SWESAFE AB REDOVISNING AV MILJÖ- OCH KVALITETSSYSTEM SS EN ISO 14001:2004 SS EN ISO 9001:2000

Transkript

1 LÅST, LARMAT, SKYDDAT Swesafe är ett rikstäckande säkerhetsföretag med stark lokal förankring. Swesafe är en av Sveriges största leverantörer av säkerhetsprodukter och säkerhetstjänster. Vi utformar och installerar allt ifrån kompletta säkerhetslösningar till enskilda produkter för kunder både inom det privata näringslivet och den offentliga sektorn. Genom vårt leverantörsoberoende är våra säkerhetslösningar alltid anpassade till kundens behov. Swesafe finns på 24 orter runt om i Sverige. SWESAFE AB REDOVISNING AV MILJÖ- OCH KVALITETSSYSTEM SS EN ISO 14001:2004 SS EN ISO 9001:2000 Box 509 S Västerås SWEDEN Kopparbergsvägen 45 S Västerås SWEDEN Tel: +46 (0) Fax: +46 (0) info@swesafe.se Internet:

2 Målsättning Detta dokument - vilken är avsedd för externt bruk för kunder eller andra intressenter - utgör en sammanfattning av vårt ledningssystem för miljö och kvalitet. Detta ledningssystem är uppbyggt i enlighet med den internationella standarden SS EN ISO 9001:2000, SS EN ISO 14001:2004 och innehållet i dokumentet följer helt strukturen i standarden och har identisk numrering av innehållet. Delar av det här dokumentet speciellt under rubriken 7 Produktframtagning - kan anses utgöra vad som ofta kallas en objektspecifik kvalitetsplan, eftersom alla objekt projekteras, installeras och underhålls i enlighet med dessa processinstruktioner. De dokumenterade kvalitetsprocesserna och instruktionerna är samlade i ett Kvalitetsledningsystem, vilken i princip är företagskonfidentiell eftersom den innehåller detaljerade beskrivningar av hur vårt arbete går till. Verkställande direktören har dock befogenhet att godkänna distribution av enstaka beskrivningar eller instruktioner till individuella intressenter då goda skäl föreligger. Företaget Swesafe AB projekterar, installerar och underhåller anläggningar för inbrottslarm, brandlarm, personlarm, passerkontroll, CCTV, låssystem, värdeförvaring, handikappsanpassningar samt mekaniskt inbrottsskydd. Swesafe är certifierad anläggarfirma inbrottslarm i larmklass 3, certifierad anläggarfirma brandlarm, certifierad anläggarfirma CCTV klass 3 och 4 och certifierad anläggarfirma låsanläggning. Företaget har SIS certifierade värdeförvaringstekniker, behörig ingenjör för brand, inbrottslarm och CCTV samt licenser för att arbeta med samtliga större lås- och nyckelfabrikat, såsom Assa, Abloy, Kaba, Alfa och Evva

3 4 LEDNINGSSYSTEM FÖR KVALITET När hänvisning till annan rutin i kvalitetsledningssystemet ej ges är manualens och kvalitetsledningssysmets rubrik densamma. 4.1 Allmänna krav Företagets ledning har som en grundsten i ledningssystemet för kvalitet definierat den kedja av processer som företagets verksamhet omfattar. Processerna har delats in i tre olika grupper Kärnprocesser: Dessa består av de operativa processer som leder från kundens behov, via order eller kontrakt och inköp till installation, drifttagning, kundutbildning och service som motsvarar kundens önskemål. Styrprocesser: Dessa omfattar de processer som fordras för att kärnprocesserna skall fungera effektivt. De omfattar t.ex. målsättning, planering, uppföljning, kommunikation, kompetenskrav etc. etc. Stödprocesser: Dessa processer tjänar som allmänt stöd till kärn- och styrprocesserna. De berör t.ex. administration, dokumenthantering, ansvar och befogenheter, infrastruktur etc. etc. Alla processer och instruktioner är dokumenterade. Om en kärnprocess läggs ut på en underleverantör, säkerställer vi att dennes processer styrs i samma grad som våra egna. 4.2 Dokumentationskrav Dokumentationskraven omfattar Dokumenterad kvalitetspolicy samt kvalitetsmål Dokumenterad miljöpolicy samt miljömål Kvalitets- och miljöledningssystem (inkl. miljö- och kvalitetsmålsättning), innehållande alla specificerande instruktioner med referenser till redovisande dokument. Alla specificerande instruktioner har en ansvarig process-/instruktionsägare. Specificerande rutiner, erforderliga för att säkerställa att processerna planeras, genomförs och styrs på ett verkningsfullt sätt. Redovisande dokument som erfordras för att styrka att processerna genomförts på avsett sätt. Redovisande dokument sparas

