågår, ej återrapporterats Ingen anmärkning 4

114 Nr Ärende Dnr Kommunfullmäktige s beslut Medborgarförslag om 2014/ Bifalla presidiets att gator eller andra 109- förslag om att allmänna platser 109 överlämna förslaget uppkallas efter till kommunstyrelsen hedersmedborgarna för beslut och Hansi Schwartz och besvarande. Alice Babs Aktivitet efter beslut Kommunstyrelsens beslutade att med motiveringen ovan anse medborgarförslaget om att gator eller andra allmänna platser uppkallas efter hedersmedborgarna Hansi Schwartz och Alice Babs besvarat. Protokollförd återrapportering till KF Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige godkände anmälningen. Kommentar Ingen anmärkning Medborgarförslag om namnbyte på några gator och parker 2014/ Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande. Kommunstyrelsen beslutade att med motiveringen ovan anse medborgarförslaget om namnbyte av några gator och parker besvarat med tillägget att även idén om walk of fame ska beaktas. Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige godkände anmälningen. Ingen anmärkning Medborgarförslag om att använda ishallen till mera än isaktiviteter samt att förbättra städning i ishallen Medborgarförslag om Brovaktarstugan Medborgarförslag om att utöka dvs bredda övergångsstället i korsningen Storgatan/Brunnsgata n 2014/ / / Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Kommunstyrelsens beslutade att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 17 september 2014 förklara medborgarförslaget besvarat. Kommunstyrelsens beslutade att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 27 augusti 2014 förklara medborgarförslaget besvarat. Kommunstyrelsen beslutade med ovanstående redogörelse förklara medborgarförslaget om utökning dvs att bredda övergångsställe i korsningen Brunnsgatan/Storgatan besvarad. Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige godkände anmälningen. Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige godkände anmälningen. Ja, kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige godkände anmälningen. Ingen anmärkning Ingen anmärkning Ingen anmärkning

115 Nr Ärende Dnr Kommunfullmäktige s beslut Motion om att ta bort bommen på tippen 2014/ remittera motionen till kommunstyrelsen för beredning. Aktivitet efter beslut Västervik Miljö & Energi AB har , 62 lämnat ett yttrande över motionen. Kommunstyrelsen beslutade Ks 345 att bifalla kommunstyrelsens förvaltnings förslag angående motionen om ta bort bommarna på Målserum. Protokollförd återrapportering till KF Fullmäktige beslutade att med hänvisning till redogörelsen i Västervik Miljö & Energi AB:s yttrande förklara motionen om att ta bort bommarna på Målserum avslagen. Kommentar Ingen anmärkning Medborgarförslag om att det iordningställs en cykel/gångväg till skola/dagis i Gertrudsvik 2014/ Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Kommunstyrelsen beslutade att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteskrivelse 5 juni 2014 förklara medborgarförslaget om cykel- /gångväg till skola/dagis i Gertrudsvik besvarad. Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige godkände anmälningen. Ingen anmärkning Medborgarförslag om att asfaltera befintlig skogsväg mellan Tjustgården och Djurkyrkogården 2014/ Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Kommunstyrelsen beslutade att medborgarförslaget tas med i prioriteringsarbetet för gångoch cykelvägar. Enligt uppgift finns medborgarförslaget med på listan men är inte prioriterat. Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige godkände anmälningen. Återredovisning av aktivitet efter beslut har inte gjorts fullmäktige. Medborgarförslag et har bedömts som bifallen. Verkställt, ej återrapporterat Medborgarförslag om konsthall Medborgarförslag om Stenhamraparkeringe n 2014/ / Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Kommunstyrelsen beslutade att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 27 augusti 2014 förklara medborgarförslaget besvarat. Kommunstyrelsen beslutade att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteskrivelse 5 juni 2014 förklara medborgarförslaget om redovisning av hur parkeringsproblemen ska lösas vid exploatering av Stenhamraparkeringen besvarat. Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige godkände anmälningen. Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige godkände anmälningen. Ingen anmärkning Ingen anmärkning 6

116 Nr Ärende Dnr Kommunfullmäktige s beslut Medborgarförslag om Brovaktarstugan 2014/ Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Aktivitet efter beslut Kommunstyrelsen beslutade att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 19 september 2014 förklara medborgarförslaget besvarad. Protokollförd återrapportering till KF Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige godkände anmälningen. Kommentar Ingen anmärkning Redovisning av granskningsrapport gällande Uppföljning av tre tidigare granskningar - styrning och uppföljning av ekonomi, investeringsverksamh et och styrning och ledning 2014/ remittera rapporten till kommunstyrelsens för yttrande till kommunfullmäktige senast den 15 september Kommunstyrelsen beslutade att föreslå kommunfullmäktige godkänna redovisat yttrande över granskningsrapport Uppföljning av tre tidigare genomförda granskningar. Kommunfullmäktige beslutade godkänna yttrandet. Verkställt, återrapporterat Motion om förtroenderåd 2014/ Remittera motionen till kommunstyrelsen för beredning. Fullmäktige beslutade att ärendet tas upp för beslut vid ett senare kommunfullmäktige. På sammanträdet beslutade fullmäktige att avslå motionen om förtroenderåd i Västerviks kommun. Motionen besvarades efter mer än ett år Motion om ungas psykiska hälsa är ingen småsak 2014/ Remittera motionen till kommunstyrelsen för beredning. Barn- och utbildningsnämnden beslutade om förslag till yttrande. Barn- och utbildningsförvaltningen lämnar i skrivelse 19 augusti 2016 ett kompletterande tillägg och en nulägesbeskrivning i ärendet. Fullmäktige beslutade att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 13 september 2016 förklara motionen om ungas psykiska hälsa är ingen småsak som besvarad Motionen besvarades efter mer än två år. Kommunstyrelsens förvaltning har i skrivelse 13 september 2016 angett att de inte har något ytterligare att tillföra ärendet. 7

117 Nr Ärende Dnr Kommunfullmäktige s beslut Motion om Barnahus i 4 Västervik 2014/ Remittera motionen till kommunstyrelsen för beredning. Aktivitet efter beslut Kommunstyrelsen behandlade motionen och beslutade att bifalla kommunstyrelsens förvaltnings förslag. Protokollförd återrapportering till KF Ja, socialnämndens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige godkände anmälningen. Kommentar Bedömts som bifallen motion. Verkställt och återrapporterat Fullmäktige beslutade att uppdra åt socialnämnden att inleda arbetet med att utreda om förutsättningar finns för en samverkan med kommunerna i norra länsdelen om att inrätta ett Barnahus. Därmed förklara motionen om Barnahus i Västervik besvarad Motion om information till ledamöter i styrelse och nämnd 2014/ Remittera motionen till kommunstyrelsen för beredning. Kommunstyrelsen beslutade att med redogörelsen om åtgärder i kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 2 oktober 2014 förklara motionen om information till ledamöter i styrelse och nämnd besvarad. Fullmäktige beslutade att med redogörelsen om åtgärder i kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 2 oktober 2014 förklara motionen om information till ledamöter i styrelse och nämnd besvarad. Ingen arnmärkning Medborgarförslag om farthinder Norra vägen (mellaninfarten Laxgatan och ut i rondellen i Gertrudsvik) Medborgarförslag om medel till extrapersonal när två högstadieskolor (Gamleby och Överum) slås ihop 2014/ / Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen i samverkan med barnoch utbildningsnämnden för beslut och besvarande. Kommunstyrelsen beslutade att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 11 augusti 2014 förklara medborgarförslaget besvarad. Barn- och utbildningsnämnden har beslutat att godkänna kontorets förslag till svar gällande medborgarförslaget, samt att föreslå att även kommunstyrelsen godkänner förslaget. Kommunstyrelsens beslutade att godkänna barn- och utbildningskontorets skrivelse 17 september 2014 som svar på medborgarförslaget om medel till extrapersonal när högstadieskolorna i Gamleby och Överum slås ihop. Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige godkände anmälningen. Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige godkände anmälningen Ingen arnmärkning Ingen arnmärkning 8

118 Nr Ärende Dnr Kommunfullmäktige s beslut Medborgarförslag om att det görs en utvärdering av kollektivtrafiken i Västerviks tätort 2014/ Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Aktivitet efter beslut Kommunstyrelsen beslutade att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 6 februari 2017 anse medborgarförslag om utvärdering av kollektivtrafiken i Västerviks tätort som besvarad. Protokollförd återrapportering till KF Kommunstyrelsens beslut anmäldes under punkten anmälningarna. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Kommentar Medborgarförslag et besvarades efter mer än två år Medborgarförslag om gratis besök på återvinningsstationer för föreningar Medborgarförslag om förbud gällande tungtrafik över 3,5 ton mellan Traktorvägen och Jennyvägen 2014/ / Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen i samarbete med Västerviks Miljö- och Energi AB för beslut och besvarande. Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Kommunstyrelsen beslutade att med den nya redogörelsen förklara medborgarförslaget om gratis besök på återvinningsstationer för föreningar besvarad. Kommunstyrelsen beslutade att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 11 augusti 2014 förklara medborgarförslaget besvarad. Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige godkände anmälningen. Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige godkände anmälningen. Ingen anmärkning Ingen anmärkning Medborgarförslag om Tillväxt Västervik 2014/ Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Fullmäktiges beslutade att godkänna kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 30 oktober 2015 som svar på motionen om Fortsatt tillväxt är avgörande för kommunen innebärande att motionärens förslag beaktas i uppdraget om framtagande av ny näringslivsstrategi för Västerviks kommun. Ja, kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Medborgarförslaget besvarades efter mer än ett år Medborgarförslag om lokaluthyrningar som ligger under Bostadsbolagets ansvar 2014/ Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Kommunstyrelsen beslutade att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings svar förklara medborgarförslaget besvarad. Ja, kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Medborgarförslaget besvarades efter mer än ett år

119 Nr Ärende Dnr Kommunfullmäktige s beslut Granskningsrapport gällande Ändamålsenligheten av Västervik Miljö & Energi AB:s verksamhet 2014/ att remittera rapporten till kommunstyrelsen för yttrande till kommunfullmäktige senast den 31 oktober Aktivitet efter beslut Kommunstyrelsen beslutade att anta kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 24 oktober 2014 som sitt yttrande på revisionsrapporten Ändamålsenligheten av Västervik Miljö & Energi AB:s verksamhet, samt att överlämna yttrandet till kommunfullmäktige. Protokollförd återrapportering till KF Kommunfullmäktige beslutade att godkänna rapporten och lägga den till handlingarna. Kommentar Verkställt, ej rapporterat inom beslutad tidsram Motion kring gemensam budget för kommunen och de kommunala bolagen 2014/ att remittera motionen till kommunstyrelsen för beredning Kommunstyrelsen beslutade att föreslå kommunfullmäktige besluta att besvara motionen med vad som anförts och att motionen är med bifallen. Ja, fullmäktige beslutade att -preliminära avkastningskrav, självfinansieringsgrad samt investeringsobjekt för bolagen läggs till i kommunens budgetdokument, -därmed förklara motionen om gemensam budget för kommunen och de kommunala bolagen bifallen. Verkställd och återrapporterad Motion angående grönyteskötsel 2014/ att remittera motionen till kommunstyrelsen för beredning Kommunstyrelsen beslutade att med hänvisning till redovisningen i kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 26 september 2016 om påbörjat arbete vad gäller grönyteskötsel anses intentionen i motionen tillgodosedd, samt att motionen därmed anses besvarad. Fullmäktige beslutade att med hänvisning till redovisningen i kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 26 september 2016 om påbörjat arbete vad gäller grönyteskötsel anses intentionen i motionen tillgodosedd, samt att motionen därmed anses besvarad. Motionen besvarades efter mer än två år Medborgarförslag om återupprättande av informationsrastplats vid Hermanstorp 2014/ Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Kommunstyrelsen beslutade att med redogörelsen i kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 4 december 2014 förklara medborgarförslaget om ett återupprättande av informationsrastplats vid Hermanstorp besvarad. Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige godkände anmälningen. Ingen anmärkning 10

120 Nr Ärende Dnr Kommunfullmäktige s beslut Medborgarförslag om ökad tillgänglighet för båtgäster i småbåtshamnen 2014/ Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Aktivitet efter beslut Kommunstyrelsen beslutade att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 18 september 2015 förklara medborgarförslaget om ökad tillgänglighet för båtgäster i småbåtshamnen besvarad. Protokollförd återrapportering till KF Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Kommentar Ingen anmärkning Medborgarförslag om cykeltrafik på Hamngatan 2014/ Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Kommunstyrelsen beslutade att lämna kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 17 december 2014 som svar på medborgarförslaget om cykeltrafik på Hamngatan. Ja. Kommunstyrelsens beslut anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige godkände anmälningen. Ingen anmärkning Medborgarförslag om hastighetsbegränsnin g till 30 km/h i Västralundsområdet 2014/ Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Kommunstyrelsens svar , 414 att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 31 oktober 2014 förklara medborgarförslaget om hastighetsbegränsning till 30 km/h i Västralundsområdet, Västervik besvarad. Ja, kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige godkände anmälningen. Ingen anmärkning Medborgarförslag om Brovaktarstugan på Slottsholmen 2014/ Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Kommunstyrelsens svar att med motivering förklara medborgarförslaget om flytt av Brovaktarstugan besvarad. Ja, kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige godkände anmälningen. Ingen anmärkning 11

121 Nr Ärende Dnr Kommunfullmäktige s beslut Medborgarförslag om en årskalender med mångkulturell prägel 2014/ Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Aktivitet efter beslut Kommunstyrelsen beslutade att med hänvisning till ovanstående redovisning förklara medborgarförslaget om en årskalender med mångkulturell prägel som besvarat och tacka förslagsställaren för visat intresse samt att ge kommunstyrelsens förvaltning i uppdrag att göra en analys av nytta och kostnad för en årskalender. Protokollförd återrapportering till KF Ja, kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Kommentar Medborgarförslag et tog mer än ett år att besvara. Kommunstyrelsen beslutade att bifalla kommunstyrelsens förvaltnings förslag att med hänvisning till redogörelsen i kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 20 oktober 2016 anse uppdraget om analys och kostnad för en årskalender med mångkulturell prägel som besvarat Medborgarförslag om rubricering i väderlekstjänsten Medborgarförslag om att anordna Park & Ride i Västervik 2014/ / Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Kommunstyrelsens förvaltning föreslår i skrivelse att kommunfullmäktige ska upphäva beslut om medborgarförslag eftersom förslagsställaren inte är folkbokförd i Västerviks kommun Kommunstyrelsen beslutade att med redogörelsen i kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 28 januari 2015 förklara medborgarförslaget besvarat med ändringen i svaret att meningen Västerviks stad har ingen brist på parkeringsplatser ens under högsäsong. stryks. Ja, fullmäktige beslutade att upphäva beslutet om medborgarförslaget ( och 163) eftersom villkoren för att lämna medborgarförslag inte var uppfyllda. Ja. Kommunstyrelsens beslut anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige godkände anmälningen. Att med godkännande lägga anmälningarna till handlingarna Ingen anmärkning Ingen anmärkning Medborgarförslag om toaletter i naturhamnar 2014/ Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Kommunstyrelsen beslutade att med redogörelsen ovan samt med beslutat tillägg nedan förklara medborgarförslaget om toaletter i naturhamnar besvarad. Ja. Kommunstyrelsens beslut svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Ingen anmärkning 12

122 Nr Ärende Dnr Kommunfullmäktige s beslut Medborgarförslag om 2014/ Bifalla presidiets ändrad sträckning för 500- förslag om att planerad cykel- och 109 överlämna förslaget gångbana till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Aktivitet efter beslut Kommunstyrelsens svar att -lämna kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 13 januari 2015 som svar på medborgarförslaget om ändrad sträckning för planerad gång och cykelbana, - uppdra åt kommunstyrelsens förvaltning att i svaret redovisa hur medborgarförslaget kommer att hanteras i förhållande eller förhåller sig till den redan antagna planen att anlägga två cykelbanor mellan handelsområdet Ljungheden och Skogshaga/Långrevet. Protokollförd återrapportering till KF Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige godkände anmälningen. Kommentar Verkställt, ej återrapporterat Medborgarförslag om gamla varmbadhuset i Västervik 2014/ Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Enligt uppgift verkställdes uppdraget genom att kompletterande information skickades till förslagsställaren Kommunstyrelsen beslutade att med hänvisning till redogörelsen i kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 9 mars 2015 förklara medborgarförslaget om gamla varmbadhuset i Västervik besvarad. Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige godkände anmälningen. Ingen anmärkning Motion om fortsatt tillväxt 2014/ remittera motionen till kommunstyrelsen för beredning Kommunstyrelsen beslutade att godkänna kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 30 oktober 2015 som svar på motionen om Fortsatt tillväxt är avgörande för kommunen innebärande att motionärens förslag beaktas i uppdraget om framtagande av ny näringslivsstrategi för Västerviks kommun. Kommunfullmäktige beslutar att godkänna kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 30 oktober 2015 som svar på motionen om Fortsatt tillväxt är avgörande för kommunen innebärande att motionärens förslag beaktas i uppdraget om framtagande av ny näringslivsstrategi för Västerviks kommun. Motionen besvarades efter mer än ett år 13

123 Nr Ärende Dnr Kommunfullmäktige s beslut Medborgarförslag om 2014/ Bifalla presidiets att istället för isbana 522- förslag om att på Spötorget 109 överlämna förslaget spola till kommunstyrelsen speedwaybanan för beslut och besvarande Aktivitet efter beslut Kommunstyrelsen beslutade att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 15 april 2015 förklara medborgarförslaget om att istället för isbana på Spötorget spola speedwaybanan besvarad. Protokollförd återrapportering till KF Ja. Kommunstyrelsens beslut anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige godkände anmälningen. Kommentar Ingen anmärkning Medborgarförslag om att flytta busshållplats för linje 10 tillbaka till sin tidigare placering 2014/ Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Kommunstyrelsens svar , 253 att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 8 juni 2016 avslå rubricerat medborgarförslag. Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Motionen besvarades efter mer än ett år Medborgarförslag om att låta kommunens flyktingar aktiveras genom att delta i undervisning i skolan på olika stadier 2014/ Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Kommunstyrelsen beslutade att med redogörelsen i kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 25 mars 2015 förklara medborgarförslaget om aktiviteter för kommunens flyktingar besvarad. Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige godkände anmälningen. Ingen anmärkning Medborgarförslag om cykelväg på Hamngatan 2014/ Bifalla presidiets förslag till beslut att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande. Kommunstyrelsens förvaltning föreslog kommunstyrelsen besluta att lämna kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 9 februari 2015 som svar på medborgarförslaget om cykeltrafik på Hamngatan. Kommunstyrelsen beslutade att bifalla förvaltningens förslag. Ja. Kommunstyrelsens svar återrapporterades under punkten anmälningar till Fullmäktige beslutade att med godkännande lägga anmälningen till handlingarna. Ingen anmärkning

124 Nr Ärende Dnr Kommunfullmäktige s beslut Motion kring 2014/ remittera motionen till kommunal 608- kommunstyrelsen för utsmyckning 109 beredning Motion kring konstnärlig utsmyckning av kommunens byggnader 2015/ att remittera motionen till kommunstyrelsen för beredning Aktivitet efter beslut Kommunstyrelsen beslutade att -ge kommunstyrelsens förvaltning i uppdrag att genomföra planerad inventering samt att ge kulturenheten i uppdrag att undersöka möjligheterna att ta fram ett häfte med tillhörande karta som presenterar den offentliga konsten i Västerviks kommun. -föreslå kommunfullmäktige att med redovisat uppdrag förklara motionen om kommunal utsmyckning besvarad. Kommunstyrelsen beslutade att med hänvisning till redogörelsen i kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 14 oktober 2016 förklara motionen om konstnärlig utsmyckning av kommunala byggnader besvarad. Protokollförd återrapportering till KF Fullmäktige beslutade att med redovisat uppdrag förklara motionen om kommunal utsmyckning besvarad. Fullmäktige beslutade att med hänvisning till redogörelsen i kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 14 oktober 2016 förklara motionen om konstnärlig utsmyckning av kommunala byggnader besvarad. Kommentar Ingen anmärkning Motionen besvarades efter mer än ett år Medborgarförslag om tömningsställe för husbilar 2014/ Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Kommunstyrelsen beslutade att återremittera medborgarförslaget till kommunstyrelsens förvaltning för att utreda möjligheten att anlägga ett tömningsställe för latrin och gråvatten i för husbilar i Västervik Kommunstyrelsen beslutade att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 9 juni 2016 förklara medborgarförslaget om tömningsställe för husbilar besvarad. Ja. Kommunstyrelsens beslut anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige lade anmälningarna till handlingarna. Fullmäktige beslutade att lägga kommunstyrelsens svar till handlingarna. Ingen anmärkning Medborgarförslag om ändrad logistik för trafikskjuts vid Piperskärrs låg- och mellanstadieskola, Näktergalen 2014/ Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Kommunstyrelsen beslutade att lämna ovanstående som svar på medborgarförslaget om ändrad logistik för trafikskjuts vid Näktergalens skola. Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige godkände anmälningen. Ingen anmärkning 15

125 Nr Ärende Dnr Kommunfullmäktige s beslut Medborgarförslag om belysning på friidrottsbanorna vid Västerviks Gymnasium 2015/ Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Aktivitet efter beslut Kommunstyrelsens svar att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 15 april 2015 förklara medborgarförslaget om belysning på friidrottsbanorna vid Västerviks Gymnasium besvarat, samt att uppdra åt kommunstyrelsens förvaltning att inför kommande budgetarbete ta fram ett kostnadsförslag för den föreslagna belysningen. Protokollförd återrapportering till KF Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige godkände anmälningen. Kommentar Ej verkställt, ej återrapporterat Enligt uppgift har uppdraget inte verkställts. Fullmäktige har inte fått någon återredovisning om att uppdraget inte har verkställts Medborgarförslag om marknadsföring utmed E / Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Kommunstyrelsen beslutade att bifalla kommunstyrelsens förvaltnings förslag att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse den 15 september 2016 förklara medborgarförslaget besvarat. Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige godkände anmälningen. Medborgarförslaget besvarades inte inom ett år Medborgarförslag om namnskyltar på skolor 2015/ Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Kommunstyrelsen beslutade att uppdra åt kommunstyrelsens förvaltning att inför kommande budgetarbete ta fram ett kostnadsförslag för den föreslagna belysningen. Enligt uppgift har 2 mnkr avsatts i budget 2017 för skyltning. Arbete uppges pågå. Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Enligt uppgift kommer återrapportering till fullmäktige att ske i samband med årsredovisning för Verkställande pågår, återrapportering kommer att ske Medborgarförslag om renovering av stenmurar 2015/ Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Kommunstyrelsen beslutade att förklara medborgarförslaget om renovering av stenmurar som besvarad. Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Ingen anmärkning 16

126 Nr Ärende Dnr Kommunfullmäktige s beslut Medborgarförslag om 7 Olof Palmes park Medborgarförslag om vinterbelysning Medborgarförslag om övergångsställen för änder Medborgarförslag om lekplats/samlingsplats Piperskärr Medborgarförslag om matlagning på Edshöjden för äldreboende och skolluncher 2015/ / / / / Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Aktivitet efter beslut Kommunstyrelsen beslutade att förklara medborgarförslaget om att fullfölja beslut om att rusta upp Olof Palmes park i centrala Västervik för besvarad. Kommunstyrelsen beslutade att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 31 augusti 2016 förklara medborgarförslaget besvarad. Kommunstyrelsen beslutade att lämna kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 22 april 2015 som svar på medborgarförslaget om övergångsställe för änder. Kommunstyrelsen beslutade att med ovanstående motivering anse medborgarförslaget om lekplats/samlingsplats i Piperskärr för besvarad. Kommunstyrelsens beslutade att med ovanstående redovisning förklara medborgarförslaget om matlagning på Edshöjden för besvarad Protokollförd återrapportering till KF Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige godkände anmälningen. Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige beslutade att lägga anmälningarna till handlingarna. Kommentar Medborgarförslaget besvarades efter mer än ett år Medborgarförslaget besvarades efter mer än ett år Ingen anmärkning Medborgarförslaget besvarades efter mer än ett år Medborgarförslaget besvarades efter mer än ett år 17

127 Nr Ärende Dnr Kommunfullmäktige s beslut Motion gällande handikappanpassning och eliminering av riskfaktorer på Ellen Keyskolan i Västervik 2015/ Remittera motionen till kommunstyrelsen för beredning Aktivitet efter beslut Barn- och utbildningsnämnden har , 82 lämnat förslag till yttrande. Yttrandet har tagits fram i samråd med TjustFastigheter AB. Kommunstyrelsen beslutade att föreslå kommunfullmäktige att med hänvisning till barn- och utbildningsnämndens yttrande , 82 förklara motionen om handikappanpassning och eliminering av riskfaktorer på Ellen Keyskolan i Västervik besvarad. Protokollförd återrapportering till KF Fullmäktige beslutade att med hänvisning till barn- och utbildningsnämndens yttrande , 82 förklara motionen om handikappanpassning och eliminering av riskfaktorer på Ellen Keyskolan i Västervik besvarad. Kommentar Ingen anmärkning Motion om ökad attraktivitet i småbåtshamnen 2015/ Remittera motionen till kommunstyrelsen för beredning Kommunstyrelsen beslutade att föreslå kommunfullmäktige att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 5 oktober 2016 förklara motionen om ökad attraktivitet i småbåtshamnen besvarad. Fullmäktige beslutade att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 5 oktober 2016 förklara motionen om ökad attraktivitet i småbåtshamnen besvarad. Motionen besvarades efter mer än ett år Motion om värdskapsmodell för nyanlända Motion om avskaffande av delade turer 2015/ / Remittera motionen till kommunstyrelsen för beredning Remittera motionen till kommunstyrelsen för beredning Kommunstyrelsen beslutade att föreslå kommunfullmäktige besluta att med redogörelsen om åtgärder i kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 7 december 2015 förklara motionen om värdskapsmodell för nyanlända besvarad. Socialnämnden yttrade sig Kommunstyrelsen beslutade att föreslå kommunfullmäktige besluta att med redogörelsen i kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 4 juli 2016 förklara motionen om avskaffande av delade turer besvarad. Kommunfullmäktige beslutade att med redogörelsen om åtgärder i kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 7 december 2015 förklara motionen om värdskapsmodell för nyanlända besvarad. Fullmäktige beslutade att bifalla redogörelsen i kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 4 juli 2016 förklara motionen om avskaffande av delade turer besvarad. Ingen anmärkning Motionen besvarades efter mer än ett år. 18

128 Nr Ärende Dnr Kommunfullmäktige s beslut Årsredovisning 2014 för Västerviks kommun 2015/ /2 att arbetet med de uppdrag i årsredovisningen som ännu inte nåtts återrapporteras till kommunfullmäktige under 2015 i samband med uppföljningen av delårsrapporten per augusti och i årsbokslutet Aktivitet efter beslut Av årsredovisning 2015 framgår att kommunstyrelsen verkställt kvarstående uppdrag från budget Protokollförd återrapportering till KF Återrapportering gjordes i samband med att årsredovisning 2015 godkändes av fullmäktige Kommentar Verkställt och återrapporterat Medborgarförslag om förbättrad säkerhet och service vid järnvägsövergång i närheten av den nya högstadieskolan i Gamleby 2015/ Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Kommunstyrelsen beslutade att (1/3) lämna kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 22 maj 2015 som svar på medborgarförslaget om förbättrad säkerhet och service vid järnvägsövergång i närheten av den nya högstadieskolan i Gamleby. Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Ingen anmärkning Medborgarförslag om skräp i diken och naturområden 2015/ Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen i samråd med Miljö & Energi AB för beslut och besvarande Kommunstyrelsen beslutade att överlämna Västervik Miljö & Energi AB:s skrivelse 2 juli 2015 som svar på medborgarförslaget om skräp i diken och naturområden. Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Ingen anmärkning Medborgarförslag om renovering av konstverk på Breviksskolan 2015/ Bifalla presidiets förslag överlämna förslaget till kommunstyrelsen i samråd med Tjustfastigheter AB för beslut och besvarande. Kommunstyrelsen beslutade att med hänvisning till TjustFastigheter AB:s besked om planerat underhåll av konstverket förklara medborgarförslaget om renovering av konstverk på Breviksskolan besvarad Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna Ingen anmärkning 19

129 Nr Ärende Dnr Kommunfullmäktige s beslut Motion om handlingsplan för regiontillhörighet 2015/ Remittera motionen till kommunstyrelsen för beredning. Aktivitet efter beslut Kommunstyrelsen beslutade att föreslå kommunfullmäktige besluta att godkänna svaret på motionen om regiontillhörighet och ge kommunstyrelsen uppdraget att utgöra politisk arbetsgrupp för arbetet med handlingsplanen. Enligt uppgift är frågan inte längre aktuell eftersom regionsarbetet har avstannat. Protokollförd återrapportering till KF Kommunfullmäktige beslutade godkänna svaret på motionen om regiontillhörighet och ge kommunstyrelsen uppdraget att utgöra politisk arbetsgrupp för arbetet med handlingsplanen. Eftersom frågan inte längre är aktuell har ingen vidare återrapportering skett. Kommentar Verkställande ej aktuellt, ej återrapporterat Motion om att arbeta in besöksnäringen i kommunens översiktsplan 2015/ Remittera motionen till kommunstyrelsen för beredning. Kommunstyrelsen beslutade att föreslå kommunfullmäktige uppdra åt kommunstyrelsen att utreda på vilket sätt besöksnäringen kan beaktas i översiktsplanen i samband med den aktualitetsprövning som ska göras under innevarande mandatperiod, samt att därmed förklara motionen om att arbeta in besöksnäringen i kommunens översiktsplan besvarad. Kommunfullmäktige beslutade att -uppdra åt kommunstyrelsen att utreda på vilket sätt besöksnäringen kan beaktas i översiktsplanen i samband med den aktualitetsprövning som ska göras under innevarande mandatperiod. -därmed förklara motionen om att arbeta in besöksnäringen i kommunens översiktsplan besvarad. Ej verkställt, ej återrapporterat Enligt uppgift kommer aktualitetsprövning av översiktsplanen ske under Återredovisning kommer att ske i samband med fullmäktiges aktualitetsprövning Motion om inrättande av landsbygdsberedning 2015/ Remittera motionen till kommunstyrelsen för beredning Kommunstyrelsen beslutade att föreslå kommunfullmäktige besluta att med hänvisning till uppdrag om landsbygdsråd i beslutad budget för 2018 anse motionen om införande av landsbygdsberedning besvarad. Ja. Fullmäktige beslutade att tidigare beslut om uppgift att ta fram ett landsbygdsprogram förs över till det kommande landsbygdsrådet, samt att med hänvisning till uppdrag om landsbygdråd i beslutad budget för 2018 anse motionen om införande av landsbygdsberedning besvarad. Motionen besvarades efter mer än två år 20

130 Nr Ärende Dnr Kommunfullmäktige s beslut Medborgarförslag om fler musikevenemang i Västervik 2015/ Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Aktivitet efter beslut Kommunstyrelsen beslutade att med hänvisning till redogörelsen i kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 8 juni 2015 förklara medborgarförslaget om fler musikarrangemang i Västervik besvarad. Protokollförd återrapportering till KF Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Kommentar Ingen anmärkning Medborgarförslag om att försöka få en fabrik till Västervik Medborgarförslag om att främja centrumhandeln genom att ta bort parkeringsavgifter i centrum 2015/ / Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Kommunstyrelsen besvarade att med hänvisning till redogörelsen i kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 29 september 2015 förklara medborgarförslagen om att försöka få en fabrik till Västervik besvarade. Kommunstyrelsen beslutade att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 12 december 2016 förklara medborgarförslag om att främja centrumhandeln genom att ta bort parkeringsavgifter i centrum som besvarat, & Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige beslutade att lägga anmälningen till handlingarna. Ja. Kommunstyrelsens svar anmälde under punkten anmälningar. Fullmäktige beslutade att lägga anmälningarna till handlingarna. Ingen anmärkning Medborgarförslag et besvarades efter mer än ett år Revisionsrapport avseende granskning gällande Kommunstyrelsens enhet för kommunservice 2015/ att remittera rapporten till kommunstyrelsen för yttrande och svar från kommunstyrelsen till fullmäktige senast den 14 oktober. Kommunstyrelsen beslutade att anta kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 1 september 2015 som sitt yttrande över revisorernas granskningsrapport om kommunstyrelsens enhet för kommunservice och överlämna det till kommunfullmäktige. Fullmäktige beslutade att anta kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 1 september 2015 som sitt yttrande över revisorernas granskningsrapport om kommunstyrelsens enhet för kommunservice. Ingen anmärkning Medborgarförslag om att alla avtal i kommunen och dess bolag skall vara skriftliga Medborgarförslag om att det sker ett underhåll och uppsnyggning av Paléns park och Olof Palmes park 2015/ / Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Kommunstyrelsen beslutade att med redogörelsen ovan förklara medborgarförslaget om att alla avtal i kommunen och dess bolag ska vara skriftliga bifallet. Kommunstyrelsens svar att med ovanstående motivering anse medborgarförslaget om underhåll och uppsnyggning av Paléns park och Olof Palmes park besvarad. Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Ingen anmärkning Ingen anmärkning 21

131 Nr Ärende Dnr Kommunfullmäktige s beslut Medborgarförslag om att arbetet med vision 2025/2030 läggs under Västerviks kommunfullmäktiges ansvar 2015/ Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Aktivitet efter beslut Kommunstyrelsen beslutade att med hänvisning till redogörelsen i kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 29 september 2015 förklara medborgarförslaget om att arbetet med Vision 2030 läggs under Västerviks kommunfullmäktiges ansvar besvarad. Protokollförd återrapportering till KF Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Kommentar Ingen anmärkning Medborgarförslag om att försöka få en fabrik till Västervik 2015/ Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Kommunstyrelsen beslutade att med hänvisning till redogörelsen i kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 29 september 2015 förklara medborgarförslagen om att försöka få en fabrik till Västervik besvarade. Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Ingen anmärkning Medborgarförslag om gång- och cykelbanan vid Skobes 2015/ Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Kommunstyrelsens svar att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 17 augusti förklara medborgarförslaget om gång- och cykelbana vid bland annat Siversgatan besvarad. Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Ingen anmärkning Medborgarförslag om att bygga tre permanenta scener 2015/ Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Kommunstyrelsen beslutade svar att med ovanstående motivering anse medborgarförslaget om att bygga tre permanenta scener besvarat och samtidigt tacka förslagställaren för visat intresse, samt att kommunstyrelsens förvaltning kompletterar svaret med vilka möjligheter till scener som finns och hur man kan använda dem. Ja, kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Ingen anmärkning Medborgarförslag angående asylsökande i Västervik 2015/ Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Kommunstyrelsen beslutade att med barn- och utbildningsnämndens redogörelse förklara medborgarförslaget om samlingslokal för asylsökande i Västervik besvarad. Ja. Kommunstyrelsens anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Ingen anmärkning 22

132 Nr Ärende Dnr Kommunfullmäktige s beslut Medborgarförslag angående trafikproblemet på Hamngatan och Fiskaretorget Medborgarförslag angående framkomlighet på cykelbanorna 2015/ / Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Aktivitet efter beslut Kommunstyrelsen beslutade att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse avslå rubricerande medborgarförslag Kommunstyrelsen beslutade att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 17 augusti förklara medborgarförslaget om gång- och cykelbana vid bland annat Siversgatan besvarad. Protokollförd återrapportering till KF Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna Kommentar Ingen anmärkning Ingen anmärkning Medborgarförslag att förbättra trafiksäkerheten vid infarten till resecentrum Medborgarförslag att sälja Västerviks Biogas AB och Västervik Resort AB Medborgarförslag att göra en lekplats på en gräsplätt som ingen sköter om 2015/ / / Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Kommunstyrelsen beslutade att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 26 maj 2016 förklara medborgarförslaget besvarad. Kommunstyrelsen beslutade att med redogörelsen ovan förklara medborgarförslaget om att sälja Västervik Biogas AB och Västervik Resort AB som besvarad. Kommunstyrelsen beslutade att med motivering i kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse anse medborgarförslaget om att göra en lekplats på en gräsplätt som inget sköter om besvarad. Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Ingen anmärkning Ingen anmärkning Ingen anmärkning Medborgarförslag om att betala realistiska arvoden till god man/förvaltare 2015/ Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Kommunstyrelsen beslutade att med hänvisning till redogörelsen i överförmyndarens skrivelse 28 oktober 2015 och det framtagna förslaget till höjda arvoden förklara medborgarförslaget om arvoden till gode män och förvaltare besvarad. Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Ingen anmärkning 23

133 Nr Ärende Dnr Kommunfullmäktige s beslut Medborgarförslag om trafikspeglar i korsningen Hospitalgatan- Hamngatan, Västervik 2015/ Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Aktivitet efter beslut Kommunstyrelsen beslutade att anse medborgarförslaget bifallet i och med att beslut fattats om att tillgodose förslagsställarens önskemål. Enligt uppgift har medborgarförslaget verkställts Protokollförd återrapportering till KF Ja, kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Nej. Fullmäktige begärde ingen återrapportering. Kommentar Verkställt, ej återrapporterat Motion om enklare återvinning 2015/ remittera motionen om enklare återvinning till kommunstyrelsen för beredning. Kommunstyrelsen beslutade att föreslå kommunfullmäktige besluta att med hänvisning till Västervik Miljö & Energi ABs yttrande 6 november 2015 förklara motionen om enklare återvinning för bifallen. Enligt uppgift har motionen verkställts. VMEAB kommer att på prov införa en miljöbilstur på landsbygden för att samla in farligt avfall och småelektronik. Testet kommer att startas upp under hösten 2017 och ska pågå under vintern 2017/2018. Faller detta ut väl kommer bolaget även se över hur denna bil skulle kunna serva tätortens större bostadsområden. Fullmäktige beslutade att med hänvisning till Västervik Miljö & Energi ABs yttrande 6 november 2015 förklara motionen om enklare återvinning för bifallen. Nej. Fullmäktige har inte begärt någon återrapportering. Verkställt, ej återrapporterat Motion om vilda djur på cirkus 2015/ remittera motionen om enklare återvinning till kommunstyrelsen för beredning Kommunstyrelsen beslutade att föreslå kommunfullmäktige bifalla Harald Hjalmarssons motion om vilda djur på cirkus och därmed inte ge markupplåtelse till cirkus (eller liknande), som har icke domesticerade djur i sina föreställningar eller som visas i annat sammanhang. Fullmäktige beslutade att bifalla Harald Hjalmarssons motion om vilda djur på cirkus och därmed inte ge markupplåtelse till cirkus (eller liknande), som har icke domesticerade djur i sina föreställningar eller som visas i annat sammanhang. Ej verkställt, ej återrapporterat Enligt uppgift har beslutet inte vunnit laga kraft ännu eftersom beslutet blivit överklagat genom laglighetsprövning. 24

134 Nr Ärende Dnr Kommunfullmäktige s beslut Motion om profilfritids 7 1 i Västerviks kommun 2015/ remittera motionen om profilfritids i Västerviks kommun till kommunstyrelsen för beredning. Aktivitet efter beslut Barn- och utbildningsnämnden har behandlat motionen på sitt sammanträde , 10 och i beslutet bifalles barn- och utbildningsförvaltningens förslag till yttrande. Kommunstyrelsen beslutade att föreslå kommunfullmäktige bifalla motionen om att starta ett idrottsbibliotek i Västerviks kommun, samt att uppdra åt kommunstyrelsens förvaltning att ta fram förslag till verksamhet och finansiering för idrottsbibliotek. Protokollförd återrapportering till KF Fullmäktige beslutade att uppdra åt kommunstyrelsens förvaltning att efterhöra föreningslivets intresse för att starta profilfritids och att återkomma med förslag till genomförande samt att motionen därmed anses som besvarad. Återredovisning har inte gjorts eftersom uppdrag kommer att verkställas. Kommentar Ej verkställt, ej återrapporterat Enligt uppgift är motionen på gång att genomföras Medborgarförslag om fotbollsmål i stadsparken vid kullen Medborgarförslag om att införa mobilitetsstöd som komplement till färdtjänst 2015/ / Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Kommunstyrelsen beslutade att bifalla medborgarförslaget om fotbollsmål i stadsparken vid kullen. Enligt uppgift har medborgarförslaget verkställts. Kommunstyrelsen beslutade att med hänvisning till redogörelsen i socialförvaltningens skrivelse 4 april 2016 förklara medborgarförslaget om att införa mobilitetsstöd som komplement till färdtjänst för personer med funktionsnedsättning avslaget. Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Nej. Fullmäktige har inte begärt återrapportering. Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Verkställt, ej återrapporterat Ingen anmärkning 25

135 Nr Ärende Dnr Kommunfullmäktige s beslut Medborgarförslag om utökade öppettider för Västerviks simhall 2015/ Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Aktivitet efter beslut Kommunstyrelsen beslutade att -avslå medborgarförslaget i den del som avser att simhallen ska ha öppet hela året- -meddela förslagsställaren om att när det gäller förslaget om att öppna simhallen även måndagar för alla, kommer en översyn att ske inför 2017 om möjligheterna att allmänheten ska få tillgång till simhallen alla dagar under säsong, så att varken måndagar eller andra dagar är stängda. Protokollförd återrapportering till KF Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Fullmäktige har beslutat om återrapportering av översynen i budget Kommentar Ingen anmärkning Enligt uppgift har översyn gjorts och 300 tkr för utökade öppettider har tillskjutits i budget Medborgarförslag om att belysa Spårö Båk Medborgarförslag om att stänga av Strandvägen utanför Häggbladska huset och göra parkeringsplatser och grönområde 2015/ / Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Kommunstyrelsen beslutade att med redogörelsen ovan förklara medborgarförslaget om att belysa Spårö båk besvarad. Kommunstyrelsen beslutade att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 30 augusti 2016 förklara medborgarförslaget om att stänga av del av Strandvägen som besvarad. Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Ja. Kommunstyrelsens svar kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Ingen anmärkning Ingen anmärkning 26

136 Nr Ärende Dnr Kommunfullmäktige s beslut Medborgarförslag om tätare placering av enkla bänkar längsmed Västerviks gångbanor 2015/ Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Aktivitet efter beslut Kommunstyrelsen beslutade att - med motiveringen i kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse anse medborgarförslaget om tätare placering av enkla bänkar längsmed Västerviks gångbanor besvarat. -rådet för funktionshinderfrågor får i uppdrag att behandla medborgarförslaget och återkomma till kommunstyrelsens förvaltning för eventuell komplettering av svar till förslagsställaren. Protokollförd återrapportering till KF Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Nej. Fullmäktige har inte begärt återrapportering av verkställandet. Kommentar Verkställt, ej återrapporterat Enligt uppgift från kommunen har ärendet behandlats på funktionshinderrådets möte och anteckningar från dessa skickats till förslagsställaren Medborgarförslag om kommunala lokaler för dans och umgänge med vaktservice 2015/ Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Kommunstyrelsen beslutade att med redogörelsen förklara medborgarförslaget om kommunala lokaler för dans och umgänge med vaktservice som besvarad då lokalbehovet i dagsläget får anses vara uppfyllt i Västerviks kommun. Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Ingen anmärkning Medborgarförslag om att Stora Trädgårdsgatan blir huvudled 2015/ Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Kommunstyrelsen beslutade att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 29 januari 2016 förklara medborgarförslag besvarad Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Ingen anmärkning 27

137 Nr Ärende Dnr Kommunfullmäktige s beslut Motion angående start av ett kreativt Återanvändningscenter i Västerviks kommun 2015/ remittera motionen om start av ett kreativt återanvändningscente r till kommunstyrelsen för beredning. Aktivitet efter beslut Kommunstyrelsen beslutade att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 10 februari 2016 bifalla motionen, samt att uppdra åt socialnämnden att tillsammans med barn- och utbildningsnämnden arbeta fram ett förslag till verksamhet och finansiering. Protokollförd återrapportering till KF Fullmäktige beslutade att -med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 10 februari 2016 bifalla motionen. -uppdra åt socialnämnden att tillsammans med barn- och utbildningsnämnden arbeta fram ett förslag till verksamhet och finansiering. Kommentar Verkställt, ej återrapporterat Enligt uppgift har ett kreativt återvinningscenter startats inom socialförvaltningens verksamhet. Nej. Fullmäktige har inte begärt återrapportering av verkställandet Motion om policy för besvarande av post Medborgarförslag om "Köttfria måndagar", d.v.s. servering av vegetarisk/vegankost en gång i veckan på kommunens inrättningar 2015/ / Remittera motionen om policy för besvarande av post till kommunstyrelsen för beredning. Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Kommunstyrelsen beslutade att föreslår kommunfullmäktige avslå motionen om att införa en policy för all kommunikation med medborgarna. Kommunstyrelsen beslutade att avslå medborgarförslaget att servering av vegetarisk/ vegankost ska ske en gång i veckan och att istället fortsätta det långsiktiga arbete som beskrivits ovan utifrån kommunens Energi- och klimatstrategi Kommunfullmäktige beslutade att avslå motionen om att införa en policy för all kommunikation med medborgarna. Ja, kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Ingen anmärkning Ingen anmärkning Medborgarförslag om åtgärder för bättre passage mellan Norra Bangatan och Fängelsegatan i Västervik 2015/ Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Kommunstyrelsen beslutade att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 23 augusti 2016 förklara medborgarförslag besvarat. Ja, kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Ingen anmärkning 28

138 Nr Ärende Dnr Kommunfullmäktige s beslut Aktivitet efter beslut Protokollförd återrapportering till KF Kommentar Motion om idrottsbibliotek i Västerviks kommun 2015/ remittera motionen om att starta ett idrottsbibliotek i Västerviks kommun till kommunstyrelsen för beredning. Kommunstyrelsens förvaltning redogör i skrivelse 18 oktober 2016 en redovisning av ärendet och ger förslag till beslut. Fullmäktige beslutade att -bifalla motionen om att starta ett idrottsbibliotek i Västerviks kommun. - uppdra åt kommunstyrelsens förvaltning att ta fram förslag till verksamhet och finansiering för idrottsbibliotek. Verkställande pågår, ej återrapporterat Motion om en skyfallsplan Motion om bättre trafikupplysning för Expressbussen 185 Västervik- Linköping 2015/ / remittera motionen om en skyfallsplan till kommunstyrelsen för beredning. remittera motionen om bättre trafikupplysning för Expressbussen 185 Västervik- Linköping till kommunstyrelsen för beredning. Kommunstyrelsen beslutade att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse förklara motionen om en skyfallsplan besvarad. Kommunstyrelsen beslutade att föreslå kommunfullmäktige att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings redovisning i skrivelse 16 augusti 2016 anse motionen om bättre trafikupplysning för Expressbuss 185 Västervik-Linköping som bifallen och besvarad. Fullmäktige beslutade att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse förklara motionen om en skyfallsplan besvarad. Fullmäktige beslutade att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings redovisning i skrivelse 16 augusti 2016 anse motionen om bättre trafikupplysning för Expressbuss 185 Västervik-Linköping som bifallen och besvarad. Ingen anmärkning Ingen anmärkning Medborgarförslag om att flytta Brovaktarstugan från Lucerna till Kulbacken 2015/ Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Kommunstyrelsen beslutade att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 13 september 2016 förklara medborgarförslaget om att flytta Brovaktarstugan som besvarad. Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Ingen anmärkning Användning av riksdagens engångsutbetalning till kommunen för den rådande flyktingsituationen 2012/ Kommunfullmäktige beslutar att (2/3) att kommunstyrelsen månatligen i samband med månadsrapporten ska få en redovisning av användningen av medlen. Enligt uppgift har kommunstyrelsen fått en månatlig redovisning i samband med månadsrapporten. Nej. Fullmäktige har inte begärt återrapportering av verkställandet. Verkställt, ej återrapporterat 29

139 Nr Ärende Dnr Kommunfullmäktige s beslut Motion om att införa fastighetsgemensam sophantering Motionen remitteras till Västervik Miljö & Energi AB och kommunstyrelsen för beredning. Aktivitet efter beslut Västervik Miljö & Energi AB redovisar i skrivelse 29 augusti 2016 sitt yttrande över motionen. Kommunstyrelsen beslutade att föreslå kommunfullmäktige att att med hänvisning till redogörelserna i Västervik Miljö & Energi AB:s skrivelse 29 augusti 2016 samt kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 31 augusti 2016 anse motionen om att införa fastighetsgemensam sophantering som besvarad. Protokollförd återrapportering till KF Fullmäktige beslutade att med hänvisning till redogörelserna i Västervik Miljö & Energi AB:s skrivelse 29 augusti 2016 samt kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 31 augusti 2016 anse motionen om att införa fastighetsgemensam sophantering som besvarad. Kommentar Ingen anmärkning Motion om alternativ väg för samhällsviktiga transporter till och från Västerviks tätort 2015/ motionen remitteras till kommunstyrelsen för beredning Kommunstyrelsen beslutade att föreslå kommunfullmäktige besluta att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 27 september 2016 förklara motion om alternativ väg för samhällsviktiga transporter till och från Västerviks tätort som besvarad. Kommunstyrelsen beslutade Ks 110 att föreslå kommunfullmäktige besluta att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 16 februari 2017 anse motion om alternativ väg för samhällsviktiga transporter till och från Västerviks tätort som besvarad. Fullmäktige beslutade att återremittera ärendet till kommunstyrelsen med uppdrag att redovisa hur en alternativ väg för samhällsviktiga transporter tur och retur Västerviks tätort kan lösas. Kommunfullmäktige beslutade med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 16 februari 2017 anse motion om alternativ väg för samhällsviktiga transporter till och från Västerviks tätort som besvarad. Ingen anmärkning 30

140 Nr Ärende Dnr Kommunfullmäktige s beslut Medborgarförslag om papperskorgar i Gunnebo 2015/ Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Aktivitet efter beslut Kommunstyrelsen beslutade bifalla medborgarförslaget och därmed uppdra åt kommunstyrelsens förvaltning att uppföra papperskorgar på de platser som förslagsställaren redogör för i sitt medborgarförslag. Protokollförd återrapportering till KF Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Fullmäktige har inte begärt återrapportering av verkställandet. Kommentar Verkställt, ej återrapporterat Enligt uppgift från kommunen har uppdraget verkställts Investering i Västerviks hamn för båtar drivna med vattenjet 2014/ /3 att uppmana kommunstyrelsen att reglera investeringen i form av justering av nyttjanderättsavgiften med nuvarande eller ny hamnoperatör Enligt uppgift har investeringen reglerats. Nej. Fullmäktige har inte begärt återrapportering av verkställandet. Verkställt, ej återrapporterat Medborgarförslag om att öppna den s.k. raggarparkeringen vid Stadsparken i Västervik 2015/ överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande. Kommunstyrelsen beslutade att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 26 februari 2016 förklara medborgarförslag besvarat. Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Ingen anmärkning Medborgarförslag om belysning på cykelbanan för de som cyklar hem på natten från Elfa i Västervik 22 Medborgarförslag om blinkande sken vid övergångsstället vid Lunnargatan i Västervik (Jysk) 2015/ / Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Kommunstyrelsen beslutade att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 25 februari 2016 förklara medborgarförslag besvarat. Kommunstyrelsen beslutade att bifalla kommunstyrelsens förvaltnings förslag med tillägget att svaret kompletteras med att medborgarförslaget beaktas i samband med exploateringen av tomter på östra sidan i det aktuella området. Ja. Kommunstyrelsens anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Ingen anmärkning Ej verkställt, ej återrapporterat Enligt uppgift är exploateringen ännu inte slutförd. 31

141 Nr Ärende Dnr Kommunfullmäktige s beslut Medborgarförslag om rondell på Norrlandsvägen vid infarten till Ekhagsvägen i Västervik 2015/ Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Aktivitet efter beslut Kommunstyrelsen beslutade att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 13 maj 2016 förklara medborgarförslag besvarat samt att tacka förslagsställaren för visat intresse och att uppdra åt kommunstyrelsens förvaltning att återkomma senast årsskiftet 2016/2017 med en redovisning av genomförda trafiksäkerhetsåtgärder vid övergångsstället till förskolan och trafiksäkerheten på Norrlandsvägen utanför förskolan. Protokollförd återrapportering till KF Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Nej. Fullmäktige har inte begärt återrapportering av verkställandet. Kommentar Verkställt, ej återrapporterat Enligt uppgift är uppdraget verkställt Medborgarförslag om försköning av Notholmen 2015/ Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Kommunstyrelsen beslutade att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 3 oktober 2016 förklara medborgarförslaget om försköning av Notholmen besvarat. Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Ingen anmärkning Medborgarförslag om att införa projektet "Matlåda" med billig mat åt behövande 2015/ Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Kommunstyrelsen beslutade att medborgarförslaget om att införa projektet Matlåda med billig mat åt behövande är behjärtansvärt, men inte ligger inom kommunens verksamhetsområde, samt att därmed förklara medborgarförslaget besvarat. Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Ingen anmärkning Medborgarförslag om kostnadsfri kollektivtrafik vardagar kl / Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Kommunstyrelsen beslutade att med hänvisning kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 16 maj 2016 avslå rubricerande medborgarförslag Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Ingen anmärkning 32

