Handlingar till personalutskottets sammanträde den 16 mars 2016 i Vänersborg

Transkript

1 Handlingar till personalutskottets sammanträde den 16 mars 2016 i Vänersborg

2 1 (2) Föredragningslista Sammanträde med personalutskottet den 16 mars 2016 Plats: Sessionssalen, Residenset, Vänersborg Tid: Kl Inledande formalia Hålltid kl Mötets öppnande Upprop Val av justerare Justeringsdatum Beslutsärenden 1. Budgetuppdrag Förslag till kriterier för diplomering av sjukvårdsverksamheter som har ett utvecklat och framgångsrikt hälsofrämjande arbetssätt/marina Olsson (handling bifogas) Hålltid kl Åtgärder utifrån bifallen motion om undersköterskors och sjuksköterskors fördelning av arbetsuppgifter och ansvar och hur man bäst tar tillvara deras kompetens/eva Lundh (handling bifogas) Hålltid kl Svar på motion från Heikki Klaavuniemi (SD) avseende regional folkhögskola för undersköterskeutbildning/eva Lundh (handling bifogas) Hålltid kl Förstärkt yrkesintroduktion för undersköterskor i Västra Götalandsregionen/Eva Lundh (handling bifogas) Hålltid kl Avrapportering uppdrag att genomföra en studie av olika yrkesgruppers tid för direkt patientarbete och patientnära arbete i Västra Götalandsregionens hälso- och sjukvård/eva Johansson (handling bifogas) Hålltid kl Övriga frågor Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Residenset Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

3 Föredragningslista (2) Information A. Aktuella rapporter från personaldirektören/marina Olsson Hålltid kl B. Delrapport PLUS/Eva Lundh Hålltid kl C. Finansiering av ST-läkare inom psykiatrin, årlig avrapportering/eva Lundh Hålltid kl D. Åtgärder för att säkerställa kompetensförsörjning av gynekologer i regionen utifrån bifallen motion/viktor Storberg Hålltid kl E. Medarbetarenkäten regionnivå fördjupad information/martin Levin Hålltid kl F. NYSAM: lägesrapport/ewa Wikström/Anne-Marie Hultberg Hålltid kl G. Avtalsrörelsen/Eva Johansson Hålltid kl Gunilla Levén Ordförande Tänk på miljön Res gärna kollektivt (

4 ÄRENDE 1

5 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Västra Götalandsregionen Koncernstab HR Handläggare: Stig Lindholm Telefon: E-post: Till Personalutskottet Budgetuppdrag Förslag till kriterier för diplomering av sjukvårdsverksamheter som har ett utvecklat och framgångsrikt hälsofrämjande arbetssätt Förslag till beslut 1. Personalutskottet föreslår regionstyrelsen besluta att budgetuppdraget är uppfyllt genom att det omhändertas i arbetet med implementering av AFS 2015:4. (Organisatorisk och social arbetsmiljö) Sammanfattning av ärendet Hälsan och Stressmedicin fick i budget 2014 i uppdrag att utarbeta förslag till kriterier för diplomering av sjukvårdsverksamheter som har ett utvecklat och framgångsrikt hälsofrämjande arbetssätt. I ett första tjänsteutlåtande (HOS ) rekommenderar nämnden för Hälsan och Stressmedicin, att regionstyrelsen avvaktar pågående utvecklingsarbete innan beslut fattas i ärendet. I ett andra tjänsteutlåtande daterat , hänvisar nämnden till att nya förutsättningar tillkommit genom att Arbetsmiljöverket utfärdat AFS 2015:4 (Organisatorisk och social arbetsmiljö). Föreskriften ger möjlighet att bygga in uppföljningar i de processer som nu har startat och som vänder sig till Västra Götalandsregionens samtliga verksamheter. Detta innebär att det inte längre är meningsfullt att ta fram särskilda kriterier för diplomering. Fördjupad beskrivning av ärendet Arbetsmiljöverkets föreskrift (AFS 2015:4 Organisatorisk och social arbetsmiljö) innebär att mer kunskap och nya arbetssätt kommer att tillämpas i utveckling och uppföljning av arbetsmiljöarbetet, vilket medför att det inte är så framgångsrikt att samtidigt utarbeta kriterier för diplomering. Flera processer har startat i samarbete mellan Hälsan och Stressmedicin, koncernkontoret och förvaltningar/bolag i syfte att utveckla och följa upp arbetsmiljön, ett arbete som för övrigt omfattar Västra Götalandsregionens samtliga verksamheter och inte enbart hälso- och sjukvården. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

6 Datum Diarienummer RS (2) Här följer några exempel på processer som pågår. En regiongemensam utbildning och implementering av AFS 2015:4 som startar under våren Representanter från Hälsan och Stressmedicin arbetar fram förslag till utbildnings- och informationsmaterial. Utbildningsmaterialet ska anpassas och läggas in i Guiden för Hälsa och Arbetsmiljö. Materialet skall även anpassas till de regiongemensamma arbetsmiljöutbildningarna samt till fördjupningsmodulen om psykosocial arbetsmiljö. Representanter från förvaltningarnas HR-funktioner och skyddsombud utbildas för att därefter svara för utbildningen av sina förvaltningars chefer och skyddsombud. Arbete genomförs redan nu som kan integreras i de uppföljningar som stipuleras i den nya föreskriften. Som exempel kan nämnas: normtalen rörande antalet medarbetare per chef, procent av beställda tjänster från FHV som är förebyggande/hälsofrämjande på grupp- och organisationsnivå samt upprättandet av handlingsplaner på förvaltningarna tillsammans med FHV med tydligt hälsofrämjande fokus. Marina Olsson Personaldirektör Beslut skickas till Regionstyrelsen