4 5 LEDNINGENS ANSVAR 5.1 Ledningens åtagande Ledningen har åtagit sig att utveckla, införa och underhålla ett ledningssystem för miljö- och kvalitet samt att ständigt förbättra dess verkan. Detta sker genom att Informera internt inom företaget om betydelsen av att både krav från kund och krav från lagar och förordningar uppfylls (instruktion Intern Kommunikation samt Fastställande av produktanknutna krav ) Upprätta en kvalitetspolicy (instruktion 5.3 Kvalitetspolicy ) Upprätta en miljöpolicy (instruktion M5.3 Miljöpolicy ) Fastställa kvalitetsmål (instruktion Kvalitetsmål ) Fastställa miljömål (instruktion M5.4.1 Miljömål ) Genomföra Ledningens Genomgångar (instruktion Ledningens Genomgångar ) Säkerställa att erforderliga resurser finns tillgängliga ( instruktion 6.1 Tillhandahållande av resurser ) 5.2 Kundfokus I avsikt att öka kundtillfredsställelsen (Instruktion Kundtillfredsställelse ) har ledningen beslutat att företagets arbete skall vara kundfokuserat. Vårt företag skall genom fokusering på kunden välja och presentera den för kunden mest effektiva lösningen som samtidigt uppfyller alla eventuella krav från lagar och förordningar. 5.3 Kvalitets- och miljöpolicy Se Bilagor. 5.4 Planering Ledningen har vid planeringen av miljö- och kvalitetsledningssystemet fastställt att det skall uppfylla följande krav Allmänna kraven på ledningssystem för kvalitet (instruktion 4.1 Allmänna krav ) De uppställda kvalitetsmålen (instruktion Kvalitetsmål ) De uppställda miljömålen (instruktion M5.4.1 Miljömål ) Lagar och förordningar samt gällande industristandarder (instruktion Fastställande av produktanknutna krav ) samt de miljölagar och förordningar som rör företagets verksamhet ( instruktion M4.2.5) Ledningen har också säkerställt att funktionen hos miljö- och kvalitetsledningssystemet bibehålls när ändringar planeras och införs. Detta görs genom en punkt på dagordningen vid Ledningens genomgång (instruktion ). Företaget har analyserat alla processer och aktiviteter för att identifiera de aspekter som påverkar miljön. Miljöaspekterna värderas enligt en modell för att finna de betydande aspekterna. De betydande miljöaspekterna prioriteras, behandlas och följs upp. De är även grunderna till våra miljömål. 5.5 Ansvar, befogenhet och kommunikation Alla funktioner inom företaget har ansvar och befogenheter skriftligt definierade och varje anställd är länkad till en (eller flera) funktion(er). Kommunikationsvägarna demonstreras av organogram. Ledningen har också tillsatt en person i funktionen kvalitetschef. Kvalitetschefen har det övergripande ansvaret för kvalitet och är den person som i ISO 9001-standarden benämns Ledningens representant. Ledningen har även en miljöchef vars ansvar är att tillförsäkra att snabba och effektiva åtgärder tas upp för att uppfylla kraven i ISO