142 Nr Ärende Dnr Kommunfullmäktige s beslut / Medborgarförslag Staden med solenergi om att utnyttja solenergi i större utsträckning Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande i samråd med miljö- och byggnadsnämnden. Aktivitet efter beslut Kommunstyrelsen beslutade att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 30 maj 2016 avslå medborgarförslaget. Protokollförd återrapportering till KF Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Kommentar Ingen anmärkning Medborgarförslag om röjning av pulka- /skidbacke vid Smörblomsvägen i Gamleby 2016/ Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Kommunstyrelsen beslutade bifalla medborgarförslaget om röjning av pulka-/skidbacke vid Smörblomsvägen i Gamleby Enligt uppgift har uppdraget verkställts Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Nej. Fullmäktige har inte begärt återrapportering av verkställandet. Verkställt, ej återrapporterat Motion om Gamleby norra kommunens nav 2016/ remittera motionen om Gamleby norra kommunens nav till kommunstyrelsen för beredning. Kommunstyrelsen beslutade att anse rubricerad motion om Gamleby som bifallen med vad som anförts i kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 18 augusti Fullmäktige beslutade att anse rubricerad motion om Gamleby som bifallen med vad som anförts i kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 18 augusti Verkställande pågår, ej återrapporterat Enligt uppgift pågår arbetet med verkställandet. Nej. Fullmäktige har inte begärt återrapportering av verkställandet Motion om krav på kollektivavtal vid kommunala upphandlingar 44 Motion om mer isyta på Bökensved 2016/ / remittera motionen om krav på kollektivavtal vid kommunala upphandlingar till kommunstyrelsen för beredning. remittera motionen om mer isyta på Bökensved till kommunstyrelsen för beredning. Kommunstyrelsen beslutade att föreslå kommunfullmäktige besluta att med redogörelsen i kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 26 maj 2016 förklara motionen om krav på kollektivavtal vid kommunala upphandlingar besvarad. Kommunstyrelsen beslutade att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 4 oktober 2016 och uppdrag i budget 2017 förklara motionen om mer isyta på Bökensved besvarad. Fullmäktige beslutade att med redogörelsen i kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 26 maj 2016 förklara motionen om krav på kollektivavtal vid kommunala upphandlingar besvarad. Ja. Fullmäktige beslutade att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 4 oktober 2016 och uppdrag 2017 förklara motionen förklarad. Ingen anmärkning Ingen anmärkning 33

143 Nr Ärende Dnr Kommunfullmäktige s beslut Granskningsrapport om följsamheten mot reglementet för intern kontroll inom Västerviks kommun och Västerviks kommunala bolag 2016/ remittera Granskningsrapport om följsamheten mot reglementet för intern kontroll inom Västerviks kommun och Västerviks kommunala bolag till respektive nämnd och styrelse för yttrande och svar för sin del till fullmäktige. Aktivitet efter beslut Kommunstyrelsen beslutade att föreslå kommunfullmäktige besluta att kommunstyrelsens förvaltnings redovisning i skrivelse 3 oktober 2016 och kommunstyrelsens beslut om uppdrag avseende reglemente och tillämpningsanvisningar för intern kontroll för Västerviks kommun och de kommunala bolagen utgör svar på revisorernas granskningsrapport om följsamhet mot reglementet för intern kontroll. Protokollförd återrapportering till KF Fullmäktige beslutade att kommunstyrelsens förvaltnings redovisning i skrivelse 3 oktober 2016 och kommunstyrelsens beslut om uppdrag avseende reglemente och tillämpningsanvisningar för intern kontroll för Västerviks kommun och de kommunala bolagen utgör svar på revisorernas granskningsrapport om följsamhet mot reglementet för intern kontroll. Kommentar Verkställt, återrapporterat Hamnsamverkan mellan Oskarshamns, Hultsfreds och Västerviks kommuner avsiktsförklaring 2016/ återremittera ärendet till kommunstyrelsen för att presentera en handlingsplan som bygger på en analys av olika alternativ. Fullmäktige beslutade att godkänna Avsiktsförklaring angående hamnsamverkan mellan Oskarshamns, Hultsfreds och Västerviks kommuner, samt -att uppdra till kommundirektören att ta fram arbetsförslag för bolagsordning, aktieägaravtal, samt ägardirektiv för det gemensamma hamnbolaget. Kommunfullmäktige beslutade att - att fastställa redovisat förslag till bolagsordning för Oskarshamns hamn AB -att fastställa redovisat förslag till ägardirektiv 2016 för Oskarshamns hamn AB - att godkänna redovisat förslag till aktieägaravtal mellan Oskarshamns kommun, Oskarshamns Hamngods och Terminal AB, Hultsfreds Kommunala Industri AB och Västerviks kommun. Verkställt, återrapporterat Protokollsutdrag från Oskarshamns kommuns och Hultsfreds kommun om godkännande av bolagsordning, ägardirektiv och aktieägaravtal anmäldes till kommunfullmäktige under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. 34

144 Nr Ärende Dnr Kommunfullmäktige s beslut Kostverksamheten i Västerviks kommun inriktningsbeslut 2014/ /6) Uppdrag till kommunstyrelsen, socialnämnden och barn- och utbildningsnämnden att i sin verksamhetsplanering och ekonomiska planering för åren beakta utredningens förslag enligt ovan. Aktivitet efter beslut Enligt uppgift pågår arbete med uppdraget och har delvis verkställts. Protokollförd återrapportering till KF Nej. Fullmäktige har inte begärt återrapportering av verkställandet. Kommentar Verkställande pågår, ej återrapporterat 3/6 Uppdrag till kommunstyrelsen att genomföra erforderliga uppsägningar av avtal med Landstinget i Kalmar län Lokalbehov avseende Komvux, hälsocentral i Gamleby och restaurang- och livsmedelsprogramme t - samordnande inriktningsbeslut 2016/ /6) Ledningskontoret får inom ovan redovisade ekonomiska ramar uppdrag att teckna hyresavtal. (3/4) Ledningskontoret får inom ovan redovisade ekonomiska ramar uppdrag att teckna hyresavtal. Enligt uppgift pågår arbete och inflyttning planeras hösten Nej. Fullmäktige har inte begärt återrapportering av verkställandet. Verkställande pågår, ej återrapporterat 35

145 Nr Ärende Dnr Kommunfullmäktige s beslut Komplettering av riktlinjer för pension för förtroendevalda 2015/ (4/5) att ta fram riktlinjer för att de förtroendevalda ska kunna växla arvode till pension, (5/5) att uppdra åt kommunens bolag att anta motsvarande reglementen att omfatta samtliga av deras förtroendevalda. Aktivitet efter beslut Riktlinjer har tagits fram och beslutades av kommunstyrelsen Motsvarande riktlinjer har antagits av TjustFastigheter AB samt Västerviks Kommuns Förvaltnings AB Protokollförd återrapportering till KF Ja. Beslut om riktlinjer anmäldes till fullmäktige Kommentar Verkställt, återrapporterat Nya omklädningsrum Bökensved - hyresavtal 59 Medborgarförslag om målade pilar för att visa färdriktningen i cykelfilen på Esplanaden i Västervik 60 Medborgarförslag om förbättring av belysning, gång- och cykelbanor m.m. vid Campus Västervik 2016/ / / bifalla kommunstyrelsens förslag till beslut att (2/2) uppdra åt kommunstyrelsen att teckna hyresavtal för ny omklädningsbyggnad på 15 år inom beslutad budgetram. Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Enligt uppgift har uppdraget verkställts. Kommunstyrelsen beslutade att avslå medborgarförslaget med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 25 april Kommunstyrelsen beslutade att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 13 maj 2016 förklara medborgarförslag bifallet och att sista meningen i svar på medborgarförslag kompletteras med exempelvis sträckan Karstorp-Campusområdet. Nej. Fullmäktige har inte begärt återrapportering. Ja, kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Ja, kommunstyrelsens svar beslutade anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Nej. Fullmäktige har inte begärt återrapportering av verkställandet. Verkställt, ej återrapporterat Ingen anmärkning Ingen anmärkning Enligt uppgift har medborgarförslaget verkställts. 36

146 Nr Ärende Dnr Kommunfullmäktige s beslut Medborgarförslag om att tillsätta en borgmästare i Västervik 2016/ Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Aktivitet efter beslut Kommunstyrelsen beslutade att med hänvisning till redogörelsen ovan avslå medborgarförslaget om att tillsätta en borgmästare i Västervik samt att därmed förklara medborgarförslaget besvarat. Protokollförd återrapportering till KF Ja, kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Kommentar Ingen anmärkning Medborgarförslag om övergångsställen och cykelbana vid Norra Strandvägen och Rådhusgatan i Västervik 2016/ Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Kommunstyrelsen beslutade att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 16 maj 2016 förklara medborgarförslag besvarat Ja, kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Ingen anmärkning Motion om förmånscykel till kommunanställda 2016/ motionen remitteras till kommunstyrelsen för beredning och svar till kommunfullmäktige senast oktober Kommunstyrelsen beslutade att föreslå kommunfullmäktige att bifalla Peter Johanssons motion om att uppdra åt kommunstyrelsens förvaltning att ta fram ett förslag till att införa förmånscykel till anställda i kommunen. Enligt uppgift har ett förslag tagits fram och är under upphandling. Fullmäktige beslutade att bifalla Peter Johanssons motion om att uppdra åt kommunstyrelsens förvaltning att ta fram ett förslag till att införa förmånscykel till anställda i kommunen. Nej. Fullmäktige har inte begärt återrapportering av verkställandet. Verkställande pågår, ej återrapporterat 37

147 Nr Ärende Dnr Kommunfullmäktige s beslut Motion om att inrätta en barnombudsman i Västerviks kommun 2016/ motionen remitteras till kommunstyrelsen för beredning och svar till kommunfullmäktige senast oktober Aktivitet efter beslut Kommunstyrelsen beslutade att -föreslå kommunfullmäktige att avslå motionen, utifrån den beskrivning av barnombudsman som görs och att Västerviks kommun tillgodoser behovet av en barnombudsman på andra sätt. - uppdra åt kommunstyrelsen att se över och tydliggöra rutinen för barnperspektiv antagen av kommunstyrelsen , 285 och redovisa detta i mars Arbete med rutinen pågår och förslag kommer att redovisas under hösten Protokollförd återrapportering till KF Fullmäktige beslutade att avslå motionen, utifrån den beskrivning av barnombudsman som görs och att Västerviks kommun tillgodoser behovet av en barnombudsman på andra sätt, - uppdra åt kommunstyrelsen att se över och tydliggöra rutinen för barnperspektiv antagen av kommunstyrelsen , 285 och redovisa detta i mars Återredovisning av pågående arbete har inte gjorts. Kommentar Verkställande pågår, ej återrapporterat Förlängning av landningsbanan på Västerviks flygplats 2014/ /3) att uppdra till kommunstyrelsens förvaltning att förlänga landningsbanan vid Västerviks Flygplats till max meter för att möjliggöra för exempelvis ambulansflyg och taxiflyg att kunna nyttja banan Enligt uppgift kommer uppdraget att verkställas inom kort Nej. Fullmäktige har inte begärt återrapportering av verkställandet. Ej verkställt, ej återrapporterat Motion om nya regler för frågor och interpellationer 2016/ att remittera motionen till kommunstyrelsen för beredning. Enligt uppgift håller motionen på att beredas. Motionen har inte besvarats. 38

148 Nr Ärende Dnr Kommunfullmäktige s beslut Granskningsrapport gällande kommunstyrelsens uppsiktsplikt 2016/ Bifaller presidiets förslag att överlämna granskningsrapporten Kommunstyrelsens uppsiktsplikt till kommunstyrelsen för yttrande till kommunfullmäktige senast november Aktivitet efter beslut Kommunstyrelsen beslutade att godkänna redovisat svar på granskningsrapport gällande kommunstyrelsens uppsiktsplikt Protokollförd återrapportering till KF Kommunfullmäktige beslutade att godkänna redovisat svar på granskningsrapport gällande kommunstyrelsens uppsiktsplikt. Kommentar Verkställt, återrapporterat Hyresavtal för hem för vård eller boende (HVB) 88 Hyresavtal för utslusslägenheter/stö dboende 2015/ / (2/2) att kommunstyrelsen får i uppdrag att förlänga befintligt hyresavtal för HVB-hem för ensamkommande barn på fastigheten Ullevi 2:2 i väntan på att Linnean i Gamleby färdigställs. (2/2) att uppdra åt kommunstyrelsens förvaltning att ta fram en analys över vilka alternativa handlingsalternativ som skulle kunna ha använts vid den aktuella situationen för tecknandet av hyresavtalen för utslusslägenheter/ stödboende och HVBhem för ensamkommande barn. Enligt uppgift har uppdraget har verkställts. Kommunstyrelsen beslutade att godkänna redovisat svar på uppdrag om alternativa handlingsalternativ som kunde ha använts vid tecknande av hyresavtalen för utslusslägenheter/stödboende och HVB-hem för ensamkommande barn. Nej. Fullmäktige har inte begärt återrapportering av verkställandet. Fullmäktige beslutade att godkänna redovisat svar på uppdrag om alternativa handlingsalternativ som kunde ha använts vid tecknande av hyresavtalen för utslusslägenheter/stödboende och HVB-hem för ensamkommande barn. Verkställt, ej återrapporterat Verkställt, återrapporterat Policy och riktlinjer för Västerviks kommuns insatser för föreningslivet antagande 2016/ /2) ge uppdrag till kommunstyrelsens förvaltning att ge ut en sammanfattande populärversion av policyn och riktlinjerna Enligt uppgift från kommunen pågår arbete med framtagandet av populärversionen. Nej. Fullmäktige har inte begärt återrapportering av verkställandet. Verkställande pågår, ej återrapporterat 39

149 Nr Ärende Dnr Kommunfullmäktige s beslut Ombyggnation av Plivit Tradehallen hyresavtal 2016/ (1/2) att uppdra åt kommunstyrelsens förvaltning, ledningskontoret att inom redovisade ekonomiska ramar teckna tilläggsavtal om 668,0 tkr för hyra av ishallen. Aktivitet efter beslut Enligt uppgift har uppdraget verkställts. Protokollförd återrapportering till KF Nej. Fullmäktige har inte begärt återrapportering av verkställandet. Kommentar Verkställt, ej återrapporterat Medborgarförslag om en barriär vid parkeringen vid Fiskaretorget för att förhindra att bilar rullar ner i hamnbassängen 2016/ Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Kommunstyrelsen beslutade att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 26 juli 2016 förklara medborgarförslag om barriär vid parkeringen vid Fiskaretorget som besvarat. Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Ingen anmärkning Medborgarförslag om integrationsarbete med bl.a. integrationsklasser, fadderverksamhet, aktivitetsdagar och feriearbeten på HVB-hem 2016/ Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Barn- och utbildningsnämnden har behandlat medborgarförslaget på sitt sammanträde , 101. Kommunstyrelsens svar , 403 att ställa sig bakom barn- och utbildningsnämndens beslut , 101 och att medborgarförslaget därmed anses som besvarat. Ja. kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Ingen anmärkning Medborgarförslag om en liten informationsguide om de politiska partiernas hållning i olika frågor 2016/ Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Kommunstyrelsen beslutade att med hänvisning till redogörelsen i kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 13 oktober 2016 förklara medborgarförslaget om en informationsguide om de politiska partiernas hållning i olika frågor besvarat. Ja. Kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Ingen anmärkning Medborgarförslag om en mera miljövänlig och trafiksäker stad samt som bidrar till bättre hälsa 2016/ Bifalla presidiets förslag om att överlämna förslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande Kommunstyrelsens beslutade , 272 med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 1 augusti 2016 förklara medborgarförslaget om en mera miljövänlig och trafiksäker stad som besvarat. Ja, kommunstyrelsens svar anmäldes under punkten anmälningar. Fullmäktige la anmälningarna till handlingarna. Ingen anmärkning 40

150 41

151 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 20 (59) Kf Ks Revisionsrapport Styrning med riktlinjer och policydokument i Västerviks kommun svar Dnr 2017/ Kommunens revisorer har i skrivelse 15 november 2017 överlämnat EY:s revisionsrapport Styrning med riktlinjer och policydokument i Västerviks kommun till kommunfullmäktige. EY har på uppdrag av revisorerna genomfört en förstudie av styrning med riktlinjer och policydokument. Syftet har varit att kartlägga vilka styrande dokument som finns och i vilken mån de fungerar ändamålsenligt i styrningen. Med anledningen av förstudien bedömer revisorerna att vissa områden behöver utvecklas. Utvecklingsområdena omnämns i revisorernas skrivelse, t.ex. bör en klassificeringssystem för styrdokument fastställas och mallar för respektive kategori av styrdokument. Kommunstyrelsens förvaltning lämnar i skrivelse 30 januari 2018 ett förslag till svar på revisionsrapporten. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna kommunstyrelsens förvaltnings svar 30 januari 2018 på revisionsrapporten (förstudien) Styrning med riktlinjer och policydokument i Västerviks kommun. Yrkande Ordföranden yrkar bifall till kommunstyrelsens förvaltnings förslag till beslut och finner att kommunstyrelsen bifallit yrkandet. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna kommunstyrelsens förvaltnings svar 30 januari 2018 på revisionsrapporten (förstudien) Styrning med riktlinjer och policydokument i Västerviks kommun. Handlingar i ärendet: Kommunstyrelsens beslut , 53 Kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 30 januari 2018 C Kommunfullmäktiges beslut , 259 (utsänt tidigare) Kommunens revisorers skrivelse 15 november 2017 med bilagd revisionsrapport om styrning med riktlinjer och policydokument i Västerviks kommun (utsänd tidigare) Expedieras till: Kommunens revisorer Kommunstyrelsen Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

152 Kanslichef Elisabet Olsson Kommunstyrelsen Revisionsrapport (förstudie) Styrning med riktlinjer och policydokument i Västerviks kommun förslag till svar Kommunens revisorer har i skrivelse 15 november 2017 överlämnat EY:s förstudie Styrning med riktlinjer och policydokument i Västerviks kommun till kommunfullmäktige. EY har genomfört granskningen på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna. Syftet med förstudien har varit att kartlägga vilka styrande dokument som finns och i vilken mån de fungerar ändamålsenligt i styrningen. Kartläggningen visar även i vilken utsträckning som riktlinjerna tillämpas. Förstudien har avgränsats till styrdokument som fullmäktige har antagit. Kommunfullmäktige har , 259 beslutat att remittera revisionsrapporten till kommunstyrelsen för beredning för svar till kommunfullmäktige senast februari Revisionsrapporten (förstudien) Förstudien har visat att ett antal områden behöver förbättras för att styrningen med styrdokument ska fungera ändamålsenligt. Styrdokument är enligt revisorernas bedömning ett betydelsefullt styrinstrument och en viktig del i att upprätthålla en god intern kontroll. Revisorerna poängterar med förstudien som grund ett antal utvecklingsområden. 1. Fastställ ett klassificeringssystem för styrdokument. Klassificeringssystemet bör definiera olika styrdokuments syfte och innehåll, förhållanden mellan respektive kategori och insats som fastställer respektive kategori. 2. Gör en systematisk sammanställning av kommunens samtliga styrdokument. Säkerställ att det inte finns motstridighet mellan dokument samt att samma sak inte regleras i flera dokument. 3. Tvätta styrdokumenten från överstrykningar med mera och kontrollera att aktuella begrepp används. 4. Säkerställ att samtliga styrdokument, även alla de som fastställts av nämnderna, publiceras på kommunens webbplats. 5. Säkerställ att publicerade styrdokument är läsbara för läsaren. 6. Fastställ rutiner för hantering av styrdokument. 7. Ta fram mallar för respektive kategori av styrdokument. F:\KSF\Kserv\Sekretariat\Användare\Koppling winess\ks utkast\ revrapport-styrning-riktlinjer-policydokument-svar.docx

153 Revisorerna har efter att ha poängterat dessa utvecklingsområden gjort bedömningen att en fördjupad granskning inte skulle tillföra något ytterligare. Förslag till svar på revisionsrapporten Kommunstyrelsens förvaltning delar revisorernas bedömningar i förstudien och ser positivt på att arbeta vidare med de utvecklingsområden som lyfts fram. En genomgång av hela hanteringen av våra styrdokument och rutinerna kring dessa behöver göras och är planerad. Nedan lämnas kommentarer som svar på de olika utvecklingsområdena som revisorerna har lyft fram och som återgetts ovan. 1. Ett klassificeringssystem för styrdokument är under framtagande. Av dokumentet kommer det att framgå vilka olika typer av styrdokument som Västerviks kommun ska ha, hur de ska benämnas och samt syftet med de olika dokumenten. En grundläggande mall för varje dokumenttyp kommer också att tas fram. 2. En sammanställning av kommunens styrdokument finns idag, men liksom revisorerna har konstaterat innefattar den inte samtliga dokument som är beslutade av fullmäktige. Den nuvarande sammanställningen är till för att bevaka när olika styrdokument behöver uppdateras och vem som har ansvaret för att detta sker. Att samtliga dokument inte finns med där beror på att för vissa typer av dokument finns andra rutiner för att säkerställa att de uppdateras vid behov (till exempel genom fullmäktiges årshjul). När ett nytt dokument- och ärendehanteringssystem införs tillsammans med ett kvalitetsledningssystem kommer vi att se över hanteringen av våra styrdokument för att skapa goda rutiner för uppdatering av dessa. De nya systemen kommer också skapa möjligheter att få en total sammanställning över samtliga dokument och med möjlighet att söka till exempel på olika dokumenttyper/klassificeringar. 3. I samband med att vi gör en total översyn av rutinerna för våra styrdokument ska det naturligtvis också säkerställas att dokumenten publiceras i ett presentabelt skick för allmänheten. 4. När ett nytt dokument- och ärendehanteringssystem och kvalitetsledningssystem införs blir det enklare att direkt från systemet publicera dokument på hemsidan och på vårt intranät. I samband med det kommer även publiceringsrutinerna för samtliga nämnder och bolag ses över. I dokumentet som klassificerar styrdokumenten kan det också tydliggöras vilka dokument som ska publiceras och på vilka platser. De nya systemen och intranätet kommer också förbättra våra möjligheter att på ett bra sätt kommunicera dokumenten i organisationen. Detta kan förhoppningsvis öka kunskapen om dokumenten och därmed också efterlevnad och uppföljning av innehållet. 5. Se svar nummer Se samtliga tidigare svar. 7. Se svar nummer 1. 2 (3)

154 Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna kommunstyrelsens förvaltnings svar 30 januari 2018 på revisionsrapporten (förstudien) Styrning med riktlinjer och policydokument i Västerviks kommun. Anders Björlin Kommundirektör Elisabet Olsson Kanslichef 3 (3)

155

156

157 Till Kommunfullmäktige Rapport gällande Styrning med riktlinjer och policydokument i Västerviks kommun EY har på uppdrag av revisorerna i Västerviks kommun genomfört en förstudie av styrning med riktlinjer och policydokument. Syftet har varit att kartlägga vilka styrande dokument som finns och i vilken mån de fungerar ändamålsenligt i styrningen. Kartläggningen visar även i vilken utsträckning som riktlinjerna tillämpas. Förstudien har avgränsats till styrdokument som fullmäktige antagit. Förstudien har visat att fullmäktige under perioden har antagit 112 olika styrdokument för att styra kommunens verksamheter. Dessa har gjorts tillgängliga på kommunens webbplats för anställda, förtroendevalda och andra intressenter. Styrdokumenten har kategoriserats i 16 kategorier och antalet per kategori varierar. Det finns inget tydligt klassificeringssystem för styrdokument, vilket medför att struktur för arbetet med styrdokument saknas i vissa delar. Sett till innehåll och utformning varierar styrdokumenten och det saknas mallar. Rutiner för hantering av styrdokument är främst inriktade mot beredning av ett nytt styrdokument. Av de 13 styrdokument som föreskriver att de ska följas har nio följts upp. Förstudien har visat att ett antal områden behöver förbättras för att styrningen med styrdokument ska fungera ändamålsenligt. Med utgångspunkt i förstudiens resultat har vi bedömt att en fördjupad granskning inte skulle tillföra något ytterligare. Styrdokument är enligt revisorernas bedömning ett betydelsefullt styrinstrument och en viktig del i att upprätthålla en god intern kontroll. För att kommunstyren ska fullgöra sitt ansvar för reformering av kommunens regelbestånd, bedömer vi att styrelsen behöver utveckla vissa områden. Med förstudien som grund vill vi poängtera följande utvecklingsområden. Fastställ ett klassificeringssystem för styrdokument. Klassificeringssystemet bör definiera olika styrdokuments syfte och innehåll, förhållanden mellan respektive kategori och insats som fastställer respektive kategori. Revisionen ser positivt på att ett klassificeringssystem ska tas fram. Iakttagelserna i förstudien accentuerar behovet av ett klassificeringssystem, vilket också är grundläggande i arbetet med att skapa struktur och ordning bland kommunens styrdokument. F:\KSF\Kserv\Sekretariat\Användare\Koppling winess\ks utkast\Missiv- förstudie styrning med riktlinjer och policydokument(1).docx

158 Gör en systematisk sammanställning av kommunens samtliga styrdokument. I samband med detta arbete: Säkerställ att motstridighet inte finns mellan styrdokument. Säkerställ att flera styrdokument inte reglerar samma sak. Tvätta styrdokumenten från överstrykningar etc och kontrollera att aktuella begrepp används. Säkerställ att samtliga styrdokument, även alla de som fastställts av nämnderna, publiceras på kommunens webbplats. Säkerställ att publicerade styrdokument är läsbara för läsaren. Inventeringen som har sammanställts i dokumentet Styrdokument uppdatering 2017 är inte fullständig, utan 59 styrdokument som fastställts av fullmäktige finns inte med. Grunden i att skapa en struktur är att få en översikt över regelbeståndet. Ytterligare iakttagelser är att vissa styrdokument reglerar samma sak, att överstrykningar funnits kvar i publicerade versioner och att sidor inte varit läsbara. Fastställ rutiner för hantering av styrdokument. Rutinerna för hantering av styrdokument är främst inriktade på beredning av ett nytt styrdokument. Exempel på att rutiner behöver stärkas är att styrdokument som anses kunnat utgå ändå inte tagits bort från kommunens webbplats. Ta fram mallar för respektive kategori av styrdokument. Utifrån att styrdokumenten varierar, sett till innehåll och utformning samt att en stor del saknar skrivning när revidering ska ske och vem som ansvarar för det, så bör mallar tas fram. Mallar verkar även för enhetlighet, och effektivitet i beredning av ett styrdokument för beslut. Revisorerna önskar svar från Kommunstyrelsen senast För Västerviks kommuns revisorer Britt-Louise Åberg Källmark Ordförande Bilaga: Revisionsrapport Förstudie av styrning med riktlinjer och policydokument 2 (2)

159 Revisionsrapport 2017 Genomförd på uppdrag av revisorerna November 2017 Västerviks kommun Förstudie av styrning med riktlinjer och policydokument

160 Innehåll 1. Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Avgränsning Ansvarig nämnd Genomförande Granskningsresultat Vilka styrdokument finns? Är styrdokumenten aktuella? Finns det ett tydligt klassificeringssystem för styrdokumenten? Hur följs det upp att styrdokumenten tillämpas? Vem ansvarar för att se till att dokumenten är uppdaterade och relevanta? Finns det rutiner för hantering av kommunens styrdokument? Svar på revisionsfrågor Sammanfattande bedömning...11 Bilaga 1: Källförteckning...12 Bilaga 2: Granskade styrdokument

161 1. Inledning 1.1. Bakgrund Vid sidan av de lagar och regler som gäller för det kommunala uppdraget och som reglerar den kommunala kompetensen har kommunerna också en rad strategiska styrdokument som styr och påverkar den egna verksamheten i kommunen. Vanligtvis fastställs dessa styrdokument i fullmäktige. Det innebär att styrdokumenten uttrycker den lokala politiska viljan på ett tydligt sätt. Det innebär också att de är starkt styrande för de berörda verksamheterna i kommunen. I Västerviks kommun finns ett antal av fullmäktige antagna styrdokument. Revisorerna har bedömt det som angeläget att kartlägga om vilka styrdokument, beslutade av fullmäktige, som finns och hur de styr Syfte och revisionsfrågor Syftet är att kartlägga vilka styrande dokument som finns och i vilken mån de fungerar ändamålsenligt i styrningen. I kartläggningen ingår även att veta om och hur de tillämpas. För att uppnå förstudiens syfte besvaras följande delfrågor: Vilka styrdokument finns? Är styrdokumenten aktuella? Finns det ett tydligt klassificeringssystem för styrdokumenten? Hur följs det upp att styrdokumenten tillämpas? Vem ansvarar för att se till att dokumenten är uppdaterade och relevanta? Finns det rutiner för hantering av kommunens styrdokument? Finns det en strategi kring hur förhållandet mellan policys och riktlinjer ska se ut? 1.3. Avgränsning Förstudie omfattar styrdokumenten som antagits av fullmäktige. Inom ramen för förstudien har vi översiktligt granskat varje styrdokument. Ägardirektiv för bolagen 2016 är publicerade på kommunens hemsida, men har utelämnats i kartläggningen då de har uppdaterats Ansvarig nämnd Granskningen avser samtliga nämnder Genomförande Förstudien har genomförts genom intervjuer och dokumentgranskning. Intervjuer har genomförts med kommundirektör, kanslichef, HR- och kommunikationschef och samhällsbyggnadschef. Samtliga intervjuade har beretts tillfälle att sakgranska rapporten. 2

162 Granskning av styrdokumenten har utgått ifrån de styrdokument som finns publicerade på kommunens webbplats 1 per den Styrdokument publicerade efter detta datum har inte omfattats inte av förstudien. 2. Granskningsresultat Som beskrivits ovan publiceras styrdokument, antagna av fullmäktige eller av nämnd, på kommunens webbplats. Enligt kanslichefen kan kommunens anställda ta del av styrdokumenten via en länk i systemet First class 2. Styrdokumenten är sorterade under följande rubriker: Styrdokument kommunfullmäktige, nämnder och utskott Styrdokument de kommunala bolagen Taxor och avgifter Säkerhet, folkhälsa och samhällsskydd Samhällsbyggnad (näringsliv, trafik, miljö, ordningsföreskrifter) Personal (HR) och kommunikation Ekonomi och upphandling Förtroendevalda och partier - ersättningar och arvoden Stadgar stiftelser och stipendier Övriga dokument Antalet och kategorier av styrdokumentet varierar under respektive rubrik tillika område Vilka styrdokument finns? Som tabellen nedan visar har fullmäktige under perioden antagit 112 styrdokument, för att på olika sätt styra kommunens verksamheter. En närmare beskrivning av varje styrdokument framgår av bilaga 2. Utifrån styrdokumentens titel har vi, som nedanstående tabell visar, kategoriserat dem i 16 kategorier. Antalet styrdokument per kategori varierar, kommunen har antagit flest policys (26 st.) följt av avgifter och taxor (19 st.) och därefter reglementen (12 st.). Tabell 1 Sammanställning av styrdokument Kategori Antal Kategori Antal Arbetsordning 1 Regler 4 Avsiktsförklaring 1 Riktlinjer 3 Bestämmelser 6 Stadgar 5 Bolagsordningar 6 Strategier 3 Handlingsprogram/handlingsplan 3 Avgifter och taxor 19 Planer 3 Vision 2 Policyer 26 Ägardirektiv 7 Reglementen 12 Övriga 11 Totalt: 112 I kategorin övriga har vi kategoriserat till exempel föreskrifter, ordningar, villkor, åläggande och program Programvara som kan användas i en organisation som samarbetsplattform mellan användare med e- post, verktyg och kalender. 3

163 Vår grundläggande granskning, som genomförs parallellt med denna, har visat att styrdokumentet Så styrs Västerviks kommun (fastställd av kommunfullmäktige ) och Översiktsplanen 2025 (fastställd av kommunfullmäktige ) finns publicerad på kommunens webbplats fast inte bland övriga styrdokument 3. Intervjuade HR- och kommunikationschef och samhällsbyggnadschef anser att kommunen med fördel skulle kunna reducera antalet styrdokument. Detta genom att upphäva alternativt konsolidera styrdokument. Antalet styrdokument uppges medföra en ökad administration, samtidigt förväntningar att de ska följas upp och hållas uppdaterade. - Är styrdokumenten aktuella? I Styrdokument uppdatering 2017 (beskrivs närmare under avsnitt 3.5) beskrivs för ett antal styrdokument om de bedöms vara aktuella, ska revideras eller om de ska utgå. Sju av de 25 styrdokumenten har bedömts som aktuella 4. Styrdokumenten Avsiktsförklaring för trafik och miljö och Prispolicy för industrimark har bedömts kunna utgå. Dock har de inte tagits bort från webbplatsen. Fyra styrdokument 5 innehåller en skrivning om att de ska revideras minst en gång per mandatperiod. Vilket år dessa styrdokument ska revideras varierar mellan Kartbilagorna i Lokala föreskrifter för att skydda människors hälsa och miljö för Västerviks kommun anges uppdateras löpande. Vidare framgår att Stadgar för kulturstipendium ska revideras vid förändrat uppdrag, och att Kulturstrategi omfattar fyra år men är ett levande dokument som kan utvecklas och fördjupas under arbetets gång. Eventuell revidering av Städpolicy för Västerviks kommunkoncern kan bli aktuell i samband med ny upphandling. Styrdokument uppdatering 2017 anger att 12 styrdokument, av vilka det inte framgår när revidering ska ske, ska revideras ett visst år under perioden Huruvida styrdokumenten som skulle revideras 2016 ha påbörjats eller antagits på nytt, har vi inom ramen för förstudien inte kartlagt Vår bedömning av styrdokumentens aktualitet Skrivning för när revidering ska ske saknas i 82 styrdokument. Styrdokumenten Alkohol- och drogpolitiska programmet, Policydokumentet för krafthandelsverksamheten och Investeringspolicyn med riktlinjer för Västerviks kommun har inte reviderats i enlighet vad respektive styrdokument stipulerar. Iakttagelser som gjorts i vår genomgång är att: i Policy kommunens upplåtelser till ideella föreningar används benämningen kulturoch fritidskontoret. Här görs även en hänvisning till nämnden (kultur- och fritidsnämnden). Kommunen använder benämningen förvaltning och inte kontor. Kultur- och fritidsnämnden upplöstes i Reglemente och taxa avseende begravningsplats för mindre djur görs en hänvisning till tekniska nämnden. Nämnden har upplösts. 3 Kommundirektören ansvarar för dokumentet 4 Nr: 61, 62, 70, 72, 79, 102, Nr: 53, 54, 57, Nr: 60, 108, 93, 50, 98, 52, 58, 59, 71, 88, 90, 96. 4

164 Fyra styrdokument 7 innehåller understrykningar eller överstrykningar, för att illustrera ändringarna från den tidigare versionen av dokumenten. Två styrdokument 8 innehåller samma bestämmelser som Arbetsordning för Västerviks kommunfullmäktige. Ett styrdokument har oläsbara sidor i den publicerade versionen. 9 Den sammantagna bedömningen är att det finns ett betydande behov av att dels ange när styrdokumenten ska uppdateras och att detta görs Finns det ett tydligt klassificeringssystem för styrdokumenten? Kommunen har inget klassificeringssystem för sina styrdokument. Det innebär att det saknas ett dokument 10 som definierar olika styrdokuments syfte och innehåll, förhållanden mellan respektive styrdokument och den instans som fastställer styrdokumentet. Kanslichefen uppger att arbetet med att ta fram ett sådant dokument finns i ledningskontorets planering. I frånvaro av ett sådant dokument anger Så styrs Västerviks kommun att fullmäktige beslutar om Vision Nämnderna och bolagen ska besluta om övergripande mål och lagstadgade planer samt detaljbudget/verksamhetsplan. Om så krävs ska fullmäktige besluta om lagstadgade planer efter beredning av aktuell nämnd. Planerna ska samordnas med de övergripande målen. Exempel på styrdokument som kommunfullmäktige ska besluta om inom respektive nämnds och bolags verksamhetsområde är: Socialnämnden avgiftsärenden Miljö- och byggnadsnämnden avgiftsärenden Västervik Miljö & Energi AB ägardirektiven större beslut som påverkar annat bolag eller nämnd Västerviks Kraft Elnät AB Ägardirektiven beslut som påverkar annat bolag eller nämnd Västerviks Bostads AB, TjustFastigheter AB ägardirektiven större beslut som påverkar annat bolag eller nämnd Västerviks Resort AB ägardirektiven större beslut som påverkar annat bolag eller nämnd I Så styrs Västerviks kommun definieras också bolagsordning och ägardirektiv. Vid revidering av befintligt styrdokument alternativt framtagande av ett nytt uppger samhällsbyggnadschefen att syfte och innehåll styr dess klassificering. Det vill säga om styrdokumentet ska vara en policy, program eller strategi. Klassificeringen styr även om kommunstyrelsen eller fullmäktige ska fastställa styrdokumentet. 7 Nr: 5, 9, 11, 25 8 Nr: 4, 14, 9 Nr: Många kommuner har antagit ett styrdokument till exempel riktlinjer eller motsvarande som klassificerar styrdokument. 5

165 HR-chefen menar att hennes erfarenhet från tidigare anställningar i kommuner har gjort det tydligt vilken instans som ska fastställa respektive kategori av styrdokument. 39 styrdokument är numrerade, i olika kombinationer från till Enligt uppgift användes numreringen i den tidigare strukturen på författningssamlingen. Numreringen visade då vilken kategori styrdokumentet var. Numera har numreringen ingen funktion utan är något som finns kvar i vissa styrdokument där samma mall använts vid revidering. Kanslichefen beskriver att det saknas mallar för styrdokument generellt och för respektive klassificering. Det innebär, och som kartläggningen visar, att dokumenten varierar sett till innehåll och layout. Det finns dock en viss likformighet när det gäller ägardirektiv för bolagen Hur följs det upp att styrdokumenten tillämpas? Som tabellen nedan visar innehåller 13 styrdokument en skrivning om att styrdokumentet ska följas upp. Periodicitet och hur uppföljningen ska redovisas beskrivs också. Av de 13 styrdokumenten bedöms nio ha följts upp i enlighet med vad respektive styrdokument föreskriver. Av övriga fyra styrdokument bedöms två ha delvis följts upp medan resterande två inte ha följts upp. Styrdokument Tabell 2 Uppföljning av styrdokument Uppföljning 1. Ägardirektiv år 2017 för TjustFastigheter AB Bolagets mål gällande total energiförbrukning löper fram till 2020 men ska brytas ned årsvis och följas upp årligen. 2. Reviderad folkhälsoplan för Västerviks kommun Avstämning av hälsoläget bland befolkningen ska ske under våren 2012 samt 2015 utifrån indikationer och utmaningar. En ungdomsavstämning ska ske under våren 2013 då LUPP:ens resultat kan presenteras och analyseras. 3.Handlingsplan mot våldsbejakande extremism och terrorism Uppföljning ska ske genom en årlig verksamhetsberättelse för det samlade arbetet med trygghet och säkerhet samt genom fortlöpande uppföljning och utvärdering inom respektive ansvarig organisation. 4.Handlingsprogram trygghet och säkerhet Uppföljning sker genom en årlig verksamhetsberättelse för det samlade arbetet med trygghet och säkerhet samt genom fortlöpande uppföljning och utvärdering inom respektive ansvarig organisation. I bolagets årsredovisning för 2016 har energiförbrukningen följts upp och redovisats i en tidsserie Fem exempel på energieffektiviseringar som genomförts under 2016 redovisas. Vår bedömning: Uppföljning har gjorts i enlighet med vad ägardirektivet föreskriver. Hälsofrågor generellt tas upp i kommunens årsredovisning 2012 respektive Enligt vår bedömning har en avstämning av hälsoläget bland befolkningen utifrån satta indikatorer och utmaningar inte följts upp Kommunstyrelsen beslutade att bland annat godkänna slutrapport för projektet Ung & trygg i Västervik kommun, där LUPP:en ingår. Vår bedömning: Uppföljning har delvis gjorts i enlighet med vad folkhälsoplanen föreskriver. Enligt uppgift har handlingsplanen följts upp inom ramen för säkerhetsbokslutet, som godkändes av kommunstyrelsen Vår bedömning: Uppföljning har gjorts i enlighet vad handlingsplanen föreskriver. Enligt uppgift har handlingsprogrammet följts upp inom ramen för säkerhetsbokslutet, som godkändes av kommunstyrelsen Vår bedömning: Uppföljning har gjorts i enlighet vad handlingsprogrammet föreskriver. 6

166 5.Säkerhetspolicy för Västerviks kommunkoncern Säkerhetschefen ansvarar för en årlig rapport till kommunstyrelsen. 6.Energi- och Klimatstrategi för Västerviks kommun Årlig uppföljning ska genomföras av respektive verksamhet/bolag enligt en särskild mall. Redovisning ska göras till kommunfullmäktige som del av Hållbarhetsbokslut. 7.Policy för krafthandelsverksamheten inom Västerviks kommuns kommunkoncern samt operationell strategi för finansiell krafthandel Krafthandelsverksamheten ska följas upp kontinuerligt. 8.Renhållningsordning för Västerviks kommun, avfallsplan och lokala föreskrifter om avfallshantering Årlig uppföljning ska genomföras av respektive verksamhet/bolag enligt en särskild mall. Redovisning ska göras till kommunfullmäktige som del av Hållbarhetsbokslut. 9.Kulturstrategi Kommunstyrelsen ansvarar för uppföljning av målen i kulturstrategin inom ramen för budgetoch uppföljningsprocess. 10.Alkohol- och drogpolitiskt program för Västerviks kommun Uppföljning ska göras årligen med början december Politiker och tjänstemän ska delges utvärderingen varje år. 11.Policy för alternativa driftformer Kommunledningskontoret ska årligen upprätta en rapport för uppföljning och utvärdering av mål för alternativa driftformer och policy i övrigt. 12.Policy för donationsfondernas förvaltning Redovisning av placeringsverksamheten skall ske kvartalsvis till kommunstyrelsen i särskild rapport Finansfunktionen skall för varje kalenderår upprätta årsredovisning med resultat- och balansräkning. Av årsredovisningen skall framgå fondkapitalets placering, avkastning etc. Årsredovisningen fastställs av kommunfullmäktige. 13. Stadgar för Stiftelsen Västerviks museum Årlig årsredovisning och i kommunstyrelsens verksamhetsberättelse senast fyra månader efter räkenskapsårets utgång gällande museets verksamhet föregående år. Enligt uppgift ingår har policyn följts upp inom ramen för säkerhetsbokslutet, som godkändes av kommunstyrelsen. Vår bedömning: Uppföljning har gjorts i enlighet vad policyn föreskriver. Uppföljning har gjorts i Hållbarhetsbokslut Vår bedömning: Uppföljning har gjorts i enlighet vad strategin föreskriver. Enligt uppgift föreskriver policyn att uppföljning ska ske till kommundirektören. Kommunen får regelbundet rapporter från kommunens elleverantör. Uppföljning sker även i elhandelsgruppen som har möte närmast i slutet av oktober då den senaste rapporten kommer att gås igenom. Vår bedömning: Uppföljning har gjorts i enlighet vad policyn föreskriver. Uppföljning har gjorts i Hållbarhetsbokslut Vår bedömning: Uppföljning har gjorts i enlighet vad renhållningsordningen föreskriver. Uppföljning sker inom ramen för ordinarie uppföljning i delårsrapporterna och i årsbokslut. Redovisas i text i den del som avser kommunstyrelsens förvaltning. Vår bedömning: Uppföljning har gjorts i enlighet vad strategin föreskriver. Enligt uppgift har uppföljning inte gjorts på det sätt som föreskrivs i programmet. Både policy och program har lyfts upp i kommunens arbetsmiljöutbildning som senast ägde rum Vår bedömning: Uppföljning har inte gjorts i enlighet vad programmet föreskriver. Enligt uppgift behöver policyn ses över, bland annat därför kommunen inte längre har kvar några intraprenader eller liknande. Vår bedömning: Uppföljning har inte gjorts i enlighet vad policyn föreskriver. Under 2017 uppges förvaltning och handläggning av donationsfonderna lagts ut på Nordea. Separat årsredovisning görs varje år för varje donationsfond och revideras av revisor. Vår bedömning: Uppföljning har delvis gjorts. Kvartalsvis rapport har inte redovisats till kommunstyrelsen. Huruvida årsredovisning fastställs av fullmäktige framgår inte av fullmäktiges protokoll. Enligt uppgift lämnar Stiftelsen Västerviks Museum årligen in sin årsredovisning till kommunen. Årsredovisningen anmälas till kommunstyrelsen. Verksamhetsberättelse är inte längre något som upprättas utan denna uppföljning sker i delårsrapporter och årsredovisning. 7

167 Vår bedömning: Uppföljning har gjorts i enlighet vad stadgarna föreskriver. Samhällsbyggnadschefen beskriver att styrdokumenten inom dennes verksområde följs upp löpande genom kontinuerlig tillämpning. Dock görs ingen skriftlig uppföljning Vem ansvarar för att se till att dokumenten är uppdaterade och relevanta? I kommunstyrelsens reglemente anges att styrelsen ansvarar för reformering av kommunens regelbestånd. Kartläggningningen visar att fyra av styrdokumenten anger vilken enhet eller tjänsteman som ansvarar för att hålla styrdokumentet uppdaterat. Enheten HR & Kommunikation ansvarar för uppdatering av Pensionspolicy för Västerviks kommun. Enheten för räddningstjänst och samhällsskydd och räddnings- och säkerhetschef ansvarar för uppdatering av Handlingsplan mot våldsbejakande extremism och terrorism, Handlingsprogram trygghet och säkerhet samt Ledningsplan för extraordinära händelser. För 46 styrdokument, som inte innehåller skrivning om dokumentägare, anger Styrdokument uppdatering 2017 vilka enheter som ansvarar för respektive styrdokument: Kommunservice: 2 styrdokument. Ledningskontoret: 5 styrdokument Enheten för samhällsbyggnad: 19 styrdokument Enheten för räddningstjänst- och samhällsskydd: 1 styrdokument Ekonomi & upphandling: 6 styrdokument HR & kommunikation: 8 styrdokument HR & kommunikation/kommunservice: 1 styrdokument Kulturenheten: 2 styrdokument Miljö- och byggnadsnämnden: 1 styrdokument Förvaltningschef/näringsliv: 1 styrdokument De resterande 62 styrdokumenten innehåller ingen skrivning om vilken nämnd, enhet eller tjänsteman som ansvarar för att hålla styrdokumentet uppdaterad. De intervjuade uppger att även om dokumentägare inte beskrivs i styrdokumentet, ska det uppdateras av den tjänsteman som ansvarar för verksamhetsområdet som styrdokumentet reglerar Finns det rutiner för hantering av kommunens styrdokument? Under 2016 gjordes en inventering av styrdokument antagna av fullmäktige och kommunstyrelsen. Inventeringens syfte var enligt de intervjuade att fånga upp de styrdokument som inte finns upptagna i årshjulet 11. Totalt sammanställdes 57 styrdokument, 53 av dessa hade antagits av fullmäktige, i Styrdokument uppdatering Styrdokument uppdatering 2017 beskriver ärende, beslut/diarienummer, kommentar 12, ansvarig, uppföljning 13 och nästa revidering. Sammanställningen uppges av de intervjuade vara det 11 Årshjulet är en sammanställning av de ärenden som ska beslutas av kommunstyrelsen och kommunfullmäktige under året. VA-taxa, renhållningstaxa, taxor för räddningstjänstens verksamhetsområde och ägardirektiv för kommunens bolag är styrdokument som ska beslutas under Exempel på kommentarer är uppdateringsintervall. 13 I kolumnen uppföljning beskrivs till exempel mottagande organ för uppföljning, intervall för uppföljning och uppföljningens form. 8

168 centrala dokumentet i hanteringen av kommunens styrdokument. Sammanställningen uppdateras varje gång ett nytt styrdokument antas. Sammanställningen aktualiseras också på beredningar med ledande tjänstemän för att påminna om att det finns styrdokument som är i behov av uppdatering. Kartläggningen visar att det föreligger en diskrepans mellan vår kartläggning och sammanställningen eftersom 59 styrdokument inte finns med i den senare. Vidare uppges kansliet - i kommunstyrelsens och kommunfullmäktiges ärendeberedningsprocesser fånga upp styrdokument som ska upp för beslut och dokumentera dem i Ärendebalanslistan. Enligt två av de intervjuade har kansliet kunskap för att kunna bedöma styrdokumentens klassificering samt vilken instans som ska anta styrdokumenten. Samtidigt har kansliet i sin kvalitetssäkrande roll i uppdrag att försöka likforma styrdokumentens utformning. Dock vilar det på handläggaren att koppla in kansliet i arbetsprocessen. Vid framtagande av nytt styrdokument uppger kommundirektören att förslaget diskuteras i koncernledningsgruppen för att minimera motstridighet mellan förslaget och befintliga styrdokument. Kanslichefen uppger att hon ansvarar för publicering av styrdokument på kommunens webbsida. Flera av de intervjuade lyfter fram fullmäktiges uppdrag att införa ett ledningssystem i kommunen. Ett ledningssystem och ISO-certifiering betraktas kunna stärka hanteringen av styrdokument. 3. Svar på revisionsfrågor Nedan beskrivs i komprimerad form svaren på revisionsfrågorna och de bedömningar som görs utifrån respektive revisionsfråga. Därefter gör vi en sammanfattande bedömning huruvida det är aktuellt att genomföra en fördjupad granskning. Revisionsfråga Svar Vilka styrdokument finns? 112 styrdokument har antagits av fullmäktige, fördelat på 16 kategorier som på olika sätt styr kommunens verksamheter. Antalet styrdokument per kategori varierar mellan 1-26 stycken. Två av intervjupersonerna ser med fördel att antalet styrdokument minskar, genom upphävande eller konsolidering av styrdokument. Är styrdokumenten aktuella? Delvis. Sju styrdokument har bedömts av verksamheten som aktuella medan två bedömts kunna utgå. 16 styrdokument håller på att revideras alternativt ska revideras under perioden Ytterligare tre styrdokument kan komma att revideras. Tre styrdokument har inte reviderats i enlighet vad styrdokumentet stipulerar. 82 styrdokument saknar skrivning om när revidering ska ske. I nio styrdokument har vi funnit inaktuella hänvisningar till kontor (förvaltning) och nämnd, överstrykningar och ändringsmarkeringar, samma bestämmelser som i Arbetsordning 9

169 för Västerviks kommunfullmäktige samt oläsbara sidor i publicerad version. Finns det ett tydligt klassificeringssystem för styrdokumenten? Hur följs det upp att styrdokumenten tillämpas? Vem ansvarar för att se till att dokumenten är uppdaterade och relevanta? Finns det rutiner för hantering av kommunens styrdokument? Nej. Kommunen har inget klassificeringssystem för sina styrdokument. Arbete med att ta fram ett dokument som klassificerar styrdokument finns i ledningskontorets planering. I frånvaro av klassificeringssystem anger styrdokument Så styrs Västerviks kommun att fullmäktige ska anta vision 2025, avgiftsärenden och ägardirektiv samt fatta beslut som påverkar annat bolag eller nämnd. Vidare ska fullmäktige anta ytterligare lagstadgade planer om så krävs. Av de 13 styrdokumenten bedöms nio ha följts upp i enlighet med vad respektive styrdokument föreskriver. Av övriga fyra styrdokument bedöms två ha delvis följts upp medan resterande två inte ha följts upp. Kommunstyrelsen ansvarar för reformering av kommunens regelbestånd. Fyra styrdokument anger den enhet eller tjänsteman som ansvarar för att hålla styrdokumentet uppdaterat. För 46 styrdokument, som inte innehåller skrivning om dokumentägare, anger Styrdokument uppdatering 2017 vilka enheter som ansvarar för respektive styrdokument. Resterande 62 styrdokument innehåller ingen skrivning om vilken nämnd, enhet eller tjänsteman som ansvarar för att dokumentet är uppdaterad. I dessa fall ansvarar den tjänsteman som ansvarar för verksamhetsområdet som styrdokumentet reglerar för att till se att dokumentet är uppdaterat. Delvis. Styrdokument har inventerats och sammanställts i Styrdokument uppdatering Dokumentet är dock inte fullständigt eftersom 59 styrdokument inte har inventerats och sammanställts. Dokumentet används för att hålla koll på vem som är ansvarig och när styrdokumenten ska revideras. Ärendebalanslistan används också för bevakning av styrdokument. Enligt de intervjuade har kansliet kunskap om styrdokuments klassificering och insats för antagande av styrdokumentet. Vid framtagande av nytt styrdokument diskuteras förslaget i koncernledningsgruppen för att minimera motstridighet mellan det och befintliga styrdokument. Kanslichefen ansvarar för publicering av styrdokument på kommunen webbsida. Finns det en strategi kring hur förhållandet mellan policys och riktlinjer ska se ut? Nej, i och med att det saknas ett tydligt klassificeringssystem för styrdokument. Det framkommer av intervjuer att i beredning av styrdokument diskuteras styrdokuments klassificering givet dess syfte och innehåll. Därtill har kansliet kunskapen att bedöma styrdokumentets klassificering och instans för fastställande av det. 10