7

8

9

10 ÄRENDE 2

11 1 (3) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Västra Götalandsregionen Handläggare: Gunilla Length Persson, Lidija Beljic Telefon: E-post: Till personalutskottet Åtgärder utifrån bifallen motion om undersköterskors och sjuksköterskors fördelning av arbetsuppgifter och ansvar och hur man bäst tar tillvara deras kompetens Förslag till beslut Personalutskottets förslag till regionstyrelsens beslut: 1. Personalutskottet föreslår regionstyrelsen att återrapportera till regionfullmäktige att uppdraget hur man bäst tar tillvara undersköterskor och sjuksköterskors kompetens och hur man mellan dessa yrkeskategorier fördelar arbetsuppgifter och ansvar beskrivs i rapporten Uppgiftsväxling och Nya kompetenser från 2015 och omhändertas i ett av budgetens fokusområden 2016 Stimulera uppgiftsväxling och nya arbetssätt. 2. Uppdraget att planera Västra Götalandsregionens framtida behov av undersköterskor och sjuksköterskor görs utifrån ovan nämnda utredning och regionens årliga kompetensförsörjningsplan. 3. Ovanstående redovisas till regionfullmäktige. Sammanfattning av ärendet Regionfullmäktige (RF) biföll i mars 2015 en motion av Gunilla Levén (M). Regionstyrelsen fick från RF följande uppdrag: Dels att utreda hur man bäst tar tillvara undersköterskor och undersköterskors kompetens och fördelning av arbetsuppgifter och ansvar, dels planering av Västra Götalandsregionens framtida behov av dessa yrkeskategorier. Koncernstab HR bedömer att den genomförda och omfattande utredningen Uppgiftsväxling och Nya Kompetenser ger förslag till fortsatt arbete. Idag pågår även flertalet projekt i Västra Götalandsregionens verksamheter med syfte att utveckla ett teambaserat arbetssätt samt att ta tillvara varje yrkesgrupps kompetenser. Att stimulera uppgiftsväxling och nya arbetssätt är ett fokusområde i budget Utöver detta sker årligen en uppföljning av förvaltningarnas kompetensförsörjningsbehov i kompetensförsörjningsplanen. Mot bakgrund av ovanstående beskrivning drar koncernstab HR slutsatsen att ytterligare utredning inte behövs. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

12 Datum Diarienummer RS (3) Fördjupad beskrivning av ärendet Det pågår flertalet insatser för att planera arbetsfördelning mellan undersköterska och sjuksköterska samt planering av antalet sjuksköterskor och undersköterskor till exempel: - Regionala medel sedan 2012 för kompetensutvecklingsinsatser för undersköterskor, barnsköterska och skötare i syfte att uppgiftsväxla. - Förstärkt yrkesintroduktion för sjuksköterskor i syfte att öka vårdkvalitet och patientsäkerhet samt stärka yrkesrollen för nyutexaminerade. - Regiongemensam YH-ansökning utifrån strategiskt kompetensförsörjningsurval av både orter och utbildningar. - Framtagande av VGR gemensam karriärutvecklingsmodell kopplad till löneutveckling för undersköterskor, barnsköterska och skötare. Definierade utvecklingsområden enligt myndigheten för vårdanalys I rapporten Ur led är tiden vittnar flera landstingsföreträdare om undersköterskornas viktiga roll och flera landstingsföreträdare menar att minskningen som skett av undersköterskor inom hälso- och sjukvården inneburit att även läkare idag utför arbete som undersköterskor tidigare utförde. Det fanns hos flera landstingsföreträdare en upplevelse av ökad efterfrågan på undersköterskor. Detta har även bekräftats inom Västra Götalandsregionen, då HR-chefer och representanter ur Beredningsgruppen för kompetensförsörjning uttryckt en tydlig vilja att öka antalet undersköterskor. Utifrån detta ser koncernstab HR ett kommande trendbrott, när det gäller antalet anställda undersköterskor. Utvecklingsarbete i Västra Götalandsregionen Under senare år har ett teambaserat arbetssätt blivit vanligare där alla kompetenser tas tillvara, vilket skapar en helhet runt patienten. Det pågår i Västra Götalandsregionens olika förvaltningar ett arbete för att tillvarata undersköterskors och sjuksköterskors kompetens på ett för verksamheten optimalt sätt. Detta har skett genom t ex projekten: - Nya kompetenser/uppgiftsväxling vilket var ett regionalt projekt och prioriterades av koncernledningsgruppen för hälso- och sjukvården. Syftet med genomförande av projektet var att ta fram systematiska arbetssätt i Västra Götalandsregionen för uppgiftsväxling i samarbete, dialog och ordnat införande av nya yrken och kompetenser. - En VGR-gemensam koordinator med inriktning mot uppgiftsväxling, har anställt på en ettårig projektanställning. - Framtidens vårdavdelning vid Sahlgrenska Universitetssjukhus, med syfte att utarbeta en struktur för arbetet på en vårdavdelning avseende arbetssätt och ansvarsfördelning som gör att varje medarbetares kompetensprofil används på ett optimalt sätt.

13 Datum Diarienummer RS (3) - Omfördelning av arbetsuppgifter/ Workshifting vid Sahlgrenska Universitetssjukhuset. Syftet med projektet var att utreda möjligheter att omfördela arbetsuppgifter mellan yrkesgrupper för bästa möjliga kompetens- och resursanvändning, vilket i sin tur kan leda till ett jämnare och optimerat produktionsflöde som ger bästa nytta för patienterna. Utgångspunkten i samtliga omfördelningsarbeten är verksamhetens behovs- och kapacitetsplanering och syftar till att få en personcentrerad vård genom ett effektivare arbetssätt. Förslag i projektet som berör sjuksköterska/undersköterska är exempelvis inom verksamhetsområdet Barnkirurgi och Akutsjukvård, där undersköterskor ersätter operationssjuksköterskor och assisterar läkaren vid dagkirurgi och skopi. Projektet skall vara klart Koncernstab HR följer dessa projekt/utvecklingsarbeten för att kunna bidra till att det sker en spridning av goda exempel och lärdomar inom Västra Götalandsregionen. Beredning Ärendet har beretts av koncernstab HR i samråd med HR-chefer, beredningsgruppen för kompetensförsörjning och dialog har förts med Kommunal och Vårdförbundet. Marina Olsson Personaldirektör Eva Lundh Chef, enheten för kompetensförsörjning Beslut skickas till Regionstyrelsen

