KALLELSE/DAGORDNING Ledamöter kallas Ersättare underrättas

Transkript

1 222 Kultur- och fritidsnämnden KALLELSE/DAGORDNING Ledamöter kallas Ersättare underrättas Kultur- och fritidsnämnden sammanträder den 13 juni 2016, kl. 17:00, Fria verkstan, Nordiska Akvarellmuseet Mötet inleds med en guidad visning av Disney-utställningen. Ta med årskortet till museet! Inledning 1 Upprop 2 Val av justerare 3 Fastställande av dagordning 4 Workshop om Sundsby säteri 5 Information om föreningsdrivna anläggningar (inga handlingar) 6 Information om nyanlända i föreningslivet Information från kommunfullmäktige 5-8 Ärende 8 Anmälan av delegeringsbeslut / Budgetuppföljning april / Delårsrapporter / Uppföljning av plan för intern kontroll Starttillstånd för upprustning av motionsspåret i Häggvall 2016/ /

2 Övriga ärenden Välkommen! Benita Nilsson ordförande Britta Leander nämndsekreterare 2

3 1 (2) Information om arbetet i föreningslivet för ensamkommande och nyanlända Skärhamns IK har idag ett så kallat utslussningslag för ensamkommande ungdomar. Det innebär att alla ensamkommande/nyanlända ungdomar som vill börja spela fotboll i Skärhamns IK blir placerade i det laget för att senare slussas ut till rätt åldersgrupp. Det är ett väl fungerande system som är nödvändigt för att inte markant påverka den ordinarie verksamheten. Stort ansvar för Skärhamns IK Under 2015 kom väldigt många ensamkommande och nyanlända till Tjörn på kort tid och det medförde delvis ett merarbete för föreningslivet. Skärhamn IK ligger bäst placerad av fotbollsklubbarna att ta sig till vilket har medfört att de fått ta det största ansvaret. I dagsläget har Skärhamn ensamkommande/nyanlända i utslussningslaget och några till som redan spelar i olika lag. Som ett exempel finns det en kille som tränade ett par gånger med utslussningslaget och som nu är med och konkurrerar om en målvaktsplats i A-laget. Liknande system i andra kommuner I andra kommuner runtom i Sverige ser det likadant ut. Kultur- och fritidsförvaltningen på Tjörn har varit i kontakt med bland andra Orust och Uddevalla, där utslussningssystemet fungerar på samma sätt. Orust började med att placera ut de nyanlända/ensamkommande ungdomarna i de olika lagen direkt, men märkte att det inte fungerade och startade istället ett gemensamt utslussningslag där flera föreningar hjälps åt. TJÖRN1000, v1.0, Kultur- och fritidsförvaltningen Nationellt finns även lag som startats endast för flyktingar. Dalkurd är ett sådant lag, som idag spelar i superettan och där det nu även ingår svenska spelare. Andra lag som startats på det viset är till exempel Assyriska FF, Syrianska, Tallmogården med flera. Postadress Besöksadress Telefon Org.nr Tjörns kommun Kroksdalsvägen 1 Fax BG Skärhamn E-post kultur.fritid@tjorn.se Internet 3

4 2 (2) Utslussningslagets funktion Nyanlända och ensamkommande möter i Sverige stora kulturella skillnader och språket kan också ställa till problem. I utslussningslaget får de inte bara träna fotboll utan också lära sig om hur det svenska föreningslivet är uppbyggt. Den svenska föreningsmodellen är unik och därför viktig att ta till sig. För att dra ännu tydligare paralleller så fungerar det likadant i skolan, där ensamkommande och nyanlända börjar i välkomstgrupper för att sedan placeras i förberedelseklass och till sist börja i en vanlig klass. Det viktiga måste vara att ge ungdomarna en chans till en meningsfull fritid där de känner att de uträttar något bra, samtidigt som de lär sig svenska och hur Sverige fungerar. Föreningslivet är en bra introduktion till demokratiska system. Tack till föreningslivet! Föreningslivet gör en fantastisk insats för integrationen på Tjörn. Det finns ledare i föreningar som drar ett väldigt tungt lass på ett mycket bra och förtroendegivande sätt. Det finns även en hel del andra projekt där föreningslivet är med och stöttar integrationen på Tjörn vi får inte glömma vad idrotten betyder i stort för ett välfungerande och välkomnande samhälle. Tina Liljered-Myremark Avdelningschef Kultur- och fritidsförvaltningen Tjörns kommun 4

5 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunfullmäktige Svar på bordlagd motion från Gunilla Nordberg (S) om införande av gratis simskola sommartid för alla barn på Tjörn 2015/95 Beslut Kommunfullmäktige beslutar att motionen är besvarad genom det politiska svaret. Sammanfattning Gunilla Nordberg (S) har väckt en motion enligt följande: Då det under 2014 visade sig att drunkningsolyckorna ökade i Sverige, är det dags att ta tag i problemet. Mest drunknar äldre herrar, men alla blir äldre, även Tjörnborna. Förra året lämnade jag in en liknande motion som besvarades med olika för mig undanflykter. Nu är vi en Säker o Trygg kommun, vi är även en vattensäker kommun. Dags att ta drunkningsolyckorna på allvar. Det är i havet man måste kunna simma. Jag vill därför: Att kommunen tar sitt ansvar och låter alla barn skrivna på Tjörn få gratis simskola i sommar Politiskt svar har lämnats enligt följande: Majoriteten kommer att fördubbla antalet platser i vintersimskolan på Sundahallen från om med hösten/vintern 2016/2017. Vintersimskolan blir också kostnadsfri för deltagarna. Som vi tidigare svarat är även majoriteten ytterst angelägen om att våra barn och unga utvecklar en god simkunnighet, badvett och säkerhet vid vatten. Majoriteten kommer därför att göra den vintersimskola som vi driver idag kostnadsfri för deltagarna. Den innefattar 30 platser. Detta startar inför hösten/vintern 2016/2017. Då vi har fått möjlighet att hyra Sundahallen för ytterligare en kursomgång vintertid får vi möjlighet att fördubbla antalet deltagare; så vi får sammanlagt 60 kostnadsfria platser med start från samma tid. Simundervisningen bedrivs i 6 olika grupper. På så sätt kan man bedriva undervisning i öppna eller slutna grupper utifrån alla olika behov. Varje kurs är upplagd på 10 tillfällen. Genom att införa gratis vintersimskola inomhus tror vi att vi får en trygg simundervisning i en hall där man har möjlighet att skärma av och bedriva Justerandes sign Utdragsbestyrkande 5

