Handlingar. till möte med servicenämnden fredag 16 december 2016

Transkript

1 Handlingar till möte med servicenämnden fredag 16 december 2016

2 1 (1) Föredragningslista Sammanträde med servicenämnden 16 december 2016 Plats: Rälsen, Gullbergsvass Tid: Kl Inledande formalia Rapporter Mötets öppnande Upprop Val av justerare Justeringsdatum Presidiet Kontaktpolitiker Servicedirektören Beslutsärenden 1. Handlingsplan för en ekonomi i balans för café- och restaurangverksamheten 2017 SN Ändring av sammanträdestid i juni Ärendenummer SN Anmälningsärenden Ärendenummer SN Informationsärenden A. Mötesplanering 2017 B. Risk- och konsekvensanalys omorganisation Peter Hermansson Ordförande Tänk på miljön Res gärna kollektivt Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: servicenamnden@vgregion.se

3 1 (3) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer SN Västra Götalandsregionen Område Måltider Handläggare: Linda Martinsson Telefon: E-post: Till servicenämnden Handlingsplan för en ekonomi i balans för café- och restaurangverksamheten 2017 Förslag till beslut 1. Servicenämnden beslutar att a. Dialog ska ske med fastighetsnämnden gällande möjligheterna att införa omsättningshyra för café- och restauranglokaler. b. Vid nyetablering av café- och restaurangverksamhet ska servicenämnden i respektive fall avgöra om café- och restaurangtjänsten ska levereras i egen regi eller via upphandlad leverantör. 2. Servicenämnden ger servicedirektören i uppdrag att under 2017: a. Efter överenskommelse med berörda förvaltningar införa självserviceanläggningar på mindre enheter b. Återrapport lämnas till servicenämnden 15 december Sammanfattning av ärendet Servicenämnden beslutade att ge servicedirektören i uppdrag att presentera ett förslag på handlingsplan för en ekonomi i balans för café- och restaurangverksamheten Återrapport lämnades till servicenämnden då ärendet återemitterades. Servicenämnden beslutade att ge servicedirektören i uppdrag att, till sammanträdet , återkomma med förslag på: - tidplan för införande av självserviceanläggningar (small/medium/large) för Skene, Frölunda, Lidköping, Falköping och Uddevalla med utgångspunkt att konceptet ska vara färdigställt senast tidplan för upphandling av café- och restaurangverksamheten med utgångspunkt att leverans av hela tjänsten ska ske via en eller flera eterna leverantörer från Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: servicenamnden@vgregion.se

4 Datum Diarienummer: SN (3) Om inte omsättningshyra och självserviceanläggningar kan införas på café- och restaurangverksamheten bör upphandling av hela tjänsten övervägas. Fördjupad sammanfattning av ärendet Hyressättning Dagens princip för hyressättning av lokaler för café- och restauranger enligt internhyresmodellen medför en betydligt högre hyreskostnad än vad som är normalt i branschen. Idag utgör hyreskostnaden ca 18 procent av omsättningen. Lokalhyra som baseras på en viss procent av omsättningen, så kallad omsättningshyra, är en vanligt förekommande metod för hyressättning av lokaler för café- och restaurang. Ett riktvärde i branschen är en omsättningshyra på ca 7 procent. Om en etern aktör upphandlas så gäller principen att omsättningshyra tillämpas i Västra Götalandsregionen. Om en omsättningshyra på 7 procent skulle tillämpas i nuvarande interna lösning så skulle hyreskostnaden 2016 minska från ca 8,6 mnkr till ca 3,4 mnkr, det vill säga drygt 5 mnkr i lägre hyreskostnader på årsbasis. Självserviceanläggningar Självserviceanläggningar kan installeras på berörda enheter från februari Införande och verkställandet förutsätter att: - dialogen med berörda förvaltningar kan leda till samsyn gällande införandet av självserviceanläggningar - lokalerna anpassas efter den nya lösningen - serviceöverenskommelse görs där det finns behov av service och skötsel av självserviceanläggningen Tidplan implementering av självserviceanläggningar Förankring med förvaltningar & VF Kommunikation, MBL etc. (intern & etern) Bilda arbetsgrupp för genomförande (förvaltning, VF, RNS) Enhet A Enhet B Enhet C Enhet D jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec Tid för införandet bedöms till ca 30 månader efter beslut.

5 Datum Diarienummer: SN (3) Upphandling av tjänsten Vid upphandling av café- och restaurangverksamheten kommer formen tjänstekoncession att tillämpas. Upphandling av tjänstekoncessionen bedöms ta ca 3-4 månader. Kravspecifikation skall tas fram utifrån de policys och riktlinjer som är beslutade i Västra Götalandsregionen. Förändringar i verksamheten ska kunna genomföras parallellt med upphandlingen och bedöms kunna vara färdig till årsskiftet 2017/2018 Tidplan upphandling av tjänstekoncession Dialog med förvaltning & VF (anpassning, tillgänglighet) Kommunikation, MBL etc. (intern & etern) Bilda projektgrupp med koncerninköp Ta fram kravspec och underlag Annonsering upphandlingen Utvärdering av inkomna anbud Tilldelning Anpassa restaurang till mottagningskök Mögliggöra för varuintag, omklädning mm. jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec Bedömd införandetid ca 12 månader efter beslut. Thomas Front Servicedirektör Beslutet skickas till Servicedirektören

6 1 (1) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer SN Västra Götalandsregionen Handläggare: Anna-Stina Larsson Telefon: E-post: Servicenämnden Ändring av sammanträdestid i juni 2017 Förslag till beslut 1. Servicenämnden beslutar att ändra sammanträdesdatum till 16 juni 2017 Sammanfattning av ärendet Servicenämnden fattade beslut om sammanträdestider för 2017, , 33. På presidiets sammanträde 1 december föreslog ordföranden Peter Hermansson (M) att sammanträdet 14 juni flyttas till 16 juni Thomas Front Servicedirektör Besluten skickas till Servicenämnden Strategiska ledningsgruppen Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se