170 3.1. Sammanfattande bedömning Syftet har varit att kartlägga vilka styrande dokument som finns och i vilken mån de fungerar ändamålsenligt i styrningen. I kartläggningen har även visat i vilken utsträckning som riktlinjerna tillämpas. Fullmäktige har antagit 112 olika styrdokument för att styra kommunens verksamheter. De har tillgängliggjorts på kommunens webbplats för anställda, förtroendevalda och andra intressenter. 16 kategorier av styrdokument finns och antalet styrdokument per kategori varierar. Det finns inget tydligt klassificeringssystem för styrdokument, som medför att struktur för arbetet med styrdokument saknas i vissa delar. Det är dock positivt att ligger i planeringen att ta fram ett sådant system. Sett till innehåll och utformning varierar styrdokumenten och det saknas mallar. Rutiner för hantering av styrdokument är främst inriktade mot beredning av ett nytt styrdokument. Mindre än hälften av de styrdokument som anger att de ska följas upp, har följts upp. Förstudien har visat att ett antal områden behöver förbättras för att styrningen med styrdokument ska fungera ändamålsenligt. En fördjupad granskning skulle enligt vår bedömning inte tillföra något ytterligare. Dock anser vi att då styrdokument är ett betydelsefullt styrinstrument och en viktig del i att upprätthålla en god intern kontroll, bör revisorerna följa upp iakttagelserna genom begäran av svar från kommunstyrelsen. Västervik den 1 november 2017 Andreas Halvarsson Verksamhetsrevisor Anders Hellqvist Verksamhetsrevisor 11

171 Bilaga 1: Källförteckning Utöver kartlagda styrdokument (se bilaga 2) har vi granskat - styrdokument uppdatering 2017 (senast uppdaterad ) - Så styrs Västerviks kommun (antagen ) 12

172 Bilaga 2: Granskade styrdokument Som tidigare beskrivit har nedanstående sammanställning utgått ifrån från kommunens författningssamling och styrdokument uppdatering Styrdokument som har grå skuggning finns med i styrdokument uppdatering Likväl är kursiverad text hämtad från sammanställningen. Nr Titel Typ Dokument nr 1 Annonsering av kommunfullmäktiges sammanträden Arbetsordning för Västerviks kommunfullmäktige Antagen (senast reviderad) Uppföljning Dokumentägare enligt själva styrdokumentet (ansvarig enligt interna arbetsdokumentet styrdokument uppdatering 2017) Nästa revidering Styrdokument kommunfullmäktige, nämnder och utskott Övrig Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte 88 Arbetsordning Anges inte (ändrad ) 3 Arkivreglemente Reglemente (ändrad ) 4 Medborgarförslag i kommunfullmäktige Övrig Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte Kommunservice Anges inte Vår kommentar Anges inte Anges inte Anges inte Innehåller samma information som i kommunfullmäktiges arbetsordning (31 ). 5 Reglemente för barn- och utbildningsnämnden Reglemente (ändrad ) Anges inte Anges inte Anges inte Senaste ändringarna, som är understrukna, finns kvar i det 12

173 Nr Titel Typ Dokument nr Antagen (senast reviderad) Uppföljning Dokumentägare enligt själva styrdokumentet (ansvarig enligt interna arbetsdokumentet styrdokument uppdatering 2017) Nästa revidering Vår kommentar publicerade dokumentet. 6 Reglemente för den samordnande revisionen i Västerviks kommun 7 Reglemente för färdtjänst och riksfärdtjänst 8 Reglemente för intern kontroll för Västerviks kommun 9 Reglemente för kommunstyrelsen 10 Reglemente för miljö- och byggnads-nämnden 11 Reglemente för socialnämnden 12 Reglemente för valnämnden Reglemente (ändrad ) Reglemente Reglemente Anges inte Reglemente Reglemente Anges inte (ändrad ) Reglemente (ändrad ) Reglemente Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte Senaste ändringarna, som är understrukna, finns kvar i det publicerade dokumentet. Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte Överstrykningar finns kvar i dokumentet. Anges inte Anges inte Anges inte 13

174 Nr Titel Typ Dokument nr 13 Reglemente för överförmyndaren Antagen (senast reviderad) Reglemente Anges inte Uppföljning Dokumentägare enligt själva styrdokumentet (ansvarig enligt interna arbetsdokumentet styrdokument uppdatering 2017) Nästa revidering Anges inte Anges inte Anges inte Vår kommentar 14 Regler för allmänhetens frågestund vid kommunfullmäktiges sammanträden Regler Vision 2030 Vision Anges inte Bolagsordning för Bolagsordning Anges inte TjustFastigheter AB 120 Anges inte Anges inte Anges inte Motsvarande bestämmelser finns i kommunfullmäktiges arbetsordning (44 ) Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte 17 Bolagsordning för Västervik Biogas AB Bolagsordning Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte 18 Bolagsordning för Västervik Miljö & Energi AB Bolagsordning Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte 19 Bolagsordning för Västervik Resort AB Bolagsordning Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte 20 Bolagsordning för Västerviks Bostads AB Bolagsordning Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte 21 Bolagsordning för Västerviks kommuns Förvaltnings AB Bolagsordning Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte 14

175 Nr Titel Typ Dokument nr Antagen (senast reviderad) Uppföljning Dokumentägare enligt själva styrdokumentet (ansvarig enligt interna arbetsdokumentet styrdokument uppdatering 2017) Nästa revidering Vår kommentar 22 Bolagsordning för Västerviks Kraft Elnät AB Bolagsordning Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte 23 Ägardirektiv år 2017 för Tjustfastigheter AB 24 Ägardirektiv år 2017 för Västervik Biogas AB 25 Ägardirektiv år 2017 för Västervik Miljö & Energi AB 26 Ägardirektiv för år 2017 för Västervik Resort AB 27 Ägardirektiv år 2017 för Västerviks Bostads AB Ägardirektiv Anges inte Ägardirektiv Anges inte Ägardirektiv Anges inte Ägardirektiv Anges inte Ägardirektiv Anges inte Bolagets mål gällande total energiförbrukni ng löper fram till 2020 men ska brytas ned årsvis och följas upp årligen Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte Överstrykningar finns kvar i dokumentet. Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte 15

176 Nr Titel Typ Dokument nr 28 Ägardirektiv år 2017 för Västerviks kommuns förvaltnings AB Antagen (senast reviderad) Ägardirektiv Anges inte Uppföljning Dokumentägare enligt själva styrdokumentet (ansvarig enligt interna arbetsdokumentet styrdokument uppdatering 2017) Nästa revidering Anges inte Anges inte Anges inte Vår kommentar 29 Ägardirektiv år 2017 för Västerviks Kraft Elnät AB 30 Västerviks kommuns ägarpolicy för heloch delägda kommunala bolag Ägardirektiv Anges inte Policy Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte Ledningskontoret Anges inte 31 Avgifter och normer för förmedling av obebyggda och gruppbebyggda tomter inom kommun Avgifter och taxor Taxor och avgifter Anges inte Anges inte Anges inte 182 (ändrad ) 32 Dispensavgifter för tunga, långa, breda och höga transporterar 33 Felparkeringsavgifter Avgifter och taxor Avgifter och taxor (ändrad ) Årligen och gäller uppdaterade taxor gäller fr o m 1 jan. Anges inte Anges Anges inte Anges inte Anges inte 16

177 Nr Titel Typ Dokument nr 34 Parkeringsavgifter Avgifter och taxor Antagen (senast reviderad) Uppföljning Dokumentägare enligt själva styrdokumentet (ansvarig enligt interna arbetsdokumentet styrdokument uppdatering 2017) Nästa revidering Anges inte Anges inte Anges inte Vår kommentar 35 Plankostnadsprincip samt taxa för Planavgift Avgifter och taxor Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte 36 Reglemente och taxa avseende begravningsplats för mindre djur Reglemente Anges inte Anges inte Anges inte Enligt 2 ska begravningsplatsen förvaltas av tekniska nämnden genom Parkoch naturavdelningen inom affärsområde Gator. Tekniska nämnden har upphört. 37 Renhållningstaxa Västerviks kommun 2017 Avgifter och taxor Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte 38 Sotningstaxa Västerviks kommuns sotningsdistrikt 39 Taxa för förskola, fritidshem och annan pedagogisk verksamhet 40 Taxa för kommunens kartoch mätningstekniska verksamhet Avgifter och taxor Avgifter och taxor Avgifter och taxor Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte 17

178 Nr Titel Typ Dokument nr 41 Taxa för Miljö- och byggnadsnämndens verksamhet enligt Plan- och bygglagen (2010:900) m m Avgifter och taxor Antagen (senast reviderad) Anges inte Uppföljning Dokumentägare enligt själva styrdokumentet (ansvarig enligt interna arbetsdokumentet styrdokument uppdatering 2017) Nästa revidering Vår kommentar Anges inte Anges inte Anges inte Flera sidor i den publicerade versionen är oläsbara 42 Taxa för Västerviks kommuns offentliga kontroll inom livsmedelsområdet Avgifter och taxor Miljö- och byggnadsnä mndens dnr: 2014: Anges inte Anges inte Anges inte 43 Taxa för prövning och tillsyn enligt alkohollagen 44 Taxa för prövning och tillsyn enligt strålskyddslagen (SFS 1988:220) Avgifter och taxor Avgifter och taxor (ändrad ) Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte 45 Taxa för prövning och tillsyn inom miljöbalkens område i Västerviks kommun Avgifter och taxor Miljö- och byggnadsnä mndens dnr: Anges inte Anges inte Anges inte 18

179 Nr Titel Typ Dokument nr 46 Taxa för tillsyn enligt lag (SFS 2006:1570) om skydd mot internationella hot mot människors hälsa i Västerviks kommun Avgifter och taxor Antagen (senast reviderad) Anges inte Uppföljning Dokumentägare enligt själva styrdokumentet (ansvarig enligt interna arbetsdokumentet styrdokument uppdatering 2017) Nästa revidering Anges inte Anges inte Anges inte Vår kommentar 47 Taxor för tillsyn inom tobakslagen, alkohollagen och lagen om handel med vissa receptfria läkemedel Avgifter och taxor Miljö- och byggnämden s dnr: Anges inte Anges inte Anges inte 48 Taxa för upplåtelse av allmän platsmark Avgifter och taxor Information saknas Efter 2016 ska avgiften justeras så att den följer indexändringar fram till oktober närmast före det aktuella upplåtelseåret s början med oktoberindex 2015 som basår. Anges inte 19

180 Nr Titel Typ Dokument nr 49 VA-taxa 2017 Avgifter och taxor Antagen (senast reviderad) Anges inte Uppföljning Dokumentägare enligt själva styrdokumentet (ansvarig enligt interna arbetsdokumentet styrdokument uppdatering 2017) Nästa revidering Anges inte Anges inte Anges inte Vår kommentar 50 Reviderad folkhälsoplan för Västerviks kommun Planer Säkerhet, folkhälsa och samhällsskydd Avstämning av hälsoläget bland befolkningen ska ske under våren 2012 samt 2015 utifrån indikationer och utmaningar. En ungdomsavstämning ska ske under våren 2013 då LUPP-ens resultat kan presenteras och analyseras. Enheten för samhällsbyggnad Revidering ska ske 2016 och presenteras för kommunfullmäktige hösten

181 Nr Titel Typ Dokument nr 51 Handlingsplan mot våldsbejakande extremism och terrorism Antagen (senast reviderad) Planer Anges inte Uppföljning Uppföljning ska ske genom en årlig verksamhetsb erättelse för det samlade arbetet med trygghet och säkerhet samt genom fortlöpande uppföljning och utvärdering inom respektive ansvarig organisation. Dokumentägare enligt själva styrdokumentet (ansvarig enligt interna arbetsdokumentet styrdokument uppdatering 2017) Enheten för räddningstjänst och samhällsskydd har ansvaret för att samordna arbetet. Nästa revidering Anges inte Vår kommentar 52 Handlingsprogram trygghet och säkerhet Handlingspr ogram/ handlingspla n Anges inte Uppföljning sker genom en årlig verksamhetsb erättelse för det samlade arbetet med trygghet och säkerhet samt genom fortlöpande uppföljning och Enheten för räddningstjänst och samhällsskydd ansvarar för innehåll medan HR & kommunikation ansvarar för formgivning Revidering ska ske

182 Nr Titel Typ Dokument nr Antagen (senast reviderad) Uppföljning utvärdering inom respektive ansvarig organisation. Dokumentägare enligt själva styrdokumentet (ansvarig enligt interna arbetsdokumentet styrdokument uppdatering 2017) Nästa revidering Vår kommentar 53 Ledningsplan för extraordinära händelser Planer Anges inte Planen ska antas en gång per mandatperiod. Räddnings- och säkerhetschefen ansvarar för att denna plan hålls aktuell samt att nödvändiga beslut fattas av rätt instans Nästa revidering ska ske Säkerhetspolicy för Västerviks kommunkoncern Policy Säkerhetschef en ansvarar för en årlig rapport till kommunstyrel sen Enheten för räddningstjänst- och samhällsskydd. Revidering ska ske1 gång per mandatperiod Nästa revidering ska ske ABVA 09 Allmänna bestämmelser för Västerviks kommuns vatten och Bestämmels er Samhällsbyggnad (näringsliv, trafik, miljö, ordningsföreskrifter) Anges inte Anges inte Anges inte Överstrykning finns 172 kvar i dokumentet. 22

183 Nr Titel Typ Dokument nr avloppsanläggninga r 56 Avsiktsförklaring för trafik och miljö Avsiktsförkla ring Antagen (senast reviderad) Anges inte Uppföljning Anges inte Dokumentägare enligt själva styrdokumentet (ansvarig enligt interna arbetsdokumentet styrdokument uppdatering 2017) Enheten för samhällsbyggnad Nästa revidering Avsiktsförklaringen kan utgå då det inte längre är aktuellt. Vår kommentar Bör tas bort från webbplatsen. 57 Bostadspolitisk strategi för Västerviks kommun Strategier Anges inte Anges inte Enheten för samhällsbyggnad Den bostadspolitisk a strategin ska revideras minst en gång/mandatp eriod. 58 Dagvattenpolicy Policy Anges inte Anges inte Enheten för samhällsbyggnad Revidering ska ske Dagvattenpolic yn anger att den ska ses som ett levande dokument och vid behov revideras och kompletteras, förslagsvis på 3-5 års intervall. Initiativ till revideringen ska tas av 23

184 Nr Titel Typ Dokument nr Antagen (senast reviderad) Uppföljning Dokumentägare enligt själva styrdokumentet (ansvarig enligt interna arbetsdokumentet styrdokument uppdatering 2017) Nästa revidering Teknisk Service VAverket. Vår kommentar 59 Energi- och Klimatstrategi för Västerviks kommun Strategier Anges inte Årlig uppföljning ska genomföras av respektive verksamhet/bo lag enligt en särskild mall. Redovisning ska göras till kommunfullmäktige som del av Hållbarhetsbokslut. Enheten för samhällsbyggnad Revidering ska ske Revidering ska ske Gatukostnadsbestämmelser Bestämmels er , 111 Anges inte Anges inte Revidering ska ske Hamnordning för hamnar i Västerviks kommun Övriga (ändrad ) Anges inte Enheten för samhällsbyggnad År 2016 bedömdes hamnordninge n inte vara i behov av revidering. 24

185 Nr Titel Typ Dokument nr 62 Handelspolicy för Västerviks kommun Antagen (senast reviderad) Policy Anges inte , 183 Uppföljning Anges inte Dokumentägare enligt själva styrdokumentet (ansvarig enligt interna arbetsdokumentet styrdokument uppdatering 2017) Enheten för samhällsbyggnad Nästa revidering År 2016 bedömdes handelspolicy inte vara i behov av revidering. Vår kommentar 63 Lokala föreskrifter för att skydda människors hälsa och miljö för Västerviks kommun 64 Lokala ordningsföreskrifter i Västerviks kommun 65 Policy för huvudmannaskap för allmän plats, riktlinjer för att överta anläggningar samt uttag av gatukostnader Övriga Anges inte Övriga a Policy Anges inte Anges inte Anges inte Kartbilagor uppdateras löpande Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte 66 Policy för kommunens upplåtelser till ideella föreningar Policy Anges inte Anges inte Enheten för samhällsbyggnad Anges inte I policyn benämns kultur- och fritidskontoret och nämnden. Enligt hemsidan används inte kontor utan enhet. 25

186 Nr Titel Typ Dokument nr 67 Policy för krafthandelsverksa mheten inom Västerviks kommuns kommunkoncern samt operationell strategi för finansiell krafthandel Antagen (senast reviderad) Policy Anges inte Uppföljning Krafthandelsverksamheten ska följas upp kontinuerligt. Dokumentägare enligt själva styrdokumentet (ansvarig enligt interna arbetsdokumentet styrdokument uppdatering 2017) Nästa revidering Ekonomi & upphandling Enligt punkt 6 ska policyn revideras årligen. Vår kommentar Policyn har inte reviderats sedan den antogs. 68 Policy och riktlinjer för Västerviks kommuns insatser för föreningslivet Policy Anges inte (ändrad ) Anges inte Enheten för samhällsbyggnad Anges inte 69 Prispolicy för industrimark 70 Regler för kommunalt bidrag till enskilda vägar Policy Regler Anges inte Anges inte Anges inte Enheten för samhällsbyggnad Enheten för samhällsbyggnad Anges kunna utgå År 2016 bedömdes reglerna vara aktuella. Finns publicerad på kommunens webbplats. 26

187 Nr Titel Typ Dokument nr 71 Renhållningsordning för Västerviks kommun, avfallsplan och lokala föreskrifter om avfallshantering Antagen (senast reviderad) Uppföljning Övriga Anges inte Årlig uppföljning ska genomföras av respektive verksamhet/bo lag enligt en särskild mall. Redovisning ska göras till kommunfullmäktige som del av Hållbarhetsbokslut. Dokumentägare enligt själva styrdokumentet (ansvarig enligt interna arbetsdokumentet styrdokument uppdatering 2017) Enheten för samhällsbyggnad Nästa revidering Nästa revidering ska ske Vår kommentar 72 Riktlinjer för markanvisning i Västerviks kommun 73 Riktlinjer för upplåtande av kommunens material (databaser) för externa användare Riktlinjer Anges inte Riktlinjer Anges inte Anges inte Enheten för samhällsbyggnad Enheten för samhällsbyggnad År 2016 bedömdes riktlinjerna vara aktuella. Anges inte 74 Råd och riktlinjer för uteserveringar i Västerviks kommun Riktlinjer Anges inte Anges inte Enheten för samhällsbyggnad Anges inte 27

188 Nr Titel Typ Dokument nr 75 Tillämpning av tomträttsinstitutet Antagen (senast reviderad) Övriga (ändrad ) 76 Tomtpriser Övriga Torghandelsföreskrifter Övriga för 135 Västerviks kommun Uppföljning Anges inte Dokumentägare enligt själva styrdokumentet (ansvarig enligt interna arbetsdokumentet styrdokument uppdatering 2017) Enheten för samhällsbyggnad Nästa revidering Bedömdes vara aktuell. Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte Vår kommentar 78 Villkor för uppställning av försäljningsvagn/ bod på Grönsakstorget Övriga Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte 79 Åläggande om gångbanerenhållnin g mm i Västerviks kommun Övriga b Anges inte Enheten för samhällsbyggnad År 2016 bedömdes åläggandet vara aktuella. 80 Kulturstrategi Strategi Anges inte Kultur Kommunstyrel sen ansvarar för uppföljning av målen i kulturstrategin inom ramen för budgetoch uppföljningspr ocess. Anges inte Kulturstrategin omfattar fyra år men är ett levande dokument som kan utvecklas och fördjupas under arbetets gång. 28

189 Nr Titel Typ Dokument nr Antagen (senast reviderad) Uppföljning Dokumentägare enligt själva styrdokumentet (ansvarig enligt interna arbetsdokumentet styrdokument uppdatering 2017) Nästa revidering Vår kommentar 81 Alkohol- och drogpolicy för anställda inom Västerviks kommun och de helägda bolagen Personal (HR) och kommunikation Policy Anges inte HR & kommunikation 8 Anges inte Anges inte 82 Alkohol- och drogpolitiskt program för Västerviks kommun Övriga Anges inte (ändrad ) Uppföljning ska göras årligen med början december Politiker och tjänstemän ska delges utvärderingen varje år. HR & kommunikation Revidering göras vart tredje år med början Det alkohol- och drogpolitiska programmet har inte reviderats 83 Arbetsmiljöpolicy för Västerviks kommun och de helägda bolagen 84 Jämställdhetspolicyoch mångfaldspolicy i Västerviks kommun och de helägda bolagen Policy Policy Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte Anges inte HR & Kommunikation Anges inte 29

190 Nr Titel Typ Dokument nr 85 Hälsopolicy för Västerviks kommunkoncern Antagen (senast reviderad) Policy Anges inte Uppföljning Dokumentägare enligt själva styrdokumentet (ansvarig enligt interna arbetsdokumentet styrdokument uppdatering 2017) Nästa revidering Anges inte Anges inte Anges inte Vår kommentar 86 Kommunikationspolicy med riktlinjer för Västerviks kommun och de helägda bolagen Policy Anges inte Anges inte HR & Kommunikation Riktlinjerna (senast reviderade av kommunstyrel sen ) anger att de ska utvärderas och revideras första året i varje mandatperiod. Anges inte 87 Ledarskapspolicy i Västerviks kommun och de helägda bolagen 88 Pensionspolicy för Västerviks kommun Policy Anges inte Policy Anges inte Anges inte HR & Kommunikation Anges inte Anges inte HR & Kommunikation Pensionspolicy n ska ses över vart tredje år eller då det finns behov att den uppdateras. Däremellan 30

191 Nr Titel Typ Dokument nr Antagen (senast reviderad) Uppföljning Dokumentägare enligt själva styrdokumentet (ansvarig enligt interna arbetsdokumentet styrdokument uppdatering 2017) Nästa revidering ska uppdatering ske då det skett större förändringar i lagar och kollektivavtal med påverkan på pensionsområ det. Vår kommentar 89 Regler för kommunens hedersgåva Regler (ändrad ) Nästa revidering ska ske Anges inte HR & Kommunikation Anges inte 90 Resepolicy Policy (ändrad ) Anges inte HR & Kommunikation/ Kommunservice Kommunstyrel sen har gett uppdrag att göra en översyn av resepolicyn. Arbetet ska starta

192 Nr Titel Typ Dokument nr Antagen (senast reviderad) 91 Attestreglemente Reglemente Uppföljning Ekonomi och upphandling Anges inte Dokumentägare enligt själva styrdokumentet (ansvarig enligt interna arbetsdokumentet styrdokument uppdatering 2017) Ekonomi & upphandling Nästa revidering Kommunstyrel sen tar vid behov initiativ till förändring av reglementet. Anges inte Vår kommentar 92 Finanspolicy för Västerviks kommunskoncern 93 Investeringspolicy med riktlinjer för Västerviks kommun 94 Policy för alternativa driftformer Policy Anges inte Policy Anges inte Policy Anges inte Anges inte Ledningskontor Anges inte Anges inte Anges inte 2 är i behov av revidering. Kommunlednin gskontoret ska årligen upprätta en rapport för uppföljning och utvärdering av mål för alternativa driftformer och policy i övrigt Ekonomi & upphandling Revidering ska ske Anges inte 32

193 Nr Titel Typ Dokument nr 95 Policy för donationsfondernas förvaltning Antagen (senast reviderad) Policy Uppföljning Redovisning av placeringsverk samheten skall ske kvartalsvis till kommunstyrel sen i särskild rapport. Finansfunktion en skall för varje kalenderår upprätta årsredovisning med resultatoch balansräkning. Av årsredovisning en skall framgå fondkapitalets placering, avkastning etc. Årsredovisning en fastställes av kommunfullmä ktige. Dokumentägare enligt själva styrdokumentet (ansvarig enligt interna arbetsdokumentet styrdokument uppdatering 2017) Ekonomi & upphandling Nästa revidering Anges inte Vår kommentar 33

194 Nr Titel Typ Dokument nr 96 Upphandlings-policy för Hultsfred, Högsby, Mönsterås, Oskarshamn, Vimmerby och Västerviks kommuner 97 Bestämmelse om kommunal ersättning för borgerliga Vigselförrättare Antagen (senast reviderad) Policy Anges inte Bestämmels er Uppföljning Anges inte Dokumentägare enligt själva styrdokumentet (ansvarig enligt interna arbetsdokumentet styrdokument uppdatering 2017) Ekonomi & upphandling Nästa revidering Ny upphandlingslagstiftning 2017 föranleder behov av revidering. Förtroendevalda och partier - ersättningar och arvoden Anges inte , Anges inte Ledningskontoret Anges inte 136 Vår kommentar 98 Bestämmelser om ersättning till förtroendevalda i Västerviks kommun Bestämmels er Anges inte (ändrad ) Anges inte Ledningskontoret En årlig redaktionell översyn är lämplig. 99 Bestämmelser om pension och avgångsersättning för förtroendevalda i Västerviks kommun (PBF-V) Bestämmels er Anges inte Redaktionell översyn 2017 Anges inte Anges inte Anges inte 34

195 Nr Titel Typ Dokument nr 100 Bestämmelser om omställningsstöd och pension för förtroendevalda (OPF-KL) Bestämmels er Antagen (senast reviderad) Anges inte Uppföljning Dokumentägare enligt själva styrdokumentet (ansvarig enligt interna arbetsdokumentet styrdokument uppdatering 2017) Nästa revidering Anges inte HR & Kommunikation Anges inte Vår kommentar 101 Regler för kommunalt partistöd i Västerviks kommun Bestämmels er Anges inte , 130 Anges inte Ledningskontoret Anges inte 102 Stadgar för föreningsledarstipendium Stadgar Stadgar stiftelser och stipendier Anges inte (miljö- och byggnadskontoret) Enheten för samhällsbyggnad År 2016 bedömdes stadgarna vara aktuella. 103 Stadgar för kulturstipendium 104 Stadgar för Stiftelsen Västerviks museum Stadgar Stadgar (ändrad ) Anges inte Kulturenheten Nästa revidering ska ske vid förändrat uppdrag Årlig Kulturenheten Anges inte årsredovisning och i kommunstyrel sens verksamhetsb erättelse 35

196 Nr Titel Typ Dokument nr Antagen (senast reviderad) Uppföljning senast fyra månader efter räkenskapsåre ts utgång gällande museets verksamhet föregående år. Dokumentägare enligt själva styrdokumentet (ansvarig enligt interna arbetsdokumentet styrdokument uppdatering 2017) Nästa revidering Vår kommentar 105 Stadgar för Västerviks kommuns miljöstipendium Stadgar Anges inte Miljö och byggnadsnämnden Anges inte 106 Stadgar för Västerviks utvecklingscentrum 107 Stiftelseurkund för Västerviks utvecklingscentrum Stadgar (ändrad ) Övriga Anges inte Förvaltningschef /Näringsliv Revideras vid behov Anges inte Anges inte Anges inte 108 Livsmedels- och måltidspolicy med riktlinjer för Västerviks kommun 109 Policy för flaggning i Västerviks kommun Policy Anges inte Policy Anges inte Övriga dokument Anges inte Kommunservice Revidering ska ske Anges inte Ledningskontoret Anges inte SFS 1970:498 med ändringar i SFS 1973:498 36

197 Nr Titel Typ Dokument nr 110 Policy för funktionshinderfrågo r i Västerviks kommun Antagen (senast reviderad) Policy Anges inte Uppföljning Anges inte Dokumentägare enligt själva styrdokumentet (ansvarig enligt interna arbetsdokumentet styrdokument uppdatering 2017) Enheten för samhällsbyggnad Nästa revidering Policyn ska revideras vid behov, minst en gång per mandatperiod. Vår kommentar 111 Städpolicy för Västerviks kommunkoncern Policy Anges inte Anges inte Ekonomi & upphandling Revidering ska ske Eventuellt revidera i samband med ny upphandling. 112 Vision 2025 Vision Anges inte Anges inte Anges inte Pågår ett arbete med att ta fram Vision

198 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 21 (59) Kf 11. Revisionsrapport om granskning av intern kontroll vid utbetalningar av löner Dnr Kommunens revisorer har i skrivelse 13 februari 2018 överlämnat en revisionsrapport om granskning av intern kontroll vid utbetalningar av löner. Ernst & Young AB (EY) har på uppdrag av kommunens revisorer genomfört granskningen. Syftet har varit att bedöma om kommunstyrelsen säkerställer en ändamålsenlig kontroll i löneutbetalningsprocessen. Kommunens revisorers övergripande bedömning är att kommunen har en ändamålsenliga process. Revisorerna framför att de önskar att svar på revisionsrapporten i april Handlingar i ärendet: Kommunens revisorers skrivelse 13 februari 2018 med bilagd revisionsrapport från EY daterad november 2017 Expedieras till: Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

199 Till Kommunfullmäktige Granskning av intern kontroll vid utbetalningar av löner Ernst & Young AB (EY) har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna genomfört granskning av intern kontroll vid utbetalningar av löner. Syftet har varit att bedöma om kommunstyrelsen säkerställer en ändamålsenlig kontroll i löneutbetalningsprocessen. Den övergripande bedömningen är att kommunen har en ändamålsenliga process. Vissa möjligheter till förbättringar och förstärkningar har noterats. Någon dokumenterad systematisk genomförd riskanalys för området finns inte framtagen. Inte heller identifierade kontroller för att minimera uppkomsten av fel i processen finns utarbetade. Utöver dessa behov har granskningen identifierat några områden där förbättrings-möjligheter föreligger. Dessa framgår av bifogad rapport. Vi förtroendevalda revisorer ställer oss bakom granskningens slutsatser och rekommendationer och överlämnar härmed granskningsrapporten. Vi önskar svar på rapportens rekommendationer samt vilka åtgärder som man planerar att vidta senast 15 april För Västerviks kommuns revisorer Britt-Louise Åberg Källmark Ordförande Bilaga: Granskningsrapport Intern kontroll vid utbetalningar av löner

200 Revisionsrapport 2017 Västerviks kommun Granskning intern kontroll vid utbetalningar av löner Västerviks kommunrevisorer November 2017

201 Innehåll 1 Sammanfattning Bakgrund Syfte Metod Revisionskriterier Avgränsningar Genomförd granskning Organisation/system Systemanvändning Anställning Ändringar i fasta data (grundlön) Tids och avvikelseregistrering Utläggsrapportering Attestering Utbetalning av löner Lönebearbetningar Kontroller Utbetalning Ansvar Granskning Kritiska moment i processen Noteringar Registeranalys lönetransaktioner Internkontrollplan Sammanfattande bedömning Bedömning utifrån revisionsfrågor Identifierade förbättringsområden/rekommendationer...11 Sida 2 av 11

202 1 Sammanfattning EY har fått i uppdrag av kommunrevisionen i Västerviks kommun att granska den interna kontrollen vid utbetalning av löner. Syftet med granskningen har varit att bedöma om den interna kontrollen är ändamålsenlig och tillräcklig. Som ett stöd till granskning av löneprocessen, och också som en substansgranskningsåtgärd för att uttala oss huruvida personalkostnader i allt väsentlig är korrekt hanterade och redovisade, har vi genomfört en registeranalys av kommunens databas för lönehantering. Efter genomförd granskning och bedömning av rutiner och processer är det vår sammanfattande bedömning att interna kontrollen avseende löneutbetalningsprocessen är ändamålsenlig i sin nuvarande utformning. Vissa möjligheter till förbättringar och förstärkningar har noterats. Någon dokumenterad systematisk genomförd riskanalys för området finns inte framtagen. Inte heller identifierade kontroller för att minimera uppkomsten av fel i processen finns utarbetade. Därmed saknas viktiga förutsättningar för att upprätthålla en ändamålsenlig och löpande egenutvärdering av den interna kontrollen ute i verksamheten. Vi noterar en identifierad risk i löneprocessen till att vara att underlag från cheferna i verksamheterna uteblir eller är felaktiga. Kontinuerlig utbildning, information på kommunens servicewebb och personliga kontakter med chefer är ämnat att bidra till att resultatet i löneprocessen ska bli så säkerställt korrekt som möjligt. Våra identifierade förbättringsområden/rekommendationer är efter genomförd granskning följande: Behov synes föreligga att genom utbildningsinsatser öka kommunens chefers kännedom om befintliga system och dess ansvar för upprätthållande av en god intern kontroll gällande sin personals löner och ersättningar. Att regelbundet se över ansvarsområden och kontrollsteg i löneutbetalningsprocessen utifrån ett riskperspektiv med syfte att säkerställa internkontrollen i processen. Att med stöd av logglistor regelbundet följa upp gjorda ändringar av inlagda grunduppgifter, som exempelvis en förändrad grundlön. Utveckla process- och rutinbeskrivningar med fokus på vad som kan gå fel tillsammans med tillskapande av regelbundna kontroller i förvaltningarnas internkontrollplaner för att minimera risken för dylika fel. Sida 3 av 11

203 2 Bakgrund Antalet årsarbetare i Västerviks kommun uppgår till personer enligt fastställd årsredovisning Kostnader för arbetskraft (löner, sociala avgifter och pensionskostnader) uppgår till mkr (år 2016) vilket motsvarar 62 % av verksamhetens kostnader, (76 % för koncernen som helhet). Kostnaderna för arbetskraft är därför väsentlig ur ett revisionsperspektiv. 2.1 Syfte Granskningen omfattar såväl en genomgång och bedömning av själva löneutbetalningsprocessen som en registeranalys av samtliga transaktioner av löneregistret under perioden januari-oktober Syftet med granskningen av kommunens process för löneutbetalningar är att bedöma om den interna kontrollen är ändamålsenlig och tillräcklig. I granskningen besvaras följande revisionsfrågor: Hur ser löneprocessen ut i Västerviks kommun? Är den dokumenterad och känd i organisationen? Finns det fastställda och dokumenterade rutiner och kontroller som utförs i samband med löneutbetalningar? Vilka programmerade kontroller finns i aktuellt HR-system och vilka manuella kontroller genomförs? Hur ser rutiner ut avseende hantering av anställningsregistret och hur säkerställs att inga obehöriga erhåller löneutbetalningar? Har det genomförts någon riskanalys avseende löneutbetalningsprocessen? Är denna dokumenterad? Den kompletterande registeranalysen utgör en substansgranskningsåtgärd för att kunna uttala oss om huruvida personalkostnader i allt väsentligt är korrekt hanterade och redovisade. Analysen inbegriper en mängd olika infallsvinklar såsom bland annat: Analys av belopp och antal transaktioner per löneart Avvikande transaktioner Höga transaktionsbelopp Höga bruttolöner Analys av skatteavdrag Förekomst av dubbla poster Transaktioner och lönearter av engångskaraktär Ogiltiga personnummer Underlaget för denna analys omfattar samtliga lönetransaktioner i kommunen inklusive de kommunala bolagen, förutom Västerviks Bostads AB, under perioden januari-oktober Exkluderingen av bostadsbolaget har sin grund i att de använder sig av ett separat system för sin lönehantering och att granskning nyligen har företagits och rapporterats genom revisionsbyrån Deloitte AB:s försorg. Sida 4 av 11

204 2.2 Metod Granskning har skett av processbeskrivningar och relevanta styrdokument samt intervjuer och korrespondens med ekonomichef, administrativ chef och systemförvaltare och lönekonsult på Enheten för kommunservice med ansvar för aktuell rutin. Vår bedömning av den interna kontrollen gällande utbetalningar av löner har gjorts med utgångspunkt av dessa kontakter och styrdokument. Granskningen har vidare inkluderat en uppföljning av i vilken omfattning organisationen utför självkontrollerande granskningsmoment i enlighet med utfärdade internkontrollplaner. Rapporten innefattar väsentliga iakttagelser och bedömningar utifrån utförd granskning. Resultatet av vår utförda registeranalys av kommunens databas för lönehantering har separat sammanfattats i kapitel 3 i denna rapport. 2.3 Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som används i granskningen för analyser, slutsatser och bedömningar. Dessa hämtas från lagar och förarbeten eller interna regelverk, policyer och fullmäktigebeslut. Kriterier kan också ha sin grund i jämförbar praxis eller erkänd teoribildning. I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Kommunens övergripande riktlinjer och rutiner avseende löneutbetalningsprocessen. Dokumentation/användarhandbok avseende befintligt HR-system. Aktuella rutinbeskrivningar och checklistor inom HR-området som avser hantering av löneutbetalningar, anställningsregistret osv. 2.4 Avgränsningar Västerviks kommun har en central löneavdelning som hanterar såväl lönerna för den kommunala förvaltningen som för de kommunala bolagen, med undantag för Västerviks Bostads AB. Vår genomgång av rutiner och processer samt genomförd registeranalys avser således hela kommunkoncernen med undantag för bostadsbolaget. Sida 5 av 11

205 3 Genomförd granskning I detta avsnitt presenteras genomförd granskning av löneprocessen. Dokumenterad processrutinbeskrivning för utbetalning av löner har efterfrågats och erhållits. 3.1 Organisation/system Löneavdelning består av fem lönekonsulter och en systemförvaltare/lönekonsult. En uppdelning av kommunens verksamheter, inklusive ingående koncernbolag, är gjord mellan lönekonsulterna så att alla har en liten del av alla olika delar för att minska sårbarheten vid eventuell frånvaro. Av lönekonsulterna är det tre som har delat ansvar för driften (löneberarbetningarna) varje månad. Avdelningen ansvarar för följande: lönesystemets/självservice funktionalitet och behörigheter till systemet. Att verkställa löneutbetalningar Att rätt lön betalas ut till rätt person och i rätt tid. Att lön inte betalas ut om det saknas ett aktuellt anställningsbevis. Utbildning till medarbetare och chefer i användningen av självservice. Administration av pension- och avtalsförsäkringar Systemanvändning Kommunen använder Vismas lönesystem Personec P och även Vismas utdatasystem, PS Utdata, och Vismas Förhandlingssystem, PS Förhandling. För att skriva anställningsbevis använder kommunen Winlas, vilket även är ett system för LAS-bevakning. Systemen är fullt ut integrerade med varandra och står därmed i förbindelse med varandra enbart genom filöverföringar. 3.2 Anställning Respektive chef ansvarar för att obligatoriska uppgifter som persondata, grundlön, anställnings- och arbetstidsvillkor matas in i Winlas med ett anställningsbevis som output ur systemet. Nyanställningarna registreras därefter av lönekonsulterna i Personec P med anställningsbevisen som grund. 3.3 Ändringar i fasta data (grundlön) Förhandlingar med facket genomförs årligen och efter detta tas en grundlönelista fram, som skickas på fil till löneavdelningen för inläsning i Personec P. I systemet finns en specifik del Förhandling där chefen registrerar nya löneuppgifter som sedan körs över i fil till lönesystemet. Även efterföljande manuella registreringar av förändringar förekommer, vid exempelvis en försenad löneförhandling eller om en felaktig lön registrerats initialt. Vid förändringar i anställning, exempelvis vid byte av tjänstebefattning, sker alla erforderliga justeringar utifrån ett nytt anställningsavtal. Vid anställnings upphörande för tillsvidareanställd Sida 6 av 11

206 personal sker erforderliga justeringar av lönekonsulten utifrån en särskild avgångsblankett initierad av närmaste chef. Alla vikariat och tillfälliga anställningar avslutas av lönekontoret som har ansvar för denna bevakning. 3.4 Tids och avvikelseregistrering I Personec P är varje anställd inlagda med ordinarie arbetstidsscheman. De anställda som har en månadsavlönad anställning, som överstiger tre månader, använder självservice för inrapportering av frånvaro, övertid, turbyten, reseräkningar mm. Flextidsrapportering sker också via självservice för i stort sett all administrativ personal i kommun och bolag. Annan personal, t.ex. timavlönad personal, rapporterar månadsvis sina arbetade timmar och övriga ersättningar på en pappersrapport som sedan registreras in i lönesystemet av lönekonsulterna. Under 2018 kommer socialförvaltningen att införa GAT-soft, ett bemanningssystem som kommer att bli totalt integrerat med lönesystemet, tester pågår under hösten I samband med den övergången kommer mycket av pappersrapporteringen av timavlönade vikarier inom äldreomsorg och omsorgen för funktionsnedsatta att försvinna. Alla chefer med personalansvar har möjlighet att registrera frånvaro för sin personal liksom lönekontoret kan för alla anställda. 3.5 Utläggsrapportering Alla uppkomna kostnader i samband med resor registreras direkt av den anställde i modulen för självservice. Närmaste chef måste i systemet godkänna posten innan den kan gå iväg för utbetalning. En reseräkning på papper måste likaså vara attesterad av närmaste chef. Timanställd personal är inte inlagda i lönesystemet utan ersätts via utläggssystemet utifrån manuell registrering liksom ersättning till förtroendevalda. Även förmyndare utifrån underlag från överförmyndarnämnden ersätts härigenom. 3.6 Attestering Alla förändringar av grunddata och rättelser genomförs inte med mindre än att det finns ett godkänt och attesterat underlag av närmaste chef. 3.7 Utbetalning av löner 3.7.1Lönebearbetningar Varje månad görs tre lönebearbetningar varav en avser en huvudutbetalning, den 25:e varje månad, de två andra (den 2:e och den 10:e) fungerar som extrautbetalningar då utbetalningar görs av rapporter som inte kommit in i tid, och möjlighet till rättningar av redan utbetalda felaktiga löner mm. Sida 7 av 11

207 3.7.2 Kontroller Kontroller sker av lönekontoret inför slutlig lönebearbetning av: Fel- och varningslista som framställs i lönesystemet i samband med lönebearbetningarna. Där visas t.ex. om för mycket semester har tagits ut, om det har uppstått en löneskuld, om löneutbetalningen består av ett stort belopp som bör kontrolleras, om frånvaro är felrapporterad av den anställde, om minussaldo finns i komp- och semestertimbank mm. Kontroller görs av bokföringsfiler och av kontering före det att filerna skickas vidare till affärsredovisningssystemet Economa. Bevakningar hanteras i lönesystemet t.ex. kontroll av anställningsdatum, frånvaro som ev. ska avslutas, egna anteckningar mm Utbetalning Lönefilerna skickas till Nordea för utbetalning. Godkännande (bemyndigande) av utbetalningarna görs av en person i deras GiroLink, inloggning sker med Bankid. Noteras bör att godkännandet av lönefilerna görs av lönekontorets personal och inte av kassapersonal. Lönesystemet genererar bokföringsfil till Economa och till statistikuppgifter 3.8 Ansvar Löneavdelningen utbetalar löner och tillägg på uppdrag av chefer och arbetsledare, som lämnar in olika sorters underlag. Alla underlag som hanteras gör löneavdelningen löpande en rimlighetsbedömning av för att säkerställa att avtalen efterföljs, att rapporterna inte har något uppenbart summeringsfel, mm. Det är dock alltid chefens/arbetsledarens krav som ansvarar för riktigheten i avlämnade underlag. 3.9 Granskning Intervjuer med personal på löneavdelningen har genomförts för att skapa en förståelse för processen kring kommunens löneutbetalningar. Vidare har stickprov samt walk through genomförts för att bekräfta förståelsen av utbetalningsprocessen för löner. Detta har skett utan anmärkning Kritiska moment i processen De mest kritiska momenten under en löneprocess uppges vara att korrekt material och information kommer in i tid från chefer och ansvariga i verksamheterna. Vid fel tas en direktkontakt med ansvarig. Den mänskliga faktorn är också en riskfaktor då t.ex. timrapporter hanteras manuellt på avdelningen. Då löneberbetningarna är klara gör lönesystemet en överföring av alla parametrar till PS utdata som sedan skickar uppgifter vidare till uppföljningssystemet Hypergene. Där kan ansvariga chefen/arbetsledaren se och kontrollera alla utbetalda löner på person- och ansvarsnivå. Sida 8 av 11

208 3.10.1Noteringar Utifrån ett internkontroll-perspektiv har följande noteringar skett vid genomgång av processen för löner: Den interna kontrollen, för såväl ändringar i fasta data som för avvikelseregistrering av arbetad tid, är till övervägande del avhängigt av chefers uppföljande kontroller och rapportering till lönekontoret vid konstaterade avvikelser. Enligt lönekontoret har det förekommit att såväl sjukfrånvaro som semesteruttag inte har rapporterats vederbörligen av den anställde, samtidigt som chefen har missat i sin kontroll och rapportering härav. Vissa kontroller sker av lönekontoret, varav en är när maxantalet för intjänad och sparad semester har överskridits, varvid felaktigheter har uppmärksammats. I tillämpad rutin gör chefer inte någon formell attest/slutgodkännande av lönekonsultens gjorda registreringar. Respektive chef har dock alltid åtkomst till systemet för kontroll av registrerade uppgifter för sin personal. Chefer har inte har möjlighet att i systemet attestera riktigheten av sin personals utgående löner mellan gjord lönekörning och utbetalning, vilket bedöms vara en brist. Däremot har chefer möjlighet att följa sina anställdas löner via redovisningen liksom de har för sin avdelnings samtliga kostnader och intäkter via analys- och uppföljningssystemet Hypergene, som är integrerat med kommunens affärsredovisningssystem. Hypergene ger behörig person möjlighet att klicka sig ner i kostnadsslaget till person och allegatnivå. Vi har noterat att logglistor över gjorda ändringar av grunddata som exempelvis lön och arbetstid inte blir föremål för kontinuerliga uttag och stickprovsvisa uppföljningar. Detta bör ske med syftet att kontrollera att gjorda ändringar är korrekta utifrån vederbörligen godkända underlag som grund för gjorda ändringar. 4 Registeranalys lönetransaktioner Vi har vi genomfört en registeranalys av kommunens databas för lönehantering som inbegriper en mängd olika infallsvinklar såsom analys av belopp och antal transaktioner per löneart, avvikande transaktioner, höga transaktionsbelopp, höga bruttolöner, analys av skatteavdrag, förekomst av dubbla poster, transaktioner och lönearter av engångskaraktär samt ogiltiga personnummer och dubbla anställningsnummer. Denna har resulterat i ett antal noteringar/avvikelser för uppföljning. Noteringarna har följts upp tillsammans med befattningshavare inom löneavdelningen. Noteringarna har efter gjord uppföljning i allt väsentligt befunnits vara korrekta, med tillfredsställande underlag som grund. Vi konstaterar att ett flertal av de poster vi valt ut för uppföljning är hänförliga till gjorda rättelser som har sin grund ovan nämnda kritiska momenten under en löneprocess, att korrekt material och information kommer in i tid från chefer och ansvariga i verksamheterna. Sida 9 av 11

209 5 Internkontrollplan 2017 I samband med granskningen av processen för utbetalningar av löner inhämtades organisationens egna interkontrollplaner för Vi har erhållit planer för Kommunstyrelsen, Barn- och utbildningsnämnden, Miljö och byggnadsnämnden samt Socialnämnden. Dessa har följts upp i vilken omfattning de inkluderar ekonomirelaterade åtgärder att vidta i allmänhet och löneprocessen specifikt. Sammanfattningsvis kan vi konstatera att dylika planerade insatser är mycket sparsamt förekommande med en av nämnderna helt utan planerad åtgärd. Förhållandet skall ses mot bakgrund av att fastställt attestreglemente föreskriver att Internkontroll av rutinen bör genomföras stickprovsmässigt minst en gång per år av ekonomifunktionen inom respektive förvaltning. En orsak till den bristfälliga hörsamheten bedömer vi härrör till att potential finns till förbättringar vad gäller beskrivningar av processer och rutiner med tydliga kopplingar till erforderliga kontrollaktiviteter. Med dessa väl på plats klargörs syftet och förenklas arbetet med att upprätthålla en tillfredsställande internkontroll över processen för utbetalningar. 6 Sammanfattande bedömning 6.1 Bedömning utifrån revisionsfrågor Säkerställer kommunstyrelsen att en ändamålsenlig kontroll görs i samband med utbetalningar? Efter genomförd granskning och bedömning av rutiner och processer, omfattande hela kedjan från organisation till utbetalning, i kapitel två ovan och genomförd registeranalys, kapitel 3, är det vår sammanfattande bedömning att interna kontrollen avseende löneutbetalningsprocessen är ändamålsenlig i sin nuvarande utformning. Vissa möjligheter till förbättringar och förstärkningar finns vilka kommenteras i de följande avsnitten. Hur ser löneprocessen ut i Västerviks kommun? Är den dokumenterad och känd i organisationen? Processer och rutiner finns nedtecknade och bedöms vara väl känd i organisationen. Finns det fastställda och dokumenterade rutiner och kontroller som utförs i samband med löneutbetalningar? Vilka programmerade kontroller finns i aktuellt HR-system och vilka manuella kontroller genomförs? Fastställda rutiner finns. Kontroller inför löneutbetalningen görs genom uppföljningar av "fellista" framställda ur lönesystemet. Dessa har sin grund i vissa förprogrammerade rimlighetskontroller och avvikelser gentemot anställningsavtal. Kontroll av bokföringsuppgifter görs innan filen skickas till affärsredovisningen (Economa). Bevakningslistor tas ut ur lönesystemet för kontroller av bland annat giltig anställning, frånvaro med mera. Innan utbetalningsfilen skickas till Nordea kontrolleras nettoutbetalningen i lönesystemets olika steg i lönekörningen och senare även mot bokföringsfil. Lönekontorets arbete följer en särskild driftrutin i sitt månatliga arbete för att alla bearbetningar ska ske i rätt ordning och inte glömmas bort. Hur ser rutiner ut avseende hantering av anställningsregistret och hur säkerställs att inga obehöriga erhåller löneutbetalningar? Sida 10 av 11

210 Anställningsavtalet skrivs in i Winlas (program för Lag om Anställningsskydd, LAS-bevakning och utfärdande av anställningsavtal) av anställande chef. Inrapportering av anställningsuppgifter från underlaget i Winlas görs manuellt på löneavdelningen in i lönesystemet (Personec P). Utbetalning av lön görs endast om anställningsavtal finns inskrivet i Winlas. Underlag som kommer in från cheferna i verksamheterna ska alltid vara attesterade, även uppgifter via e-post och via ärendehanteringssystemet, från cheferna, utgör underlag för inrapportering. Har det genomförts någon riskanalys avseende löneutbetalningsprocessen? Är denna dokumenterad? Någon dokumenterad systematisk genomförd riskanalys finns inte framtagen. Inte heller identifierade kontroller för att minimera uppkomsten av fel i processen finns utarbetade. Därmed saknas viktiga förutsättningar för att upprätthålla en ändamålsenlig och löpande egenutvärdering av den interna kontrollen ute i verksamheten (jämför vad som ovan sagts i avsnitt fyra ovan). Systemförvaltaren och löneavdelningens personal värderar den största risken i löneprocessen till att vara att underlag från cheferna i verksamheterna uteblir eller är felaktiga. Detta kan exempelvis avse att personal har underlåtit att registrera frånvaro eller anställds förändrade anställningsvillkor. När detta uppmärksammas på lönekontoret tas alltid vederbörlig kontakt med respektive chef. Kontinuerlig utbildning, information på kommunens servicewebb och personliga kontakter med chefer är ämnat att bidra till att resultatet i löneprocessen ska bli så säkerställt korrekt som möjligt. Riskanalys och handlingsplan avseende eventuella avbrott i datakommunikationen har inte gjorts på löneavdelningen eftersom driftsansvaret faller på IT-avdelning och deras rutiner. Uppföljning härav har inte skett inom ramen för denna granskning. 6.2 Identifierade förbättringsområden/rekommendationer Våra identifierade förbättringsområden/rekommendationer är efter genomförd granskning följande: Behov synes föreligga att genom utbildningsinsatser öka kommunens chefers kännedom om befintliga system och dess ansvar för upprätthållande av en god intern kontroll gällande sin personals löner och ersättningar. Att regelbundet se över ansvarsområden och kontrollsteg i löneutbetalningsprocessen utifrån ett riskperspektiv med syfte att säkerställa internkontrollen i processen. Att med stöd av logglistor regelbundet följa upp gjorda ändringar av inlagda grunduppgifter, som exempelvis en förändrad grundlön. Utveckla process- och rutinbeskrivningar med fokus på vad som kan gå fel tillsammans med tillskapande av regelbundna kontroller i förvaltningarnas internkontrollplaner för att minimera risken för dylika fel. Växjö den 30 november 2017 Peter Bjureberg Auktoriserad revisor/certifierad kommunal yrkesrevisor Sida 11 av 11

211 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 22 (59) Kf Ks Reglemente för den samordnade revisionen i Västerviks kommun ändring Dnr 2018/6-003 Gällande reglemente för den samordnade revisionen i Västerviks kommun uppdaterades senast av kommunfullmäktige hösten Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har i PM 17 september 2014 redovisat ett underlag för revisionsreglemente. Gällande reglemente i Västerviks kommun överensstämmer i stora delar med SKL:s förslag. Kommunstyrelsens förvaltning lämnar i skrivelse 5 januari 2018 förslag på ändringar i reglementet. Av skrivelsen framgår att revisionen och kommunfullmäktiges presidium enats om det nu redovisade förslaget efter flera möten under hösten Ändringarna är dels mindre uppdateringar med anledning av SKL:s förslag, dels en något förändrad ordning för hanteringen av revisionsrapporter. Enligt förslaget får revisorerna yttrandena över revisionsrapporterna till sig tidigare än i nuvarande ordning. Dessutom föreslås föredragningen av revisionsrapporten ske i fullmäktige i samband med att nämndens/styrelsens svar behandlas, istället för när rapporten har kommit in. Några mindre redaktionella ändringar och förtydliganden har också gjorts. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att anta redovisat förslag till ändrat reglemente för den samordnade revisionen i Västerviks kommun att gälla från den 1 mars Yrkande Ordföranden yrkar bifall till kommunstyrelsens förvaltnings förslag och finner att kommunstyrelsen har bifallit yrkandet. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att anta redovisat förslag till ändrat reglemente för den samordnade revisionen i Västerviks kommun att gälla från den 1 mars Handlingar i ärendet: Kommunstyrelsens beslut , 27 Kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 5 januari 2018 (utsänd tidigare) Expedieras till: Kommunens revisorer Samtliga styrelser och nämnder Kommunstyrelsens förvaltning, författningssamlingen Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

212 Kanslichef Elisabet Olsson Kommunstyrelsen Reglemente för den samordnade revisionen i Västerviks kommun ändring Gällande reglemente för den samordnade revisionen i Västerviks kommun uppdaterades senast av kommunfullmäktige hösten Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har i PM 17 september 2014 redovisat ett underlag för revisionsreglemente. Gällande reglemente i Västerviks kommun överensstämmer i stora delar med SKL:s förslag. Under hösten 2017 har revisionen och kommunfullmäktiges presidium vid flera tillfällen träffats och diskuterat förändringar i reglementet. Det senaste mötet skedde den 4 december Vid det mötet enades revisorerna och kommunfullmäktiges presidium om det nu redovisade förslaget till förändrat reglemente (se bilaga). Ändringarna är dels mindre uppdateringar med anledning av SKL:s förslag, dels en något förändrad ordning för hanteringen av revisionsrapporter. Enligt förslaget får revisorerna yttrandena över revisionsrapporterna till sig tidigare än i nuvarande ordning. Dessutom föreslås föredragningen av revisionsrapporten ske i fullmäktige i samband med att nämndens svar behandlas, istället för när rapporten har kommit in. Några mindre redaktionella ändringar och förtydliganden har också gjorts. Ändringarna är markerade med understrykningar av föreslagna tillägg och genomstrykningar av föreslagna strykningar av text. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att anta redovisat förslag till ändrat reglemente för den samordnade revisionen i Västerviks kommun att gälla från den 1 mars Anders Björlin Kommundirektör Elisabet Olsson Kanslichef F:\KSF\Kserv\Sekretariat\Användare\Koppling winess\ks utkast\färdiga\ reglemente-revisonen-andring-missiv.docx

213 FÖRSLAG TILL ÄNDRING KF:s presidium och revisionen (4) VÄSTERVIKS KOMMUN FÖRFATTNINGSSAMLING REGLEMENTE FÖR DEN SAMORDNADE REVISIONEN I VÄSTERVIKS KOMMUN ANTAGET AV KOMMUNFULLMÄKTIGE , 18 MED SENASTE ÄNDRING ATT GÄLLA FRÅN Revisionens roll 1 Revisorerna och lekmannarevisorerna (revisionen) är fullmäktiges och ytterst medborgarnas demokratiska instrument för granskning och kontroll av den verksamhet som bedrivs i styrelser, nämnder, fullmäktigeberedningar och företag. Revisionen har en central roll när det gäller att säkerställa insynen i och kontrollen av all verksamhet som kommunen ansvarar för. Den har därmed en viktig funktion i den lokala självstyrelsen. Revisionen kan skänka legitimitet och förtroende åt verksamheten, men också vara förmedlare av väsentlig och nödvändig kritik. Med sina insatser kan revisionen också generera bidrag till förbättring och utveckling. Den övergripande revisionsuppgiften i kommuner är att granska om verksamheten följer fullmäktiges beslut och om verksamheten uppnår de politiska målen inom givna ekonomiska ramar. En väsentlig del är att främja arbetet med styrning och kontroll av verksamheten. Att vara revisor och lekmannarevisor är ett förtroendeuppdrag vars syfte är att med oberoende, saklighet och integritet främja, granska och bedöma verksamheten. 2 Revisorerna arbetar samfällt med hela granskningsuppdraget. Revisorernas antal och organisation 3 Kommunen har 5 revisorer som efter allmänna val utses av fullmäktige för en mandatperiod. Tre av revisorerna utses från partier som representerar kommunens politiska minoritet. Två revisorer utses från partierna som bildar kommunens politiska majoritet. 4 Kommunfullmäktige väljer ordförande för revisorerna bland de tre revisorerna som är utsedda från kommunens politiska minoritet. Revisorernas vice ordförande utses av kommunfullmäktige bland de två revisorerna från kommunens politiska majoritet.

