Handlingar. till möte med servicenämnden fredag 6 feb 2015

Transkript

1 Handlingar till möte med servicenämnden fredag 6 feb 2015

2 1 (2) Föredragningslista Sammanträde med servicenämnden 6 februari 2015 Plats: Bohusgården Hotell & Konferens, Uddevalla Tid: kl Inledande formalia Rapporter Mötets öppnande Upprop Val av justerare Justeringsdatum Presidiet Kontaktpolitiker Servicedirektören Beslutsärenden 1. Yttrande över Motion av Birgitta Losman (MP) m.fl. om nya resvanor även för förtroendevalda och chefer, Erik Hallberg tf. stabschef Diarienummer SN Yttrande över Motion av Bijan Zainali (S) om kunskapsutveckling inom integration och mångfald, Erik Hallberg tf. stabschef Diarienummer SN Servicenämndens sammanträdestider för 2015, Erik Hallberg tf. stabschef Diarienummer SN Årsredovisning 2014 för, Petra Bergman kommunikationschef, Erik Hallberg tf. stabschef, Marie Granberg Klasson HR-chef, Lena Carlsson Tell ekonomichef Diarienummer SN Fördelning av kontaktpolitiker, Erik Hallberg tf. stabschef Diarienummer SN Svar på revisionsrapport Granskning av pensionsskuld/inrapportering till KPA, Erik Hallberg tf. stabschef Diarienummer SN Delegeringsärenden Diarienummer SN Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: servicenamnden@vgregion.se

3 Föredragningslista för servicenämnden, (2) 8. Anmälningsärenden Diarienummer SN Informationsärende A. Redovisning av resultatet från Nöjd-kund-index (NKI), Petra Bergman kommunikationschef Peter Hermansson Ordförande Tänk på miljön Res gärna kollektivt

4 Ärende 1

5

6

7

8

9 Ärende 2

10

11

12

13

14 Ärende 3

15

16 Ärende 4

17 1 (1) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer SN Västra Götalandsregionen /ledningskansliet Ekonomienheten Handläggare: Henrik Wennerkull Telefon: E-post: Till servicenämnden Årsredovisning 2014 för Förslag till beslut 1. Servicenämnden godkänner årsredovisning 2014 för. Sammanfattning av ärendet Årsredovisningen har tagits fram för I årsredovisningen framgår det att resultatet för 2014 är 130 mnkr, vilket är 59 mnkr bättre än budget. Sten Axelsson Servicedirektör Bilaga Resultaträkning 2014 Bokslutsdokument Noter Beslutet skickas till regionkansliet@vgregion.se ekonomienhet Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: servicenamnden@vgregion.se

18 Sida 1(42) Datum Diarienummer SN Årsredovisning

19 Sida 2(42) Datum Diarienummer SN Sammanfattning 1. Sammanfattning och slutsats Servicenämnden har ett samlat ansvar för samordning, produktion och leverans av serviceverksamhet inom Västra Götalandsregionen. Huvuduppdraget är att skapa förutsättningar för att frigöra resurser till kärnverksamheten och att säkerställa kvalitet och sänkta kostnader. Verksamhetsperspektivet Fokus under 2014 har varit att påbörja införandet av ny måltidslösning på sjukhusen samt fortsätta vidareutveckla och standardisera processerna inom produktion, service och administration. Förslag på en regiongemensam riktlinje för städkvalitet i Västra Götalandsregionens vårdlokaler har arbetats fram i en arbetsgrupp tillsammans med vårdhygien och Folktandvården. Ägarutskottet kommer att föreslå regionstyrelsen att besluta om att fastställa denna riktlinje. Regionfullmäktige beslutade i juni 2014 att införa en ny styrmodell för och för det regionala servicesamspelet från den 1 januari Arbetet med tillämpning av den nya styrmodellen startade i juni och har pågått under andra halvåret Styrmodellen bygger på 21 principer som finns beskrivna i regionfullmäktiges beslut. Gällande fortsatt införande av e-handeln har beslut fattats om ny konkurrensutsättning av IT-stöd, när avtal med nuvarande leverantör avslutats. Arbete har initierats för att hitta former för utökat samarbete mellan Västra Götalandsregionen och kommunerna avseende hjälpmedelsverksamheten. Arbetet med att etablera ett samarbetsavtal inleddes under hösten. Avtalet ska gälla från september 2015 till september Under denna avtalsperiod kommer hjälpmedelsverksamheten att samarbeta närmare kunden för att skapa ökad transparens och säkerställa möjligheter till kontinuerlig utveckling av förskrivnings- och försörjningsprocessen. Medarbetarperspektivet För att lyckas med vision och uppdrag, har nedanstående strategiska områden i medarbetarperspektivet prioriterats under 2014: - Säkra tillgång till och utveckling av kompetenta och engagerade medarbetare och chefer - Skapa förutsättningar för en hälsosam arbetsplats och sänka sjuktalen

20 Sida 3(42) Datum Diarienummer SN Arbeta aktivt med kompetensförsörjning och omställning - Skapa kvalitativa processer genom stöd, verktyg och utbildning Vidare har genomfört ett omfattande omställningsarbete för att anpassa bemanningen till givna ekonomiska förutsättningar. Omställningen har skett både inom verksamhet och inom administration. En rad insatser har riktats för att förbättra förutsättningar för chefer, med fokus mot ökad hälsa och minskad sjukfrånvaro. Kundperspektivet Vidareutvecklingen av kundprocesser har i all väsentlighet bedrivits enligt plan. övergripande mål med kundperspektivet är att ha nöjda kunder som upplever att de erhåller de tjänster som efterfrågas med rätt kvalitet och till rätt pris. Genomförda aktiviteter under 2014 omfattar: - Ytterligare effektivisering av kunddialogen på alla nivåer - Kvalitetssäkrad och efterfrågestyrd kundrapportering - Vidareutveckling av NKI- och NBI-styrningen - Vidareutveckling av informationskanaler mot kund Under hösten har arbete kring ny styrmodell för bedrivits av ägaren, i samråd med och kunder. Ny tjänstekatalog och ny prislista gäller fr.o.m. 1 januari Arbetet med implementering och fortsatt utveckling av servicesamspelet kommer att fortsätta under Ekonomiperspektivet Resultatet för 2014 är 130 mnkr. Jämfört med budget är det en positiv avvikelse på 59 mnkr. Budgetförutsättningarna för 2014 har innehållit följande krav för att hantera: Avkastningskrav 71 mnkr Effektiviseringskrav om 0,7 procent motsvarande 18 mnkr Kostnader för e-handeln 32 mnkr Sparkrav för konsulter, konferenser och resor 9 mnkr Minskat anslag för inköpsverksamheten motsvarande 15 mnkr

21 Sida 4(42) Datum Diarienummer SN Under 2013 påbörjade en långsiktig åtgärdsplanering för att svara upp mot det kraftigt ökade besparingskrav som beslutats. Flera av de åtgärder som påbörjades under 2013 gav effekt redan under sista kvartalet 2013 och fick därmed helårseffekt under Slutsats huvuduppdrag är att frigöra medel för kärnverksamheten. Den nya styrmodellen för servicesamspelet ska tydligare stödja uppdraget. Regionfullmäktige har i juni 2014 fattat beslut om att införa en ny styrmodell för från den 1 januari Ny måltidslösning vid sjukhusen syftar till en flexibel, kvalitetssäkrad och effektiv måltidsprocess. Regionstyrelsen fattade i september beslut om att starta upp byggprojekt Ombyggnad kök SU/Sahlgrenska. Detaljprojektering startade hösten Beräknad byggstart sker i september Städkvaliteten är en viktig del för att säkerställa en god vårdhygien. Förslag på en regiongemensam riktlinje för städkvalitet i Västra Götalandsregionens vårdlokaler har arbetats fram. Ägarutskottet kommer att föreslå regionstyrelsen att besluta om att fastställa denna riktlinje i februari Inköpsverksamheten syftar till att kärnverksamheten ska kunna erhålla prissänkningar genom nya avtal. Därför krävs att verksamheterna är avtalstrogna, begränsar sortimentsbredden, har relevanta kvalitetskrav och deltar aktivt i inköpsprocessen. Upphandlingseffekter måste kunna mätas totalt för VGR och per verksamhet. Förbättringsarbete är påbörjat och fortsätter under första delen av 2015 med översyn av mätmodell, IT-stöd för mätningen och djupanalys för förändrat beteende där avtal inte följs. E-handeln syftar till att effektivisera beställning och fakturahantering inom VGR. Beslut har fattats om ny konkurrensutsättning av IT-stöd när avtal med nuvarande leverantör avslutats. Fortsatt konsolidering av administrativa tjänster, avseende transaktionsintensiva tjänster inom personal och ekonomi, syftar till att uppnå samordningseffekter och därmed lägre kostnader för verksamheten. Gränssnitt är framtaget inför beslut om övertag från kvarstående förvaltningar.