14 ÄRENDE 3

15 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Västra Götalandsregionen Koncernkontoret, koncernstab HR, Handläggare: Lidija Beljic Telefon: E-post: Till personalutskottet Svar på motion från Heikki Klaavuniemi (SD) avseende regional folkhögskola för undersköterskeutbildning Förslag till beslut 1. Personalutskottet föreslår regionstyrelsen att föreslå regionfullmäktige att avslå motionen. Sammanfattning av ärendet Heikki Klaavuniemi (SD) föreslår i sin motion att Västra Götalandsregionen ska undersöka möjligheterna att inrätta en regional folkhögskola med fokus på undersköterskeutbildningar för att säkerställa en framtida kompetensförsörjning inom området. Motionären hänvisar till Region Värmlands regionala folkhögskola som bedriver en utbildning på gymnasial nivå för undersköterskor. Heikki Klaavuniemi förslår att Västra Götalandsregionen startar en liknande, alternativt gemensam, folkhögskoleutbildning. Mot bakgrund av inkomna remissvar från styrelsen för folkhögskolorna, kulturnämnden och regionutvecklingsnämnden görs bedömningen att motionen ska avslås. Samtliga remissinstanser anger att motionen ska avslås med hänvisning till att utbildning till undersköterska är en kommunal angelägenhet och att den föreslagna ägandeformen och att inriktningen inte stämmer överens med riksdagens, Västra Götalandsregionens och Folkbildningsrådets uppfattningar om hur folkbildningsverksamhet bör utformas. Fördjupning av ärendet Att starta en ny folkhögskola i Västra Götalandsregionens regi ses inte som en möjlighet i dagsläget enligt styrelsen för folkhögskolorna. Riksdagen beslutade att en skatteväxling mellan landsting och kommuner skulle ske för gymnasiala utbildningar inom områden naturbruk och omvårdnad. Lag om särskild skatteväxling stiftades. Reglering gjordes landstingsområdesvis och var genomförd före utgången av Omvårdnadsprogrammet i gymnasieskolorna övergick från landstingskommunalt till primärkommunalt huvudmannaskap den 1 januari Detta arbete sammanföll med genomförandet av Västra Götalandsregionen. Att i egen regi starta omvårdnadsutbildning kräver en omförhandling och ändring av tidigare beslut. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

16 Datum Diarienummer RS (2) Kulturnämnden och regionutvecklingsnämnden ser i dagsläget inte möjlighet att starta en helt ny folkhögskola i Västra Götalandsregionens regi. Utbildning till undersköterska sker genom gymnasial yrkesutbildning inom primärkommunalt huvudmannaskap. Regeringen förslår dock i budgetpropositionen 2016 i samband med avveckling av fas 3 att deltagare inom jobb- och utvecklingsgarantin under ska kunna ha möjlighet att gå yrkesinriktade kurser på folkhögskola under längst 24 månader med bibehållet aktivitetsstöd. Vårdområdet har många bristyrken och målgruppen för denna insats inom Arbetsförmedlingen har oftast längre resa till ett yrke. Här kan det finnas möjligheter; dock inte den utbildning som motionären avser. Koncernstab HR gör bedömningen att Västra Götalandsregionens utbildningsbehov av grundutbildade undersköterskor i dagsläget är tillgodosett. Det som idag främst efterfrågas inom Västra Götalandsregionens verksamheter är vidareutbildning och fördjupningsutbildningar för undersköterskor exempelvis Yrkeshögskoleutbildningar där utbildningarnas innehåll regleras av skolverkets regler vilket inte folkhögskolornas utbildningar gör, som regleras av Folkbildningsrådet. Beredning I beredningen har regionstyrelsen remitterat ärendet till kulturnämnden, regionutvecklingsnämnden, styrelsen för folkhögskolorna samt till personalutskottet. Remissvaren har legat till grund för tjänsteutlåtandet som sammanställts av koncernstab HR, Koncernkontoret. Koncernstab HR Marina Olsson Personaldirektör Eva Lundh Chef, enheten för kompetensförsörjning Beslut skickas till Regionstyrelsen

17

18

19

20

21

22

23 ÄRENDE 4

24 1 (3) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Västra Götalandsregionen Koncernkontoret Koncernstab HR Handläggare: Lidija Beljic, Eva Lundh Telefon: , Till Personalutskottet Förstärkt yrkesintroduktion för undersköterskor i Västra Götalandsregionen Förslag till beslut 1. Personalutskottet beslutar att införa ett regiongemensamt program med förstärkt yrkesintroduktion för nyexaminerade undersköterskor 2. Personalutskottet beslutar att avsätta 3,5 mnkr inom ramen för det personalpolitiska anslaget 2016, för att introduktionsfinansiera förstärkt yrkesintroduktion för 60 undersköterskor med start i september Resterande kostnad på sammanlagt 6,5 mnkr för att genomföra introduktionsprogrammet förutsätts finansieras av respektive förvaltning. 3. Personalutskottet fördelar 3,5 mnkr enligt följande: Sahlgrenska universitetssjukhuset 1,75 mnkr, NU-sjukvården 0,7 mnkr, Södra Älvsborgs sjukhus 0,350 mnkr, Skaraborgs sjukhus 0,350 mnkr, Kungälvs sjukhus 0,175 mnkr och Alingsås lasarett 0,175 mnkr. 4. Personaldirektören får i uppdrag att återkomma med uppföljning och förslag på finansieringsprinciper för 2017 senast i november Sammanfattning av ärendet Västra Götalandsregionen (VGR) behöver få in nyutbildade undersköterskor för att kunna möta kommande kompetensförsörjningsbehov. Under genomfördes en pilot på Skaraborgs sjukhus (SkaS) i syfte att ta fram en regional modell för förstärkt yrkesintroduktion för nyutbildade undersköterskor. Piloten omfattade 10 undersköterskor och har utvärderats under Utvärderingen visar på positiva effekter och att den förstärkta yrkesintroduktionen förbättrar förutsättningarna för nyutbildade undersköterskor att växa in i sin yrkesroll. Samtliga sjukhus kommer att införa en modell med förstärkt yrkesintroduktion med start i september Fördjupad beskrivning av ärendet Som arbetsgivare behöver VGR attrahera ungdomar att söka vårdutbildningar genom att anställa nyutbildade undersköterskor utan yrkeserfarenhet. VGR Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Residenset Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: lidija.beljic@vgregion.se