214 FÖRSLAG TILL ÄNDRING KF:s presidium och revisionen (4) 5 För att främja ett fullt samordnat revisionsarbete väljer fullmäktige samtliga kommunens revisorer till lekmannarevisorer i aktiebolagen. 6 Revisorernas uppdrag är slutfört när de under det femte året efter valet har avslutat granskningen av det fjärde årets verksamhet och avlämnat revisionsberättelsen. Det första året i mandatperioden inleds med dubbla grupper revisorer. Revisorernas uppgifter 7 Utöver lagstadgade uppdrag svarar revisorerna för granskningen av till kommunen lämnade donationsstiftelser. I ärenden som avser och berör revision har revisorerna rätt att yttra sig. Revisionsarbetet ska bedrivas med utgångspunkt från vad som anges i skriften God revisionssed i kommunal verksamhet. Revisorernas ekonomi och förvaltning 8 Revisorernas budget ska beredas av presidiet i kommunfullmäktige senast vid utgången av april månad. 9 De kommunala bolagens del av kostnaderna för den samordnade revisionen regleras i av fullmäktige utfärdade ägardirektiv. Sakkunniga 10 De förtroendevalda revisorerna och lekmannarevisorerna anlitar själva sakkunniga till sin granskning i den omfattning som behövs för att fullgöra granskningen enligt god revisionssed. Vid upphandling tillämpas kommunens upphandlingsregler. Revisorerna och lekmannarevisorerna beslutar själva om upphandling, även för den del som berör den auktoriserade revisionen i bolagen. Bestämmelserna i kommunallagen, aktiebolagslagen och stiftelselagen om revisorernas rätt till upplysningar gäller också de sakkunniga som biträder revisorerna.

215 FÖRSLAG TILL ÄNDRING KF:s presidium och revisionen (4) Revisorernas arbetsformer 11 Ordföranden kallar revisorerna till sammanträden i granskningsarbetet och till sammanträden i ärenden om sin förvaltning och om jäv. Ordföranden får kalla även sakkunniga och andra experter samt förtroendevalda i fullmäktigeberedningar och nämnder. Riktlinjer (arbetsordning) för revisorernas arbete utöver detta reglemente fastställs av revisorerna. 12 Minnesanteckningar ska föras vid revisorernas sammanträden i granskningsarbetet. En skrivelse i revisorernas namn i granskningsarbetet fordrar att alla revisorer är ense om skrivelsens innehåll. Skrivelsen ska undertecknas av ordföranden och av ytterligare en person som revisorerna utser. 13 De beslut som revisorerna fattar om sin förvaltning och om jäv ska tas upp i protokoll. Protokollet justeras av ordföranden och en annan revisor. Revisorerna kan besluta att en paragraf ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt innan revisorerna justerar den. Revisionsberättelse, granskningsrapporter och revisionsrapporter 14 Revisionsberättelsen lämnas till fullmäktige senast två veckor dagen före utskicket till det sammanträde vid vilket årsredovisningen ska behandlas. Till revisionsberättelsen ska fogas de sakkunnigas rapporter och granskningsrapporter från lekmannarevisorer i kommunens aktiebolag. Granskningsrapporter från lekmannarevisorerna ska lämnas till bolagens styrelser senast två veckor före bolagsstämman. Revisorernas utlåtande om delårsrapport ska lämnas till fullmäktige senast två veckor dagen före utskicket till det sammanträde vid vilket delårsrapporten ska behandlas i fullmäktige. Revisorerna ska för koncernövergripande granskning lämna rapporter till kommunfullmäktige. I missivet ska revisorerna lämna förslag till handläggning. Rapporten ska dessförinnan vara sakgranskad av berörda tjänstemän samt föredragits inför berörd nämnds eller bolags presidium. Nämndernas och bolagens yttranden över rapporterna bereds av kommunstyrelsen inför beslut i kommunfullmäktige.

216 FÖRSLAG TILL ÄNDRING KF:s presidium och revisionen (4) Revisorerna redovisar löpande resultatet av sin granskning till fullmäktige. De sakkunnigas revisionsrapporter och revisorernas bedömningar lämnas till fullmäktiges presidium och granskad nämnd/styrelse så snart en granskning är genomförd. Revisionsrapporterna ska dessförinnan ha sakgranskats av berörda tjänstemän samt föredragits inför berörd nämnds eller bolags presidium. Fullmäktiges presidium svarar för vidare spridning till fullmäktiges ledamöter och ersättare. Granskad nämnd/styrelse behandlar revisionsrapporten och lämnar ett yttrande till revisorerna. Revisorerna överlämnar nämndens yttrande och revisionsrapporten till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen bereder ärendet inför behandling i fullmäktige. När revisionsrapporten gäller kommunstyrelsens verksamhet ska kommunstyrelsens yttrande lämnas till revisorerna i samband med att ärendet går vidare till fullmäktige. Vid behandling av revisionsrapporten i fullmäktige föredras revisionsrapporten av revisorerna och/eller de sakkunniga. Revisorernas arkiv 15 För vården av revisorernas arkiv gäller bestämmelserna i arkivlagen och i av fullmäktige fastställt arkivreglemente.

217 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 23 (59) Kf Ks Utökad hyra på nya Dalsgården Dnr 2014/ Bostadsbolaget har i programhandling daterad redogjort för beräknade kostnader för byggnation av ett nytt särskilt boende i Gunnebo. Boendet kommer att få 30 lägenheter och beräknas vara inflyttningsklart sommaren Kommunfullmäktige beslutade , 180 bland annat att genomföra nybyggnationen av nya Dalsgården. Socialförvaltningen skriver 8 november 2017 att byggnationen kommer bli dyrare än vad som beräknades i programhandlingen. Detta innebär en omfattande utökning av årshyran vilken behöver beslutas av kommunfullmäktige. Socialnämnden beslutade , 123 att föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta: - att godkänna utökade årskostnader om kr jämfört med budget för det nya särskilda boendet i Gunnebo, samt - att finansiering gällande utökade årskostnader hanteras i samband med budgetarbetet för Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna utökade årskostnader om kr jämfört med budget för det nya särskilda boendet i Gunnebo, samt att finansiering gällande utökade årskostnader hanteras i samband med budgetarbetet för Yrkande Ordföranden yrkar bifall till förslag till beslut. Jon Sjölander (M) med instämmande av ordföranden yrkar som tillägg att kommunstyrelsens förvaltning får i uppdrag att ta fram en helhetskalkyl över kostnaderna för det nya särskilda boendet i Gunnebo inför fullmäktiges beslut. Ordföranden finner att kommunstyrelsen bifallit båda yrkanden. Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

218 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 24 (59) Ks 43 forts. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna utökade årskostnader om kr jämfört med budget för det nya särskilda boendet i Gunnebo, samt att finansiering gällande utökade årskostnader hanteras i samband med budgetarbetet för Kommunstyrelsen beslutar vidare att kommunstyrelsens förvaltning får i uppdrag att ta fram en helhetskalkyl över kostnaderna för det nya särskilda boendet i Gunnebo inför fullmäktiges beslut. Handlingar i ärendet: Västerviks Bostads AB:s skrivelse 14 februari 2018 med bilagor (OBS. komplettering efter KS beslut ) Kommunstyrelsens beslut , 43 Socialnämndens beslut , 123 (utsänt digitalt till KS tidigare) Socialförvaltningens skrivelse 8 november 2017 (utsänd digitalt till KS tidigare) Expedieras till: Socialnämnden Kommunstyrelsens ledningskontor Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

219 Komplettering efter Ks beslut , 43 Stefan Karlsson Sida 1 (1) Direkttel: E-post: stefan.v.karlsson@vastervik.se Västervik Sammanställning av Projekt Dalsgården, Gunnebo. Vid socialnämndens sammanträde informerade undertecknad om projekt Dalsgården. Presentationsmaterialet var då Programhandlingen samt förslagsritningar visande tänkta planlösningar. Lägenhetsdispositionerna var då att sju stycken lägenheter var placerade på bottenplan (entréplan) och övriga 23 på det övre planet. (se bifogade bilaga 1 resp. bilaga 2). Under detaljprojekteringsskedet framkom önskemål från verksamheten att samtliga lägenheter skulle vara belägna på ett och samma plan vilket medförde att nya planlösningar projekterades. Detta medförde ändringar på lägenhetsytor, gemensamhetsytor och kommunikationsytor. I Programhandlingen ( rev bifogas detta brev) finns följande årshyror redovisade för Dalsgården: Hyra kommunen SEK Blockhyra brutto: SEK Summa: SEK I denna programhandling finns även en uppgift om att intäktshyran för lägenheter torde kunna uppgå till SEK. Det är påvisat i skrift att denna intäktshyra refereras till 1850 SEK/kvm och en cirka boyta motsvarande 39 kvm. Indexmånad är refererad till september Avstämning nr 1: Ändringen av planlösningarna medför att det inbördes procentförhållandet är ändrats med avseende på Hyra kommunen och Blockhyra. Initialt i programhandling var Hyra kommunen ca 17% och Blockhyra ca 83%, efter planlösningsändringarna är förhållandet istället Hyra kommunen ca 20% och Blockhyra ca 80%. Procentfördelningen baseras på lokal/bostadsytor med referens till verksamhet och nyttjande. Genomsnitts storlek på lägenheter är nu ca 32 kvm. Avstämning nr 2: Indexhöjning from september 2014, medför en ökning av redovisad Årshyra morsvarande SEK. Avstämning nr 3: Tillkommande beställning från nyttjaren ( SEK) vilket medför en ökning av redovisad årshyra motsvarande SEK. Slutkommentar: Det totala investeringsbeloppet är SEK vilket då medför en total årshyra motsvarande SEK ( ). Detta medför en preliminär fördelning av totalhyran enl. följande: Hyra kommunen : SEK. Blockhyra : SEK. Med vänlig hälsning Stefan Karlsson Vice VD Västerviks Bostads AB Bilagor: Programhandling, Bilaga 1 (urspr. planlösning bottenplan), Bilaga 2 (urspr. Planlösning övre plan), Bilaga 3 (beställning från Soc. förv.), Bilaga 4 (protokollsida från KF s beslut) Västerviks Bostads AB Box VÄSTERVIK Telefon Fax Org. nr

220 BILAGA 1

221 BILAGA 2

222 BILAGA 3

223 BILAGA 4

224 W:\2015\Invest.projekt VBAB 2015\Nätet Dalsg. SOC\REV. 1 Programhandling Stefan Karlsson Sida 1 (3) Direkttel och mobil: E-post: stefan.v.karlsson@vastervik.se Västervik ( ) REV.nr1: Revidering nr 1 betr. Programhandling beträffande Särskilda boenden inom Gunnebo samt kv.nätet. Förutsättningar: Särskilda boenden inom Gunnebo med placering där nuvarande Dalsgården är belägen (ca 30 st. lgh) samt (ca 30 st. lgh) inom kv.nätet, Västervik. I denna revidering (nr1) har även ett tillagningskök samt ny matsal medtagits för kv. Nätet. Övergripande Beskrivning: Denna programhandling omfattar ca 30 st. lgh för särskilt boende på Dalsgården samt ca 30 lgh för särskilt boende inom kv. Nätet. För Gunnebo avses att inom nuvarande Dalsgården bibehålla Köksbyggnad samt att övriga byggnader rives och ersättes med nybyggnation. Utgångsläget är att kunna erhålla ca 30 st. lgh för särskilt boende. För Kv. Nätet avses en byggnad (i anslutning till Korallens södra gavel) tas i anspråk för Särskilt boende. Detta medför en ombyggnation av befintliga lägenheter till lägenheter för särskilt boende. Utgångsläget är att efter ombyggnad kunna erhålla ca 30 lägenheter för särskilt boende. Parallellt med ombyggnad inom kv. Nätet planerar VBAB även en ombyggnation av motstående byggnad för att inrymma s.k. trygghetsboende. Utöver dessa ombyggnationer avses nybyggnation av s.k. gemensamhetsutrymmen för båda boendeformerna i form av en sk Atrium byggnad. Denna nybyggnad avses även att inrymma Tillagningskök samt Matsal. Aktuella byggnader som studerats för ombyggnation inom kv. Nätet är de två byggnaderna som är belägna söder om Korallen. I dessa byggnader har idag Barn och utb. förvaltningen en tidsbunden förskoleverksamhet (tillfälliga ersättningslokaler för tidigare fsk Arabia). Utöver förskoleverksamheten finns i dessa två byggnader 26 st. hyreslägenheter. Ingående beskrivning: Utmärkande för tillbyggnad Dalsgården är att här bibehåller man byggnaden som idag innehåller både tillagningskök, matsal samt även apparatrum för uppvärmningssystem. Denna byggnad med tillhörande installation är i förhållande bra skick. Detta alternativ bygger vidare på att en byggnad uppföres och integreras med befintlig köksbyggnad. Som också tidigare nämnts avses denna byggnad inrymma ca 30 lägenheter för särskilt boende. Inom kv. Nätet omfattas detta av både lgh för särskilt boende samt även lgh för s.k. trygghetsboende. Byggnaderna som avses ingå i denna ombyggnation är de två Postadress Telefon E-post bostadsbolaget@vastervik.se Västerviks Bostads AB Fax Hemsida Box 502 Besöksadress Spötorget 1, Västervik Västervik Org.nr

225 Sida 2 (3) byggnaderna som angränsar mot Korallens södra gavel. Föreslagen uppdelning skulle då vara att en byggnad avser trygghetsboende med ca17 st. lgh till antal, samt andra byggnaden avser lgh för särskilt boende och ca 30 st. till antal. Mellan dessa två byggnaders gavlar samt mot Korallens gavel föreslås att gemensamhetsutrymmen tillskapas i form av en atrium byggnad som då planeras innehålla även tillagningskök och matsal Betr. eventuella bidrag har undertecknad räknat med beviljat bidrag för 30 st. lgh. Det är ca det antalet som nytillskottet innebär. I redovisad kostnadsuppdelning är det bara kostnader för särskilt boende som är redovisade. Kostnader för skapande av trygghetsboendet ansvarar VBAB för. Ekonomi för det kombinerade förslaget för Dalsgården samt Nätet där då i denna revidering även tillagningskök är medtaget för kv. Nätet. Hyra kommunen: SEK (Gunnebo= SEK + Nätet= SEK exkl. nytt Tillagn.kök ) Hyra för nytt Tillagningskök (kv. Nätet) (Nätet= SEK) Blockhyra brutto: (Gunnebo= SEK + Nätet= SEK) Lgh intäktshyra* (Gunnebo= SEK + Nätet= SEK) Blockhyra netto (Gunnebo= SEK + Nätet= SEK) SEK SEK SEK SEK *Intäktshyran refereras till 1850 SEK/kvm och lgh yta motsv. ca 39 kvm. Indexmånad september Förslag till tidplan för genomförande av det kombinerade förslaget (d.v.s. ca 30 lgh inom Dalsgården samt ca 30 lgh inom kv. Nätet). Etapp1 gäller för kv Nätet: Projekttid för byggnation inom kv. Nätet: Evakuering nuvarande hyresgäster ca 12 mån, entreprenadtid ca 12 mån. Etapp2 gäller för Dalsgården : Projekttid för byggnation Dalsgården: Flytt av nuvarande hyresgäster till kv. Nätet, uppskattad tid ca 3 mån. entreprenadtid ca 1,5 år. Färdigställandetiden är refererad till då ett nytt Arabia kan vara klart. Rimligt är dock att ett nytt Arabia skulle kunna vara färdigställt 1 aug Beställning av ny förskola Arabia har gjorts av Barn&utbildningsförvaltningen.

226 Sida 3 (3) I och med detta kan Kv. Nätets särskilda boende vara inflyttningsklart till 1/ och för Dalsgården skulle dessa lägenheter vara inflyttningsbara 1/ Således en total processtid motsvarande 4 år och 6 månader under förutsättning att förslaget till ny detaljplan beslutas och därmed kommer att vara gällande. Stefan Karlsson VBAB

227

228

229 Utökad hyra för Dalsgårdens särskilda boende Bakgrund Bostadsbolaget har i programhandling daterad redogjort för beräknade kostnader för byggnation av det nya särskilda boende i Gunnebo som ska uppföras på den plats där Dalsgården idag finns. Boendet kommer att få 30 lägenheter och beräknas vara inflyttningsklart sommaren Utifrån de kostnader som angavs i programhandlingen beslutade socialnämnden, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige att tillskjuta socialnämnden tkr per år i budget från och med 2020 (för 2019 med hänsyn till halvårseffekt) för utökade hyreskostnader för det nya Dalsgården. Sedan programhandlingen författades och de politiska besluten fattades har en process pågått angående detaljplaneringen av det nya boendet. Hösten 2017 har Bostadsbolaget genomfört en upphandling gällande byggnationen. Utökade hyreskostnader När anbud nu har inkommit visar det sig att byggnationen av det nya särskilda boendet i Gunnebo kommer att bli dyrare än vad som beräknades i programhandlingen. I huvudsak förklaras detta av att en årlig prisjustering om cirka 2,5 procent per år har tillkommit. Denna indexhöjning innefattar bland annat ökade materialkostnader. En annan orsak till de ökade kostnaderna är nya beräkningsregler för vilka utrymmen som ska ingå i blockhyran. Tidigare har samtliga utrymmen som brukarna har tillgång till, exempelvis gemensamhetsutrymmen och korridorer, inräknats i blockhyran, men numera är det endast de faktiska lägenhetsytorna som ska ingå i blockhyran. Övriga utrymmen klassificeras som hyra kommunen (se tabell nedan). Ytterligare en orsak till kostnadsökningen är att brukarnas lägenheter beräknades till i genomsnitt 39 kvadratmeter per styck i programhandlingen. Enligt de slutgiltiga ritningarna blir lägenheternas yta bara strax över 30 kvadratmeter. Detta är positivt för brukarna, då det innebär att de får en lägre hyra, men samtidigt innebär det att socialnämnden får lägre hyresintäkter än vad som beräknades i programhandlingen. Nedan visas socialnämndens förändrade hyreskostnader per år för det nya särskilda boendet i Gunnebo: Kostnader from halvårsskiftet 2019 (nya Dalsgården) Gunnebo (enligt budget) Gunnebo (ny beräkning) Hyra kommunen kr kr Blockhyra brutto kr kr Intäktshyra lägenheter kr kr Ludvikamoms kr kr TOTALT kr kr

230 Nuvarande kostnader (gamla Dalsgården) Blockhyra kr kr Intäkter lägenhetshyra kr kr TOTALT kr kr Utökad hyra (nya Dalsgården gamla Dalsgården) kr kr Differensen mellan den nya årshyran på tkr och den årshyra på tkr som sedan tidigare ligger i budgeten (utifrån 2015 år programhandling) är således kr. En så omfattande utökning av årshyran behöver beslutas av kommunfullmäktige. Utökning på grund av kvalitetshöjning/mervärde Under den process genom vilken det nya särskilda boendet i Gunnebo har detaljplanerats har det tillkommit några delar som inte fanns med i den ursprungliga programhandlingen, men som skulle innebära en kvalitetshöjning utifrån aspekter som samhälsskydd, miljöhänsyn samt personaleffektivitet. Dessa tillägg listas nedan. Reservkraft, varigenom det nya särskilda boendet förblir funktionellt även i händelse av strömavbrott. Detta möjliggör en ny samlingsplats/värmestuga för hela Gunnebos tätort vid extraordinära händelser. Årskostnad: kr. 3 laddstolpar till elbilar för hemtjänsten, vilket är ett miljövänligt alternativ jämfört med bensin-/dieseldrivna fordon. Då hemtjänstbilarna går långa sträckor under en stor del av dygnet behöver det vara laddstolpar på 65 ampere som snabbt laddar upp elbilarna. Årskostnad för laddstolparna: kr. Elcykelgarage. I Gunnebo tätort kan hemtjänsten utföra besök med hjälp av elcykel istället för bil, vilket givetvis är en fördel ur ett hållbarhetsperspektiv. Dock behöver elcyklarna någonstans att förvaras, vilket inte fanns med i den ursprungliga programhandlingen. Årskostnad: kr. Intern-TV. Under detaljplaneringsprocessen så har representanter från socialförvaltningen och Bostadsbolaget genomfört ett studiebesök på ett nybyggt äldreboende i Gävle för att hämta inspiration. Studiebesöket var mycket lyckat och har gett många nya idéer till det framtida boendet i Gunnebo. En sådan idé har varit att redan från början köpa in och montera en TV-apparat i varje lägenhet. På så sätt slipper brukarna ta med sig och montera upp/ner en TV när de flyttar in/ut, vilket innebär mindre åverkan på ytskikt, och personalen behöver bara lära sig en fjärrkontroll om någonting inte fungerar och de behöver hjälpa till med TV:n. Dessutom kan TV-apparaterna användas som intern-tv, där verksamheten kan lägga ut information om aktiviteter, matsedel etcetera som syns i TV:n. Detta innebär en kvalitetshöjning samt en möjlighet till effektivare användning av personalresurser. Årskostnad: kr. Totalt innebär ovanstående förbättringar jämfört med ursprungsförslaget en ökad årskostnad om kr, vilket tillsammans med de utökade hyreskostnaderna enligt ovan ger en utökad kostnad för socialnämnden om kr per år jämfört med budget. 2 (3)

231 Förslag till beslut Socialnämnden föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att besluta: Att godkänna utökade årskostnader om kr jämfört med budget för det nya särskilda boendet i Gunnebo. Att finansiering gällande utökade årskostnader hanteras i samband med budgetarbetet för (3)

232 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 25 (59) Kf Ks Policy för inköp av el för Västerviks kommunkoncern Dnr 2017/ Kommunkoncernen har under lång tid använt sig av diskretionär förvaltning, en extern förvaltare som fattar löpande placeringsbeslut på mandat, av elportföljen men i samband med att det nuvarande elavtalet med Bixia löper ut i mars 2018 har den interna Kraftgruppen föreslagit förändringar i upplägget för elförsörjningen för Västerviks kommunkoncern. Kraftgruppen föreslår att Västervik Miljö & Energi AB ska hantera inköp av el för hela Västerviks kommunkoncern. Förändringen kan föreslås på grund av att verksamheten i Västervik Miljö & Energi AB nu redan inkluderar elhandel. För att kunna genomföra det behöver även Policy för krafthandelsverksamheten inom Västerviks kommunkoncern samt operationell strategi för finansiell krafthandel ändras. Kommunstyrelsens förvaltning redovisar 11 december 2017 ett förslag till Policy för inköp av el för Västerviks kommunkoncern. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att upphäva Policy för krafthandelsverksamheten inom Västerviks kommunkoncern samt operationell strategi för finansiell krafthandel, att anta Policy för inköp av el för Västerviks kommunkoncern, samt att låta Västervik Miljö & Energi AB sköta kommunens inköp av el. Yrkanden Ordföranden med instämmande av Gunnar Jansson (S), Mariann Gustafsson (V), Conny Tyrberg (C) och Tommy Ivarsson (SD) yrkar bifall till kommunstyrelsens förvaltnings förslag till beslut. Sverker Thorén (L) yrkar som tillägg att kommunstyrelsens förvaltning och Västervik Miljö & Energi AB ska återkomma senast december 2018 till kommunstyrelsen med en återrapportering av arbetet med inköp av el till kommunkoncernen. Ordföranden finner att kommunstyrelsen bifallit båda yrkandena. Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

233 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 26 (59) Ks 441 forts. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att upphäva Policy för krafthandelsverksamheten inom Västerviks kommunkoncern samt operationell strategi för finansiell krafthandel, att anta Policy för inköp av el för Västerviks kommunkoncern, samt att låta Västervik Miljö & Energi AB sköta kommunens inköp av el. Kommunstyrelsen beslutar vidare att kommunstyrelsens förvaltning och Västervik Miljö & Energi AB ska återkomma senast december 2018 till kommunstyrelsen med en återrapportering av arbetet med inköp av el till kommunkoncernen. Handlingar i ärendet: Kommunstyrelsens beslut , 441 Kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 11 december 2017 (utsänd tidigare) Expedieras till: Västervik Miljö & Energi AB Kommunstyrelsens förvaltning, författningssamlingen Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

234 Controller Mattias Andersson Policy för inköp av el för Västerviks kommunkoncern Bakgrund Kommunkoncernen har under lång tid använt sig av diskretionär förvaltning, en extern förvaltare som fattar löpande placeringsbeslut på mandat, av elportföljen men i samband med att det nuvarande elavtalet med Bixia löper ut i mars 2018 har den interna Kraftgruppen föreslagit förändringar i upplägget för elförsörjningen för Västerviks kommunkoncern. Kraftgruppen föreslår att Västervik Miljö & Energi AB ska hantera inköp av el för hela Västerviks kommunkoncern. Förändringen kan föreslås på grund av att verksamheten i Västervik Miljö & Energi AB nu redan inkluderar elhandel. För att kunna genomföra det behöver även Policy för krafthandelsverksamheten inom Västerviks kommunkoncern samt operationell strategi för finansiell krafthandel ändras. Utvärdering Kommunkoncernen har under lång tid använt sig av diskretionär förvaltning av elportföljen. Den finansiellt inhandlade elen har justerats via köp och sälja för att nå den faktiska förbrukningskurvan, bilaga 1. Detta har inneburit stora trappsteg mellan innehav av el och den faktiska förbrukningen. Större skillnader mellan inhandlat och förbrukningen ger en större kostnad både över och under kurvan. För att kunna uppnå en följsammare kurva mellan säkrad el och förbrukning, bilaga 2, krävs att man själv kan handla med el. I kommunkoncernen finns nu denna möjlighet genom den verksamhetsförändring som Västervik Miljö & Energi AB har gjort under 2017, när man också blev ett elhandelsbolag. Eftersom Västervik Miljö & Energi AB idag handlar och säljer till tredje part skulle de enkelt kunna öka försäljningsvolymerna utan att behöva öka kostnaderna i motsvarande grad. Kommunkoncernens elförbrukning är idag ca 58 GWh och vid en övergång skulle kommunkoncernen stå för runt 50 % av elhandelsvolymen. Om Västervik Miljö & Energi AB lyckas göra bra affär av detta och gör vinster kommer dessa naturligtvis stanna inom kommunkoncernen. Sedan är det alltid svårt att jämför vad som har varit bäst över tid t ex fast eller rörligt pris när det gäller en produkt som el. Eftersom det i efterhand alltid är enklare att utvärdera om priset är högre/lägre än det valda, men utifrån de förhållanden som gällde vid valet kan det ändå ha varit det bästa tänkbara valet för att ingen kunde ha räknat med exempelvis ytterligare sjunkande elpriser. Utifrån detta skulle man kunna sammanfatta fördelarna i tre punkter varför det finns skäl för att kommunkoncern, genom Västervik Miljö & Energi AB, själva ska handla

235 in den el som behövs för att försörja kommunkoncernen. De positiva effekterna som identifierats bör kunna ge: Minskade kostnader genom följsammare förbrukningskurva och hantering av riskfaktorer Bättre kunna fördela kostnader i elhandelsverksamheten genom en ökad handelsvolym hos Västervik Miljö & Energi AB Internvinst genom att det interna elhandelsöverskottet stannar inom kommunkoncernen Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige besluta att upphäva Policy för krafthandelsverksamheten inom Västerviks kommunkoncern samt operationell strategi för finansiell krafthandel, att anta Policy för inköp av el för Västerviks kommunkoncern, att låta Västervik Miljö & Energi AB sköta kommunens inköp av el. Anders Björlin Kommundirektör Per Allerth VD Västervik Miljö & Energi AB Sven-Åke Lindberg VD Bostadsbolaget AB Mattias Andersson Controller 2 (2)

236 9 000, , , , , , , , ,0 0,0 Prissäkring med standardprodukter, finansiellt med prisrisk M 1 M 2 Q1 Q2 Alla differenser mot förbrukningsprognosen är prisrisk (Blå pilar representerar exempel) YR18 Q4 Förbrukningsprognos Uttagsprofil

237 9 000, ,0 Prissäkring enligt uttagsprofil, fysiskt utan prisrisk 7 000, , , , , , ,0 0,0 Uttagsprofil

238 Förslag v POLICY FÖR INKÖP AV EL TILL VÄSTERVIKS KOMMUNKONCERN 1 Inledning Policyn för inköp av el ska vara ett övergripande ramverk som fastställer hur verksamheten kring kommunkoncernens elinköp styrs och riskerna vid elhandel ska hanteras inom Västerviks kommunkoncern. Med kommunkoncern avses i denna policy Västerviks kommun och de majoritetsägda bolagen med dotterbolag. 2 Mål Det övergripande målet för policyn för inköp av el är: Att säkerställa leverans av el. Att inköpt energi är förnyelsebar Att uppnå stabila och översiktliga kostnader över tid. 3 Organisation I kommunkoncernen består elinköpsorganisationen, vidare benämnt som elgruppen, av Kommundirektören, eller alternativt VD Västervik förvaltning AB, VD Västervik Miljö & Energi AB, VD för Bostadsbolaget AB samt en resurs ifrån kommunledningskontorets ekonomiavdelning. 4 Handelsmandat Elgruppen har mandat att fastställa handelsstrategi. 5 Riskmätning Risken ska mätas kontinuerligt för att säkerställa att mandatet ej överskrids. 6 Uppföljning Elgruppen ansvara för att kontinuerligt följa upp elinköpsverksamheten. Policyn för inköp av el revideras efter behov.

239 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 27 (59) Kf Ks Ägardirektiv 2018 för Västerviks Kommuns Förvaltnings AB och de helägda dotterbolagen Västervik Miljö & Energi AB, Västerviks Kraft Elnät AB, TjustFastigheter AB och Västerviks Bostads AB Dnr 2017/ Ägardirektiven har behandlats av dotterbolagen för synpunkter och omarbetning av verksamhetsmålen. Direktiven har behandlats vid bolagskonferenserna i november. Styrelsen för Västerviks Kommuns Förvaltnings AB har , 6 - nr 6 beslutat att fastställa ägardirektiven för 2018 med redovisade tillägg: Västerviks Bostads AB enligt förslag med tillägg om införande av Huskurage. TjustFastigheter AB enligt förslag. Västerviks Kraft Elnät AB enligt förslag. Västervik Miljö & Energi AB enligt förslag med tillägg Dricksvattenförbrukningen och vattenläckage ska minska. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att fastställa redovisade förslag till ägardirektiv för 2018 för Västerviks Kommuns Förvaltnings AB, Västervik Miljö & Energi AB, Västerviks Kraft Elnät AB, TjustFastigheter AB och Västerviks Bostads AB med tillägg enligt ovan. Yrkanden Ordföranden yrkar att med vissa redaktionella ändringar bifalla kommunstyrelsens förvaltnings förslag till beslut. Mariann Gustafsson (V) yrkar som tillägg att i ägardirektivet för Västerviks Bostads AB ska framgå att minst 100 nya lägenheter ska vara påbörjade under 2018 och Ordföranden finner att kommunstyrelsen bifallit båda yrkandena. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att med vissa redaktionella ändringar fastställa redovisade förslag till ägardirektiv för 2018 för Västerviks Kommuns Förvaltnings AB, Västervik Miljö & Energi AB, Västerviks Kraft Elnät AB, TjustFastigheter AB och Västerviks Bostads AB med tillägg enligt ovan, samt Justerandes sign att i ägardirektivet för Västerviks Bostads AB ska framgå att minst 100 nya lägenheter ska vara påbörjade under 2018 och Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

240 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 28 (59) Ks 442 forts. Handlingar i ärendet: Kommunstyrelsens beslut , 442 Styrelsens för Västerviks Kommuns Förvaltnings AB beslut , - nr 6 (utsänt tidigare) Expedieras till: Västerviks Kommuns Förvaltnings AB Västervik Miljö & Energi AB Västerviks Kraft Elnät AB TjustFastigheter AB Västerviks Bostads AB Kommunstyrelsens ledningskontor Kommunstyrelsens förvaltning, författningssamlingen Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

241

242 Västerviks Kommuns Författningssamling ÄGARDIREKTIV ÅR 2018 FÖR VÄSTERVIKS KOMMUNS FÖRVALTNINGS AB Fastställda av kommunfullmäktige XXXX-XX-XX XX 1. Föremål för verksamheten Bolaget har till föremål för sin verksamhet att förvalta aktierna i Västerviks kommuns bolag och svara för gemensam organisation och förvaltning av bolagen. Bolaget har också till föremål för sin verksamhet att samordna kommunkoncernens finansverksamhet inom ramen för internbanken. 2. Bolagets ändamål med verksamheten - Samordna de helägda bolagen. - Samordna kommunkoncernens finansiering inom ramen för internbanken. - Genom samordnat ägaransvar för kommunens bolag på sikt nå ökad effektivisering och ett optimalt utnyttjande av kommunens resurser; - skapa flexibilitet vad gäller koncernbidrag och betalning av löpande avkastning från kommunens bolag till ägaren Västerviks kommun i form av finansiella transaktioner, exempelvis utdelning och räntebetalning. Avkastningskravet är ställt mot koncernens konkurrensutsatta verksamhet och exkluderar därmed affärsområde Vatten och verksamheten hushållsavfall inom affärsområde Avfall & återvinning inom Västervik Miljö & Energi AB. - övergripande samordna de kommunala bolagens verksamheter genom att äga och förvalta aktier och andelar i de bolag som ägs av Västerviks kommun; tydliggöra kommunens roll som ägare av kommunens bolag; - genom de kommunala bolagens verksamheter bidra till kommunens utveckling; - genom de kommunala bolagens verksamheter göra Västervik till en attraktiv kommun att bo, driva näringslivsverksamhet och studera i samt att besöka. Bolaget ska uppnå syftet genom att - utöva en tydlig ägarstyrning av dotterbolagen; - ha återkommande kommunikation med dotterbolagen; - vara kommunstyrelsens förlängda arm till dotterbolagen och rådgöra med dessa om vilka frågor som ska lyftas till kommunfullmäktige för ställningstagande respektive godkännande. - Följa upp att dotterbolagen uppnår uppställda mål. - Genomföra skattemässiga dispositioner mellan bolagen för att göra det möjligt med optimal resultatutjämning inom Västerviks kommuns bolagskoncern.

243 Västerviks Kommuns Författningssamling - Koncernintern likviditetsplanering inom ramen för internbanken som möjliggör lägre externa räntor inom internbanken. Kontinuerligt ta ställning till bolagskoncernens omfattning; Se till att de kommunala bolagen aktivt arbetar med klimat- och miljöfrågor i sina verksamheter. Bolaget ska svara för beredning och samordning av strategiska frågor som ska till kommunstyrelse och kommunfullmäktige såsom bolagskoncernens ekonomiska rapportering till kommunstyrelse och kommunfullmäktige avseende flerårsplaner, budget, investeringar, delårsrapporter samt årsredovisning. 3. Ekonomiska mål Bolaget ska sträva efter en balanserad ekonomisk utveckling med utgångspunkt från bolagets uppdrag, investeringsbehov och ekonomiska risker. Den ekonomiska utvecklingen ska även ge en god ekonomisk bas för den framtida utvecklingen av bolagets verksamhet. Avkastningskrav mäts som koncernmässigt rörelseresultat före finansiella poster i förhållande till totalt kapital. För koncernen gäller ett avkastningskrav med 5,2 5,4 %. 4. Verksamhetsmål Bolaget ska aktivt arbeta för att uppnå koncernnytta vad gäller t ex betalningssystem, likviditet och upplåning inom ramen för Västerviks kommuns finanspolicy. 5. Grundläggande principer för bolagets verksamhet Ansvaret för bolagets organisation åvilar enligt aktiebolagslagen (ABL), bolagets styrelse. Styrelsen ska utforma organisationen så att de bästa förutsättningarna för bolagets syfte och mål tillgodoses. Bolaget ska drivas enligt affärsmässiga grunder under iakttagande av det kommunala ändamålet och syftet med verksamheten och de kommunalrättsliga principer som framgår av dessa direktiv. Syftet med att driva verksamheten i bolagsform är att åstadkomma effektivitetsvinster till nytta för dem som utnyttjar bolagets tjänster, utan att detta går ut över den totala kommunala organisationen. Bolaget kan därför inte tillåtas optimeringar i sin verksamhet, om detta medför nackdelar för organisationen i dess helhet som överväger fördelarna för bolaget. Kommunen och bolaget ska därför i samråd söka lösningar som tillgodoser båda dessa intressen. Bolaget ska i sin årsredovisning redovisa hur man arbetar med effektiviseringar.

244 Västerviks Kommuns Författningssamling 6. Ärenden av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt Bolaget ska se till att kommunfullmäktige bereds möjlighet att ta ställning i frågor av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. Som frågor av principiell beskaffenhet betraktas: Förändrad bolagsstruktur d v s frågor som berör bildande, förvärv och fusioner av bolag liksom frågor som rör försäljning av bolag eller delar av bolag. Förändring av strategiska aktieinnehav d v s frågor som berör strategiska förvärv av aktier alternativt försäljning av strategiska aktieinnehav. Väsentliga förändringar av verksamhet d v s start eller avveckling av rörelsegrenar. Investeringar d v s större investeringar som ändrar nuvarande inriktning på verksamheten och/eller väsentligt kan påverka ägarens/bolagets ekonomi eller annars är av strategisk betydelse för kommunen. Med större investering avses inte reinvesteringar eller andra investeringar för att hålla nuvarande anläggningstillgångar intakta. 7. Samordningsfrågor Bolaget ska följa av Västerviks kommun utfärdade policyer, handlingsprogram, riktlinjer och anvisningar. i tillämpliga delar. Bolaget ansvarar för att dess verksamheter samordnas med övriga nämnders och bolags för att uppnå största möjliga kommunnytta. Bolaget ska samordna sig med kommunen i samband med extraordinära händelser. Bolaget ska använda sig av det kommungemensamma affärssystemet. Bolaget ska delta i och medverka till utvecklandet av en kommunkoncerngemensam personal- och lönepolitik. 8. Låneram, finansiering och samordnad revision Bolagskoncernens låneram är 2 562, mnkr för år Bolaget deltar i en samordnad revision för vilken bolaget betalar 87 tkr för Västerviks kommuns finanspolicy gäller.

245 Västerviks Kommuns Författningssamling ÄGARDIREKTIV ÅR 2018 FÖR VÄSTERVIK MILJÖ & ENERGI AB Fastställda av kommunfullmäktige XXXX-XX-XX XX 1. Föremål för verksamheten Västervik Miljö & Energi AB ska enligt bolagsordningen ha till föremål för sin verksamhet att inköpa, producera, sälja och distribuera energi, värme och el, samt producera orenad biogas framställa och distribuera biogas. Bolaget ska också tillhandahålla dricksvatten, avleda och rena spillvatten, avleda dagvatten samt insamla, transportera, återvinna och bortskaffa avfall. Bolaget har även till föremål för sin verksamhet att äga och förvalta fast egendom, gatubelysningsanläggningar samt infrastruktur för IT-kommunikation inklusive en aktiv och samordnande roll för genomförande av kommunkoncernens bredbandsstrategi. Bolaget ska, på uppdrag av Västerviks kommun, driva, förvalta och utveckla gata-, park- och transportverksamheten. Bolaget ska tillhandahålla konsult- och entreprenadtjänster inom verksamhetsområdet samt har också rätt att idka med ovanstående förenlig verksamhet. Västervik Miljö & Energi AB har ett ledningssystem certifierat enligt ISO 9001 (kvalitet), ISO (miljö) och OHSAS (arbetsmiljö). Bolagets affärsområden är: Fjärrvärme Vatten Elnät Stadsnät Entreprenad Avfall & Återvinning Elhandel 2. Bolagets ändamål med verksamhet 2.1 Övergripande Bolaget ska arbeta för att säkerställa en god utveckling i Västerviks kommun genom att sträva efter en miljövänlig, energisnål och kostnadseffektiv verksamhet. Bolagets strävan är att vara ett hållbart företag i kommunkoncernen. Bolaget ska på affärsmässiga grunder skapa samhällsnytta vilket ska bidra till ökad sysselsättning och tillväxt i kommunen.

246 Västerviks Kommuns Författningssamling Bolaget ska i sin roll som kommunalt bolag vara konkurrenskraftigt och se till att Västerviks kommun har en attraktiv avgiftsstruktur inom bolagets verksamhetsområden. Bolaget ska vara kommunens naturliga mötesplats för energi- och avfallsfrågor. Bolaget ska på uppdrag av Västerviks kommun genom ett entreprenörsavtal driva, förvalta och utveckla gata-, park- och transportverksamheten. Bolaget ska verkställa uppdragen i kommunens klimat- och energistrategi. Bolaget ska medverka i planeringsprocessen och utbyggnaden av den kommunala infrastrukturen. Bolaget får även inom regionen, eller i undantagsfall utanför regionen, gemensamt eller i samverkan med andra kommuner eller bolag engagera sig i aktiviteter som syftar till att förbättra miljön och/eller effektivisera energianvändningen. För elhandel är Västerviks kommun och regionen det naturliga marknadsområdet, men alla kunder inom Sverige kan enligt nationell lagstiftning ansluta sig. Västervik Miljö & Energi AB har ett ledningssystem certifierat enligt ISO 9001 (kvalitet), ISO (miljö) och OHSAS (arbetsmiljö). Bolaget arbetar med ständiga förbättringar för att behålla och utveckla verksamheten och det certifierade ledningssystemet. 2.2 Fjärrvärme Bolaget beslutar om avgifter för fjärrvärme. Kommunstyrelsen ska informeras om fjärrvärmeavgifterna senast två månader innan avgifterna avses träda i kraft. 2.3 Avfall och återvinning Bolaget ska medvetet och aktivt agera på renhållningsmarknaden i syfte att stärka kommunens miljöutveckling. Bolagets verksamhet ska på ett effektivt och miljöriktigt sätt ta hand om restprodukter från konsumtion och produktion. Bolaget ska arbeta för att stimulera hushållen till en ökad sortering av avfall. Bolaget ska ha ett brett serviceutbud inom avfallsområdet och kommuninvånarna skall erbjudas en god service och tillgänglighet. Bolaget är kommunens aktör avseende det kommunala avfallsmonopolet. För det kommunala avfallsmonopolet gäller lokaliseringsprincipen, likställighetsprincipen och självkostnadsprincipen.

247 Västerviks Kommuns Författningssamling Bolaget har kommunens uppdrag att som renhållare svara för kommunens skyldigheter avseende hanteringen av hushållsavfall. Till grund för uppdraget ligger den av kommunfullmäktige beslutade renhållningsordningen med tillhörande avfallsplan. Kommunfullmäktige beslutar om ändringar i renhållningsordningen och om avgifter för det kommunala avfallsmonopolet. Bolaget ska ta fram förslag på avgifter som överlämnas till kommunstyrelsen senast två månader innan avgifterna avses träda i kraft. Övriga avgifter beslutas av bolaget. 2.4 Vatten Bolaget har kommunens uppdrag att vara huvudman för den allmänna vatten- och avloppsanläggningen och därmed medverka till att kommunen kan fullgöra sitt ansvar enligt Lag (2006:412) om allmänna vattentjänster. Kommunfullmäktige beslutar om 1. Ändring av taxeföreskrifter 2. Särtaxa för anläggnings- och brukningsavgifter 3. Förändring av verksamhetsområdet för den allmänna va- anläggningen 4. Lokala föreskrifter om användningen av den allmänna va-anläggningen (ABVA) Förslag till kommunfullmäktiges beslut enligt punkterna 1-4 ska tillställas kommunstyrelsen senast två månader innan bolaget avser att beslutet ska träda ikraft. Ändring av prislista/taxa - som avviker från taxeföreskrifterna - ska beslutas av kommunfullmäktige. Förslag om ändring ska tillställas kommunstyrelsen senast två månader innan ändringen avses träda i kraft. Ändring av prislista/taxa för vattentjänster som följer beslutade taxeföreskrifter - ska tillställas kommunstyrelsen för information senast två månader innan ändringen avses träda i kraft. För vatten och avlopp gäller lokaliseringsprincipen, likställighetsprincipen och självkostnadsprincipen. 2.5 Entreprenad Mellan bolaget och kommunen finns ett entreprenörsavtal som beskriver omfattning, kvalitet och pris. Förändringar utifrån gällande avtal kan ske, 12 månader efter att part påkallat förändring. Mindre förändring, där personal ej påverkas, kan ske tidigast 6 månader efter att part påkallat förändring. För entreprenad gäller lokaliseringsprincipen och likställighetsprincipen. 2.6 Elnät Bolaget utför reparation, underhåll och utbyggnader av distributionsnätet inom området där Västerviks Kraft Elnät AB har koncession.

248 Västerviks Kommuns Författningssamling Bolaget underhåller och förnyar av bolaget ägda vägbelysningsnät inom Västerviks kommun. 2.7 Stadsnät Bolaget bygger och underhåller datakommunikationsnät inom Västerviks kommun. Avgifter och taxor beslutas av bolaget. För stadsnät gäller lokaliseringsprincipen. 2.8 Elhandel Bolaget säljer el enligt samarbetsavtal med annan aktör. Avgifter och taxor beslutas av bolaget. För elhandel gäller nationell lagstiftning för elhandelsverksamheter. Bolaget ska erbjuda konventionellt framtagen el och el från förnybar energi. 3. Ekonomiska mål Bolaget ska i enlighet med lagen om allmänna vattentjänster bedriva VAverksamheten utifrån självkostnadsprincipen. Likaså ska bolagets verksamhet avseende monopoldelen av avfall & återvinning bedrivas i enlighet med självkostnadsprincipen. Avkastningskravet är ställt mot bolagets konkurrensutsatta verksamhet och exkluderar därmed affärsområde Vatten och verksamheten hushållsavfall inom affärsområde Avfall & återvinning. Bolagets konkurrensutsatta verksamhet ska under varje given period sträva efter en genomsnittlig avkastning på totalt kapital motsvarande lägst 6,0 6,5 %. Avkastning på totalt kapital definieras som: Rörelseresultat före finansiella poster dividerat med balansomslutningen. Balansomslutningen definieras som: Balansomslutningen i den senaste godkända årsredovisningen. För ska bolaget självfinansiera investeringar till % (resultat efter finansiella poster + avskrivningar). 4. Verksamhetsmål 4.1 Miljö Verksamhetsmålet inom miljö är att ha högst fem avvikelser inom ramen för miljöcertifieringen ISO vid varje årligt revisionstillfälle.