22 Sida 5(42) Datum Diarienummer SN Verksamheten Servicenämnden ska genom ett samlat ansvar för samordning, produktion och leverans av serviceverksamhet inom Västra Götalandsregionen, skapa förutsättningar för att frigöra resurser till kärnverksamheten. Följande strategiska förändringsområden har varit prioriterade under året: - Utveckla effektiva produktions-, service- och administrativa processer - Säkerställa att informationssystemen stödjer huvudprocesserna - Kvalitetssäkra städstandarden - Förbättra avtalstroheten - Påbörja införandet av ny måltidslösning på Sahlgrenska Universitetssjukhuset. - Fortsatt övertagande av administrativa tjänster från Västra Götalandsregionens förvaltningar. - Kvalitetssäkra avvikelsehanteringen Kommentarer gällande utfall redovisas under kapitel 2.3.

23 Sida 6(42) Datum Diarienummer SN Regionfullmäktiges mål Servicenämnden har ett samlat ansvar för samordning, produktion och leverans av serviceverksamhet inom Västra Götalandsregionen. Huvuduppdraget är att skapa förutsättningar för att frigöra resurser till kärnverksamheten och att säkerställa kvalitet och sänkta kostnader. Politiska prioriteringar och fokus 2014: - E-handelsprojektet ska fullföljas och implementeras i verksamheten - Inköpsverksamhetens roll ska utvecklas och stärkas. Miljömässiga och etiska krav ska ställas vid upphandlingar - Kvaliteten på levererade tjänster och service ska fortsätta utvecklas genom bland annat standardiserade processer - Vårdnära servicetjänster ska utvecklas och implementeras i samarbete med berörda verksamheter Strategiska mål: Kolumnen 2014 visar mål och utfall Andel kvarstående serviceverksamheter som inte överförts till nämnden i procent Mål Utfall Nöjd-kund-index (NKI) Mål 4,0 4,2 4,4 4,6 Utfall 3,6 3,9 3,8 Den totala produktivitetsutvecklingen Mål 100,7 101,4 102,1 102,8 inom nämndens ansvarsområde (exkl. upphandlingseffekter) Indexvärde (2012=basår) Utfall 100,0 102,9 105,8 Det ekonomiska mervärdet av nämndens verksamhet, mnkr (exkl. upphandlingseffekter) Avtalstrohet, procent (mäts som leverantörstrohet) Mål Utfall Mål Utfall

24 Sida 7(42) Datum Diarienummer SN Andel kvarstående serviceverksamheter som inte överförts till nämnden. Gränssnitt är framtaget inför beslut om övertag från kvarstående förvaltningar. Nöjd-kund-index (NKI) Kommentarer, se kap 4 Den totala produktivitetsutvecklingen inom nämndens ansvarsområde (exkl. upphandlingseffekter) Indexvärde (2012=basår) Produktivitetsutvecklingen för de tjänster som ingår i mätning uppgår från 2012 t.o.m till 5,8 procent. Målet på 1,4 procent produktivitetsutveckling t.o.m. utgången av 2014 överträffas därmed med god marginal. En viss osäkerhet råder dock fortfarande avseende kvaliteten i den information som ligger till grund för produktivitetsökningen. Den enskilt största ökningen av produktiviteten har skett på den nya tjänsten avseende distribution av stomi/diabetesprodukter som hanteras på Skövdedepån. Det ekonomiska mervärdet av nämndens verksamhet, mnkr (exkl. upphandlingseffekter) Kommentarer, se kap 5 Avtalstrohet procent (mäts som leverantörstrohet) Avtalstroheten för hela VGR är 80 procent 2014 vilket är en förbättring jämfört med 2013 då avtalstroheten var 65 procent. Målvärde för 2014 är 86 procent. Efter en kraftsamling under hösten kan förbättrad följsamhet redovisas och de större förvaltningarna överträffar i år målet på 86 procent. Alla verksamheter har ännu inte sina avtal samlade i avtalsdatabasen. En samlad avtalsdatabas kommer att ge ett mer rättvisande högre värde. Dock finns det betydande köp utanför avtal, exempelvis köp av läkare- och sjukskötersketjänster. Förbättringsarbetet fortsätter under första delen av 2015 med översyn av mätmodell, IT-stöd för mätningen och djupanalys för förändrat beteende där inte avtal följs.

25 Sida 8(42) Datum Diarienummer SN Västra Götalandsregionens egna verksamheter ska vara föregångare i miljöarbetet Andel ekologiska livsmedel (ökning procent): Produktionen av livsmedel har stor miljöpåverkan bland annat genom spridning av kemikalier till mark och vatten. Utfall 2014 är 30 procent, vilket är en ökning med 8 procentenheter jämfört med 2013 och 2 procentenheter bättre än måltalet för Användning av miljö- och hälsofarliga ämnen (minskning procent): Användningen av moppkonserveringsmedlet Bronopol har minskat med mer än 70 procent jämfört med 2011, vilket är bättre än måltalet för 2014 som är minskning med 60 procent.

26 Sida 9(42) Datum Diarienummer SN Regionstyrelsen och kommittén för rättighetsfrågor ansvarar för att regionens verksamheter ska vara tillgängliga för alla invånare Hållbar upphandling av varor och tjänster Miljökrav Västra Götalandsregionens miljöpolitiska program är ett viktigt underlag för kravställande vid upphandling av varor och tjänster. För de upphandlingar som har stor betydelse för att målen i miljöprogrammet ska kunna nås, är miljökompetensen i projektgrupperna säkerställd och ska verka för att tydliga miljökrav ska ställas och att dessa följs upp under avtalstiden. Corporate Social Responsibility (CSR) År 2006 startades ett samarbete mellan Stockholms läns landsting, Region Skåne och Västra Götalandsregionen i syfte att utveckla arbetet kring socialt ansvarstagande i offentlig upphandling. Under 2010 utvidgades detta till ett nationellt samarbete för landsting och regioner i Sverige kallat "Socialt Ansvarstagande i Offentlig Upphandling". Detta arbete grundar sig i de mänskliga rättigheterna. Inom ramen för detta samarbete pågår arbetet med att fastställa en nationell uppförandekod, vilket innebär att varor och tjänster som levereras till Sveriges regioner och landsting ska vara framställda under förhållanden som är förenliga med: FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna (1948) ILO[1]:s åtta kärnkonventioner nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182 FN:s konvention om barnets rättigheter, artikel 32 det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön, och det socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet. den miljöskyddslagstiftning som gäller i tillverkningslandet FN:s konvention mot korruption Det nationella samarbetet arbetar även med att ta fram ett webbaserat uppföljningsverktyg i form av en leverantörsdatabas, gemensamma leverantörsrevisioner och kompetensutveckling. Mänskliga rättigheter En grupp, bestående av representanter från område Inköp, och rättighetskommitténs kansli, tillväxt och utveckling, arbetar sedan 2012 för att Västra Götalandsregionens upphandlingar ska främja de mänskliga rättigheterna genom att: ömsesidigt utbyta kunskap mellan område Inköp och rättighetskommitténs kansli öka kunskapen om de mänskliga rättigheterna bland personalen på område Inköp samt berörda styrgrupper utveckla metoder för hur man kan arbeta rättighetsbaserat

27 Sida 10(42) Datum Diarienummer SN identifiera och föreslå regiongemensamma utvecklingsområden för mänskliga rättigheter och CSR inom upphandling vara rådgivande till inköpsrådet avseende att identifiera de upphandlingsområden som är prioriterade ur perspektivet mänskliga rättigheter vara rådgivande till inköpsrådet om regiongemensamma krav för dessa upphandlingar vara rådgivande till inköpsrådet om informationsinsatser av nyttan med avtalade produkter och tjänster En handlingsplan[2] för detta arbete är fastställt av servicenämnden och följs löpande upp i presidiemöten mellan servicenämnden och kommittén för rättighetsfrågor. Enheterna Hjälpmedelscentralerna och Centrum för Läkemedelsnära Produkter har inte medborgarna som direkt kund, utan levererar tjänster och artiklar till hälso- och sjukvårdsverksamheter som har det direkta brukar-/medborgaransvaret. Enheternas jämtegreringsarbete har därför inriktats på att dels skapa förutsättningar för kunderna att beakta och dels bearbeta jämtegreringsfrågorna inom serviceområdet hjälpmedel. Följande aktiviteter kan löpande ses i verksamheten: Kunderna erhåller redovisning/statistik enligt krav i upphandlingen där bland annat. män och kvinnors hjälpmedelsförskrivningar kan utläsas och analyseras Sortimentsarbetet utgår från att sortimentet är anpassat till både kvinnor och män, barn och äldre Bemötandefrågor diskuteras för att ske på lika villkor mot män och kvinnor webbplatser följer vedertagna nationella och internationella riktlinjer för tillgänglighet. Alla medarbetare som arbetar med webb erbjuds kontinuerligt utbildning kring dessa riktlinjer. [1] International Labour Organization [2] SN Handlingsplan för mänskliga rättigheter inom offentlig upphandling , VGR

28 Sida 11(42) Datum Diarienummer SN Servicenämnden ska genom ett samlat ansvar för samordning, produktion och leverans av serviceverksamhet inom Västra Götalandsregionen skapa förutsättningar för att frigöra resurser till kärnverksamheten uppdrag är att skapa förutsättningar för att frigöra resurser till kärnverksamheten. Detta ska ske genom ett samlat ansvar för samordning, produktion och leverans av serviceverksamhet. Det finns en inriktning i fem strategiska mål. Dessa mål utgår från kvalitet genom bättre service till kund, produktivitet genom bättre nyttjande av resurser, kvantitet genom utökat ansvar och ökad avtalstrohet. Som en konsekvens av dessa skapas ett ekonomiskt mervärde.