6 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunfullmäktige undervisning i slutna grupper och detta behövs. Viktigast är att vi får möjlighet att fokusera på de barn som har störst behov. Vi fortsätter att ordna sommarsimskolor på de nio platser som vi har idag. Kommunen själv ansvarar för fyra av dem ( Gråskär, Kårevik, Låka och Linneviken). Fem av sommarsimskolorna ( Stockevik, Bleket, Klädesholmen, Gunneby och Lilla Askerön) drivs av föreningar men med stöttning från kommunen med vissa praktiska saker och ett ekonomiskt stöd. Dessa simskolekurser innefattar vardera 20 tillfällen. Tjörnbarnen betalar här en lägre avgift än de som inte är skrivna här. Sommarsimskolan är viktig både för de barn som bor stadigvarande på Tjörn och de som är fritidsboende. Att kombinera det med en mer riktad gratis vintersimskola som särskilt vänds till de barn som behöver stärkt simundervisning främst i åk 3 tror vi kan stärka simkunnigheten på Tjörn på ett bra sätt. Vi är beredda att arbeta för att utöka antalet kostnadsfria platser på vintersimskola om så skulle behövas framöver. Tidigare beslut Kommunfullmäktige, 92 den 21 april 2016 Kommunstyrelsen, 52 den 10 mars 2016 Kommunstyrelsens arbetsutskott, 26 den 25 februari 2016 Kultur- och fritidsnämnden, 4 den 25 januari 2016 Kommunfullmäktige, 46 den 26 februari 2015 Beslutsunderlag Svar på motion Tjänsteutlåtande den 15 januari 2016 Motion den 6 februari 2015 Förslag till beslut på sammanträdet Lennart Rosén (M) yrkar bifall till kommunstyrelsens förslag till beslut. Gunilla Nordberg (S) och Rikard Simensen (SD) yrkar bifall till motionen. Beslutsgång Ordförande ställer förslagen mot varandra och Lennart Roséns förslag väljs. Justerandes sign Utdragsbestyrkande 6

7 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunfullmäktige Svar på remiss avseende förfrågan från Stenungsunds kommun angående drift av simhall 2014/353 Beslut Kommunfullmäktige beslutar att avstå erbjudandet från Stenungsunds kommun med hänvisning till nämndernas yttranden, men vill ha fortsatt dialog med Stenungsunds kommun kring hur simhallen vid Stenungsunds Arena kan nyttjas för bägge parters bästa. Sammanfattning Stenungsunds kommun har inkommit med förfrågan angående drift av simhall. Förfrågan gäller samfinansiering av driftskostnader för den planerade simhallen på Stenungsunds Arena. Frågan har sänt på remiss till Barn- och utbildningsnämnden, Kultur- fritidsnämnden och Socialnämnden. Remissvaren visar att Socialnämnd samt Kultur- och fritidsnämndnämnden inte prioriterar denna verksamhet. Barnoch utbildningsnämnden har idag fungerande skolbad utifrån gällande lagstiftning och vill för framtiden försäkra sig om att tillgång till badanläggning för att kunna genomföra sitt uppdrag. Tidigare beslut Kommunstyrelsen, 110 den 4 maj 2016 Kommunstyrelsens arbetsutskott, 79 den 21 april 2016 Kommunstyrelsens arbetsutskott, 53 den 23 mars 2016 Kultur- och fritidsnämnden, 9 den 29 februari 2016 Socialnämnden, 35 den 24 februari 2016 Barn- och utbildningsnämnden, 14 den 18 februari 2016 Kommunstyrelsens arbetsutskott , 12 Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande den 16 mars 2016 Politiskt utlåtande den 11 februari 2016 Tjänsteutlåtande den 4 februari 2016 Tjänsteutlåtande den 1 februari 2016 Förfrågan från Stenungsunds kommun den 21 januari 2016 Förslag till beslut på sammanträdet Martin Johansen (L), Anders Wernesten (L), Inga-Lill Hast (M), Bo Bertelsen (M) och Robert Johansson (MP) yrkar bifall till kommunstyrelsens förslag till beslut. Benny Andersson (S) och Benny Halldin (S) yrkar bifall till samfinansiering med tilläggsyrkande enligt följande: att uppdra åt förvaltningen att förhandla om nivån. Justerandes sign Utdragsbestyrkande 7

8 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunfullmäktige Beslutsgång Ordförande ställer förslagen mot varandra och Martin Johansens (L), Anders Wernestens (L), Inga-Lill Hasts (M), Bo Bertelsens (M) och Robert Johanssons (MP) förslag väljs. Justerandes sign Utdragsbestyrkande 8

9 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (2) Kultur- och fritidsnämnden Britta Leander Nämndsekreterare britta.leander@tjorn.se Dnr 2016/9-002 Kultur- och fritidsnämnden Anmälan av delegeringsbeslut Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden godkänner redovisningen av delegeringsbeslut. Sammanfattning Kultur- och fritidsnämnden har överlåtit sin beslutanderätt till utskott, ordförande och tjänstemän enligt en av kultur- och fritidsnämnden antagen delegeringsordning. Dessa beslut ska redovisas till kultur- och fritidsnämnden. Redovisningen innebär inte att kultur- och fritidsnämnden får ompröva eller fastställa delegeringsbesluten. Däremot står det kultur- och fritidsnämnden fritt att återkalla lämnad delegation. Vid dagens sammanträde föreligger följande redovisning: Presidieutskottets delegeringsbeslut KFNPU 8 Säbygårdens Vänner får kronor i bidrag för att sommaren 2016 arrangera visningar av Säbygården under rubriken Levande historia KFNPU 9 Föreningen Tjörnslöjd får kronor i verksamhetsbidrag. Visans Vänner få kronor i verksamhetsbidrag. Tjörns kultur- och teaterförening får kronor i verksamhetsbidrag. Föreningen De seglade för Tjörn få kronor i verksamhetsbidrag och kronor i anläggningsbidrag. Tjörns hembygdsförening får kronor i verksamhetsbidrag och kronor i anläggningsbidrag. Avtal TJÖRN1000, v1.0, : Samarbetsavtal med konstnär i projektet Smittande oro och mod (Nina Bondeson) : Samarbetsavtal med konstnär i projektet Smittande oro och mod (Esther Shalev-Gerz) Postadress Besöksadress Telefon Org.nr Tjörns kommun Kroksdalsvägen 1 Fax BG Skärhamn E-post kommun@tjorn.se Internet 9

10 2 (2) Dnr 2016/ : Bekräftelse på uppsägning av avtal (Axiell), bibliotekssystemen BOOK-IT, IT-drift samt FreeLib : Uppsägning av avtal (Axiell), bibliotekssystemen BOOK- IT, IT-drift samt FreeLib : Samarbetsavtal med konstnär i projektet Smittande oro och mod (Carl Michael von Hausswolff) Personal Anställningar: 12 13/2016 Avslutade anställningar: 1/2016 Postadress Besöksadress Telefon Org.nr Tjörns kommun Kroksdalsvägen 1 Fax BG Skärhamn E-post kommun@tjorn.se Internet 10