249 Västerviks Kommuns Författningssamling VMEAB har ambitiösa mål inom miljöområdet och har även gått med i Regeringens initiativ Fossilfritt Sverige. Likaså finns en målsättning inom Kalmar läns offentligägda verksamheter om att bli fossilbränslefria. Bolaget har därmed i princip åtagit sig att till år 2030 bli netto fossilbränslefritt. VMEAB:s utsläpp av växthusgaser beror huvudsakligen på: Olja som reserv- och spetslastbränsle vid fjärrvärmeproduktionen Plast i avfallsbränslet Fossila fordonsdrivmedel i form av bensin och diesel Åtgärderna består därmed till största delen av att ersätta den kvarvarande andelen fossil eldningsolja i fjärrvärmeanläggningarna, minimera andelen plast i avfallsbränslet genom bättre utsortering och återvinning av plasten, samt att ersätta befintliga tunga och lätta fordon som drivs med fossil diesel eller bensin med ren eldrift, 100% biogasdrift, HVO100 eller andra fossilbränslefria alternativ. Här redovisar vi VMEAB:s totala nettoutsläpp av CO2-ekvivalenter fr.o.m och kalenderårsvis vid varje årsskifte. Underlagen beräknas med hjälp av vedertagna beräkningsmodeller och nyckeltal baserade på förbrukning av olja, bensin och diesel, samt andelen fossil plast i avfallsbränslet. 4.2 Kvalitet och kundnytta Västervik Miljö & Energi AB strävar efter förbättrade kundattityder och att uppfylla Kundernas förväntningar. Detta mäts genom återkommande kundattitydundersökningar (NKI/SKI) där bolagets mål är att vara bättre än energibranschen som genomsnitt och att genom ett ständigt förbättringsarbete årligen förbättra resultatet. Utgångsläge för energibranschen 2013: 73 %. Västervik Miljö & Energi AB strävar efter förbättrade kundattityder och att uppfylla kundernas förväntningar. Detta mäts genom återkommande kundattitydundersökningar (NKI/SKI). Bolagets mål är att vara bättre än energibranschen. NKI/SKI genomförs vartannat år för privatkunder och framöver mellanliggande år för företagskunder % % (branschgenomsnitt 72 %) 2017 Resultat presenteras i oktober

250 Västerviks Kommuns Författningssamling OBS! Vi måste kunna jämföra med genomsnittet för energibranschen vid varje mättillfälle/år. Utvärdering sker vartannat år. Vid mätningen 2015 ökade samtliga AO sitt NKI-tal och siffran där vi jämför oss med energibranschen som genomsnitt likaså. Jämförelsetalet 75 % är mycket bra och klart bättre än branschgenomsnittet på 72%. Nästa NKI/SKI undersökning genomfördes under sommaren 2017 och resultatet kommer att presenteras under oktober. 4.3 Arbetsmiljö Västervik Miljö & Energi AB arbetar med ständiga förbättringar i arbetsmiljön och med att förebygga ohälsa och olycksfall. Målet är att ha en högre procentuell närvaro av total årsarbetstid än genomsnittet för Sverige. Detta mäts genom att per kalenderår sammanställa statistik för samtliga anställdas frånvaro och redovisa närvaron i procent som ett (1) minus frånvaron angiven i procent av årsarbetstiden. Bolaget har redan hög närvaro enligt detta räknesätt och målsättningen är att även fortsättningsvis överskrida 97 % som jämförelsetal. Ha en högre procentuell närvaro av total årsarbetstid än genomsnittet för Sverige Västervik Miljö & Energi AB arbetar med ständiga förbättringar i arbetsmiljön och med att förebygga ohälsa och olycksfall. Vårt mål är att ha en högre procentuell närvaro av total årsarbetstid än genomsnittet för Sverige. Detta mäter vi genom att per kalenderår sammanställa statistik för samtliga anställdas frånvaro och redovisa närvaron i procent, som ett minus frånvaron angiven i procent av årsarbetstiden. Bolaget har redan hög närvaro enligt den här modellen och målsättningen är att även fortsättningsvis överskrida 97 % som jämförelsetal.

251 Västerviks Kommuns Författningssamling Genomföra skyddsronder m.m. i verksamheterna, för att förebygga olycksfall Vidta förebyggande åtgärder t.ex. friskvårdsaktiviteter Statistik från SCB (Sverige) uppdateras 1 ggr/år, med ca 3 års fördröjning Mätning sker vid varje årsskifte. Vissa år kan rehab-fall och långtidssjukskrivningar påverka utfallet negativt. Målet på minst 97,0% närvaro uppnåddes även för Bredband Västervik Miljö & Energi AB ska arbeta för att nå målet i bredbandsstrategin att 100 procent av hushåll och företag har tillgång till bredband med minst 100 Mbit/ sekund år % av hushållen och företagen i Västerviks kommun ska ha möjlighet att ansluta sig till optofiberbaserat bredband. Delmålen är : 83% och : 88% 4.5 VA-taxa Västervik Miljö & Energi AB ska redovisa till kommunfullmäktige hur VA-taxan kan bli mer påverkbar. Dricksvattenförbrukningen och vattenläckage ska minska. AO Vatten redovisar årlig statistik avseende producerat kommunalt dricksvatten, dividerat med antal kommuninvånare per år. Särskilda uppdrag - Västervik Miljö & Energi AB ska i ett nationellt perspektiv erbjuda konkurrenskraftiga taxor och kvalitativ service till kunder och kommuninvånare. Mäts med NKI/SKI, samt presentation/nyttiggörande av Villaägarnas årliga undersökning Nils Holgersson, alternativt andra nationella taxejämförelser. 5. Grundläggande principer för bolagets verksamhet Ansvaret för bolagets organisation åvilar enligt aktiebolagslagen (ABL), bolagets styrelse. Styrelsen ska utforma organisationen så att de bästa förutsättningarna för bolagets syfte och mål tillgodoses.

252 Västerviks Kommuns Författningssamling Bolaget ska drivas enligt affärsmässiga principer under iakttagande av det kommunala ändamålet och syftet med verksamheten och de kommunalrättsliga principer som framgår av dessa direktiv. Syftet med att driva verksamheten i bolagsform är att åstadkomma effektivitetsvinster till nytta för dem som utnyttjar bolagets tjänster, utan att detta går ut över den totala kommunala organisationen. Bolaget kan därför inte tillåtas optimeringar i sin verksamhet, om detta medför nackdelar för organisationen i dess helhet som överväger fördelarna för bolaget. Kommunen och bolaget ska därför i samråd söka lösningar som tillgodoser båda dessa intressen. Bolaget ska i sin årsredovisning redovisa hur man arbetar med effektiviseringar. Bolaget ska redovisa hur man kan kvalitetssäkra en framtida vattenförsörjning. 6. Ärenden av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt Bolaget ska se till att kommunfullmäktige bereds möjlighet att ta ställning i frågor av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. Som frågor av principiell beskaffenhet betraktas: Förändrad bolagsstruktur d v s frågor som berör bildande, förvärv och fusioner av bolag liksom frågor som rör försäljning av bolag eller delar av bolag. Förändring av strategiska aktieinnehav d v s frågor som berör strategiska förvärv av aktier alternativt försäljning av strategiska aktieinnehav. Väsentliga förändringar av verksamhet d v s start eller avveckling av rörelsegrenar. Investeringar d v s större investeringar som ändrar nuvarande inriktning på verksamheten och/eller väsentligt kan påverka ägarens/bolagets ekonomi eller annars är av strategisk betydelse för kommunen. Med större investering avses inte reinvesteringar eller andra investeringar för att hålla nuvarande anläggningstillgångar intakta. Som större investering räknas i normalfallet enskilda investeringar över tio procent av bolagets balansomslutning. 7. Rekrytering av VD Bolaget ska inbjuda till samråd med Västerviks Kommuns Förvaltnings AB inför rekrytering av bolagets verkställande direktör.

253 Västerviks Kommuns Författningssamling 8. Lönesättning Moderbolagets VD samt moderbolagets ordförande samt bolagets ordförande ska föreslå styrelsen ny lön för bolagets VD. VD i moderbolaget genomför lönesamtal. 9. Samordningsfrågor Bolaget ska följa av kommunen utfärdade policyer, handlingsprogram, riktlinjer och anvisningar. i tillämpliga delar. Bolaget ansvarar för att dess verksamheter samordnas med övriga nämnders och bolags för att uppnå största möjliga kommunnytta och koncernnytta. Bolaget ska samordna sig med kommunen i samband med extraordinära händelser. Bolaget ska delta i och medverka till utvecklandet av en kommunkoncerngemensam personalpolitik. Bolaget ska, efter gemensamt beslut i kommunkoncernen, använda sig av ett gemensamt affärssystem. 10. Låneram, finansiering och samordnad revision av förtroendevalda revisorer Bolagets låneram är 710 mnkr för år vilket fördelas efter beslut i moderbolagets styrelse. Samordnad revision tillämpas, där bolagets kostnad uppgår till 107 tkr för år Västerviks kommuns finanspolicy gäller.

254 Västerviks Kommuns Författningssamling ÄGARDIREKTIV ÅR 2018 FÖR VÄSTERVIKS KRAFT ELNÄT AB Fastställda av kommunfullmäktige XXXX-XX-XX XX 1. Föremål för verksamheten Västerviks Kraft Elnät AB ska enligt bolagsordningen ha till föremål för sin verksamhet att distribuera elenergi samt därmed förenlig verksamhet. 2. Bolagets ändamål med verksamheten Bolaget ska arbeta för att säkerställa en god utveckling i Västerviks kommun genom att sträva efter en miljövänlig, energisnål och kostnadseffektiv verksamhet. Bolagets strävan är att vara ett hållbart företag i kommunkoncernen. Bolaget ska på affärsmässiga grunder skapa samhällsnytta vilket ska bidra till ökad sysselsättning och tillväxt i kommunen. Bolaget ska i sin roll som kommunalt bolag vara konkurrenskraftigt och se till att Västerviks kommun har en attraktiv avgiftsstruktur inom bolagets verksamhetsområde. 3. Ekonomiska mål Bolaget ska under varje given period sträva efter en genomsnittlig avkastning på totalt kapital motsvarande lägst 6,5 %. Avkastning på totalt kapital definieras som: Rörelseresultat före finansiella poster, dividerat med balansomslutningen. Balansomslutningen definieras som: Balansomslutningen i den senaste godkända årsredovisningen. För ska bolaget självfinansiera investeringar till 100 % (Resultat efter finansiellt netto + avskrivningar). 4. Verksamhetensmål 4.1 Miljö Nätförluster utgörs av skillnaden mellan inmatad och överförd elenergi. Målet är att i ett rullande sammanvägt femårsmedel årligen minska nätförlusterna. Bolaget har som mål att på sikt byta ut beståndet av kreosotimpregnerade stolpar. Antal ersatta stolpar redovisas årsvis i jämförelse med det totala antalet.

255 Västerviks Kommuns Författningssamling Bolaget har som mål att på sikt ersätta beståndet av kreosotimpregnerade stolpar med bättre alternativ, då kreosotimpregnerade stolpar påverkar omgivande miljö på ett negativt sätt. Åtgärden är i första hand att ersätta luftledningar med markförlagda dito (kablifiering). Samtidigt uppnås även en betydande vädersäkring, som leder till bättre driftsäkerhet. Antal ersatta stolpar redovisas årsvis. År Antal ersatta stolpar Totalt antal kvarvarande stolpar xxx stolpar färre xxx stolpar färre xxx stolpar färre xxx stolpar färre xxx Under 2014 har både kablifiering och ombyggnad till vädersäkrat nät inneburit att antalet stolpar har reducerats påtagligt och 2016 har inte lika stora projekt genomförts, där antalet kreosotstolpar har kunnat reduceras. Antalet reducerade stolpar kommer därför att variera mellan åren, men det viktiga är att antalet hela tiden minskar. Antalet stolpar 2017 är en delårssiffra, men ligger relativt högt tack vare omfattande kablifiering på Hornslandet. 4.2 Kvalitet Det mätvärdesinsamlingssystem för elförbrukning som bolaget idag använder har vissa kvalitetsbrister. Kvalitetsmålet är att årligen nå en högre grad av insamlade och godkända värden vid första avfrågningen och att under 2018 ha uppnått 99% vid densamma. Genomsnittlig avbrottstid per kund och år redovisas till Energimarknadsinspektionen och är en bra parameter att utvärdera VKEN:s driftssäkerhet mot. Här finns också tillgång till nationell motsvarande statistik att jämföra med. Bolagets mål är att varje år ha kortare genomsnittlig avbrottstid än riksgenomsnittet och att i rullande 5-års genomsnitt successivt minska avbrottstiden ytterligare

256 Västerviks Kommuns Författningssamling Särskilda uppdrag - Västerviks Kraft Elnät AB ska i ett nationellt perspektiv erbjuda konkurrenskraftiga taxor och kvalitativ service till kunder och kommuninvånare. Mäts med NKI/SKI, samt presentation/nyttiggörande av Villaägarnas årliga undersökning Nils Holgersson, alternativt andra nationella taxejämförelser. 5. Grundläggande principer för bolagets verksamhet Ansvaret för bolagets organisation åvilar enligt aktiebolagslagen (ABL), bolagets styrelse. Styrelsen ska utforma organisationen så att de bästa förutsättningarna för bolagets syfte och mål tillgodoses. Bolaget ska drivas enligt affärsmässiga principer under iakttagande av det kommunala ändamålet och syftet med verksamheten och de kommunalrättsliga principer som framgår av dessa direktiv. Syftet med att driva verksamheten i bolagsform är att åstadkomma effektivitetsvinster till nytta för dem som utnyttjar bolagets tjänster, utan att detta går ut över den totala kommunala organisationen. Bolaget kan därför inte tillåtas optimeringar i sin verksamhet, om detta medför nackdelar för organisationen i dess helhet som överväger fördelarna för bolaget. Kommunen och bolaget ska därför i samråd söka lösningar som tillgodoser båda dessa intressen. Bolaget ska i sin årsredovisning redovisa hur man arbetar med effektiviseringar. 6. Ärenden av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt Bolaget ska se till att kommunfullmäktige bereds möjlighet att ta ställning i frågor av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. Som frågor av principiell beskaffenhet betraktas: Förändrad bolagsstruktur d v s frågor som berör bildande, förvärv och fusioner av bolag liksom frågor som rör försäljning av bolag eller delar av bolag. Förändring av strategiska aktieinnehav d v s frågor som berör strategiska förvärv av aktier alternativt försäljning av strategiska aktieinnehav.

257 Västerviks Kommuns Författningssamling Väsentliga förändringar av verksamhet d v s start eller avveckling av rörelsegrenar. Investeringar d v s större investeringar som ändrar nuvarande inriktning på verksamheten och/eller väsentligt kan påverka ägarens ekonomi eller annars är av strategisk betydelse för kommunen. Med större investering avses inte reinvesteringar eller andra investeringar för att hålla nuvarande fastighetsbestånd eller anläggningstillgångar intakta. Som större investering räknas i normalfallet investeringar över tio procent av bolagets balansomslutning. 7. Rekrytering av VD Bolaget ska inbjuda till samråd med Västerviks Kommuns Förvaltnings AB inför rekrytering av bolagets verkställande direktör. 8. Lönesättning Moderbolagets VD samt moderbolagets ordförande samt bolagets ordförande ska föreslå styrelsen ny lön för bolagets VD. VD i moderbolaget genomför lönesamtal. 9. Samordningsfrågor Bolaget ska följa av kommunen utfärdade policyer, handlingsprogram, riktlinjer och anvisningar i tillämpliga delar. Bolaget ansvarar för att dess verksamheter samordnas med övriga nämnder och bolag för att uppnå största möjliga kommunnytta. Bolaget ska samordna sig med kommunen i samband med extraordinära händelser. Bolaget ska, efter gemensamt beslut i kommunkoncernen, använda sig av ett gemensamt affärssystem. 10. Låneram, finansiering och samordnad revision Bolagets låneram är 80 mnkr för år vilket fördelas efter beslut i moderbolagets styrelse. Samordnad revision tillämpas, där bolagets kostnad uppgår till 37 tkr för år Västerviks kommuns finanspolicy gäller.

258 Västerviks Kommuns Författningssamling ÄGARDIREKTIV ÅR 2018 FÖR TJUSTFASTIGHETER AB Fastställda av kommunfullmäktige XXXX-XX-XX XX 1. Föremål för verksamheten TjustFastigheter AB ska enligt bolagsordningen inom Västerviks kommun direkt eller indirekt förvärva, avyttra, äga, bebygga och förvalta fastigheter eller tomträtter med lokaler för offentlig och privat verksamhet. 2. Bolagets ändamål med verksamheten TjustFastigheter AB ska med iakttagande av lokaliseringsprincipen bedriva effektiv fastighetsförvaltning för att främja tillgången på ändamålsenliga lokaler för både den offentliga verksamheten och den privata näringsverksamheten i kommunen och för att ge goda förutsättningar till kommunen att bedriva verksamheter med hög kvalitet. Bolaget ska inom kommunkoncernen medverka till följande: effektivt lokalutnyttjande genom lokalsamordning nära samverkan med de kommunala verksamheterna utvecklande av incitament som främjar ett lokaleffektivt tänkande från de kommunala verksamheterna en väl utvecklad serviceorganisation ny-, till- och ombyggnad av kommunala verksamhetsfastigheter och lokaler efter beställning väl underhållna lokaler utveckling och förädling av bolagets fastigheter köp och försäljning av fastigheter inhyrning och förhandling med externa hyresvärdar uthyrning av lokaler externt 3. Ekonomiska mål Bolaget ska under varje given period sträva efter en genomsnittlig avkastning på totalt kapital motsvarande lägst 4,0 %. Avkastning på totalt kapital definieras som: Rörelseresultat före finansiella poster, dividerat med balansomslutningen. Balansomslutningen definieras som: Balansomslutningen i den senaste godkända årsredovisningen.

259 Västerviks Kommuns Författningssamling För ska bolaget självfinansiera investeringar till 35 % (Resultat efter finansiellt netto + avskrivningar). 4. Verksamhetsmål Bolagets mål gällande total energiförbrukning löper fram till 2020 men ska brytas ned årsvis och följas upp årligen. Årsvisa mål presenteras i tabell Bolagets totala energiförbrukning ska ha minskat med fem procent fram till 2020 jämfört med referensåret 2013 till 146 kwh/m 2. Det sammanlagda energimålet fram till 2020 ska uppnås genom att årligen uppnå max År kwh/m procent av bolagets kunder ska vara nöjda eller helnöjda. - Den totala energiförbrukningen i bolagets fastigheter ska ha minskat med minst 5 % jämfört med förbrukningen referensåret 2013 (från 154 kwh/m² till 146 kwh/m²). - Bolaget ska ha ett serviceindex om minst 75 %. 5. Grundläggande principer för bolagets verksamhet Ansvaret för bolagets organisation åvilar enligt aktiebolagslagen (ABL), bolagets styrelse. Styrelsen ska utforma organisationen så att de bästa förutsättningarna för bolagets syfte och mål tillgodoses. Bolaget ska drivas enligt affärsmässiga principer under iakttagande av det kommunala ändamålet och syftet med verksamheten och de kommunalrättsliga principer som framgår av dessa direktiv. Syftet med att driva verksamheten i bolagsform är att åstadkomma effektivitetsvinster till nytta för dem som utnyttjar bolagets tjänster, utan att detta går ut över den totala kommunala organisationen. Bolaget kan därför inte tillåtas optimeringar i sin verksamhet, om detta medför nackdelar för organisationen i dess helhet som överväger fördelarna för bolaget. Kommunen och bolaget ska därför i samråd söka lösningar som tillgodoser båda dessa intressen.

260 Västerviks Kommuns Författningssamling Bolaget ska i sin årsredovisning redovisa hur man arbetar med effektiviseringar. 6. Ärenden av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt Bolaget ska se till att kommunfullmäktige bereds möjlighet att ta ställning i frågor av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. Som frågor av principiell beskaffenhet betraktas: Förändrad bolagsstruktur d v s frågor som berör bildande, förvärv och fusioner av bolag liksom frågor som rör försäljning av bolag eller delar av bolag. Förändring av strategiska aktieinnehav d v s frågor som berör strategiska förvärv av aktier alternativt försäljning av strategiska aktieinnehav. Väsentliga förändringar av verksamhet d v s start eller avveckling av rörelsegrenar. Investeringar d v s större investeringar som ändrar nuvarande inriktning på verksamheten och/eller väsentligt kan påverka ägarens/bolagets ekonomi eller annars är av strategisk betydelse för kommunen. Med större investering avses inte reinvesteringar eller andra investeringar för att hålla nuvarande anläggningstillgångar intakta. Som större investering räknas i normalfallet investeringar över 10 procent av bolagets balansomslutning. För TjustFastigheter AB gäller därutöver att bolaget ska se till att kommunfullmäktige får ta ställning innan bolaget fattar beslut om försäljning av mer än tio procent av det befintliga lokalbeståndet under samma kalenderår förvärv av fastigheter till en volym uppgående till mer än tio procent av det befintliga lokalbeståndet under samma kalenderår. 7. Rekrytering av VD Bolaget ska inbjuda till samråd med Västerviks Kommuns Förvaltnings AB inför rekrytering av bolagets verkställande direktör. 8. Lönesättning Moderbolagets VD samt moderbolagets ordförande samt bolagets ordförande ska föreslå styrelsen ny lön för bolagets VD. VD i moderbolaget genomför lönesamtal.

261 Västerviks Kommuns Författningssamling 9. Samordningsfrågor Bolaget ska följa av kommunen utfärdade policyer, handlingsprogram, riktlinjer och anvisningar. i tillämpliga delar. Bolaget ansvarar för att dess verksamheter samordnas med övriga nämnders och bolags för att uppnå största möjliga kommunnytta och koncernnytta. Bolaget ska samordna sig med kommunen i samband med extraordinära händelser. Bolaget ska, efter gemensamt beslut i kommunkoncernen, använda sig av ett gemensamt affärssystem från och med Låneram, finansiering och samordnad revision - Bolagets låneram är mnkr för år Bolaget deltar i en samordnad revision för vilken bolaget betalar 68 tkr för Västerviks kommuns finanspolicy gäller.

262 Västerviks Kommuns Författningssamling ÄGARDIREKTIV ÅR 2018 FÖR VÄSTERVIKS BOSTADS AB Fastställda av kommunfullmäktige XXXX-XX-XX XX 1. Föremål för verksamheten Västerviks Bostads AB ska enligt bolagsordningen inom Västerviks kommun direkt eller indirekt förvärva, avyttra, äga, bebygga och förvalta fastigheter eller tomträtter med bostäder, affärslägenheter och därtill hörande kollektiva anordningar samt sälja tjänster inom fastighetsförvaltning, service, boendeomsorg, konferens- och teaterarrangemang samt fordonservice inom kommunkoncernen. 2. Bolagets ändamål med verksamheten Bolaget ska i allmännyttigt syfte och med iakttagande av kommunallagens lokaliseringsprincip främja bostadsförsörjning och inflyttning samt svara för god boendemiljö samt ansvarsfull fastighetsförvaltning av bostäder och verksamhetslokaler i Västerviks kommun. Bolaget ska erbjuda sina hyresgäster möjlighet till boendeinflytande och service. Bolaget ska uppnå ändamålet genom att tillhandahålla väl underhållna lägenheter och lokaler bygga trygghetsboenden och särskilda boenden erbjuda konkurrenskraftiga hyror utveckla tjänste- och serviceutbudet till hyresgäster och kommuninvånare verka för trygghet och trivsel i bostadsområdena arbeta med boinflytande och miljöengagemang utveckla och förädla bolagets fastigheter köpa och sälja av fastigheter bygga nytt.

263 Västerviks Kommuns Författningssamling 3. Ekonomiska mål Bolaget ska under varje given period sträva efter en genomsnittlig avkastning på totalt kapital motsvarande lägst 5,6 %. Avkastning på totalt kapital definieras som: Rörelseresultat före finansiella poster, dividerat med balansomslutningen. Balansomslutningen definieras som: Balansomslutningen i den senaste godkända årsredovisningen. För ska bolaget självfinansiera investeringar till % (Resultat efter finansiellt netto + avskrivningar). 4. Verksamhetsmål Långsiktiga mål Ekonomisk uthyrningsgrad för bostäder om minst 98 procent - Andelen tillgängliga lägenheter ska vara minst 65 procent. Bolaget ska utföra nybyggnation av minst 60 lägenheter under en tvårsperiod, Uthyrningsgrad om minst 98 % Driftnetto om minst 500 kr/kvm 65 av våra bostäder är tillgängliga Deltagande i SIQs utmärkelse Svensk kvalitet Hållbart medarbetarbetarengagemang 83 % Serviceindex om 84 % Införande av huskurage 5. Grundläggande principer för bolagets verksamhet Ansvaret för bolagets organisation åvilar enligt aktiebolagslagen (ABL), bolagets styrelse. Styrelsen ska utforma organisationen så att de bästa förutsättningarna för bolagets syfte och mål tillgodoses.

264 Västerviks Kommuns Författningssamling Bolaget ska drivas enligt affärsmässiga principer under iakttagande av det kommunala ändamålet och syftet med verksamheten och de kommunalrättsliga principer som framgår av dessa direktiv. Syftet med att driva verksamheten i bolagsform är att åstadkomma effektivitetsvinster till nytta för dem som utnyttjar bolagets tjänster, utan att detta går ut över den totala kommunala organisationen. Bolaget kan därför inte tillåtas optimeringar i sin verksamhet, om detta medför nackdelar för organisationen i dess helhet som överväger fördelarna för bolaget. Kommunen och bolaget ska därför i samråd söka lösningar som tillgodoser båda dessa intressen. Bolaget ska i sin årsredovisning redovisa hur man arbetar med effektiviseringar.

265 Västerviks Kommuns Författningssamling 6. Ärenden av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt Bolaget ska se till att kommunfullmäktige bereds möjlighet att ta ställning i frågor av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. Som frågor av principiell beskaffenhet betraktas: Förändrad bolagsstruktur d v s frågor som berör bildande, förvärv och fusioner av bolag liksom frågor som rör försäljning av bolag eller delar av bolag. Förändring av strategiska aktieinnehav d v s frågor som berör strategiska förvärv av aktier alternativt försäljning av strategiska aktieinnehav. Väsentliga förändringar av verksamhet d v s start eller avveckling av rörelsegrenar. Investeringar d v s större investeringar som ändrar nuvarande inriktning på verksamheten och/eller väsentligt kan påverka ägarens/bolagets ekonomi eller annars är av strategisk betydelse för kommunen. Med större investering avses inte reinvesteringar eller andra investeringar för att hålla nuvarande anläggningstillgångar intakta. Som större investering räknas i normalfallet investeringar över fem procent av bolagets balansomslutning. För Västerviks Bostads AB gäller därutöver att bolaget ska se till att kommunfullmäktige får ta ställning innan bolaget fattar beslut om försäljning av mer än fem procent av det befintliga lägenhetsbeståndet under samma kalenderår förvärv av fastigheter till en volym uppgående till mer än fem procent av det befintliga lägenhetsbeståndet under samma kalenderår. 7. Rekrytering av VD Bolaget ska inbjuda till samråd med Västerviks Kommuns Förvaltnings AB inför rekrytering av bolagets verkställande direktör. 8. Lönesättning Moderbolagets VD samt moderbolagets ordförande samt bolagets ordförande ska föreslå styrelsen ny lön för bolagets VD. VD i moderbolaget genomför lönesamtal.

266 Västerviks Kommuns Författningssamling 9. Samordningsfrågor Bolaget ska följa av kommunen utfärdade policyer, handlingsprogram, riktlinjer och anvisningar. i tillämpliga delar. Bolaget ansvarar för att dess verksamheter samordnas med övriga nämnders och bolags för att uppnå största möjliga kommunnytta och koncernnytta. Bolaget ska samordna sig med kommunen i samband med extraordinära händelser. Bolaget ska delta i och medverka till utvecklandet av en kommunkoncerngemensam personalpolitik. Bolaget ska, efter gemensamt beslut i kommunkoncernen, använda sig av ett gemensamt affärssystem från och med Vid kontakter med offentliga aktörer gällande köp eller försäljning av fastigheter ska kommunledningen alltid underrättas. 10. Låneram, finansiering och samordnad vision Bolagets låneram är mnkr för Utöver detta finns en revers om 400 mnkr. Bolaget deltar i en samordnad revision inom koncernen för vilken bolaget betalar 120 tkr för Västerviks kommuns finanspolicy gäller.

267 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 29 (59) Kf Ks Ägardirektiv 2018 för Västervik Resort AB Dnr 2016/ Ägardirektivet har behandlats av Västervik Resort AB för synpunkter och omarbetning av verksamhetsmålen. Direktiven har behandlats vid bolagskonferenserna i november. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att anta Ägardirektiv år 2018 för Västervik Resort AB. Yrkande Ordföranden yrkar bifall till kommunstyrelsens förvaltnings förslag till beslut och finner att kommunstyrelsen bifallit yrkandet. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att anta Ägardirektiv år 2018 för Västervik Resort AB. Handlingar i ärendet: Styrelsens för Västervik Resort AB beslut , Kommunstyrelsens förvaltnings förslag till ägardirektiv (utsänt digitalt till KS tidigare) Expedieras till: Västervik Resort AB Kommunstyrelsens ledningskontor Kommunstyrelsens förvaltning, författningssamlingen Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

268 Västerviks Kommuns Författningssamling ÄGARDIREKTIV ÅR 2018 FÖR VÄSTERVIK RESORT AB Fastställda av kommunfullmäktige XXXX-XX-XX, XX 1. Föremål för verksamheten Bolaget har till föremål för sin verksamhet att inom Västerviks kommun förvalta, äga, driva och utveckla Lysingsbadet. 2. Bolagets ändamål med verksamheten Västervik Resort AB ska ha en aktiv roll i destinationens utveckling genom investeringar och kontinuerlig utveckling av Lysingsbadet. 3. Ekonomiska mål Bolaget ska under varje given period sträva efter en genomsnittlig avkastning på totalt kapital motsvarande lägst 3,0 %. Avkastning på totalt kapital definieras som: Rörelseresultat före finansiella poster, dividerat med balansomslutningen. Balansomslutningen definieras som: Balansomslutningen i den senaste godkända årsredovisningen. För ska bolaget självfinansiera investeringar till 100 % (Resultat efter finansiellt netto + avskrivningar). 4. Verksamhetsmål Verksamhetens övergripande mål är att vara en motor för besöksnäringen i Västervik och samtidigt skapa nya arbetstillfällen inom verksamhetsområdet. Verksamhetens mål ska huvudsakligen uppnås genom utökning av antalet gästnätter och även genom att skapa fler säsonger. Verksamhetens mål ska huvudsakligen uppnås genom utökning av antalet gästnätter framför allt utanför vecka och genom investeringar i reseanledningar, större boendekapacitet och genom att utveckla höst och vårsäsongen. Målet är nya gästnätter till 2017, varav till Av dessa ska gästnätter vara utanför veckorna fram till 2017, varav fram till Målet är nya gästnätter , varav merparten vår och höst nya gästnätter , varav merparten vår och höst

269 Västerviks Kommuns Författningssamling 5. Grundläggande principer för bolagets verksamhet Ansvaret för bolagets organisation åvilar enligt aktiebolagslagen (ABL), bolagets styrelse. Styrelsen ska utforma organisationen så att de bästa förutsättningarna för bolagets syfte och mål tillgodoses. Bolaget ska drivas enligt affärsmässiga grunder under iakttagande av det kommunala ändamålet och syftet med verksamheten och de kommunalrättsliga principer som framgår av dessa direktiv. Syftet med att driva verksamheten i bolagsform är att åstadkomma effektivitetsvinster till nytta för dem som utnyttjar bolagets tjänster, utan att detta går ut över den totala kommunala organisationen. Bolaget kan därför inte tillåtas optimeringar i sin verksamhet, om detta medför nackdelar för organisationen i dess helhet som överväger fördelarna för bolaget. Kommunen och bolaget ska därför i samråd söka lösningar som tillgodoser båda dessa intressen. Bolaget ska i sin årsredovisning redovisa hur man arbetar med effektiviseringar. 6. Ärenden av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt Bolaget ska se till att kommunfullmäktige bereds möjlighet att ta ställning i frågor av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. Som frågor av principiell beskaffenhet betraktas: Förändrad bolagsstruktur d v s frågor som berör bildande, förvärv och fusioner av bolag liksom frågor som rör försäljning av bolag eller delar av bolag. Förändring av strategiska aktieinnehav d v s frågor som berör strategiska förvärv av aktier alternativt försäljning av strategiska aktieinnehav. Väsentliga förändringar av verksamhet d v s start eller avveckling av rörelsegrenar. Investeringar d v s större investeringar som ändrar nuvarande inriktning på verksamheten och/eller väsentligt kan påverka ägarens/bolagets ekonomi eller annars är av strategisk betydelse för kommunen. Med större investering avses inte reinvesteringar eller andra investeringar för att hålla nuvarande anläggningstillgångar intakta. Som större investering räknas i normalfallet investeringar över 20 procent av bolagets balansomslutning. 7. Rekrytering av VD Bolaget ska inbjuda till samråd med Västerviks Kommun inför rekrytering av bolagets verkställande direktör.

270 Västerviks Kommuns Författningssamling 8. Lönesättning Styrelsen fastställer ny lön för VD efter ordförandens samråd med kommundirektören och kommunstyrelsens ordförande. Ordföranden är ansvarig för utvecklings- och lönesamtal som sker i samråd med kommundirektören. 9. Samordningsfrågor Bolaget ska följa av kommunen utfärdade handlingsprogram, riktlinjer och anvisningar. i tillämpliga delar. Bolaget ansvarar för att dess verksamheter samordnas med övriga nämnders och bolags för att uppnå största möjliga kommunnytta. Bolaget ska samordna sig med kommunen i samband med extraordinära händelser. Bolaget ska använda sig av det kommunkoncerngemensamma affärssystemet. Bolaget ska delta i och medverka till utvecklandet av en kommunkoncerngemensam personal- och lönepolitik. Bolaget ska tillämpa bokföringsnämndens regelverk K Låneram, finansiering och samordnad revision Bolagets låneram är 63 mnkr för år Bolaget deltar i en samordnad revision för vilken bolaget betalar 35 tkr för Västerviks kommuns finanspolicy gäller.

271 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 30 (59) Kf Ks Förnyad grafisk profil för Västerviks kommun svar på återremiss Dnr 2017/ I Budget 2018 ekonomisk planering finns ett uppdrag till ledningskontoret att göra en översyn av kommunens grafiska profil. Kommunstyrelsen har informerats om arbetet , 180 och koncernledningsgruppen har godkänt förslaget. Förslaget har presenterats på en ordförandekonferens 5 september 2017 och på kommunstyrelsen 11 september Kommunfullmäktige beslutade , 272 att återremittera ärendet till kommunstyrelsen med uppdrag att presentera en grafisk profil där nuvarande logo behålls. Kommunstyrelsens förvaltning svarar i skrivelse 8 december 2017 att den förnyade logotypen är basen i den grafiska profilen. Med den gamla logotypen vinner man inget med den nya profilen. Förslaget är att använda sig av det kommunvapen som Riksheraldikern tagit fram åt kommunen. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna informationen i kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 11 december 2017 som svar på återremissen, att godkänna förslaget daterat 13 november 2017 till förnyad logotyp och grafisk profil för Västerviks kommun, samt att den nya logotypen och grafiska profilen börjar gälla från 1 april Yrkanden Ordföranden med instämmande av Conny Tyrberg (C) och Anna Bodjo (MP) yrkar bifall till kommunstyrelsens förvaltnings förslag till beslut. Sverker Thorén (L) med instämmande av Mariann Gustafsson (V), Tommy Ivarsson (SD) och Harald Hjalmarsson (M) yrkar avslag till förslaget till beslut. Ordföranden ställer de två yrkandena mot varandra och finner att kommunstyrelsen bifallit sitt eget yrkande. Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

272 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 31 (59) Ks 452 forts. Omröstning begärs och kommunstyrelsen godkänner att den som vill bifalla kommunstyrelsens förvaltnings förslag röstar ja och att den som vill bifalla Sverker Thoréns m.fl. yrkande röstar nej. Ja röstar Tomas Kronståhl (S), Gunnar Jansson (S) Angelica Katsanidou (S) Sharad Bhatt (S) Conny Tyrberg (C) Anna Bodjo (MP) Nej röstar Harald Hjalmarsson (M) Jon Sjölander (M) Sverker Thorén (L) Mariann Gustafsson (V) Tommy Ivarsson (SD) Med 6 jaröster mot 5 nejröster beslutar kommunstyrelsen att bifalla kommunstyrelsens förvaltnings förslag till beslut. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna informationen i kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 11 december 2017 som svar på återremissen, att godkänna förslaget daterat 13 november 2017 till förnyad logotyp och grafisk profil för Västerviks kommun, samt att den nya logotypen och grafiska profilen börjar gälla från 1 april Reservation Sverker Thorén (L), Mariann Gustafsson (V), Tommy Ivarsson (SD), Harald Hjalmarsson (M) och Jon Sjölander (M) reserverar sig mot beslutet till förmån för eget yrkande. Protokollsanteckning Hans Ellervik (W) önskar få följande fört till protokollet: Westerwikspartiet motsätter sig starkt att man försöker genomdriva den grafiska profilen. Ordföranden godkänner protokollsanteckningen. Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

273 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 32 (59) Ks 452 forts. Handlingar i ärendet: Kommunstyrelsens beslut , 452 Kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 8 december 2017 (utsänd tidigare) Kommunfullmäktiges beslut , 272 (utsänt tidigare) Kommunstyrelsens beslut , 388 (utsänt tidigare) Kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 3 november 2017 (utsänd tidigare) Kommunstyrelsens beslut , 316 (utsänt tidigare) Kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 14 september 2017 (utsänd tidigare) Expedieras till: Samtliga nämnder och styrelser Kommunstyrelsens förvaltning, författningssamlingen Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

274 Johan Jensen Kommunstyrelsen Remissvar: Förnyad logotyp och grafisk profil för Västerviks kommun Kommunfullmäktige beslutade , 272 att återremittera förslaget till förnyad logotyp och grafisk profil för Västerviks kommun till kommunstyrelsen med uppdrag att presentera en grafisk profil där nuvarande logo behålls. Förvaltningens svar Eftersom ursprungsuppdraget handlar om att modernisera logotypen och profilen så att den blir tydligare och mer funktionell i, bland annat digitala medier, ser vi inte att en lösning där den gamla logotypen behålls som ett framgångsrikt koncept. Logotypen är basen i hela den grafiska profilen och genom att behålla den gamla logotypen vinner vi inget på en förnyelse av det övriga. Det ursprungliga behovet skulle då kvarstå. Västerviks kommun står inför en stor förändring vad gäller ökad digitalisering och modernisering av kommunikationsarbetet. Den logotyp vi har idag innehåller också brister och begränsningar i användning som vi behöver rätta till. Det kommunvapen som vi använder som symbolbild i logotypen är ej heller förenligt med de riktlinjer som Riksarkivet föreskriver vad gäller heraldiska vapen. Riksarkivet har själva moderniserat vårt kommunvapen och vårt förslag är att använda det kommunvapen som Riksheraldikern tagit fram åt oss. Förslag till beslut: att godkänna informationen i kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 11 december 2017 som svar på återremissen, att godkänna förslaget daterat 13 november 2017 till förnyad logotyp och grafisk profil för Västerviks kommun, samt att den nya logotypen och grafiska profilen börjar gälla från 1 april Anders Björlin Kommundirektör Johan Jensen HR och kommunikation F:\KSF\Kserv\Sekretariat\Användare\Koppling winess\ks utkast\tjänsteskrivelse remissvar till KF 27 nov.docx

275

276

277 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen 19 (36) Ks 388 Förnyad grafisk profil för Västerviks kommun Dnr 2017/ I Budget 2018 ekonomisk planering finns ett uppdrag till ledningskontoret att göra en översyn av kommunens grafiska profil. Kommunstyrelsen har informerats om arbetet , 180 och koncernledningsgruppen har godkänt förslaget. Förslaget har presenterats på en ordförandekonferens 5 september 2017 och på kommunstyrelsen 11 september Kommunstyrelsen beslutade , 316 att återremittera ärendet till ledningskontoret med uppdrag att se om murkronan kan inarbetas i förslaget till förnyad logotyp och grafisk profil samt att se hur Kalmar kommun arbetar med ny grafisk profil. Kommunstyrelsens förvaltning redovisar i skrivelse 3 november 2017 ett svar på återremissen. Svaret innehåller bl.a. förslagen att det gamla stadsvapnet ersätts med det nyare kommunvapnet och att en variant med murkrona används som stadsvapen för Västervik. Som kan användas vid bl.a. ceremoniella sammanhang. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna lämnad redovisning som svar på återremissen om förnyad grafisk profil. Kommunstyrelsen föreslår vidare kommunfullmäktige besluta att godkänna förslaget daterat 13 november 2017 till förnyad logotyp och grafisk profil för Västerviks kommun, samt att den nya grafiska profilen börjar gälla från 1 januari Yrkande Ordföranden med instämmande av Angelica Katsanidou (S) och Conny Tyrberg (C) yrkar bifall till förslag till beslut. Harald Hjalmarsson (M) yrkar att kommunvapnet med murkrona ska vara kommunens logotyp. Mariann Gustafsson (V) med instämmande av Hans Ellervik (W) och Tommy Ivarsson (SD) yrkar på avslag. Justerandes sign Kommunstyrelsen (tfn) Västervik (fax) kommunstyrelsen@vastervik.se

278 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen 20 (36) Ks 388, forts. Ordföranden finner att kommunstyrelsen bifallit sitt eget m.fl. yrkande och avslagit ändringsyrkandet. Kommunstyrelsen beslutar att godkänna lämnad redovisning som svar på återremissen om förnyad grafisk profil. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna förslaget daterat 13 november 2017 till förnyad logotyp och grafisk profil för Västerviks kommun, samt att den nya grafiska profilen börjar gälla från 1 januari Reservationer Mariann Gustafsson (V) och Hans Ellervik (W) reserverar sig mot beslutet till förmån för eget yrkande. Tommy Ivarsson (SD) reserverar sig mot kommunstyrelsens beslut att satsa 2,6 miljoner kronor av skattebetalarnas pengar på att ta bort murkronan från Västerviks kommuns vapen och ersätta vapnet med en stiliserad variant med bara koggen. Vapnet med kogg och murkrona har nu använts i åttio år och är väl inarbetat hos kommunmedborgarna. Murkronan knyter an till att kommunens centralort är en av Smålands äldsta städer. Protokollsanteckning Jorge Chavez (KD) önskar få följande fört till protokollet: KD ställer sig bakom Harald Hjalmarssons (M) yrkande. och ordföranden godkänner det. Handlingar i ärendet: Kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 3 november 2017 Kommunstyrelsens beslut , 316 Justerandes sign Expedieras till: Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen (tfn) Västervik (fax) kommunstyrelsen@vastervik.se

279 Kommunikationsstrateg Johan Jensen Kommunstyrelsen Förnyad logotyp och grafisk profil för Västerviks kommun Bakgrund Förslaget på förnyad logotyp och grafisk profil återremitterades för att se om murkronan kunde inarbetas i förslaget samt att titta på hur Kalmar kommun jobbade med ny grafisk profil. Återremiss/nytt förslag En fördjupad genomgång av logotypens historia och ursprung har gjorts för att ge en gemensam bild och kunskap om hur vår avsändaridentitet uppstått och behandlats genom tiderna. I den ser vi att användning av murkrona tillkommit på 1930-talet och att det kommunicerat staden Västervik som stadsvapen. Med kommunreformen på 70- talet fick vi ett kommunvapen av Riksarkivet utan murkrona att använda för hela kommunen. Vapenskölden utan murkrona är den som har varumärkesskyddats och den som gäller officellt enligt Riksarkivet, utifrån ett traditionellt heraldiskt perspektiv. Som kommun är vi dock fria att använda vilken symbol vi vill som logotyp så länge det inte strider mot några upphovsrättsliga regler. En modernisering av kommunvapnet gjordes 2006 av Riksheraldiker Vladmir A. Sagerlund för att anpassa det för moderna digitala kanaler. Västerviks kommuns logotyp innehåller en äldre variant av stadsvapnet och behöver i sin helhet uppdateras för att fungera professionellt i modern kommunikation. Förslaget innebär att det gamla stadsvapnet ersätts med det nyare kommunvapnet och på det viset får vi mer korrekt avsändare för vår kommun. Vi kommer dock att behålla en variant med murkrona att användas som stadsvapen för Västervik. Det kan användas vid ceremoniella samanhang, vid gåvor och representation från staden, på brunnslock, i Stadsparken och i andra sammanhang då vi vill berätta om stadens historia. Västerviks kommun äger ensamrätt att använda och förvalta både kommunvapnet och stadsvapnet, samt även andra äldre kommunvapen inom kommunen. Modellen med historiskt stadsvapen för ceremoniella sammanhang används också av t ex Halmstads kommun och Linköpings kommun. Vi har också varit i kontakt med Kalmar kommun som just nu också moderniserar sin grafiska profil och logotyp. Också där har man tagit bort murkronan och stiliserat vapenbilden för att skapa en mer modern och funkionell logotyp och grafisk profil. F:\KSF\Kserv\Sekretariat\Användare\Koppling winess\ks utkast\ fornyad-grafisk-profil.docx

280 Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna lämnad redovisning som svar på återremissen om förnyad grafisk profil. Kommunstyrelsen föreslår vidare kommunfullmäktige besluta att godkänna förslaget daterat 13 november 2017 till förnyad logotyp och grafisk profil för Västerviks kommun, samt att den nya grafiska profilen börjar gälla från 1 januari Anders Björlin Sofia Eldh Johan Jensen Kommundirektör HR- och kommunikationschef Kommunikationsstrateg 2 (2)

281 Förnyad logotyp och grafisk profil Västerviks kommun 2018 Beslutsunderlag: Kommunstyrelsen 13 nov 2017 Ansvarig projektledare: Johan Jensen, Kommunikationsstrateg, HR & Kommunikation

282 Bakgrund och behov Senaste uppdateringen gjordes Mycket har hänt sedan dess. Nya digitala kanaler har ersatt tryckta och vi har idag ett prioriterat fokus på digitala kanaler när vi kommunicerar. Den gamla logotypen och grafiska profilen är gjord för tryckta medier och fungerar dåligt i de mer moderna sammanhangen. Detta påverkar vår trovärdighet som professionell kommun och vår trovärdighet och attraktion när vi kommunicerar med medborgarna och omvärlden. Internt behöver vi skapa förutsättningar för ett modernt kommunikationsarbete. På sikt stärker detta kommunens arbetsgivarvarumärke. Det skapar också en ökad attraktion och vi-känsla inom organisationen och i kommunen. Kommunstyrelsen har gett avdelningen för HR och kommunikation i uppdrag att ta fram ett förslag på utveckling som presenteras i detta dokument. Förslaget innebär att vi i logotypen ersätter det gamla stadsvapnet från 1950-talet med vårt kommunvapen som har tagits fram av Riksarkivets stadsheraldiker Vladmir A. Sagerlund Kommunvapnet kompletterats med modern typografi och grafisk profil av Västerviks kommuns avdelning för HR och kommunikation under Den nya grafiska profilen ska kunna börja användas från årskiftet VÄSTERVIKS Gammal logotyp från 2003 VÄSTERVIKS KOMMUN VÄSTERVIKS KOMMUN KOMMUN Ny logotyp Beslutsunderlag: Kommunstyrelsen 13 nov 2017 Ansvarig projektledare: Johan Jensen, Kommunikationsstrateg, HR & Kommunikation

283 Ny utvecklad logotyp Den nya logotypen är en naturlig utveckling av den gamla. Vi vill kommunicera något nytt och modernt med kvalitet, samtidigt som vi bevarar igenkänning från den tidigare logotypen. Anledningen till förnyelsen är att den gamla logotypen ger fungerar dåligt i nya digitala medier. Den är ett arv från 30-talets estetik och har varit oförändrad sedan 50-talet. Riksheraldikerämbetet har förespråkat en modernisering och har på eget bevåg tagit fram ett modernare kommunvapen Vi vill i förnyelsen passa på att införa det nyare och mer korrekta kommunvapnet som bas för kommunens logotyp. Samtidigt blir detta mer en kommunlogotyp då vi tar bort symbolen för stadsprivilegier (murkronan). Det som tidigare hette Västerviks stad heter sedan 1971 Västerviks kommun och då vill vi använda kommunvapnet istället för stadsvapnet i kommunens logotyp. Den huvudsakliga användningen för kommunlogotypen rör den vardagliga verksamheten inom kommunorganisationen. Den nya kommunlogotypen är stilrenare och enklare i sin utformning samtidigt som den följer arvet från vårt första stadsvapen från Den nya logotypen ger ökad tydlighet i digitala kanaler och vi kan också enklare använda koggen som grafiskt element och som profilskapande dekor. Kommunvapnet är varumärkesskyddat via Riksarkivet för vår räkning sedan särskiljning mot andra liknande kommunvapen och för att ge profilen en ny känsla. Den nya logotypen har en mörkare mer marin känsla. Typografin för logotypen innebär en övergång till typsnittet Gotham som är ett stilrent och flexibelt typsnitt som finns i många varianter. Det balanserar vapenskölden väl och är tydligt i både stora och små storlekar. Stadsvapen från 1950-talet Kommunvapen från 2006 Variant med murkrona Organisationens logotyp fr o m 2018 VÄSTERVIKS KOMMUN Vid speciella tillfällen och i sammanhang då vi vill betona stadens historia och särställning kan vi använda stadsvapnet som symbol. Stadsvapnet ägs och förvaltas av Västerviks kommun, på samma sätt som vi förvaltar andra, äldre kommunvapen. Stadsvapnet kan användas i t ex Stadsparken, på Rådhuset, på brunnslock och i ceremoniella sammanhang. Nytt stadsvapen med murkrona Färgerna i logotypen har modifierats för att skapa mer

284 Typsnitt för profil Typsnittet Gotham är ett modernt och flexibelt typsnitt som är välanvänt världen över. Det ska användas i profilmaterial och när vi beställer produktioner från externa leverantörer. Gotham light Gotham light italic Gotham book Gotham book italic Gotham medium Gotham medium italic Gotham bold Gotham Black Gotham Ultra Typsnitt för kontorsmaterial Typsnitt för kontorstryck i powerpoints och Word samt för hemsidan används tills vidare samma typsnitt som tidigare. Garamond (brödtext) Arial (rubrik) Färger Den gula färgen har en mörkare ton än tidigare. Detta möjliggör att kunna jobba med gula plattor med vit dekoration som syns och där kontrasten till svart blir bra. Den blå färgen går mer mot det marina än tidigare och ger ett mer originellt intryck än den klarblå. Båda färgerna är framtagna för att också fungera med inverterad vit logotyp. Komplementfärger För att skapa en mer levande kommunikation har vi kompletterat med färgerna rött och grönt att användas för accentuering vid behov. Observera att färgerna inte får användas som profilfärger som tar över det sammanvägda intrycket från det blå och gula. Den röda och gröna färgen är tagna från kommunens platsvarumärke och skapar på så vis en brygga mellan de båda. Profilfärger Komplementfärg Accentur C = 0 M = 15 Y = 76 K = 0 C = 100 M = 45 Y = 15 K = 10 C = 0 M = 0 Y = 0 K = 100 C = 15 M = 100 Y = 100 K = 0 C = 75 M = 5 Y = 100 K = 0 Beslutsunderlag: Kommunstyrelsen 13 nov 2017 Ansvarig projektledare: Johan Jensen, Kommunikationsstrateg, HR & Kommunikation

285 Variationer av logotypen En modern logotyp ska fungera i många sammanhang, i stort och i smått. Ibland tillsammans med andra logotyper och ibland bara för sig själv på olika material. Därför behövs en större uppsättning varianter av logotypen där det sammanvägda intrycket blir en tydlig identitet och avsändare. Vänsterställd logotyp Möjliggör vänsterställd logotyp för flexibel användning. Med denna uppställning har vi också möjlighet att jobba med underkategorier. Underkategorier Huvudregeln är att logotypen används utan underkategorier. Beslut om vilka underkategorier som får tillföras logotypen tas av Västerviks kommuns HR och kommunikationschef. VÄSTERVIKS KOMMUN VÄSTERVIKS VÄSTERVIKS KOMMUN KOMMUN VÄSTERVIKS KOMMUN VÄSTERVIKS KOMMUN VÄSTERVIKS KOMMUN VÄSTERVIKS KOMMUN Miljö & Bygg

286 Inverterad vit Vi använder allt oftare film och presentationer på små skärmar där bild och text behöver hitta varandra. En inverterad vit logotyp är oftast bästa lösningen. Den inverterade vita logotypen fungerar fint mot mörka och röriga bilder. Den ska också användas mot mörka färgade plattor. Det är vanligt att använda enfärgade logotyper när man grupperar många avsändare i olika typen samarbeten. Därför behöver vi varianter av enfärgade logotyper och även i inverterad vit färg. VÄSTERVIKS KOMMUN Livskvalitet varje dag Skylt VÄSTERVIKS KOMMUN VÄSTERVIKS KOMMUN Kommunledningskontor Beslutsunderlag: Kommunstyrelsen 13 nov 2017 Ansvarig projektledare: Johan Jensen, Kommunikationsstrateg, HR & Kommunikation

287 Exempel på annan användning Logotypen skapar förutsättningar för att skapa tydlig kommunikation men på ett flexibelt sätt. VÄSTERVIKS KOMMUN VÄSTERVIKS KOMMUN VÄSTERVIKS KOMMUN

288 Våra vapensköldar Sedan medeltiden har vi inom det militära använt vapensköldar med egna symboler för att särskilja oss från andra på stridsfältet. Städer som ställde upp med egna arméer utvecklade egna vapensköldar, så kallade stadssköldar. Ett internationellt heraldiskt system växte fram och på 1800-talet blev det vanligt att sätta en murkrona på stadsvapen för att markera att man var en stad och inte ett land eller en adelssläkt. I Västervik har vi genom historien mest använt oss av olika typer av sigill för att visa tillhörighet, stadsprivilegier och identitet. På 1600-talet blev vi en så kallad Stapelstad, vilket innebar att fick rätten att bedriva handel med utlandet. Vi fick också rätten för visst självstyre och för detta byggdes lokala administrationer, rådhus, tingshus mm. Detta blev grunden för de självbestämmande organ som idag finns inom kommun och landsting fick Västervik sitt första stadsvapen på sköld och underställde sig därmed Riksheraldikerämbetets regler för användning av stadsvapen. Stadsvapnet har sedan utsmyckats i olika varianter och har sedan 1938 burit en så kallad murkrona. Utvecklingen har skett på egen hand utan Riksheraldikers medverkan och när vi på 70-talet blev en storkommun fortsatte man att använda stadsvapnet som symbol även fast Riksheraldikerämbetet förespråkat ett nytt kommunvapen. I början av 2000-talet gjorde Riksheraldikern på eget bevåg en uppdatering av kommunvapnet. Västerviks gamla stadsvapen levde dock vidare men återställs idag till dess korrekta form. Enligt heraldikens regler är det dock tillåtet för städer med tidigare stadsprivilegier att bära murkrona. Västerviks stadsvapen Västerviks första stadsvapen framtaget av Riksheraldikerämbetet Blev sedan Västerviks kommunvapen Västerviks kommunvapen moderniserat av Riksheraldiker Vladmir A. Sagerlund Vi kommer därför också tillåta att en variant med murkrona finns med i vår grafiska profil för kommunen. Den kommer att behandlas som stadsvapen och används vid särskillda tillfällen. Den synliggörs i ceremoniella sammanhang och på särskilda platser i staden, i Stadsparken, på brunnslock och i olika sammanhang där vi vill återknyta till stadens historia. Stadsvapnet kan också användas vid speciella inbjudningar, på gåvor från staden till våra gäster eller som märke/pin på rockslaget för våra styrande. Hallingeberg Gladhammar Överum Loftahammar

289

290 Västerviks kommun HR & Kommunikation

291 Västerviks kommunvapens historia Sammanställning gjord av Johan Jensen, Kommunikationsstrateg

292 Västerviks stadsvapen, dess historia och utveckling Västerviks stadsvapen har sin ursprung i de stadssigill som användes för att bekräfta identitet och avsändare redan under medeltiden, ofta i samband med handel. Med sigillen kom också olika typer av privilegier utfärdade av kung eller kyrka. Det var ett sätt att styra, men också ett sätt att delegera. Med stadsprivilegier kom också rätten att hålla med eget rådhus, egen jurisdiktion, visst självbestämmande och till exempel rätten att bediva handel. Det tidigaste bevarade sigillet från Västervik är från ett köpebrev från Det innehåller bokstaven W med en svårtydd omskrift.(se figur 1.) När handeln med omvärlden ökade uppstod behov av större särprägel eftersom man lätt kunde förväxlas med andra städer på W i närheten. Fig 1. Det tidigaste bevarade sigillet från Det var Johan III som 1587 införde ett nytt sigill med ett enmastat skepp (närmast en Hansegogg) med ett W intill masten. Som omskrift stod S. Civitatis Westervick Anno 87 (Se figur 2.) Detta var tiden då Västervik började växa som betydande sjöfartsstad med ett skeppsvarv och rätten att bedriva handel med utlandet. År 1672 anskaffades ännu ett sigill, nu med ett tremastat skepp och under 1700-talet uppstod flera varianter av detta sigill (Se figur 3 och 4). Från sigill till stadsvapen Framväxten av stadsvapensköldar har sin ursprung i det militära feodalsamhället. De rustningsbeklädda riddarna behövde en tydlig symbol för att inte förväxlas på slagfältet. För att bringa ordning utarbetades ett system; heraldiken med regler kring hur detta gjordes på bästa sätt. Större städer kunde ställa upp med egna arméer och därför uppstod stadsvapen som symbol för dessa städer. Eftersom Västervik som stad aldrig hållit någon egen armé utan istället varit koncentrerat på handel har vi mest använt sigill som symbol för stadens styre istället för vapensköldar. Fig 2. Johan III s sigill från 1587 med den enmastade koggen. Fig 3. Stadssigill från 1672 med tremastat skepp. Under 1800-talet fick heraldiken en uppryckning i samband med Napoleons framväxande militärstat. Det blev på modet att utsmycka vapensköldarna med mer detaljer och kejserlig prakt. Det är först nu som vi ser framväxten av en så kallad murkrona ovanpå vapensköldarna. Denna var till för att markera stadsprivilegier så att den inte skulle förväxlas med andra typer av vapensköldar. På 1800-talet införs också Riksheraldikerämbetet i Sverige. I en instruktion utfärdad i augusti 1885 bestämdes bland annat att inget vapen fick sättas upp på offentliga byggnader, minnesvårdar, fanor, standar eller mynt utan att riksheraldikern först hade hörts i ärendet. Fig 4. Stadssigill från 1700-talet med variant av tremastat skepp. I Västervik användes fortfarande sigill med tremastade skepp som

293 avsändare i stället för vapensköld. I början av 1900-talet lär det ha funnits flera symboler och varianter av sigill så till den grad att stadsfullmäktige 1925 vände sig till riksheraldiker ämbetet för att få sigellets eller vapnets rätta utseende fastslaget. Det fanns förutom det enmastade koggen ytterligare tre varianter med tremastat skepp som användes vid olika sammahang. (Se stadssigill från 1930 bild 5.) I stadsfullmäktige behandlades frågan om stadens vapen inte mindre än 13 gånger åren Staden ville få igenom användningen av det tremastade skeppet som symbol i vapnet, men riksheraldikern var obeveklig och hävdade användning av ursprungskoggen. En blå sköld med ett enmastat skepp av guld blev den slutliga blasoneringen (Heraldiska beskrivningen) som Stadsfullmäktige tvingades acceptera enligt Kungl. Maj:ts beslut den 21 april Riksheraldikern överlämnade sedan ett nytt orginal till det nya stadsvapnet som fortsatt skulle gälla. (Se bild 6.) Bild 5. Stadssigill från 1930 Västerviks stad får då sin första officiella vapensköld/stadsvapen. Den är dock utan murkrona och har en enkel vapensköld. Västervik väljer dock att följa tidsandan och göra en mer utsmyckad form med fördjupade konturer och skuggningar, en annan sköldform, en rejäl murkrona, samt en vimpel med text runtom skölden. (Se bild 7) Det har sedan 1800-talet varit tillåtet för städer med stadsprivilegier att bära murkrona på vapen enligt heraldiska regler så Riksheraldikern har accepterat detta men det är fortsatt Riksheraldikerns original utan murkrona som arkiverats och varumärkesskyddas via Riksarkivet. Bild 6. Original från Riksheraldikern 1931 för det nya stadsvapnet. 20 år senare ser vi en förenklad logotyp (Se bild 8.) där man valt en annan vapenform samt en annan typ av murkrona. Från stad till kommun Städernas särställning minskades succesivt från det att staten växte och makten centraliserades infördes vår första kommunreform då landet delades upp i 2500 kommuner. Vid regeringsformen 1866 avskaffades ståndsriksdagen och såväl borgarskapet som adeln tappade formell makt och man gjorde allt mindre skillnad mellan stad och landsbyggd gjordes en ny reform då man försökte minska antalet kommuner, men det var inte förrän 1971 års kommunreform som vi fick de ca 280 kommuner vi känner igen idag. Mellan 1953 och 1971 var det många kommuner, men inte alla, som började använda kommunvapen på sköld som symbol för det decentraliserade styret. Västervik som fick sitt kommunvapen redan 1931 var tidigt ute i detta. Bild 7. Västerviks första stadsvapen på sköld från 1938 som bygger på Riksheraldikerns original. Bild 8. Reviderat stadsvapen från 1958.