29 Sida 12(42) Datum Diarienummer SN Regionstyrelsen ska stärka regionen som en attraktiv arbetsgivare

30 Sida 13(42) Datum Diarienummer SN Regionfullmäktiges uppdrag Redovisas i underliggande rubriker

31 Sida 14(42) Datum Diarienummer SN Alla verksamheter ska ha kostnadskontroll och redovisa ekonomisk balans har kostnadskontroll och ekonomisk balans. Resultatet på 130 mnkr i jämförelse med 71,1 mnkr i budget är en god indikator på detta.

32 Sida 15(42) Datum Diarienummer SN Alla verksamheter ska arbeta för att öka sin produktivitet och effektivitet Alla verksamheter ska arbeta för att öka sin produktivitet och effektivitet Den totala produktivitetsutvecklingen inom nämndens ansvarsområde (exkl. upphandlingseffekt) Indexvärde (2012=basår) Produktivitetsutvecklingen för de tjänster som ingår i mätning uppgår från 2012 t.o.m till 5,8 procent. Målet på 1,4 procent produktivitetsutveckling t.o.m. utgången av 2014 överträffas därmed med god marginal. Viss osäkerhet råder dock fortfarande avseende kvaliteten i den information som ligger till grund för produktivitetsökningen. Den enskilt största ökningen av produktiviteten har skett på den nya tjänsten avseende distribution av stomi/diabetesprodukter som hanteras på Skövdedepån.

33 Sida 16(42) Datum Diarienummer SN Verksamhetens övergripande uppdrag och verksamhetens mål Nedan redovisas utfall gällande prioriterade strategiska förändringsområden Strategiska förändringsområden 2014 Säkerställa effektiva produktions-, serviceoch administrativa serviceprocesser Nyckelaktivitet för genomförande Identifiera, dokumentera och förbättra huvudprocesserna. Kommentar/utfall: Regionfullmäktige har i juni fattat beslut om ny styrmodell för servicesamspelet. Ny tjänstekatalog och ny prislista har fastställts av regiondirektören i december. En webbaserad ledningshandbok är införd med syfte att skapa enhetligt och kvalitetssäkrat arbetssätt inom förvaltningen. Utvecklingsgrupp lokalvård är uppstartad med syfte att skapa lärande och hitta förbättringar i lokalvårdsprocessen. Under våren har ett projekt kring vårdnära service genomförts tillsammans med SKL och servicenätverket i Sverige. Projektet är nu avslutat och har resulterat i en dokumentation. Arbetet har presenterats för bl.a. förvaltningschefer och i det regionala projektet som hanterar uppgiftsväxling i vården. Säkerställa att informationssystemen stödjer huvudprocesserna Kompetensutveckla inom huvudprocesserna. Kompetensutveckla användare. Säkerställa att systemen stödjer huvudprocesserna. Grundutbildning inom lokalvård har reviderats. Syftet med utbildningen är att alla tillsvidareanställda lokalvårdare ska erhålla en lokalvårdsutbildning för att säkra att rätt kvalitetsnivå uppnås på levererade tjänster. För denna utbildning har även ett IT-stöd tagits fram. Ligger i objektspecialistens roll och samordnas via objektledaren. Representanterna på IT-rådet kartlägger verksamhetens behov av systemstöd.

34 Sida 17(42) Datum Diarienummer SN Säkerställa registervård och kvalitetssäkring. Rollfördelning av registervårdsansvariga är etablerad. Kvalitetssäkra städprocessen Anpassa städprocessen till beslutade vårdhygieniska riktlinjer. Systemstöd för lokalvård har förbättrats under året bl.a. genom versionsuppdatering och registervård. Arbete pågår med att säkerställa informationshanteringen i lokalvårdsprocessen. Förslag på riktlinje för städkvalitet i Västra Götalandsregionens vårdlokaler har arbetats fram. Synpunkter från berörda förvaltningar har beaktats. Riktlinjen är förankrad i kundrådet och har tillsammans med införandeplan och kostnadskalkyl återrapporterats till regiondirektören. Riktlinjen planeras fastställas av regionstyrelsen i februari Förbättra avtalstroheten Vid behov förändra innehållet i överenskommelserna med respektive kund. Fortsätta införandet av e-handel. Projekt har genomförts gällande kalkylering av tillkommande kostnader i samband med införande av regional riktlinje för städning i vårdlokaler. Beslut om ny konkurrensutsättning av IT-stöd vid avtalsslut med nuvarande systemleverantör. Se till att öka kunskap om gällande avtal och regelverk. Dialog i inköpsrådet med översyn av styrgrupper. Möten i inköpscontrollernätverk har genomförts vid fyra tillfällen med utbildning och analyser. Säkra rätt utbud i avtalen. Den verksamhetsstyrda upphandlingsprocessen med styrgrupper och projektgrupper har omstrukturerats. Projekt för att göra befintliga avtal lättillgängliga har startats. Tydliggöra avvikelsehantering. Aktuella ärenden följs upp av respektive chef. Enhet för verksamhetsutveckling inom område Inköp bevakar att ärenden avlutas. Förbättra uppföljning och redovisning av upphandlingseffekter. Standardrapporter redovisas kontinuerligt i VGR s inköpsforum. Effektrapport gällande avtalad besparing sammanställs. Fördjupad analys sker i samverkan med inköpscontrollernätverk.

35 Sida 18(42) Datum Diarienummer SN Fortsätta införandet av Fastställa nödvändig kompetens. lösning för materialförsörjning i vården (MiV) Säkerställa resurser. Skapa kunddialog på samtliga organisatoriska nivåer. Översyn av teknikstöd för leverantörstrohetsmätningar görs i samverkan med IS/IT bransch. Som en konsekvens av att finansiering saknades i regionstyrelsens detaljbudget för 2014, beslutade servicenämnden 20 december 2013 att ett regionalt införande av MiV inte kommer att genomföras. MiV har däremot införts på Skaraborgs sjukhus. Påbörja införandet av ny måltidslösning på SU Kommunicera uppnådda effekter. Analysera krav och behov. Bygga om kök enligt plan. Klart. Regionstyrelsen fattade i september beslut om att starta byggprojekt Ombyggnad kök SU/Sahlgrenska. Detaljprojektering startade hösten Beräknad byggstart sker i september Fortsatt övertagande av administrativa tjänster Kvalitetssäkra avvikelsehanteringen Anpassa måltidsleveransen med Pågår enligt plan. SU deltar aktivt i projektet utgångspunkt från vårdens krav och behov. Dialog med berörda förvaltningar. Gränssnitt är framtaget inför beslut om övertag från kvarstående förvaltningar. Implementera process och system Verksamhetsanalys gällande nuläge och behov för avvikelsehantering som fångar är påbörjad. Under 2015 arbetas lösningsförslag avvikelser. fram tillsammans med plan för genomförande. Målet är en tydligare process som systematiskt fångar avvikelser och som möjliggör ett standardiserat arbetssätt för kvalitetskontroll. Utbilda. Utifrån verksamhetsanalysen tas utbildningsplan och systemstöd fram. Arbete pågår med försenad tidplan Mer faktabaserad benchmarking Bredda arbetet med benchmarking Fortsatt arbete med koppling till den operativa till fler tjänster samt att se till att styrningen kommer att bedrivas under resultatet från genomförd benchmarking blir en naturlig del i Inriktning och omfattning för 2015 är beslutad. De processer som ingår är: lokalvård, materialförsörjning, patientkost, textilservice och

36 Sida 19(42) Datum Diarienummer SN den operativa styrningen och verksamhetsutvecklingen. personalmåltider. När det gäller administrativa tjänster har benchmarking av processerna fakturahantering och lönehantering genomförts genom ett nybildat nätverk. Benchmarkingstudie med 30 företag i Norden gällande aktivitetsbaserade arbetsplatser har genomförts.