11 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (2) Kultur- och fritidsnämnden Evike Sandor Förvaltningschef evike.sandor@tjorn.se Dnr 2016/ Kultur- och fritidsnämnden Budgetuppföljning tom Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämndens budgetuppföljning tom godkänns. Sammanfattning Kultur- och fritidsnämndens budgetuppföljning tom presenteras. Bilagor Rapport uppföljning Ärendet Kultur- och fritidsförvaltningen inklusive nämnden redovisar för perioden ett positivt resultat på +349 tkr. Utan nämnd är resultatet för perioden +582 tkr. Ansvarsområdena Förvaltningsövergripande, Bibliotek, Föreningsbidrag, Sundsby Säteri, Anläggningar, Badplatser, Turism, Barn & Ungdom samt Bio redovisar tillsammans ett positivt resultat för perioden med +837 tkr. Resultatet beror till stor del på lägre personalkostnader jämfört med budget. Externa och interna kostnader har även varit lägre på vissa ansvar. Intäkter har varit högre än budgeterat. Detta beror på att Förvaltningsövergripande och Föreningsbidrag har fått in extra tillskott (flyktingmedel och bidrag för projekt Barn & Unga). Dessutom har det varit högre intäkter från Bio. TJÖRN1000, v1.0, Ansvarsområdena Kultur- och fritidscentra, Kulturverksamhet, Saga och Kulturskola redovisar ett negativt resultat med -255 tkr. Det negativa resultatet på Saga är dock väldigt minimalt. Underskottet beror till stor del på externa kostnader. Det har bland annat varit renoveringen, vilket har medfört ökande kostnader än förväntat. Personalkostnader har också varit högre än budgeterat för Kulturverksamheten. Interna intäkter för tjänster som Postadress Besöksadress Telefon Org.nr Tjörns kommun Kroksdalsvägen 1 Fax BG Skärhamn E-post kommun@tjorn.se Internet 11

12 2 (2) Dnr 2016/ Kulturskolan utför beräknas kommer in i mitten av året, vilket innebär att intäkterna ser ut att vara lägre än budgeterat. Nämnden redovisar för perioden ett negativt resultat med -233 tkr. Detta beror på att budgeten för politisk verksamhet ännu inte beslutats. Barnperspektivet Nämnden har använt Tjörns kommuns barnchecklista och kommit fram till att beslutet inte påverkar, får konsekvenser för eller på annat sätt berör barn. Evike Sandor Förvaltningschef Postadress Besöksadress Telefon Org.nr Tjörns kommun Kroksdalsvägen 1 Fax BG Skärhamn E-post kommun@tjorn.se Internet 12

13 ex nämnd ex nämnd in nämnd Resultaträkning Bokslut Budget Bokslut Bokslut (tkr) INTÄKTER Externa intäkter Interna intäkter Summa intäkter KOSTNADER Personalkostnader Externa kostnader Kapitalkostnader Interna kostnader Summa kostnader Resultat Kommunanslag Avvikelse Avdelning Intäkter Kostnader Resultat Kommun- Avvik- Externa Interna Summa Externa Interna Summa Summa anslag else Nämnd Förv.överg Bibliotek Förenings Fritidscent Kulturverksamhet Sundsby Saga Anläggning Friluftsliv Turism Kulturskola Barn&Ung Bio Summa inkl. nämnd Summa exkl. nämnd

14 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (1) Kultur- och fritidsnämnden Evike Sandor Förvaltningschef evike.sandor@tjorn.se Dnr 2016/ Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämndens delårsuppföljning Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämndens delårsrapport godkänns. Sammanfattning Kultur- och fritidsnämnden delårsrapport per ska godkännas. Rapporten består av två delar: uppföljning per uppdrag samt personalredovisning. Bilagor KFN delårsrapport uppdrag KFN delårsrapport personal Evike Sandor Förvaltningschef TJÖRN1000, v1.0, Postadress Besöksadress Telefon Org.nr Tjörns kommun Kroksdalsvägen 1 Fax BG Skärhamn E-post kommun@tjorn.se Internet 14

15 Delårsrapport Organisationsenhet: Kultur och fritid År: 2016 Månad: April 15 Tjörn - Möjligheternas ö

16 Vision Tjörn - möjligheternas ö hela året och för hela livet Tjörn 2035 är en åretruntlevande ö för livets alla faser. Företagsamhet, småskalighet och närhet är våra kännetecken. Havet, det öppna landskapet och kulturen är våra unika värden. Möjligheternas ö är samlingsbegreppet för Tjörns utvecklingsambitioner. Möjligheterna skapas genom förutsättningarna på Tjörn och genom ökad närhet till en växande och dynamisk Göteborgsregion. Ordet möjligheter handlar ytterst om en livsmiljö där varje individ kan utveckla sina ambitioner, idéer och drömmar. En åretruntlevande ö för livets alla faser kräver en stabil befolkningstillväxt för att nå invånare år Fler helårsboende och en jämnare befolkningsstruktur är nödvändigt för att klara framtida service och ha ett Tjörn som lever året runt. Särskilt fokus behöver därför ligga på förutsättningarna för yngre barnfamiljer att etablera sig. Det krävs strategiska insatser inom arbetsmarknad och näringsliv, boende och byggnation, infrastruktur och kommunikationer, kompetensutveckling, föreningsliv och social gemenskap, samhällsservice av hög kvalitet samt gott bemötande och god tillgänglighet. Delårsboende och besökare medverkar till att upprätthålla servicenivåer samt bidrar med idéflöden och kontakter som är mycket värdefulla för Tjörns utveckling. Företagsamhet beskriver ett förhållningssätt till dagens och morgondagens utmaningar som bygger på en positiv inställning till människors egna förmågor att hantera sina livsbetingelser. Kommunen ska arbeta aktivt med insatser för ett företagsamt Tjörn. Insatserna ska stärka en hållbar utveckling ur ekonomiskt, socialt och miljömässigt perspektiv för ett livskraftigt näringsliv, föreningsliv och samhällsliv i övrigt. Småskalighet som grundläggande kvalitet kräver en långsiktigt medveten utvecklingspolitik för Tjörns orter. Utvecklingskraft skapas genom att alltid prioritera och fokusera på en hög kvalitet och samtidigt värna närhet i samhällsservice. Den goda dialogen kring både planprocesser och samhällsutveckling är viktig för förankring och delaktighet. Det finns en lång tradition att lita till den egna förmågan, bygga nätverk samt utveckla idéer och lösningar som är genuina och anpassade till förutsättningarna på Tjörn. Denna anda ska stärkas redan i skolan. Småskalighet innebär också insatser för mindre och medelstora företags etablering och tillväxt. Närhet innebär ökad närhet till dynamiken och utvecklingen i Göteborg och andra näraliggande kommuner genom bättre och snabbare kommunikationer och konstruktivt samarbete. Det innebär också fortsatt utveckling av den närhet mellan människor som är del av Tjörns kännetecken, genom aktivt stöd till arbetet med att skapa ett tryggt och säkert samhälle och till ett livaktigt och varierat föreningsliv. Närhet handlar också om närhet till en offensiv, professionell och tillgänglig kommunal verksamhet. Havet, det öppna landskapet och kulturen tillhör Tjörns unika värden som ledande ö-kommun. Dessa värden behöver säkerställas långsiktigt men också tydliggöras och lyftas fram som en styrka i tillväxtarbetet. Kulturen är en viktig attraktionsfaktor för både boende och besökare. Det ursprungliga och autentiska, Tjörns själ, behöver vårdas och kommuniceras inte bara internt på ön utan också utåt. Kommunen behöver ha med dessa värden i sitt arbete med framtidsfrågor och sträva efter breda och långsiktigt hållbara politiska lösningar. Sida 2 16