5 5.6 Ledningens genomgång Ett företagsråd som består av verkställande direktör, kvalitetschef samt teamledare från orter där företaget är verksamt, skall sammanträda minst en gång om året. Syftet är att undersöka lämpligheten och nöjaktigheten av företagets kvalitetssystem under betraktande av teknologisk utveckling, kundernas tillfredställelse, utveckling och inriktning samt företagets marknadsföringsstrategi. Att utvärdera kompetens och disciplin hos företagets personal i relation till kvalitetssystemet. Att tillförsäkra att korrigerande åtgärder vidtas i tid och att de har avsedd effekt. Att - på basis av all tillgänglig information - granska och ompröva företagets kvalitetspolicy och kvalitetsmål. Alla dessa genomgångar skall protokollföras. Alla beslut om aktiviteter skall omfatta tidsplan och identitet av ansvarig person. 6 HANTERING AV RESURSER 6.1 Tillhandahållande av resurser Företagsledningen tillförsäkrar tillhandahållandet av nöjaktiga resurser för att upprätta och underhålla kvalitetsledningssystemet och att ständigt förbättra dess verkan samt att öka kundtillfredsställelsen genom att uppfylla kundernas krav. Företaget projekterar, installerar och underhåller inbrotts- och brandlarmanläggningar, passerkontroll- och CCTV-system, låssystem, värdeförvaring, handikappsanpassningar samt mekaniskt inbrottsskydd samt utbildar kundrepresentanter i deras användning. Denna verksamhet erfordrar speciella kunskaper och färdigheter. Det är den verkställande direktörens ansvar att säkerställa att de anställda har erforderliga kunskaper och färdigheter att valet av produkter i produktsortimentet sker på ett sådant sätt att produkter/service tillfredsställer kundernas krav, lagar och förordningar samt tillämpliga industrinormer att personal involverad i revisioner av kvalitetsledningssystemet är oberoende av dem som har ansvar för det arbete som har utförts att installations- och kontrollutrustning har erforderlig kapabilitet att skrivna rutiner finns för alla processer, att erforderliga kvalitetsdokument sparas samt att intern kommunikation beträffande kvalitetsledningssystemet upprätthålles 6.2 Personalresurser Företagsledningen har tillförsäkrat att all personal, vilkas arbete inverkar på produkternas/servicens kvalitet, är tillräckligt utbildad och upplärd för att uppnå erforderliga prestations- och kvalitetsstandarder. Önskvärd kompetens för en befattning/funktion är definierade. Dessutom sker en regelbunden genomgång av upplärningsbehov per individ. Dokumentering sker av varje individs behov av upplärning samt det uppnådda resultatet. 6.3 Infrastruktur Behov, tillhandahållande och underhåll av den för verksamheten erforderliga infrastrukturen är dokumenterad

6 6.4 Verksamhetsmiljö Företagsledningen tillförsäkrar att verksamhetsmiljön styrs på ett sätt som erfordras för att åstadkomma överensstämmelse med krav på produkt. Detta innebär bl.a. att belysningen, verktyg och övrig utrustning ska vara väl anpassad till behovet på respektive arbetsplats. Särskilt viktigt är detta vid låsverkstad där finmekaniskt arbete utförs med små detaljer. Som stöd för detta finns arbetsmiljörelaterade dokument på intranätet. Varje verksamhets ort har upprättat en avfallsplan som beskriver hur man sorterar och hanterar avfall. Installationsarbeten och servicearbeten sker i kundernas lokaler och därför är möjligheten att påverka verksamhetsmiljön begränsad. Vid planering av installationsarbete skall om så fordras samråd ske med kunden beträffande ansvar för städning och eventuell avfallssortering. 7 PRODUKTFRAMTAGNING 7.1 Planering av produktframtagning Företaget projekterar, installerar, driftsätter och underhåller anläggningar för inbrotts- och brandlarm, passerkontroll- och CCTV-system, låssystem, värdeförvaring handikappsanpassningar samt mekaniskt inbrottsskydd. Vid införandet av nya produkter i produktsortimentet är det av stor vikt att detta sker mot bakgrunden av krav från lagar, förordningar och tillämpliga industrinormer. Företagsledningen bedömer om en ny produkt erfordrar nya resurser i form av tillverkning, installation och service eller utbildning av personal. Likaledes görs en bedömning huruvida en ny processbeskrivning erfordras för produktens projektering, tillverkning, installation eller service samt behovet av nya redovisande dokument. 7.2 Kundanknutna processer 7.2.1/2 Fastställande och genomgång av produktanknutna krav Företaget projekterar, installerar, driftsätter och underhåller bl.a. anläggningar för inbrotts- och brandlarm samt mekaniskt inbrottsskydd. Sådana anläggningar måste uppfylla tillämpliga delar av lagar, förordningar, svenska standarder samt tillämpliga industrinormer (inklusive refererande normer). Lagar och förordningar Starkströmslagen Starkströmsföreskrifterna Larmlagen Svenska Standarder SS EN ISO 9001:2000 Ledningssystem för kvalitetskrav SS EN ISO 14001:2004 Ledningssystem för miljökrav SS EN :1997 Larmsystem, Inbrottslarmsystem SS EN 54-1 Brand och räddning Branddetekterings- och brandlarmsystem Industrinormer Svenska Brandskyddsföreningens SBF 110 Regler för automatisk brandlarmanläggning Svenska Stöldskyddsföreningen SSF 130 Regler för inbrottslarmanläggningar SSF 200 Regler för mekaniskt inbrottsskydd SSF 210 Regler för elektromekanisk låsning SSF 1060 Norm för CCTV - 6 -