37 Sida 20(42) Datum Diarienummer SN Verksamhetens miljöarbete Nedanstående förändringsområden är prioriterade i miljöarbete. De är mest betydande miljöaspekter och har stor betydelse för Västra Götalandsregionen som helhet. Kvalitetssäkring av att miljö- och CSR-krav ställs och följs upp vid upphandlingar: Västra Götalandsregionens verksamheter kräver en stor mängd produkter. Tillverkning, distribution och avfallsproblematiken kring dessa har stor miljöpåverkan. ansvarar för att miljökrav ställs i upphandling av produkter och tjänster i förvaltningen. En rad åtgärder har genomförts och rapporterats enligt miljöpolitiska programmet. Öka andelen ekologiska livsmedel: Produktionen av livsmedel har stor miljöpåverkan bland annat genom spridning av kemikalier till mark och vatten. Fortsatt ökning av andelen ekologiska livsmedel. Utfallet är 30 procent 2014, exkl. kaffe som är 100 procent ekologiskt, vilket innebär en ökning med cirka 8 procentenheter jämfört med Prognosen visar att politiskt mål 2016 kommer att nås. Insatser har gjorts gällande val av livsmedel och utbildningar har genomförts. Logistik och resor i tjänsten: Arbete med logistikplanering, val av fordon och bränslen, körsätt och rutiner för resor i tjänsten är viktigt för att för att nå klimat- och övriga miljömål. Arbete med logistikplanering pågår kontinuerligt och nyckeltal gällande andel förnyelsebara bränslen samt koldioxidutsläpp följs. Antal körda mil med bil i tjänsten har minskat med 10 procent jämfört med Rutiner kring avfallshantering och kemikalier: Från och med 2014 uppfyller kravet gällande ISO Lagkrav följs upp och rutiner finns tillgängliga för alla medarbetare via webbaserade ledningshandbok.

38 Sida 21(42) Datum Diarienummer SN

39 Sida 22(42) Datum Diarienummer SN Analyslänkar (Länkar saknas)

40 Sida 23(42) Datum Diarienummer SN Prestationer Det är endast antal orderrader depå som inte når målet. För anskaffningar via kundservice och upphandlartimmar, utförd tid, ska utfallet ligga under målnivån. Analyslänkar (Länkar saknas)

41 Sida 24(42) Datum Diarienummer SN Personal 3.1 Verksamheternas mål i medarbetarperspektivet Mål och politiska prioriteringar 2014 För att lyckas med vision och uppdrag har nedanstående strategiska områden prioriterats under 2014: - Säkra tillgång till och utveckling av kompetenta och engagerade medarbetare och chefer - Skapa förutsättningar för en hälsosam arbetsplats och sänka sjuktalen - Arbeta aktivt med kompetensförsörjning och omställning. - Skapa kvalitativa processer genom stöd, verktyg och utbildning Regionfullmäktiges mål i medarbetarperspektivet Måltal 2014 Utfall 2014 Andelen anställda med erbjuden heltidsanställning 85 81,4 Andelen chefer som genomgått utbildning i genuskompetens ledarskap Andelen medarbetare som upplever arbetsmiljön som god i 70 65,5 medarbetarenkäten Andelen medarbetare som upplever delaktigheten som god 70 71,6 i medarbetarenkäten Andelen anställda som har en kompetensutvecklingsplan 70 84,4 Andelen tillfälliga anställningar 14 16,6 Strategiska förändringsområden 2014 Kompetensförsörjning och omställning Insatser utifrån 2014 års kompetensförsörjningsplan har syftat till att klara kompetensförsörjningen på kort och lång sikt. Utgångspunkten har varit verksamhetens uppdrag. Det vill säga produktion, process, arbetsmiljö och ekonomiska förutsättningar. har under hösten 2013 och under 2014, genomfört ett antal omställningar som inneburit reducering av bemanning. I första hand har lokalvård, vaktmästeri och administrativ personal berörts. Syftet har varit att effektivisera verksamheten och att möta kundernas efterfrågan. Arbetet under 2014 har inriktats mot att balansera personalvolymen mot gällande uppdrag och ekonomiska förutsättningar med bibehållen god arbetsmiljö.

42 Sida 25(42) Datum Diarienummer SN Säkra tillgång till, och utveckling av kompetenta och engagerade medarbetare och ledare Under 2014 har arbetat fram en kompetensutvecklingsplan. Utbildning för lokalvårdare, truckförare och chefer har prioriterats och ska genomföras under Hälsosam arbetsplats och sänkta sjuktal Det prioriterade målet med att minska sjukfrånvaron har skett genom effektivt arbete med personalvårdsronder. Syftet med dessa har varit att rikta konkreta åtgärder samt skapa ett lärande för ansvariga chefer. Under november påbörjades en rehabiliteringsutbildning för alla chefer. Arbete med ett arbetsmiljösystem påbörjades under juni och beräknas vara klart under Utifrån 2013 års medarbetarenkät har handlingsplaner upprättats. Förvaltningens prioriterade områden är att förbättra resultatet för delaktighet, ledarskap samt målkvalitet. Eftersom ledarskapet är en av de viktigaste framgångsfaktorerna har stort fokus lagts inom detta område. Åtgärder har vidtagits för att minska antalet medarbetare per chef. Chefskapet har tydliggjorts genom att minska antalet teamledare och inrätta nya teamchefstjänster. Vidare har stöd, verktyg och processer tydliggjorts och kvalitetssäkrats som stöd till chef för att nå verksamhetens mål.

43 Sida 26(42) Datum Diarienummer SN Personalstruktur Med utgångspunkt i 2014 års kompetensutvecklingsplan har det hittills inte varit några problem att bemanna verksamheten med rätt kompetens. Under hösten 2013 påbörjades ett stort omställningsarbete inom främst lokalvård, vaktmästeri och central administration. Riktlinje för omställningsarbetet fastställdes och anställningsstopp infördes. En omställningsgrupp tillskapades för att hålla ihop omställningsarbetet. Samtliga chefer har tagit fram en personalförsörjningsplan som underlag för omställningen. Hittills har ingen tillsvidareanställd behövts sägas upp på grund av arbetsbrist, utan placeringar har kunnat ske på antingen permanenta eller tillfälliga arbeten.

44 Sida 27(42) Datum Diarienummer SN Sjukfrånvaro TABELL Sjukfrånvaro, procent av ordinarie arbetstid per personalgrupp och kön Yrkeskategori Kvinnor Män Totalt Sjuksköterskor, barnmorskor 1,2 1,2 Sjukhustekniker/labpersonal 6 5,1 5,2 Utbildning, kultur och fritid 2,4 2,4 Teknik, hantverkare 14,9 6,7 8,1 Kök, städ, tvätt 10,5 8,3 10 Administration 5,3 3,4 4,8 Summa 8,6 6,4 7,9 TABELL Sjukfrånvaro, procent av ordinarie arbetstid Kvinnor 7,8 8,6 Män 5,9 6,4 Totalt 7,2 7,9 TABELL Andel långtidssjukfrånvaro (60 dagar eller mer) av totala sjukfrånvaron Kvinnor 51,1 54,7 Män 38,6 42,8 Totalt 47,6 51,4 Sjukfrånvaron har ökat 0,7 procentenheter från föregående år. Ökningen har skett successivt under Korttidsfrånvaron (dag 1-14) är oförändrad, dag har ökat med 0,15 procentenheter och den långa sjukfrånvaron över 60 dagar har ökat med 0,54 procentenheter i förhållande till Ökningen av den längre sjukfrånvaron beror främst på att fler kvarstår i den längre sjukfrånvaron samtidigt som arbetsgivarens rehabilitering är avslutad. Ett samtalsverktyg för chef har arbetats fram som stöd vid upprepad sjukfrånvaro. De längre sjukskrivningarna är svårare att påverka. Under hösten har även varje verksamhet arbetet fram måltal för totala sjukfrånvaron, som ska ligga till grund för riktade insatser under 2015.

45 Sida 28(42) Datum Diarienummer SN Jämställdhet och mångfald I juni färdigställdes handlingsplan för jämställdhet och mångfald. Handlingsplanen beskriver förvaltningens tre målområden - Grundläggande förhållningssätt, rättssäker rekrytering samt jämställd och likvärdig service. För varje målområde finns mål, åtgärder och ansvar beskrivet. Inför löneöversyn 2014 genomfördes lönekartläggning av både lika och likvärdiga arbeten och utifrån analys kunde konstateras att det inte rådde några osakliga löneskillnader som beror på kön. I årets JÄMIX ligger på 124 poäng, vilket är en ökning med 7 poäng jämfört med föregående år. Förändringar har skett genom att: - andelen kvinnor i högsta ledning ökat - andelen kvinnliga chefer i förhållande till andel anställda kvinnor ökat - skillnaden mellan kvinnor och mäns löner minskat - skillnaden mellan kvinnors och männens uttag av föräldraledighet minskat, - skillnaden mellan andel heltidställda kvinnor i förhållanden till män minskat Av samtliga chefer har 31 procent genomgått utbildning i genuskompetent ledarskap. Andelen kvinnliga chefer är 62,2 procent. Andelen kvinnor av samtliga anställda är 66,5 procent.