25 Datum Diarienummer RS (3) behöver säkra kompetensförsörjningen, förändra åldersstrukturen för undersköterskor och bli mer attraktiv för den aktuella målgruppen. Ett sätt att åstadkomma detta är att införa förstärkt yrkesintroduktion. Personalutskottet fullfinansierade en pilot på SkaS med förstärkt yrkesintroduktion för tio undersköterskor under ett år i syfte att utarbeta en regionövergripande modell. Utvärderingen av piloten presenterades för personalutskottet hösten En slutsats av piloten är att introduktionen var för omfattande och kostsam. Den modell som nu utarbetats bygger på 6 månaders introduktion enligt följande upplägg: Undersköterskan anställs inom förvaltningen men utan fast placering. En veckas gemensam introduktion på förvaltningsnivå. Minst två placeringar, varav en är obligatorisk inom psykiatrisk vård. Utbildningstillfällen relevanta för verksamhet och förvaltning Bredvidgång med handledning sker på arbetsplatsen av utsedd handledare. Fördjupad yrkeshandledning en dag per månad under sex månader i grupp (max 5-7 personer) utifrån omvårdnadsprocessen och med neutral samtalsledare. Samtliga sjukhus kommer att införa en modell med förstärkt yrkesintroduktion av nyutbildade undersköterskor och bedömer att de sammanlagt kan anställa minst 60 undersköterskor. Kostnaden för fullfinansiering uppgår till ca 10 mnkr. Vi föreslår att samma finansieringsprincip ska tillämpas gällande undersköterskor som för det kliniska basåret för sjuksköterskor. Det handlar om en introduktionsfinansiering med 35 % av totalkostnaden med medel från det personalpolitiska anslaget, sammanlagt 3,5 mnkr för Beredning Ärendet har beretts av koncernstab HR i samråd med av HR-cheferna utsedda förvaltningsrepresentanter från verksamhet och HR. Dialog har också förts med Kommunal. Koncernkontoret Marina Olsson Personaldirektör Eva Lundh Chef, kompetensförsörjning Beslutet skickas till HR-chefer inom hälso- och sjukvård för genomförande heidi.ström@vgregion.se Jeanette.bokelund@vgregion.se Jerker.gussmo@vgregion.se Maria.alenius@vgregion.se Peder.yderhag@vgregion.se Åsa.carlden@vgregion.se Marina Olsson, personaldirektör för genomförande marina.olsson@vgregion.se Eva Lundh, chef för enheten för kompetensförsörjning eva.lundh@vgregion.se

26 Datum Diarienummer RS (3) Eva Johansson, chef för enheten för arbetsvillkor eva.johansson@vgregion.se Lidija Beljic, HR-strateg lidija.beljic@vgregion.se Gunilla Length Persson gunilla.length-persson@vgregion.se Linda Andersson linda.veronika.andersson@vgregion.se Inger Levin inger.levin@vgregion.se

27 ÄRENDE 5

28 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Västra Götalandsregionen Fyll i Förvaltning Handläggare: Eva Johansson Telefon: E-post: eva.johansson@vgregion.se Till personalutskottet Avrapportering uppdrag att genomföra en studie av olika yrkesgruppers tid för direkt patientarbete och patientnära arbete i Västra Götalandsregionens hälso- och sjukvård Förslag till beslut 1. Personalutskottet föreslår regionstyrelsen att uppdraget kring patientaktiv tid är avrapporterad och övergår till fokusområde stimulera uppgiftsväxling och nya arbetssätt enligt budget 2016 samt andra pågående uppdrag inom VGR. 2. Uppföljning sker i samband bokslut. Sammanfattning av ärendet Under senare år har fokus lagts på att försöka få en uppfattning kring varför vårdpersonalens patientaktiva tid har minskat och vilka orsakerna till det är. En rapport har tagits fram med en kartläggning av vad som gjorts inom området för att öka vårdpersonalens patientaktiva tid samt vilka åtgärder som kan vidtas inom landsting och regioner för att frigöra mer tid för rent patientarbete. Regeringens utredare Göran Stiernstedt kommer i sin rapport fram till att det finns fyra underliggande problem; den administrativa bördan är för stor, bristande IT-stöd och system, personalens kompetens tillvaratas inte fullt ut samt att bemanning inte görs på ett optimalt sätt. Ett antal andra rapporter har kommit fram till liknande slutsatser för vad som upplevs vara orsaken till att vårdpersonalens patientaktiva tid har minskat. VGR liksom flera av Sveriges landsting och regioner har därför påbörjat arbeten med att utifrån dessa fyra områden försöka frigöra mer tid till rent patientarbete för vårdpersonalen. 3R-arbetet, administrativ förenkling, kontinuitet i vården och arbetstidsförläggning, uppgiftsväxling samt Framtidens vårdavdelning är några exempel på åtgärder som pågår inom VGR. Sammantaget kan konstateras att det fortfarande är en väg kvar att gå, stora utmaningar väntar som kräver omfattande satsningar och nyckelfaktorn för att lyckas med omställningen bedöms vara att hela chefsledet står bakom förändringsarbetet. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

29 Datum Diarienummer RS (2) Koncernstab HR Marina Olsson Personaldirektör Eva Johansson Enhetschef Bilaga Rapport Vårdpersonalens patientaktiva tid Beslutet skickas till Regionstyrelsen Regionstyrelsens beslut skickas till HR-chefer Marina Olsson, personaldirektör Eva Johansson, Enhetschef

30 Vårdpersonalens patientaktiva tid Västra Götalandsregionen Rapport januari 2016 Koncernkontoret Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

31 Innehållsförteckning Sammanfattning Inledning Syfte Vilka är problemen? Den administrativa bördan är för stor Bristande IT-stöd och system Personalens kompetens tillvaratas inte fullt ut Bemanning görs inte på ett optimalt sätt Vad har gjorts på området hittills? Minskad administration Bristande IT-stöd och system Uppgiftsväxling Produktions- och kapacitetsplanering Slutsatser och reflektioner Rapportförfattare Olivia Karlsson Studentmedarbetare Koncernkontoret Västra Götalandsregionen 2