17 Kommunfullmäktiges inriktningsmål och prioriterade mål för Kultur och fritid Inriktningsmålen avser hela mandatperioden. De kopplade indikatorerna visar på den långsiktiga målsättningen med dessa mål genom att ange den önskade effekten. De prioriterade målen är knutna till inriktningsmålen och gäller det närmsta året. De ska också vara uppfyllda inom det närmsta året. Inriktnings- och prioriterade mål ska nämnder och styrelser bryta ner ytterligare i sin detaljbudget. Inriktningsmål Strukturerat och välkomnande mottagande av nyanlända Kommunstyrelsen samordnar arbetet med att tillsammans med facknämnder, bolag och det civila samhället organisera mottagandet av nyanlända. Utförandet av insatserna ska ske i de nämnder som normalt har ansvar. Kommunstyrelsens roll är koordinerande. Nämndens budgettext Aktiviteter för nyanlända Strategierna för att bjuda in nyanlända i befintlig kommunal verksamhet ska ses över och innefatta aktiviteter som anordnas av Kulturskolan, kulturpedagogpoolen, kultur- och fritidscentra och biblioteket. Ett varaktigt deltagande och medlemskap inom vald aktivitet ska eftersträvas. Flera prova på-tillfällen ska erbjudas i samarbete med föreningslivet, studieförbund med flera aktörer. Interna strukturer för samordning ska skapas. Det kommungemensamma perspektivet Det ökade antal flyktingar som kommer till landet och Tjörn gör att nämnder och förvaltning ställs inför nya utmaningar. Verksamheten har expanderat under hösten 2015 där behov av personal och lokaler för att möta volymförändringen har varit i fokus.för att kunna nå inriktningsmålet kommer nya tjänster och funktioner att behöva tillsättas. En samordning under kommunstyrelsen kring frågor såsom mottagande, myndighetskontakter, bostadsförsörjning och övriga frågor blir nödvändig. När det gäller utbildningsfrågor och flyktingar/integration drivs den fortsatt av den pedagogiska professionen inom barn- och utbildningsförvaltningen. För att möta kommande behov behöver lokal-och personalförsörjning förstärkas och vidareutvecklas. Utbildning och handledning för pedagoger ses över och inventeras.inom socialnämndens ansvarsområde utvecklar Arbetsmarknads-enheten sina metoder för att möjliggöra att nyanlända snabbare står till arbetsmarknadens förfogande. Utförare inom barn och ungdomar samt utförare inom vuxengruppen utvecklar sina behandlingsmetoder i form av ökad kulturkompetens för att möta upp framtida behov. Inom försörjningsstöd ökas genuskunskapen för att säkerställa jämställhets- och barnperspektivet.strategierna för att bjuda in nyanlända i befintlig verksamhet inom kultur- och fritidsförvaltningens område ses över. Ett varaktigt deltagande och medlemskap inom vald aktivitet eftersträvas. Förutom den befintliga verksamheten kan prova på-tillfällen erbjudas i samarbete med föreningslivet och med andra aktörer.kommunstyrelseförvaltningen måste också, med stöd av hela kommunens organisation, bygga upp en beredskapsförmåga gällande så kallade nödplatser som Migrationsverket efterfrågar. Utfall dec 2015 Utfall Apr 2016 Mål 2016 Status Nyanlända barn och unga i fritids- och kulturaktiviteter, andel 30.00% Kommentar och analys Kultur- och fritidscentra har utsett en samordnare som har till uppdrag att samordna och skapa struktur och tydlighet i nyanländas kontakter med verksamheten. Under hösten kommer verksamheten att arbeta fram ett samhällsintroduktionsprogram för unga nyanlända\, år. Samverkansgrupp har skapats med representanter från integrationsenheten\, fritid samt hjälporganisationer. Gruppens syfte är att samordna och samverka kring aktiviteter för målgruppen nyanlända. Prioriterat mål Samordna och planera för optimal mottagning av nyanlända Sida 3 17

18 Nämnden ges i uppdrag att samordna och planera för optimal mottagning av nyanlända tillsammans med KS och berörda nämnder och styrelser. Planering och en struktur för arbetet ska vara klar vid årsskiftet. Kommentar och analys Strategiskt samverkansgrupp har prioriterat två aktiviteter för att förbättra mottagandet av nyanlända barn och unga. En arbetsgrupp har upprättats för att ta fram ett introduktionsprogram (M/S Mira) som vi ska erbjuda alla unga år. Sida 4 18

19 Inriktningsmål Ungdomens hus/kulturhus Ett nytt ungdomens hus/kulturhus ska etableras på Tjörn. Arbetet med detaljplanen för Sagaområdet ska påbörjas under 2016 och vara antagen Kommentar och analys Kultur- och fritidsnämnden har godkänt en komplettering till utredningen\, där ett antal samarbetsförslag lyfts fram. Kompletteringen är överlämnad till fullmäktige med rekommendationen att uppdraget byter status från att projektera till att bygga ett nytt ungdomens hus/kulturhus. Prioriterat mål Kultur- och fritidsnämnden slutredovisar utredningsprojektet Slutredovisningen ska vara gjord senast Nämndens budgettext Utredningsprojekt Utredningen som gjorts om ett nytt Ungdomens hus/kulturhus ska kompletteras med möjliga externa intäkter för driften av anläggningen. Även möjlig extern driftsfinansiering ska kartläggas. Kommentar och analys Kultur- och fritidsnämnden har godkänt en komplettering till utredningen. I denna komplettering lyfts ett antal samarbetsidéer fram. Kompletteringen är överlämnad till fullmäktige med rekommendationen att uppdraget byter status från att projektera till att bygga ett nytt ungdomens hus/kulturhus. Sida 5 19