7 Genomgång av alla dessa krav sker vid varje kontrakt/projekt i enlighet med processerna Förfrågningar Offert samt Projektberedning. Krav på anläggarfirma Ett företag som bedriver installationsverksamhet av inbrottslarm skall uppfylla kraven för respektive larmklass i Svenska Stöldskyddsföreningens norm SSF 1015 Anläggarfirma inbrottslarmanläggning samt SSF 1044 Ledningssystem för kvalitet. Ett företag som bedriver installationsverksamhet av brandlarm skall uppfylla kraven i Svenska Brandskyddsföreningens SBF 1008:1 Anläggarfirma brandlarmanläggning. Ett företag som bedriver installationsverksamhet av CCTV skall uppfylla kraven i Svenska Stöldskyddsföreningens norm SSF Anläggarfirma CCTV-anläggning Kraven i dessa normer har blivit integrerade i de tillämpliga instruktionerna i företagets ledningssystem för kvalitet Kommunikation med kund Kommunikation med kund är dokumenterad under fyra olika processinstruktioner. Förfrågningar Offert Ledningen för företaget har klargjort för alla anställda att resultatet av denna process är av avgörande betydelse för kundens framtida tillfredställelse. Genom en lyhörd dialog med kunden kan dennes krav och önskningar länkas med råd och förslag baserade på vårt teknologiska kunnande. Detta lägger grunden till en nöjd kund. Processinstruktionen Förfrågningar Offert innehåller checklistor för vägledning. Projektberedning Processinstruktionen Projektberedning täcker aktiviteterna från erhållandet av en order till utarbetandet av arbetsdokumentation, beställning av ej lagerhållen projektmateriel, samt slutligen materialavstämning och val av projektpersonal. Oklara punkter på detta stadium skall ovillkorligen utredas med kund och dokumenteras. Kundreklamation Processinstruktionen Kundreklamation beskriver tillvägagångssättet vid kundreklamation. En accepterad kundreklamation övergår automatiskt till en felrapport (se instruktion 8.3 Upprättande av felrapporter och kommer alltså att utgöra underlag för korrigerande åtgärder. 7.3 Konstruktion och utveckling Företaget utför ingen egen konstruktion och utveckling utan använder komponenter utvecklade och tillverkade av underleverantörer. Företaget projekterar dock sofistikerade säkerhetslösningar av olika grad och komplexitet genom kombination och integrering av från underleverantörer inköpta komponenter. 7.4 Inköp Alla leverantörer vars produkter eller tjänster har en inverkan på vår egen kvalitet är registrerade i ett leverantörsregister. Detta register återspeglar leverantörernas sätt att hantera miljö och kvalitet samt vår egen erfarenhet av deras produkter och tjänster. Företaget går regelbundet igenom detta register och uppdaterar leverantörernas rangordning. Alla inköpsorder registreras, beställda produkter specificeras fullt ut och knyts då så erfordras till den interna objektsidentifikationen. Allt inkommande gods blir föremål för kommersiell kontroll. Felaktigt levererat eller skadat gods ställs i karantän i avvaktan på åtgärd