46 Sida 29(42) Datum Diarienummer SN Personalvolym Det totala antalet anställda har ökat med 4 jämfört med samma månad föregående år. Av dessa har antalet tillsvidareanställda minskat med 35, visstidsanställda har ökat med 36 och timavlönade har ökat med 3. Nettoårsarbetare har minskat med 3 mot föregående år. Av samtliga anställda har 81,4 procent heltid. Inom gruppen månadsanställda har 91,4 procent heltidsanställningar. Ofrivilligt deltidsanställda av tillsvidareanställda är 1,6 procent. Personalgrupp Antal ofrivilligt deltidsanställda män Antal ofrivilligt deltidsanställda kvinnor Teknik, hantverk 15 1 Kök, städ, tvätt Verksamheterna arbetar med att minska ofrivilligt deltidsanställda genom att se över vakanser, schema m.m. Orsakerna till ofrivilliga deltidsanställningar är i huvudsak att efterfrågan på tjänster inte alltid uppgår till heltidsanställningar och att det är svårt att kombinera med annan verksamhet, speciellt på mindre orter. Medelåldern är nu 48 år och vi står inför några år med höga pensionsavgångar inom samtliga personalgrupper. Personalomsättningen är 6,6 procent varav pension är 2,9 procent. Det är tack vare denna personalomsättning som omställning har kunnat genomföras utan uppsägningar.

47 Sida 30(42) Datum Diarienummer SN Personalkostnadsanalys utbetalning av särskilda ersättningar motsvarar 4,87 procent av grundlönen. Den största posten särskilda ersättningar är OB helg som motsvarar 42 procent av totala utbetalda särskilda ersättningar. Därefter kommer kvalificerad övertid som motsvarar 27 procent av totala utbetalda särskilda ersättningar. Övriga ersättningar som betalats ut är enkel övertid, OB annan än helg, mertid och färdtid. All OB ersättning motsvarar tillsammans 63 procent av utbetalda särskilda ersättningar. OB utbetalas enligt avtal. Ökningen av OB beror på att efterfrågan av helgstädning har ökat. Störst utbetalning av kvalificerad övertid har område Gemensam produktion (3,8 tim/månadsanställd) och servicedistrikt Göteborg syd/öst (3 tim/månadsanställd). När det gäller område Gemensam produktion är det främst Tvätteriet Alingsås som har den högsta utbetalningen av övertid (10,2 tim/månadsanställd).

48 Sida 31(42) Datum Diarienummer SN Övrigt säkerhetsarbete 2014 Säkerhetsarbetet inom Västra Götalandsregionen ska bedrivas på ett sådant sätt att den regionala säkerhetsstrategin uppfylls. För att leva upp till de regionala och legala krav som ställs på säkerhetsarbetet, krävs ett systematiskt arbetssätt inom varje verksamhet. - Den samlade bilden av säkerhetsarbetet och säkerhetsläget inom är i huvudsak stabilt. Utvecklingspotential finns inom områden och servicedistrikt. - Under 2014 har ny handlingsplan och reviderad säkerhetsstrategi fastställts av servicenämnden. - Ny arbetsorganisation för arbetet med säkerhet och trygghetsfrågor inkluderande ärendehantering i MedControlPro har godkänts av ledningsgrupp. Kundperspektivet Utveckla kunddialogen och kundkommunikationsstrukturen målsättning är att ha en öppen och nära dialog med kund. Den förändring avseende kundansvarsrollen som genomfördes i slutet av 2013 innebär att distriktschefen för respektive servicedistrikt har det övergripande kundansvaret för de sjukhusförvaltningar som ingår i servicedistriktets leveransområde. Distriktschefen samordnar och genomför kundmöten enligt plan och fungerar även som språkrör mellan kunden och övriga verksamheter inom. Under 2014 har samtliga kundansvariga arbetat intensivt med att utveckla och skapa en struktur för kunddialog på flera nivåer med sjukhusförvaltningarna och regionkansliet. Dialogmötena syftar både till att följa upp den dagliga leveransen och att definiera gemensamma utvecklingsområden. Målet är att återkoppling på avvikelser och förfrågningar från kund ska ske med kortast möjliga ledtider. Fortsatt utveckling under 2015 kommer att ske inom ramen för ny styrmodell. Stärka uppföljningen och rapporteringen av effektivitet och kvalitetsnivåer kundrapport är ett av förvaltningens viktigaste dokument för information till kund om leveranser och tjänster avseende förändringar, leverensvolymer etc. Arbetet med att utveckla kundrapportens innehåll och form har pågått under Utvecklingen har sin grund i synpunkter och önskemål från kunder. Kommunikation har skett via kundråd och enskilda möten med beställaransvariga. Återkommande synpunkter är att innehållet måste bli mer specifikt och relevant för respektive kund och att fokus ska ligga på avvikelser och förändringar i verksamheten. Den nya kundrapporten är i linje med de

49 Sida 32(42) Datum Diarienummer SN synpunkter som samlats in. Projekt kring förvaltningens informationsförsörjning har medfört att den manuella hanteringen minskat avsevärt, vilket också säkerställer kundrapportens tillförlitlighet. Utveckla samarbetet med kundernas kommunikationsfunktioner och vidareutveckla informationskanaler mot kund För att nå ut med information om tjänster är kundsamverkan nödvändig. Under året har samarbetet med kundernas kommunikationsfunktioner utvecklats. Flera sjukhusförvaltningar ser nu positivt på att förser deras webbansvariga med information för spridning på respektive intranät. Ett gott exempel är samarbetet med Sahlgrenska Universitetssjukhuset avseende måltidsprojektet. Ett utvecklingsarbete avseende kundwebben pågår. Ingående delar är bland annat att: kvalitetssäkra innehållet och koppla detta mot informationsägare i verksamheten. utveckla nyhetsflödet. i dialog med kund, skapa anpassade moduler som kunden kan lyfta in på sina egna webbplatser, men som underhålls av. Vidareutveckla den operativa NKI- och NBI-styrningen (Nöjd-kund-index, Nöjdbrukar-index) Under 2014 har ett förbättringsarbete avseende NKI genomförts. Syftet har varit att effektivisera processen och att öka kvaliteten på resultatet. Exempel på genomförda aktiviteter är: Ökad automatisering av databearbetningen Minskning och omarbetning av frågeställningarna Förankring med kund Kvalitetssäkring av urvalet Två NKI-mätningar har genomförts under året. Den första NKI-enkäten skickades ut under juni-augusti och den andra i november. Åtgärder för att öka svarsfrekvensen har genomförts. Dessa har gett resultat men ytterligare arbete krävs.

50 Sida 33(42) Datum Diarienummer SN Resultatet av den senaste genomförda NKI-mätningen visar att det endast är arbetsplatsservice som når måltalet på 4,2. Tryckeriservice mättes inte denna gång, p.g.a. begränsad målgrupp, men nådde måltalet vid mätningen i juni-augusti. Följande tjänster har förbättrat sitt resultat jämfört med föregående mätning: Sisjödepån, lokalvård underleverantör och telefoniservice. Följande tjänster har försämrat sitt resultat jämfört med föregående mätning: lokalvård, textilservice, kundservice inköp, löneservice och fakturaservice. Analys av resultatet kommer att göras för samtliga tjänster och handlingsplan kommer att tas fram för de tjänster som försämrat sitt resultat. Medeltalet för samtliga tjänster har minskat något och ligger nu på 3,8. når alltså inte måltalet för 2014 som är 4,2. Ramöverenskommelser 2015 Ramöverenskommelser för 2015 kommer att omarbetas i enlighet med den nya styrmodellen. Detta arbete ska vara klart i april 2015.