20 Inriktningsmål Tjörn elevers kunskapsresultat ska vara topp 10 i Sverige och lägst topp 3 i Västra Götaland Tjörn elevers kunskapsresultat ska vara topp 10 i Sverige och lägst topp 3 i Västra Götaland. Införandet av digitala verktyg F till 9 ska ske i enlighet med plan för IKT-pedagogisk utveckling. Prioriterat mål Förbättra utemiljön på skolorna Utemiljön på våra skolor ska förbättras. Detta ska ske i samverkan med kultur- och fritidsnämndens arbete med det idrottspolitiska programmet där spontanidrott ska ingå. Planen ska vara klar Kommentar och analys Barn- och utbildningsförvaltningen har fått i uppdrag att förbättra utemiljöerna på Tjörns skolor. Då detta arbete till viss del har beröringspunkter med det pågående arbetet med det idrottspolitiska programmet på kultur- och fritidsförvaltningen behöver förvaltningarna samarbeta. Förbättringsarbetet med utemiljöerna på skolorna drivs och ägs dock av barn- och utbildningsförvaltningen. Sida 6 20

21 Inriktningsmål Uppmuntra deltagande för barn och unga i föreningslivet Uppmuntra deltagande för barn och unga i föreningslivet. Verka för att våra anläggningar även fortsättningsvis drivs av föreningarna. Ideella föreningar som arbetar med barn och ungdomar ska prioriteras. Även de som på fritiden ägnar sig åt individuella aktiviteter utanför organiserat föreningsliv ska prioriteras. Nämndens budgettext Stöd och service i takt med tiden Ett utvecklat samarbete med föreningslivet ska ge förutsättningar för att anläggningarna drivs i föreningsregi. Formerna för prova på-verksamhet ska utvecklas inom såväl det organiserade föreningslivet som på arenorna för spontanaktiviteter. Föreningslivet ska ges förutsättningar för att arbeta med Säker och trygg förening. Stöd och service för föreningslivet ska ligga i takt med tiden. Utfall dec 2015 Utfall Apr 2016 Mål 2016 Status Anläggningar i föreningsdrift, antal 5 5 Barn och unga i föreningslivet, antal Säker och trygg förening, antal föreningar som är certifierade 3 Nyrekryterade unga ledare, antal 30 Kommentar och analys Liksom i övriga Sverige minskar antalet ungdomar i föreningslivet även på Tjörn. Aktiviteter för att vända trenden pågår; bland annat ska några föreningar visa upp sig på barn- och ungdomsfestivalen Frivolt i augusti. Prioriterat mål Arbeta med att få en jämnare fördelning av aktiva killar och tjejer i föreningslivet Utfall dec 2015 Utfall Apr 2016 Mål 2016 Status Barn och unga i föreningslivet, antal Kommentar och analys Fördelningen mellan pojkar och flickor i föreningslivet på Tjörn ligger kvar på 52 % pojkar och 48 % flickor. Sida 7 21

22 Inriktningsmål Tjörn ska fortsätta utveckla en hållbar natur- och kulturturism Tjörn ska fortsätta utveckla en hållbar natur- och kulturturism, genom att förstärka och tydliggöra kommunens image och profil som destination. Nämndens budgettext Revidering av strategi, nätverk och utökad marknadsföring Turismstrategin från 2009 ska revideras 2016 med fokus på bland annat näringslivsperspektivet och marknadsföring. Behovet ska utredas av bildande av nätverk för specifika områden inom besöksnäringen. Infrastrukturella frågor ska lyftas genom ett tvärsektoriellt nätverk. Evenemang/arrangemang med bredd och spets ska genomföras hela året. Marknadsföringen ska utvecklas. Samarbeten ska bli bättre med föreningar, organisationer och näringsliv. Utfall dec 2015 Utfall Apr 2016 Mål 2016 Status Företag inom besöksnäringen, antal 108 Gästnätter på boenden på Tjörn, antal per år Kommentar och analys Arbetet med att ta fram ett förslag till evenemangsparkering inleds i maj. Då uppdraget är säsongsberoende görs en avstämning efter sommaren. Prioriterat mål Ta fram förslag till evenemangsparkering Förslaget ska vara framtaget och färdigt senast Nämndens budgettext Förslag evenemangsparkering Skärhamn I samverkan med sektor för samhällsbyggnad ska förslag på evenemangsparkering i Skärhamn tas fram. En inventering ska göras av befintliga parkeringsytor och deras skyltning såväl som av tänkbara markområden för evenemangsparkering. Förslag på utformning och genomförande ska presenteras Kommentar och analys Arbetet med att ta fram ett förslag till evenemangsparkering inleds i maj när förvaltningen träffar representanter från sektor samhällsbyggnad samt Skärhamns vägförening. Sida 8 22

23 Inriktningsmål Det idrottspolitiska programmet , där spontanidrotten ingår, ska verkställas Nämndens budgettext Ökad tillgänglighet idrottslokaler Tillgängligheten till idrottslokaler ska öka och närliggande områden utvecklas så de lever upp till föreningslivets och andra aktörer nutida krav på användande. Samverkan ska ske såväl internt som med föreningslivet för att möjliggöra bra och hållbara anläggningar. Utfall dec 2015 Utfall Apr 2016 Mål 2016 Status Nyttjandegrad idrottshallar (sammanslagen) 60.00% Spontanidrottsplatser, antal 3 Uthyrda timmar i allmän idrottshall, antal Kommentar och analys Det idrottspolitiska programmet är ute på remiss och överlämnas till kommunfullmäktige i början av hösten. Prioriterat mål Motionsspår färdigställs Motionsspåret ska vara färdigställt senast Kommentar och analys Arbetet med att ta fram motionsspår har avstannat i väntan på att nödvändiga markägaravtal tecknas. Sida 9 23

24 Inriktningsmål Tjörn ska vara en av Sveriges mest attraktiva kulturkommuner 2025 Detta är ett av målen i den kulturpolitiska strategin Nämndens budgettext Kreativa mötesplatser och dans- och teaterfestival En kreativ mötesplats över generations- och förvaltningsgränserna ska skapas. Den utövande scenkonsten ska utvecklas genom samarbete med föreningslivet för unga och unga vuxna. Samtids- och omvärldsanalys ska ligga till grund för föredrag för unga vuxna, med aktuella personer och ämnen. I samarbete mellan befintliga nätverk inom turism och kultur ska en mötesplats för kulturella och kreativa näringar skapas. En dans- och teaterfestival ska starta 2016 och utvecklas till att bli ett återkommande (vartannat år) scenkonstarrangemang. Utfall dec 2015 Utfall Apr 2016 Mål 2016 Status Nya aktiviteter och arrangemang av, för och med barn, ungdomar samt unga vuxna, antal 3 Forum och mötesplatser för kulturella och kreativa näringar, antal 1 Satsningar på konstformer för ökad konstnärlig bredd och spets i utbud och arrangemang, antal 2 Kommentar och analys Tjörn har av Vision utsetts till Årets kulturkommun Arbetet att leva upp till utmärkelsen pågår oavbrutet och under året har bland annat början till ett årligt återkommande scenkonstarrangemang tagit form. Prioriterat mål Etablera ett årligt återkommande scenkonstarrangemang Nämndens budgettext Ny dans- och teaterfestival Engagemang i samband med Dansens år 2016 ska ligga till grund för utvecklad danskonst i kommunen samt starten av en återkommande dans- och teaterfestival. Kommentar och analys Arbetet med att etablera ett årligt återkommande scenkonstarrangemang pågår och följer tidsplan. Inför årets arrangemang är tre internationella gästspel inbokade. Sida 10 24