32 Sammanfattning Rapporten redogör för vad som har gjorts inom området för vårdpersonalens patientaktiva tid. Till grund för arbetet ligger motionen vårdpersonalens patientaktiva tid som bifölls den 7 oktober Arbetet baseras bland annat på utredningar och rapporter som gjorts, så som SKL (2005) Effektivare nyttjande av tid och resurser Diskussions-PM från utredningen (2013): En nationell samordnare för effektivare resursutnyttjande inom hälso- och sjukvården Myndigheten för vårdanalys (2013): Ur led är tiden - Fyra utvecklingsområden för en mer effektiv användning av läkares tid och kompetens Kommunal, svensk sjuksköterskeförening, Sveriges läkarförbund, Vårdförbundet, Svenska läkaresällskapet (2013), Störande eller stödjande - Om e-hälsosystemens användbarhet SKL (2014) - Att mäta och planera för en välfungerande sjukvård VGR (2015) - Uppgiftsväxling och Nya kompetenser. Under senare år har fokus lagts på att försöka få en uppfattning kring varför vårdpersonalens patientaktiva tid har minskat och vilka orsakerna till det är. Regeringens utredare Göran Stiernstedt kommer i sitt diskussions-pm fram till att det finns fyra stycken underliggande problem; den administrativa bördan är för stor, bristande IT-stöd och system, personalens kompetens tillvaratas inte fullt ut samt att bemanning inte görs på ett optimalt sätt. De ovan nämnda rapporterna har kommit fram till liknande slutsatser för vad som upplevs vara orsaken till att vårdpersonalens patientaktiva tid har minskat. Flera av Sveriges landsting och regioner har därför påbörjat arbetet med att utifrån dessa fyra områden försöka frigöra mer tid till rent patientarbete för vårdpersonalen. Sammantaget kan konstateras att det än är en lång väg kvar att gå, stora utmaningar väntar som kräver omfattande satsningar och nyckelfaktorn för att lyckas med omställningen bedöms vara att hela chefsledet står bakom förändringsarbetet. 3

33 1. Inledning Denna rapport är framtagen för att kartlägga vad som har gjorts inom området för att öka vårdpersonalens patientaktiva tid. Rapporten avrapporteras till Personalutskottet och andra intressenter som vill ta del av arbetet. 2. Syfte Syftet med arbetet är att kartlägga vad som har gjorts inom området vårdpersonalens patientaktiva tid samt vilka åtgärder som vidtas inom landsting och regioner för att frigöra mer tid till rent patientarbete. 3. Vilka är problemen? Sverige är ett av de länder inom OECD som har flest antal läkare per tusen invånare. Trots detta är antalet läkarbesök per invånare och år få och ligger på en betydligt lägre nivå än genomsnittet inom OECD. I internationella jämförande studier utmärker sig Sverige som ett av de länder med sämst resultat när det gäller upplevelsen av hur mycket tid patienter och läkare har tillsammans. Vårdpersonalen upplever att deras patientaktiva tid har minskat och att deras arbetstid istället går åt till annat. Rapporterna som denna kartläggning tar sin utgångspunkt i, landar i fyra underliggande problem som orsakar detta. Dessa redovisas nedan: Den administrativa bördan är för stor Bristande IT-stöd och system Personalens kompetens tillvaratas inte fullt ut Bemanning görs inte på ett optimalt sätt 3.1. Den administrativa bördan är för stor Det finns en klar tendens till succesivt ökande detaljstyrning inom vården och antalet indikatorer att rapportera tenderar att öka genom att nya införs utan att gamla tas bort. Vidare leder det till att många av styrsignalerna skapar osäkerhet kring vad som är prioriterat och utrymmet för professionernas egna bedömningar minskar. Med anledning av detta skapas en tung administrativ börda för vårdpersonalen vilket har medfört att mindre tid kan ägnas åt det direkta patientarbetet. Möjliga åtgärder: Det kan tydligt konstateras att en renodling av administration är en framgångsväg för ett effektivare nyttjande av tid och resurser. Fokus bör läggas på bättre metodstöd, strukturerade rutiner och mer ändamålsenlig arbetsfördelning mellan vårdprofessionerna. 4

34 Styrningen av hälso-och sjukvården bör utgå mer ifrån mötet mellan patient och personal. Det är där mervärdet skapas, kvaliteten avgörs och den stora mängden ekonomiska beslut tas Bristande IT-stöd och system Landsting och kommuner har i stor utsträckning utvecklat egna IT-infrastrukturer som försvårar integrationen dem emellan, vid exempelvis journalföring. När informationen inte kan överföras mellan olika system kan inte heller informationen följa patienten. De bristande IT-systemen medför också olika typer av risker och ju mer vårdpersonalen dokumenterar i journalerna, i tron om att göra rätt, desto mer sätts patientsäkerheten på spel. Vidare medför det en otydlighet kring grundläggande frågor om varför man ska dokumentera, vad som ska dokumenteras och vem som ska göra det vilket leder till en omfattande dubbeldokumentation bland vårdpersonalen. Möjliga åtgärder: Användbarheten i dagens e- hälsosystem måste förbättras för att kunna garantera patientsäkerhet samt stödja personcentrerad vård- och omsorg och optimal resursanvändning. Utveckling av e-hälsa innebär alltid verksamhetsutveckling och måste därför integreras i verksamheten och dess förbättringsarbete. De framtida e-hälsosystemen ska guida användaren mot bättre dokumentation, mer informerade beslut och visa tydligare steg i vårdtagarens process. För att uppnå visionen för god e-hälsa krävs att e-hälsosystemen samspelar och att kvaliteten på systemen motsvaras av god funktionalitet, tillförlitlighet, effektivitet, användbarhet, underhållbarhet och överförbarhet Personalens kompetens tillvaratas inte fullt ut Under senare år upplever allt fler läkare och sjuksköterskor att deras tid går åt mer till andra arbetsuppgifter än rent patientarbete. Anledningen till denna upplevelse är att vårdpersonalen anser att flera av de arbetsuppgifter som de utför idag skulle kunna utföras av någon annan. Exempelvis skulle medicinska sekreterare, undersköterskor, sjukgymnaster etc. kunna ta över vissa av läkarnas och sjuksköterskornas uppgifter så att de i sin tur kan fokusera på sin professionalitet att ge vård. Styrning av hur tid används, hur yrkesroller formas och hur uppgifter fördelas måste bli mer medveten. Möjliga åtgärder: Uppgiftsväxling och nya kompetenser har identifierats som en möjlig lösning på att klara framtidens kompetensförsörjning. Vidare leder det till att tid, för vårdpersonal att utföra de arbetsuppgifter som ingår i deras yrkesutbildning, kan frigöras. Uppgiftsväxling är en möjlighet till ökad effektivitet i hälso- och sjukvården med målet; rätt individ på rätt plats, där medarbetarnas kompetens tillvaratas optimalt. 5