294 Vid kommunreformen 1971 beslutades att de kommunala vapnen skulle registreras och varumärkesskyddas. Detta gjordes hos patentoch registreringsverket med stöd av en ny lag från 1 okt För Västerviks del beslutades att godkänna Riksheraldikerns stadsvapen från 1931 som det nya kommunvapnet för Västerviks kommun. Intyg för rättsskydd finns i skrivelse från Patent och registreringsverket. Men det är alltså riksheraldikerns ritning och underlag som registreras, inte den variant med murkrona som Västerviks stad beslutar att börjar använda. Skyddet gäller dock i och med att man följer blasoneringen (den heraldiska beskrivningen). Men redan här ser man hur det heraldiska vapnet och stadens logotyp börjar leva egna liv. Västerviks kommun har sedan dess använt stadsvapnet som identitetsbärare men redan på 1980-talet började variationer förekomma. I ett brev från februari 1985 påpekar Statsheraldiker Clara Nevéus att Västerviks kommun frångått det ursprungliga vapnet från 1932 och lagt till en murkrona samt ändrat formen på vapenskölden....dess detaljrikedom och volymmarkeringar gör, att det numera förefaller ganska omodernt särskilt när det skall användas i liten skala. Hon erbjuder sig att modernisera stadsvapnet och poängterar att en nyritning bör underställas Riksarkivet för bedömning i heraldiskt avseende, innan den tas i bruk. Stadsvapenets utveckling Detta har dock inte hörsammats utan man har fortsatt att använda stadsvapnet från 50-talet som symbolbild i sin logotyp för den nya kommunen. Från stadsvapen till logotyp Under 1980-talet ökade konkurensen om uppmärksamhet i takt med nya kanaler och medier för olika typer av information. Färgtryck blev vanligare och reklambyråer anlitades ofta för att annonsera och driva kampanjer. Ordet varumärke som tidigare mest handlat om kommersiella varor, börjar att användas även för myndigheter och offentlig verksamhet som ett samlingsbegrepp för hur man uppfattas av omvärlden. Begreppet logotyp lånas in från företagsvärlden och blir något snarlikt det vi tidigare kallat stadsvapen. En logotyp beskrivs och varumärkesskyddas på ett mer detaljerat sätt där också färgkoder, namntexten och typografin räknas in. Framtagning av logotyper kan göras utan att riksheraldikern ska lämna godkännande. Utvecklingen av logotyper har för vissa offentliga verksamheter inneburit ett sidospår gentemot den heraldiska traditionen. Myndigheter och kommuner har varit fria att välja logotyp själva så länge de inte inkräktar på andra regleringar och lagar. En sådan lag är Lagen om skydd för vapen och vissa andra officiella beteckningar (1970:498). Kommuner har ensamrätt på att använda sitt heraldiska kommunvapen som logotyp för verksamheten. De får förvalta och utveckla kommunvapnet i samråd med Riksheraldikerämbetet men de får inte bryta mot den heraldiska blasoneringen (beskrivningen) och samtidigt kalla det ett kommunvapen. En lösning för många har varit att ta bort skölden för att på det sättet göra sig fri från heraldikens regler. Det vanligaste är dock att man har kvar sitt kommunvapen men att det anpassas till modernare kanaler

295 I riktlinjerna för Västervik kommuns grafiska profil från 1988 pratar man om kommunens logotyp i stället för kommunvapnet. Logotypen består då av kommunvapnet med tillförandet av murkrona och understående text som en enda grafisk enhet. Det betyder att proportionerna mellan vapen och text inte får förändras, och någon annat typsnitt, någon annan stil, får inte heller användas. Den grafiska profilen beskriver också hur logotypen ska placeras och hur den ska användas vid olika sammanhang. Logotypen är dock inte registrerad hos Patent och registreringsverket. Parallellt med detta har riksheraldikerämbetet jobbat med att modernisera kommunvapnen. I början av 2000-talet gjorde Riksarkivet en genomgång av kommunvapen och Västerviks kommunvapen ritades om av Riksheraldiker Vladmir A. Sagerlund år Det är en mer stiliserad variant av ursprungsoriginalet från 1931 och det kommunvapen som gäller officiellt för Västerviks kommun ännu idag. (Se bild 9.) Vid skrivandets stund har vi alltså ett modernt kommunvapen från 2006 som inte används av kommunen och en logotyp med stadsvapnet från 1950-talet som inte fullt ut följer gällande regler och riktlinjer Johan Jensen, kommunikationsstrateg Västerviks kommun Bild 9. Omritat kommunvapen 2006 av riksheraldiker Vladmir A. Sagerlund Källor Riksarkivet Svensk författningssamling Egna arkiv Intern utredning gjord 1986 av Kommunarkivarie Per Erik Fredriksson. Vår nuvarande Kommunarkivarie Kent Berg har varit behjälplig att plocka fram källor ur vårt egna arkiv

296

297

298

299

300

301 Kommunikationsstrateg Johan Jensen Kommunstyrelsen Förnyad logotyp och grafisk profil för Västerviks kommun Kommunstyrelsen gav kommunstyrelsens förvaltning i uppdrag att ta fram ett förslag till förnyad logotype och grafisk profil. Syftet med utvecklingsuppdraget är att befintlig logotype och grafisk profil inte är anpassad utifrån de moderna digitala kommunikationskanaler som kommunen idag har prioriterat fokus på. Det förslag som presenteras i bifogat beslutsunderlag kan på ett bra sätt möta de krav som dagens teknik kräver. Förändringarna som föreslås kommer att bidra till att kommunen blir en trovärdig avsändare i sin kommunikation med medborgare och omvärlden. Detta skapar en ökad attraktion och vi-känsla inom organisationen och i kommunen, vilket även stärker kommunens arbetsgivarvarumärke. Förslaget har godkänts av koncernledningsgruppen och presenterats på en ordförandekonferens 5 september 2017 och för kommunstyrelsen 11 september Förslaget är att det nya förslaget ska börja gälla från och med 1 januari I budget 2017 finns 2 mnkr avsatta för projektet och bifogat förslag ryms inom fastlagd budget. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna förslaget till förnyad logotyp och grafisk profil för Västerviks kommun att gälla från och med 1 januari Kommunstyrelsen beslutar vidare att under förutsättning att kommunfullmäktige fattar erfoderliga beslut uppdra åt kommunstyrelsens förvaltning att ta fram en ny profilmanual, nya mallar för kommunikation samt ett nytt skyltprogram för kommunens verksamheter, samt att under förutsättning att kommunfullmäktige fattar erfoderliga beslut uppdra åt kommunstyrelsens förvaltning att ta fram en detaljerad projektplan och budget för genomförandet. Anders Björlin Sofia Eldh Johan Jensen Kommundirektör HR- och kommunikationschef Kommunikationsstrateg F:\KSF\Kserv\Sekretariat\Användare\Koppling winess\handlingar-ks170925\missiv Förnyad logotyp och grafisk profil Vvik kommun JH.docx

302 Förnyad logotyp och grafisk profil Västerviks kommun 2018 Beslutsunderlag: Kommunstyrelsen 25 sep 2017 Ansvarig projektledare: Johan Jensen, Kommunikationsstrateg, HR & Kommunikation

303 Bakgrund och behov Senast uppdateringen gjordes Mycket har hänt sedan dess. Nya digitala kanaler har ersatt tryckta och vi har idag ett prioriterat fokus på digitala kanaler när vi kommunicerar. Den gamla logotypen och grafiska profilen är gjord för tryckta medier och fungerar dåligt i de mer moderna sammanhangen. Detta påverkar vår trovärdighet som professionell kommun och vår trovärdighet och attraktion när vi kommunicerar med medborgarna och omvärlden. Internt behöver vi skapa förutsättningar för ett modernt kommunikationsarbete. På sikt stärker detta kommunens arbetsgivarvarumärke. Det skapar också en ökad attraktion och vi-känsla inom organisationen och i kommunen. Kommunstyrelsen har gett avdelningen för HR & kommunikation i uppdrag att ta fram ett förslag på utveckling som presenteras i detta dokument. Förslaget har presenterats och godkänts av koncernledningsgruppen för tjänstemannaorganisationen. Därefter har förslaget presenterats på en ordförandekonferens den 5 september och för kommunstyrelsen den 11 september. VÄSTERVIKS KOMMUN VÄSTERVIKS KOMMUN Det föreslagna stiliserade kommunvapnet har tagits fram i samarbete med varumärkesbyrå Idermark & Lagervall och Svenska riksarkivet. Ny logotyp Beslutsunderlag: Kommunstyrelsen 25 sep 2017 Ansvarig projektledare: Johan Jensen, Kommunikationsstrateg, HR & Kommunikation

304 Ny utvecklad logotyp Den nya logotypen är en naturlig utveckling av den gamla. Vi bevarar arvet med vapenskölden och den status tillika myndighet som den traditionen för med sig. För att matcha dagens behov av kanaleffektivt användande har vi stiliserat koggen och tagit bort konturer och skuggningar i bilden som strider mot heraldikens riktlinjer. Detta gör också att vi kan använda koggen som grafiskt element och som profilskapande dekor vid behov. Eftersom murkronan symboliserar stadsprivilegier och fokus på staden Västervik, har den plockats bort. Vi återgår här till kommunvapnet i dess ursprungliga form från 60-talet då kommunreformen ledde till att de nya kommunerna fick egna kommunvapen. På detta sätt får kommunen ökad tydlighet i att omfatta hela kommunen. Stilistiskt blir logotypen mer balanserad, tydlig och lätthanterlig. Färgerna i logotypen har modifierats för att skapa mer särskiljning mot andra liknande kommunvapen och för att ge profilen en ny känsla. Den nya logotypen har en mörkare mer marin känsla. VÄSTERVIKS Gammal logotyp KOMMUN Det nya kommunvapnet har tagits fram i samråd med riksheraldiker som också gett sitt godkännande. Typografin för logotypen innebär en övergång till typsnittet Gotham som är ett stilrent och flexibelt typsnitt som finns i många varianter. Det balanserar vapenskölden väl och är tydligt i både stora och små storlekar. VÄSTERVIKS KOMMUN Ny logotyp Stadsvapen Kommunvapen

305 Typsnitt för profil Typsnittet Gotham är ett modernt och flexibelt typsnitt som är välanvänt världen över. Det ska användas i profilmaterial och när vi beställer produktioner från externa leverantörer. Gotham light Gotham light italic Gotham book Gotham book italic Gotham medium Gotham medium italic Gotham bold Gotham Black Gotham Ultra Typsnitt för kontorsmaterial Typsnitt för kontorstryck i powerpoints och Word samt för hemsidan används tills vidare samma tysnitt som tidigare. Garamond (brödtext) Arial (rubrik) Färger Den gula färgen har en mörkare ton än tidigare. Detta möjliggör att kunna jobba med gula plattor med vit dekoration som syns och där kontrasten till svart blir bra. Den blå färgen går mer mot det marina än tidigare och ger ett mer orginellt intryck än den klarblå. Båda färgerna är framtagna för att också fungera med inverterad vit logotyp. Komplementfärger För att skapa en mer levande kommunikation har vi kompletterat med färgerna rött och grönt att användas för accentuering vid behov. Observera att färgerna inte får användas som profilfärger som tar över det sammanvägda intrycket från det blå och gula. Den röda och gröna färgen är tagna från kommunens platsvarumärke och skapar på så vis en brygga mellan de båda. Profilfärger Komplementfärg Accentur C = 0 M = 15 Y = 76 K = 0 C = 100 M = 45 Y = 15 K = 10 C = 0 M = 0 Y = 0 K = 100 C = 15 M = 100 Y = 100 K = 0 C = 75 M = 5 Y = 100 K = 0 Beslutsunderlag: Kommunstyrelsen 25 sep 2017 Ansvarig projektledare: Johan Jensen, Kommunikationsstrateg, HR & Kommunikation

306 Variationer av logotypen En modern logotyp ska fungera i många sammanhang, i stort och i smått. Ibland tillsammans med andra logotyper och ibland bara för sig själv på olika material. Därför behövs en större uppsättning varianter av logotypen där det sammanvägda intrycket blir en tydlig identitet och avsändare. Vänsterställd logotyp Möjliggör vänsterställd logotyp för flexibel användning. Med denna uppställning har vi också möjlighet att jobba med underkategorier i samma yta. Underkategorier Huvudregeln är att logotypen används utan underkategorier. Beslut om vilka underkategorier som får tillföras logotypen tas av Västerviks kommuns HR och kommunikationschef. VÄSTERVIKS KOMMUN VÄSTERVIKS VÄSTERVIKS KOMMUN KOMMUN VÄSTERVIKS KOMMUN VÄSTERVIKS KOMMUN VÄSTERVIKS KOMMUN VÄSTERVIKS KOMMUN Miljö & Bygg

307 Inverterad vit Vi använder allt oftare film och presentationer på små skärmar där bild och text behöver hitta varandra. En inverterad vit logotyp är oftast bästa lösningen. Den inverterade vita logotypen fungerar fint mot mörka och röriga bilder. Den ska också användas mot mörka färgade plattor. Det är vanligt att använda enfärgade logotyper när man grupperar många avsändare i olika typen samarbeten. Därför behöver vi varianter av enfärgade logotyper och även i inverterad vit färg. VÄSTERVIKS KOMMUN Livskvalitet varje dag Skylt VÄSTERVIKS KOMMUN VÄSTERVIKS KOMMUN Kommunledningskontor Beslutsunderlag: Kommunstyrelsen 25 sep 2017 Ansvarig projektledare: Johan Jensen, Kommunikationsstrateg, HR & Kommunikation

308 Exempel på annan användning Logotypen skapar förutsättningar för att skapa tydlig kommunikation men på ett flexibelt sätt. VÄSTERVIKS KOMMUN VÄSTERVIKS KOMMUN VÄSTERVIKS KOMMUN

309 Västerviks kommun HR & Kommunikation

310 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 33 (59) Kf Ks Omdisponering i investeringsplan 2018 Dnr 2017/ I Budget 2018 ekonomisk planering , visioner, prioriteringar och resurser finns 500 tkr avsatt för projekt Bronsålderskust. Pengarna finns uppsatta i investeringsplanen. Inom ramen för projektets planering avsåg Västerviks kommun att färdigställa en parkeringsplats för att öka tillgängligheten till hällristningarna vid Casimirsborg. Det arbetet kommer istället att utföras på egen hand av markägaren. Kommunstyrelsens förvaltning föreslår i skrivelse 15 januari 2018 att de avsatta pengarna, 500 tkr, används för att öka tillgängligheten till övriga hällristningar inom ramen för projektet Bronsålderskust Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna att de 500 tkr avsatta i Budget 2018 för Bronsålderskust, Casimirsborg, iordningställande används för att öka tillgängligheten till besöksmål inom projektet Bronsålderskust. Yrkande Ordföranden med instämmande av Mariann Gustafsson (V) och Tommy Ivarsson (SD) yrkar bifall till kommunstyrelsens förvaltnings förslag och finner att kommunstyrelsen har bifallit yrkandet. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna att de 500 tkr avsatta i Budget 2018 för Bronsålderskust, Casimirsborg, iordningställande används för att öka tillgängligheten till besöksmål inom projektet Bronsålderskust. Handlingar i ärendet: Kommunstyrelsens beslut , 12 Kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 15 januari 2018 (utsänd tidigare) Expedieras till: Kommunstyrelsen Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

311 Kulturchef Maria Rudbo Kommunstyrelsen Omdisponering i investeringsplan 2018 Bakgrund I Budget 2018 ekonomisk planering , visioner, prioriteringar och resurser finns 500 tkr avsatt för projekt Bronsålderskust. Pengarna finns uppsatta i investeringsplanen, bilaga 2, under rubriken Bronsålderskust, Casimirsborg, iordningställande. Ärende Inom ramen för projektets planering avsåg Västerviks kommun att färdigställa en parkeringsplats för att öka tillgängligheten till hällristningarna vid Casimirsborg. Markägaren har nu fattat beslut om att själv upprätta en parkeringsplats i anslutning till området. Västerviks kommun är alltså inte alls inblandad i den fortsatta planeringen av parkering. I övrigt fortskrider samverkan med berörda parter för området Casimirsborg. Kommunstyrelsens förvaltning föreslår att de avsatta pengarna, 500 tkr, används för att öka tillgängligheten till övriga hällristningar inom ramen för projektet Bronsålderskust. Möjligheterna undersöks i Gamleby, i norra kommundelen, samt vid Hermanstorp, i Västervik. Planeringen sker i samverkan med Länsstyrelsen. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna att de 500 tkr avsatta i Budget 2018 för Bronsålderskust, Casimirsborg, iordningställande används för att öka tillgängligheten till besöksmål inom projektet Bronsålderskust. Anders Björlin Ulf Kullin Maria Rudbo Kommundirektör Förvaltningschef Kulturchef F:\KSF\Kserv\Sekretariat\Användare\Koppling winess\ks utkast\Missiv Investering kfbeslut.docx

312 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 34 (59) Kf Ks Upphandlingspolicy för Hultsfred, Högsby, Mönsterås, Oskarshamn, Vimmerby och Västerviks kommun ändring Dnr 2014/ Under 2017 fattades beslut om ny LOU (Lagen om offentlig upphandling). Med anledning av det behövdes en översyn och uppdatering av upphandlingspolicy och riktlinjer för upphandling och direktupphandling. Kommunstyrelsens förvaltning har i skrivelse 16 januari 2018 lämnat förslag på uppdatering av upphandlingspolicy och riktlinjer för upphandling och direktupphandling. Uppdateringen består av redaktionella ändringar för anpassning mot LOU samt övriga hänvisningar till lagtext och hemsidor mm. Västerviks kommun är värdkommun för Inköpscentralen i norra Kalmar län som är ett samarbete kring upphandling där även Oskarshamn, Högsby, Hultsfred, Vimmerby och Mönsterås ingår. Kommunerna har gemensam policy och riktlinjer som beslutas av respektive kommuns kommunfullmäktige/ kommunstyrelse. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna redovisat förslag till uppdaterad upphandlingspolicy. Kommunstyrelsen beslutar vidare att godkänna redovisade förslag till uppdaterade riktlinjer för upphandling, att godkänna redovisat förslag till uppdaterade riktlinjer för direktupphandling, samt att godkänna redovisat förslag till uppförandekod för hållbar utveckling. Yrkande Ordföranden yrkar bifall till kommunstyrelsens förvaltnings förslag och finner att kommunstyrelsen har bifallit yrkandet. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att bifalla kommunstyrelsens förvaltnings förslag. Justerandes sign Handlingar i ärendet: Kommunstyrelsens beslut , 23 Kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 16 januari 2018 (utsänd tidigare) Expedieras till: Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens förvaltning, författningssamlingen Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

313 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 34 (59) Kf Ks Upphandlingspolicy för Hultsfred, Högsby, Mönsterås, Oskarshamn, Vimmerby och Västerviks kommun ändring Dnr 2014/ Under 2017 fattades beslut om ny LOU (Lagen om offentlig upphandling). Med anledning av det behövdes en översyn och uppdatering av upphandlingspolicy och riktlinjer för upphandling och direktupphandling. Kommunstyrelsens förvaltning har i skrivelse 16 januari 2018 lämnat förslag på uppdatering av upphandlingspolicy och riktlinjer för upphandling och direktupphandling. Uppdateringen består av redaktionella ändringar för anpassning mot LOU samt övriga hänvisningar till lagtext och hemsidor mm. Västerviks kommun är värdkommun för Inköpscentralen i norra Kalmar län som är ett samarbete kring upphandling där även Oskarshamn, Högsby, Hultsfred, Vimmerby och Mönsterås ingår. Kommunerna har gemensam policy och riktlinjer som beslutas av respektive kommuns kommunfullmäktige/ kommunstyrelse. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna redovisat förslag till uppdaterad upphandlingspolicy. Kommunstyrelsen beslutar vidare att godkänna redovisade förslag till uppdaterade riktlinjer för upphandling, att godkänna redovisat förslag till uppdaterade riktlinjer för direktupphandling, samt att godkänna redovisat förslag till uppförandekod för hållbar utveckling. Yrkande Ordföranden yrkar bifall till kommunstyrelsens förvaltnings förslag och finner att kommunstyrelsen har bifallit yrkandet. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att bifalla kommunstyrelsens förvaltnings förslag. Justerandes sign Handlingar i ärendet: Kommunstyrelsens beslut , 23 Kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 16 januari 2018 (utsänd tidigare) Expedieras till: Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens förvaltning, författningssamlingen Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

314 Ekonomichef Christina Bäckström Kommunstyrelsen Upphandlingspolicy samt riktlinjer för upphandling, riktlinjer för direktupphandling och uppförandekod för hållbar utveckling Under 2017 fattades beslut om ny LOU (Lagen om offentlig upphandling). Med anledning av det behövdes en översyn och uppdatering av upphandlingspolicy och riktlinjer för upphandling och direktupphandling. Uppdateringen består av redaktionella ändringar för anpassning mot LOU samt övriga hänvisningar till lagtext och hemsidor mm. Västerviks kommun är värdkommun för Inköpscentralen i norra Kalmar län som är ett samarbete kring upphandling där även Oskarshamn, Högsby, Nybro, Vimmerby och Mönsterås ingår. Kommunerna har gemensam policy och riktlinjer som beslutas av respektive kommuns kommunfullmäktige / kommunstyrelse. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att föreslå kommunfullmäktige att godkänna förslag till uppdaterad upphandlingspolicy. Vidare beslutar kommunstyrelsen att godkänna redovisat förslag till uppdaterade riktlinjer för upphandling, uppdaterade riktlinjer för direktupphandling och uppförandekod för hållbar utveckling. Anders Björlin Christina Bäckström Leif Johansson Kommundirektör Ekonomichef Upphandlingschef F:\KSF\Kserv\Sekretariat\Användare\Koppling winess\ks utkast\Missiv upphandlingspolicy och riktlinjer 2018.docx

315 Upphandlingspolicy för Hultsfred, Högsby, Mönsterås, Oskarshamn, Vimmerby och Västerviks kommuner Policyn antagen av Västerviks kommunfullmäktige 2018-XX-XX, XXX De samverkande kommunerna, kommunalförbund och helägda bolag, i fortsättningen benämnda upphandlande myndigheter, har som mål att upphandla varor, tjänster och byggentreprenader på ett sådant sätt att kommuninvånarna, medarbetarna och övriga intressenters krav på offentlig service uppfylls till lägsta möjliga total kostnad, vilket innebär rätt funktion och rätt kvalitet i rätt tid till rätt pris. All upphandling ska ske enligt gällande bestämmelser, däribland lagen om offentlig upphandling samt upphandlande myndigheters policy och riktlinjer för inköp och upphandling. Detta innebär att grundläggande principerna om likabehandling, proportionalitet, transparens, ickediskriminering och ömsesidigt erkännande ska tillämpas. All upphandling och inköp hos de upphandlade myndigheterna ska präglas av: Affärsmässighet Upphandlingar och inköp ska präglas av god ekonomisk hushållning. Hänsyn ska tas till kvalitet, miljökrav och sociala krav, långsiktiga kostnader och andra aspekter. Kontakter med näringslivet ska kännetecknas av god affärsetik, öppenhet, objektivitet och likabehandling. Helhetssyn Upphandlingar och inköp ska präglas av en helhetssyn. Upphandlingar och inköp ska genomföras med användning av de konkurrensmöjligheter som finns och på ett sådant sätt att långsiktig konkurrens stimuleras. Upphandlingar ska utformas så att det är möjligt för mindre och medelstora företag att lämna anbud och det lokala näringslivet ska informeras om pågående upphandlingar. Effektivitet All upphandling och alla inköp ska präglas av effektivitet, kompetens och samverkan. De vinster som följer av en samordning av de upphandlande myndigheternas behov ska tas tillvara. Upphandlingar och inköp ska samordnas med länets övriga kommuner, med landstinget samt andra upphandlande myndigheter när detta är ändamålsenligt. Miljö- och sociala hänsyn De upphandlande myndigheterna ska verka för en god livsmiljö och en långsiktig hållbar utveckling genom att välja varor, tjänster och byggentreprenader som är miljöanpassade både med avseende på den yttre miljön och på arbetsmiljön samt tar hänsyn till sociala och etiska krav. Krav ska, med hänsyn till föremålet för upphandling, ställas på de leverantörer som de upphandlande myndigheterna tecknar avtal med, att de; främjar goda arbetsvillkor och jämställdhet i arbetslivet, följer villkor på arbetsmarknadens och i kollektivavtal, motarbetar diskriminering och korruption, medger insyn i sin verksamhet och meddelarfrihet för anställda. Dessa krav ska även gälla för underentreprenörer som leverantören anlitar. Ansvar och uppföljning Respektive kommuns, kommunalförbunds och bolags anvariga chefer ansvarar för att denna upphandlingspolicy följs. Inköpscentralen ansvarar i förekommande fall för att; i nära samråd med samverkande upphandlande myndigheter genomföra upphandlingar enligt ingånget avtal eller efter beställning enligt antagna riktlinjer samt ge råd, utbilda och informera i frågor som rör upphandling och konkurrens. De upphandlande myndigheternas upphandlingar ska följas upp årsvis.

316 Riktlinjer för upphandling i Västerviks kommun Antagna av kommunstyrelsen , XXX 1 Inledning Upphandlande myndighet/enhet Ansvar Samordning Affärsmässig relation till leverantörer Allmänhetens insyn i leverantörs verksamhet Krav på villkor i kollektivavtal Checklista för direktupphandling samt inköpsrutiner Avtalstrohet och ramavtal Upphandling Kompetens Tröskelvärden Upphandlingsförfaranden Skyldighet att överlägga Upphandlingsbeslut Planering av upphandling Miljökrav samt sociala- och etiska krav Kalmar läns strategi för klimatsamverkan Elektroniskt upphandlingsstöd Annonsering Förfrågningsunderlag Anbudstiden Anbud Lämna anbud Anbudsöppning Prövning och utvärdering Tilldelningsbeslut och skäl Tiodagars frist Offentlighet och sekretess Avtal Avtalstecknande Registrering av avtal Avtalsförvaltning Jäv Givande av muta och tagande av muta.8 9 Inköpscentralen Uppföljning... 9

317 Riktlinjer för upphandling i Västerviks kommun Antagna av kommunstyrelsen , XXX 1 Inledning Dessa riktlinjer innehåller information och anvisningar för hur upphandling ska genomföras i Västerviks kommun. Hultsfred, Högsby, Mönsterås, Oskarshamn, Vimmerby och Västerviks kommuner samverkar i upphandlingsfrågor. Kommunernas gemensamma organ för upphandling benämns Inköpscentralen. Västerviks kommun är värdkommun för Inköpscentralen. I Västerviks kommun och dess förvaltningar (och bolag) ska all upphandling och alla inköp genomföras affärsmässigt, effektivt samt med användande av de konkurrensmöjligheter som finns. All upphandling ska ske enligt EU:s grundläggande gemenskapsrättsliga principer, enligt gällande bestämmelser, däribland lagen om offentlig upphandling samt enligt kommunens upphandlingspolicy, särskilda riktlinjer och beslut. 2 Upphandlande myndighet/enhet Västerviks kommun och dess förvaltningar är en upphandlande myndighet. De kommunala bolagen är egna upphandlande myndigheter. I fortsättningen används benämningen upphandlande myndighet för samtliga upphandlande myndigheter. 3 Ansvar Respektive förvaltningschef och förvaltningens medarbetare som i enlighet med delegationsordningen har rätt att genomföra upphandling respektive inköp ansvarar för att den gemensamma upphandlingspolicyn, riktlinjer och checklistor följs. För anskaffning av varor, tjänster eller byggentreprenader till ett värde som överstiger gränsen för direktupphandling ska utsedd handläggare från respektive upphandlande myndighet överlägga med Inköpscentralen om hur upphandlingen ska genomföras. Anskaffning av varor, tjänster eller byggentreprenader till ett värde som understiger gränsen för direktupphandling ska ske enligt anvisningarna i Riktlinjerna för direktupphandling och i Checklistan för kommunala inköp. 4 Samordning Västerviks kommun ska ha en helhetssyn på upphandlingar och ta tillvara de vinster som följer av en samordning av hela kommunens (och dess bolags behov). En gemensam hållning utåt när det gäller upphandlingsfrågor med hänsyn till gällande lagstiftning, miljöhänsyn, konkurrensfrågor ska finnas. Upphandlingar och inköp ska samordnas med de kommuner som ingår i upphandlingssamverkan, länets övriga kommuner, med landstinget samt andra upphandlande myndigheter där detta är ändamålsenligt och lönsamt. De upphandlande myndigheterna ska när det bedöms som fördelaktigt vara med på de upphandlingar som genomförs nationellt.

318 Riktlinjer för upphandling i Västerviks kommun Antagna av kommunstyrelsen , XXX 5 Affärsmässig relation till leverantörer De upphandlande myndigheternas kontakter med leverantörer ska kännetecknas av god affärsetik, öppenhet, objektivitet och likabehandling så att de uppfattas som kompetenta och opartiska köpare. De upphandlande myndigheterna ska möjliggöra för mindre och medelstora företag att lämna anbud, vårda konkurrenssituationen samt informera det lokala näringslivet om pågående upphandlingar. De leverantörer som tilldelas kontrakt ska vara kompetenta, ha fullgjort sina skatte- och registreringsskyldigheter samt vara ekonomiskt stabila. 5.1 Allmänhetens insyn i leverantörs verksamhet Leverantören är skyldig utan oskäligt dröjsmål lämna sådan information som avses i 10 kap. 9 Kommunallag (2017:725) till de upphandlande myndigheterna efter att de begärt information. Sådan information ska normalt vara skriftlig. Informationen ska göra det möjligt för allmänheten att få insyn i hur till exempel entreprenaden utförs. De upphandlande myndigheterna är skyldiga att precisera vilken information som begärs. Leverantören är inte skyldig att lämna information om detta strider mot lag eller annan författning eller om uppgifterna kommer att omfattas av sekretess hos de upphandlande myndigheterna. Informationen som lämnas till de upphandlande myndigheterna enligt ovan ska heller inte kunna anses vara företagshemligheter enligt Lag (1990:409) om skydd av företagshemligheter. Denna bestämmelse ska inte påverka innehållet i övrigt i förfrågningsunderlaget eller avtalet. 5.2 Krav på villkor i kollektivavtal Krav ska, med hänsyn till föremålet för upphandling, ställas på de leverantörer som de upphandlande myndigheterna tecknar avtal med, att de; främjar goda arbetsvillkor och jämställdhet i arbetslivet, följer arbetsmarknadens villkor och/eller kollektivavtal, motarbetar diskriminering och korruption och medger insyn i sin verksamhet och meddelarfrihet för anställda. Detsamma ska gälla för eventuella underentreprenörer som entreprenören anlitat för att fullfölja avtalet. På begäran från de upphandlande myndigheterna ska entreprenören lämna de uppgifter och handlingar som krävs för att skyldigheterna enligt ovan ska kunna kontrolleras. Skulle entreprenören brista i att fullgöra detta åtagande har kommunerna rätt att häva avtalet om bristen är väsentlig. 5.3 Checklista för direktupphandling samt inköpsrutiner Av de upphandlande myndigheternas checklistor för inköp framgår vilka inköpsrutiner som gäller. Respektive chef ansvarar för att dessa regler är kända och följs.

319 Riktlinjer för upphandling i Västerviks kommun Antagna av kommunstyrelsen , XXX 6 Avtalstrohet och ramavtal Många av de upphandlingar som genomförs resulterar i att ett ramavtal tecknas. Samtliga medarbetare hos de upphandlande myndigheterna ska använda ingångna ramavtal. De medarbetare som i enlighet med delegationsordningen har rätt att göra inköp är skyldiga att informera sig om vilka ramavtal som finns och att beställa från dessa. Avsteg från att använda ramavtal får endast göras i undantagsfall, avsteg med skälen till avsteg ska dokumenteras. De upphandlande myndigheterna ska uppmärksamma områden där ramavtal kan medföra ekonomiska eller administrativa effektiviseringar och ta initiativ till att upphandling genomförs. Inför varje ramavtalsupphandling är det Inköpscentralen som ansvarar för att de upphandlande myndigheternas behov samordnas och tillgodoses på bästa sätt. De upphandlande myndigheterna bidrar med sakkunnig personal till de olika referensgrupper som deltar i arbetet med ramavtalsupphandlingen. 7 Upphandling De upphandlande myndigheternas upphandlingsprocesser ska genomföras enligt gällande lagar och bestämmelser samt enligt Västerviks kommuns särskilda riktlinjer och beslut. 7.1 Kompetens Upphandlingar över direktupphandlingsgränsen ska genomföras av personalen på Inköpscentralen som är särskilt anställd för detta och har kompetens och erfarenhet. Västerviks kommun ska använda den samlade kommersiella och juridiska kompetensen och erfarenheten som finns tillgänglig på Inköpscentralen. Inköpscentralen kan anlita extern konsult till vissa kompetens- eller resurskrävande upphandlingar. 7.2 Tröskelvärden LOU skiljer på upphandlingar över respektive under de så kallade tröskelvärdena (beräknat värde av varje upphandling). Se lag (2016:1145) om offentlig upphandling, 5 kap. Tröskelvärden. 7.3 Upphandlingsförfaranden För upphandlingar under tröskelvärdet finns följande upphandlingsförfaranden: förenklat förfarande, urvalsförfarande, konkurrenspräglad dialog, direktupphandling och selektivt förfarande om upphandlande myndighet vill inrätta ett dynamiskt inköpssystem. För upphandlingar över tröskelvärdet finns följande upphandlingsförfaranden: öppet förfarande, selektivt förfarande, förhandlat förfarande med föregående annonsering, förhandlat förfarande utan föregående annonsering, konkurrenspräglad dialog och förfarande för inrättande av innovationspartnerskap. Projekttävlingar: En projekttävling innebär att den upphandlande myndigheten bjuder in till en tävling som är öppen för alla. Syftet är att få en ritning, projektbeskrivning eller liknande som en

320 Riktlinjer för upphandling i Västerviks kommun Antagna av kommunstyrelsen , XXX jury har utsett till vinnande bidrag. En projekttävling påminner om ett upphandlingsförfarande men reglerna är betydligt mindre detaljerade. Elektroniska auktioner: En upphandlande myndighet kan välja att tillämpa elektronisk auktion som en avslutande del av en upphandling. En elektronisk auktion är i sig inte ett förfarande utan ingår i andra förfaranden. 7.4 Skyldighet att överlägga Före anskaffning av varor, tjänster eller byggentreprenader till ett värde som överstiger gränsen för direktupphandling ska utsedd handläggare från Västerviks kommun överlägga med Inköpscentralen om hur upphandlingen ska genomföras. Om samordning kan ske med flera kommuner ska Inköpscentralen alltid utreda om detta är fördelaktigt för alla parter. 7.5 Upphandlingsbeslut Innan ett beslut tas om att starta en upphandling ska utsedd handläggare kontrollera att det finns medel budgeterade för anskaffningen, om speciella krav ska ställas, etc. Beslut om att inleda en upphandling ska dokumenteras. 7.6 Planering av upphandling När Västerviks kommun planerar en upphandling ska följande diskuteras tillsammans med Inköpscentralen och beslutas om: vilka krav som ska ställas i upphandlingen hur utvärderingen ska genomföras hur Västerviks kommun efter genomförd upphandling ska få sina behov tillgodosedda till rätt kvalitet och till rätt pris hur varan ska betalas; köp, leasing, hyra eller hyrköp av lös egendom. Roller vid upphandling: Beställaren är den som beslutar om upphandling och nyttjar avtalen. I beställarens uppgift ingår bland annat att beskriva verksamhets-, kvalitets-, funktions- och miljökrav. Beställaren beskriver således varan eller tjänstens beskaffenhet. Upphandlaren är den som ansvarar för de affärsmässiga, kommersiella och juridiska kraven samt utfärdar det färdiga förfrågningsunderlaget och handlägger upphandlingen. 7.7 Miljökrav samt sociala- och etiska krav De upphandlande myndigheterna ska verka för att påverka hälsa och miljö på ett positivt sätt genom att ställa miljökrav i sina upphandlingar där det är relevant. Miljökriterierna ska ställas i relation till övriga kvalitetskrav i upphandlingen. De upphandlande myndigheterna ska använda sig av Upphandlingsmyndighetens Kriterie-wizard som stöd i sina upphandlingar. För uppföljning av de sociala- och etiska kraven kan de upphandlande myndigheterna ansluta sig till det kontrollsystem som SKL Kommentus Inköpscentral arbetat fram. I samband med upphandling ska de upphandlande myndigheterna även ta hänsyn till: Västerviks kommuns särskilda riktlinjer och beslut Västerviks kommuns andra policys Västerviks kommuns ev. andra krav

321 Riktlinjer för upphandling i Västerviks kommun Antagna av kommunstyrelsen , XXX 7.8 Kalmar läns strategi för klimatsamverkan Under namnet No oil samlas mål, strategier och projekt för utveckling mot en fossilbränslefri region år Dessa är utarbetade av Klimatkommissionen, regionförbundet och kommunerna i Kalmar län. Målen gäller ett växande näringsliv för hållbar utveckling, inga nettoutsläpp av koldioxid från länet, och energieffektivisering i bostäder och lokaler, resor och transporter. Vid upphandling av varor och tjänster som kan påverka energianvändningen i lokaler och bostäder, och miljöpåverkande utsläpp från denna, ska hänsyn tas till hur detta påverkar uppfyllelsen av regionala och lokala mål för energieffektivisering, användning av förnybar energi, och minskade utsläpp av klimatpåverkande gaser. Vid upphandling av bilar ska krav ställas på att bilarna ska vara miljöbilar (enligt de regler som gäller för statlig upphandling, se förordning (2009:1) om miljö- och trafiksäkerhetskrav för myndigheters bilar och bilresor.) 1 Vid upphandling av personresor och godstransporter ska hänsyn tas till uppfyllandet av det regionala målet om att dessa ska vara klimatneutrala år Elektroniskt upphandlingsstöd De samverkande kommunerna använder digital anbudsgivning via ett digitalt upphandlingsverktyg. Anbudsgivare som vill delta i upphandlingar ska lämna in elektroniskt anbud. Inköpscentralen är systemförvaltare av det digitala upphandlingsstödet och ansvarar för information, utbildning samt utlämnande av inloggningsuppgifter Annonsering Annonsering sker via den allmänt och gratis tillgängliga annonsdatabasen i det digitala upphandlingsverktyget med spegling av samtliga upphandlingar på alla de samverkande kommunernas hemsidor Förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlag ska distribueras via det digitala upphandlingsverktyget Anbudstiden Från det att annonsering sker till dess att anbuden ska vara inne ska det på Inköpscentralen finnas en tillgänglig handläggare som via det digitala upphandlingsverktyget kan registrera svar på inkomna frågor och distribuera eventuella kompletteringar Anbud Lämna anbud Alla anbud till Västerviks kommun ska lämnas digitalt via det digitala upphandlingsverktyget. Anbud som inkommer efter sista dag för lämnande av anbud ska inte tas upp för prövning. 1 Detta är i enlighet med det regionala målet om att alla bilar som köps eller leasas av offentlig sektor ska vara miljöbilar år 2010.

322 Riktlinjer för upphandling i Västerviks kommun Antagna av kommunstyrelsen , XXX Anbudsöppning Anbudsöppning ska genomföras en dag efter sista dag för lämnande av anbud. Vid anbudsöppningen ska minst två personer närvara och ett öppningsprotokoll ska upprättas och undertecknas av de närvarande personerna Prövning och utvärdering Prövning och utvärdering av anbuden ska genomföras enligt de förutsättningar som gavs i förfrågningsunderlaget Tilldelningsbeslut och skäl Tilldelningsbeslutet ska undertecknas av ansvarig person på Västerviks kommun som i enlighet med delegationsordningen har rätt att göra detta. När det gäller de ramavtal som är tecknade för en eller flera av de samverkande kommunerna ska tilldelningsbeslutet undertecknas av Inköpscentralens chef. Tilldelningsbeslutet måste tydligt informera om skälen till varför kommunerna har valt en viss anbudsgivare till leverantör. Tilldelningsbeslutet ska skickas till alla anbudsgivare och det är Inköpscentralen som har bevisbördan för att de föreskrivna upplysningarna (enligt LOU) är lämnade Tiodagars frist När tilldelningsbeslut har skickats ut börjar en tiodagars frist för överprövning att löpa. Den första dagen av fristen är dagen efter att tilldelningsbeslutet skickas ut. Under dessa tio dagar kan inte avtal tecknas eller göra en beställning Offentlighet och sekretess Under pågående upphandling gäller absolut sekretess. När tilldelningsbeslut fattats upphör den absoluta sekretessen. Det innebär att samtliga handlingar som rör upphandlingen som huvudregel blir offentliga. Om en leverantör eller någon annan begär att få ta del av anbud, utvärderingsprotokoll eller andra handlingar är Västerviks kommun skyldig att skyndsamt ta ställning till begäran och göra en sekretessprövning av uppgifterna i handlingarna. 8 Avtal 8.1 Avtalstecknande Kommunerna ska avvakta i minst tio dagar (10-dagarsfristen) med att teckna avtal för att leverantörer ska kunna ansöka om överprövning i förvaltningsrätten. Avtal ska undertecknas av ansvarig person på respektive förvaltning som i enlighet med delegationsordningen har rätt att göra detta. När det gäller de ramavtal som är tecknade för en eller flera av de samverkande kommunerna ska de undertecknas av Inköpscentralens chef.

323 Riktlinjer för upphandling i Västerviks kommun Antagna av kommunstyrelsen , XXX 8.2 Registrering av avtal Upphandlingsenheten ansvarar för att de ramavtal som är tecknade för Västerviks kommun registreras i kommunernas avtalsdatabas via det digitala upphandlingsverktyget. 8.3 Avtalsförvaltning Respektive beställare i de samverkande kommunerna ansvarar tillsammans med Inköpscentralen för att deras avtal förvaltas aktivt och bevakar avtalstiden. Inköpscentralen ansvarar för de ramavtal som är tecknade för en eller flera kommuner förvaltas aktivt och bevakar avtalstiden. 8.4 Jäv Både tjänstemän och förtroendevalda kan vara jäviga. Den som anser sig jävig ska själv anmäla detta och får inte delta i handläggningen av ärendet och inte i förberedelserna för beslut. Om någon som är jävig deltar i handläggningen kan beslutet upphävas om någon överklagar. 8.5 Givande av muta och tagande av muta Det är brottsligt att ta emot mutor eller begära en belöning. Detta kan ge böter eller fängelse i högst 2 år samt eventuellt avsked från sin tjänst. Tänk på att: Det som uppfattas som gästfrihet - kan vara givande av muta Det som uppfattas som generositet kan vara givande av muta Det som uppfattas som hygglighet kan vara givande av muta Det som uppfattas som studie- besök/resa kan vara givande av muta När du låter dig bjudas kan det vara tagande av muta När du tar emot en present kan det vara tagande av muta När du tar emot en fördelaktig rabatt - kan det vara tagande av muta När du tackar ja till en resa kan det vara tagande av muta 9 Inköpscentralen Inköpscentralens uppgift är: att i nära samråd och med underlag från de samverkande kommunerna svara för upphandlingar av gemensamma avtal för varor och tjänster som köps frekvent i stora kvantiteter och som efterfrågas av samverkande kommunerna och deras bolag, att svara för specifika upphandlingar hos respektive kommun, att handlägga upphandlingar enligt lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) kap 6 och kap 19. att ansvara för utbildning och information kring offentlig upphandling i samtliga kommuner, att inventera behovet av nya upphandlingar i samtliga kommuner, att samordna om möjligt alla upphandlingar och avtalstider för samtliga kommuner,

324 Riktlinjer för upphandling i Västerviks kommun Antagna av kommunstyrelsen , XXX att ansvara för att en avtalsdatabas utvecklas för samtliga kommuners räkning, att ansvara för arkivering av originalhandlingar i genomförda upphandlingar, att medverka när en andra konkurrensutsättning ska genomföras, att vid behov medverka vid offertförfrågningar och andra former av direktupphandlingar och att ta fram mallar och andra dokument som stöd för inköp och avrop. Därutöver ska Inköpscentralen: ge råd, stöd och juridisk kompetens i upphandlings- och konkurrensfrågor till kommunerna, årligen informera kommunstyrelsen i respektive kommun om sin verksamhet, årligen anordna informations och utbildningsdagar för företagen i varje kommun, årligen upprätta en gemensam plan över avtal som ska upphandlas och ansvara för uppföljning av regler för offentlig upphandling och förändringar i lagstiftning. 9.1 Uppföljning Kommunernas upphandlingar ska följas upp årsvis, detta ska ske genom en skriftlig rapport från Inköpscentralen till respektive kommunstyrelse. I rapporten ska det bland annat framgå vad som upphandlats, volym och värde. Rapporten ska lämnas senast i februari efterföljande år.