25 Inriktningsmål Handlingsplanen för friluftslivet ska verkställas Nämndens budgettext Fokus- och utvecklingsområden tas fram Specifika fokus- och utvecklingsområden ska tas fram utifrån de kriterier som ligger till grund för Naturvårdsverkets ranking av Sveriges friluftskommun. Samverkan med avdelningen för turism ska öka, liksom samarbetet med föreningslivet och externa parter. Marknadsföringen av friluftslivet ska bli bättre. Utfall dec 2015 Utfall Apr 2016 Mål 2016 Status Sveriges friluftskommun, ranking Kommentar och analys Arbetet med handlingsplanen går framåt och konsult har tilldelats mer tid för att slutföra uppgiften. Prioriterat mål Handlingsplanen för friluftslivet ska verkställas Kommentar och analys Handlingsplanen för friluftslivet växer fram med utgångspunkt i workshops med politiker samt förankringsarbeten på Tjörns skolor. Konsulten som ska sammanställa planen har fått utökad tid för detta. Parallellt med utformningen av friluftsplanen besiktigas de kommunala vandringslederna och åtgärdsplaner tas fram. Fokus på marknadsföringen av friluftslivet ligger på enhetlig skyltning vilken delvis finansieras med stöd från Länsstyrelsen. Sakkunnigt stöd inhämtas från Västkuststiftelsen\, Friluftsfrämjandet Tjörn\, Naturskyddsföreningen på Tjörn samt Sundsby vänförening. Sida 11 25

26 Inriktningsmål Gemensamma mål till samtliga nämnder och bolag Respektive nämnd och styrelse ska i sina respektive budgetar konkretisera hur de kan uppfylla de generella målen. Prioriterat mål Marknadsföringsplan Marknadsföringsplanen ska fortsätta verkställas. Som kommun konkurrerar vi om både boende och företag och det är en situation som kommer bestå. Detta är i grunden positivt då det gör att vi hela tiden måste arbeta för att bli bättre. Vi ser att alla nämnder och bolag ska vara verksamma i detta arbete tillsammans med externa intressenter. Prioriterat mål Förbättrad kundservice Samtliga förvaltningar ska förbättra servicenivån för våra medborgare och kunder. Den förstudie som gjorts gällande "En väg in" ska verkställas. Syftet är att öka tillgängligheten till våra tjänster och ge jämställd medborgarservice med saklighet och objektivitet. I förnyelsearbetet ingår också att se över hur e-servicen rent generellt kan förbättras och på det sättet öka tillgängligheten. Med en utvecklad e-service vill vi även effektivisera arbetssätt och informationshantering. Även Tjörnappen ska utvecklas. Prioriterat mål Medborgardialog Fortsätta arbetet med Cultural Planning och andra medborgardialoger för en nytänkande, demokratisk och hållbar samhällsutveckling. Prioriterat mål Väl fungerande kommunikationer Ett mycket tydligt önskemål från framför allt våra yngre medborgare och våra pendlare är att kommunikationerna ska fungera väl. Man vill ta sig runt till olika aktiviteter, skolor och vänner både inom Tjörn men även utanför Tjörn. Detta är något vi måste uppmärksamma och ta till oss. Detta är en fråga som på ett eller annat sätt berör många av våra kommunala verksamheter. Därför måste en rejäl inventering av behoven av kommunikationer göras ur ett brett perspektiv. En hel del är gjort men detta arbete måste fortsätta. Vi vill att såväl cykelvägar som förbättrade möjligheter att resa kollektivt utvecklas. Prioriterat mål Hållbar utveckling i flera perspektiv När vi nu skapat förutsättningarna för tillväxt på Tjörn är det viktigt att detta sker med en hållbar utveckling. Hållbar utveckling är att använda människans och naturens resurser medvetet och balanserat. Det görs genom att ta hänsyn till såväl sociala som miljömässiga och ekonomiska konsekvenser och förutsättningar. Strävan är att värna om strandskyddet och rädda och skydda biologiskt mångfald avseende hav och land. Hänsyn tas även till effektivisering av energianvändning och ökad förbrukning av förnyelsebar energi inom kommunens samtliga fastigheter och bostäder. Detta ska vara en ledstjärna i allt kommunalt arbete. Gemensamt ska miljömål tas fram för våra verksamheter. Strandskyddet, vars omfattning ännu inte är slutligen fastställd, ska respekteras. Sida 12 26

27 Prioriterat mål Vackrare utemiljöer En plan för vackrare och fräschare utemiljöer i kommunen tas fram. Till denna plan ska tillföras en beskrivning över hur förvaltningen av allmän platsmark kan skötas effektivt. Prioriterat mål Bättre företagsklimat I olika mätningar kan vi se att Göteborgsregionen generellt ligger dåligt till när man mäter klimatet hos företagare. Detta är inte långsiktigt hållbart och Tjörn måste ta sitt ansvar för att komma till rätta med detta. Vi är beroende av investeringar och företagande för att klara välfärden. Därför ska Tjörns kommun, trots att vi är och kommer att vara en kommun man pendlar ifrån, ha det bästa klimatet för företagare. Detta är ett ambitiöst mål som kräver att många nämnder, styrelser, förvaltningar och andra engagerar sig. Tjörn fortsätter att klättra rejält på rankinglistorna och det ska vi vara stolta över men inte slå oss till ro med. Vi vill särskild underlätta och påskynda handläggningen av ärenden som berör företagare. Prioriterat mål Personalklimat Det värdegrundsarbete som påbörjades under 2015 ska fortsätta. I värdegrundsarbetet arbetas fram ett antal ledord som speglar arbetskulturen och arbetsklimatet. Exempel på ledord kan vara Professionalism, Engagemang, Delaktighet, Samverkan och Öppenhet. En personalpolicy ska upprättas som tar sin grund i de ledord som processas fram under arbetets gång. Vi följer personalklimatets förbättringar genom medarbetarenkäter. Prioriterat mål Bemötande En av de kanske viktigaste framgångsfaktorerna är på vilket sätt alla medarbetare i vår kommun möter våra invånare, företag och besökare. Denna fråga är delegerad till tjänstemännen men uppföljning ska kontinuerligt ske genom mätningar. Målet är att i mätningarna ska Tjörns kommun redovisa ett klart bättre resultat än snittet regionalt och nationellt. Det är också viktigt att befogenheter följer med ansvaret vilket medarbetarenkäten tydligt visade. Här är det också viktigt att politiker är föredömen, både i bemötandet mot allmänheten men även mot vår personal. Prioriterat mål Stärka det gemensamma arbetet kring barn och ungdomar Vi ska fortsätta det goda samarbete som påbörjats mellan socialnämnd, barn- och utbildningsnämnden och kultur- och fritidsnämnden för att ge alla våra unga en så god uppväxt som möjligt. Prioriterat mål Att jämföra oss med andra Sida 13 27