35 För samtliga verksamheter handlar det i grunden om att kunna möta patientens behov med högsta kvalitet. En nyckelfaktor som lyfts fram för att lyckas är vikten av att chefsledet står bakom arbetet hela vägen Bemanning görs inte på ett optimalt sätt Schemaläggning mellan läkare, sjuksköterskor och undersköterskor sker oftast separat vilket inte anses effektivt ur ett vårdproduktionsperspektiv. Många upplever svårigheter med att lägga scheman, förutse patienternas behov av vård och att hitta rätt bemanningsgrad. De målkonflikter som ibland uppstår mellan kraven på låga kostnader, personalens arbetsvillkor och verksamhetens behov måste hanteras på ett medvetet sätt med insikt om att alla mål inte alltid kan uppnås samtidigt. Vidare medför detta att det ställs krav på flexibilitet i verksamheten, till exempel i form av arbetstidsmodeller som tillåter att arbetstiderna varierar med behovet. Möjliga åtgärder: För att säkerställa att patienten å ena sidan får en snabbare och tydligare väg genom vården och å andra sidan att professionerna både får en bättre arbetsmiljö och att resurserna utnyttjas mer effektivt behövs det en tydlig produktions- och kapacitetsplanering som utgår ifrån patientens behov. Alltså vad som ska göras, hur det ska göras och av vem. Det är därför av vikt att vårdprofessionerna schemalägger sin tid i samspel med varandra. Schemaläggningen måste sedan knytas ihop med produktions- och kapacitetsplanering så att ett tydligt flöde skapas: behoven i verksamheten analyseras, bryts ned på tid, kapacitetssätts och utifrån det ska bemanningen planeras. Verksamheter som arbetar med att planera och styra produktion och resurser efter patientens behov bör kunna se effekter såsom ökad tillgänglighet och kortare ledtider. 4. Vad har gjorts inom området hittills? SKL har startat ett projekt kallat Bättre flöde i vården, ett nationellt projekt för ökad tillgänglighet, patientsäkerhet, vårdkvalitet och effektivitet som har pågått sedan våren 2014 och har engagerat 18 landsting och regioner. Syftet har varit att tillsammans lära hur man kan skapa både snabbare och säkrare flöden genom vården och samtidigt få både nöjdare medarbetare och patienter. Exemplen från landstingen och regionerna nedan är hämtade från detta projekt utom VGR som inte är en del av projektet. Regionen har istället bedrivit egna projekt för att främja detta arbete och effektivisera hälso- och sjukvården Minskad administration De flesta av landets landsting och regioner arbetar för att minska den administrativa belastningen inom vården för att på så vis frigöra mer tid till rent patientarbete. 6

36 Västra Götalandsregionen har påbörjat ett omfattande arbete kallat Administrativ förenkling där det ska ses över hur regionen kan minska administrationen i förhållande till verksamheterna. Koncernkontoret har, som en del av arbetet, tagit fram förslag till åtgärder vilka redovisas nedan: Samordnad och effektiv rapportering till Koncernkontoret - Uppdraget innebär att förslag ska tas fram för en samordnad och effektiv insamling av underlag för återrapportering/redovisning. Vad kan förenklas med bibehållande av rapporteringen kvalitet och värde? Översyn av löpande administrativa rutiner knutna till IT-stöden Raindance och Heroma Intentionen med uppdraget är, genom att se över de administrativa rutinerna knutna till Raindance och Heroma, att bidra till förenkling och avlastning av det administrativa arbetet inom VGR. Uppdraget fokuserar främst på chefers förutsättningar och är upplagt så att möten ska hållas med cirka 10 olika typer av chefer för att erhålla deras syn på vilka åtgärder som anses mest nödvändiga för att minska administrationen kopplade till IT-stöden Raindance och Heroma. Detta för att de ska kunna arbeta mer utifrån sin profession - att vara chef. En uppdragsplan ska sedan tas fram för att påvisa vilka bitar man ska arbeta vidare med under Uppdrag om inventering och förslag till handlingsplan för förenklingar i vårddokumentation I uppdraget ingår att inventera pågående arbete som syftar till standardisering och förenkling av informatik för/avseende vårddokumentation samt att ta fram en handlingsplan, för detta inom VGR, som tar sin utgångspunkt i: 3R Framtidens vårdinformationsmiljö, sammanhållen informationshantering med andra vårdgivare samt nationell samordning inom informatikområdet. Kontinuitet i vården och arbetstidsförläggning För att kunna säkra en långsiktig kompetensförsörjning och att medarbetarna har en hållbar arbetsmiljö med möjlighet till återhämtning ska uppdragets fokus ligga på 1) en ökad användning av arbetstidsscheman som är mer styrande utifrån verksamheternas behov, sträcker sig över längre schemaperioder och som samplaneras med andra kompetenser i teamet, inklusive läkare, 2) Mer kontinuerlig förläggning av jourkompetensledigheten, 3) Att övertidsuttag fördelas på alla medarbetare, 4) Omfördelning av arbetsuppgifter mellan olika kompetenser så att arbetsuppgifterna ligger på rätt kompetens och omhändertagande nivå. Översyn styrdokument - Syftet med uppdraget är att en förbättrad styrning och effektivare rapportering ska uppnås genom färre och tydligare styrdokument som följer VGR dokumentstruktur. 7