8 7.5 Produktion av varor och utförande av tjänster Projektutförande Projektutförande består av installation, drifttagning, dokumentation, överlämnande och kundutbildning. Skrivna processinstruktioner finns för alla dessa aktiviteter. Instruktionerna innehåller också anvisningar för kontroll och provning. All utförd kontroll och provning samt dess resultat dokumenteras på erforderliga redovisande dokument. All viktig installerad utrustning registreras under projektet för identifikation och spårbarhet. Särskilda instruktioner gäller för installationsprojekt där utrustning skall integreras med befintlig av kunden ägd utrustning. Service Såväl akutservice som underhållsservice har skrivna processinstruktioner. Checklistor följs, bockas av och signeras, alla åtgärder loggas på avsedda redovisande dokument. 7.6 Behandling av övervaknings- och mätinstrument Skötsel och hantering av mätinstrument är skriftligt dokumenterad. Utrustning som erfordrar kalibrering är individuellt registrerad med gällande kalibreringsbevis. All kalibrering utföres av externa härför certifierade organisationer. 8 MÄTNING, ANALYS OCH FÖRBÄTTRING 8.1 Allmänt Ledningen har beslutat att företagets produkter och tjänster skall vara föremål för mätning, analys och förbättring. Detta åstadkommes genom 8.2 Övervakning och mätning Graden av kundtillfredställelse fastställs med hjälp av enkäter och intervjuer beskrivna i instruktion Kundtillfredsställelse. En procedur för intern revision av ledningssystemet för kvalitet har etablerats (instruktion Intern Revision ). Ändamålet med dessa interna revisioner är o att bedöma huruvida kvalitetssystemet avser att överensstämma med ISO 9001:2000 o att bedöma till vilken grad denna avsikt har blivit praktiskt förverkligad o att bedöma huruvida det praktiska kvalitetssystemet fungerar effektivt o att utgöra underlag för förbättringar av kvalitetssystemet Mätningar och kontroller under installation och driftsättning i kundens lokaler (instruktion Projektutförande ). Då produkten ej uppfyller krav på funktion, upprättas felrapporter (instruktion 8.3 Upprättande av felrapport. Felrapporterna blir föremål för analys i samband med instruktion 8.5.2/3 Korrigerande och förebyggande åtgärder

9 8.3 Upprättande av felrapporter Företaget har utvecklat en metod och ett dokument för felrapportering. En kundreklamation som accepterats genererar också automatiskt en felrapport. Felrapporterna är avsedda som underlag till processen Korrigerande och förebyggande åtgärder, vilken leder till ständig förbättring av ledningssystemet för kvalitet. Ett fel definieras som produktfel = komponentfel, installationsfel, fel i underlag, en produkt som ej uppfyller fastställda funktionskrav. Produkten kan vara en komplett anläggning, en enskild komponent eller förbrukningsmateriel (t.ex. kabel). Felet kan upptäckas vid mottagningskontroll av inkommande gods, under installationsarbete, vid slutprovning av anläggning eller vid servicearbete. utrustningsfel = ett verktyg, mätinstrument eller annat hjälpmedel som ej uppfyller fastställda krav. procedurfel = en aktivitet som strider mot företagets fastställda processbeskrivning. 8.4 Analys av information Företaget samlar och analyserar information som ett led i den ständiga förbättringskedjan. Denna information består av Data från kundundersökningar beträffande kundtillfredställelse (instruktion 8.2.1) Data för uppföljning av kvalitetsmålsättningen (instruktion 5.4.1), Uppföljningsdata från åtgärder efter interna revisioner (instruktion 8.2.2) Uppföljningsdata från åtgärder vidtagna efter analys av kundreklamationer och felrapporter (instruktion 8.5.2/3) Data från utvärdering av leverantörer (instruktion 7.4.1) 8.5 Förbättring Ledningen har beslutat att företagets produkter och tjänster ständigt skall förbättras. Detta återspeglas redan i den fastställda kvalitetspolicyn (instruktion 5.3), kvantifieras i kvalitetsmålsättningen (instruktion 5.4.1), analyseras i samband med kundtillfredsställelseenkäter (instruktion 8.2.1) och internrevisioner (instruktion 8.2.2), åtgärdas i samband med korrigerande/förebyggande åtgärder (instruktion 8.5.2/3) och följs upp i ledningens genomgång (instruktion 5.6)