28 Nämnderna ska utifrån kommunfullmäktiges generella- inriktnings- och prioriterade mål producera och precisera nämndspecifika mål och detaljbudgetar. Nämnderna ska också formulera indikatorer som gör att målen kan följas upp och utvärderas. Det är önskvärt att dessa mål så långt som möjligt formuleras på ett sätt som gör att vi själva kan mäta över tid i delårsbokslut och årsbokslut. Det ska också vara möjligt så långt det går att jämföra oss med andra. Utifrån de mål som beslutas av nämnderna ska sedan tjänstemännen besluta hur arbetet ska genomföras. Sida 14 28

29 Delårsrapport - personal Organisationsenhet: Kultur och fritid År: 2016 Månad: April 29 Tjörn - Möjligheternas ö

30 Nyckeltal Antal årsarbetare, månadsavlönade Antal årsarbetare, timavlönade Antal årsarbetare, totalt Total sjukfrånvaro, samtliga anställda, % 7.50% 5.35% Kommentar Under 2016 har antalet timanställningar minskat eftersom förvaltningen har tillsvidareanställt fler medarbetare. Några av de vakanta tjänsterna som funnits på förvaltningen har därmed tillsatts och antalet årsarbetare ökat. Detta syns främst på kultur- och fritidscentras verksamhet. Förvaltningen lånar även ut en 50 %-resurs till GR. Den minskade sjukskrivningen beror på att det är färre långtidssjukskrivna i år. Sida 2 30

31 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (1) Kultur- och fritidsnämnden Evike Sandor Förvaltningschef evike.sandor@tjorn.se Dnr 2016/ Kultur- och fritidsnämnden Uppföljning av plan för intern kontroll Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden godkänner förvaltningens uppföljning av planen för intern kontroll. Sammanfattning Kultur- och fritidsnämnden ska i samband med delårsuppföljningen även följa upp förvaltningens plan för intern kontroll. Bilagor Uppföljning av plan för intern kontroll kultur- och fritidsförvaltningen. Plan för intern kontroll för kultur- och fritidsnämnden Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Kommunens revisorer Ärendet Kultur- och fritidsnämnden antog , 44, en plan för intern kontroll. Enligt planen ska intern kontroll följas upp i samband med såväl delårsrapporter som årsredovisning. Planen för intern kontroll ska efter godkännande av nämnden överlämnas för kännedom till kommunstyrelsen och kommunens revisorer. TJÖRN1000, v1.0, Barnperspektivet Nämnden har använt Tjörns kommuns barnchecklista och kommit fram till att beslutet inte påverkar, får konsekvenser för eller på annat sätt berör barn. Evike Sandor Förvaltningschef Postadress Besöksadress Telefon Org.nr Tjörns kommun Kroksdalsvägen 1 Fax BG Skärhamn E-post kommun@tjorn.se Internet 31

32 Uppföljning av plan för intern kontroll kultur- och fritidsförvaltningen Nr Risk Nivå Åtgärd Ansvarig Händelse (datum) Kommentar 1 Bibliotekets elektroniska utlåningssystem slutar fungera 2 Backup-system finns. Bevakning görs kontinuerligt av leverantören. Avdelningschef bibliotek Backup sker varje dag. Varje kvartal får vi en uppföljning från leverantören. 2 Biografens bokningssystem slutar fungera 9 Säkerställa strömtillförsel så att inte systemet går ner. Bioansvarig Strömtillförsel är säkerställd med genomgång och uppdatering av elcentral, samt kontakt med Vattenfall för inkommande el från gatan. 3 Brister i avtalshantering 6 Krav på att alla avtal registreras i Evolution av ansvarig handläggare. Förvaltningschef, samtliga avdelningschefer samt handläggare Fritid: Rutiner håller på att upprättas. Biblioteket: Samtliga avtal tecknas/signeras av förvaltningschef och registreras i Evolution av nämndsekreterare. 4 Fel vid inköp och fakturahantering 8 Stickprov med fokus på regelverk följs samt om hanteringen är korrekt och tillräckligt snabb mm. Förvaltningschef 10 stickprov gjorda alla fakturor stämde. 5 Brister i underlagskontroll av föreningsbidragen 4 Checklista i samband med registrering i Evolution. Avdelningschef fritid Checklista håller på att tas fram utifrån befintligt regelverk. 6 Felaktig hantering vid öppning, registrering och hantering av allmänna handlingar 9 Årlig utbildning om offentlighetsprincipen. Löpande utbildning i Evolution. Nämndsekreterare i samråd med förvaltningschef Ingen utbildning om offentlighetsprincipen har utförts än under Handläggarna utbildas löpande och vid behov i ärendehanteringssystemet Evolution. 7 Stöld vid kontanthantering på bion 9 Säker förvaring. Insättning av dagskassor. Marknadsföra kortbetalning. Bioansvarig Säker förvaring i kassaskåp. Tätare insättningar på banken minskar summorna som finns i Sagahuset. Allt fler betalar med kort, vilket minskar kontanthanteringen. 32