325 Uppförandekod för hållbar utveckling Produkter, tjänster och entreprenader som levereras till Västerviks kommun ska vara framställda under förhållanden som är förenliga med vår uppförandekod. Vi förutsätter att våra leverantörer (avtalspartners) uppfyller tillämplig lagstiftning i tillverkningslandet samt utifrån de internationella konventioner och förklaringar som uttrycks i FN:s Global Compact ( respekterar minst följande grundläggande principer: Mänskliga rättigheter Rättigheter i arbetslivet Hälsa och säkerhet på arbetsplatsen Minimering av miljöpåverkan Etiska och moraliska affärsregler Mänskliga rättigheter Leverantören ska respektera de mänskliga rättigheterna enligt FN:s definition. Principer och anställdas rättigheter Nationell lagstiftning Lagstiftningen i de länder där leverantören är verksam ska efterlevas och utgör alltid en miniminivå för de anställdas villkor. Ställer nationell lagstiftning högre krav än ILO:s konventioner, eller FN:s deklaration om mänskliga rättigheter, ska alltid denna ha företräde. Ingen förekomst av barnarbete (ILO 138 och 182 samt FN:s barnkonvention, artikel 32) Barnarbete, enligt definitionen i ILO-konventionen, får inte förekomma. Barn får inte ha tvingats till skadligt arbete som skadar eller hindrar barnets skolgång eller hälsa. Ingen förekomst av tvångsarbete (ILO 29 och 105) Att utnyttja någon form av tvångs- eller straffarbete accepteras inte. Ingen förekomst av diskriminering (ILO 100 och 111) Diskriminering på grundval av etnisk tillhörighet, kön, religion, socialt ursprung, funktionshinder, politiska åsikter eller sexuell orientering får inte förekomma. Löner och arbetstider Lön ska betalas direkt till den anställde på överenskommen tid och till fullo. Den nationellt lagstadgade minimilönen är lägsta accepterad lönenivå. Levnadslön är alltid eftersträvansvärd. Veckoarbetstiden får inte överstiga den lagliga gränsen och övertid ska vara kompenserad. Skatter och avgifter ska betalas och redovisas korrekt. Vid upphandling av entreprenader eller tjänster ska den utförande parten tillämpa villkor i svenska kollektivavtal för de anställda. Vid upphandling av entreprenader eller tjänster ska meddelarfrihet gälla för entreprenörens eller underentreprenörens personal. Föreningsfrihet och organisationsrätt (ILO 87 och 98) I länder där föreningsrätten är begränsad eller under utveckling, ska leverantören medverka till att anställda får möta företagsledningen för att diskutera löne- och arbetsvillkor utan negativa konsekvenser.

326 Jämställdhetsarbete Leverantörer med mer än 25 anställda ska ha en jämställdhetsplan som uppfyller gällande lagkrav. Leverantören har samma ansvar för att säkerställa och främja jämställdhet i sitt uppdrag som om kommunen själv hade tillhandahållit tjänsten. Miljö Leverantören ska ha mål och handlingsplaner för att minska såväl sin energi- och resursförbrukning som sitt avfall och utsläpp till mark, atmosfär och vatten. Kemikalier ska hanteras på ett för människan och naturen säkert sätt. Hälsa och säkerhet Arbetsmiljön ska hålla en nivå som överensstämmer med internationella riktlinjer samt det arbetarskydd, den arbetsrätt och det socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet. Anställda ska informeras om de eventuella hälsorisker som arbetet kan medföra. Alla anställda ska ha tillgång till och använda relevant skyddsutrustning. Etiska och moraliska affärsregler Hög etisk standard Vi kräver oss att våra leverantörer uppvisar hög affärsetik, att de följer gällande nationella lagar, och att de inte på något sätt medverkar i korruption, bestickning, bedrägeri eller utpressning. Transparenta affärsrelationer Våra leverantörer ska varken erbjuda eller ta emot gåvor, betalningar eller andra förmåner som kan vara ägnade att förleda mottagaren att handla mot sin plikt. Uppföljning Västerviks kommun förbehåller sig rätten att på egen hand, eller genom tredje part, genomföra uppföljning och kontroller på plats i produktionen. Uppföljningarna är vid förfrågan enligt avtal obligatoriska att besvara. Vid kontroll ska leverantören kunna visa verifikat eller annan dokumentation som styrker att kraven efterlevs. Finns behov av komplettering av uppgifterna, exempelvis då uppgifter saknas, dokumentationen ej är tillräcklig eller är av tvivelaktig äkthet, är leverantören skyldig att vara behjälplig med dessa för att samarbetet ska kunna fortgå. Skulle avvikelser upptäckas vid revisionstillfället ska leverantören vidta lämpliga åtgärder. Bedömer Västerviks kommun bristerna allvarliga nog förbehåller sig även kommunen rätten att vidta åtgärder så som exempelvis begära vite eller avbryta samarbetet. Genom att leverantören skriver under dokumentet intygas att leverantören, och eventuella underleverantörer, följer de krav som är formulerade i detta dokument. FÖRETAGETS NAMN... SIGNATUR NAMNFÖRTYDLIGANDE.. DATUM.

327 Riktlinjer för direktupphandling i Västerviks kommun Antagna av kommunstyrelsen , XXX Dessa riktlinjer innehåller anvisningar för hur direktupphandling ska genomföras i Västerviks kommun. När får en direktupphandling genomföras? LOU: Direktupphandling kan användas i tre situationer: Om upphandlingens värde understiger direktupphandlingsgränsen, I vissa i lagen särskilt angivna situationer då den upphandlande myndigheten eller enheten får använda förhandlat förfarande utan föregående annonsering, samt Om det finns synnerliga skäl. LUF: Direktupphandling får användas: Om upphandlingens värde uppgår till högst 26 % av det tröskelvärde som avses i 5 kap. 1 och som gäller vid upphandling av varor och tjänster, Vidare får direktupphandling användas i tillämplig omfattning i de fall förutsättningarna för förhandlat förfarande utan föregående annonsering enligt 6 kap är uppfyllda, eller Om det finns synnerliga skäl. LUK: En koncession får tilldelas utan förhandsannonsering enligt 5 första stycket (direktupphandling), om: Värdet av koncessionen understiger 5 % av det tröskelvärde som avses i 5 kap. 1, Förutsättningarna för upphandling utan föregående annonsering enligt 8 kap. 3-5 är uppfyllda, eller Om det finns synnerliga skäl. Den som genomför en direktupphandling måste kunna bevisa att direktupphandling är tillåtet. Befintliga avtal Finns det ramavtal för varan/tjänsten/byggentreprenaden ska dessa användas. Om avsteg behöver göras från ramavtalet ska ansvarig för avtalet kontaktas. Vem får genomföra en direktupphandling? Om inte annat framgår av delegationsordningen har alla medarbetare med budgetansvar rätt att göra en direktupphandling eller ge någon annan i uppdrag att genomföra en direktupphandling. Två personer på varje förvaltning har tillgång till ett digitalt upphandlingsverktyg. Samordning Alla som genomför en direktupphandling ska förvissa sig om det samlade behovet inom den upphandlande myndigheten av just den vara eller tjänst som ska direktupphandlas. Samordningen är viktig för att säkra att beloppsgränsen för direktupphandlingar av samma slag inom den upphandlande myndigheten inte överskrids. För att säkerställa samordningen ska Inköpscentralen alltid informeras innan ett köp genomförs.

328 Hur beräknas värdet av en direktupphandling? Det är det sammanlagda värdet av de inköp av samma slag som gjorts tidigare under räkenskapsåret och som beräknas göras under resterande del av året hos den upphandlande myndigheten som utgör värdet av direktupphandlingen. Eventuella optioner och möjliga förlängningar av avtal ska också räknas med i värdet. Ett anskaffningsbehov får inte delas upp i mindre delar i syfte att komma under gränsen för direktupphandling. Om behovet av varor/tjänster är återkommande och på ett par år överskrider beloppsgränsen för direktupphandling ska ett ramavtal istället upphandlas med lämpligt förfarande. Hur ska en direktupphandling genomföras? Kontrollera alltid först i avtalskatalogen om det finns något ramavtal. Om inte, följ anvisningarna nedan: Upp till kr ta om möjligt in priser från flera, antingen muntligt eller via telefon eller mail. Skriftligt avtal/beställning behöver inte tecknas. Upp till kr ta in priser från minst 3 leverantörer, fråga via mail eller brev, dokumentera använd blanketten för direktupphandling, sänd kopia av blanketten till Inköpscentralen. Skriftligt avtal/beställning ska tecknas. Över kr direktupphandlingen genomförs i det digitala upphandlingsverktyget för direktupphandling och annonseras och blir därmed synlig på kommunens hemsida. Lämpliga leverantörer ska informeras om att direktupphandlingen är annonserad. Skriftligt avtal eller beställning ska tecknas. Avtal ska läggas in i avtalsdatabasen. Dokumentation och arkivering Direktupphandlingen ska dokumenteras dels genom det digitala upphandlingsverktyget och dels i blanketten för direktupphandling. Arkivering sker enligt särskild anvisning. Sekretess Upphandlingssekretess gäller fram till att beslut fattats om vald leverantör. Uppföljning Inköpscentralen ansvarar för uppföljningen av direktupphandlingar tillsammans med kontaktpersonerna i respektive förvaltning. Uppföljning sker två gånger per år.

329 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 35 (59) Kf Ks Arkivreglemente för Västerviks kommunkoncern ändring Dnr 2017/ Västerviks kommuns arkivreglemente reviderades senast En översyn har nu gjorts av kommunens arkivarie och ett förslag till uppdaterat reglemente har tagits fram och remitterats till samtliga nämnder och bolagsstyrelser för yttrande. Kommunstyrelsens förvaltning redovisar i skrivelse 3 januari 2018 förslaget till ändrat arkivreglemente. Av skrivelsen framgår att ingen av remissinstanserna haft något att invända mot förslaget till ändrat arkivreglemente. Flera uttrycker sig positiva till förslaget. Revideringen innebär i första hand förtydliganden av det ansvar som arkivmyndigheten respektive varje nämnd och bolag har när det gäller arkiv. Det har också förtydligats hur leveranser till kommunarkivet ska gå till, samt att det är viktigt att arkivbildning ses över vid omorganisationer eller förändrade arbetssätt. Redaktionella ändringar i form av enklare språkbruk har också gjorts. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att anta redovisat förslag till arkivreglemente för Västerviks kommunkoncern. Yrkande Ordföranden yrkar bifall till kommunstyrelsens förvaltnings förslag och finner att kommunstyrelsen har bifallit yrkandet. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att anta redovisat förslag till arkivreglemente för Västerviks kommunkoncern. Handlingar i ärendet: Kommunstyrelsens beslut , 26 Kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 3 januari 2018 (utsänd tidigare) Expedieras till: Samtliga nämnder och styrelser Kommunstyrelsens förvaltning, författningssamlingen Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

330 Kanslichef Elisabet Olsson Kommunstyrelsen Arkivreglemente för Västerviks kommunkoncern ändring Västerviks kommuns arkivreglemente reviderades senast En översyn har nu gjorts av kommunens arkivarie och ett förslag till uppdaterat reglemente har tagits fram. Reglementet gäller för samtliga nämnder, kommunstyrelsen och de kommunala bolagen. Kommunstyrelsen är enligt reglementet kommunens arkivmyndighet. Revideringen innebär i första hand förtydliganden av det ansvar som arkivmyndigheten respektive varje nämnd och bolag har när det gäller arkiv. Det har också förtydligats hur leveranser till kommunarkivet ska gå till, samt att det är viktigt att arkivbildning ses över vid omorganisationer eller förändrade arbetssätt. Redaktionella ändringar i form av enklare språkbruk har också gjorts. Reglementet har remitterats till samtliga nämnder och bolagsstyrelser för yttrande. Följande yttranden har kommit in: - Barn- och utbildningsnämnden, , Miljö- och byggnadsnämnden, , Socialnämnden, , Västerviks Bostads AB, , nr Västerviks Kraft Elnät AB, , 71 - Västervik Miljö & Energi AB, , TjustFastigheter AB, , nr 8 5. Ingen av remissinstanserna har något att invända mot förslaget till ändrat arkivreglemente. Flera uttrycker sig positiva till förslaget. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att anta redovisat förslag till arkivreglemente för Västerviks kommunkoncern. Anders Björlin Kommundirektör Elisabet Olsson Kanslichef F:\KSF\Kserv\Sekretariat\Användare\Koppling winess\ks utkast\ arkivreglemente-andring-KS-KF.docx

331 Förslag Arkivreglemente för Västerviks kommunkoncern Antaget av kommunfullmäktige 20xx-xx-xx, xxx att gälla från 20xx-xx-xx. Samtidigt som detta arkivreglemente träder i kraft upphör arkivreglemente fastställt med ändringar att gälla. Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelser om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården inom Västerviks kommun följande reglemente, meddelat med stöd av 16 arkivlagen (AL). 1 Tillämpningsområde (1 och 2 AL) Detta reglemente gäller för kommunfullmäktige och kommunens myndigheter. Med myndigheter avses i reglementet kommunstyrelsen och övriga nämnder, kommunfullmäktiges revisorer samt andra kommunala organ med självständig ställning. Reglementet gäller även för aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där kommunen utövar ett rättsligt bestämmande inflytande samt de samägda företag för vilka kommunen har arkivansvar enligt särskild överenskommelse. 2 Arkivverksamhetens syfte (3 AL) Varje myndighet ansvarar för att dess arkiv vårdas enligt arkivlagen och på det sätt som framgår i punkterna 4-8 av detta reglemente. Hos myndighet ska finnas arkivansvarig och övrig personal för fullgörande av arkivuppgifter hos myndigheten. 3 Arkivmyndigheten (7-9 AL) Kommunstyrelsen är arkivmyndighet. Arkivmyndigheten utövar tillsyn över att kommunens myndigheter fullgör sina skyldigheter beträffande arkivbildningen och dess syften samt över arkivvården inom kommunen. Hos arkivmyndigheten ska finnas ett kommunarkiv med kommunarkivarie. Kommunarkivet ska: - vårda och tillhandahålla till arkivmyndigheten överlämnade arkivhandlingar - upprätta arkivförteckningar och publicera dem - utöva den tillsyn som framgår av andra stycket - ta initiativ till åtgärder för att främja arkivvården - ge kommunens myndigheter råd i arkivfrågor - främja arkivens tillgänglighet och deras användning i kulturell verksamhet och forskning. F:\KSF\Kserv\Sekretariat\Användare\Elisabet\Arkiv\arkivreglemente-2017.docx

332 Förslag Myndighetens arkivansvar (4 AL) Varje myndighet ansvarar för att dess arkiv vårdas enligt arkivlagen och på det sätt som framgår i 5-12 av detta reglemente. För IT-system som är gemensamma för flera kommunala myndigheter beslutar arkivmyndigheten vem som har arkivansvar. Hos myndigheten ska finnas arkivansvarig och övrig personal för fullgörande av arkivuppgifter hos myndigheten. Arkivansvarig hos en myndighet ska normalt vara förvaltningschef. En eller flera arkivredogörare ska utses på varje myndighet för att närmast under myndighetens arkivansvarige vårda myndighetens arkiv. Arkivredogörare behöver inte utses om det finns särskilda skäl. Dessa kan vara att myndighetens arkivbildning är av mycket liten omfattning eller att biträde erhålls av annan myndighet. 5 Redovisning av arkiv (6 2 p AL) Varje myndighet ska redovisa sitt arkiv dels genom information om vilka slag av handlingar som kan finnas och hur arkivet är organiserat (arkivbeskrivning), dels i en systematisk förteckning över de handlingar som förvaras i myndighetens arkiv (arkivförteckning). Arkivmyndigheten upprättar fullständig arkivförteckning vid överlämnandet av handlingar till kommunarkivet. Arkivbeskrivning och arkivförteckning ska fortlöpande revideras. 6 Dokumenthanteringsplan (6 1 p AL) Varje myndighet ska upprätta en plan som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras (dokumenthanteringsplan). I dokumenthanteringsplanen ska även finnas en beskrivning av hur handlingar hanteras i IT-system. Dokumenthanteringsplanen ska antas av myndigheten efter samråd med arkivmyndigheten. Planen ska fortlöpande revideras. 7 Rensning (6 4 p AL) Handlingar som inte ska tillhöra arkivet ska fortlöpande rensas eller på annat sätt avskiljas från arkivhandlingarna. Rensning ska senast genomföras i samband med att handlingar överlämnas till kommunarkivet. 8 Bevarande och gallring (3, 6 och 10 AL) Myndigheten beslutar, efter samråd med arkivmyndigheten, om gallring av handlingar i sitt arkiv, såvida inte annat följer av lag eller förordning. Med gallring avses alla åtgärder som innebär informationsförlust, förlust av möjliga informationssammanställningar och sökmöjligheter eller förlust av möjligheter att fastställa informationens äkthet. Det ska framgå av dokumenthanteringsplanen när en handling får gallras. Beträffande arkiv som överlämnats till arkivmyndigheten beslutar denna efter samråd med överlämnande myndighet om gallring. 2 (3)

333 Förslag Handlingar som gallras ska utan dröjsmål förstöras. Handlingar som innehåller uppgifter som omfattas av sekretess ska destrueras på lämpligt vis för att förhindra otillbörlig åtkomst, det gäller över databärare där sådana uppgifter raderats. 9 Ändrade arbetssätt och omorganisationer (6 Arkivförordningen 1991:446) Arkivbildningen ska ses över när en myndighets organisation eller arbetssätt ändras. Innan ändringen sker bör myndigheten samråda med arkivmyndigheten. 10 Överlämnande (9 och AL) När arkivhandlingar inte längre behövs för den löpande verksamheten hos en myndighet, ska de efter överenskommelse med kommunarkivet överlämnas till kommunarkivet för fortsatt vård. Leverans sker i samråd med kommunarkivet. Vid överlämnande av arkivhandlingar ska en leveranslista bifogas leveransen. Leveranskvitto upprättas. Om en kommunal myndighet har upphört och dess verksamhet inte har förts över till annan myndighet inom kommunen, ska arkivet överlämnas till arkivmyndigheten inom tre månader, såvida inte kommunfullmäktige beslutar något annat. När en myndighet överlämnat arkivhandlingar till kommunarkivet övergår hela ansvaret för materialet till arkivmyndigheten. Överlämnande av arkivhandlingar till myndighet utanför kommunens verksamheter kräver stöd av lag eller särskilt beslut av kommunfullmäktige. Arkivhandlingar får inte överlämnas till privaträttsligt subjekt. 11 Arkivbeständighet och arkivförvaring (5 2 p och 6 3 p AL) Handlingar som ska bevaras ska framställas med material och metoder som garanterar informationens beständighet. Arkivhandlingar ska alltid förvaras så att de är skyddade mot fukt, brand och annan förstörelse samt obehörig åtkomst. Närmare bestämmelser om beständighet och förvaring meddelas av arkivmyndigheten. Av riksarkivet till statliga myndigheter utfärdade föreskrifter, allmänna råd och tekniska krav ska tillämpas i kommunens arkivvård, om det inte finns andra bestämmelser som utfärdas av arkivmyndigheten. 12 Utlåning (15 AL) Utlåning av arkivhandlingar får ske för tjänsteändamål till annan myndighet och för vetenskapligt ändamål till institutioner som beviljats inlåningsrätt av riksarkivet. Utlåning av arkivhandlingar ska ske under sådana former att risk för skador eller förluster inte uppkommer. Förutsättning för utlån är att utlämnande kan ske enligt tryckfrihetsförordningens och offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser. 3 (3)

334 1 (3) VÄSTERVIKS KOMMUN FÖRFATTNINGSSAMLING ARKIVREGLEMENTE Antaget av kommunfullmäktige , 62, med ändring , 148, att gälla fr o m Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelser om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården inom Västerviks kommun följande reglemente, meddelat med stöd av 16 arkivlagen. 1 Tillämpningsområde Detta reglemente gäller för kommunfullmäktige och kommunens myndigheter. Med myndigheter avses i reglementet kommunstyrelsen och övriga nämnder, kommunfullmäktiges revisorer samt andra kommunala organ med självständig ställning. Reglementet gäller även för aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där kommunen utövar ett rättsligt bestämmande inflytande samt de samägda företag för vilka kommunen har arkivansvar enligt särskild överenskommelse. 2 Myndighetens arkivansvar Varje myndighet ansvarar för att dess arkiv vårdas enligt arkivlagen och på det sätt som framgår i punkterna 4-8 av detta reglemente. Hos myndighet skall finnas arkivansvarig och övrig personal för fullgörande av arkivuppgifter hos myndigheten. 0321arkiv

335 2 3 Arkivmyndigheten Kommunstyrelsen är arkivmyndighet. Arkivmyndigheten utövar tillsyn över att kommunens myndigheter fullgör sina skyldigheter beträffande arkivbildningen och dess syften samt över arkivvården inom kommunen. Hos arkivmyndigheten skall finnas ett kommunarkiv. Kommunarkivet skall vårda hos sig förvarat arkivbestånd samt främja arkivens tillgänglighet och deras användning i kulturell verksamhet och forskning. Kommunarkivet ger myndigheterna råd i arkivvårdsfrågor. 4 Redovisning av arkiv Varje myndighet skall i samråd med kommunarkivet redovisa sitt arkiv dels genom information om vilka slag av handlingar som kan finnas och hur arkivet är organiserat (arkivbeskrivning), dels i en systematisk förteckning över de handlingar som förvaras i myndighetens arkiv (arkivförteckning). Arkivbeskrivning och arkivförteckning skall vara upprättade senast vid utgången av år 1995 och skall fortlöpande revideras. När det gäller juridiska personer där kommunen utövar rättsligt bestämmande inflytande skall arkivbeskrivningar och arkivförteckningar vara upprättade senast vid utgången av år I fråga om aktiebolag i vilka kommunen själv eller gemensamt med annan kommun utövar ett rättsligt bestämmande inflytande men innehar mindre än två tredjedelar av aktierna eller mindre än två tredjedelar av rösterna skall arkivbeskrivningar och arkivförteckningar vara upprättade senast vid utgången av år Dokumenthanteringsplan Varje myndighet skall i samråd med kommunarkivet upprätta en plan som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras (dokumenthanteringsplan). 6 Rensning Handlingar som inte skall tillhöra arkivet, skall fortlöpande rensas eller på annat sätt avskiljas från arkivhandlingarna. Rensningen skall genomföras senast i samband med arkivläggningen.

336 3 7 Bevarande och gallring Myndighet upprättar i samråd med kommunarkivet förslag till gallring av handlingar i sitt arkiv, såvida ej annat följer av lag eller förordning. Beslut om gallring fattas av arkivmyndigheten. Beträffande arkiv som överlämnats till arkivmyndigheten beslutar denna efter samråd med överlämnande myndighet. Handlingar som gallras skall utan dröjsmål förstöras. Gallring utförs med omsorg och försiktighet. 8 Överlämnande En myndighet kan efter överenskommelse överlämna sitt arkiv eller delar därav till arkivmyndigheten för fortsatt vård i kommunarkivet. Om en kommunal myndighet har upphört och dess verksamhet inte har förts över till annan myndighet inom kommunen, skall arkivet överlämnas till arkivmyndigheten inom tre månader, såvida inte fullmäktige beslutat något annat. Vid överlämnande av arkivhandlingar upprättas ett bevis. Kommunarkivet ombesörjer leveranser och svarar för ev kostnader i samband därmed. 9 Arkivbeständighet och arkivförvaring Handlingar som skall bevaras skall framställas med material och metoder som garanterar informationens beständighet. Arkivhandlingar skall alltid förvaras så att de är skyddade mot fukt, brand och annan förstörelse samt obehörig åtkomst. Närmare bestämmelser om beständighet och förvaring meddelas av arkivmyndigheten. 10 Utlåning Utlåning av arkivhandlingar skall ske under sådana former att risk för skador eller förluster inte uppkommer. Utlån till enskild (privatperson) är ej tillåten. Förutsättning för utlån är att utlämnande kan ske enligt tryckfrihetsförordningens och sekretesslagens bestämmelser.

337 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 36 (59) Kf Ks Ersättning till röstmottagare och valnämndens ledamöter och ersättare vid de allmänna valen 2018 Dnr 2016/ Vid de allmänna valen 2014 var ersättningen till ordföranden kr, till vice ordföranden kr samt till röstmottagarna kr. Arvodena för valnämndens ledamöter och ersättare under valdagen var kr. Valnämnden har vid sammanträde , 12 beslutat att föreslå kommunfullmäktige att arvoden till röstmottagarna vid de allmänna valen 2018 ska vara 3500 kr för ordföranden, 3100 kr för vice ordföranden samt 2600 kr för röstmottagare och vaktmästare. Nämnden föreslår vidare att ersättning för utbildningen som är obligatorisk för röstmottagare ska ingå i arvodet. Dessutom beslutade nämnden att föreslå att arvode till valnämndens ledamöter och ersättare under valdagen ska vara samma som till ordförande i valdistrikten, när tjänstgöringstiden överstiger 10 timmar, och ersättning med timarvode enligt bestämmelser om ersättning för förtroendevalda när tjänstgöringstiden understiger 10 timmar. Valnämndens förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att arvoden till röstmottagarna vid de allmänna valen 2018 ska vara: Ordföranden kr Vice ordföranden kr Röstmottagare och vaktmästare kr, att ersättning för utbildningen som är obligatorisk för röstmottagare ska ingå i arvodet, samt att arvode till valnämndens ledamöter och ersättare under valdagen ska vara samma som till ordförande i valdistrikten när tjänstgöringstiden överstiger 10 timmar, och ersättning med timarvode enligt bestämmelser om ersättning för förtroendevalda när tjänstgöringstiden understiger 10 timmar. Justerandes sign Yrkande Ordföranden med instämmande av Harald Hjalmarsson (M) yrkar bifall till valnämndens förslag och finner att kommunstyrelsen har bifallit yrkandet. Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

338 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 37 (59) Ks 28 forts. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att arvoden till röstmottagarna vid de allmänna valen 2018 ska vara: Ordföranden kr Vice ordföranden kr Röstmottagare och vaktmästare kr, att ersättning för utbildningen som är obligatorisk för röstmottagare ska ingå i arvodet, samt att arvode till valnämndens ledamöter och ersättare under valdagen ska vara samma som till ordförande i valdistrikten när tjänstgöringstiden överstiger 10 timmar, och ersättning med timarvode enligt bestämmelser om ersättning för förtroendevalda när tjänstgöringstiden understiger 10 timmar. Handlingar i ärendet: Kommunstyrelsens beslut , 28 Valnämndens beslut , 12 (utsänt tidigare) Expedieras till: Valnämnden Kommunstyrelsens ledningskontor Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

339

340

341 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 38 (59) Kf Ks Ersättning till röstmottagare vid tillfälligt öppnade förtidsröstningsställen (institutionsröstning) vid de allmänna valen 2018 Dnr 2016/ Ersättningen till röstmottagarna vid tillfälligt öppnade förtidsröstningsställen (institutionsröstningen) var vid 2014 års val 360 kronor/timme exklusive sociala avgifter. Valnämnden beslutade , 11 att föreslå kommunfullmäktige besluta att ersättning till röstmottagarna vid tillfälligt öppnade förtidsröstningsställen (institutionsröstningen) vid de allmänna valen 2018 ska vara 390 kr/timme exklusive sociala avgifter jämte reseersättning. Valnämndens förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att ersättning till röstmottagarna vid tillfälligt öppnade förtidsröstningsställen (institutionsröstningen) vid de allmänna valen 2018 ska vara 390 kr/timme exklusive sociala avgifter jämte reseersättning. Yrkande Ordföranden yrkar bifall till valnämndens förslag och finner att kommunstyrelsen har bifallit yrkandet. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att ersättning till röstmottagarna vid tillfälligt öppnade förtidsröstningsställen (institutionsröstningen) vid de allmänna valen 2018 ska vara 390 kr/timme exklusive sociala avgifter jämte reseersättning. Handlingar i ärendet: Kommunstyrelsens beslut , 29 Valnämndens beslut , 11 (utsänt tidigare) Expedieras till: Valnämnden Kommunstyrelsens ledningskontor Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

342

343 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 39 (59) Kf Ks Utökade lokaler för högre studier vid Campus Västervik Dnr 2018/ Kommunstyrelsens förvaltning och Västerviks Bostads AB har tagit fram ett förslag till utbyggnad av Campus Västervik som redovisas till skrivelse 22 januari Genom utbyggnaden kan under perioden år ytterligare 265 nya utbildningsplatser och program erbjudas. Utbyggnaden av Campus Västervik med 800 kvm skulle kunna tas i bruk till höstterminen Investeringskostnad för teknik, IT, inventarier är beräknad till 1,3 mnkr. Driftskostnad för hyra, lokalvård och serviceavtal för It-utrustning är helårsberäknad till 2 mnkr. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna att kommunstyrelsens förvaltning beställer nya lokaler för Campus Västerviks verksamhet motsvarande ca 800 kvm i direkt anslutning till nuvarande lokaler, att kommundirektören får i uppdrag att teckna hyresavtal gällande nya lokaler för Campus Västervik, samt att finansieringen av utökade lokaler för högre studier vid Campus Västervik beaktas i budgetarbetet för Jäv Gunnar Jansson (S) deltar på grund av jäv inte i beredning och beslut. Yrkande Ordföranden med instämmande av Tommy Ivarsson (SD) yrkar bifall till kommunstyrelsens förvaltnings förslag till beslut. Jon Sjölander med instämmande av ordföranden yrkar som tillägg att kommunstyrelsens förvaltning får i uppdrag att ta fram en helhetskalkyl inför fullmäktige beslut. Ordföranden finner att kommunstyrelsen bifallit båda yrkandena. Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

344 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 40 (59) Ks 39 forts. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna att kommunstyrelsens förvaltning beställer nya lokaler för Campus Västerviks verksamhet motsvarande ca 800 kvm i direkt anslutning till nuvarande lokaler, att kommundirektören får i uppdrag att teckna hyresavtal gällande nya lokaler för Campus Västervik, samt att finansieringen av utökade lokaler för högre studier vid Campus Västervik beaktas i budgetarbetet för 2019, samt Kommunstyrelsen beslutar vidare att kommunstyrelsens förvaltning får i uppdrag att ta fram en helhetskalkyl inför fullmäktige beslut. Handlingar i ärendet: Kommunstyrelsens förvaltnings (Campus Västerviks) skrivelse med kostnadskalkyl och resultaträkning upprättad 13 februari 2018 (OBS. komplettering efter KS beslut ) Kommunstyrelsens beslut , 39 Kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 22 januari 2018 (utsänd digitalt till KS tidigare) Expedieras till: Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens ledningskontor Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

345 Jerry Engström Campuschef Komplettering efter Ks beslut , 39 Kostnadskalkyl Campus Västervik Budget 2018 Verksamhet Kostnader Intäkter Nettokostnad Årsarbetare Arbetsmarknad Aktiviteter Försörjningsstöd Integration Campus Summa Tillkommande kostnad relaterat till utbyggnad är 2.0 mkr, halva kostnaden 2019 och full kostnad Besöksadress: campusvastervik.se Östersjövägen Västervik campus@vastervik.se

346 Komplettering efter Ks beslut , 39 Resultaträkning År: 2018 Period: Januari Ansvar: Ansvar Verksamhet: Verksamhetsstruktur Motpart: Alla motpa Konto Budget FÖRSÄLJNINGSINTÄKTER BIDRAG FÖRSÄLJN VHT O KONSULTTJÄ 100 Summa INTÄKTER Personal Driftsinventarier Tjänster Hyror/leasing Förbrukning -727 Övrigt -375 Summa KOSTNADER Avskrivningar och avsättningar -396 Finansiella intäkter och kostnader -27 Summa ÖVRIGA POSTER -423 Summa Västervik kommun

347 Campuschef Jerry Engström Kommunstyrelsen Utökade lokaler för högre studier vid Campus Västervik Kompetensförsörjning är ett av kommunens prioriterade områden tillsammans med tillgång till högre utbildning. Västerviks kommun har Campus Västervik och samverkan med Högskolan Väst, Linneuniversitet och inom Campus i Småland möjlighet att skapa ytterligare program och utbildningsplatser efterfrågade av arbetsmarknaden. Kartläggning av kompetensförsörjningsbehovet av medarbetare med högre utbildning inom kommunens näringsliv och offentlig verksamhet bedöms uppgå till personer till och med år Campus Västervik och Västerviks Bostads AB har tagit fram ett förslag till utbyggnad av Campus Västervik. Genom utbyggnaden kan under perioden år ytterligare 265 nya utbildningsplatser och program erbjudas inom teknik, IT, ekonomi och lärare, som förskollärare, grundskollärare och ämneslärare. Föreslagen utbyggnad av Campus Västervik med 800 kvm skulle kunna tas i bruk till höstterminen Investeringskostnad för teknik, IT, inventarier är beräknad till 1,3 mnkr. Driftskostnad för hyra, lokalvård och serviceavtal för It-utrustning är helårsberäknad till 2 mnkr. Bilagor 1. Skrivelse från Campus Västervik Utökat lokalbehov Campus Västervik från hösten 2019 vid Kunskapskällan 5 2. Programhandling, ritning och situationsplan från Västerviks Bostads AB Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna att kommunstyrelsens förvaltning beställer nya lokaler för Campus Västerviks verksamhet motsvarande ca 800 kvm i direkt anslutning till nuvarande lokaler, att kommundirektören får i uppdrag att teckna hyresavtal gällande nya lokaler för Campus Västervik, samt att finansieringen av utökade lokaler för högre studier vid Campus Västervik beaktas i budgetarbetet för Anders Björlin Kommundirektör F:\KSF\Kserv\Sekretariat\Användare\Koppling winess\ks utkast\Utökat lokalbehov Campus Västervik(3) från hösten2019 rev docx

348 Jerry Engström Campuschef Utökat lokalbehov Campus Västervik från hösten 2019, vid Kunskapskällan 5 Utifrån dokument såsom Vision 2030, Budget 2018, kommunens näringslivstrategi och arbetsmarknadens behov av högskoleutbildad kompetens behöver Campus Västervik ges möjligheter att ta emot mer utbildning och därmed finns ett behov av fler studieplatser. Utgångspunkt Den långsiktiga kompetensförsörjningen är en av de största utmaningarna för mindre kommuner på landsbygden. I många kommuner har näringsliv och offentliga aktörer svårt att hitta personal med rätt utbildning. Detta gäller inte minst Västerviks kommun. Ortsbundna innevånare har begränsade möjligheter att pendla eller flytta för att utbilda sig och unga människor flyttar iväg till större städer och till högskole /universitetsorter för att utbilda sig. Kommunens utflyttare återvänder i mindre grad. (ᵃ) Vi vet sen tidigare att benägenheten att flytta skiljer sig mellan olika tidpunkter i livet. Den är absolut störst mellan år och minskar därefter drastiskt. Efter 35 års ålder så har den stora majoriteten valt en boendekommun som passar på lite längre sikt, exempelvis för att bilda familj. Det är en av landsbygdens absolut största framtida utmaningar att kunna ge /erbjuda möjligheter att välja att stanna kvar för att utbilda sig, skaffa jobb och därigenom bidra till att kompetensförsörja arbetsplatserna i kommunen, för det påverkar i allra största grad kommuners företagande och arbetsmarknad. Det i sig påverkar arbetslösheten, produktivitet, löner, integration, utveckling etc. Om vi inte här agerar långsiktigt proaktivt, hotas möjligheten att rekrytera kompetent personal till våra arbetsplatser vilket leder till att i förlängningen hotas en stor del av samhällsutvecklingen i kommunen. Tillgången till väl fungerande långsiktig högre utbildning i det egna närområdet och i relation till den lokala arbetsmarknadens behov är här en nyckelfaktor för kommunens framtida samhällsutveckling. Ytterst kan en avstannad utveckling av högre utbildning utgöra ett hot mot välfärd och demokrati när kunskaps och utbildningsklyftorna växer sig allt större. Ovanstående har Campus Västervik tagit fasta på och efter flera inventeringar av arbetsmarknadens behov (ᵇ), proaktivt arbetat för att matcha högre utbildning i Västervik mot efterfrågade behov av högre utbildad personal. Det arbetet har resulterat i en tydlig utveckling av högskoleutbildning i Västervik. (ᵃ). I Kalmar län tappar alla kommuner förutom Kalmar en stor andel av sina unga innevånare. Charlotta Mellander, professor i nationalekonomi vid Internationella Handelshögskolan i Jönköping, presenterade undersökningen "De ungas flykt till staden". Med hjälp av siffror från Statistiska centralbyrån, SCB, tog hon fram antalet 18 åringar per kommun år Sju år senare jämförde Mellander hur många 25 åringar som fanns kvar. Listan mäter antal 18 åringar per kommun år 2000 och i vilken grad årskullen förändrats till år 2012 när de fyllde 30 år. "När vi förlänger åldersspannet från 18 till 30 år tappar fortfarande mer än 80 procent, och förlänger vi till 40 år minskar fortfarande 70 procent av kommunerna", Borgholm 40%, Emmaboda 21%, Hultsfred 48%, Högsby 46%, Kalmar 17% Mönsterås 29%, Mörbylånga 25%, Nybro 31%, Oskarshamn 22%, Torsås 40% Vimmerby 17%, Västervik 33 (ᵇ). (Ks Kampen om kompetensen samt Ks , 228 Strategi för kompetensförsörjning ), Besöksadress: campusvastervik.se Östersjövägen Västervik campus@vastervik.se

349 Jerry Engström Campuschef Behovet av högskoleutbildad personal i Västervik beräknas vara närmare 2500 personer t.o.m De största behoven finner inom välfärdssektorn, tillverkande industri, tjänstesektorn samt upplevelsesektorn. Utbildningarna på Campus Västervik är idag att betrakta som fullvärdiga universitets och högskoleutbildningar, inte som tidigare då de mer hade formen av distansutbildningar. Idag sker utbildningarna i nära samverkan med universitet och högskola och exempelvis finns adjunkter/lektorer i grundutbildningarna på plats på Campus Västervik. Fortsatt används distansöverbryggande teknik för kommunikation mellan lärare och student, men studenterna studerar på samma sätt vid Campus Västervik som de som studerar på plats på exempelvis Linnéuniversitetet i Kalmar/Växjö. Detta innebär att studenterna schemalagt befinner sig på Campus Västervik i mycket stor utsträckning. Här är viktigt att beakta att nya lokaler uppfyller universitetens/högskolans krav på högskolemässighet. Tillbyggnad av lokaler, ca 800 m². (se bilaga 2) Vi har under processen undersökt möjligheten att hyra externa lokaler. Dock visar det sig att vi i ett sådant läge behöver ca dubbla ytan beroende av att det behövs cafeteria och övriga öppna studentytor. Personaltätheten behöver ökas med fem anställda samt att IT kostnaderna beräknas öka. Sammantaget förlorar vi alla stordrifts och samordningsfördelar samt att kostnaden totalt sett ökar. Investeringskostnad för teknik och möblemang i den nybyggda delen beräknas till ca 1,3 mkr. Barnperspektivet Sverige har tillsammans med nästan 200 länder anslutit sig till Förenta Nationernas konvention om barnets rättigheter (barnkonventionen). Barnkonventionen slår fast att alla barn och ungdomar under 18 år har samma rättigheter. Rätt att leva och utvecklas. Rätt att växa upp i trygghet och skyddas mot övergrepp. Rätt att respekteras för vad de tycker och tänker. Barnets bästa ska alltid komma i första hand. Detta beslut påverkar inte barn och ungdomars situation Besöksadress: campusvastervik.se Östersjövägen Västervik campus@vastervik.se

350 Jerry Engström Campuschef Tillkommande utbildningar Campus Västervik har nu genom strategiska diskussioner och processer erbjudits en unik samverkanslösning med Högskolan Väst, med start hösten Detta innebär att vi har möjlighet att utöka verksamheten med flera långsiktiga programutbildningar, under perioden Det handlar i dagsläget om lärar, digitaliserings, och ekonomiutbildningar. I samband med detta påbörjas även en uppbyggnad av Framtidens miljö för det livslånga lärandet. Detta som första kommun i landet. Det innebär dock att vi behöver utökade lokalytor för Campus Västerviks verksamhet. Det beräknade tillkommande studentantalet under perioden: Utbildning platser/år 3 år Start ht 18 Ingenjör Ingenjör coop Start ht 19/20 Förskollärare IT ingenjör/digital Ekonom Grundskollärare För dessa platser behövs utökat utrymme. Start ht 21 Ämneslärare Total Tillkommande driftskostnader på årsbasis Hyreskostnad : Städning : Serviceavtal IT utrustning : Total kostnad : Besöksadress: campusvastervik.se Östersjövägen Västervik campus@vastervik.se

351 Jerry Engström Campuschef Investeringsbehov Investering teknik Benämning Antal á pris Totalt Polycom Group System 500 (inkl. serviceavtal, 3 år) 6 110,000 kr 660,000 kr Projektor, LCD, kortkastande 12 10,000 kr 120,000 kr Projektorduk/whiteboard 6 1,500 kr 9,000 kr Väggfäste för monitorer 8 1,000 kr 8,000 kr Monitor, ,000 kr 64,000 kr Väggdosa för VGA 6 1,000 kr 9,000 kr Aktiva högtalare (par) 6 2,000 kr 12,000 kr Ljudswitchar 6 1,000 kr 9,000 kr Diverse kablar, kabelkanaler m.m. 45,000 kr 45,000 kr Studentskrivare 2 8,000 kr 16,000 kr Switch (24 portar) 2 8,000 kr 16,000 kr Switch (8 portar) 2 3,000 kr 6,000 kr AP (Trådlöst nätverk) 4 5,000 kr 20,000 kr Utökning av befintligt larm 1 40,000 kr Elektroniska dörrlås kr 60,000 kr Summa: 1,094,000 kr Investering möbler Benämning Antal á pris Totalt Stolar (Studios) kr 63,000 kr Bänkar (Studios) 70 1,000 kr 70,000 kr Bord (Öppna miljön) 10 1,000 kr 10,000 kr Stolar/Fåtöljer (Öppna miljön) kr 16,000 kr Avdelare (Ljudisolerande) 4 1,000 kr 4,000 kr Soffor (Öppna miljön) 4 3,000 kr 12,000 kr Soffbord (Öppna miljön) 4 1,500 kr 6,000 kr Lampor 2,000 kr Ståbord (Studios/öppna miljön) 12 1,000 kr 12,000 kr Klockor (studios/öppna miljön) kr 1,000 kr Gardiner (Dekoration/ljuddämpande) 10,000 kr 10,000 kr Summa: 206,000 kr Investeringsbehov totalt ca 1, kr Besöksadress: campusvastervik.se Östersjövägen Västervik campus@vastervik.se

352 W:\2017\INVESTERING TFAB 2017\Campus\Programhandling CAMPUS Stefan Karlsson Sida 1 (2) Direkttel: E-post: stefan.v.karlsson@vastervik.se Västervik PROGRAMHANDLING för Tillbyggnad av CAMPUS Västervik. Projektet omfattar tillbyggnad av befintlig (Campus) byggnad inom Kunskapskällan 5. Byggnaden avses att uppföras som två plans byggnad. Tillbyggd lokalytan planeras uppgå till ca 800 kvm BTA. (LOA ca 700 kvm) Rumsdisponering samt area beskrivning (LOA): Ny kommunikationskorridor mot befintlig byggnad i två plan ca 69 kvm Studios (motsv. ca. 60 kvm per rum), totalt 4 st. Studios (motsv. ca. 66 kvm per rum), totalt 2 st. Disponibelt utrymme för ex. undervisningslokal ca 36 kvm. Teknikutrymme motsvarande ca 26 kvm. Allmänna utrymmen inkl. trapphus 69kvm+90kvm=159kvm. Erforderliga hygienutrymmen. 22 kvm + 8 kvm (ca. 8 st WC varav ca.1 st utföres som RWC). Byggnadsteknisk beskrivning av aktuell nybyggnad: Byggnaden avses att uppföras med träkonstruktion inklusive utvändig stående träpanel. Sadeltak med svarta betongpannor. Grunden utföres som varmgrund alt avfuktad grund alternativt grundplatta på mark med vätskeburet golvvärmesystem. Nya byggnadens norra gavel studeras specifikt med avseende på det estetiska utförandet. Lämpligen utförs denna gavel med extra glasning ed. samt även en någon form av avrundning. Se även bifogade skissförslag. Interiört gäller: Hygienutrymmen utföres med klinkergolv. Övriga golv med ljudreducerande plastmattor. Undertak utföres i erforderlig ljudklass samt likaså innerväggar för samtliga Studios. Lös inredning/inventarier/ljud-ljus-bild system ingår ej. Reservationer till hyressättning: El/Tele/Data installation ingår med undantag av rumsbaserade IT utrustningar och ev. installationer till dessa. Eventuella solavskärmningar ingår ej. I redovisad hyressättning ingår ej eventuella marksaneringar beträffande PCB föroreningar. Hittills utförda markprover har påvisat mindre markytor som PCB förorenade. Redovisad hyressättning förutsätter erhållande av beviljat bygglov i enlighet med bifogade bygglovhandlingar. Västerviks Bostads AB Box VÄSTERVIK Telefon Fax Org. nr

353 Sida 2 (2) Om denna föreslagna byggnation kommer till stånd medför detta att ca 11 st bilparkeringsplatser utgår. Ett alternativ till ersättning (även komplettering) kan vara att den provisoriska parkeringsplats* för pågående byggnation för Gymnasiet framledes istället permanenteras. Detta skulle kunna bli ca p-platser. Dock föreligger det här att en parkeringsplats strider mot gällande detaljplan. *Placering öster om Campus ursprungliga byggnad. Preliminär Tidplan. Produktionstidplan ca 14 månader efter beviljat bygglov. Ekonomi. Årshyra för redovisad tillbyggnad beräknas till SEK. Redovisad årshyra refereras till aktuell investering inklusive kostnader för drift och underhåll. Hyror är redovisade exkl. mervärdesskatt. Indexmånad för investeringskalkyl är december Hyreskontraktstid: 15 år. Redovisad hyra refereras till handlingar som inlämnas till bygglov. Vid ev. ändringar inom bygglovhanteringen revideras även hyressättning. Denna programhandling har framtagits av Stefan Karlsson, VBAB på uppdrag av TjustFastigheter AB. Stefan Karlsson Vice VD Västerviks Bostads AB Västerviks Bostads AB Box VÄSTERVIK Telefon Fax Org. nr

354

355

356

357 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 41 (59) Kf Ks Hyresavtal Plivit Tradehallen ändring Dnr 2016/ Kommunstyrelsens förvaltning föreslår i skrivelse 7 februari 2018 att restaurang Hyllan, som idag ägs och drivs av Västerviks Ishockeyklubb, övertas av fastighetsägaren, TjustFastigheter AB. Förvärvet omfattar inventarier och utförda investeringar i restaurangen och innebär en kostnad på 2 mnkr för TjustFastigheter AB. Västerviks kommun hyr Plivit Tradehallen av TjustFastigheter AB. Och i ett nytt förslaget till hyresavtal inkluderas förvärvet av restaurang Hyllan. Förslaget innebär en ökad årlig hyreskostnad på 225 tkr. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna förslag till nytt hyresavtal för Plivit Trade hallen, att kommundirektören får i uppdrag att teckna hyresavtal, att den ökade hyreskostnaden 2018 på kr exkl. moms finansieras genom kontot för oförutsedda avgifter 2018, samt att den ökade hyreskostnaden för kommande år beaktas i budgetarbetet Ajournering kl Yrkanden Harald Hjalmarsson (M) med instämmande av ordföranden yrkar bifall till förslaget med tillägget att kommunstyrelsens förvaltning får i uppdrag att inleda en diskussion med föreningarna angående en långsiktig lösning som tar stöd i Bökensvedsutredningen. Mariann Gustafsson (V) yrkar avslag. Ordföranden ställer de två yrkanden mot varandra och finner att kommunstyrelsen bifallit Harald Hjalmarsson m.fl. yrkande. Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

358 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 42 (59) Ks 51 forts. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna förslag till nytt hyresavtal för Plivit Tradehallen, att kommundirektören får i uppdrag att teckna hyresavtal, att den ökade hyreskostnaden 2018 på kr exkl. moms finansieras genom kontot för oförutsedda avgifter 2018, samt att den ökade hyreskostnaden för kommande år beaktas i budgetarbetet Kommunstyrelsen beslutar vidare att kommunstyrelsens förvaltning får i uppdrag att inleda en diskussion med föreningarna angående en långsiktig lösning som tar stöd i Bökensvedsutredningen Handlingar i ärendet Kommunstyrelsens beslut , 51 Kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 7 februari 2018 med komplettering 12 februari 2018 (utsänd digitalt till KS tidigare) Expedieras till: Kommunstyrelsen TjustFastigheter AB Kommunstyrelsens ledningskontor Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

359

360 Kommunsekreterare Sofie Westerlund Kommunstyrelsen Hyresavtal Plivit Tradehallen ändring Västerviks Ishockeyklubb har fört samtal med Västerviks kommun och fastighetsägaren TjustFastigheter AB om att restaurang Hyllan, som idag ägs och drivs av Västerviks Ishockeyklubb, övertas av fastighetsägaren. Förvärvet omfattar inventarier och utförda investeringar i restaurangen och innebär en kostnad på kr för TjustFastigheter AB. Västerviks kommun hyr Plivit Tradehallen. Ett förslag på nytt hyresavtal har tagits fram av TjustFastigheter AB (se bilaga). Förslaget inkluderar förvärvet av restaurang Hyllan och innebär en ökad årlig hyreskostnad på kr exkl. moms. Enligt förslaget till hyresavtal svarar hyresgästen för underhåll av lokalen och dess inventarier samt elförbrukning för den yta, 240 kvm, som utgör Hyllan. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna förslag till nytt hyresavtal för Plivit Trade hallen, att kommundirektören får i uppdrag att teckna hyresavtal, att den ökade hyreskostnaden 2018 på kr exkl. moms finansieras genom kontot för oförutsedda avgifter 2018, samt att den ökade hyreskostnaden för kommande år beaktas i budgetarbetet Anders Björlin Kommundirektör F:\KSF\Kserv\Sekretariat\Användare\Koppling winess\ks utkast\ hyresvatal-plivit-tradehallen.docx

361

362 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 43 (59) Kf Ks Kvalitetspolicy för Västerviks kommunkoncern Dnr 2017/ Kommunstyrelsens förvaltning lämnar i skrivelse 31 januari 2018 ett förslag till Kvalitetspolicy för Västerviks kommunkoncern. Ett krav i kvalitetsledningssystemet är att organisationen behöver besluta om en gemensam kvalitetspolicy. Projektgruppen har tillsammans med koncernledningsgruppen arbetat fram ett förslag till kvalitetspolicy. Att besluta om en sådan policy är därmed ett viktigt steg i arbetet med att implementera ett kvalitetsledningssystem. En kvalitetspolicy enligt ISO 9001:2015 kan beskrivas som ett styrande dokument mellan vision och de beslutade övergripande målen och uppdragen. En kvalitetspolicy beskriver vad som kännetecknar arbetet i riktning mot vision, övergripande mål och uppdrag. Kommunstyrelsen fick , 24 information om kvalitetspolicyn och ärendet planeras att behandlas av kommunfullmäktige 26 februari Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att anta Kvalitetspolicy för Västerviks kommunkoncern. Yrkanden Ordföranden yrkar bifall till kommunstyrelsens förvaltnings förslag till beslut. Jon Sjölander (M) yrkar som tillägg att effektiviseringsbegreppet inarbetas i policyn. Ordföranden finner att kommunstyrelsen bifallit båda yrkandena. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att anta Kvalitetspolicy för Västerviks kommunkoncern. Kommunstyrelsen beslutar vidare att effektiviseringsbegreppet ska inarbetas in policyn inför fullmäktiges beslut. Handlingar i ärendet: Kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 15 februari 2015 med komplettering (OBS. komplettering efter KS beslut ) Kommunstyrelsens beslut , 61 Kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 31 januari 2018 (utsänt digitalt till KS tidigare) Kommunstyrelsens beslut , 24 (utsänt digitalt till KS tidigare) Expedieras till: Samtliga nämnder och styrelser Kommunstyrelsens förvaltning, författningssamlingen Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

363 , komplettering efter KS beslut , 61 Kvalitetspolicy för Västerviks kommunkoncern Antagen av kommunfullmäktige , xx Västerviks kommunkoncern strävar, genom sitt arbete, efter att erbjuda sina invånare livskvalitet varje dag. Koncernen tillhandahåller tjänster och produkter inom frivilliga och obligatoriska områden. Lagar, tillstånd och andra myndighetskrav, samt gemensamma policys, utgör grunden för vårt arbete. Vårt arbete kännetecknas av: Kundorientering Vi finns till för dem som är våra kunder och det kundorienterade synsättet ska genomsyra vårt arbete. Helhetspespektiv Vi ser verksamheten som sammanhängande processer som skapar värde för våra kunder. Vi har fokus på processerna i vårt förbättringsarbete. Ständiga förbättringar Vi erbjuder tjänster/produkter av rätt kvalitet som utförs på bästa möjliga sätt. Genom förebyggande arbete, erfarenhetsutbyte samt regelbundna uppföljningar strävar vi mot att ständigt förbättra och effektivisera våra verksamheter.

364 Processledare Esbjörn Grandalen Kommunstyrelsen Förslag till Kvalitetspolicy för Västerviks kommunkoncern Kommunstyrelsens förvaltning ledningskontoret informerade kommunstyrelsen den 31 januari 2018 om arbetet med Kvalitetspolicy för Västerviks kommunkoncern. Inga ändringar har gjorts i dokumentet sedan det informerades om den 30 janauari. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna Kvalitetspolicy för Västerviks kommunkoncern. Anders Björlin Kommundirektör Esbjörn Grandalen Processledare

365 Kvalitetspolicy för Västerviks kommunkoncern Antagen av kommunfullmäktige , xx Västerviks kommunkoncern strävar, genom sitt arbete, efter att erbjuda sina invånare livskvalitet varje dag. Koncernen tillhandahåller tjänster och produkter inom frivilliga och obligatoriska områden. Lagar, tillstånd och andra myndighetskrav, samt gemensamma policys, utgör grunden för vårt arbete. Vårt arbete kännetecknas av: Kundorientering Vi finns till för dem som är våra kunder och det kundorienterade synsättet ska genomsyra vårt arbete. Helhetspespektiv Vi ser verksamheten som sammanhängande processer som skapar värde för våra kunder. Vi har fokus på processerna i vårt förbättringsarbete. Ständiga förbättringar Vi erbjuder tjänster/produkter av rätt kvalitet som utförs på bästa möjliga sätt. Genom förebyggande arbete, erfarenhetsutbyte samt regelbundna uppföljningar strävar vi mot att ständigt förbättra våra verksamheter.