37 Arbetet med de styrande dokumenten kommer att utvecklas ytterligare bl.a. genom: 1) Att kopplas samman med uppdraget kring Samordnad och effektiv rapportering. 2) Att tydliga målhierarkier utformas i samband med att vision och måldokumentation revideras för att säkerställa logik och ökad stringens bland de gällande styrdokumenten. 3) Att den beslutade strukturen samt vilka styrande dokument som gäller kommuniceras internt och externt. Syftet med fyra av dessa uppdrag är att bidra till att förenkla och avlasta det administrativa arbetet inom hälso-och sjukvården och övriga förvaltningar i VGR. Delprojektet kontinuitet i vården och arbetstidsförläggning syftar till att förbättra kontinuiteten i vården genom att fokusera på arbetstidsförläggning och uppgiftsväxling utifrån produktion- och kapacitetsplanering IT-stöd och system Stockholms läns landsting, Västra Götalandsregionen samt Region Skåne har tillsammans startat ett projekt kallat 3R Framtidens vårdinformation, för att ta en framträdande roll inom utformningen av hälso-och sjukvårdens framtida informationsmiljö. Programmets syfte är bland annat att skapa incitament för verksamhetsutveckling (inklusive arbete med standardisering kopplat till begrepp som process, teknik, patientsäkerhet och kvalitet) samt att ge invånaren en ökad tillgänglighet till och enklare kommunikation med vården och möjlighet att ta aktiv del i och ansvar för sin hälsa och sjukvård. Vidare ska vårdverksamheten ges tillgång till en användarvänlig information i realtid med besluts- och processtöd - rätt information på rätt plats och i rätt tid. Region Halland har i projektet Bättre flöde i vården vidareutvecklat ett IT-stöd som samlar in all information kring patientens väg genom vården på ett ställe. IT-stödet har således skapat möjligheter för en effektivare produktionsplanering samt sparat arbetstid eftersom data samlas in automatiskt istället för att den sammanställs för hand Uppgiftsväxling Vid Sahlgrenska Universitetssjukhuset pågår ett projekt med uppdrag att utarbeta nya arbetssätt och ansvarsområden som ett sätt att möta en del av framtidens utmaningar inom sjukvården. Projektet kallas Framtidens vårdavdelning och har tre övergripande mål: Öka patientupplevd kvalitet, skapa en attraktiv arbetsplats och arbeta kostnadseffektivt. Samtliga mål påverkar varandra och kommer att ge dragkraft åt varandras resultat. Projektet startade den 1 oktober 2014 på en avdelning på Östra sjukhuset, område kirurgi med kolorektal verksamhet och 14 vårdplatser. 8

38 Fokus ligger på att patienten själv ska involveras i vårdprocessen och vara mer aktiv i de delar som han/hon kan sköta själv och i detta ta hjälp av tekniken. Vidare arbetar man med att definiera rätt kompetensnivå för respektive arbetsuppgift och fördela arbetsuppgifter därefter, så kallad uppgiftsväxling. Det handlar dels om att använda medarbetares kompetens på bästa sätt, för en ökad arbetstillfredsställelse, dels för att arbeta kostnadseffektivt. Andra projekt som bedrivs med fokus på uppgiftsväxling på Sahlgrenska Universitetssjukhus är på områdena Onkologi, klinisk fysiologi, Ortopedi samt Biva. På området Onkologi, inom sjuksköterskemottagning, har det visat sig att sjuksköterskor lägger 8h/vecka på administrativa uppgifter, tid som istället t.ex. kunde ha lagts på att närvara vid patientbesök. Inom området klinisk fysiologi läggs i snitt 10h/vecka på patientbokningar, tid som istället kunde ha använts för patientanalyser. På verksamhetsområdet ortopedi har fysioterapeuter åtagit sig vissa arbetsuppgifter som ryggkirurgerna tidigare utförde. Bland annat ansvara de för återbesök av patienten, post-operation, samt bedömning för, efter 6- veckorsåterbesöket, om patienten kan skickas hem, om den behöver ytterligare rehabövningar eller om den måste träffa en läkare igen. Detta effektiviserar läkartid och frigör mer tid, för dem, att träffa patienter. På Biva (barnintensivvårdavdelningen) har det visat sig att sjuksköterskorna har haft en hög arbetsbelastning och förlorat 2-3h/dag av sitt patientarbete i form av att blanda olika läkemedelsbehandlingar för dropp. Åtgärden har blivit att farmaceuter tagits in och numera sköter detta arbete så att sjuksköterskorna kan fokusera på att ge vård. Stockholm läns landsting, Region Örebro, Västerbottens läns landsting och Landstinget i Västmanland är exempel på andra regioner som arbetar med uppgiftsväxling för att uppnå ökad effektivitet i hälso- och sjukvården Produktions- och kapacitetsplanering En kompetenskartläggning har genomförts inom SU som åsyftar till att kartlägga vilka arbetsuppgifter som utförs på en vårdavdelning/öppenvårdsmottagning och med vilken kompetens dessa utförs och hur detta överensstämmer med verksamhetens uppdrag. Underlaget ska kunna användas till att göra eventuella omfördelningar av arbetsuppgifter, att frigöra icke värdeskapande tid samt för bemannings- och kompetensplanering. Resultatet av kompetenskartläggningen visar att det finns arbetsuppgifter som kan utföras av andra yrkesgrupper med annan kompetens för att på så sätt frigöra mer vårdtid. 9