33 8 Stöld vid kontanthantering på kultur- och fritidscentra 9 Säker förvaring. Insättning av dagskassor. Föreståndare kulturoch fritidscentra samt avdelningschef BoU-kultur Bättre rutiner har skapats kring kassaförvaring och kassaskåp, som står på annan plats samt att kassan räknas varje dag. En i personalen ansvarar för att pengar sätts in på banken veckovis. Kortautomat ska införskaffas inför hösten Stöld vid kontanthantering på simskolorna 9 Säker förvaring. Insättning av dagskassor. Avdelningschef fritid Låsta kassaskåp finns i simskolebyggnad på varje förkommande badplats. Uppsamling och insättning av kontanta medel sker kontinuerligt. Rutiner finns för simskolepersonal för handhavandet av kontanta medel. 10 Stöld av teknisk utrustning 6 Säker förvaring. Rutinmässiga inventariekontroller. Förvaltningschef, samtliga avdelningschefer, föreståndare Sundsby säteri och kulturoch fritidscentra samt bioansvarig Biblioteket/kundcenter: Rutinmässiga inventariekontroller görs på respektive arbetsplats. Datorer och telefon i turistbyrån låses in efter varje arbetspass. Bärbara datorer låses in på kontoret på Häggvallskolan. Publika datorer och vid kunddisk i huvudbiblioteket är fastlåsta. Fritid/Sundsby: Bärbara datorer tas hem inför helg. Byggnader är larmade. Förteckning på befintlig utrustning håller på att tas fram samt rutiner för inventariekontroller. Delta/Kultur- och fritidscentra: All teknisk utrustning är stöldmärkt och registrerad. En i personalen ansvarar för detta. Större/dyrare teknisk utrustning är inlåst. Datorer är fastsatta med vajer. Biografen: Tekniken är stor, tung och otymplig med andra ord svår att stjäla. Alla ytterdörrar som är obevakade är alltid låsta, oavsett om personal befinner sig i huset. 11 Misshandel eller våld mot tjänsteman Hot 3 6 Särskild utbildning för dem som arbetar i utsatta miljöer. Handlingsplaner. Rutiner för kontakt med polis och sociala. Översyn av behov av personlarm. Förvaltningschef samt samtliga avdelningschefer Biblioteket/kundcenter: utbildning för turistbyråpersonal har genomförts kring temat hot & våld. Personlarm finns i kundcenter/turistbyrån samt på huvudbiblioteket i Skärhamn. Personlarm är beställt till Häggvallbiblioteket. Fritid/Sundsby: Utbildning för anställda erbjuds. 33

34 12 Inbrott och skadegörelse 9 Rutiner för att göra arbetsplatsen oattraktiv för stöld. Stöldbegärligt gods döljs. Förvaltningschef, samtliga avdelningschefer, föreståndare Sundsby säteri och kulturoch fritidscentra samt bioansvarig Delta/Kultur- och fritidscentra: Personalen har genomgått utbildning under läsåret Handlingsplaner och rutiner finns kring orosanmälan mm. Personlarm kommer att köpas in och användas fr o m hösten Detta gäller särskilt Delta, där personal arbetar ensam. Larm finns på byggnader. Stöldbegärligt gods finns inte synligt och ställs undan i låsta utrymmen. På biografen är larmet uppdaterat och kontrollerat, nya personliga koder införda och icke aktuella koder borttagna. 13 Brist vid tillämpning av samverkansavtalet 1 Kontroll att samtliga chefer använder samverkansavtalets punkter vid APT. Förvaltningschef samt samtliga avdelningschefer Dagordning utifrån samverksamsavtalet används på samtliga verksamheters APT. 14 Brand 8 Kontinuerliga brandövningar och personalutbildningar. Årlig information på APT. 15 Arbetsmiljörisk 8 Avtal om arbetsmiljöansvar för samtliga chefer och årlig kontroll av om kontraktet följs. Förvaltningschef, samtliga avdelningschefer, föreståndare Sundsby säteri och kulturoch fritidscentra samt bioansvarig Förvaltningschefen Utbildningsplan följs. Brandövningar sker kontinuerligt, under ledning av räddningstjänst eller, i förekommande fall, skolan. På Sundsby genomför personalen kontinuerliga brandkontroller med ansvarig på plats. På biografen görs kontinuerliga brandöversyner. Personalen erbjuds HLR-utbildning löpande. Kontroll och förnyat avtal med samtliga chefer gjordes Årets kontroll görs senare i samband med medarbetarsamtal. 16 Nämnden når inte uppsatta verksamhets- 6 Kontroll genom Presidiet i kultur- 34

35 och budgetmål delårsrapporter och bokslut. och fritidsnämnden 35

36 Plan för intern kontroll för kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsförvaltningen Evike Sandor Antagen av kultur- och fritidsnämnden Tjörn Möjligheternas ö

37 Innehåll 1 Struktur för intern kontroll Kommunallagen Avgränsningar Ansvar Uppföljning Riskbedöming 6 3 Prioriterade risker 7 4 Förankring Lättillgänglig information Utbildningar Avvikande händelser...9 Sida 2 (9) Error! No text of specified style in document. 37

38 Sammanfattning Kultur- och fritidsförvaltningen har identifierat risker inom nämndens ansvarsområden. De risker som bedöms som allvarliga är upptagna i denna plan för intern kontroll, tillsammans med de åtgärder som föreslås för att hantera riskerna. Planen beskriver också vem som ansvarar för att åtgärderna utförs eller att rutiner efterlevs. Planen ska revideras årligen och beslutas av kultur- och fritidsnämnden i samband med att nämndens detaljerade budget antas. Sida 3 (9) Error! No text of specified style in document. 38

39 1 Struktur för intern kontroll Intern kontroll är en process där kommunens styrelse, nämnder, ledning och personal samverkar. En plan för intern kontroll ska vara utformad för att ge en rimlig försäkran inte absolut säkerhet till organisationens ledning om att målen uppnås inom följande områden: Effektiv och ändamålsenlig verksamhet Tillförlitlig ekonomisk rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av tillämpliga lagar, förordningar och regler Internkontroll är en process och inte ett mål i sig. Processen genomförs av alla medarbetare, oavsett nivå. I förlängningen handlar intern kontroll om att säkerställa att kommunen uppnår sina mål. Alla nämnder ska ha en egen plan för intern kontroll. Det åligger förvaltningen att löpande inventera och identifiera risker. Dessa ska dokumenteras och sedan värderas i ledningsgruppen utifrån kriterierna sannolikhet, konsekvens och analys. Det är den värderingen som ligger till grund för om riskerna ska tas upp i nästa revidering av planen för intern kontroll. Tjörns kommuns system för rapportering av avvikande händelser kan med fördel användas för att enklare identifiera risker. 1.1 Kommunallagen Enligt kommunallagen kap 9 är det revisorernas uppgift att pröva om den interna kontrollen som görs i nämnder och styrelser är tillräcklig. Någon närmare definition av begreppet intern kontroll görs inte. Enligt kommunallagen kap 6 7 ska nämnden se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. 1.2 Avgränsningar Kultur- och fritidsnämndens plan för intern kontroll behandlar inte den typ av risker som ryms inom begreppet extraordinära händelser. Dessa ingår istället i kommunens beredskaps- och krishantering. 1.3 Ansvar Kultur- och fritidsnämndens ordförande ansvarar för att en plan för intern kontroll revideras årligen och antas i samband med att nämndens detaljerade budget antas. Sida 4 (9) Error! No text of specified style in document. 39