51 Sida 34(42) Datum Diarienummer SN Ekonomi har sedan 2012 haft en modell där avkastningskrav reducerats från regionbidraget. För 2014 förändrades modellen till att istället visa avkastningskrav som ett överskott av verksamheten, dvs. ett positivt resultat på sista raden i resultaträkningen. Avkastningskravet/positiva resultatet för helåret 2014 var 71 mnkr. hade även ett effektiviseringskrav på 0,7 procent och belastades dessutom av kostnader för implementering av e-handeln, riktat sparkrav för konsulter, konferenser, resor och delar av anslag för inköpsverksamheten. Sammanfattningsvis innebar budgetförutsättningarna för 2014 följande: Avkastningskrav 71 mnkr Effektiviseringskrav om 0,7 procent motsvarande 18 mnkr Kostnader för e-handeln 32 mnkr Sparkrav för konsulter, konferenser och resor 9 mnkr Minskat anslag för inköpsverksamheten motsvarande 15 mnkr Budgetförutsättningarna har inneburit stora krav på åtgärder för verksamheterna. Under 2013 påbörjade en långsiktig åtgärdsplanering för att svara upp mot det kraftigt ökade besparingskrav som beslutats. Flera av de åtgärder som påbörjades under 2013 gav effekt redan under sista kvartalet 2013 och fick därmed helårseffekt under Åtgärderna har fortgått under 2014 och redovisas nedan: Område Administrativt centrum - Konsolidering av telefoniverksamheten - Nya uppdrag och konsolidering av administrativ service. Uppdragen har inneburit tillvaratagande av stordriftsfördelar - Översyn av Arbetsplatsservice - Fortsatt övertagande av tjänster från övriga förvaltningar Område Gemensam produktion - Produktivitetsökningar

52 Sida 35(42) Datum Diarienummer SN Åtgärder för minskat matsvinn - Minskade energikostnader inom tvätteriet - Samordning av transporter för tvätt-, depå och hjälpmedel - Tillkommande verksamheter för stomi- och diabetesprodukter Servicedistrikten - Produktivitetsökningar genom anpassning av personalresurser - Neddragning av bilpoolerna. - Prishöjning inom restaurangerna - Nya uppdrag som gett möjlighet till ändrat arbetssätt och effektivisering - Åtgärder för minskning av beställningssvinn inom restaurangerna Förvaltningsövergripande - Aktivt omställningsarbete - Neddragning av konsultverksamhet - Avveckling av utvecklingsresurser - Minskning av förvaltningsövergripande administrativ personal med cirka 50 procent. Strategiska förändringsområden 2014 I ekonomiperspektivet prioriterades nedanstående strategiska förändringsområden för Förändringsområdena ingår i verksamhetsplanen för 2014 och har utvecklats i enligt plan. Strategiska förändringsområden 2014 Målet om ett ekonomiskt mervärde blir en konsekvens av aktiviteter genomförda inom övriga strategiska förändringsområden. Nyckelaktivitet för genomförande Målstyrning och ledningsanalys Huvudansvarig Ekonomichef Klart Månadsvis

53 Sida 36(42) Datum Diarienummer SN Faktabaserad styrning/uppföljning Vidareutveckling av målstyrningen med nyckeltal Ekonomichef 1 juli Säkerställa uppföljningsbarhet per tjänst genom totalkostnadsbokslut Ekonomichef 1 feb Successiv utbyggnad av beslutsstödsystem Ekonomichef 31 dec För att säkerställa kontinuitet i ovanstående förändringsområden och nyckelaktiviteter, har informationsförsörjningsprocessen implementerats med processägare, roller och ansvar. Ovan beskrivna aktiviteter ingår som processutvecklingsaktiviteter i informationsförsörjningsprocessen. Målstyrningen har vidareutvecklats och nyckeltal finns inbyggda i Qlikview med underliggande analysnivåer. Detta är en kontinuerlig process där underliggande analyser ständigt prövas och utvecklas. Totalkostnadsbokslut för 2013 är genomfört enligt tidplan och samma principer har använts för att genomföra ett totalkostnadsbokslut för perioden januari - augusti Det senare som en förutsättning för att kunna genomföra styrmodellsprojektet.

54 Sida 37(42) Datum Diarienummer SN Ekonomiskt resultat Resultatet för 2014 är 130 mnkr. Jämfört med budget är det en positiv avvikelse på 59 mnkr. I resultatet ingår en återbetalning på totalt 25,6 mnkr till kunder med ramöverenskommelser. Återbetalningen grundades på ett beslut av ekonomidirektören och ett kompletterande beslut i servicenämnden i december Avvikelsen på intäktssidan kan förklaras av den relativt nya verksamheten inom Skövdedepån som ansvarar för packning och distribution av läkemedelsnära produkter till bland annat stomi- och diabetespatienter inom Västra Götaland. Verksamheten som riktar sig mot stomi startades den 1 maj 2013 och den mot diabetes den 1 oktober På grund av detta jämförs intäkterna i år med sådana som inte fanns föregående år. Skillnaden uppgår till 137 mnkr. Det finns även intäktsökningar inom område Administrativt centrum på grund av övertagande av administrativ service. Inom två av servicedistrikten kan intäktsökningar bero på utökad lokalvård inom sjukvården. Det finns även intäktsminskningar och det är framför allt inom patientmåltider och pc-leasing. Intäktsökningen har medfört ökade kostnader inom kontogrupp material och varor. Den justering av det bokförda värdet på hjälpmedelslagret som genomfördes 2013 har påverkat kostnaderna positivt med 37 mnkr i jämförelse mellan åren. Skillnaden i avskrivningar mellan perioderna beror på att redovisningsprinciperna har ändrats för Hjälpmedel. Tidigare styrdes avskrivningarna mot kontogrupp 57 och numera går de istället mot kontogrupp 79. Dessutom har avskrivningstiderna förändrats, vilket har påverkat resultatet positivt.

55 Sida 38(42) Datum Diarienummer SN Periodutfall Konsulter, konto 7551, IT-tjänster konto 754X, motpart Kurs och konferenser, konto 4611, motpart Trycksaker, konto 6471, PR och info, konto 6911 och 6931, motpart Prognos Årets utfall för konsulter och IT-tjänster är inom budget och är nästan 22 mnkr lägre jämfört med I konsultkostnader ingår drift och utvecklingen av Marknadsplatsen. Den delen utgör 53 procent av den totala kostnaden eller tkr. Kostnaden för kurs och konferenser är 1 mnkr högre än föregående år, men inom budget. Trycksaker, PR och info har minskat marginellt mellan 2013 och 2014.

56 Sida 39(42) Datum Diarienummer SN Åtgärder vid ekonomisk obalans ekonomi är i balans. Utmaningen nästkommande år blir att implementera den nya styrmodellen.

57 Sida 40(42) Datum Diarienummer SN Eget kapital Efter avdrag av avkastningskrav omfattande 71,1 mnkr har ett eget kapital på 121,2 mnkr.

58 Sida 41(42) Datum Diarienummer SN Investeringar Låneutrymmet för 2014 var 117,4 mnkr avseende utrustningsinvesteringar och 8,1 mnkr för fastighetsinvesteringar. Utrustningsinvesteringarna under 2014 uppgår till 220 mkr. De största posterna är: - Hjälpmedel 115 mnkr - Datorer för leasing till VGR:s förvaltningar 47 mnkr - Textilier 32 mnkr - Kök och restauranger 11,7 mnkr låneram är anpassad för att ersätta och underhålla befintliga fastigheter och inventarier. För att hantera ett utökat krav på upprustning inom produktionsköken, finns medel avsatta hos regionstyrelsen under de kommande tre åren. Ändrade redovisningsmetoder avseende klassificering av hjälpmedel har inneburit att investeringarna i hjälpmedel ökat jämfört med föregående år. Investeringar i datorer för internleasing ingår inte i ram men redovisas i balansräkning. Båda dessa delar har kommunicerats med regionkansliet. Överskridandet av beviljad ram beror på ändrad klassificering av hjälpmedelsinvesteringar. Dessutom har textilstocken utökats för att kunna klara leveranssäkerheten. Övriga utrustningsinvesteringar i maskiner och inventarier ryms inom befintlig ram.

59 Sida 42(42) Datum Diarienummer SN Bokslutsdokument och noter Analyslänkar Resultaträkning Bokslutsdokument och noter /../userfiles/1/documents/2017_2559_CD8C8.xlsx../../userfiles/1/documents/2017_2559_58891.xlsx

60 ASSR Årsredovisning sammanställning RR 750 Resultaträkning (mnkr) Årsvärden Avvikelse Förändring Utfall Budget Utfall budget/ utfall/utfall utfall % Regioninternt såld vård, avtal 0,0 0,0 0,0 0,0 Regioninterna intäkter, övrigt 2 833, , ,8 53,3 2,3% Externa intäkter 679,5 739,3 500,4-59,8 35,8% Verksamhetens intäkter 3 512, , ,2-6,4 7,4% Personalkostnader , , ,5 2,1 2,3% Inhyrd personal, bemanningsföretag -0,1 0,0-1,1-0,1-93,9% Regioninternt köpt vård, avtal 0,0 0,0 0,0 0,0 Regioninterna kostnader, övrigt -377,4-365,5-369,0-11,9 2,3% Läkemedel 0,0 0,0 0,0 0,0 Övriga externa kostnader , , ,6 142,2 4,8% Avskrivningar -230,7-157,8-170,3-72,8 35,4% Verksamhetens kostnader , , ,6 59,5 5,1% Regionbidrag 113,0 113,0 38,0 0,0 197,2% Finansiella intäkter/kostnader m m -11,3-17,4-52,3 6,1 Minoritetsintressen 0,0 0,0 0,0 0,0 Resultat 130,3 71,1-59,6 59,2