39 Enligt långtidsutredningen om hälso-och sjukvården i SLL ( ) har verksamhetsförbättringar/produktionsplanering, bemanningsplanering och schemaläggning visat att det finns en stor potential att öka produktionen, korta köerna för patienterna samt förbättra arbetsmiljön för medarbetarna. Att organisera sjukvården utefter patientflöden med en koordinerad kedja av aktiviteter istället för medicinska kompetensområden har visat sig vara fördelaktigt då patienten kan behandlas i flera steg på samma gång istället för en dyr och tidskonsumerande remissgång. Inom VGR har det tidigare uppmärksammats att verksamheterna inom hälso-och sjukvård är mindre bra på att huvudplanera (produktions-och kapacitetsplanera) sina aktiviteter. Baserat på kartläggning ovan genomförde Sahlgrenska Universitetssjukhus ett test för att optimera planer och resurser för centraloperation område 5 och enheten Hand-och plastikkirurgi. Scheman för sex salar, anestesiläkare, kirurger och sjuksköterskor skapades baserat på exakta turordningar för 75 ingrepp per vecka. Verksamheten upplevde att man lärde sig mycket av optimeringen och det verkar finnas potential till ökad produktion alternativt reducerad kostnad. Dock kräver omställningen ett förändringsarbete med stöd från ledning och dedikerade administrativa resurser. Regionen behöver genomföra en längre utvärdering om möjliga nyttor kan realiseras och i sådana fall skapa en kravspecifikation på behovet av såväl tekniskt stöd som administrativt stöd. Region Östergötland, Region Jönköping, Landstinget i Kalmar län, Landstinget i Blekinge län, Region Gävleborg, Region Gotland samt Region Jämtland Härjedalen är andra exempel på regioner som arbetar med att skapa en tydligare produktions-och kapacitetsplanering. På Skaraborgs sjukhus och SU/Östra sjukhuset har flera frekvensstudier genomförts för att beskriva sjuksköterskors och undersköterskors arbetsuppgifter. Resultaten visar att det bör införas ett produktionstänk i vården. Syftet med detta är inte att minska personal utan att använda personalen och andra resurser på bästa möjliga sätt för att på så sätt ge en ännu bättre vård med kortare köer utan att någon behöver jobba hårdare. Eftersom produktionen aldrig är statisk (inflödet av nya patienter varierar, störningar inträffar etc.) måste produktionen styras för att hantera detta. Produktions- och kapacitetsplanering är därför viktigt för att kunna säkerställa den planerade vården och tillvarata befintlig kapacitet på samtliga sjukhus. De frekvensstudier på sköterskearbete som har genomförts på Skaraborgs sjukhus visar att bara 20-30% av arbetet är kopplat direkt till patienter medan resterande % kan standardiseras direkt. Resultaten av de genomförda frekvensstudierna påvisar hur tydlig ledning, styrning och uppföljning kan lösa många av de problem som verksamheterna brottas med. 10

40 Revisionsenheten i VGR genomförde 2014 en förstudie på Södra Älvsborgs sjukhus (SÄS) som visade att ett schemaläggningsprojekt pågått inom centraloperationen för att effektivisera verksamheten. Projektet har haft positiva effekter för både ekonomi och medarbetare vilket borde kunna gynna ett bredare införande på sjukhuset. Vid intervjuer framkom att tidigare projekt i regionen med motsvarande inriktning har varit svåra att införa på bred front. Dock bedöms det finnas en potential för att öka effektiviteten genom att samordna scheman mellan läkare och övriga professioner. Med anledning av denna förstudie har uppdraget, som revisionsrapporten nedan baseras på, genomförts. Ernst & Youngs revisionsrapport verksamhetsanpassad bemanning, syftar till att granska hur såväl regionstyrelsen som utförarstyrelser ser på potential och problematik med införande av en mer verksamhetsanpassad bemanning inom VGR. Granskningen visar att det finns en tydlig inriktning framåt men att styrning av läkares schemaläggning hittills har varit mycket begränsad. Orsaken till att regionen och sjukhusen tidigare inte styrt schemaläggning av läkare uppges vara bristen på genomförandekraft, kultur eller kompetensförsörjning. Rapporten påvisar att det saknas ett gemensamt förhållningssätt inom sjukhusen för hur läkare ska schemaläggas. Vidare behöver det inte innebära att schemaläggning av läkare inte sker utifrån verksamhetens behov. Problematiken är att sjukhusen inte har en samlad bild av hur schemaläggningen av läkare går till och vad detta har för effekter. Vissa av de intervjuade, exempelvis sjukhusledning och presidier, menar därför att det måste finnas en gemensam styrning inom regionen och/eller mellan regioner. 5. Slutsatser och reflektioner Kartläggningen visar att de flesta landsting och regioner kontinuerligt genomför projekt där syftet är att förbättra planering, flöden och omfördelning av arbetsuppgifter för att frigöra mer tid till direkt vårdarbete för vårdpersonalen. Projekten genomförs ofta ö-vis och kunskaperna tillvaratas och omsätts inte i drift eller produktion. Arbetet behöver därför intensifieras och generaliseras där kvalitet och produktion följs upp och diskuteras och där vinsterna hämtas hem efter hand. Drivkrafterna för förbättringar måste finnas långt ute i verksamheterna men ledningar på alla nivåer behöver genom tydliga mål och stöd skapa förutsättningar för förändringar. 11

41 Källförteckning Rapporter 3R Framtidens vårdinformationsmiljö, (2015), Verksamhetsrapport - Verksamhet, Informatik, Teknik. Västra Götalandsregionen Brisman Marga, (2015), Uppgiftsväxling och Nya Kompetenser. Västra Götalandsregionen Ernst & Young, (2015), Västra Götalandsregionen - Granskning av verksamhetsanpassad bemanning läkares schemaläggning. Revisionsrapport 2015 Kommunal, svensk sjuksköterskeförening, Sveriges läkarförbund, Vårdförbundet, Svenska läkaresällskapet, (2013), Störande eller stödjande? - Om e-hälsosystemens användbarhet Isabella Scandurra, aprigroup Ph.D. (Usability in) Medical Informatics Palmgren M, Ekelund F, (2014), Att mäta och planera för en välfungerande sjukvård. Stockholm: Sveriges kommuner och landsting, RKA. SKL, (2005), Effektivare nyttjande av tid och resurser? Kartläggning av de administrativa processerna samt undersköterskors och läkarsekreterares uppgifter. EO Print AB, Stockholm, maj 2005 SKL, (2015), Bättre flöde i vården - för ökad tillgänglighet, patientsäkerhet, vårdkvalitet och effektivitet. Stockholm: Sveriges kommuner och landsting VGR, (2015), Uppdragsbeskrivning - Administrativ Förenkling VGR, (2015), Framtidens Vårdavdelning VGR, Region Skåne, Stockholm läns landsting, (2015), Programdirektiv- 3R Framtidens vårdinformation. Version 1.13 Vårdanalys, (2013), Ur led är tiden - Fyra utvecklingsområden för en mer effektiv användning av läkares tid och kompetens. Rapport 2013:9. Stockholm: Vårdanalys Utredningar Diskussions-PM från utredningen (2013): En nationell samordnare för effektivare resursutnyttjande inom hälso- och sjukvården. Statens offentliga utredningar. Långtidsutredning om hälso- och sjukvården i SLL ( )- Fysiska och personella resurser i hälso- och sjukvården i SLL. Delrapport 6. 12