366 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 44 (59) Kf Ks Motion om att upprusta väg 35 svar Dnr 2017/ Den moderata fullmäktigegruppen genom Harald Hjalmarsson (M) har i skrivelse inkommen 18 augusti 2017 väckt en motion om att upprusta väg 35. I motionen framförs att förbindelsen till Linköping måste bli bättre och prioriteras högre. Motionärerna yrkar att kommunstyrelsen ges i uppdrag att redovisa förutsättning för upprustning av väg 35 till minst 100 km/h-väg. Kommunfullmäktige beslutade att remittera motionen kommunstyrelsen för beredning. Kommunstyrelsens förvaltning lämnar i skrivelse 5 februari 2018 ett förslag till svar på motionen. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att med hänvisning till vad som anförts i kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 5 februari 2018 anse motionen om att upprusta väg 35 för besvarad. Yrkande Harald Hjalmarsson (M) med instämmande av ordföranden yrkar bifall till motionen. Ordföranden finner att kommunstyrelsen bifallit Harald Hjalmarssons m.fl. yrkande. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att bifalla motionen om att upprusta väg 35. Handlingar i ärendet: Kommunstyrelsens beslut , 46 Kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 5 februari 2018 (utsänd tidigare) Kommunfullmäktiges beslut (utsänt tidigare) Motion 18 augusti 2017 (utsänd tidigare) Expedieras till: Kommunstyrelsen Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

367 Samhällsbyggnadschef Bruno Nilsson Kommunstyrelsen Motion om att upprusta väg 35 förslag till svar Den moderata kommunfullmäktigegruppen har väckt rubricerade motion. I motionen yrkar man att kommunstyrelsen får i uppdrag att redovisa förutsättning för upprustning av väg 35 till minst 100 km/tim-väg. Riksväg förbinder Västervik med Linköping och passerar orterna Gamleby, Överum och Åtvidaberg. Vägen är ett statligt/nationellt ansvar. Insatser på vägen sker via Trafikverkets budget när det gäller drift- och underhållsfrågor. Investeringar finansieras via de regionala transportplanerna för berörda län (Kalmar, Östergötland). För att en väg ska medge en högsta tillåtna hastighet på 100 km/tim krävs att vägen är mittseparerad. Saknas mittseparering blir i normalfallet den högsta tillåtna hastigheten 80 km/tim. Det är oftast trafikmängden som avgör om en väg mittsepareras eller ej. I den regionala transportplanen för Östergötland finns insatser på väg 35 med i form av mittseparering och bytespunkter längs sträckan Linköping-Åtvidaberg. För den del av väg 35 som ligger i Kalmar län finns delsträckan Överum-Ulvsdal på den s k bristlistan. Bristlistan beskriver objekt som behöver utredas. I Västerviks kommuns yttrande över den regionala transportplanen för Kalmar län för kommunen fram förslaget att delen Gamleby-Åtvidaberg utreds genom en s k åtgärdsvalstudie. En sådan studie utreder olika alternativa insatser och förutsättningar i syfte att stärka och förbättra transportinfrastrukturen. De regionala transportplanerna fastställs av regeringen under våren Mot bakgrund av ovanstående kan man säga att arbeten som ligger i linje med vad motionen syftar till pågår i båda berörda län. I det ena fallet handlar det om att mittseparera en delsträcka och i det andra fallet handlar det om att genom en åtgärdsvalstudie utreda olika insatser varav mittseparering skulle kunna vara en av flera. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att med hänvisning till vad som anförts i kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 5 februari 2018 anse motionen om att upprusta väg 35 för besvarad. Ulf Kullin förvaltningschef Bruno Nilsson samhällsbyggnadschef F:\KSF\Kserv\Sekretariat\Användare\Koppling winess\ks utkast\färdiga\Motion om väg docx

368

369

370 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 45 (59) Kf Ks Antalet tillfällen och avgifter för hushåll vid besök till kommunens återvinningscentraler förlängd svarstid Dnr 2018/ I samband med att kommunfullmäktige , 274 behandlade renhållningstaxan för 2018 gav man Västervik Miljö & Energi AB i uppdrag att utreda möjligheterna att ta bort antalet tillfällen och avgifterna för hushåll vid besök till kommunens återvinningscentraler och återrapportera uppdraget till fullmäktige senast i februari Styrelsen för Västervik Miljö & Energi AB har vid sitt sammanträde , 10 - nr 1 beslutat att invänta en planerad utredning om renhållningstaxan och därefter svara fullmäktige. Kommunstyrelsens förvaltning har inget ytterligare att tillföra ärendet utan föreslår att fullmäktige ger Västervik Miljö & Energi AB förlängt till augusti 2018 att svara på uppdraget om att ta bort antalet tillfällen och avgifter för hushåll vid besök till kommunens återvinningscentraler. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att ge Västervik Miljö & Energi AB förlängt till augusti 2018 att svara på uppdraget om att ta bort antalet tillfällen och avgifter för hushåll vid besök till kommunens återvinningscentraler. Yrkande Ordföranden yrkar bifall till kommunstyrelsens förvaltnings förslag till beslut med ändringen att svaret ska lämnas senast september Mariann Gustafsson (V) yrkar avslag. Jorge Chavez med instämmande av ordföranden och Harald Hjalmarsson (M) yrkar som tillägg att Västervik Miljö & Energi AB får i uppdrag att svara på motionen om avskaffande av begränsningar av fria besök på återvinningsstationerna vid samma tillfälle. Tommy Ivarsson (SD) yrkar att svaret ska lämnas till kommunfullmäktige maj Ajournering Kommunstyrelsen ajournerar sig kl Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

371 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 46 (59) Ks 44 forts. Beslutsgång Ordföranden ställer sitt eget, Mariann Gustafsson och Tommy Ivarssons förslag mot avslag och finner att kommunstyrelsen bifallit sitt eget förslag samt Jorge Chavez m.fl. tilläggsyrkande. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att ge Västervik Miljö & Energi AB förlängt till september 2018 att svara på uppdraget om att ta bort antalet tillfällen och avgifter för hushåll vid besök till kommunens återvinningscentraler, samt att Västervik Miljö & Energi AB till samma tillfälle ska svara på motionen om avskaffande av begränsningar av fria besök på återvinningsstationerna vid samma tillfälle Reservation Mariann Gustafsson (V) och Tommy Ivarsson (SD) reserverar sig mot beslut till förmån för eget yrkande. Handlingar i ärendet: Kommunstyrelsens beslut , 44 Kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 2 februari 2018 (utsänd tidigare) Styrelsens för Västervik Miljö & Energi AB beslut , 10 - nr 1 (utsänt tidigare) Kommunfullmäktiges beslut , 274 (utsänt tidigare) Expedieras till: Västervik Miljö & Energi AB Kommunstyrelsen Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

372 Kommunsekreterare Johan Hägglund Kommunstyrelsen Antalet tillfällen och avgifter för hushåll vid besök till kommunens återvinningscentraler förlängd svarstid I samband med att kommunfullmäktige , 274 behandlade renhållningstaxan för 2018 gav man Västervik Miljö & Energi AB i uppdrag att utreda möjligheterna att ta bort antalet tillfällen och avgifterna för hushåll vid besök till kommunens återvinningscentraler och återrapportera uppdraget till fullmäktige senast i februari Styrelsen för Västervik Miljö & Energi AB har vid sitt sammanträde , 10 - nr 1 behandlat både uppdraget och en motion från Lars-Inge Karlsson (KD) med liknande innebörd. Av beslutet framgår att Västervik Miljö & Energi AB under 2018 kommer att utföra en grundlig genomlysning av renhållningstaxan och dess uppbyggnad där alla parametrar som påverkar taxan analyseras, även återvinningscentralernas verksamheter. Styrelsen föreslår därför att man ska invänta utredningen innan man kan svara på uppdraget såväl som motionen. Kommunstyrelsens förvaltning har inget ytterligare att tillföra ärendet utan föreslår att fullmäktige ger Västervik Miljö & Energi AB förlängt till augusti 2018 att svara på uppdraget om att ta bort antalet tillfällen och avgifter för hushåll vid besök till kommunens återvinningscentraler. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att ge Västervik Miljö & Energi AB förlängt till augusti 2018 att svara på uppdraget om att ta bort antalet tillfällen och avgifter för hushåll vid besök till kommunens återvinningscentraler. Anders Björlin Kommundirektör F:\KSF\Kserv\Sekretariat\Användare\Johan\Missiv\ vmeab-uppdrag-atervinningscentraler.docx

373

374

375 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 29 (63) Kf 274 Renhållningstaxa 2018 för Västerviks kommun Dnr 2017/ Renhållningstaxan ska fastställas av kommunfullmäktige enligt 15 Renhållningslagen. Taxan avser de avgifter som enligt miljöbalken 27 kap. 4-7 får tas ut för att täcka kommunens kostnader för insamling, transport, återvinning och bortskaffande av avfall. Hanteringen omfattar kommunens hela upptagningsområde, i den mån undantag inte beviljas av miljö- och byggnadsnämnden, eller annan myndighet som har att besluta i denna fråga. Styrelsen för Västervik Miljö & Energi AB beslutade , 100 att med vissa redaktionella ändringar föreslå en oförändrad renhållningstaxa för I skrivelse 17 oktober 2017 redovisar bolaget de redaktionella ändringarna. I sin skrivelse 19 oktober anger kommunstyrelsens förvaltning att man inte har något ytterligare att tillföra ärendet. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att Renhållningstaxan Västerviks kommun 2018 behålls oförändrad, att godkänna de redaktionella ändringarna i skrivelse 17 oktober 2017 från Västervik Miljö & Energi AB, att taxan börjar gälla från 1 januari 2018, att ge Västervik Miljö & Energi AB i uppdrag att utreda möjligheterna att ta bort antalet tillfällen och avgifterna för hushåll vid besök till kommunens återvinningscentraler, samt att återrapportera senast i januari Kf 274 Yrkanden Lars-Inge Karlsson (KD) yrkar bifall till kommunstyrelsens förslag. Ordföranden yrkar bifall till kommunstyrelens förslag med ändring att Västervik Miljö & Energi AB återrapporterar uppdraget i kommunfullmäktige senast i februari Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

376 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 30 (63) Kf 274 forts. Proposition Ordföranden ställer förslagen under proposition och finner att kommunfullmäktige har bifallit kommunstyrelsens förslag med ändringen att återrapportering sker i kommunfullmäktige senast i februari Kommunfullmäktige beslutar att Renhållningstaxan Västerviks kommun 2018 behålls oförändrad, att godkänna de redaktionella ändringarna i skrivelse 17 oktober 2017 från Västervik Miljö & Energi AB, att taxan börjar gälla från 1 januari 2018, att ge Västervik Miljö & Energi AB i uppdrag att utreda möjligheterna att ta bort antalet tillfällen och avgifterna för hushåll vid besök till kommunens återvinningscentraler, samt att återrapportera uppdraget i kommunfullmäktige senast i februari Handlingar i ärendet: Kommunstyrelsens beslut , 357 Kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 19 oktober 2017 Styrelsens för Västervik Miljö & Energi AB protokollsutdrag , 100 Expedieras till: Västervik Miljö & Energi AB Kommunstyrelsens ledningskontor, författningssamlingen Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

377 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 47 (59) Kf 28. Medborgarförslag om tillgång till utedass/wc för äldre och funktionshindrade ändring av kommunfullmäktiges beslut , 282 Dnr 2017/316/109 Kommunfullmäktige beslutade , 282 att överlämna ett medborgarförslag om tillgång till utedass/wc för äldre och funktionshindrade till socialnämnden för beslut och besvarande. Kommunfullmäktiges presidium har 13 februari 2018 återigen berett förslaget då det har kommit till presidiets kännedom att socialnämnden inte ansvarar för området som medborgarförslaget avser. Kommunfullmäktiges presidium att kommunfullmäktige ändrar sitt beslut och har berett ett nytt förslag. Kommunfullmäktiges presidium föreslår kommunfullmäktige att kommunfullmäktiges beslut , 282, ändras till att medborgarförslaget överlämnas till kommunstyrelsen för beslut och besvarande. Handlingar i ärendet: Kommunfullmäktiges beslut , 282 Medborgarförslag 18 september 2017 Expedieras till: Förslagsställaren Socialnämnden Kommunstyrelsen Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

378

379 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 48 (59) Kf 29. Inlämnade medborgarförslag Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax)

380 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 49 (59) Kf 29.a. Medborgarförslag om att bredda vägen förbi slottsruinen vid Stegeholm Dnr 2018/2109 En boende i Västervik har i skrivelse inkommen 6 december 2017 lämnat ett medborgarförslag om att bredda vägen förbi slottsruinen vid Stegeholm. Kommunfullmäktiges presidium har berett ärendet 13 februari Kommunfullmäktiges presidium föreslår kommunfullmäktige besluta att överlämna medborgarförslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande. Handlingar i ärendet: Medborgarförslag inkommet 6 december 2017 Expedieras till: Förslagsställaren Kommunstyrelsen Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

381 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 50 (59) Kf 29.b. Medborgarförslag om trafiksituationen längs Norrlandsvägen genom Piperskärr Dnr 2018/5-109 En boende i Västervik har i skrivelse 4 januari 2018 lämnat ett medborgarförslag om trafiksituationen längs Norrlandsvägen genom Piperskärr. Kommunfullmäktiges presidium har berett ärendet 13 februari Kommunfullmäktiges presidium föreslår kommunfullmäktige besluta att överlämna medborgarförslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande. Handlingar i ärendet: Medborgarförslag 4 januari 2018 Expedieras till: Förslagsställaren Kommunstyrelsen Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

382 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 51 (59) Kf 29.c. Medborgarförslag om gång- och cykelbana längs hela Norrlandsvägen fram till avfarten till Platåvägen Dnr 2018/ En boende i Västervik har i skrivelse 15 januari 2018 lämnat ett medborgarförslag om gång- och cykelbana längs hela Norrlandsvägen fram till avfarten till Platåvägen. Kommunfullmäktiges presidium har berett ärendet 13 februari Kommunfullmäktiges presidium föreslår kommunfullmäktige besluta att överlämna medborgarförslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande. Handlingar i ärendet: Medborgarförslag 15 januari 2018 Expedieras till: Förslagsställaren Kommunstyrelsen Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

383 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 52 (59) Kf 29.d. Medborgarförslag om fotbollsprofil i årskurs 7-9 Dnr 2018/ En boende i Västervik har i skrivelse 18 januari 2018 lämnat ett medborgarförslag om fotbollsprofil i årskurs 7-9. Kommunfullmäktiges presidium har berett ärendet 13 februari Kommunfullmäktiges presidium föreslår kommunfullmäktige besluta att överlämna medborgarförslaget till barn- och utbildningsnämnden för beslut och besvarande. Handlingar i ärendet: Medborgarförslag 18 januari 2018 Expedieras till: Förslagsställaren Barn- och utbildningsnämnden Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

384 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 53 (59) Kf 29.e. Medborgarförslag om byggnation av cykel- / gångbana vid Indianstigen Dnr 2018/ En boende i Västervik har i skrivelse 22 januari 2018 lämnat ett medborgarförslag om byggnation av cykel- / gångbana vid Indianstigen. Kommunfullmäktiges presidium har berett ärendet 13 februari Kommunfullmäktiges presidium föreslår kommunfullmäktige besluta att överlämna medborgarförslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande. Handlingar i ärendet: Medborgarförslag 22 januari 2018 Expedieras till: Förslagsställaren Kommunstyrelsen Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

385 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 54 (59) Kf 29.f. Medborgarförslag om boulebana i Gamleby Dnr 2018/ En boende i Gamleby har i skrivelse 17 januari 2018 lämnat ett medborgarförslag om boulebana i Gamleby. Kommunfullmäktiges presidium har berett ärendet 13 februari Kommunfullmäktiges presidium föreslår kommunfullmäktige besluta att överlämna medborgarförslaget till kommunstyrelsen i samråd med TjustFastigheter AB för beslut och besvarande. Handlingar i ärendet: Medborgarförslag 22 januari 2018 Expedieras till: Förslagsställaren Kommunstyrelsen TjustFastigheter AB Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

386 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 55 (59) Kf 29.g. Medborgarförslag om markering av övergångspassage på Idrottsgatan Dnr 2018/ En boende i Västervik har i skrivelse 28 januari 2018 lämnat medborgarförslag om markering av övergångspassage på Idrottsgatan mellan Idrottskiosken och sporthallen. Kommunfullmäktiges presidium har berett ärendet 13 februari Kommunfullmäktiges presidium föreslår kommunfullmäktige besluta att överlämna medborgarförslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande. Handlingar i ärendet: Medborgarförslag 28 januari 2018 Expedieras till: Förslagsställaren Kommunstyrelsen Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

387 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 56 (59) Kf 29.h. Medborgarförslag om gång- och cykelväg till Horns udde samt belysning vid samma vägsträcka Dnr 2018/ Två boende i Västervik har i skrivelse 28 januari 2018 lämnat medborgarförslag om gång- och cykelväg till Horns udde samt belysning vid samma vägsträcka. Kommunfullmäktiges presidium har berett ärendet 13 februari Kommunfullmäktiges presidium föreslår kommunfullmäktige besluta att överlämna medborgarförslaget till kommunstyrelsen för beslut och besvarande. Handlingar i ärendet: Medborgarförslag 28 januari 2018 Expedieras till: Förslagsställaren Kommunstyrelsen Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

388 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 57 (59) Kf 30. Valärenden Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax)

389 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 58 (59) Kf 31. Anmälningar Dnr 2017/ Kommunstyrelsens beslut , 456, om svar på medborgarförslag om cykelväg och övergångsställen längs Norrlandsvägen. Dnr 2017/ Minnesanteckningar från demokratiberednings möte 14 december Dnr 2018/7-007 Kommunens revisorers skrivelse 20 december 2017 med bilagd förstudie om Västervik Framåt AB. Dnr 2017/ Kommunstyrelsens beslut , 10, om redovisning av uppdrag kring profilfritids i Västerviks kommun. Dnr 2017/ Kommunstyrelsens beslut , 16, om svar på medborgarförslag om att sänka hastigheten i bostadsområden i Gamleby. Dnr 2017/ Kommunstyrelsens beslut , 17 om svar på medborgarförslag om farthinder på Norra vägen, Västervik. Dnr 2017/ Kommunstyrelsens beslut , 18, om svar på medborgarförslag om 4-vägsstopp vid korsningar Perugatan/ Stora Trädgårdsgatan och Arabievägen i Västervik. Dnr 2017/ Kommunstyrelsens beslut , 19, om svar på medborgarförslag en lösning av s.k. nödväg till Norrlandet. Dnr 2017/ Kommunstyrelsens beslut , 21,om svar på medborgarförslag om att bygga en betongramp/skatepark i Västervik. Dnr 2016/ Kommunstyrelsens beslut , 30, om svar på medborgarförslag om utveckling av medborgardialog. Dnr Minnesanteckningar från demokratiberednings möte 16 januari Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

390 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 59 (59) Kf forts. Dnr Kommunfullmäktiges presidiums beslut om ersättning för deltagande på utbildningen om nya kommunallagen, 5 februari 2018 Dnr Kommunfullmäktiges presidiums beslut om ersättning till demokratiberedningen för deltagande på ungdomsfullmäktige 26 mars 2018 Justerandes sign Kommunfullmäktige (tfn) Västervik (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

391

392 Kommunsekreterare Sofie Westerlund Minnesanteckningar från demokratiberedning den 14 december 2017 Datum: torsdagen den 14 december 2017 Plats: Tjustsalen, kommunhuset Tid: Kl Närvarande: ordförande Dan Nilsson (S), Anna Bodjo (MP), Christina Sundsmon (W), Kenneth Hardy Axelsson (L), Dan Larsen (SD), Staffan Folke (V), Maud Ärlebrant (KD) Barn- och utbildningsförvaltningen: Daniel Idlund och elever från EK 15b, Västerviks Gymnasium (pkt 1, del av pkt 2), Björn Sjögren och elever från IN16, Västerviks Gymnasium (del av pkt 2) Kommunstyrelsens förvaltning: Elisabet Sjöstrand (pkt 3) och Sara Nordling (del av pkt 3) Ledningskontoret: Sofie Westerlund Dagordning: 1. Mötets öppnande Ordföranden Dan Nilsson öppnar mötet och hälsar alla välkomna. 2. Klassbesök från Västerviks Gymnasium Läraren Daniel Idlund med elever från EK15b, ekonomiprogrammet, åk 3, och läraren Björn Sjögren med elever från IN16, industritekniska programmet, åk 2 är på besök i kommunhuset. Ordförande Dan Nilsson och kommunsekreterare Sofie Westerlund presenterar Västerviks kommun och tar med eleverna på en rundvandring i kommunhuset. Demokratiberedningens ledamöter deltar och berättar om politikerrollen och svarar på frågor. 3. Integrationsstrategi Ordföranden hälsar Elisabet Sjöstrand och Sara Nordling från kommunstyrelsens förvaltning välkomna. Sara Nordling, integrationskommunikatör, redovisar genomförande av medborgardialoger med körschema och annonsering. Dialogerna ska vara helt avslutade v. 6. Ett öppet informationstillfälle arrangeras den 15 februari 2018, kl och för att sammanfatta dialogerna. Spridning av inbjudan diskuteras. Demokratiberedningen är enig om att det är viktigt med en bred uppslutning. Integrationsstrateg Elisabet Sjöstrand och Dan Nilsson får i uppdrag att bestämma vilka inbjudan ska gå ut till. F:\KSF\Kserv\Sekretariat\Användare\Sofie\Demokratiberedningen\Anteckningar demokratiberedning 14 december 2017.docx

393 Elisabet Sjöstrand informerar om genomförda dialoger under året och använda metoder och urval samt processen framåt för arbetet med integrationsstrategin med bland annat remiss till förvaltningar och nämnder. Elisabet redovisar inlämnade ställningstaganden från partierna utifrån uppdraget som gavs till demokratiberedningen vid föregående möte. Elisabet nämner att en enklare populärversion av den kommande integrationsstrategin ska tas fram och kommuniceras efter att integrationsstrategin har antagits. Kenneth Hardy Axelsson (L) framför att liberalerna tycker att det är viktigt att strategin ska stödja lika rättigheter och möjligheter men också påtala skyldigheter. Till nästa möte, 16 januari 2018, får demokratiberedningen i uppdrag att se över ett textdokument och ta fram förslag på hur ansvaret för integrationsstrategin kan läggas ut och ägas av kommunkoncernen i sin helhet, så att det blir allas ansvar och inte sitter i en funktion. Vilken/vilka former fungerar bäst? Uppdraget skickas per mejl till demokratiberedningen med svar senast 12 januari Föregående mötesanteckningar Genomgång av föregående anteckningar. Mötesanteckningarna godkänns och läggs till handlingarna. 5. Sammanträdesplan 2018 Sofie Westerlund går igenom förslag till mötesplan: 16/1, 13/2, 20/3, 17/4 (skolbesök), 22/5, 21/8, 2/10 (ev. motionsskrivardag), 6/11, 18/12 (skolbesök). Tid: kl i januari och februari, vid skolbesök, vid motionsskrivardag och övriga möten. Den föreslagna mötesplanen godkänns med en ändring. Förslagen mötesdag den 2 oktober 2018 måste ändras då det krockar med landstingsfullmäktige. Sofie Westerlund tar fram ett nytt förslag och stämmer av med Västerviks Gymnasium inför nästa års motionsskrivardag. 6. Debattform ungdomsdebatt KF mars 2018 Mötespunkten flyttas till nästa möte. 7. Övrigt Inget övrigt meddelas. Ordföranden avslutar mötet med att hälsa alla god jul och gott nytt år! Vid anteckningarna Sofie Westerlund 2 (2)

394

395 Förstudierapport 2017 Genomförd på uppdrag av revisorerna Förstudie Västervik Framåt AB Västervik kommun

396 Innehåll Inledning Bakgrund Syfte och frågeställningar Avgränsning Ansvarig nämnd Metod...2 Ägarskap, organisation och befattningar...2 Svar på frågeställningarna Vilka avtal och överenskommelser finns mellan kommunen och bolaget? På vad grundar sig relationen mellan kommunen och bolaget (exempelvis upphandling)?...6 Svar på revisionsfrågorna...7 Sammantagen bedömning och rekommendationer...7 1

397 Inledning 1.1 Bakgrund Västervik Framåt AB drivs av näringslivet i Västervik och av en stiftelse, som är den största ägaren. Verksamhetens uppdrag kommer till övervägande del från Västerviks kommun. Omsättning är 18 mkr varav kommunen står för 13 mkr Bolaget driver bl a turistbyrån samt arbetar med marknadsföring. Revisorerna har gett EY i uppdrag att genomföra en förstudie för att kartlägga relationen mellan kommunen och Västervik Framåt AB. 1.2 Syfte och frågeställningar Förstudiens övergripande syfte är att kartlägga relationen mellan kommunen och Västervik Framåt AB. Förstudien riktas mot följande frågeställningar: Vilka avtal och överenskommelser finns mellan kommunen och bolaget? På vad grundar sig relationen mellan kommunen och bolaget (exempelvis upphandling)? 1.3 Avgränsning En förstudie är mindre omfattande än en granskning. Förstudien baserar sig främst på dokumentstudier och i mindre omfattning än en granskning på verifiering mot underlag. 1.4 Ansvarig nämnd Förstudien avser kommunstyrelsen. 1.5 Metod Förstudien bygger på dokumentation lämnad av förvaltningschefen på Kommunstyrelsens förvaltning. Förvaltningschefen har även besvarat de frågor som ställts under förstudien. Utifrån en uppställning över utbetalningar från kommunen till Västervik Framåt AB 2016, som överensstämmer med bolagets redovisning av inbetalningar från kommunen, har uppföljning skett av grunden för utbetalningarna, t ex avtal och beslut. Dokumentationen har legat till grund för analys och framtagande av denna förstudierapport. Förvaltningschefen har getts möjlighet att ge saksynpunkter på rapportutkastet. Ägarskap, organisation och befattningar Västerviks Utvecklingscentrum, VUC I november 1990 antogs stadgarna för den nybildade stiftelsen Västerviks Utvecklingscentrum, VUC. Stiftare var Västerviks kommun, Tjustbyggdens Sparbank, Västerviks Företagsgrupp, ekonomisk förening, Pentronic AB, Utvecklingsfonden i Kalmar län, Gunnebo AB och Moore Paragon Svenska AB. 2

398 För ledning och förvaltning av VUC finns en styrelse med nio ledamöter med personliga suppleanter. Västerviks kommun utser tre ledamöter varav en ska vara ordförande. Övriga sex stiftare utser var sin ledamot. Västervik Framåt AB (VFAB) VUC äger 65 % av VFAB. Resterande 35 % ägs av ca 70 organisationer, främst företag men även något fackförbund och ideell förening (se VFABs webbsida). Styrelsen i bolaget består av sju ledamöter. Ingen av ledamöterna utses av kommunen. Sex av ledamöterna kommer från näringslivet och en från en statlig myndighet. Västerviks kommun är bolagets största kund och inom uppdraget arbetar man med nyföretagande, affärsutveckling, etableringar och att vara företagslots. 60-tal aktieägare och ca 150 affärspartners är dessutom med och finansierar aktiviteter som stärker företagandet i kommunen. Vid behov drivs särskilda projekt, initierade av näringslivet, som finansieras med externa medel från bland annat Sparbanksstiftelsen Tjustbygden, EU, Regionförbundet, Tillväxtverket och näringslivet. Svar på frågeställningarna 3.1 Vilka avtal och överenskommelser finns mellan kommunen och bolaget? Avtal Det finns två huvudområden som avtalsreglerats mellan kommunen och bolaget, och som löper parallellt: Avtal om konsulttjänster för det företagsnära näringslivsarbetet i Västerviks kommun Avtal inom området: - Avtal angående konsulttjänster för det företagsnära näringslivsarbetet i Västerviks kommun ( ) - Tilläggsavtal till avtal - angående konsulttjänster för det företagsnära näringslivsarbetet i Västerviks kommun indexuppräkning för 2012 ( ) - Tilläggsavtal till avtal - angående konsulttjänster för det företagsnära näringslivsarbetet i Västerviks kommun indexuppräkning för 2013 ( ) - Tilläggsavtal till avtal - angående konsulttjänster för det företagsnära näringslivsarbetet i Västerviks kommun indexuppräkning för 2014 ( ) - Tilläggsavtal till avtal - angående konsulttjänster för det företagsnära näringslivsarbetet i Västerviks kommun indexuppräkning för 2015 ( ) - Förlängning av avtal avseende konsulttjänster för det företagsnära näringslivsarbetet i Västerviks kommun ( ) - Förlängning av avtal avseende konsulttjänster för det företagsnära näringslivsarbetet i Västerviks kommun (odaterad, diariefördes ) - Ramavtal för konsulttjänster för de företagsnära näringslivstjänsterna inom Västerviks kommun ( ) - Tillägg till avtalet om konsulttjänster för det företagsnära näringslivsarbetet inom Västerviks kommun mellan Västerviks kommun och Västervik Framåt AB (odaterat) 3

399 - Tillägg till avtalet om konsulttjänster för det företagsnära näringslivsarbetet inom Västerviks kommun mellan Västerviks kommun och Västervik Framåt AB (odaterat). Ett avtal tecknades med start på 5 år med en option på förlängning 1+1 år. Förlängningsoptionen har utnyttjats genom tilläggsavtal (förlängningsavtal) för det båda åren och avtalet gick ut Avtalet omfattade följande tjänster: - Uppsökande och rådgivande verksamhet bland befintliga företag - Rådgivning till nyföretagare och innovatörer - Etableringsservice - Information och marknadsföring - Tilläggstjänster. Det sammanlagda priset för de fyra första tjänsterna uppgår till kr per år. Priset är fast för de två första åren och prisjustering sker efter förhandling för åren 3-5. Priset för tilläggstjänster baseras på timpriser för olika konsulter enligt bilaga till avtalet. Timpriserna ligger i intervallet kr. Ramavtalet, som tecknades , tar vid där avtalet med optioner gått ut Avtalstiden för ramavtalet är 2017 och 2018, med option på 1+1 års förlängning. Ramavtalet omfattar tjänster av samma slag som det föregående avtalet. Enligt avtalet och ramavtalet ska uppföljning av avtalen ske genom månatliga möten och genom att leverantören lämnar skriftlig rapport en gång per halvår. De båda odaterade tilläggen avse aktiviteter med koppling till Näringslivsstrategi Avtal om turistverksamheten inkl turistbyrån och den breda marknadsföringen. Avtal inom området: - Avtal om turistverksamheten inkl turistbyrån och den breda marknadsföringen ( ) - Tilläggsavtal till avtal - angående turistverksamheten inkl turistbyrån och den breda marknadsföringen prisjustering för 2015 ( ) - Avtal/tillägg till Avtal om turistverksamheten inkl turistbyrån och den breda marknadsföringen ( ). Ett avtal tecknades med start på 3 år med en option på förlängning 1+1 år. Innevarande år är det första optionsåret och kommunen har för avsikt att även utnyttja det andra och sista optionsåret Avtalet beskriver villkoren för följande verksamheter: - Turistbyrån - Turismverksamheten - Den breda marknadsföringen Bolaget får utföra tilläggstjänster inom uppdragets ram. 4

400 Priserna för de olika verksamheterna framgår av avtalet; turistbyrån 1,0 mkr, turism 3,35 mkr och breda marknadsföringen 1,5 mkr. För tilläggstjänster är timpriset i intervallet kr. Priserna är fasta för Enlig avtalet räknas därefter priserna upp årligen för turistbyrån med arbetskostnadsindex. I tilläggsavtalet avseende prisjustering för 2015 framgår att prisjustering med arbetskostnadsindex skett för turistbyrån, men även för turismverksamheten och den breda marknadsföringen. Enligt avtalet ska uppföljning av avtalet ske genom månatliga möten och genom att leverantören lämnar skriftlig rapport en gång per halvår. Övriga avtal Utöver avtalen ovan har två andra avtal mellan kommunen och VFAB föranlett ersättningar till VFAB under Avtal angående Västervik Citysamverkan. VFAB har på uppdrag av Västerviks Handel, Fastighetsägarna och Västerviks kommun sedan våren 2009 varit processledare för det gemensamma arbetet med att utveckla Västervik som handelsplats. I december 2015 tecknades ett avtal mellan kommunen och VFAB. Avtalet löper 1/ till 31/ Sker inte uppsägning under avtalstiden förlängs avtalet med ett kalenderår i taget. VFAB erhåller en årlig ersättning på kr. Avtal angående näringslivsfrukostar Enligt avtalet är VFAB projektägare och projektledare för Västervik Näringslivsfrukost. Avtalet löper under helåret 2016 och VFABs ersättning är kr. Beslut i kommunstyrelsen Alla ersättningar till VFAB har inte grundats på avtal mellan kommunen och VFAB. Även beslut i kommunstyrelsen har legat till grund för ersättningar till VFAB. Samarbete Västerviks kommun och Linköpings universitet (KS ) KS beslutade att VFAB får uppdraget att företräda kommunen enligt åtagandena i samverkansavtalet mellan kommunen och Linköping universitet Holding AB. VFABs ersättning 2016 var kr. Projekt Systematisk affärsutveckling för fler arbetstillfällen (Maxa Tillväxten) KS ) Projektet avser att erbjuda företagen systematisk affärs- och verksamhetsutveckling för att på sikt leda till fler arbetstillfällen. VFABs ersättning under 2016 var kr. 5

401 Evenemangsstöd Avser förhandsbetalning på kr för eventuellt stöd till evenemang. Summan ska redovisas av VFAB under 2017 och Beslut om evenemangsstödet är fattat muntligen av kommunstyrelsens presidium för att göra det smidigare för VFAB att hantera projektstöd till vissa evenemang, dialog sker dock alltid med kommunen enligt uppgift. Gotlandsbåten Marknadsföring av Västervik med koppling till Gotlandsbåten. Enligt uppgift har beslut fattats av kommunstyrelsens presidium, och behandlades som ett tilläggsuppdrag inom ramen för det marknadsföringsuppdrag som redan åligger VFAB. Utbetalningar under 2016: kr. Utbetalning på annan grund Presentkort mm Utbetalningar till VFAB har gjort om kr avseende främst presentkort. Enligt uppgift är det presentkort som gäller hos handlare inom Västerviks kommun - ett projekt som drevs via VFAB tillsammans med den lokala handeln. Dessa presentkort köps som gåvor till kommunanställda vid uppvaktningar av olika slag, t ex avskedsgåva, 50-årspresent (eller liknande), som alternativ till blomma, biobiljetter eller liknande som kommunen ger sina anställda vid sådana tillfällen. Projekt Skärgårdstrafiken Direktupphandling avseende en förstudie inför fas 2 i projektet En plattform för förstärkt skärgårdstrafik. Totalt belopp kr, varav utbetalats under På vad grundar sig relationen mellan kommunen och bolaget (exempelvis upphandling)? Avtalet om turistverksamheten inkl turistbyrån och den breda marknadsföringen har föregåtts av en upphandling. Upphandlingsformen selektivt förfarande enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) har använts. Upphandlingen har skett i två steg. Första steget var en kvalificeringsfas där intresserade leverantörer redovisade att de hade efterfrågade kvalifikationer. Därefter följde anbudsfasen där de som inbjudits efter kvalificeringsfasen kunde lämna anbud enligt ett skriftligt förfrågningsunderlag. Enligt anbudsöppningsprotokollet inkom fyra anbud, varav ett var från Västervik Framåt AB. Avtalet om konsulttjänster för det företagsnära näringslivsarbetet i Västerviks kommun, som gick ut , upphandlades enligt formen öppen upphandling enligt LOU. Öppen upphandling (numera öppet förfarande) innebär att alla leverantörer har rätt att lämna anbud. Endast anbud från Västervik Framåt AB inkom. 6

402 Avtalet om konsulttjänster för det företagsnära näringslivsarbetet i Västerviks kommun, som gäller från , upphandlades enligt formen öppet förfarande enligt LOU. Endast anbud från Västervik Framåt AB inkom. Avtalen angående Citysamverkan och Näringslivsfrukost har tecknats mot bakgrund av VFABs uppdrag att arbeta med näringslivsutveckling i kommunen och utan föregående upphandling. Även de fem besluten i kommunstyrelsen eller kommunstyrelsens presidium har skett mot bakgrund av VFABs uppdrag att arbeta med näringslivsutveckling i kommunen och utan föregående upphandling. Kommunens bedömning när det gäller de två sista avtalen och besluten i kommunstyrelsen är att de är av den art att inte upphandling var aktuell på grund av att de utgörs av delfinansiering av projekt och liknande initierade av VFAB - alternativt att de är inom ramen för grundavtalet. Svar på revisionsfrågorna Helt dominerande för relationen mellan kommunen och bolaget är de två upphandlade avtalen; Avtal om konsulttjänster för det företagsnära näringslivsarbetet i Västerviks kommun och Avtal om turistverksamheten inkl turistbyrån och den breda marknadsföringen. Därutöver har några fall ersättningar utgått till VFAB till följd av särskilda avtal eller beslut i kommunstyrelsen eller dess presidium. I dessa fall har upphandling inte skett utan främst motiverats av VFABs uppdrag att arbeta med näringslivsutveckling i kommunen. Sammantagen bedömning och rekommendationer I förstudien har det inte framkommit något som indikerar avvikelser från kommunallagen. Det har inte heller framkommit att politiker eller tjänstemän i kommunen skulle ha olämpliga roller eller befattningar med avseende på VFAB. De två väsentliga avtalen har föregåtts av upphandlingar enligt LOU. För ett av avtalen har endast VFAB varit anbudsgivare i upphandlingen. När det gäller Övriga avtal och Beslut i kommunstyrelsen är det inte tydligt dokumenterat skälen att inte genomföra upphandling. Vår bedömning är att det i dag, till följd av ovanstående, inte är motiverat att initiera en särskild granskning. Som en del i en granskning av exempelvis upphandling skulle frågeställningarna nedan dock kunna vara aktuella att ingå. Vår rekommendation är att revisorerna i sin ordinarie dialog med kommunstyrelsen tar upp följande: - kommunens motiv till denna ovanliga konstruktion för samarbete med näringslivet - hur man ser på att man endast hade en anbudsgivare i upphandlingen av konsulttjänster för det företagsnära näringslivsarbetet. Borde upphandlingen gjorts annorlunda för att stimulera konkurrens? - Få förtydliganden om skälen till att upphandling inte genomförts när det gäller Övriga avtal och Beslut i kommunstyrelsen. 7

403 Stockholm den 6 september 2017 Curt Öberg Executive Director 8

404

405 Fritids- och hälsostrateg Anders Östlund Kommunstyrelsen Profilfritids i Västerviks kommun återremiss Kommunstyrelsen beslutade att återremittera ärendet till kommunstyrelsens förvaltning med uppdrag - att i samarbete med barn- och utbildningsförvaltningen, utreda hur de två intresserade föreningarna kan starta profilfritids och hur detta skulle kunna fungera och därefter återkomma med en rapportering till kommunstyrelsen samt - att bjuda in alla föreningar till ett möte i syfte att informera om profilfritids. Bakgrund Kommunstyrelsens förvaltning redogör i skrivelse 12 juni 2017 att samhällsbyggnadsenheten via det årliga utskicket efterhört idrottsföreningarnas intresse, som är strax under hundra till antalet, om att starta profilfritids. Berörda föreningar har fått anmäla intresse till Västerviks kommuns e-postadress senast onsdagen den 31 maj Därefter utlovade kommunen att särskilt bjuda in till en mera ingående och detaljerad information om flera föreningar var intresserade. Två föreningar anmälde sitt intresse och det är Västerviks Gymnastikförening och Västerviksortens Ryttarförening. Svar på uppdragen i återremissen Uppdrag 1 Föreningar som vill driva eftermiddagsverksamhet med sin egen profil inom exempelvis idrott och kultur skulle kunna fungera enligt följande; Tanken och syftet bakom ett så kallat profilfritids är att många barn och unga lägger en stor del av sin fritid på sina fritidsintressen, oftast i föreningsregi under kvällstid och helger. Med profilfritids skapar kommunen en större valfrihet för familjerna att kunna välja strukturerade eftermiddags- och lovaktiviteter utifrån sina egna intressen. Det ger också föreningar som vill och kan möjlighet att både organisera och finansiera verksamhet under dagtid. Verksamheten ska vara öppen för alla barn i åldern fr. o m höstterminen det år barnet fyller 10 år upp till 12 år. Under vardagar är eftermiddagsverksamheten öppen kl. 14-

406 och då serveras mellanmål. På lovdagar under terminen ska verksamheten vara öppen kl och även servera lunch. Fem veckors semesterstängt får det vara under sommarmånaderna. All utrustning eller annat material som krävs för deltagande i aktiviteter ska vid behov tillhandahållas av föreningen och verksamheten ska bedrivas i lokaler anpassade för verksamheten. Minst en ledare i verksamheten ska ha utbildning eller erfarenhet av arbete med barn/unga med fritidsledarutbildning eller motsvarande. Det är inget krav att föreningen ska rekrytera, anställa personal och därmed vara arbetsgivare. Föreningen ska före start ta in utdrag ur brottsregistret för alla som kommer att arbeta i verksamheten. Föreningen ansvarar för eventuella försäkringar som kan behövas för verksamheten och att tillämpliga säkerhetsföreskrifter ska följas och erforderliga tillstånd ska finnas. Föreningen har rätt att ta ut en avgift på max 325 kr per månad i elva månader om året. Avgiften är densamma som barn- och utbildningsförvaltningens fritidsklubbar enligt Västerviks kommuns taxa för annan pedagogisk verksamhet. Om medlemskap i föreningen krävs ska medlemsavgiften betalas i särskild ordning per år utöver månadsavgiften. Kommunen betalar ut ett extra grundbidrag om max 50,0 tkr per läsår (år) till berörd föreningen för verksamheten med minimum 15 inskrivna barn.. För ytterligare inskrivna barn utbetalas 5,0 tkr per barn upp till 20 barn. En förening kan då erhålla maximalt 75,0 tkr per år i grundbidrag per år. En utökning av antalet inskrivna barn utöver minimumantalet 15 stycken regleras terminsvis utifrån antal inskrivna barn månadsvis. Vid start utbetalas beloppet utifrån antalet inskrivna barn i augusti. Kommunen har rätt att inspektera verksamheten. Förening som driver profilfritids och är medlem i ett specialidrottsförbund (SF) anslutet till Riksidrottsförbundet (RF) har rätt att ansöka om LOK-stöd enligt regelverket om statligt lokalt aktivitetsstöd för en gruppaktivitet. En gruppaktivitet ska pågå i minst 60 minuter, ledas av minst en ledare utsedd av föreningen och bestå av minst tre och högst 30 övriga deltagare. Gruppaktiviteten ska innehålla en gemensam samling och avslutning. Detta gäller även det kommunala aktivitetsbidraget som också innefattas av övriga föreningar enligt policy och riktlinjer för Västerviks kommuns insatser för föreningslivet. På årsbasis beräknas en idrottsförening sammanlagt erhålla cirka 45,0 tkr i kommunalt och statligt stöd via RF för en grupp på 15 deltagare. Efter ansökan från intresserade föreningar ges alla möjlighet att starta profilfritids från och med höstterminsstarten i augusti Uppstarten finansieras inom 2018 års kvarstående månader och budget via samhällsbyggnadsenheten. Därefter att medel avsätts under vårens budgetarbete inför verksamhetsåret Profilfritids föreslås dock bli en försöksverksamhet och ettårigt projekt med en utvärdering första kvartalet 2019, där förslag tas fram hur en eventuell permanentning och långsiktig finansiering kan se ut framöver. 2 (3)

407 Uppdrag 2 Kommunen bjuder under februari/mars månad in berörda och intresserade barn- och ungdomsföreningar inom idrott-, kultur och övriga föreningar till information om vilka förutsättningar som finns att starta profilfritids. Därefter vill kommunen få in ansökan för läsåret 2018/19 senast den 30 april Förslaget om profilfritids är avstämt med barn- och utbildningsförvaltningen och kulturenheten. Kommunstyrelsen föreslås besluta att inleda en ettårig försöksverksamhet med profilfritids enligt kommunstyrelsens förvaltnings ovan givna beskrivning Ulf Kullin Förvaltningschef Bruno Nilsson Samhällsbyggnadschef Anders Östlund Fritids- och hälsostrateg 3 (3)

408 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen 20 (40) Ks 241 Profilfritids i Västerviks kommun redovisning av uppdrag Dnr 2017/ Kommunfullmäktige beslutade , 218 i ärendet Motion om profilfritids i Västerviks kommun (Dnr 2015/ ) att uppdra åt kommunstyrelsens förvaltning att efterhöra föreningslivets intresse för att starta profilfritids och att återkomma med förslag till genomförande. Kommunstyrelsens förvaltnings redogör i skrivelse 12 juni 2017 att samhällsbyggnadsenheten via det årliga föreningsutskicket efterhört idrottsföreningarnas intresse, som är strax under hundra till antalet, om att starta profilfritids. Berörda föreningar har fått anmäla intresse till Västerviks kommuns e-postadress senast onsdagen den 31 maj Därefter utlovade kommunen att särskilt bjuda in till en mera ingående och detaljerad information om flera föreningar var intresserade. Två föreningar har anmält intresse och det är Västerviks Gymnastikförening och Västerviksortens Ryttarförening. Förlag om profilfritids och resultatet av intresseanmälan från berörda föreningar är avstämt med barn- och utbildningsförvaltningen och kulturenheten. Slutsatsen blir att intresset är för litet för att fortsatta arbetet med profilfritids samt att ta fram och återkomma med ett förslag till genomförande och finansiering. Kommunstyrelsens förvaltnings föreslår kommunstyrelsen besluta att godkänna kommunstyrelsens förvaltnings redovisning av uppdraget enligt kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse den 12 juni Yrkanden Jon Sjölander (M) med instämmande av ordföranden yrkar att ärendet återremitteras till kommunstyrelsens förvaltning med uppdraget, att i samarbete med barn- och utbildningsförvaltningen, utreda hur de två intresserade föreningarna kan starta profilfritids och hur detta skulle kunna fungera och därefter återkomma med en rapportering till kommunstyrelsen samt att bjuda in alla föreningar till ett möte i syfte att informera om profilfritids. Ordföranden finner att kommunstyrelsen har bifallit yrkandet om återremiss. Justerandes sign Kommunstyrelsen (tfn) Västervik (fax) kommunstyrelsen@vastervik.se

409 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen 21 (40) Ks 241 forts. Kommunstyrelsen beslutar att återremittera ärendet till kommunstyrelsens förvaltning med uppdraget, att i samarbete med barn- och utbildningsförvaltningen, utreda hur de två intresserade föreningarna kan starta profilfritids och hur detta skulle kunna fungera och därefter återkomma med en rapportering till kommunstyrelsen samt att bjuda in alla föreningar till ett möte i syfte att informera om profilfritids. Handlingar i ärendet: Kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 12 juni 2017 med bilagor Kommunfullmäktiges beslut , 218 Expedieras till: Anders Östlund, enheten för samhällsbyggnad Kansliet, kommunstyrelsens ledningskontor Justerandes sign Kommunstyrelsen (tfn) Västervik (fax) kommunstyrelsen@vastervik.se

410

411

412

413

414

415

416

417

418 Kommunsekreterare Sofie Westerlund Minnesanteckningar från demokratiberedning den 16 januari 2018 Datum: tisdagen den 16 januari 2018 Plats: Tjustsalen, kommunhuset Tid: Kl Närvarande: ordförande Dan Nilsson (S), Eva Ahlström (M), Staffan Folke (V), Kerstin Lahi (KD), Christina Sundsmon (W), Dan Larsen (SD), Lage Henning (SD) Kommunfullmäktigs presidium: Annette Torstensson (C) Kommunstyrelsens förvaltning: Elisabet Sjöstrand (pkt 1-2) och Sara Nordling (pkt 1-2) Ledningskontoret: Sofie Westerlund Dagordning: 1. Mötets öppnande Ordföranden Dan Nilsson öppnar mötet och hälsar alla välkomna. Lage Henning (SD), ny ersättare i demokratiberedningen, presenterar sig. Övriga deltagare presenterar sig. 2. Integrationsstrategi Elisabet Sjöstrand och Sara Nordling från kommunstyrelsens förvaltning berättar om inkomna förslag från allmänheten kring integrationsstrategin. Elisabet redovisar inlämnade ställningstaganden från partierna utifrån uppdraget som gavs till demokratiberedningen vid föregående möte. Genomgång av remissorgan inför remissrunda. Eva Ahlström (M) föreslår att Försäkringskassan ska finnas med som remissinstans och ordföranden Dan Nilsson (S) föreslår att de fackliga organisationerna får förslaget till integrationsstrategi på remiss. Elisabet kompletterar sändlistan inför remissen. Demokratiberedningen får ett klart textdokument med målformuleringar den 5 februari Uppdrag till nästa möte den 13 februari 2018: - Ta ställning till målformuleringar - Rätt nivå, rätt fokus? Något som saknas? - Ta ställning till helheten Uppdraget kommer att mejlas ut till demokratiberedningen och en sista genomgång blir i februari innan remissomgången till nämnder, styrelser och andra instanser. Elisabet och Sara visar en grafisk presentation (bifogas anteckningarna) som ger en översikt om vad som har framkommit i genomförda dialoger med utrikesfödda personer. Under dialogerna har följande områden ingått: vad är bra och vad kan göras bättre?, arbete och kompetens, social sammanhållning, språkutveckling, övrigt. F:\KSF\Kserv\Sekretariat\Användare\Sofie\Demokratiberedningen\Anteckningar demokratiberedning 14 december 2017.docx

419 Elisabet ställer frågan om demokratiberedningen är intresserad av besök från målgruppen utrikesfödda för att få ta del av deras perspektiv på integration och utveckling av integrationsarbetet. Demokratiberedningen ställer sig positiv till besök. 3. Föregående mötesanteckningar Föregående mötesanteckningar godkänns och läggs till handlingarna. 4. Debattform ungdomsdebatt KF mars 2018 Ordföranden redovisar synpunkter som inkommit från demokratiberedningen, Västerviks gymnasium och gruppledarna på genomförandet av förra årets ungdomsdebatt. Kommunfullmäktige har fattat beslut om yttranderätt vid besvarande och demokratiberedningen är enig om att samma debattform ska gälla i år, enligt beslutet från KF , 2: 1. Eleverna (motionärerna) presenterar sin ungdomsmotion, 2. nämnds-/styrelseordförande och eventuell representant från förvaltningen/bolaget som berett förslag till svar på ungdomsmotionen presenterar förslaget, därefter 3. debatt där elever (alla i åk 2) och fullmäktigeledamöter deltar, och slutligen 4. kommunfullmäktige beslutar om svar på ungdomsmotionen. Synpunkt på elevernas placering i möteslokalen har inkommit. Demokratiberedningen beslutar att det ska finnas plats för elever i främre delen av möteslokalen. Ordföranden redovisar tidsplanen för beredning och förberedelser inför ungdomsdebatten i fullmäktige 26 mars Starttiden för debatten ska fastställas efter kontakt med Västerviks gymnasium. Eleverna får skriftlig information inför debatten och planeringen är att fullmäktiges presidium och sekreterare likt föregående år ska träffa motionärerna och ge information och stöd inför debatten. Ordföranden framför att demokratiberedningen likt föregående år erbjuds ersättning för att närvara på fullmäktiges möte när ungdomsdebatten äger rum. Kommunfullmäktiges presidium tar ett delegationsbeslut kring ersättning. Gruppledarna i fullmäktige får information om ungdomsdebatten på gruppledarmötet 28 februari Fullmäktiges presidium funderar vidare på om tiden för debattinläggen under ungdomsdebatten behöver regleras. 5. Övrigt Ordföranden redogör för: - att fullmäktiges presidium ska ta ett delegationsbeslut om att ersättning ska utgå för utbildning den 5 februari 2018 i nya kommunallagen till fullmäktige och fullmäktiges demokratiberedning. - SKL:s seminarium 1 februari 2018 om medborgardialog i komplexa samhällsfrågor kring inkludering och integration. Inbjudan skickas ut till demokratiberedningen för intresseanmälan inför ställningstagande om deltagande från Västerviks kommun. Ordföranden avslutar mötet. Vid anteckningarna Sofie Westerlund 2 (2)

420

421

422