61 Bokslutsdokument RR KF BR :47 Not Utfall Utfall Resultaträkning Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader 2, Avskrivningar och nedskrivningar Verksamhetens nettokostnader Finansnetto Erhållna/lämnade bidrag spec. beslut Erhållna/lämnade regionbidrag Årets resultat Not Utfall Utfall Kassaflödesanalys Löpande verksamhet Årets resultat Investeringsbidrag 0 0 Avskrivningar Utrangeringar/nedskrivningar Reavinster/-förluster sålda anläggningstillgångar Avsättningar 0 0 Obeskattade reserver (bolagen) 0 0 Kassaflöde från löpande verksamhet före förändring av rörelsekapital Förändring av rörelsekapital Ökning-/minskning+ av förråd Ökning-/minskning+ av kortfristiga fordringar Ökning+/minskning av kortfristiga skulder Kassaflöde från löpande verksamhet Förändring av redovisningsprincip 0 0 Förändring av eget kapital 0 0 Investeringsverksamhet Investeringar Momsjustering vid överlåtelse 0 0 Anläggningstillgångar överfört mellan enheter Försäljningar anläggningstillgångar Aktier och andelar 0 0 Kassaflöde från investeringsverksamheten Finansieringsverksamhet Ökning-/minskning+ av långfristiga fordringar 0 0 Ökning+/minskning- av långfristiga skulder Erhållna/lämnade bokslutsdispositioner 0 0 Justering för årets aktiverade investeringsbidrag 0 0 Förändring aktiekapital 0 0 Kassaflöde från finansieringsverksamheten ÅRETS KASSAFLÖDE Ingående likvida medel och kortfristiga placeringar Utgående likvida medel och kortfristiga placeringar Kontroll av årets kassaflöde Differens (2)

62 Not Utfall Utfall Balansräkning Anläggningstillgångar Immateriella anläggningstillgångar Materiella anläggningstillgångar - byggnader och mark maskiner och inventarier pågående investeringar Finansiella anläggningstillgångar 0 0 Summa anläggningstillgångar Omsättningstillgångar Förråd Kortfristiga fordringar Kortfristiga placeringar 0 0 Likvida medel Summa omsättningstillgångar Summa tillgångar Eget kapital Eget kapital Bokslutsdispositioner 0 0 Årets resultat Summa eget kapital Avsättningar 0 0 Skulder Långfristiga skulder Kortfristiga skulder Summa skulder Summa eget kapital, avsättningar och skulder Redovisningen är upprättad enligt de anvisningar som lämnats från Västra Götalandsregionen. Anvisningarna bygger på kommunallagen, lagen om kommunal redovisning samt rekommendationer utfärdade av Rådet för kommunal redovisning. 2 (2)

63 750 Noter, tkr 1. Verksamhetens intäkter Patientavgifter med mera Såld vård internt 0 0 Såld vård externt -1 0 Försäljning material, varor och tjänster, internt Försäljning material, varor och tjänster, externt Hyresintäkter Specialdestinerade statsbidrag Investeringsbidrag 0 0 Övriga bidrag, internt Övriga bidrag, externt 0 0 Biljettintäkter 0 0 Övriga intäkter, internt Övriga intäkter, externt Totalt Verksamhetens kostnader Personalkostnader Bemanningsföretag Köpt vård internt 0 4 Köpt vård externt Läkemedel 3 0 Lämnade bidrag, internt 0 0 Lämnade bidrag, externt -2 0 Lokalkostnader, internt Lokalkostnader, externt Verksamhetsanknutna tjänster, internt Verksamhetsanknutna tjänster, externt Material och varor, internt Material och varor,externt Övriga tjänster, internt Övriga tjänster, externt Övriga kostnader, internt Övriga kostnader, externt Totalt Personalkostnader, detaljer Löner Övriga personalkostnader Sociala avgifter Pensionskostnader Totalt Avskrivningar och nedskrivningar Avskrivningar Immateriella anläggningstillgångar Byggnader och markanläggningar Maskiner och inventarier Fiansiell leasing maskiner och inventarier 0 0 Totalt Nedskrivningar Immateriella anläggningstillgångar 0 0 Byggnader och markanläggningar 0 0 Maskiner och inventarier Totalt Totalt avskrivningar och nedskrivningar (4)

64 Finansnetto Finansiella intäkter Ränteintäkter, internt 0 0 Ränteintäkter, externt Övriga finansiella intäkter, internt 0 0 Övriga finansiella intäkter, externt Totalt Finansiella kostnader Räntekostnader, internt Räntekostnader, externt Övriga finansiella kostnader, internt Övriga finansiella kostnader, externt Totalt Totalt finansnetto Reavinster och reaförluster sålda anläggningstillgångar Reavinster fastigheter Reavinster inventarier Momsjustering vid reavinst 0 0 Totalt Reaförluster fastigheter Reaförluster inventarier 0 0 Momsjustering vid reaförlust 0 0 Totalt 0 0 Netto reavinster/-förluster Investering i anläggningstillgångar Årets investering i immateriella anläggningstillgångar 0 0 Årets investering i byggnader och mark Årets investering i maskiner och inventarier Årets investering, finansiell leasing maskiner och inventarier 0 0 Årets pågående investering Totalt Försäljning anläggningstillgångar Försäljning byggnader och mark 0 0 Försäljning maskiner och inventarier Totalt Immateriella anläggningstillgångar inklusive medicin-tekniska informationssystem Ackumulerade anskaffningsvärden Vid årets början Nyanskaffningar 0 0 Omklassificeringar 0 0 Överfört mellan enheter 0 0 Försäljningar/utrangeringar 0 0 Korrigering anskaffningsvärde 0 0 Utgående ackumulerade anläggningstillgångar Ackumulerade avskrivningar Vid årets början Årets avskrivning och nedskrivning Omklassificeringar 0 0 Överfört mellan enheter 0 0 Försäljningar/utrangeringar 0 0 Korrigeringar avskrivningar och nedskrivningar 1 0 Utgående ackumulerade avskrivningar Utgående restvärde (4)

65 Byggnader och mark Ackumulerade anskaffningsvärden Vid årets början Nyanskaffningar Omklassificeringar Överfört mellan enheter 0 0 Försäljningar/utrangeringar 0 0 Korrigering anskaffningsvärde 0 0 Utgående ackumulerade anläggningstillgångar Ackumulerade avskrivningar Vid årets början Årets avskrivning och nedskrivning Omklassificeringar 13 0 Överfört mellan enheter 13 0 Försäljningar/utrangeringar 0 0 Korrigering avskrivningar och nedskrivningar 0 1 Utgående ackumulerade avskrivningar Utgående restvärde Maskiner och inventarier Ackumulerade anskaffningsvärden Vid årets början Nyanskaffningar Omklassificeringar Överfört mellan enheter Försäljningar/utrangeringar Korrigering anskaffningsvärde Utgående ackumulerade anläggningstillgångar Ackumulerade avskrivningar Vid årets början Årets avskrivning och nedskrivning Omklassificeringar 12 0 Överfört mellan enheter Försäljningar/utrangeringar Korrigering avskrivningar och nedskrivningar Utgående ackumulerade avskrivningar Utgående restvärde Finansiell leasing Ackumulerade anskaffningsvärden Vid årets början 0 0 Nyanskaffningar 0 0 Omklassificeringar 0 0 Överfört mellan enheter 0 0 Försäljningar/utrangeringar 0 0 Korrigering anskaffningsvärde 0 0 Utgående ackumulerade anläggningstillgångar 0 0 Ackumulerade avskrivningar Vid årets början 0 0 Årets avskrivning och nedskrivning 0 0 Omklassificeringar 0 0 Överfört mellan enheter 0 0 Försäljningar/utrangeringar 0 0 Korrigering avskrivningar och nedskrivningar 0 0 Utgående ackumulerade avskrivningar 0 0 Utgående restvärde (4)

66 Pågående investeringar Ackumulerade anskaffningsvärden Vid årets början Nyanskaffningar Omklassificeringar Överfört mellan enheter 0 0 Försäljningar/utrangeringar 0 0 Utgående ackumulerade anläggningstillgångar Finansiella anläggningstillgångar Aktier och andelar 0 0 Långfristiga fordringar, internt 0 0 Långfristiga fordringar, externt 0 0 Totalt Kortfristiga fordringar Kundfordringar, internt Kundfordringar, externt Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter, internt Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter, externt Övriga fordringar, internt Övriga fordringar, externt Totalt Kortfristiga placeringar Kortfristiga placeringar 0 0 Totalt 0 0 Ingående Årets Årets Återfört ej Ianspråktaget Utgående 17. Övriga avsättningar värde avsättning avsättning utnyttjat under året värde Ange på raderna vad avsättningarna avser Totalt Långfristiga skulder Långfristig skuld, investeringsbidrag 0 0 Övriga långfristiga skulder, internt Övriga långfristiga skulder, externt Totalt Kortfristiga skulder Leverantörsskulder, internt Leverantörsskulder, externt Semesterskuld Löner, jour, beredskap, övertid Arbetsgivaravgifter, källskatt, F-skatt Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter, internt Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter, externt Övriga kortfristiga skulder, internt Övriga kortfristiga skulder, externt Totalt Övriga ansvars- och borgensförbindelser Ange i text vad ansvars- och borgensförbindelserna avser (noten avser hel- och delägda bolag) Totalt (4)