10 LÅST, LARMAT, SKYDDAT Swesafe är ett rikstäckande säkerhetsföretag med stark lokal förankring. Swesafe är en av Sveriges största leverantörer av säkerhetsprodukter och säkerhetstjänster. Vi utformar och installerar allt ifrån kompletta säkerhetslösningar till enskilda produkter för kunder både inom det privata näringslivet och den offentliga sektorn. Genom vårt leverantörsoberoende är våra säkerhetslösningar alltid anpassade till kundens behov. Swesafe finns på 24 orter runt om i Sverige. Kvalitetspolicy Swesafe AB's kvalitetspolicy är baserad på en väletablerad tradition av produkter av hög kvalitet samt att tillhandahålla en hög servicenivå. Vår kvalitetspolicy innehåller följande huvudpunkter: Vi skall tillfredställa våra kunders behov och möta eller överträffa deras förväntningar. Kundernas behov och förväntningar är avgörande för vårt företags allmänna inriktning. Vi kompletterar med outtalade behov och stämmer av mot relevanta regler och normer för att kunna uppnå helhetsåtagande inom fysisk säkerhet och en säkerhetsleverans utöver förväntan. Genom att möta eller överträffa kundernas förväntningar förbättrar vi vår konkurrenskraft. Våra installerade anläggningar och vår service skall karaktäriseras av hög kvalitet. Med aktiv kompetensutveckling skapar vi förutsättningar för att uppdragen blir korrekt utförda. Vi kvalitetssäkrar utfört uppdrag med hjälp av egenkontroll. Tydlighet i kommunikation och effektiv planering är grunderna till vår höga servicenivå. Kundernas uppfattning om våra installationer och vår service utgör grunden för vår konkurrenskraft, lönsamhet och utveckling. Nyckeln till kundernas förtroende är ständig och oavbruten förbättring. Vid behov åtgärdar vi fel, analyserar orsaken och trimmar rutiner och arbetssätt så vi ständigt blir bättre. Alla inom företaget har del i ansvaret för kvalitet. Alla anställda vid Swesafe AB - utan undantag - är delaktiga i ansvaret för kvalitet. Hög kvalitet kan endast uppnås genom effektivt internt lagarbete. Göran Burenstam Linder VD, Swesafe AB (publ)

11 LÅST, LARMAT, SKYDDAT Swesafe är ett rikstäckande säkerhetsföretag med stark lokal förankring. Swesafe är en av Sveriges största leverantörer av säkerhetsprodukter och säkerhetstjänster. Vi utformar och installerar allt ifrån kompletta säkerhetslösningar till enskilda produkter för kunder både inom det privata näringslivet och den offentliga sektorn. Genom vårt leverantörsoberoende är våra säkerhetslösningar alltid anpassade till kundens behov. Swesafe finns på 24 orter runt om i Sverige. Miljöpolicy Miljöpåverkan från vår verksamhet ska begränsas genom medvetna handlingar baserade på kunskap om vad vi kan förbättra. Kunskapen hämtas från analys av verksamhetens miljöaspekter. Resultatet av analysen styr oss i våra prioriteringar. Genom planering av transporter, fordonsval och körsätt begränsar vi utsläppen i samband med transporter. Verksamhetens avfall hanteras på ett ansvarsfullt sätt med hög grad av återvinning. Föreskrifter i lagar och förordningar skall vara minimikrav i vår verksamhet och vi syftar till en kontinuerlig förbättring av de effekter som vår verksamhet har på miljön. Vårt miljöengagemang bekräftas genom vår certifiering till miljösäkringsstandarden ISO 14001, vilket innebär att vi arbetar med miljömålsättningar baserade på analyser av vår miljöpåverkan som verifieras vid regelbundna revisioner. Resultatet av vårt miljöarbete skall vara öppet och tillgängligt för alla intressenter bland kunder, leverantörer, anställda och myndigheter. Göran Burenstam Linder VD, Swesafe AB (publ)