67 Ärende 5

68 1 (1) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer SN Västra Götalandsregionen /ledningskansliet Kanslienheten Handläggare: Margareta Grevås Sjöö Telefon: E-post: Till servicenämnden Fördelning av kontaktpolitiker Förslag till beslut 1. Kontaktpolitiker för områden och servicedistrikt utses enligt följande: Område Administrativt centrum X Område Gemensam produktion X Servicedistrikt Göteborg X Servicedistrikt Skaraborg X Servicedistrikt Älvsborg/Fyrbodal X Sammanfattning av ärendet För att öka kunskapen bland ledamöter och ersättare om verksamheter, utsåg förra servicenämnden kontaktpolitiker till områden och servicedistrikt. Ny fördelning behöver göras för den nya mandatperioden. Respektive områdeschef och distriktschef har ansvaret att bjuda in sina kontaktpolitiker till studiebesök och till möten vid något tillfälle per termin. Uppdraget som kontaktpolitiker innebär att utifrån nämndens huvudsakliga ansvar, hålla sig informerad om verksamheten och uppmärksamt följa utvecklingen inom sitt kontaktområde. Kontaktpolitikerna rapporterar om genomförda möten eller motsvarande, vid nämndens sammanträden. Sten Axelsson Servicedirektör Bilaga 1. Beskrivning över verksamheter Beslutet skickas till Servicenämnden ledningsgrupp Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: servicenamnden@vgregion.se

69 Dnr SN Bilaga 1 Beskrivning över verksamheter som ingår i två områden och tre servicedistrikt Område Administrativt centrum Erbjuder och är specialiserade på att leverera, utveckla och effektivisera administrativa servicetjänster såsom: Löneservice och support Administration pensionsfrågor Fakturaservice och support Redovisning och support Sjukreseadministration Telefonister och systemsupport (för närvarande Vision 80/20) Diarieverksamhet och administrativ service Arbetsplatsservice Tjänste ID Konsultstöd och administrativt stöd inom utbildning och konferens Konsultstöd inom HR, säkerhet, ekonomi, projektledning och verksamhetsutveckling Område Gemensam produktion Tillhandahåller kostnadseffektiva leveranser och lösningar med hög kundtillfredsställelse och hög kvalitet inom: Hjälpmedel och stöd i förskrivningsprocessen Läkemedelsnära produkter och stöd i förskrivningsprocessen Tvätt- och textilförsörjning Anskaffning, lagerhållning, kundpackning och distribution av förbrukningsartiklar Hemdistribution av stomi och diabetesartiklar Produktion av tryckt material Regional postadministration Transport av gods, post, diagnostiska prover, läkemedel och övriga material Måltider: Produktion av patient- och restaurangmåltider Restaurangverksamhet på sjukhusen Café- och kioskverksamhet Servicedistrikt Göteborg, servicedistrikt Skaraborg och servicedistrikt Älvsborg/Fyrbodal Erbjuder verksamhetsnära servicetjänster till Västra Götalandsregionens verksamheter, förvaltningsinterna kunder och till viss del externa kunder inom följande tjänsteområden: Lokalvård Logistik inne på sjukhusen, t.ex. intern transport av gods, tvätt och måltider Intern avfallshantering Bemanning för externlogistik, bilförare (exklusive Göteborg) Fordonsadministration och hantering av leasingbilar Övriga FM tjänster som är olika per förvaltning beroende på kundens beställning, såsom: Flyttservice Akutvaktmästeri Övrig arbetsplatsskötsel utifrån behov Patienttranporter Personaltransporter Skötsel av helikopterplattor Material i vården (MiV) Textilförråd Våningsvärdinnor patienthotell Säkerhetsrådgivning farligt gods Övrig konferensrumsservice Akuta extraåtgärder inom lokalvård 1(1)

70 Ärende 6

71 1 (3) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer SN Västra Götalandsregionen /Administrativt centrum Handläggare: André de Vries Telefon: E-post: Till servicenämnden Svar på revisionsrapport Granskning av pensionsskuld/inrapportering till KPA Förslag till beslut 1. Servicenämnden godkänner redovisningen. Sammanfattning lämnade 12 november 2014 svar till regionkansliets ekonomiavdelning på de iakttagelser och rekommendationer som ska åtgärdas enligt revisionsrapporten Granskning av pensionsskuld/inrapportering till KPA, Rev Regionstyrelsen beslutade 9 december 2014, 631, uppmana servicenämnden att skyndsamt beakta de rekommendationer som framkommer i revisionsrapporten och därmed se till att rutinerna för inrapportering av pensionsdata till KPA stärks. Rapportens iakttagelser och rekommendationer har åtgärdats enligt följande: 1. Risk för ändring av pensionsuppgifter för anställda på pensionsenheten Begäran har lämnats till KPA om spärrning av behörigheterna för medarbetarna inom pensionsenheten. KPA kommer att prioritera denna utveckling. 2. Återkoppling från KPA av mottagna uppgifter finns inte Kontroll sker både på pensionsenheten och KPA innan filer läggs i produktion. 3. Kartläggning och dokumentation av kontrollmoment sker inte fullt ut Pensionsenheten har ytterligare utvecklat dokumentation av kontrollmoment genom att förbättra det tidigare framtagna årshjulet. Förtydliganden i årshjulet har gjorts. Pensionsenheten kommer att ytterligare utveckla dokumentationen av kontrollerna för att de ser vinster med detta. 4. Framtagande av styrparametrar och rapport till KPA sker av extern part Detta sker beror på upphandling av extern part. Postadress: Regionens Hus Göteborg Besöksadress: Bergfotsgatan 2A Mölndal Telefon: Webbplats: E-post: andre.devries@vgregion.se

72 Datum Diarienummer SN (3) 5. Risk för ändring i fil med pensionsgrundande uppgifter Enligt Tieto ska filerna kunna redigeras. Det finns inget sätt att skrivskydda filerna så att endast samordnaren inom pensionsenheten kan läsa dem. Den säkerhet som finns, handlar om vem som har åtkomst till de mappar dit Tieto levererar KPA-filerna. Denna åtkomst styrs via VGR:s Active Directory och hanteras av VGR IT. Pensionsenheten har tagit upp frågan på nätverksträff hos KPA med andra regioner som har det på samma sätt, och de ser det inte som något problem. 6. Attest av rättningar utförs inte När pensionsenheten får signallistor från KPA efter hel- och delårsrapporter, ska dessa rättas och attesteras av samordnaren vid pensionsenheten. Denna rutin är implementerad. 7. Fel systembehörigheter Systemförvaltningen har säkerställt systembehörigheterna genom kontroll av dessa en gång per år. 8. Rutinbeskrivning för systemförvaltningen är inte fullt dokumenterad Systemförvaltningen ingår i samma årshjul som pensionsenheten. Förtydliganden har gjorts gällande kontrollmomenten i enlighet med revisionsrapporten. Fördjupad sammanfattning av ärendet På revisorernas uppdrag har Deloitte genomfört en granskning av Västra Götalandsregionens rutiner för inrapportering av pensionsdata till KPA. Granskningen innefattar även en uppföljning av identifierade förbättringsområden i en tidigare granskning som genomfördes Granskningen visar att det fortfarande finns brister i rutinerna för inrapportering av pensionsdata till KPA. Revisionen rekommenderar regionstyrelsen att skyndsamt beakta de rekommendationer som framkommer i rapporten och därmed se till att rutinerna för inrapportering av pensionsdata till KPA stärks. Revisorskollegiet emotser en redogörelse för vilka åtgärder som kommer att vidtas med anledning av denna granskning. Deloitte har genomfört intervjuer med ansvariga personer på pensionsenhet, systemförvaltning, respektive lönekontor och andra förvaltningar för att få en uppfattning om vilka arbetssätt och rutiner som finns för hantering och redovisning av pensioner till KPA. Deloitte har bland annat följt upp dessa frågor: Hur registreras pensionsvillkoren i lönesystemet? Attesteras och godkänns registrering av behörig person?

73 Datum Diarienummer SN (3) Hur säkerställer VGR att de rapporterar korrekt pensionsdata till KPA? Kvalitetssäkras och attesteras rapporteringen till KPA? Sten Axelsson Servicedirektör Beslutet skickas till revision@vgregion.se regionstyrelsen@vgregion.se andre.devries@vgregion.se

74

75

76

77

78

79

80

81

82

83

84

85